時間：2023-05-29 16:16:19
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關鍵詞：全過程跟蹤審計；成果；簽證；經驗
一、黃泥頭拆遷安置房二期工程概況
黃泥頭拆遷安置房二期工程一標：無錫市廣益街道黃泥頭安置房小區（原第六色織廠地塊）東臨小區規劃道路，西臨通江大道，南臨北新河，北側為江海東路。本標段總建筑面積為80326平方米，由8#、13#～15#、19#～22#、25#、26#房組成，10棟高層住宅建筑和2號地下車庫等組成。工程中標價約為1.35億元。
黃泥頭拆遷安置房二期二標：無錫市廣益街道黃泥頭安置房小區（原第六色織廠地塊）東臨小區規劃道路，西臨通江大道，南臨北新河，北側為江海東路。本標段建筑面積約為72976.47平方米，由29#、30#、32#、33#，4棟高層住宅建筑和1號地下車庫等組成。工程合同價約為1.35億元。
黃泥頭拆遷安置房二期三標：黃泥頭拆遷安置房二期工程睦鄰中心工程（通江大廈）位于無錫市廣益黃泥頭通江大道立交橋東南側。本工程占地面積為41760平方米，地下一層，地上二十六層。結構類型為主樓框剪結構、裙房框架結構。工程中標價為6500萬元。
二、工程項目全過程跟蹤審計工作取得的成果
1．在跟蹤審計的前期時，明確施工階段跟蹤審計內容：審核工程進度款撥付、隱蔽工程驗收、月進度報表、設計變更（簽證）、工程價款結算、及時向審計組提供審核結果；依據審核結果提出調整意見，出具月進度審核報告。
2．為確保跟蹤審計落實到位，我單位專門配備了相關設備和軟件。跟蹤審計部再三強調跟蹤審計人員要提高跟蹤審計的意識，珍惜這次合作的機會，以建設工程項目為中心，樹立工程質量是工程生命線理念，在此基礎上嚴格控制工程造價，真正做到工程不停，戰斗不止，無論酷暑，還是寒冬，施工現場都有跟蹤審計人員的身影。我們竭盡自身的知識和技能，來配合甲方加強工程項目造價控制。跟蹤審計構筑起建設工程項目監理、地標項目管理部和審計局以及建設單位立體式交叉管理控制的新模式。
3．黃泥頭拆遷安置房二期工程項目的全過程跟蹤審計，經過不間斷的跟蹤審計，我單位到目前為止共發生了工程跟蹤審計方案1份，工程月報8份，跟蹤審計日志記錄600余頁，照片700余張，簽證121份，退回無效簽證15份，累計核減金額約126.41萬元。
4．在跟蹤審計的過程中，我們遇見的問題及提出的合理化建議主要有如下幾條：
問題一：項目開工初期，簽證不及時，簽證資料不齊全。
合理化建議：在工程例會上，我跟蹤審計人員明確提出：
1．相關簽證資料按照我方提供的黃泥頭拆遷安置房二期工程變更（簽證）單要求統一辦理；
2．簽證的流程要根據簽證流程圖，逐步實施，不得拖沓。
3．業主、監理及施工單位均認可我方觀點，施工單位表態會主動按要求辦理相關簽證。
問題二：項目過程中，因本工程實行“代建制”，按照合同約定，建設單位要等主體工程封頂，才支付部分工程款，所以施工單位上報驗工月報的積極性不高，在開工初期甚至沒有驗工月報。
合理化建議：在工程例會上，我跟蹤審計人員明確提出：驗工月報不僅是施工單位的請款依據，同時也是業主明確工程進度及工程用款的依據，所以不管是否申請月進度款，施工單位都應該向監理單位和審計單位提交驗工月報，然后上交業主。
結論：業主代表、監理及施工單位均認可我方觀點，施工單位目前已能在跟蹤審計人員的督促下，每月提供驗工月報。
問題三：因本工程有三個地下室，所以土方工程工程量比較大，定額造價相對比市場價高很多。
合理化建議：我單位跟蹤審計人員在土方工程開始之初，就及時對土方運距進行主動跟蹤，未雨綢繆，為土方費用的的確定提供重要依據。
結論：目前，黃泥頭拆遷安置房的土方外運工程單價是25元/方，比定額造價降低45.3%，同比無錫地區其它兄弟建設單位的土方外運價36元/方，要降低30.56%。
問題四：因本工程有三個地下室，所以樁基工程中，泥漿外運工程工程量比較大，定額造價相對比市場價高很多。
合理化建議：我單位跟蹤審計人員在泥漿外運工程開始之初，就及時跟甲方提出采用房地產開放商統一樁基報價的模式，將樁基（含所有樁基工序）按790元/米包死。
結論：建設單位同意我方意見，與代建單位協商。
問題五：施工過程中，商品砼供應不及時，致使工期延誤；并且出現商品砼坍落度不符合要求的情況。
合理化建議：我單位跟蹤審計人員提出商品砼供應時，應有商品砼公司技術人員旁站，與施工、監理、審計一起做實驗，鑒定其是否合格，是否可以按合格產品的價格結算。
結論：甲方代表、施工單位、監理均同意我方意見，并實施。
問題六：在門窗的詢價過程中，出現了多家供應商，門窗質量、價格層次不齊。
合理化建議：我單位跟蹤審計人員提出取長補短，采用材料廠家與加工廠家合作的方式，從而以最低的價格，獲得最優的產品。
結論：甲方代表、施工單位、監理均同意我方意見，并實施。
問題七：進戶門由出現多個供應商，質量、價格層次不齊。
合理化建議：我單位跟蹤審計人員提出通過內部招標的形式，選擇供應商。
結論：甲方同意我方意見，并實施。
問題八：外墻涂料的選擇。
合理化建議：我單位跟蹤審計人員積極組織比價，并多次與崇安區建設管理中心李局等一起去廠家進行實地考察。
結論：在多次比價之后，選擇了性價比最高的涂料。
問題主要內容涵蓋簽證辦理、月報提交、土方外運、 泥漿外運、商品砼、門窗、涂料等，均得到甲方、監理、施工單位的一致認可，并實施取得良好的社會和經濟效益。
三、工程全過程跟蹤審計工作的經驗
根據我們在跟蹤審計工作中的經驗與教訓，結合本項目跟蹤審計工作中突出存在的問題，為了更好地發揮跟蹤審計的作用，我們在接下來的跟蹤審計工作中，必須做好以下幾點：
1．與甲方和審計局多溝通，對跟蹤審計工作的實施和開展要統一思想，這是做好跟蹤審計工作的前提。遇到問題時，要及時與甲方、審計局溝通，達成一致意見，統一思想，使甲方和審計局能夠主動配合和支持跟蹤審計工作，使得跟蹤審計人員真正可以在其位，謀其政，跟蹤審計的作用能得到充分發揮。
關鍵詞：成本費用；合理化建議；降本增效；激勵；設計；采購
產品價格和生產成本是決定工業企業利潤空間大小的兩項主要因素。產品價格受控于外部競爭和市場需求,不以人的主觀意志為轉移,漲落變化受客觀條件所左右。而成本費用的高低則完全掌握在企業手里,只要內部工作做得好,基本功過得硬,成本就下降,效益就提高。這不僅是提高企業經濟效益的長效機制,也是企業發揮主觀能動性的基本措施。因此，在產品價格隨市而動, 材料價格、能源費用、人工成本持續上漲的客觀環境下，作為工業企業的傳家寶、生產經營活動永恒課題的降本增效工作應常抓不放, 持之以恒地開展下去。
本文結合工業企業降本增效工作實踐，從組織領導、工會動員、設計改進、比價采購、生產優化、營銷策劃等方面論述生產企業降本增效的新途徑與新方法。
一、成立降本增效領導機構，建立降本增效長效機制
降本增效對于企業來講是一項長期而又全面的工作，貫穿于企業生產組織與經營管理的每個環節。要充分發揮車間部室與全體員工的主動性、積極性和創造性，把降本增效工作落到實處，并持之以恒地推行下去，首當其沖應成立專項工作領導機構。領導是企業的管理者, 要使經營活動順利進行, 管理者既要“掛帥”又要“出征”，只有領導高度重視與大力推行降本增效工作,才能使得節能降耗、降本增效的理念滲透到企業的每個層面與每個過程，為降本增效工作的有效施行提供組織保障。
在實踐工作中，為確保降本增效工作有效展開，企業通常成立以總經理為領導組組長、財務總監與技術副總為工作組組長的降本增效領導機構。總經理對企業生產經營效果負完全責任，財務總監協助總經理組織領導成本費用管理，正確執行成本費用計劃，準確核算成本費用，并對企業的經濟效果負責。技術副總協助總經理在生產技術方面采取有效的降低成本費用措施，并對其經濟效果負責。他們既是成本費用控制的組織領導者，又擁有相應的成本費用控制審批權限。降本增效領導機構應包括企業財務部、技術部、銷售部、采購部、質量部、生產部和工會等職能部門負責人，并根據企業實際情況相應成立技術創新、比價采購、產品銷售、質量損失、費用控制、物資存貨等降本增效專項工作組，明確各自的工作目標、工作職責和工作程序。
領導機構是降本增效工作的組織保障，而規章辦法是此項工作的制度保障，兩者相輔相成，共同促成降本增效工作的長效機制。建立健全工業企業降本增效工作制度、節約項目獎勵辦法、經濟指標部門考核規章等管理制度，夯實管理基礎，引入競爭機制、激勵機制、約束機制和考核機制，使降本增效工作實現系統化、規范化和現代化，從而促使降本增效工作的有效落實和長期推進。
二、發揮工會組織宣傳職能，開展降本主題勞動競賽
工業企業要充分依靠工會組織做好宣傳發動工作，為降本增效活動造勢加油。工會組織利用自身優勢創造降本環境，運用激勵政策，最大限度調動職工的積極性，發揮職工的聰明才智，為企業發展獻計獻策，推動降本增效工作扎實開展。具體而言，工會要做好解放職工思想，征集合理化建議，開展主題勞動競賽等三方面工作。
