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第1篇

電子文件的分類(lèi)與甄別 在信息社會(huì)之中，電子文件是信息記錄的主要形式。網(wǎng)絡(luò)之中的電子文件數(shù)量十分巨大，需 要人們加以科學(xué)地管理，才能便于人們的利用。

 那么，我們首先應(yīng)當(dāng)解決電子文件的分類(lèi)問(wèn)題。電子文件由于與紙質(zhì)文件形態(tài)的不同，其分類(lèi)原則與方法也應(yīng)當(dāng)有所區(qū)別。

 在一臺(tái)沒(méi)有聯(lián)網(wǎng)的幾個(gè)部門(mén)共用的計(jì)算機(jī)之中，我們可以按照不同部門(mén)或時(shí)間先后順序?qū)C(jī)內(nèi)文件簡(jiǎn)單劃分一下。各自部門(mén)的文件以部門(mén)間稱(chēng)相互區(qū)別，或以文件錄入者的姓名或代碼 相互區(qū)別。而內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)中的計(jì)算機(jī)文件，就應(yīng)當(dāng)按行業(yè)、地區(qū)或系統(tǒng)相區(qū)別，然后再給予每 個(gè)文件的制發(fā)單位一個(gè)獨(dú)立的數(shù)碼。如果考慮到與歸檔后的電子檔案類(lèi)別相互協(xié)調(diào)，也可參 照檔案全宗號(hào)和檔案分類(lèi)號(hào)劃分電子文件的類(lèi)別。

 企業(yè)內(nèi)的電子文件分類(lèi)，也可參照國(guó)家檔案局制訂的《工業(yè)企業(yè)檔案分類(lèi)試行規(guī)則》劃分，把企業(yè)中的全部電子文件劃分成公務(wù)文書(shū)類(lèi)、科技圖文類(lèi)、財(cái)會(huì)文件類(lèi)、人事文件類(lèi)，然后 借鑒檔案分類(lèi)號(hào)細(xì)分電子文件類(lèi)別。

 電子文件的檢索原則應(yīng)當(dāng)是方便利用和便于文件保密。但電子文件只有做到科學(xué)分類(lèi)，才能實(shí)現(xiàn)查找便捷。計(jì)算機(jī)對(duì)文件的檢索，基本上也是模擬人工檢索，只不過(guò)是信息處理速度遠(yuǎn) 遠(yuǎn)地超過(guò)人腦對(duì)檢索詞的反映速度。但是，如果機(jī)內(nèi)文件雜亂無(wú)章，文件名稱(chēng)不規(guī)范，同樣 會(huì)制約機(jī)檢速度。查找網(wǎng)上文件，更不可以盲目檢索，而必須知道所查找文件的網(wǎng)址、系統(tǒng) 、文件制發(fā)單位和文件名稱(chēng)等等一系列檢索符號(hào)。否則，如同大海撈針。另一方面，電子文 件也需要保密或限制利用。企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策、長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃、技術(shù)專(zhuān)利、客戶管理文件、基本數(shù)據(jù)等不少信息屬于企業(yè)內(nèi)部機(jī)密，有些內(nèi)容不允許部人員知悉，有些可有償利用。對(duì)于這一部 分文件，一般的用密鑰加以控制。隨著網(wǎng)上竊密技術(shù)的不斷完善，進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)中的任何文件都 再難以做到絕對(duì)保密。所以，對(duì)于企業(yè)的核心機(jī)密，應(yīng)當(dāng)采用更加穩(wěn)妥的保密手段。

 電子文件的甄別也是需要我們加以考慮的問(wèn)題。這個(gè)問(wèn)題的關(guān)鍵是區(qū)別電子文件真?zhèn)巍^(qū)別電子文件的原件與復(fù)制件。電子文件進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行后，其復(fù)制是極為便利的，同時(shí)，也不能 排除別有用心者對(duì)客戶文件或檔案進(jìn)行篡改，這樣的行為可能?chē)?yán)重?fù)p害某些網(wǎng)上客戶的信譽(yù) 或經(jīng)濟(jì)權(quán)益，甚至引起法律糾紛。這樣，我們就必須認(rèn)真考慮電子文件的真?zhèn)巫R(shí)別問(wèn)題。筆 者認(rèn)為，電子文件制發(fā)單位可在機(jī)內(nèi)輸入隱形條碼，使之與偽造或復(fù)制件相區(qū)別。當(dāng)網(wǎng)上用 戶使用任何一份文件時(shí)，他只知道該文件內(nèi)容，而無(wú)法知道該文件條碼。同樣，只有具備隱形條碼的電子文件才是原件，才能作為憑證或依據(jù)使用。

 電子文件的鑒定與歸檔 電子文件在歸檔之前，要進(jìn)行認(rèn)真地鑒定。電子文件的鑒定，主要是區(qū)分文件價(jià)值。在本單位制作的所有電子文件之中，只有那些對(duì)本單位工作具有查考利用價(jià)值或藝術(shù)保管價(jià)值的， 才有必要作為電子檔案保存下來(lái)。其余的電子文件就可以在機(jī)內(nèi)刪除。

 電子文件的鑒定，也存在著區(qū)別真?zhèn)螁?wèn)題。檔案部門(mén)所保管的電子檔案，應(yīng)當(dāng)是電子文件的原件或真實(shí)的電子文件;否則，電子檔案就失去了憑證價(jià)值。歸檔的電子文件還應(yīng)當(dāng)區(qū)別出原件與復(fù)制件。文件制發(fā)單位必須將電子文件的原件歸檔，以保持該電子文件的原始性，以維護(hù)電子文件的憑證性和依據(jù)性。檔案部門(mén)應(yīng)當(dāng)將電子文件的隱形條碼與該文件一同歸檔 ，以維護(hù)電子文件的權(quán)威性，并作為電子文件原始性、憑證性和依據(jù)性的基礎(chǔ)。歸檔的電子文件復(fù)制件應(yīng)注明原制發(fā)單位和復(fù)制人，使之與原件相區(qū)別。此外，還應(yīng)對(duì)電子文件的完整性進(jìn)行鑒定。主要包括電子文件內(nèi)容的完整性、文件制發(fā)法律手續(xù)的完整性、法律依據(jù)的完 整性、文件辦理過(guò)程的完整性等等。

第2篇

所謂電子文件是指人們?cè)谏鐣?huì)活動(dòng)中形成的，以計(jì)算機(jī)盤(pán)片、磁盤(pán)和光盤(pán)等化學(xué)磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文書(shū)、電子信件、電子報(bào)表、電子圖紙等等。與紙質(zhì)文件比較，電子文件有以下幾個(gè)特點(diǎn)：1電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件，它需要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才能閱讀利用；2電子文件可以直接由計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速地處理和傳遞；3電子文件的利用是可共享的，也不再受時(shí)間和距離的影響；4電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，它對(duì)保存場(chǎng)地的面積要求不高，而對(duì)環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。

二、電子文件對(duì)檔案業(yè)務(wù)管理工作的影響

1傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對(duì)象，而應(yīng)用計(jì)算機(jī)后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫(xiě)在磁盤(pán)上，并在磁盤(pán)上進(jìn)行修改，一經(jīng)形成后，馬上存貯到辦公信息數(shù)據(jù)中，由檔案人員、技術(shù)人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期實(shí)踐，已總結(jié)出一套工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點(diǎn)，也是文書(shū)工作和檔案工作的結(jié)合點(diǎn)，文件形成后，由文書(shū)部門(mén)收集立卷后，交檔案部門(mén)管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時(shí)產(chǎn)生，隨時(shí)更改，存貯在計(jì)算機(jī)磁盤(pán)或光盤(pán)中。因此，它對(duì)計(jì)算機(jī)有很強(qiáng)的依賴(lài)性。如果歸檔，必須以磁盤(pán)或光盤(pán)的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價(jià)值”的文件，還應(yīng)包括該文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。

2由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實(shí)體分類(lèi)也可能將被概念分類(lèi)整理所取代，因?yàn)閷?shí)體分類(lèi)的結(jié)果只能體現(xiàn)一種屬性聯(lián)系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當(dāng)今電子文件的環(huán)境中，文件的形式特征和內(nèi)容特征均發(fā)生了變化，電子文件可以通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對(duì)它進(jìn)行象紙質(zhì)文件那樣的分類(lèi)整理。不同的用戶可以根據(jù)不同的需要，利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)電子文件進(jìn)行自由組合分類(lèi)。

3由于電子文件的保存價(jià)值同時(shí)取決于其自身價(jià)值和可讀性，其鑒定的方法、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)均將發(fā)生變化，原有的檔案價(jià)值理論分析范圍也將擴(kuò)大，要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。根據(jù)傳統(tǒng)的檔案價(jià)值鑒定理論，文件應(yīng)根據(jù)其憑證價(jià)值和參考價(jià)值確定保管期限，而電子文件一方面由于制作方便，將產(chǎn)生比以往更多的文件，另一方面由于用戶的需要，信息和數(shù)據(jù)不斷地修改和補(bǔ)充，因此很難劃定固定的保管期限，況且目前電子文件的憑證價(jià)值尚無(wú)法律保證。因此，其鑒定、管理方法亦無(wú)定論。此外，由于電子文件信息載體的特殊性，其保管方法、要求以及檢索和對(duì)外利用等方面也與紙質(zhì)文件有許多不同之處。

三、電子文件對(duì)檔案學(xué)理論的影響

1對(duì)檔案本質(zhì)屬性的影響

原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性。這種原始記錄性一方面表現(xiàn)在檔案的內(nèi)容上，另一方面表現(xiàn)在檔案的形式上，如當(dāng)事人的親筆手稿、領(lǐng)導(dǎo)者的親筆簽署等，都表現(xiàn)出真實(shí)的原始性。也正是檔案的原始記錄性，才使得檔案區(qū)別于圖書(shū)、情報(bào)、資料等其它信息，而具有法律憑證的作用。在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，電子文件從起草、修改到印發(fā)都在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行，它便于修改、便于復(fù)制的特性，使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復(fù)存在。電子文件是計(jì)算機(jī)文字處理系統(tǒng)中的最后一個(gè)文本，沒(méi)有草稿與印稿的區(qū)別，也沒(méi)有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。人們可以在機(jī)器上隨時(shí)方便地復(fù)制電子文件，這樣文件是檔案的前身，檔案是由文件有條件地轉(zhuǎn)化而來(lái)這一檔案概念就變得難以理解。電子文件的原始記錄性和憑證作用如何確定電子文件能否作為檔案是否具有法律憑證作用等等，便成為檔案界的一系列新課題。這些課題是電子文件能否轉(zhuǎn)化為檔案的關(guān)鍵，也是賦予檔案本質(zhì)屬性新的內(nèi)涵的客觀需要。

2對(duì)檔案來(lái)源原則的影響

來(lái)源原則包括兩個(gè)方面：從外部來(lái)看是尊重全宗，從內(nèi)部來(lái)看是尊重原始順序。目前，隨著大量電子文件的產(chǎn)生，后者愈益受到普遍關(guān)注。傳統(tǒng)的觀點(diǎn)認(rèn)為源于來(lái)源原則的檔案檢索系統(tǒng)必須一律建立在文件形成者或信息提供者的組織機(jī)構(gòu)及其文件的基礎(chǔ)上。只有根據(jù)其來(lái)源，從形成者的法律責(zé)任和行政管理的角度看問(wèn)題，才能正確整理和理解檔案文件。而電子文件在形成過(guò)程中，不再?lài)?yán)格對(duì)應(yīng)于現(xiàn)存的機(jī)關(guān)、組織、機(jī)構(gòu)這一現(xiàn)象而產(chǎn)生，人們可以根據(jù)需要隨時(shí)對(duì)文件信息復(fù)制、修改和重新組合、打亂或破壞文件的本來(lái)順序。因此，要確定檔案的來(lái)源，不可僅局限于尋找一個(gè)恰切的定義，或僅要求完整地保護(hù)全宗與文件系列，按照原始順序進(jìn)行整理等，而必須正確說(shuō)明檔案的原始聯(lián)系，了解在整個(gè)生命周期中文件組合的變化，應(yīng)隨著客觀實(shí)際的變化，豐富和發(fā)展來(lái)源原則。

3對(duì)檔案學(xué)理論研究?jī)?nèi)容的影響

檔案學(xué)理論研究的內(nèi)容是由研究對(duì)象所決定的。以往的檔案學(xué)理論研究是以紙質(zhì)檔案為主要對(duì)象，電子文件出現(xiàn)以后，檔案工作的對(duì)象發(fā)生了變化，其理論研究的對(duì)象自然也就發(fā)生了變化。原有的一些定論、模式將被重新審視，原有的管理思想、管理原則將得到更新和補(bǔ)充，原有的檔案學(xué)科體系也將得到充實(shí)和完善。所有這些研究課題都應(yīng)圍繞電子文件來(lái)開(kāi)展。如電子文件的整理排序技術(shù)、信息安全保護(hù)技術(shù)、計(jì)算機(jī)病毒防治技術(shù)等等，都將成為檔案學(xué)理論研究必不可少的內(nèi)容。

