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第1篇

專業(yè)技術人員檔案是專業(yè)技術人員業(yè)務活動的集中反映，囊括其在業(yè)務學習、工作業(yè)績、職稱晉升與科研水平等方面的信息。加強專業(yè)技術人員檔案管理，不僅有助于使人力資源管理部門將專業(yè)技術人員進行合理任用與管理，同時也可以將其中的專業(yè)領軍人物發(fā)展為單位儲備人才，促進單位的可持續(xù)發(fā)展建設。

一、專業(yè)技術人員檔案的主要作用

（一）日常管理

在企事業(yè)單位的日常管理中，專業(yè)技術人員檔案是單位員工辦理工資調(diào)整與職稱申報等工作的主要依據(jù)，不僅關系到養(yǎng)老保險、失業(yè)保險金的繳納工作，更關乎員工的大病醫(yī)療統(tǒng)籌與退休年限計算，為員工各項材料的證明提供重要參照。

（二）職位晉升

專業(yè)技術人員檔案為各級領導部門的科學決策提供重要依據(jù)，詳細的反映了個人的學習狀況、工作經(jīng)歷、道德品格、工作業(yè)績以及專業(yè)特長等綜合信息，為人力資源管理部門完成管理活動提供了具有借鑒價值的文件資料，系統(tǒng)、全面、真實的反映了個人的專業(yè)技能。在單位內(nèi)部進行干部的選拔、考察與任用時，專業(yè)技術人員檔案是極為重要的參考資料，關乎到干部選拔是否科學正確，甚至對于單位的未來發(fā)展與管理都會產(chǎn)生深遠的影響。專業(yè)技術人員檔案的健全建設，有助于加強人力資源管理部門對專業(yè)技術人員的正確培養(yǎng)、合理使用，推動人事部門工作職能的進一步完善。

（三）文化傳承

黨的十會議報告指出，要“建設優(yōu)秀傳統(tǒng)文化傳承體系，弘揚中華優(yōu)秀傳統(tǒng)文化。”專業(yè)技術人員檔案是個人歷史真實完整的記錄，記錄了個人經(jīng)歷等內(nèi)容文件材料，發(fā)揮著憑證、依據(jù)與參考的作用，同時也是人類文化活動檔案的重要組成部分，將其中有保存價值部分作為檔案留存，使之貯存和積累下去，對于中華民族文化傳承具有重要意義[1]。

二、專業(yè)技術人員檔案服務于人力資源管理的具體措施

（一）提升管理意識，深化制度保障

長久以來，許多人缺乏對專業(yè)技術人員檔案管理工作的深入理解，導致檔案管理工作備受忽視、無人看管，造成檔案存在斷節(jié)問題。許多技術人員的資料不全、歸檔無序，當人力資源部門在辦理專業(yè)技術人員的聘任手續(xù)時，常常無法找到相關的任職文件與評審表等資料，造成工資發(fā)放問題無法落實，為人力資源管理增添了極大的難度。因此，首先需要從制度層面加以保障，將專業(yè)技術人員檔案的查閱與借閱制度建立健全，明確注意事項，為檔案管理工作的實行提供理論依據(jù)。其次，專業(yè)技術人員檔案服務機構應充分發(fā)揮其工作職能，強化專業(yè)技術人員與其所在單位的內(nèi)在聯(lián)系，及時做好檔案材料的收集與匯總，完善、充實檔案的內(nèi)容。在進行檔案材料收集時，務必要經(jīng)過詳細的甄別與實際確認，確保材料具備真實性與即時性。并且在進行檔案整理的過程中，一定要確保檔案的完整性，在多方監(jiān)督下共同完成，避免檔案材料出現(xiàn)丟失或內(nèi)容被擅自更改等問題。經(jīng)專業(yè)技術人員本人簽字確認或由單位蓋章后，方能歸入檔案系統(tǒng)，具有實效性。

（二）加強信息化建設，提高檔案有效性

以往在專業(yè)技?g人員檔案的儲存方面，通常都以紙質(zhì)文件作為存貯的介質(zhì)，而紙質(zhì)檔案在存儲的過程中極易出現(xiàn)磨損與變質(zhì)問題，不僅增加了檔案丟失的風險隱患，更提高了檔案管理的運營成本，耗費大量檔案查閱時間。伴隨計算機技術的推廣與普及，如今檔案管理工作也朝著信息化方向邁進。因此，專業(yè)技術人員的檔案管理也應該利用計算機技術，建立網(wǎng)上的檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)信息采集、確認、生成、歸檔、管理和利用的全過程管理，實現(xiàn)智能化、系統(tǒng)化與自動化，最大程度的縮減人力資源管理部門以及相關工作人員的勞動負荷量，提高人力部門的工作效率[2]。

（三）強化多方合作，實現(xiàn)動態(tài)管理

由于專業(yè)技術人員檔案具備專業(yè)性、連續(xù)性與動態(tài)性的基本特點，因此其檔案管理也應當在多方合作下共同推進。首先，專業(yè)技術人員自身要具備個人材料的管理意識。作為個人業(yè)務檔案的主體對象，專業(yè)技術人員應當以檔案管理者的歸檔要求為參照，注重在日常生活中完善檔案管理意識，將個人在專業(yè)工作中撰寫的論文、著作以及科研申報材料等進行記錄，向其主管部門進行登記備案，隨后再將材料及時上交到檔案室，經(jīng)檔案管理人員的簽字確認后再進行各類報銷手續(xù)的辦理。其次，相關業(yè)務主管部門應當完善材料管理意識。各職能部門在日常業(yè)務活動中，需要將活動中的培訓與考核等資料進行統(tǒng)一的收集，定期向檔案部門移交，年終考核時應當以檔案部門的備案情況作為考核依據(jù)，既能確保檔案的完整性，也使主管部門能夠?qū)ζ漕I屬的專業(yè)技術人員的學術成果、工作能力有充分的掌握與了解。最后，加強檔案部門與人力資源部門的有效對接。當專業(yè)技術人員或各業(yè)務主管部門將信息移交給檔案管理部門時，檔案部門應當按照技術職稱進行排序與分類，做好整理、補充、保管工作。同時，檔案部門應當與人力資源部門做好溝通工作，確保個人專業(yè)信息具備完整性與實效性，能夠為人力資源部門的檔案需求提供詳盡充分的數(shù)據(jù)支撐與信息參照，從而為人力資源部門針對專業(yè)技術人員的管理增添極大地助益，提升人力資源管理部門的工作效率。