解放職工思想、更新陳舊理念是工會發動企業員工開展降本增效工作的前提措施。多數企業的員工存在著兩種陳舊觀念制約企業降成本工作的順利進行，一種觀念認為工業企業“家大、業大，浪費點沒啥”，年復一年形成的跑冒滴漏現象隨處可見，這種粗放的思維模式不斷稀釋企業的創利空間，抑制企業的發展潛力。另一種觀念認為企業經濟效益就是靠漲價,價格高則效益好,降本增效可有可無,無關緊要，職工在思想上尚未樹立牢固的成本意識, 對價格效益與成本效益之間的關系認識模糊，認為價格效益來得快, 作用大, 成本效益見效慢,遠水不解近渴,起不了多大作用。針對以上兩種職工思想認識，工會應通過職工大會、企業網站、文化櫥窗等媒介進行廣泛的宣傳教育,倡導大家從身邊的小事做起,從節約一度電、一張紙、一滴水做起,堵塞每一個浪費漏洞,盡自己所能來節約每一點資源,倡導節約型經營模式,樹立可控型成本意識，讓節約成為企業文化，讓成本深入職工內心。
組織合理化建議征集活動是開展降本增效工作的必要方法。職工是企業創新和發展的根本動力，是促進管理和技術進步最活躍的因素。職工的合理化建議廣泛地涉及當前企業生產、供應、質量、銷售、工藝、技術等環節，工會組織應開辟暢通渠道，及時受理廣大職工的意見和建議，對合理化建議進行歸納、整理，并上報企業降本增效工作領導機構進行評議，研究制定實施措施，使職工的合理化建議快速轉化為勞動生產率和經濟效益，使職工受益，促企業發展。
在生產車間開展勞動競賽是實現企業降本增效目標的有效途徑。職工喜聞樂見的勞動競賽緊密圍繞企業先進操作法、指標新紀錄、降本能手、創新能手等, 企業要對競賽成績突出的職工進行表彰，授予生產標兵稱號，以職工姓名命名生產操作法，以增強職工榮譽感，提高企業生產效率，為企業健康發展建立知識型、技術型、創新型的高素質職工隊伍。
三、推行比價采購降低成本，優化生產組織提高效益
對于工業企業來說，原材料價格在產品成本中所占比例一般較高，采購價格是決定產品成本的關鍵因素，而比價采購是控制材料價格的有效方式。企業推行比價采購需要開發、培養、扶持合格供應商，與兩三家同質供應商保持長期合作關系，相互牽制供應價格，避免獨家供應的被動局面。企業通過比價采購降低 成本的同時，還可以依托集團公司發揮大宗物資集中采購的獨到優勢，增強自身的議價能力，降低材料采購成本。
優化生產組織工作，合理編制生產計劃，細化零件期量標準，嚴格控制資金投入，從而達到降低生產在制品資金占用。在生產活動中強化節能管理，利用低谷電力組織車間作業，不僅降低企業能源費用，同時增強職工的環保意識。盤活庫存積壓材料，避免不良資產沉淀，是優化生產組織、提高經濟效益的有效手段。在生產環節強化物資管理，由單一的庫房管理模式向配送制、零庫存、超市化管理模式轉變，加快生產周轉，減少物資倉儲管理費用，降低存貨資金占用成本。
四、依靠科技進步持續改進，采取營銷策略減少支出
科技是第一生產力，解決工業企業成本高、效益低的重要手段是科技進步。重大的工藝、設備改進能使經濟效益提升一大步，企業降本增效工作不僅要堅持每天進步一點點，更要注重依靠科技邁大步。通過新產品開發、成熟產品的優化設計、新材料的運用、工藝技術的創新、設備技術的改進、員工素質的提高和采用計算機管理等措施，實現管理手段、方法的科學化，進而將降低成本與技術進步有機結合起來，建立以科技驅動為核心的成本管理體系。
企業技術部門要敢于創新，大膽試驗，在關鍵零件上推廣新材料，在確保質量的前提下以塑料件替代鑄鐵件、以薄料件替代厚料件是降本增效工作的重要突破口，不僅大幅度降低材料成本，而且在鋼鐵、鑄造企業因環保因素減產限產的情況下解決了生產坯料供應不足的瓶頸問題。簡化產品設計，減少產品型號，增加通用件號不僅減少加工工序和制造成本，同時提高生產車間的工作效率。合理規劃工藝裁定，提高原材料利用效率，直接減少材料支出。通過開發、應用工裝模具，實現企業規模化生產，提高產品精度和勞動效率。
企業銷售部門應充分利用市場產銷兩旺的良好形勢，及時調整營銷策略。一方面要大力控制產品銷售價格，杜絕賒銷發貨，避免壞賬損失。明確銷售合同的收款方式，減少銀行票據結算，降低票據貼現費用。另一方面要減少產品運輸費用，將促銷時期的裝運成本轉移到客戶單位。在產品購銷談判過程中，減少備件、工具的贈送數量，從而減少產品銷售成本，提高企業盈利能力。
工業企業降本增效的方式方法層出不窮、靈活多樣，除上文論述的途徑外，企業還可以通過稅務籌劃減輕稅收負擔，運用預算體系控制費用支出，強化質量管理減少報廢損失等方法實現降低成本任務。總之，工業企業降本增效永無止境，只要企業統一思想，明確目標，相互協作，并持之以恒地推行降本增效工作，最終一定能取得豐碩的經營成果。
參考文獻：
[1]韓經昆：企業降本增效工作實踐與思考[J]，企業科技與發展，2010,(08).
沈陽飛機工業集團物流裝備有限公司市場部總經理曹奉來指出，自動化倉儲設備可以針對客戶的不同要求，更高效地利用現有空間存儲，提高倉庫管理水平，降低倉儲成本，在工業企業等自動化程度要求較高的行業具有良好的市場前景。借助不同的產品和解決方案，幫助客戶實現倉儲合理化是沈飛不斷創新的動力。
記者 沈飛如何看待倉儲合理化帶給企業的價值?
曹奉來：倉儲合理化的含義是用最經濟的辦法實現倉儲的功能。倉儲合理化或者說是合理化的倉儲是企業實現“零庫存”的前提和基礎，也是企業實現“準時制”生產的保障。合理的倉儲管理一方面可以幫助企業加快物資流動的速度，保障生產的順利進行，降低庫存成本，更有效地利用資金；另一方面，倉儲合理化可以有效地利用空間，提高企業在單位占地面積上的投入產出比。
記者 為幫助客戶實現倉儲合理化，沈飛可以提供哪些產品和服務?它們分別具有怎樣的特點和適用領域?
曹奉來：合理倉儲的實質是在保證倉儲功能實現前提下的盡量少的投入，也是一個投入產出的關系問題。為幫助客戶實現倉儲合理化，沈飛采用顧問式營銷模式，在充分了解客戶的生產流程后，為客戶量身制定物流解決方案，并優化選取合理的物流存儲設備，幫助客戶實現低投入、高效率的現代化管理。
目前，沈飛為用戶提供的主要物流設備包括數控回轉庫、數控提升庫、自動化立體庫、電動密集庫、水平回轉庫五大類，幾百個品種。
數控回轉庫是庫房管理現代化的標志性產品，能有效提高庫房管理水平，降低倉儲成本。數控回轉庫是一種以鏈傳動為主的自動存儲設備，它以箱斗為存儲單元，通過電機運轉將動力傳遞到每個箱斗上，帶動箱斗回轉運動，從而將箱斗內的物料送至回轉庫出口處，直接到達操作者手中。數控回轉庫具有節約空間、便捷存取、安全、智能、高效靈活等特點，適合存放尺寸規格相對規則、多數量、多品種的物品，被廣泛用于存放軍備物資、工業零備件、工具、刀具、器具、航材、醫療藥品，以及重要的文檔、資料等。
數控升降庫是新一代自動化倉儲設備，以托盤為存儲單元，通過提取器的升降運動，將存放貨物的托盤取出到操作者面前或者送到庫內合適的貨格里。在送貨物的過程中，通過入口處自動測高裝置，檢測所存物品的高度，以便快捷地將物料存放于庫內最佳位置。自動、合理地安排庫內有效存儲空間，特別是庫房垂直方向的空間，是數據升降庫的最大特點。與數控回轉庫相比，數控升降庫更適合存放尺寸差異較大和形狀不規則的物品。
電動密集庫是在手動密集庫的基礎上，開發、研制的新一代倉儲設備。該產品自動化程度較高，節約占地面積，可以配合機械手取送貨物，節省人力資源，提高工作效率，承載量大(最大單貨格承重4噸)，適用于3～8米之間的庫房。電動密集庫既有自動化立體倉庫的高存儲量、自動化程度，又兼具了組合貨架的低成本特性，是一種性價比較高的產品。與相同數量的貨架相比，電動密集庫增大一倍以上的存儲面積，并且投資較小，適宜存放工業零備件、成品、半成品件及其它工具等。電動密集庫可通過上位機管理，進行計算機聯網操作，同時增設了紅外保護裝置及密碼鎖定機構，保證操作人員和庫內物品的安全，優化庫房管理。所以，采用電動密集庫作為庫房存儲設備是中小庫房設備的最佳選擇。
水平回轉庫起源于歐洲，在西方發達國家應用非常廣泛，應用領域主要集中在機場、電子、通訊、精密機械等行業。2002年，沈飛成功研發出國內第一座水平回轉庫。2004年8月正式啟用的國內最大、世界第三大的新廣州白云機場機務區就配置了沈飛為其設計、生產制造、安裝的國內最長的水平回轉庫。水平回轉庫存放適應性廣泛，適合存放規格相對規則、尺寸相對較小、多數量、多品種的物品，主要應用在高度有限，平面尺寸較大，對物流管理要求較高的庫房。該產品有固定取貨位置，可大大降低庫房管理人員的工作強度，提高物品流通效率。另外，水平回轉庫也可以設定成多取貨口取貨以提高出庫速度，它的存儲單元小、數量大，適合于存放尺寸小、品種多、有特殊保管要求或價值較高的物品，可以應用在流水線生產企業，或是庫存量大、出入庫效率要求高、庫存種類相對較多的庫房。
記者 您認為現階段實現倉儲合理化的難度主要來源于哪些方面?
曹奉來：現階段實現倉儲合理化的最大難度在于技術層面。追求“準時制”生產和“零庫存”是物流設備供應商和物流設備使用者的最終目標，但是如何用最低的成本來實現這一目標，所有的企業都在不斷探索。而且，倉儲合理化是個社會問題，并不是局部或是個體的問題。前幾年，日本豐田公司宣布其生產過程實現了“零庫存”，一直被各企業特別是汽車制造業視作學習的榜樣。但深入研究之后發現，豐田的零庫存來源于其配套企業的大庫存，盡管在豐田的層面上實現了倉儲的合理化，但是對于整個供應鏈來講還遠遠達不到要求。
此外，倉儲問題目前尚未被企業視為發展的瓶頸，企業沒有切實可行的戰略規劃也是不能實現倉儲合理化的重要原因。
記者 生產型企業和流通型企業對倉儲合理化的需求有何異同?沈飛如何滿足?有哪些好的建議?
