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第1篇

【關(guān)鍵詞】學(xué)生，學(xué)籍檔案，檔案管理

學(xué)籍檔案記載了每個(gè)學(xué)生在校學(xué)習(xí)的基本情況，客觀地反映了每個(gè)學(xué)生在學(xué)校期間德、智、體、美等方面發(fā)展?fàn)顩r，也是一個(gè)人接受某種教育程度的經(jīng)歷和他所達(dá)到學(xué)識(shí)水平的信用憑證。

學(xué)籍檔案從發(fā)生、發(fā)展、形成到保管利用主要包括檔案的收集整理、立卷歸檔、檔案轉(zhuǎn)遞及保管利用等幾個(gè)階段。但由于學(xué)籍檔案種類(lèi)繁多，形式多樣，在實(shí)際管理工作中往往容易出現(xiàn)問(wèn)題，甚至造成嚴(yán)重的后果。因此，重視高校學(xué)籍檔案質(zhì)量，切實(shí)抓好和不斷提高高校學(xué)籍檔案質(zhì)量顯得十分必要。

一、學(xué)籍檔案管理中存在的問(wèn)題

1.收集整理是建立檔案起始，真實(shí)性是這一階段管理的核心內(nèi)容。在具體工作中，首先應(yīng)做到內(nèi)容詳實(shí)可信，不能夸大；其次應(yīng)保證字體工整、清晰，便于永久保存；最后要注意一些細(xì)節(jié)問(wèn)題，如，姓名使用同音字代替，出生日期農(nóng)歷、公歷混淆等。

2.立卷歸檔是將上一步驟收集整理的檔案材料分類(lèi)匯總，工作重點(diǎn)是確保檔案材料的完整性。存在的問(wèn)題主要有檔案管理人員檔案意識(shí)淡薄，未按要求及時(shí)歸檔，或者材料未及時(shí)補(bǔ)充完善，甚至歸錯(cuò)檔；此外，檔案管理方法陳舊，設(shè)備和設(shè)施老化也是造成立卷歸檔完整性差的客觀因素之一。

3.檔案轉(zhuǎn)遞的特點(diǎn)環(huán)節(jié)多、人員雜，容易丟失造成錯(cuò)投、誤投及“死檔”等情況。學(xué)籍檔案在轉(zhuǎn)遞的過(guò)程中，經(jīng)過(guò)的中間環(huán)節(jié)較多，無(wú)論中間某環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯(cuò)，都會(huì)影響學(xué)籍檔案的順利轉(zhuǎn)遞，從而影響畢業(yè)生的正常工作和學(xué)習(xí)。

4.檔案的保管利用。檔案的最終目的是保管利用，因此，檔案的日常維護(hù)尤為重要，而該環(huán)節(jié)常常與檔案的利用結(jié)合在一起。完整的學(xué)籍檔案不能散存于個(gè)人手中，應(yīng)由專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)來(lái)保管，并要求檔案管理部門(mén)要有一套完整的保管利用借閱制度。常常出現(xiàn)有借無(wú)還、涂抹、篡改等現(xiàn)象，造成檔案材料遺失或者信息二次失真，內(nèi)容失實(shí)等。

二、完善學(xué)籍檔案管理工作的建議

1.增強(qiáng)檔案意識(shí)。加強(qiáng)《檔案法》宣傳，增強(qiáng)各職能部門(mén)及學(xué)生本人對(duì)學(xué)籍檔案工作的檔案意識(shí)，克服人們對(duì)檔案管理工作的偏見(jiàn)和錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)，激發(fā)人們自覺(jué)收集檔案、保管檔案、利用檔案，真正使大家認(rèn)識(shí)到檔案工作是普通高校教育工作的一個(gè)重要組成部分。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視檔案管理，把檔案建設(shè)納入教學(xué)計(jì)劃，納入管理制度，要給檔案管理人員培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，并在經(jīng)費(fèi)、設(shè)備、庫(kù)房等方面給予支持，改善工作條件，充分發(fā)揮管理人員的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性。

2. 制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)并樹(shù)立全局觀念。高校學(xué)籍檔案管理必須制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，包括基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、程序標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)施意義就在于統(tǒng)一，要切實(shí)改變各自為政、各行其是的局面，主管部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)協(xié)調(diào)，統(tǒng)一要求，在制定各類(lèi)表格的形式、紙張大小時(shí)要考慮到歸檔整理、裝訂、裱糊等問(wèn)題；要樹(shù)立整體觀念，服從大局，用標(biāo)準(zhǔn)去統(tǒng)一行動(dòng)，用標(biāo)準(zhǔn)去規(guī)范管理工作。特別要抓好學(xué)生畢業(yè)前學(xué)籍檔案材料的收集、檢查和審核工作，嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，確保檔案材料真實(shí)完整、齊全規(guī)范。

3. 健全管理制度。嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)、完善、配套的學(xué)籍檔案工作規(guī)章制度，是協(xié)調(diào)、有序、正常地開(kāi)展學(xué)籍檔案管理的可靠保證。職能部門(mén)應(yīng)建立健全收集整理、檢查核對(duì)、鑒別歸檔、保管保密、轉(zhuǎn)遞送交和管理職責(zé)等各項(xiàng)規(guī)章制度，做到有章可循，有據(jù)可依，照章辦事。同時(shí)，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該把執(zhí)行制度作為加強(qiáng)制度建設(shè)的重點(diǎn)來(lái)抓，使學(xué)籍檔案工作規(guī)章制度與其他管理制度一樣真正得到貫徹執(zhí)行。

4. 改進(jìn)檔案管理手段以提高工作效率。隨著教育事業(yè)的迅猛發(fā)展，各院校改革力度加大，教學(xué)上推行規(guī)范化、科學(xué)化的管理制度，對(duì)學(xué)籍檔案管理工作提出了更高要求。過(guò)去靠人工整理、歸檔的檔案管理方法，已不適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展的需要。為了使教學(xué)工作與建檔工作同步發(fā)展，進(jìn)一步強(qiáng)化與完善學(xué)籍檔案管理工作，學(xué)籍檔案管理人員要在不斷提高政治思想水平的前提下，掌握先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，熟練使用計(jì)算機(jī)并努力充實(shí)業(yè)務(wù)能力，包括聽(tīng)、說(shuō)、寫(xiě)、計(jì)算和具體操作能力及處理各種事務(wù)的能力。目前，不少高校的教務(wù)處建立計(jì)算機(jī)房，引進(jìn)復(fù)印機(jī)、打字機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化設(shè)備，使學(xué)籍檔案管理的工作效率大大提高，為畢業(yè)生資格審查、學(xué)位評(píng)審提供了翔實(shí)的檔案材料，從而有效地發(fā)揮了學(xué)籍檔案在教學(xué)管理中的重要作用。

5.加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高專(zhuān)、兼職檔案員的素質(zhì)。檔案管理工作是一門(mén)管理科學(xué)，隨著科技的發(fā)展，大大加收了檔案管理工作的現(xiàn)代化，這就要求專(zhuān)職檔案員不僅要學(xué)習(xí)檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)、學(xué)習(xí)檔案法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)，還要懂得計(jì)算機(jī)管理檔案的技術(shù)和外語(yǔ)知識(shí)。檔案工作的職業(yè)決定了檔案員不僅要有一定的檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)和熱情服務(wù)的工作態(tài)度，還要具有嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)。

6.大力開(kāi)發(fā)利用學(xué)籍檔案信息資源，主動(dòng)提供服務(wù)。學(xué)籍檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用是學(xué)籍檔案管理工作的最終目的，也是學(xué)籍檔案管理部門(mén)的職責(zé)。有條件的高校可建立學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，如新生錄取登記卡、學(xué)生注冊(cè)表、學(xué)生成績(jī)、畢業(yè)證書(shū)編號(hào)、學(xué)位證書(shū)編號(hào)及檔案轉(zhuǎn)遞情況等，以方便師生們通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)檢索，獲得自己需要的學(xué)籍檔案材料。如學(xué)歷、學(xué)位認(rèn)證、檔案資料查詢(xún)等提供有效信息。

第2篇

關(guān)鍵詞：高校；留學(xué)生；學(xué)籍管理

中圖分類(lèi)號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：ADOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2011.11.023

文章編號(hào)：1672-0407(2011）11-057-02收稿日期：2011-11-6

隨著國(guó)際間教育交流規(guī)模的日益擴(kuò)大和我國(guó)高等教育質(zhì)量的提高，來(lái)華留學(xué)的人數(shù)近年來(lái)快速增長(zhǎng)，越來(lái)越多的外國(guó)留學(xué)生選擇在我國(guó)接受教育。隨著外國(guó)留學(xué)生人數(shù)的不斷增加，外國(guó)留學(xué)生學(xué)籍檔案的管理工作也變得日趨重要起來(lái)。留學(xué)生學(xué)籍檔案管理與國(guó)內(nèi)學(xué)生學(xué)籍檔案管理有相似之處，但是由于外國(guó)留學(xué)生教育的特殊性，留學(xué)生學(xué)籍檔案的管理與一般的高校教學(xué)檔案還存在一些差別。如何科學(xué)、規(guī)范地管理外國(guó)留學(xué)生學(xué)籍檔案，并加大開(kāi)發(fā)利用的力度，是新時(shí)期高校檔案部門(mén)所面臨的一個(gè)重要問(wèn)題。

一、外國(guó)留學(xué)生學(xué)籍材料的特點(diǎn)

外國(guó)留學(xué)生在整個(gè)留學(xué)期間形成的文件材料，既有外事管理文件的屬性，又具有教學(xué)管理文件的屬性，同時(shí)，還有其區(qū)別于外事類(lèi)和教學(xué)類(lèi)文件的自身特點(diǎn)，而這些文件的特點(diǎn)是由留學(xué)生自身來(lái)源的廣泛性和所學(xué)專(zhuān)業(yè)的多樣性所決定的。留學(xué)生學(xué)籍材料呈現(xiàn)出多樣性的特點(diǎn)：

1.由于外國(guó)留學(xué)生來(lái)源范圍的不斷擴(kuò)大和來(lái)源地區(qū)的廣泛，留學(xué)生學(xué)籍材料呈現(xiàn)多樣性的特點(diǎn)。因?yàn)楦鱾€(gè)國(guó)家制度不同，外來(lái)留學(xué)生所提供的申請(qǐng)材料中的個(gè)人履歷材料的數(shù)量和內(nèi)容均不同。以我校2010年畢業(yè)的外國(guó)留學(xué)生為例：留學(xué)生遍及六大洲，49個(gè)國(guó)家。其中以亞洲留學(xué)生最多，占72％：非洲次之，占18％；歐洲、美洲較少，各占5％；大洋洲僅1人。

2.由于外國(guó)留學(xué)生學(xué)歷層次和學(xué)制不同，使外國(guó)留學(xué)生學(xué)籍材料內(nèi)容多種多樣。如，目前我校外國(guó)留學(xué)生按學(xué)歷層次分為博士、碩士、本科生、進(jìn)修生、漢語(yǔ)言生、中文短期生等層次，相對(duì)應(yīng)的學(xué)制也分為博士、碩士生學(xué)制三年：本科生學(xué)制四年（醫(yī)科五年），進(jìn)修生和漢語(yǔ)言生分春、秋班，學(xué)制半年至兩年，中文短期班是寒、暑假班，為期也只有一到六周的時(shí)間。博士、碩士、本科留學(xué)生會(huì)形成從申請(qǐng)到畢業(yè)的一整套留學(xué)生學(xué)籍材料；而進(jìn)修、語(yǔ)言和中文短期班的留學(xué)生形成的留學(xué)生學(xué)籍材料僅局限為留學(xué)名冊(cè)、留學(xué)階段證書(shū)。

3.由于外國(guó)留學(xué)生到我國(guó)留學(xué)時(shí)選擇專(zhuān)業(yè)分散在所在高校的文科、理工科、醫(yī)科等的各個(gè)院系，使留學(xué)生學(xué)籍材料形成呈現(xiàn)分散性的特點(diǎn)。

4.由于外國(guó)留學(xué)生的留學(xué)資金來(lái)源不同，使留學(xué)生學(xué)籍材料中的審批材料的數(shù)量和內(nèi)容也不同。留學(xué)資金來(lái)源有國(guó)際組織資助留學(xué)、中國(guó)政府資助留學(xué)、本國(guó)政府資助留學(xué)、學(xué)校間交換留學(xué)、自費(fèi)留學(xué)等。

