時(shí)間：2023-06-02 15:28:13
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【關(guān)鍵詞】信貸檔案；風(fēng)險(xiǎn)防控；管理工作
信貸檔案管理是一項(xiàng)相當(dāng)基礎(chǔ)的工作，它貫穿了借貸的整個(gè)過程，如果信貸檔案管理進(jìn)行得好，那么就能夠有效地起到風(fēng)險(xiǎn)防控的作用，因此信貸檔案管理工作是一項(xiàng)不容忽視的重要工作。有了健全的信貸檔案之后，金融機(jī)構(gòu)就能夠通過信貸檔案中所收集到的關(guān)于貸款客戶經(jīng)營情況、盈利能力等的相關(guān)資料來進(jìn)行分析，掌握信貸風(fēng)險(xiǎn)的情況，能夠起到一定的預(yù)警作用。如果根據(jù)貸款人的資料顯示其信譽(yù)和資產(chǎn)方面存在問題，那么就能夠更快速地做出反應(yīng)，做好風(fēng)險(xiǎn)防控。健全的信貸檔案也有助于依法收貸，有助于幫助金融機(jī)構(gòu)及時(shí)發(fā)現(xiàn)不良貸款，并且在依法進(jìn)行訴訟的時(shí)候能提供具體而詳盡的資料數(shù)據(jù)。
一、信貸檔案管理的現(xiàn)狀
信貸檔案對于金融機(jī)構(gòu)來說可以說是不可缺少的，但是信貸檔案管理工作的現(xiàn)狀卻令人擔(dān)憂，雖然說各金融機(jī)構(gòu)對于信貸檔案重要性的認(rèn)識逐年提高，對于信貸檔案管理辦法的貫徹也越來越好，但是不容否認(rèn)的是在其中還是存在一些認(rèn)識不夠或者管理不到位的問題。
（一）相關(guān)人員認(rèn)識不夠。一些金融機(jī)構(gòu)的信貸檔案管理人員對于信貸檔案重要性的認(rèn)識不夠，認(rèn)為只要貸款能夠發(fā)得出去，收得回來，那就已經(jīng)足夠了，信貸檔案管理工作并不是那么重要的。更有些金融機(jī)構(gòu)對于信貸業(yè)務(wù)的發(fā)展十分看重，但是對于信貸檔案管理就相對比較輕視了。在實(shí)際工作中，一些相關(guān)人員沒有做到妥善管理，不講究工作效率，造成工作拖沓甚至是錯漏的現(xiàn)象，在面對檢查工作的時(shí)候抱著一種得過且過的態(tài)度。由于他們對信貸檔案重要性的認(rèn)識不夠，缺乏風(fēng)險(xiǎn)防控意識，因此導(dǎo)致信貸檔案的資料收集不夠完整，不夠嚴(yán)謹(jǐn)，同時(shí)在移交、歸檔等方面的手續(xù)不夠齊全，大大地影響了信貸檔案管理工作、
（二）資料搜集不夠完整。信貸檔案對于分析貸款人資料，進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)防控預(yù)警相當(dāng)重要，但是要讓它起到更有效的作用，還必須建立在信貸檔案資料收集完整、齊全，文本資料嚴(yán)謹(jǐn)?shù)幕A(chǔ)上。但是有的金融機(jī)構(gòu)對信貸檔案資料的搜集往往不夠重視，并出現(xiàn)了很多的問題。一部分問題體現(xiàn)在材料的多收、漏收和重收上，有些工作人員由于自己業(yè)務(wù)不夠精通，所以不知道哪些資料是必須要收集的，所以就導(dǎo)致了遺漏一些重要的資料，但是卻將一些不必要的資料收集了起來。比如說在土地類貸款項(xiàng)目中，環(huán)保評測是一份很重要的資料，有必要搜集，但是有的工作人員缺乏相關(guān)的認(rèn)識，所以就導(dǎo)致這方面資料的缺收。又例如在房貸等貸款中，由于貸款時(shí)間很長，所以導(dǎo)致這方面的日常工作沒有能夠很好地完成，缺少了諸如貸款催收通知書等內(nèi)容，殊不知這些資料是相當(dāng)重要的，當(dāng)貸款發(fā)生問題需要進(jìn)行訴訟的時(shí)候，就會因?yàn)闆]有貸款催收通知書而在訴訟時(shí)效等方面產(chǎn)生不必要的麻煩。也有一部分問題體現(xiàn)在資料搜集不夠嚴(yán)謹(jǐn)上，有的工作人員由于工作態(tài)度不夠認(rèn)真或者是缺乏相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，所以雖然搜集了某些資料，但是卻沒有進(jìn)行認(rèn)真地檢查，有的時(shí)候沒有給資料進(jìn)行編碼，有的時(shí)候甚至連還沒有簽字蓋章的資料都搜集了起來。由于缺乏信貸檔案資料的嚴(yán)謹(jǐn)搜集，很容易導(dǎo)致信貸檔案缺乏連續(xù)性，也會給日后的信貸檔案調(diào)用產(chǎn)生不利的影響，當(dāng)發(fā)生貸款風(fēng)險(xiǎn)的時(shí)候，在訴訟的時(shí)候就會導(dǎo)致處于相對不利的境況，產(chǎn)生不必要的損失。
（三）管理移交不夠規(guī)范。除了信貸檔案資料的搜集，信貸檔案的管理和維護(hù)也是相當(dāng)重要的，若是信貸檔案的移交不夠及時(shí)，就會導(dǎo)致檔案的目錄和它實(shí)際的內(nèi)容之間對不上號，以后需要查找信貸檔案的時(shí)候就會因此而受到影響。如果情況嚴(yán)重的話，還很有可能會因?yàn)樾刨J檔案移交不夠及時(shí)而造成重要的資料被非法篡改等現(xiàn)象，還可能會產(chǎn)生資產(chǎn)不良的情況，后果相當(dāng)嚴(yán)重。除了移交方面外，信貸檔案還有其他管理方面的工作也是需要不斷規(guī)范化的，例如檔案的保存，這就十分重要。信貸檔案檔案有一定的保存期限，在這個(gè)期限中要確保檔案得到很好的保存。有些檔案室的環(huán)境相對比較差，出現(xiàn)潮濕，多蟲患等情況，這就會導(dǎo)致一些重要的信貸檔案遭到破壞，當(dāng)需要調(diào)用這些資料的時(shí)候就會發(fā)現(xiàn)因?yàn)樾刨J檔案的保管不當(dāng)而造成了不必要的風(fēng)險(xiǎn)損失。
二、加強(qiáng)信貸檔案管理的途徑
要完善信貸檔案管理，樹立風(fēng)險(xiǎn)防控意識，必須采取一些必要的手段，要強(qiáng)化隊(duì)伍建設(shè)，通過培訓(xùn)和必要的考評機(jī)制來幫助所有相關(guān)的工作人員提高綜合素質(zhì)，明確責(zé)任，同時(shí)還要規(guī)范信貸檔案管理工作的每一個(gè)步驟，讓信貸檔案資料的搜集更加完整有效。
（一）明確責(zé)任，統(tǒng)一認(rèn)識。由于信貸檔案的主要責(zé)任人是信貸員，所以要規(guī)范每一個(gè)相關(guān)工作人員的行為，明確責(zé)任，統(tǒng)一認(rèn)識，對所有的信貸員加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)。信貸檔案相關(guān)工作領(lǐng)導(dǎo)要注意敦促每一個(gè)工作人員及時(shí)移交重要的信貸檔案，要加強(qiáng)他們對信貸檔案重要性的認(rèn)識，杜絕遺漏、拖延、泄密等違規(guī)行為的出現(xiàn)，只有在思想上統(tǒng)一了認(rèn)識，樹立了風(fēng)險(xiǎn)防范的意識，才能夠更好地做好信貸檔案管理工作。
（二）加強(qiáng)培訓(xùn)，提高素質(zhì)。對于工作人員來說，有了工作的責(zé)任感還不夠，還必須提高業(yè)務(wù)水平，所以金融機(jī)構(gòu)要做好對工作人員的培訓(xùn)工作，培養(yǎng)出一個(gè)高素質(zhì)的信貸檔案隊(duì)伍。相關(guān)工作人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》等相關(guān)法令法規(guī)，并必須熟悉信貸檔案管理中的各項(xiàng)規(guī)章制度。為了促進(jìn)工作人員樹立更高的風(fēng)險(xiǎn)防范意識，并不斷提高業(yè)務(wù)水平，可以對相關(guān)工作人員進(jìn)行日常業(yè)務(wù)考核，并設(shè)立適當(dāng)?shù)莫剳痛胧瑢τ谝恍┕ぷ鲬B(tài)度差，業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)的員工要提出警示和教育，并采取“傳幫帶”等方式，讓他們更快地提高業(yè)務(wù)水平。
（三）嚴(yán)格管理，規(guī)范步驟。各金融機(jī)構(gòu)要規(guī)范每一個(gè)工作步驟，及時(shí)收集和登記相關(guān)數(shù)據(jù)，尤其是在核實(shí)客戶真實(shí)身份等方面，更要嚴(yán)格按照規(guī)定的步驟執(zhí)行，只有這樣才能夠更有效地進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)防控。由于傳統(tǒng)的信貸檔案管理模式存在各種問題，所以金融機(jī)構(gòu)可以逐步改變傳統(tǒng)的信貸檔案管理模式，采用信息聯(lián)網(wǎng)等高科技的手段，建立更加完善的信貸檔案管理系統(tǒng)，進(jìn)行電子化管理可以有效地提高工作效率，同時(shí)也能通過設(shè)置各種權(quán)限，建立多重保密措施等方法，讓檔案資料更具有安全性。
