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中圖分類號：G27 文獻標識碼：A
文章編號：1005-913X（2014）01-0114-01
企業檔案是企業在科研、生產、經營與管理活動過程中形成并積累的對當前與未來具有重要參考價值與借鑒作用的信息記錄，具有原始性、憑證性、權威性、廣泛性、連續性和可擴充性等特點。尤其是科技檔案在工程建設中的作用越來越大，不論是科研、設計，還是改建或擴建等都離不開它，并且已成為經濟發展的巨大推動力量。社會各界對科技檔案信息的需求與日俱增。
一、庫存檔案進行數字化面臨的問題
隨著社會信息數字化的快速發展，檔案工作已逐步實現現代化管理，電子檔案成了檔案管理的重要形式。檔案管理電子數字化是檔案管理工作發展的必然趨勢，是檔案管理和時代接軌的產物，是檔案管理中的一種新型模式。
檔案管理電子數字化具有以下優點：一是可充分利用和發揮現有微機的潛能，提高利用率；二是檔案管理電子化，信息成果可多份拷貝，實現網上傳閱，既降低了原文紙質資料的磨損率，還可實現異地查詢。
但將庫存檔案進行數字化還面臨著許多問題：一是檔號不規范，沒有目錄號，一卷多冊現象較多；二是案卷標題不規范，有標題但不能反映主題內容或標題缺少基本要素，甚至沒有案卷標題等現象較為普遍；三是大部分案卷缺少卷內目錄，以至于部分未被案卷標題涵蓋的內容永遠無法檢索而難以利用；四是許多案卷未標頁碼，如果使用中掉頁很難發現；五是組卷混亂現象比較嚴重，如有按時間組的，也有按職能部門管轄權限組的，還有按文種組卷的；六是案卷厚薄不一，有的一、兩頁紙一文一卷，有的五、六百頁紙一類一卷。總之，綜合性檔案館建館時間越長、館藏量越大的，存在的類似問題就越嚴重。
只有實行標準化、規范化的程序和方法，提高檔案管理基礎工作水平，才能保證數字化建設的順利進行。這需要從以下方面著手開展：一是全面普查案卷，去糟取精；二是重新組合案卷實現案卷規范化；三是結合本館實際規范著錄工作；四是統一分類號保證檢索查全率；五是規范題名保證檢索查準率。
二、做好數字化建設中的管控，是取得著錄工作多、快、好的必要條件
（一）精心組織，做好過程管控
為確保檔案數字化工作順利進行，公司應組織人員向完成數字化工作的兄弟單位學習管理經驗，并提前與清華紫光公司溝通，估算工作量，協調工作現場，協商工作方式，合理安排人員配置，部署工作流程。建立檔案出入庫制度，做到出庫有登記，歸還有檢查。做好人員進場前的培訓工作，制定工作計劃，做到出庫、掃描、裝訂、檢查一條龍，保證各個環節無堆積現象。
為保證項目進程科學合理，針對公司實際情況，按照文書檔案——科技檔案——照片檔案的順序合理安排掃描計劃，并做到緊跟進程隨時檢查，將檢查出的問題反饋給項目組及時整改，縮短工作環節。與項目組簽訂保密協議，對項目組人員及時登記備案，做到公司信息不外漏。
為保證回庫紙質檔案齊全完整無損壞，實行領取登記制度，并派專人負責回庫檔案的驗收、檢查、裝訂，對破損檔案進行修補，有效預防檔案遺失損壞問題。
（二）強化驗收管理
對于掃描完成的數字化檔案，執行三級驗收方式。初步驗收，做到隨時錄入隨時跟蹤，進入項目工作現場，檢查錄入數據是否與實際檔案相符，對修整不到位的提出整改要求；掛接驗收，為保證出庫資料完整明確，文書檔案按年度出庫，科技檔案按建設項目出庫，要求紙質檔案資料回庫的同時，必須將相應的電子件掛接到系統上，檔案人員在系統內及時檢驗，不積壓；試運行驗收，項目完成后，及時在公司網頁發通知，開放相關人員使用權限，要求技術人員針對本單位實際情況查找問題，有效防止錯掛漏掛現象。
（三）以檔案數字化工作為契機，全面梳理核對已入庫檔案，提高檔案準確率
檔案數字化工作，是科技信息化提升的一種表現，檢修公司通過本次電子化工作的深入開展，對公司檔案進行了一次全面細致的檢測排查，發現了一些檔案遺留問題，比如條目錄入錯字、頁碼編寫錯誤等進行了改正，公司檔案準確率得到有效提高。
（四）密切配合，克服困難，保證掛接質量
船舶檔案主要是指有關于船舶方面的文字、圖像以及聲音和其他類型為載體的原始記錄和資料，在過去的很長一段時間內船舶檔案的保存一直以紙質形式存在，并且這種檔案保存形式也應用于社會個行業中，為我國科學文化事業提供了重要的幫助。紙質檔案作為事件記錄的原始載體不僅具有唯一性的特點，不能隨意復制和更改，更由于其自身的真實性和直觀性，在鑒定上較為簡單而受到了人們的喜愛。但是隨著社會的不斷進步，科學技術的不斷發展以及檔案量的逐漸增加使得原有的檔案保存形式已經不適用于當今社會，船舶檔案數字化已經成為了不可阻擋的歷史潮流。
一、船舶檔案數字化工作的發展現狀
鑒于紙質存儲檔案對于外部環境的要求較高以及檔案工作量的不斷加大，各方面對于船舶檔案管理工作都提出了更高的要求，在這樣的環境背景下進行船舶檔案的數字化建設顯得勢在必行。檔案數字化工作主要就是指通過對智能信息處理技術的利用，將傳統的以紙張、錄音帶以及錄像帶等為儲存介質的原始檔案材料借助于現代化的掃描、壓縮手段將其轉化為圖片文件以及聲音文件和錄像文件的格式，并且在運用儲存管理技術將其儲存到各類介質上，便于在需要的時候能夠通過快速檢索手段將其查找出來予以利用。在網絡技術的基礎上，逐步建立小范圍內的網絡平臺，逐漸向全國范圍擴展，以便為需要者提供查詢、搜索之需。船舶檔案數字化的最大優勢和特點在于資源數字化、管理網絡化、智能化以及使用方便化。
從發展的趨勢上來看，船舶檔案數字化發展是檔案管理工作整體發展趨勢的方向，檔案自起草、修改到印發都在計算機上進行，將會有利于檔案的修改和復制，在數字化狀態下的的檔案能夠提供更加高效的利用效率和質量，能夠更好地滿足船舶行業乃至全社會的需要。但是就我國目前的發展情況上來看，限于種種客觀原因的限制使得計算機技術在船舶檔案的管理工作中始終沒有發揮出應有的作用和價值，檔案的保密性和社會公眾的需求兩者之間的矛盾成為了影響船舶檔案數字化工作的最大掣肘之一，造成了檔案數字化的發展速度相對于社會數字化技術的發展來說存在著很大的滯后性，不能有效地滿足各方需要。