曹奉來：生產型企業和流通型企業對倉儲基本功能的要求有很大不同，因而，它們在倉儲合理化方面存在差異。
生產型企業的倉儲合理化主要表現在：
1．恰當的庫存數量，僅滿足生產或銷售周期的需要，盡量減少富余，提高材料或商品的周轉率；
2．合理的存放位置，能覆蓋主要生產車間或主要市場，盡量降低運送和儲存成本；
3．整合資源，利用供應商和銷售商的已有倉庫，減少固定支出；
4．加強供應鏈管理，精確控制原材料供應時間；
5．做好市場調研和預算，以銷定產。
流通型企業的倉儲合理化主要表現在：
1．快速、高效、低成本、低費用的周轉；
2．合理儲存、及時補貨、快速揀選、準確配送；
3．采用先進的物流管理技術實現信息化、數字化、可視化及遠程服務倉儲管理；
4．流通區域的合理分配及有效覆蓋；
5．根據倉儲物資的不同，采取合理的儲存管理理念及措施。
沈飛集團從事倉儲物流裝備制造多年，我們會對不同企業的倉儲需求提供完善、規范、有針對性的倉儲合理化建議。一般來說，企業倉儲合理化的實施要點包括：進行倉儲物的ABC分析；在ABC分析基礎上實施重點管理；在形成一定社會總規模前提下
追求經濟效益，適度集中庫存。所謂“適度集中庫存”，就是利用倉儲規模優勢，以適度集中倉儲代替分散的小規模倉儲來實現合理化。適度集中庫存是實現“零庫存”的前提，其特點在于，減少倉儲設施的投資，提高單位倉儲面積的利用率，以降低成本、減少土地占用。
記者 沈飛在為企業提供適合的倉儲合理化設備方面具有哪些優勢?
曹奉來：從產品方面來看，沈飛的物流產品都是經過幾年的潛心研發，并通過縝密、完善的實驗后才推向市場，其技術參數和性能特點具有普遍的通用性。這一點通過沈飛曾經參與起草過多部物流產品的行業標準就能體現出來。
更重要的是，沈飛具有57年的歷史，是國家重點的大型軍工企業，上世紀50年代至70年代期間向全國各地輸送了很多管理、技術人才，其生產流程、管理模式被國內許多軍工企業所采用，因此沈飛物流在為大多數國內企業提供物流規劃方案時，更能體現出實用性和合理性。
記者 作為一家不斷追求技術創新的企業，沈飛在新型存儲設備的研發與市場開拓方面有哪些經驗可供分享?
曹奉來：沈飛致力于成為國內物流產品、系統規劃的首選供應商。我們堅信，核心技術是企業生存的基礎，創新是企業不斷發展的土壤。在研發新型存儲設備的過程中，需要不斷向客戶學習，并進行大量而卓有成效的市場調研。沈飛很多新產品的研發、新技術的應用，包括產品新功能的開發都來源于客戶的需求或是客戶的創意。
在市場拓展方面，經過多年的積累我們發現，國內企業有一個明顯的特點，就是同一行業內的企業都具有相似的管理模式。因此，沈飛在新產品推向市場后，會按照行業進行梳理，以此實現新產品、新技術的快速推廣。
記者 對于倉儲合理化的實現，從技術角度來看有哪些發展趨勢?
關鍵詞：材料設備；采購風險；措施；方法
政府投資建設項目材料設備采購風險是指由于政府采購運作過程中因管理缺陷、運作失當以及外部事件沖擊等不確定性因素導致采購失敗而造成直接或間接損失的可能，包括人為風險、經濟風險和自然風險。具體說來，如采購預測不準導致物料難以滿足生產要求或超出預算、供應商供貨不及時、提供貨物不符合合同要求、供應商之間存在不誠實甚至違法行為。具有隱藏性、突發性和連鎖性等特點，是處于體制變遷中的風險，是市場經濟中客觀存在的的必然現象。根據多年政府采購業務方面的學習和實踐，我們認為政府投資建設項目材料設備采購風險主要分為七種：
（1）固有風險。固有風險是指在不考慮采購主體內部控制結構、外部因素的前提下，采購某一項目而造成采購失敗的可能性。固有風險主要指項目的市場風險。主要表現形式是市場價格的不確定性導致采購失敗而形成的風險。雖然在政府采購過程中遵循“公開、公正、公平”原則，但受主客觀條件限制，不能完全保證采購到質優價廉的商品，實現預期目的。
（2）采購計劃風險。請購單位或使用單位、項目管理部提出的采購計劃不準確或不科學，直接導致采購過程中的計劃風險，即采購數量、技術要求、交貨期、質量等與采購預期目標發生較大偏離，這既不利于采購與合同管理工作，也不利于對工程造價的控制管理。
（3）采購圍標、串標風險。圍標是指多個投標單位在其中某一投標單位的統一組織下，投同一個標，并確定誰投高標，誰投低標，確定誰中標；或者多個投標單位自行組織投標，協商誰投低標，誰投高標，誰中標。串標是指兩個或兩個以上投標單位雖然分別單獨投標，但暗中協商投標，并暗中聯合。即不管誰中標，都聯合完成本合同任務，投入和利益共同分成。圍標、串標不僅嚴重損害了采購人的利益，還擾亂了整個市場經濟秩序。
（4）采購合同履約風險。在采購合同履行過程中，可能出現供應商的延遲交貨、質量不滿足合同約定、規格型號上貨不對路等違約行為，雖然在合同條款中約定了具體違約罰則，但還是影響合同的正常履行，影響整體工程項目的順利進行。
（5）內控風險。主要指采購主體未建立起有效的政府采購控制制度，一方面請購、采購、驗收、付款等環節沒有交易授權，沒有相關主管人員簽字；另一方面請購與審批、采購與驗收、付款審批與付款執行等不相容崗位未適當分離，以致于為一些弊端的產生提供了空間。
（6）道德素質風險。缺乏對政府采購人員的廉政教育和培訓，在進行政府采購過程中，滋生部分政府采購人員權錢交易等腐敗行為，從而直接或間接引發采購風險。
（7）監管風險。由于政府采購管理和執行機構的職責和權限不明確，缺乏法規和制度規定，監督機制不健全、不完善；缺乏具體的監管手段，沿用傳統的行政手段辦事，實施監管落空。
如何應對政府投資建設項目材料設備政府采購風險，科學、合理規避和降低采購風險，實現采購預期目標，促進工程項目的順利完成，我們認為應做好以下九方面基礎工作：
（1）以人為本，加強政府采購人員的隊伍建設，是防范和化解政府投資建設項目材料設備采購風險的基礎。首先，加強對采購人員的管理和培訓工作。隨著政府采購規模、范圍和領域的延伸，政府采購需要大量的既懂招投標、合同、法律、市場調查，又懂機電、建筑材料設備等行業知識的復合型人才。其次，加強職業道德建設。在政府采購工作中形成一種誠信、公正、公平的環境，通過道德的力量約束每個人，使每個人具有良好的動機和思想，努力鉆研業務知識，樹立政府采購良好形象。
（2）完善內部控制制度，強化內部監控職能，是防范化解政府投資建設項目材料設備采購風險的核心。建立有效的政府采購內部控制制度和流程，一方面請購計劃、采購、驗收、付款等環節應有交易授權，有相關主管人員簽字；另一方面請購計劃與審批、詢價與確定供應商、采購與驗收、采購付款審批與付款執行應適當分離，以確保不相容崗位相互分離、制約和監督完善政府采購。
（3）加強采購信息管理，是搞好政府投資建設項目材料設備采購風險工作的基本環節。在采購領域當中，信息管理一直是一個薄弱環節，“重政府采購業務操作，輕政府采購信息管理”的現象較為普遍，不利于政府采購事業的推廣與發展，直接影響到采購活動的效率與質量。加強政府采購信息管理，可以打破信息的局限性、地域性、不對稱性等不公開因素，讓更多的對采購感興趣、滿足采購要求的供應商參與到采購工作中來，也給采購人提供更多的選擇機會。另外，還應加強采購過程信息收集和整理工作。采購過程信息收集和整理工作主要包括三方面：一是評審專家針對采購文件中的問題，提出的合理化建議和修改意見；二是參加采購的人員根據實際工程需要提出的合理化建議；三是在采購文件中遺漏和忽視的問題。通過細心的收集和整理上述信息，進一步修改和完善采購要求，重新發給各投標人，以實現采購到性價比最優產品的目的。
（4）完善采購文件的編制，做好采購準備工作。由于工程用材料設備的采購時間一般都要求的十分緊張，在編制文件上有可能存在提出的技術要求和質量標準有偏差、不夠完善等問題。要解決這個問題一是需要在編制采購文件時與監理公司、設計院、使用單位等有關單位共同商定相關條款；二是由技術主管部門對采購文件認真審核，對于特殊復雜的材料設備，可以組織必要技術交流會、產品推介會、專家論證會等活動，增加對產品及供應商的了解和認識。
（5）對擬采購材料設備和潛在供應商進行必要的考察、分析和篩選
在采購前對不了解的產品和供應商進行考察十分必要，一方面可以增加對產品的性能、質量、供應商綜合實力等方面的了解，便于明確擬采購產品的定位和技術要求，讓質量、檔次基本處于一個水平線的供應商參加投標；一方面可以貨比三家，在采購工作中占據主動，避免被一時的虛假現象所蒙蔽，掉進“遠期陷阱”，在一定程度上規避了采購風險。
（6）選擇好采購方式，做到事半功倍。采購方式原則上應該以公開招標采購方式為主。但工程類項目材料設備政府采購方式的選擇更應該遵循實事求是、具體情況具體分析的原則，對于工期比較緊張、價格難以確定、編制的采購文件存在需要進一步明確而又暫時無法明確等情況，比較適合采用競爭性談判的方式進行采購，這種采購方式比較靈活，在談判的過程中可以進一步明確并完善我們的具體要求。采用競爭性談判的采購方式可以彌補招標方式的缺陷和不足，可以解決因材料設備品目的繁雜性、技術的復雜性、設計的不充分性、價格的多樣性、時間的不確定性等原因造成的緊急采購需求，滿足采購人不同的采購要求，提高采購工作效率，規避采購風險，提高財政資金的使用效益。
