時(shí)間：2023-02-15 15:36:18
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2001年，教育部了《高等教育學(xué)歷證書(shū)電子注冊(cè)管理暫行規(guī)定》，推行了高等教育學(xué)歷電子注冊(cè)制度；2006年，學(xué)籍學(xué)歷信息管理平臺(tái)正式開(kāi)通使用。這一系列舉措意味著高校檔案管理由傳統(tǒng)的手工操作逐步過(guò)渡到以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為工具的電子檔案管理。眾所周知，成人高等教育由于辦學(xué)形式、培養(yǎng)層次、學(xué)制的多樣性使得檔案管理難度很大，而成教檔案管理的核心部分是學(xué)籍檔案管理。新的形勢(shì)下，如何做好成教學(xué)籍電子檔案管理工作是一個(gè)值得思考的問(wèn)題。
(一)目前成人高等教育學(xué)籍電子檔案管理工作中存在的主要問(wèn)題
1對(duì)學(xué)籍管理工作不夠重視，認(rèn)識(shí)模糊。一部分成教管理工作人員在思想上把成教當(dāng)成普教的附屬品，甚至還有少數(shù)分管成教工作的校領(lǐng)導(dǎo)和工作人員將它看成創(chuàng)收的渠道，由于思想上不夠重視和認(rèn)識(shí)上模糊不清，故不能擺正成人教育的位置。這些體現(xiàn)在硬件設(shè)施不完善，沒(méi)有按崗配備專(zhuān)門(mén)人才，檔案管理混亂等。
2管理手段落后、模式陳舊。目前，仍有許多高校成人高等教育學(xué)籍電子檔案管理仍然采用傳統(tǒng)手工操作或者沒(méi)有取消手工操作方式，沒(méi)有上升到“電子”的高度。學(xué)籍管理的常規(guī)性工作如新生名冊(cè)打印、教學(xué)計(jì)劃管理、畢業(yè)名冊(cè)打印等各類(lèi)有關(guān)學(xué)籍檔案的管理，雖一部分使用了計(jì)算機(jī)，但僅采用單機(jī)操作，計(jì)算機(jī)的價(jià)值只是打印的工具而已。這些管理手段落后于形勢(shì)，跟不上時(shí)展的需要，阻礙了工作效率的提高和成人教育事業(yè)的發(fā)展。
3忽視學(xué)籍檔案管理隊(duì)伍建設(shè)和人員培訓(xùn)。成教學(xué)籍檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，要求管理人員有極強(qiáng)的計(jì)劃性、準(zhǔn)確性和原則性。但是許多地方高校普遍忽視了學(xué)籍管理隊(duì)伍的建設(shè)，學(xué)籍管理人員綜合素質(zhì)偏低，專(zhuān)業(yè)結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)不合理，并且隨著學(xué)分制的實(shí)施，加強(qiáng)和完善學(xué)籍管理隊(duì)伍建設(shè)顯得十分必要。高校必須緊緊圍繞當(dāng)前時(shí)展對(duì)成人高等教育的新要求，徹底摒棄陳舊、落后的管理理念，將科學(xué)、先進(jìn)、高效的管理理念引進(jìn)到學(xué)籍電子檔案管理領(lǐng)域。
4信息技術(shù)領(lǐng)域內(nèi)的難題制約著學(xué)籍電子檔案管理水平。從電子文件形成的過(guò)程和特點(diǎn)看，電子檔案仍像傳統(tǒng)檔案一樣具有形成階段、管理階段、處置階段。但電子檔案管理有其自己的特點(diǎn)，它是無(wú)形的東西，裝載在某種介質(zhì)上，并且必須通過(guò)計(jì)算機(jī)或其他“懂”得其組成規(guī)則的工具才能看得到它，沒(méi)有傳統(tǒng)檔案的直觀性。可以說(shuō)，保證電子文件的真實(shí)性和原始性的技術(shù)難題很多。
將手工管理的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字信息進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)，即從檔案的實(shí)態(tài)轉(zhuǎn)換到虛擬態(tài)，檔案信息與載體分離，網(wǎng)絡(luò)傳遞的是檔案，信息用戶(hù)得到的是復(fù)制品，而非檔案原件。網(wǎng)上黑客與病毒的客觀存在及用戶(hù)根據(jù)自己利益對(duì)信息的取舍，可能使檔案信息內(nèi)容更改。這些人為因素會(huì)影響電子檔案的真實(shí)性。
將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案時(shí)所用的載體相對(duì)于紙質(zhì)檔案對(duì)環(huán)境要求更高，壽命較短。載體的不穩(wěn)定性必然影響信息的真實(shí)性。網(wǎng)絡(luò)更新一段時(shí)間后，要找到電子檔案的原版比較困難，這必然使檔案憑證作用受到影響。(二)完善成人高等教育學(xué)籍電子檔案管理的措施
1明確管理目標(biāo)，強(qiáng)化管理意識(shí)。成人高等教育要以培養(yǎng)“復(fù)合應(yīng)用型人才”、“能力創(chuàng)新型人才”和“社會(huì)急需和廣泛就業(yè)型人才”為目標(biāo)，以成人高等教育質(zhì)量為中心來(lái)開(kāi)展工作。而學(xué)籍電子檔案管理作為成人高等教育的一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作，它的管理水平和質(zhì)量直接影響到成人高等教育的質(zhì)量。為了達(dá)到成人高等教育培養(yǎng)目標(biāo)來(lái)做好學(xué)籍電子檔案管理，必須高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求地做好學(xué)籍電子檔案管理過(guò)程的每一項(xiàng)工作。在明確管理目標(biāo)的同時(shí)，需要強(qiáng)化管理意識(shí)。高校成人高等教育學(xué)籍管理者的業(yè)務(wù)水平、政策水平和自身素質(zhì)直接影響學(xué)籍檔案管理工作的質(zhì)量。因此，必須加強(qiáng)對(duì)學(xué)籍管理隊(duì)伍的培訓(xùn)和教育，使他們充分認(rèn)識(shí)和理解學(xué)籍電子檔案管理工作的性質(zhì)和重要性，自覺(jué)地認(rèn)真鉆研業(yè)務(wù)，學(xué)習(xí)新知識(shí)，提高工作能力。要使他們通過(guò)不斷的學(xué)習(xí)，熟悉和掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)，增強(qiáng)統(tǒng)計(jì)分析問(wèn)題的技能；結(jié)合學(xué)籍電子檔案管理工作實(shí)際，善于總結(jié)摸索出學(xué)籍電子檔案管理的基本規(guī)律并不斷創(chuàng)新；樹(shù)立“以學(xué)生為本”的服務(wù)意識(shí)，全面提高學(xué)籍電子檔案管理水平和能力。
2完善管理制度，實(shí)行規(guī)范管理。現(xiàn)今所用的檔案管理制度是按紙質(zhì)文件檔案來(lái)制定的，已經(jīng)不能適用于現(xiàn)代化的學(xué)籍電子檔案管理技術(shù)。高校應(yīng)本著“與時(shí)俱進(jìn)”的精神和堅(jiān)持“以人為本”的原則并結(jié)合自身實(shí)際情況，在廣泛聽(tīng)取學(xué)生意見(jiàn)的基礎(chǔ)上，將“電子檔案”充實(shí)到學(xué)籍檔案管理制度中去，并對(duì)原有的學(xué)籍檔案管理制度進(jìn)行適當(dāng)合理的修訂，并對(duì)與之配套的一系列相關(guān)管理制度也給予重新修訂，使管理制度建設(shè)日趨完善。
規(guī)范和加強(qiáng)學(xué)籍電子檔案管理，對(duì)成人高等教育工作顯得尤為重要，根據(jù)學(xué)籍檔案管理具有長(zhǎng)期性、復(fù)雜性的特點(diǎn)，我們必須實(shí)行管理規(guī)范化、制度化、科學(xué)化。從招生到畢業(yè)，在這一過(guò)程的不同階段、環(huán)節(jié)，學(xué)籍電子檔案管理人員一定要本著高度負(fù)責(zé)的態(tài)度認(rèn)真對(duì)待，嚴(yán)格按照制度辦事，堅(jiān)持原則，管理到位，做到制度面前人人平等，認(rèn)真做好學(xué)籍電子檔案管理工作。
3充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，將電子檔案的優(yōu)勢(shì)最大化。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，各高校都有自己的校園網(wǎng)。校園網(wǎng)是學(xué)校信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)設(shè)施，這為實(shí)現(xiàn)學(xué)籍電子檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、一體化在硬件上提供了可靠的保障，但光有良好的硬件基礎(chǔ)還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，還必須開(kāi)發(fā)出與之配套的應(yīng)用軟件系統(tǒng)。
為此，成教學(xué)籍管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)爭(zhēng)取學(xué)校的大力支持，應(yīng)盡可能地組織技術(shù)力量開(kāi)發(fā)出適用于本校的學(xué)籍電子檔案管理系統(tǒng)。該管理系統(tǒng)應(yīng)包括新生報(bào)到注冊(cè)管理、在校生管理、成績(jī)管理、教材管理、紙介質(zhì)檔案管理、畢業(yè)生管理、數(shù)據(jù)接口等模塊，涉及到學(xué)籍管理的方方面面。此管理系統(tǒng)應(yīng)運(yùn)行在因特網(wǎng)上，學(xué)生能在千里之外能夠查到自己的學(xué)籍狀態(tài)；教師能在家里能夠查到自己什么時(shí)候該去哪個(gè)教室上課。
為畢業(yè)生就業(yè)搞好服務(wù)，學(xué)籍檔案大顯身手學(xué)生的思想政治條件，鑒定材料，入團(tuán)，入黨的材料，各種榮譽(yù)材料包含在學(xué)生的學(xué)籍檔案中，用人單位通過(guò)查看信息就有了對(duì)學(xué)生的整體印象和評(píng)價(jià)。職業(yè)院校作為高技能人才培養(yǎng)教育機(jī)構(gòu)，是直接為企業(yè)，工廠人員培訓(xùn)服務(wù)的，用人單位和畢業(yè)生之間可以建立更好的聯(lián)系，作為聯(lián)系的橋梁，學(xué)籍檔案當(dāng)然是最好的材料。此外，畢業(yè)生離校后，學(xué)籍檔案將將相伴學(xué)生一生。無(wú)論是畢業(yè)生就業(yè)，評(píng)職稱(chēng)，職務(wù)晉升，工資增加，資格評(píng)選，參軍等都可能訴諸使用的最原始的在校記錄。
二、職業(yè)院校學(xué)籍檔案管理的對(duì)策
（一）明確責(zé)任、規(guī)范檔案管理
