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第1篇

（一）疾控中心的檔案服務能力提升，是開展其規范化建設的源頭價值體現。疾控中心檔案管理的規范化建設，說到底，就是助力其檔案服務能力。每一年疾控中心都會產生、收集、處理大量的檔案，這些檔案如何管理，如何規范化管理都是疾控中心需要面對的問題。從根本上來說，疾控中心是為社會提供服務的，檔案服務是其中的一個部分，疾控中心的檔案服務能力提升，有利于推進各項業務建設。

（二）規范化的推進，在某種程度上也推動著疾控中心檔案管理工作信息化。在現在科技的不斷發展之下，要想提高工作效率，單單依靠人力是難以達到的，更為重要的是依靠科技的力量。當前，疾控中心檔案管理工作信息化是正大力開展的一項工作，將檔案數據化并納入到大數據管理之中，不僅能在較短時間內有效增強檔案工作能力，更能多元化地利用檔案。在這個過程中，如若實現檔案的規范化管理，有助于加快檔案信息化的步伐。

（三）有效提取疾控中心檔案本身價值，打通收集、管理、利用之間壁壘。檔案是有價值的，疾控中心檔案本身的價值在現實工作中是相對難以實現的，許多檔案正是因為其價值沒有被挖掘并實現，導致這些檔案被束之高閣。新形勢下疾控中心檔案管理?M一步規范化，能更有效提取疾控中心檔案本身價值。通過規范的收集和管理，理清檔案管理思路，有效打通收集、管理、利用之間壁壘，有利于檔案的利用工作更便捷有效地開展。

二、進一步推進新形勢下疾控中心檔案管理工作的規范化建設的有效途徑

（一）健全疾控中心檔案管理的組織機構，將工作落實到各崗位并進行有效考核。一個健全的疾控中心檔案管理的組織機構是規范化建設的中心樞紐。實現檔案管理工作集中性、統一性有賴于綜合檔案資料管理機構的建立，此部門負責收集、保管、整理疾控中心各部門檔案，同時設立相應監督部門，以監管指導檢查綜合檔案資料管理機構的工作。執行國家、省的業務規范及法律法規，根據《檔案法》《全國疾病預防控制機構工作規范》中的相關規范及疾控中心的實際情況，制定科學合理的檔案分類大綱、歸檔范圍。這個組織機構需要有專門的人負責專門的工作，在檔案管理中，首先要做到專人專職，疾控中心應盡可能保證每個崗位上有專人任職，同時要把細分的檔案管理流程落實到每個崗位及崗位上的員工身上，實現檔案規范化管理事項到人、責任到人。同時，依據檔案管理工作規范化建設目標，將目標分解到崗位上，并依據崗位的完成度進行考核，深入推進檔案規范化工作的落實。

（二）疾控中心檔案管理制度方面要跟上，打造疾控中心檔案管理工作規范的流程。不可否認，其規范化建設的持續推進，使得疾控中心檔案管理工作進入一個新的階段，組織機構健全與之配套的是疾控中心檔案管理制度，制度跟上了疾控中心檔案管理工作規范化建設才能做得更好。疾控中心可以根據自身的實際情況，通過參考法律法規制定出因地制宜、實事求是的檔案管理制度。制度的確立使得檔案管理有理有據，同時檔案管理的規范化也有相應的材料支撐。流程是作為檔案管理工作的精神所在，在檔案管理規范化中扮演著十分重要的角色。在疾控中心檔案管理制度方面需要注意的是，要在制度中嚴格確立檔案管理工作的規范流程，充分發揮出流程的規范作用，使得檔案管理在規范化的同時也能達到科學化、合理化。

（三）負責人重視和業務培訓推進，是疾控中心檔案管理進一步規范化的力量源泉。機構負責人高度重視是做好檔案管理工作的關鍵，各類檔案不僅記錄了疾控機構歷史發展軌跡，還包括各類重要決策、重要事宜、重要疾病防控措施等，為了保證檔案管理充分發揮作用，使各類檔案有效應用，機構負責人應高度重視檔案管理工作。負責人的重視能進一步加強疾控中心檔案管理工作規范化建設的進程。此外，檔案管理人員的能力和檔案管理規范化的推進是息息相關的，為了增強檔案管理人員的綜合素質，疾控中心應組織相應的業務培訓，致力于提升檔案管理人員開展檔案規范化工作的能力。

