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第1篇

（一）嚴(yán)格文書檔案室管理制度，無關(guān)人員不得入內(nèi)查閱、翻閱文件，隨手關(guān)門，切忌將鑰匙掛在抽屜或門上。

（二）切實(shí)做好保密工作，各種有密級的文件、資料、會議記錄等保密材料閱后及時(shí)收回，隨時(shí)入柜，不得放在辦公桌上過夜。保密廢紙統(tǒng)一到指定地點(diǎn)粉碎，不得另行處理。

（三）負(fù)責(zé)各類發(fā)文的編號、登記、印發(fā)，做到準(zhǔn)確、無誤。

（四）及時(shí)做好各種來文的登記，按規(guī)定程序分別送局領(lǐng)導(dǎo)、中層干部傳閱，做到當(dāng)日收文，當(dāng)日傳閱，及時(shí)收回。

（五）按月做好各類文件、資料的收集整理工作，做到不漏、不缺、不破損、不重復(fù)、不零亂，文件資料完整，查找方便。

（六）做好文件資料的歸檔工作。須在次年五月底前完成，按規(guī)定編寫序號、目錄、頁碼，裝訂成冊，及時(shí)歸檔；因工作需要調(diào)閱檔案，須經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)同意，閱后及時(shí)歸還。

文件收發(fā)、傳閱、立卷歸檔管理制度

（一）發(fā)文：因工作需要應(yīng)由局名義對外行文（函、通知、答復(fù)件、上報(bào)請示件等），先由有關(guān)科（室）提出要求，對于需要協(xié)調(diào)和解決的事項(xiàng)，事先進(jìn)行協(xié)調(diào)，取得一致意見。然后有關(guān)科（室）擬定行文稿件（包括發(fā)文稿紙上的有關(guān)項(xiàng)目），送辦公室審核認(rèn)可，并在核稿上簽字后，報(bào)局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。再由辦公室登記編定發(fā)文號，打印的稿件經(jīng)有關(guān)科（室）校對無誤后，交辦公室司印、裝訂、留存、分送。

（二）收文：收文辦理包括簽收，登記、申核，擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。文件收發(fā)按照收文辦理的程序簽收登記后，送辦公室領(lǐng)導(dǎo)審核來文是否受理，對應(yīng)轉(zhuǎn)辦的文件要及時(shí)轉(zhuǎn)交，在此基礎(chǔ)上提出擬辦意見，分送領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)科（室）閱讀或?qū)?yīng)辦的事項(xiàng)作出批示。

（三）傳閱：根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意見需傳閱的文件，由辦公室負(fù)責(zé)收發(fā)的同志依次送有關(guān)科（室）和有關(guān)人員傳閱，傳閱文件一般做到當(dāng)天送達(dá)，當(dāng)天閱畢，簽名交回，以提高傳閱時(shí)效。因需要而暫留的文件，要打好招呼。

（四）承辦：需要承辦的文件根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示，由辦公室及時(shí)轉(zhuǎn)交給有關(guān)科（室）或有關(guān)同志，按照要求及時(shí)辦理；超過時(shí)限的，由辦公室催促辦理。辦理結(jié)束后，將辦理結(jié)果書面交辦公室，需要答復(fù)對方的，擬寫成初稿，由辦公室報(bào)請領(lǐng)導(dǎo)審定后行文。由縣委辦、縣府辦轉(zhuǎn)給需提出擬辦意見的文件，辦公室應(yīng)及時(shí)報(bào)送局領(lǐng)導(dǎo)，簽署意見后，直接送交轉(zhuǎn)給有關(guān)部門。

（五）立卷：收發(fā)的文件一般按照收發(fā)序號一月整理一次，對缺少或殘缺的文件，及時(shí)追查、彌補(bǔ)。次年五月底前分門別類，附上目錄，立成卷宗，保證文件、資料的整齊、完整。

（六）歸檔：按照要求嚴(yán)格做好一年一次的歸檔工作，檔案要擺放整齊，便于查找，同時(shí)落實(shí)防潮、防火．防蛀、防鼠等措施，保證檔案安全。調(diào)閱檔案須經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)同意，并由工作人員具體操作，檔案一般不外借。