四、檔案界所應(yīng)采取的對(duì)策

1做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實(shí)施電子文件管理戰(zhàn)略。新型文件材料的歸檔勢(shì)在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域，對(duì)產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲(chǔ)工作進(jìn)行指導(dǎo)，保護(hù)電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來(lái)龍去脈。也就是說(shuō)，通過(guò)采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫(xiě)的不可更改的文件，從而識(shí)別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會(huì)效用。

2解決好電子文件的保存問(wèn)題。以化學(xué)磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長(zhǎng)期保存，因?yàn)樗男畔⒆x出是無(wú)接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料保護(hù)層內(nèi)，不怕外界磁場(chǎng)的影響，不會(huì)直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時(shí)間短，缺乏實(shí)際貯存的驗(yàn)證，所以，電子文件中原始信息的長(zhǎng)期保存問(wèn)題是有待檔案工作者進(jìn)行深入研究和探討的重要課題。目前，對(duì)于長(zhǎng)久保存的電子文件，需要定期進(jìn)行復(fù)制，以防止信息損失。

第3篇

可能導(dǎo)致?lián)p失的風(fēng)險(xiǎn)因素很多，課題組在第一輪調(diào)查問(wèn)卷中，共挑選了21個(gè)“關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)因素”供專(zhuān)家評(píng)估，如表1所示。這些風(fēng)險(xiǎn)因素涉及機(jī)構(gòu)內(nèi)外兩個(gè)方面的因素，其中1.1、1.2、2.1是外部環(huán)境因素，其余主要是機(jī)構(gòu)內(nèi)部因素。

為便于專(zhuān)家評(píng)估，課題組將風(fēng)險(xiǎn)因素的危險(xiǎn)程度分為5個(gè)等級(jí)，對(duì)應(yīng)著5個(gè)分值，最高危險(xiǎn)等級(jí)為5，意指風(fēng)險(xiǎn)因素的“負(fù)面影響會(huì)帶來(lái)嚴(yán)重的損失且波及范圍較大”；其次為危險(xiǎn)等級(jí)4，意指風(fēng)險(xiǎn)因素“負(fù)面影響比較顯著”；危險(xiǎn)等級(jí)3的含義是指風(fēng)險(xiǎn)因素“負(fù)面影響有限且一目了然”；危險(xiǎn)等級(jí)2的含義是指風(fēng)險(xiǎn)因素“負(fù)面影響極為有限”；最低的風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)為1，意指風(fēng)險(xiǎn)因素“幾乎沒(méi)有任何負(fù)面影響，不需要特殊的保護(hù)措施”。每位被調(diào)查的專(zhuān)家需要分別給每個(gè)關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)因素確定分值。

為便于比較分析，我們根據(jù)危險(xiǎn)等級(jí)平均值（以下簡(jiǎn)稱(chēng)評(píng)估值）的高低，將被評(píng)估的風(fēng)險(xiǎn)因素分為四組，第一組為極嚴(yán)重風(fēng)險(xiǎn)因素，評(píng)估值在4.5以上：第二組為嚴(yán)重風(fēng)險(xiǎn)因素，評(píng)估值在4.0～4.5之間，第三組為較嚴(yán)重風(fēng)險(xiǎn)因素，評(píng)估值在3.5～4.0之間，第四組為中度風(fēng)險(xiǎn)，評(píng)估值在3.0～3.5之間。

中外專(zhuān)家的第一輪評(píng)估結(jié)果既存在相同之處，也存在著明顯的差異，表現(xiàn)在如下方面：

1.專(zhuān)家們的評(píng)估結(jié)果表示電子文件風(fēng)險(xiǎn)客觀存在。雖然本次調(diào)查問(wèn)卷的結(jié)果不可避免地要受到專(zhuān)家個(gè)人背景、知識(shí)結(jié)構(gòu)等方面的影響，但由于評(píng)估者皆為電子文件管理方面的資深專(zhuān)家，故結(jié)果具有代表性，能夠反映出人們對(duì)于電子文件風(fēng)險(xiǎn)的一般認(rèn)識(shí)。中外專(zhuān)家給每個(gè)關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)因素的評(píng)估值都在3以上，所有風(fēng)險(xiǎn)因素評(píng)估值的平均分為4，這說(shuō)明課題組挑選的風(fēng)險(xiǎn)因素切實(shí)存在于電子文件管理之中，它們帶給電子文件管理的負(fù)面影響是顯而易見(jiàn)的，確系關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)因素。

2.相對(duì)而言，國(guó)外專(zhuān)家的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)要高于國(guó)內(nèi)專(zhuān)家。國(guó)外專(zhuān)家評(píng)定的危險(xiǎn)等級(jí)超過(guò)4.5的極嚴(yán)重風(fēng)險(xiǎn)因素有4個(gè)，其中有2個(gè)風(fēng)險(xiǎn)因素的評(píng)估值為4.83，另外2個(gè)為4.6。國(guó)內(nèi)專(zhuān)家評(píng)定的極嚴(yán)重風(fēng)險(xiǎn)因素只有2個(gè)，且評(píng)估值僅為4.5。這也許是發(fā)達(dá)國(guó)家電子政務(wù)建設(shè)的時(shí)間長(zhǎng)，電子文件管理不當(dāng)?shù)膽K痛教訓(xùn)較多的緣故。

3.電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)缺失（1.2）、系統(tǒng)功能缺陷（3.13）、未遷移（3.18）是雙方共同認(rèn)定的危險(xiǎn)程度很高的風(fēng)險(xiǎn)因素。國(guó)外專(zhuān)家評(píng)估結(jié)果表示，“1.2主管部門(mén)沒(méi)有出臺(tái)電子文件真實(shí)、完整、可讀的管理辦法、管理標(biāo)準(zhǔn)”排名第一，評(píng)估值為4.83，系最嚴(yán)重的風(fēng)險(xiǎn)因素；“3.18在系統(tǒng)升級(jí)、變換時(shí)未遷移電子文件”排名第二，評(píng)估值為4.6，是極嚴(yán)重風(fēng)險(xiǎn)因素；“3.13電子文件管理系統(tǒng)沒(méi)有完整捕獲文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)或者背景信息的功能”排名第四，評(píng)估值為4.3，屬?lài)?yán)重風(fēng)險(xiǎn)因素。

國(guó)內(nèi)專(zhuān)家對(duì)這三個(gè)風(fēng)險(xiǎn)因素的評(píng)估值均為4.38，并列排名第二，屬于嚴(yán)重風(fēng)險(xiǎn)因素。

雙方專(zhuān)家給這三個(gè)因素的評(píng)估值都大于4.3，排名靠前。這三個(gè)因素都和電子文件管理方法的缺失有關(guān)。其中，管理標(biāo)準(zhǔn)為電子文件遠(yuǎn)離風(fēng)險(xiǎn)指明了關(guān)鍵的管理步驟和管理方法；而設(shè)計(jì)合理的電子文件管理系統(tǒng)則是滿足電子文件管理需求的終極手段，①電子文件管理最終要依賴(lài)以軟件系統(tǒng)為中心的綜合性管理方法；②信息系統(tǒng)的頻繁變遷給具有系統(tǒng)依賴(lài)性的電子文件的閱讀輸出造成極大的障礙，這是電子文件管理者需要面對(duì)的首要難題，遷移是應(yīng)對(duì)該難題的一種解決辦法。中外專(zhuān)家對(duì)這三個(gè)風(fēng)險(xiǎn)因素危險(xiǎn)程度的共同認(rèn)定，反映了對(duì)科學(xué)有效的電子文件管理方法的迫切需求，應(yīng)當(dāng)引起我們的高度重視。

4.國(guó)外專(zhuān)家對(duì)威脅電子文件可讀性的風(fēng)險(xiǎn)因素的評(píng)估值均高于國(guó)內(nèi)專(zhuān)家。除了給3.18打了高分之外，國(guó)外專(zhuān)家對(duì)另外兩個(gè)威脅電子文件可讀性的因素的評(píng)估值也明顯高于國(guó)內(nèi)專(zhuān)家。這兩個(gè)因素分別是“3.14沒(méi)有規(guī)定文件的格式”和“3.19未保存生成電子文件的軟硬件”。

表1關(guān)鍵電子文件風(fēng)險(xiǎn)因素及其評(píng)估值

編號(hào)關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)因素國(guó)外專(zhuān)家國(guó)內(nèi)專(zhuān)家國(guó)內(nèi)專(zhuān)家

評(píng)估值第一次評(píng)估值第二次評(píng)估值

1.1政府電子文件作為正式文件的法律地位尚未得到普遍認(rèn)同3.004.134.38

1.2主管部門(mén)沒(méi)有出臺(tái)電子文件真實(shí)、完整、可讀的管理辦法、管理標(biāo)準(zhǔn)4.834.384.75

2.1沒(méi)有明確的主管部門(mén)3.504.004.13

3.1機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)很不重視4.004.254.50

3.2資金嚴(yán)重不到位3.504.133.88

3.3機(jī)構(gòu)內(nèi)各有關(guān)部門(mén)、人員文件管理的職責(zé)不明確3.834.254.38

3.4業(yè)務(wù)人員缺乏責(zé)任心4.603.383.75

3.5文檔人員素質(zhì)不高，技術(shù)、管理能力差(如錯(cuò)誤操作等)3.503.883.88

3.6機(jī)構(gòu)沒(méi)有制定科學(xué)合理的文件操作程序4.174.134.00

3.9未采用嚴(yán)格的用戶身份認(rèn)證技術(shù)3.673.883.63

3.10未定義各類(lèi)用戶的存取權(quán)限或定義不當(dāng)3.834.003.75

3.12未采用有效的病毒實(shí)時(shí)監(jiān)視軟件3.304.003.88

3.13電子文件管理系統(tǒng)沒(méi)有完整捕獲文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)或者背景信息的功能4.334.384.38

3.14沒(méi)有規(guī)定文件的格式3.673.003.25

3.15沒(méi)有對(duì)文件生成、管理、利用過(guò)程進(jìn)行監(jiān)控、審計(jì)4.174.004.13

3.16沒(méi)有完善的備份措施4.004.504.63

3.17文件管理過(guò)程中的元數(shù)據(jù)記錄不全3.834.504.25

3.18在系統(tǒng)升級(jí)、變換時(shí)未遷移電子文件4.604.384.50

3.19未保存生成電子文件的軟硬件4.173.383.25

3.20沒(méi)有文檔保管場(chǎng)所安全保護(hù)措施4.834.134.38

3.21沒(méi)有針對(duì)本地易發(fā)天災(zāi)的防范措施4.403.884.00

5.國(guó)內(nèi)專(zhuān)家對(duì)威脅電子文件完整性的風(fēng)險(xiǎn)因素的評(píng)估值均高于國(guó)外專(zhuān)家。“3.16沒(méi)有完善的備份措施”和“3.17文件管理過(guò)程中的元數(shù)據(jù)記錄不全”是威脅電子文件完整性的風(fēng)險(xiǎn)因素。國(guó)內(nèi)專(zhuān)家將最高評(píng)估值??4.5給了這兩個(gè)因素。而國(guó)外專(zhuān)家的評(píng)估值并不高，分別為4和3.83。這種差別反映了中外文件管理工作對(duì)文件質(zhì)量的不同追求。相比而言，我國(guó)更重視電子文件的完整，而國(guó)外更重視可讀和可用。

6.國(guó)外專(zhuān)家對(duì)自然因素的評(píng)估值明顯高于國(guó)內(nèi)專(zhuān)家。在21個(gè)風(fēng)險(xiǎn)因素中，有兩個(gè)風(fēng)險(xiǎn)因素是與自然因素直接相關(guān)，分別是“3.20沒(méi)有文檔保管場(chǎng)所安全保護(hù)措施”和“3.21沒(méi)有針對(duì)本地易發(fā)天災(zāi)的防范措施”。國(guó)外專(zhuān)家對(duì)這兩個(gè)風(fēng)險(xiǎn)因素危險(xiǎn)等級(jí)的評(píng)估值分別為4.83和4.4，排名分別為第一和第三；而國(guó)內(nèi)專(zhuān)家的評(píng)估值只有4.13和3.88，危險(xiǎn)等級(jí)排名為第五和第七。

出現(xiàn)這種明顯差異，其原因可能在于9?11事件對(duì)于西方發(fā)達(dá)國(guó)家的沖擊。2001年9月11日，紐約世界貿(mào)易中心大樓倒塌，位于這座大樓中的許多公司，因?yàn)槠渌袠I(yè)務(wù)數(shù)據(jù)被毀，無(wú)法繼續(xù)業(yè)務(wù)活動(dòng)，只得申請(qǐng)破產(chǎn)。世界著名的摩根?斯坦利銀行的總部及其數(shù)據(jù)也毀于這次事件中，但是該銀行采用了數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)，在數(shù)英里外的新澤西州的蒂內(nèi)克保留著備份數(shù)據(jù)，在重新安裝好硬件系統(tǒng)后，第三天就恢復(fù)了營(yíng)業(yè)。③

