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Mr Lu
Huazhong University of Science and Technology
Luoyu Road
Hubei
March 21, 20xx
Wilson Wang
School of Public Administration
Peking University
102 Boai Road
Beijing 100080
Dear Wilson Wang:
I have received your letter dated March 20, 2017,inviting me to attend the Academic Contbrence on Land institution Reform and Innovation during Urbanization to be held in Peking University in Beijing April 1-3, 2017.Thankyou for your invitation.
I am pleased to accept your invitation and attend the Contbrence on time.
Yours sincerely,
學術會議英文邀請函范文二
Dear XX,
On behalf of the XXXXX, I would be very pleased to invite you to attend a conference of the forthcoming 1st Opportunity and Challenge XXXXX to be held in XXXUniversity, China, from December 19 to December 30, 2011.
As we all know, Google is one of the top corporations around the world in Computer Science, and the biggest Internet search service provider. At the same time, Googles products are also famous and popular in Music, Society Network, and Smartphone Operating System et al. You are an internationally acclaimed scholar and businessman assuredly. Your research on distributed software service and parallel computation is widely used in Computer Science. Your participation will be among the highlights of the conference.
We sincerely hope that you could accept our invitation. As you know, this is the 1st held of OCCSG and we plan to make it a truly international meeting. We have accepted many papers from several disciplines.
If you can come, please let us know as soon as possible, since wehave to prepare the final program soon. We are looking forward to your acceptance.
Sincerely yours,
XXXX
XXXXXXX
學術會議英文邀請函范文三
Dear Ms Wang:
I have the great pleasure, on behalf of the International Conference on Medical Biometrics organization, of inviting you to contribute to the symposium on Medical device technologies, Medical data processing and management, Medical Pattern Recognition, Medical biometric systems and applications to be held in Shenzhen, between 30th May and 1th June 20XX.
We would like to invite you to submit a manuscript to the International Conference on Medical imaging devices, Medical information retrieval, Biometric technologies, Feature matching and classification, Computer-aided diagnosis and Other applications. The idea is to present originally contributed research, review, and short communication articles in the field of Medical Biometrics. Deadline for submissions would be April 3, 20XX. Kindly submit your manuscripts as an E-mail attachment at .寫作模板
I will be looking forward to your favorable reply.
邀請函發放成功與否是學術會議是否成功的關鍵，即使會議內容再好，請的講者再權威，如果邀請不到重點客戶，這場會議就達不到預期的效果。
發邀請函看似是個很簡單的事情，似乎只是從代表手里遞到客戶手里如此簡單的動作。但是我相信絕大多數人新人第一次遞邀請函不會很成功，因為我也犯過同樣的錯誤，一上來直接就遞上邀請函，說“X主任，您好，我們公司在XX時候有場關于XX的學術會議，您有時間嗎？”沒有探尋客戶的需求，沒有放大客戶的利益，沒有炒作會議主題，除非你和主任客情關系非常好，不然多半就以各種理由推脫，或者就是當面答應，你走后隨手往抽屜里一扔，忘到九霄云外。所以說這是失敗的邀請。再說了，如今產品學術會議多的使人眼花繚亂，主任即使要參加會議，他又憑什么就會參加你們公司的會呢？筆者以為在處方藥學術推廣的營銷方式里，如何專業有效的發放邀請函是至關重要第一步。
