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一、大數(shù)據(jù)時代對于檔案管理工作的影響
在大數(shù)據(jù)時代下，信息技術(shù)的發(fā)展對于數(shù)據(jù)和資料的處理有幾個方面的優(yōu)勢：第一，由于現(xiàn)代社會發(fā)展的越來越快，在檔案管理中數(shù)據(jù)的規(guī)模和管理的內(nèi)容也越來越多，傳統(tǒng)的工作方式很容易在繁忙中發(fā)生失誤，從而造成一系列的影響。而現(xiàn)階段利用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作，則會幫助工作人員節(jié)省很多精力與時間，減少工作中所產(chǎn)生的錯誤，提高檔案管理的工作效率。第二，傳統(tǒng)的檔案管理工作在保管上都是由紙質(zhì)、膠片等工具來進(jìn)行儲存，并將其保管在檔案庫房中，這種保管方式在安全系數(shù)上有著一定的欠缺，同時在尋找檔案時也顯得極為不方便[3]。而在大數(shù)據(jù)時代豐富了檔案的保管方式，在以往儲存方式的基礎(chǔ)上增加了光盤、網(wǎng)絡(luò)、移動硬盤等多種儲存方式，這些儲存方式不但占地面積小、攜帶方便，在安全系數(shù)以及找尋工作上也比傳統(tǒng)的方式更加優(yōu)秀。第三，在檔案管理工作中，沒有被收集歸檔的就不屬于檔案，因此，在檔案的數(shù)據(jù)收集工作，是檔案管理中一個非常重要的工作。傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)收集主要是通過紙質(zhì)資料的主動移交，而在這一過程中很容易產(chǎn)生資料丟失的情況。在大數(shù)據(jù)時代下，檔案數(shù)據(jù)的收集工作不但能夠通過信息技術(shù)直接從網(wǎng)上傳輸?shù)焦ぷ魅藛T的計算機(jī)中，同時檔案管理人也不再需要等著資料送過來，而是可以通過互聯(lián)網(wǎng)自己進(jìn)行資料的收集，豐富了檔案管理工作中的資料收集方式。
二、大數(shù)據(jù)時代下檔案管理在現(xiàn)階段存在的問題
雖然信息化技術(shù)已經(jīng)融到了檔案管理工作當(dāng)中，并在實踐中得到了應(yīng)用，但由于信息化技術(shù)起步的較晚，發(fā)展的不夠成熟，在現(xiàn)階段仍舊存在著一些問題。首先，工作人員的信息化素質(zhì)不強(qiáng)。檔案管理工作人員的信息化技術(shù)水平是當(dāng)前檔案管理工作的基礎(chǔ)，而現(xiàn)階段由于檔案管理的工作人員年齡較大，對于信息化技術(shù)的操作還不夠熟練，甚至出現(xiàn)排斥的顯現(xiàn)，這也使得信息化技術(shù)無法發(fā)出發(fā)揮出全部效益，沒有能夠有效的提高工作的效率。其次，檔案管理存在著一定的安全隱患[1]。網(wǎng)絡(luò)在為檔案管理工作帶來便利的同時，也使得檔案管理工作存在著一定的安全隱患，檔案中的資料信息應(yīng)當(dāng)具有嚴(yán)格私密性，而網(wǎng)絡(luò)中存在著一些黑客以及病毒，這也導(dǎo)致在沒有做好相關(guān)的安全防護(hù)措施的情況下，很容易被不法分子通過一些非正常手段竊取到?n案中的資料，檔案管理中也缺乏了信息安全的規(guī)章制度。
三、大數(shù)據(jù)時代下提高檔案管理工作的具體策略
（一）提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)
檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，是其能否有效利用信息化技術(shù)來提升工作效率的重要因素。因此，為迎合時代的發(fā)展，企業(yè)需要對檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)，培訓(xùn)的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包含軟件的應(yīng)用、信息化技術(shù)下的工作流程以及相關(guān)資料的收集方法，并向員工普及信息化技術(shù)的重要性，通過這些培訓(xùn)幫助老員工熟練的掌握信息化技術(shù)操作，提高老員工的信息化技術(shù)能力[2]。在招聘新員工時，企業(yè)不但需要對他們的專業(yè)水平做出評估，更加需要注重新員工的信息化技術(shù)水平，在工作中讓老員工幫助新員工掌握工作的具體事項，讓新員工教會老員工信息技術(shù)的使用，以此來建設(shè)出一支綜合素質(zhì)高的檔案管理隊伍。
（二）完善檔案管理中的信息安全監(jiān)管制度
信息安全是大數(shù)據(jù)時代下，檔案管理工作中最為重要的一個因素，在利用網(wǎng)絡(luò)提高自身工作效率的同時，更加需要注重檔案的私密性與安全性。因此，企業(yè)需要對檔案管理中的信息安全監(jiān)管制度進(jìn)行完善，更加實際的情況實施相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)保護(hù)措施，提高員工的防范意識，嚴(yán)格控制員工因為工作時的操作不當(dāng)而出現(xiàn)檔案泄露的現(xiàn)象，并且還需要加大對檔案管理的資金投入，聘請專業(yè)技術(shù)人員對檔案管理的網(wǎng)絡(luò)與計算機(jī)進(jìn)行定期的維護(hù)和安全系統(tǒng)的更新，實時監(jiān)測網(wǎng)絡(luò)中可能會出現(xiàn)的安全隱患，防止被不法分子的侵入。同時，政府部門還需要加強(qiáng)對檔案管理工作的重視程度，嚴(yán)厲打擊黑客以及不法分子，維護(hù)網(wǎng)絡(luò)中的信息安全，優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，使檔案管理工作能夠安全、有效的展開。
（三）引入新技術(shù)到檔案管理中
在大數(shù)據(jù)時代下，新技術(shù)的產(chǎn)生都是針對老技術(shù)在實踐中有所不足的地方進(jìn)行更新與改正，使其能夠更加有效的幫助人們提高工作效率。檔案管理需要勇于接受這些新技術(shù)，并將這些新技術(shù)引入到實際的工作當(dāng)中，同時，無論是政府部門、事業(yè)單位或是企業(yè)單位，還需要主動與大數(shù)據(jù)公司進(jìn)行合作，并根據(jù)實際情況研發(fā)出適合自身檔案管理工作的相關(guān)軟件[3]。由于大數(shù)據(jù)時代下的檔案管理工作不是一個人或一臺計算機(jī)就能夠完成的，而是需要各個單位之間的相互配合，并利用虛擬技術(shù)、云存儲等新穎的技術(shù)手段，才能夠使檔案管理得到更好的發(fā)展。
摘 要：檔案管理工作是事業(yè)單位的重要組成部分，其集政策性、機(jī)密性、專業(yè)性、時效性、可追溯性于一身。不論是單位還是個人都應(yīng)該對檔案管理工作有充分的了解和認(rèn)識。本文從提升檔案管理科學(xué)化水平的意義出發(fā)，論述了新時期下檔案管理存在的主要問題，并詳細(xì)的分析了提升檔案管理科學(xué)化水平的有效對策和創(chuàng)新點。
關(guān)鍵詞：檔案管理；水平；科學(xué)化；分析
檔案管理是事業(yè)單位在工作中以各種形式保存有價值歷史記的管理性工作，對于組織決策和工作考查都發(fā)揮著相當(dāng)重要的作用。現(xiàn)階段，我國的檔案管理水平還較為落后，受體制改革和社會發(fā)展速度過快的影響，其中存在較多的漏洞，嚴(yán)重的影響到了檔案管理的發(fā)展，同時也影響到了各單位的經(jīng)濟(jì)效益，所以我們有必要系統(tǒng)的分析檔案管理問題，并完善檔案管理體系，促進(jìn)檔案管理的創(chuàng)新，以使得事業(yè)單位在多變的經(jīng)濟(jì)浪潮中得到長足的進(jìn)步和穩(wěn)定發(fā)展。本文從提升檔案管理科學(xué)化水平的意義出發(fā)，論述了新時期下檔案管理存在的主要問題，并詳細(xì)的分析了提升檔案管理科學(xué)化水平的有效對策和創(chuàng)新點。
一、提升檔案管理科學(xué)化水平的意義
一是提升文化軟實力。檔案管理的意義在于對事業(yè)單位乃至國家的發(fā)展和建設(shè)都能夠進(jìn)行相應(yīng)的記錄，這不僅可以體現(xiàn)單位與國家的文明程度和發(fā)展歷史，還可以體現(xiàn)出相應(yīng)的精神文化和體系建設(shè)，因此說檔案管理科學(xué)化水平的提高具有非常重要的意義和作用。我國的檔案管理工作具備真實性和可靠性，可以促進(jìn)國家文化軟實力的提升。
二是促進(jìn)檔案工作開展。檔案管理工作是事業(yè)單位發(fā)展的重要組成部分，其隨著科學(xué)技術(shù)和管理體制改革而轉(zhuǎn)變，從現(xiàn)階段來看我國的檔案管理工作水平得到了極大的提高，這與計算機(jī)技術(shù)、事業(yè)單位改革、市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展有著緊密的聯(lián)系，筆者認(rèn)為理清檔案管理的發(fā)展趨勢，優(yōu)化檔案管理體系，提升檔案管理科學(xué)化水平，是檔案管理工作發(fā)展的方向和目標(biāo)，所以要把握時代脈搏，積極的促進(jìn)檔案事業(yè)的良性化發(fā)展。
三是科學(xué)發(fā)展檔案管理。檔案管理集中的反映出我國多樣化的文化形態(tài)、經(jīng)濟(jì)策略、政治體制、思想認(rèn)識等因素，其具有較強(qiáng)的說服力、權(quán)威性、吸引力，既證明了事物的發(fā)展過程，也對未來的發(fā)展方向進(jìn)行了科學(xué)化的指引，因此只有提升檔案管理的科學(xué)化水平，才能夠真正的發(fā)揮檔案的價值，鞏固我國社會主義的意識形態(tài)，促進(jìn)我國社會的科學(xué)化發(fā)展。