二、船舶檔案數字化的利與弊
（一）船舶檔案數字化的積極影響
從發展的角度上來說，檔案數字化是檔案信息化建設的重要內容，資源建設主要包含兩部分，一是對現有館藏檔案的數字化，二是對電子文件進行歸檔和電子檔案管理。借助于這種數字化形式可以對檔案原件起到很好地保護作用，使電子文件形式的檔案替代原件的使用，進而避免原件檔案的過度使用而損壞，并且在數字化副本異地保存的條件下，輸出縮微膠片還能夠做到永久保存和使用，通過這種手段即使檔案資料出現了重大災難和意外情況也不至于使檔案資料產生毀滅性的破壞。船舶檔案數字化還能夠有效地改善檔案利用方式，一方面數字化后的檔案能夠做到共享使用，這樣就能夠提供檔案的利用效率，擺脫孤本的限制;并且當需要對檔案進行利用時，利用者將會打破時間的限制，能夠隨時使用需要的文件。最為重要的是船舶檔案數字化是當今社會發展的主流趨勢，社會的發展要求船舶檔案必須進行改變和創新，以適應當今社會需要。
（二）船舶檔案數字化所帶來的隱患
船舶檔案數字化在為檔案管理工作帶來便利的同時也帶來的相應問題，其中最為突出的就是檔案信息的安全問題。鑒于船舶檔案數字化工作后，其接觸的范圍和廣度也將會變得，因此面臨安全風險的幾率也隨之增大。檔案數字化主要的安全問題來自于四方面，分別是網絡安全問題、系統安全問題、應用安全和病毒防范問題以及檔案數據安全問題。網絡安全問題是指基礎網絡設施不可能保證一直正常運行，在其運行過程中很有可能出現各類故障，進而影響到檔案管理;二系統安全則是指檔案數字化的相關計算機系統可能存在系統漏洞，在這樣的環境下檔案信息很有可能被竊取和利用;應用安全及病毒的防范則是由于網絡病毒是伴隨著網絡的存在而存在的，如果不能進行有效地處理很有可能使檔案信息面臨病毒的威脅;而檔案信息數據的安全則是指應當對船舶檔案信息進行一定的加密處理，否則很有可能加大檔案信息數據丟失的風險，一般情況下用戶在訪問檔案信息和數據時，檔案信息都是真實和完整的，如果不對用戶的權限進行設置變更，而任由他人進入系統，將會使檔案信息處于無保護狀態，隨時都存在被更改和利用的風險，這也是檔案數字化所帶來的主要問題。為此，在船舶檔案數字化的不斷發展過程中還應當對安全管理技術進行不斷地研究，為檔案信息的安全提供更加可靠地保障。
三、紙質檔案轉化為數字檔案工作的思考
從形式上的變化來看，船舶檔案數字化工作的最大變化在于儲存介質發生了變化，由傳統的紙質儲存轉變成了電子文件形式的儲存。從某種程度上來講，數字檔案的共享與網絡的溝通需要一系列的標準和規范來使其得以實現，例如各類檔案數據的交換、檔案信息的傳遞以及檔案資源的共享和網絡平臺的鏈接等等。無論是對于儲存的老檔案來說，還是對現在的電子文件形式的新檔案來說都應當嚴格按照標準化的原則去進行，確保紙質檔案能夠被完整的轉換為數字化，電子文件能夠歸檔，數字化檔案能夠被有序的保管、傳遞和利用，盡量避免各自為政、互不兼容現象的發生。對于船舶檔案數字化工作來講，建立一套標準和規范是必不可少的工作，在紙質檔案轉換為數字檔案的過程中一定要發揮出標準和規范的引導性作用，保證技術上能夠實現協調性和整體性的統一。而在現實的工作中，還應當嚴格執行國家檔案局所頒布的《電子文件歸檔與管理規范》，對電子文件的歸檔和管理要進行嚴格規范，對于文字型電子文件、掃描型電子文件、視頻和多媒體電子文件以及音頻電子文件等各類檔案都應當采取通用的格式予以儲存和管理。
與此同時，在紙質檔案轉換為數字檔案的過程中我們還應當注重為數字化檔案提供一種良好的運行環境。船舶檔案數字化主要就是指借助于信息系統加工和計算機網絡傳輸來實現檔案資源的合理配置與有效利用。對于檔案的數字化管理來說，最為重要的就是技術性支撐，檔案數字化需要相應的管理平臺和技術手段作保證，這也是當今社會進行檔案管理所必須具備的條件。但是從難度系數上來講，檔案數字化屬于一項全方位的系統工程，其中包含了文件格式標準制定以及系統運行環境中其他標準制定等諸多內容，這使得船舶檔案的數字化在未來的發展過程中還有很長一段路要走。針對于紙質檔案轉化為數字檔案仍然有很多基礎性工作要做，為此在轉換過程中主要應當做好如下幾方面。其一是要制定網絡基礎設施標準，為數字檔案信息提供一個標準化的網絡運行環境;其二則是要制定相關的應用標準，為數字化形式的船舶檔案應用提供便利條件和有效規范，在數據源、代碼以及電子公文格式上要遵循自身的標準;其三就是要制定好應用支撐標準，為數字化檔案信息提供應有支撐和服務;最后則是要制定出合理有效地信息安全標準，為信息管理和應用創造一個安全的環境。船舶檔案數字化工作要堅持從自身的立足點出發，在紙質檔案的轉換過程中要注重對門類和多元化檔案資源的有效整合，最大限度上做到檔案資源的合理配置，強化船舶檔案的管理水平。
關鍵詞：科技圖書檔案 管理 自動化化
中圖分類號：G258 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2013）02（b）-0254-01
延安市科技館于1987年建成圖書資料室，又細化成圖書檔案室。主要是為延安市、縣區及周邊的科研人員快速有效地提供有價值的科技信息的查閱，了解掌握科技最新動態提供服務。近年來，隨著辦公現代化設備的不斷發展、推廣，科技圖書將運用計算機來管理圖書檔案，進而逐步的實現科技圖書檔案工作的現代化，圖書檔案與其是兩種不同的概念，但兩者之間又存在著密不可分的關系。如何把握科技圖書檔案工作自動化，科學有效地進行組織管理，協調管理，使之成為科技人員之家，充分發揮科技圖書檔案工作的重要性，為科學技術的不斷進步和各項工作服務的作用。這是目前圖書檔案工作現代化建設一個十分重要而又需要加以研究的問題。
1 圖書檔案工作現代整體管理是兩者相互聯系共同發展的必然要求
1.1 圖書檔案一體化是新的管理模式，圖書與檔案的諸多相似之處是一體化的基礎