專業的邀請函發放應該包括6個步驟：1、拜訪計劃2、引導交談3、炒作會議講者及講課內容4、處理異議5、到會的確認6、跟進。下面筆者就用一個實例來加以說明。背景是XX公司要舉辦一次關于偏頭痛的治療與預防以及該公司產品某藥品在偏頭痛中的治療經驗交流的學術會議，大會主席是XX醫院的W教授，邀請的講者是山東XX醫院A教授，時間是下周六下午兩點。邀請對象是市級某三甲醫院神經內科主任。
1，首先是炒作會議主題，這是需要做訪前計劃的，這個計劃應該是圍繞此次的學術會議主題所準備的，比如我們此次舉辦的是偏頭痛的規范治療學術會議，所以我們應當去了解目前醫生是否有比較系統規范的治療指南及流程。初步判定他所感興趣的話題，來炒作會議主題，讓他看到此次學術會議所能帶給他的利益。這是價值利益銷售的關鍵。其次請記住主任的時間是很寶貴的，所以你要在見面后最短的并且最合適的時間內將自己的拜訪目的表述清楚，以至于不會讓客戶覺得你是在浪費他的時間。
“主任，您好！我是XX公司的小張，負責XX產品的，不知道您還有印象沒？”
“哦，知道的，你有什么事嗎？”
“我剛看門診上患者還挺多的，偏頭痛患者占了不少。您看您是這方面的專家，您一定在偏頭痛的治療上有自己很多經驗，我今天是想就偏頭痛的規范治療和您做個探討，耽誤您5分鐘您看可以嗎？”
“偏頭痛是吧？行，你坐。”
2，因為這里所用的是一個相關疾病問題所做的開場白，所以80%是可以得到允許的，接著就要開始引導交談，探尋。我們可以運用引導交談探尋技巧識別客戶的需求，并通過開放式及封閉式提問漏斗般的得出真正的需求，并放大及確認引起他的重視。
“謝謝主任，您所遇到的偏頭痛的患者應該是不計其數了吧，那么偏頭痛對患者的生活，家庭造成了怎樣的困擾呢？”
“偏頭痛是一種常見病，多發病，對社會經濟和患者生活都造成比較嚴重的影響，發病輕重不一啊，輕則影響正常工作生活，重則生活不能自理，并且最近兩年確實有調查說偏頭痛患者在逐漸增加，可能跟環境和壓力也有很大關系。”
“那偏頭痛就患者本身而言會導致什么樣的后果呢？”
“那并發癥多哦，像什么小腦梗死，腦白質病變，并且還有增加發生腦卒中及不穩定心絞痛的風險。”
“也就是說偏頭痛不僅僅只是頭痛，而是可以帶來那么多不堪設想的隱患及后果，是嗎？“
“確實是這樣的。”
“如果有很好的治療方案為患者進行系統的規范的治療，能夠緩解乃至改善癥狀，那么對患者來說可是對工作，生活，家庭都有了很大的幫助。那么您在這方面是專家，您是如何治療偏頭痛的呢？”
“偏頭痛的治愈確實能為患者帶來很大的變化，但是現在并沒有一個系統的規范治療方案，大家都是經驗性治療，根據偏頭痛的類型啊，癥狀啊進行對癥治療，也很復雜，所以治愈率也不是很高。”
“也就是說，我們現在是缺乏一套規范的系統的治療方案，如果有的話是對您和患者來說是能幫助解決當前很多問題的，是非常有價值的，對嗎？”
“是的。”
3，上面已經確認出客戶的真正需求，“一個系統的規范的治療偏頭痛方案”。這時候時機成熟，我們就可以立馬亮劍----亮出我們能滿足他需求的學術會議的邀請函。
“像您剛說到的這個問題，其他醫院的老師確實也都存在，也令很多老師真的是頭疼。我們為了推動湖北地區在治療偏頭痛領域發展，更好的加強學術交流，所以特別邀請了XX醫院的A教授來做偏頭痛的報告，交流偏頭痛的診斷與防治專家共識，這是會議邀請函，剛好能為您在偏頭痛治療上帶來一些新的學術信息。”
“哦，邀請的A教授是吧？”
“是的，A教授是中華醫學會神經內科專業委員會的副主任委員，曾經還在美國XXX醫院神經內科工作過，是《中華內科雜志》《臨床神經病學雜志》等多本醫學雜志的編委，也主編了多本著作。您應該知道他吧？”
4，當你做好了鋪墊工作已經遞上了邀請函時，客戶多半會拋出異議，這個異議可能是客戶真實擔心的問題，也可能只是拒絕的托辭，所以我們應該按照處理異議的4步法則來進行處理。澄清--回答--核實--延續
“恩，A教授我知道，看過他的一些文章，還不錯，是什么時候？”
“是的，A教授發表的很多關于神經內科學的文章都得了不少獎項。會議時間是下周六下午2點，因為考慮到各位老師周六一般下午有時間，所以特意安排在這個時候，并且提前一周來邀請，您也好安排時間。”
“那好吧，到時候有時間沒有別的安排我會去的。”
5，其實到這里事情還沒有敲定，他并沒有和你達成協議，只是敷衍的說沒別的安排是會去的。所以接下來我們的到會確認是非常重要的。
“不知道您對會議還有沒有什么其他的擔憂？”
“A教授的會以前我沒有參加過，文章寫的可以，但不知道講的怎么樣，本來這段時間醫院就比較忙！”
“我理解您的擔心，畢竟您的時間是很寶貴的，如果在一場毫無意義的會議上浪費幾個小時是非常不值得的。而且主任您放心，公司特別注重此次會議，我們還特別邀請了湖北XX醫院的W教授做大會主席，我們去邀請的時候，W教授聽說是請A教授來講，立馬就答應了，因為他聽過A教授的課，講的非常好。加上我們所邀請的嘉賓全部是湖北地區神經內科的主任專家，是絕對保證會議質量的。您在神經內科界也是很有聲譽的，您也可以將您在這方面的治療經驗分享給其他老師。所以說這次會議對您和對其他專家都是很有價值的。”
“下周六下午2點半是吧？好的。我會去的。”
“那您看我下周五早上再給您打個電話提醒下，怕您到時候事情一多給忘了時間，周六中午1點30我到您家樓下接您。您看可以嗎？”
“那行，你直接到醫院來接我吧，我早上還在醫院上班。”
“好的，那我就不耽誤您了，主任再見！”
“再見！”
學術會議邀請函模板一
尊敬的各位專家學者：
您好!
第一屆能源、環境與發展學術會議擬定于2011年1月22日-23日在濟南青龍山莊舉行，會議由濟南大學主辦，由臺灣逢甲大學、臺灣淡江大學提供學術支持，由山東省城市發展研究基地等聯合承辦。
本次會議經xxxxx出版社特許，所有收錄論文將在國際著名刊物xxxxx 發表。本次會議主題涉及國際國內能源發展、環境保護以及循環經濟、低碳經濟等問題。本次會議對濟南市的所有參會者免費，特邀請您參加本次會議。敬請光臨!
聯系電話：xxxxxxxxxxxxxx;
聯系人：xxxxxx.
非常感謝您對我們工作的支持!
學術會議邀請函模板二
尊敬的主任：
為促進揚州康復事業的發展，加強揚州康復醫學領域與外界的學術交流，了解國內外康復醫學領域的最新進展，現定于5月28日下午在揚州京華大酒店舉辦大型學術交流會，屆時將邀請香港大學東華醫院康復科主任李常威教授、美國西北大學附屬醫院康復治療師楊蕭莉莉、香港東華醫院康復治療師賀玉麗、香港那打素醫院康復科護師董玉華等多名康復醫學領域專家到現場進行康復學術知識交流。
我們真誠地邀請您參加!