二、新時期下檔案管理存在的主要問題
1.重視程度不足。受經(jīng)濟(jì)發(fā)展和事業(yè)單位性質(zhì)本身的影響，我國的事業(yè)單位往往把經(jīng)濟(jì)效益、人事管理、財務(wù)管理等工作任務(wù)放到重要位置，而忽視了檔案管理工作，有的事業(yè)單位甚至不知道檔案管理的作用，造成檔案管理工作開展滯后。新時期下領(lǐng)導(dǎo)者普遍認(rèn)為，檔案管理與經(jīng)濟(jì)發(fā)展不存在聯(lián)系，并且檔案管理只是人事管理的一部分，因此對檔案管理不加重視。有些事業(yè)單位雖然建立檔案管理，但管理中缺乏人才和資金的支持，管理設(shè)備陳舊，管理內(nèi)容單一，也使得檔案管理工作陷入困境。
2.人員素質(zhì)差。檔案管理工作是一項專業(yè)性和技術(shù)性較強(qiáng)的工作，需要管理人員通過學(xué)習(xí)和總結(jié)來提高檔案管理的水平和技能，同時事業(yè)單位缺乏具備高素質(zhì)和實踐經(jīng)驗的管理人員，引發(fā)了管理人員素質(zhì)低下的現(xiàn)象。事業(yè)單位檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高，工作積極性差、流動性強(qiáng)、思想落后，造成事業(yè)單位檔案工作開展不利，歸檔工作難，數(shù)據(jù)統(tǒng)計和人事檔案管理滯后，這對檔案管理的快速發(fā)展形成了障礙。
3.缺少服務(wù)性。事業(yè)單位的檔案管理工作不僅要做到管理內(nèi)容上的提升，同時也應(yīng)該注意到服務(wù)質(zhì)量的提升。現(xiàn)階段，我國事業(yè)單位的檔案管理與服務(wù)職能嚴(yán)重脫節(jié)，有相當(dāng)一部事業(yè)單位的檔案管理工作趨于形勢，沒有發(fā)揮出檔案服務(wù)的職能作用，工作中僅僅是對人員信息、工作成績、單位項目、財務(wù)檔案進(jìn)行記錄和整理，沒有涉及到數(shù)據(jù)信息的整合與利用，不能為事業(yè)單位的發(fā)展提出指引，這極大的削弱檔案服務(wù)的作用。
三、提升檔案管理科學(xué)化水平的有效對策
1.人員隊伍建設(shè)。事業(yè)單位要想做好檔案管理工作，就必須要組織相應(yīng)的管理人員，而高素質(zhì)的檔案管理隊伍可以極大的提高事業(yè)單位檔案管理的水平。筆者認(rèn)為事業(yè)單位在檔案管理人員隊伍建設(shè)上應(yīng)遵循以下幾點：首先應(yīng)強(qiáng)化“以人為本”的培訓(xùn)理念，通過積極和科學(xué)的培訓(xùn)，讓管理人員能夠主動的參與到檔案管理工作中去，轉(zhuǎn)變管理人員的工作態(tài)度，激發(fā)管理人員的工作熱情；其次，擴(kuò)充培訓(xùn)內(nèi)容，在檔案管理培訓(xùn)中要讓管理人員學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識，掌握管理技能，強(qiáng)化計算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)管理軟件的使用，使管理人員的綜合素質(zhì)得到全面的提升。
2.強(qiáng)化檔案管理服務(wù)的作用。事業(yè)單位的檔案管理從職能作用出發(fā)，應(yīng)分為管理與服務(wù)兩個方面，管理是對檔案進(jìn)行整合的過程，而服務(wù)則是利用檔案的過程，兩者相輔相成，事業(yè)單位應(yīng)采取以下措施進(jìn)行管理與服務(wù)的開展：首先建立健全檔案信息化管理制度，完善檔案的信息化管理模式，從收集、分類、歸檔、保存等方面入手，全面實現(xiàn)檔案的數(shù)字化和信息化管理，并規(guī)范業(yè)務(wù)流程，使檔案保管與利用達(dá)到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字化；其次，建立檔案管理人員的獎懲機(jī)制，對于有突出成績的管理人員應(yīng)進(jìn)行獎勵，對有違反檔案管理制度的人員視應(yīng)給予懲罰或處分。
四、結(jié)語
新時期下，提升事業(yè)單位檔案管理的科學(xué)化水平是我國社會發(fā)展和進(jìn)步的必然結(jié)果，同時推動檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，理清其中產(chǎn)生的問題，對事業(yè)單位的科學(xué)化發(fā)展有著積極的促進(jìn)作用，所以我們應(yīng)完善檔案管理的現(xiàn)代化手段，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)把檔案資源進(jìn)行共享，使檔案管理更好的服務(wù)于事業(yè)單位，促進(jìn)事業(yè)單位在新時期下和諧穩(wěn)定的發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
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關(guān)鍵詞：數(shù)字化；存在問題；探究；圖書管理；檔案化
中圖分類號：G270 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A
一、關(guān)于數(shù)據(jù)挖掘環(huán)節(jié)的分析
在數(shù)字檔案信息化管理過程中，數(shù)據(jù)挖掘是一個重要的環(huán)節(jié)。數(shù)據(jù)挖掘的定義并不復(fù)雜，它主要是從大量的、隨機(jī)的信息數(shù)據(jù)中，提取一些有價值的信息材料的過程。這些數(shù)據(jù)信息可能是結(jié)構(gòu)化特點，也可能具備半結(jié)構(gòu)化的特點，或者是一些異構(gòu)型的數(shù)據(jù)。在挖掘過程中，其知識數(shù)據(jù)獲得方法可能是歸納方法、演繹方法或者其他方法。我們通過對上述環(huán)節(jié)的應(yīng)用，可以促進(jìn)信息管理環(huán)節(jié)的開展，確保其決策支持環(huán)節(jié)、查詢環(huán)節(jié)、過程控制環(huán)節(jié)等的協(xié)調(diào)，實現(xiàn)其數(shù)據(jù)維護(hù)系統(tǒng)的優(yōu)化。總之，數(shù)據(jù)挖掘模式的開展，需要應(yīng)用到一系列的統(tǒng)計技術(shù)，比如人工智能應(yīng)用技術(shù)、數(shù)理統(tǒng)計應(yīng)用技術(shù)、機(jī)械學(xué)應(yīng)用技術(shù)、人工神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等。
數(shù)據(jù)挖掘模式的開展，是當(dāng)今時代的應(yīng)用趨勢，通過對未來信息管理趨勢的分析，可以做出一些遠(yuǎn)見的知識環(huán)節(jié)的決策。當(dāng)然，數(shù)據(jù)挖掘的最終目標(biāo)是提取數(shù)據(jù)庫中的一個隱含的、有價值的數(shù)據(jù)信息，其功能又是比較廣泛的。比如關(guān)聯(lián)分析性，通過對數(shù)據(jù)庫內(nèi)大量數(shù)據(jù)信息的相互關(guān)聯(lián)，來滿足現(xiàn)實工作的需要。在關(guān)聯(lián)規(guī)則應(yīng)用過程中，通過對不同事物之間的關(guān)聯(lián)性的控制，保證其整體應(yīng)用環(huán)節(jié)的優(yōu)化。在該應(yīng)用程序中，聚類程序也是非常必要的，其按照一定的方法將信息數(shù)據(jù)進(jìn)行合理的集合的劃分，有利于數(shù)據(jù)信息的深入挖掘聚類技術(shù)的發(fā)展，提升了人們對于客觀現(xiàn)實的認(rèn)識，從而優(yōu)化了概念描述及其偏差分析環(huán)節(jié)，這需要進(jìn)行數(shù)學(xué)分類學(xué)模式及其一般模式識別方法的應(yīng)用。
通過其自動預(yù)測模式的開展，可以就數(shù)據(jù)庫內(nèi)的某些信息數(shù)據(jù)進(jìn)行分類及其預(yù)測，通過對其預(yù)測性信息的尋找，確保重要的數(shù)據(jù)類的模型的描述，并且進(jìn)行未來數(shù)據(jù)趨勢的預(yù)測。當(dāng)然，上述環(huán)節(jié)的開展，需要計算機(jī)信息數(shù)據(jù)與人力的配合。在數(shù)據(jù)挖掘過程中，通過概念描述模式的應(yīng)用，可以進(jìn)行某一類對象內(nèi)涵的具體探究。
二、數(shù)據(jù)挖掘方案模式的優(yōu)化
在數(shù)據(jù)挖掘方案的優(yōu)化過程中，資源類數(shù)據(jù)是重要的應(yīng)用程序，這需要進(jìn)行館藏檔案的數(shù)字化的處理，從而進(jìn)行不同的電子檔案的探究。在其電子文件中心各種檔案環(huán)節(jié)得到應(yīng)用，比如檔案的軟件收集信息模式、檔案信息網(wǎng)建設(shè)環(huán)節(jié)、信息維護(hù)管理等。我們通過對某些機(jī)構(gòu)的檔案用戶個人信息需求的探究，確保事業(yè)單位的檔案信息方案的應(yīng)用。比如我們可以就WEB訪問信息挖掘技術(shù)展開應(yīng)用，進(jìn)行一些數(shù)據(jù)之間的有效關(guān)聯(lián)，進(jìn)行不同模式的用戶興趣模型的構(gòu)造，確保檔案信息的整體效益的優(yōu)化。