（七）保密：切實(shí)按照文件密級要求做好保密工作。

督查反饋制度

（一）為認(rèn)真落實(shí)局長辦公會議決定，局領(lǐng)導(dǎo)批示和上級交辦的任務(wù)，及時(shí)反饋有關(guān)信息，特制定本制度。

（二）督查反饋的具體工作由辦公室負(fù)責(zé)。根據(jù)局領(lǐng)導(dǎo)意見對應(yīng)辦未辦的事項(xiàng)，由辦公室發(fā)出督查通知單，有關(guān)科（室）根據(jù)要求，立即辦理。做到急事不過日，一般不過周，一些比較復(fù)雜、工作過程較長的任務(wù)，無法按時(shí)辦理的事項(xiàng)要及時(shí)向局領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

（三）各科（室）對督查通知單辦理的情況，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)，應(yīng)向辦公室作出反饋，并根據(jù)需要答復(fù)對方當(dāng)事單位或當(dāng)事人，辦公室應(yīng)及時(shí)將督查事項(xiàng)的辦理情況向局領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

（四）各科（室）書面通過辦公室向局領(lǐng)導(dǎo)提出要求或請示的，由辦公室在三個(gè)工作日內(nèi)將領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)或不能批復(fù)的原因及時(shí)作出反饋。

第2篇

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院；辦公室文書；檔案管理；缺陷；對策

文書檔案管理是指以書寫文件的形式對醫(yī)院的日常工作及管理活動進(jìn)行記錄，包括認(rèn)識管理記錄、財(cái)務(wù)管理記錄、業(yè)務(wù)管理記錄等。其工作難點(diǎn)在于文書檔案的收集整理和分類保管。

一、醫(yī)院辦公室文書及文書檔案管理的現(xiàn)狀及存在缺陷

（一）文書檔案管理制度不完善。文書檔案管理制度不完善或管理制度不貼合實(shí)際管理工作需要，是各大醫(yī)院在文書檔案管理工作中普遍存在的現(xiàn)象。文書檔案管理工作的重點(diǎn)和難點(diǎn)是文書檔案的收集整理和分類保管。需要制定明確的規(guī)范制度，對需要進(jìn)行收集的文書檔案進(jìn)行規(guī)定，避免重要文書檔案被遺漏，也需要明確地整理分類辦法，保證檔案文書的妥善保管，方便日后調(diào)用。但各大醫(yī)院目前的狀況是缺乏詳細(xì)的文書檔案管理制度。

（二）文書檔案管理工作缺乏重視。在醫(yī)院也加入市場化經(jīng)營的當(dāng)下，醫(yī)院的工作人員普遍存在重視業(yè)務(wù)效益、輕視檔案管理的意識。也有部分工作人員認(rèn)為文書檔案管理工作可有可無，意義不大。其工作內(nèi)容沒有什么技術(shù)含量，只是比較繁瑣。檔案文書被收集整理后也很少被調(diào)用，利用價(jià)值低。在這一系列觀念引導(dǎo)下，文書檔案管理工作缺乏重視，工作質(zhì)量得不到保障，由此造成的檔案缺失、混y的現(xiàn)象不在少數(shù)。

（三）管理人員整體素質(zhì)有待提高。醫(yī)學(xué)知識和醫(yī)療技術(shù)是醫(yī)院招納人才的主要衡量標(biāo)準(zhǔn)以及日后培訓(xùn)的主要內(nèi)容，醫(yī)院的文書檔案管理人員通常不是檔案管理的專業(yè)人才，只是由其他科室臨時(shí)抽調(diào)組成的管理團(tuán)隊(duì)。可想而知，這樣的文書管理團(tuán)隊(duì)缺乏專業(yè)的文書管理辦法，只是以生活經(jīng)驗(yàn)和傳統(tǒng)的管理思想進(jìn)行文書檔案管理工作，難以實(shí)現(xiàn)文書檔案的規(guī)范化管理和高效調(diào)用。醫(yī)院文書檔案管理人員整體素質(zhì)有待提高。

