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第1篇

一、當(dāng)前測(cè)繪工程檔案管理的弊端

1. 信息化程度低。測(cè)繪工程早期的檔案大部分采用的是紙質(zhì)材料，檔案資料往往是孤本。這種材質(zhì)的檔案資料對(duì)管理要求很高，如果保存不當(dāng)，容易出現(xiàn)紙張破損、字跡模糊、圖像失真等現(xiàn)象，并且在借閱過程中，極其容易丟失或破損，影響了檔案材料的使用周期，同時(shí)影響了測(cè)繪工程資料的再利用。

2.管理手段效率低。初期的測(cè)繪工程檔案管理主要是采用的手工管理模式，檔案管理手段采用的是臺(tái)賬式操作；檔案資料的查詢體系以人工查詢?yōu)橹鳌＿@種管理模式，制約了對(duì)檔案資料的查詢頻率，使得檔案資料的再利用率非常低，信息資料保存的價(jià)值得不到充分發(fā)揮。

3.數(shù)據(jù)管理混亂。早期的測(cè)繪工程檔案的數(shù)據(jù)管理不規(guī)范，數(shù)據(jù)檔案在進(jìn)行歸檔過程中，沒有一套完善的歸檔制度，沒有嚴(yán)格的歸檔流程規(guī)范可以依循。這種條件下的檔案管理對(duì)檔案材質(zhì)、數(shù)據(jù)翔實(shí)情況、備份種類、保存環(huán)境等都沒有具體的要求，致使在管理過程中出現(xiàn)很多難以應(yīng)對(duì)的問題。

二、測(cè)繪工程檔案信息化管理的必然性

測(cè)繪工程檔案管理是為了更好地實(shí)現(xiàn)信息再利用的功能，其價(jià)值在于更好地為以后的測(cè)繪工程提供可以借鑒的工程信息，從而提高測(cè)繪工作質(zhì)量。因此，做好測(cè)繪工程檔案管理十分重要。

1.測(cè)繪工程信息資源共享的需要。信息化管理是實(shí)現(xiàn)資源共享的基礎(chǔ)，測(cè)繪檔案管理同樣要實(shí)現(xiàn)信息化管理。信息化管理具有簡(jiǎn)單、快捷的優(yōu)點(diǎn)，能夠利用計(jì)算機(jī)快速找到需要的測(cè)繪資料，所以測(cè)繪檔案信息化管理是信息資源共享的需要。

2.計(jì)算機(jī)應(yīng)用推動(dòng)了測(cè)繪工程檔案信息化發(fā)展。計(jì)算機(jī)的普及和推廣，對(duì)測(cè)繪工程檔案信息化發(fā)展起到了推動(dòng)作用。由于測(cè)繪工程工作對(duì)測(cè)繪工程檔案的需求趨向于精細(xì)化，計(jì)算機(jī)能夠滿足檔案管理的需求，因此，計(jì)算機(jī)作為輔助工具，被應(yīng)用到測(cè)繪工程檔案管理中。隨著計(jì)算機(jī)能夠?qū)n案信息進(jìn)行精細(xì)化管理程度的提高，檔案管理信息化逐步形成。

3.電子介質(zhì)資料保存的需求。測(cè)繪工程資料的材質(zhì)已經(jīng)不僅僅限于紙介質(zhì)，很多測(cè)繪工程資料已以電子文件形式存在，對(duì)這些電子文件進(jìn)行歸檔保存時(shí)，就要有一套完善的信息化管理體系。測(cè)繪工程檔案信息化網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，能夠?qū)﹄娮咏橘|(zhì)的資料進(jìn)行有效保存，對(duì)資料的保持和使用帶來(lái)方便。

三、測(cè)繪工程檔案信息化管理有效性措施

1.建立和完善檔案信息化管理系統(tǒng)。第一步，數(shù)字化建設(shè)。測(cè)繪工程信息化建設(shè)的第一步最重要，主要針對(duì)檔案資料進(jìn)行掃描、數(shù)據(jù)采集等工作，完成數(shù)字化儲(chǔ)存，再建立信息化平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化共享。第二步，標(biāo)準(zhǔn)化管理。隨著檔案管理的發(fā)展，其領(lǐng)域已經(jīng)不再局限于對(duì)現(xiàn)有資料的簡(jiǎn)單存儲(chǔ)，而是涉及資料的形成環(huán)節(jié)。測(cè)繪工程資料具有明顯的技術(shù)性特征，對(duì)標(biāo)準(zhǔn)性要求嚴(yán)格。信息化管理要求檔案管理者要及時(shí)根據(jù)用戶的不同要求，進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)資料的補(bǔ)充，然后提供符合標(biāo)準(zhǔn)的電子資料。第三步，網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化檔案管理指的是測(cè)繪工程資料的構(gòu)成、歸納、管理、審定等全過程系統(tǒng)化的網(wǎng)絡(luò)管理，整個(gè)流程的信息資料整理都要進(jìn)行信息化管理。

2.加強(qiáng)系統(tǒng)功能作用的發(fā)揮。系統(tǒng)功能結(jié)合供應(yīng)類別，從子系統(tǒng)功能框架中可以得到很多資料信息，其中包括查找圖形類別、資料供應(yīng)情況以及測(cè)繪工程結(jié)果的查詢，每一個(gè)子框架下面又包含更小級(jí)別的信息查詢系統(tǒng)。這種框架構(gòu)成，可以為查詢者提供更加翔實(shí)、直觀的資料顯示方式。

3.優(yōu)化數(shù)據(jù)存儲(chǔ)體系，實(shí)現(xiàn)合理布局。為了使數(shù)據(jù)存儲(chǔ)更加合理，就要完善數(shù)字檔案的存儲(chǔ)體系。測(cè)繪工程檔案信息化管理數(shù)字儲(chǔ)存可以分成三大類：第一類是磁帶庫(kù)，它的特點(diǎn)是可以進(jìn)行大量的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)，并且傳輸速度較快，但是缺點(diǎn)是花費(fèi)較高，并且對(duì)保持條件要求較高，容易損壞，需要人工定期檢查進(jìn)行倒帶整理工作；第二類是光盤，它的特點(diǎn)是可以對(duì)離線的數(shù)據(jù)進(jìn)行管理，優(yōu)點(diǎn)是能夠在社會(huì)上進(jìn)行傳播，用戶使用方便，并且具有可靠的性能，缺點(diǎn)是存儲(chǔ)信息量?。坏谌愂谴疟P陣列，它的特點(diǎn)是最高效的數(shù)據(jù)儲(chǔ)存方式，優(yōu)點(diǎn)是存儲(chǔ)量最大，并且具有高速的傳輸性能，缺點(diǎn)是費(fèi)用較高。這三種存儲(chǔ)方式可以根據(jù)具體情況進(jìn)行選擇，可以實(shí)現(xiàn)互補(bǔ)關(guān)系。

第2篇

關(guān)鍵詞:公路工程;項(xiàng)目建設(shè);檔案管理

在公路工程項(xiàng)目建設(shè)過程中，無(wú)論工程前期規(guī)劃立項(xiàng)還是后期項(xiàng)目建設(shè)過程中都會(huì)產(chǎn)生大量文本、記錄等重要的資料，這些資料包括工程各階段的建設(shè)依據(jù)、建設(shè)過程中的質(zhì)量安全與資金支付等重要憑證，它是體現(xiàn)工程建設(shè)合法性以及工程質(zhì)量狀況最原始也是最重要的依據(jù)。然而現(xiàn)階段，我們?cè)诠こ探ㄔO(shè)領(lǐng)域中，還較為普遍的存在著“重建設(shè)、輕檔案”的現(xiàn)象，在檔案建立管理中依舊存在許多問題，例如缺乏統(tǒng)一的檔案管理模式、缺少高水平的檔案管理人員、檔案管理督促不到位等等。這些現(xiàn)象使得在公路工程建設(shè)中，優(yōu)秀的項(xiàng)目建設(shè)管理經(jīng)驗(yàn)未能得到很好的推廣和利用。因此，如何做好工程檔案管理，積極推廣優(yōu)秀的公路工程建設(shè)檔案管理，對(duì)推進(jìn)公路工程建設(shè)的管理水平和質(zhì)量提高都具有一定現(xiàn)實(shí)意義的。

1加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)

檔案管理制度的建設(shè)是公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的基礎(chǔ)與前提，只有完善了檔案管理的相關(guān)制度，才能促進(jìn)檔案管理工作的實(shí)施，提高公路工程項(xiàng)目中檔案管理的效率。根據(jù)公路工程建設(shè)的相關(guān)規(guī)定，檔案管理制度的建立要從以下3個(gè)方面開展。

2要提高對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)

檔案管理工作量大，內(nèi)容煩雜，持續(xù)時(shí)間長(zhǎng)，需要有專業(yè)的管理人員長(zhǎng)期且固定的進(jìn)行系統(tǒng)管理，才能保證檔案工作質(zhì)量。并且此項(xiàng)工作相對(duì)枯燥，不太容易出成果，只有長(zhǎng)期堅(jiān)持才能獲得良好的回報(bào)。而且由于檔案工作的寬泛性，所有參建部門都要涉及，只有各部門相互配合，才能形成完整的工程建設(shè)檔案。因此，我們首先要提高對(duì)檔案這項(xiàng)工作的復(fù)雜性和重要性的認(rèn)識(shí)，只有了解了其負(fù)責(zé)程度和工作的重要性，才能重視此項(xiàng)工作。在實(shí)際工作中，建議成立多部門聯(lián)合管理機(jī)構(gòu)或小組，分工協(xié)作，共同促進(jìn)此項(xiàng)工作。我們?cè)诮ㄔO(shè)杭長(zhǎng)高速公路杭州段期間，檔案具體工作雖然由辦公室負(fù)責(zé)，但成立了由指揮部分管領(lǐng)導(dǎo)組成的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，成員包括辦公室、總師辦、工程處、前期辦、安保處等各部門負(fù)責(zé)人。明確各部門涉及的資料由部門負(fù)責(zé)人及時(shí)收集，然后由我統(tǒng)一整理歸檔，效果良好，具體組織分工見圖1。圖1檔案工作組織分工3建立檔案員崗位責(zé)任制度在公路工程建設(shè)中，檔案資料相關(guān)要求政府管理部門已經(jīng)明文要求，但如何落實(shí)依靠檔案管理人員。檔案管理人員是檔案管理工作中的主體，它們的工作行為決定了檔案管理工作的質(zhì)量，因此要針對(duì)檔案管理人員建立合理的崗位責(zé)任制度。通過這一制度，對(duì)檔案管理中的每一個(gè)環(huán)節(jié)包括檔案的收集、整理、立檔、管理等進(jìn)行有效規(guī)范。以制度約束管理行為，將有力提升檔案員的責(zé)任感。