隨著圖書管理走向規范化、科學化和現代化，檔案工作現代化也勢在必行。由此可見，圖書與檔案是同一事物不同階段的產物，兩者同出一源，各具有獨特的功能。
隨著科學的進步，計算機廣泛應用于我們的生活工作和各個領域，這就要求我們工作人員能夠熟練的使用計算機，具有較高的知識水平和操作水平。辦公自動化的推進，為圖書檔案工作自動化管理創造了條件，我們可以通過電子計算機聯網，可以將同性質相互聯系的工作連為一體，就能實現圖書工作與檔案工作的整體化管理。如果圖書工作自動化與檔案工作自動化各自為陣，互相脫節，科技圖書檔案工作上不去，那么，圖書情報信息與檔案信息這兩種本是同一事物的信息，就會被重復整理，重復向計算機輸入，這樣，計算機的優勢就得不到充分發揮，將直接影響科技科研工作的正常有序進行。
1.2 圖書檔案工作自動化從實踐要求兩者一體化體管理
隨著辦公自動化與檔案管理現代化的發展，使我們這些事業單位相繼開始了圖書工作自動化與檔案工作自動化的實際工作，制約圖書檔案工作自動化的因素很多，但起決定性作用的是領導者的現代化意識水平，重視程度及解決問題的決心。從實踐證明來看，迫切需要實現圖書檔案工作自動化的整體管理。科技圖書工作自動化與檔案工作自動化分別形成于地市、縣區各職能部門之中，由于地域條件限制和資金使用不集中，現代化設備不配套，加之本地技術力量所限，目前自動化工作尚處于分散的，小規模的開發實驗階段。但圖書工作自動化與檔案工作自動化同是辦公自動化的組成部分。因此，人們研制辦公自動化系統時，能夠較好的把握圖書處理與檔案管理之間的關系，從整體的連貫性，在充分考慮圖書、檔案工作不同階段上，使計算機管理信息系統開發規模、方法、功能等不同要求前提下，從信息共享、功能銜接、性能齊全、方便高效上使圖書檔案管理工作成為一體。
2 對實現圖書檔案工作辦公自動化整體管理的看法
2.1 加強領導，統一規劃，為圖書檔案工作自動化的協調發展提供保證
市縣區各級領導尤其是主管圖書檔案的領導，應該開拓視野投入一定時間，了解關注此項工作。從圖書檔案工作自動化的整體上考慮問題，有計劃地組織相關人員對重點課題的研究、統籌安排各工作程序和工作環節之間的相互銜接，協調好圖書工作自動化與檔案工作自動化的關系，以避免各自因盲目性所造成的人力、物力、財力的浪費。
2.2 統籌兼顧，協調好圖書工作自動化與檔案工作自動化的關系
圖書檔案工作具體有形，專業學術方面資料的收集，是整個科技圖書檔案工作的基礎，也是圖書檔案工作的起點。起點至關重要，對于提高科技人員查閱有效率，促進科技事業長足發展有著不可替代的重要作用。因此，圖書檔案自動化應該著眼于長遠，圍繞檔案管理這個中心，根據檔案管理的要求，應當看到，圖書檔案管理實現自動化是社會發展的必然。實踐證明，圖書檔案工作是相輔相成的，它們是互補的，不可相互代替，科研人員在研究一個課題時，首先是去查閱圖書資料，然后就是查考相關檔案資料，圖書檔案的雙重服務給科技人員帶來的，不僅是圖書檔案利用上的便利，更是把圖書與檔案結合起來的一種理想的配套服務。是科技人員可以信賴的綜合信息服務工作。因此，圖書檔案工作實現自動化迫在眉睫。
2.3 抓好標準化管理，實現圖書工作自動化與檔案工作自動化的統一協調
圖書檔案自動化工作單靠組織管理，行政手段去安排是不夠的，必須通過制訂和推行各種標準，使分工合作有統一的科學準則和依據，做到制度有規定，組織有保證，職責有分工，工作有安排，收集有保證。使兩者在技術上保持前后銜接的協調一致。從而達到成果共享。為使圖書檔案工作自動化系統內部各子系統達到兼容性、一致性、合作性的要求，圖書工作標準與檔案工作標準應協調配套。從圖書檔案工作自動化整體上考慮，重視并加強圖書檔案工作標準化。
綜上所述，圖書工作是檔案工作的基礎，而自動化又是建立在標準化基礎之上的，因此，收集科研文獻力求真實、完整，對于整個圖書檔案工作自動化系統質量的優劣至關重要。因此，應大力加強圖書工作標準化，統一圖書檔案的標引語言，同時，要加強科學管理，廣泛增強科技人員的圖書檔案意識，建立一定的檢查監督制度，采取有力的措施，確保科技圖書檔案工作自動化順利有序的開展，為圖書檔案工作自動化建設打下堅實的基礎。
參考文獻
一、企業歷史檔案數字化的意義
第一，有利于避免原檔案受到損害。企業的歷史檔案基本上都保留了較長的時間，紙質檔案隨著時間的流逝，極易造成損壞，出現字跡模糊、辨認不清、紙張發黃、蟲子侵蝕等現象。實施數字化檔案管理，能夠將重要的歷史資料以電子檔的形式保存下來，從而避免原件檔案的丟失，更好地保存好企業的歷史資料。
第二，是適應社會信息發展的必然趨勢。目前，人類的文明程度逐漸加深，信息化時代已經到來，檔案的數字化管理是適應現代化技術發展的新形勢。它能夠實施自動化辦公管理，實現無紙化資料管控，將大量的信息以電子化的樣式保留下來，進而滿足時代進步的新要求。
第三，有助于提高檔案管理的水平，減小工作量。對企業的歷史檔案開展數字化管理，不僅能夠更好地保留原件，避免信息的丟失，還可以減小工作量，提高工作效率。利用數字化管理系統，可以實現對信息的快速檢索和查閱，精確地查找想要獲取的信息，大大節約了工作時消耗的人力、物力和財力。
二、企業歷史檔案外包工作存在的風險
開展數字化檔案信息管理是現代化技術發展的必然趨勢，它能夠極大地降低工作的強度和力度，提高工作效率。但是由于數字化對技術水平要求較高，使得很多企業不得不將一部分業務外包出去，這就存在著很大的工作風險，具體而言主要有以下幾個方面：
（一）檔案外包對檔案管理部門造成的風險。檔案管理部門承擔著管理檔案的艱巨任務，但是如若相關人員過份依賴外包公司，自身的檔案數字化技術不過硬，就存在著受控于人的危害。將一定的工作外包出去，目的是要減小工作量，改變工作現狀，提升工作效率。然而，當外包工作過大，企業自身的數字化水平不高的時候，往往會將企業最重要的信息資料和檔案也外包出去，引起重要信息的丟失。與此同時，企業數字化設備落后，系統軟件的升級也會受到阻礙，不利于日常工作的維護，使得檔案管理部門成為擺設。