國(guó)內(nèi)專(zhuān)家給自然因素打低分的理由是，雖然火災(zāi)、洪水、地震等自然環(huán)境風(fēng)險(xiǎn)一旦發(fā)生，造成的損失往往是毀滅性的，但是發(fā)生的概率比較低，而且風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)方法比較簡(jiǎn)單，比較容易防范。根據(jù)以往歷史記錄，這種自然災(zāi)害造成的風(fēng)險(xiǎn)損失不是很突出。

7.國(guó)內(nèi)專(zhuān)家對(duì)法律、體制和資金因素的評(píng)估值遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于國(guó)外專(zhuān)家。在所有風(fēng)險(xiǎn)因素中，中外專(zhuān)家對(duì)“1.1政府電子文件作為正式文件的法律地位尚未得到普遍認(rèn)同”的評(píng)估值差別最大。國(guó)外專(zhuān)家的評(píng)估值僅為3，排名最后；而國(guó)內(nèi)專(zhuān)家的評(píng)估值高達(dá)4.13。對(duì)電子文件實(shí)行科學(xué)管理的前提就是承認(rèn)電子文件作為正式文件的法律地位，即電子文件是電子的真實(shí)記錄，是政府行使職能合法、有效的憑證，是政府記憶得以延續(xù)的手段。課題組在調(diào)研過(guò)程中發(fā)現(xiàn)，盡管《電子簽名法》頒布，但是現(xiàn)實(shí)世界中電子文件的憑證效力仍然備受懷疑，絕大多數(shù)單位采用了雙套制、雙軌制作為電子文件管理的解決方案，忽視電子文件的全程管理與長(zhǎng)久保存。而沒(méi)有單軌制的政府電子文件管理，就不可能有全面的電子政務(wù)戰(zhàn)略。與此形成鮮明對(duì)比的是沒(méi)有一個(gè)發(fā)達(dá)國(guó)家將雙套制、雙軌制作為電子文件管理的解決之道，所有的研究與探索都以電子證據(jù)的長(zhǎng)久保存與資源共享為目標(biāo)。國(guó)內(nèi)外評(píng)估值的差異恰好反映了我國(guó)在電子政務(wù)建設(shè)尚不夠深入。

與體制相關(guān)的因素有三個(gè)，分別是“2.1沒(méi)有明確的主管部門(mén)”、“3.1機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)很不重視”和“3.3機(jī)構(gòu)內(nèi)各有關(guān)部門(mén)、人員文件管理的職責(zé)不明確”。國(guó)外專(zhuān)家的評(píng)估值為3.5、4、3.83，危險(xiǎn)程度不高；國(guó)內(nèi)專(zhuān)家的評(píng)估值則為4、4.24和4.25，都屬于嚴(yán)重風(fēng)險(xiǎn)因素。由此可見(jiàn)發(fā)達(dá)國(guó)家文檔管理的宏觀體制以及機(jī)構(gòu)內(nèi)部管理體制相對(duì)完善。不過(guò)，從評(píng)估值來(lái)看，國(guó)外專(zhuān)家也較為認(rèn)同領(lǐng)導(dǎo)重視的重要性。

無(wú)論是開(kāi)發(fā)電子文件管理系統(tǒng)、配置計(jì)算機(jī)硬件和網(wǎng)絡(luò)設(shè)施、購(gòu)買(mǎi)存儲(chǔ)載體，還是系統(tǒng)的維護(hù)和更新?lián)Q代都需要一定的資金投入。由于經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平的不同，國(guó)內(nèi)外專(zhuān)家對(duì)資金因素（3.2）危險(xiǎn)等級(jí)的判斷也截然不同，國(guó)內(nèi)專(zhuān)家的評(píng)估值為4.13，國(guó)外專(zhuān)家的評(píng)估值僅為3.5。

可見(jiàn)法律、體制、資金都是帶有“中國(guó)特色”的風(fēng)險(xiǎn)因素。

8.國(guó)外專(zhuān)家對(duì)業(yè)務(wù)人員責(zé)任心缺失這一風(fēng)險(xiǎn)因素的評(píng)估值高于國(guó)內(nèi)專(zhuān)家。中外專(zhuān)家在“3.4業(yè)務(wù)人員缺乏責(zé)任心”評(píng)估值差異也極為明顯，分別為3.38和4.6，分別被判斷為“中度風(fēng)險(xiǎn)因素”和“極嚴(yán)重風(fēng)險(xiǎn)因素”，僅次于法律風(fēng)險(xiǎn)的評(píng)估差異。也許在法制傳統(tǒng)比較悠久、制度規(guī)范相對(duì)健全的環(huán)境中，人員主觀能動(dòng)性的重要性便會(huì)凸現(xiàn)。

二、第二輪專(zhuān)家評(píng)估結(jié)果的分析

第一輪調(diào)查之后，課題組仔細(xì)研究了專(zhuān)家們的評(píng)估結(jié)果和研究建議，調(diào)整了調(diào)查問(wèn)卷的結(jié)構(gòu)，將風(fēng)險(xiǎn)因素按照發(fā)生的層面不同劃分為宏觀、中觀和微觀三個(gè)層次，新增了5個(gè)分布在宏觀和中觀層面的外部環(huán)境因素；在個(gè)別問(wèn)題的描述上也略有改動(dòng)。

為使本文主題集中，我們?nèi)匀灰栽嫉?1風(fēng)險(xiǎn)因素作為比較對(duì)象。在本輪評(píng)估中，大多風(fēng)險(xiǎn)因素的評(píng)估值有變化，不過(guò)變化幅度并不是太大，未出現(xiàn)顛覆性的意見(jiàn)，上一輪評(píng)估結(jié)果中顯示的中外差異仍然存在。由此可見(jiàn)，由于管理體制、信息化水平、觀念等方面的差別，我國(guó)的電子文件風(fēng)險(xiǎn)確實(shí)與發(fā)達(dá)國(guó)家存在較為明顯的區(qū)別。縱向比較，國(guó)內(nèi)專(zhuān)家第二輪評(píng)估結(jié)果顯示：

1.就總體而言，風(fēng)險(xiǎn)因素的評(píng)估值增高。無(wú)論是最高值、最低值，還是平均值，第二輪專(zhuān)家評(píng)估值都高于第一輪。這說(shuō)明專(zhuān)家們對(duì)電子文件風(fēng)險(xiǎn)的認(rèn)同度增加了。在某種程度上，這樣的變化肯定了電子文件風(fēng)險(xiǎn)研究的意義和必要性。

2.電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)缺失（1.2）的評(píng)估值升至第一。“1.2主管部門(mén)沒(méi)有出臺(tái)電子文件真實(shí)、完整、可讀的管理辦法、管理標(biāo)準(zhǔn)”由第一輪中的第二攀升到了榜首，評(píng)估值增加了0.37，是評(píng)估值增幅最大的兩個(gè)風(fēng)險(xiǎn)因素之一（另一個(gè)是3.4），這再次說(shuō)明該問(wèn)題的重要性。隨著美國(guó)、歐盟、澳大利亞、加拿大等國(guó)家和地區(qū)電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)的紛紛出臺(tái)和推廣應(yīng)用，相比而言，我國(guó)在標(biāo)準(zhǔn)制定與貫徹方面的缺陷愈發(fā)令人心焦。

3.法律、體制等軟性風(fēng)險(xiǎn)因素的評(píng)估值繼續(xù)走高。法律風(fēng)險(xiǎn)因素1.1，體制風(fēng)險(xiǎn)因素2.1、3.1、3.3在本輪調(diào)查中的評(píng)估值高于第一輪。其中“3.1機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)很不重視”更是以4.5的得分由“嚴(yán)重風(fēng)險(xiǎn)因素”晉升為“極嚴(yán)重風(fēng)險(xiǎn)因素”。

4.資金、技術(shù)等硬性風(fēng)險(xiǎn)因素的評(píng)估值普遍降低。在整體評(píng)估值增長(zhǎng)的前提下，資金、技術(shù)等硬性風(fēng)險(xiǎn)因素的評(píng)估值卻呈現(xiàn)下降的趨勢(shì)。除了“3.16沒(méi)有完善的備份措施”、“3.18在系統(tǒng)升級(jí)、變換時(shí)未遷移電子文件”這兩個(gè)技術(shù)因素之外，資金因素3.2及技術(shù)因素“3.9未采用嚴(yán)格的用戶身份認(rèn)證技術(shù)”、“3.10未定義各類(lèi)用戶的存取權(quán)限或定義不當(dāng)”、“3.12未采用有效的病毒實(shí)時(shí)監(jiān)視軟件”、“3.17文件管理過(guò)程中的元數(shù)據(jù)記錄不全”的評(píng)估值均低于第一輪的評(píng)估結(jié)果，3.3、3.10、3.12更是由“嚴(yán)重風(fēng)險(xiǎn)因素”降級(jí)為“較嚴(yán)重風(fēng)險(xiǎn)因素”。

5.自然風(fēng)險(xiǎn)和保管場(chǎng)所風(fēng)險(xiǎn)的評(píng)估值有所增長(zhǎng)。自然風(fēng)險(xiǎn)和保管場(chǎng)所風(fēng)險(xiǎn)直接針對(duì)的是文件的物質(zhì)實(shí)體，帶來(lái)的危害可能是毀滅性的。因此，第二輪調(diào)查結(jié)果顯示風(fēng)險(xiǎn)因素3.20和3.21的評(píng)估值都有所增長(zhǎng)。

6.“人本”意識(shí)有所增強(qiáng)。“3.4業(yè)務(wù)人員責(zé)任心不強(qiáng)”是在法律風(fēng)險(xiǎn)因素2.3之外評(píng)估值增幅最大的另一風(fēng)險(xiǎn)因素，由“中度風(fēng)險(xiǎn)因素”躋身于“較嚴(yán)重風(fēng)險(xiǎn)因素”，人員主觀能動(dòng)性的重要程度在本輪調(diào)查中有所提升。

三、對(duì)評(píng)估結(jié)果的綜合分析

中外專(zhuān)家評(píng)估結(jié)果的異同反映了信息化程度不同的國(guó)家在電子文件風(fēng)險(xiǎn)認(rèn)識(shí)上的異同，為我國(guó)電子文件管理工作發(fā)展方向的確定提供了依據(jù)。通過(guò)本次專(zhuān)家的評(píng)估，我們至少可以得出以下幾點(diǎn)結(jié)論：

1.電子文件風(fēng)險(xiǎn)管理是電子文件管理的必要組成。專(zhuān)家評(píng)估的結(jié)果表明，電子文件風(fēng)險(xiǎn)是客觀存在的。被評(píng)估的風(fēng)險(xiǎn)因素中，超過(guò)一半的風(fēng)險(xiǎn)因素的危險(xiǎn)級(jí)別都高于4，負(fù)面影響比較顯著。當(dāng)今社會(huì)，危機(jī)管理、風(fēng)險(xiǎn)管理已經(jīng)成為政府管理的常態(tài)性工作。將風(fēng)險(xiǎn)管理方法引入電子文件管理領(lǐng)域，是電子文件管理的客觀要求，也是電子政務(wù)建設(shè)的必要內(nèi)容。

2.電子文件風(fēng)險(xiǎn)來(lái)自多個(gè)方面，必須構(gòu)筑起全方位的應(yīng)對(duì)體系。為中外專(zhuān)家所承認(rèn)的關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)因素多種多樣。無(wú)論是極嚴(yán)重、嚴(yán)重、較嚴(yán)重還是中度風(fēng)險(xiǎn)因素，都有來(lái)自多個(gè)層次、多個(gè)領(lǐng)域的風(fēng)險(xiǎn)因素。為了有效防范和控制風(fēng)險(xiǎn)，提高管理質(zhì)量，必須構(gòu)筑起全方位的應(yīng)對(duì)體系，關(guān)系到政府機(jī)關(guān)、主管部門(mén)、研究團(tuán)體、軟件提供商等多種機(jī)構(gòu)，文件生成、處理、管理、利用的各類(lèi)的管理人員和操作人員，保管場(chǎng)所、信息基礎(chǔ)設(shè)施、文件管理業(yè)務(wù)、系統(tǒng)設(shè)計(jì)、規(guī)范體系、人員素質(zhì)和觀念等多個(gè)方面。