三、結(jié)論
加強(qiáng)信貸檔案管理，樹立員工的風(fēng)險(xiǎn)防控意識，這對于金融機(jī)構(gòu)來說是十分重要的，相關(guān)工作人員應(yīng)該端正自己的工作態(tài)度，明確責(zé)任，并通過不斷地學(xué)習(xí)和技能評測來不斷提高自己的業(yè)務(wù)水平。同時(shí)信貸檔案管理工作也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，可以采用電子化管理等手段提高工作效率，并更好地進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)防控，維護(hù)金融穩(wěn)定，促進(jìn)可持續(xù)的發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
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關(guān)鍵詞：信用檔案管理
隨著信息時(shí)代的發(fā)展，檔案部門將現(xiàn)代信用檔案的科學(xué)管理提到了議事日程加以研究，積極指導(dǎo)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位建立信用檔案，并協(xié)助有關(guān)部門在國家綜合檔案館建立起信用信息遠(yuǎn)程利用平臺。
一 、綜合管理信用檔案可以滿足新形勢下社會對信用檔案的遠(yuǎn)程利用
檔案部門通過綜合管理信用檔案可以滿足新形勢下社會對信用檔案的遠(yuǎn)程利用，這是檔案部門綜合管理的優(yōu)勢。一般法人單位的客戶信用記錄 ，是在業(yè)務(wù)活動中產(chǎn)生的，由于同一信用主體的信用檔案往往形成并保存在不同的單位與部門，如銀行、稅務(wù)、保險(xiǎn)、海關(guān)、技術(shù)監(jiān)督、工商行政管理部門、民政部門、法院、檢察院、公安局等，從這些單位采集與遠(yuǎn)程利用信用信息十分困難，一方面有了解他人信用狀況的需求，另一方面卻無從獲取本單位以外的這些信息，一份調(diào)查表明，將本單位信用記錄對社會提供查詢利用的僅占百分之二十，因各類信息最終均得保存在檔案部門，要實(shí)現(xiàn)信用檔案信息的跨部門、跨行業(yè)、跨單位、跨地區(qū)的遠(yuǎn)程利用，檔案部門較之有優(yōu)勢，我們可以利用平時(shí)已建立的工作網(wǎng)來收集分散在各部門的“信用檔案”信息，然后進(jìn)行綜合整理、開發(fā)、利用，通過公開網(wǎng)、公共網(wǎng)為社會需求提供服務(wù)。檔案部門要發(fā)揮信用檔案管理優(yōu)勢，一方面應(yīng)充分開發(fā)館藏有關(guān)信用檔案信息資源，對已有館藏檔案信息的挖掘，將日積月累的大量材料，經(jīng)過篩選使其精華保存，形成比較完善的“信用檔案 ”，為做好信用檔案工作提供歷史經(jīng)驗(yàn)，另一方面是對尚未入館的檔案信息的開發(fā)利用，當(dāng)然，這還需要各級政府的適度干涉打破和消除單位與單位，部門與部門，行業(yè)與行業(yè)，地區(qū)與地區(qū)之間的壁壘，促進(jìn)信用檔案信息遠(yuǎn)程利用。信用檔案信息作為一種特殊的專門檔案，有著自身的規(guī)律，對其產(chǎn)生與形成的規(guī)律、產(chǎn)生范圍、保管及真實(shí)狀況的鑒定，信用共享的研究，探索這類檔案運(yùn)行的內(nèi)在規(guī)律，不但在理論上有所創(chuàng)新，從工作實(shí)踐中摸索和歸納出一整套科學(xué)有效、具有可操作性的管理方法，可以豐富我國檔案學(xué)的內(nèi)容，更重要的是有利于社會信用體系的建立，在全面建成小康社會中發(fā)揮強(qiáng)力作用。
二、根據(jù)形勢發(fā)展和需要，擴(kuò)大職責(zé)范圍，明確具體管理內(nèi)容
由于社會的不斷發(fā)展，信用檔案是新形勢下檔案工作新的工作對象，信用檔案在內(nèi)容構(gòu)成、收集渠道、管理方法等方面與傳統(tǒng)檔案有所不同，但也有許多共性，目前部分國家商業(yè)銀行建立的客戶檔案、信貸檔案等已涉及到信用檔案范疇，檔案部門要增強(qiáng)工作的主動性和積極性，將信用檔案工作納入自身的工作視野，對這些檔案進(jìn)一步加強(qiáng)研究，界定收集范圍，規(guī)范管理方式，改進(jìn)管理手段，明確利用途徑，積極探索信用檔案管理的最佳方式和有效途徑，最終使每個(gè)企業(yè)和個(gè)人的信用狀況從無形走向有形，從難把握到有“記錄在案”的質(zhì)的飛躍，這是檔案部門實(shí)施職責(zé)的體現(xiàn)，優(yōu)勢的體現(xiàn)。
信用檔案主要指相關(guān)機(jī)構(gòu)根據(jù)業(yè)務(wù)需要，搜集、整理和保管的反映個(gè)人企業(yè)信用狀況的信息材料，由于內(nèi)容涉及一些非公開信息，一般以戶為單位進(jìn)行管理，形式上類似人事檔案，故泛稱為信用檔案，其形成比較廣，涵蓋諸多行業(yè)領(lǐng)域、企業(yè)（包括個(gè)體私營企業(yè)）、社會中介組織的登記注冊、法人執(zhí)照、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、評估材料、經(jīng)營銷售行為、納稅、合同履約、部門規(guī)則、行業(yè)的主管部門對行為規(guī)范誠實(shí)守信者認(rèn)定的文件、證書、牌匾等不同形式的原始記錄、對有違規(guī)違法行為者，監(jiān)督部門執(zhí)法部門形成處罰的文件材料等，還有與企業(yè)中介機(jī)構(gòu)和個(gè)人誠信操守相關(guān)的大量檔案材料。
按照國際慣例，個(gè)人信用檔案資料分為良性記錄和不良性記錄，前者將保留十年，后者保留三年，其信用檔案按照檔案法規(guī)均得在一定時(shí)期內(nèi)上交檔案部門，因而綜合管理信用檔案的職責(zé)終歸落在檔案部門指導(dǎo)和幫助有關(guān)部門及時(shí)建立企業(yè)和個(gè)人信用檔案，采集和整理信用檔案信息，建立一種信用檔案體系，進(jìn)行綜合管理，保存企業(yè)的信用狀況，進(jìn)行科學(xué)、合理的評估，使企業(yè)或個(gè)人便捷的查找利用信息檔案，在市場經(jīng)濟(jì)中發(fā)揮出對信用狀況的獎懲作用，承擔(dān)此項(xiàng)功能，應(yīng)是檔案部門責(zé)無旁貸的任務(wù)。
三、緊跟新形勢，抓好建檔基礎(chǔ)，實(shí)行實(shí)體和信息分別管理
1.1信息時(shí)代檔案管理的定義
。信息時(shí)代的檔案管理有別于傳統(tǒng)的檔案管理工作，其主要以現(xiàn)代的信息技術(shù)為依托，借助計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)對檔案進(jìn)行管理。常見的檔案管理方式包括，電子檔案的錄入、檔案信息的采集、檔案信息的查詢、檔案信息的共享等等。這種管理方式，使得管理的對象從傳統(tǒng)的實(shí)體檔案，轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，并應(yīng)用現(xiàn)代先進(jìn)的管理軟件進(jìn)行管理，形成明晰的檔案分類。同時(shí)，快速的查閱方式也讓檔案信息發(fā)揮出了更多的作用，避免因檔案查詢困難而造成檔案資源的浪費(fèi)。
1.2信息時(shí)代檔案管理的特點(diǎn)。
信息化檔案管理是檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展，其迎合了單位內(nèi)部工作的實(shí)際需要，與傳統(tǒng)檔案管理相比較，其具有著以下幾個(gè)方面的特點(diǎn)：首先，各單位實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化所依照的規(guī)章制度，法律法規(guī)趨于統(tǒng)一，制定這些規(guī)章制度、法律法規(guī)的是具有專項(xiàng)權(quán)力的行政部門。其次，虛擬檔案是檔案管理信息化的標(biāo)志，通過信息化的管理，檔案的形式由實(shí)體檔案轉(zhuǎn)化為了電子檔案并可以通過互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)達(dá)到高速的共享，使得檔案管理工作更加的具有時(shí)效性和便利性，為整個(gè)單位的信息化發(fā)展奠定了良好的基礎(chǔ)。最后，檔案管理信息化應(yīng)用了大量的現(xiàn)代科技，在信息技術(shù)的支持下促進(jìn)了檔案管理的自動化，顛覆了檔案管理工作的傳統(tǒng)模式。