學(xué)校教學(xué)工作管理的重要組成部分之一就是學(xué)籍管理。學(xué)籍檔案質(zhì)量的高低直接反映了學(xué)校的管理水平，且在新形勢(shì)下，對(duì)知識(shí)的尊重，看重文憑，學(xué)籍檔案的查閱已經(jīng)成為用人必須的手段。因此，要有嚴(yán)格的管理措施。一是要提高學(xué)籍檔案的重要性的認(rèn)識(shí)，只因?yàn)橛辛艘粋€(gè)良好的檔案意識(shí)，才可能對(duì)相關(guān)信息和數(shù)據(jù)的具體管理工作，做出相應(yīng)的判斷，并及時(shí)收集，整理，存儲(chǔ)。二是領(lǐng)導(dǎo)重視是學(xué)籍檔案規(guī)范化管理的關(guān)鍵。為理順學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，進(jìn)一步明確招生，教務(wù)，學(xué)校工作人員是學(xué)籍檔案形式的部門(mén)，并制定完整的學(xué)籍檔案形成和移交的工作職責(zé)。三是學(xué)生一進(jìn)入學(xué)校就要采取多種形式，新生的表格、卡等一系列的招生材料，定期組織兼職整理檔案，編目，移交檔案部門(mén)和辦理過(guò)戶(hù)手續(xù)。
（二）建立學(xué)籍檔案電子文件歸檔制度
由于學(xué)籍檔案具有周期長(zhǎng)、數(shù)量多的特點(diǎn)，紙質(zhì)文件勢(shì)必占據(jù)很大的空間，給保管和使用都帶來(lái)了不便；而收集的電子文件，可以有大量的信息和占空間小的優(yōu)勢(shì)，可以方便地查詢(xún)使用。因此，檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)建立學(xué)籍并存的紙質(zhì)和電子檔案管理系統(tǒng)，充分保證學(xué)籍檔案全面的記錄管理和最大化的信息利用。學(xué)籍檔案是一個(gè)學(xué)生在學(xué)校的整體表現(xiàn)的真實(shí)記錄，其重要作用不僅可以輻射到個(gè)人、學(xué)校，還可以向社會(huì)輻射。因此，職業(yè)學(xué)校學(xué)籍檔案的管理，要不斷探索新的管理方法，在人才的培養(yǎng)方面發(fā)揮學(xué)籍檔案更大的作用。
（三）加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，提高學(xué)籍檔案管理的質(zhì)量
只有不斷提高學(xué)籍檔案管理人員的水平和素質(zhì)，學(xué)籍檔案管理更加科學(xué)化，現(xiàn)代化才能實(shí)現(xiàn)。職業(yè)院校必須采取有效措施，確保重視學(xué)籍檔案管理工作的培訓(xùn)和專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，以使他們的管理水平和業(yè)務(wù)水平以及個(gè)人的思想政治素質(zhì)，適應(yīng)新形勢(shì)下學(xué)籍檔案管理的需求。在政治方面，學(xué)籍檔案管理人員要努力學(xué)習(xí)黨的路線，方針，政策，體現(xiàn)愛(ài)崗敬業(yè)的精神風(fēng)貌。在業(yè)務(wù)方面，學(xué)籍檔案管理人員要熟悉檔案管理的政策和法規(guī)，要努力學(xué)習(xí)，檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能，能夠熟練掌握計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化管理設(shè)備，做到精業(yè)從事學(xué)籍檔案管理工作。
（四）使用計(jì)算機(jī)搜索提高利用率
“學(xué)籍”專(zhuān)指符合招生規(guī)定條件被正式錄取,并按規(guī)定辦理注冊(cè)手續(xù)后所取得的學(xué)生資格。而學(xué)籍管理則是對(duì)學(xué)生從招考入學(xué)到畢業(yè)的整個(gè)培養(yǎng)過(guò)程中的學(xué)籍注冊(cè)、課程選擇、學(xué)習(xí)成績(jī)的評(píng)定與遷移為中心的考核與管理。學(xué)籍檔案是中職學(xué)校檔案的重要組成部分。管理和利用學(xué)籍檔案是中職學(xué)校管理工作中的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。健全和完善學(xué)籍檔案的管理,加強(qiáng)學(xué)籍檔案的開(kāi)發(fā)和利用,促進(jìn)學(xué)籍檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化和標(biāo)準(zhǔn)化,對(duì)規(guī)范中職學(xué)校的教育教學(xué)秩序、提高教育教學(xué)質(zhì)量、促進(jìn)良好學(xué)風(fēng)的形成、實(shí)現(xiàn)向社會(huì)輸送全面發(fā)展的合格人才的最終目的等都有巨大的促進(jìn)作用。
一、中職學(xué)校檔案管理的現(xiàn)狀
為適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展,服務(wù)地方經(jīng)濟(jì),近年來(lái)中職學(xué)校出現(xiàn)了辦學(xué)形式和生源多樣化的轉(zhuǎn)變,學(xué)籍檔案的種類(lèi)和內(nèi)容也呈現(xiàn)出復(fù)雜多樣的局面。在這樣的形勢(shì)下,學(xué)籍檔案的管理出現(xiàn)了一些不容忽視的問(wèn)題,主要有:
1.品種繁多,內(nèi)容復(fù)雜,管理難度大。中職學(xué)校為適應(yīng)市場(chǎng)發(fā)展,逐步開(kāi)設(shè)了名目繁多的專(zhuān)業(yè),這也是為了在劇烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中求得一席之地。中職學(xué)校不僅有中職,還有中專(zhuān)大專(zhuān)連讀、3+2班、大專(zhuān)函授班等辦學(xué)層次,而不同層次的學(xué)籍檔案管理要求不相同,但沒(méi)有統(tǒng)一的檔案管理規(guī)章制度,各行其是,顯得雜亂無(wú)章。
2.中職學(xué)校現(xiàn)行的學(xué)籍管理制度欠完善、欠規(guī)范。現(xiàn)階段中職學(xué)校的綜合管理工作紛繁復(fù)雜,其內(nèi)部的檔案管理如人事、財(cái)務(wù)、校志、教育教學(xué)(包括教學(xué)計(jì)劃、課程、教材、考試、學(xué)生成績(jī)、學(xué)籍、德育等)等檔案管理也多種多樣;同時(shí),少數(shù)中職學(xué)校把學(xué)籍檔案工作與教學(xué)中心相比較,認(rèn)為學(xué)籍檔案管理無(wú)關(guān)學(xué)校整體工作之痛癢,“不足掛齒”地不加重視或重視不足。因此,中職學(xué)校在學(xué)籍檔案管理方面制度的制定工作之疏漏在所難免。
3.中職學(xué)校的學(xué)籍歸檔程序欠明確、欠適當(dāng),檔案信息的存儲(chǔ)又欠安全。少數(shù)中職學(xué)校的學(xué)籍管理是“摸著石子過(guò)河”,對(duì)學(xué)籍電子文件的歸檔程序缺少制度約束、要求欠明確;較少使用專(zhuān)用電腦或電腦未加密或未設(shè)置本文由收集整理訪問(wèn)權(quán)限,檔案數(shù)據(jù)儲(chǔ)存分散,未進(jìn)行備份,防病毒措施較差,易于丟失。
4.中職學(xué)校紙質(zhì)學(xué)籍檔案的歸檔整理不及時(shí),信息完善不足。少數(shù)中職學(xué)校的建校時(shí)間較長(zhǎng),學(xué)籍檔案因未按年代及時(shí)分門(mén)別類(lèi)地有秩序存放而導(dǎo)致其積壓堆積眾多;同時(shí),新近學(xué)生的學(xué)籍,應(yīng)做齊資料的卻沒(méi)有及時(shí)補(bǔ)足,或任意增刪丟棄而導(dǎo)致檔案或遺失或信息不全或索引困難,這都勢(shì)必會(huì)影響日后檔案的開(kāi)發(fā)利用。
5.中職學(xué)校學(xué)籍檔案管理的專(zhuān)業(yè)人才缺乏,檔案管理設(shè)備落后。一方面,中職學(xué)校檔案管理的理念、內(nèi)容和方法、人才資源培訓(xùn)和使用的方式依然陳舊,抑制著學(xué)籍檔案的正常管理,另一方面,隨著時(shí)間的推移與學(xué)生學(xué)籍檔案不斷增加,原有保存學(xué)籍檔案的存儲(chǔ)條件已不能滿足學(xué)籍檔案的數(shù)量日益增長(zhǎng)的需要。
二、中職學(xué)校學(xué)籍檔案管理的內(nèi)容
學(xué)籍檔案是學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)整個(gè)培養(yǎng)過(guò)程中在德、智、體各方面發(fā)展?fàn)顩r的真實(shí)記載和反映,是學(xué)生整個(gè)在校學(xué)習(xí)過(guò)程的原始記錄,是學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、考試、實(shí)習(xí)和社會(huì)實(shí)踐等一系列教學(xué)活動(dòng)中直接形成的,具有保存與利用價(jià)值的文件材料。根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和國(guó)家教委《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》,結(jié)合中職學(xué)校的實(shí)際情況,中職學(xué)校學(xué)籍檔案主要包括:(1)招生計(jì)劃、新生名冊(cè)等;(2)在校學(xué)生名冊(cè)、新生登記表、學(xué)生學(xué)籍卡片、考試成績(jī)卡、學(xué)生學(xué)籍變更(休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專(zhuān)業(yè)等)的材料;(3)學(xué)生職業(yè)技能培訓(xùn)參訓(xùn)情況和所獲證書(shū)統(tǒng)計(jì)表;(4)各年級(jí)實(shí)習(xí)計(jì)劃和實(shí)習(xí)單位合同、學(xué)生實(shí)習(xí)情況、實(shí)習(xí)報(bào)告和實(shí)習(xí)成績(jī);(5)學(xué)生獎(jiǎng)懲材料:獲獎(jiǎng)、評(píng)優(yōu)、處分等;(6)畢業(yè)證書(shū)和發(fā)放登記表;(7)畢業(yè)生就業(yè)單位統(tǒng)計(jì)表和簽約單位合同;(8)擴(kuò)展材料,即畢業(yè)生跟蹤調(diào)查統(tǒng)計(jì)情況:使用單位對(duì)畢業(yè)生質(zhì)量的意見(jiàn)、畢業(yè)生社會(huì)滿意度調(diào)查、優(yōu)秀畢業(yè)生情況和典型事跡等。
為適應(yīng)社會(huì)發(fā)展,服務(wù)地方經(jīng)濟(jì),近年來(lái)中職學(xué)校出現(xiàn)了辦學(xué)層次多樣化的轉(zhuǎn)變。招生種類(lèi)多導(dǎo)致了學(xué)籍檔案復(fù)雜多樣的局面,各教學(xué)部門(mén)各行其是,要求不一,甚至該歸檔的不歸檔,這給中職學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作帶來(lái)了一定的困難。另外,隨著高科技的發(fā)展,假畢業(yè)證日益增多,為了更好地杜絕和打擊假證的泛濫,確保畢業(yè)證的真實(shí)可信,各中職學(xué)校必須做到有證可查,有據(jù)可依。
三、中職學(xué)校學(xué)籍檔案管理的特點(diǎn)
1.復(fù)雜性。中職學(xué)校學(xué)籍檔案的內(nèi)容十分復(fù)雜,包含學(xué)生在校期間的各種表現(xiàn)及相關(guān)情況,是學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、考試、實(shí)習(xí)和社會(huì)實(shí)踐等一系列活動(dòng)中形成的具有保存和利用價(jià)值的文件材料。
