時間：2023-09-22 15:32:18
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一、需求分析
桌面云的建設可實現隨時、隨地、隨需、安全、可靠、快速、易管理、彈性擴展、平滑遷移的效果。用戶能夠有24小時的桌面訪問環境；可通過企業單位外網和Internet網絡進行訪問；可通過電腦、瘦客戶機、平板電腦、智能手機等多種方式訪問桌面；實現桌面環境的高可靠性、快速上線和部署；管理人員可對整個計算中心環境進行可視化的運維管理。1．網絡環境需求分析桌面云通過網絡實現用戶通過終端對桌面環境的訪問，由于企業單位項目存在視頻和多媒體的使用，因此統一選擇使用具有適用于高延遲網絡PCoIP協議，在網絡中部署QoS時也更容易制定策略。根據帶寬需求，制定不同應用環境實際需求的帶寬。其中，采用百兆到桌面的有線局域網；采用千兆部署服務器端；千兆帶寬的接入交換機上聯；2GB以上的客戶端緩存的內存存儲。在實訓機房現有網絡環境中，需要在QoS設計時實現對PCoIP的傳輸優先級和帶寬保障，尤其是在容易出現瓶頸的廣域網。2．計算資源需求分析存儲資源的需求分析主要來自于IOPS和存儲容量兩方面的需求。基于存儲使用上的差異，結合桌面的技術特點，可采取SSD存儲和通用磁盤存儲結合的方式來進行設計。按15個桌面模板（每模板20GB空間）規劃SSD存儲容量，所需的存儲容量為300GB，需配置300GSAS（1萬轉）12塊（raid5）。
二、桌面云的建設設計
桌面云的建設設計堅持實用性、先進性、經濟性、開放性、標準化、可擴充、可維護等原則。任何云平臺信息系統都不能做到絕對的安全，尤其是面臨著云計算應用環境的諸多新的變化。在辦公信息化桌面云的建設過程中，要折中和平衡安全風險、安全需求和安全成本，安全需求過多必然會導致運行的復雜化和成本的增加。因此，整個桌面云的建設需要注重實效、統籌規劃，以確保企業單位資金的合理使用。1．桌面云的構架在桌面云建設時，采用業內最主流的VirtualDesktopInfrastructure（VDI）架構與部署方式。它基于底層的硬件資源和中間層的虛擬化軟件，通過上層的桌面虛擬化應用軟件，為終端用戶提供虛擬桌面交付模式。VDI解決方案中所提供的桌面虛擬化不僅充分利用了服務器端的計算能力，而且提供了強大而靈活的用戶PC管理能力，同時具有很強的可擴展性和顯著的能源節約優勢，消除了傳統個人電腦管理模式中的很多缺點。在VDI解決方案中，主要有三類核心組件，它們構成了桌面虛擬化中VDI解決方案的基礎。第一，虛擬化服務器和支撐基礎資源。通過虛擬化服務器，進行虛擬桌面的創建、刪除、遷移等管理功能。底層支撐基礎資源是正常運行的虛擬化服務器的基礎，是整個VDI解決方案中最底層的組件。虛擬化服務器和底層支撐基礎資源共同作為VDI解決方案中一種基礎組件為上層提供了基本的計算能力。第二，虛擬桌面實例。它的目標是為用戶提供簡易、方便的辦公和娛樂功能，而不是厚重和強大的應用服務承載能力。第三，ConnectionBroker組件。它是VDI解決方案中非常核心的一個功能組件。它的基本功能是對于終端用戶的認證和管理；對于虛擬桌面實例電源狀態的管理；對于虛擬桌面實例和終端用戶之間的連接管理；對于虛擬桌面實例和終端用戶的關系映射管理等。2．網絡環境設計桌面云的網絡環境設計分為：虛擬化服務器平臺與存儲間連接、虛擬化基礎平臺中服務器與服務器間的通訊網絡連接和客戶端與數據中心虛擬機之間的通訊網絡連接三部分。在桌面云的虛擬化服務器平臺與存儲間連接時，采用1G／10G以太網連接的IPSAN陣列。用戶虛擬桌面集中存儲在后臺存儲中，在系統啟動、數據拷貝的讀寫過程中，數據在存儲和虛擬化基礎服務器間流動，以上班開機高峰時機為例，1G的以太網連接基本可以滿足要求。同時，采用雙鏈路冗余機制可以避免服務器與存儲間的通訊線路故障而導致所有應用停機的問題。即每臺服務器與存儲間都有兩條獨立的鏈路。在桌面云的虛擬化基礎平臺中服務器與服務器間的通訊網絡連接時，為達到最好的應用效果，可以在虛擬化服務器平臺啟用“自動負載平衡、HA以及vMotion”等高級特性，在這些特性使用過程中，需要在各虛擬化基礎服務器間遷移虛擬機，遷移時網絡帶寬越大、網絡環境越簡單則遷移效果越好，因此，可以采用全1000M網絡連接用來部署獨立的虛擬化基礎服務器間的交換網絡。在桌面云的客戶端與數據中心虛擬機之間的通訊網絡連接時，客戶端與托管的虛擬桌面間采用PC－over－IP協議連接，采用有線局域網內百兆到桌面、服務器端必須采用千兆部署、接入交換機上聯保證千兆帶寬、廣域網環境各客戶端1M出口帶寬的方式就可以達到較流暢的效果。3．服務器環境設計桌面云的服務器環境設計分為SSD磁盤和通用磁盤磁盤兩部分。在SSD磁盤設計時，采用2塊SSD硬盤，兩塊800GB做RAID1，存放40個20GB的虛擬桌面鏡像。在通用磁盤存儲設計目的是為用戶的桌面數據提供存儲空間。未來的擴容可考慮采用縱向擴展和橫向擴展兩種方式。縱向擴展即增加存儲擴展柜，保持整個存儲架構的不變。橫向擴展則是利用VMware的vSAN技術，充分利用服務器已有的磁盤空間來作為存儲空間。
三、桌面云的優勢
1．1時展的必然要求高校所應用的數據信息具有來源廣泛、需求量大、專業性強等特點，大數據的開發運用為高校信息工作提供新的技術手段，同時，也對高校的信息發展理念、處理模式和運行機制提出更高的要求。高校辦公室作為高校綜合管理、組織協調工作的核心，在高校信息化建設工作中發揮著至關重要的作用，辦公室信息化程度也成為衡量高校管理水平和綜合實力的重要指標。因此，順應信息化發展潮流，更新信息處理方式，加強高校辦公室信息化建設，是提升高校教育整體水平的必然要求，也是實現高等教育現代化目標的應有之意。
1．2高校自身發展的迫切需要在現代信息技術的推動下，高等教育領域面對更廣泛的需求、更開放的教學模式、更高效的管理要求等新態勢，高校在深化管理體制改革的過程中也面臨許多新情況新問題。因此，在進行決策時，領導層必須依靠準確、及時、全面的信息材料，才能作出科學的決策。因為大數據時代帶來的是信息資源的極度膨脹，不像以往在網絡上簡單搜索瀏覽，或從資料庫里直接提取就能獲得有用信息。高校辦公室作為高校重要的行政管理部門和信息中心，承擔著對信息進行采集、整理、分析的重任，必須加快信息化建設的步伐，才能滿足高校教育事業發展的需要。
1．3高校辦公室強化職能的重要手段從高校辦公室的現狀來看，在原有的基礎上進一步強化科學管理，完善服務功能，是高校辦公室不斷追求的目標。信息化建設對于強化高校辦公室的協調、服務和管理職能具有重要的促進作用，不僅體現在效率的提高、成本的節約上，更重要的是通過信息化建設可以推動信息的科學化管理，促進信息處理流程的革新［1］。目前，大數據技術的應用無疑是辦公室管理者的一把利劍，它帶來的不僅是技術的革新，也帶來了管理思想的變革，高校辦公室必須開拓信息視野，更新信息觀念，以此不斷提升辦公室的整體工作水平。
2高校辦公室信息化建設存在的問題