（二）外包企業的管理不力可能使得檔案在外包中遭受損失。企業檔案工作開展外包必須要選擇合適的企業承接工作，但是目前市場上的外包公司數量過多，真正能夠保證高質量、高水平服務的卻較少。企業在將歷史檔案外包的過程中，如果沒有選擇好企業，只是草草地簽了一個協議，不僅不利于保護好檔案信息，還會造成外包工作的失敗，引發工作風險。
三、歷史檔案數字化外包工作的應對措施
根據企業歷史檔案在外包過程中存在的風險，我國相關單位一定要做好嚴格的把控，以積極的態度完善工作質量。
首先，企業在選取外包公司的時候要慎重。外包商一定要具有承擔工作的經驗，技術水平要達標，且取得過工作資質。另外。檔案資料在外包前還要組織團隊進行分析，找專家聽取意見，對外包商的能力、技術開展審核，選擇信譽好的公司承接工作。
其次，企業要與外包商簽訂工作協議。在協議內部細化工作的具體方法和內容，并提前說明外包工作失敗要承擔的賠償義務，使其具有法律效力，以更好地保管檔案信息和資料。
最后，在外包工作開展過程中還要加強監督和管理。企業要健全符合檔案數字化項目管理的實際規范，完善檔案數字化項目安全保障體系，定期派人去監督外包工作的進展情況，進而做好安全防護管理，提高工作質量。
醫院檔案室工作計劃范文一
20xx年全市檔案工作的總體要求是，認真貫徹落實黨的xx屆x中全會以及省委、xx和xx市委全會精神，根據上級檔案部門的工作部署，以貫徹落實省“兩辦”《實施意見》和xx市“兩辦”《通知》精神為主線，以堅持“三個走向”為根本要求，以“五檔共建”為主抓手，抓基層、夯基礎、強法治、重人才，力爭為“xx”規劃收好官、為“十三五”規劃謀好篇，努力開創具有xx特色的檔案工作新局面。
一、認真學習、深入貫徹落實省“兩辦” 《實施意見》和xxx市“兩辦”《通知》精神
繼續深入學習省“兩辦”《實施意見》以及xx市“兩辦”《關于認真貫徹落實實施意見的通知》精神，結合xx檔案工作實際，提出xx市《關于加強和改進新形勢下檔案工作的實施意見》的貫徹落實意見方案，提請瑞安市“兩辦”出臺貫徹落實的實施意見。
二、緊緊圍繞市委、市政府中心工作提供檔案服務
1、圍繞市委、市政府重大部署和重點工作，繼續做好“五水共治”，“三改一拆”、“x商回歸”等檔案工作。
2、圍繞紀念抗戰勝利70周年，收集抗戰資料，配合市委宣傳部等做好紀念抗戰勝利70周年宣傳工作。
三、全面推進“五檔共建”工作
(一)增強法治意識，推進法治檔案建設
1、增強檔案法治意識。各立檔單位要強化檔案法治意識，健全檔案工作組織網絡，確保將本單位檔案收集齊全、整理歸檔、依法移交，切實做到應收盡收、應歸盡歸。圍繞全面深化改革要求，建立健全檔案政務事中事后監督制度，推進權力清單和責任清單制度的規范運行。
2、加強檔案業務指導和行政管理工作。深入鎮街(社區、村)、機關部門和企事業單位進行檔案工作業務督查指導，組織開展重點建設項目檔案專項驗收。加大行政執法力度，推進《檔案法》在基層貫徹實施，提升基層檔案工作規范化水平。
3、深入開展檔案普法宣傳。以《檔案法》頒布實施28周年和“6.9國際檔案日”為契機，組織開展檔案常識和檔案普法宣傳。
(二)加強館室共建，推進智慧檔案建設
1、加快館藏檔案數字化，積極配合xx市“館際一體化”建設。按照檔案的利用率、重要程度、破損程度等，制定館藏檔案數字化加工進度計劃，今年將完成館藏檔案數字化加工100萬頁。利用新檔案大樓建設之機，推進數字檔案館軟硬件平臺建設，配合xx市局做好xx市“館際一體化”建設。
2、加快推進數字檔案室建設。以省級規范化數字檔案室和xx市級示范數字檔案室創建活動為載體，確定今年我市數字檔案室創建對象，力爭完成10家以上機關、團體、企事業單位建成數字檔案室”的目標。
3、開展檔案登記備份、電子檔案的歸檔和移交工作。力爭基本完成進館單位的室藏重要傳統載體檔案數字化轉換和備份工作。爭取把電子文件歸檔和電子檔案移交接收利用納入本地信息化項目。
(三)整合檔案資源，推進民生檔案建設
1、加大檔案的接收、征集力度。繼續做好鎮街、部門到期檔案的接收，開展“三重一特”檔案征集工作，完善“xx名人”、“xx方言”建檔工作，完善“文化大禮堂”建檔工作。繼續開展瑞安改革開放“口述歷史”的采集和建檔，名鎮名村建檔工作。開展民間檔案征集工作，加強與民間檔案文獻收藏人員的聯系和溝通，做好民間檔案文獻征集和收藏的登記工作，努力征集散存在民間的珍貴檔案資料。
2、加強民生檔案指導管理。開展涉民檔案調研，加強重點涉民檔案規范化建設的監督指導，整理、編寫《xx市民生檔案目錄》，推進民生檔案資源整合。繼續做好勞動人事檔案的指導管理工作，加強出生醫學證明、學籍、宅基地審批等民生檔案的指導管理。
3、加強檔案資源共享利用。優先安排民生檔案數字化加工，提升查檔系統軟硬件設備設施功能，深化“異地查檔，跨館服務”工作，完善檔案利用體系，推動檔案資源共享利用。
(四)強化安全監管，推進平安檔案建設
1、加強檔案館(室)建設。各立檔單位應重視檔案館(室)軟硬件設備設施建設，加強檔案館(室)制度管理，確保檔案實體安全。
2、加強檔案信息安全。做好檔案與電子文件的安全管理、保密管理和應急處置，做好重要檔案異地備份，完成檔案信息系統安全等級測評。相關單位應嚴格規范數字化加工外包管理，確保檔案信息安全。認真做好“平安xx”建設檔案工作考核，加強檔案安全監管。
醫院檔案室工作計劃范文二
一、指導思想
以XX大精神為指導，認真學習社會主義關于“科學發展觀”理論，深入貫徹執行《檔案法》、《江蘇省檔案管理條例》、《8號令》，認真落實上級關于檔案工作的有關精神，緊緊圍繞醫院的中心工作，充分發揮檔案服務功能，推動檔案事業的發展，為教育事業及廣大教職工服務。
二、工作目標
加強學校檔案建設，用好“超星”軟件管理系統。進一步鞏固和提高學校檔案管理水平，充分利用檔案信息資源，拓展檔案的教育功能、信息功能和服務功能，創建省三星級合格檔案室，使學校檔案工作達到規范化管理的要求。