2.信息時(shí)代檔案管理工作存在的問題
2.1管理理念陳舊，缺乏服務(wù)意識。
目前我國檔案管理信息化雖然取得了一定的成績，并已經(jīng)開始在全國范圍內(nèi)進(jìn)行普及，但是在實(shí)際應(yīng)用的過程中，仍舊存在著一些突出的缺點(diǎn)與弊端，嚴(yán)重影響著我國檔案管理信息化的進(jìn)程。其中最首要的問題就是檔案管理工作受到傳統(tǒng)檔案管理工作的影響，在思想觀念上帶有著一定的陳舊性，難以接受新的管理方式，無法借助現(xiàn)代信息科技對檔案作用充分的發(fā)揮。同時(shí)，缺乏服務(wù)意識也是檔案管理工作面臨的主要問題之一，因?yàn)榉?wù)方面的缺失，也使得檔案管理工作難以邁向一個(gè)新的階段。
我國在檔案管理信息化方面還有待進(jìn)步，在進(jìn)行檔案管理的過程中部分單位及部門仍以實(shí)體檔案為主，這就造成檔案管理工作量的增加，工作人員需要耗費(fèi)大量的時(shí)間在檔案的編輯方面，并且隨著實(shí)體檔案數(shù)量的不斷增加，也給檔案的歸檔、分類增加了難度。除此之外，實(shí)體檔案的利用率并不高，由于其在檢索方面存在困難，因此實(shí)體檔案主要以收藏為主，而忽視了檔案資源的發(fā)掘與應(yīng)用。
2.3缺乏統(tǒng)一規(guī)劃，信息管理遲緩。
檔案管理工作普遍存在于政府企業(yè)之中，由于不同單位在工作內(nèi)容、經(jīng)濟(jì)條件等方面都存在差異性，因此檔案管理工作也會呈現(xiàn)出一些個(gè)性化的發(fā)展，因此影響了檔案管理工作的統(tǒng)一規(guī)劃，不利于檔案管理工作的規(guī)范化。同時(shí)，系統(tǒng)設(shè)計(jì)上的不足，信息化程度偏低，也使得信息管理出現(xiàn)遲緩，不利于實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享。
3.信息時(shí)代檔案管理工作的創(chuàng)新
3.1改變管理思想，豐富服務(wù)內(nèi)容。
檔案管理的信息化發(fā)展，需要在思想層面進(jìn)行徹底的改變，認(rèn)識到傳統(tǒng)檔案管理的不足，并積極的對檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，注重對檔案信息資源的挖掘，使其不再是單位內(nèi)部的閑置資源。同時(shí)，從事檔案管理的工作人員也應(yīng)樹立新的工作意識，積極的豐富服務(wù)內(nèi)容，提升檔案管理工作的質(zhì)量。
3.2依靠網(wǎng)絡(luò)平臺，強(qiáng)化信息管理。
檔案管理信息化最突出的特點(diǎn)是對現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，因此信息時(shí)代對檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新的過程中，有關(guān)工作人員應(yīng)充分的依靠網(wǎng)絡(luò)平臺，建立起電子檔案管理系統(tǒng)。并改變傳統(tǒng)檔案的編輯方式，通過計(jì)算機(jī)對檔案信息進(jìn)行錄入，提高檔案編輯的效率。同時(shí)，在互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的支持下，電子檔案信息還可以實(shí)現(xiàn)在單位內(nèi)部的共享，單位內(nèi)部工作人員僅需登錄部門網(wǎng)頁進(jìn)行身份驗(yàn)證即可查閱檔案信息，提升了檔案查閱的速度。除此之外，隨著信息化管理程度的不斷加深，智能檔案管理、自動化檔案管理已經(jīng)成為檔案管理工作發(fā)展的新方向，通過系統(tǒng)自動處理檔案資料，完成檔案編輯，有效的提升了檔案管理工作的質(zhì)量和效率，節(jié)省了人力方面的投入。
3.3搞好信息錄入，做好數(shù)據(jù)管理。
信息的錄入以及數(shù)據(jù)的管理等都與信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)密不可分，因此要想做好上述工作就需要進(jìn)行檔案管理工作的過程中加強(qiáng)信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，制定出詳細(xì)的建設(shè)方案，按部就班的對信息數(shù)據(jù)庫進(jìn)行完善。為了使得信息數(shù)據(jù)庫的作用更好的得到發(fā)揮，管理人員還應(yīng)加大科技方面的投入，并適當(dāng)?shù)呢S富信息數(shù)據(jù)庫的功能，使其可以配合管理工作，彌補(bǔ)檔案管理中的不足。例如，數(shù)據(jù)庫與目錄庫相結(jié)合等。
4.結(jié)束語
1.1管理軟件缺乏通用性由于各檔案部門使用的計(jì)算機(jī)規(guī)格、型號、系統(tǒng)各異，致使檔案管理軟件很難適應(yīng)檔案管理與辦公自動化系統(tǒng)、電子政務(wù)系統(tǒng)一體化的工作要求，嚴(yán)重制約了檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展進(jìn)程，阻礙了檔案信息共享范疇。
1.2檔案管理人員素質(zhì)欠缺檔案管理人員是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的主導(dǎo)力量，對推進(jìn)檔案信息化進(jìn)程起著重要作用。現(xiàn)階段，盡管檔案管理員有專業(yè)的檔案管理知識，卻不能滿足信息時(shí)代的需求，更有甚者從未接觸過計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)。加之檔案管理部門缺乏既懂專業(yè)知識，又掌握網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)、通訊技術(shù)的全能人才，致使檔案管理人員整體綜合素質(zhì)缺乏，阻礙了檔案信息化管理的快速發(fā)展。
1.3檔案信息化的服務(wù)觀念和方式滯后隨著社會經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，檔案信息化的服務(wù)對象在迅速擴(kuò)展著，不同行業(yè)、不同階層都有越來越多的需求。但由于涉及到檔案信息化服務(wù)的保密和安全等多方制約，仍然還有很大的障礙。
1.4標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化程度偏低檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，是信息化的前提和必要條件。由于標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化程度低，致使分類編碼標(biāo)準(zhǔn)不完善、不統(tǒng)一，檔案著錄細(xì)則相容性差，缺乏統(tǒng)一明確的管理性、業(yè)務(wù)性和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)等，使得多元的檔案信息資源不能順利存儲、管理、使用，制約了信息交流的范圍和程度，影響了檔案信息化建設(shè)的步伐。
2.強(qiáng)化檔案信息化工作的舉措
2.1加強(qiáng)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)及應(yīng)用是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。隨著檔案信息量的劇增，檔案管理員需采用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)、多媒體技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案全方位、多層次、多功能的現(xiàn)代化管理，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體材料轉(zhuǎn)化為全文、全圖、全聲的電子信息，并實(shí)現(xiàn)自動檢索。這就需要投入大的財(cái)力，提升軟硬件的配置，滿足檔案信息化管理的基本要求。
2.2提升檔案信息化管理隊(duì)伍素質(zhì)由于檔案涉及的門類眾多，知識面寬泛，需要構(gòu)建一個(gè)復(fù)合型、多層次人才群體，以便推進(jìn)檔案工作的開展。一是要具備足夠的檔案管理理論、檔案編研、檔案管理技術(shù)等。二是要有一定的計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、高科技應(yīng)用水平以及檔案信息資源開發(fā)能力。三是要加強(qiáng)檔案信息化管理人才、技術(shù)應(yīng)用型人才和青年人才的培養(yǎng)，保證檔案管理隊(duì)伍與時(shí)俱進(jìn)，適應(yīng)數(shù)字化時(shí)代需求，更加高效的完成檔案管理工作。