在工作過程中，要進(jìn)行事業(yè)單位的檔案網(wǎng)WEB服務(wù)器的用戶相關(guān)信息的收集，并且要經(jīng)過一系列的清洗、轉(zhuǎn)換，以方便統(tǒng)計分析的用戶展開數(shù)據(jù)庫信息的查閱。這需要我們就事業(yè)單位檔案信息資源體系的健全，通過對數(shù)據(jù)挖掘模式的更新，確保事業(yè)單位檔案結(jié)構(gòu)的綜合效益的提升。這需要我們進(jìn)行檔案管理軟件及其檔案網(wǎng)的應(yīng)用，確保檔案資源利用率的有效分析，確保一些較大需求量的傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化。
在事業(yè)單位檔案館藏管理過程中利用文本挖掘，運(yùn)用關(guān)聯(lián)、分類、聚類等方法，從海量檔案信息中按照相關(guān)專題進(jìn)行挖掘、分類、加工、整理和有序化重組，構(gòu)建特色檔案信息庫及各類專題檔案信息庫等。從做好事業(yè)單位檔案館信息管理工作的角度出發(fā)，數(shù)據(jù)挖掘為優(yōu)化館藏信息和對未來工作的預(yù)測發(fā)揮重要作用。
在事業(yè)單位工作過程中，要就用戶的借閱信息展開關(guān)聯(lián)性的分析，進(jìn)行不同檔案信息之間的關(guān)聯(lián)規(guī)則及其比例關(guān)系的分析，確保館藏信息的優(yōu)化。在事業(yè)檔案檔案管理過程中，要對不同種類的文檔集合內(nèi)容展開積極的分類、總結(jié)，做好一系列的關(guān)聯(lián)分析工作，通過對歸納總結(jié)模式的應(yīng)用，確保檔案工作的未來發(fā)展趨勢的探究。事業(yè)單位檔案館的管理類數(shù)據(jù)包括：智能監(jiān)控系統(tǒng)、消防系統(tǒng)、溫濕度控制系統(tǒng)、智能密集架、數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)利用系統(tǒng)等在日常工作產(chǎn)生大量的管理類數(shù)據(jù)。我們得用數(shù)據(jù)挖掘工具在這類看似無用的數(shù)據(jù)中提取有價值的知識并運(yùn)用到事業(yè)單位檔案館工作中，并在事業(yè)單位檔案館的現(xiàn)代化建設(shè)中發(fā)揮作用。
在日常工作中，事業(yè)單位的檔案工作的重點是通過工作人員的操作，進(jìn)行社會服務(wù)質(zhì)量的提升。在數(shù)據(jù)挖掘的應(yīng)用過程中，事業(yè)單位通過對檔案工作的個性化、智能化模式的應(yīng)用，滿足當(dāng)下社會對于事業(yè)單位的檔案管理需要。通過對智能檢索系統(tǒng)的應(yīng)用，可以極大的調(diào)用用戶的興趣，確保其檢索策略的不斷修正，保證用戶的個人興趣的積極檢索。當(dāng)然，通過對數(shù)據(jù)挖掘模式的應(yīng)用，可以有目的性的進(jìn)行檔案信息的開拓，針對其研究成果展開評價， 并且及時的提供給用戶，確保事業(yè)單位的檔案管理的二次開發(fā)，以滿足當(dāng)下的事業(yè)單位檔案管理的需要。網(wǎng)絡(luò)最初只是科學(xué)家與研究人員之間交換文件的軟件，把因特網(wǎng)用于教育和研究可以得到政府的補(bǔ)貼。我國大學(xué)圖書館有撥款支持，數(shù)字圖書館的網(wǎng)絡(luò)檔案館是不贏利的，產(chǎn)出是教學(xué)和科研的長期社會效益。今天，因特網(wǎng)已經(jīng)越來越商業(yè)化了，網(wǎng)絡(luò)在數(shù)字經(jīng)濟(jì)中已成為極具潛力的技術(shù)投資對象。事業(yè)單位數(shù)字圖書館也可以考慮建立以贏利為目的的網(wǎng)絡(luò)檔案庫，采用網(wǎng)絡(luò)商務(wù)中的一些商務(wù)模式，例如網(wǎng)絡(luò)廣告、旗幟廣告、贊助廣告、訂閱、B2C等。收入可用于事業(yè)單位數(shù)字圖書館網(wǎng)絡(luò)檔案館建設(shè)的滾動發(fā)展。
結(jié)語
事業(yè)單位通過對數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的應(yīng)用，可以滿足當(dāng)下的數(shù)字化檔案管理的需要，確保其綜合運(yùn)作效益的提升，以更好的進(jìn)行現(xiàn)實工作的開展。
參考文獻(xiàn)
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論文摘要：隨著社會主義現(xiàn)代化的發(fā)展，計算機(jī)技術(shù)的進(jìn)步，信息技術(shù)在社會發(fā)展的各個領(lǐng)域都扮演著極其重要的角色。信息化建設(shè)更是被我國列為經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的首要內(nèi)容。網(wǎng)頁檔案化管理包括文檔、文字翻譯轉(zhuǎn)換、圖片資料、聲像資料、多媒體遠(yuǎn)程會議等。尤其是大學(xué)檔案館更側(cè)重教學(xué)與科研，網(wǎng)頁檔案化管理是必然的趨勢。
在信息化發(fā)展的今天，圖書館，特別是大學(xué)圖書館不僅要對信息進(jìn)行簡單的數(shù)字轉(zhuǎn)換和管理，更要對新興事物網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案化管理和歸檔，包括文檔、文字翻譯轉(zhuǎn)換、圖片資料、聲像資料、多媒體遠(yuǎn)程會議等。所以網(wǎng)絡(luò)檔案化管理，成為當(dāng)今圖書管理的必然趨勢，這就必須對檔案化管理的技術(shù)和法律相關(guān)問題進(jìn)行深入闡述和探討。
所謂數(shù)據(jù)挖掘(data mining)，就是從大量的、不完全的、有噪聲的、模糊的、隨機(jī)的數(shù)據(jù)中，提取隱含在其中的、人們事先不知道的但又是潛在有用的信息和知識的過程。這些數(shù)據(jù)可以是結(jié)構(gòu)化的，如關(guān)系數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)，也可以是半結(jié)構(gòu)化的，如文本，圖形，圖像數(shù)據(jù)，甚至是分布在網(wǎng)絡(luò)上的異構(gòu)型數(shù)據(jù)。發(fā)現(xiàn)知識的方法可以是數(shù)學(xué)的，也可以是非數(shù)學(xué)的；可以是演繹的，也可以是歸納的。發(fā)現(xiàn)了的知識可以被用于信息管理、查詢優(yōu)化、決策支持、過程控制等，還可以進(jìn)行數(shù)據(jù)自身的維護(hù)。數(shù)據(jù)挖掘借助了多年來數(shù)理統(tǒng)計技術(shù)和人工智能以及知識工程等領(lǐng)域的研究成果構(gòu)建自己的理論體系，是涉及數(shù)據(jù)庫、人工智能、數(shù)理統(tǒng)計、機(jī)械學(xué)、人工神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)、可視化、并行計算等的交叉學(xué)科，是目前國際上數(shù)據(jù)庫和決策支持領(lǐng)域的最前沿的研究方向之一。
一、數(shù)據(jù)挖掘的功能
數(shù)據(jù)挖掘通過預(yù)測未來趨勢及行為，做出預(yù)測性的、基于知識的決策。數(shù)據(jù)挖掘的目標(biāo)是從數(shù)據(jù)庫中發(fā)現(xiàn)隱含的、有意義的知識，按其功能可分為以下幾類。
1、關(guān)聯(lián)分析
關(guān)聯(lián)分析能尋找到數(shù)據(jù)庫中大量數(shù)據(jù)的相關(guān)聯(lián)系，常用的一種技術(shù)為關(guān)聯(lián)規(guī)則和序列模式。關(guān)聯(lián)規(guī)則是發(fā)現(xiàn)一個事物與其他事物間的相互關(guān)聯(lián)性或相互依賴性。
2、聚類
輸入的數(shù)據(jù)并無任何類型標(biāo)記，聚類就是按一定的規(guī)則將數(shù)據(jù)劃分為合理的集合，即將對象分組為多個類或簇，使得在同一個簇中的對象之間具有較高的相似度，而在不同簇中的對象差別很大。聚類增強(qiáng)了人們對客觀現(xiàn)實的認(rèn)識，是概念描述和偏差分析的先決條件。聚類技術(shù)主要包括傳統(tǒng)的模式識別方法和數(shù)學(xué)分類學(xué)。
3、自動預(yù)測趨勢和行為
數(shù)據(jù)挖掘自動在大型數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行分類和預(yù)測，尋找預(yù)測性信息，自動地提出描述重要數(shù)據(jù)類的模型或預(yù)測未來的數(shù)據(jù)趨勢，這樣以往需要進(jìn)行大量手工分析的問題如今可以迅速直接由數(shù)據(jù)本身得出結(jié)論。
4、概念描述
對于數(shù)據(jù)庫中龐雜的數(shù)據(jù)，人們期望以簡潔的描述形式來描述匯集的數(shù)據(jù)集。概念描述就是對某類對象的內(nèi)涵進(jìn)行描述并概括出這類對象的有關(guān)特征。概念描述分為特征性描述和區(qū)別性描述，前者描述某類對象的共同特征，后者描述不同類對象之間的區(qū)別。生成一個類的特征性只涉及該類對象中所有對象的共性。生成區(qū)別性描述的方法很多，如決策樹方法、遺傳算法等。
5、偏差檢測
數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)常有一些異常記錄，從數(shù)據(jù)庫中檢測這些偏差很有意義。偏差包括很多潛在的知識，如分類中的反常實例、不滿足規(guī)則的特例、觀測結(jié)果與模型預(yù)測值的偏差、量值隨時間的變化等。偏差檢測的基本方法是尋找觀測結(jié)果與參照值之間有意義的差別。這常用于金融銀行業(yè)中檢測欺詐行為，或市場分析中分析特殊消費(fèi)者的消費(fèi)習(xí)慣。