二、外國(guó)留學(xué)生學(xué)籍檔案管理現(xiàn)狀

（一）外國(guó)留學(xué)生學(xué)籍管理部門(mén)不統(tǒng)一，造成留學(xué)生學(xué)籍材料階段性不完整

高校留學(xué)生一般由留學(xué)生管理部門(mén)和教學(xué)部門(mén)多重管理，而且管理職能上互有交叉，這就造成了留學(xué)生學(xué)籍材料形成的分散，因而給留學(xué)生材料的完整收集帶來(lái)了很大困難。同時(shí)，留學(xué)生學(xué)籍材料形成時(shí)間跨度大，需留學(xué)生畢業(yè)時(shí)突擊整理，集中歸檔，容易造成某一階段銜接不善，文件散失，因而收集不全。

（二）外國(guó)留學(xué)生學(xué)籍材料歸檔范圍局限，組卷方法不適宜當(dāng)前留學(xué)生學(xué)籍材料特點(diǎn)，影響檔案的管理和利用

1994年《高校檔案實(shí)體分類(lèi)法》頒布以后，高校的留學(xué)生檔案一直按照《高校檔案實(shí)體分類(lèi)法》中的歸檔范圍和方式歸檔。在實(shí)體分類(lèi)法中，外事類(lèi)檔案下設(shè)五個(gè)二級(jí)類(lèi)目，外國(guó)留學(xué)生檔案被設(shè)置為其中的一個(gè)二級(jí)類(lèi)目。因?yàn)楫?dāng)時(shí)外國(guó)留學(xué)生數(shù)量不多，所以歸檔范圍相對(duì)教學(xué)類(lèi)的學(xué)籍檔案的歸檔范圍少得多，組卷方法也相對(duì)簡(jiǎn)單。

近幾年來(lái)，隨著留學(xué)生數(shù)量的增加，留學(xué)生產(chǎn)生的文件材料也越來(lái)越多，內(nèi)容也不斷得到豐富，原有的歸檔單位已顯得過(guò)于籠統(tǒng)和簡(jiǎn)單，已無(wú)法體現(xiàn)和適應(yīng)當(dāng)前留學(xué)生學(xué)籍材料的特點(diǎn)。比如，有的留學(xué)生由于一些客觀原因，需要休學(xué)、離校、復(fù)學(xué)等，會(huì)跨年度產(chǎn)生各種手續(xù)類(lèi)文件材料；有的留學(xué)生由于不能適應(yīng)課業(yè)的難度，會(huì)產(chǎn)生轉(zhuǎn)系、轉(zhuǎn)專(zhuān)業(yè)、降級(jí)等相關(guān)材料。這樣，部分留學(xué)生的學(xué)籍文件材料相對(duì)會(huì)有很大增加和不同，歸檔范圍也應(yīng)適當(dāng)加以完善和補(bǔ)充。

（三）外國(guó)留學(xué)生學(xué)籍檔案電子化程度低，影響外國(guó)留學(xué)生學(xué)籍檔案的開(kāi)發(fā)利用

教育部在2007年頒發(fā)、試行了《普通高等學(xué)校外國(guó)留學(xué)生新生學(xué)籍和外國(guó)留學(xué)生學(xué)歷證書(shū)電子注冊(cè)試行辦法》，該《辦法》規(guī)定了對(duì)普通高等學(xué)校外國(guó)留學(xué)生接受學(xué)歷教育的新生學(xué)籍和外國(guó)留學(xué)生學(xué)歷證書(shū)統(tǒng)一實(shí)行電子注冊(cè)，建立外國(guó)留學(xué)生學(xué)歷從入學(xué)到畢業(yè)的完整信息，供外國(guó)留學(xué)生和有關(guān)機(jī)構(gòu)網(wǎng)上查詢(xún)。有的高校這一工作剛剛起步，還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)留學(xué)生檔案查詢(xún)需要，還有待于完善和實(shí)施。

三、改善外國(guó)留學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作的對(duì)策

（一）全程管理，加強(qiáng)收集

收集工作是檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)，關(guān)系到外國(guó)留學(xué)生學(xué)籍檔案的管理和利用。針對(duì)高校負(fù)責(zé)管理留學(xué)生的部門(mén)多且交叉、留學(xué)生日常管理和教學(xué)管理分開(kāi)的特點(diǎn)，檔案部門(mén)應(yīng)扎扎實(shí)實(shí)地加強(qiáng)協(xié)調(diào)工作，做好不同階段收集工作的合理銜接，做到檔案的收集與文件的全程同步管理。即檔案部門(mén)主動(dòng)、積極深入到留學(xué)生所涉及的外事管理部門(mén)和教學(xué)單位進(jìn)行專(zhuān)業(yè)的檔案收集指導(dǎo)，做到經(jīng)常收集與集中收集相結(jié)合、定期收集與常年收集相結(jié)合、主動(dòng)送交與上門(mén)收集相結(jié)合，以確保留學(xué)生學(xué)籍檔案的齊全完整。如，高校檔案管理部門(mén)應(yīng)從外國(guó)留學(xué)生入校后開(kāi)始對(duì)留學(xué)生的文件材料收集、積累、歸檔工作進(jìn)行具體指導(dǎo)；然后全程負(fù)責(zé)并協(xié)調(diào)整個(gè)留學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間所設(shè)部門(mén)、院（系）的文件的采集；最后，留學(xué)生畢業(yè)時(shí)，再指導(dǎo)外事留學(xué)生部門(mén)對(duì)已收集積累的文件材料進(jìn)行整理立卷。這樣，才能保證留學(xué)生學(xué)籍檔案齊全完整。

（二）健全和完善外國(guó)留學(xué)生學(xué)籍檔案的歸檔范圍

針對(duì)來(lái)華留學(xué)生數(shù)量和類(lèi)別的不斷增加，所形成材料日益豐富的特點(diǎn)和發(fā)展趨勢(shì)，高校檔案部門(mén)應(yīng)根據(jù)利用需求，不斷補(bǔ)充健全留學(xué)生學(xué)籍檔案的歸檔內(nèi)容。以我校為例，歸檔范圍明確列出學(xué)生在教學(xué)流程中形成的各個(gè)階段材料，并增加了錄取通知書(shū)、護(hù)照復(fù)印件等反映學(xué)生個(gè)人信息比較完整的一些材料。

（三）合理改進(jìn)組卷方法，便于留學(xué)生學(xué)籍檔案的保管、利用

目前，留學(xué)生學(xué)籍材料立卷仍沿用外事類(lèi)管理性文件的橫向組卷方法，如以“外國(guó)留學(xué)畢業(yè)生登記表”為立卷單位，按年度橫向組卷，顯然這樣的組卷方法不利于查找利用，已無(wú)法滿(mǎn)足和適應(yīng)當(dāng)前日益變化的形勢(shì)。針對(duì)這種情況，可以借鑒教學(xué)類(lèi)學(xué)籍檔案以人為單位的組卷方法， 把留學(xué)生學(xué)籍文件材料按留學(xué)生畢業(yè)年度，以留學(xué)生個(gè)人為立卷單位，縱向組卷。這樣的組卷方法可以系統(tǒng)、規(guī)范地立卷歸檔，同時(shí)方便留學(xué)生學(xué)籍檔案的保管和利用。

（四）拓展外國(guó)留學(xué)生學(xué)籍檔案的信息化管理，積極探索網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)

第3篇

關(guān)鍵詞：學(xué)生；學(xué)籍檔案；管理

貴州省畢節(jié)地區(qū)衛(wèi)生學(xué)校是國(guó)家級(jí)重點(diǎn)中等專(zhuān)業(yè)學(xué)校，又是貴陽(yáng)醫(yī)學(xué)院、貴陽(yáng)中醫(yī)學(xué)院、遵義醫(yī)學(xué)院、貴州省廣播電視大學(xué)的教學(xué)點(diǎn)。在校各專(zhuān)業(yè)學(xué)生8000余人，開(kāi)設(shè)有護(hù)理、社區(qū)醫(yī)學(xué)、藥劑、助產(chǎn)士、影像技術(shù)、醫(yī)學(xué)檢驗(yàn)、康復(fù)技術(shù)、高級(jí)護(hù)理等多個(gè)專(zhuān)業(yè)。我校不僅學(xué)生多、專(zhuān)業(yè)多、班次多，而且層次各異，可見(jiàn)學(xué)生學(xué)籍檔案種類(lèi)繁多，形式多樣，檔案中的每個(gè)數(shù)據(jù)都要求準(zhǔn)確無(wú)誤，因此，重視學(xué)生學(xué)籍檔案管理，切實(shí)抓好和不斷提高學(xué)籍檔案質(zhì)量顯得十分必要。

中等專(zhuān)業(yè)衛(wèi)生學(xué)校培養(yǎng)的是治病救人的白衣天使，學(xué)生在校期間的政治表現(xiàn)、理論考試、臨床實(shí)習(xí)成績(jī)等都與用人單位的選擇、聘用息息相關(guān)，更關(guān)系到千家萬(wàn)戶(hù)的就醫(yī)安全和身體健康。我校目前建立的學(xué)生學(xué)籍檔案主要包括：學(xué)生報(bào)名登記表、錄取通知書(shū)、戶(hù)籍證明、學(xué)籍卡、體檢表、新生電子注冊(cè)花名冊(cè)、學(xué)期注冊(cè)登記表、成績(jī)記錄單、學(xué)籍變動(dòng)登記表、學(xué)生獎(jiǎng)懲情況登記表、學(xué)年鑒定表、實(shí)習(xí)鑒定表、畢業(yè)生登記表、畢業(yè)生電子注冊(cè)花名冊(cè)、頒發(fā)畢業(yè)證書(shū)花名冊(cè)、檔案?jìng)鬟f單、畢業(yè)生報(bào)到證存根及領(lǐng)取證書(shū)的印刷編號(hào)及畢業(yè)、結(jié)業(yè)情況等等。學(xué)生學(xué)籍檔案管理是學(xué)生管理的重要組成部分，包括檔案資料的收集、分類(lèi)、整理、保管、使用、移交等環(huán)節(jié)，如果在實(shí)際管理過(guò)程中某一個(gè)環(huán)節(jié)一旦出了問(wèn)題，就會(huì)造成嚴(yán)重的后果。現(xiàn)將學(xué)籍檔案管理中容易出現(xiàn)的問(wèn)題及其建議分述如下：

一、學(xué)生學(xué)籍檔案管理中容易出現(xiàn)的問(wèn)題

1.新生入學(xué)是收集建立檔案的開(kāi)始，學(xué)生基本資料的真實(shí)性、可靠性、完整性是這一階段管理的核心內(nèi)容。錄取通知書(shū)、戶(hù)籍證明、身份證上的相關(guān)資料不吻合，都會(huì)直接影響學(xué)生畢業(yè)證書(shū)的簽發(fā)以及畢業(yè)后的資格考試、注冊(cè)等等。例如，姓名使用同音字代替，出生日期農(nóng)歷、公歷混淆，與戶(hù)口產(chǎn)生沖突等。在具體工作中，必須做到內(nèi)容翔實(shí)可信，不能有半點(diǎn)差錯(cuò)；其次是字體不工整、字跡不清晰而不易辨認(rèn)，不按規(guī)定的筆墨填寫(xiě)而不便于永久性保存等。

2.立卷歸檔是將上一步驟收集整理的檔案材料分類(lèi)匯總，工作重點(diǎn)是確保檔案材料的完整性。容易存在的問(wèn)題主要是檔案管理人員對(duì)檔案意識(shí)淡薄，未按要求及時(shí)歸檔，或者材料未及時(shí)補(bǔ)充完善，途中收集的材料中有缺項(xiàng)、漏項(xiàng)，甚至歸錯(cuò)檔；此外，檔案管理方法陳舊，設(shè)備和設(shè)施老化也是造成立卷歸檔完整性差的客觀因素之一。