2.多變性。中職學(xué)校學(xué)籍檔案產(chǎn)生形成的周期較長(zhǎng),學(xué)生學(xué)籍情況處于不斷的變化中,比如有的學(xué)生考試成績(jī)可能從不及格到補(bǔ)考及格;有的可能從受處分到取消處分;有的可能從休學(xué)到復(fù)學(xué)等,這些變化都要及時(shí)做好記載,以便準(zhǔn)確反映學(xué)生的學(xué)籍情況。
3.保密性。每份學(xué)籍檔案都記載了學(xué)生的很多個(gè)人情況,如姓名、照片、出生日期、身份證號(hào)碼、成績(jī)記載等,這些都屬于個(gè)人隱私,在一定的范圍內(nèi)需要保密,要按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理。這既是對(duì)學(xué)生的愛(ài)護(hù),又是學(xué)校防止出現(xiàn)因?qū)W籍檔案管理不善而引發(fā)法律糾紛的必要舉措。
4.利用的頻繁性。學(xué)籍檔案是中職學(xué)校檔案利用最頻繁的。學(xué)生報(bào)考高一級(jí)學(xué)歷層次(如專(zhuān)科或本科)、證書(shū)丟失、應(yīng)征入伍等,都需要利用其在校期間的學(xué)籍檔案。用人單位鑒定證書(shū)真?zhèn)巍W(xué)生找工作等利用學(xué)籍檔案的也不在少數(shù)。
四、加強(qiáng)中職學(xué)校學(xué)籍檔案管理的措施
1.針對(duì)中職學(xué)校辦學(xué)層次多樣化,要逐步完善學(xué)籍檔案管理制度,統(tǒng)一要求,做到學(xué)籍檔案的種類(lèi)和內(nèi)容合理有序,多而不雜。
2.各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要關(guān)心和愛(ài)護(hù)基層學(xué)籍檔案管理人員,提高待遇,積極創(chuàng)造條件,通過(guò)培訓(xùn)、經(jīng)驗(yàn)交流、考察學(xué)習(xí)等方式,使他們接受系統(tǒng)的檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn),提高業(yè)務(wù)能力。同時(shí),要堅(jiān)持檔案管理人員持證上崗制度,確保在崗檔案工作人員的素質(zhì)和要求,使之逐漸形成一支相對(duì)穩(wěn)定的、責(zé)任心強(qiáng)、水平較高的專(zhuān)業(yè)隊(duì)伍。
3.加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理規(guī)范化、程序化和高效化。在中職學(xué)校中要逐步推行電子學(xué)籍檔案管理,利用校園網(wǎng)進(jìn)行學(xué)籍檔案管理,將工作人員從繁雜、低效、重復(fù)的工作中解放出來(lái),改變過(guò)去的“經(jīng)驗(yàn)型”和“手工操作”管理模式,使數(shù)據(jù)可靠、準(zhǔn)確,情況反饋及時(shí)、迅速,增強(qiáng)管理工作的科學(xué)性和時(shí)效性。
五、做好中職學(xué)籍檔案管理工作的方法
1.做好學(xué)籍檔案的收集和整理工作,保證學(xué)籍檔案的完整齊全。學(xué)籍檔案的收集、整理是學(xué)籍檔案管理工作中的基礎(chǔ)環(huán)節(jié),直接決定著學(xué)籍檔案的質(zhì)量和齊全程度,也關(guān)系到提供利用工作能否順利進(jìn)行。因此,做好學(xué)籍檔案的收集、整理工作尤為重要。
(1)做好前期指導(dǎo)工作。一是要與教學(xué)管理部門(mén)和學(xué)生管理部門(mén)協(xié)商、研究有關(guān)學(xué)籍材料項(xiàng)目的設(shè)計(jì)和范圍的確定,尤其重視學(xué)籍材料項(xiàng)目的設(shè)計(jì)與學(xué)生的動(dòng)態(tài)發(fā)展聯(lián)系起來(lái),完整地反映學(xué)生在校期間的全面情況。二是要做好歸檔前的立卷工作,按照檔案整理立卷的規(guī)范,在形成部門(mén)移交學(xué)籍檔案前做好相關(guān)指導(dǎo)工作,盡量把問(wèn)題解決在歸檔前,以保證學(xué)籍檔案進(jìn)館(室)的質(zhì)量。
(2)主動(dòng)收集,跟蹤收集。由于學(xué)籍檔案具有復(fù)雜多樣、產(chǎn)生形成周期長(zhǎng)的特點(diǎn),如果不熟悉學(xué)校的辦學(xué)模式,不主動(dòng)了解學(xué)校的辦學(xué)情況,那么很可能出現(xiàn)學(xué)籍檔案收集不齊全的問(wèn)題。所以,在收集學(xué)籍檔案以前,就要主動(dòng)收集相關(guān)資料,比如,當(dāng)年畢業(yè)班級(jí)數(shù)量、每個(gè)班的人數(shù)、各班的畢業(yè)率等。跟蹤收集主要針對(duì)畢業(yè)或肄業(yè)學(xué)生學(xué)籍材料的后續(xù)補(bǔ)充收集。由于學(xué)生畢業(yè)或肄業(yè)以后其補(bǔ)充的材料都是由教務(wù)部門(mén)形成的,因此檔案部門(mén)就要加強(qiáng)與教務(wù)部門(mén)的聯(lián)系,并做好宣講工作,尤其要讓相關(guān)人員意識(shí)到這些材料的重要性,從而密切配合檔案部門(mén),主動(dòng)把這些補(bǔ)充材料交到檔案部門(mén)。
(3)做好檢查驗(yàn)收工作。由于學(xué)籍檔案材料的內(nèi)容繁多,加上檔案整理人員繁多,學(xué)籍檔案的立卷整理質(zhì)量就參差不齊。這就要求在收集時(shí)進(jìn)行檢查,一旦發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,就立即予以糾正。
2.針對(duì)中職學(xué)校辦學(xué)形式和生源多樣化,要逐步完善學(xué)籍檔案管理體制,提高管理意識(shí)。學(xué)籍檔案工作是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作之一,必須把學(xué)籍檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃,完善管理體制,從而加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和管理。要建立和完善歸檔制度,分散收集,集中管理。將學(xué)籍檔案的歸檔作為各部門(mén)人員的職責(zé),做到每學(xué)期、每年級(jí)按時(shí)、完整、準(zhǔn)確歸檔。要從制度上加強(qiáng)對(duì)學(xué)籍檔案真實(shí)性的認(rèn)證和鑒別,保證其真實(shí)可靠。還應(yīng)制定完善的考核管理制度和激勵(lì)機(jī)制,獎(jiǎng)罰分明。
3.加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理人員培訓(xùn),提高素質(zhì),穩(wěn)定工作隊(duì)伍。學(xué)籍檔案管理是一項(xiàng)非常細(xì)致的工作,具有極強(qiáng)的程序性和專(zhuān)業(yè)性。學(xué)籍檔案管理人員必須具備檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和一定的科學(xué)文化知識(shí);必須熱愛(ài)檔案事業(yè),忠于職守、遵守紀(jì)律;必須有極大的責(zé)任心和學(xué)習(xí)精神,經(jīng)常研究工作中出現(xiàn)的新情況,解決新問(wèn)題。要建設(shè)這樣一支隊(duì)伍非一朝一夕可以實(shí)現(xiàn),中職學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)者必須重視檔案管理人員的培訓(xùn),提高管理人員素質(zhì);必須有針對(duì)性地引進(jìn)人才,培養(yǎng)人才,穩(wěn)定學(xué)籍檔案管理隊(duì)伍,保證檔案管理工作的嚴(yán)肅性與持續(xù)性。
論文摘要:學(xué)籍管理是對(duì)學(xué)生從招考入學(xué)到畢業(yè)的整個(gè)培養(yǎng)過(guò)程中的學(xué)籍注冊(cè)、課程選擇、學(xué)習(xí)成績(jī)的評(píng)定與遷移為中心的考核與管理。結(jié)合工作實(shí)際，針對(duì)中職學(xué)校學(xué)籍檔案的管理進(jìn)行了論述。
“學(xué)籍”專(zhuān)指符合招生規(guī)定條件被正式錄取，并按規(guī)定辦理注冊(cè)手續(xù)后所取得的學(xué)生資格。而學(xué)籍管理則是對(duì)學(xué)生從招考入學(xué)到畢業(yè)的整個(gè)培養(yǎng)過(guò)程中的學(xué)籍注冊(cè)、課程選擇、學(xué)習(xí)成績(jī)的評(píng)定與遷移為中心的考核與管理。職業(yè)教育同普通教育一樣，學(xué)籍管理也是一項(xiàng)非常重要的工作，但是又和普通教育不同，職業(yè)教育的學(xué)生層次差異較大，使得職業(yè)教育的學(xué)籍管理較普通教育管理難度更大。
一、當(dāng)前中等職業(yè)學(xué)生學(xué)籍檔案管理存在的問(wèn)題
(一)人才培養(yǎng)模式的多樣化變革，帶來(lái)新的挑戰(zhàn)。
人才培養(yǎng)模式的多樣化變革，給中等職業(yè)院校的檔案管理帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)。具體表現(xiàn)在反映人才培養(yǎng)模式變革的材料沒(méi)有及時(shí)的進(jìn)入檔案，規(guī)范性較差。有些中職院校主要注重《學(xué)籍卡片》、《考試成績(jī)登記表》、《高中學(xué)生思想品德考核表》等反映學(xué)生學(xué)科成績(jī)的材料。應(yīng)該凸顯的《考生職業(yè)技能鑒定表》、實(shí)習(xí)、實(shí)訓(xùn)等反映職業(yè)學(xué)校特點(diǎn)的內(nèi)容還較少，難以保證學(xué)生檔案的客觀性與真實(shí)性。
(二)電子檔案網(wǎng)絡(luò)化管理存在瑕疵
學(xué)籍檔案管理的最終目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，而檔案網(wǎng)絡(luò)化管理正是使這一目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)的一種行之有效的手段。但是，電子檔案的管理也不是盡善盡美，學(xué)生電子檔案的真實(shí)性、安全性還缺乏完善的管理制度來(lái)作保證(如系統(tǒng)用戶(hù)權(quán)限的界定、更改信息必備的條件、查詢(xún)信息必須的手續(xù))，還有網(wǎng)絡(luò)的不安全性、計(jì)算機(jī)故障問(wèn)題、電子檔案的長(zhǎng)期保存、軟件技術(shù)的完善等等。這些都將隨著電子檔案的不斷發(fā)展而魚(yú)待解決。
(三)檔案作用發(fā)揮缺位
在學(xué)生就業(yè)進(jìn)入市場(chǎng)用人機(jī)制的大環(huán)境下，學(xué)生學(xué)籍檔案作為記載學(xué)生成長(zhǎng)情況重要文本材料，發(fā)揮了它無(wú)法替代的育人和人力資源開(kāi)發(fā)作用。目前中職學(xué)生學(xué)籍檔案管理存在的主要問(wèn)題就是缺乏創(chuàng)新意識(shí)。沒(méi)有真正從服務(wù)中職學(xué)生實(shí)現(xiàn)成功就業(yè)的要求來(lái)實(shí)施管理。由此造成的學(xué)生學(xué)籍檔案管理中存在的信息不全，信息失真，缺乏過(guò)程管理。信息提供滯后于畢業(yè)生就業(yè)等現(xiàn)象，其服務(wù)就業(yè)工作的作用發(fā)揮也就缺位了。