3完善檔案管理的監(jiān)督制度

在公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作中，要把握好前期的檔案管理工作，只有一開始建立起了完整、有序、良好的檔案管理體系，才能保證后期的檔案管理工作有序、合理的進(jìn)行。在公路工程建設(shè)項(xiàng)目前期工程的檔案管理工作中要通過以下兩部分進(jìn)行。(1)分類納入資料分類納入資料是公路工程建設(shè)過程中重要的檔案管理方式，總體來(lái)說各類資料主要分為3大類:其一是工程建設(shè)程序類，以工程預(yù)可、工可、施工圖設(shè)計(jì)、招投標(biāo)等類別;其二是建設(shè)管理類，是建設(shè)過程中各參建單位根據(jù)檔案管理要求整理歸檔的資料，主要是現(xiàn)場(chǎng)發(fā)生的各類施工及監(jiān)理的第一手資料，包括項(xiàng)目中每一個(gè)標(biāo)段根據(jù)單位、分部及分項(xiàng)工程劃分規(guī)定，收集整理的全套資料;其三是其他管理類資料，包括各類檢查、驗(yàn)收、交竣工等。在上述分類資料中，第二類是最多也是最復(fù)雜的。根據(jù)現(xiàn)行《公路工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)》，一般項(xiàng)目的單位工程的劃分分為路基工程、路面工程、橋梁工程、互通工程、隧道工程、環(huán)保工程、交通安全設(shè)施、機(jī)電工程、房屋建筑工程等。以斜拉橋和懸索橋?yàn)橹黧w的建設(shè)項(xiàng)目單位工程按塔及輔助、過渡墩;錨碇;上部構(gòu)造制作與防護(hù)(鋼結(jié)構(gòu));上部構(gòu)造澆注與安裝;引橋;引道;互通立交;交通安全設(shè)施等。所有的單位工程又分為若干分部工程及分項(xiàng)工程?，F(xiàn)將土建工程分部分項(xiàng)工程劃分列舉如表1。在檔案資料收集時(shí)，要將上述每一個(gè)分項(xiàng)工程所涉及的資料收集整理后按類歸檔。分項(xiàng)工程是資料的基本單元，在施工資料中每一項(xiàng)可能有大量的同項(xiàng)內(nèi)容。比如橋梁樁基，每一根樁為一個(gè)分項(xiàng)，但一個(gè)標(biāo)段中可能有幾百根樁，需要逐樁收集歸檔，因此檔案數(shù)量較多，見表2。(2)文件同步歸檔在工程項(xiàng)目開始之前，項(xiàng)目管理人員要將文件材料進(jìn)行合理的歸檔，將項(xiàng)目前期每個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)施過程中產(chǎn)生的資料及時(shí)歸檔。前期資料往往是工程建設(shè)的依據(jù)，及時(shí)歸檔將為建設(shè)過程中各級(jí)部門的相關(guān)檢查及時(shí)提供材料。同時(shí)，在建設(shè)期間也要做到及時(shí)收集、及時(shí)歸檔，這是保證資料完整性的好辦法。

4定期督查，嚴(yán)格驗(yàn)收檔案

4.1分階段定期檢查

公路工程項(xiàng)目是一項(xiàng)浩大、長(zhǎng)期性、復(fù)雜的工程，其中包含了諸多的資料信息，公路工程項(xiàng)目的性質(zhì)決定了公路項(xiàng)目工程的檔案管理也是一項(xiàng)較為浩大的工作，因此，在加強(qiáng)檔案管理的督查過程中，要根據(jù)工期及實(shí)際情況進(jìn)行分階段定期的檢查方式，在一定周期內(nèi)加強(qiáng)對(duì)相關(guān)資料收納、整理、編研的檢查，保證資料的全面性和準(zhǔn)確性。

4.2檢查方法多元化

工程建設(shè)過程中，往往工程負(fù)責(zé)人將關(guān)注點(diǎn)集中在工程項(xiàng)目實(shí)施的工地中，忽略了對(duì)后期資料整理的工作，在需要資料時(shí)往往出現(xiàn)資料不全、資料不準(zhǔn)確、資料找不到等現(xiàn)象，因此，在對(duì)檔案管理進(jìn)行定期檢查的基礎(chǔ)上也要?jiǎng)?chuàng)新檢查方式，通過多元化的檢查方式促進(jìn)檔案資料的整理，例如抽樣檢查、重點(diǎn)檢查等，通過檢查工作的進(jìn)行將資料整理、檔案管理工作重視起來(lái)。在我參加的江東大橋、杭長(zhǎng)高速等幾個(gè)大型交通基礎(chǔ)設(shè)施過程中，我們一般每季度進(jìn)行一次專項(xiàng)檔案檢查。檢查基本采用抽調(diào)各參建單位檔案管理人員組成檢查組，然后針對(duì)前一階段的工作重點(diǎn)，核查相應(yīng)的資料歸檔情況。各參建單位通過這樣的工作，能做到相互學(xué)習(xí)、相互促進(jìn)，有效提高整個(gè)項(xiàng)目的檔案管理質(zhì)量。

5重視相關(guān)檔案開發(fā)利用

建立一份好的檔案，目的在于希望能有好的利用。切實(shí)發(fā)揮檔案資料的價(jià)值，對(duì)本項(xiàng)目建成后的管養(yǎng)及類似項(xiàng)目的建設(shè)都有良好的利用和參考價(jià)值。這種開發(fā)利用可以從以下2個(gè)方面進(jìn)行開展。

5.1開展借閱交流活動(dòng)

檔案管理工作作為一項(xiàng)為公路工程項(xiàng)目服務(wù)的工作，其工作成績(jī)與作用體現(xiàn)在利用價(jià)值。公路工程作為一項(xiàng)長(zhǎng)期性的技術(shù)工作，在項(xiàng)目進(jìn)行的過程中往往會(huì)面臨很多困難，因此通過借閱、咨詢、交流等形式，學(xué)習(xí)類似工程建設(shè)管理資料，使每一個(gè)項(xiàng)目工作人員吸收相關(guān)類似工程的管理經(jīng)驗(yàn)，提高自身管理能力，為公路項(xiàng)目的工程實(shí)施提供幫助。

5.2加強(qiáng)重點(diǎn)檔案編研

在公路工程項(xiàng)目檔案的管理過程中，重點(diǎn)檔案的編研工作也是對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行開發(fā)利用的一種形式，通過編研能夠?qū)⒁恍┯杏玫馁Y料歸納整理起來(lái)，也能夠加強(qiáng)對(duì)原始不完整項(xiàng)目資料的整理。隨著科技不斷發(fā)展，全電子檔案的建設(shè)是一種趨勢(shì)。這將更好的為后期的公路項(xiàng)目提高有效幫助。

6結(jié)語(yǔ)

總而言之，做好公路工程建設(shè)項(xiàng)目中檔案管理的工作對(duì)公路工程的開展、使用、管理等活動(dòng)都起著極為重要的作用，面對(duì)我國(guó)現(xiàn)階段公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理中出現(xiàn)的問題，通過檔案管理制度的完善健全，在科學(xué)化、規(guī)范化的基礎(chǔ)上提高公路檔案信息的管理水平，使公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案真正對(duì)公路工程各階段的工作起到積極的推動(dòng)作用。

作者:倪曉敏 單位:杭州市公路管理局

參考文獻(xiàn):

第3篇

隨著信息化普及，使得電子檔案開始逐漸在公路檔案管理中使用，并開始被認(rèn)可，甚至依賴，在公路工程的檔案管理中占據(jù)重要位置。電子檔案的存在，能減少檔案的儲(chǔ)存空間，節(jié)約使用面積。也能便捷開展信息交流，實(shí)施信息快捷服務(wù)，能夠?qū)崿F(xiàn)信息共享，具有十分重要的意義。但是在當(dāng)前電子檔案的使用情況下，還是存在許多問題，想要做到完整化、規(guī)范化，必須要找出當(dāng)前電子檔案管理中較為突出的問題，采取針對(duì)性措施進(jìn)行改善，實(shí)現(xiàn)電子檔案實(shí)施完整性目標(biāo)，輔助公路工程的實(shí)施。

2、公路工程電子檔案管理中存在的問題

2.1檔案原件真實(shí)性問題。電子檔案有一個(gè)較為突出的問題，就是容易被篡改、刪除，且不留痕跡。使用電子文檔制作材料時(shí)，不存在擬稿者筆跡，相關(guān)負(fù)責(zé)人也無(wú)法在電子檔案上簽字，從而導(dǎo)致文件的權(quán)威性、真實(shí)性無(wú)法確保。一旦有人出于某種惡意，對(duì)電子文件中的內(nèi)容惡心篡改，而且只是很細(xì)微的改動(dòng)，難以發(fā)現(xiàn)，并且確定。在此方面，目前還沒有較好的辦法，能夠針對(duì)文件的保密性、真實(shí)性進(jìn)行確保，做安全防護(hù)工作，給了有心之人可乘之機(jī)，導(dǎo)致文件真實(shí)性受疑。