具體會議相關事宜如下：
一、 會議時間：2012年5月28日下午2點30分
二、 會議地點：京華大酒店三樓京華廳(文昌中路559號)
三、 會議主題：中風的康復治療
四、 主講內容：
李 常 威：中風后肌肉攣縮的治療
楊蕭莉莉：偏癱的物理治療
賀 玉 麗：吸入性肺炎的治療
董 玉 華：中風后的護理
五、 本次學術會議免收會務費，市衛生局和揚州市醫學會將授予其繼續教育學分_2_分。
六、 參會聯系人
聯系人：陸小姐
聯系方式：13912120737
揚州市頤和康復醫院
2012年5月17日
會議邀請函格式
一、寄信人地址、日期。
二、收信人及其地址。
三、尊稱：Dear X X X.
專業的邀請函發放應該包括6個步驟：1、拜訪計劃2、引導交談3、炒作會議講者及講課內容4、處理異議5、到會的確認6、跟進。下面筆者就用一個實例來加以說明。背景是XX公司要舉辦一次關于偏頭痛的治療與預防以及該公司產品某藥品在偏頭痛中的治療經驗交流的學術會議，大會主席是XX醫院的W教授，邀請的講者是山東XX醫院A教授，時間是下周六下午兩點。邀請對象是市級某三甲醫院神經內科主任。
1，首先是炒作會議主題，這是需要做訪前計劃的，這個計劃應該是圍繞此次的學術會議主題所準備的，比如我們此次舉辦的是偏頭痛的規范治療學術會議，所以我們應當去了解目前醫生是否有比較系統規范的治療指南及流程。初步判定他所感興趣的話題，來炒作會議主題，讓他看到此次學術會議所能帶給他的利益。這是價值利益銷售的關鍵。其次請記住主任的時間是很寶貴的，所以你要在見面后最短的并且最合適的時間內將自己的拜訪目的表述清楚，以至于不會讓客戶覺得你是在浪費他的時間。
“主任，您好！我是XX公司的小左，負責XX產品的，不知道您還有印象沒？”
“哦，知道的，你有什么事嗎？”
“我剛看門診上患者還挺多的，偏頭痛患者占了不少。您看您是這方面的專家，您一定在偏頭痛的治療上有自己很多經驗，我今天是想就偏頭痛的規范治療和您做個探討，耽誤您5分鐘您看可以嗎？”
“偏頭痛是吧？行，你坐。”
2，因為這里所用的是一個相關疾病問題所做的開場白，所以80%是可以得到允許的，接著就要開始引導交談，探尋。我們可以運用引導交談探尋技巧識別客戶的需求，并通過開放式及封閉式提問漏斗般的得出真正的需求，并放大及確認引起他的重視。
“謝謝主任，您所遇到的偏頭痛的患者應該是不計其數了吧，那么偏頭痛對患者的生活，家庭造成了怎樣的困擾呢？”
“偏頭痛是一種常見病，多發病，對社會經濟和患者生活都造成比較嚴重的影響，發病輕重不一啊，輕則影響正常工作生活，重則生活不能自理，并且最近兩年確實有調查說偏頭痛患者在逐漸增加，可能跟環境和壓力也有很大關系。”
“那偏頭痛就患者本身而言會導致什么樣的后果呢？”
“那并發癥多哦，像什么小腦梗死，腦白質病變，并且還有增加發生腦卒中及不穩定心絞痛的風險。”
“也就是說偏頭痛不僅僅只是頭痛，而是可以帶來那么多不堪設想的隱患及后果，是嗎？“
“確實是這樣的。”
“如果有很好的治療方案為患者進行系統的規范的治療，能夠緩解乃至改善癥狀，那么對患者來說可是對工作，生活，家庭都有了很大的幫助。那么您在這方面是專家，您是如何治療偏頭痛的呢？”
“偏頭痛的治愈確實能為患者帶來很大的變化，但是現在并沒有一個系統的規范治療方案，大家都是經驗性治療，根據偏頭痛的類型啊，癥狀啊進行對癥治療，也很復雜，所以治愈率也不是很高。”
“也就是說，我們現在是缺乏一套規范的系統的治療方案，如果有的話是對您和患者來說是能幫助解決當前很多問題的，是非常有價值的，對嗎？”
“是的。”
3，上面已經確認出客戶的真正需求，“一個系統的規范的治療偏頭痛方案”。這時候時機成熟，我們就可以立馬亮劍----亮出我們能滿足他需求的學術會議的邀請函。
“像您剛說到的這個問題，其他醫院的老師確實也都存在，也令很多老師真的是頭疼。我們為了推動湖北地區在治療偏頭痛領域發展，更好的加強學術交流，所以特別邀請了XX醫院的A教授來做偏頭痛的報告，交流偏頭痛的診斷與防治專家共識，這是會議邀請函，剛好能為您在偏頭痛治療上帶來一些新的學術信息。”
“哦，邀請的A教授是吧？”
“是的，A教授是中華醫學會神經內科專業委員會的副主任委員，曾經還在美國XXX醫院神經內科工作過，是《中華內科雜志》《臨床神經病學雜志》等多本醫學雜志的編委，也主編了多本著作。您應該知道他吧？”
4，當你做好了鋪墊工作已經遞上了邀請函時，客戶多半會拋出異議，這個異議可能是客戶真實擔心的問題，也可能只是拒絕的托辭，所以我們應該按照處理異議的4步法則來進行處理。澄清--回答--核實--延續
“恩，A教授我知道，看過他的一些文章，還不錯，是什么時候？”
“是的，A教授發表的很多關于神經內科學的文章都得了不少獎項。會議時間是下周六下午2點，因為考慮到各位老師周六一般下午有時間，所以特意安排在這個時候，并且提前一周來邀請，您也好安排時間。”
“那好吧，到時候有時間沒有別的安排我會去的。”