二、文書檔案管理工作整改策略

（一）建立健全文書檔案管理的規(guī)章制度，提高對檔案管理工作的重視。建立健全文書檔案管理的規(guī)章制度、對文書檔案的收集整理規(guī)定，嚴(yán)格制定文書檔案等級劃分標(biāo)準(zhǔn)，明確每一等級的文書檔案的處理辦法。對文書檔案實(shí)施分類存儲，根據(jù)其內(nèi)容性質(zhì)保管到相應(yīng)部門。同時(shí)制定相應(yīng)的人事管理制度和考核措施，將文書檔案管理的職責(zé)落實(shí)到個(gè)人，在工作過程中實(shí)施監(jiān)督，其考核結(jié)果與績效掛鉤，不能達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)的要采取相應(yīng)的處罰措施。通過文書檔案管理制度、人事管理制度與考核制度的全面落實(shí)，提高工作人員對文書檔案管理工作的重視，保證文書檔案管理的工作質(zhì)量。

（二）加強(qiáng)管理人員的素質(zhì)培訓(xùn)工作，提高文書檔案管理能力。在制定文書檔案管理制度的同時(shí)，要積極開展管理培訓(xùn)工作，提高管理人員的工作能力，使其能達(dá)到考核制度中的工作標(biāo)準(zhǔn)。首先要提高領(lǐng)導(dǎo)干部對文書檔案管理的重視，加大文書檔案管理工作的宣傳力度，帶動中層干部、基層職工積極開展文書檔案管理培訓(xùn)工作。文書檔案管理確實(shí)不能給醫(yī)院帶來直接的經(jīng)濟(jì)效益，但只有做好文書檔案管理工作，才能給醫(yī)院其它工作的正常開展提供保障，同時(shí)也對醫(yī)院工作進(jìn)行記錄，日后可以有檔可查。在文書檔案管理培訓(xùn)中，要注意先進(jìn)管理理念和新管理辦法的引入，通過開展培訓(xùn)切實(shí)提高文書檔案管理人員的整體素質(zhì)和工作能力。

（三）改善文書檔案管理的硬件配置。醫(yī)院要加強(qiáng)文書檔案管理工作的資源投入，不僅是人力資源投入，還包括引進(jìn)新技術(shù)和新設(shè)備，采用現(xiàn)代化的管理辦法和設(shè)備進(jìn)行檔案管理。在技術(shù)上包括采用信息技術(shù)和電子技術(shù)等，實(shí)行文書檔案的信息化管理，提高檔案利用率。在設(shè)備上可以采用先進(jìn)的電子設(shè)備，豐富文書檔案的形式，實(shí)現(xiàn)文書檔案的音像化和影像化。另外對文書檔案的存儲保管要格外注意，做好防火、防潮、防蟲等工作，同時(shí)加強(qiáng)信息安全管理，防止檔案失竊造成重要信息泄露。

三、結(jié)語

醫(yī)院辦公室文書與文書檔案管理是醫(yī)院管理工作的重要組成部分，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)工作人員應(yīng)加大對文書管理工作的重視、建立健全管理制度、提高管理人員的素質(zhì)能力、優(yōu)化管理設(shè)施，全面提高文書檔案管理工作的質(zhì)量和效率。在文書檔案管理工作過程中積極總結(jié)存在的問題和不足，隨時(shí)更新管理理念和管理辦法，讓醫(yī)院文書檔案管理工作跟得上醫(yī)院的發(fā)展需要。

【參考文獻(xiàn)】

[1]徐軍. 醫(yī)院文書檔案管理存在的問題及對策分析[J]. 檔案管理理論與實(shí)踐――浙江省基層檔案工作者論文集，2014：85-87.

[2]張冀紅. 醫(yī)院文書檔案管理存在的問題及對策[J]. 檔案天地，2012（08）：53.