2.3完善檔案信息化保障措施完善的檔案信息化保障體系，是適應(yīng)新時(shí)期檔案工作發(fā)展的新形勢，推動檔案事業(yè)協(xié)調(diào)、可持續(xù)發(fā)展的重要保證。一是要健全與檔案信息化相關(guān)的政策法規(guī)體系。有完善的政策、法規(guī)體系的支撐，檔案信息化的應(yīng)用和發(fā)展才能有章可循。二是要制定檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系。在統(tǒng)一規(guī)劃的基礎(chǔ)上，研究制定完備的數(shù)據(jù)格式、軟件程序、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、工作規(guī)程，為檔案信息化奠定基礎(chǔ)。三是要加強(qiáng)檔案信息化安全保障體系建設(shè)。確保檔案信息管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)安全、可靠，防止失密、泄密現(xiàn)象發(fā)生。
【關(guān)鍵詞】檔案管理；創(chuàng)新；可持續(xù)性
檔案管理的創(chuàng)新是檔案事業(yè)可持續(xù)性發(fā)展的核心,只有不斷地創(chuàng)新,才能適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的需要。檔案管理事業(yè)應(yīng)該適應(yīng)和服務(wù)于社會各項(xiàng)事業(yè)，只有與時(shí)俱進(jìn)的創(chuàng)新才能使檔案工作充滿生機(jī)和活力,促進(jìn)檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展,從而跟上當(dāng)今和未來世界發(fā)展的步伐。
一、思想觀念創(chuàng)新
（一）思想觀念創(chuàng)新是檔案管理工作的發(fā)展目標(biāo)。檔案管理工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作，它具有科學(xué)性、管理性和服務(wù)性的一項(xiàng)綜合性的工作。新時(shí)期的檔案內(nèi)容廣泛、形式多樣，是經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要信息資源。在信息化高速發(fā)展的科技時(shí)代，檔案工作者更應(yīng)該強(qiáng)化責(zé)任意識，充分認(rèn)識到新時(shí)代檔案管理工作的重要性。對檔案管理要有創(chuàng)新精神，在思想觀念上有所轉(zhuǎn)變，對檔案資源進(jìn)行深入挖掘提煉，將檔案精品提供給利用者，讓檔案資源得到最大化地利用。
（二）思想觀念創(chuàng)新是檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展的動。要明確檔案管理方式與理念創(chuàng)新的必要性，信息和網(wǎng)絡(luò)高速發(fā)展的時(shí)代，檔案管理工作必須做到與社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展同步，這就要求新時(shí)期的檔案管理要在思想觀念上最大化地適應(yīng)信息化時(shí)代的經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展，達(dá)到為社會經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)的目的。
（三）思想觀念創(chuàng)新是檔案資源利用最大化的保證。檔案的利用是所有實(shí)踐的最終目標(biāo)，由于對檔案利用工作重視不夠，現(xiàn)階段人們的檔案利用率非常低，導(dǎo)致檔案資源不能給經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會進(jìn)步帶來最大化的價(jià)值，而長時(shí)間單一、枯燥乏味的工作方式、落后的方法,又一直束縛和制約著檔案工作者的思想,事實(shí)證明，如果檔案管理工作還是單純的依照傳統(tǒng)思想和傳統(tǒng)方式來進(jìn)行管理，是不能滿足社會發(fā)展需要的，所以一定要努力培養(yǎng)檔案管理工作者的創(chuàng)新意識,以實(shí)現(xiàn)檔案資源利用的最大化。
二、管理創(chuàng)新
（一）管理理論創(chuàng)新。1.檔案管理要調(diào)動廣泛的社會參與。隨著社會的發(fā)展和信息化程度的提高，檔案信息量越來越大，涉及的面越來越廣，僅靠檔案管理部門是不可能全面、準(zhǔn)確地收集所有有價(jià)值信息的，這就要求我們在管理上有所創(chuàng)新，要充分調(diào)動和發(fā)揮各個(gè)行業(yè)、各個(gè)部門包括社會大眾參與到檔案管理工作中來共同管理，在搜集、篩選、整理、共享等一系列過程中做到資源的最優(yōu)整合。2.檔案管理要重視人才管理。檔案管理工作需要大量敬業(yè)、認(rèn)真、嚴(yán)謹(jǐn)、業(yè)務(wù)素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的專業(yè)性人才，檔案管理中首先要重視人才的重視和培養(yǎng)，要建立適當(dāng)?shù)墓芾頇C(jī)制，提高檔案管理工作人員的素質(zhì)和水平。
（二）技術(shù)理論創(chuàng)新。第一臺打印機(jī)的出現(xiàn)開啟了文字從傳統(tǒng)的手寫到鉛字的大門，從此檔案信息也進(jìn)入了新的時(shí)代。計(jì)算機(jī)的廣泛運(yùn)用使得檔案又從紙質(zhì)進(jìn)化到電子檔案的概念上，新型電子檔案以其快捷、無誤的特點(diǎn)，在文件的歸檔、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)等各個(gè)環(huán)節(jié)效率突出，新的技術(shù)為檔案管理工作者提供了新的平臺，從根本上改變了檔案的管理與利用方式，實(shí)現(xiàn)了信息的共享化。
（三）管理方式創(chuàng)新。一些檔案館等檔案管理部門雖然收藏有大量豐富的信息資源，但是管理方式的落后以及對人們提出的種種限制性條約導(dǎo)致了利用率的低下，所以，必須對現(xiàn)有的資源進(jìn)行優(yōu)化、整合，能夠確保及時(shí)、準(zhǔn)確、高效地為用戶提供服務(wù)。隨著現(xiàn)代化設(shè)備、技術(shù)的廣泛應(yīng)用，要求檔案管理的方式必須與時(shí)俱進(jìn)，電子信息技術(shù)讓檔案資源有了更廣闊的空間，這要求管理者要建立一套優(yōu)質(zhì)的檢索程序，讓檔案利用者能夠不受時(shí)間和空間的限制在最短的時(shí)間內(nèi)得到最有效的資源，所以新的社會形式，新的經(jīng)濟(jì)條件下一定要有與之相適應(yīng)的管理方式，要建立與社會發(fā)展相適應(yīng)的管理方式，滿足社會發(fā)展的需要。
三、服務(wù)方式創(chuàng)新
從我國目前的檔案管理工作的現(xiàn)狀來看，檔案管理工作中的服務(wù)還不夠完善，要適合社會的發(fā)展，在服務(wù)方式上就要有所改變，要對檔案信息進(jìn)行深層次開發(fā)，增加檔案信息利用的積極性。在新形勢下，檔案工作者面對需要滿足的各方面日益增長的服務(wù)需求，要在實(shí)踐中不斷發(fā)現(xiàn)新的檔案需求和更好滿足需求的服務(wù)方式。所以，檔案工作者必須對形勢的變化有所認(rèn)識，轉(zhuǎn)變觀念，不斷創(chuàng)新，勇于實(shí)踐，加快檔案事業(yè)的發(fā)展，更好地服務(wù)于全社會。創(chuàng)新是檔案事業(yè)發(fā)展的動力，只有不斷創(chuàng)新，才是檔案事業(yè)未來發(fā)展的根本出路，才能使檔案事業(yè)適應(yīng)和服務(wù)于社會各項(xiàng)事業(yè)。檔案管理工作必須進(jìn)行不斷地創(chuàng)新，檔案工作者面臨的重要使命就是開發(fā)和利用檔案信息資源,不斷創(chuàng)新檔案服務(wù)機(jī)制,創(chuàng)新是檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求。
【參考文獻(xiàn)】
[1]趙惠清.創(chuàng)新檔案管理服務(wù)企業(yè)建設(shè)[J].中國科技信息,2010(15).