5，其實到這里事情還沒有敲定，他并沒有和你達成協議，只是敷衍的說沒別的安排是會去的。所以接下來我們的到會確認是非常重要的。
“不知道您對會議還有沒有什么其他的擔憂？”
“A教授的會以前我沒有參加過，文章寫的可以，但不知道講的怎么樣，本來這段時間醫院就比較忙！”
“我理解您的擔心，畢竟您的時間是很寶貴的，如果在一場毫無意義的會議上浪費幾個小時是非常不值得的。而且主任您放心，公司特別注重此次會議，我們還特別邀請了湖北XX醫院的W教授做大會主席，我們去邀請的時候，W教授聽說是請A教授來講，立馬就答應了，因為他聽過A教授的課，講的非常好。加上我們所邀請的嘉賓全部是湖北地區神經內科的主任專家，是絕對保證會議質量的。您在神經內科界也是很有聲譽的，您也可以將您在這方面的治療經驗分享給其他老師。所以說這次會議對您和對其他專家都是很有價值的。”
“下周六下午2點半是吧？好的。我會去的。”
“那您看我下周五早上再給您打個電話提醒下，怕您到時候事情一多給忘了時間，周六中午1點30我到您家樓下接您。您看可以嗎？”
“那行，你直接到醫院來接我吧，我早上還在醫院上班。”
“好的，那我就不耽誤您了，主任再見！”
“再見！”
6，邀請函是很成功的發送出去了，接下來所承諾的跟進也是不可缺少的環節。
隨著中國科研能力和水平的提高，越來越多的大型國際學術會議將在中國召開。它們的成功舉辦不僅交流了該領域國際前沿的最新進展，更好的促進了學術交流與合作，而且對提升我國該學科在國際上的知名度和影響力具有重要的作用和意義。近些年來，陸續發表了一些對國際學術會議的總結，但現代科技為人們生活方式帶來的巨大變革，對傳統的基于人工方式的邀請報告人管理、注冊、投稿、審稿等會務工作提出了嚴峻的挑戰。此外，相比于中小型國際學術會議，大型國際學術會議的籌備周期更長、管理更為復雜、需要建立全面地、系統地、科學地組織管理體系。本文試圖從節省人工和時間成本出發，尋找保障信息的準確性、實時性的有效途徑，建立通用的大型國際學術會議的組織管理體系（圖1）。
大型國際學術會議的籌備應至少在會議召開時間的前一年半或更長時間。主要包含兩大方面的工作（圖2）：學術部分和會務部分，分別由學術組和會務組完成。學術部分是國際學術會議的關鍵，直接決定了會議的學術水平以及大會是否可以按日程順利舉行；會務部分的所有工作都將圍繞學術部分而展開，為學術部分服務。
一、學術部分工作
1.確定和發出邀請報告（Speaker）
會議邀請報告（Speaker）通常包括以下幾類：Plenary Speaker、Keynote Speaker、 Invited Speaker以及Oral Speaker。秘書處學術組工作人員受主席的委托，承擔發送邀請函的具體工作，并記錄和統計他們的回復情況、特別要求等各種相關信息。
在目前的國際學術會議中，邀請報告人的數量可能會達到參會人員的30%或更多。且報告人的邀請類別更改、信息更改、回復狀態更改、暫時不確定等因素繁多，因此建立“邀請報告人數據庫”是極其必要的，可以保證信息數據的唯一性、準確性和實時性。數據庫中的關鍵字段應包括：姓名、學校（國家）、Email、邀請類別（Plenary、Keynote、Invited、Oral）、邀請函發送狀態（已發送/未發送）、回復狀態（接受/拒絕/暫時無法確定）、變更情況（類別變更/回復狀態變更/信息變更）、報告題目、個人主頁、注冊狀態（已注冊/未注冊）、日程要求、備注等信息。將“邀請報告人數據庫”作為會議網站后臺數據庫的一部分，不僅可以實時更新網站上邀請人的信息、實時掌握他們的注冊情況、避免傳統人工方式產生的延遲、反復較對和疏漏、保證數據的準確性和唯一性，而且方便注冊系統中對各類邀請報告人費用減免的設計，從而節省大量的時間和人工成本。
2.會議日程和會議手冊
會議日程（Scientific Program）是整個國際學術會議的核心，主要包括：大會、分會的整體時間安排、分會場數及各分會場的議題（Topics）；各類報告的時間長度、報告人（Speaker）的安排和報告題目；主持人（Chair）的安排；開幕式和閉幕式的安排。組委會根據報告人的學術研究領域，結合各分會場的議題，全局把握、合理的編排整個會議的日程。會議日程編排初步完成后，還需要對整體安排的邏輯性和沖突性進行檢查，如檢查姓名、類別、時間安排、同時擔任Speaker和Chair的時間是否沖突等。
大型國際學術會議中，常見報告人或主持人因故臨時取消參會，會務組需要提前做好預案。一個很好的方法是建立口頭報告儲備制度（Oral lecture reserve），事先向具有口頭報告意愿的參會人發放邀請，建立報告候補人數據庫，并依據現在通訊技術（如email、推特群或微信群等）及在會場的通知欄中將會場缺省的報告信息及時，對會議程序進行實時的調整安排。