2．1意識不到位，行政人員素質有待提高在新形勢下，高等學校教育事業的發展要求高校領導層、管理部門、行政人員和廣大師生進一步增強信息意識。然而在現實中，高校部分領導尚未認識到信息技術在科學管理、民主決策等方面的作用，認為信息技術只是處理日常業務的工具，不愿加大對網絡設備、辦公系統等建設的投入，使信息化建設難以得到應有的重視。同時，高校辦公室人員也未能意識到世界信息技術的迅猛發展對辦公自動化等帶來的便利，只滿足于用傳統的辦公模式完成工作，導致自身信息技術知識缺乏，知識更新速度慢，減緩了信息化建設的步伐。
2．2基礎設施落后，信息管理系統有待完善辦公室信息化建設需要一定的硬件設施，而大數據等新技術的產生，需要更先進、更快速的信息處理設備。但實際情況是，有的高校服務器系統網絡帶寬窄、容量小，有的網絡管理雖然聯通，但沒有真正運轉起來，利用率低。另外，校園整體的網絡布局一般由信息技術中心負責，主要任務是網絡的設計開發、基礎設施的配置等，但關于辦公室信息化的建設，會存在對整體規劃和管理有認識偏差，無法宏觀把握信息化建設要求的問題［2］。因此，難以形成一體化的信息處理流程和完善的信息服務系統，未能建立起完整的、高效率、高質量的信息自動化系統。
2．3共享程度低，信息工作制度有待健全高校辦公室信息化的建設，應該是一項有機的系統工程，但由于各高校在信息化建設方面的投入無法長期持續，導致建設成果缺乏連貫性和兼容性，體現在缺乏必要的全局規劃，沒有建立起全校性的信息處理平臺，信息資源在學校各部門各院系之間無法共享，信息孤島現象嚴重。此外，制度建設上也存在相對滯后的情況。有的高校雖然建立起覆蓋全校的信息網絡，但是因為制度的不健全，加之行政人員信息化辦公意識淡薄或人員出現變動，無法保障信息及時處理，影響了整個辦公系統功能的發揮。
3大數據背景下高校辦公室信息化應對策略
3．1重視辦公室信息化建設，建立完善的信息工作機制一方面，學校領導層應提高對辦公室信息化建設重要性、緊迫性的認識，大數據技術的出現，使信息的準確性和關鍵性的特點更加凸顯，為高校領導層把握高等教育發展規律提供了良好條件。另一方面，必須強化辦公室行政人員的信息化意識，特別是轉變觀念、更新知識、不斷提高計算機操作水平和互聯網等新媒體的應用技能的意識。另外，高校還要建立起健全的規章制度和完善的工作機制，以規范的管理促進信息化建設。首先，需要制定信息收集、整理、傳遞、反饋等規章制度，明確相關部門工作內容、程序和職責;其次，要建立一個以辦公室為中心的，覆蓋全校、縱橫結合的信息網絡，能夠迅速、全面地捕捉信息，并能夠使信息在各單位順暢傳遞;最后，建立信息反饋機制和檔案管理機制，實現對信息工作全過程有效的管理和保存。
3．2加快信息化基礎設施建設，健全數據信息系統隨著計算機和網絡技術的不斷發展，推進信息工作的自動化、網絡化、電子化，是實現高校辦公室信息化建設的必然趨勢。一方面，應建設安全、可靠、開放、高效的信息網絡，引入辦公自動化系統，推行電子校務，實現方便快捷的辦公信息和查詢，使各部門日常業務工作的規范化、電子化、標準化［3］;另一方面，應積極建立全校性的業務數據運行系統，收集學校各項業務基礎數據，同時合理采集網絡信息資源，充分借助大數據技術對校內外數據資源進行分析，實現信息處理的計算機化、信息分析的精細化、信息存儲的有序化和信息檢索的自動化，實現教育信息資源的交流與共享。
前言
21網絡及移動通訊技術得到了迅猛的發展，同樣現代化企業信息平臺的建設促使企業辦公自動化在技術層面上有了長遠的發展。在這樣一個時代，紙張似乎是過時的代名詞，自動化辦公表面上可以減少了紙張的使用，最終形成無紙化辦公的理想化模式。但就目前實際情況，無紙化辦公在實踐當中還存在諸多問題。
1.企業用紙的現狀
制造一噸紙，不僅要砍伐20棵大樹，還要排放幾十噸污水，這就等于間接的破壞環境，增加污染，因此不論是從保護地球的生態環境出發，還是從提升企業辦公自動化水平來說，我們都要大力的提倡無紙化辦公。某煤化工企業人均每天紙張消耗量大約是9張A4紙。雖然這種狀況可以得到一個大幅度的降低。然而在企業信息化平臺建設和自動化辦公的實施過程中，無紙化辦公究竟能否真正實現。
2.某煤化工企業信息化平臺建設辦及存在的問題
2.1該企業信息化平臺建設情況及現狀
該企業建設于“十一五”期間，信息化程度相對較高，企業內部有完備的網絡硬件和軟件平臺，辦公自動化相當完備，并實現了以下功能。
2.1.1建立了內部信息交流平臺
OA系統具備內部電子郵件發送以及支持即時遠程對話功能，并有文件定向點對點、點對面傳輸和提示功能，內部文檔資料信息的交換與交流十分便捷，大大減少了復印操作帶來的紙張的使用。
2.1.2建立了企業信息的平臺
企業的規章制度、公告事項、新聞事件、生產日報等能夠通過信息化平臺在企業內部有效傳達，減少了文件、制度、公告、新聞等的用紙。
2.1.3實現企業內部工作流程的自動化
企業內外部的文件下發、呈批件、檔案管理、資料整理、報表傳遞、會議通知等均可以用電子起草、審批、會簽、傳閱、簽發、歸檔等網絡化流轉方式，大大提高了辦公效率。減少工作中復雜環節，也減少了紙張的使用。
2.1.4極大提高了后勤系統的辦公效率
會務、用餐、車輛、辦公用品等管理與各種后勤系統辦公通過電子信息的快速流轉、記錄保存，使得在這一過程中得申請、報表批示等相關用紙也得到了有效地控制。
2.2在節紙方面存在的問題
從上面內容可以看出該企業運用信息化平臺提高了辦公自動化程度，提高了辦公效率。但是通過調查，該企業的辦公用紙量還處在一個比較高的水平上，主要有以下幾個方面：
2.2.1由于網絡信息平臺的和計算機普及程度的提高，在企業信息換平臺建設和完善過程中各種信息資料在復制粘貼化過程中傳遞量會出現爆發狀況，再加上打印設備的完備便捷，使得使用的辦公打印用紙量呈現出一種井噴的狀態。
2.2.2信息化平臺建設初期由于人員傳統的行為習慣使然，一些非必要打印的文件資料覺得打印出來才能更直觀，導致無論資料有無必要都要打印成紙質版，增加了辦公用紙量。
2.2.3該企業的信息是基于管理人員之間的傳遞和，對于某些緊急或十分重要的信息要完全通知到每一個職工，則由車間網絡管理員借助紙張打印后張貼，從車間到工段再到班組進行有效傳達，在此過程中企業大量信息傳遞在末端依然要借助紙張。
2.2.4目前由于系統的安全性只有管理層員工才擁有OA系統及ERP賬號，這就在一定程度上限制了文檔管理的自動化，有些材料只能下載后打印才能閱讀。
2.2.5企業內部由于缺少有效的規劃和管理，一方面對打印紙張的用量沒有嚴格限制，另一方面對打印習慣的養成沒有制度性的指導和約束，這就導致許多無端的紙張的浪費。
2.2.6由于企業所處社會相關的企業及政府組織在信息化建設過程中具有一定的差距，像電子簽章、電子公文的呈報還無法實現，這樣在企業內部也加強了對紙質文件的依賴性。
3.針對信息化建設中無紙化辦公的建議
該企業伴隨著信息化平臺的建設企業信息量出現了井噴的狀態，辦公用紙快速增長，為此針對信息化平臺建設和自動化辦公程度提高還要在以下技術和管理中上做出不斷的更新和變革。
3.1加強企業內部資源整合
將企業信息化平臺的建設和個人移動終端進行整合，通過資源整合，實現企業部分信息、宣傳直接由企業傳送到個人移動終端平臺，在時間、空間、效率上都有很大的提升，而且減少了車間、班組之間的紙質版的資料信息的傳遞。
3.2通過制度建設規范信息化操作
建立一個緊密、簡便易行、可靠的管理制度，通過制度規范和約束養成辦公人員良好的辦公習慣，并減少因為習慣問題而產生的辦公用紙的浪費。事實證明良好的習慣可以有效的減少辦公用紙的使用。
3.3加強與外部信息化平臺的對接與溝通