關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化建設(shè)；信息化
檔案作為一種存儲和記錄信息資源的形式，在信息查閱和利用方面具有重大現(xiàn)實(shí)意義，是社會管理的主要內(nèi)容之一。信息化時(shí)代各項(xiàng)工作都會產(chǎn)生大量信息，其中很多關(guān)鍵信息需要存為檔案，如何提高檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)高效的現(xiàn)代化管理是當(dāng)前應(yīng)該考慮的重點(diǎn)。而檔案信息化建設(shè)，無疑是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的基礎(chǔ)，所以要加強(qiáng)信息化建設(shè)，促進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理。
1 檔案信息化建設(shè)的探討分析
過去的檔案以實(shí)體紙質(zhì)保存方式為主，隨著資料信息的增多，以及更新速度的提升，傳統(tǒng)的檔案整理方式效率偏低，容易遺漏丟失，且要占據(jù)很大的物理空間。信息化建設(shè)是指利用現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)技術(shù)，逐步完成向信息化的過渡，即通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)接收信息，并予以存儲分享。這是檔案行業(yè)取得突破的必經(jīng)之路，也是信息化技術(shù)發(fā)展的產(chǎn)物。
1.1 主要內(nèi)容
首先，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，對資源信息進(jìn)行整合。檔案的用處在于其記錄存儲的信息，在當(dāng)前背景下，信息的作用不言而喻，往往成為競爭的關(guān)鍵性因素。信息資料有多種形式，包括文字、圖紙、錄音、膠片等，需對其進(jìn)行搜集，然后利用現(xiàn)代技術(shù)，完成信息化轉(zhuǎn)換，把所有信息資源轉(zhuǎn)換為電子信息和電子文件，以方便日后管理。所以，基礎(chǔ)設(shè)施非常關(guān)鍵，必須配備完善，包括數(shù)據(jù)庫、計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等。在此基礎(chǔ)上，才能實(shí)現(xiàn)信息的傳遞和接受等工作。以數(shù)據(jù)庫為例，結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)直接關(guān)系到信息的查閱速度和利用水平，必須由專業(yè)人員進(jìn)行設(shè)計(jì)，打好基礎(chǔ)。
其次，信息化建設(shè)需遵循規(guī)范化原則。檔案信息化實(shí)則是一個(gè)龐大復(fù)雜的系統(tǒng)，每個(gè)環(huán)節(jié)都不能失誤，需指定嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)，所有工作都應(yīng)按照標(biāo)準(zhǔn)開展。因此，規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)是提高檔案信息化質(zhì)量的重要保障。在采集環(huán)節(jié)，需要建立起健全的信息資源系統(tǒng)，該系統(tǒng)有統(tǒng)一的采集標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，能夠快速高效地完成檔案信息化轉(zhuǎn)換。比如在信息化管理中，大量的紙質(zhì)檔案需要經(jīng)過掃描等形式，把相關(guān)信息錄入計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，對錄入、審核等要求極高，一旦出現(xiàn)偏差，就有可能影響到管理效果。
加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)，網(wǎng)絡(luò)具有開放性和虛擬性，與紙質(zhì)檔案相比，它不會占據(jù)太多物理空間，但也面臨著安全問題，需做著重考慮。隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，現(xiàn)代化盜竊信息的手段愈發(fā)高明，利用木馬、病毒等侵入計(jì)算，對信息資源進(jìn)行增刪修改。一旦重要機(jī)密泄漏，必然會導(dǎo)致嚴(yán)重后果。所以建立起數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)后，如何維護(hù)其運(yùn)行安全值得深思。比如設(shè)置訪問權(quán)限，需經(jīng)過許可同意才能進(jìn)入系統(tǒng)查閱信息。對于敏感以及重大信息，做好備份，并與公共網(wǎng)隔離，以免被外界入侵。同時(shí)采取加強(qiáng)防火墻建設(shè)，采取其他措施，保護(hù)信息的安全和完整。
最后，還應(yīng)加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)。信息人才短缺是檔案信息化建設(shè)的不足，在當(dāng)前經(jīng)濟(jì)知識時(shí)代，人才是競爭的關(guān)鍵，許多工作都需要專業(yè)信息人員執(zhí)行。包括信息的搜集分析，到存儲管理，再到整合利用，以及探索研究，這一系列工作對信息人才有著嚴(yán)格的要求。他們既要具備足夠精深的計(jì)算機(jī)技術(shù)，還必須熟悉檔案業(yè)務(wù)，并不斷培養(yǎng)創(chuàng)新精神，強(qiáng)化其團(tuán)隊(duì)合作意識，能夠應(yīng)對各種情況，積極開發(fā)新資源，以保證檔案信息能夠被充分利用。
1.2 有效措施
第一，予以高度重視。檔案管理在現(xiàn)代社會，不管是企事業(yè)單位，還是其他部門，都非常重要，針對傳統(tǒng)管理方式的不足，需轉(zhuǎn)變觀念，創(chuàng)新管理模式。領(lǐng)導(dǎo)階層應(yīng)認(rèn)識到，信息化建設(shè)是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的前提，也是順應(yīng)當(dāng)前時(shí)代的產(chǎn)物，從思想上予以高度重視，然后才能反映到具體工作中。
第二，技術(shù)水平對信息化建設(shè)結(jié)果有著直接影響，包括對現(xiàn)代信息化管理、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)通訊、數(shù)據(jù)庫等技術(shù)的研發(fā)應(yīng)用。國內(nèi)在此方面還需努力，盡快研制出屬于自己的產(chǎn)品，擁有中國技術(shù)。檔案建設(shè)隊(duì)伍的培養(yǎng)以及工作人員綜合素質(zhì)的提升，也極為關(guān)鍵，需對其展開專業(yè)培訓(xùn)，確保檔案管理人員能夠熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)，熟悉整個(gè)檔案管理流程。
第三，檔案管理觀念需要轉(zhuǎn)變。在這個(gè)信息泛濫的時(shí)代，如何促進(jìn)信息交流，實(shí)現(xiàn)信息共享，是企事業(yè)等單位的重點(diǎn)工作。如果是內(nèi)部機(jī)密，則應(yīng)該保證其安全。但很多信息其實(shí)是可以面對公眾，為社會服務(wù)的，這就更新管理理念，強(qiáng)化服務(wù)意識，保證檔案資料的完整性、真實(shí)性和及時(shí)性，提高透明度，使其作用得到充分發(fā)揮。
2 提高檔案管理現(xiàn)代化水平的策略
檔案管理人員需要轉(zhuǎn)變陳舊的管理觀念，了解行業(yè)動態(tài)，接受新興事物，積極學(xué)習(xí)新技術(shù)。同時(shí)，本著科學(xué)負(fù)責(zé)的態(tài)度，全身心地投入到檔案現(xiàn)代化管理中，提升服務(wù)質(zhì)量，提高管理效率，建立起完善的信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)體系。針對檔案現(xiàn)代化管理，可從以下兩點(diǎn)做起：