3.檔案轉(zhuǎn)遞的特點(diǎn)是環(huán)節(jié)多、人員雜，容易丟失檔案造成錯(cuò)投、誤投及“死檔”等情況。學(xué)生學(xué)籍檔案在轉(zhuǎn)遞的過(guò)程中，經(jīng)過(guò)的中間環(huán)節(jié)較多，從學(xué)生本人任課教師班主任教務(wù)科學(xué)生科就業(yè)單位人事部門(mén)等，無(wú)論中間某環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯(cuò)，都會(huì)影響學(xué)籍檔案的順利轉(zhuǎn)遞，從而影響畢業(yè)生的正常工作。

4.檔案的保管利用：檔案的最終目的是保管利用，因此，檔案的日常維護(hù)尤為重要，而該環(huán)節(jié)常常與檔案的利用結(jié)合在一起。檔案有其本質(zhì)屬性,也就是原始記錄性,原始記錄就是原件,也就是原稿，一切非原始以外的記錄，不是原稿，也就不是檔案了；所以完整的學(xué)籍檔案不能散存于個(gè)人手中，應(yīng)由專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)來(lái)保管，并要求檔案管理部門(mén)要有一套完整的保管利用借閱制度，避免出現(xiàn)有借無(wú)還、涂抹、篡改等現(xiàn)象，造成檔案材料遺失或者信息二次失真，內(nèi)容失實(shí)等。

二、完善學(xué)生學(xué)籍檔案工作的管理建議

1.增強(qiáng)檔案意識(shí)，加強(qiáng)《檔案法》宣傳；認(rèn)真執(zhí)行檔案法，依法治檔，依法護(hù)檔；增強(qiáng)各職能科室、教師、教輔人員及學(xué)生本人對(duì)學(xué)籍檔案工作的檔案意識(shí)，克服人們對(duì)檔案管理工作的偏見(jiàn)和錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)，激發(fā)人們自覺(jué)收集檔案、保管檔案、利用檔案，真正使大家認(rèn)識(shí)到檔案工作是學(xué)校教育工作的一個(gè)重要組成部分。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視檔案管理，把檔案建設(shè)納入教學(xué)計(jì)劃，納入管理制度，要給檔案管理人員培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，學(xué)習(xí)有關(guān)電子計(jì)算機(jī)等先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，用多方面的現(xiàn)代化科學(xué)知識(shí)武裝自己，不斷提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，逐步加強(qiáng)檔案的規(guī)范化管理。

2.建立健全收集與補(bǔ)充制度：明確工作職責(zé)范圍，崗位職責(zé)要制度化、規(guī)范化。要制定每項(xiàng)任務(wù)的工作程序，必要時(shí)做出工作流程圖，要有完善的管理制度。努力做到檔案材料歸案率、準(zhǔn)確率符合標(biāo)準(zhǔn)，檔案按存放分類(lèi)清晰，案卷擺放系統(tǒng)有序。學(xué)籍管理制度統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，克服各行其是的局面。要建立健全收集整理、檢查核對(duì)、保管保密、轉(zhuǎn)交與管理職責(zé)等各項(xiàng)規(guī)章制度。在日常工作中，用制度去規(guī)范管理工作，使學(xué)籍管理工作逐步走向規(guī)范化。

3.加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高專(zhuān)、兼職檔案員的素質(zhì)。檔案工作的職業(yè)決定了檔案員不僅要有一定的檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)和熱情服務(wù)的工作態(tài)度，還要具有嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)，否則，會(huì)給學(xué)校及學(xué)生本人造成不可挽回的損失。所以要不斷強(qiáng)化學(xué)校專(zhuān)職檔案員的職業(yè)道德。

4.大力開(kāi)發(fā)利用學(xué)籍檔案信息資源，主動(dòng)提供服務(wù)。學(xué)籍檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用是學(xué)籍檔案管理工作的最終目的，也是學(xué)籍檔案管理部門(mén)的職責(zé)。有條件的學(xué)校可建立學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，如新生錄取登記卡、學(xué)生注冊(cè)表、學(xué)生成績(jī)、畢業(yè)證書(shū)編號(hào)及檔案轉(zhuǎn)遞情況等，以方便師生們通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)檢索，獲得自己需要的學(xué)籍檔案材料。

第4篇

【關(guān)鍵詞】電子學(xué)籍檔案管理；管理風(fēng)險(xiǎn)；優(yōu)點(diǎn)；缺陷；規(guī)避措施

一、學(xué)校學(xué)生電子學(xué)籍檔案管理的優(yōu)點(diǎn)

首先，傳統(tǒng)的學(xué)籍檔案管理模式是完全依靠人力，學(xué)籍檔案管理人員要負(fù)責(zé)學(xué)籍檔案的抄寫(xiě)、分類(lèi)、統(tǒng)計(jì)、存儲(chǔ)等，而這些環(huán)節(jié)的任何一個(gè)都需要耗費(fèi)大量的人力物力，最終導(dǎo)致學(xué)籍檔案管理工作資金投入高但工作效率又十分低下。同時(shí)，人力的有限和管理人員的主觀性等因素，也容易導(dǎo)致學(xué)籍檔案管理工作出現(xiàn)紕漏，稍有不慎就會(huì)給工作造成巨大的損失。而采用電子學(xué)籍檔案管理模式就可以規(guī)避這些問(wèn)題。電子學(xué)籍檔案管理模式是通過(guò)采用現(xiàn)代化信息技術(shù)快速而又高效地完成學(xué)籍檔案的收集、分類(lèi)、存儲(chǔ)、統(tǒng)計(jì)以及查閱等環(huán)節(jié)，從而實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案管理全程的自動(dòng)化，這相對(duì)于傳統(tǒng)的學(xué)籍檔案管理模式具有不可比擬的優(yōu)越性。其次，電子學(xué)籍檔案管理是通過(guò)文檔的形式來(lái)對(duì)學(xué)生學(xué)籍檔案進(jìn)行存儲(chǔ)。當(dāng)前學(xué)校學(xué)籍檔案存儲(chǔ)方式主要是DVD光碟、硬盤(pán)、閃存U盤(pán)等科技產(chǎn)品，這些存儲(chǔ)器不僅存儲(chǔ)量大、存儲(chǔ)時(shí)間長(zhǎng)，而且穩(wěn)定性高、受外界環(huán)境影響小，只要存儲(chǔ)器沒(méi)有受到損害，其文檔的存儲(chǔ)期遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)紙質(zhì)學(xué)籍檔案的存儲(chǔ)。因?yàn)榧堎|(zhì)學(xué)籍檔案在存儲(chǔ)過(guò)程中容易受到蟲(chóng)害、潮濕等自然環(huán)境的影響，同時(shí)也容易被人為地?fù)p害，而電子學(xué)籍檔案就能很好地規(guī)避這些問(wèn)題。最后，電子學(xué)籍檔案管理模式可以通過(guò)加密、授權(quán)限制等各種科學(xué)手段來(lái)保證學(xué)籍檔案的安全性，而這些是紙質(zhì)學(xué)籍檔案無(wú)法做到的。所以，電子學(xué)籍檔案在方便學(xué)校學(xué)生及管理人員檢索和查詢(xún)學(xué)籍檔案的同時(shí)也可以通過(guò)信息技術(shù)的利用來(lái)為學(xué)生的學(xué)籍檔案管理增加安全系數(shù)，防止學(xué)生學(xué)籍檔案信息被惡意篡改，給學(xué)生和學(xué)籍檔案管理工作造成損失。

二、當(dāng)前學(xué)校電子學(xué)籍檔案管理模式存在的缺陷

隨著學(xué)校學(xué)生數(shù)量越來(lái)越龐大，就業(yè)競(jìng)爭(zhēng)越來(lái)越激烈，以及社會(huì)文化的多元化，越來(lái)越多的學(xué)校對(duì)學(xué)生學(xué)籍檔案管理更加重視，在這個(gè)過(guò)程中電子學(xué)籍檔案管理發(fā)揮著非常重要的作用。但是根據(jù)具體情況來(lái)看，電子學(xué)籍檔案并不全是優(yōu)化，它也有自己的不足，比如與傳統(tǒng)的紙張學(xué)籍檔案相比，具有更大的風(fēng)險(xiǎn)性。電子學(xué)籍檔案信息的安全性主要涉及檔案信息載體安全性和傳輸安全性。載體安全性主要指存儲(chǔ)介質(zhì)對(duì)信息安全因素的影響。電子學(xué)籍檔案通常以磁盤(pán)、光盤(pán)為載體，這類(lèi)載體成分比較復(fù)雜，性能不穩(wěn)定，可能出現(xiàn)檔案失真的問(wèn)題。而且對(duì)環(huán)境溫度、濕度、防磁、防機(jī)械損傷等條件要求較高，易損壞變質(zhì)，保存年限低。傳輸安全性也就是網(wǎng)絡(luò)安全性，網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展使電子檔案在更大的范圍內(nèi)得到共享，同時(shí)，無(wú)孔不入的網(wǎng)絡(luò)黑客和防不勝防的計(jì)算機(jī)病毒也給電子學(xué)籍檔案的管理帶來(lái)巨大的安全隱患。除此之外，電子文件很容易被刪改，且改后不留任何痕跡。在使用計(jì)算機(jī)形成文件材料的過(guò)程中，擬稿者無(wú)法留下自己的筆跡，單位負(fù)責(zé)人也無(wú)法在形成的文件材料磁盤(pán)上簽發(fā)，日后難以確定該份材料是否具有真實(shí)性和權(quán)威性。如果有人出于自己的目的將磁盤(pán)中存的內(nèi)容進(jìn)行了刪改，是難以發(fā)現(xiàn)和確定。

如果沒(méi)有積極制定防范風(fēng)險(xiǎn)的措施，那么很容易導(dǎo)致學(xué)生的數(shù)據(jù)錯(cuò)誤或被盜，所以，在使用電子學(xué)籍檔案時(shí)一定要注意信息的準(zhǔn)確性及安全性，積極主動(dòng)的制定一些避免風(fēng)險(xiǎn)的措施，以使信息資源更加安全。

三、學(xué)生電子學(xué)籍檔案管理風(fēng)險(xiǎn)的規(guī)避措施

首先，針對(duì)于學(xué)生電子學(xué)籍檔案存儲(chǔ)的不安全性，管理人員應(yīng)該采取相應(yīng)的措施來(lái)提高存儲(chǔ)設(shè)備的安全系數(shù)，防止文件的丟失和惡意盜取。而為了達(dá)到這一目的，管理人員可以通過(guò)實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案存儲(chǔ)設(shè)備的專(zhuān)機(jī)專(zhuān)用來(lái)保護(hù)相關(guān)文件數(shù)據(jù)不被損害。同時(shí)，管理人員應(yīng)該定期對(duì)電子學(xué)籍檔案的存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行更新升級(jí)以及對(duì)電腦系統(tǒng)存在的漏洞進(jìn)行定期修復(fù)，以此來(lái)提高電子學(xué)籍檔案管理的安全性。而針對(duì)電子學(xué)籍檔案存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的不完整性和存儲(chǔ)設(shè)備壽命的有限性等問(wèn)題，管理人員可以通過(guò)規(guī)范自己的操作、增強(qiáng)自身的職業(yè)道德素質(zhì)來(lái)杜絕因人為因素造成的損失。同時(shí)可以通過(guò)對(duì)重要學(xué)籍檔案進(jìn)行備份來(lái)減少因數(shù)據(jù)丟失或損壞造成的種種損失。而為了盡可能地延長(zhǎng)存儲(chǔ)設(shè)備的使用壽命，管理人員可以通過(guò)存儲(chǔ)設(shè)備的更新?lián)Q代以及對(duì)其使用后進(jìn)行及時(shí)修復(fù)等措施來(lái)實(shí)現(xiàn)。

其次，管理人員可以利用計(jì)算機(jī)高端技術(shù)來(lái)有效地規(guī)避電子學(xué)籍檔案管理過(guò)程中存在的種種風(fēng)險(xiǎn)。學(xué)校學(xué)籍管理部門(mén)主要是管理學(xué)生的學(xué)籍檔案，所以，技術(shù)人員可以利用信息技術(shù)對(duì)學(xué)生的信息系統(tǒng)采取加密處理，而這種加密手段也要突破先前的單一加密方式，采用公開(kāi)加密和嚴(yán)格加密的雙加密模式，公開(kāi)加密用于學(xué)籍文件的發(fā)送，而嚴(yán)格加密才用于學(xué)籍內(nèi)容的接收，這樣就可以保證電子學(xué)籍檔案內(nèi)容的高度安全，維護(hù)學(xué)生的利益。除此之外，技術(shù)人員還可以對(duì)學(xué)生電子學(xué)籍檔案系統(tǒng)設(shè)定身份驗(yàn)證，以此來(lái)控制學(xué)生電子學(xué)籍檔案的訪問(wèn)權(quán)限。這也是規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的措施之一。