在辦公信息化建設過程中由于與企業外部單位存在一定的差距，因此可以在采購合同管理、報表等相關方面的交流之間進行溝通，加強與各單位的備忘，通過溝通建立信息化平臺的對接，減少報表文獻等的用紙。
3.4通過技術強化減少辦公用紙
通過不斷提升技術細節和管理中的細節來促進自動化辦公中的用紙，傳閱文件、公告進行一些打印設置，只傳閱的文件資料不能進行打印等，另一方面增加電子顯示屏等電子設備中，減少此方面的辦公用紙。
本文一下主要討論本局辦公自動化系統網絡體系的建設和維護。
1 辦公自動化的發展
1.1 辦公自動化的歷史
企業辦公自動化的發展現狀辦公自動化（OA），在我國自20世紀70年代開始發展，到90年代中期大致經歷了三個階段。
第一個階段的主要標志是辦公過程中普遍使用現代辦公設備，如傳真機、打字機、復印機等；
第二個階段的主要標志是辦公過程中普遍使用電腦和打印機，通過電腦和打印機進行文字處理，表格處理、文件排版輸出和進行人事財務等信息的管理等；這一階段的主要標志是實現了辦公載體從紙質到電子的飛躍。
第三個階段的主要標志是辦公過程中網絡技術的普遍使用，這一階段的標志是網絡技術的使用，實現了文件共享，網絡打印共享，網絡數據庫管理等工作。
1.2 新時期辦公自動化建設的內涵和外延
在新的時期，基于多年辦公自動化建設經驗和互連網技術的發展，我們對辦公自動化的認識也越來越清楚，從網絡的性質來看，辦公自動化應定位于內部網（Intranet），從辦公性質來看，辦公自動化應定位于數字化辦公，從信息化建設的角度來看，辦公自動化應是信息化建設的基礎。辦公自動化建設的本質是提高決策效能為目的的。通過實現辦公自動化，或者說實現數字化辦公，可以優化現有的管理組織結構，調整管理體制，在提高效率的基礎上，增加協同辦公能力，強化決策的一致性，最后實現提高決策效能的目的。辦公自動化是通過技術手段實現對管理及管理業務的深刻積累。
2 電信企業辦公自動化的特點和需求
根據省政府辦公廳、鄂政辦發[2000]186號《省人民政府辦公廳關于進一步推進全省政府系統辦公自動化建設和應用工作的通知》文件的精神，參考《信息產業部智能化辦公信息集成系統綜合辦公應用總體需求》和《信息產業部智能化辦公信息集成系統郵件群件系統實施方案》的要求，參照其他兄弟省市電信綜合辦公應用系統的經驗，我們將此辦公自動化系統定位于覆蓋公司各職能部門及下屬單位的、標準的、開放的、操作簡便的智能化辦公系統。
武漢電信辦公現網結構的有如下特點：下屬部門較多，地理位置較分散，分布在城區、市郊各個地方；由于電信企業自身的特點，可以考慮利用公共通訊網的線路。當前需要實現的主要功能有：實現企業內資源共享、無紙辦公；提供管理應用系統、實現企業辦公自動化；建立企業的網站，提供對外宣傳的信息平臺以及與客戶溝通的門戶；部分部門要求網絡平臺承載外聯應用系統（如建設處）。
根據以上特點，全網整體要求如下：
⑴靈活性：隨著業務的變動，一個單位的組織架構也會經常進行調整，物理位置只能相對固定。因此在網絡的架構上，必須是可以根據實際情況的變動比較方便的改動的
⑵先進性：技術選向方面，選擇與世界發展潮流相吻合的技術。技術的標準化程度要高，開放程度要好，方便內部網與internet和外網的連接。
⑶可擴展性：網絡組網方式要靈活多變，設計要留有余地，，必須具備規模擴充和功能升級換代的能力，從而保護系統的投資。
⑷安全性：由于辦公網的設計和使用牽涉面特別廣，在實現各項應用功能的同時，要保證各部門數據的安全。
3 我局辦公自動化網絡的設計與實施
我局辦公自動化的的網絡體系主要是基于2部分來具體實現的：
3.1 物理拓撲的設計
武漢電信的生產、辦公單位遍布武漢三鎮，按武漢電信本地運營網的分布，設立了九個城區局，四個郊區局，每個區局又包括三到七個分支局，每個區局的分布范圍基本和武漢行政區劃相一致。武漢電信辦公自動化系統網絡平臺建設完成后，約有78家單位，700臺終端接入網絡，潛在擴容可能達到1000臺終端。總的來說，網點多且物理位置上的分布比較分散。
我們考慮了實際情況，充分利用了本局已經建立的數據公網，對不同的網點采取了不同的連接方式，將全網劃分為核心層和網絡層2層結構。全網所有網點集中通過核心路由器控制路由，并通過核心路由器集中實現與中心服務器群的和internet及外網的聯系；近端點采用交換機直接上聯，遠程點主要利用IPOA提供上聯。
全網物理拓撲結構如圖所示：
3.1.1 核心層
在洪山綜合樓4樓放置所有的應用服務器和1臺核心路由交換機，由核心交換機承擔所有服務器、匯接層交換機、ADSL接入層及外網和Internet的接入。它主要實現的功能有：為oa各臺服務器提供100M連接；提供100M以太接口經光MODEM連到數據公網的ATM/IP承載平臺；在Internet的出口設置100M接口的硬件防火墻，為內網系統提供安全保障。
3.1.2 接入層
各OA網點根據所在地點物理位置有3種方式接入：
⑴交換機接入方式：近端點終端由樓層交換機提供接入，并設置匯接交換機匯接樓層交換機，再上聯到核心交換機。其中綜合樓匯接交換機以100M以太接口直接上連到核心路由交換機；洪山附樓、洪山樞紐樓、魯巷數碼港、營房二樞紐樓、南京路海大總部匯接交換機以100M以太接口經光MODEM上連到數據公網，經ATM/IP平臺與核心路由交換機相連。
⑵ADSL實線接入方式：遠端點（如分布在武漢市城區和郊區的各單位的終端）由HUB匯接，采用ADSL實線方式接入數據公網的PVC（永久虛電路），經ATM/IP平臺，再集中上聯到核心交換機。每條PVC的速率為512K。
⑶個別點遠程點，采用2m上聯的方式（如衛星地球站），通過路由器點到點的方式直接匯接到核心交換機。
網絡建立以后，對于網絡來說，路由集中，方便管理；對于軟件來說，提供的PVC線路（上聯512K，下聯1M）的帶寬基本可以滿足應用的需求。
3.2 安全方面的設置
隨著辦公自動化的實現，企 業大大提高了工作效率，但如何保證數據的安全同時也成為一個很嚴重的問題。為了確保應用功能的實現，需要考慮辦公網的安全問題。電信oa網的安全設置主要體現在3方面：
3.2.1 硬件防火墻
硬件防火墻設置在內外網的出口，它的主要功能為：對外、對內提供100M連接，支持VPN功能；在內外部用戶間提供地址轉換，將內網用戶ip對外屏蔽；滿足Internet網上辦公的需求，能較好地滿足內、外部用戶的并發連接，能有效阻止來自Internet的惡意攻擊和探測。
硬件防火墻選用的2臺Symantec VelociRaptor設備，采用雙機Cluster配置。
3.2.2 軟件防病毒
軟件防病毒主要是對服務器和客戶端提供殺毒，實時防護的功能。Oa防病毒軟件是采用的Symantec AntiVirus Corporate Edition版。由于Symantec AntiVirus的NAVEX的專利技術，病毒定義碼和掃描引擎集成在一個模塊，只要更新病毒碼，掃描引擎就自動更新，因此在更新設置中只要考慮更新病毒碼即可。
對于服務器端來說，我們對服務器安裝防病毒軟件，對郵件服務器需安裝專用防病毒軟件，能有效地阻止目前已發現病毒種類的侵襲，同時對服務器的性能消耗在5%范圍內。