2.2電子檔案內(nèi)容保密性問題。使用網(wǎng)絡(luò)中任何一個(gè)終端設(shè)備，都能將存儲(chǔ)于網(wǎng)絡(luò)中另外一個(gè)設(shè)備的文件獲取。同時(shí)，一個(gè)終端中的文件，可同時(shí)發(fā)送到其他的多個(gè)終端服務(wù)設(shè)備。對(duì)于保密文件，或受限制的文件而言，其保密性帶來(lái)了極大的威脅。比如，工程的報(bào)價(jià)，工程的設(shè)計(jì)圖紙，工程的創(chuàng)新設(shè)計(jì)，工程合同內(nèi)容等較為機(jī)密的信息，若未及時(shí)采取有效的保密措施進(jìn)行儲(chǔ)存，很可能被有心之人獲取，從而讓對(duì)手企業(yè)獲悉，導(dǎo)致企業(yè)處于被動(dòng)狀態(tài)。

2.3檔案管理軟件使用統(tǒng)一性問題。檔案所用的系統(tǒng)，在地區(qū)和單位間，若使用的軟件類型不同，在文件查閱，文件使用之時(shí)，勢(shì)必會(huì)造成嚴(yán)重的不便。各部門之間所使用的檔案管理軟件，一旦出現(xiàn)系統(tǒng)不兼容情況，甚至?xí)?dǎo)致文件自動(dòng)攔截，或出現(xiàn)損害，導(dǎo)致文件查閱，文件使用中存在極大的隱患，也帶來(lái)極大的不便。

3、針對(duì)問題研究對(duì)策

針對(duì)當(dāng)前電子文件中所存在的真實(shí)性、保密性、軟件使用統(tǒng)一性等問題，必須要采取有效措施進(jìn)行改善，以免因網(wǎng)絡(luò)安全隱患，導(dǎo)致工程重要機(jī)密泄露，或文件被惡意篡改，因使用軟件差異，導(dǎo)致文件傳輸和查閱受阻。針對(duì)所存在的問題，采用以下對(duì)策進(jìn)行處理。

3.1分散儲(chǔ)存。對(duì)于公路工程中的電子文檔，應(yīng)該盡量避免使用集中儲(chǔ)存方式。對(duì)于重要資料，或者已經(jīng)完工工程的資料，應(yīng)該將其做備份后，儲(chǔ)存于電腦硬盤中。對(duì)于存儲(chǔ)的重要內(nèi)容需要進(jìn)行標(biāo)注，或者將重要內(nèi)容再儲(chǔ)存一份于U盤中，就算有人惡意篡改資料、數(shù)據(jù)，也可以使用另外一處的資料進(jìn)行對(duì)比，馬上就能發(fā)現(xiàn)其中的變動(dòng)之處。對(duì)于一些施工年限較長(zhǎng)的工程，可以采取年度做期限，年底時(shí)將檔案全部進(jìn)行備份，進(jìn)行儲(chǔ)存。以此避免因資料年份雜亂，導(dǎo)致重要資料丟失，在工程驗(yàn)收之時(shí)，工程檔案不全，對(duì)工程的資料造成嚴(yán)重的影響。

3.2及時(shí)殺毒，做保密措施。在文件傳輸，或者在文件儲(chǔ)存時(shí)，為減少因U盤的使用，導(dǎo)致文件受病毒感染，應(yīng)該及時(shí)對(duì)U盤、電腦做殺毒處理，發(fā)現(xiàn)有系統(tǒng)漏洞、木馬威脅時(shí)，及時(shí)處理，不給病毒可乘之機(jī)。在工作中做文件傳輸，盡量采取郵箱傳輸方式，在滿足傳輸需求的同時(shí)，且有傳輸記錄，也能保護(hù)文件傳輸。在做在線文件傳輸之時(shí)，應(yīng)該加強(qiáng)保護(hù)措施，做好文件傳輸?shù)陌踩幚怼?duì)于企業(yè)的機(jī)密文件，或者是重要文件，應(yīng)該避免使用網(wǎng)絡(luò)在線傳輸，以免遭網(wǎng)絡(luò)監(jiān)視，或者黑客入侵，導(dǎo)致文件泄密，對(duì)企業(yè)造成嚴(yán)重的損失。

3.3電子文檔使用規(guī)范化。為將電子文檔歸檔處理規(guī)范化，確保其完整性，必須要定期對(duì)辦公室的電子文件進(jìn)行分類處理，將有價(jià)值，重要的電子文檔進(jìn)行分類處理，將所有文件進(jìn)行收集，隨后進(jìn)行整理、備份，再進(jìn)行安全儲(chǔ)存，從而將電子文檔的管理歸檔工作安全實(shí)施。對(duì)于重要文件，可安裝安全性能較高的軟件，避免遭受病毒、木馬、黑客入侵，導(dǎo)致資料流失，對(duì)企業(yè)造成嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失和名譽(yù)損失。特別是對(duì)于最新工程的報(bào)價(jià)、招投標(biāo)方案等重要信息，必須要采取非常手段，積極處理，盡量避免在線傳輸，且應(yīng)該做好相應(yīng)的殺毒工作，為確保萬(wàn)無(wú)一失，必要的備份必不可少。

3.4培養(yǎng)專業(yè)計(jì)算機(jī)技術(shù)人才。在實(shí)現(xiàn)全員計(jì)算機(jī)知識(shí)定期培訓(xùn)的同時(shí)，也需要采取員工深造、招考等方式，為企業(yè)培養(yǎng)高、精、尖的計(jì)算機(jī)專業(yè)人才，在電子檔案的管理工作中，單靠基礎(chǔ)計(jì)算機(jī)知識(shí)顯然力不從心，必須要請(qǐng)專業(yè)人員，熟悉計(jì)算機(jī)的操作技術(shù)，并且對(duì)檔案管理中的業(yè)務(wù)流程熟悉，熱衷于檔案管理工作。在管理過程中，不僅要會(huì)用檔案軟件，還要會(huì)自己設(shè)計(jì)程序，自己做軟件開發(fā)，使得企業(yè)能夠有自己的網(wǎng)絡(luò)空間，并幫助企業(yè)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全性。專業(yè)計(jì)算機(jī)技術(shù)人員，還需要使用軟件，將工程圖紙儲(chǔ)存于電子檔案，因此，運(yùn)用自如的設(shè)計(jì)圖繪畫技巧，也必須要熟練操作。

3.5健全電子文件安全性與真實(shí)性法律條例。電子文件的歸檔、形成、處理、保管等事宜，中間的每一個(gè)環(huán)節(jié)中，都可能會(huì)導(dǎo)致檔案信息被篡改、丟失，甚至無(wú)從發(fā)覺。因此，必須要針對(duì)電子文檔管理真實(shí)性、安全性建立起相關(guān)的法律條例，以此成立相應(yīng)的管理制度，并加強(qiáng)落實(shí)監(jiān)督，從而對(duì)電子文件的真實(shí)性、原始性，以及安全性能進(jìn)行保護(hù)，對(duì)電子文檔的保護(hù)具有積極意義。

3.6制定合理、科學(xué)的電子檔案規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)。電子文件的累積、形成、整理、分類、歸檔等處理事宜，使用規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的進(jìn)行確定，規(guī)范每一個(gè)流程，使得電子檔案能夠確保其科學(xué)性，能夠?qū)崿F(xiàn)整體、規(guī)范的管理模式，也是目前必須要進(jìn)行解決的基礎(chǔ)事宜。根據(jù)電子文件的管理需求，在全國(guó)的公路工程電子檔案管理中，開發(fā)一款適用性強(qiáng)，且使用安全性高的軟件，采取有效措施，使其工作重點(diǎn)與方式，形成大轉(zhuǎn)變，面對(duì)時(shí)代挑戰(zhàn)，依然可以愈戰(zhàn)愈勇。

4、結(jié)語(yǔ)