最后，管理人員應(yīng)該加強(qiáng)學(xué)校學(xué)生學(xué)籍管理系統(tǒng)的構(gòu)建，以此來(lái)降低電子學(xué)籍檔案管理過(guò)程中存在的風(fēng)險(xiǎn)。電子學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該采用目前流行的客戶(hù)機(jī)服務(wù)器和Web服務(wù)器等方式來(lái)優(yōu)化系統(tǒng)的構(gòu)建，以此保證系統(tǒng)的實(shí)用性、穩(wěn)定性和可兼容性，同時(shí)通過(guò)設(shè)立高效的通信機(jī)制彩曾強(qiáng)系統(tǒng)的安全險(xiǎn)，只有這樣，才能從系統(tǒng)本身優(yōu)化電子學(xué)籍檔案的管理。除此之外，以防萬(wàn)一，學(xué)校還應(yīng)該實(shí)行學(xué)生電子學(xué)籍檔案與紙質(zhì)學(xué)籍檔案并行的“雙軌制”，以便彌補(bǔ)電子學(xué)籍檔案管理的不足。

第5篇

關(guān)鍵詞：職業(yè)學(xué)院；學(xué)生檔案；管理；策略

中圖分類(lèi)號(hào)：G718 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：B文章編號(hào)：1672-1578（2015）04-0033-01

隨著國(guó)家對(duì)職業(yè)院校的重視，職業(yè)院校無(wú)論從招生規(guī)模還是學(xué)校管理等方面都面臨著新的形勢(shì)和要求，特別是管理理念和手段的發(fā)展，也給職業(yè)院校管理帶來(lái)了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。而學(xué)生檔案管理工作本身就是一項(xiàng)涉及社會(huì)機(jī)構(gòu)多個(gè)方面的服務(wù)性工作，尤其是高職院校的檔案管理，更是涉及學(xué)生個(gè)體和高校整體的重要工作，不管是學(xué)生的學(xué)歷認(rèn)證、考評(píng)、就業(yè)，還是未來(lái)的晉級(jí)和提干，都離不開(kāi)學(xué)籍和檔案，所以這是一項(xiàng)關(guān)乎學(xué)生現(xiàn)在和未來(lái)的重要工作，作為學(xué)生學(xué)籍檔案管理的主要負(fù)責(zé)人的輔導(dǎo)員要緊跟時(shí)代步伐要求，積極改革創(chuàng)新，為學(xué)生檔案管理服好務(wù)。

1.加強(qiáng)對(duì)學(xué)籍檔案管理工作的重視

隨著社會(huì)發(fā)展和用人單位對(duì)高校畢業(yè)生要求越來(lái)越高，對(duì)畢業(yè)生鑒定的一個(gè)最重要也是最直觀的方法就是看畢業(yè)生的學(xué)籍檔案情況，高職院校的學(xué)籍檔案充分體現(xiàn)了學(xué)生在校的實(shí)際表現(xiàn)情況，所以占據(jù)院校管理工作的重要地位。輔導(dǎo)員作為學(xué)生學(xué)籍檔案管理人員，要充分認(rèn)識(shí)到自身工作的重要意義，正確認(rèn)識(shí)學(xué)籍檔案管理對(duì)院校順利發(fā)展的重要性，而且要認(rèn)識(shí)到當(dāng)前信息技術(shù)等手段的影響，以及學(xué)生社會(huì)實(shí)踐、頂崗實(shí)習(xí)等非在校或非考試內(nèi)容等新形勢(shì)，對(duì)學(xué)生學(xué)籍檔案管理帶來(lái)的新變化和新要求，積極提高自身管理素養(yǎng)，采用科學(xué)合理的方式管理檔案，并有效利用，全面推進(jìn)學(xué)校各項(xiàng)管理工作的有序發(fā)展。同時(shí)，要強(qiáng)化管理意識(shí)，要求輔導(dǎo)員在管理學(xué)籍檔案的過(guò)程中，一定要認(rèn)真負(fù)責(zé)，嚴(yán)格把關(guān)，細(xì)致做好建檔工作，規(guī)范遵守學(xué)籍檔案移交和保存制度，杜絕弄虛作假、敷衍了事。此外，要加強(qiáng)普及檔案知識(shí)，提高學(xué)生認(rèn)真對(duì)待自己檔案的意識(shí)，讓學(xué)生認(rèn)真填寫(xiě)每一份資料，盡量避免在將來(lái)就業(yè)時(shí)因檔案問(wèn)題出現(xiàn)麻煩。

2.提高學(xué)籍檔案管理工作的規(guī)范性

學(xué)籍檔案是跟隨學(xué)生一生的、具有考察功能和利用價(jià)值的文字性資料，其中主要包括：成績(jī)單、考核表、學(xué)籍表、畢業(yè)登記信息等，真實(shí)有效的記錄了每一位學(xué)生的成長(zhǎng)經(jīng)歷。由此可見(jiàn)，學(xué)籍檔案是反饋教學(xué)質(zhì)量的重要載體，也是學(xué)校教學(xué)工作的重要記錄，我們要不斷提高和強(qiáng)化對(duì)學(xué)籍檔案的重視程度，完善學(xué)生的學(xué)籍檔案，力求做到真實(shí)和完整，充分發(fā)揮學(xué)籍檔案應(yīng)有的作用，體現(xiàn)學(xué)籍檔案的真實(shí)價(jià)值。輔導(dǎo)員在建立學(xué)籍檔案時(shí)，應(yīng)采用統(tǒng)一的格式，并要求各部門(mén)對(duì)學(xué)生的基本信息進(jìn)行及時(shí)完善和更新，并認(rèn)真考核和鑒定，給出客觀公正的考核意見(jiàn)，用詞用語(yǔ)要準(zhǔn)確。所有需要手工填寫(xiě)的材料一律采用碳素墨水和黑色簽字筆填寫(xiě)，并保證內(nèi)容真實(shí)、字跡工整、內(nèi)容準(zhǔn)確、無(wú)隨意涂改等現(xiàn)象，全面提高學(xué)籍檔案的利用率和有效率。此外，由于高職院校的學(xué)生人數(shù)較多、類(lèi)型較廣，并具有多元化、開(kāi)放性、多層次性等特征，所以高職學(xué)校的學(xué)籍檔案管理工作不但要具有很強(qiáng)的開(kāi)放性，還要有周期性、重復(fù)性，比如，學(xué)校中經(jīng)常出現(xiàn)學(xué)生中途休學(xué)、退學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)等變化，使得日常管理工作量增大，再加上學(xué)籍檔案管理本身就比較復(fù)雜，且直接關(guān)系到學(xué)生的切身利益，所以作為學(xué)校管理者，應(yīng)注重完善學(xué)籍檔案管理制度，提高檔案管理的規(guī)范性和政策性，這是高職學(xué)校管理工作的重要方面，做好此項(xiàng)工作，有助于推進(jìn)教育體制改革的全面發(fā)展。

3.采用信息技術(shù)加強(qiáng)管理工作

隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，推進(jìn)院校學(xué)籍檔案管理工作的信息化與科學(xué)化，成為高職院校管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。然而從實(shí)際調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，很多高職院校學(xué)生學(xué)籍管理也在走數(shù)字化的道路，但開(kāi)展的程度達(dá)不到形勢(shì)的發(fā)展要求，很多輔導(dǎo)員在實(shí)際管理中存在著不同程度的問(wèn)題。作為高職院校輔導(dǎo)員，更要充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，加強(qiáng)各項(xiàng)管理工作，以此為管理的工具和載體，提高學(xué)生學(xué)籍檔案的管理效率。同時(shí)要加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理部門(mén)和院校其他各部門(mén)之間的聯(lián)系與對(duì)接，建立統(tǒng)一規(guī)劃的操作平臺(tái)，最大限度的節(jié)約學(xué)校資源，減少不必要的浪費(fèi)，提高院校管理工作的效率。在推行檔案電子化進(jìn)程的過(guò)程中，要做到電子文檔與紙質(zhì)檔案共存，同步更新和完善，實(shí)現(xiàn)檔案的雙重保障，防止因意外而造成數(shù)據(jù)丟失。在信息化建設(shè)過(guò)程中，要充分利用網(wǎng)絡(luò)資源進(jìn)行信息采集，對(duì)于從網(wǎng)上錄取學(xué)生的學(xué)校，要與教育部高校學(xué)歷電子注冊(cè)系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)直接從檔案庫(kù)中下載學(xué)生的信息資料。例如，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)中的學(xué)籍管理系統(tǒng)，可以錄入學(xué)生的姓名、年齡、專(zhuān)業(yè)、身份證號(hào)碼、學(xué)籍變動(dòng)等基本信息，還可以借助音頻功能錄入學(xué)生的照片和音容笑貌，使學(xué)生在畢業(yè)后可以根據(jù)企業(yè)需求發(fā)送自己的檔案信息，給予企業(yè)更加直觀的印象，提高學(xué)生的就業(yè)率。此外，在學(xué)生各項(xiàng)成績(jī)管理方面，也可以通過(guò)現(xiàn)代化信息技術(shù)加強(qiáng)管理，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)上傳學(xué)生的成績(jī)查詢(xún)信息，不但可以減輕管理者的工作量，還可以及時(shí)反饋學(xué)生的學(xué)習(xí)情況。因此，必須根據(jù)院校的實(shí)際情況建立完善的網(wǎng)絡(luò)學(xué)籍管理系統(tǒng)，在各部門(mén)、各院系中進(jìn)行數(shù)據(jù)共享，也可以在結(jié)合自身特點(diǎn)的前提下，完善現(xiàn)有的軟件系統(tǒng)功能，從而滿(mǎn)足院校學(xué)籍檔案管理的要求，或者可以采用引進(jìn)先進(jìn)學(xué)籍管理軟件的方式，在不斷積累經(jīng)驗(yàn)的過(guò)程中推動(dòng)院校學(xué)籍檔案管理數(shù)字化的進(jìn)程。

4.從整體上提高輔導(dǎo)員綜合素養(yǎng)

由于輔導(dǎo)員是高職院校學(xué)籍檔案的管理人員，所以要系統(tǒng)掌握相應(yīng)的檔案管理知識(shí)，并具有扎實(shí)的檔案管理能。眾所周知，理論與實(shí)踐密不可分，任何理論都來(lái)源于實(shí)踐，檔案管理工作亦是如此，作為輔導(dǎo)員，首先要全方位的掌握檔案管理的基本知識(shí)與技能，不斷提高自身的綜合素養(yǎng)。特別是當(dāng)前學(xué)籍管理網(wǎng)絡(luò)化的大趨勢(shì)下，輔導(dǎo)員作為學(xué)生學(xué)籍檔案管理主要負(fù)責(zé)人，就必須要通過(guò)參加培訓(xùn)和自學(xué)等途徑，不斷提高自身計(jì)算機(jī)操作水平以及各種電腦管理軟件的應(yīng)用能力，從整體上提高自身的檔案管理水平和能力，適應(yīng)新形勢(shì)下學(xué)生檔案管理的要求；其次，輔導(dǎo)員在收集、整理、保管檔案資料時(shí)，一定要伴隨分析、探究、判斷、綜合等各種研究活動(dòng)，只有不斷深入調(diào)研，才能在實(shí)踐操作過(guò)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、分析問(wèn)題，并自主解決問(wèn)題，也只有這樣才能進(jìn)一步適應(yīng)學(xué)生學(xué)籍檔案管理的新變化和新要求；其三，輔導(dǎo)員要不斷提高自身的思想政治覺(jué)悟，加強(qiáng)保密意識(shí)，在做好本職工作的同時(shí)，為領(lǐng)導(dǎo)解決服務(wù)問(wèn)題。實(shí)際上，檔案管理工作效率的高低，不但要做好相關(guān)記錄，而且要充分利用學(xué)籍檔案，發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)作用。因此，要想適應(yīng)新形勢(shì)下職業(yè)院校學(xué)生學(xué)籍檔案管理的要求，無(wú)論從學(xué)院層次還是從輔導(dǎo)員自身都要認(rèn)識(shí)到管理者綜合素養(yǎng)的重要性，并為輔導(dǎo)員們提供各種途徑加強(qiáng)培訓(xùn)，同時(shí)輔導(dǎo)員個(gè)人也要積極參與學(xué)習(xí)，從整體上提高自身管理的素養(yǎng)。