第一，加強(qiáng)信息化建設(shè)，完善檔案信息管理系統(tǒng)。前面已經(jīng)提及，信息化建設(shè)是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的前提和基礎(chǔ)，比如檔案館局域網(wǎng)的建設(shè)、計(jì)算機(jī)等設(shè)備的配置、市縣網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的連接等，都直接關(guān)系到檔案管理質(zhì)量。對多數(shù)檔案館來說，尤其是年頭已久的檔案館，檔案資料過多，整理工程浩大，必須有一個(gè)健全的信息管理系統(tǒng)，有一套科學(xué)可行的流程，然后才能保證各項(xiàng)工作順利進(jìn)行。如果依舊采用松散型管理模式，應(yīng)用軟件不同，標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，程序重復(fù)混亂，顯然很難提高管理水平。
第二，從法律層面考慮。檔案管理是社會管理的重要內(nèi)容，需要接受黨和國家的監(jiān)督，所以相關(guān)部門要樹立檔案法制化意識。拓展服務(wù)范圍，在現(xiàn)有的服務(wù)內(nèi)容上增加新的服務(wù)內(nèi)容，根據(jù)時(shí)代特色和社會需要，探索新項(xiàng)目，最終使得服務(wù)水平有所提升。信息的搜集和整理質(zhì)量，對歸入檔案極為重要，所以應(yīng)從基礎(chǔ)做起，搜集更多信息資源，并實(shí)現(xiàn)信息共享。
完善相關(guān)法律法規(guī)，國家應(yīng)對檔案管理予以重視，出臺相應(yīng)的法律和政策，比如關(guān)于檔案保密安全的法規(guī)。全面推進(jìn)檔案依法行政工作。在全國建立權(quán)責(zé)明確、行為規(guī)范、監(jiān)督有效、保障有力的行政執(zhí)法體系，做到合法行政、合理行政，程序規(guī)范。全面推行檔案行政執(zhí)法責(zé)任制，完善檔案行政執(zhí)法監(jiān)督網(wǎng)絡(luò)體系，建立公開、公平、公正的評議考核制和錯案責(zé)任追究制，對檔案執(zhí)法人員依法行政情況進(jìn)行考核。
3 結(jié)束語
檔案管理在當(dāng)前備受關(guān)注，它不僅關(guān)系到檔案管理部門的整體水平，還影響著各行業(yè)對信息的運(yùn)用程度，是競爭的關(guān)鍵。加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化建設(shè)是當(dāng)前社會的一個(gè)重要口號，如何更好地實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理呢？需加強(qiáng)信息化建設(shè)，提高法制建設(shè)水平，培養(yǎng)優(yōu)秀的專業(yè)隊(duì)伍，從而大道預(yù)期目的。
參考文獻(xiàn)
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［關(guān)鍵詞］電子信息時(shí)代 檔案管理 世貿(mào)組織 檔案管理現(xiàn)代化
［中圖分類號］G271［文獻(xiàn)標(biāo)識碼］A［文章編號］1009－5349（2010）11－0063－01
檔案是在國家機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體及個(gè)人社會活動中形成的，是記錄歷史真實(shí)狀況的重要資料。檔案可以是文字、圖表、聲像以及電子文檔等不同形式的歷史記錄。檔案管理是一門社會科學(xué)，對社會發(fā)展經(jīng)濟(jì)建設(shè)具有十分重要的意義。因此，如何搞好檔案的現(xiàn)代化管理是當(dāng)前一個(gè)迫切需要解決的問題。
一、解放思想，更新觀念，適應(yīng)社會總體發(fā)展
（一）徹底地從封閉半封閉的思想意識中轉(zhuǎn)變到適應(yīng)世界的總體發(fā)展觀念
檔案管理要從思想意識上更加開放，思路放寬，提高整個(gè)社會的檔案意識，逐步與世界整體發(fā)展相適應(yīng)。通過得到社會的支持和關(guān)注，得到社會各界的認(rèn)可，才有利于檔案工作的開展，有利于檔案質(zhì)量提高。促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化，只有提高檔案工作的現(xiàn)代化程度，才能與世界經(jīng)濟(jì)貿(mào)易的各種現(xiàn)代化的檔案管理相銜接。因此，現(xiàn)代化的檔案管理與世界經(jīng)濟(jì)貿(mào)易密不可分。要提高整個(gè)社會的檔案意識，包括機(jī)構(gòu)體系建設(shè)和檔案工作者隊(duì)伍建設(shè)非常重要。首先要在機(jī)構(gòu)體制上創(chuàng)新，改變以往的思維方式和工作運(yùn)行機(jī)制。檔案工作者要樹立起社會意識、世界意識、責(zé)任意識，從長期封閉半封閉的工作環(huán)境中徹底解放出來。雖然普遍具有勤勤懇懇、任勞任怨、默默奉獻(xiàn)的敬業(yè)精神，但有相當(dāng)一些人墨守陳規(guī)，觀念老化，思想保守，與社會接觸少，更談不上了解世界經(jīng)濟(jì)貿(mào)易。他們先進(jìn)的現(xiàn)代化管理手段不會應(yīng)用，致使社會協(xié)調(diào)能力和社會活動能力較弱。因此要改變檔案工作默默無聞的封閉局面，要開闊視野，破除傳統(tǒng)的用人機(jī)制，提高工作人員的素質(zhì)；調(diào)動檔案管理人員積極性，激發(fā)檔案管理人員的創(chuàng)造性，把檔案管理的作用充分發(fā)掘出來；想千方設(shè)百計(jì)擴(kuò)大服務(wù)范圍，拓展服務(wù)領(lǐng)域，擴(kuò)大對外檔案工作資源范圍。只有這樣才能開創(chuàng)檔案管理工作的新思路、新局面，推動檔案管理事業(yè)的健康發(fā)展。
（二）要不斷強(qiáng)化培訓(xùn)意識
加強(qiáng)檔案管理工作基礎(chǔ)知識教育，通過各種理論培訓(xùn)、檔案專業(yè)知識教育、世界貿(mào)易組織及相關(guān)知識的培訓(xùn)，培養(yǎng)一支堅(jiān)強(qiáng)過硬的檔案隊(duì)伍，讓優(yōu)秀人才充實(shí)到領(lǐng)導(dǎo)崗位和其他重要崗位上，使這些人才不僅具有較高的政治理論水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)，而且還具備相當(dāng)?shù)氖澜缃?jīng)濟(jì)知識，以及較強(qiáng)的開拓意識、創(chuàng)新精神。只有這樣才能提高檔案工作者的社會責(zé)任、全局觀念，更好地為檔案管理工作服務(wù)。
二、檔案管理現(xiàn)代化離不開融入世界經(jīng)濟(jì)貿(mào)易，離不開現(xiàn)代化
發(fā)展離不開經(jīng)濟(jì)投入。實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化同樣需要資金、人才、機(jī)制等注入。沒有資金、設(shè)備，應(yīng)想盡辦法，根據(jù)現(xiàn)在的條件和可能，配備先進(jìn)設(shè)備；如果沒有資金投入，不能創(chuàng)造條件，不注重培養(yǎng)管理人才，檔案管理事業(yè)就不能健康發(fā)展。因此，要積極培訓(xùn)，不斷選拔高素質(zhì)的專業(yè)人才充實(shí)檔案管理隊(duì)伍，把現(xiàn)代化檔案管理工作納入單位工作計(jì)劃，列入本單位的考核內(nèi)容進(jìn)行考核，機(jī)制不活的話可以改變現(xiàn)有的工作模式和運(yùn)行辦法，各級領(lǐng)導(dǎo)尤其是主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)要經(jīng)常過問此項(xiàng)工作，實(shí)行例會制度、督促檢查制度以及培訓(xùn)制度。各個(gè)基層單位要經(jīng)常研究檔案管理工作的重大事項(xiàng)、重大動向、重要問題，聽取檔案管理工作人員工作匯報(bào)，了解本單位檔案管理工作狀況，提出新要求，下達(dá)新任務(wù)；不斷指導(dǎo)本單位檔案管理部門依法開展管理工作，幫助本單位檔案管理部門解決工作中實(shí)際存在的困難和問題；還要有宏觀指導(dǎo)總體戰(zhàn)略、總體思路，實(shí)現(xiàn)檔案管理發(fā)展戰(zhàn)略上的創(chuàng)新，具體工作環(huán)節(jié)當(dāng)中管理內(nèi)涵和技術(shù)手段的創(chuàng)新。做好檔案現(xiàn)代化管理，對促進(jìn)我國在國際經(jīng)濟(jì)貿(mào)易中的融合與發(fā)展都有著長遠(yuǎn)和現(xiàn)實(shí)的意義。
三、加快檔案管理的現(xiàn)代化步伐，發(fā)揮檔案管理在國際貿(mào)易活動中的作用
【關(guān)鍵詞】檔案信息化；建設(shè)；檔案管理現(xiàn)代化；促進(jìn)
1.加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)是社會發(fā)展與進(jìn)步的重要表現(xiàn)