對客戶端來說，我們把整個oa網邏輯上分為2層，建立服務器/客戶端的集中管理的結構。病毒定義由服務器自動設置為定時到internet上更新，而客戶端則可選擇2種方式，即可以通過服務器更新，也可直接通過internet更新。但所有管理方面的策略，則統一由服務器決定，客戶端不可自行定義。
3.2.3 網絡集成提供較完備的安全管理策略
以上措施主要都是防止來自外網的入侵，與此同時為了保證本網內各個部門的相對獨立性，我們在oa網核心交換機上作了基于valn的訪問控制技術，將各個不同的部門劃分為各個獨立的vlan。因此對內網來說，各個部門雖然物理連接是集中在有限的幾臺匯接交換機上，但邏輯上是嚴格分開的，不支持跨部門相互訪問。
4 辦公自動化網絡的維護
武漢電信分公司辦公自動化系統建設從九七年開始考察和籌備，九八年完成辦公自動化業務需求的初稿擬訂，九九年投資70萬元完成綜合布線工程及網絡設備的購置。2000年底，辦公自動化首期建設于十月二十七日正式啟動，首期建設完成了辦公自動化業務需求的審訂、辦公自動化崗位和權限的確定、基層各單位信息點的鋪設、OA終端的購置和安裝、辦公自動化軟件開發、系統論證與測試、辦公自動化培訓等工作，十二月一日系統成功試運行。自此，Oa系統納入正常的管理系統中，參照公司內其他計算機管理系統的維護管理要求如下：
首先，建立工作流程。加強用戶的管理，加強終端的接入和異動的管理，加強用戶資料管理，建立相關技術和維護檔案，才能保證系統的安全正常的運行。
其次，oa覆蓋面廣，涉及局內外部門眾多，目前其維護組織架構分為3級架構：帳務信息中心為一級維護管理單位，負責oa系統網絡設備及相關連線的維護；各單位為二級維護單位，指定有專人負責本單位與公司相關聯設備，線路的工作；各辦公現場為三級維護單位，主要負責終端，HUB及現場的規范安全操作。
再次，各維護組織的管理職責界面劃分。目前劃分的基本原則是統一領導，分級管理，分級負責。運行維護部作為職能部門，負責全網的維護管理工作；帳務信息中心作為網絡的集中統一管理維護和技術支撐；各單位則具體負責終端的硬件管理和日常維護。
最后，在職責劃分清晰的情況下，故障處理的一般流程：先責任段內后責任段外，先本端后對端，先重點后一般，先核心后城域網再局域網；并設立完整的故障受理，登記，處理和統計的流程。
目前，電信辦公自動化網絡歷經建設，擴容改造，正在我局的辦公領域發揮著越來越重要的作用。在今后，我局定會以辦公自動化為開端，逐步實現本企業信息化的建設。
[參考文獻]
[1]CiscoSystems公司，著.《CCNA基礎教程》.人民郵電出版社，2004年.
一、上半年完成的主要工作
1、完成縣局到稅務所廣域網絡改換工作。縣局到各所總共10網點的網絡運營網由廣電改為電信后，網絡通信故障大為減少，局內網絡環境得到有效改善，上半年因網絡線路故障的原因引起的網絡通訊故障僅3起，且都得到了及時有效解決；
2、完成內網與外網的完全隔離，開通機關大樓21個網點光纖上互聯網，其余各稅也通過adsl方式相繼開通互聯網，各單位查詢資料、獲取最新信息的問題得到解決；
3、完成到市局網絡雙線路改造工程。改造后的網絡到市局帶寬由由2m增大到8m，運行速度大大提高，且雙線路互備份，出現故障后自動切換到另一條線路，確保了到市局網絡24小時無故障不間斷運行，到市局網絡改造后縣局上市局網沒有出現一次通訊故障；
4、整合機房服務器功能，合理配置機房資源。一是今年以來相繼對縣局ftp進行分類整理，開設“臨時存放”和“全局共享”文件夾，“臨時存放”文件夾解決了部門間文件臨時傳遞只能通過辦公室周轉的問題，避免臨時文件（相片等）存放散亂，長期得不到清理，占用大量磁盤空間，影響服務器運行性能；“全局共享”文件夾主要是將全局共用的信息，包括政策法規、各類應用軟件及各種軟件使用說明及期使用手冊集中存放，解決以前此類公用信息分布于各個科室，不利于基層單位甚至本部門使用人查找和使用；二是開通數據備份ftp（單位內部ftp）服務器，解決各單位數據文檔的安全存儲（備份），作為縣局ftp的有效補充； 5、事前預防，加強監控，網絡安全管理上新臺階。一是督促全局內網所有電腦安裝由市局統一配備的瑞星網絡版殺毒軟件，不留死角，并加強監控，發生問題機及時通知處理；二是用好市局下發給我局的防火墻、防入侵檢測等網絡產品，通過每天的數據流量監控、統計分析，實現了網絡安全預警、問題及時發現、事故及時處理的網絡安全管理體系，我局網絡安全環境得到進一步改善，有效減少了安全事故的發生。上半年通過網絡監控發現問題計算機10次以上，每次都在安全問題大規模爆發前得到了及時有效處理，避免病毒的大面積感染和網絡中斷；下半年擬對問題計算機（不關機/殺毒軟件報警/異常發包）進行定期通告等方式進一步加強管理工作，實現增多事前管理、減少事后管理；
6、用好市局下發的vpn資源，用vpn方式實現了遠程辦公。目前已對局領導、人教科、辦公室、計財科以等特殊重要崗位通過配備vpn實現了家庭遠程辦公，為解決西城所運輸企業拷盤/寫盤今年以來多次發生帶病毒到局內網絡，由此引起局內網絡多次安全事故的問題，擬對西城所運輸企業拷盤/寫盤采用vpn方式通過互聯網進入市局運輸發票服務器進行進行拷盤/寫盤操作，通過這一方式將有效解決運輸企業帶病毒的網絡安全問題；
7、軟件運行維護工作進入正常狀態。由于以前搞信息化建設工作分工明確，責任到人，致使去年因人員變動后工作出現脫節，今年以來配合計財科完成了企業所得稅和土地增值稅預算款編碼的更新，以及完成了對煤碳基金、網上辦稅等程序的升級，保證了ds2.0程序的正常運行；
8、初步完成對信息化建設方面技術知識資料的整理，知識的歸類歸檔，解決了因崗位變化、人員調動等情況引起的技術、管理脫節問題，實現崗位的知識共享。上半年主要完成對縣局信息化建設方面的重要服務器資料、網絡布線工程、服務器重要參數、軟件安裝運行技術文檔、重要崗位機器數據備份、計算機設備檔案等方面的歸類存檔工作；
9、計算機日常維護模式實現遠程維護，極大地提高了工作效率。在目前人員素質參差不齊，各單位計算機管理員兼職的情況下，縣局計算機管理人員只有一人的情況下，只要與縣局網絡保持暢通，就能實現遠程對計算機進行維護，這一技術有效解決了以前計算機出現小故障要到現場進行維護的老大難問題，為單位節省費用，為基層計算機使用人員節約了時間，這一點得到基層人員的充分肯定和認可；
10、改變計算機設備管理模式，實現計算機設備“責任到人，機隨人走”的管理體制。實行這一管理模式后將大大減少計算機隨意調換，不愛護公共財產，以及不注意電腦的日常維護等不良習慣，延長公共財產的使用壽命和提高使用效率；
11、計算機設備管理進入有序軌道。一是上半年對淘汰下來的廢舊電腦進行了及時處理變現，程序公開、公平，最大限度的使資產得到有效利用；二是完成對培訓室電腦的升級安裝，培訓室電腦全部更新為奔四機，安裝電子教室教學軟件，培訓室的使用質量和效果得到提高；三是合理配備計算機資源，上半年分別為東、西城所配備兩臺質量較好的激光打印機，更新局領導打印機，合理調配收回可用的打印機，使資源得到整合利用，提高了資源的利用率。
二、目前存在的主要問題
1、計算機管理人員配備不合理。在信息化建設日顯重要的今天，我局計算機管理人員不增反降，縣局計算機管理員目前只有一人明顯不足；基層單位計算機管理員分配不合理，有的單位有兩個或以上的計算機專業人員，而有的單位卻很難選出一個合格的計算機管理員，導致計算機維護工作全部依賴局里；