三、主要工作措施
1.工作具體分工，既責任到人，又共同合作，齊心協力，完成工作目標。
2、歸檔文件齊全完整，并按照本校制訂的歸檔范圍和保管期限表，準確劃分保管期限。
3、按照常熟市檔案局常檔〔20XX〕8號《關于印發20XX年度檔案執法、業務檢查標準的通知》文件精神認真學習，及早熟悉并掌握“標準”內容，逐條對照，逐項落實，扎扎實實開展好本校的檔案工作。
4、嚴格按照歸檔文件整理辦法操作，強化收集，簡化整理，細化檢索，深化利用，不斷推進歸檔文件整理工作的制度化、標準化、現代化。
5.加強業務學習，支持檔案員進行業務培訓，不斷提高業務水平。
6.向升級為省二星級、省三星級的檔案室學習取經，通過省級驗收。
7.堅持原則秉公辦事，做到被服務的對象高興而來，滿意而歸。
四、重點工作安排
1、做好本院20XX年資料的收集工作。貫徹執行新保管期限表( 8號令 ),做好20XX年檔案資料的整理、編目、歸檔工作。7月30日前完成年度文件材料歸檔，并上報歸檔文件整理目錄及歸檔文件整理說明。
2、積極開發檔案信息資源，做好加工、整理、編研、開發、利用工作，拓寬檔案的信息功能、教育功能和服務功能，力求反映學校特色，努力提高編研質量。繼續規范、完善全宗卷及各類匯編。
高校數字化的檔案信息從傳輸、存儲到顯示利用都要通過計算機來實現，計算機和網絡是生成和利用數字檔案信息的基礎和前提，離開計算機軟硬件和網絡的傳輸，數字化的檔案信息就不可能讀取和顯示，因此，數字化檔案信息對計算機及網絡有很強的依賴性。然而眾所周知，計算機及網絡具有一定的不安全性，因為計算機網絡的某些隱患，有時會使檔案信息遭到毀滅性的破壞，這就產生了檔案信息的安全問題。如何確保數字化檔案信息的保密性、完整性、真實性和可利用性，給高校檔案數字化工作帶來了極大的挑戰，對高校在檔案數字化進程中采取先進技術和有效措施，保障高校檔案信息安全提出了較高的要求。
二、數字化進程中高校檔案信息安全現狀
檔案數字化給高校檔案工作帶來了新的生機，數字化檔案信息的網絡傳輸和查詢在為社會提供廣泛信息服務的同時，也給高校檔案的信息安全帶來了嚴峻挑戰。例如：在數字化加工過程中，有的高校利用勤工助學學生或通過外包實現檔案全文數字化，存在對學生培訓不夠和對數字化加工服務機構、加工場地、加工人員和加工成果等方面監管不到位，管理不規范的問題；有的高校檔案管理人員沒有經過正規的機要保密培訓，在工作實踐中，對已觸“紅線”的檔案信息資料繼續以常規方法掛網；有的政府信息安全部門對進行檔案數字化工作的單位指導不到位等等。
1.高校檔案數字化進程中沒有完整的法律法規制度保護信息安全。
目前，各高校全文數字化工作主要依據《中華人民共和國檔案法》、《高等學校檔案管理辦法》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》等法規。法規制度分散零亂，缺乏系統的規劃和設計，對于高校檔案信息安全保障法規不成體系，缺少專門的法規。
2.高校檔案數字化沒有統一技術規范標準。
目前，沒有一套具體全面、系統規范、科學合理、可操作性強的檔案數字化技術規范，來保證高校檔案數字化工作能夠安全、科學、規范、有序地進行。
3.高校檔案數字化評估、防范少，檔案信息安全缺乏預警能力。
高校檔案信息安全保障體系的各部分建設仍處于相對獨立的狀態，常將檔案信息安全保障與檔案信息安全保護混為一談。人員崗位職責不明確，業務操作不規范，有越崗代崗現象，有的操作人員在相關計算機上使用與檔案數字化無關的軟件，難免帶來病毒侵襲等隱患，造成數字化系統癱瘓，使得安全保障階段的能力僅僅停留在保護的水平上，不能主動防御和動態保護檔案信息安全。
4.高校檔案專業人才短缺，檔案信息安全保障缺乏發展能力。
在檔案信息開發和利用過程中，人始終參與其中，是檔案信息安全的制造者，也是檔案信息安全的護衛者。隨著檔案信息化的推進和檔案事業的發展，對檔案工作者的要求也越來越高。在檔案信息安全保障體系建設中，專業的信息安全人才是不可或缺的部分。
三、數字化進程中高校檔案信息安全策略
1.遵循法律制度是高校檔案信息安全的基礎。
法律制度是高校檔案數字化工作生成、管理、存儲、利用各環節的參與人員共同遵守的規章或準則的統稱，包括政策、法律、法規、標準、內部規定等多種形式。連續、有效、健全的制度是科學應對檔案數字化進程安全風險的保障。通過科學的制度建設，約束威脅數字檔案安全的人為因素，調動各方面人員應對安全風險的積極性才是根本。在數字化進程中，要保證高校檔案信息安全，必須加強法制管理，充分運用法律手段，規范檔案管理人員對數字化檔案信息的安全保障。把保障檔案信息安全的各項工作納入法制化、規范化的軌道，進而提高檔案管理部門對檔案信息安全工作的管理水平。目前，高校檔案數字化進程中應遵循的相關法律法規包括：《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《高等學校檔案管理辦法》、《電子公文歸檔管理辦法》等等。這就要求高校有關部門一方面要依據現有法律法規，加大執法力度，嚴格執法，切實起到保障高校數字化檔案信息安全的作用，另一方面針對高校檔案信息安全面臨的復雜問題，上級有關部門要進一步完善高校檔案信息安全的法律法規，盡早出臺有效的專門的法律依據。同時，高校也要根據自身的實際情況，修訂數字化檔案信息安全管理辦法。
2.制定檔案信息安全標準是高校檔案信息安全的前提。