會議日程是會議手冊的核心，需要集結會務組全體工作人員合力完成。會議手冊中，除詳細的會議日程安排、Poster Presentations之外，還包含組委會主席的歡迎辭、組委會&秘書處信息、主辦&承辦單位介紹、贊助商介紹以及會議期間的通用信息（如會場地圖、住宿、交通、天氣、信息臺、旅游、網絡、電信）等。會議手冊應至少在會前半個月修訂和校對完畢，以保證會議手冊有充足的印刷時間。對于會議程序的變動，及時在網上和大會的通知欄進行公布，讓每一位參會人都能及時了解程序的調整情況。
3.投稿/審稿和摘要（或論文）手冊制作
為保證摘要集（或論文集）格式的統一，組委會需要制作摘要模板提供給所有參會者。參會者根據所要求的格式在“會議投稿/審稿系統”中提交摘要。在注冊中后期，組委會組織專家對投稿進行評審，決定是否接收以及哪些被選為“口頭報告”（Oral）。為方便專家的評審，“會議投稿/審稿系統”包括在線評審和線下評審兩種方式。在線評審為實時發送摘要（或論文）的評審意見和錄用狀態提供了可能性；線下評審則需要學術組工作人員將投稿批量導出發送給專家，再將最終評審意見錄入到“會議投稿/審稿系統”中。
會議通知一般為三輪，此外還有可能發送注冊延期通知和摘要延期通知。會議第一輪通知，相對比較簡潔，包含會議的介紹、歡迎辭、召開的時間、地點、議題、組委會和秘書處成員、聯系方式、注冊信息及方式、投稿的格式要求及方式、已確定的Speaker名單以及通用信息等。會議第二輪通知，除在第一輪通知基礎上完善相關信息之外，還需補充會議的初步日程和重要的時間節點，增加衛星會、贊助商的相關信息。會議第三輪通知，即最后一輪通知，應至少在會前一至兩個月發出，便于參會者了解到會議最終的詳細安排，包括各類報告的時間長度、POSTER板的尺寸、詳細的日程安排、各分會場的議題等。每個國際學術會議的各輪通知都會因其具體情況而有所不同，所包含的內容也并不是固定不變的。
5.大會邀請函
大會邀請函分為參會邀請函和簽證邀請函兩類。參會邀請函是指以大會主席和組委會之名向會議參加人發出的邀請函，包括普通邀請函和報告邀請函兩種。而簽證邀請函是指由會務承辦單位提供給國外參會者用于協助辦理來華簽證的邀請函，也分為兩種：普通簽證邀請函，即由主辦單位蓋章簽發的包括了參會人所需簽證信息的邀請信件。被授權單位邀請函（Invitation Letter of Duly Authorized Unit）。對于少數國家，申請中國簽證必須持有被授權單位邀請函。辦理被授權單位邀請函需要每位申請者提供他的個人簡歷、護照掃描件和行程安排說明。由秘書處工作人員對材料進行審查和身份核實無誤后，填寫申請表和呈報上級相關部門進行審批。
6.獎項設置和評選
大型國際學術會議通常會設置一些獎項，如“Best Poster Award”、為支持學生參會的“Travel Grant Award”等。近些年來，從Student Poster中選出的Slam Poster很受歡迎，選中的學生有機會在大會上做3分鐘左右的演講，增進了學術交流，并提高了學生參會的積極性。為此，大會還會設置“Best Slam Poster Award”。此外，根據贊助商的支持，還有可能設置其它獎項。
二、會務部分工作
由秘書處會務組承擔的“會務部分工作”是“學術部分工作”的服務支撐。財務、網站、設計制作（圖3）、會場&酒店、贊助和其它（旅游、交通、餐飲、物資等）構建起會務服務的六大保障體系。任一方面的差錯或疏忽都可能造成不良的國際影響。
國際學術會議的財務預算涉及到收入和支出。會議收入一般來源于注冊費、贊助費和基金項目支持等；會議支出一般用于會場（場租、設備等）、住宿、餐飲、交通、安保、印刷、設計制作、人員費、網站、稅費等。組委會需預估參會人數，合理做出財務預算，以確保收支平衡，從而保障會議的順利進行。
優秀會議的邀請函范文一尊敬的朋友：
你好!
團贊助專注于對校園文化的打造和傳播，始終關注于當代大學生個人創意、社團活動及大型校園賽事等多元文化，始終致力于塑造良好的校園文化氛圍、孵化有生命力的原創文化、推進積極向上的文化力量，我們對這些文化進行整合并使之能補充、豐富并構成多彩生姿的新校園文化。
XX網作為天津高校第一門戶網站，擁有10萬實名制在校大學生會員，通過為會員提供兼職、購物、學習、娛樂、交友、創業及就業等七大服務，建立了一個黏性很強的XX會員社區，信任基礎良好，強互動性的XX會員成為XX推廣服務企業客戶最優質的人群基礎。
在龐大的會員服務基礎之上，我們離不開3000余個合作商家的大力支持，現在，我們受到了部分合作商家的委托幫助商家贊助校園活動，以及承辦校園相關活動。據不完全統計，20XX年上半年XX網及合作商家校園贊助物資預算價值超過50萬元，同時我們還將適時舉辦大學生旅游節、校園服裝模特大賽、美麗校園行推廣活動、畢業季職業課堂推廣活動、教育機構成果展、健康早餐計劃、曬出卡路里活動、創意設計大賽、名人進校園活動、校園歌手大賽等數十個活動。
在這個瞬息萬變的社會環境下，資源共享和互補越顯重要，我公司希望與貴團體在互惠互利的原則下，從長遠利益角度出發，共同謀求發展。在此，我們竭誠邀請您參加我們近期舉辦的贊助投放說明會!