第3篇

一、文書檔案實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的優(yōu)勢

（一）提高檔案歸檔人員的工作效率

通過做好文書檔案現(xiàn)代化管理工作，可以進(jìn)一步規(guī)范文書檔案管理的流程，改變傳統(tǒng)的文書檔案管理方式，全面提高文書檔案管理工作的效率。而且通過運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)來對文書檔案進(jìn)行整理和歸檔，可以有效的減輕檔案管理人員的工作量，文件信息資料的收集、存放、分類等工作更為快捷和便利，提高檔案管理工作的效率。

（二）提高檔案的查閱速度

利用現(xiàn)代化管理方式來做好文書檔案管理工作，可以有效的提高文件查閱速度。在實(shí)際工作中，通過運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能夠隨時(shí)對文書檔案資源進(jìn)行檢索，檔案使用者在利用檔案信息時(shí)不受時(shí)間和空間的限制，能夠在極短時(shí)間內(nèi)查到自己所需要的資料，有利于檔案利用工作的效率的大幅度提高，實(shí)現(xiàn)了人力和物力資源的有效節(jié)約。

（三）提高文件的傳遞速度和安全性

文書資料在日常公文處理過程中，傳遞時(shí)極易發(fā)生丟失的情況。通過運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，文書資料可以通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳遞和流轉(zhuǎn)，有效的提高了文書資料的傳遞速度，保證了文件的安全性。同時(shí)還可以通過檔案管理系統(tǒng)來對檔案密級進(jìn)行確定，并設(shè)置具體的操作權(quán)限，以此來保證文書檔案信息的安全。另外，現(xiàn)代化管理方式下的電子文書檔案，有效的提高了檔案信息的利用率和檔案管理工作的效率。

二、加快文書檔案現(xiàn)代化管理的策略分析

（一）建立現(xiàn)代化的文書檔案管理制度

強(qiáng)化文書檔案的制度化建設(shè)，對于提高文書檔案管理效率具有重要意義。現(xiàn)代化文書檔案管理制度與技巧的結(jié)合，可有效保護(hù)存儲文書檔案。建立現(xiàn)代化的文書檔案管理制度，要求機(jī)關(guān)企事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)摒棄過往傳統(tǒng)的管理制度與體系，以國家文書檔案管理基本原則為指導(dǎo)，結(jié)合組織內(nèi)部的管理體制和組織架構(gòu)等實(shí)際情況，建立起符合自身實(shí)際情況的文??檔案管理制度，所建立的制度應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)，且具備鮮明的科學(xué)性、靈活性與合理性，如堅(jiān)持“文檔一體化”、邏輯歸檔、紙質(zhì)檔案與電子檔案共存等。現(xiàn)代化文書檔案制度的建立，能夠改變過往不合時(shí)宜的制度，為單位文書檔案管理工作提供新的工作形式，進(jìn)而不斷完善文書檔案管理制度和體系，為文書檔案管理工作的有序開展奠定制度保證。此外，還應(yīng)當(dāng)注重文書檔案編修制度的規(guī)格與健全。在文書檔案管理工作中，有計(jì)劃對文書檔案的編修制度進(jìn)行查閱、編修與完善，確保文書檔案管理工作的效率和質(zhì)量。同時(shí)，還有必要建立文書檔案管理績效考評制度，強(qiáng)化對工作人員的考核，促使文書檔案管理人員積極高效地投身于工作當(dāng)中，增強(qiáng)制度的實(shí)效性。

（二）應(yīng)用先進(jìn)手段實(shí)現(xiàn)文書檔案現(xiàn)代化管理

當(dāng)前辦公自動化系統(tǒng)得以普及，在具體辦公過程中，通過OA流轉(zhuǎn)即能夠完成收文和發(fā)文，這就要求檔案管理人員要加快文書檔案管理觀念的轉(zhuǎn)變，充分的利用現(xiàn)代化化手段來提高文書檔案的管理水平。因此在文書檔案管理工作中，需要充分的運(yùn)用現(xiàn)代化管理軟件，依托于計(jì)算機(jī)技術(shù)來對文書檔案進(jìn)行整理、儲存和查閱。同時(shí)還要通過創(chuàng)建OA系統(tǒng)軟件與現(xiàn)代化管理軟件的接口，實(shí)現(xiàn)來完成公自動化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)之間的無縫對接，這樣電子文件數(shù)據(jù)通過辦公自動化系統(tǒng)即能夠直接進(jìn)入到檔案管理系統(tǒng)中，完成歸檔工作。而且有效的保證了紙質(zhì)檔案與電子文檔之間信息的一致性。另外，各機(jī)關(guān)單位還要通過運(yùn)用相應(yīng)的軟件來加快推動檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)，在保證文書檔案質(zhì)量的基礎(chǔ)上，全面提升文書檔案的應(yīng)用價(jià)值，加快促進(jìn)文書檔案管理的現(xiàn)代化水平。