（1）隨著時(shí)間的前進(jìn)，社會發(fā)展到了一定的程度，對于信息資源的需求和利用也越來越渴求，加上科技的發(fā)展，信息化時(shí)代的到來，給信息化檔案建設(shè)提供了機(jī)會，現(xiàn)在對信息資源的掌控程度是決定成敗的關(guān)鍵，有超過自然資源的勢頭，因此在信息革命的大潮中如何讓我們的國家和社會能夠處于強(qiáng)勁的前進(jìn)勢頭，就需要我們加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)工作，把這條道路走到底。
（2）檔案信息化是我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展寶貴資源。檔案是信息社會經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展的寶貴信息資源，檔案資源信息化是新世紀(jì)檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢，是事關(guān)檔案事業(yè)全局發(fā)展的重大戰(zhàn)略。檔案信息化是進(jìn)一步提高檔案管理和服務(wù)水平，實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)跨越式發(fā)展的重要一環(huán)。由于我國城市的發(fā)展和社會的進(jìn)步使檔案工作面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，要實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的新跨越，獲取檔案工作的新突破只有緊緊依托人才和科技加快發(fā)展檔案信息化。檔案工作只有緊跟形勢才能服務(wù)大局。作為檔案部門要在理論創(chuàng)新、制度創(chuàng)新、科技創(chuàng)新和服務(wù)創(chuàng)新上有所作為，一個(gè)重大的舉措和最為關(guān)鍵的突破口就是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。檔案部門只有早日實(shí)現(xiàn)信息化，跟上信息社會發(fā)展潮流，與時(shí)俱進(jìn)，才能充分實(shí)踐“三個(gè)代表”重要思想，才能從根本上使檔案事業(yè)和整個(gè)有中國特色的社會主義事業(yè)一起實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展。從這個(gè)意義上講，沒有檔案信息化，就沒有檔案工作的未來。檔案信息化是事關(guān)檔案事業(yè)發(fā)展的重要關(guān)鍵性問題，它使檔案工作面臨著挑戰(zhàn)卻又充滿了希望。
（3）檔案信息化建設(shè)即使順應(yīng)社會的發(fā)展同時(shí)也是我國科學(xué)發(fā)展觀的體現(xiàn)。以現(xiàn)實(shí)為發(fā)展方向，以時(shí)展潮流為前進(jìn)方向，充分利用現(xiàn)代技術(shù)來提升檔案管理工作，從觀念到工作模式進(jìn)行改革和創(chuàng)新，促進(jìn)檔案事業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展，以檔案管理為基礎(chǔ)，以服務(wù)為核心，從廣大人民的需要為出發(fā)點(diǎn)來進(jìn)行檔案管理工作信息化建設(shè)的開展。響應(yīng)國家科學(xué)發(fā)展、和諧發(fā)展的科學(xué)發(fā)展觀，用實(shí)踐來完成檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)工作。
（4）檔案信息化建設(shè)是檔案管理現(xiàn)代化的重要標(biāo)志。信息化發(fā)展水平現(xiàn)在是世界各國評判其發(fā)展水平的一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，也是一個(gè)國家或地區(qū)的實(shí)力象征，因此深化檔案管理工作改革，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，將檔案信息建設(shè)放在檔案工作改革的首要地位，認(rèn)清現(xiàn)實(shí)，讓檔案信息化進(jìn)程可以和社會、城市的發(fā)展同步，以更好的完成輔助社會和城市發(fā)展的任務(wù)。
（5）檔案信息化建設(shè)是檔案工作者不可推卸的歷史責(zé)任。信息技術(shù)給我們的生活帶來了很大的變化，尤其是在便利性上，借助計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、通信技術(shù)等等信息化技術(shù)，將我們的工作變得更加的快捷便利，省去了繁瑣的流程，可以將更多的精力放在如何提升服務(wù)質(zhì)量上。檔案信息化建設(shè)具有歷史意義，是我們的社會發(fā)展的烙印。現(xiàn)代社會以科技為核心力量，充分體現(xiàn)了知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代的特點(diǎn)，這對社會產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)都起了很大的變化，人們獲取信息資源的方式更多，渠道更廣，覆蓋面積更大，這些改變對于檔案管理工作來說要求也更多了。因此需要進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，以滿足不斷膨脹的信息增長需要，這是我們檔案工作者在這個(gè)時(shí)代的歷史使命。
2.準(zhǔn)確把握檔案信息化建設(shè)水平促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化
（1）加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程。在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)中計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是一個(gè)大工程尤其是對于那些建館時(shí)間較長的綜合性檔案館來講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復(fù)雜如果沒有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法會使計(jì)算機(jī)因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進(jìn)展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點(diǎn)便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。
（2）用法律來規(guī)范檔案工作，用科技來發(fā)展檔案事業(yè)。首先，黨和政府作為檔案事業(yè)的監(jiān)督管理者，要以檔案法制化來進(jìn)行檔案工作的管理，并且以檔案管理服務(wù)工作為中心開展工作，引入現(xiàn)代先進(jìn)設(shè)備和技術(shù)來進(jìn)行檔案工作的輔助任務(wù)。其次，檔案部門要完善現(xiàn)有的服務(wù)內(nèi)容，并且不斷的去開發(fā)新的服務(wù)項(xiàng)目，提高服務(wù)水平和服務(wù)范圍，為檔案事業(yè)的發(fā)展提供有利條件，以服務(wù)為基礎(chǔ)，做好檔案事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)工作。第三，擴(kuò)大檔案信息資源收集范圍，與其他檔案部門和，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，以擴(kuò)大檔案信息類型和內(nèi)容的覆蓋。這些基礎(chǔ)工作都是為檔案事業(yè)的發(fā)展夯實(shí)基礎(chǔ)，通過幾年幾十年的努力來為檔案事業(yè)的將來提供條件和資本，伴隨社會和人民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人們對信息資源的需要程度越來越高，我們必須及早的為將來做好準(zhǔn)備，以滿足日益增加的信息需要。