2、計算機專項經費使用不合理，沒有發揮出應有的作用。每年縣局以每臺電腦500元的維護經費撥付給基層單位，但從了解的使用情況看，有的單位計算機專項經費用于計算機維護方面的費用卻很少，以各種明目挪作他用，計算機出了本應由基層單位自己解決的故障總是依賴局里來解決等等問題；
3、縣局每年沒有對計算機相關設備進行統一維護。對縣局機房、各稅務所機房、網絡設備、網點、針式打印機等重要部位、重要設備每年沒有進行有計劃、有針對性的清潔、檢查、維護，往往就是等到出了問題后才去排除解決，造成維護滯后，影響設備的使用壽命和使用質量，甚至造成設備浪費；
4、考核機制不健全，制度執行不力。一是由于沒有好的考核機制和責任界定導致網絡安全事故頻發，今年以來西城所因運輸企業拷盤引起的網絡安全事故的責任問題無法界定，導致多次發生病毒帶到全局網絡，影響到全局正常的辦公；二是縣局制定（轉發）的文件沒有得到很好的執行，年初征管科轉發市局關于內外網完全隔離的文件，并提出了轉發意見，但真正在實施時按文件規定在開通互聯網之前向征管科報批備案的只有兩個所，其余三所有兩所已經開通縣局沒有向縣局報批，另一所甚至將內外網接入一臺機器沒有完全實現物理隔離，且沒有向縣局作任何說明；
5、部分人員工作缺乏責任心，計算機設備使用不合理，浪費嚴重。今年以來縣局通過對各單位計算機設備的使用情況進監控，發現計算機經常下班不關機，計算機、打印機人為損壞現象屢有發生，打印機隨意打印或無用打印導致打印機故障頻發，有的稅務所打印機未到使用年限卻故障頻頻，多次申請購買或更換新打印機，有的甚至提出過分要求，比如放著好的打印機不用，非要使用雙面的打印機不可；
6、培訓工作做得不好、計算機基礎知識普及力度不夠。上半年培訓室設備已經更新換代，開通了電子教室，能隨時保證30臺以上的計算機正常使用，但使用率低，培訓質量不高，包括計算機管理員在內的培訓今年都還沒有進行。由于計算機方面的培訓僅限于縣局的業務培訓，對針對計算機基本操作技術、日常維護的知識沒有進行，導致大部分人對工作出現一些簡單軟硬件故障都無能為力，更不用說借助計算機使用技巧來幫促稅收工作了。
7、計算機與征管工作沒有很好地結合起來，信息化輔助征管工作成效不大。上半年由于人手及本身信息化建設方面的工作頭緒多，任務重，事情雜的情況下，屈指可數的是僅在國地稅信息比對中做了一些工作，其它與征管結合的工作基本未涉及，導致與征管工作的結合得不好，未能發揮信息化技術促進稅收征管的應有作用。
三、下半年的工作思路
1、對機房線路進行改造，對機關大樓、基層單位機房、網點進行統一維護；
2、對稅務所打票用的針式打印機請專業打印機維護人員進行一次統一維護；
3、加強數據備份管理，特別服務器數據的冷熱備份、異機備份、異地備份，以及制定應急預案，加強數據安全；
4、修訂《計算機設備類管理辦法》，明確計算機設備“責任到人，機隨人走”的管理體制，增加對移動設備（筆記本電腦、移動硬盤）管理內容，增加縣局機關科室計算機管理員和稅務所計算機管理員a、b角制度；
5、制定《網絡安全管理辦法》，界定網絡安全事故責任，加強網絡安全管理；
6、建立內部交流平臺（rtx），豐富職工文化生活，促進內部的交流與協作；
7、開展一期針對基層計算機管理員的計算機日常維護操作培訓；
一、上半年完成的主要工作
1、完成縣局到稅務所廣域網絡改換工作。縣局到各所總共10網點的網絡運營網由廣電改為電信后，網絡通信故障大為減少，局內網絡環境得到有效改善，上半年因網絡線路故障的原因引起的網絡通訊故障僅3起，且都得到了及時有效解決；
2、完成內網與外網的完全隔離，開通機關大樓21個網點光纖上互聯網，其余各稅也通過adsl方式相繼開通互聯網，各單位查詢資料、獲取最新信息的問題得到解決；
3、完成到市局網絡雙線路改造工程。改造后的網絡到市局帶寬由由2m增大到8m，運行速度大大提高，且雙線路互備份，出現故障后自動切換到另一條線路，確保了到市局網絡24小時無故障不間斷運行，到市局網絡改造后縣局上市局網沒有出現一次通訊故障；
4、整合機房服務器功能，合理配置機房資源。一是今年以來相繼對縣局ftp進行分類整理，開設“臨時存放”和“全局共享”文件夾，“臨時存放”文件夾解決了部門間文件臨時傳遞只能通過辦公室周轉的問題，避免臨時文件（相片等）存放散亂，長期得不到清理，占用大量磁盤空間，影響服務器運行性能；“全局共享”文件夾主要是將全局共用的信息，包括政策法規、各類應用軟件及各種軟件使用說明及期使用手冊集中存放，解決以前此類公用信息分布于各個科室，不利于基層單位甚至本部門使用人查找和使用；二是開通數據備份ftp（單位內部ftp）服務器，解決各單位數據文檔的安全存儲（備份），作為縣局ftp的有效補充； 5、事前預防，加強監控，網絡安全管理上新臺階。一是督促全局內網所有電腦安裝由市局統一配備的瑞星網絡版殺毒軟件，不留死角，并加強監控，發生問題機及時通知處理；二是用好市局下發給我局的防火墻、防入侵檢測等網絡產品，通過每天的數據流量監控、統計分析，實現了網絡安全預警、問題及時發現、事故及時處理的網絡安全管理體系，我局網絡安全環境得到進一步改善，有效減少了安全事故的發生。上半年通過網絡監控發現問題計算機10次以上，每次都在安全問題大規模爆發前得到了及時有效處理，避免病毒的大面積感染和網絡中斷；下半年擬對問題計算機（不關機/殺毒軟件報警/異常發包）進行定期通告等方式進一步加強管理工作，實現增多事前管理、減少事后管理；
6、用好市局下發的vpn資源，用vpn方式實現了遠程辦公。目前已對局領導、人教科、辦公室、計財科以等特殊重要崗位通過配備vpn實現了家庭遠程辦公，為解決西城所運輸企業拷盤/寫盤今年以來多次發生帶病毒到局內網絡，由此引起局內網絡多次安全事故的問題，擬對西城所運輸企業拷盤/寫盤采用vpn方式通過互聯網進入市局運輸發票服務器進行進行拷盤/寫盤操作，通過這一方式將有效解決運輸企業帶病毒的網絡安全問題；
7、軟件運行維護工作進入正常狀態。由于以前搞信息化建設工作分工明確，責任到人，致使去年因人員變動后工作出現脫節，今年以來配合計財科完成了企業所得稅和土地增值稅預算款編碼的更新，以及完成了對煤碳基金、網上辦稅等程序的升級，保證了ds2.0程序的正常運行；
8、初步完成對信息化建設方面技術知識資料的整理，知識的歸類歸檔，解決了因崗位變化、人員調動等情況引起的技術、管理脫節問題，實現崗位的知識共享。上半年主要完成對縣局信息化建設方面的重要服務器資料、網絡布線工程、服務器重要參數、軟件安裝運行技術文檔、重要崗位機器數據備份、計算機設備檔案等方面的歸類存檔工作；
9、計算機日常維護模式實現遠程維護，極大地提高了工作效率。在目前人員素質參差不齊，各單位計算機管理員兼職的情況下，縣局計算機管理人員只有一人的情況下，只要與縣局網絡保持暢通，就能實現遠程對計算機進行維護，這一技術有效解決了以前計算機出現小故障要到現場進行維護的老大難問題，為單位節省費用，為基層計算機使用人員節約了時間，這一點得到基層人員的充分肯定和認可；
10、改變計算機設備管理模式，實現計算機設備“責任到人，機隨人走”的管理體制。實行這一管理模式后將大大減少計算機隨意調換，不愛護公共財產，以及不注意電腦的日常維護等不良習慣，延長公共財產的使用壽命和提高使用效率；