總之，作為高職院校的輔導(dǎo)員，一定要認(rèn)識(shí)到高職院校學(xué)生學(xué)籍檔案管理的新形勢(shì)和新要求，從思想上高度重視學(xué)生學(xué)籍檔案管理的重要性，并在實(shí)際的管理過(guò)程中積極采用科學(xué)合理的管理方法，適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需求，不斷完善學(xué)籍檔案的管理制度，強(qiáng)化信息資源的開(kāi)發(fā)與利用，逐步提升管理效率，真正做好高職院校學(xué)生的學(xué)籍檔案管理工作。

參考文獻(xiàn)：

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[2] 徐春梅.規(guī)范學(xué)籍檔案管理工作的思考[J].北京工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào).2003，（02）

第6篇

關(guān)鍵詞:信息化管理;中學(xué)生;學(xué)籍;實(shí)施

1實(shí)現(xiàn)電子學(xué)籍檔案的核對(duì)功能

學(xué)生在入學(xué)之后都會(huì)給新生進(jìn)行學(xué)籍注冊(cè)。以前，學(xué)生的學(xué)籍信息都是經(jīng)過(guò)人工手寫(xiě)的，信息在謄錄的過(guò)程中容易出現(xiàn)錯(cuò)誤。實(shí)現(xiàn)電子學(xué)籍檔案的核對(duì)功能是學(xué)校信息化管理的一種途徑。現(xiàn)在，學(xué)生在校園網(wǎng)上登錄自己的學(xué)號(hào)信息進(jìn)行查看，便可核對(duì)自己的學(xué)籍注冊(cè)信息。這樣可以保證每個(gè)學(xué)生注冊(cè)信息的正確，能夠保障學(xué)生的權(quán)益，減少老師的校對(duì)工作量。實(shí)現(xiàn)電子學(xué)籍檔案的核對(duì)功能，是未來(lái)幾年學(xué)校的學(xué)籍檔案管理需要加強(qiáng)的工作。學(xué)生入學(xué)時(shí)注冊(cè)的信息數(shù)據(jù)不是一成不變的。隨著家庭、戶(hù)籍、父母單位的變動(dòng)、電話的更改等多方面的變動(dòng)，學(xué)生的學(xué)籍信息也應(yīng)該做到及時(shí)地調(diào)整更改。為了能夠及時(shí)掌握學(xué)校學(xué)生信息的變動(dòng)情況，學(xué)校的學(xué)籍管理應(yīng)該實(shí)行期報(bào)制度:即各學(xué)校學(xué)籍管理部門(mén)要將前一階段學(xué)生變動(dòng)情況生成數(shù)據(jù)庫(kù)信息，每學(xué)年的第一學(xué)期和第二學(xué)期的開(kāi)學(xué)前，將學(xué)生的學(xué)籍信息重新核對(duì)檢查，并將新的注冊(cè)信息報(bào)送到教育局相關(guān)的部門(mén)，進(jìn)行必要的數(shù)據(jù)更新和維護(hù)。不但方便了學(xué)生信息的查詢(xún)，也方便了學(xué)校對(duì)學(xué)生信息的及時(shí)了解。

2學(xué)校要建立健全信息化管理制度

學(xué)校的管理需做到依法管理，才能有序地實(shí)現(xiàn)學(xué)籍信息的準(zhǔn)確性和真實(shí)性。在某些管理制度不健全的學(xué)校，會(huì)出現(xiàn)冒名頂替他人學(xué)籍信息的狀況，這會(huì)對(duì)被頂替的學(xué)生產(chǎn)生不公正的影響，甚至影響到他人今后的升學(xué)問(wèn)題。在學(xué)生學(xué)籍檔案的信息化管理中，學(xué)校應(yīng)該堅(jiān)持依法管理，規(guī)范管理。可制定相關(guān)的制度來(lái)“有法可依”，有些學(xué)校已經(jīng)制定了《信息采集錄入制度》《學(xué)生信息查詢(xún)制度》《協(xié)調(diào)與保障制度》等。學(xué)校應(yīng)該讓專(zhuān)門(mén)的人來(lái)負(fù)責(zé)學(xué)籍管理的相關(guān)工作，建立健全學(xué)生學(xué)籍電子檔案的相關(guān)制度，對(duì)學(xué)生的學(xué)籍檔案應(yīng)該妥善保存甚至備份，不得擅自填寫(xiě)、更改和公開(kāi)學(xué)生的個(gè)人學(xué)籍信息。學(xué)校也不能隨意調(diào)整學(xué)籍管理人員。如果由于特殊情況確實(shí)需要調(diào)整工作人員，也應(yīng)該上報(bào)教育局的相關(guān)部門(mén)。學(xué)籍管理要制定相關(guān)的制度，并且要嚴(yán)格依法實(shí)施。這是對(duì)學(xué)校的要求，也是對(duì)學(xué)生和家長(zhǎng)的要求。在學(xué)生辦理轉(zhuǎn)學(xué)、復(fù)學(xué)、升學(xué)等手續(xù)時(shí)，家長(zhǎng)應(yīng)該按照學(xué)校的正常程序辦理學(xué)籍檔案的轉(zhuǎn)移。學(xué)校建立健全的信息化管理制度能夠保證學(xué)生學(xué)籍信息的安全性;能夠推進(jìn)學(xué)校學(xué)籍管理工作的高效運(yùn)轉(zhuǎn);能夠減少或避免學(xué)生學(xué)籍信息的遺漏等。

3設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案信息管理人員

電子學(xué)籍檔案的信息化管理是一項(xiàng)實(shí)踐性極強(qiáng)的工作。每個(gè)同學(xué)的檔案都需要進(jìn)行信息化管理，這是一項(xiàng)復(fù)雜的工程。所以，需要多人才可以完成。學(xué)校通過(guò)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的學(xué)籍檔案信息管理人員，分工明確，各司其職，共同完成相關(guān)的檔案管理工作。學(xué)籍檔案的信息管理人員要經(jīng)過(guò)培訓(xùn)，熟悉計(jì)算機(jī)電子技術(shù)，保證高效率地完成工作任務(wù)。要根據(jù)任務(wù)分配將學(xué)籍檔案的信息管理分配到相關(guān)崗位，具體的崗位負(fù)責(zé)不同的具體事務(wù)。針對(duì)學(xué)生的就學(xué)狀況，學(xué)籍管理人員應(yīng)及時(shí)地做好審核、轉(zhuǎn)檔、交接等相關(guān)工作。現(xiàn)階段，中學(xué)生的學(xué)習(xí)往往隨著家庭的變動(dòng)而變動(dòng)。父母的工作一旦變動(dòng)，學(xué)生就可能會(huì)出現(xiàn)轉(zhuǎn)學(xué)的狀況。關(guān)于學(xué)生的學(xué)籍檔案問(wèn)題，在學(xué)生開(kāi)學(xué)的時(shí)候，學(xué)校的相關(guān)人員應(yīng)該給學(xué)生作相關(guān)的介紹。而在很多學(xué)校，這種學(xué)籍知識(shí)應(yīng)該讓學(xué)生有所了解，以免在轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)、復(fù)學(xué)的情況下不知所以。專(zhuān)門(mén)的學(xué)籍檔案信息管理人員在工作時(shí)應(yīng)該做到以下幾點(diǎn):信息的管理人員要有責(zé)任心，學(xué)籍的錄入、整理和歸檔是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，管理人員應(yīng)該認(rèn)真、仔細(xì)、切不可馬虎;信息管理人員在經(jīng)過(guò)相關(guān)的培訓(xùn)之后，能熟練操作計(jì)算機(jī)，保證工作的質(zhì)量;信息管理人員要對(duì)所有學(xué)生的學(xué)籍檔案進(jìn)行分類(lèi)，按照年級(jí)和學(xué)號(hào)進(jìn)行標(biāo)注，以便于查閱，必要時(shí)要備份信息;信息管理人員要對(duì)學(xué)校的學(xué)籍信息管理系統(tǒng)進(jìn)行經(jīng)常的維護(hù)。

4結(jié)語(yǔ)

教育是國(guó)家大計(jì)，是關(guān)乎國(guó)家人才培養(yǎng)的最關(guān)鍵手段。學(xué)校的教學(xué)管理和信息化管理必須得到重視。學(xué)生的學(xué)籍管理制度在目前的中學(xué)中還并不是十分健全，針對(duì)信息化管理這一塊，學(xué)校和教育的相關(guān)部門(mén)還有很多工作要做。

作者:甘露 單位:重慶市酉陽(yáng)第二中學(xué)校

參考文獻(xiàn):

第7篇

[關(guān)鍵詞] 學(xué)籍檔案 研究生 檔案管理

筆者根據(jù)高校院系的實(shí)際情況,就研究生學(xué)籍檔案管理工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析,探討對(duì)應(yīng)措施,以形成更具規(guī)范與便利的檔案管理模式。

一、學(xué)籍檔案管理是院系研究生管理的重要內(nèi)容

研究生學(xué)籍檔案管理是對(duì)學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的整個(gè)培養(yǎng)教育過(guò)程的質(zhì)量考核管理，它包括學(xué)生的入學(xué)與注冊(cè)、成績(jī)、紀(jì)律與考勤、獎(jiǎng)勵(lì)與處分、轉(zhuǎn)專(zhuān)業(yè)與轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)與復(fù)學(xué)、退學(xué)、畢業(yè)與就業(yè)等材料。它記錄了研究生在校期間品行、能力、學(xué)業(yè)等方面的表現(xiàn)，是人事檔案的一個(gè)重要組成部分，對(duì)其繼續(xù)深造或走入工作崗位關(guān)系極大。因此，學(xué)籍檔案管理是高校學(xué)生在校管理內(nèi)容的核心內(nèi)容之一,與學(xué)生利益包括其離校后的利益密切相關(guān)，受到學(xué)生的密切關(guān)注。做好學(xué)籍管理工作，提高學(xué)籍管理現(xiàn)代化水平，是研究生管理工作的重要內(nèi)容。

隨著高校招生數(shù)的擴(kuò)大、辦學(xué)形式的多樣化、因公（私）出國(guó)（境）的學(xué)生數(shù)增加、就業(yè)渠道多樣化形勢(shì)的發(fā)展，越來(lái)越多的用人單位或部門(mén)重視利用學(xué)籍檔案來(lái)了解畢業(yè)生的情況。一方面，畢業(yè)生個(gè)人在找工作或出國(guó)深造時(shí)需向聘用單位或國(guó)外高校提供其自身的學(xué)籍材料；另一方面，用人單位或其他部門(mén)為了辨別所招人員的個(gè)人信息真?zhèn)味枰_認(rèn)檔案。因此，學(xué)籍檔案利用率不斷上升的趨勢(shì)給學(xué)籍檔案管理工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)。

二、加強(qiáng)和改進(jìn)研究生學(xué)籍檔案管理工作的思考

目前，在院系層面上一些院系從各自不同的生源情況以及培養(yǎng)方案出發(fā)進(jìn)行不同的管理，但有的沒(méi)有形成規(guī)范的學(xué)籍檔案管理制度。由于研究生學(xué)籍檔案與其他的檔案有所不同，研究生入學(xué)至畢業(yè)有三到四年甚至更長(zhǎng)時(shí)間，學(xué)籍檔案形成時(shí)間跨度大，包括在學(xué)期間培養(yǎng)過(guò)程的重要材料，沒(méi)有規(guī)范的管理制度，會(huì)出現(xiàn)歸檔不全的問(wèn)題；又由于研究生教學(xué)分散在各院系，院系在立卷整理過(guò)程中，容易出現(xiàn)檔案質(zhì)量參差不齊的情況。