3.克服法律、體制、標(biāo)準(zhǔn)方面的障礙，是我國(guó)應(yīng)對(duì)電子文件風(fēng)險(xiǎn)之路上的當(dāng)務(wù)之急。電子管理標(biāo)準(zhǔn)是中外專(zhuān)家公認(rèn)的極嚴(yán)重風(fēng)險(xiǎn)因素。但同時(shí)，中外專(zhuān)家對(duì)于體制、法律風(fēng)險(xiǎn)因素的評(píng)估卻截然不同，中方的評(píng)估值遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于外方，而且在得知國(guó)外專(zhuān)家評(píng)價(jià)結(jié)果的情況下，在第二輪評(píng)估非但沒(méi)有降低評(píng)估值，反而加大了分值。這個(gè)結(jié)果真實(shí)地反映了處于不同發(fā)展階段的電子文件管理工作的社會(huì)條件。

隨著電子政務(wù)建設(shè)的推進(jìn)，發(fā)達(dá)國(guó)家紛紛建立電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)，并憑借著其堅(jiān)實(shí)的法治傳統(tǒng)，通過(guò)軟件的標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)證、標(biāo)準(zhǔn)咨詢(xún)服務(wù)等手段推動(dòng)電子文件管理工作。而同樣的路徑在我國(guó)未見(jiàn)得能夠起到同樣的效果。這是因?yàn)槲覈?guó)法治化、規(guī)范化管理基礎(chǔ)較為單薄，而法律、體制的障礙不除，即便標(biāo)準(zhǔn)得以制定，由于欠缺制度上的保障，標(biāo)準(zhǔn)的貫徹實(shí)施過(guò)程必定充滿艱辛。因此，法律、體制、標(biāo)準(zhǔn)的完善必須齊頭并進(jìn)。在某種意義上，法律的健全、體制的完善更為重要。

注釋?zhuān)?/p>

①趙屹，陳曉暉．電子文件管理的終極解決之道．檔案學(xué)通訊，2002(2)

第4篇

關(guān)鍵詞:電子文件中心;蘇南模式;安徽模式;比較研究

2007年4月26日-27日,國(guó)家檔案局分別在常州和合肥召開(kāi)了全國(guó)電子文件中心建設(shè)經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)。會(huì)上,有兩種模式的電子文件中心特別引人注目。一種是蘇南模式,另一種便是安徽模式。這兩種模式的電子文件中心僅是有地域上的區(qū)別,還是有質(zhì)的不同?它們的前景又怎樣?為摸個(gè)水落石出,本項(xiàng)目組選取適當(dāng)?shù)难芯繉?duì)象,對(duì)之開(kāi)展了文獻(xiàn)調(diào)研和實(shí)地調(diào)研,在此基礎(chǔ)上進(jìn)行了較為全面的比較分析職稱(chēng)論文。

1研究對(duì)象的選擇

對(duì)蘇南模式的電子文件中心,本項(xiàng)目組選取了常州、南京、丹陽(yáng)三家作為研究對(duì)象。常州市電子文件中心是我國(guó)第一家電子文件中心,地處“蘇錫常”經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)地區(qū)。南京是江蘇省會(huì)城市,丹陽(yáng)是鎮(zhèn)江市下轄的縣級(jí)市。這三地的選擇,基本能代表蘇南五市各級(jí)別的電子文件中心。對(duì)安徽模式的電子文件中心,本項(xiàng)目組選取了安徽省電子文件中心和蕪湖市電子文件中心。安徽省電子文件中心是國(guó)家檔案局關(guān)于電子文件中心項(xiàng)目的試點(diǎn)單位,蕪湖市電子文件中心是安徽省電子文件中心的試點(diǎn)單位。這些研究對(duì)象的選擇是具有典型性和代表性的。

2比較分析

本項(xiàng)目組分別從電子文件中心產(chǎn)生的緣由、職能職責(zé)、系統(tǒng)功能、人員概況、經(jīng)費(fèi)來(lái)源、管理規(guī)章、安全與災(zāi)備、運(yùn)行情況及發(fā)展態(tài)勢(shì)等九個(gè)方面進(jìn)行了比較分析。

2.1電子文件中心產(chǎn)生的緣由

各家建設(shè)電子文件中心的起因或者目的主要有二:一是為了加強(qiáng)電子文件管理,二是為了政務(wù)信息資源共享。安徽模式的電子文件中心還強(qiáng)調(diào)維護(hù)電子文件的安全性、有效保存人類(lèi)記憶、履行法定職責(zé)、促進(jìn)政務(wù)公開(kāi)、密切黨群關(guān)系、節(jié)約政務(wù)管理成本,等等。這些,其實(shí)是加強(qiáng)電子文件管理和政務(wù)信息資源共享兩大功能目標(biāo)的拓展或者說(shuō)是延伸。另外,電子文件中心的產(chǎn)生與檔案主管機(jī)構(gòu)的政策號(hào)召有很大的關(guān)系。比如,安徽省檔案局與南京市檔案局建設(shè)電子文件中心的另一個(gè)主要原因就是為了響應(yīng)上級(jí)主管機(jī)構(gòu)的號(hào)召。

2.2電子文件中心的職能職責(zé)

各家都叫電子文件中心,但性質(zhì)是否相同?職能職責(zé)是否大同小異呢?顯然不是。蘇南模式的電子文件中心是按地區(qū)建立的介于文件形成單位和地方綜合性檔案館之間的一種過(guò)渡性的電子公文管理利用中心。它只是現(xiàn)行文件或半現(xiàn)行文件利用中心,不具備歸檔功能,不能代替檔案歸檔,各立檔單位還是需要將各類(lèi)電子文件進(jìn)行整理后再提交給檔案館以進(jìn)行歸檔。很明顯,蘇南模式的電子文件中心是政務(wù)信息公開(kāi)的產(chǎn)物,提供現(xiàn)行文件和半現(xiàn)行文件的利用是它的職責(zé)。而安徽模式的電子文件中心與蘇南模式的有著明顯的區(qū)別。二者最大的不同在于安徽模式的電子文件中心具有歸檔功能,它最大的目標(biāo)是為了保障電子文件完整、真實(shí)、有效,使得電子文件像紙質(zhì)文件一樣得到永久保存。在完整、真實(shí)、有效地長(zhǎng)期保存電子文件的基礎(chǔ)上,電子文件的利用僅是長(zhǎng)期保存電子文件這一功能的拓展或延伸。

2.3電子文件中心應(yīng)用系統(tǒng)的功能模塊

由于這兩種模式的電子文件中心性質(zhì)不同,所以,它們的應(yīng)用系統(tǒng)的功能模塊也有很大的區(qū)別。蘇南模式側(cè)重現(xiàn)行文件和半現(xiàn)行文件的利用,所以,文件的審核、及查閱或檢索是其主要模塊。而安徽模式側(cè)重歸檔與長(zhǎng)期保存,所以,其功能模塊比蘇南模式的要復(fù)雜得多。捕獲、數(shù)據(jù)管理、檔案存儲(chǔ)與保存規(guī)劃是其主要模塊。僅從數(shù)據(jù)管理這一模塊上說(shuō),蘇南模式僅需要管理電子文件及其主要的目錄數(shù)據(jù),以供檢索、備份和統(tǒng)計(jì)。而安徽模式,為維護(hù)電子文件的完整性、真實(shí)性和有效性,不僅需要保存和管理電子文件本身,還需要保存并管理電子文件整個(gè)生命周期中與其產(chǎn)生、管理、歸檔、保存和利用等重要環(huán)節(jié)相關(guān)的一系列重要的元數(shù)據(jù),而不單單局限于一些簡(jiǎn)單的目錄數(shù)據(jù)。在安徽模式中,維護(hù)電子文件的完整性、真實(shí)性和有效性的原則始終貫穿著每個(gè)模塊。

2.4電子文件中心人員概況

電子文件中心不是獨(dú)立的組織機(jī)構(gòu),所以,各家都沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的編制。安徽模式將電子文件中心作為一個(gè)向數(shù)字檔案館過(guò)渡的長(zhǎng)期保存人類(lèi)遺產(chǎn)的項(xiàng)目,所以,項(xiàng)目組成員人數(shù)較多。該項(xiàng)目的試點(diǎn)工作組負(fù)責(zé)組織和協(xié)調(diào)。職能小組負(fù)責(zé)標(biāo)準(zhǔn)起草、方案修訂、科研攻關(guān)等。蘇南模式將電子文件中心作為電子政務(wù)平臺(tái)上的一個(gè)應(yīng)用系統(tǒng),所以,電子文件中心只有l(wèi)至3名不等的兼職人員,負(fù)責(zé)系統(tǒng)的日常維護(hù)和數(shù)據(jù)的、備份等。

2.5電子文件中心的經(jīng)費(fèi)來(lái)源

電子文件中心的啟動(dòng)經(jīng)費(fèi)多由政府部門(mén)以專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的形式撥付,只有南京市電子文件中心是以科研經(jīng)費(fèi)的形式啟動(dòng)。而日常運(yùn)行費(fèi)用都只由各檔案局在辦公經(jīng)費(fèi)中列支。顯然,由于復(fù)雜程度不同,蘇南模式的電子文件中心投資小,而安徽模式的電子文件中心投資大。

2.6電子文件中心的管理標(biāo)準(zhǔn)或規(guī)章

蘇南模式的電子文件中心均未建立專(zhuān)門(mén)的管理標(biāo)準(zhǔn)或規(guī)章。而安徽模式的電子文件中心針對(duì)電子文件管理和電子文件中心運(yùn)行所涉及的各個(gè)重要環(huán)節(jié),建立了一系列詳細(xì)的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)章,從行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)到地方標(biāo)準(zhǔn)再到機(jī)構(gòu)規(guī)章,從上至下形成了三級(jí)規(guī)范體系。尤其是安徽省電子文件中心項(xiàng)目負(fù)責(zé)編制的三個(gè)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)已于今年6月1日起實(shí)施,成為檔案界的新熱點(diǎn)。它們的制定及推廣,有利于電子文件擺脫軟硬件對(duì)它的束縛,為維護(hù)電子文件的完整性、真實(shí)性、有效性和長(zhǎng)期可用性提供了制度保障和技術(shù)準(zhǔn)備,為電子文件的歸檔掃清了障礙,鋪平了道路。

2.7電子文件中心的安全與災(zāi)備

在安全防范與災(zāi)難備份方面,蘇南模式僅采用了技術(shù)手段進(jìn)行防范。而安徽模式不僅從技術(shù)上,而且還從管理層面上進(jìn)行了制度建設(shè),使安全與災(zāi)備有了制度保障。

2.8電子文件中心的運(yùn)行情況

作為現(xiàn)行或半現(xiàn)行電子公文利用中心,蘇南模式的電子文件中心建設(shè)周期短,見(jiàn)效快,使政務(wù)網(wǎng)內(nèi)各機(jī)關(guān)單位很快地實(shí)現(xiàn)了政務(wù)信息資源共享,一度受到這些機(jī)關(guān)單位的好評(píng)。但2008年5月,《中華人民共和國(guó)政府信息公開(kāi)條例》實(shí)施后,各級(jí)人民政府作為政務(wù)信息公開(kāi)的義務(wù)主體,紛紛在自己的門(mén)戶網(wǎng)站上建立政務(wù)公開(kāi)欄目。這些欄目公開(kāi)的文件類(lèi)型除公文外,還有工作計(jì)劃、工作總結(jié)、統(tǒng)汁信息、預(yù)案、規(guī)章制度、法律條文等。而電子文件中心中的文件類(lèi)型只有公文,顯然,在服務(wù)的“產(chǎn)品”類(lèi)型上,電子文件中心有失豐富多樣性。其次,政府門(mén)戶網(wǎng)站除公開(kāi)本級(jí)政府及各部門(mén)的政務(wù)信息外,還公開(kāi)垂直管理部門(mén)、公用企事業(yè)單位及下級(jí)政府機(jī)關(guān)的信息。而電子文件中心只能公開(kāi)政務(wù)內(nèi)網(wǎng)中各機(jī)關(guān)單位的信息。由于歷史原因,或因經(jīng)費(fèi)、軟硬件等問(wèn)題,進(jìn)入政務(wù)內(nèi)網(wǎng)的機(jī)關(guān)單位總是不全,有的政務(wù)內(nèi)網(wǎng)中連本級(jí)政府各部門(mén)機(jī)關(guān)都不全,更別提下級(jí)機(jī)關(guān)、條管單位和企事業(yè)單位了。這樣,電子文件中心在服務(wù)的“產(chǎn)品”數(shù)量上明顯不及政府門(mén)戶網(wǎng)站的政務(wù)公開(kāi)了。由此,現(xiàn)行或半現(xiàn)行公文利用功能受到嚴(yán)重沖擊,蘇南模式的電子文件中心利用率急轉(zhuǎn)直下。

安徽模式的電子文件中心因?yàn)榫哂袣w檔功能,以長(zhǎng)期保存電子文件,維護(hù)電子文件完整性、真實(shí)性和有效性為己任,所以,建設(shè)周期長(zhǎng),見(jiàn)效慢。經(jīng)過(guò)3年多,目前,只是完成了基礎(chǔ)建設(shè),處于試運(yùn)行時(shí)期,利用效果尚不明顯。