11、計算機設備管理進入有序軌道。一是上半年對淘汰下來的廢舊電腦進行了及時處理變現，程序公開、公平，最大限度的使資產得到有效利用；二是完成對培訓室電腦的升級安裝，培訓室電腦全部更新為奔四機，安裝電子教室教學軟件，培訓室的使用質量和效果得到提高；三是合理配備計算機資源，上半年分別為東、西城所配備兩臺質量較好的激光打印機，更新局領導打印機，合理調配收回可用的打印機，使資源得到整合利用，提高了資源的利用率。
二、目前存在的主要問題
1、計算機管理人員配備不合理。在信息化建設日顯重要的今天，我局計算機管理人員不增反降，縣局計算機管理員目前只有一人明顯不足；基層單位計算機管理員分配不合理，有的單位有兩個或以上的計算機專業人員，而有的單位卻很難選出一個合格的計算機管理員，導致計算機維護工作全部依賴局里；
2、計算機專項經費使用不合理，沒有發揮出應有的作用。每年縣局以每臺電腦500元的維護經費撥付給基層單位，但從了解的使用情況看，有的單位計算機專項經費用于計算機維護方面的費用卻很少，以各種明目挪作他用，計算機出了本應由基層單位自己解決的故障總是依賴局里來解決等等問題； 1
3、縣局每年沒有對計算機相關設備進行統一維護。對縣局機房、各稅務所機房、網絡設備、網點、針式打印機等重要部位、重要設備每年沒有進行有計劃、有針對性的清潔、檢查、維護，往往就是等到出了問題后才去排除解決，造成維護滯后，影響設備的使用壽命和使用質量，甚至造成設備浪費；
4、考核機制不健全，制度執行不力。一是由于沒有好的考核機制和責任界定導致網絡安全事故頻發，今年以來西城所因運輸企業拷盤引起的網絡安全事故的責任問題無法界定，導致多次發生病毒帶到全局網絡，影響到全局正常的辦公；二是縣局制定（轉發）的文件沒有得到很好的執行，年初征管科轉發市局關于內外網完全隔離的文件，并提出了轉發意見，但真正在實施時按文件規定在開通互聯網之前向征管科報批備案的只有兩個所，其余三所有兩所已經開通縣局沒有向縣局報批，另一所甚至將內外網接入一臺機器沒有完全實現物理隔離，且沒有向縣局作任何說明；
5、部分人員工作缺乏責任心，計算機設備使用不合理，浪費嚴重。今年以來縣局通過對各單位計算機設備的使用情況進監控，發現計算機經常下班不關機，計算機、打印機人為損壞現象屢有發生，打印機隨意打印或無用打印導致打印機故障頻發，有的稅務所打印機未到使用年限卻故障頻頻，多次申請購買或更換新打印機，有的甚至提出過分要求，比如放著好的打印機不用，非要使用雙面的打印機不可；
6、培訓工作做得不好、計算機基礎知識普及力度不夠。上半年培訓室設備已經更新換代，開通了電子教室，能隨時保證30臺以上的計算機正常使用，但使用率低，培訓質量不高，包括計算機管理員在內的培訓今年都還沒有進行。由于計算機方面的培訓僅限于縣局的業務培訓，對針對計算機基本操作技術、日常維護的知識沒有進行，導致大部分人對工作出現一些簡單軟硬件故障都無能為力，更不用說借助計算機使用技巧來幫促稅收工作了。
7、計算機與征管工作沒有很好地結合起來，信息化輔助征管工作成效不大。上半年由于人手及本身信息化建設方面的工作頭緒多，任務重，事情雜的情況下，屈指可數的是僅在國地稅信息比對中做了一些工作，其它與征管結合的工作基本未涉及，導致與征管工作的結合得不好，未能發揮信息化技術促進稅收征管的應有作用。
三、下半年的工作思路
1、對機房線路進行改造，對機關大樓、基層單位機房、網點進行統一維護；
2、對稅務所打票用的針式打印機請專業打印機維護人員進行一次統一維護；
3、加強數據備份管理，特別服務器數據的冷熱備份、異機備份、異地備份，以及制定應急預案，加強數據安全；
4、修訂《計算機設備類管理辦法》，明確計算機設備“責任到人，機隨人走”的管理體制，增加對移動設備（筆記本電腦、移動硬盤）管理內容，增加縣局機關科室計算機管理員和稅務所計算機管理員a、b角制度；
5、制定《網絡安全管理辦法》，界定網絡安全事故責任，加強網絡安全管理；
6、建立內部交流平臺（rtx），豐富職工文化生活，促進內部的交流與協作；
7、開展一期針對基層計算機管理員的計算機日常維護操作培訓；
一、已開展的工作
強化通信保障，信息化建設水平和通信保障能力進一步提升。支隊結合轉隸后人員變動情況調整了應急通信保障分隊成員，更換完成裝備管理系統車輛牌照信息并與滅火救援業務系統車輛信息保持一致，按要求統計核對公安網內目前入網設備情況并上報總隊，完成了車輛北斗定位平臺第三輪數據治理工作，協調將市應急小平臺移交市應急管理局并協助其做好設備使用點名測試工作,完成了國務院2019年度消防工作考核信息化方面迎考工作，督促各單位根按要求配齊配全了各類應急通信設備。
三、下一步重點工作計劃
加強信息化建設與應用。一是根據《2020年工作目標任務分解表》配齊前突保障小組各類通信設備；二是根據2020年重點工作目標責任書要求積極以推進城市重大火災和地質性災害事故救援應急通信系統建設；三是根據總隊統一要求完成電子政務外網和實戰指揮平臺等項目建設；四是根據總隊2020年應急通信訓練計劃要求積極開展應急通信裝備與組網科目訓練，加大應急通信保障人員的訓練與培訓力度，提高應急通信人員保障能力。根據總隊通知和年度重點工作目標責任要求，規范了每日消防單兵點名匯報程序和大中隊直調直報機制考核程序，轄區中隊全部配齊了衛星電話、4G單兵圖傳、布控球、移動電源等設備，設備配備率100%；將總隊新分配的超短波通信頻點寫入了各級通信設備，轄區60%的中隊防爆集四是開展實戰指揮平臺建設，充分運用云計算、大數據、物聯網、人工智能等先進技術實現滅火救援一張圖指揮、調度、分析、決策；五是完成圖像綜合集成管理平臺擴容改造，圖像綜合集成覆蓋所有大中隊；六是對支隊現有應急通信設備進一步進行模塊化改造以適應實際通信保障需要；五是機關和所有大中隊配齊對講機及配件；七是進一步升級現有車輛定位系統并將其定位信息實時傳輸到指揮網。
【關鍵詞】高校；協同辦公；信息化
伴隨著高等教育的發展，高校的行政管理變得日趨重要，提高日常辦公效率就成了高校管理中的重要內容之一。通過使用辦公自動化系統來規范日常辦公行為，不僅能夠加強高校的內部管理，優化配置資源，節約人力財力物力，而且能夠簡化辦公流程，提高行政工作效率。隨著網絡技術的進步，3G、4G網絡時代的到來，移動辦公理念隨之被人們提出，并迅速被予以應用。移動辦公自動化技術更加人性化、智能化、及時化，讓管理者的行政辦公不受場所的局限，隨時隨地都可以輕松辦公。
一、研究目標
創造一個信息化、系統化的移動辦公環境，利用無線化、智能化的技術手段，減少不必要的信息流轉環節，為各個部門的教職員工提供日常辦公的服務，加速信息傳遞效率，提高信息傳遞的穩定性，利用3G網絡，使用移動終端APP軟件進行移動辦公，做到隨時隨地處理待辦事宜，有效地實現工作效率并提高可靠性。
實現全過程的電子化公文流轉，代替紙質化文件，從公文的起草、修改、批閱、傳閱、、存檔、查閱整個過程全部在線完成，或通過手機移動終端完成。
通過短信或微信平臺，輔以對公文處理節點的用戶進行實時提醒和通知，利用平臺向各用戶綁定的手機號碼推送短消息，節約了時間，提高了效率。
實現移動辦公。在手機安裝app客戶端軟件，利用3G、4G無線網絡，可直接在智能手機上登陸辦公自動化系統，隨時隨地處理公文等業務工作。在此基礎上，實現部門數據信息共享，讓數據的查閱更加便捷化。
二、現實情況