第4篇

在以“信息時(shí)代”和“知識(shí)經(jīng)濟(jì)”為特征的21世紀(jì)到來(lái)之際,人們?cè)絹?lái)越多地依靠INTERNET來(lái)獲取知識(shí)、信息,可以預(yù)見,人們到檔案館的次數(shù)和時(shí)間會(huì)越來(lái)越少,總有一天,人們?cè)僖膊挥糜H自跑到檔案館去了。面臨著如此巨大的挑戰(zhàn),人們提出了數(shù)字化檔案館的設(shè)想,數(shù)字化檔案館是一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的電子信息基礎(chǔ)設(shè)施,是在標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化基礎(chǔ)上現(xiàn)代高新技術(shù)所支持的數(shù)字檔案信息系統(tǒng),是一種檔案信息組織模式,是超大規(guī)模的、便于使用的、沒有時(shí)空限制的知識(shí)信息中心。它采用分布數(shù)據(jù)存儲(chǔ),用戶可以通過各種鏈接和操作在一個(gè)較大的地域范圍內(nèi)搜索和檢索出自己所需的信息。也就是說,計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)以及多媒體技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài),它把分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數(shù)字化的形式存儲(chǔ),以網(wǎng)絡(luò)化的方式互相連接,從而實(shí)現(xiàn)資源共享。數(shù)字化檔案館是傳統(tǒng)檔案館在信息時(shí)代的發(fā)展,它不但包含了傳統(tǒng)檔案館的功能,還提供綜合的信息訪問服務(wù),它的出現(xiàn)給現(xiàn)有的檔案工作帶來(lái)新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇,人們希望數(shù)字化檔案館將成為未來(lái)的信息中心和樞紐。因此建設(shè)數(shù)字化檔案館,是檔案工作發(fā)展的必由之路,也是今后發(fā)展的目標(biāo)。在當(dāng)今建設(shè)數(shù)字化檔案需要從以下三個(gè)方面入手:首先,要大力宣傳建設(shè)數(shù)字化檔案的必要性,做好檔案員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作,提高認(rèn)識(shí),形成共識(shí),激發(fā)熱情,萬(wàn)眾一心,協(xié)調(diào)發(fā)展,形成良好氛圍,為建設(shè)數(shù)字化檔案工作提高堅(jiān)強(qiáng)的組織保證。其次,加速現(xiàn)存檔案的數(shù)字化建設(shè)。主要是將館藏檔案進(jìn)行全面的數(shù)字化處理,即將檔案館的所有檔案數(shù)據(jù)通過掃描等形式,將檔案信息由各種物理載體形式,全部以數(shù)字記錄方式存儲(chǔ)到光盤、磁盤等計(jì)算機(jī)的各類存儲(chǔ)器中,完成現(xiàn)有檔案館的館藏檔案信息向數(shù)字化轉(zhuǎn)化的過程,這是數(shù)字化資源建設(shè)的重要基礎(chǔ)工作,是傳統(tǒng)檔案館向數(shù)字化檔案館過渡較為穩(wěn)妥的辦法之一。再次,從現(xiàn)有的檔案工作體系逐步向數(shù)字化工作體系轉(zhuǎn)化,逐步建立健全一套完善的數(shù)字化檔案工作體系。主要內(nèi)容包括:數(shù)字化檔案的收集、保管、利用等檔案工作的基本環(huán)節(jié)以及各項(xiàng)新規(guī)章制度的制定。

一、數(shù)字化檔案的收集它不同于以往的紙質(zhì)檔案收集,對(duì)于數(shù)字化文件,如果簡(jiǎn)單照般以往的管理方式,出現(xiàn)了問題可能是無(wú)法挽回的。數(shù)字化檔案的收集工作體系,要求采用文檔一體化管理方式,只有這樣,才能保證數(shù)字化文件的內(nèi)容、背景等信息的完整性,使它不至于時(shí)過境遷后將文件形成的背景、運(yùn)行環(huán)境等信息被丟失或破壞掉。數(shù)字化文件和檔案的一體化管理是數(shù)字化檔案歸檔管理的根本方式。數(shù)字化檔案的收集手段主要通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理來(lái)完成。只需各單位文書處理人員在完成本單位形成的電子文件后,通過網(wǎng)絡(luò)再轉(zhuǎn)發(fā)一份到檔案館即可。

二、數(shù)字化檔案的保管由于數(shù)字檔案載體的特殊性,檔案存放方式由檔案柜架變?yōu)橛脭?shù)字存儲(chǔ)器以及光、磁盤存儲(chǔ),極小空間可存放大量的數(shù)字文件。它主要包括數(shù)字檔案設(shè)備安全和信息安全兩方面。設(shè)備安全應(yīng)當(dāng)在設(shè)備制造、系統(tǒng)安裝和應(yīng)用軟件配置時(shí)考慮,主要是抵御自然災(zāi)害、突發(fā)事件等。信息安全則需要有一系列措施給予保證。保證數(shù)字檔案的可讀性和可利用性,對(duì)設(shè)備更新情況進(jìn)行跟蹤,在出現(xiàn)不兼容或不可讀取等問題之前就應(yīng)將舊載體上的數(shù)字文件轉(zhuǎn)換到新載體上。同時(shí),防止信息丟失、被非法更改等,尤其是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中,更應(yīng)注意共享與保密、邏輯性處理與物理存儲(chǔ)管理等問題。降低數(shù)字檔案對(duì)設(shè)備的依賴性。由于技術(shù)發(fā)展太快及設(shè)備的依賴性過強(qiáng),所以應(yīng)以一種超脫于各種設(shè)備的方式存儲(chǔ)數(shù)字檔案,以統(tǒng)一而且簡(jiǎn)單的格式存儲(chǔ),使數(shù)字檔案不再依賴于原來(lái)的數(shù)據(jù)庫(kù),降低設(shè)備和軟件頻繁更新帶來(lái)的不利影響,這樣才能有利于長(zhǎng)久保管。

三、數(shù)字化檔案的利用檔案資源數(shù)據(jù)格式的統(tǒng)一是資源網(wǎng)絡(luò)化的保障條件。統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式和標(biāo)準(zhǔn)是檔案信息網(wǎng)上歸檔和用戶調(diào)閱的基礎(chǔ),也是實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上檔案資源高度共享的基礎(chǔ)。檔案信息利用必須規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化,搞好標(biāo)準(zhǔn)化,才有現(xiàn)代化,這是經(jīng)過實(shí)踐取得的重要經(jīng)驗(yàn)。要統(tǒng)一著錄的原則、項(xiàng)目的格式,規(guī)范檔案信息各站點(diǎn)的管理模式、工作程序、數(shù)據(jù)格式和網(wǎng)絡(luò)規(guī)則,實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)的標(biāo)準(zhǔn)化運(yùn)行。在標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)上大力推進(jìn)計(jì)算機(jī)應(yīng)用的社會(huì)服務(wù),這是檔案部門獲得高質(zhì)量技術(shù)支持和減少人力、物力投入的最有效途徑。檔案信息網(wǎng)絡(luò)化必須有一個(gè)完善的軟硬件技術(shù)環(huán)境,在硬件方面:計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)、電話、終端服務(wù)器、交換器、調(diào)制解調(diào)器、縮微機(jī)和光盤、光纖傳輸系統(tǒng)、微波網(wǎng)、衛(wèi)星線路等上網(wǎng)運(yùn)行的各種設(shè)備,這些硬件設(shè)備需要較大的資金投入保證,才能得以建成使用。在軟件方面:信息數(shù)據(jù)庫(kù)、數(shù)據(jù)保密體系和組織管理體系以及應(yīng)用軟件等,這需要有一支技術(shù)過硬,具備軟件開發(fā)、程序操作和檔案管理專業(yè)人員的有機(jī)結(jié)合,才有可能實(shí)現(xiàn)。網(wǎng)絡(luò)安全是影響計(jì)算機(jī)檔案管理的主要問題。網(wǎng)絡(luò)的不安全性已成為限制其發(fā)展的最大障礙。構(gòu)成對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全威脅主要有:黑客入侵、計(jì)算機(jī)病毒的侵入、保密信息泄露和修改網(wǎng)絡(luò)的關(guān)鍵數(shù)據(jù)等。針對(duì)以上問題,我們必須運(yùn)用科技手段,提高檔案信息網(wǎng)絡(luò)的安全性，主要措施如下：

（一）、建立有紙化和無(wú)紙化結(jié)合的信息庫(kù)。解決受病毒感染或網(wǎng)絡(luò)本身問題可能造成的信息毀滅。開發(fā)網(wǎng)絡(luò)電子文件的歸檔管理程序,使上網(wǎng)信息及時(shí)、完整、安全地保存下來(lái),防止相關(guān)信息丟失。

（二）、訪問控制,保證計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)運(yùn)行安全。對(duì)利用者權(quán)限的充分限制是檔案信息入網(wǎng)的先決條件,對(duì)網(wǎng)上能查閱的檔案首先要分公開的、內(nèi)部的。這樣,讓查詢者在任何地點(diǎn)、任何一網(wǎng)的計(jì)算機(jī)上,都能查到權(quán)限范圍內(nèi)的檔案信息。

（三）、做好數(shù)據(jù)庫(kù)備份工作,保證信息安全。應(yīng)對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)做到定期進(jìn)行備份。對(duì)比較大的數(shù)據(jù)庫(kù)采用雙機(jī)備份,多介質(zhì)多份備份。重要的備份要有備忘記錄。

（四）、預(yù)防病毒,防止網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)遭受侵害。采取一定的防計(jì)算機(jī)病毒措施是非常必要的。我們要在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)上安裝防毒軟件并經(jīng)常升級(jí),另外,不允許隨便使用外來(lái)磁盤、光盤等,必須使用時(shí)應(yīng)嚴(yán)格進(jìn)行病毒檢測(cè),在確認(rèn)無(wú)病毒后方可使用。

（五）、制定計(jì)算機(jī)系統(tǒng)安全保護(hù)制度,確保網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全運(yùn)行。除嚴(yán)格遵守《中華人民共和國(guó)計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)安全保護(hù)條例》和有關(guān)的法規(guī)外,還可根據(jù)實(shí)際工作需要,制定《計(jì)算機(jī)房安全規(guī)定》等相關(guān)規(guī)章制度。要建立檔案信息系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)檔案信息與社會(huì)信息的聯(lián)結(jié)。這個(gè)系統(tǒng)包括六個(gè)基本模塊:登記——編目——檢索——利用——統(tǒng)計(jì)——輔助。其中:登記環(huán)節(jié)解決對(duì)上網(wǎng)信息的分類登記和修改補(bǔ)充問題;編目環(huán)節(jié)解決上網(wǎng)信息的目錄表格和卡片的打印制作問題;檢索環(huán)節(jié)解決按不同需要和要求對(duì)上網(wǎng)信息進(jìn)行顯示和調(diào)用方面的問題;在利用模塊中,對(duì)上網(wǎng)信息的利用進(jìn)行登記、歸還和利用情況的匯總;統(tǒng)計(jì)模塊則用于上網(wǎng)信息按時(shí)間、分類和載體進(jìn)行統(tǒng)計(jì);輔助模塊用于上網(wǎng)信息的數(shù)據(jù)備份、維護(hù)、修改和充實(shí)。陸續(xù)將建成的系統(tǒng)在檔案信息網(wǎng)上設(shè)立站點(diǎn)或網(wǎng)頁(yè),實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)的互聯(lián)。