邀請范圍：天津市高校學生會、社團、老鄉會等團體。
參加條件：
1、學生會、社團、老鄉會等團體的負責人或外聯人員方可參加。
2、團體人數在30人以上。
3、團體每學期需要舉辦至少2次活動。
會議時間：
周六、周日9：00-10:30、10:30-12:00、13:00-14:30、14:30-16:00、16:00-17:00各一場(每天各5場)。
報名方式：
報名請在微信回復姓名+學校+社團名稱+聯系電話+時間段，以便安排坐席。
XX網社團贊助
20XX年XX月
優秀會議的邀請函范文二教育會議邀請函(二)
各上游企業負責人：
中國學前教育聯合會第二輪項目說明懇談會將于XX月19日下午兩點在北京科技職業學院三樓會議室召開。
屆時將有聯合會秘書處班子成員和北科學院相關領導為大家詳細解讀聯合會成立的意義和具體運作方式。在會上將征詢廣大廠商的需求和相關意見，為合作共榮和未來幼教產業的發展資源共享等實質性內容做一系列討論，同時也為中國學前教育文化產業聯合會2020xx年會作部署。
歡迎各企業老板及負責人報名參會。
備注：
2020xx年會將于20XX年X月XX日在北京科技職業學院召開。屆時將會有500名園長、100名幼教商、100名幼教商參加。期間，將有幼師學院的380名幼師為此次會議展示大型才藝表演;500名園長將在現場進行幼師招聘。
歡迎各位幼教界朋友報名參會。
XXX
XXXX年XX月XX日
優秀會議的邀請函范文三尊敬的檢驗界同道們：
XX月的上海，我們將迎來檢驗醫學領域的一次重要學術交流會議20XX東方檢驗醫學學術會議，這是對近年來檢驗醫學領域臨床與科研成果的大檢閱!
進入21世紀以來，科技的進步、醫學事業的快速進展極大的助力檢驗醫學的變革。基因檢測、分子診斷、實驗室自動化、床旁快速檢測已成為目前檢驗醫學的主流，在個體化醫療中扮演著重要的角色。未來的檢驗醫學將更加注重循證醫學的證據，分子檢驗將進一步的發展，基因組學的研究結果將通過轉化醫學的平臺更加快速的進入臨床實踐。
本次大會的主題是創新轉化，合作共贏，會議將邀請國內外著名專家參會，以大會報告、分論壇、專題演講、衛星會議等方式，就近年來檢驗醫學領域的新方法、新技術、新理念及各種熱點問題進行廣泛的交流和討論，尋求突破，促進跨專業、跨地區的合作，力求搭建一個發表學術觀點、爭鳴學術思想的理想平臺。會議期間， 將同時舉行華東地區實驗室管理論壇。
本次會議將進行學術征文，并進行優秀論文評比。同時， 將按照學會獎勵條例對20XX年度各類學術先進集體和個人進行表彰。
希望國內外新、老檢驗界同仁能在20XX東方檢驗年會上匯聚一堂，互相學習、交流經驗、分享成果。相信通過此次主題鮮明、內容豐富、形式活潑的大會，定會讓各位不虛此行。
讓我們相聚在初冬的上海，感受這座海納百川、現代文明城市的魅力!盡情享受20XX東方檢驗年會這場學術的盛宴!
學術交流活動邀請函范文一
**同學：
您好!我是201***世界園藝博覽會**(世園)，讓我們走在一起兩岸學生使者交流活動組委會的工作人員，周為老師推薦說貴校學生才華橫溢，積極優秀，因此組委會衷心邀請您和貴校學生參與此次兩岸學生使者交流活動，讓貴校的學生們能夠代表貴校及貴地區同來自全國和世界各地的青年學子們進行交流，傳播兩岸情誼。
本活動是2011年西安世界園藝博覽會(簡稱世園會)為傳遞世園會天人長安，創意自然、城市與自然和諧共生等核心理念，將綠色引領時尚精神推廣至青年學子，將綠色、低碳、環保理念進一步推廣給學生們而組織開展的。
參與形式非常簡單，同學們只要登錄活動官網 xxxx上傳作品，即有機會成為兩岸交流使者，世園會將提供交流的全額經費支持，讓大學生能利用此平臺去臺灣、訪西安，與全國及國際留學生們交流。活動不限制參與學生背景，并鼓勵所有學生能通過網站參與活動。
網站針對學生，分為時尚好玩個性化的三個板塊：花語祝福，花與生活，花于潮流，任選一種參與即可。參與方式活動快速簡單，三分鐘內便能完成。這是一個發揮創意，展示當代大學生才華的平臺。參加活動不僅有機會獲得兩岸交流，其作品還有機會收錄入科學松鼠會與頭腦風暴主持人袁岳先生明年將出版的《身邊的植物》一書，優秀T-shirt作品更將成為兩岸交流使者的統一服裝。
非常希望您能參與到我們的活動中來，同時也希望能幫忙在貴社團及學校對本次活動給予支持，在學生中對是緣(世園)讓我們走到一起兩岸學生使者交流活動進行宣傳，鼓勵更多學生參與。本次活動介紹請見附件，如需要宣傳海報或紀念品，歡迎隨時聯系活動組委會。
學術交流活動邀請函范文二
尊敬的先生/女士：
過往的一年，用心搭建平臺，您是關注和支持的財富主角。新年即將來臨，傾情網商大家庭的快樂相聚。感謝您一年來對阿里巴巴的支持，特于2006年1月10日14:00在青島麗晶大酒店一樓麗晶殿舉辦2005年度阿里巴巴客戶答謝會，屆時將有精彩的節目和豐厚的獎品等待著您，期待您的光臨!
讓同敘友誼，共話未來，迎接來年更多的財富，更多的快樂!