（三）提高文書檔案檢索效率

在文書檔案檢索方面，首先通過對當(dāng)前的文書檔案進(jìn)行全面的普查，根據(jù)各行業(yè)發(fā)展的需要，針對一些不具有利用價(jià)值的文書檔案進(jìn)行移除，以減少文書檔案管理工作中內(nèi)容的重復(fù)性；而對文書檔案進(jìn)行普查與無用檔案的清除，也是文書檔案管理工作實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化與科學(xué)化的前提。其次，通過對文書檔案進(jìn)行組合，對于一些內(nèi)容較多的文書檔案將其分為幾個(gè)類別清晰的案卷，并重新梳理內(nèi)容繁雜的檔案，將各檔案之間的聯(lián)系明確，以促進(jìn)文書檔案資料的利用率以及檢索效率。與此同時(shí)，嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)來規(guī)范檔案題名，以提高文書檔案檢索的準(zhǔn)確性與效率。因?yàn)閷?shí)施文書檔案的規(guī)范分類，其目的是為了能夠快速檢索與提高利用效率，而只有提高文書檔案的題名準(zhǔn)確性，才能使檔案發(fā)揮其具體的效用。

（四）不斷完善和健全文書檔案管理體系

為了能夠更好的提高文書檔案管理水平，需要在日常工作中注重構(gòu)建完善的文書檔案管理體系，進(jìn)一步完善文書檔案管理要求。在實(shí)際工作中，各單位需要針對自身的實(shí)際情況，并按照文書檔案管理的要求來建立健全文書檔案管理體系。同時(shí)還要注重文書檔案綜合管理水平的提升，各部門之間在日常工作要做好協(xié)調(diào)工作，加強(qiáng)工作中的交流和配合，確保實(shí)現(xiàn)信息的全面?zhèn)鬏敽蛯?shí)現(xiàn)對文書信息的完整記載。文書檔案管理工作是一項(xiàng)長期性及繁瑣的工作，需要在實(shí)際工作中配備專業(yè)的檔案管理人員，并在實(shí)際工作嚴(yán)格按照具體的要求來做好檔案資料的收集和整理工作，確保檔案管理人員整體素質(zhì)的提升，并對每一個(gè)檔案人員的相應(yīng)職責(zé)進(jìn)行明確，全面提升文書檔案現(xiàn)代化管理的質(zhì)量。

第4篇

1 文書檔案管理工作中存在的問題

（一）文書與檔案工作銜接不合理

在??前各行各業(yè)發(fā)展過程中，文書檔案管理工作的重要性不斷突顯出來。在實(shí)際工作中，文書工作與檔案工作之間存在十分緊密的聯(lián)系，因此在文書檔案管理工作中，需要正確處理好文書工作和檔案工作兩者之間的關(guān)系，確保文書檔案管理工作的質(zhì)量。但在日常文書檔案管理工作中，文書工作與檔案工作之間缺乏有效的銜接，在管理體系和制度方面也不完善，這對文書檔案管理工作的規(guī)范性帶來了一定的制約，不利于文書檔案管理水平的提升。

（二）文書檔案管理工作人員素質(zhì)有待提高

近年來文書檔案管理工作的重要性越來越突顯出來，這也對文書檔案管理人員的整體素質(zhì)提出了更高的要求。但在當(dāng)前很大一部分單位文書檔案管理工作中，部分文書檔案管理人員綜合素質(zhì)都不高，不僅檔案管理人員專業(yè)技能有所欠缺，而且工作中存在較強(qiáng)的隨意性，缺乏標(biāo)準(zhǔn)性和規(guī)范性。在當(dāng)前檔案管理現(xiàn)代化水平不斷提高的新形勢下，需要文書檔案管理人員努力提高自身的綜合素質(zhì)，更好的促進(jìn)文書檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展。

（三）對文書檔案管理工作不重視

當(dāng)前在各行業(yè)中文書檔案管理工作中普遍得不到重視，這主要是由于人們對文書檔案的重要性缺乏有效的認(rèn)識，因此在實(shí)際工作中，人力、物力和財(cái)力投入普遍不足，這就對文書檔案管理工作的質(zhì)量和工作效率帶來了較大的影響，很難發(fā)揮出文書檔案的真正效率和價(jià)值。