檔案信息安全標準是一種多學科、綜合性、規范性的標準，其目的在于保證檔案信息系統的安全運行，保證利用者和設備操作者的人身安全。面對數字化檔案事業的不斷發展，制定數字化檔案信息安全標準對保證高校數字化檔案信息安全與保密起著重要的作用。高校要根據國家相關標準與規范，結合學校實際情況，在充分調查研究的基礎上，制定一套具體全面、系統規范、科學合理、可操作性強的檔案信息安全標準，保證高校檔案數字化工作科學、規范、有序地進行。檔案信息安全標準包括以下幾個方面的內容：一是網絡基礎標準，主要涉及基礎通信工程建設、網絡平臺建設、網絡互聯互通技術等方面；二是應用標準，基于部分高校檔案數字化信息也會面向公眾，為社會提供必要的服務，所以要制定字符內部編碼標準、數據處理格式標準、信息輸出標準等；三是應用支撐標準，主要涉及信息交換平臺、電子記錄管理和數據庫方面的標準，能給高校檔案數字化提供各種支撐和服務；四是信息安全標準，主要涉及安全級別管理、身份認證、訪問控制、加密算法和數字簽名方面的標準；五是管理標準，主要涉及人員管理、制度管理和檔案信息管理等方面的內容。
3.安全技術保障是高校數字化檔案信息安全的核心。
數字化檔案信息是高科技產物，因此也需要高科技技術來保障檔案數字化信息服務、編研工作和檔案信息安全工作。高校檔案數字化進程中面臨的技術風險多種多樣，歸納起來主要有：軟硬件配置不當、數字化技術不成熟等等，這些都會對信息安全構成隱患，但只要有防范意識，絕大部分風險都可以規避。目前，高校檔案數字化進程中涉及到的信息安全技術主要有以下幾種：一是防火墻技術。它是設置在被保護網絡和外部網絡之間的一道屏障，在外部網與內部網之間建立起一個安全網關，從而防止發生不可預測的、潛在破壞性的侵入。它可以通過監測、限制、更改跨越防火墻的數據流，盡可能地對外部屏敝網絡內部的信息、結構和運行狀況，以此來實現網絡的安全保護。二是數據加密技術。數據加密技術一般與防火墻技術配合使用，它是為提高信息系統及數字檔案信息的安全性和保密性，防止機密信息被外部破析所采用的主要技術手段之一。三是反病毒技術。反病毒技術包括預防病毒、檢測病毒和消除病毒三種技術。四是訪問控制技術。在操作系統和數據庫系統中規定了訪問控制的權限，如規定文件建立者具有可讀、寫、修改或執行的權限。強制性訪問控制引入了安全管理員的機制，增加了安全保護，可防止用戶無意或有意地使用自主訪問的權利。五是安全審計技術。通過對網絡內發生的各種訪問情況記錄日志，并對日志進行統計分析，進而對資源使用情況進行事后分析，它也是發現和追蹤事件的常用措施。
4.有效的安全管理是高校數字化檔案信息安全的關鍵。
數字檔案信息安全管理是以數字檔案信息及其載體為對象的安全管理，它的任務是保證高校數字檔案信息的使用安全和信息載體的運行安全。數字檔案信息安全保障的管理體系是指以系統全面科學的安全風險評估為基礎的、體現“防患于未然”為核心的、動態的數字檔案信息安全管理。數字檔案信息安全管理活動包括建立機構、制定計劃、開展培訓、落實措施、檢查效果和實施改進等過程。學校檔案部門必須成立一個安全管理工作組，負責實施和監控整個檔案數字化信息安全管理活動，對檔案數字化信息及信息處理設施的威脅、影響、脆弱性及三者發生的可能性進行評估；不定期對人員進行安全策略及安全技術的培訓，有效地遏制來自外部和內部的攻擊，增強安全防護能力和隱患發現能力，確保高校數字檔案信息資源內容和信息載體的安全。
5.高素質的人才是高校數字化檔案信息安全的保證。
人員管理是高校數字化檔案信息安全工作中最關鍵的部分，也是最難的部分。應對各個時期的安全風險，有效管理參與人員應建立在以下兩個假設之上：一是人人都可能帶來不確定的安全風險因素，人人都肩負著保證信息安全的職責。在對外部非授權用戶制定防護措施時，也要加強對內部人員的管理、培訓、監督和審計工作。二是參與人員分工不同，每類人員參與檔案信息安全的工作分工也不同。在保證檔案信息安全工作計劃中，應明確主管領導、技術人員、管理人員、數字檔案形成者和利用者的權利、責任和義務。
四、結語
國外早在20世紀80年代就開始了檔案材料的數字化處理，我國開始于20世紀90年代末。目前，我國檔案信息化管理正處于快速發展時期，全國各級各類檔案館大都進行過至少一次的全館檔案信息的數字化，但是效果卻不盡如人意。
2 存在的主要問題
1、理解認識達不到一定的高度
許多人認為檔案管理工作沒有實質上的意義，它只是保管一類的工作，沒有過多的技術含量，認為只要保管好資料即可，在需要的時候能查詢的到相關資料就行，對檔案管理不關心不重視，處理資料也帶有一定的隨意性。
2、檔案管理工作方式單一滯后
在檔案管理工作中，很多單位、部門的管理都沒有一套完整而獨立的檔案管理軟件，都還是依靠人工完成，效率比較低。在錄入上，有時為了趕進度只是錄入了最基本的信息或只機械地將檔案信息進行數字化采集，這種情況很容易導致檔案信息數據庫不完整，造成檔案歸檔不及時，檔案漏?摺⒆柿弦怕┑任侍猓?從而不能有效利用。
3、缺乏檔案數字化方面人才
我國的檔案管理工作有著專業性、機密性等特點，需要專職人員去保管，但往往在實際操作中，單位領導對這方面的管理工作不是太重視，很少去培養這樣一個專業人才，很多單位保管這些資料的人員還兼職著其他的工作。一旦出現檔案問題，管理人員沒有專業的知識和能力對問題進行及時的處理，無法充分發揮大數據庫的應用，致使檔案工作還停留在原始、粗放的工作層面，絲毫沒有技術含量可言。
4、資源結構不合理
在檔案信息化建設中，數字資源短缺且資源結構不合理的問題相當嚴重，受紙質版檔案的限制，數字檔案資源及其結構亟待豐富、優化，如不及時解決該問題，勢必會對檔案信息化建設質量及進程帶來負面影響。
5、注重數據的存儲與維護問題，確保電子文件真實性與安全性
檔案管理信息化建設需做好其安全防范工作，對系統管理進行重點維護，最大程度上保障數據信息安全，確保檔案信息資源的完整性、準確性、真實性和有效性。由于信息化檔案管理存在一定風險，因此對于保護手段的要求較高，管理者需重點做好安全防范工作，比如可定期進行殺毒，安裝防火墻進行預防等，確保電子檔案安全可靠。
3 檔案數字化建設的幾點思考與建議
1、加強檔案的信息化建設，加強人員隊伍的建設