（四）強化業務檔案收集，穩步提升案卷質量，從檔案管理工作本身著手。檔案應遵循一定的原則收集分類，合理區分業務檔案和一般文書檔案。同時為便于檢索使用檔案管理時要注意立卷、裝訂等方面的規范管理：1.歸檔文件要以本單位形成的文件為主，整理時注重檔案的時效性。2.檔案整理在保證檔案完整性的前提下需突出重點。3.由于檔案收集的基本為公文，因此一開始就要求規范公文寫作格式，書寫字跡力求流暢清楚。

第2篇

一、電子檔案管理的原則

1.1“前端控制”原則

考慮到電子文件的易改性、易逝性等的特點，如果還是象過去那樣，按照文件的生成、積累、鑒定、立卷、歸檔，分類、著錄等順序按部就班地管理電子文件，那么電子文件的真實性就難于保證了，電子文件的流失也是不可避免的，并且還會造成部分的重復勞動。因為電子文件在歸檔之前就有可能已被修改，或者有些已被有意或無意地刪除；有些在文件形成時已提取了主題詞，文件歸檔之后還要進行標引工作，這無疑是增加了勞動量。因此，必須貫徹“前端控制”的原則，即要求將原來紙質文件管理系統中后期階段需要控制的手段提到前端，也就是說檔案部門對于電子公文的管理工作的介入要向前延伸，從文件生命周期的“前端”就開始控制文件的歸檔活動。

1.2“全程管理”原則

根據電子文件的特點，必須建立一個完整的管理體系，即對電子文件從產生到永久保存或銷毀進行全過程和全方位的管理，以確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。

電子文件全程管理原則具體應該體現在電子檔案管理體制與模式的確定、管理系統的設計與運行、管理制度的內容和執行等方面。以電子檔案管理系統對文件流程， 各階段的管理和監控為例：設計的系統應對產生于機構內部各部門及其應用系統上的電子文件進行統一的歸口登記、分類、鑒定，同時監控和記錄針對文件的一切操作，如文件的創立、登記、修改、審核、簽署、分發等。

二、電子公文的真實性保障

判斷傳統文件的真實性，主要考察兩個方面：一是文件載體的原始性；二是文件形式的原始性，其主要是指具體的文件內容、字體、字跡以及具有法定效用的簽署、印章等。只要其中的任何一項發生了變化，就可以對文件的真實性表示懷疑。但判斷傳統文件真實性的準則并不適用于電子文件，因為一是電子文件的載體與其信息是可以分離的，載體的不固定性，使得電子文件不再具有傳統意義上的“原件”的概念；二是電子文件的更改可以不留痕跡，復制起來真假難辨，處理過程又具有隱蔽性。因而判斷電子文件的真實性必須更多地著眼于其內容的真實性，主要是認定文件是否就是當時當人當事形成的，主要關注的是其本質的要素保持不變。國際上的一般做法是采用法定程序對電子文件的生命周期進行全過程管理，并通過技術措施和管理制度，組成一個貫穿電子文件從生成、運作到處置全過程的安全“通道”，以此來保證數字信息的真實可靠性。在目前的技術條件下，一般可采取的措施是：

2.1在計算機系統中設置安全防護技術措施

一是建立對電子文件操作者的身份識別與訪問權限的控制，防止非法侵入。

二是設置操作日志 自動記錄實施操作的人員、時間、內容等。

三是對電子印章、數字簽署等采取防止非法使用的措施。在國家立法機構正式頒布有關電子簽章的法律實施之前，對只有簽章的電子文件，歸檔時應附加有法律效力的非電子文件簽章。