學術交流活動邀請函范文三
親愛的何雨教授：
一、參加資格、次數及地點范圍：
（一）各級繼續教育項目及有學分的年會，限于職稱晉升需要的醫務人員，具體規定按浙江省繼續教育委員會現行文件執行。
（二）醫務人員每年只能報銷一次學術活動經費。有論文交流的各專業學術組主委、副主委參加本專業組織的學術會議不受此限制。
（三）護師參加學術活動的地點限于本省內和上海；醫、藥、技和護理中級職稱限于江、浙、滬；科主任、護士長、副高限于華東地區；正高、職能部門主任限于全國范圍，在國外舉辦的專業會議需經院長特批。
（四）本院舉辦的繼續教育項目，內容可兼顧的以參加本院學習為主，舉辦繼續教育項目科室的項目負責人、主講人不計入規定次數。
二、下列學術活動(含年會)可不計入規定次數的費用開支:
（一）市級以上計劃內課題，經費由課題支出。
（二）重點學科重點培養的由學科建設基金支出。
（三）醫院重點發展專科培養由專科建設基金支出。
三、信息索取：
醫教部負責收集本學年中各地舉辦的國家級及省級繼續教育項目，有關內容在醫院局域網上公布，供申請參加者選擇參考，亦可直接到醫教部查詢。對全國性專業學術會議，鼓勵醫務人員積極投稿，凡被錄取為大會發言的，可憑會議邀請函申請參會。學習通知分發到各科室主任，護理專業分發到護理部。
四、申請、備案、報銷：
外出學習的醫、藥和技類人員憑會議邀請函或會議通知，經所在科室主任同意后報醫教部主任審批；護理人員由科室護士長同意后報護理部主任審批；醫教部和護理部再分別報分管院長審批，其中科主任和護士長外出需報院長審批。護理人員待審批后到醫教部備案。
（一）費用由醫院支付的，在符合第一、第二條后經本人填寫外出學習申請表，并辦理相關審批手續，方可填寫學習回執。學習結束后憑會議邀請信及審批手續到財務部核準報銷相關費用。
（二）費用不需醫院支付的，經本人申請、科主任批準后到醫教部主任審批，可不計入規定次數。
（三）外出學習時，為保障醫療工作正常秩序，護理人員到護理部備案，其余醫務人員到醫教部備案，在征得同意后方能外出參會或學習。
交流研討會邀請函(一)
在這數九寒天，寒風傲骨的冬季，我們感受到各位遠道而來的專家學者和同仁們。以下是小編整理的學術研討會歡迎詞，歡迎參考，更多詳細內容請點擊查看。
尊敬的***、各位領導、各位專家，各位代表：
大家上午好，在這美好的日子里，我們齊聚在美麗的***，參加由***主辦的***會。在此，我謹代表醫院全體員工，向蒞臨本次會議的各位嘉賓各位代表表示熱烈的歡迎!對多年以來一貫支持我院發展的各位領導、專家、社會各界朋友表示衷心的感謝!
***醫院是**地區唯一的一家三級甲等醫院，也是***醫院。建院***年來，醫院始終秉承****治院理念，堅持以，各項事業實現了跨越式發展，牢固確立了**地區的醫療、教學、科研、康復中心地位。醫院占地面積萬平方米，建筑面積萬平方米，開設床位張，現有在職員工人，其中副高級以上職稱余人，人。年預計醫院門診量**萬人次，住院病**萬余人次。
作為醫院的重點學科，科不斷加強學科建設，堅持走專業化發展道路，大膽進行技術創新和人才培養，現已經成為的診療中心單位。與此同時，作為國家中醫藥管理局臨床路徑管理試點科室，科積極研究探索臨床診療新概念，于年。。月開展并承擔了。。科。。個病種的臨床路徑管理試點工作，取得了可喜成果。
年，科就在全省范圍內較早引進了。。設備開展手術，現設置床位。。張，擁有，年量達。經過。。年的不懈
努力，科室不僅能開展**常見手術，而且還開展了**手術，為患者提供高水平的診療服務，受到社會廣泛贊譽。值得一提的是，科室多年來在**手術的不斷努力，使**成為醫院的一項特色和優勢項目，為我院**技術的進一步創新發展積累了較為豐富經驗。
今天，首屆**學術研討會在我院召開，這必將極大推動院乃至全省***技術的快速、健康發展，到會權威專家教授的精彩演講和內容豐富的會議交流也必將為全省**技術的臨床應用和科研創新工作帶來新的更大的機遇。
最后，預祝會議圓滿成功!祝愿各位領導、專家及與會代表們，在**期間身體健康，萬事如意!謝謝大家!
交流研討會邀請函(二)
各地教育局、教研室和課改學校：
課堂興，則教育興;有怎樣樣的課堂，便有怎樣的教育。幾乎所有有關于教育的那些弊端和困惑，最終都能從基礎的課堂上找到癥結;同樣幾乎所有有關于教育的改革和探索，歸根結底也都是要回歸到課堂中去。
今天，高效課堂成了課改語境下的一個熱詞。那么，我們需要建設什么樣的高效課堂文化?課堂到底需要拿什么獻給學生?高效課堂要走向何方?20xx年9月，由中國教師報主辦的全國高效課堂創新成果交流研討會將集中圍繞這些問題進行探討。
本屆論壇以課堂突破：繼承與創新為主題，屆時，山東即墨28中、安徽銅陵銅都雙語學校、河南洛陽西下池小學、江蘇昆山前景教育集團等學校的課改領軍人物將出席論壇。會議以主題報告、訪談沙龍、觀摩課等為主要形式，全面解讀高效課堂何以讓教室變學室，課堂變學堂，教材變學材，教案變學案，教師變學長背后的技術文化。
特邀您撥冗蒞臨，感謝支持!
中國教師報
20xx年9月1日
交流研討會邀請函(三)
尊敬的各位來賓、各位代表、醫學同仁及朋友們：
你們好!