傳統檔案管理容易將工作重點集中于檔案保存、檢索與使用中，沒能充分的利用大數據給我們帶來的快捷，所以檔案的數字化建設是目前工作的重要任務，檔案管理工作人員要及時的錄入人員的信息，做到實時更新，不斷提高檔案信息化水平和服務質量，提高檔案管理的快捷性，這就需要提高檔案人員的工作素質和業務素質，做好材料的歸檔、保存、傳閱等工作。
2、強化管理意識，加大投入力度
第一、關心和支持檔案管理現代化工作，投入資金和精力配置設備，彌補數字化建設經費不足帶來的一系列問題，培養專職人員，把檔案現代化管理納入單位的工作計劃；
第二、單位分管領導應定期聽取檔案工作匯報，了解檔案工作現狀，及時解決工作中實際存在的困難和問題，從而提高檔案的現代化管理工作。
第三、檔案數字化建設應做好頂層設計。為讓檔案數字化建設在各部門得到切實推廣，筆者認為各部門應立足實際做好檔案數字化建設的頂層設計，避免貪大求全。
具體可從以下幾點著手：1、注重檔案數字化系統用戶操作的實用性，簡易性；2、規范檔案數字化操作流程，檔案數字化工作中，“補掃”現象時有發生，給該項工作造成重大壓力，應根據實際，切實制定一整套規范化的操作流程，避免漏掃等情況的發生。
第四、要大力加強檔案數字化管理人才培養。廣大基層事業單位人員普遍年齡偏大，學歷偏低，專業結構不合理，計算機操作水平一般。檔案從業人員已經不能滿足檔案數字化建設需要，應著力培養一批既懂檔案業務管理，又掌握計算機網絡化技術的管理型和技術型人才。
第五、應積極爭取領導重視與支持。只有得到領導高度重視，才能在人、財、物等多方面得以充分保障，才能讓檔案數字化工作得以有效落實。如果各職能部門都能通過檔案管理系統查閱或利用所需要的電子文檔原文信息，而不再受檔案原文不能共享的限制，不僅有效地保護檔案實體的安全，而且還能提高工作效率，降低檔案信息利用的成本，實現資源共享。
4 檔案數字化管理優勢
對機關事業單位來說，往往檔案管理工作的對象均是數量龐大、內容繁雜，并且關系到單位方方面面。如若離開了信息化技術，單靠人力來進行整理與分析，無疑檔案的整理與存檔均是一項龐大的工程，然而利用計算機等現代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。一是用傳統的文書立卷方法立卷，當發現立卷的文件有遺漏和收集不完成時，就要拆卷，有要對卷內文件從新排序，卷內文件目錄也要重新填寫，重新編號、重新裝訂，而利用計算機立卷發現文件遺漏時，插入非常方便，只需修改一下文件的目錄就行了；二是人工立卷歸檔時，經常需要對文件進行接邊的切邊，稍不留神，就會破壞文件全貌甚至切掉重要的批示和領導的簽字，而使用計算機立卷歸檔，不僅降低了檔案工作人員的工作量還提高了工作效率和工作質量，既能完整地保存文件的全貌，又能按時完成歸檔工作，不至于出現文件積壓現象。從而使檔案管理人員從繁重的立卷中解脫出來，集中時間和精力致力于檔案與信息資源的開發和利用工作。
（1）檔案信息化基礎建設
隨著電子計算機和網絡技術的發展，檔案管理信息化程度逐步加深，截止目前，勘探設計企業檔案信息化系統的建設已經相當完善，普及率較高，但是到目前為止，很少有檔案管理網站的建設，檔案管理網站系統可更好的實現檔案資源的服務工作。截止目前，我國已頒布了40多項與檔案信息化有關的標準，但是這些標準過于陳舊，且標準間內容不一，加之宣傳力度不夠，很難實現檔案信息化標準的建設執行。
（2）檔案信息化建設的缺少資金投入。
檔案信息化建設是一項巨大資金投入的建設，目前，多數企業對檔案的管理不重視，導致資金投入不到位，難以有效的實現檔案管理的信息化。我院已將檔案管理納入日常工作管理中，檔案管理工作得到領導的高度重視，但受到科技資金數額的限制，仍難以實現網絡信息化的建設進程。
（3）檔案信息化建設人才缺乏。
從信息產業部的統計數據可知，我國產業信息化的發展與人才的需求是極不平衡的。尤其是檔案管理方面，企業忽視檔案的重要性或僅僅重視檔案專業知識的需求，而忽略信息化人才的需求與培養，導致在檔案信息化的管理與維護中出現一系列的問題。針對勘探設計企業來講，人才缺乏主要表現在以下兩個方面：第一，當前檔案管理人員的信息化素質過低，雖然可進行基本技能操作，但缺乏專業的技能培訓與教育；第二，缺乏具有信息化專業只是的檔案管理人員，在軟件系統的開發、使用與維護過程中，受專業信息知識的限制，一旦系統出現問題，只能尋求技術人員的幫助，不僅浪費時間，同時也制約了檔案信息化建設的速度與質量。
（4）檔案信息資源整合不完善。
目前，勘探設計企業檔案資源的質量與數量都得到很大提高，多樣化、多途徑成為當前檔案信息資源開發利用的主要特點，檔案資源需求也呈現出全面化與豐富化。但是，多數勘探設計企業內部部門間溝通不足，缺乏溝通與協調，無檔案信息化合作意識。由于各部門間軟件環境不同，導致一次輸入的資源難以多次利用，或難以進行轉換，這樣，必然會出現多次重復性勞動，嚴重影響了信息資源作用的發揮。檔案信息資源整合不完善已成為制約檔案管理信息化發展的關鍵點。
2 勘探設計企業檔案信息化建設與檔案管理的措施分析
（一）完善檔案信息化工作體系
只有構建了相應的工作體系，才可以更加順利地建設檔案信息化。具體來講，要明確管理體制，完善運行機制，貫徹執行電子文件管理等相關規定，同時，構建電子文件管理機制，以便全程管理電子文件。要結合檔案法，賦予檔案局相應管理職能，在信息化建設中，檔案部門積極協調，對工作體系進行統一建設。另外，在電子政務建設中，也需要適當提升檔案信息化工作的比重，以便同步進行檔案信息化建設。要對法規制度等進行完善，規范工作行為，編制檔案信息化建設專項規劃和工作任務分解表等，明確目標任務、完成時限以及責任單位等；在此基礎上，完善現有法律法規，強化監督檢查和執法。
（二）推進檔案數字化和資源共享
資源建設是檔案信息化建設的核心內容，要結合這個中心開展其他工作，要將檔案數字化和資源共享作為工作重點。首先，逐步推進檔案數字化建設，按照相應原則，科學編制工作計劃，強化監督檢查工作，以便順利開展檔案數字化工作；同時，在用戶使用需求得到滿足的基礎上，還要構建檔案數字化目錄，投入相應人力、物力和財力資源，各部門協同工作。此外，實行紙質和電子文件雙歸檔制度，并關聯并存規定范圍內的文本和圖形文件，實現檔案全文檢索。其次，要逐步推進檔案信息資源共享，結合相關標準，統一構建檔案信息管理系統，有機融合本系統和辦公系統，在網上操作信息的生成、整理和歸檔全過程。