二、數(shù)據(jù)挖掘在建設(shè)現(xiàn)代化高校檔案館中的應(yīng)用
1、資源類數(shù)據(jù)包括館藏檔案經(jīng)過數(shù)字化加工而產(chǎn)生的各類電子檔案、電子文件中心中存儲的各類電子檔案、檔案軟件收集的信息、檔案信息網(wǎng)建設(shè)和維護(hù)信息。我們從研究大學(xué)檔案用戶的信息需求出發(fā)，數(shù)據(jù)挖掘為大學(xué)檔案館全面掌握和準(zhǔn)確理解檔案用戶的信息需求提供了方法。
(1) 利用web訪問信息挖掘技術(shù)發(fā)現(xiàn)其中的關(guān)聯(lián)模式、序列模式和web訪問趨勢等，構(gòu)建多維視圖的用戶興趣模型。從而可以確定檔案信息或服務(wù)受歡迎的程度，發(fā)現(xiàn)用戶訪問模式和用戶需求的趨勢，從不同側(cè)面來研究用戶的信息需求，為優(yōu)化檔案館的檔案信息資源建設(shè)提供了科學(xué)依據(jù)。
(2) 收集大學(xué)檔案網(wǎng)web服務(wù)器保留的用戶注冊信息、訪問記錄，以及有關(guān)用戶與系統(tǒng)交互的信息等原始數(shù)據(jù)，經(jīng)過清洗、濃縮和轉(zhuǎn)換形成便于統(tǒng)計分析的用戶查閱數(shù)據(jù)庫、日志數(shù)據(jù)庫、用戶定制信息庫、用戶反饋信息等各種數(shù)據(jù)集合。
2、從建設(shè)大學(xué)檔案館館藏信息資源出發(fā)，數(shù)據(jù)挖掘為大學(xué)檔案館提供了選擇一條科學(xué)發(fā)展道路的重要依據(jù)。
(1) 利用檔案網(wǎng)和檔案管理軟件訪問信息的挖掘分析出檔案資源的利用率，將利用率高、需求量大的傳統(tǒng)載體檔案優(yōu)先數(shù)字化。例如：通過對檔案信息的訪問記錄、檢索請求中用戶請求失敗的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，按類統(tǒng)計檔案拒用集和頻繁利用集，結(jié)合聚集算法發(fā)現(xiàn)館藏資源的缺漏，有針對性地補(bǔ)充和豐富檔案信息資源。
(2) 在大學(xué)檔案館藏管理過程中利用文本挖掘，運(yùn)用關(guān)聯(lián)、分類、聚類等方法，從海量檔案信息中按照相關(guān)專題進(jìn)行挖掘、分類、加工、整理和有序化重組，構(gòu)建特色檔案信息庫及各類專題檔案信息庫等。
3、從做好大學(xué)檔案館信息管理工作的角度出發(fā)，數(shù)據(jù)挖掘為優(yōu)化館藏信息和對未來工作的預(yù)測發(fā)揮重要作用。
(1) 在提供利用環(huán)節(jié)中，對用戶每次借閱的信息進(jìn)行關(guān)聯(lián)分析，發(fā)現(xiàn)各類檔案信息之間的關(guān)聯(lián)規(guī)則或比例關(guān)系，這樣可以進(jìn)一步優(yōu)化館藏信息。
(2) 開展大學(xué)檔案館館藏信息文本特征的建立、特征提取、特征匹配、特征集縮減和模型評價工作，實現(xiàn)對大量文檔集合的內(nèi)容進(jìn)行總結(jié)、分類、聚類、關(guān)聯(lián)分析、分布分析，通過歸納與總結(jié)，發(fā)現(xiàn)的知識可以為未來檔案工作的趨勢進(jìn)行預(yù)測。
三、數(shù)據(jù)挖掘在管理類數(shù)據(jù)中的應(yīng)用
大學(xué)檔案館的管理類數(shù)據(jù)包括：智能監(jiān)控系統(tǒng)、消防系統(tǒng)、溫濕度控制系統(tǒng)、智能密集架、數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)利用系統(tǒng)等在日常工作產(chǎn)生大量的管理類數(shù)據(jù)。我們得用數(shù)據(jù)挖掘工具在這類看似無用的數(shù)據(jù)中提取有價值的知識并運(yùn)用到大學(xué)檔案館工作中，并在大學(xué)檔案館的現(xiàn)代化建設(shè)中發(fā)揮作用。
大學(xué)檔案館檔案工作的重點是為師生服務(wù)，以服務(wù)為中心開展各項工作，如何使用先進(jìn)的工具，提高服務(wù)的質(zhì)量是一直困擾我們的難題。數(shù)據(jù)挖掘為大學(xué)檔案館檔案工作的智能化、個性化、精品化提供了行之有效的方法。在智能檢索系統(tǒng)可調(diào)用用戶興趣模型，自動修正檢索策略并可依用戶興趣將檢索結(jié)果迅速聚類和分類，并條理化地排序出來；對于設(shè)計院、社科院等科研型檔案用戶，可借助數(shù)據(jù)挖掘開展針對性的檔案信息挖掘，并將研究成果以概述、成果報告等形式提供給用戶。這樣不光實現(xiàn)了大學(xué)檔案的二次開發(fā)，也會給用戶帶來意外的驚喜。
網(wǎng)絡(luò)最初只是科學(xué)家與研究人員之間交換文件的軟件，把因特網(wǎng)用于教育和研究可以得到政府的補(bǔ)貼。在中國，大學(xué)有撥款，圖書館有大學(xué)支持，數(shù)字圖書館的網(wǎng)絡(luò)檔案館是不贏利的，產(chǎn)出是教學(xué)和科研的長期社會效益。今天，因特網(wǎng)已經(jīng)越來越商業(yè)化了，網(wǎng)絡(luò)在數(shù)字經(jīng)濟(jì)中已成為極具潛力的技術(shù)投資對象。大學(xué)數(shù)字圖書館也可以考慮建立以贏利為目的的網(wǎng)絡(luò)檔案庫，采用網(wǎng)絡(luò)商務(wù)中的一些商務(wù)模式，例如網(wǎng)絡(luò)廣告、旗幟廣告、贊助廣告、訂閱、b2c等。收入可用于大學(xué)數(shù)字圖書館網(wǎng)絡(luò)檔案館建設(shè)的滾動發(fā)展。目前人們對這些處于萌芽中的經(jīng)濟(jì)模式認(rèn)識甚少。管理網(wǎng)絡(luò)的公共政策制定主體是政府部門，推行電子政務(wù)，開發(fā)網(wǎng)絡(luò)資源，促進(jìn)從文字印刷向網(wǎng)絡(luò)出版的轉(zhuǎn)移是當(dāng)前相關(guān)政府部門的重要任務(wù)。大學(xué)的政策、態(tài)度和措施對數(shù)字圖書館的發(fā)展至關(guān)重要。市場手段和政策平衡是網(wǎng)絡(luò)檔案館建設(shè)，網(wǎng)絡(luò)檔案庫運(yùn)行，網(wǎng)上內(nèi)容傳遞和保存應(yīng)該和必須考慮的。
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【關(guān)鍵詞】 居民電子健康檔案 信息化建設(shè) 健康管理
居民電子健康檔案在國外更多地被稱為居民電子健康記錄（residental electronic health record，REHR），是關(guān)于醫(yī)療保健對象健康狀況的信息資源庫，涵蓋整個生命過程，多方面收集健康相關(guān)的所有因素，為廣大居民防治疾病、促進(jìn)和保護(hù)人體健康提供依據(jù)，為實現(xiàn)居民的自我健康管理和醫(yī)療健康服務(wù)管理提供有用的信息資源，具有較強(qiáng)的科學(xué)性和規(guī)范性[1]。居民電子健康檔案具有全面完整而具體的健康內(nèi)容，檢索使用非常方便快捷，檔案及病歷資料的保存期更長，不受外界環(huán)境的影響，為多發(fā)病、突發(fā)病及急性傳染病的診療提供詳盡的參考資料，具有重要的實用價值。另外，建立居民電子健康檔案所需要的信息科技含量較高，能夠大力促進(jìn)醫(yī)療衛(wèi)生工作的電子信息化，促進(jìn)各類衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)之間信息和資源的共享，為醫(yī)療衛(wèi)生工作的信息共享及管理統(tǒng)一提供有力的支撐，為廣大居民提供了優(yōu)質(zhì)、快捷的健康服務(wù)，具有信息無縫連接、共享協(xié)同作業(yè)、個性化診療等優(yōu)點。
國家“十二五”規(guī)劃綱要在第八篇第三十四章“完善基本醫(yī)療衛(wèi)生制度”里提出，目前亟待加強(qiáng)建設(shè)的公共衛(wèi)生服務(wù)體系中，居民電子健康檔案的覆蓋率必須要達(dá)到70%以上，這表明了國家非常重視并樂于促進(jìn)居民電子健康檔案的建設(shè)工作[2]。自2010年1月開始，我市將全體常住居民、流動人口（居住半年以上）都納入了個人及家庭健康檔案的建檔人群并將檔案電子化，對居民的健康檔案實行了信息化的統(tǒng)一管理，逐步實現(xiàn)居民健康檔案從紙質(zhì)到電子化的過程，并在將來把區(qū)縣、機(jī)構(gòu)之間的健康檔案實行聯(lián)網(wǎng)，做到小病、慢病社區(qū)內(nèi)解決，急病、大病醫(yī)院中治療。這將為合理調(diào)配醫(yī)療資源，緩解醫(yī)院就診壓力具有重要的實用價值。到目前為止，本市的居民電子健康檔案的建檔率為79.16%。
居民電子健康檔案普及之后帶給大家的好處是顯而易見的。當(dāng)居民電子健康檔案和對應(yīng)的信息化平臺建立并對接成功后，一方面，從臨床醫(yī)生的角度來講，在患者就診時，臨床醫(yī)生在調(diào)閱個人健康檔案時，能夠全方位地了解到就診者的既往病和健康狀況，為下一步治療方案的選擇以及臨床決策的制定提供精準(zhǔn)的原始信息，大大降低誤診率和漏診率，有效增強(qiáng)醫(yī)療服務(wù)的能效性[3]。另一方面，從就診患者的角度來講，個人健康檔案及相應(yīng)的診療記錄的建立使不同醫(yī)療機(jī)構(gòu)的醫(yī)生都能隨時調(diào)取病史資料進(jìn)行參考，避免了重復(fù)檢查，實現(xiàn)了個性化疾病治療、個體化健康管理，節(jié)約了就診費(fèi)用，緩解了“看病貴”的問題。