二、加強(qiáng)中職學(xué)校學(xué)生檔案管理的對(duì)策
(一)提高認(rèn)識(shí)，樹(shù)立現(xiàn)代化檔案管理理念
隨著中職學(xué)校教育改革的不斷深入，檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)已提上了重要議程。檔案管理工作要想適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展的需要，就要實(shí)現(xiàn)從上到下的思想轉(zhuǎn)變。一方面，作為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識(shí)到學(xué)籍檔案管理在學(xué)校教育中的價(jià)值、地位和作用，意識(shí)到學(xué)校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的重要性;進(jìn)而轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理理念，強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，以科學(xué)發(fā)展觀指導(dǎo)學(xué)校檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)。另一方面，作為檔案工作人員，必須更新檔案管理理念，突出檔案管理的信息服務(wù)功能，加強(qiáng)對(duì)學(xué)校檔案信息的綜合分析和深度利用，實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案工作從簡(jiǎn)單的管理型服務(wù)向研究開(kāi)發(fā)型服務(wù)的轉(zhuǎn)變，把學(xué)校檔案管理部門(mén)建設(shè)成為人才工作、干部工作的信息庫(kù)和參謀部，使檔案人員立足于學(xué)校檔案資源的開(kāi)發(fā)利用。
(二)建立健全歸檔材料的形成、收集和傳遞制度。
1、規(guī)范歸檔材料的要求。按照干部人事檔案管理規(guī)定，歸檔材料必須統(tǒng)一使用16開(kāi)規(guī)格的耐久性較好的紙張，字跡材料應(yīng)是耐久或比較耐久的，不得使用圓珠筆、復(fù)寫(xiě)紙、紅墨水、純藍(lán)墨水及鉛筆書(shū)寫(xiě)，也不宜采用噴墨打印件歸檔，應(yīng)選用激光打印件或靜電復(fù)印件歸檔。凡是不符合要求的，必須退回原形成材料單位重新處理后方可歸檔。
【關(guān)鍵詞】成人教育；學(xué)籍檔案；問(wèn)題；對(duì)策
隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)與社會(huì)的不斷發(fā)展，成人教育事業(yè)呈現(xiàn)出良好的發(fā)展態(tài)勢(shì)，在招生規(guī)模不斷增長(zhǎng)的同時(shí)，相應(yīng)的學(xué)籍檔案管理工作面臨的壓力也就越來(lái)越大。然而，成教學(xué)籍檔案管理工作當(dāng)前仍然是是以人工統(tǒng)計(jì)、檢索為主，面對(duì)不斷增長(zhǎng)的學(xué)籍檔案工作量，傳統(tǒng)管理模式顯然已經(jīng)無(wú)法滿足成人教育發(fā)展的需求，成教學(xué)籍檔案管理的繁重性、復(fù)雜性越來(lái)越明顯，成教學(xué)籍檔案管理工作開(kāi)始暴露出眾多問(wèn)題，如何加強(qiáng)成教學(xué)籍檔案管理就成為當(dāng)前急需解決的重要課題。
一、成人教育學(xué)籍檔案管理存在的問(wèn)題
（一）管理制度不健全。對(duì)于成人教育學(xué)籍檔案管理制度來(lái)說(shuō)，沒(méi)有一套結(jié)合高校自身成人教育工作的實(shí)際制定的檔案管理規(guī)章制度，只是簡(jiǎn)單地將學(xué)校檔案室的規(guī)章制度照搬來(lái)使用。成教學(xué)籍存在特殊性，縱觀各高校的成人教育學(xué)籍管理，其內(nèi)容與實(shí)施細(xì)則都不盡相同。比如考勤，對(duì)曠課，請(qǐng)假的處理原則就各不相同，差異很大，甚至有的就沒(méi)有做出明確規(guī)定，必然會(huì)導(dǎo)致管理制度、管理體系方面不夠完善，管理過(guò)程中存在諸多不健全的地方。
（二）管理模式存在滯后性。“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，大部分學(xué)校學(xué)籍檔案管理都在積極進(jìn)行信息化建設(shè)，然而成教學(xué)籍檔案管理工作的信息化建設(shè)存在較大的滯后性，學(xué)籍檔案管理仍舊是以手工管理為主，重復(fù)勞動(dòng)多、工作量大、準(zhǔn)確率不高、效率低下，信息化管理僅僅局限于簡(jiǎn)單的審批表、新生注冊(cè)表、名冊(cè)以及成績(jī)登記表等簡(jiǎn)單的內(nèi)容，顯然無(wú)法適應(yīng)信息時(shí)代檔案管理工作的相關(guān)要求。
（三）管理隊(duì)伍素質(zhì)亟待加強(qiáng)。由于成人教育學(xué)院對(duì)學(xué)籍檔案管理工作不夠重視，學(xué)籍檔案管理隊(duì)伍存在綜合素質(zhì)參差不齊的現(xiàn)象。不僅在人員配置方面不夠合理，并且大部分學(xué)籍檔案管理人員都沒(méi)有通過(guò)系統(tǒng)的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，精通信息技術(shù)的專(zhuān)業(yè)管理人才更為缺乏，嚴(yán)重制約了成教學(xué)籍檔案管理事業(yè)的發(fā)展。
二、優(yōu)化措施與建議
（一）構(gòu)建符合成人院校的檔案管理制度。科學(xué)合理的管理制度是保障各項(xiàng)工作有序開(kāi)展的先決條件，成人教育學(xué)籍檔案管理工作自然也不例外。這就需要成人教育院校基于教育部相關(guān)文件制度，構(gòu)建符合成人教育院校實(shí)際特征的學(xué)籍檔案管理制度，全面規(guī)范學(xué)籍檔案收集整理、核對(duì)檢查、鑒別歸檔、保管保密、轉(zhuǎn)遞送交以及管理職責(zé)等相關(guān)內(nèi)容，不僅表現(xiàn)出檔案管理工作具有高度的政策性，同時(shí)又能夠有效滿足成人教育的發(fā)展需求，保障學(xué)籍檔案管理工作的開(kāi)展有章可循、有據(jù)可依。與此同時(shí)，為進(jìn)一步保障學(xué)籍檔案管理工作的質(zhì)量，學(xué)校應(yīng)當(dāng)定期進(jìn)行核查，通過(guò)構(gòu)建科學(xué)合理的審查機(jī)制，以便于針對(duì)學(xué)籍檔案進(jìn)行全面的審查核對(duì)，進(jìn)一步保障學(xué)籍檔案的規(guī)范、真實(shí)以及完整。除此之外，還應(yīng)當(dāng)綜合參考成教學(xué)籍檔案管理工作的相關(guān)要求，將具體的責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，并將其納入目標(biāo)管理考核當(dāng)中，全面提升學(xué)籍檔案管理工作的效率與質(zhì)量。
（二）加大學(xué)籍檔案信息化建設(shè)力度。一方面，成人教育學(xué)籍檔案管理方法現(xiàn)代化建設(shè)。主要彰顯為管理方面的有效性與科學(xué)性，各個(gè)學(xué)校應(yīng)當(dāng)綜合參考自身實(shí)際情況，將最新的理論知識(shí)與科研成果應(yīng)用于學(xué)籍檔案管理工作當(dāng)中，通過(guò)不斷總結(jié)檔案管理過(guò)程中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，全面推動(dòng)成教學(xué)籍檔案管理方法現(xiàn)代化建設(shè)。另一方面，成教學(xué)籍檔案管理手段現(xiàn)代化建設(shè)。“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，應(yīng)當(dāng)主動(dòng)借鑒其他部門(mén)檔案管理信息化建設(shè)所取得的經(jīng)驗(yàn)與成績(jī)，主動(dòng)引入一套系統(tǒng)的信息化管理體系，建立學(xué)籍檔案管理信息庫(kù)，實(shí)現(xiàn)成教學(xué)籍檔案管理全文圖像存儲(chǔ)、備份以及自動(dòng)化檢索，進(jìn)一步加強(qiáng)信息化技術(shù)在成教學(xué)籍檔案管理中的應(yīng)用。
（三）加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍培訓(xùn)教育。首先，成人教育院校檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理人員的后繼管理工作，通過(guò)制定業(yè)務(wù)考核體系、檔案管理人員任免體系、繼續(xù)教育體系等，進(jìn)一步提升廣大檔案管理人員的緊迫感，使其能夠主動(dòng)投入到學(xué)習(xí)中。其次，成人教育院校應(yīng)當(dāng)綜合參考檔案管理工作的實(shí)際情況，制定針對(duì)性的晉升體系，在有效調(diào)動(dòng)檔案人員能動(dòng)性的同時(shí)，吸引更多的綜合素質(zhì)過(guò)硬的檔案管理專(zhuān)業(yè)人才，以此來(lái)充實(shí)檔案管理隊(duì)伍，帶動(dòng)整個(gè)檔案管理隊(duì)伍綜合素質(zhì)的提升。最后，加大檔案管理隊(duì)伍的繼續(xù)教育力度，通過(guò)主動(dòng)開(kāi)展多種類(lèi)型的教育形式，包括講座、委培等形式，積極進(jìn)行檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)、信息化專(zhuān)業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，全面提升檔案管理隊(duì)伍的專(zhuān)業(yè)水平、信息化水平，為學(xué)籍檔案管理利用提供更好的服務(wù)。
三、結(jié)語(yǔ)
綜上所述，成人教育學(xué)籍檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)、繁雜的工作，想要一蹴而就顯然是不現(xiàn)實(shí)的。面對(duì)我國(guó)成人教育事業(yè)的發(fā)展，成人教育學(xué)籍檔案管理工作必然需要做出相應(yīng)的改革，應(yīng)當(dāng)針對(duì)當(dāng)前存在的問(wèn)題進(jìn)行系統(tǒng)的分析，制定針對(duì)性的解決對(duì)策，全面引入新的管理理念與管理方法，進(jìn)一步提升成教學(xué)籍檔案管理工作的效率與質(zhì)量。
作者:左章靜 單位:河南醫(yī)學(xué)高等專(zhuān)科學(xué)校
【參考文獻(xiàn)】
[1]趙哲瓊.加強(qiáng)高校成教函授學(xué)員學(xué)籍檔案管理，提高檔案管理水平[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2012（07）：100.