2.2身份識別技術

身份識別技術主要用于正確識別通信用戶或終端的個人身份。最常用的方法是給每個合法用戶一個“通行字”，代表該用戶的身份。通行字一般由數字、字母或特定的符號組成、只有本人和所使用的計算機知道。當合法用戶要求進入系統訪問時，首先輸入自己的通行字，計算機會將這個通行字與存儲在系統內有關該用戶的資料進行比較驗證。如果驗明他為合法用戶，就可接受他對系統進行訪問；如果驗證不合法，計算機就會拒絕該用戶對系統進行訪問。

2.3防寫技術

將數字信息文件設置為“只讀狀態”，在這種情況下，用戶只能從計算機上讀取信息，而不能對其作任何修改，可以有效地防止用戶更改數字信息內容，從而達到保護其真實性的目的。

三、電子公文的完整性保障

傳統文件的完整性保障主要是通過鑒別文件最初形成的信息內容和載體是否被破壞過，是否保持著作為證據所要求的各要素。而電子文件的顯示，卻隨著使用軟件的不同，其外觀可能不一樣，再加上電子文件的信息與其載體又是可以分離的，因而使得傳統文件完整性的判斷標準不再適用于電子文件。

四、電子文件的可讀性保障

電子檔案來自各個方面，來自各立檔單位，往往是在不同的計算機系統上形成的。其內容格式及數據結構不盡相同。這種差異必然導致在利用過程輸出時所使用的技術與方法的不同。又由于計算機技術的飛速發展，電子公文形成時所依賴的計算機軟硬件技術不久就有可能過時，以致新的軟硬件無法讀取原先存儲的數據，所以為保證數字信息檔案長期可存取性，建議采取以下幾種措施：

4.1采用通用技術

目前，電子公文的形成方式多種多樣、很不統一，這將給今后利用工作帶來許多的困難。所以在電子文件歸檔時，應把屬于特殊格式的電子文件轉換成通用的文件格式；或將電子文件建立在通用的數據平臺上，以消除由于技術不同或技術過時所帶來的影響。一般文字型電子文件以ml文檔和rtf、tt為通用文件格式；圖像電子文件以jpeg、tiff為通用格式；影像數據以mpeg、avi為通用文件格式；音頻電子文件以wav、mp3為通用文件格式；多媒體音像數據以mpeg、avi為通用文件格式。

4.2打包保存法

打包保存法就是在保存電子文件的同時，將與電子文件相關的軟件及其應用系統一并保存，并與電子文件存儲在一起。在使用該電子文件時，可運用與該電子文件存儲在一起的這些軟件系統進行讀取。此法一般是針對那些無法轉換為通用文件格式的電子文件， 如用音頻設備獲得并經過計算機處理的動態影像文件，應注意收集其非通用格式的壓縮算法和相關軟件。

4.3拷貝法

拷貝是在原來的技術環境下，適時重寫信息數據，防止由于存儲載體物化性能變化而引起的信息丟失，這也是電子文件長期保存的一種基本方法，此法目前已大量地應用于磁盤、光盤、磁帶檔案信息的長期保存上，但它不能解決電子文件由于計算機軟硬件過時所引起的長期保存問題。

五、電子文件的安全性保障

建立健全科學、合理、嚴密的管理制度，從每一個環節堵塞信息失真的隱患，這也是確保電子信息檔案真實可靠的重要措施。

5.1建立安全管理制度

電子文件是由人制作的，其管理和利用都要按人的意愿進行。因此對參加電子文件制作和參與管理的人員必須加強管理，以防不測。必須制定一套人人都應遵守的安全管理制度，以約束涉及電子文件與電子檔案人員的行為。實踐證明，良好的安全規范是保證數字信息安全的一項極為重要的措施。

5.2加強對電子文件制作和管理人員的管理和教育

在電子文件的安全管理過程中，僅靠制度是不夠的，還必須加強對涉及電子文件人員的管理和教育。通過宣傳教育或短期培訓等途徑，提高他們對保證電子文件和檔案真實、可靠重要性的認識，提高他們科學管理電子檔案的素質，增強他們工作的責任感，并樹立一絲不茍的工作作風。