例如在醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)的急診工作中，常常因為患者昏迷等情況無法正常詢問病情及發(fā)病史，延誤了救治生命的黃金六小時，如果能夠調(diào)取患者實時的居民電子健康檔案，可迅速了解患者的系統(tǒng)情況，針對不同疾病進(jìn)行個性化的診斷治療準(zhǔn)備，徹底把握“黃金時間”，貫通救治生命的“綠色通道”。在建立居民健康檔案及相應(yīng)配套信息化平臺的基礎(chǔ)上，在患者或家屬撥打急救電話時，120中心可以通過調(diào)取患者的地理位置信息、體檢信息和發(fā)病史選擇就近的急救車輛通知其前往救助。與此同時，院內(nèi)的“綠色通道”平臺同時啟動，根據(jù)患者的具體疾病情況準(zhǔn)備所需的醫(yī)療設(shè)備及救護(hù)人員，做到“一呼百應(yīng)，有呼必應(yīng)”。在醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)的會診、轉(zhuǎn)診工作中，通過居民電子健康檔案，可迅速有效地實現(xiàn)各級醫(yī)院與基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)之間開展全面合作，大大促進(jìn)完善分級醫(yī)療制度、雙向轉(zhuǎn)診制度和遠(yuǎn)程醫(yī)療制度，試行社區(qū)首診制，促進(jìn)各級各類醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)的優(yōu)勢互補(bǔ)，實現(xiàn)小病在社區(qū)、大病去醫(yī)院、康復(fù)回社區(qū)的疾病診治連續(xù)化管理格局，整合醫(yī)療資源，促進(jìn)本地區(qū)醫(yī)療衛(wèi)生資源的合理使用[4]。另外，當(dāng)重大的傳染病疫情、食物中毒、職業(yè)性中毒、病因不明的群體性疾病等突發(fā)公共衛(wèi)生事件來臨時，通過調(diào)取患者已建立的居民電子健康檔案，針對患者個體狀況選擇個性化治療方案，防止出現(xiàn)“千人一面，同病同治”的現(xiàn)象，做到“因人而異，同病異治”，為突發(fā)公共衛(wèi)生事件的正確處理提供依據(jù)和支持。
在不久的將來，全國范圍內(nèi)建立統(tǒng)一的居民電子健康檔案，與身份證等個人信息聯(lián)動，則流動人群的健康信息隨時可被掌控，人群離開戶口檔案所在地而異地工作、居住時，仍然可以到包括城市社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心、鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院以及村衛(wèi)生室在內(nèi)的各級各類醫(yī)療服務(wù)機(jī)構(gòu)接受公共醫(yī)療服務(wù)，包括嬰幼兒免疫接種、婦幼保健、精神疾病管理治療和勞動職業(yè)衛(wèi)生等。
從政府衛(wèi)生監(jiān)督管理的角度而言，居民電子健康檔案系統(tǒng)的普及和完善，能夠?qū)崿F(xiàn)從傳統(tǒng)的、靜態(tài)的紙質(zhì)工作模式到現(xiàn)代的、動態(tài)的電子信息化管理模式的轉(zhuǎn)變，提高工作效率，規(guī)范執(zhí)法行為，使廣大人民群眾都享受到高效、便捷、安全的公共衛(wèi)生服務(wù)。在居民電子健康檔案的建設(shè)過程中，行政管理部門和醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)之間必須做到信息互聯(lián)、系統(tǒng)互通，這可以通過政府的衛(wèi)生信息平臺和各級醫(yī)療服務(wù)機(jī)構(gòu)內(nèi)部的信息系統(tǒng)之間對接而實現(xiàn)，具體要按照衛(wèi)生部制定的檔案架構(gòu)和數(shù)據(jù)源標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行健康檔案數(shù)據(jù)共享、調(diào)閱，實現(xiàn)橫跨部門、地區(qū)和專業(yè)的健康檔案檢索；在搭建公共衛(wèi)生信息平臺的基礎(chǔ)上，形成并完善電子健康檔案的基本資料庫，并通過數(shù)據(jù)互換來整合臨床醫(yī)療信息等外部資源，對居民電子健康檔案實現(xiàn)不間斷、無死角的動態(tài)管理[5]。
居民電子健康檔案具有信息來源廣泛、時效性強(qiáng)及數(shù)據(jù)龐大的特點，居民的健康狀況、疾病問題通常在就診、保健和康復(fù)過程中被主動記錄，因此健康檔案的信息來源主要為衛(wèi)生信息平臺提供的公共衛(wèi)生資料數(shù)據(jù)和各級各類醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)的記錄，因此電子檔案信息的采集要在醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)的日常工作中伴隨進(jìn)行，不能搞突擊檢查式采集、推送，并主動向多方共享，動態(tài)利用健康檔案與醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)記錄，減輕基層的衛(wèi)生所、衛(wèi)生站等醫(yī)療人員的負(fù)擔(dān)。
居民電子健康檔案包括個人基本信息、醫(yī)院的就診治療及康復(fù)信息、兒童計劃免疫信息、孕產(chǎn)婦幼保健信息、重大的傳染性疾病信息等，以個人檔案為基礎(chǔ)，整合入家庭、社區(qū)、區(qū)域檔案中，形成完備的居民電子健康檔案管理及應(yīng)用系統(tǒng)；公共衛(wèi)生數(shù)據(jù)包括各級疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)以及婦幼信息管理系統(tǒng)等的與居民電子健康檔案直接相關(guān)的數(shù)據(jù)。若要居民健康檔案數(shù)據(jù)處理中心真正實現(xiàn)共享、共用的目的，必須在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)錄入、提交同級或上級電子健康檔案管理中心時就遵循健康檔案的格式標(biāo)準(zhǔn)及存儲模式。只有數(shù)據(jù)共享、同步安全傳輸?shù)娜夅t(yī)療衛(wèi)生信息平臺才能滿足居民電子健康檔案的應(yīng)用及日常管理需求[6]。電子病歷是由各級各類醫(yī)療機(jī)構(gòu)在門診及住院患者的診療過程中創(chuàng)建、保存和使用的規(guī)范電子方式臨床診療信息記錄，它是居民電子健康檔案的主要數(shù)據(jù)來源之一，在提取、整合門診及住院病歷的摘要及住院病案、各類生化、影像學(xué)檢驗檢查的原始信息及診療信息的基礎(chǔ)上，形成基礎(chǔ)檔案資源庫，與醫(yī)療機(jī)構(gòu)的體檢數(shù)據(jù)、基層衛(wèi)生院和社區(qū)衛(wèi)生中心系統(tǒng)中的疾病診療記錄一起進(jìn)行數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化處理后，發(fā)送到上級衛(wèi)生信息數(shù)據(jù)平臺，完善健康檔案數(shù)據(jù)基礎(chǔ)資源庫。
建立居民電子健康檔案系統(tǒng)后，管理和完善至關(guān)重要。依據(jù)相關(guān)的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及工作規(guī)范，各級各類醫(yī)院要逐步建立完備的醫(yī)院信息管理平臺、模式化電子病歷系統(tǒng)及醫(yī)療服務(wù)信息系統(tǒng)，將醫(yī)生工作站作為系統(tǒng)內(nèi)的標(biāo)準(zhǔn)配備，實現(xiàn)跨地區(qū)、跨專業(yè)、跨機(jī)構(gòu)的電子病歷共享系統(tǒng)，建立綜合性的業(yè)務(wù)服務(wù)模式，探索預(yù)約就診、遠(yuǎn)程及協(xié)同會診、轉(zhuǎn)診、檢診互認(rèn)的新模式。確保健康檔案管理平臺的安全性和可靠性，嚴(yán)格各種資料的生成和調(diào)閱制度，保護(hù)患者的隱私。
總之，在國家大力推進(jìn)衛(wèi)生信息化建設(shè)的背景下，居民電子健康檔案及配套的公共信息管理平臺的普及與完善是關(guān)系到廣大人民群眾身體健康的重要課題，需要多方合作，共同著手，才能真正發(fā)揮健康檔案電子化帶來的巨大能力，更好地為醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)服務(wù)。
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[關(guān)鍵詞] 高校；檔案管理；服務(wù)；安全；創(chuàng)新
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2016. 23. 095
[中圖分類號] G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2016）23- 0181- 01
高校檔案管理主要是黨政管理，科研和教學(xué)等歷史記錄，記載高校發(fā)展歷史，并反映高校的教學(xué)、科研、黨政等諸多方面的現(xiàn)狀。高校檔案管理，是為校內(nèi)的學(xué)生、老師等進(jìn)行服務(wù)，對教學(xué)、教研工作的開展有極大的背景支撐作用。同時，高校檔案管理工作面向校外，對自身培養(yǎng)的人才負(fù)責(zé)，對社會負(fù)責(zé)。
1 傳統(tǒng)高校檔案管理與服務(wù)的困境