2.9電子文件中心的發(fā)展態(tài)勢(shì)

因受到政府門(mén)戶網(wǎng)站中政務(wù)信息公開(kāi)的沖擊,蘇南模式的電子文件中心的現(xiàn)行文件和半現(xiàn)行文件利用率非常低,有時(shí)甚至為零利用。除文件利用外,它的另一個(gè)功能是文件備份,即相當(dāng)于對(duì)政務(wù)內(nèi)網(wǎng)中各機(jī)關(guān)單位的電子公文進(jìn)行了同城異地備份。然而,實(shí)際上,政務(wù)內(nèi)網(wǎng)中的所有數(shù)據(jù),各地的信息化發(fā)展機(jī)構(gòu)會(huì)負(fù)責(zé)備份,電子文件中心的備份功能顯得無(wú)足輕重。最終,蘇南模式的電子文件中心只得將發(fā)展目光放到歸檔功能上。然而,由于電子文件中心最初的定位只是現(xiàn)行文件或半現(xiàn)行文件的利用中心,在應(yīng)用系統(tǒng)的功能設(shè)計(jì)上沒(méi)有為歸檔預(yù)留出路,這樣,蘇南模式的電子文件中心就處于進(jìn)退兩難的境地了。

安徽模式的電子文件中心一開(kāi)始定位就很明確,它不是以現(xiàn)行文件或半現(xiàn)行文件的利用為目的,而是以保證電子文件完整、真實(shí)、有效和長(zhǎng)期或永久可用作為根本目的,以歸檔作為主要職責(zé)。它除接收本級(jí)檔案館接收范圍內(nèi)所有單位形成的電子文件外,還將逐步建立起省、市、縣三級(jí)電子文件中心互聯(lián),并且將電子文件中心的數(shù)據(jù)與安徽省分布式檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)整合,實(shí)現(xiàn)電子文件和數(shù)字化檔案信息資源的集中管理和利用。很明顯,它今后的發(fā)展方向是電子檔案中心或數(shù)字檔案館。

3結(jié)論

蘇南模式和安徽模式的電子文件中心既有區(qū)別又有聯(lián)系。在性質(zhì)上,這兩種模式的電子文件中心是有區(qū)別的。蘇南模式的電子文件中心是現(xiàn)行電子公文或半現(xiàn)行電子公文利用中心,它沒(méi)有歸檔功能。它投資少,建設(shè)周期短,見(jiàn)效快。而安徽模式的電子文件中心是以維護(hù)電子文件的完整性、真實(shí)性和有效性為目標(biāo)的長(zhǎng)期或永久保存電子文件的歸檔基地,它具有歸檔功能。它在人力、物力上投資多,建設(shè)周期長(zhǎng),見(jiàn)效慢。它必須嚴(yán)格遵守行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和管理規(guī)章。它們之間又是有聯(lián)系的:①二者同時(shí)抓住了電子政務(wù)發(fā)展的契機(jī),借助電子政務(wù)內(nèi)網(wǎng)作為電子公文傳輸和收集的一個(gè)主要渠道;②目前,二者收集和管理的對(duì)象都是電子公文;③二者都可以實(shí)現(xiàn)政務(wù)信息資源共享,提供現(xiàn)行公文或半現(xiàn)行公文的利用。

從運(yùn)行情況和發(fā)展趨勢(shì)來(lái)看,自2008年5月,《中華人民共和國(guó)政府信息公開(kāi)條例》實(shí)施后,政府門(mén)戶網(wǎng)站開(kāi)辟政務(wù)信息公開(kāi)欄目,使得電子文件中心的現(xiàn)行或半現(xiàn)行公文的利用功能受到?jīng)_擊。因此,主要以現(xiàn)行或半現(xiàn)行公文利用為目標(biāo)的蘇南模式的電子文件中心漸顯衰微。而以歸檔基地為目標(biāo)的安徽模式的電子文件中心不受此條例的影響,它向著電子檔案中心或數(shù)字檔案館的方向大步邁進(jìn)。這兩種同樣基于電子政務(wù)發(fā)展起來(lái)的電子文件中心為什么會(huì)有如此不同的發(fā)展前景呢?原因在于,二者在角色定位上有著質(zhì)的不同。安徽模式緊緊抓住了檔案管理機(jī)構(gòu)不同于其他任何管理機(jī)構(gòu)的職責(zé)所在一一有效地長(zhǎng)期或永久地保存對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的歷史記錄(即檔案)。以此為出發(fā)點(diǎn),一般而言,不會(huì)與其他機(jī)構(gòu)存在職能上的重大沖突。

安徽模式的電子文件中心定位準(zhǔn)確,前景廣闊,那是不是就一帆風(fēng)順呢?不是的。安徽模式的電子文件中心仍存在一些難以解決的問(wèn)題。目前,它收集歸檔的對(duì)象只是電子公文,而以后若向電子檔案中心或數(shù)字檔案館發(fā)展的話,僅局限于電子公文肯定是范圍過(guò)于狹窄。非公文的其他文本文件及文本類(lèi)型外的諸如音頻、視頻、多媒體、數(shù)據(jù)庫(kù)文件也應(yīng)該盡可能地列入歸檔管理范圍。但目前,在維護(hù)電子文件完整性、真實(shí)性、有效性和長(zhǎng)期可用性方面,安徽模式僅就文本類(lèi)型的電子公文提出了解決方案。其他類(lèi)型的文件,因?yàn)楦袷教嗲矣謴?fù)雜并夾雜其他原因,還難以提出合適的解決方案。這也是國(guó)內(nèi)外檔案界共同面臨著的業(yè)務(wù)難題,僅靠一個(gè)省級(jí)電子文件長(zhǎng)期保存的試點(diǎn)項(xiàng)目來(lái)解決,是不大可能的。

目前,我國(guó)電子文件中心的建設(shè)方興未艾,在前進(jìn)的道路上,走一些彎路是在所難免。如何使電子文件中心少走彎路?本項(xiàng)目組建議國(guó)家檔案主管機(jī)構(gòu)對(duì)電子文件中心的性質(zhì)及其職能進(jìn)行定位,為各地方電子文件中心的建設(shè)指明方向。同時(shí),面對(duì)電子文件管理提出的挑戰(zhàn),應(yīng)出臺(tái)相應(yīng)的管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn),為電子文件中心的建設(shè)掃清障礙。

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第5篇

與紙質(zhì)文件相比電子文件歸檔是一項(xiàng)更為艱苦細(xì)致且難度較大的工作，主要原因是大多數(shù)電子文件形成者或囿于傳統(tǒng)觀念，誤認(rèn)為電子文件不是文件而忽視其歸檔，或怕增加工作量而不愿承擔(dān)此項(xiàng)工作；或由于電子文件對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的依賴(lài)性，使其必須借助計(jì)算機(jī)編目歸檔，這對(duì)不熟悉操作技術(shù)的立卷人來(lái)說(shuō)，不像從事紙質(zhì)文件立卷工作駕輕就熟，容易產(chǎn)生畏難情緒；筆者認(rèn)為，推動(dòng)電子文件歸檔工作的著眼點(diǎn)要高，立足點(diǎn)要實(shí)，在規(guī)劃電子文件歸檔工作時(shí)，應(yīng)從本單位辦公自動(dòng)化與信息管理工作的大局出發(fā)，順應(yīng)其規(guī)律，摸清信息產(chǎn)生的源頭，促使電子文件歸檔納入辦公自動(dòng)化和信息管理的工作程序，建立歸檔制度。

一、電子文件歸檔方式和途徑的選擇

紙質(zhì)檔案的載體較為穩(wěn)定安全，而電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞，因此歸檔方式的選擇至關(guān)重要。經(jīng)實(shí)踐檢驗(yàn)，利用磁盤(pán)，脫機(jī)采集數(shù)據(jù)的介質(zhì)移交方式容易造成數(shù)據(jù)丟失。如遇質(zhì)量較差的磁盤(pán)，會(huì)影響文件的可讀性。為防止數(shù)據(jù)丟失需制作多份備份盤(pán)存檔，這不僅加大了工作量，也增加了存貯磁盤(pán)的數(shù)量，簡(jiǎn)便而安全的方式是采用網(wǎng)絡(luò)移交歸檔，并利用光盤(pán)存貯。網(wǎng)絡(luò)移交的途徑有兩條：

(一)借助計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)，開(kāi)通電子文件歸檔專(zhuān)遞網(wǎng)線。隨著各單位計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來(lái)越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。這些文件經(jīng)過(guò)各業(yè)務(wù)管理部門(mén)挑選，反映了職能活動(dòng)的概貌，上網(wǎng)前，又按著信息管理部門(mén)的統(tǒng)一要求進(jìn)行了文件格式的轉(zhuǎn)換，在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性，是歸檔的重點(diǎn)。對(duì)那些未輸送到計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)上的具有保存價(jià)值的電子文悠揚(yáng)，應(yīng)由電子文件形成部門(mén)編目整理，也利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向檔案部門(mén)傳輸，可以借助信息管理網(wǎng)絡(luò)在各業(yè)務(wù)管理機(jī)構(gòu)與檔案部門(mén)之間開(kāi)通電子文件歸檔專(zhuān)遞網(wǎng)線，建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專(zhuān)用子系統(tǒng)。將上網(wǎng)與未上網(wǎng)的具有保存價(jià)值的電子文件通過(guò)此系統(tǒng)傳輸給檔案部門(mén)。檔案部門(mén)經(jīng)與辦公自動(dòng)化和信息管理部門(mén)協(xié)商后，要對(duì)歸檔的電子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，應(yīng)認(rèn)可幾種通用性較強(qiáng)的軟件，：.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。

(二)選擇電子文件信息的匯集點(diǎn)，由計(jì)算機(jī)與信息管理部門(mén)負(fù)責(zé)歸檔。為適應(yīng)辦公自動(dòng)化工作發(fā)展的需要，人們?cè)絹?lái)越注重信息工作的系統(tǒng)化和標(biāo)準(zhǔn)化水平，計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)也從以往的“分散各異”轉(zhuǎn)向“集中統(tǒng)一”，打破了立卷單位人界限，更趨向基于某一方面或幾方面職能活動(dòng)的內(nèi)容而建立系統(tǒng)。計(jì)算機(jī)與信息管理部門(mén)負(fù)責(zé)規(guī)劃、統(tǒng)籌本單位信息管理工作，是開(kāi)發(fā)集中統(tǒng)一型信息系統(tǒng)的牽頭部門(mén)，成為電子文悠揚(yáng)信息的匯集點(diǎn)，又具有一定的技術(shù)設(shè)備及人才條件。由他們負(fù)責(zé)將日常工作中形成的具有保存價(jià)值的電子文件歸檔，無(wú)是最佳歸檔途徑之一。清華大學(xué)計(jì)算機(jī)與信息管理中心計(jì)劃利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立校行政信息管理系統(tǒng)，共分為教學(xué)、科研、人事管理三個(gè)子系統(tǒng)，正在籌建的教學(xué)管理系統(tǒng)與學(xué)生注冊(cè)中心、財(cái)務(wù)結(jié)算中心、教務(wù)處、研究生院構(gòu)成數(shù)據(jù)交換網(wǎng)。注冊(cè)中心負(fù)責(zé)學(xué)生注冊(cè)、選課、排課、考表、成績(jī)等數(shù)據(jù)的傳遞；結(jié)算中心負(fù)責(zé)學(xué)生交費(fèi)信息的傳遞；教務(wù)處與研究生院負(fù)責(zé)學(xué)籍、教學(xué)計(jì)劃、課程、畢業(yè)審查、學(xué)位授予數(shù)據(jù)的傳輸。計(jì)算機(jī)與信息中心接收這些數(shù)據(jù)后，進(jìn)行集中處理，經(jīng)匯總的數(shù)據(jù)通過(guò)信息中心又輸送給各業(yè)務(wù)管理部門(mén)共享。隨著每年數(shù)據(jù)的更新，過(guò)期數(shù)據(jù)應(yīng)由信息中心按檔案部門(mén)的統(tǒng)一要求，進(jìn)行鑒定，編目整理，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸，移交給檔案部門(mén)保存，或直接存入光盤(pán)，定期歸檔。

無(wú)論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統(tǒng)一格式編目整理后，傳輸給檔案部門(mén)，不能由檔案部門(mén)自行從網(wǎng)上下載，以保證電子文件形成部門(mén)對(duì)其數(shù)據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。檔案部門(mén)接收的電子文件一律應(yīng)存入光盤(pán)，最好不用磁盤(pán)存貯。