第5篇

[論文摘要]近年來(lái)城市建設(shè)的飛速發(fā)展，建筑項(xiàng)目眾多，工程勘察檔案的管理任務(wù)也越來(lái)越繁重。簡(jiǎn)要分析建筑工程勘察檔案的特點(diǎn)，并結(jié)合工作實(shí)踐探討在當(dāng)前時(shí)期如何做好勘察工程檔案管理。

地質(zhì)勘察是建筑工程的基礎(chǔ)工作，其勘察檔案記錄了現(xiàn)場(chǎng)地質(zhì)勘察數(shù)據(jù)、土工試驗(yàn)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、技術(shù)人員的數(shù)據(jù)分析圖表和結(jié)論性文字報(bào)告，除具有科技檔案的一般共性外，還有其自身的特點(diǎn)。充分認(rèn)識(shí)這些特點(diǎn)，對(duì)加強(qiáng)工程勘察檔案管理工作并充分發(fā)揮其作用十分重要。

一、工程勘察檔案的特點(diǎn)

（一）組成的成套性

勘察單位以一個(gè)獨(dú)立的工程項(xiàng)目作為勘察工作對(duì)象，按照嚴(yán)格的、科學(xué)的勘察程序，一個(gè)環(huán)節(jié)緊扣一個(gè)環(huán)節(jié)有規(guī)律地開展勘察工作。一項(xiàng)工程勘察全部勘察技術(shù)資料，按照一個(gè)獨(dú)立的工程項(xiàng)目把它們組成一套完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的檔案，其中每一張圖紙、每一頁(yè)文字或表格都是該套檔案不可缺少的組成部分，這就是它的成套性。工程勘察檔案收集、整理、保管和利用等管理工作，都為這種成套性的特點(diǎn)所制約。

（二）形成的階段性

根據(jù)勘察工作的基本程序，一項(xiàng)工程一般都要經(jīng)過勘察準(zhǔn)備（即前期）、初步勘察、勘察采樣等幾個(gè)階段。前一階段勘察工作沒有完成，不得開展下一階段的勘察工作。前后不同階段的勘察活動(dòng)之間，既有密不可分的有機(jī)聯(lián)系，又有明顯的嚴(yán)格的階段區(qū)分，因此，每個(gè)勘察階段各個(gè)專業(yè)的勘察活動(dòng)分別組成各自互相聯(lián)系的有機(jī)整體，并決定勘察技術(shù)資料形成的階段性。

（三）內(nèi)容的專業(yè)性

一項(xiàng)工程勘察是由多種專業(yè)技術(shù)人員按不同專業(yè)分別開展具體勘察作業(yè)，又相互配合共同完成，一項(xiàng)工程的勘察技術(shù)資料其形成過程是多學(xué)科、多專業(yè)的協(xié)同過程。因此，工程勘察檔案在分類、編號(hào)、編制檢索工作時(shí)，都要考慮勘察技術(shù)資料專業(yè)性，以及專業(yè)間的聯(lián)系特點(diǎn)。不同專業(yè)的技術(shù)文件材料一般不能混淆在一起，在確定分類、標(biāo)號(hào)結(jié)構(gòu)層次時(shí)，要考慮圖紙文件所屬專業(yè)與工程勘察之間的隸屬關(guān)系。此外檔案管理人員應(yīng)學(xué)習(xí)勘察各專業(yè)的基礎(chǔ)知識(shí)，了解各專業(yè)的業(yè)務(wù)范圍，能識(shí)別和看懂各專業(yè)的圖紙文件，不斷提高管理業(yè)務(wù)水平。

（四）貯存的空間需求性

工程勘察具有唯一性的特點(diǎn)，每一個(gè)項(xiàng)目的勘察資料都是一個(gè)獨(dú)立檔案項(xiàng)目。因此，在勘察技術(shù)活動(dòng)中形成圖紙文件必然具有數(shù)量大、遞增快的特點(diǎn)。所以，在管理上需要考慮有較大、較多的庫(kù)房，要有足夠的櫥、柜、架、盒、夾等裝具及設(shè)備；現(xiàn)在的自動(dòng)檢索及光盤技術(shù)現(xiàn)代管理手段，提高了貯存密度和檢索效率。

（五）使用的效益性

工程勘察檔案是從事工程勘察技術(shù)活動(dòng)的成果和產(chǎn)品。首先它是為某具體工程項(xiàng)目提供勘察圖紙文件，作為工程設(shè)計(jì)和施工必要條件，其次，它是可供利用的勘察技術(shù)資源，對(duì)內(nèi)可參考借鑒，對(duì)外可供技術(shù)交流。在檔案管理工作中必須克服技術(shù)封鎖、保護(hù)主義，變封閉性為開放性，面向第一線的勘察技術(shù)人員，及時(shí)、準(zhǔn)確、方便有效地提供檔案資料，讓工程勘察檔案最大限度地發(fā)揮經(jīng)濟(jì)效益。

（六）使用價(jià)值的時(shí)效性

工程勘察檔案用于工程項(xiàng)目第一次實(shí)現(xiàn)使用價(jià)值以后，還會(huì)多次利用并發(fā)揮作用。按照技術(shù)文件生命周期理論，工程勘察檔案按其使用價(jià)值有它的活躍期和衰減的規(guī)律，在近期內(nèi)的查閱率較高，時(shí)間越長(zhǎng)其查閱率就越低?？梢?，工程勘察檔案的使用價(jià)值具有一定的時(shí)效性。此外，還要根據(jù)保管、利用和庫(kù)房、設(shè)備的狀況，經(jīng)常定期進(jìn)行檔案資料的清理鑒定，將使用價(jià)值不大，不常查用的檔案置于“冷庫(kù)”或適當(dāng)減少庫(kù)存份數(shù)。工程勘察檔案的特點(diǎn)是由勘察活動(dòng)的規(guī)律所決定的，認(rèn)識(shí)并掌握這些特點(diǎn)，有利于不斷改進(jìn)檔案管理，以便最大限度地發(fā)揮工程勘察檔案的作用。二、當(dāng)前的勘察工程檔案管理

當(dāng)前，如何做好工程勘察檔案管理工作，成為工程勘察的堅(jiān)實(shí)后盾，是工程勘察檔案管理工作人員所應(yīng)深刻思考的問題和不可推卸的責(zé)任。

（一）標(biāo)準(zhǔn)化管理是工程勘察檔案管理的首要基礎(chǔ)

當(dāng)前，對(duì)工程勘察檔案管理提出標(biāo)準(zhǔn)化要求，有利于提高工程勘察檔案的質(zhì)量，有利于工程勘察檔案的歸檔利用。同時(shí)，為工程監(jiān)督管理人員對(duì)各設(shè)計(jì)、施工單位進(jìn)行監(jiān)督管理提供資料，提高工程建設(shè)的質(zhì)量和效率。

（二）收集檔案的內(nèi)容要齊全

勘察檔案管理人員要與工程勘察技術(shù)人員相配合，對(duì)已收集的檔案資料進(jìn)行鑒定、補(bǔ)充。工程勘察檔案管理人員還要經(jīng)常去施工現(xiàn)場(chǎng)，了解工程概況，配合勘察技術(shù)人員做好圖紙資料的收集整理工作。在施工過程中形成的資料要做到心中有數(shù)，同時(shí)根據(jù)資料的形成規(guī)律，定期檢查施工單位收集的資料是否齊全，與現(xiàn)場(chǎng)技術(shù)人員核對(duì)是否同施工現(xiàn)場(chǎng)相符，不相符的及時(shí)查明原因。如資料缺失不全，確實(shí)需要增補(bǔ)，應(yīng)及時(shí)通知勘察技術(shù)人員。這樣才能更好地保證工程檔案資料在收集、整理上做到準(zhǔn)確、完整。

（三）圖紙、資料的標(biāo)準(zhǔn)化歸檔

當(dāng)前，對(duì)工程勘察檔案資料的歸檔，要摒棄舊有的過時(shí)的觀念，要以高效、準(zhǔn)確為前提，提高勘察工程檔案管理水平，必須抓緊做好以下幾個(gè)方面工作：

一是建立起以辦公自動(dòng)化為載體的檔案管理系統(tǒng)。工程勘察檔案管理單位必須開發(fā)完善工程勘察檔案管理軟件。檔案管理人員必須熟練使用計(jì)算機(jī)，以便準(zhǔn)確、迅速的錄入與使用工程檔案管理軟件。

二是要對(duì)現(xiàn)有檔案認(rèn)真進(jìn)行整理、完善。要結(jié)合工程勘察的特點(diǎn)，更加嚴(yán)格、科學(xué)地做好檔案的分類和著錄，在此基礎(chǔ)上，對(duì)歷史檔案進(jìn)行清理，對(duì)號(hào)入座。清理的同時(shí)要盡可能地進(jìn)行完善，填補(bǔ)相關(guān)資料。

三是要不斷豐富補(bǔ)充檔案的存貯的內(nèi)容。要結(jié)合工程特點(diǎn)，有意識(shí)地豐富檔案的形式和內(nèi)容，加大圖片、聲像檔案歸檔的比重，逐步使呆板、單調(diào)的勘察工程檔案生動(dòng)化、形象化。

（四）建立勘察工程檔案員崗位責(zé)任制

一名合格的工程勘察檔案管理員：一是負(fù)責(zé)檔案的集中統(tǒng)一管理；二是及時(shí)做好檔案的收集、鑒定、立卷、歸檔工作；三是經(jīng)常督促工程圖紙、資料的歸還；四是負(fù)責(zé)編制工程檔案工作計(jì)劃和組織改革等編研資料；五是做好工程檔案工作的日常保管。