傳統(tǒng)的高校檔案管理模式注重紙質(zhì)檔案的使用，在長久的應(yīng)用過程中，紙質(zhì)檔案表現(xiàn)出其對于社會人才管理、事物輔方面的突出優(yōu)點，但是也有其不足之處，比如信息分散，應(yīng)用調(diào)度苦難等等。在高校檔案數(shù)字化管理的過程中，出現(xiàn)的困境主要有四點：①紙質(zhì)檔案資源分散，檔案立卷部門不一致，使檔案的收集和數(shù)字化的過程難度較大；②各高校對檔案的保護(hù)、利用等方面的工作投入力度不同，且信息載體多為傳統(tǒng)的紙質(zhì)，或者音頻和視頻等，信息載體的單一不利于各高校之間進(jìn)行信息資源的共享；③檔案的收集、管理和利用的環(huán)節(jié)中，由于高校檔案發(fā)展沒有足夠利用自身優(yōu)勢，進(jìn)行技術(shù)更新，使高校的檔案管理和服務(wù)工作落后，不能適應(yīng)社會的信息化高速發(fā)展；④我國的檔案管理的信息化工作處于起步階段，檔案工作對于科研和教學(xué)的重要性并沒有得到全面的認(rèn)識，使高校檔案管理工作的拓展難以展開，不利于管理模式變革。
2 高校檔案管理與服務(wù)利用的創(chuàng)新性舉措
2.1 傳統(tǒng)檔案與電子檔案管理并行
傳統(tǒng)的檔案分散管理為檔案信息的高效、安全利用帶來了阻力，而檔案的集中管理，為高校的發(fā)展、社會信息化管理、檔案的多方面利用等工作帶來了極大的便利，集中管理主要通過現(xiàn)代化和網(wǎng)絡(luò)化的管理方式來進(jìn)行實現(xiàn)。電子檔案是在數(shù)字化信息技術(shù)發(fā)展的條件下，產(chǎn)生的產(chǎn)物，具有：存儲容量大、信息獨(dú)立、可長期保存、操作方便、易于資源共享、儲存空間小，并能有多種表現(xiàn)形式。但電子檔案同時存在缺點，比如對設(shè)備等載體都有依賴性，不能直接讀取，信息易于共享同時安全性降低，易于修改等。結(jié)合以上電子檔案和紙質(zhì)檔案的優(yōu)缺點，在高校檔案管理中，可以在紙質(zhì)檔案正常的歸檔管理前提下，總檔案管理人員督促各院系檔案管理處室將歸檔的文件進(jìn)行數(shù)字化處理和電子文檔的同步錄入、存儲，并通過建立高校統(tǒng)一的電子檔案管理系統(tǒng)，使各高校之間、高校與社會之間，主要是高校內(nèi)部的教學(xué)和科研管理能更加高效地完成。
2.2 紙質(zhì)檔案與電子檔案的查閱利用可以互補(bǔ)
在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案單獨(dú)使用時，檔案管理工作對教學(xué)、科研等高校工作產(chǎn)生了積極的幫助，但是在電子檔案與紙質(zhì)檔案共同使用下，檔案的利用在安全與高效的前提下，可以通過標(biāo)準(zhǔn)化、一體化、集中化的手段，將檔案的查閱工作由原來的紙質(zhì)查閱，手續(xù)繁瑣，不易傳送等缺點進(jìn)行改進(jìn)，通過電子檔案規(guī)范化管理，既能避免安全性問題，也能使檔案的查閱、使用更加方便、高效。
2.3 高校檔案服務(wù)內(nèi)容創(chuàng)新，可以從要求檔案數(shù)量向要求檔案質(zhì)量進(jìn)行轉(zhuǎn)變
高校檔案管理工作要從簡單的檔案收集工作進(jìn)行轉(zhuǎn)變創(chuàng)新，應(yīng)該對檔案管理工作內(nèi)容進(jìn)行發(fā)掘，從傳統(tǒng)的檔案實體管理方式向全面檔案信息管理和服務(wù)轉(zhuǎn)變，將工作提高到更高水平、更高層次。檔案的價值在于被利用，只有堅持以利用檔案內(nèi)容為核心，加大檔案編輯研究的工作力度，提高服務(wù)的主動性，才能創(chuàng)造出最大的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。
2.4 檔案管理的服務(wù)性工作由被動服務(wù)向主動服務(wù)轉(zhuǎn)變
高校的檔案管理工作，應(yīng)該在現(xiàn)有的檔案基數(shù)上，將其向現(xiàn)代化、服務(wù)化、信息化和開放化上大力轉(zhuǎn)變，建立出科學(xué)管理、反映敏捷、能夠靈活運(yùn)行的體制，對社會服務(wù)的內(nèi)容應(yīng)該更加多元化、社會化，更加高效、優(yōu)質(zhì)。
3 結(jié) 語
在社會高速的信息化發(fā)展前提下，高校的檔案管理與服務(wù)需要從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理、被動進(jìn)行檔案管理服務(wù)等內(nèi)容進(jìn)行轉(zhuǎn)變，高校檔案的管理對于高校教學(xué)、科研等事物有極大的基礎(chǔ)性作用和幫助。將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理相結(jié)合、將以往的被動性檔案管理工作創(chuàng)新改進(jìn)，增加內(nèi)容，變?yōu)橹鲃拥龋T多的創(chuàng)新性舉措，將使高校的檔案管理工作更加安全、高效，并創(chuàng)造出更大的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。
主要參考文獻(xiàn)
一、社區(qū)居民健康檔案管理系統(tǒng)的作用簡介
由于居民健康檔案是一份動態(tài)信息，隨時都會發(fā)生變化，所以建立居民健康檔案是一項長期的工作，要在健康檔案使用的過程中對建立的方式不斷探索與創(chuàng)新。所以我們設(shè)計并完成了基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的社區(qū)居民健康檔案的管理系統(tǒng)，接下來我們對此操作系統(tǒng)進(jìn)行具體闡述。
我們所創(chuàng)建的社區(qū)居民健康管理系統(tǒng)由五個功能模塊組成，包括檔案管理、信息服務(wù)、家庭監(jiān)護(hù)、信息傳遞和系統(tǒng)管理，居民健康檔案根據(jù)普通患者、兒童患者和心腦血管疾病患者三種群體進(jìn)行分類。
社區(qū)居民健康系統(tǒng)的五個模塊所產(chǎn)生的功能具體如下：
檔案管理模塊的主要功能是既可以生成和打印所需要的檔案報告，還可以進(jìn)行檔案的修改、添加和刪除。信息服務(wù)模塊利用了先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，通過網(wǎng)絡(luò)把社區(qū)服務(wù)中心和用戶家庭關(guān)聯(lián)起來，在社區(qū)居民從網(wǎng)上查詢所需醫(yī)療信息的同時還可以將自己的健康信息情況上傳到服務(wù)中心，這樣社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心就可以及時地了解社區(qū)居民用戶當(dāng)前的健康情況，并根據(jù)實際情況對社區(qū)居民制定出合理的康復(fù)計劃。家庭監(jiān)護(hù)，這個模塊主要是針對社區(qū)的獨(dú)居老人以及患有心腦血管疾病的老人，社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心通過先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對有需要的家庭進(jìn)行監(jiān)護(hù)，防止和減少意外情況的發(fā)生。信息傳遞，主要是使用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)完成社區(qū)醫(yī)院和中心醫(yī)院的網(wǎng)絡(luò)互通，如果病人需要在大中型醫(yī)院進(jìn)行治療，那么醫(yī)院醫(yī)生就可以將所需要的病歷檔案通過網(wǎng)絡(luò)及時地獲取，同時社區(qū)醫(yī)生也可以通過互通網(wǎng)絡(luò)來獲得中心醫(yī)院專家的技術(shù)支持和指導(dǎo)。系統(tǒng)管理的主要功能是社區(qū)居民用戶用來對信息進(jìn)行修改、添加和刪除，以及社區(qū)用戶設(shè)置權(quán)限，修改用戶密碼和對系統(tǒng)數(shù)據(jù)的備份和還原。
二、社區(qū)居民健康檔案管理系統(tǒng)的保密安全
社區(qū)居民健康檔案管理系統(tǒng)的保密安全主要從三個方面來進(jìn)行控制，即操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理和應(yīng)用程序。用戶登錄時采用雙密碼，一個密碼進(jìn)入應(yīng)用程序，另一個密碼用來進(jìn)入數(shù)據(jù)庫，雙密碼的主要作用是防止其他人僅用一個密碼就可以直接打開應(yīng)用程序并進(jìn)入數(shù)據(jù)庫。
用戶進(jìn)入管理系統(tǒng)的主要流程是：首先用戶要用一個賬號來連接注冊表，在注冊表中查找是否有此用戶，如果有，系統(tǒng)將用戶輸入的密碼與系統(tǒng)進(jìn)行比對，密碼正確用戶就可以進(jìn)入應(yīng)用系統(tǒng)并將第二層數(shù)據(jù)庫密碼解密，然后系統(tǒng)把該用戶ID和密碼再次進(jìn)行比對，正確則進(jìn)入數(shù)據(jù)庫，如果錯誤就退出系統(tǒng)。應(yīng)用系統(tǒng)密碼是由用戶本人進(jìn)行設(shè)置和更改，用戶的ID號是系統(tǒng)的管理員進(jìn)行分配。
三、社區(qū)居民健康檔案管理系統(tǒng)的表現(xiàn)方式
首先是社區(qū)居民健康檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫主要是把居民家庭住址、社區(qū)醫(yī)生安排、常見疾病和體檢情況等基本信息情況進(jìn)行記錄。在系統(tǒng)中，我們把居民的姓名、年齡、聯(lián)系電話等個人信息存放在居民基本信息表里，在社區(qū)服務(wù)中有需要的時候可以快速從表中提取。