面臨的一個問題是業務流程問題。高校各種門類的業務流程復雜繁多，如果第一次辦理業務的師生不了解流程，不熟悉各個職能部門的話，從提交申請到最終完成往往需要往返多次。另外，業務流程雖有一定的制度，但是細節上仍然會因人的不同而有所變化，帶有一定的隨意性。比如合同蓋章事宜，經常有教師拿著合同或協議文本來辦公室辦理合同公章蓋章事宜，但按照規定，合同公章需要經過主管院領導審批同意后才能使用，來辦理業務的教師需要先找到主管院領導簽字，才能辦理蓋章業務；如果遇到領導外出開會或出差，無法簽字的情況下，通過微信、短信或電話的方式確認同意，亦可以先辦理蓋章業務，再等領導回來補簽字，可經常出現忘記補簽字的情況；另外，如果遇到無法聯系上主管院領導的情況，教師們多跑幾次也是常有的事，這必然導致前來辦理業務的教師怨言聲起。如果能夠實現協同辦公，進行網上流程管理，領導們無論身處何地，只要能上網，就可以及時查看到待審批事項，教師們也可以隨時了解到待辦事項的進展情況，避免在多個部門之間跑來跑去，將極大地提高辦事效率。
面臨的另一個問題就是信息素養問題。撰寫學院總結是辦公室的重要工作之一，在撰稿時，就需要從相應職能部門搜集很多數據來支撐內容，慢慢地總結發現這類數據是總結稿里的常規項，以人事處為例，經常需要該部門提供專業或專職教師中高級職稱比例、海外訪學及企業實踐情況等方面的數據，多次協作配合后，人事處已按照需求將常規項制作成表格，每次數據異動就及時做好更新，辦公室無論什么時候向該部門要這類數據，都可以立等可取、無需等待，而且，人事處也很注重同類數據縱向的保存，這為后續的統計工作帶來很大便利，但并不是所有的職能部門都能夠及時做好數據歸類總結。
高校基層管理人員被繁瑣重復勞動耗去大量時間，沒有充分的時間和精力去綜合、分析、解決管理中出現的重要、重大問題，且大多數人對數據缺乏足夠的敏感度。雖然他們每天都在接觸各式各樣的數據，結構性的、非結構性的，但一般都以被動地完成上級交辦的任務為主，往往重心都是在事后處理上，而不是事前預測上，較少具有前瞻性地去收集和整理數據。
面臨的第三個問題就是數據信息的共享問題。日常工作中，經常發生當需要某些數據時，部門A說數據不歸我們統計，部門B說這個數據應該是部門A掌握。大家不知道該從哪獲取數據，數據的歸屬不清。在高校中，數據分散在不同的部處，哪個部處負責收集，如何快速有效地鑒別有用和無用的數據并加以保存是需要解決的問題之一。
由于信息缺乏有效的共享，經常會出現學生部門統計的學生人數和教務部門統計的學生人數、人事部門統計的教職工人數和財務部門統計的人數等有較大的出入。再比如職稱評定和各種科研項目申報中，目前的申報方式是逐人分別向兩個部門提交申報材料。而事實上，這兩部分至少都會涉及到個人基本信息、個人學術經歷和科研成果等相關信息，因為目前尚沒有一個統一的平臺將這些數據一次性收集并實時更新，所以許多數據形成了一個個“信息孤島”，浪費大量人力和物力。
三、 解決方案
（一）樹立健全的管理理念、培養良好的信息素養。高校要更新管理思想、改變管理觀念，通過完善管理機制，促進行政管理人員正確樹立“為老師學生服務、為教學科研服務”的管理意識。作為教學科研的聚集地，高校迫切需要高效率、高質量、低消耗的管理水平與之相適應，而傳統意義上具備良好的政治素質、道德素質和業務素質的基層管理者已不能很好地滿足大數據時代的要求。良好的信息素養成為大數據時代高校基層管理人員必須具備的重要素質。
高校領導層應首先認識到信息化建設的重要性，其次，結合具w工作讓基層管理人員認識到信息素養對其提升履職能力的重要性，以增強基層管理人員收集日常數據的興趣。
領導層須真正落實優勝劣汰的競爭機制和以崗擇人的用人機制，慢慢分流一部分效率不高和富余人員，能者上，庸者下，獎優罰劣。只有這樣才能激勵基層管理人員的工作熱情，避免大鍋飯現象。
（二）建立統一的管理和共享平臺。首先打破各個部門和各項業務之間的“信息孤島”，建立統一信息平臺，實現海量數據的共享。作為高層次人才聚集地的高校，則應先從責任清、需求清、資源清、對象清等方面出發，出臺相應的管理規定，制定業務、數據標準及系統整合方案，規范和約束數據的采集、傳輸、儲存、使用等各個環節，這是高校管理人員有效利用大數據服務教學科研這一中心工作的前提和基礎。同時，在規范管理的基礎上，從散兵作戰型管理向協同共享型管理轉型，以盡快盤活各部門以及各項業務流程中涵蓋教學、科研、人員信息、資產等方面的數據，從而提升整體管理服務效率。
目前，商務學院里正在使用的信息平臺有學院外網，數字校園統一平臺（oa網），學院內網，大螞蟻軟件，微信公眾號等等，各種文件通知的投放及的渠道太多，比如：郵件、微信、飛信、QQ以及各種APP，渠道多了，必然造成一定的信息困擾，經常會發生某個通知不知是在哪個地方接收的？確定一個官方信息的平臺，避免讓大家到各個軟件程序里去到處找尋信息。
（三）加強數據分析和應用能力。簡單的數據收集共享已無法滿足高校行政管理信息化的要求，充分利用大數據分析給管理層提供決策支持已是勢在必行。進行大數據分析的信息數據不會來自一個數據來源，而是多個數據來源，數據的收集和管理不再是人事部門或信息部門的事情，需要各部處的支持和相互配合，不僅要關注綜合性數據和關鍵數據，而且要關注基礎數據，通過加快數據系統的建設、公開和共享，提高對數據的挖掘分析和應用能力。
比如通過對教務系統的成績跟蹤實時掌握一名學生的學習情況并及時幫助補缺漏；通過校園一卡通刷卡數據的監控了解學生的消費習慣并以此作為貧困資助的參考，通過教職工對校園一卡通使用的類別、次數、頻率等數據進行分析，可以找出其最需要和最常用的服務是哪些，據此來優化服務布局，把服務做到人的心坎上去，可以實現服務從粗放式管理向精細化管理的轉變。
通過圖書館圖書借閱檢索系統和教職工瀏覽所形成的非結構化數據等，可以對不同教職工的偏好進行分析，為開展個性化服務提供依據，此外，對相同學科人才的借閱和瀏覽數據進行匯總，可以分析各學科領域最新的科研動向，為高校人才的科研Q策提供服務。
【關鍵詞】 高校辦公室信息化建設優化策略信息化管理
合蛋旃倚畔⒒ㄉ璧母拍羆耙庖?國家中長期教育改革與發展規劃綱要(2010-2020年)明確指出:信息技術對教育發展就有革命性影響,必須予以高度重視。
高校辦公室作為學校的一個綜合部門,是學校管理機構的重要組成部分,是為學校教學、科研、黨政管理、后勤及師生員工服務的綜合辦事機構,它發揮承上啟下、協調左右、溝通內外的橋梁和樞紐作用,因此其自身的建設與發展對學校整體事業影響深遠。[1]隨著信息化技術的發展以及高等教育事業改革的不斷推進,特別是近年來世界一流大學的創建過程之中,信息在高校事業發展中發揮越來越廣泛的作用,高校辦公室的管理工作面臨新的機遇和挑戰。如何順應我國高等教育事業的快速發展和高教體制改革的不斷深化,以“十二五”信息化規劃為指導,進一步加強高校辦公室的信息化建設,充分發揮其協調資源、科學管理等職能作用,并利用新的信息技術提高決策的科學性和工作效率,已成為辦公室人員必須認真思考和努力解決的重大課題。高校信息化的發展,不僅是IT技術的應用和發展,更加是一種新的管理理念的更新和發展,目前,我國高等教育信息化發展正處于教育資源和應用系統建設的大發展時期,應當逐漸的從關注投入和建設向關注應用和服務轉變,打破分散封閉的系統、促進融合合作的發展理念,搭建縱橫交錯的工作系統。