總之，工程勘察檔案管理人員要不斷的提高自身素質(zhì)，熟練掌握業(yè)務(wù)知識(shí)，提高業(yè)務(wù)技巧，在歸檔時(shí)，做到既“清晰”又“全面”，在取檔時(shí)，做到既“準(zhǔn)確”又“迅速”，做好工程勘察檔案管理工作。

參考文獻(xiàn)：

第6篇

檔案管理工作的開展與施工企業(yè)的日常運(yùn)營(yíng)管理有著密切的管理，企業(yè)管理者要重視當(dāng)昂管理工作的開展，并且將檔案管理工作納入到企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略層面上予以重視。在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中，工程管理部門要組建專門對(duì)工程檔案管理的隊(duì)伍，對(duì)于工程檔案進(jìn)行統(tǒng)一的協(xié)調(diào)和管理，并且指派專人負(fù)責(zé)專項(xiàng)檔案管理工作。建筑企業(yè)管理者要對(duì)于相關(guān)的管理制度進(jìn)行不斷的完善，并且構(gòu)建一套科學(xué)的檔案管理組織，通過落實(shí)不同崗位的職責(zé)和權(quán)限，層層把關(guān)的保證檔案管理工作質(zhì)量。在日常檔案管理工作開展的過程中，管理者也要通過定期舉辦會(huì)議，并且制定和落實(shí)工作任務(wù)計(jì)劃，有條不紊地將檔案管理工作抓好。

2加強(qiáng)宣傳

檔案管理工作的開展離不開先進(jìn)的思想意識(shí)，而先進(jìn)的思想意識(shí)的產(chǎn)生，則需要積極、有效的宣傳來(lái)作為保障。企業(yè)內(nèi)部要提高對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，并且定期的組織企業(yè)內(nèi)部參與檔案管理工作以及各部門交叉人員進(jìn)行學(xué)習(xí)，了解國(guó)家有關(guān)的法律法規(guī)，并且將檔案管理發(fā)揮政策的學(xué)習(xí)納入企業(yè)內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)培訓(xùn)流程當(dāng)中。企業(yè)管理者在開展建筑工程項(xiàng)目中，要對(duì)于自身的檔案服務(wù)范圍進(jìn)行拓展和跟蹤，積極地實(shí)現(xiàn)綜合化、一體化以及跟蹤化的檔案服務(wù)。針對(duì)于企業(yè)檔案管理工作人員素質(zhì)培訓(xùn)上，要積極地組織相應(yīng)的培訓(xùn)活動(dòng)，讓員工主動(dòng)參與進(jìn)去，不斷提高檔案管理的意識(shí)與觀念，重視檔案管理工作，不斷提高業(yè)務(wù)水平和職業(yè)道德修養(yǎng)。檔案管理工作的開展，需要各部門予以全面的支持。只有保證宣傳工作的效果，才可以保證各項(xiàng)檔案資料及時(shí)地進(jìn)行歸檔和提交，保證檔案資料的時(shí)效性。

3規(guī)范管理

在開展檔案管理工作時(shí)，要對(duì)于相關(guān)的檔案管理行為進(jìn)行規(guī)范化操作，通過制定一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)執(zhí)行，可以有效地提高管理效率，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的檔案管理。一般來(lái)說，建筑施工企業(yè)的檔案分類可以分為文書檔案管理、聲像（照片、錄音、影像、獎(jiǎng)牌、證書等）檔案管理、會(huì)計(jì)檔案管理、科技檔案管理（如科研檔案、工法、工程施工竣工檔案）等。不同的檔案類型要按照經(jīng)營(yíng)管理、行政管理、生產(chǎn)技術(shù)、科研技術(shù)、設(shè)備、會(huì)計(jì)、工程建設(shè)、特殊等不同類別進(jìn)行管理，并且對(duì)于不同檔案的歸檔上要做好分類存放。對(duì)于檔案管理行為上，還要制定相關(guān)的存放、保密以及查閱條例，并嚴(yán)格遵守，從而有效地提高整個(gè)檔案管理工作的條理性和規(guī)范性，提高檔案的利用效率。檔案管理者要對(duì)企業(yè)檔案資料歸檔范圍的確定，制定企業(yè)檔案管理方面的規(guī)章制度，收集整理企業(yè)各類檔案資料，對(duì)檔案資料分類整理、裝訂、裝盒、編目錄、編案卷側(cè)面卷脊，按保管期限分類上架存放，同時(shí)編寫相應(yīng)的檢索目錄。

4信息化建設(shè)

企業(yè)的檔案管理工作開展，需要與時(shí)俱進(jìn)地進(jìn)行創(chuàng)新和改進(jìn)，引入信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化是現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理工作的必然趨勢(shì)。檔案信息是企業(yè)技術(shù)進(jìn)步和發(fā)展的重要信息資源，也是提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的關(guān)鍵。通過對(duì)信息化技術(shù)的應(yīng)用，構(gòu)建一個(gè)科學(xué)的檔案信息管理平臺(tái)，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)信息的充分利用，并且高質(zhì)量、高效率地對(duì)檔案信息進(jìn)行匯總管理，提高了檔案服務(wù)水平。隨著辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用，電子檔案逐漸成為了檔案資料中的重要一種。通過檔案信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案的安全保管，配合采用刻錄等方式，可以有效地提高檔案信息的安全性。對(duì)于一些重點(diǎn)、機(jī)密檔案管理上，檔案信息管理系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)權(quán)限的有效分配，實(shí)現(xiàn)了檔案保密的功能。檔案管理工作中，紙質(zhì)文件與電子文件的保存要做好共存與處理，在對(duì)紙質(zhì)檔案歸檔的同時(shí)，也要做好電子文件的及時(shí)歸檔，對(duì)重要的紙質(zhì)文件、實(shí)物文件通過掃描翻拍等手段進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換。另外，檔案信息的管理上，要不斷地對(duì)檔案保管條件進(jìn)行提高，并且對(duì)檔案信息的保管設(shè)備進(jìn)行及時(shí)地更新與檢查，避免檔案信息被破壞。檔案信息的使用中，要做好相關(guān)的審批，保證查閱檔案人員的查閱經(jīng)過嚴(yán)格的授權(quán)，并嚴(yán)格遵守相關(guān)的保密要求。信息化建設(shè)的過程，可以有效地將傳統(tǒng)檔案管理工作中的不足和局限進(jìn)行改進(jìn)，提高了管理效率，并且實(shí)現(xiàn)了檔案信息的高效利用。

5做好檔案服務(wù)

檔案管理工作的開展，其最終目的是為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)提供服務(wù)。在檔案信息管理的過程中，也要重點(diǎn)關(guān)注對(duì)檔案信息的開發(fā)與利用。對(duì)建筑施工企業(yè)來(lái)說，檔案信息中包含了很多技術(shù)方面的信息，是企業(yè)施工過程中技術(shù)和經(jīng)驗(yàn)的匯總，是企業(yè)智慧的結(jié)晶，是眾多工程師的心血。在工程檔案的管理與利用上，對(duì)于一些圖紙、資料，檔案管理人員要進(jìn)行科學(xué)地處理，并且及時(shí)地提供給相關(guān)部門進(jìn)行利用。通過對(duì)于檔案的科學(xué)整理，可以有效地為企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新提供科學(xué)依據(jù)。與此同時(shí)，很多榮譽(yù)、資歷、工程案例等檔案也是企業(yè)參與招投標(biāo)中的重要籌碼。檔案管理者及時(shí)地將此類信息匯總交給相關(guān)部門，也可以提高企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，提高業(yè)務(wù)部門的業(yè)務(wù)開展效果。檔案管理工作的服務(wù)對(duì)象是整個(gè)企業(yè)，工程檔案的管理和利用要具有一套標(biāo)準(zhǔn)的服務(wù)流程，不斷地拓展檔案的利用范圍，滿足企業(yè)各個(gè)部門對(duì)檔案資料的需求。

6結(jié)束語(yǔ)

第7篇

關(guān)鍵詞：建筑工程；電子文件；檔案管理

隨著信息化技術(shù)的進(jìn)步，電子文檔被廣泛的應(yīng)用在建筑工程的信息處理中，與此同時(shí)，由于我國(guó)建筑工程電子文件管理體系的不完備，導(dǎo)致建筑工程方面的電子文檔出現(xiàn)管理混亂、信息不全等不良現(xiàn)象，因此，我們必須加強(qiáng)建筑工程電子文件的檔案管理，建立健全檔案管理體系，從而保證建筑工程電子文件可以得到妥善的保存和管理。