接下來是社區(qū)居民健康檔案管理系統(tǒng)的服務(wù)器終端，社區(qū)居民健康檔案管理系統(tǒng)是運(yùn)行在Windows2000應(yīng)用程序所提供的進(jìn)程，其中主要用到了COM組件，因此這個服務(wù)器終端的應(yīng)用程序沒有應(yīng)用界面。
社區(qū)居民健康檔案管理系統(tǒng)在原有的兩層服務(wù)器結(jié)構(gòu)基礎(chǔ)上添加了新的業(yè)務(wù)邏輯層，運(yùn)用了三層服務(wù)器的結(jié)構(gòu)設(shè)計。業(yè)務(wù)邏輯層主要是把數(shù)據(jù)庫和客戶端鏈接起來，起到相互傳送信息的作用，數(shù)據(jù)庫既可以收到客戶端發(fā)來的請求，又可以將處理結(jié)果發(fā)送回客戶端。因此新填入的業(yè)務(wù)邏輯層在提高工作效率的同時又減輕了整體服務(wù)器的工作負(fù)擔(dān)。在管理系統(tǒng)中，連接數(shù)據(jù)庫、打開記錄集和對字段或字段集的操作主要是使用ADO屬性和方法，因為將來如果需要對程序進(jìn)行擴(kuò)展完善，一定會需要對參數(shù)的查詢和存儲功能，所以在設(shè)計服務(wù)器終端的同時，也為這些屬性進(jìn)行了保存。
關(guān)鍵詞：教育信息化 檔案管理系統(tǒng) 數(shù)據(jù)加密
中圖分類號：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-098X（2017）01（c）-0129-02
隨著計算機(jī)及互聯(lián)網(wǎng)的持續(xù)快速發(fā)展，以云計算、物聯(lián)網(wǎng)、智能城市、智慧校園為代表的各種新技術(shù)、新應(yīng)用如雨后春筍般涌現(xiàn)出來，正在影響和改變著我們每一個人，無論你是否愿意被影響和改變。隨著應(yīng)用軟件的增多和普及，產(chǎn)生了大量的數(shù)據(jù)，而且，這些數(shù)據(jù)以指數(shù)級的速度增長，人類已邁入大數(shù)據(jù)時代。檔案是機(jī)關(guān)、組織和個人在社會活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、音像及其他各種形式和載體的歷史記錄。隨著學(xué)校的快速發(fā)展，不同類別、不同形式的檔案快速增加，檔案管理工作變得更加復(fù)雜，傳統(tǒng)的檔案管理方式和方法已不能m應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下數(shù)據(jù)量大和高安全性等要求。因此，研究和設(shè)計一款符合學(xué)校實際需求的檔案管理系統(tǒng)迫在眉睫。
1 專科院校檔案工作的現(xiàn)狀
1.1 檔案管理工作部門和人員情況
專科院校一般沒有專門的檔案室或檔案館等獨(dú)立的檔案管理機(jī)構(gòu)。以筆者所在的漯河醫(yī)學(xué)高等專科學(xué)校為例，檔案室是學(xué)校行政辦公室的下屬機(jī)構(gòu)，不是獨(dú)立設(shè)置的檔案室，隸屬于學(xué)校行政辦。筆者學(xué)校檔案室僅有兩名專職檔案管理人員，缺乏專業(yè)的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)人員，每年疲于應(yīng)對學(xué)校各類檔案的收集、分類、整理、上架、日常查詢、借閱和印章使用等工作，沒有更多的時間和精力去研究和學(xué)習(xí)檔案信息化方面的知識。
1.2 檔案管理工作硬件投入情況
筆者學(xué)校檔案室設(shè)有辦公室和檔案庫房，分別用于辦公和存放檔案。其中，檔案庫房約200m2，內(nèi)有打印復(fù)印一體機(jī)、掃描儀、計算機(jī)、刻錄機(jī)、照相機(jī)、空調(diào)等電子設(shè)備和滅火器、鐵門、鐵窗等防火防盜設(shè)備，但沒有配備去濕機(jī)、磁盤陣列、溫濕度和防火防盜自動報警器等設(shè)備。計算機(jī)和打印復(fù)印一體機(jī)等辦公設(shè)備較為老舊，經(jīng)常出現(xiàn)各種各樣問題，嚴(yán)重影響檔案管理人員和檔案借閱人員的工作效率。
1.3 檔案管理工作信息化使用情況
目前，該校還沒有專門的檔案管理系統(tǒng)，都是以自建Excel電子表格形式進(jìn)行管理，且僅保存基本的文件名、文件類型、時間等信息，只能進(jìn)行簡單的信息查詢和搜索，不能提供詳細(xì)的信息檢索；館藏檔案以傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案為主，當(dāng)前流行的多媒體電子檔案如圖像、音頻、視頻、掃描件等較少，無法大規(guī)模地實時、在線提供檔案，與當(dāng)前檔案管理信息化發(fā)展潮流不符，檔案管理工作信息化水平總體不高。
2 檔案管理系統(tǒng)的需求和功能設(shè)計
我國大部分本科高校都有自己的檔案管理軟件，各高校檔案管理軟件的功能大同小異。作為專科學(xué)校，由于歷史原因，大部分都沒有自己的檔案管理軟件，隨著時代的進(jìn)步，特別是在互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)時代，也急需要有自己的檔案管理軟件。該文在總結(jié)高校檔案管理需求的基礎(chǔ)上，調(diào)查和收集該校檔案管理工作的實際需求，并進(jìn)行相關(guān)功能設(shè)計，為下一步的實現(xiàn)打下堅實的基礎(chǔ)。根據(jù)學(xué)校各類用戶需求，確定檔案管理系統(tǒng)的功能模塊，各類需求如圖1所示：主要分為用戶登錄模塊、檔案管理模塊、檔案查詢模塊、檔案借閱模塊、系統(tǒng)管理模塊和印章使用模塊。
用戶登錄模塊：登陸系統(tǒng)是各類用戶安全進(jìn)入系統(tǒng)的第一步，系統(tǒng)只允許特定的用戶，即用自己的工號或?qū)W號登錄系統(tǒng)，登錄后可以自行修改密碼。
檔案管理模塊：檔案管理模塊功能如圖2所示，包括檔案錄入功能、檔案審核功能、檔案鑒定功能、檔案歸檔功能、檔案修改功能和檔案刪除功能。由檔案提供者把檔案的基本信息錄入到系統(tǒng)中，同時將電子稿導(dǎo)入，做到檔案基本信息、紙質(zhì)稿完整信息、電子稿完整信息一一對應(yīng)。檔案管理員對檔案提供者錄入的信息進(jìn)行審核，如果有必要保存，則審核通過；如果沒有必要保存，則不通過。如果通過，則對檔案的密級和保存的時間進(jìn)行鑒定，密級程度分為公開、保密、機(jī)密、絕密4種，根據(jù)檔案的性質(zhì)鑒定為不同的密級和保存時間。最后由系統(tǒng)管理員對需要?dú)w檔的檔案的所有信息進(jìn)行審核，查看是否滿足檔案信息化建設(shè)的各種標(biāo)準(zhǔn)，對通過審核的檔案進(jìn)行立卷、編目和保存。對不符合檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)的檔案退回，給出不符合標(biāo)準(zhǔn)的條目，并限期重填。此外，系統(tǒng)管理員可以對檔案的個別屬性進(jìn)行修改，若某些檔案沒有保存的必要或保存時間到期時，系統(tǒng)管理員將檔案刪除。
檔案查詢模塊包括檔案查詢和查詢統(tǒng)計兩個功能，查詢者在查詢框中輸入文件的關(guān)鍵字、文件號、文件名等關(guān)鍵字信息進(jìn)行查詢，系統(tǒng)會根據(jù)查詢者的權(quán)限快速地反應(yīng)查詢到檔案的詳細(xì)信息。查詢統(tǒng)計主要是對各類檔案信息查詢次數(shù)、查詢者部門、查詢內(nèi)容等進(jìn)行統(tǒng)計。
檔案借閱模塊：包括檔案借閱和借閱統(tǒng)計兩個功能，用戶提交檔案借閱申請，包括借閱的檔案、借閱日期、歸還日期等，經(jīng)檔案管理部門人員審核批準(zhǔn)后，即可完成檔案借閱。借閱統(tǒng)計主要是對借閱檔案、借閱次數(shù)等進(jìn)行統(tǒng)計，可以分析檔案利用率，進(jìn)而為決策者提供決策支持。
系統(tǒng)管理模塊包括數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)恢復(fù)、日志查詢、用戶權(quán)限管理功能。
印章使用模塊：由于學(xué)校公章保存在檔案室，傳統(tǒng)印章使用手續(xù)繁瑣、費(fèi)時費(fèi)力，因此有必要加上印章使用功能，印章使用者只需網(wǎng)上提交申請，審核人網(wǎng)上審核，且審核人必須在規(guī)定時間內(nèi)審核，保障印章使用手續(xù)正常、快速進(jìn)行。
3 檔案管理系統(tǒng)的安全
安全性是擺在每一個應(yīng)用系統(tǒng)面前的大問題，檔案管理系統(tǒng)也不例外。這里主要從數(shù)據(jù)信息安全、程序安全和網(wǎng)絡(luò)安全3個方面來討論系統(tǒng)的安全性。該系統(tǒng)對用戶密碼采用MD5算法進(jìn)行加密，系統(tǒng)在保存密碼時將密碼信息用MD5算法加密后存入數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫中只保留加密后的信息，當(dāng)用戶登錄后，輸入的密碼信息先用MD5算法加密，將加密后的信息與數(shù)據(jù)庫中的信息進(jìn)行比對，若一致，則允許登錄，若不一致，則提示重新輸入用戶名和密碼。針對圖片信息采用基于混沌的圖像加密技術(shù)進(jìn)行加密。程序測試主要是進(jìn)行黑盒測試和白盒測試，以驗證程序的功能和邏輯正確性。由于服務(wù)器放到學(xué)校機(jī)房中，所以要確保機(jī)房網(wǎng)絡(luò)安全，防火墻，UPS和入侵檢測系統(tǒng)都是必不可少的。此外，系統(tǒng)還需具備數(shù)據(jù)備份和數(shù)據(jù)恢復(fù)功能，其主要作用是提高檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)可靠性和安全性。該系統(tǒng)采用的備份策略是：每周進(jìn)行一次完整備份，備份系統(tǒng)中所有的數(shù)據(jù)，優(yōu)點是恢復(fù)時間短，操作最方便、可靠。每天進(jìn)行一次增量備份，備份上一次備份以后更新的所有數(shù)據(jù)，優(yōu)點是每次備份的數(shù)據(jù)量少，占用空間少，備份時間短。