在一些高校中，院系研究生學(xué)籍檔案管理，主要有以下問(wèn)題：

1.研究生入學(xué)前檔案資料分散

每年報(bào)考研究生的學(xué)生，被通知調(diào)檔審查一般是5月份與7月份，拿到畢業(yè)證書(shū)兩次寄檔過(guò)程，容易疏忽造成學(xué)生檔案丟失或在交接過(guò)程中的脫節(jié)。又由于考生所在單位有的沒(méi)有及時(shí)將檔案寄往學(xué)生將就讀學(xué)校，或者將檔案寄到了非直接負(fù)責(zé)的檔案管理部門(mén)。這樣就使得一些學(xué)生在不同階段的檔案，存放在不同的學(xué)校，造成學(xué)生檔案不完整，不能統(tǒng)一進(jìn)行規(guī)范管理。

2.學(xué)籍檔案管理制度不完善

許多高校對(duì)研究生學(xué)籍管理制度還不夠完善，檔案意識(shí)不強(qiáng)，要求不嚴(yán)。存在檔案材料不齊全，價(jià)值不高的問(wèn)題。研究生缺乏學(xué)籍注冊(cè)意識(shí)的現(xiàn)象較為普遍。造成學(xué)籍注冊(cè)、學(xué)籍異動(dòng)記載不全等現(xiàn)象；有的對(duì)學(xué)生受到處分和取消處分，從休學(xué)到復(fù)學(xué)等等都缺乏登記，使學(xué)籍管理難以發(fā)揮制約、監(jiān)督和服務(wù)的作用，甚至無(wú)法給研究生培養(yǎng)、教學(xué)提供科學(xué)的、可靠的信息。

3.學(xué)籍檔案管理模式和手段落后

目前，多數(shù)高校學(xué)籍檔案管理的信息化程度較高，已實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化。但也有一些學(xué)校院系研究生學(xué)籍管理，從檔案材料收集、整理、鑒別、編排、裝訂到保管和利用基本上依靠傳統(tǒng)的手工操作，保管技術(shù)簡(jiǎn)陋單一，與科學(xué)化、信息化的要求差距甚大，難以適應(yīng)研究生教育和培養(yǎng)的需要。有的院系雖自主研發(fā)或購(gòu)買(mǎi)了校內(nèi)學(xué)生日常教務(wù)及管理系統(tǒng)，但僅能滿(mǎn)足日常管理的需要。特別是數(shù)據(jù)庫(kù)類(lèi)型不能兼容，難以保證學(xué)籍信息的實(shí)效性和準(zhǔn)確性，給學(xué)生查詢(xún)和核對(duì)造成極大不便。

三、加強(qiáng)與改進(jìn)學(xué)籍檔案管理工作的舉措

研究生學(xué)籍檔案，是研究生在學(xué)校期間學(xué)習(xí)情況的綜合反映，是個(gè)人起步的人事檔案資料，我們應(yīng)該從人事干部檔案管理的高度來(lái)認(rèn)識(shí)和看待研究生的學(xué)籍檔案管理。加強(qiáng)和改進(jìn)研究生學(xué)籍檔案管理工作，規(guī)范與完善研究生學(xué)籍檔案管理制度，應(yīng)受到每一位學(xué)籍管理工作人員的重視。針對(duì)目前高校存在的問(wèn)題，提出從新生入學(xué)報(bào)到、網(wǎng)上信息的錄入、課堂教學(xué)管理、檔案資料的歸檔和加強(qiáng)研究生學(xué)籍管理工作的領(lǐng)導(dǎo)的舉措。

1.及時(shí)了解和掌握研究生新生信息

要求新生根據(jù)錄取通知書(shū)內(nèi)的相關(guān)信息提前寄給院系，內(nèi)容：提供個(gè)人相關(guān)的基本信息、照片、學(xué)費(fèi)、保險(xiǎn)等。報(bào)到后及時(shí)錄入個(gè)人信息卡。院系在一個(gè)月內(nèi)做完對(duì)每位新生個(gè)人信息的審核確認(rèn)，在二個(gè)月內(nèi)學(xué)生完成體檢和個(gè)人學(xué)習(xí)計(jì)劃制訂。這些資料是研究生的原始資料，必須列入個(gè)人檔案。

2.實(shí)行檔案網(wǎng)絡(luò)化管理

隨著檔案信息逐漸走向數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，要加強(qiáng)培養(yǎng)熟悉檔案業(yè)務(wù)和計(jì)算機(jī)管理的專(zhuān)業(yè)人才，改革檔案工作程序，加速網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程。為方便教師及時(shí)了解學(xué)生以及學(xué)生了解自己的成績(jī)情況、網(wǎng)上選課、課程安排等，必須加強(qiáng)研究生個(gè)人信息、個(gè)人培養(yǎng)計(jì)劃的網(wǎng)上錄入管理及學(xué)生考試成績(jī)教師網(wǎng)上錄入的信息化管理工作。同時(shí)，要不斷增加經(jīng)費(fèi)投入，改善檔案管理設(shè)施和條件，使檔案工作向規(guī)范化、科學(xué)化方向發(fā)展。

3.完善研究生個(gè)人檔案資料的歸檔

研究生個(gè)人檔案中，包含有研究生入學(xué)前資料、黨團(tuán)材料、畢業(yè)生登記表、畢業(yè)生體檢表、報(bào)到證白聯(lián)、學(xué)位申請(qǐng)書(shū)、研究生信息表、學(xué)年小結(jié)表、研究生階段成績(jī)單、獎(jiǎng)勵(lì)材料、處罰材料等。這些資料需要系統(tǒng)整理，分類(lèi)組卷，仔細(xì)抄寫(xiě)，力求規(guī)范，存檔備查。

研究生學(xué)籍檔案屬于機(jī)要類(lèi)材料，歸檔后查閱、轉(zhuǎn)寄都必須嚴(yán)格按照管理辦法執(zhí)行。研究生成績(jī)、畢業(yè)答辯材料等重要資料歸檔應(yīng)一式兩份，一份交由學(xué)校檔案館長(zhǎng)久保存，另一份入研究生個(gè)人檔案，以保證研究生學(xué)習(xí)階段資料的完整。一旦學(xué)生的學(xué)籍異動(dòng)申請(qǐng)生效，學(xué)籍管理部門(mén)應(yīng)在作好相關(guān)數(shù)據(jù)的信息化記錄的同時(shí)，以書(shū)面的形式及時(shí)告知相關(guān)學(xué)院，建立起學(xué)籍管理部門(mén)、相關(guān)學(xué)院、個(gè)人檔案三方存留的管理機(jī)制。

4.增強(qiáng)檔案意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)研究生學(xué)籍檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)

研究生學(xué)籍檔案工作涉及學(xué)院各部門(mén)，光靠檔案人員負(fù)責(zé)是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，必須依靠院系領(lǐng)導(dǎo)的重視和全體教師的共同認(rèn)識(shí)和努力。因此，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，增強(qiáng)全員檔案意識(shí)是搞好研究生學(xué)籍檔案工作的重要保證。檔案工作要列入學(xué)院的年度計(jì)劃，由明確的崗位目標(biāo)責(zé)任制，規(guī)范考核辦法。檔案人員在提高自身素質(zhì)和服務(wù)質(zhì)量上下功夫，以提高檔案工作的整體水平。

四、結(jié)語(yǔ)

研究生的學(xué)籍檔案管理是一個(gè)較為系統(tǒng)和復(fù)雜的過(guò)程管理，必須增強(qiáng)檔案意識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，樹(shù)立以學(xué)生為中心的理念，以科學(xué)的信息化手段改進(jìn)學(xué)籍管理方式，進(jìn)一步完善研究生的學(xué)籍檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案管理的規(guī)范化和系統(tǒng)化。

參考文獻(xiàn)：

[1]孫榮平, 劉樹(shù)生. 淺析高校學(xué)籍檔案的管理與完善[ J] . 黑 龍江教育, 2005, ( 3) : 13- 17.

第8篇

一、技工學(xué)校學(xué)生檔案管理的一般特點(diǎn)

檔案是記載個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、學(xué)習(xí)和工作能力、學(xué)習(xí)和工作表現(xiàn)、學(xué)習(xí)和工作成績(jī)等內(nèi)容的文件材料，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用人才的重要依據(jù)。因此，許多技工學(xué)校根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》制訂了相應(yīng)的學(xué)生檔案管理的規(guī)定，并具有以下特點(diǎn)。

1.學(xué)生檔案歸檔范圍趨同。許多技工學(xué)校明確規(guī)定學(xué)生檔案的歸檔內(nèi)容為，學(xué)生在初中、高中（職高）畢業(yè)的相關(guān)材料、學(xué)生在校期間獲得的獎(jiǎng)勵(lì)與處分材料、有關(guān)政治面貌的資料、學(xué)籍表、學(xué)生教育實(shí)習(xí)鑒定表、體檢登記表等。同時(shí)有些學(xué)校為了適應(yīng)學(xué)校學(xué)生管理的需要也規(guī)定了可以將“其他應(yīng)當(dāng)歸檔的材料”作為歸檔內(nèi)容。但是由于這一規(guī)定過(guò)于模糊，操作性不強(qiáng)，學(xué)校基本上沒(méi)有此類(lèi)檔案。

2.學(xué)生檔案表現(xiàn)介質(zhì)單一。許多技工學(xué)校規(guī)定，學(xué)生檔案歸檔的材料必須是辦理完畢的正式材料。材料應(yīng)完整、齊全、真實(shí)、文字清楚、對(duì)象明確，由承辦部門(mén)蓋章，注明形成材料的時(shí)間。學(xué)生檔案材料的載體一般應(yīng)使用16開(kāi)規(guī)格的辦公用紙。文字須是鉛印、膠印、油印或用藍(lán)黑墨水、碳素墨水、墨汁書(shū)寫(xiě)，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及純藍(lán)墨水盒復(fù)寫(xiě)紙書(shū)寫(xiě)。除電傳材料須復(fù)印存檔外，一般不得用復(fù)印件代替原件存檔。由此可見(jiàn)，目前，技工學(xué)校學(xué)生檔案的表現(xiàn)介質(zhì)為紙質(zhì)檔案。

3.學(xué)生檔案利用規(guī)定嚴(yán)格。例如，技工學(xué)校一般都嚴(yán)格規(guī)定了只有管理者才有權(quán)查閱學(xué)生檔案，而學(xué)生無(wú)權(quán)查閱和借用檔案。學(xué)生只有在兩種情況下才能接觸到檔案，第一種情況是，在擇業(yè)期內(nèi)就業(yè)的學(xué)生可憑就業(yè)協(xié)議書(shū)復(fù)印件或用人單位調(diào)檔函調(diào)取檔案；第二種情況是，升學(xué)的學(xué)生可憑所升入學(xué)校開(kāi)具的調(diào)檔函或錄取通知書(shū)調(diào)取檔案。當(dāng)然，對(duì)于其他人員和組織要查檔案需履行相應(yīng)的手續(xù)方能查閱。

二、技工學(xué)校檔案管理創(chuàng)新的思路

眾所周知，學(xué)生檔案是反映學(xué)生個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷、思想政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力素質(zhì)等情況的文字材料。因此，學(xué)生檔案管理工作應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)依法辦事、規(guī)范管理、服務(wù)學(xué)生、服務(wù)社會(huì)和專(zhuān)人負(fù)責(zé)的原則，并在此基礎(chǔ)上力求創(chuàng)新。

1.學(xué)生檔案信息收集應(yīng)當(dāng)實(shí)用化。所謂實(shí)用，就是技工學(xué)校學(xué)生的檔案要能夠反映學(xué)生在校學(xué)習(xí)成長(zhǎng)的過(guò)程和痕跡。過(guò)去，我們收集的學(xué)生信息基本上是靜態(tài)的信息，不能反映出學(xué)生的接受技工學(xué)校教育后素質(zhì)水平的進(jìn)步，因此缺乏實(shí)用性。如果我們從實(shí)用化的維度思考學(xué)生檔案信息的收集，就會(huì)突破已有檔案管理理念的禁錮。使學(xué)生檔案信息的收集變得豐富起來(lái)。