1我國(guó)建筑工程電子文件的檔案管理現(xiàn)狀

我國(guó)建筑工程電子文檔與發(fā)達(dá)國(guó)家相比仍然存在一定的不足之處，這就導(dǎo)致建筑工程電子文檔的現(xiàn)狀存在著很多的問題，我們必須清楚的認(rèn)識(shí)到現(xiàn)有建筑工程電子文件檔案管理的現(xiàn)狀，從而尋求到正確的解決方法，提高建筑工程電子文件檔案管理效率。1.1電子文件歸檔不到位。采用信息化處理的建筑工程方面的電子文檔，具有很強(qiáng)的操作，因此對(duì)于相關(guān)文件管理人員的專業(yè)要求比較高，但是由于我國(guó)文件管理人員儲(chǔ)備不夠豐富，部分地區(qū)的文件管理人員專業(yè)技能不夠，無(wú)法完成復(fù)雜的文件檔案管理工作，這就導(dǎo)致很多地區(qū)存在電子文件歸檔不到位的情況。1.2電子文件檔案管理人員職責(zé)界定模糊。在我國(guó)，目前很多建筑工程場(chǎng)所對(duì)于電子文件檔案管理人員的職責(zé)界定十分模糊，大部分企業(yè)單位將電子文件檔案管理工作交由計(jì)算機(jī)技術(shù)人員負(fù)責(zé)，但計(jì)算機(jī)技術(shù)人員由于缺乏相關(guān)的檔案管理技能，在電子文件的處理及管理中常常會(huì)出現(xiàn)疏漏，導(dǎo)致建筑工程電子文件檔案管理產(chǎn)生混亂的情況。1.3電子文件的真實(shí)性、可讀性較差。在建筑工程電子文件的檔案管理中，存在比較嚴(yán)重的一個(gè)問題就是真實(shí)性和可讀性較差。一方面，建筑工程電子文件為了粉飾項(xiàng)目，有內(nèi)容造假的情況。另一方面很多單位檔案管理人員對(duì)工作敷衍了事，導(dǎo)致電子文件內(nèi)容可讀性很差。這些情況都使現(xiàn)有的建筑工程電子文件所提供的內(nèi)容可用性不強(qiáng)。1.4對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔的更替工作不足。在很多地方，建筑工程單位仍存在很多傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔，紙質(zhì)文檔在實(shí)際保管中十分容易出現(xiàn)丟失、破損等情況，造成工程信息的處理困難，因此我們需要廣泛的對(duì)紙質(zhì)的文件檔案進(jìn)行替換。對(duì)紙質(zhì)文檔的替換工作十分復(fù)雜，建筑工程方面的文檔內(nèi)容較多，落實(shí)電子文檔的替換工作存在的一定的難度。在另一方面，由于工作人員的專業(yè)性不足，很多紙質(zhì)文檔的替換都存在著不夠準(zhǔn)確完整的情況。

2實(shí)現(xiàn)建筑工程電子文件檔案管理的有效措施

針對(duì)我國(guó)建筑工程電子文件檔案管理中存在的一系列的問題，需要采取相應(yīng)的措施，來(lái)保證良好的文件管理，從而實(shí)現(xiàn)電子文件的普及，為建筑工程項(xiàng)目的有效落實(shí)奠定良好的基礎(chǔ)。2.1對(duì)建筑工程電子文件實(shí)行統(tǒng)一格式。建筑工程方面的電子文件較為復(fù)雜，如果沒有統(tǒng)一的格式，在文件查詢的時(shí)候十分的困難，因此，統(tǒng)一建筑工程電子文件的格式是一項(xiàng)重要的工作要求。統(tǒng)一格式可以對(duì)信息查詢提供有效的保證，同時(shí)有利于檔案的完善管理，方便日后查詢、糾錯(cuò)等。2.2明確檔案管理人員的職責(zé)。檔案管理人員是建筑工程電子文件的管理主體，因此，明確檔案管理人員的職責(zé)可以確保文件得到妥善的管理。一方面，建筑工程單位需要設(shè)立專門的檔案管理人員，對(duì)相關(guān)電子文件進(jìn)行管理，做到專人專職。另一方面，需要加強(qiáng)對(duì)于檔案管理人員的培訓(xùn)，提高工作專業(yè)性，增強(qiáng)電子文件檔案管理技能。2.3普及建筑工程電子文件檔案管理的意識(shí)。對(duì)于建筑工程單位來(lái)說，具有完善電子文件管理的意識(shí)是極為重要的，因此，相關(guān)的地方政府部門需要推行建筑工程電子文件檔案管理的工作，使電子文件檔案管理深入落實(shí)到各個(gè)建筑工程單位中，確保各地的工程電子文件可以完善、有效的保存和管理。2.4在工程項(xiàng)目的各個(gè)階段落實(shí)電子文件工作。對(duì)于電子文件的整理不能只在建筑工程項(xiàng)目完成后進(jìn)行整理，在工程項(xiàng)目進(jìn)行的各個(gè)階段都需要落實(shí)電子文件的整理工作。對(duì)于電子文件的整理工作，要保證具有完整性，對(duì)于以后的工作查詢來(lái)說，是十分重要的基礎(chǔ)性內(nèi)容。因此在電子文件的處理過程中，保證信息的真實(shí)性，防止企業(yè)人員為了粉飾項(xiàng)目而隨意篡改電子文件的內(nèi)容。2.5提高對(duì)于電子文件的鑒定技術(shù)。在建筑工程電子文件的整理方面，真實(shí)性和有效性是十分重要的，因此，必須要保證，電子文件可以反映相關(guān)項(xiàng)目的全部真實(shí)信息，同時(shí)能為查詢者提供有效的信息內(nèi)容?；谶@樣的要求，就需要提高對(duì)于電子文件的鑒定技術(shù)，確保建筑工程電子文件的真實(shí)性和有效性。可以聘用專業(yè)的鑒定人員，對(duì)電子文件的內(nèi)容進(jìn)行查詢，確保電子文件沒有相關(guān)內(nèi)容的遺漏以及篡改。2.6完善建筑工程電子文件檔案管理體系。建筑工程電子文件檔案的有效管理是建立在相關(guān)體系之上的，只有完善了建筑工程電子文件檔案管理體系，才能夠保證電子文件得到妥善的管理。一方面，我們對(duì)于電子文件的內(nèi)容需要進(jìn)行核實(shí)，另一方面，對(duì)于已經(jīng)歸檔的文件要合理的保存，防止網(wǎng)絡(luò)病毒的入侵導(dǎo)致文件受損等情況的發(fā)生。同時(shí)要嚴(yán)防不法分子對(duì)于電子文件檔案的惡意竊取，確保建筑工程電子文件檔案能夠安全完備的保存。

建筑工程電子文件檔案管理的工作是建筑工程項(xiàng)目有效實(shí)施的基礎(chǔ)，因此，我們需要從各個(gè)方面提高文檔管理工作效率，從而及時(shí)準(zhǔn)確的記錄工程項(xiàng)目中的各項(xiàng)內(nèi)容。檔案管理工作者需要不斷的提高自身的工作能力，確保文檔準(zhǔn)確真實(shí)。只有實(shí)現(xiàn)建筑工程電子文件檔案管理的普及工作，才能夠使我國(guó)的建筑工程項(xiàng)目有更好的發(fā)展空間。

作者:李薇 單位:哈爾濱市國(guó)家投資項(xiàng)目評(píng)審中心

參考文獻(xiàn)

第8篇

工程檔案是一項(xiàng)工程建設(shè)過程中反映各項(xiàng)活動(dòng)指標(biāo)的最重要的參考依據(jù)，它包括了項(xiàng)目工程的建設(shè)，處理，設(shè)備維護(hù)等各項(xiàng)活動(dòng)所形成的研究結(jié)果和文件檔案，一般多為原始文件，所以具備法律效應(yīng)。每一個(gè)項(xiàng)目在完成和告一段落之后，都要認(rèn)真負(fù)責(zé)的按照歸納范圍和要求，將形成的文件和資料系統(tǒng)的管理和整理，最終由上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)來(lái)歸檔。且移交文件或者資料過程中，接觸人員必須要按規(guī)定辦理交接手續(xù)，簽字歸檔必查。凡不符合要求的文件，最高管理者有權(quán)拒絕接收。

2工程檔案的收集歸納

2.1分類組卷

分類組卷的原則：檔案分類組卷工作是一個(gè)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，也是能夠顯示出工作人員的個(gè)人水平。有的檔案管理人員實(shí)際上是沒有參與到項(xiàng)目建設(shè)的各個(gè)環(huán)節(jié)，所以一定程度上出現(xiàn)了管理檔案的問題和不通暢，這些都是對(duì)工程檔案管理工作不全面性鎖導(dǎo)致。我們需要從以下幾個(gè)步驟來(lái)對(duì)檔案管理中的分類組卷有較好的認(rèn)知。第一，立項(xiàng)和選項(xiàng)。從最簡(jiǎn)單的項(xiàng)目提出，批準(zhǔn)，同時(shí)可行性報(bào)告到對(duì)當(dāng)?shù)丨h(huán)境，地理情況，氣候方面調(diào)查研究。范圍廣至電力，城市規(guī)劃等都可以組成一卷或者是多卷。第二，編制文件，是指工程建設(shè)初期形成的文件和圖紙，以及各部門根據(jù)初步設(shè)計(jì)文件設(shè)計(jì)的施工圖。第三，整理和歸納，這個(gè)階段是最難控制的，因?yàn)槿婀ぷ髁烤薮螅O(shè)計(jì)的資料和信息非常多，主要包括了項(xiàng)目開工之前的資料和原始文件：補(bǔ)償協(xié)議書，電力供應(yīng)協(xié)議，相關(guān)合同以及許可證。每一個(gè)文件都要仔細(xì)的去核對(duì)，仔細(xì)的去審查。然后可以組成一卷或者是多卷。第四，竣工驗(yàn)收階段。整個(gè)的項(xiàng)目完成結(jié)束之后，最重要的憑證材料和相關(guān)的建設(shè)真實(shí)材料都是驗(yàn)收的必要選擇。尤其是竣工圖和竣工階段的各種資料需要報(bào)送相關(guān)單位。第五，調(diào)試和試播。是指在設(shè)備安裝，調(diào)試，試播等過程中形成的數(shù)據(jù)資料。第六，財(cái)務(wù)器材管理資料。主要包括了工程概算，預(yù)算，結(jié)算等數(shù)據(jù)報(bào)表。第七，主題部分，集中在日志，月報(bào)，監(jiān)理通知單等各個(gè)資料。第八，涉外文件，一般是指相關(guān)的設(shè)備采購(gòu)，合同，考察記錄等。除了以上幾大主要，還包括其他，可參閱相關(guān)書籍。檔案管理人員收集資料的時(shí)候，應(yīng)該首先端正良好的作風(fēng)態(tài)度，然后對(duì)各階段鎖形成的資料，文件內(nèi)容來(lái)確定收集整理對(duì)象。有條件的情況下可以進(jìn)行信息化處理。