在這個充滿活力的初秋，我們感受到各位遠道而來的專家學者和同仁們對焦作市醫院的一片盛情，這種緣于醫學科學崇高的關愛，也增添了我們投身醫學研究，獻身醫學科學的信心和勇氣。我們焦作市醫學會很榮幸能夠承辦這次醫學學術會議，這對于我們，是一次極為珍貴的學習機會。因為在這次會議上，我們很榮幸地邀請到在臨床神經外科有著豐富經驗，取得豐碩成果的著名專家xx-xx專家xx為大家進行精彩的學術演講，他們德高望重，著作等身，用我們的熱烈掌聲歡迎他們的到來!
各位專家將會給本次會議帶來國內外臨床神經外科方面最新的研究成果，大家通過這次難得的交流對話的平臺，可以就醫學實踐中的體會和困惑求教于專家學者，彼此之間開展真誠而務實的多視角暢談，零距離接觸。本次大會的演講內容涉及xx神經外科學領域的多個方面，其中為此，各位專家盡管事務繁忙，仍然冒著天氣的炎熱，懷著一份責任與使命，進行了積極充分的準備工作，作為承辦方，我們謹表示衷心的感謝和無限的敬佩!
我國臨床神經外科醫學的研究與發展，目前已經取得了舉世矚目的成績與突破。多個研究選題走在了世界前列，不少研究成果填補了醫學史上的空白。但是，我們清醒地認識到，臨床神經外科醫學研究的復雜性和曲折性，我們有必要加以不斷重視，在研究形式和研究內容上大膽走創新之路，才有可能取得更多的新成果。今天這次市臨床神經外科醫學學術會議，受到了省有關學術機構、市衛生局領導和人民政府的高度重視，各兄弟單位也給予了很大的支持。各級領導要求我們承辦方，要精心策劃，科學組織，熱情服務，確保本次會議圓滿成功，取得預期的效果。同時要求我們，要以研究推進工作，以工作帶動研究，加快臨床神經外科建設與改革的速度，加大醫學教育與科研的力度，從而贏得患者更大的滿意度，為醫院的整體發展做貢獻，為該學科理論與實踐發展注入新的元素，做人民滿意的科研型醫務工作者，為促進我國醫學事業的發展，提高和帶動本地區在臨床神經外科醫學上的研究作出我們應有的貢獻!
預祝會議圓滿成功!
謝謝大家。
交流研討會邀請函(四)
各位領導、各位來賓、各位同行：
盛夏時節逢盛會，洪湖岸邊迎嘉賓。今天我們在這里齊聚一堂，隆重舉行焦作市年年會開幕儀式，這是焦作市醫學會的一件盛事。年會選在醫院召開，更是我院的榮譽。
借此機會，我代表我院全體同仁，向參加會議的各位領導、嘉賓及學會會員表示熱烈的歡迎!向長期支持我院建設發展的各級領導、專家表示衷心的感謝!
焦作20xx年學術會議，是焦作醫學會召開的一次重要會議，來自焦作各縣、市、區醫院的各位同仁會聚一堂，進行學術交流，相互研究探討，的確是學界彼此促進、共同提高的一個重要載體和大好時機。這次還特邀了的知名教授專家參加，將有效提升此次學術交流的整體層次，提高各參會醫院的診斷技術水平，并推動醫院的整體業務發展。醫院作為承辦單位，其擁有的先進專科設備，將為此次年會提供一個良好的交流平臺。各位領導，各位專家，我為此次焦作放射學年會的勝利召開感到無比榮幸，我們將一如既往地積極參加醫院舉辦的各項活動，并盡最大努力給予支持，做好各項協助工作。最后，預祝此次會議圓滿成功!謝謝!我們承辦方，精心策劃，科學組織，熱情服務，確保本次會議圓滿成功，取得預期的效果。同時要求我們，要以研究推進工作，以工作帶動研究，加快臨床神經外科建設與改革的速度，加大醫學教育與科研的力度，從而贏得患者更大的滿意度，為醫院的整體發展做貢獻，為該學科理論與實踐發展注入新的元素，做人民滿意的科研型醫務工作者，為促進我國醫學事業的發展，提高和帶動本地區在臨床神經外科醫學上的研究作出我們應有的貢獻!
預祝會議圓滿成功!
謝謝大家。
交流研討會邀請函(五)
尊敬的xxx先生/女士：
你好!專業建設與課程標準建設是近年來各院校建設的重要內容之一，也是教學內容、教學方法改革的出發點、教學改革的落腳點，是高等教育改革最活躍的領域。在進行示范專業建設個課程標準建設的過程中，各院校積累了豐富的經驗，取得了豐碩的成果，同事，也存在許多亟待解決的困難與疑惑。
為了給各位xx專業建設與課程建設搭建一個交流研討的平臺，提高各院校xx專業建設與課程標準建設的水平，增進兄弟院校間的聯系，XXXXXX出版社秉承為教學一線服務的宗旨，與全國商務xx專業委員會密切合作，在XX省XX市XX大學的大力支持下，擬于XXXX年XX月在XX市XX大學舉辦第 XX屆全國XXXXXX教學研討會，現將有關事項函告如下：
一.研討內容與研討形式
1、XX主任介紹XX省xx專業發展狀況，
2、出版社介紹xxxx教材的出版發行情況，
3、XX、XX代表介紹xx專業教改情況，
4、專業改革研討(小組討論)并商討第XX屆XXXX大賽有關事項，
5、會議總結。
二、參會對象
委員會委員、人大出版社有關人員、xx專業主任和專業老師等約XX人。
三、會議時間及地點
XXXX年XX月XX至XX日，XX月XX日XX：XX后報到，
研討會地點：XX市XX大學XX實驗樓XX室。
四、收費標準
與會者須交納會務費XXX元/人，交通費、食宿費自理。