（7）把住“三關”，做好采購合同監督管理工作。把住“三關”，即技術方案審核關、履約過程監督關、竣工驗收關，這是強化采購合同監督管理的關鍵所在。首先，在采購前技術主管部門應對采購文件中材料設備的質量標準、技術參數及規格型號等進行量化、細化審核，確保采購工作完成并簽訂合同后沒有或者只有微小的變動因素。其次，加強合同執行中的監督檢查和處罰力度。對合同執行中出現的違約、違規等問題，各相關管理部門要認真履行職責，進行嚴肅處理。涉及違法違紀問題，及時移交司法機關依法追究。第三，搞好安裝調試完畢驗收工作。材料設備采購合同驗收是一項綜合性的驗收工作，必須對照采購合同逐項逐條驗收，嚴格把關。大型特殊的材料或設備需要邀請國家、省市質量監督部門的專家，請專家幫助把關。凡驗收不合格的項目，必須限期整改；凡有違背合同規定的，必須及時查明原因，報有關部門嚴肅處理。這是強化合同監督的最后一道防線，必須牢牢把握。
（8）嚴格控制合同變更。材料設備合同履約中的變更控制是一個復雜的系統工程，其變更控制涉及項目建設管理部門、監理公司、設計部門和供應商各方的利益。工程類項目材料設備采購合同執行中，若遇到必須調整的項目，項目現場管理部門必須及時上報，經技術主管部門、造價控制等有關部門現場核實后重新采購或與原供應商簽訂合同（補充合同），這是強化采購合同監督管理的重要措施。
（9）邀請有關單位和部門共同參與和監督采購過程，提高整體工程項目的滿意度。在整個采購過程中，邀請設計、施工、監理、使用、紀檢監察、供應商、財政、發改委等有關單位和部門共同參與和監督，得到各方面的合理化建議，從而使采購工作少留遺憾，使工作人員不犯錯誤，完善工程的使用功能，提高工程項目的總體質量，最大限度的提高各參與單位和部門的滿意度。
做好政府投資建設項目材料設備采購風險應對工作主要有以下四個方面的重要意義：
（1）有利于保證政府采購的經濟性。政府采購經濟性，也可以稱為經濟政府采購，是指在滿足國家機關、事業單位和團體組織正常行使公共管理職能需要的前提下，用最少的錢實現政府項目的采購，達到節約財政性資金，提高政府采購資金的使用效率的目的。強化工程類項目材料設備政府采購風險管理，在進行風險管理的同時，樹立成本意識，強化采購管理，有利于及時采購到質優價廉、符合項目要求的材料設備，從而能最大限度提高資金的使用效益，保證工程類項目材料設備政府采購的經濟性。
（2）有利于營造安全的工程類項目管理環境。項目和項目管理是在一個遠大于項目本身的管理環境中實施的，工程項目管理人員必須明白這個大的環境，安全的項目管理環境對于工程項目的最終成功是必要而不充分的。強化工程類項目材料設備政府采購風險管理，在進行采購管理的同時，樹立風險意識，強化風險管理，可以規避風險或將風險損失減少到最低限度，從而消除項目管理的后顧之憂，營造工程項目安全的項目管理環境。
（3）有利于促進工程項目管理目標的實現。項目管理就是項目為對象，由項目組織對項目進行高效率的計劃、組織、領導、控制和協調，以實現項目目標的過程。工程類項目材料設備的采購管理與風險管理的有機結合，有效的確定項目管理與實施的關鍵，最終使工程項目管理的總目標高效、可靠、最佳的實現。
【關鍵詞】項目材料設備 政府采購 風險管理
中圖分類號：TU714 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2013）35-142-01
在工程項目材料設備政府采購管理工作中，采購風險是客觀存在的，風險管理又從屬于項目風險管理范疇，工程項目材料設備政府采購管理與項目風險管理是密不可分、相輔相成的關系。在工程項目材料設備政府采購工作中，可將項目采購管理與項目風險管理結合起來統稱為采購風險管理，抓好這項管理工作有著十分重要的意義。
一、工程項目材料設備政府采購風險的相關定義和分類
采購風險通常是指采購過程可能出現的一些意外情況，包括人為風險、經濟風險和自然風險，具體說來，如采購預測不準導致物料難以滿足生產要求或超出預算、供應商供貨不及時、提供貨物不符合合同要求、供應商之間存在不誠實甚至違法行為。工程項目材料設備政府采購風險就是由于政府采購運作過程中因管理缺陷、運作失當以及外部事件沖擊等不確定性因素導致采購失敗而造成直接或間接損失的可能。具有隱藏性、突發性和連鎖性等特點，是處于體制變遷中的風險，是市場經濟的必然現象。
保證政府采購的經濟性。政府采購經濟性，也可以稱為經濟政府采購，是指在滿足國家機關、事業單位和團體組織正常行使公共管理職能需要的前提下，用最少的錢實現政府項目的采購，達到節約財政性資金，提高政府采購資金的使用效率的目的。強化工程項目材料設備政府采購風險管理，在進行風險管理的同時，樹立成本意識，強化采購管理，有利于及時采購到質優價廉、符合項目要求的材料設備，從而能最大限度提高資金的使用效益，保證工程項目材料設備政府采購的經濟性。
推進政府投資體制改革的不斷深化和完善。工程項目中材料設備政府采購工作是整個工程項目建設管理中非常重要的組成部分，也是整個建設管理工作中非常敏感的一項內容。各環節工作管理的好與壞，都將直接影響到整個采購管理工作的全過程，這就需要根據《政府采購法》和國家有關法規，解放思想、實事求是、不斷創新，適時總結，不斷的深化和完善采購工程類項目中材料設備采購風險管理工作，才能不斷提高整個工程項目的建設管理水平，推進政府投資體制改革的深入和發展。
1.工程項目材料設備政府采購風險
（一）固有風險。固有風險是指在不考慮采購主體內部控制結構、外部因素的前提下，采購某一項目而造成采購失敗的可能性。固有風險主要指項目的市場風險。主要表現形式是市場價格的不確定性導致采購失敗而形成的風險。雖然遵循“公開、公正、公平”原則，但受主客觀條件限制，不能完全保證采購到質優價廉的商品，實現預期目的。
（二）采購計劃風險。請購單位提出的采購計劃不準確或不科學，直接導致采購過程中的計劃風險，即采購數量、技術要求、交貨期、質量等與采購預期目標發生較大偏離，這既不利于采購與合同管理工作，也不利于對工程造價的控制管理。
（三）采購圍標、串標風險。圍標是指多個投標單位在其中某一投標單位的統一組織下，投同一個標，并確定誰投高標，誰投低標，確定誰中標；或者多個投標單位自行組織投標，協商誰投低標，誰投高標，誰中標。串標是指兩個或兩個以上投標單位雖然分別單獨投標，但暗中協商投標，并暗中聯合。即不管誰中標，都聯合完成本合同任務，投入和利益共同分成。圍標、串標不僅嚴重損害了采購人的利益，還擾亂了整個市場經濟秩序。
（四）采購合同履約風險。在采購合同履行過程中，可能出現供應商的延遲交貨、質量不滿足合同約定、規格型號上貨不對路等違約行為，雖然在合同條款中約定了具體違約罰則，但還是影響合同的正常履行，影響整體工程項目的順利進行。
（五）內控風險。主要指采購主體未建立起有效的政府采購控制制度，一方面請購、采購、驗收、付款等環節沒有交易授權，沒有相關主管人員簽字；另一方面請購與審批、采購與驗收、付款審批與付款執行等不相容崗位未適當分離，以致于為一些弊端的產生提供了空間。
（六）道德素質風險。缺乏對政府采購人員的廉政教育和培訓，在進行政府采購過程中，滋生部分政府采購人員權錢交易等腐敗行為，從而直接或間接引發采購風險。
（七）監管風險。由于政府采購管理和執行機構的職責和權限不明確，缺乏法規和制度規定，監督機制不健全、不完善；缺乏具體的監管手段，沿用傳統的行政手段辦事，實施監管落空。
二.如何做好工程項目材料設備政府采購
做好工程項目材料設備政府采購風險管理這項工作，科學、合理規避和降低采購風險，實現采購預期目標，促進工程項目的順利完成，筆者認為應做好以下各方面工作：
1.以人為本，加強政府采購隊伍建設，是防范化解工程項目材料設備政府采購風險的基礎。首先，加強對采購人員的管理和培訓工作。隨著政府采購規模、范圍和領域的延伸，政府采購需要大量的既懂招投標、合同、法律、市場調查，又懂機電、建筑材料設備等行業知識的復合型人才。其次，加強職業道德建設。在政府采購工作中形成一種誠信、公正、公平的環境，通過道德的力量約束每個人，使每個人具有良好的動機和思想，努力鉆研業務知識，樹立政府采購良好形象。
2.完善內部控制制度，強化內部監控職能，是防范化解工程項目材料設備政府采購風險管理的核心。建立有效的政府采購內部控制制度和流程，一方面請購計劃、采購、驗收、付款等環節應有交易授權，有相關主管人員簽字；另一方面請購計劃與審批、詢價與確定供應商、采購與驗收、采購付款審批與付款執行應適當分離，以確保不相容崗位相互分離、制約和監督完善政府采購。
3.加強采購信息管理，是搞好工程項目材料設備政府采購風險管理工作的基本環節。在采購領域當中，信息管理一直是一個薄弱環節，“重政府采購業務操作，輕政府采購信息管理”的現象較為普遍，不利于政府采購事業的推廣與發展，直接影響到采購活動的效率與質量。加強政府采購信息管理，可以打破信息的局限性、地域性、不對稱性等不公開因素，讓更多的對采購感興趣、滿足采購要求的供應商參與到采購工作中來，也給采購人提供更多的選擇機會。
4.完善采購文件的編制，做好采購準備工作。由于工程用材料設備的采購時間一般都要求的十分緊張，在編制文件上有可能存在提出的技術要求和質量標準有偏差、不夠完善等問題。要解決這個問題一是需要在編制采購文件時與監理公司、設計院、使用單位等有關單位共同商定相關條款；二是由技術主管部門對采購文件認真審核，對于特殊復雜的材料設備，可以組織必要技術交流會、產品推介會、專家論證會等活動，增加對產品及供應商的了解和認識。
5.對擬采購材料設備和潛在供應商進行必要的考察、分析和篩選。在采購前對不了解的產品和供應商進行考察十分必要，一方面可以增加對產品的性能、質量、供應商綜合實力等方面的了解，便于明確擬采購產品的定位和技術要求，讓質量、檔次基本處于一個水平線的供應商參加投標；一方面可以貨比三家，在采購工作中占據主動，避免被一時的虛假現象所蒙蔽，掉進“遠期陷阱”，在一定程度上規避了采購風險。