本文通過研究高校辦公室信息化工作所具備特點,研究高校辦公室信息化工作的策略和方法研究。明確目前高校辦公室信息化工作存在的問題,明確高校辦公室信息化工作的目標要求、工作內容和職責。提出一套高校辦公室信息化建設行之有效的管理模式和工作體系。使得高校辦公室信息化工作成為科研和教學需求的支撐體系。為一流大學的建設提供堅強的信息化保障。
2 高校辦公室信息化建設的現狀分析及存在問題
2.1 對信息化系統的認識和重視度不夠
長期以來,高校對于信息化的發展重視度不夠,導致大部分高校存在著辦公室信息化建設資金短缺、技術瓶頸、網絡基礎設施落后等比較現實的問題。信息化發展存在著嚴重漏洞。對資源整合工作的重視度不夠,很多高校辦公室都建立了獨立的網絡信息系統,但諸多系統之中,不存在服務接口或者統一的建設,導致了大量的資源浪費,重復開發等問題。
2.2 辦公室信息化系統構建亟需完善
高校辦公室的工作內容繁多,工作量大。是教學、科研工作的主要服務部門。而且高校辦公室往往承擔著公文起草和收發、公章管理、會議通知、文件傳輸、檔案管理、來訪接待等事務性的工作和大量的溝通聯絡工作。面對如此紛繁復雜的工作,如果僅僅把高校辦公室當做一個后勤部門,或者說雜物室,如果沒有一套完善、健全、科學的工作體系,極易造成管理上的混亂和資源浪費。因此建立一套完整的切實可行的規章制度,就可以明確日常工作的辦事流程,提高工作效率,同時明確了工作的先后順序和步驟,在工作中就不會出現疏漏。信息系統的構建,包括自身規范系統的構建以及借用新技術新手段實現信息系統的構建,如何用最有效的辦法整合各方面資源,并將兩個系統有機結合,有效促進辦公室工作,是目前高校辦公室亟待解決的主要問題。
2.3 基礎設施建設嚴重不足和落后
由于歷史問題,許多高校的主服務器系統信息網絡帶寬窄、容量小,還只是停留在比較基礎的層面,同時仍面臨著某些開發系統運行不夠穩定、系統間端口不兼容和某些網站容易被黑客襲擊、信息泄露等問題。[4]必須通過有效的技術手段加強安全防范,很多辦公軟件的應用也是停留在基礎層面,缺乏專業的技術支持和信息處理知識。從而勢必影響辦公室為學校決策提供積極服務的作用。
2.4 信息化工作人員隊伍參差不齊
高校辦公室的工作人員,很少有條件配備專業的信息化工作人員,一般都以兼職信息員為主,而信息化系統需要專人負責,專人維護,建立一支專兼職結合的信息化工作隊伍,是高校信息化工作開展的強有力的支撐和保障。[3]
3 高校辦公室信息化建設的建議及對策
3.1 規范流程,不斷完善信息化工作機構和制度建設
高校辦公室要從學校的實際需要和長遠建設出發,以學校的信息化規劃為指導,制定出與學校整理規劃相符合的辦公室信息化工作思路,進一步加強領導,加強對信息化各項工作的審核和把關,接受信息中心的業務指導,發揮信息在辦公室工作中的主題作用并形成了良好的信息化工作秩序。辦公室管理信息系統的實施,借助信息化平臺,有效規范了辦公流程,使原先繁雜的辦公室工作變得有條不紊,確保了信息化工作組織有力、體系健全、職責明確。建立健全辦公室的信息報送制度、收發文制度等,通過系統,建立緊密、協調、可靠、簡單的管理機制;將具體工作落實到人,使辦公室人員能隨時查看自己當前的各項任務,以便合理安排工作時間,做到查有所依;有效協調部門內外的溝通,加快信息的流通,實現高效、協同工作,建立融洽的團隊關系和文化氛圍。在加快信息化建設的同時,實行長效管理,從而更好的從制度上規范本部門信息化建設,逐步完善了辦公室信息化工作體系。
3.2 大力促進基礎設施的建設
積極加大對信息化建設的投入,由于目前辦公室信息系統的信息量越來越大,針對現有的系統硬件支撐平臺缺乏容災備份能力,同時主要服務器容量較小的問題,確定建立一套完整的容災備份系統方案。尋找條件成熟的軟件公司進行合作,要加強軟件和硬件的建設,加強適合高校辦公室系統的應用軟件的開發和使用,從而實現最大程度的信息交換。同時選派具有較強電腦操作能力的同志負責信息化工作的網絡管理及日常維護運作。
3.3 門戶網站建設打開信息化工作新局面
門戶網站是學校的對外窗口,要加大對門戶網站的建設,調整欄目,豐富內容,美化界面,使得其能滿足教學、科研、管理、宣傳、交流、文化傳播等需求。對各欄目信息量進行密切關注和規范。對辦公網、中文網、英文網站及時進行改版提升,加大主頁的信息量,充分發揮信息溝通反饋、宣傳監督的作用。完善門戶網站的各項功能加強與校友和企業之間的聯系，進一步強化辦公網的內部紐帶作用,對門戶網站的版塊設置和內容進行嚴格的審核篩選,對信息管理員進行了規范化培訓。
3.4 資源整合,發揮信息系統的主導作用
大力推進辦公室辦公平臺的建設,將分散在各部門的信息匯集起來,通過梳理進行分類存儲,同時進行數據的存儲,知識的匯集和整理,成為以后辦公室內部主要的工作平臺,最大程度的解決互不兼容的分離狀態,進而打通使用,形成一個系統化的集成數據庫。[2]如系統中涉及一些公務資源和公共服務的,如統一身份認證等,要開放一些服務接口或者統一建設,避免重復開發和資源浪費。加大資源整合力度,理順各部門的職能,積極探索各類信息的共享模式,實現互聯互通和資源共享,高度講求部門間的協同,確定每個部件都是以最高效的方式相互合作并高效運轉,不做任何重復的工作。統一所有系統的界面,避免重復建設,建立統一的運行平臺和系統構架,集中管理系統平臺資源,統一部署管理業務應用,統一運行維護管理,體現標準化、通用化和一體化的特點。明確將加強有關工作人員利用網絡實現資源共享和材料交換以提高辦公效率為辦公室信息化工作的重點。
3.5 切實抓好信息安全工作
辦公室全體人員要切實提高安全防范意識,加大對信息安全設備和軟件的投入,完善安全防范體系,建立信息化安全運行機制,嚴格執行落實各項網絡、信息安全相關法規、政策,落實信息安全登記保護等有關信息安全措施和責任制。逐步建立健全網絡信息管理制度,包括賬號安全保密制度、計算機病毒防治制度、操作人員權限等級分配制度、事故和案件及時報告制度等。進一步完善網絡運行、網絡安全、數據安全等制度和技術保障,加強信息內容管理和網絡安全監控,全面啟動信息安全風險評估與等級保護制度實施工作,及時發現安全管理上的漏洞,切實加以解決。對計算機進行保密管理,由負責保密工作的專人負責,并嚴格按照程序操作。
3.5 加強信息化人才隊伍建設
要把分布在各部門的信息化人才組織起來形成合力,服務信息化建設,壯大信息化人才隊伍,解決人員緊缺問題。一方面積極爭取上級業務部門的技術支持,彌補人才技術實力不足,爭取選擇高素質的復合型人才充實信息化工作隊伍;另一方面是要有計劃地加強人才培訓,提高他們的信息獲取能力、信息處理能力和服務能力以及公關能力。信息技術發展日新月異,學習和培訓要作為經常性的工作。
4 結語
信息化在當今經濟社會發展和管理中的地位、作用越來越凸顯,信息化技術的發展也是在日新月異。高校信息化工作的建設把信息化工作水平不斷推向新的高度。高校辦公室應該用發展的眼光,創造性地開展工作,采取有效措施,不斷鞏固和提高信息化工作成果,進一步做好信息化工作,使得工作能夠更加高效、有序、規范的進行,更好地為學校的發展服務、為學校的信息化工作添光增彩。
參考文獻:
[1]張曉麗.《加強辦公室工作的素質建設》[J].辦公室業務,2011(5).
[2]王衛平.《信息化時代高校辦公室工作系統整合初探》[J].中國教育信息化,2007(7).