關(guān)鍵詞：高校；學(xué)籍；管理
1 引言
高校學(xué)籍檔案記載了一個(gè)學(xué)生在校時(shí)的基本情況，不僅能夠反映其德智體美各方面的綜合素質(zhì)，也是其教育過(guò)程中達(dá)到知識(shí)水準(zhǔn)的基本信用憑證。高校逐步認(rèn)識(shí)到學(xué)生檔案的科學(xué)管理對(duì)于高校自身和學(xué)生發(fā)展的意義，從教育科研、教學(xué)、學(xué)生管理各個(gè)角度來(lái)看，加強(qiáng)學(xué)生學(xué)籍檔案管理具有一定的現(xiàn)實(shí)價(jià)值。然而，不少高校的管理手段和理念仍比較落后，不能滿足社會(huì)發(fā)展和高校發(fā)展的需要，加強(qiáng)檔案管理并使其發(fā)揮相應(yīng)的作用，是學(xué)籍檔案人員所應(yīng)關(guān)注的問(wèn)題。
2 我國(guó)高校學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)狀分析
（一）高校學(xué)籍檔案管理制度不夠完善
目前，在高校學(xué)籍管理方面，并沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，也沒(méi)有一個(gè)符合實(shí)際情況、可以遵循的管理規(guī)章制度。在高校內(nèi)部，每個(gè)部分都希望采用最適合自己的管理方式，導(dǎo)致檔案在歸檔的時(shí)候出現(xiàn)問(wèn)題。在管理上權(quán)責(zé)不夠明確，有的時(shí)候管理檔案的工作人員并不了解學(xué)生的真實(shí)情況，與實(shí)際工作脫節(jié)，無(wú)法保證一些材料能夠真實(shí)準(zhǔn)確的歸檔。一些學(xué)生為了更好的就業(yè)，不惜在檔案上造假，有時(shí)一個(gè)班級(jí)出現(xiàn)多個(gè)學(xué)生會(huì)主席，學(xué)校有時(shí)為了使畢業(yè)生獲得就業(yè)就會(huì)，甚至將一些學(xué)生處分的材料扣除，正是由于缺乏制度上的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，造成了檔案失真，學(xué)籍檔案和畢業(yè)生的誠(chéng)實(shí)信用度下降。
（二）高校學(xué)籍檔案管理的方法不夠科學(xué)
由于管理制度的欠缺，導(dǎo)致一些高校的檔案管理方法也比較落后。只要體現(xiàn)在兩個(gè)方面，一是學(xué)籍檔案的編排比較混亂，有的學(xué)院按照學(xué)生的專(zhuān)業(yè)來(lái)分，有的學(xué)院按照學(xué)生的專(zhuān)業(yè)交叉編排、有的學(xué)院按照學(xué)生的畢業(yè)年份來(lái)分，總之沒(méi)有形成一個(gè)相對(duì)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，形成相對(duì)規(guī)范的做法。另外，一些學(xué)籍檔案的組卷和裝訂也不夠規(guī)范，缺少總的案卷目錄，一旦有卷宗缺失或者被改動(dòng)，工作人員很難發(fā)現(xiàn)，電子檔案學(xué)籍管理正在逐步普及，但是很多高校并沒(méi)有嚴(yán)格施行。
（三）高校學(xué)籍檔案管理人員的素質(zhì)參差不齊
學(xué)籍檔案管理是一項(xiàng)比較復(fù)雜的綜合性工作，很多管理人員并沒(méi)有意識(shí)到這一問(wèn)題，而是認(rèn)為檔案管理就是簡(jiǎn)單的材料堆砌，而不需要進(jìn)行系統(tǒng)的分析。其實(shí)，在實(shí)際工作中。通過(guò)學(xué)生檔案的記錄信息和去留情況，不斷開(kāi)發(fā)有效信息，可以更好的為學(xué)校教學(xué)服務(wù)。但是相關(guān)的管理人員很少受到過(guò)這一方面的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，沒(méi)有沒(méi)使用過(guò)計(jì)算機(jī)等技術(shù)輔助完成工作，簡(jiǎn)介造成了學(xué)籍檔案管理水平的落后。
3 我國(guó)高校學(xué)籍檔案管理應(yīng)采取的對(duì)策
（一）加強(qiáng)高校學(xué)籍檔案管理的意識(shí)
目前高校學(xué)籍管理所涉及到的學(xué)院和專(zhuān)業(yè)繁多，很容易造成管理上的混亂，因此，要提高對(duì)學(xué)籍檔案管理的重視，不斷制定并完善更加健全的管理制度。很多高校在不同地點(diǎn)開(kāi)設(shè)了分校，學(xué)生的成分也比較復(fù)雜，管理的時(shí)間跨度變大，更需要學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)學(xué)籍檔案管理統(tǒng)籌規(guī)劃，將檔案管理正規(guī)化，嚴(yán)格制定檔案管理的流程，努力實(shí)現(xiàn)檔案歸檔的真實(shí)性，一旦查找可以快速獲得有效的信息。在日常的工作中，做到管理有章可循。建立透明的監(jiān)督機(jī)制，明確權(quán)責(zé)，一旦出現(xiàn)問(wèn)題，可以有效的解決。
（二）引進(jìn)更加先進(jìn)的檔案管理方法
一般來(lái)說(shuō)，學(xué)籍檔案包括入學(xué)注冊(cè)、成績(jī)考核、畢業(yè)證書(shū)等材料，是一個(gè)學(xué)生學(xué)習(xí)和生活的最原始記錄，也是教學(xué)和學(xué)校管理的重要部分。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)對(duì)高校畢業(yè)生的就業(yè)影響越來(lái)越大，學(xué)生的原始資料對(duì)于就業(yè)單位來(lái)說(shuō)具有一定的參考價(jià)值，成為了企業(yè)選聘人才的重要參考之一。為了更好的指導(dǎo)高校的教學(xué)、科研工作，應(yīng)當(dāng)引進(jìn)更加先進(jìn)的檔案管理方法，講究檔案分類(lèi)，便于信息的查找。不僅從學(xué)校的角度進(jìn)行一個(gè)統(tǒng)一的編號(hào)，同時(shí)，分配到不同學(xué)院，也應(yīng)當(dāng)遵循相同的規(guī)律實(shí)現(xiàn)信息的管理。要學(xué)習(xí)一些先進(jìn)的管理方法，如利用計(jì)算機(jī)軟件檔案信息記錄分析，分析數(shù)據(jù)，發(fā)現(xiàn)學(xué)校在教學(xué)之中出現(xiàn)的問(wèn)題。
（三）加強(qiáng)高校學(xué)籍檔案人員的素質(zhì)
檔案管理人員既要了解學(xué)籍管理的政策、方針，也要熟悉基礎(chǔ)的業(yè)務(wù)操作。與傳統(tǒng)的檔案管理相比，如今更需要掌握電子管理技術(shù)，同時(shí)由于信息技術(shù)的更新?lián)Q代，要求學(xué)籍檔案人員加大對(duì)單位內(nèi)從業(yè)人員的繼續(xù)教育力度，增加相關(guān)的素質(zhì)培訓(xùn)和業(yè)務(wù)能力訓(xùn)練，對(duì)管理人員的素質(zhì)提出更高的需求。除了日常性的操作，管理人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)高校自身的需求制定科學(xué)的管理模式，多管齊下，真正實(shí)現(xiàn)科學(xué)的學(xué)籍管理。這就需要高校加強(qiáng)對(duì)相關(guān)人員的培訓(xùn)，不斷提升其管理能力和水平。
4 結(jié)語(yǔ)
隨著競(jìng)爭(zhēng)越來(lái)越激烈，高校為了提升自身的核心競(jìng)爭(zhēng)力，不僅要從教師的教學(xué)、科研，學(xué)生的就業(yè)等方面發(fā)力，也需要不斷提升管理的能力和細(xì)節(jié)。積極探索，善于思考，將高校的學(xué)籍檔案管理落到實(shí)處，不斷滿足社會(huì)的發(fā)展和高校的需求。
參考文獻(xiàn)
關(guān)鍵詞：高校 學(xué)籍檔案 管理 策略
高校學(xué)籍檔案是學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間逐步形成的記載學(xué)生學(xué)習(xí)經(jīng)歷的原始材料。一份完整的學(xué)籍檔案，能真實(shí)地反映學(xué)生在校所學(xué)全部課程的成績(jī)，升學(xué)、留級(jí)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專(zhuān)業(yè)及綜合表現(xiàn)等情況。從高校學(xué)籍檔案的形成過(guò)程看，它是大學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間留下來(lái)的未經(jīng)任何改動(dòng)的原始材料。具有很強(qiáng)的可信度和真實(shí)性。因此，正確處理目前高校學(xué)籍檔案管理中存在的問(wèn)題，制定科學(xué)的管理模式十分重要。
一、高校學(xué)籍檔案管理狀況
在高校學(xué)籍檔案管理工作中，多數(shù)高校在宏觀上對(duì)學(xué)籍檔案管理工作比較重視，但仍有少數(shù)高校對(duì)學(xué)籍檔案工作重視不夠，意識(shí)淡薄，在學(xué)籍檔案的規(guī)范化管理及具體工作上還存在諸多問(wèn)題，面臨很多實(shí)際困難。
1 案卷質(zhì)量不高。紙張破損。各教學(xué)系一般在學(xué)生畢業(yè)后才將學(xué)籍檔案移交到學(xué)校檔案室，由于這些部門(mén)沒(méi)有符合檔案保管條件的庫(kù)房和設(shè)備，也沒(méi)有專(zhuān)職人員從事保管工作，學(xué)籍檔案得不到科學(xué)的管理，一定程度上造成紙張發(fā)潮變霉、變黃破損，不利于學(xué)籍檔案的永久保存。
2 時(shí)間編目混亂。有的學(xué)籍檔案年度分不清，尤其是預(yù)科生、插班生和延長(zhǎng)學(xué)制的學(xué)籍檔案，有的歸到插班前的年度，有的又歸到插班后的年度，時(shí)間混亂，難以查找。
3 標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。由于部分高校在學(xué)籍管理方面沒(méi)有制定一個(gè)規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)，學(xué)籍檔案的編目，檢索工作一般都是有檔案室負(fù)責(zé)，但在各系移交的標(biāo)準(zhǔn)不一、規(guī)范程度不同的學(xué)生學(xué)籍檔案基礎(chǔ)上進(jìn)行編目、檢索工作，顯然難以卓有成效。
4 檢索方式陳舊。部分高校提供學(xué)籍檔案利用的方式，是到校檔案室進(jìn)行手工檢索。這樣，提供利用的效率不高。加上以前的學(xué)籍檔案管理不夠規(guī)范，沒(méi)有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，檔案資料雜亂無(wú)序，查找時(shí)相當(dāng)困難。因此，學(xué)籍檔案的檢索手段有待進(jìn)一步改進(jìn)，
5 培養(yǎng)模式復(fù)雜。很多高校并不是單一的本科教學(xué)模式，還有短期培訓(xùn)、成人教育、大專(zhuān)教育、專(zhuān)升本教育、遠(yuǎn)程教育、函授教育、高師衛(wèi)電教育、研究生教育等，造成學(xué)籍檔案的多樣性和復(fù)雜性。這樣就增加了學(xué)籍檔案收集工作的復(fù)雜性，給收集學(xué)籍檔案齊全、完整帶來(lái)困難。