6.選擇好采購方式，做到事半功倍。采購方式原則上應該以公開招標采購方式為主。但工程項目材料設備政府采購方式的選擇更應該遵循實事求是、具體情況具體分析的原則，對于工期比較緊張、價格難以確定、編制的采購文件存在需要進一步明確而又暫時無法明確的等情況，比較適合采用競爭性談判的方式進行采購，這種采購方式比較靈活，在談判的過程中可以進一步明確并完善我們的具體要求。采用競爭性談判的采購方式可以彌補招標方式的缺陷和不足，可以解決因材料設備品目的繁雜性、技術的復雜性、設計的不充分性、價格的多樣性、時間的不確定性等原因造成的緊急采購需求，滿足采購人不同的采購要求，提高采購工作效率，規避采購風險，提高財政資金的使用效益。
7.加強采購過程信息收集和整理工作。采購過程信息收集和整理工作主要包括三方面：一是評審專家針對采購文件中的問題，提出的合理化建議和修改意見；二是參加采購的人員根據實際工程需要提出的合理化建議；三是在采購文件中遺漏和忽視的問題。通過細心的收集和整理上述信息，進一步修改和完善采購要求，重新發給各投標人，以實現采購到性價比最優產品的目的。
8.把住“三關”，做好采購合同監督管理工作。把住“三關”，即技術方案審核關、履約過程監督關、竣工驗收關，這是強化采購合同監督管理的關鍵所在。首先，在采購前技術主管部門應對采購文件中材料設備的質量標準、技術參數及規格型號等進行量化、細化審核，確保采購工作完成并簽訂合同后沒有或者只有微小的變動因素。其次，加強合同執行中的監督檢查和處罰力度。對合同執行中出現的違約、違規等問題，各相關管理部門要認真履行職責，進行嚴肅處理。涉及違法違紀問題，及時移交司法機關依法追究。第三，搞好安裝調試完畢驗收工作。材料設備采購合同驗收是一項綜合性的驗收工作，必須對照采購合同逐項逐條驗收，嚴格把關。大型特殊的材料或設備需要邀請國家、省市質量監督部門的專家，請專家幫助把關。凡驗收不合格的項目，必須限期整改；凡有違背合同規定的，必須及時查明原因，報有關部門嚴肅處理。這是強化合同監督的最后一道防線，必須牢牢把握。
9.嚴格控制合同變更。材料設備合同履約中的變更控制是一個復雜的系統工程，其變更控制涉及項目建設管理部門、監理公司、設計部門和供應商各方的利益。工程項目材料設備采購合同執行中，若遇到必須調整的項目，項目現場管理部門必須及時上報，經技術主管部門、造價控制等有關部門現場核實后重新采購或與原供應商簽訂合同（補充合同），這是強化采購合同監督管理的重要措施。
10.與供應商建立和諧的關系。在采購活動中離不開供應商的參與，正確處理好與供應商的關系，對于做好采購風險管理工作也是非常重要的，一定要把握好原則和服務兩個問題。原則是：要公開、公平、公正，誠實信用和廉潔自律。服務是：站在政府的角度為供應商搞好服務。要為前來進行推介的供應商提供熱情周到的服務，要把采購工作的各種辦法、制度、程序、內容向供應商公開，做好宣傳和解釋工作，對供應商提出的問題要在法律法規范圍內做好答復，始終保持政府采購人員的良好形象。
11.邀請有關單位和部門共同參與和監督采購過程，提高整體工程項目的滿意度。在整個采購過程中，邀請設計、施工、監理、使用、紀檢監察、供應商、財政、計委等有關單位和部門共同參與和監督，得到各方面的合理化建議，從而使采購工作少留遺憾，使工作人員不犯錯誤，完善工程的使用功能，提高工程項目的總體質量，最大限度的提高各參與單位和部門的滿意度。
工程項目材料設備政府采購風險管理是政府采購事業的一項需要長期堅持的系統工作，核心思想就是通過采取不斷創新的管理措施和辦法，有效地防范和降低采購風險。工程項目材料設備政府采購風險管理工作本質也是創新，創新無止境，探索無止境。
在工程類項目材料設備政府采購管理工作中，采購風險是客觀存在的，風險管理又從屬于項目風險管理范疇，工程類項目材料設備政府采購管理與項目風險管理是密不可分、相輔相成的關系。我認為在工程類項目材料設備政府采購工作中，可將項目采購管理與項目風險管理結合起來統稱為采購風險管理，抓好這項管理工作主要有以下四個方面的重要意義：
（一）保證政府采購的經濟性。政府采購經濟性，也可以稱為經濟政府采購，是指在滿足國家機關、事業單位和團體組織正常行使公共管理職能需要的前提下，用最少的錢實現政府項目的采購，達到節約財政性資金，提高政府采購資金的使用效率的目的。強化工程類項目材料設備政府采購風險管理，在進行風險管理的同時，樹立成本意識，強化采購管理，有利于及時采購到質優價廉、符合項目要求的材料設備，從而能最大限度提高資金的使用效益，保證工程類項目材料設備政府采購的經濟性。
（二）營造安全的工程類項目管理環境。項目和項目管理是在一個遠大于項目本身的管理環境中實施的，工程項目管理人員必須明白這個大的環境，安全的項目管理環境對于工程項目的最終成功是必要而不充分的。強化工程類項目材料設備政府采購風險管理，在進行采購管理的同時，樹立風險意識，強化風險管理，可以規避風險或將風險損失減少到最低限度，從而消除項目管理的后顧之憂，營造工程項目安全的項目管理環境。
（三）促進工程項目管理目標的實現。項目管理就是項目為對象，由項目組織對項目進行高效率的計劃、組織、領導、控制和協調，以實現項目目標的過程。工程類項目材料設備的采購管理與風險管理的有機結合，有效的確定項目管理與實施的關鍵，最終使工程項目管理的總目標高效、可靠、最佳的實現。
（四）推進政府投資體制改革的不斷深化和完善。工程類項目中材料設備政府采購工作是整個工程項目建設管理中非常重要的組成部分，也是整個建設管理工作中非常敏感的一項內容。各環節工作管理的好與壞，都將直接影響到整個采購管理工作的全過程，這就需要根據《政府采購法》和國家有關法規，解放思想、實事求是、不斷創新，適時總結，不斷的深化和完善采購工程類項目中材料設備采購風險管理工作，才能不斷提高整個工程項目的建設管理水平，推進政府投資體制改革的深入和發展。
工程類項目材料設備政府采購風險的相關定義和分類：
采購風險通常是指采購過程可能出現的一些意外情況，包括人為風險、經濟風險和自然風險，具體說來，如采購預測不準導致物料難以滿足生產要求或超出預算、供應商供貨不及時、提供貨物不符合合同要求、供應商之間存在不誠實甚至違法行為。工程類項目材料設備政府采購風險就是由于政府采購運作過程中因管理缺陷、運作失當以及外部事件沖擊等不確定性因素導致采購失敗而造成直接或間接損失的可能。具有隱藏性、突發性和連鎖性等特點，是處于體制變遷中的風險，是市場經濟的必然現象。
工程類項目材料設備政府采購風險主要分為七種：
（一）固有風險。固有風險是指在不考慮采購主體內部控制結構、外部因素的前提下，采購某一項目而造成采購失敗的可能性。固有風險主要指項目的市場風險。主要表現形式是市場價格的不確定性導致采購失敗而形成的風險。雖然遵循“公開、公正、公平”原則，但受主客觀條件限制，不能完全保證采購到質優價廉的商品，實現預期目的。
（二）采購計劃風險。請購單位提出的采購計劃不準確或不科學，直接導致采購過程中的計劃風險，即采購數量、技術要求、交貨期、質量等與采購預期目標發生較大偏離，這既不利于采購與合同管理工作，也不利于對工程造價的控制管理。
（三）采購圍標、串標風險。圍標是指多個投標單位在其中某一投標單位的統一組織下，投同一個標，并確定誰投高標，誰投低標，確定誰中標；或者多個投標單位自行組織投標，協商誰投低標，誰投高標，誰中標。串標是指兩個或兩個以上投標單位雖然分別單獨投標，但暗中協商投標，并暗中聯合。即不管誰中標，都聯合完成本合同任務，投入和利益共同分成。圍標、串標不僅嚴重損害了采購人的利益，還擾亂了整個市場經濟秩序。
（四）采購合同履約風險。在采購合同履行過程中，可能出現供應商的延遲交貨、質量不滿足合同約定、規格型號上貨不對路等違約行為，雖然在合同條款中約定了具體違約罰則，但還是影響合同的正常履行，影響整體工程項目的順利進行。
（五）內控風險。主要指采購主體未建立起有效的政府采購控制制度，一方面請購、采購、驗收、付款等環節沒有交易授權，沒有相關主管人員簽字；另一方面請購與審批、采購與驗收、付款審批與付款執行等不相容崗位未適當分離，以致于為一些弊端的產生提供了空間。
（六）道德素質風險。缺乏對政府采購人員的廉政教育和培訓，在進行政府采購過程中，滋生部分政府采購人員權錢交易等腐敗行為，從而直接或間接引發采購風險。
（七）監管風險。由于政府采購管理和執行機構的職責和權限不明確，缺乏法規和制度規定，監督機制不健全、不完善；缺乏具體的監管手段，沿用傳統的行政手段辦事，實施監管落空。
如何做好工程類項目材料設備政府采購風險管理這項工作，科學、合理規避和降低采購風險，實現采購預期目標，促進工程項目的順利完成，筆者認為應做好以下各方面工作：
（一）以人為本，加強政府采購隊伍建設，是防范化解工程類項目材料設備政府采購風險的基礎。首先，加強對采購人員的管理和培訓工作。隨著政府采購規模、范圍和領域的延伸，政府采購需要大量的既懂招投標、合同、法律、市場調查，又懂機電、建筑材料設備等行業知識的復合型人才。其次，加強職業道德建設。在政府采購工作中形成一種誠信、公正、公平的環境，通過道德的力量約束每個人，使每個人具有良好的動機和思想，努力鉆研業務知識，樹立政府采購良好形象。