（3）提高檔案法制建設(shè)。首先，進(jìn)一步完善檔案法律法規(guī)體系。以國家檔案法規(guī)為支撐，研究制定和完善適應(yīng)我國經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展的地方檔案規(guī)章體系。制訂《檔案利用安全與保密辦法》等適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展的政府規(guī)章或規(guī)范性文件。其次，全面推進(jìn)檔案依法行政工作。在全國建立權(quán)責(zé)明確、行為規(guī)范、監(jiān)督有效、保障有力的行政執(zhí)法體系，市級檔案行政管理部門要建立健全檔案行政執(zhí)法機(jī)構(gòu)，縣級檔案行政管理部門配備專職檔案行政執(zhí)法人員。檔案行政執(zhí)法應(yīng)做到合法行政、合理行政，程序規(guī)范。全面推行檔案行政執(zhí)法責(zé)任制，完善檔案行政執(zhí)法監(jiān)督網(wǎng)絡(luò)體系，建立公開、公平、公正的評議考核制和錯案責(zé)任追究制，對檔案執(zhí)法人員依法行政情況進(jìn)行考核。在檔案行政執(zhí)法檢查，查處檔案違法案件方面要加大力度，擴(kuò)大檔案行政執(zhí)法影響。i第三，加強(qiáng)檔案法律法規(guī)的學(xué)習(xí)宣傳。把檔案法規(guī)教育納入各級普法教育之中，增強(qiáng)檔案普法宣傳效果，提高檔案社會意識。做到“五五”普法工作，不斷提高社會的檔案意識和檔案法制觀念，鞏固依法治檔的社會基礎(chǔ)，營造適合檔案事業(yè)發(fā)展的良好社會環(huán)境。
（4）加快檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施和應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。首先，建立和完善檔案館局域網(wǎng)，并提高各機(jī)關(guān)企事業(yè)單位檔案室計(jì)算機(jī)普及率和應(yīng)用水平。其次，初步建成全國檔案信息網(wǎng)絡(luò)，市及部分縣級檔案網(wǎng)絡(luò)依托政務(wù)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)館際相互聯(lián)。第三，逐步規(guī)范和統(tǒng)一檔案管理軟件，確保檔案數(shù)字信息“數(shù)據(jù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、長期可用”。
（5）加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)。檔案管理工作需要一直優(yōu)秀的檔案隊(duì)伍才能對其發(fā)展有所保證，因此，各單位各部門需要加強(qiáng)檔案隊(duì)伍的建設(shè)工作，通過員工再培訓(xùn)、招聘吸納優(yōu)秀檔案管理工作者、為檔案員工開展講座提供交流的平臺，讓檔案工作者的自身素質(zhì)得到提升，通過獎懲機(jī)制來激勵員工的工作積極性和上進(jìn)心，保持檔案事業(yè)發(fā)展的活力。
一、改進(jìn)高校檔案管理模式的必要性
首先,信息時(shí)代現(xiàn)代信息技術(shù)的迅猛發(fā)展,加快了社會數(shù)字化、電子化、網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程,越來越多的電子文檔應(yīng)運(yùn)而生,高校的館藏模式由傳統(tǒng)單一的紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)化,檔案管理正在逐步實(shí)現(xiàn)信息化,檔案從實(shí)體管理向信息管理轉(zhuǎn)變,管理范圍更加擴(kuò)大,管理方法也更加智能化。改革高校檔案管理模式是信息時(shí)代對高校檔案管理的客觀需要,是檔案事業(yè)發(fā)展的動力。隨著高校自身改革的不斷深化,檔案管理也出現(xiàn)了許多前所未有的新模式、新問題、新動向和新內(nèi)容,檔案信息利用主體越來越多,對檔案的管理要求也越來越高,面對這些變化,要更好地體現(xiàn)檔案所具有的價(jià)值,就必須大膽改革創(chuàng)新。
其次,改革高校檔案管理模式不僅是高校檔案管理服務(wù)手段的發(fā)展需要,同時(shí)也是服務(wù)方式的現(xiàn)實(shí)需要。傳統(tǒng)高校檔案管理服務(wù)手段是以手工檢索為主,難以跟上信息化社會的發(fā)展步伐,檔案的信息化著錄和檢索是時(shí)代賦予我們的發(fā)展要求,而這些又直接關(guān)系著檔案管理服務(wù)模式的創(chuàng)新。而傳統(tǒng)高校檔案管理服務(wù)方式往往是單一式和被動式的,已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足信息化的現(xiàn)實(shí)需求。信息時(shí)代變革高校檔案管理服務(wù)方式就必須改革創(chuàng)新高校檔案管理模式。
二、實(shí)現(xiàn)改革高校檔案管理模式的具體設(shè)想
第一,以人為本,提高檔案工作者的自身素質(zhì)。檔案工作人員的自身素質(zhì)高低直接決定了其創(chuàng)新精神的強(qiáng)弱。首先,檔案工作人員要在思想意識上更新服務(wù)理念,也就是,檔案工作人員要跟上社會發(fā)展的步伐,樹立競爭參與意識,以創(chuàng)業(yè)取代守業(yè),以經(jīng)營取代“看攤”,把握時(shí)代脈搏,為學(xué)校教學(xué)、科研工作保駕護(hù)航。其次,要不斷提高檔案工作者的業(yè)務(wù)技能。培養(yǎng)和造就一支高素質(zhì)的創(chuàng)新型檔案工作隊(duì)伍,就是要努力培養(yǎng)適合檔案館數(shù)字化和現(xiàn)代化需要的復(fù)合型人才,使他們既掌握信息理論與信息知識,又能熟練地應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)、信息存儲技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)、多媒體技術(shù)及檔案專業(yè)技能。這是檔案干部隊(duì)伍建設(shè)的時(shí)代之需,當(dāng)務(wù)之急。
第二,創(chuàng)新工作方式,健全工作規(guī)范。新形勢下,校園網(wǎng)、局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)成為信息交換最便捷、快速的途徑,人們迫切要求能夠在網(wǎng)絡(luò)中尋找到自己需要的數(shù)字化檔案信息,以往適用于傳統(tǒng)紙質(zhì)載體檔案的管理方式已不再適用數(shù)字化檔案管理,必須創(chuàng)新工作方式,建設(shè)工作規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn),加快紙質(zhì)檔案數(shù)字化的進(jìn)程。這個(gè)過程要分幾步走,首先在引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理軟件的基礎(chǔ)上,將所藏檔案進(jìn)行全面數(shù)字化處理,這里包括的檔案內(nèi)容是整個(gè)學(xué)校建立檔案歸檔制度始就形成的珍貴資料,尤其是對那些年代久遠(yuǎn)的已經(jīng)受損,或者是容易受損的利用率較高的檔案資料進(jìn)行數(shù)字化加工,實(shí)現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化數(shù)據(jù)庫,這是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)工作,也是一項(xiàng)會出現(xiàn)各種問題和遇到各種困難的比較艱巨的工作。與此同時(shí),要構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)實(shí)體,建立檔案部門內(nèi)部局域網(wǎng),并接入外部網(wǎng)或者互聯(lián)網(wǎng),制定相關(guān)的、適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行特點(diǎn)的規(guī)章制度,以便在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案管理,具有可操作性和跨平臺運(yùn)行能力,對電子文件管理規(guī)范,有章可循,這是檔案信息化得以進(jìn)行的基本條件,做到檔案信息服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化,檔案信息管理法制化。其次,我們還要堅(jiān)持文檔一體化、紙質(zhì)檔案和電子檔案雙軌制原則,檔案信息化建設(shè)必須以文檔一體化為前提,文檔一體化也是實(shí)現(xiàn)數(shù)字化校園對檔案管理提出的必然要求,學(xué)校在規(guī)劃和組織實(shí)施辦公自動化時(shí),要將檔案管理現(xiàn)代化納入其中,統(tǒng)籌考慮,統(tǒng)籌安排,使檔案管理與高校辦公自動化同步發(fā)展。