6 學(xué)籍檔案內(nèi)容不完整。部分高校對(duì)學(xué)籍材料管理往往是教務(wù)處負(fù)責(zé)學(xué)生的學(xué)習(xí)成績(jī)和學(xué)籍變動(dòng)的記載，學(xué)生處負(fù)責(zé)學(xué)生的獎(jiǎng)懲情況，而學(xué)生每學(xué)期參與重大事件、活動(dòng)后的鑒定材料則由各系輔導(dǎo)員負(fù)責(zé)完成，形成多頭管理，給檔案材料的收集造成了許多麻煩。如果部門(mén)之間互相溝通不夠，容易使學(xué)生在校期間一些重要情況不能集中反映到學(xué)籍檔案中。使學(xué)籍檔案在一定程度上失去了完整性和真實(shí)性。
二、高校學(xué)籍檔案管理走向
1 完善管理制度，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理。建立一套完善的、科學(xué)的規(guī)章制度，建立明確的辦事理念，嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)制度是高等學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作的基礎(chǔ)。在此基礎(chǔ)上，在實(shí)踐工作中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。進(jìn)一步創(chuàng)新，改進(jìn)方式，努力實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案工作的系統(tǒng)化、規(guī)范化、制度化。各高校應(yīng)當(dāng)根據(jù)相關(guān)文件精神，制定適合校情的學(xué)籍檔案管理制度。各個(gè)環(huán)節(jié)必須要有專(zhuān)人負(fù)責(zé)，建立校、系兩級(jí)管理崗位責(zé)任制，減少隨意性。避免人為因素的干擾，確保工作萬(wàn)無(wú)一失。
2 增強(qiáng)高校學(xué)籍檔案管理意識(shí)。樹(shù)立檔案意識(shí)是做好學(xué)籍檔案管理工作的重要內(nèi)容。高校檔案部門(mén)和檔案工作者要增強(qiáng)檔案意識(shí)。必須認(rèn)識(shí)到檔案管理工作特別是學(xué)生學(xué)籍檔案管理，對(duì)高校教學(xué)評(píng)估以及高校教育長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的重要作用。有關(guān)人員必須認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》以及黨和國(guó)家在檔案方面的有關(guān)政策和相關(guān)法律。真正地從思想上認(rèn)識(shí)到學(xué)籍檔案管理工作的重要性，它可直接影響到整個(gè)學(xué)校的檔案工作，影響到用人單位對(duì)畢業(yè)生的全面了解，影響到高校畢業(yè)生的就業(yè)和高校的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。
3 制定周密的收集方案。學(xué)籍檔案是對(duì)學(xué)生入學(xué)到畢業(yè)的整個(gè)過(guò)程進(jìn)行的一系列管理工作，是對(duì)教學(xué)活動(dòng)的原始記錄。因此。學(xué)籍檔案的建立，必須伴隨整個(gè)教學(xué)活動(dòng)過(guò)程，按其自身的特點(diǎn)和原則進(jìn)行。一份健全、完善的學(xué)籍檔案需要對(duì)學(xué)生的入學(xué)注冊(cè)、考勤、學(xué)習(xí)成績(jī)、思想品德、專(zhuān)業(yè)變動(dòng)、休學(xué)與退學(xué)、獎(jiǎng)勵(lì)與處分、畢業(yè)與結(jié)業(yè)、畢業(yè)去向等方面做完整的記錄，數(shù)據(jù)來(lái)源涉及招生、教務(wù)、學(xué)生處及各院系等部門(mén)。因此。需要制定周密的收集計(jì)劃，根據(jù)學(xué)籍檔案的形成規(guī)律，采取多種形式的搜集，在搜集學(xué)籍檔案以前就要主動(dòng)搜集相關(guān)基礎(chǔ)資料，并能主動(dòng)加強(qiáng)與相關(guān)部門(mén)的聯(lián)系，及時(shí)收集到位。由于數(shù)據(jù)來(lái)源不同部門(mén)，質(zhì)量和格式難免參差不齊。因此，在收集時(shí)務(wù)必檢查，必須堅(jiān)持隨時(shí)收集，隨時(shí)登記，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)糾正，提供材料的原始數(shù)據(jù)要準(zhǔn)確無(wú)誤、真實(shí)可靠，確保歸檔材料的準(zhǔn)確性和真實(shí)性。
4 充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，提高辦公自動(dòng)化水平。高校應(yīng)為學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)代化提供一定的資金支持，配備檔案現(xiàn)代化辦公設(shè)備。如各個(gè)系的教學(xué)秘書(shū)應(yīng)配備電腦、打印機(jī)、復(fù)印件、掃描儀等。這是實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案現(xiàn)代化管理的必要的硬件條件。利用技術(shù)和設(shè)備，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案的現(xiàn)代化和自動(dòng)化，對(duì)于改革檔案管理手段、改善檔案管理?xiàng)l件、有效提供利用具有重要意義。
5 遵循學(xué)籍檔案的建檔原則。學(xué)籍檔案產(chǎn)生于教學(xué)活動(dòng)中。是人才培養(yǎng)過(guò)程的原始記錄。因此。學(xué)籍檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行教育部及地方教育行政主管部門(mén)的有關(guān)規(guī)定，對(duì)學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的學(xué)習(xí)成績(jī)、思想品德、考核記載、轉(zhuǎn)專(zhuān)業(yè)、留級(jí)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、畢業(yè)等方面作完整的記載，并按規(guī)章制度妥善保存，從而形成完整的學(xué)籍檔案。在平時(shí)的學(xué)籍檔案管理中。要按檔案規(guī)范化原則及時(shí)進(jìn)行整理。不僅要做好平時(shí)的立卷工作，還要及時(shí)歸檔，避免材料失散，確保檔案的完整。對(duì)學(xué)籍管理的內(nèi)容必須實(shí)事求是客觀的記載。不得弄虛作假，對(duì)含糊不清的問(wèn)題必須及時(shí)調(diào)查核實(shí)。只有這樣，才能做到事事記載真實(shí)，件件查之有據(jù)，真正體現(xiàn)學(xué)籍檔案的真實(shí)性和完整性。
6 做好學(xué)籍檔案信息資源的開(kāi)發(fā)工作。隨著教學(xué)改革的不斷深入，學(xué)籍檔案管理必須采取有效手段適應(yīng)和滿足現(xiàn)代化教育的需要。學(xué)籍檔案包含豐富的信息。內(nèi)容繁多，提高查準(zhǔn)率和查全率。必須運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)管理學(xué)籍檔案。首先，要做好基礎(chǔ)材料的錄用工作。其次。高校學(xué)籍管理部門(mén)應(yīng)與全國(guó)高校學(xué)歷電子注冊(cè)聯(lián)網(wǎng)，建立一個(gè)完整的學(xué)生學(xué)籍管理信息系統(tǒng)。從新生的錄取開(kāi)始。加入學(xué)生在校期間的信息管理，直到學(xué)生畢業(yè)的全部材料。貫穿學(xué)生在校期間的整個(gè)學(xué)習(xí)過(guò)程，形成一個(gè)完整的學(xué)生學(xué)籍檔案。學(xué)籍檔案記載了學(xué)生自入學(xué)到畢業(yè)整個(gè)學(xué)習(xí)生活的歷程。是學(xué)生在校期間的最真實(shí)，最可靠，最具備參考價(jià)值的資料，同時(shí)能為用人單位全面了解畢業(yè)生提供重要的憑證。具有較高的參考價(jià)值。學(xué)籍檔案不僅影響到整個(gè)學(xué)校檔案管理的完整性，更重要的是會(huì)影響到對(duì)一個(gè)人的全面了解和對(duì)人才的合理使用程度。因此，收集和利用好高校檔案，是高校檔案管理工作的重要任務(wù)，我們必須采取有效措施加快高校學(xué)籍檔案建設(shè)步伐。
關(guān)鍵詞 學(xué)籍檔案管理 電子化
高職院校的學(xué)籍檔案管理是根據(jù)國(guó)家教育行政主管部門(mén)頒布的有關(guān)法規(guī)，并結(jié)合各自學(xué)校實(shí)際所制定的具體的規(guī)章制度和實(shí)施細(xì)則。它對(duì)學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的整個(gè)過(guò)程有著至關(guān)重要的作用，能夠充分全面的反映一個(gè)學(xué)生在校期間求學(xué)質(zhì)量。它入學(xué)注冊(cè)、成績(jī)考核、紀(jì)律出勤、轉(zhuǎn)專(zhuān)業(yè)與留級(jí)，轉(zhuǎn)學(xué)，休學(xué)、復(fù)學(xué)與退學(xué)以及畢業(yè)資格的審核和相應(yīng)證書(shū)發(fā)放等都做了詳實(shí)明確的記錄和記載。因此學(xué)籍檔案管理直接關(guān)系著一個(gè)學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量和社會(huì)聲望，直接關(guān)系著一個(gè)學(xué)生的人生規(guī)劃。如何搞好學(xué)籍檔案管理工作，使其切實(shí)為教育所用，為教學(xué)服務(wù)是我們?nèi)缃袷滓接懙膯?wèn)題。
一、學(xué)籍檔案管理工作現(xiàn)狀
（一）入學(xué)教育缺失
一些學(xué)生缺乏對(duì)學(xué)籍管理的正確理解，只被動(dòng)的被學(xué)籍管理的記錄記載所約束，在臨近畢業(yè)才發(fā)現(xiàn)自己尚有缺考或不及格課程。而很多高校在新生入學(xué)后通過(guò)軍訓(xùn)、發(fā)放學(xué)生手冊(cè)、召開(kāi)主題班會(huì)等形式集中教育來(lái)介紹和引導(dǎo)學(xué)生對(duì)于學(xué)籍檔案的理解和重視。
（二）相關(guān)人員的職業(yè)道德有待提升
高校許多教師視學(xué)籍檔案管理為教學(xué)管理部門(mén)的工作職責(zé)，認(rèn)為與己無(wú)關(guān)，而同時(shí)相關(guān)部門(mén)的管理人員的責(zé)任心、事業(yè)心不強(qiáng)，不具備相應(yīng)崗位應(yīng)有的職業(yè)道德，而有的教師則對(duì)學(xué)生違紀(jì)現(xiàn)象視若不見(jiàn)，不能及時(shí)處理、上報(bào)，這些都在一定程度上影響了學(xué)校的教學(xué)秩序和教學(xué)質(zhì)量。
（三）學(xué)籍管理手段不成熟
原始的手工錄制的高校學(xué)籍檔案管理已逐步被網(wǎng)絡(luò)化的電子檔案所替代。但尚未成熟的信息管理平臺(tái)和能力有待提升的信息錄入隊(duì)伍無(wú)疑使信息檔案的工作量增加，準(zhǔn)確性低。
二、如何實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案管理水平現(xiàn)代化
（一）規(guī)范管理，樹(shù)立服務(wù)意識(shí)