二、依靠原紙質(zhì)檔案立卷工作骨干，實(shí)現(xiàn)相關(guān)部門(mén)職能的交融集成，建立電子文件歸檔制度。

紙質(zhì)文件歸檔經(jīng)過(guò)多年實(shí)踐，已形成相對(duì)穩(wěn)定的骨干隊(duì)伍，有較好的工作基礎(chǔ)，各立卷部門(mén)都設(shè)立了分管領(lǐng)導(dǎo)和立卷牽頭人，負(fù)責(zé)督促檢查立卷工作。開(kāi)展電子文件歸檔也要以人為本，形成一支隊(duì)伍，承擔(dān)此項(xiàng)工作。由于大多數(shù)計(jì)算機(jī)與信息管理人員對(duì)檔案工作較為陌生，不像立卷歸檔人員經(jīng)與檔案部門(mén)多年合作，建立了相對(duì)穩(wěn)定的業(yè)務(wù)關(guān)系，容易與檔案部門(mén)在電子文件歸檔上達(dá)成共識(shí)。所以，依靠原紙質(zhì)檔案立卷工作骨干，比以各單位計(jì)算機(jī)與信息管理保同為主體，重新建立歸檔工作隊(duì)伍更為現(xiàn)實(shí)。由于整理紙質(zhì)檔案大多采用手工操作的方法，這與電子文件處理手法相差甚遠(yuǎn)，需要新的知識(shí)和技術(shù)手段，現(xiàn)有的立卷隊(duì)伍尚不適應(yīng)工作發(fā)展的需要，要通過(guò)組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和技術(shù)培訓(xùn)，盡快地使他們掌握信息管理自動(dòng)化的基本知識(shí)和技能，擔(dān)負(fù)起電子文件歸檔工作的重任。

電子文件來(lái)源廣泛，形成者不僅有業(yè)務(wù)管理部門(mén)的承辦人，還有數(shù)據(jù)錄入員、信息管理與計(jì)算機(jī)技術(shù)人員等。將頭緒如此之多的電子文件收集歸檔，必須靠制度約束，使制度變成歸檔人員的自覺(jué)行動(dòng)。要將電子文件歸檔工作納入本單位的立卷歸檔制度，并列入信息管理工作程序，在布置、檢查、總結(jié)、考核信息管理工作的同時(shí)，布置、檢查、總結(jié)、考核電子文悠揚(yáng)歸檔工作。

清華大學(xué)檔案館從1995年底開(kāi)始抓電子文悠揚(yáng)歸檔工作，制定了《機(jī)讀(電子)文件歸檔工作暫行規(guī)定(試行)》，分別對(duì)歸檔范圍、歸檔單位與分工、歸檔的方法和要求做了具體規(guī)定，并設(shè)計(jì)了《機(jī)讀(電子)文件歸檔目錄》樣式。為了使各單位主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和立卷牽頭人能夠盡快地接受這一新生事物，還將探索電子文件歸檔工作列為1996年全校檔案工作會(huì)議主要議題之一，會(huì)上，分管檔案工作的副校長(zhǎng)和檔案館館長(zhǎng)明確提出要將電子文件歸檔列入立卷歸檔程序，做為一項(xiàng)重要工作抓緊抓好。于1997年全校檔案工作大會(huì)上，又提出加快電子文件歸檔進(jìn)程的具體要求。在對(duì)電子文悠揚(yáng)的來(lái)源進(jìn)行廣泛調(diào)研的基礎(chǔ)上，本著“注重職能因素”的原則，選擇了電子文件的信息綜合性強(qiáng)，含“金”量高的校長(zhǎng)辦公室、黨委辦公室做為開(kāi)展電子文件歸檔的重點(diǎn)和試點(diǎn)單位。先后三次與他們專(zhuān)門(mén)研究電子文悠揚(yáng)歸檔工作，成立了兩辦電子文悠揚(yáng)歸檔工作小組，由校辦副主任任組長(zhǎng)，并參照紙質(zhì)文件歸檔范圍，制定出黨辦、校辦電子文件歸檔細(xì)目。經(jīng)過(guò)努力，現(xiàn)已將部分電子文件歸檔。

與紙質(zhì)文悠揚(yáng)相比，電子文件歸檔所涉及的問(wèn)題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門(mén)獨(dú)家很難完成，應(yīng)采取電子文件形成部門(mén)、檔案部門(mén)、計(jì)算機(jī)與信息管理部門(mén)三結(jié)合的方法。電子文悠揚(yáng)形成部門(mén)熟悉各項(xiàng)管理業(yè)務(wù)，了解電子文件的自然形成規(guī)律和歷史聯(lián)系，是承擔(dān)歸檔工作的主要責(zé)任者，在鑒定工作價(jià)值時(shí)最有發(fā)言權(quán)；檔案部門(mén)掌握歸檔的原則、方法，又了解全局情況，可以發(fā)揮把關(guān)和統(tǒng)籌作用；計(jì)算機(jī)與信息管理部門(mén)既是電子文件的形成單位，又是設(shè)計(jì)和維護(hù)信息管理網(wǎng)絡(luò)、管理電子信息的專(zhuān)業(yè)技術(shù)部門(mén)，在電子文件歸檔制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作中處于舉足輕重的地位。三個(gè)部門(mén)的職能應(yīng)相互滲透，揚(yáng)長(zhǎng)避短，發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)，在電子文件歸檔中集成一體，共同形成質(zhì)量較好的電子文檔。

三、“兩套制”歸檔的必要性與適時(shí)簡(jiǎn)化合一的可能性

由于印章和

簽署是文件生效的主要標(biāo)志，在現(xiàn)在技術(shù)條件下，對(duì)一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質(zhì)形式保存。鑒于電子文件載體和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性，以及電子文件的易修改性，也有必要將重要的電子文件制成硬拷貝存檔，以確保數(shù)據(jù)的安全。目前，電子文件、紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為檔案一般采取“雙軌制”，歸檔內(nèi)容形成“兩套制”，即紙介質(zhì)與磁、光介質(zhì)兩種文件一起歸檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案。其歸檔時(shí)使用不同的編目方法和存貯裝具。檔案部門(mén)應(yīng)在每一卷紙質(zhì)檔案的備考表或卷內(nèi)目錄“備注”項(xiàng)中注明相應(yīng)的電子文件的編碼及存址，同時(shí)，在電子文件歸檔目錄“備注”項(xiàng)中注明相應(yīng)的紙質(zhì)文件的檔號(hào)及存址，以便利用時(shí)參照互補(bǔ)。

第6篇

從電子文件形成的過(guò)程和特點(diǎn)看，電子文件仍像普通文件一樣具有形成階段、管理階段、處置階段。根據(jù)文件生命周期理論，電子文件的處置階段（歸檔）仍應(yīng)由檔案部門(mén)集中統(tǒng)一管理。這是《中華人民共和國(guó)檔案法》有關(guān)規(guī)定的要求，也是電子文件形成部門(mén)的必然選擇。

現(xiàn)有的計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)設(shè)備，容量雖然很大，但面對(duì)呈幾何級(jí)數(shù)發(fā)展的電子文件，總有窮盡的時(shí)候。而且應(yīng)用軟件的更新很快，許多早期形成的文件在新的軟硬件環(huán)境下不能讀取，即使同時(shí)期的電子文件也有應(yīng)用軟件不兼容的問(wèn)題。每個(gè)文件形成部門(mén)為存儲(chǔ)檔案信息投入大量的精力，保留舊的設(shè)備和多種應(yīng)用軟件，顯然從人力和物力上都是一種浪費(fèi)。所以，電子文件歸檔工作要走社會(huì)化管理這條路，由專(zhuān)業(yè)的檔案部門(mén)去管理。

電子文件有別于傳統(tǒng)的檔案文件，它必須通過(guò)復(fù)雜的編碼和解碼過(guò)程，才能提供利用，與載體沒(méi)有必然的聯(lián)系，它可以復(fù)制并存儲(chǔ)于不同介質(zhì)之中，利用者只要獲得允許，就可以隨時(shí)隨地調(diào)出查閱所需的檔案信息。面對(duì)全新的電子文件管理形式，傳統(tǒng)的檔案管理方式和方法已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)，因此，適應(yīng)現(xiàn)代管理制度和信息社會(huì)的發(fā)展，加強(qiáng)電子文件歸檔工作，對(duì)電子文件實(shí)行檔案化管理成為一個(gè)可供選擇的出路。

電子文件檔案化管理

那什么是電子文件檔案化管理呢？電子文件檔案化管理，就是在傳統(tǒng)檔案管理經(jīng)驗(yàn)和形式基礎(chǔ)上，結(jié)合電子文件自身的特點(diǎn)，采用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，有針對(duì)性的汲取文件中心、虛擬立卷等前沿檔案管理理論，對(duì)電子檔案實(shí)行文件級(jí)的管理，對(duì)本部門(mén)、本地區(qū)形成的電子文件實(shí)行社會(huì)化、自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化管理，從而實(shí)現(xiàn)高效、快捷的電子檔案信息管理模式，并相應(yīng)的成立地區(qū)性、部門(mén)性電子文件中心或電子文件檔案館，本著服務(wù)社會(huì)，回報(bào)社會(huì)的原則，發(fā)揮檔案部門(mén)的管理和技術(shù)優(yōu)勢(shì)，相對(duì)集中地保存和管理電子文件，為電子文件形成部門(mén)提供優(yōu)質(zhì)、穩(wěn)定、安全的存儲(chǔ)環(huán)境和空間，為社會(huì)提供真實(shí)、準(zhǔn)確、快捷的檔案信息服務(wù)。

電子文件檔案化管理模式應(yīng)采取先進(jìn)的技術(shù)和理念，以虛擬、開(kāi)放、靈活的手段來(lái)管理電子文件檔案。專(zhuān)業(yè)檔案部門(mén)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)、圖文掃描、光盤(pán)存儲(chǔ)等先進(jìn)技術(shù)手段對(duì)各個(gè)單位產(chǎn)生的電子文件信息進(jìn)行集中統(tǒng)一的管理，并保管、存儲(chǔ)符合電子文件形成部門(mén)要求的電子檔案，電子文件形成部門(mén)（全宗構(gòu)成者）以定期或不定期的方式，把日常產(chǎn)生的電子文件檔案信息，以標(biāo)準(zhǔn)化的格式通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳遞給檔案部門(mén)，由檔案部門(mén)進(jìn)行分類(lèi)、整理、編目，分別存儲(chǔ)在檔案部門(mén)主服務(wù)器相應(yīng)的存儲(chǔ)空間里，在必要時(shí)檔案信息還可以脫機(jī)存儲(chǔ)到其它更安全的介質(zhì)上，并做多個(gè)備份，避免自然因素?fù)p壞和非法訪問(wèn)。檔案部門(mén)對(duì)電子文件檔案信息采取維護(hù)電子文件產(chǎn)生原始性的原則進(jìn)行管理。檔案部門(mén)為信息存儲(chǔ)單位提供信息查詢(xún)功能，并進(jìn)行用戶確認(rèn)，以確保檔案的完整與安全。

因此，電子文件檔案化管理是由電子檔案部門(mén)集中統(tǒng)一管理電子文件，對(duì)電子文件采取社會(huì)化、自動(dòng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化管理，它不由文件形成部門(mén)或其它非專(zhuān)業(yè)部門(mén)來(lái)管理電子文件，也和傳統(tǒng)的檔案管理方式有所區(qū)別。

電子文件檔案化管理與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別

首先，電子檔案的歸檔時(shí)間與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件檔案可以在文件辦理結(jié)案后隨時(shí)歸檔，或在某一時(shí)間周期定時(shí)統(tǒng)一歸檔，由文件形成部門(mén)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳送給檔案部門(mén)，并用電子數(shù)碼簽名封簽認(rèn)證，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類(lèi)號(hào)，設(shè)定訪問(wèn)限制級(jí)別，以便將來(lái)用戶查找利用。這樣隨時(shí)歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，另一方面也符合電子文件自身的特點(diǎn)，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。

其次，電子文件的歸檔方式與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件由于采用電子編碼技術(shù)，可以編輯修改而不留痕跡，載體無(wú)法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關(guān)鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復(fù)雜而困難。因此，電子文件在形成過(guò)程中要隨時(shí)進(jìn)行數(shù)字簽名、信息認(rèn)證、身份驗(yàn)證和加密保護(hù)，保證文件在傳輸、處理過(guò)程中不會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤，以確保檔案部門(mén)收到的電子文件的原始性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性，保證電子文件的法律憑證地位。

第三，電子文件在保管方式上和傳統(tǒng)檔案有差異。電子文件載體易老化變質(zhì)及信息多媒體、新存貯介質(zhì)的產(chǎn)生和發(fā)展，都會(huì)影響電子文件的長(zhǎng)期可讀性。檔案部門(mén)可以在接收到電子文件后打印出一份紙質(zhì)檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和文件形成部門(mén)的配合，檔案部門(mén)在接收到電子文件后對(duì)文件進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，以通用、統(tǒng)一的格式存儲(chǔ)接收到的電子文件檔案，以便將來(lái)計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展后，仍能讀取以前存儲(chǔ)的檔案，保證信息資源方便利用。