2.2組卷的質(zhì)量要求

（1）組卷前要詳細(xì)的檢查基礎(chǔ)文件，施工技術(shù)文件和圖紙是否已經(jīng)按照規(guī)定收集齊全，完整。做到不丟項(xiàng)，不漏項(xiàng)。

（2）文字材料的抄寫件書寫要工整，清楚，禁止使用鉛筆或者是圓珠筆來(lái)涂改，修改和批復(fù)。復(fù)印件要做到字跡清楚，牢固，能夠長(zhǎng)期得到良好保存。

（3）建設(shè)的竣工圖應(yīng)該是新圖，圖面清潔，字跡工整。如果需要修稿，首先要保障圖紙的清潔，反差明顯，材料字跡清楚。

（4）凡是歸檔的照片和圖像資料，要求圖像清晰，聲音清楚，文字說明準(zhǔn)確度高。

2.3案卷排列和編目

案卷文件材料的排列時(shí)間必須要按照時(shí)間順序排列，如果文字材料和圖紙材料混在一起的時(shí)間，必須文字材料在前面，圖紙?jiān)诤竺?。編寫?yè)號(hào)以獨(dú)立卷為單位，均已有書寫內(nèi)容為基準(zhǔn)。每個(gè)保管單位必須要按照阿拉伯?dāng)?shù)字來(lái)進(jìn)行統(tǒng)一編排。頁(yè)號(hào)編寫位置和單面書寫的文字材料頁(yè)號(hào)編在右下角。卷內(nèi)的目錄編寫和卷盒內(nèi)的文件一一對(duì)應(yīng)。案卷的排列順序按照工程階段依次排列。案卷的封面，卷內(nèi)目錄，卷內(nèi)背靠表，不編寫頁(yè)號(hào)。

2.4工程檔案檢索目錄的填寫

工程檔案檢索目錄要利用信息軟件來(lái)工作，分別建立相關(guān)的單元，統(tǒng)一對(duì)信息進(jìn)行輸入和保存，減少了不必要的時(shí)間和工作量。最終使得工程檔案達(dá)到了目錄管理。案卷目錄的填寫方式。工程檔案形成是需要不同階段，檔案的立卷要以階段順序來(lái)組卷，為了方便管理和檢索，相關(guān)的內(nèi)容要書寫的詳細(xì)明了。制作規(guī)范化模版。模版文件是要對(duì)于信息具有專業(yè)性的格式，通常是文書格式，經(jīng)過工作人員的技術(shù)性操作，最終形成了文書。讀取的時(shí)候是非常的方便，簡(jiǎn)單。工程照片檔案的管理。它主要管理是采用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)存貯方式來(lái)對(duì)相關(guān)的文件和資料來(lái)做好工作，優(yōu)勢(shì)是在于保質(zhì)期長(zhǎng)久，并且安全性很高。技術(shù)人員可以及時(shí)做好備份和刻錄。聲音檔案的管理。聲像檔案管理需要在檔案數(shù)據(jù)庫(kù)里面建立起單元，對(duì)信息的輸入要盡量詳細(xì)。保存的時(shí)間段里面要經(jīng)常性的去核對(duì)，檢查，維護(hù)，才會(huì)讓聲像資料的質(zhì)量長(zhǎng)期的完好。讓相關(guān)的工作開展的時(shí)候順利，進(jìn)程加快和效率提升。

3結(jié)束語(yǔ)

第9篇

建設(shè)工程檔案作為建設(shè)工程質(zhì)量直接反映還有一層非常重要的意義,那就是在工程建設(shè)過程中,有許多工序的內(nèi)容是要被下一道工序所掩蓋的,也就是隱蔽工程。對(duì)這一部分,在工程竣工后我們是看不到的,也難以檢測(cè)得到,我們只能根據(jù)掩蓋前的照片、錄像、圖紙以及各種現(xiàn)場(chǎng)記錄對(duì)這一部分工程內(nèi)容進(jìn)行評(píng)價(jià),工程檔案在此的作用就是無(wú)可替代了。

在前面我們已經(jīng)論述過建設(shè)工程檔案是建設(shè)工程的有機(jī)組成部分,從現(xiàn)代管理科學(xué)的角度來(lái)看,建設(shè)工程檔案的質(zhì)量也是建設(shè)工程質(zhì)量的重要構(gòu)成部分。工程檔案質(zhì)量好,反映工程管理規(guī)范,反映工程管理人員素質(zhì)高,反映工程質(zhì)量好。這一個(gè)觀點(diǎn)可以從建設(shè)工程項(xiàng)目參評(píng)“魯班獎(jiǎng)”、“芙蓉獎(jiǎng)”等獎(jiǎng)項(xiàng)活動(dòng)看出。凡是有意參評(píng)的項(xiàng)目,對(duì)建設(shè)工程檔案管理都是非常重視的,都非常重視檔案的真實(shí)性、完整性,包括施工現(xiàn)場(chǎng)拍照、錄像等方面都是非常重視的,對(duì)檔案的編制就更加認(rèn)真細(xì)致、精益求精了。

4工程檔案管理是工程質(zhì)量控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)

建設(shè)工程檔案是一個(gè)靜態(tài)的概念,而建設(shè)工程檔案管理則是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過程。一般來(lái)說,這一過程的目的和結(jié)果都是建立真實(shí)、完整、系統(tǒng)的建設(shè)工程檔案。但對(duì)這一過程進(jìn)行深入、清晰的研究,我們會(huì)發(fā)現(xiàn),工程檔案管理實(shí)際上不是一個(gè)單獨(dú)的、孤立的行為,實(shí)際上是工程項(xiàng)目管理的一部分。更進(jìn)一步,我們從工程質(zhì)量控制的角度出發(fā),工程檔案管理占有關(guān)鍵的一席之地。

建設(shè)工程項(xiàng)目管理中的質(zhì)量控制主要表現(xiàn)為施工組織和施工現(xiàn)場(chǎng)的質(zhì)量控制,控制的內(nèi)容包括工藝質(zhì)量控制和產(chǎn)品質(zhì)量控制。影響質(zhì)量控制的因素主要有“人、材料、機(jī)械、方法和環(huán)境”等五大方面。從“人”的因素來(lái)看,建設(shè)工程資料員是建設(shè)工程中不可缺少的技術(shù)人員,要經(jīng)過專門培訓(xùn)后持證上崗,而且要保證資料員的穩(wěn)定。從“材料”的因素來(lái)看,所有建筑材料的檢測(cè)報(bào)告、出廠合格證、使用說明等是建設(shè)工程質(zhì)量保證材料的主體;從“機(jī)械”的因素來(lái)看,機(jī)械設(shè)備的使用和現(xiàn)場(chǎng)調(diào)度是施工組織設(shè)計(jì)的重要內(nèi)容;從“方法”的因素來(lái)看,對(duì)施工方法和工藝流程的記錄就是施工日志;從“環(huán)境”的因素來(lái)看,我們往往要對(duì)開工前、施工中和竣工后的環(huán)境進(jìn)行拍照和錄像,反映場(chǎng)地環(huán)境的變化;上述幾個(gè)方面的資料都在建設(shè)工程檔案的收集編制范圍內(nèi),所以工程質(zhì)量控制的五大因素都離不開工程檔案管理。

早期的建設(shè)工程項(xiàng)目管理的確對(duì)工程檔案管理有所忽略,建設(shè)工程項(xiàng)目管理人員培訓(xùn)(俗稱“五大員”培訓(xùn))一般是指:施工員、監(jiān)理員、材料員、安全員、造價(jià)員,一直沒有包括資料員。而建設(shè)工程資料員培訓(xùn)由各市城建檔案館自行組織,沒有納入建設(shè)職業(yè)培訓(xùn)范疇,也沒有發(fā)國(guó)家認(rèn)可的證書。近幾年,隨著建設(shè)工程檔案管理對(duì)建設(shè)工程質(zhì)量控制重要性的認(rèn)識(shí)日益提高,有的城市實(shí)現(xiàn)了建設(shè)工程資料員經(jīng)常性培訓(xùn),還將《資料員合格證》上網(wǎng),便于查詢和核對(duì),并要求每個(gè)建設(shè)工程項(xiàng)目必須有持《資料員合格證》的專職人員從事工程資料編制工作,才能在工程竣工后向市城建檔案館移交竣工檔案;有的城市,如上海、重慶等已經(jīng)將資料員納入了“五大員”培訓(xùn),長(zhǎng)沙市2008年也正式將資料員培訓(xùn)納入建設(shè)職業(yè)培訓(xùn)。建設(shè)工程檔案管理作為建設(shè)工程質(zhì)量控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)已得到越來(lái)越多的重視。

2000年頒布的國(guó)務(wù)院第279號(hào)令《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》,首次從國(guó)家法規(guī)的層面把建設(shè)工程檔案管理納入建設(shè)工程質(zhì)量控制體系,對(duì)建設(shè)工程檔案的內(nèi)容、質(zhì)量要求、報(bào)送移交和法律責(zé)任進(jìn)行了強(qiáng)制性規(guī)定,是目前推動(dòng)我國(guó)城建檔案工作發(fā)展最重要的一部法規(guī)。建設(shè)工程檔案管理的要求已經(jīng)從微觀提升到了宏觀,從基層技術(shù)實(shí)踐提升到了國(guó)家法規(guī)意志,這是對(duì)建設(shè)工程檔案管理在工程質(zhì)量控制體系中重要作用最有力的證明。

5工程檔案管理是提高工程質(zhì)量的重要手段