建立健全規(guī)范的管理制度是搞好學(xué)籍管理工作的基礎(chǔ)，提升相關(guān)工作人員的服務(wù)意識(shí)則是提升學(xué)籍檔案管理水平的重要手段。學(xué)籍管理應(yīng)以各教學(xué)院系為主，實(shí)行分層管理。教務(wù)處工作應(yīng)轉(zhuǎn)為統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、監(jiān)督檢查等的目標(biāo)管理。隨著社會(huì)對(duì)高等院校畢業(yè)生需求的不斷發(fā)展變化以及學(xué)校自身發(fā)展需要，學(xué)籍管理應(yīng)作為圍繞學(xué)校的中心工作的輔助手段，提升服務(wù)效果，及時(shí)調(diào)整管理信息內(nèi)容，如學(xué)校招生、畢業(yè)生就業(yè)、專(zhuān)業(yè)設(shè)置和申報(bào)、教育教學(xué)管理、學(xué)生政治思想教育等，樹(shù)立“以服務(wù)為主”的觀念，進(jìn)一步增強(qiáng)服務(wù)功能，開(kāi)放學(xué)籍管理內(nèi)容和數(shù)據(jù)，提高學(xué)籍管理的效率。
（二）利用信息技術(shù)，建立網(wǎng)絡(luò)化電子檔案管理
隨著高等院校生源數(shù)量的社會(huì)性變化，隨著科學(xué)技術(shù)的時(shí)代性變化，隨著教育理念的現(xiàn)代化發(fā)展，更高效、更準(zhǔn)確的學(xué)籍管理信息系統(tǒng)呼之欲出。大量的信息數(shù)據(jù)已無(wú)法也不能夠通過(guò)人工管理來(lái)完成，應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行學(xué)籍管理，依靠校園網(wǎng)建立學(xué)籍管理信息平臺(tái)，將科學(xué)的信息管理技術(shù)引入學(xué)籍管理工作中并建立健全相應(yīng)制度、條例，使各教學(xué)部門(mén)能充分利用信息，使各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和部門(mén)及時(shí)掌握相關(guān)情況并使學(xué)生可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)直接查詢(xún)學(xué)籍信息、考試成績(jī)、課表等，從而實(shí)現(xiàn)資源共享，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍管理文件的自動(dòng)化檢索，提高學(xué)籍管理水平，使學(xué)校學(xué)籍管理走向技術(shù)化。
（三）提升人員素質(zhì)，提高學(xué)籍檔案管理水平
現(xiàn)代高等教育對(duì)學(xué)籍管理人員的素質(zhì)要求越來(lái)越高，應(yīng)加強(qiáng)學(xué)籍管理人員自身素質(zhì)建設(shè)，包括職業(yè)道德和業(yè)務(wù)水平的提高，還應(yīng)定期對(duì)學(xué)籍管理干部進(jìn)行培訓(xùn)，學(xué)習(xí)新的教育政策、法規(guī)和文件，了解掌握現(xiàn)代管理技術(shù)、方法和新形勢(shì)下的學(xué)籍管理特點(diǎn)，加強(qiáng)理論和計(jì)算機(jī)應(yīng)用等知識(shí)的學(xué)習(xí)，拓寬知識(shí)面，增強(qiáng)實(shí)際運(yùn)用和操作能力，逐步提高高校學(xué)籍管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)水平。
高等院校學(xué)籍檔案管理工作是一項(xiàng)既關(guān)乎學(xué)校發(fā)展聲望又關(guān)乎學(xué)生人生發(fā)展的重要工作，只有不斷創(chuàng)新、不斷完善、不斷提高，才能使檔案事業(yè)適應(yīng)和服務(wù)于社會(huì)，跟上當(dāng)今和未來(lái)世界發(fā)展的步伐，才能適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)環(huán)境對(duì)檔案工作的需要。從事這項(xiàng)工作應(yīng)具備廣博的科學(xué)文化知識(shí)，嫻熟的電子信息技術(shù)技能，細(xì)致的檔案工作態(tài)度以及高尚的職業(yè)道德和敬業(yè)精神。只有具備這些，才能推動(dòng)高等院校的學(xué)籍檔案工作順應(yīng)時(shí)代的步伐，不斷前行。
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作者簡(jiǎn)介：
摘要：學(xué)籍檔案時(shí)學(xué)校檔案的重要組成部分，也是學(xué)校檔案中所占數(shù)量較多的一部分，它真實(shí)的記錄了每一位學(xué)生在學(xué)校的成長(zhǎng)歷程。為此，加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理，使其發(fā)揮相應(yīng)作用，是學(xué)籍管理者應(yīng)當(dāng)思考與注重的問(wèn)題。筆者結(jié)合實(shí)際工作體會(huì)，分析現(xiàn)階段高校學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題，并就如何加強(qiáng)高校學(xué)籍檔案管理進(jìn)行探索和思考。
關(guān)鍵詞：檔案管理；高校學(xué)籍檔案；問(wèn)題；思考
學(xué)籍檔案是指學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)離校形成的大量具有查考利用價(jià)值的檔案材料，主要包括學(xué)生學(xué)籍（學(xué)年評(píng)語(yǔ)表、考試成績(jī)登記表）、學(xué)生思想政治品德考核表、畢業(yè)登記表、健康表、體育合格表等。學(xué)籍檔案也是在學(xué)校學(xué)習(xí)、實(shí)踐中形成的具有保存價(jià)值的各種人事文件材料。它不僅是學(xué)生在校期間各方面的表現(xiàn)及重要社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)記錄，而且還是反映現(xiàn)實(shí)德、智、體、美等綜合素質(zhì)以及學(xué)生家庭關(guān)系、社會(huì)關(guān)系以及經(jīng)濟(jì)狀況的重要原始材料，也是學(xué)校考察、培養(yǎng)、教育學(xué)生的第一手段，更是每個(gè)學(xué)生由學(xué)校走向社會(huì)的重要人事檔案形成的基礎(chǔ)。
近年來(lái)，隨著辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大、專(zhuān)業(yè)設(shè)置和學(xué)生人數(shù)的增加，原有的學(xué)籍管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)高校發(fā)展的需求。此外，隨著高校擴(kuò)招和畢業(yè)生就業(yè)形勢(shì)的日趨嚴(yán)峻，高校學(xué)籍檔案作用日益顯著。為此，加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理，使其發(fā)揮相應(yīng)作用，是學(xué)籍管理者應(yīng)當(dāng)思考與注重的問(wèn)題。
一、高校學(xué)籍檔案管理現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題
（一）檔案管理工作不完善，缺乏規(guī)范性。
高校學(xué)籍管理普遍沒(méi)有統(tǒng)一的、詳細(xì)的、符合實(shí)情、可以遵循的規(guī)章制度，而學(xué)籍檔案形成時(shí)間長(zhǎng)、來(lái)源分散、設(shè)計(jì)部門(mén)多、工作量大、缺少規(guī)范管理，便致使管理職責(zé)范圍不清，部門(mén)間工作人員相互協(xié)作欠缺，客觀上造成學(xué)生檔案管理的不認(rèn)真、不嚴(yán)謹(jǐn)。
檔案材料內(nèi)容空泛，不能真實(shí)反映學(xué)生綜合素質(zhì)。其集中體現(xiàn)在畢業(yè)生鑒定和平時(shí)考核方面，內(nèi)容平淡空洞，評(píng)語(yǔ)格調(diào)一致，缺乏個(gè)性特點(diǎn)。因畢業(yè)生檔案材料的內(nèi)容只記載其在校學(xué)業(yè)、成績(jī)及政治表現(xiàn)，而學(xué)生的社會(huì)活動(dòng)能力、組織創(chuàng)新能力等綜合素質(zhì)方面的材料卻沒(méi)有反映。
學(xué)籍原始檔案不完整，整理不規(guī)范。學(xué)生畢業(yè)前學(xué)籍檔案大多由學(xué)生所在班級(jí)的班主任負(fù)責(zé)填寫(xiě)、保管，個(gè)別班主任的檔案記錄不規(guī)范，有的使用圓珠筆、鉛筆填寫(xiě)，造成字跡模糊不清，不利于檔案長(zhǎng)期保存；有的未按要求填寫(xiě)，經(jīng)常出現(xiàn)缺欄少目或填錯(cuò)信息等現(xiàn)象，使學(xué)籍檔案不能準(zhǔn)確、完整地反映真實(shí)情況；由于裝訂不規(guī)范，檔案資料卷內(nèi)沒(méi)有目錄、頁(yè)碼的較多，故查找不便。
（二）學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作不夠重視。
學(xué)籍檔案發(fā)揮的作用往往是潛在的、隱性的、滯后的，容易被學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)忽視。在高等院校，檔案管理工作普遍未得到領(lǐng)導(dǎo)的重視，其檔案辦公設(shè)備陳舊、場(chǎng)地面積不足、缺乏專(zhuān)項(xiàng)業(yè)務(wù)經(jīng)費(fèi)和專(zhuān)職的檔案管理人員。
（三）檔案管理人員素質(zhì)有待提高。
高校學(xué)籍檔案管理人員整體素質(zhì)不高，主要表現(xiàn)在檔案管理隊(duì)伍結(jié)構(gòu)不優(yōu)化，人員年齡呈現(xiàn)中年化趨勢(shì)，知識(shí)層次及專(zhuān)業(yè)素質(zhì)均不夠高。檔案管理部門(mén)在學(xué)校往往屬于從屬地位各院系都沒(méi)有專(zhuān)職學(xué)生檔案管理人員，而兼職人員事情多、任務(wù)重、流動(dòng)性大，既缺乏檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)和理論素養(yǎng)，也缺乏專(zhuān)業(yè)水準(zhǔn)。檔案管理隊(duì)伍觀念陳舊，業(yè)務(wù)水平低，工作積極性不高，經(jīng)常為能及時(shí)按照檔案管理工作需求收集、整理、分類(lèi)、歸檔材料，導(dǎo)致學(xué)生檔案資料殘缺不齊。此現(xiàn)象嚴(yán)重制約學(xué)籍檔案管理工作的發(fā)展。
（四）檔案管理模式和工作方法落后。
目前，學(xué)籍檔案管理相對(duì)落后，主要表現(xiàn)在利用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用的程度有限，大多數(shù)高校學(xué)籍檔案管理模式和工作方法仍是手工操作。其未能從根本上改變檔案管理利用率底、信息涵蓋不全等問(wèn)題。然而，隨著招生規(guī)模的不斷擴(kuò)大，學(xué)術(shù)檔案數(shù)量大增，呈現(xiàn)質(zhì)量要求趨高、流動(dòng)速度加快、存放時(shí)間短、就業(yè)方式多元化、投寄單位多等問(wèn)題，傳統(tǒng)的手工管理手段已經(jīng)遠(yuǎn)不能滿足使用者的要求，而且制約著學(xué)生檔案管理的發(fā)展。即便輔助以計(jì)算機(jī)管理，也僅限于學(xué)生基本信息及簡(jiǎn)單檢索查詢(xún)事物，未能充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)管理效能，達(dá)不到無(wú)紙化電子檔案、圖像、聲音、文字三位一體的立體化檔案效果，也談不上建立起檔案信息管理系統(tǒng)。