2.學(xué)生檔案信息表現(xiàn)應(yīng)當(dāng)多樣化。所謂多樣，就是應(yīng)用多種介質(zhì)反映學(xué)生成長(zhǎng)信息。現(xiàn)在，已有成熟的電子化的管理系統(tǒng)可以記載有關(guān)學(xué)生的靜態(tài)信息。這為我們拓展記載學(xué)生成長(zhǎng)信息介質(zhì)，提供了有利條件。因此，我們有必要重視利用影像等記錄手段，將學(xué)生的成長(zhǎng)信息以多樣化的方式給予記載，這對(duì)于學(xué)生樹(shù)立學(xué)習(xí)信心，提高自我效能感；對(duì)于構(gòu)建學(xué)校教學(xué)資源，展示學(xué)校教育教學(xué)水平，促進(jìn)學(xué)生就業(yè)有著積極的作用。

3.學(xué)生檔案信息服務(wù)應(yīng)當(dāng)靈活化。所謂靈活化，就是要用現(xiàn)代檔案管理理念，重新審視我們的檔案管理規(guī)定，實(shí)現(xiàn)檔案管理在服務(wù)上的創(chuàng)新。提倡檔案管理服務(wù)是目前檔案管理改革的熱點(diǎn)。我們當(dāng)然要將涉及學(xué)生權(quán)益的檔案信息加以妥善保密。但是，隨著檔案管理內(nèi)容的拓展，有些信息是有利于學(xué)生成長(zhǎng)的。因此，需要我們將學(xué)生檔案中既有利于學(xué)生發(fā)展，又不侵害學(xué)生權(quán)益的信息提煉出來(lái)，靈活使用，以達(dá)到服務(wù)學(xué)生，服務(wù)社會(huì)的目的。

三、技工學(xué)校學(xué)生檔案管理創(chuàng)新的措施

技工學(xué)校的中心任務(wù)是為國(guó)家培養(yǎng)一線實(shí)用性技術(shù)人才。因此，技工學(xué)校學(xué)生檔案管理就應(yīng)著力從各個(gè)方面反映學(xué)生在校期間的成長(zhǎng)歷程，將其既作為學(xué)校考察、培養(yǎng)學(xué)生的原始材料，更要作為推薦學(xué)生就業(yè)的重要憑證和手段。這是應(yīng)對(duì)競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈的就業(yè)用人市場(chǎng)挑戰(zhàn)，所必須予以重視的工作。

1.應(yīng)將反映學(xué)生技能水平的實(shí)習(xí)實(shí)踐作品作為學(xué)生檔案的內(nèi)容之一。反映學(xué)生技能水平的實(shí)習(xí)實(shí)踐作品，可以說(shuō)是很多技工學(xué)校檔案管理的一個(gè)重要缺失。當(dāng)然，這與我們長(zhǎng)期以來(lái)，凡是檔案就應(yīng)保密的理念有關(guān)。正是這種理念，讓我們覺(jué)得學(xué)生實(shí)習(xí)實(shí)踐作品沒(méi)有保密價(jià)值，也就沒(méi)有必要?dú)w檔了。我們看到，許多發(fā)達(dá)國(guó)家在學(xué)校檔案管理中，特別注重將反映學(xué)生成長(zhǎng)經(jīng)歷的信息歸檔，予以長(zhǎng)期保存，并將其作為反映學(xué)校文化底蘊(yùn)的重要內(nèi)容。因此，作為培養(yǎng)高技能人才的技工學(xué)校，應(yīng)將學(xué)生實(shí)習(xí)實(shí)踐作品有選擇的加以歸檔。

2.應(yīng)將有利于學(xué)生就業(yè)的檔案信息整理復(fù)制，并向新生、學(xué)生家長(zhǎng)和用人單位展示。學(xué)生檔案的高效使用關(guān)系著學(xué)校、學(xué)生、用人單位各方面的切身利益。所以，在遵循有關(guān)檔案管理規(guī)定的基礎(chǔ)上，將那些無(wú)需保密但有利于滿(mǎn)足學(xué)生和學(xué)校發(fā)展需要的檔案信息，有計(jì)劃的加以整理和復(fù)制，是技工學(xué)校檔案管理創(chuàng)新的必要措施。

3.應(yīng)將畢業(yè)生就業(yè)后能體現(xiàn)學(xué)生教育教學(xué)績(jī)效的信息，追加收錄到其檔案中。當(dāng)前，終生教育已成為人民的共識(shí)，畢業(yè)生也是學(xué)校發(fā)展和在校生成長(zhǎng)的重要資源。我們要破除“學(xué)生畢業(yè)，與學(xué)校無(wú)關(guān)的”看法。所以，我們建議，技工學(xué)院要重視畢業(yè)生發(fā)展信息的收集，這會(huì)提示畢業(yè)生對(duì)母校的歸屬感和責(zé)任感，也會(huì)激發(fā)他們?cè)诠ぷ髦械臉s譽(yù)感和成就感。

4.應(yīng)將學(xué)生作為自己檔案建立、完善的主體之一。以人為本，發(fā)揮學(xué)生自我教育、自我成長(zhǎng)的潛能，是當(dāng)代教育哲學(xué)的重要命題。作為學(xué)生管理重要內(nèi)容的學(xué)生檔案管理業(yè)必須與時(shí)俱進(jìn)。因此，我們認(rèn)為，讓學(xué)生在自己檔案信息構(gòu)建的活動(dòng)中有話語(yǔ)權(quán)，本身就是對(duì)學(xué)生的有效激勵(lì)，能激發(fā)他們的榮譽(yù)感。所以，發(fā)揮學(xué)生作為教育主題的主觀能動(dòng)性，是提升技工學(xué)校學(xué)生檔案管理水平的一個(gè)重要表征。

第9篇

關(guān)鍵詞：高校；學(xué)籍檔案；管理

中圖分類(lèi)號(hào)：G647.24　文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1673－2111(2008)10－072－03

作者：宗青，湖南財(cái)經(jīng)高等專(zhuān)科學(xué)校講師；湖南，長(zhǎng)沙，410079

學(xué)籍檔案，對(duì)于即將走向社會(huì)的畢業(yè)生來(lái)說(shuō)是極為重要的“信譽(yù)卡”，原因在于他記載著大學(xué)生成長(zhǎng)經(jīng)歷，思想品德、學(xué)習(xí)成績(jī)、個(gè)人特長(zhǎng)及身理心理健康狀態(tài)等信息。是反映學(xué)生綜合素質(zhì)的重要依據(jù)。準(zhǔn)確齊全、完整規(guī)范的學(xué)籍檔案，既是大學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間德、智、體、美等方面的真實(shí)寫(xiě)照，又為學(xué)生畢業(yè)時(shí)用人單位招聘人才提供重要依據(jù)，而且在畢業(yè)生將來(lái)步入社會(huì)上崗后的定崗、定職、晉級(jí)、出國(guó)深造等方面發(fā)揮重要憑證作用。所以規(guī)范高校學(xué)籍檔案、建全管理制度是前提。

一、學(xué)籍檔案的特點(diǎn)

學(xué)籍檔案作為教學(xué)檔案管理工作的重要組成部分，是學(xué)校對(duì)學(xué)生在校期間進(jìn)行管理、考核時(shí)直接形成具有保存價(jià)值的歷史記錄，它的形成與其它檔案的形成有著很大的區(qū)別。

(一)、學(xué)籍檔案形成的周期性

學(xué)生在校的活動(dòng)形成了學(xué)生檔案，學(xué)生檔案的形成周期與其它檔案的形成有許多不同之處。例如：文書(shū)檔案整理規(guī)定跨年度的文件，除年度計(jì)劃、總結(jié)等文件外，原則上不允許組在一個(gè)案卷中；科技檔案的整理要求以一個(gè)項(xiàng)目、課題等為對(duì)象，組成若干案卷，卷內(nèi)文件形成時(shí)間不受年度約束；教學(xué)檔案整理則要求，以一個(gè)學(xué)年度為單位進(jìn)行歸檔。而學(xué)生學(xué)籍檔案作為教學(xué)檔案的組成部分，其形成周期又有自身特點(diǎn)，每個(gè)畢業(yè)生的學(xué)籍形成周期是從學(xué)生入校起至畢業(yè)為止四年的連續(xù)記錄，因此學(xué)籍檔案形成是有它自身的周期性。

(二)、學(xué)籍檔案內(nèi)容的廣泛性

學(xué)籍檔案的內(nèi)容與其他檔案有很大的差異，它不但反映了學(xué)生的個(gè)人情況，而且反映了院(系)常規(guī)教學(xué)和管理情況，其涉及面是廣泛的，涉及內(nèi)容是多樣的，具有廣泛性。例如：文書(shū)檔案中多項(xiàng)內(nèi)容不允許組在一個(gè)案卷中，而學(xué)籍檔案的內(nèi)容包括學(xué)生在校四年各門(mén)課程的學(xué)業(yè)成績(jī)、獎(jiǎng)懲情況、學(xué)籍變動(dòng)情況、畢業(yè)資格審核、個(gè)人基本情況以及家庭基本情況等。

(三)、學(xué)籍檔案電子文件與紙質(zhì)文件的共存性

院(系)學(xué)籍檔案的管理通常采取紙質(zhì)檔案與電子檔案共同管理的形式，也就是采用雙軌制。雙軌制管理的好處在于能夠從大量原始文件中快速地調(diào)閱所需的內(nèi)容，大大提高了學(xué)籍工作的管理效率，檢索速度和查準(zhǔn)率。

二、目前高校學(xué)籍檔案管理的狀況

學(xué)籍檔案作為學(xué)校檔案的重要組成部分，也是學(xué)校檔案中所占比率較多的一部分，它真實(shí)的記錄了每一位學(xué)生在學(xué)校的成長(zhǎng)歷程。然而，不少高校的學(xué)籍檔案管理手段還相當(dāng)滯后，很難適應(yīng)當(dāng)前形勢(shì)發(fā)展的需要。主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

(一)、原始學(xué)籍檔案的信息數(shù)據(jù)不完整，整理不規(guī)范。

學(xué)生畢業(yè)前學(xué)籍檔案大多由學(xué)生所在班級(jí)的班主任老師負(fù)責(zé)填寫(xiě)、保管，個(gè)別班主任的檔案記錄不規(guī)范，有的使用圓珠筆、鉛筆填寫(xiě)，造成字跡模糊不清，不利于檔案長(zhǎng)期保存；有的未按要求填寫(xiě)，經(jīng)常出現(xiàn)缺欄、少目現(xiàn)象，使學(xué)籍檔案不能準(zhǔn)確、完整地反映真實(shí)情況；同時(shí)，由于信息登記不完整，提供資料欠準(zhǔn)確：容易造成同名同姓學(xué)生的檔案混亂；給畢業(yè)生辦理檔案時(shí)引起麻煩。還有的高校原有學(xué)籍檔案的檢索工具僅僅是手工抄寫(xiě)制作的案卷目錄，且由于學(xué)籍檔案數(shù)量太多，有的沒(méi)有制作相應(yīng)的全目錄，因此，一旦查閱檔案者記不清楚確切的畢業(yè)屆次、班級(jí)時(shí)，僅靠記憶檢索，就猶如大海撈針，花費(fèi)了大量時(shí)間也不一定能找到，大大影響了檔案的查全率、查準(zhǔn)率、給查閱者和檔案員帶了一定困難。

(二)、檔案材料內(nèi)容空泛，不能真實(shí)反映學(xué)生綜合素質(zhì)。

集中體現(xiàn)在畢業(yè)生鑒定和平時(shí)考核方面，內(nèi)容平淡空洞，評(píng)語(yǔ)格調(diào)一致，缺泛個(gè)性特點(diǎn)。由于畢業(yè)生檔案材料的內(nèi)容只記載其在校學(xué)業(yè)、成績(jī)及政治表現(xiàn)，而他的社會(huì)活動(dòng)能力，組織創(chuàng)新能力等綜合素質(zhì)方面的材料卻沒(méi)有反映。而這些內(nèi)容恰恰可以從某種程度上反映學(xué)生的綜合能力和素質(zhì)，也正是用人單位所需要了解的重要情況。

(三)、檔案使用效率低，轉(zhuǎn)遞較為混亂。

一方面雖然絕大部分高校學(xué)生檔案室配有計(jì)算機(jī)，但沒(méi)有一套完善的管理系統(tǒng)，畢業(yè)生材料沒(méi)有全部輸入進(jìn)去，其作用難以真正發(fā)揮。另一方面，目前高校畢業(yè)生檔案基本上是落實(shí)具體單位之后才能將檔案轉(zhuǎn)遞出去，在這些轉(zhuǎn)遞過(guò)程中，難免會(huì)造成檔案遺失現(xiàn)象