（三）創新檔案信息服務手段
檔案信息化建設主要目的是提高檔案的利用效率，需要采取一系列的措施，不斷創新檔案信息服務手段；可以提高檔案信息遠程查閱利用服務能力，結合我國相關規定，科學設定檔案公開級別，并構建檔案信息資源網上公開評估體系，主管部門以固定形式向指定網站上需要公開的信息，各級檔案部門借助鏈接方式整合相關資源，逐步完善檔案信息資源網，實現檔案信息網上查詢。對于部分無法公開于網絡上的檔案，可以應用政府信息申請公開程序，對使用者身份信息確認之后，提供遠程查閱服務，借助于網絡檢索，相關人員可以更加便捷地查閱檔案。安全建設也需要引起重視，要及時升級各種殺毒軟件，應用先進的身份認證和網絡監控技術，同時強化訪問控制，對標準進行構建，明確規定備份機房和技術條件，保證檔案信息安全。
3 推進企業檔案信息化建設中的幾點建議
（一）明確企業檔案信息化建設的目標
檔案信息化建設的目標在于提高檔案信息為企業各項建設服務的能力。建設以數字信息化、網絡化和信息共享為主要內容的數字檔案館，加快基礎信息數據庫建設，引進先進的檔案管理模式，并結合企業的發展，企業檔案管理的需要，不斷充實、不斷完善；構建文書檔案管理信息系統、科技檔案管理信息系統和科技資料管理信息系統；建立企業檔案信息共享的安全保密機制；引進和開發必要的數據庫，以滿足企業市政設計人員的研發工作需要。
（二）企業檔案信息化建設的任務和實現途徑
企業檔案管理多是采用手工作坊式的操作。各種歸檔材料從形成、歸檔、整理、保管到利用都是手工來完成。企業檔案信息化建設就是要改變這一狀況，使海量紙質檔案變革為膠片化、數字化檔案，將傳統檔案館變革為數字檔案館。為此，檔案管理模式必須向網絡化、計算機化方向發展，通過網絡、計算機、圖文掃描、光盤存儲及其他存儲模式等先進手段，對數字檔案進行集中統一管理。
（三）檔案信息建設中應注意的問題
一是建設跨企業的檔案信息資源共享平臺，以資源共享彌補資源的不足；二是做到館藏檔案數字化和現代文件歸檔的電子化，建設企業電子文件中心；三是積極探索實現檔案信息化建設和企業政務建設有效銜接的途徑，使檔案信息資源與企業公共信息平臺的信息實現對接。 企業檔案數字化建設存在的普遍問題，也是電子檔案管理的難處。一方面，現有檔案工作人員要積極學習先進的信息科學技術，努力使自己成為復合型人才；另一方面，企業檔案部門也要加強人才結構的調整，有計劃地引進計算機專業人才，加快實現計算機技術與檔案專業技術的融合。
1規范操作原則在農業科技檔案數字化建設的過程中,無論是紙質載體數字化,還是接受電子文件,都必須制定和實施農業科技檔案工作標準和規范,統籌規劃,有序推進,實現依據標準化、程序規范化,盡可能避免在保管和使用中出現各自為政、互不兼容、重復建設等現象,提高數字化工作的質量和效率。2安全管理原則任何事情的發展都是矛盾的結合體,農業科技檔案數字化建設雖然比傳統的管理模式有較大優勢,但同時也對農業科技檔案的保密提出了更高的要求。眾所周知,隨著數字化、網絡化、信息化建設的不斷深入,網絡的脆弱性和潛在威脅也日益顯現出來。因此,在進行農業科技檔案數字化建設的過程中,必須采取有效的安全防范措施,充分保證農業科技檔案信息的安全性。3效益優先原則農業科技檔案數字化建設需要投入大量的財力、人力、物力,因此,必須以利用需求為導向,將年限較長、具有館(室)藏特色、最為珍貴以及利用頻率高的農業科技檔案優先數字化,達到效益最大化。4分工協作原則農業科技檔案數字化建設相當繁瑣,涉及面廣,必須堅持分工協作、整體配合、長期堅持、相互理解的工作理念,充分發揮單位各個部門和各類人員的作用,明確工作任務,落實責任分工,真正做到各司其職,各施其能,協調配合,共同推進農業科技檔案數字化建設。
二、農業科技檔案數字化建設的內容
1建立高效的農業科技檔案信息采集和存儲平臺根據數字化檔案管理的要求,健全農業科技檔案信息采集平臺。一是,建立電子檔案目錄和電子檔案錄入接收工作室(即電子文件備份站),配備計算機設備,實現目錄數據和電子文件的采集工作;二是,建立掃描工作室,配備普通平板掃描儀、高速掃描儀、專用照片掃描儀、縮微膠卷轉換儀等設備,實現科技檔案由傳統介質向電子信息的轉換;三是,建立安全可靠的科技檔案信息存儲平臺。數據存儲采取磁盤陣列柜、磁帶機、光盤庫等設備,進行磁盤陣列自動備份、光盤刻錄備份、磁帶備份、異地備份,實現檔案信息的安全存儲。2建立農業科技檔案數字化管理系統配合數字化檔案的建設目標,逐步建立動態更新的農業科技檔案數字化管理系統,綜合檔案室內建立農業科技檔案檢索數據庫,在室外建立與農業科技相關的電子文件歸檔系統,并實現接口統一,動態及時歸檔。3建立和完善農業科技檔案信息資源庫完善資源庫建設是做好農業科技檔案數字化建設的重點,主要有兩個不同層次:一是,農業科技檔案目錄數據庫建設。根據專業標準科學選定農業科技檔案目錄數據庫結構,將室藏農業科技檔案的案卷級目錄和卷內目錄全部輸入微機,建立科技檔案目錄數據庫,并加強機讀目錄數據庫的質量控制,規范著錄標引,包括著錄格式的標準化、著錄數據的完整性和著錄數據的標準化;二是,農業科技檔案全文數據庫建設。利用數碼相機、掃描儀等技術將館(室)藏紙質載體的農業科技檔案原件進行數字化處理,并將掃描件與機讀目錄對應掛接,實現全文檢索。4建設農業科技檔案信息服務網絡農業科技檔案信息服務網絡建設包括農業科技檔案信息網站建設、內部局域網建設等,與市政務網、公眾網聯網,建立上至國家科技檔案館,下聯農業部門和農業科研單位,形成四通八達的“農業科技檔案信息高速公路”,向廣大科技人員提供農業科技檔案各類信息的服務,充分發揮農業科技檔案的作用。