（五）學(xué)籍檔案的開(kāi)發(fā)利用不夠，缺乏后續(xù)管理。
許多高校沒(méi)有制定學(xué)籍檔案管理工作實(shí)施細(xì)則，不利于學(xué)生檔案的整理和長(zhǎng)期保管，故降低了其憑證作用和有效開(kāi)發(fā)利用。學(xué)校相關(guān)部門(mén)宣傳力度不到位，加之高校學(xué)生檔案意識(shí)薄弱，致使學(xué)籍檔案管理出現(xiàn)諸多問(wèn)題，學(xué)生“棄檔”現(xiàn)象突出。
檔案管理部門(mén)和檔案管理工作者對(duì)檔案管理工作缺乏足夠認(rèn)識(shí)和了解，缺乏后續(xù)管理。很多高校學(xué)籍檔案的管理僅僅停留在簡(jiǎn)單的收集、整理、歸檔，未真正對(duì)檔案信息進(jìn)行深加工，也未能更好地為教學(xué)管理、領(lǐng)導(dǎo)決策、學(xué)生就業(yè)服務(wù)。由于受到學(xué)籍檔案管理保密性及工作效率的制約，檔案的利用局限在一個(gè)較小的范圍內(nèi)，其中查詢(xún)方法落后、查詢(xún)手續(xù)繁瑣、查詢(xún)面較窄等問(wèn)題。嚴(yán)重影響了學(xué)籍檔案的利用效益。
二、如何加強(qiáng)高校學(xué)籍檔案管理
（一）建立完善規(guī)范的檔案管理制度，注重檔案質(zhì)量管理。
職能部門(mén)應(yīng)建立健全收集整理、檢查核對(duì)、鑒別歸檔、保密管理、傳遞送交和管理職責(zé)等各項(xiàng)規(guī)章制度，做到有章可循、有據(jù)可依、照章辦事；主管部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)協(xié)調(diào)，切實(shí)改變各部門(mén)各自為政、各行其是的局面，從而使學(xué)籍檔案工作規(guī)章制度與其他管理制度一樣得到貫徹執(zhí)行。
以科學(xué)方法為手段，充分發(fā)揮科學(xué)管理和專(zhuān)業(yè)技術(shù)的作用，建立一套貫穿于檔案形成全過(guò)程的質(zhì)量保障體系，從而保證高質(zhì)量的檔案。使檔案管理工作得到完善，并具有規(guī)范性；樹(shù)立檔案意識(shí)，不斷提高檔案人員素質(zhì)，加強(qiáng)管理，完善規(guī)章制度，從而完善檔案管理工作。
（二）提高檔案意識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)其的重視力度。
學(xué)籍檔案的管理是高校管理的重要組成部分，學(xué)籍檔案的質(zhì)量直接反映了學(xué)校的管理水平，領(lǐng)導(dǎo)重視是學(xué)籍檔案規(guī)劃管理的關(guān)鍵。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的檔案質(zhì)量意識(shí)最為關(guān)鍵，領(lǐng)導(dǎo)必須提高意識(shí)，轉(zhuǎn)變觀念，認(rèn)清檔案管理的重要性。重視檔案數(shù)字化的大勢(shì)所趨，高度重視檔案網(wǎng)絡(luò)信息化、數(shù)字化建設(shè)，以較高的工作質(zhì)量來(lái)促進(jìn)檔案質(zhì)量。各級(jí)黨政管理部門(mén)和教學(xué)系管理部門(mén)都必須牢固樹(shù)立質(zhì)量意識(shí)，都得提高對(duì)學(xué)籍檔案重要性的認(rèn)識(shí)，并做好對(duì)下級(jí)工作人員的工作指導(dǎo)。
（三）加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)。
重視檔案干部隊(duì)伍建設(shè)，使隊(duì)伍結(jié)構(gòu)不斷優(yōu)化，建立一支科學(xué)、優(yōu)化、穩(wěn)定的檔案管理隊(duì)伍。為檔案管理人員創(chuàng)造提高業(yè)務(wù)水平和專(zhuān)業(yè)能力的平臺(tái)。形成由學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)分管、校辦主任主管、專(zhuān)職檔案人員負(fù)責(zé)、兼職檔案人員配合的檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系，為學(xué)校檔案工作的正常開(kāi)展提供可靠的組織保障。
組織開(kāi)展相關(guān)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)術(shù)交流活動(dòng)，使檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平、工作效率和運(yùn)用現(xiàn)代化設(shè)備的技能全面提升。
建立相應(yīng)的崗位責(zé)任制，與考核制度相互制約，形成“目標(biāo)管理”的公共環(huán)境。務(wù)必保持檔案管理隊(duì)伍的相對(duì)穩(wěn)定，充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員的積極性、能動(dòng)性、創(chuàng)造性，從而促進(jìn)檔案工作與學(xué)校各項(xiàng)工作的協(xié)調(diào)發(fā)展，更好地為學(xué)生就業(yè)服務(wù)。
（四）健全檔案信息管理體系。
隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，人事檔案管理制度改革的不斷深入，傳統(tǒng)的手工管理方式已經(jīng)不能滿足信息時(shí)代的要求，傳統(tǒng)的管理模式和手工方法將被打破。提出科學(xué)、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的操作方式，并統(tǒng)一工作標(biāo)準(zhǔn)。使檔案部門(mén)與有關(guān)部門(mén)密切配合，在一定程度上實(shí)現(xiàn)檔案工作和學(xué)校主要職能活動(dòng)的同步管理，多途徑的嘗試信息分類(lèi)的實(shí)踐，務(wù)實(shí)檔案工作實(shí)踐的檔案分類(lèi)方案。
學(xué)籍檔案管理應(yīng)實(shí)施“兩步走”戰(zhàn)略：一是紙質(zhì)個(gè)人檔案，二是電子檔案。并建立檔案信息管理體系，以電子檔案庫(kù)為基礎(chǔ)，在新生入學(xué)時(shí)就建立一個(gè)有著個(gè)人詳細(xì)資料的電子檔案庫(kù)，隨著檔案材內(nèi)容的增加而增加。檔案管理人員要做好檔案信息資源的收集和保管，還要了解用人單位的要求，擴(kuò)大服務(wù)內(nèi)容，利用信息技術(shù)全方位地向用人單位展示畢業(yè)生資源，樹(shù)立學(xué)習(xí)良好的形象，建立起一套科學(xué)、高效的學(xué)生檔案管理體系。其中，以信息技術(shù)廣泛應(yīng)用為主導(dǎo)，檔案信息資源建設(shè)為核心，信息網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，信息人才為依托，檔案信息法規(guī)、政策、標(biāo)準(zhǔn)為保障。
（五）開(kāi)發(fā)利用信息資源，引入現(xiàn)代化手段，做好后續(xù)管理。
檔案部門(mén)應(yīng)積極探索利用途徑，不斷豐富檢索工具，圍繞學(xué)校的中心工作和重點(diǎn)任務(wù)，分析檔案需求信息，突出主動(dòng)服務(wù)的特色。
利用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，對(duì)數(shù)據(jù)繁雜、表格規(guī)格多樣、內(nèi)容涵蓋量大等這些材料進(jìn)行電腦管理，務(wù)實(shí)檔案部門(mén)現(xiàn)代管理；依托現(xiàn)代技術(shù)，制備出多層次檔案研編成果，力求滿足利用者的需求，深化檔案研編的層次；在辦公自動(dòng)化的條件下，教學(xué)部門(mén)定期對(duì)在校生成績(jī)進(jìn)行計(jì)算機(jī)著錄，待學(xué)生畢業(yè)后形成一份完整地紙質(zhì)材料交給檔案部門(mén)，檔案部門(mén)做好后續(xù)管理；提高檔案使用效率，使傳遞快捷成功。檔案部門(mén)要建立一套完善的管理系統(tǒng)，畢業(yè)生畢業(yè)材料必須全部輸入進(jìn)去，使其作用得以真正發(fā)揮。
（六）增強(qiáng)意識(shí)，努力提升自身綜合素質(zhì)。
首先，檔案管理人員應(yīng)樹(shù)立現(xiàn)代管理意識(shí)。第一，要樹(shù)立檔案意識(shí)。高校學(xué)籍檔案管理工作是一項(xiàng)服務(wù)性很強(qiáng)的工作，為學(xué)校的教學(xué)工作和學(xué)生服務(wù)。故檔案管理人員必須樹(shù)立檔案意識(shí)，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強(qiáng)學(xué)生的檔案意識(shí)。第二，要增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)。積極主動(dòng)地與有關(guān)部門(mén)和教研室聯(lián)系，踏實(shí)、認(rèn)真地做好本職工作，端正服務(wù)態(tài)度。要善于與人交流，建立良好的人際關(guān)系，并且具有靈活的社會(huì)交往能力和巧妙的協(xié)調(diào)能力、快速的溝通能力以及對(duì)環(huán)境的適應(yīng)能力等。第三，要樹(shù)立法律意識(shí)。學(xué)籍檔案管理也是一項(xiàng)政策性很強(qiáng)的工作，必須按照國(guó)家的有關(guān)法規(guī)定進(jìn)行管理。檔案管理人員要樹(shù)立較強(qiáng)的法律意識(shí)，努力學(xué)校《檔案法》及國(guó)家有關(guān)學(xué)歷、學(xué)籍管理方面的法律知識(shí)和學(xué)校的規(guī)章制度。同時(shí)，檔案管理人員不但要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度和良好的服務(wù)意識(shí)，而且要有高度的責(zé)任心和較強(qiáng)的綜合能力。
其次，檔案管理人員應(yīng)具備過(guò)硬的業(yè)務(wù)素質(zhì)。學(xué)籍檔案管理工作是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性很強(qiáng)的工作，故管理人員必須熟悉業(yè)務(wù)，工作才能得心應(yīng)手，管理人員才能做到心中有數(shù)，才能及時(shí)有效地做好工作。同時(shí)，管理人員要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)和開(kāi)拓創(chuàng)新的精神。不能憑個(gè)人主觀意愿、憑工作經(jīng)驗(yàn)辦事，更不能感情用事，還要有勇于開(kāi)拓創(chuàng)新的精神，積極專(zhuān)研業(yè)務(wù)，在工作中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并解決問(wèn)題，此外，管理人員要熟練使用計(jì)算機(jī)，提高工作效率，從而能夠十分便捷地統(tǒng)計(jì)、查詢(xún)、檢索學(xué)生學(xué)籍的各類(lèi)信息，務(wù)實(shí)管理工作的科學(xué)性和時(shí)效性。
總之，學(xué)籍檔案是學(xué)校檔案管理工作的一個(gè)重要組成部分，而檔案質(zhì)量是檔案的生命線，故做好檔案質(zhì)量具有深遠(yuǎn)的作用。我們每個(gè)從事檔案工作的人員必須樹(shù)立檔案全面質(zhì)量管理的思想，并且具備過(guò)硬的自身素質(zhì)，從而使檔案質(zhì)量不斷提高，務(wù)實(shí)檔案管理工作。
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