第四，電子文件的分類(lèi)、編目等管理方式與傳統(tǒng)檔案不同。因?yàn)殡娮游募奶厥庑裕梢赃_(dá)到文件一級(jí)的管理，所以，檔案部門(mén)在接收到文件同時(shí)，可以馬上給每份文件編制一個(gè)唯一的文件號(hào)，并給出相應(yīng)的分類(lèi)號(hào)和檔案號(hào)，根據(jù)上下行文之間的關(guān)系，再給出相關(guān)文件號(hào)，在歸檔的同時(shí)進(jìn)行主題詞標(biāo)引、著錄。技術(shù)條件允許時(shí)可以編制多角度、全方位的檢索工具方便檢索查詢(xún)信息。用戶只須給出文件分類(lèi)號(hào)或主題詞，即可以找出相應(yīng)的文件和相關(guān)的上下級(jí)行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度。

第7篇

所謂電子文件是指人們?cè)谏鐣?huì)活動(dòng)中形成的，以計(jì)算機(jī)盤(pán)片、磁盤(pán)和光盤(pán)等化學(xué)磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文書(shū)、電子信件、電子報(bào)表、電子圖紙等等。與紙質(zhì)文件比較，電子文件有以下幾個(gè)特點(diǎn)：1電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件，它需要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才能閱讀利用；2電子文件可以直接由計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速地處理和傳遞；3電子文件的利用是可共享的，也不再受時(shí)間和距離的影響；4電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，它對(duì)保存場(chǎng)地的面積要求不高，而對(duì)環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。

二、電子文件對(duì)檔案業(yè)務(wù)管理工作的影響

1傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對(duì)象，而應(yīng)用計(jì)算機(jī)后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫(xiě)在磁盤(pán)上，并在磁盤(pán)上進(jìn)行修改，一經(jīng)形成后，馬上存貯到辦公信息數(shù)據(jù)中，由檔案人員、技術(shù)人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期實(shí)踐，已總結(jié)出一套工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點(diǎn)，也是文書(shū)工作和檔案工作的結(jié)合點(diǎn)，文件形成后，由文書(shū)部門(mén)收集立卷后，交檔案部門(mén)管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時(shí)產(chǎn)生，隨時(shí)更改，存貯在計(jì)算機(jī)磁盤(pán)或光盤(pán)中。因此，它對(duì)計(jì)算機(jī)有很強(qiáng)的依賴(lài)性。如果歸檔，必須以磁盤(pán)或光盤(pán)的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價(jià)值”的文件，還應(yīng)包括該文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。

2由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實(shí)體分類(lèi)也可能將被概念分類(lèi)整理所取代，因?yàn)閷?shí)體分類(lèi)的結(jié)果只能體現(xiàn)一種屬性聯(lián)系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當(dāng)今電子文件的環(huán)境中，文件的形式特征和內(nèi)容特征均發(fā)生了變化，電子文件可以通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對(duì)它進(jìn)行象紙質(zhì)文件那樣的分類(lèi)整理。不同的用戶可以根據(jù)不同的需要，利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)電子文件進(jìn)行自由組合分類(lèi)。

3由于電子文件的保存價(jià)值同時(shí)取決于其自身價(jià)值和可讀性，其鑒定的方法、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)均將發(fā)生變化，原有的檔案價(jià)值理論分析范圍也將擴(kuò)大，要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。根據(jù)傳統(tǒng)的檔案價(jià)值鑒定理論，文件應(yīng)根據(jù)其憑證價(jià)值和參考價(jià)值確定保管期限，而電子文件一方面由于制作方便，將產(chǎn)生比以往更多的文件，另一方面由于用戶的需要，信息和數(shù)據(jù)不斷地修改和補(bǔ)充，因此很難劃定固定的保管期限，況且目前電子文件的憑證價(jià)值尚無(wú)法律保證。因此，其鑒定、管理方法亦無(wú)定論。此外，由于電子文件信息載體的特殊性，其保管方法、要求以及檢索和對(duì)外利用等方面也與紙質(zhì)文件有許多不同之處。

三、電子文件對(duì)檔案學(xué)理論的影響

1對(duì)檔案本質(zhì)屬性的影響

原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性。這種原始記錄性一方面表現(xiàn)在檔案的內(nèi)容上，另一方面表現(xiàn)在檔案的形式上，如當(dāng)事人的親筆手稿、領(lǐng)導(dǎo)者的親筆簽署等，都表現(xiàn)出真實(shí)的原始性。也正是檔案的原始記錄性，才使得檔案區(qū)別于圖書(shū)、情報(bào)、資料等其它信息，而具有法律憑證的作用。在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，電子文件從起草、修改到印發(fā)都在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行，它便于修改、便于復(fù)制的特性，使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復(fù)存在。電子文件是計(jì)算機(jī)文字處理系統(tǒng)中的最后一個(gè)文本，沒(méi)有草稿與印稿的區(qū)別，也沒(méi)有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。人們可以在機(jī)器上隨時(shí)方便地復(fù)制電子文件，這樣文件是檔案的前身，檔案是由文件有條件地轉(zhuǎn)化而來(lái)這一檔案概念就變得難以理解。電子文件的原始記錄性和憑證作用如何確定電子文件能否作為檔案是否具有法律憑證作用等等，便成為檔案界的一系列新課題。這些課題是電子文件能否轉(zhuǎn)化為檔案的關(guān)鍵，也是賦予檔案本質(zhì)屬性新的內(nèi)涵的客觀需要。

2對(duì)檔案來(lái)源原則的影響

來(lái)源原則包括兩個(gè)方面：從外部來(lái)看是尊重全宗，從內(nèi)部來(lái)看是尊重原始順序。目前，隨著大量電子文件的產(chǎn)生，后者愈益受到普遍關(guān)注。傳統(tǒng)的觀點(diǎn)認(rèn)為源于來(lái)源原則的檔案檢索系統(tǒng)必須一律建立在文件形成者或信息提供者的組織機(jī)構(gòu)及其文件的基礎(chǔ)上。只有根據(jù)其來(lái)源，從形成者的法律責(zé)任和行政管理的角度看問(wèn)題，才能正確整理和理解檔案文件。而電子文件在形成過(guò)程中，不再?lài)?yán)格對(duì)應(yīng)于現(xiàn)存的機(jī)關(guān)、組織、機(jī)構(gòu)這一現(xiàn)象而產(chǎn)生，人們可以根據(jù)需要隨時(shí)對(duì)文件信息復(fù)制、修改和重新組合、打亂或破壞文件的本來(lái)順序。因此，要確定檔案的來(lái)源，不可僅局限于尋找一個(gè)恰切的定義，或僅要求完整地保護(hù)全宗與文件系列，按照原始順序進(jìn)行整理等，而必須正確說(shuō)明檔案的原始聯(lián)系，了解在整個(gè)生命周期中文件組合的變化，應(yīng)隨著客觀實(shí)際的變化，豐富和發(fā)展來(lái)源原則。

3對(duì)檔案學(xué)理論研究?jī)?nèi)容的影響

檔案學(xué)理論研究的內(nèi)容是由研究對(duì)象所決定的。以往的檔案學(xué)理論研究是以紙質(zhì)檔案為主要對(duì)象，電子文件出現(xiàn)以后，檔案工作的對(duì)象發(fā)生了變化，其理論研究的對(duì)象自然也就發(fā)生了變化。原有的一些定論、模式將被重新審視，原有的管理思想、管理原則將得到更新和補(bǔ)充，原有的檔案學(xué)科體系也將得到充實(shí)和完善。所有這些研究課題都應(yīng)圍繞電子文件來(lái)開(kāi)展。如電子文件的整理排序技術(shù)、信息安全保護(hù)技術(shù)、計(jì)算機(jī)病毒防治技術(shù)等等，都將成為檔案學(xué)理論研究必不可少的內(nèi)容。

四、檔案界所應(yīng)采取的對(duì)策

1做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實(shí)施電子文件管理戰(zhàn)略。新型文件材料的歸檔勢(shì)在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域，對(duì)產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲(chǔ)工作進(jìn)行指導(dǎo)，保護(hù)電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來(lái)龍去脈。也就是說(shuō)，通過(guò)采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫(xiě)的不可更改的文件，從而識(shí)別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會(huì)效用。

2解決好電子文件的保存問(wèn)題。以化學(xué)磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長(zhǎng)期保存，因?yàn)樗男畔⒆x出是無(wú)接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料保護(hù)層內(nèi)，不怕外界磁場(chǎng)的影響，不會(huì)直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時(shí)間短，缺乏實(shí)際貯存的驗(yàn)證，所以，電子文件中原始信息的長(zhǎng)期保存問(wèn)題是有待檔案工作者進(jìn)行深入研究和探討的重要課題。目前，對(duì)于長(zhǎng)久保存的電子文件，需要定期進(jìn)行復(fù)制，以防止信息損失。

3使檔案管理向立體化方向發(fā)展。以前的檔案管理是呈直線狀態(tài)的，隨著人們對(duì)利用服務(wù)工作的重視，使利用工作和其它基礎(chǔ)工作構(gòu)成一個(gè)平面。這種平面結(jié)構(gòu)只反映紙質(zhì)檔案的情況，隨著電子文件的介入，檔案種類(lèi)在增加，其基礎(chǔ)工作和利用工作也都具有各自的個(gè)性。因此，在原有平面結(jié)構(gòu)基礎(chǔ)上，又增加了一項(xiàng)檔案信息載體內(nèi)容，就構(gòu)成三維空間，形成了立體化的管理結(jié)構(gòu)。

第8篇

一、載體壽命的差異

紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì)，盡管纖維素在一定的條件如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等下，可發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，但只要我們?cè)跈n案保護(hù)過(guò)程中，注意排除發(fā)生兩大化學(xué)反應(yīng)所需要的條件，就可以使紙質(zhì)檔案的壽命達(dá)到上百年甚至上千年。

電子文件的載體材料是磁性物質(zhì)和光盤(pán)。聚酯底基是磁盤(pán)和磁帶的支持體。聚酯底基具有易產(chǎn)生靜電而吸引塵埃導(dǎo)致卷曲、易與磁粉脫離、伸長(zhǎng)后不易恢復(fù)等缺點(diǎn)。粘和劑起著連接底基和磁粉的作用，它具有易熱脹冷縮、磨損、脫落、粘連、生霉等缺點(diǎn)，直接影響信息再現(xiàn)。磁粉中的磁性氧化物顆粒的剩磁感應(yīng)強(qiáng)度是記錄和再現(xiàn)信息的決定因素，它極易受外磁場(chǎng)影響而導(dǎo)致退磁、消磁等。光盤(pán)是利用激光進(jìn)行信息存取的，它呈圓盤(pán)狀，由盤(pán)基、記錄介質(zhì)和保護(hù)層等部分組成。目前光盤(pán)常用的記錄介質(zhì)主要有碲、碲合金、硒、碳鋁化合物以及一些在激光熱效應(yīng)作用下易產(chǎn)生物化性質(zhì)變化的材料。這些材料不穩(wěn)定、易氧化、易與堿溶液發(fā)生反應(yīng)。與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要短得多，一般僅為5—15年。

二、環(huán)境條件影響的差異

1、溫濕度影響的差異。不適宜的溫濕度對(duì)磁性載體、光盤(pán)和紙張均有影響。對(duì)紙張而言，高溫高濕，可促進(jìn)紙張發(fā)生水解－氧化反應(yīng)，加速紙張內(nèi)部不利化學(xué)成分對(duì)紙張的影響，也可使字跡材料發(fā)生擴(kuò)散、洇化現(xiàn)象。而電子文件載體受溫濕的影響方式截然不同。在溫度過(guò)高或過(guò)低條件下，聚酯底基易膨脹或收縮變形，光盤(pán)載體中使用的塑料、鋁和多碳材料也會(huì)彎曲變形，影響激光束精確定位和數(shù)據(jù)的讀寫(xiě)。實(shí)驗(yàn)證明，保存紙質(zhì)檔案的標(biāo)準(zhǔn)溫度為14℃—24℃，相對(duì)濕度為45％—60％，而保存電子文件的理想溫度為16℃—20℃，相對(duì)濕度為40％±5％，可見(jiàn)，溫濕度對(duì)電子文件和紙質(zhì)檔案的影響程度是不同的。