(三)利用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用的程度很有限。主要表現(xiàn)在國(guó)家實(shí)施電子注冊(cè)制度之前相關(guān)的學(xué)籍檔案管理，屬非公開(kāi)上網(wǎng)范圍，但實(shí)際操作起來(lái)有諸多的困難：

其一，1994年《分類(lèi)法》頒布之前，高校檔案管理沒(méi)有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，涉及學(xué)籍檔案管理材料的管理潛在著不規(guī)范的可能；由于歷年的招生與錄取名冊(cè)、學(xué)生學(xué)籍表、成績(jī)表等的填寫(xiě)以手寫(xiě)體居多，多年來(lái)經(jīng)手的人眾多，書(shū)寫(xiě)難以規(guī)范，其中涉及的數(shù)據(jù)繁復(fù)，表格規(guī)格多樣，要對(duì)這些材料進(jìn)行電腦管理并非一蹴而就。

其二，紙質(zhì)與磁性介質(zhì)材料的收集脫節(jié)。辦公自動(dòng)化的條件下，教學(xué)部門(mén)定期對(duì)在校學(xué)生成績(jī)進(jìn)行計(jì)算機(jī)著錄，待學(xué)生畢業(yè)后形成一份完整的紙質(zhì)材料移交給檔案部門(mén)，由于受到技術(shù)維護(hù)、保密措施、病毒預(yù)防等因素的制約，歷時(shí)幾年后與紙質(zhì)材料相匹配的磁性載體其完整性、安全性難以保障，故不同載體要達(dá)到同步、完整收集有一定的難度，這在客觀上影響了檔案部門(mén)現(xiàn)代化管理的進(jìn)程。

三、網(wǎng)絡(luò)招生對(duì)學(xué)籍檔案的影響

目前高校遠(yuǎn)程網(wǎng)上錄取或局域網(wǎng)錄取，與傳統(tǒng)的招生錄取方式相比，考生電子檔案建立以及被網(wǎng)上錄取考生的紙質(zhì)檔案的管理方面存在較多混亂，表現(xiàn)在以下方面：

一是考生電子檔案所反映的內(nèi)容不夠清晰有效，有的指標(biāo)表達(dá)的含義對(duì)高校老師而言還存在理解上的困難。

二是電子檔案中的“考生評(píng)估”一欄填寫(xiě)的內(nèi)容不真實(shí)，有的省份填寫(xiě)認(rèn)真，有的省份則只有“正常”“合格”等字，有的省份干脆是空白。

三是被錄取考生紙質(zhì)檔案建檔、寄發(fā)存放混亂。過(guò)去，開(kāi)學(xué)后全部學(xué)生檔案都能到齊，便于對(duì)考生進(jìn)行復(fù)查。實(shí)行網(wǎng)上招生后，紙質(zhì)檔案寄發(fā)變成多途徑，有的是考生自己帶到學(xué)校，有的是由招生辦寄發(fā)，有的省份僅送一張錄取學(xué)生電子檔案光盤(pán)到高校了事，給高校學(xué)生學(xué)籍的檔案管理帶來(lái)了很多不利的因素。

四、規(guī)范學(xué)籍檔案管理的對(duì)策與措施

高校學(xué)籍檔案管理工作是一項(xiàng)繁、雜、重的工作，隨著辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大、專(zhuān)業(yè)設(shè)置和學(xué)生人數(shù)的增加，原來(lái)的學(xué)籍管理體系已不能適應(yīng)高校發(fā)展的要求。因此， 運(yùn)用先進(jìn)的信息傳播技術(shù)建立一套完整的、規(guī)范的學(xué)生學(xué)籍信息資料管理系統(tǒng)，以便快捷地錄入、統(tǒng)計(jì)、查詢(xún)、檢索學(xué)生的各類(lèi)信息，及時(shí)了解學(xué)生的學(xué)習(xí)情況，使不同校區(qū)、系部的分級(jí)管理達(dá)到資源共享，協(xié)同管理，實(shí)現(xiàn)管理信息化、規(guī)范化和科學(xué)化。筆者認(rèn)為學(xué)籍檔案的管理機(jī)制應(yīng)根據(jù)高教改革的發(fā)展趨勢(shì)和高校學(xué)籍檔案管理的需要，對(duì)學(xué)籍檔案的管理可從以下幾個(gè)方面考慮予以規(guī)范：

(一)、加強(qiáng)對(duì)學(xué)籍檔案的基本管理。

1、增強(qiáng)檔案意識(shí)，健全規(guī)章制度。增強(qiáng)全員檔案意識(shí)是搞好高校學(xué)籍檔案工作的重要保證。可采取編制《檔案法學(xué)習(xí)材料》組織全校師生學(xué)習(xí)，進(jìn)行檔案法知識(shí)競(jìng)賽，在簡(jiǎn)報(bào)上開(kāi)辟檔案知識(shí)欄，以定期介紹檔案小知識(shí)等手段提高全員檔案意識(shí)，同時(shí)健全檔案管理制度，使檔案工作有明確的崗位目標(biāo)責(zé)任制。

2、抓好各個(gè)環(huán)節(jié)，規(guī)范檔案管理。從學(xué)生一進(jìn)校起就要把新生的各類(lèi)表格、卡片進(jìn)行統(tǒng)一保管。筆、字、項(xiàng)目、頁(yè)碼、組卷、裝訂、檢查、轉(zhuǎn)遞等都必須統(tǒng)一規(guī)范。

3、采取計(jì)算機(jī)檢索，提高利用率。學(xué)校檔案室應(yīng)購(gòu)置專(zhuān)業(yè)的檔案管理軟件將學(xué)籍檔案的案卷級(jí)、文件級(jí)條目全部錄入計(jì)算機(jī)，借助計(jì)算機(jī)查閱學(xué)籍檔案，以提高檔案利用的查準(zhǔn)率和查全率。并可采取以下構(gòu)想：

(1)網(wǎng)絡(luò)版學(xué)籍管理系統(tǒng)的構(gòu)想。根據(jù)當(dāng)前高校學(xué)籍檔案信息管理的發(fā)展趨勢(shì)，以及本校跨校區(qū)延伸管理和二級(jí)學(xué)院分級(jí)管理的實(shí)際情況，可建立網(wǎng)絡(luò)版學(xué)籍管理系統(tǒng)的構(gòu)想。它由學(xué)籍信息管理、成績(jī)信息管理、教研室成績(jī)報(bào)送、信息查詢(xún)等幾部分組成。該系統(tǒng)從學(xué)生入學(xué)、在校期間到畢業(yè)發(fā)證等全過(guò)程實(shí)現(xiàn)“一條龍”學(xué)籍檔案信息化管理。

(2)學(xué)籍信息管理模塊的構(gòu)想。學(xué)籍信息管理模塊不但可以批量錄入數(shù)據(jù)，而且可以從招生庫(kù)等其他數(shù)據(jù)庫(kù)導(dǎo)入相關(guān)學(xué)生資料，按不同校區(qū)、系所、專(zhuān)業(yè)、學(xué)制編班編學(xué)號(hào)，建立全校學(xué)生的基本信息數(shù)據(jù)庫(kù)。可以根據(jù)不同條件快捷地查詢(xún)各年級(jí)、各專(zhuān)業(yè)的學(xué)生情況，并進(jìn)行學(xué)生休學(xué)、復(fù)學(xué)、留級(jí)、退學(xué)等學(xué)籍異動(dòng)管理。學(xué)生基本信息庫(kù)里的資料可以和國(guó)家教委的“普通高等學(xué)校學(xué)籍學(xué)歷管理系統(tǒng)”的相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行導(dǎo)入、導(dǎo)出處理。

(3)成績(jī)管理模塊的構(gòu)想。成績(jī)管理模塊把過(guò)去的成績(jī)庫(kù)、補(bǔ)考成績(jī)庫(kù)、重修成績(jī)庫(kù)等合并成網(wǎng)絡(luò)版的成績(jī)庫(kù)，庫(kù)里有學(xué)號(hào)、姓名、分院、系所、培養(yǎng)層次、班級(jí)、專(zhuān)業(yè)等字段，可供查詢(xún)學(xué)業(yè)成績(jī)用。在滿(mǎn)足不同的條件下，可以統(tǒng)計(jì)不同年級(jí)、不同專(zhuān)業(yè)的學(xué)業(yè)成績(jī)、年級(jí)排名，各種數(shù)據(jù)報(bào)表的統(tǒng)計(jì)、制作、打印等。

(4)成績(jī)報(bào)送。各科考試完畢，相關(guān)教研室登陸校園網(wǎng)上的“學(xué)生綜合信息管理系統(tǒng)”，錄入學(xué)生成績(jī)并進(jìn)行試題分析、打印學(xué)生成績(jī)頻數(shù)圖及成績(jī)冊(cè)，同時(shí)將考試成績(jī)從網(wǎng)上“提交”給學(xué)籍管理科，學(xué)籍管理科審核后，再將成績(jī)“提交”到學(xué)校學(xué)生總成績(jī)庫(kù)，有關(guān)人員即時(shí)可在校園網(wǎng)各終端機(jī)上查閱學(xué)生的考試成績(jī)。

(5)學(xué)籍信息資料查詢(xún)。各終端用戶(hù)，如不同校區(qū)，二級(jí)學(xué)院、教研室及相關(guān)人員可以根據(jù)操作權(quán)限在校園網(wǎng)上查詢(xún)?cè)谛W(xué)生人數(shù)、學(xué)生的個(gè)人資料和各科成績(jī)；學(xué)生可以通過(guò)校園網(wǎng)查閱并校對(duì)自己的學(xué)籍資料，查詢(xún)各科學(xué)業(yè)成績(jī)；學(xué)生的在學(xué)成績(jī)單、學(xué)生證、考試證和學(xué)籍卡等可以打印出來(lái)；二級(jí)學(xué)院、政治輔導(dǎo)員可在校園網(wǎng)上查閱學(xué)生的補(bǔ)考、重修人數(shù)、考試成績(jī)、平均成績(jī)、打印學(xué)生成績(jī)冊(cè)等。學(xué)籍信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用，可以避免數(shù)據(jù)錄入過(guò)程的人為誤差，減少重復(fù)勞動(dòng)，提高工作效率。同時(shí)，它與其他的教學(xué)管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)資源共享，實(shí)現(xiàn)教學(xué)管理規(guī)范化、信息化和科學(xué)化。

(二)加強(qiáng)網(wǎng)上招生檔案的管理。

1、制定相關(guān)規(guī)定，明確考生檔案管理的政策要求。招生辦必須在每次考生建立電子檔案的同時(shí)，建立紙質(zhì)檔案；被錄取的考生檔案中，應(yīng)包括電子檔案和紙質(zhì)檔案；被錄取考生的紙質(zhì)檔案一律由招生辦歸中管理。

2、保證考生檔案填寫(xiě)內(nèi)容的真實(shí)性與檔案內(nèi)容的完整性。考生紙質(zhì)檔案歸檔項(xiàng)目要統(tǒng)一規(guī)范，全日制、函授生、自考生層次教育的檔案都應(yīng)歸入紙質(zhì)檔案，內(nèi)容包括畢業(yè)生登記表、考試成績(jī)登記表、學(xué)生評(píng)估表、獎(jiǎng)懲情況等，對(duì)已參加工作考取大學(xué)的考生檔案還應(yīng)包括其中工作期間的檔案材料。

3、各招辦應(yīng)承擔(dān)學(xué)生紙質(zhì)檔案寄發(fā)職責(zé)，確保考生檔案的安全性與及時(shí)性。為保證數(shù)據(jù)的完整和防止篡改，檔案部門(mén)對(duì)檔案要定期備份。

4、各校應(yīng)盡快建立紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的學(xué)生綜合檔案管理模式。要確保考生紙質(zhì)檔案能及時(shí)準(zhǔn)確到位，沒(méi)有到位的考生紙質(zhì)檔案要及時(shí)向考生所在招生辦催交；為便于今后查閱，必須對(duì)考生電子檔案信息刻錄成光盤(pán)。

(三)、加強(qiáng)檔案干部隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案工作人員素質(zhì)。