（二）完善內部控制制度，強化內部監控職能，是防范化解工程類項目材料設備政府采購風險管理的核心。建立有效的政府采購內部控制制度和流程，一方面請購計劃、采購、驗收、付款等環節應有交易授權，有相關主管人員簽字；另一方面請購計劃與審批、詢價與確定供應商、采購與驗收、采購付款審批與付款執行應適當分離，以確保不相容崗位相互分離、制約和監督完善政府采購。
（三）加強采購信息管理，是搞好工程類項目材料設備政府采購風險管理工作的基本環節。在采購領域當中，信息管理一直是一個薄弱環節，“重政府采購業務操作，輕政府采購信息管理”的現象較為普遍，不利于政府采購事業的推廣與發展，直接影響到采購活動的效率與質量。加強政府采購信息管理，可以打破信息的局限性、地域性、不對稱性等不公開因素，讓更多的對采購感興趣、滿足采購要求的供應商參與到采購工作中來，也給采購人提供更多的選擇機會。
（四）完善采購文件的編制，做好采購準備工作。由于工程用材料設備的采購時間一般都要求的十分緊張，在編制文件上有可能存在提出的技術要求和質量標準有偏差、不夠完善等問題。要解決這個問題一是需要在編制采購文件時與監理公司、設計院、使用單位等有關單位共同商定相關條款；二是由技術主管部門對采購文件認真審核，對于特殊復雜的材料設備，可以組織必要技術交流會、產品推介會、專家論證會等活動，增加對產品及供應商的了解和認識。
（五）對擬采購材料設備和潛在供應商進行必要的考察、分析和篩選。在采購前對不了解的產品和供應商進行考察十分必要，一方面可以增加對產品的性能、質量、供應商綜合實力等方面的了解，便于明確擬采購產品的定位和技術要求，讓質量、檔次基本處于一個水平線的供應商參加投標；一方面可以貨比三家，在采購工作中占據主動，避免被一時的虛假現象所蒙蔽，掉進“遠期陷阱”，在一定程度上規避了采購風險。
（六）選擇好采購方式，做到事半功倍。采購方式原則上應該以公開招標采購方式為主。但工程類項目材料設備政府采購方式的選擇更應該遵循實事求是、具體情況具體分析的原則，對于工期比較緊張、價格難以確定、編制的采購文件存在需要進一步明確而又暫時無法明確的等情況，比較適合采用競爭性談判的方式進行采購，這種采購方式比較靈活，在談判的過程中可以進一步明確并完善我們的具體要求。采用競爭性談判的采購方式可以彌補招標方式的缺陷和不足，可以解決因材料設備品目的繁雜性、技術的復雜性、設計的不充分性、價格的多樣性、時間的不確定性等原因造成的緊急采購需求，滿足采購人不同的采購要求，提高采購工作效率，規避采購風險，提高財政資金的使用效益。
（七）做好評審專家的抽取和保密工作。為了圓滿地完成各項采購工作，評審專家的抽取和保密非常重要，評審專家應該是在某專項采購領域中有著豐富知識和經驗的人員；在評審專家的抽取上，還要注意評審專家小組的組成結構，最好是由科研、設計、應用三方面的專家組成。評審專家信息的保密也十分重要，如果忽視了評審專家的保密，有可能出現投標人和評審專家聯手操縱采購結果、增加采購成本的現象。
（八）加強采購過程信息收集和整理工作。采購過程信息收集和整理工作主要包括三方面：一是評審專家針對采購文件中的問題，提出的合理化建議和修改意見；二是參加采購的人員根據實際工程需要提出的合理化建議；三是在采購文件中遺漏和忽視的問題。通過細心的收集和整理上述信息，進一步修改和完善采購要求，重新發給各投標人，以實現采購到性價比最優產品的目的。
（九）把住“三關”，做好采購合同監督管理工作。把住“三關”，即技術方案審核關、履約過程監督關、竣工驗收關，這是強化采購合同監督管理的關鍵所在。首先，在采購前技術主管部門應對采購文件中材料設備的質量標準、技術參數及規格型號等進行量化、細化審核，確保采購工作完成并簽訂合同后沒有或者只有微小的變動因素。其次，加強合同執行中的監督檢查和處罰力度。對合同執行中出現的違約、違規等問題，各相關管理部門要認真履行職責，進行嚴肅處理。涉及違法違紀問題，及時移交司法機關依法追究。第三，搞好安裝調試完畢驗收工作。材料設備采購合同驗收是一項綜合性的驗收工作，必須對照采購合同逐項逐條驗收，嚴格把關。大型特殊的材料或設備需要邀請國家、省市質量監督部門的專家，請專家幫助把關。凡驗收不合格的項目，必須限期整改；凡有違背合同規定的，必須及時查明原因，報有關部門嚴肅處理。這是強化合同監督的最后一道防線，必須牢牢把握。
（十）嚴格控制合同變更。材料設備合同履約中的變更控制是一個復雜的系統工程，其變更控制涉及項目建設管理部門、監理公司、設計部門和供應商各方的利益。工程類項目材料設備采購合同執行中，若遇到必須調整的項目，項目現場管理部門必須及時上報，經技術主管部門、造價控制等有關部門現場核實后重新采購或與原供應商簽訂合同（補充合同），這是強化采購合同監督管理的重要措施。
（十一）與供應商建立和諧的關系。在采購活動中離不開供應商的參與，正確處理好與供應商的關系，對于做好采購風險管理工作也是非常重要的，一定要把握好原則和服務兩個問題。原則是：要公開、公平、公正，誠實信用和廉潔自律。服務是：站在政府的角度為供應商搞好服務。要為前來進行推介的供應商提供熱情周到的服務，要把采購工作的各種辦法、制度、程序、內容向供應商公開，做好宣傳和解釋工作，對供應商提出的問題要在法律法規范圍內做好答復，始終保持政府采購人員的良好形象。
（十二）邀請有關單位和部門共同參與和監督采購過程，提高整體工程項目的滿意度。在整個采購過程中，邀請設計、施工、監理、使用、紀檢監察、供應商、財政、計委等有關單位和部門共同參與和監督，得到各方面的合理化建議，從而使采購工作少留遺憾，使工作人員不犯錯誤，完善工程的使用功能，提高工程項目的總體質量，最大限度的提高各參與單位和部門的滿意度。
關鍵詞：建設項目；設備采購；風險；管理
一、采購風險成因分析
建設項目設備采購風險是指采購過程中由于采購管理團隊因管理缺陷、運作失當及外部事件沖擊等不確定性因素導致采購的實際結果與預期目標發生偏離而造成直接或間接損失的可能，包括人為風險、經濟風險和自然風險。采購風險客觀存在于采購工作的各個環節，它產生的因素多種多樣，具體說來，如采購預測不準導致設備難以滿足建設項目要求或超出預算、供應商供貨不及時、提供貨物不符合合同要求、供應商之間存在不誠實甚至違法行為等。
二、采購風險的分類
根據多年項目采購業務方面的學習和實踐，我們認為建設項目設備采購風險主要分為七類：
（1）增大開支的風險
由于建設項目周期長，時間跨度大, 建設單位在項目立項時難以準確預見未來設備購買情況，所做的采購計劃不準確或不科學，到實際執行中可能出現較大出入, 造成所需采購設備過時或預算超支而需對原采購計劃進行調整，但由于原材料價格可能因政治、金融等諸多因素的影響而波動，導致所購設備價格上漲，最終使采購支出比預期的采購支出有所增加，所以采購面臨著增支的風險，這不利于采購合同管理，也不利于項目總投資的控制管理。
(2)供應商延期交貨的風險
由于供應商在生產要素的組織管理等方面存在不足或決策失誤，使交貨日期遲于采購合同所要求的日期，從而使建設單位不能按項目進度及時采購到所需設備，給采購帶來延期交貨的風險。
（3）采購質量不符合要求的風險
建設單位購到的設備質量差，將直接影響建設項目完成的質量。供應商由于自身生產能力的局限或是為了追求自身利益的最大化而不擇手段偷工減料以次充好所提供的設備達不到采購合同要求給采購帶來的風險。
（4）采購中的道德風險
采購人員有可能和供應商之間可能存在舞弊行為。采購人員為了個人私利，可能會與某一供應商合謀，利用自己手中的權利，使該供應商在競標過程中處于優勢地位，破壞采購所奉行的“公開、公正、公平”準則，給采購帶來極大的道德風險。
（5）合同風險
合同風險是指建設單位采購人員在簽訂合同過程中，由于對合同條款考慮不周，或供應商違反合同條款，給建設單位造成經濟損失。簽訂合同是建設項目采購活動的重要環節。如果采購人員不了解合同法的有關規定和國內、國際貿易的有關知識，就可能簽訂不完善的合同，被對方鉆空子，使建設單位蒙受損失。
(6)采購圍標、串標風險
圍標是指多個投標廠商自行或在某一廠商的組織下，投同一個標，協商誰投低標，誰投高標，誰中標。串標是指兩個或兩個以上投標單位雖然分別單獨投標，但不管誰中標，都聯合完成合同任務，利益共享。圍標和串標各有不同的表現形式。這種不正當競爭是通過不正當手段，排擠其他競爭者，以達到使某個利益相關者中標，從而謀取利益的目的。
（7）預付款風險
建設單位根據合同規定預先付給供貨方的款項，這種方式潛在風險較大，容易出現不交貨或交貨不及時質量問題較多等情況。在實際工作中，有可能發生使用部門因設備安裝場地未落實或不符合合同規定的安裝、環境條件以及人員變動等情況，使設備到貨后，不能及時進行安裝驗收，但按照合同時間約定,只能付款,導致貨物退換主動權喪失。
三、采購風險防范
如何防范建設項目設備采購風險，科學、合理規避和降低設備采購風險，實現采購預期目標，促進建設項目的順利完成，我們認為應做好以下九方面的工作：
1、明確采購目的
采購管理團隊在認識上必須明確采購的設備是建設項目所需的，這就要求采購人員在采購過程中不應一味追求采購價格最低化，不應把節約資金作為采購的首要和唯一目標，而應對所要采購的設備的質量和效用進行通盤考慮，在為建設項目節約采購資金的同時，保證設備采購的質量。
2、重視采購預算，做好采購計劃