2、灰塵影響的差異。灰塵對(duì)紙張的危害主要是機(jī)械磨損紙張、使紙張發(fā)生粘結(jié)而形成“檔案磚”、給紙張帶來(lái)霉菌等。而灰塵對(duì)電子文件載體的損壞主要有物理?yè)p壞、化學(xué)損壞和生物損壞。物理?yè)p壞是指污染、劃傷磁盤(pán)、磁帶、光盤(pán)表面，造成記錄信息的損毀；化學(xué)損壞是指灰塵中所含的化學(xué)成分會(huì)不同程度地引起磁盤(pán)、磁帶、光盤(pán)載體腐蝕、降解等化學(xué)作用而毀壞，造成記錄信息消失；生物損壞是指灰塵是霉菌孢子的傳播者，也是霉菌的培養(yǎng)基、繁殖地，霉菌分泌的酶和有機(jī)酸會(huì)損壞磁性載體和光盤(pán)，使數(shù)據(jù)丟失。綜上所述，灰塵均可以損壞紙張和電子文件載體。只是對(duì)紙張而言，即使灰塵已經(jīng)對(duì)其產(chǎn)生實(shí)質(zhì)性的損害，如磨損紙張、形成“檔案磚”、產(chǎn)生色斑和霉斑等，也可通過(guò)修復(fù)手段在很大程度上恢復(fù)其所記錄信息。而灰塵一旦對(duì)電子文件載體造成危害，載體上所記錄的信息可能會(huì)局部丟失，在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)上便無(wú)法讀出原始信息，使電子文件失去保存價(jià)值。因此，防止灰塵對(duì)電子文件載體的危害有特別重要的意義，在電子文件形成和使用過(guò)程中，要采取嚴(yán)密的防灰塵措施。

3、外來(lái)磁場(chǎng)和機(jī)械震動(dòng)影響的差異。磁場(chǎng)和機(jī)械震動(dòng)對(duì)紙質(zhì)檔案無(wú)任何影響，而對(duì)電子文件的磁性載體則是最重要的影響因素。外來(lái)磁場(chǎng)作用于磁性載體，能使磁性涂層的剩磁發(fā)生消磁或磁化，造成信號(hào)失落或信噪比降低，破壞記錄信息，影響讀出效果。此外，強(qiáng)烈的機(jī)械震動(dòng)也會(huì)影響磁性載體材料中磁分子的排列次序，造成剩磁衰減，從而破壞記錄信號(hào)。因而要防止外磁場(chǎng)的影響，如遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)，將磁性載體存放在有抗磁性的框架內(nèi)或金屬盒內(nèi)等等，并避免強(qiáng)烈的機(jī)械震動(dòng)。

4、光線和有害氣體影響的差異。光線和有害氣體對(duì)紙張的危害主要是促進(jìn)紙張發(fā)生水解氧化反應(yīng)，導(dǎo)致紙張強(qiáng)度的降低。而有害氣體和光線特別是紫外線對(duì)電子文件的破壞力更大。有害氣體主要是二氧化硫、硫化氫、二氧化氮和氯氣等具有酸性和氧化性，在一定條件下，腐蝕、破壞磁性載體和光盤(pán)，致使盤(pán)基帶基老化、變質(zhì)和磁粉脫落，使電子文件信息丟失。光線能使電子文件載體材料發(fā)生光氧化反應(yīng)，使盤(pán)基帶基老化，強(qiáng)度下降。同時(shí)，紫外線的能量足以破壞磁性載體的剩磁的穩(wěn)定性，導(dǎo)致信號(hào)衰減，影響磁性記錄信息的讀寫(xiě)效果。三、技術(shù)壽命的差異

紙質(zhì)文件一旦形成，其制成材料——紙張、字跡材料、字跡三者永遠(yuǎn)結(jié)合在一起，它的壽命與其內(nèi)部諸因素和保護(hù)環(huán)境條件有關(guān)。而電子文件的壽命不僅與其內(nèi)部諸因素和保護(hù)環(huán)境條件有關(guān)，更與技術(shù)革新有關(guān)。因?yàn)殡娮游募峭ㄟ^(guò)計(jì)算機(jī)將信息與載體結(jié)合在一起而形成的，必須通過(guò)計(jì)算機(jī)才能識(shí)讀。一旦技術(shù)過(guò)時(shí)，則載體上的信息就無(wú)法讀出。技術(shù)過(guò)時(shí)的表現(xiàn)有兩個(gè)方面，一是技術(shù)革新，使舊的存貯技術(shù)消失。二是由于商業(yè)性的原因，使由單個(gè)廠家生產(chǎn)或銷(xiāo)售的電子文件設(shè)備會(huì)由于廠家的破產(chǎn)或改變產(chǎn)品生產(chǎn)而很難找到配套產(chǎn)品。一般說(shuō)來(lái)，大多數(shù)電子文件載體的預(yù)期壽命都超過(guò)了識(shí)讀它的硬件和軟件的技術(shù)期限，也就是說(shuō)，技術(shù)過(guò)時(shí)對(duì)電子文件安全性的影響顯得更為重要。因此，對(duì)于電子文件中數(shù)字化信息的長(zhǎng)期存取而言，技術(shù)過(guò)時(shí)比載體損壞是更為嚴(yán)重的危害。針對(duì)技術(shù)過(guò)時(shí)，歐美國(guó)家在理論上提出三種解決辦法：將閱讀電子文件的設(shè)備與軟件保存到某種技術(shù)博物館中；在紙與縮微膠片上制作拷貝；將電子文件轉(zhuǎn)換為盡可能中性格式的文檔。這三種方法只能是在沒(méi)有其它更好措施的情況下的暫時(shí)性辦法，因?yàn)殡S著需要保存的電子文件數(shù)量的增大，這三種方法都將花費(fèi)大量的人力物力。最近，信息專(zhuān)家提出了用標(biāo)準(zhǔn)化的方法，即用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化組織用于連接開(kāi)放系統(tǒng)的互連標(biāo)準(zhǔn)����麱?|銂ODA／ODLF，IRDS……，使不同系統(tǒng)和不同軟件的數(shù)據(jù)可以進(jìn)行互換。這種方法不失為解決技術(shù)過(guò)時(shí)的新途徑。

四、信息保護(hù)的差異

第9篇

所謂電子文件是指人們?cè)谏鐣?huì)活動(dòng)中形成的，以計(jì)算機(jī)盤(pán)片、磁盤(pán)和光盤(pán)等化學(xué)磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文書(shū)、電子信件、電子報(bào)表、電子圖紙等等。與紙質(zhì)文件比較，電子文件有以下幾個(gè)特點(diǎn)：1電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件，它需要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才能閱讀利用；2電子文件可以直接由計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速地處理和傳遞；3電子文件的利用是可共享的，也不再受時(shí)間和距離的影響；4電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，它對(duì)保存場(chǎng)地的面積要求不高，而對(duì)環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。

二、電子文件對(duì)檔案業(yè)務(wù)管理工作的影響

1傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對(duì)象，而應(yīng)用計(jì)算機(jī)后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫(xiě)在磁盤(pán)上，并在磁盤(pán)上進(jìn)行修改，一經(jīng)形成后，馬上存貯到辦公信息數(shù)據(jù)中，由檔案人員、技術(shù)人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期實(shí)踐，已總結(jié)出一套工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點(diǎn)，也是文書(shū)工作和檔案工作的結(jié)合點(diǎn)，文件形成后，由文書(shū)部門(mén)收集立卷后，交檔案部門(mén)管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時(shí)產(chǎn)生，隨時(shí)更改，存貯在計(jì)算機(jī)磁盤(pán)或光盤(pán)中。因此，它對(duì)計(jì)算機(jī)有很強(qiáng)的依賴(lài)性。如果歸檔，必須以磁盤(pán)或光盤(pán)的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價(jià)值”的文件，還應(yīng)包括該文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。

2由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實(shí)體分類(lèi)也可能將被概念分類(lèi)整理所取代，因?yàn)閷?shí)體分類(lèi)的結(jié)果只能體現(xiàn)一種屬性聯(lián)系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當(dāng)今電子文件的環(huán)境中，文件的形式特征和內(nèi)容特征均發(fā)生了變化，電子文件可以通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對(duì)它進(jìn)行象紙質(zhì)文件那樣的分類(lèi)整理。不同的用戶可以根據(jù)不同的需要，利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)電子文件進(jìn)行自由組合分類(lèi)。

3由于電子文件的保存價(jià)值同時(shí)取決于其自身價(jià)值和可讀性，其鑒定的方法、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)均將發(fā)生變化，原有的檔案價(jià)值理論分析范圍也將擴(kuò)大，要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。根據(jù)傳統(tǒng)的檔案價(jià)值鑒定理論，文件應(yīng)根據(jù)其憑證價(jià)值和參考價(jià)值確定保管期限，而電子文件一方面由于制作方便，將產(chǎn)生比以往更多的文件，另一方面由于用戶的需要，信息和數(shù)據(jù)不斷地修改和補(bǔ)充，因此很難劃定固定的保管期限，況且目前電子文件的憑證價(jià)值尚無(wú)法律保證。因此，其鑒定、管理方法亦無(wú)定論。此外，由于電子文件信息載體的特殊性，其保管方法、要求以及檢索和對(duì)外利用等方面也與紙質(zhì)文件有許多不同之處。

三、電子文件對(duì)檔案學(xué)理論的影響

1對(duì)檔案本質(zhì)屬性的影響

原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性。這種原始記錄性一方面表現(xiàn)在檔案的內(nèi)容上，另一方面表現(xiàn)在檔案的形式上，如當(dāng)事人的親筆手稿、領(lǐng)導(dǎo)者的親筆簽署等，都表現(xiàn)出真實(shí)的原始性。也正是檔案的原始記錄性，才使得檔案區(qū)別于圖書(shū)、情報(bào)、資料等其它信息，而具有法律憑證的作用。在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，電子文件從起草、修改到印發(fā)都在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行，它便于修改、便于復(fù)制的特性，使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復(fù)存在。電子文件是計(jì)算機(jī)文字處理系統(tǒng)中的最后一個(gè)文本，沒(méi)有草稿與印稿的區(qū)別，也沒(méi)有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。人們可以在機(jī)器上隨時(shí)方便地復(fù)制電子文件，這樣文件是檔案的前身，檔案是由文件有條件地轉(zhuǎn)化而來(lái)這一檔案概念就變得難以理解。電子文件的原始記錄性和憑證作用如何確定電子文件能否作為檔案是否具有法律憑證作用等等，便成為檔案界的一系列新課題。這些課題是電子文件能否轉(zhuǎn)化為檔案的關(guān)鍵，也是賦予檔案本質(zhì)屬性新的內(nèi)涵的客觀需要。

2對(duì)檔案來(lái)源原則的影響

來(lái)源原則包括兩個(gè)方面：從外部來(lái)看是尊重全宗，從內(nèi)部來(lái)看是尊重原始順序。目前，隨著大量電子文件的產(chǎn)生，后者愈益受到普遍關(guān)注。傳統(tǒng)的觀點(diǎn)認(rèn)為源于來(lái)源原則的檔案檢索系統(tǒng)必須一律建立在文件形成者或信息提供者的組織機(jī)構(gòu)及其文件的基礎(chǔ)上。只有根據(jù)其來(lái)源，從形成者的法律責(zé)任和行政管理的角度看問(wèn)題，才能正確整理和理解檔案文件。而電子文件在形成過(guò)程中，不再?lài)?yán)格對(duì)應(yīng)于現(xiàn)存的機(jī)關(guān)、組織、機(jī)構(gòu)這一現(xiàn)象而產(chǎn)生，人們可以根據(jù)需要隨時(shí)對(duì)文件信息復(fù)制、修改和重新組合、打亂或破壞文件的本來(lái)順序。因此，要確定檔案的來(lái)源，不可僅局限于尋找一個(gè)恰切的定義，或僅要求完整地保護(hù)全宗與文件系列，按照原始順序進(jìn)行整理等，而必須正確說(shuō)明檔案的原始聯(lián)系，了解在整個(gè)生命周期中文件組合的變化，應(yīng)隨著客觀實(shí)際的變化，豐富和發(fā)展來(lái)源原則。

3對(duì)檔案學(xué)理論研究?jī)?nèi)容的影響

檔案學(xué)理論研究的內(nèi)容是由研究對(duì)象所決定的。以往的檔案學(xué)理論研究是以紙質(zhì)檔案為主要對(duì)象，電子文件出現(xiàn)以后，檔案工作的對(duì)象發(fā)生了變化，其理論研究的對(duì)象自然也就發(fā)生了變化。原有的一些定論、模式將被重新審視，原有的管理思想、管理原則將得到更新和補(bǔ)充，原有的檔案學(xué)科體系也將得到充實(shí)和完善。所有這些研究課題都應(yīng)圍繞電子文件來(lái)開(kāi)展。如電子文件的整理排序技術(shù)、信息安全保護(hù)技術(shù)、計(jì)算機(jī)病毒防治技術(shù)等等，都將成為檔案學(xué)理論研究必不可少的內(nèi)容。

四、檔案界所應(yīng)采取的對(duì)策

1做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實(shí)施電子文件管理戰(zhàn)略。新型文件材料的歸檔勢(shì)在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域，對(duì)產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲(chǔ)工作進(jìn)行指導(dǎo)，保護(hù)電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來(lái)龍去脈。也就是說(shuō)，通過(guò)采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫(xiě)的不可更改的文件，從而識(shí)別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會(huì)效用。