4 結(jié)語
該文主要分析和設(shè)計了基于該校現(xiàn)狀的檔案管理系統(tǒng)，隨著高校信息化建設(shè)的逐步深入，會有更多的電子數(shù)據(jù)信息流入到檔案管理系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)安全是一個必須重視和要解決的問題。一方面，隨著智能手機(jī)的快速普及，越來越多的工作可以在手機(jī)上完成，如何盡快實現(xiàn)基于智能手機(jī)的檔案管理系統(tǒng)；另一方面，大量的數(shù)據(jù)積累必然形成大數(shù)據(jù)，如何讓大數(shù)據(jù)通過數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)挖掘來發(fā)揮出其應(yīng)有的作用，是今后需要努力的方向。
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關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代；檔案管理；價值及發(fā)展
大數(shù)據(jù)時代的到來，為社會各行業(yè)帶來良好的發(fā)展空間，但同時也帶來一定的挑戰(zhàn)。對于檔案管理工作而言，數(shù)據(jù)量將會更多、更龐雜，管理工作也會面臨全新難題，更急迫的想要加強(qiáng)數(shù)據(jù)的科學(xué)高效管理，因此，檔案管理工作要充分利用大數(shù)據(jù)時代所帶來的有利條件，全面了解目前工作價值提升的具體表現(xiàn)，站在檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展的角度，采取有效措施，完善相關(guān)工作細(xì)節(jié)，滿足大數(shù)據(jù)時代基本需求，實現(xiàn)自身價值最大化。
一、大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作的價值提升
（一）工作效率明顯提高
檔案管理工作在過去的管理形式上，通常都是運(yùn)用紙質(zhì)、圖片或是錄影的方式，但這種管理形式，在許多方面存在缺陷，導(dǎo)致管理不便、效率不高的不良情況出現(xiàn)。但在大數(shù)據(jù)時代環(huán)境中，在對大量檔案信息進(jìn)行價值提取過程中，主要利用計算機(jī)技術(shù)進(jìn)行有效信息處理，這種先進(jìn)的數(shù)據(jù)發(fā)掘技術(shù)還包括對檔案信息數(shù)據(jù)庫進(jìn)行分類、整合、收縮、重點、提要以及在處理中相關(guān)信息及重要知識等，有效減少了數(shù)據(jù)抽取范疇，同時也省了很多成本績勞動力，工作效率明顯提高。
（二）檔案搜集渠道增多
大數(shù)據(jù)時代中，檔案管理工作會逐漸向信息庫數(shù)值分析以及文本數(shù)據(jù)發(fā)掘方面發(fā)展，確保對檔案信息及時搜集、嚴(yán)格監(jiān)察整個搜集過程，相關(guān)信息、資源庫、影片以及物品只要存在保存意義的都要加強(qiáng)搜集。因此，檔案管理工作人員沒有只從文本檔案庫中進(jìn)行檔案的收集與儲存，而是進(jìn)行有明確目的和指向性的信息收集，充分強(qiáng)調(diào)了檔案管理行業(yè)的廣闊渠道，重點突出了檔案管理工作發(fā)展過程中網(wǎng)站面、照片、視頻信息等方面全新形式內(nèi)容，增添了檔案搜集渠道以及資源類別。
（三）檔案信息實時共享
由于大數(shù)據(jù)時代提供的先進(jìn)技術(shù)，可以有效利用這一優(yōu)勢隨時獲取各部門的相關(guān)檔案，任何時間都能進(jìn)行查看，節(jié)省了過去檔案互相傳送的時間，為更多用戶提供了更好的信息服務(wù)，達(dá)到用戶的基本需求。此外，檔案管理工作中各部門一同創(chuàng)建檔案信息共享平臺，共同享用數(shù)據(jù)系統(tǒng)帶來的軟件設(shè)施，不用再去經(jīng)常對具體硬件進(jìn)行升級。通過有效運(yùn)用大數(shù)據(jù)時代提供的先進(jìn)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作，方便了檔案信息的保存與查看，直接通過互聯(lián)網(wǎng)實時共享，輕松便捷的同時，確保信息數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。
（四）檔案服務(wù)更加完善
大數(shù)據(jù)時代的到來，使過去檔案管理工作的服務(wù)目標(biāo)得以實現(xiàn)，讓檔案管理的服務(wù)更具有針對性，充分體現(xiàn)了大數(shù)據(jù)時代的服務(wù)特色，不僅能及時滿足用戶信息需求，同時對用戶不同的要求展開詳細(xì)深入剖析，在多種類別的信息數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，為用戶提供更豐富、更細(xì)致的信息資源輸送。
二、大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作的發(fā)展方式
（一）提升管理者綜合素養(yǎng)
檔案管理者的綜合素養(yǎng)，直接關(guān)系到未來的發(fā)展情況，因此，檔案管理者要提升自身專業(yè)水平以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)操作水平。在大數(shù)據(jù)時代，檔案管理者的工作形式與工作角色發(fā)生了巨大轉(zhuǎn)變，并不僅僅進(jìn)行原有檔案信息調(diào)整、安裝以及區(qū)別等工作，同時檔案信息的輸送也不是管理者互相遞給，在這種轉(zhuǎn)變下，檔案管理工作人員要改變自身管理觀念，更快的適應(yīng)全新的工作氛圍與工作任務(wù)。努力在最短的時間內(nèi)將工作精神面貌調(diào)整到最佳狀態(tài)，重新建立檔案管理工作思想，確保全身心投入到工作當(dāng)中。其次，在大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案管理者作為信息化檔案管理系統(tǒng)的主要人員，必須要全面了解檔案數(shù)據(jù)的搜索、保存以及類別管理等內(nèi)容的具體運(yùn)用，同時還要具有一定的系統(tǒng)維護(hù)與軟件升級的技術(shù)知識，才能真正確保檔案服務(wù)的質(zhì)量與工作效率。
（二）數(shù)據(jù)融合統(tǒng)一管理
目前，檔案管理工作均已使用大數(shù)據(jù)，但信息數(shù)據(jù)資源仍然過于零散，信息數(shù)據(jù)資源相互沒有連接，導(dǎo)致檔案管理工作并沒有真正實現(xiàn)現(xiàn)代化便捷系統(tǒng)管理。因此，在科技不斷發(fā)展、日益成熟的形勢下，在檔案管理系統(tǒng)中充分應(yīng)用云端技術(shù)，把國內(nèi)所有檔案信息進(jìn)行科學(xué)融合，是改變檔案信息零散狀況的有效途徑，促進(jìn)檔案信息數(shù)據(jù)實現(xiàn)共享，并且也提升了檔案使用效率，最大化發(fā)揮其積極作用。此外，在當(dāng)前大數(shù)據(jù)時代中，缺少具體的管理機(jī)構(gòu)，能同時兼具檔案數(shù)據(jù)資源，因此，要加強(qiáng)數(shù)據(jù)渠道之間的協(xié)作，檔案管理可以積極與展覽館、網(wǎng)絡(luò)公司等開展合作，促進(jìn)檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展。
（三）保障數(shù)據(jù)信息安全
運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行檔案管理，雖然方便有效，但同樣也存在一定安全隱患，若出現(xiàn)任何安全問題，將會對檔案管理整個信息數(shù)據(jù)系統(tǒng)造成不可挽回的損失。因此，要加強(qiáng)信息安全管理，提升系統(tǒng)安全性能，運(yùn)用多種網(wǎng)絡(luò)防御檢測軟件，保障檔案管理的穩(wěn)定運(yùn)行，避免信息泄露或丟失等情況的發(fā)生。
（四）完善檔案管理體系
在大數(shù)據(jù)時代下，想要保障檔案管理工作有序發(fā)展，應(yīng)完善檔案管理體系，相關(guān)人員才能按照具體規(guī)章制度規(guī)范自身的工作行為，明確自身的工作責(zé)任。因此，要加強(qiáng)對系統(tǒng)認(rèn)證的建設(shè)，只有檔案管理專員才能進(jìn)入具體系統(tǒng)中查看重要的信息資料，要通過身份驗證方可進(jìn)入，另外，要明確檔案管理人員自身的工作內(nèi)容以及各部門具體職能，充分發(fā)揮各自在檔案管理工作中的重要作用，保障檔案管理工作有序發(fā)展。
三、結(jié)語
綜上所述，基于大數(shù)據(jù)時代，檔案管理工作發(fā)生了巨大改變，使檔案管理工作價值得到明顯提升，為檔案管理提供了先進(jìn)的大數(shù)據(jù)技術(shù)，創(chuàng)新了管理工作模式。
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