建設單位要加強對預算和計劃的審核，注重合理性，綜合考慮大型、精密、通用性強的設備購置與使用，要對設備需求做出長期規劃和中、短期的計劃，防止出現重復建設。在制定采購計劃時，為避免采購失誤，達到資金使用效益最大化，應注意如下幾個問題：(1)廠商參與制定采購計劃：在某些較為復雜和專業的采購項目上，如設備工程和系統集成等一些新興領域，在設計初期，可選擇一些廠商參與項目計劃的制定，借助廠商的專業知識來達到避免采購失誤的風險。（2）對工藝設備特別是大型、精密進口工藝設備的采購，其技術指標體系往往比較復雜，要根據實際需要進行廣泛的市場調查和綜合比較，制定出既符合使用需要又具有技術前瞻性的技術指標體系。(3)形成批量，統一采購。在時間和操作方便的基礎上，盡量形成批量計劃采購，以獲得更高的資金效益。
3、建立供應商資格審查制度
采購設備時要慎重選擇供應商，重視供應商的篩選和評級。在訂立設備采購合同之前，有必要對擬采購設備和潛在供應商進行必要的考察分析和篩選，對參加投標的所有供應商進行資格審查，包括資格預審、資格復審、資格后審，以便在采購初期把由供應商方面的不確定所帶來的風險降到最低。在采購前對不了解的產品和供應商進行考察十分必要，特別要注意了解供應商所采取的營銷方式和銷售體系架構以及該產品的市場銷售及信譽情況，這樣做不僅可以增加對產品的性能、質量、供應商綜合實力等方面的了解，便于明確擬采購產品的定位和技術要求，讓質量、檔次基本處于一個水平線的供應商參加投標；還可以貨比三家，在采購工作中占據主動，避免被一時的虛假現象所蒙蔽，掉進“遠期陷阱”，可在一定程度上規避采購風險。
4. 建立采購監督管理制度。其中建立和完善采購信息公開制度和程序公開制度至關重要。有關采購制度要共之于眾，以便供應商及時了解；采購合同的條件要提前公布給有意向的供應商，便于供應商根據自己的情況及時做出是否參與的商業判斷，或為參與競爭做好準備。加強采購信息管理，拓寬信息渠道，保持信息流順暢，可以打破信息的局限性、地域性、不對稱性等不公開因素，讓更多的對采購感興趣、滿足采購要求的供應商參與到采購工作中來，也給采購人提供更多的選擇機會。
5. 加強采購過程信息收集和整理工作。采購過程信息收集和整理工作主要包括三方面：一是評審專家針對采購文件中的問題，提出的合理化建議和修改意見；二是參加采購的人員根據實際工程需要提出的合理化建議；三是在采購文件中遺漏和忽視的問題。通過細心的收集和整理上述信息，進一步修改和完善采購要求，重新發給各投標人，以實現采購到性價比最優產品的目的。
6. 加強對采購業務人員的培訓和教育。以人為本，加強采購人員的隊伍建設，是防范和化解投資建設項目設備采購風險的基礎。建設單位必須培養既懂招投標、合同、法律、市場調查，又懂設備等專業知識的復合型人才，不斷增強法律觀念，重視職業道德建設，做到依法辦事，培養采購團隊精神，增強建設單位內部的風險防范能力，從根本上杜絕采購風險。
7. 加強對設備采購全過程的監督
全過程的監督，是指從計劃、審批、詢價、招標、簽約、驗收、付款和領用等所有環節的監督。重點是對計劃制定、簽訂合同、質量驗收和付款四個關鍵控制點的監督，以保證不弄虛作假。全方位的監督，是指內控審計、財務審計、制度考核三管齊下。加強采購全過程監督跟蹤和控制，發現問題及時采取措施處理，以降低采購風險。科學規范的采購機制，不僅可以降低建設單位的設備采購價格，提高建設項目設備采購質量，還可以保護采購人員和避免外部矛盾。
8. 選擇好采購方式，做到事半功倍。采購方式一般有公開招標、邀請招標、單一來源采購、競爭性談判和詢價采購等方式。建設項目設備采購原則上應該以公開招標采購方式為主。但采購方式的選擇更應該遵循實事求是、具體情況具體分析的原則，對于時間比較緊張、價格難以確定、編制的采購文件存在需要進一步明確而又暫時無法明確等情況，比較適合采用競爭性談判的方式進行采購，這種采購方式比較靈活，在談判的過程中可以進一步明確并完善我們的具體要求。采用競爭性談判的采購方式可以彌補招標方式的缺陷和不足，可以解決因設備品目的繁雜性、技術的復雜性、設計的不夠充分性、價格的多樣性、時間的不確定性等原因造成的緊急采購需求，滿足采購人不同的采購要求，提高采購工作效率，規避采購風險，提高財政資金的使用效益。
9. 注意合同的簽定技巧
嚴格審查訂貨合同，盡量完善合同條款，在合同簽訂中，盡可能將風險轉移至廠商一方，采取先到貨驗收后付款的方式；如果項目金額較大，時間較長，需分期付款的，要注意合理分配款項支付比例；進口設備要盡量選擇無風險的支付方式和注意信用證支付條款的風險防范。合同簽訂要注意技術附件的細化到位，尤其是進口設備，更要細化到每一附件，不能以標配等字眼代替，另外還要嚴格控制合同變更。如需變更合同，必須通過招標公司和項目采購領導審核，與原供應商簽訂補充合同，特殊情況下，需重新采購。
關鍵詞：高校；基本建設；項目管理；審計
基建工程項目管理例會制度是建設方加強基建工程管理的重要手段。隨著教育事業速度發展，教育系統基本建設的任務十分繁重，大量新建、擴建、修繕工程紛紛上馬。一方面資金緊，任務重，工期緊；另一方面基建部門專業人員不足，人手較少。
建立完善的基建工程項目參建各方參加的例會制度有利于加強各方溝通協調，促進配合協作，提高工作效率，也有利于結算工作的順利開展。
然而，在審計實踐中，經常出現建設方索賠無據與反索賠不力的情況；在需要建設方提供相關基礎信息時，常因工程例會制度不健全，會議記錄不完整等原因，導致建設方經常處于不利地位。建設方與承包商在索賠工作中的信息不對稱狀態，客觀上急需完善這一制度。
一、工程例會容易出現的問題
建立在建工程項目例會制度是高校基建工作的基本工作方法，但在實踐中，普遍存在以下問題：
（一）參會單位遺漏
工程例會具有指揮、組織、協調、配合、處理的功能，將參加工程建設的建設方、承包方、監理方、審計方、分包方、甲供材供應商（前期還包括設計、勘察等單位）等相關單位組織起來綜合辦理基建工程實施過程中的相關事宜。
由于工程例會多數為定期召開的例行會議，所以往往出現容易出現遺漏跟蹤審計單位、甲供材供應商、建設方分包工程施工方的情況。
究其原因，一是例會準備不周，沒有提前準備，對需要出席人員沒有考慮。二是主持例會人員多數重工期質量安全，輕工程造價管理。三是定期舉行的例會，成為慣例后，容易忽視會前通知，造成遺漏。
遺漏參會單位，容易造成以下結果：相關單位不能及時了解情況，如果沒有事后補救措施，造成相關信息沒有確認，形成工作上的推諉扯皮，如分包商、甲供材供應商配合不力，進而影響工期，造成承包商向建設方提出工期索賠。
（二）主持角色錯位
工程例會應該是建設方主持的協調會。建設方主持會議，可以全面聽取參建各工作匯報，工地代表巡視情況通報存在問題，主動明確傳達建設方意圖及指令，通盤考慮各方配合協調，并對各方工作進行講評。但多數情況下建設方會委托監理主持會議。
監理是建議方委托的服務單位，但監理單位作為企業，考慮到經濟效益和工作開展的便利，其主要關注點是工程質量、工期進度、施工安全、監理事務，在分包商、甲供材供應商管理配合協調上關注少，在造價控制基本處于不關心的狀態，一旦監理單位和承包商沆瀣一氣，就可能給建設方帶來較大損失和浪費。
這種情況還將導致建設方項目管理人員不主動全盤考慮問題，成為聽會和答復的角色，失去把握全局的能力。造成這種局面的主要原因主要是因為建設方缺少建設工程管理的專業人員。
（三）會議記錄失范
由于主持角色錯位，將導致會議記錄失范。比較常見的做法是監理單位做完整的會議記錄，然后報備參會各方。
建設方不做詳細記錄，存在以下風險：監理的會議記錄可能存在規避監理責任的風險；例會各方往往站在自身利益角度思考問題，其他各方的會議記錄均可能無法完整描述在建工程實施的實際情況；其他各方利用各自的匯報材料和自己的會議記錄作為索賠依據時，導致建設方反索賠無據或索賠無力。
另外，即使是建設方會議記錄，從審計角度看，也容易出現以下問題：記錄內容不全，如概要性記錄，使例會記錄在審計時可采信程度降低。沒有與會簽字制度，造成結算時不認可；有的在會前組織到會人員簽到，簽到表與記錄分離，使會議記錄審計時的證據效力下降。作為檔案保管不力，建設方遺失記錄，歷次會議記錄不連續不完整。
（四）會前準備不周
基建例會一般每周舉行一次，特殊需要可以臨時召集，較易出的問題是建議方準備不周，很多問題習慣在例會提出和處理，這容易造成以下后果：
有些內容建設方無法及時處理與答復，影響工作開展。
建設方遇問題處理問題，對工作安排沒有前瞻性。造成跟蹤審計等單位無法進行技術性處理并給建設方合理化建議。
建設方相關單位缺少溝通，有些情況必須在會前小會上進行通報和研究，以便綜合例會時直接表達建設方意圖。
要注意工地代表的工作日志，工作日志是綜合例會記錄的重要佐證材料。
建設方指令的處理沒有提前準備，往往出現口頭指令多，事后不及時提供書面確認簽收手續。
對上周例會情況落實沒有碰頭研究，造成到例會只能聽匯報，無法講評的情況。導致例會效率不高，會議冗長，影響工作開展。
二、完善工程例會制度的思考
（一）突出建設方在例會中的主導作用
由于工程例會具有指揮、組織、協調、配合、處理的功能，建設方的主導工程例會十分重要。會議如何召開、何時召開、誰來參加、討論什么問題等均需提前設計好，并以書面的形成印發各參加單位并簽收。
1、主持會議。沒有任何一個單位可以替代建設方的作用，不論是監理，還是其他什么單位。
2、要防止參會人員的遺漏，參加人員應包括施工方、監理、造價、甲供材供應商、建設方分包工程項目經理。早期的會議還應該有設計單位、勘察單位等有關部門參加。如果有建設方設有監督機構的也通知其參加。
3、在關注質量、工期、進度、安全、配合的等各個方面同時，更加關注造價控制。現實中建設方建議部門主要關注質量和工期，忽視造價控制，要特別慎重對待工程變更的方面的請求。
4、建設方要將內部管理和控制程序及相關紀律和制度，以書面形式通知有關各方，以免在審計時發生手續不全的扯皮現象，影響造價審核工作的開展。四是要形成例會制度的良好運行機制，通過例會形成良好合作協作氛圍。
5、要指定專人負責例會的記錄和資料搜集整理工作。
（二）做好會前的各項準備工作
會議前，建設方應認真梳理一周內有關參建各方的意見和建議，聽取工地代表情況匯報，檢查工程進度計劃執行情況，回顧上次例會存在問題和有關精神的整改落實情況。
建設方內部的基建、審計、紀檢部門、建設方委托的監理、跟蹤審計單位，要溝通情況，對一周內項目實施情況有全面了解，對存在的問題提出初步處理意見，對需要配合的事項提前進行計劃組織和安排，對施工方等提出的意見建議拿出初步答復意見，對需要有配合的事項通知有關單位準時參加例會。
這樣，有利于加強工作的前瞻性，提高工程例會的效率，也便于受建設方委托的監理、造價咨詢機構及時進行技術處理，并向建設方提出合理化建議，發揮應有的作用。
此外，有些情況必須在會前小會上進行通報和研究，便直接表達建設方意圖和指令。會前準備工作還要注意搜集和整理好工地代表的工作日志，作為例會記錄的重要佐證材料，避免例會時建設方只聽匯報，講評無據。
（三）規范會議的程序和手續
會議程序一般應考慮到以下幾個方面：
1、上周例會議定事項的落實情況，分析原因。
2、檢查上周進度完成情況、工程質量情況制定整改措施；提出下一階段進度計劃及落實措施。
3、安排布置下周工作，提出具體工作要求。
4、需要協調的有關事項及解決方案。建設方在會議中，應注意認真聽取監理、施工方、分包商、甲供材供應商的匯報；客觀講評和總結上周例會的落實情況，明確提出本周工作安排和要求，妥善協調和處理好有關各方的配合問題。建設應指定專人負責會議的記錄，記錄要全面、準確、客觀。如果會議內容不是很多，建議在會議結束后由參會各方代表簽字確認，并作為檔案妥善保存。如果會議內容較多，涉及事項復雜，應會后形成會議記要，印發有關各方，并簽收。會議記錄應明確舉行時間、地點、參會人員、主持人、會議發言、討論過程，會議結論性意見。如會議中討論到相關爭議問題，應作清楚記錄，并在會議結束后由參會人員簽名。
（四）搜集例會相關檔案材料
工程例會是一個平臺，在審計時，按時序組成的工程例會是審計時重要信息，僅有工程例會記錄還不夠全面，應注意建設方代表工作日志、監理記錄等相互應證，可增強審計時采信度。
此外，以下一些資料應很好搜集和保存：
工程開、竣工日期以及主要分部工程的施工起止日期。
技術資料及技術交底等事項。
工程準備情況：包括臨時設施、現場三通一平，人員、機具、材料的準備、圖紙會審的主要問題記錄、業主交與施工單位的中心點、標高點的記錄及復測。
材料、半成品的檢驗與試驗。
主要材料、設備及其資料的到貨情況。
設計變更的日期及主要內容。
工程測量情況記錄。
工程自檢、專檢情況記錄（特別是隱蔽工程記錄）。
工序的交接記錄。
業主、監理代表現場確認的有關事宜。
工期緊急情況下采取的特殊措施和施工方法。
有關領導或職能部門對工程所作的生產、技術方面的決定或建議。
工程項目試車記錄。
企業身在供應與采購的鏈條之中，這一特性決定了這條供應鏈上的各個環節在生產和經營上相互影響，在履行社會責任方面同樣如此。前段時間發生的三鹿奶粉事件，就清晰無礙地表明，一家企業要對社會負責，僅管好企業范圍內的事務還不夠，還需要將影響力拓展到供應鏈之中，甚至其最末梢。
因此，企業在研究和踐行社會責任的時候，必須要有供應鏈的思維，要把各利益相關方的相互影響考慮進來，政府和公民社會的力量也不可忽視。
先天不足：供應鏈失衡的結構關系
為了更好地說明供應鏈的思維模式，我們在此只討論勞工權益這一社會責任的核心內容，并把供應鏈簡化為“工人――供應商――采購商”三個環節。
在采購商主導的供應鏈中，三個環節的議價和談判能力，從采購商到工人是一個逐漸遞減的過程。采購商一般是跨國企業，市場份額大、競爭對手少，市場格局頗似經濟學教科書上的“寡頭壟斷”；供應商則有千千萬萬，規模小、進入門檻低，市場格局頗似理想上的“完全競爭”；而工人則以億計，底層工人技術含量低、相互替代性高，很大程度上更像是“過度供給”。為了獲得訂單，供應商與供應商競爭，為了獲得工作，工人與工人競爭，市場的均衡狀態，必然是供應商產品價格低廉，勞工收入水平低下。此處的勞工收入既包括工資、獎金等顯性收入，也包括工作條件、尊嚴等隱性收入。
這樣的供應鏈結構決定了工人的弱勢地位，也進而決定了僅在供應鏈條內尋找辦法，不能真正解決工人的問題。因為它把改善勞工狀況的責任交給了采購商，而把供應商當作了假想敵和整改對象。雖然經過若干年持續的消費者運動，采購商和供應商都承受了不小的壓力，但最終也只能落得勉強為之、左右為難的境地。
同理，員工參與、MSI（多方利益相關者倡議組織）、申訴機制和集體談判的方案，也因囿于供應鏈范圍之內，不能改善供應鏈的結構對比關系，最終大志難得伸展。
員工參與分為兩種方式：其一，在短期的社會責任項目中吸納一定比例的工人參加；其二，在企業內部建立工人意見表達的常規渠道。短期項目主要是指在工作場所內開展的項目，其前提條件是供應商同意進入，因此工人參與什么、如何參與，都只能在供應商允許的范圍之內。這大大限制了工人參與的實質效果。而企業內部的常規渠道，如意見箱、合理化建議制度等等，出口外貿企業的操作實踐已經證明它們難以持久，工人的建議更難以落實。
MSI的設想是把采購商、供應商、工人、工會和非政府組織等工人代表組織邀集在一起，通過溝通和協商等方式，尋找多方滿意的解決辦法。然而MSI的協調成本很高，在失衡的供應鏈關系中尋求平衡并非易事，而且必然意味著過多的妥協。2006年，香港9家NGO聯合撰文批評了道德貿易運動（ETI）的一個MSI項目，其中就提到了多方組織很難形成共識、溝通欠佳、決策緩慢、企業承諾不足、監督與實施不力等問題。
社會管制：由外而內改善供應鏈結構關系
當然，我們絕不是要把企業社會責任的供應鏈思維一棍子打死。同樣，上文也并不是說這些方案都毫無用處，不足為取。只是因為，改善勞工狀況是一個系統性的工程，靠一方力量、一種方案無法解決之。最終的解決之道，需要打破現有供應鏈的權利對比結構，使供應商和工人都享有適當的議價能力。雖然這非一日之功，但也并非不可為。為此，我們需要到供應鏈之外尋找解決之道。
答案就是社會管制，即政府綜合應用政策、法律、法規等手段規范企業的社會行為。
供應鏈關系失衡、工人處境不佳，社會管制既可能改善也可能加劇這一趨勢。舉例來講，一家服裝企業，為了提高利潤水平，往“好”的方向走，它可以引進新的生產技術和管理方式；往“壞”的方向走，它可以降低工作場所條件標準，不管不顧環境污染，從而把成本盡量轉移給員工和社會。“好”的方向意味著硬件和軟件的雙向投資，“壞”的方向則可能帶來懲罰。如果社會管制不能有效約束和規范不良行為，企業就會競相選擇后者，從而出現“劣幣驅良幣”的現象。很多發展中國家為了贏得GDP的數字增長，縱容企業把成本外部化，為此不但付出了嚴重的社會和環境代價，企業也難以培養長久的競爭力。而如果社會管制在企業與社會之間能夠做到公平公正，就能引導企業往提高技術、改善管理、善待員工的方向發展，并從長遠上逐步改善供應鏈的結構關系。
柬埔寨同我國類似，也是服裝出口大國。在過去若干年中，企業社會責任運動同樣開展得如火如荼。與我國的境遇不同，柬埔寨工人狀況的改善得到了全世界的認可，而中國則仍然進展緩慢。這其中很大的區別就是政府扮演的角色。柬埔寨政府非常積極地推動了勞工的結社自由，而這恰恰是勞工權益中最重要的一條。由于政府積極維護工人的自由與權利，使得企業社會責任的功效真正得到了發揮。
中國近年來也非常重視勞工條件，推出了新的《勞動合同法》，現在很多地方也在積極推行“集體談判”，據稱已經使得工人的工資上漲15%。然而有關勞動合同法的爭議不斷，政府在勞資雙方的立場上游移不定。一切由政府包辦，由政府充當各方利益的綜合代言人，必然會面臨平衡的困難。合理的方式應該是同時給予企業和工人各自的權利和自由，并由各自的代言人行使各自的權利和主張，協商、談判、形成最終方案，在整個過程中，政府承擔中性的仲裁人的角色。
政府的角色應該是中立和中性的。改革開放以來，政府已經賦予了企業經濟活動的權利，而現在到了為公民社會賦權的時候了。一個中性的、不偏袒的政府，不會陷入左右平衡的困難之中。近些年來，有人擔心企業社會責任是企業辦社會，這不是走改革前的老路嗎？實際上，在賦權的思路上，企業社會責任與我國改革開放的全局思想是完全并行不悖的。
長期以來，勞工NGO在中國發展艱難，這也使得勞工權益保護缺少一個重要的主體。NGO可以在勞工生計、精神和文化生活方面發揮很好的補充作用，也能夠協助處理工人申訴，維護工人合法權益。實際上，勞工NGO更可能是勞資矛盾的協調者和緩沖劑。
綜上所述，供應鏈責任問題是個更為系統的問題，非某一家組織、某一種模式可以解決。企業社會責任的供應鏈思維，也要求我們去尋找一個更為系統的解決方案，這個方案不僅包括企業承諾并執行企業社會責任，在整個供應鏈中，采購商、供應商在審核、培訓、對話中更加積極的配合和改進，而且還包括政府通過系列政策營造一個良好的社會治理環境，促進產業和企業轉型，保障工人代表組織和公民社會的監督權利和運行空間。