2 提高文書檔案管理工作的強(qiáng)化措施

（一）重視文書與檔案工作的銜接效果

文書檔案管理水平的高低與文件的質(zhì)量具有直接的關(guān)系，因此在實(shí)際工作中，需要重視文書工作與檔案工作之間的有效銜接，從而為文書檔案管理水平的提升創(chuàng)造良好的條件。這就需要在日常工作中在重視文書檔案的宣傳工作，使人們對文書檔案管理工作的重要性有一個(gè)深入的認(rèn)知，準(zhǔn)確對文書材料進(jìn)行歸檔和立卷，實(shí)現(xiàn)文書與檔案工作的一體化發(fā)展。嚴(yán)格對文件進(jìn)行審核，及時(shí)對文件材料進(jìn)行收集，為文書檔案工作的順利開展奠定良好的基礎(chǔ)。

（二）建立現(xiàn)代化的文書檔案管理制度

強(qiáng)化文書檔案的制度化建設(shè)，對于提高文書檔案管理效率具有重要意義。現(xiàn)代化文書檔案管理制度與技巧的結(jié)合，可有效保護(hù)存儲文書檔案。建立現(xiàn)代化的文書檔案管理制度，要求機(jī)關(guān)企事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)摒棄過往傳統(tǒng)的管理制度與體系，以國家文書檔案管理基本原則為指導(dǎo)，結(jié)合組織內(nèi)部的管理體制和組織架構(gòu)等實(shí)際情況，建立起符合自身實(shí)際情況的文書檔案管理制度，所建立的制度應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)，且具備鮮明的科學(xué)性、靈活性與合理性，如堅(jiān)持“文檔一體化”、邏輯歸檔、紙質(zhì)檔案與電子檔案共存等。現(xiàn)代化文書檔案制度的建立，能夠改變過往不合時(shí)宜的制度，為單位文書檔案管理工作提供新的工作形式，進(jìn)而不斷完善文書檔案管理制度和體系，為文書檔案管理工作的有序開展奠定制度保證。此外，還應(yīng)當(dāng)注重文書檔案編修制度的規(guī)格與健全。在文書檔案管理工作中，有計(jì)劃對文書檔案的編修制度進(jìn)行查閱、編修與完善，確保文書檔案管理工作的效率和質(zhì)量。同時(shí)，還有必要建立文書檔案管理績效考評制度，強(qiáng)化對工作人員的考核，促使文書檔案管理人員積極高效地投身于工作當(dāng)中，增強(qiáng)制度的實(shí)效性。

（三）采用現(xiàn)代化的文書檔案管理技術(shù)

在文書檔案現(xiàn)代化管理過程中，應(yīng)當(dāng)注重管理工作和管理手段的層次性與多功能性，如此方法可確保現(xiàn)代文書管理工作的高效開展。因此在文書檔案的現(xiàn)代化管理中，應(yīng)當(dāng)加大資金技術(shù)投入，強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)體系建設(shè)，購買相關(guān)軟件和設(shè)備，提高文書檔案管理工作效率和信息化程度，降低工作量和工作成本，提高文書檔案的共享程度和利用效率。例如，在文書檔案網(wǎng)絡(luò)安全管理上可采取的現(xiàn)代化管理技術(shù)包括設(shè)置登錄權(quán)限、信息查詢權(quán)限、密匙技術(shù)和系統(tǒng)部保護(hù)密碼等，這些技術(shù)的應(yīng)用對于文書檔案的保存安全性和信息傳輸安全性具有重要意義。同時(shí)，ASA和GFW等技?g的應(yīng)用，還能在文書檔案信息管理系正常運(yùn)行的前提下，對各類數(shù)據(jù)信息進(jìn)行深層次的分析過濾，試圖穿越防火墻查閱相關(guān)資料的用戶必須在得到實(shí)名認(rèn)證通過后才能進(jìn)入系統(tǒng)。可見，現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備在文書檔案管理中的應(yīng)用與推廣，不僅能夠促進(jìn)文書檔案管理工作的規(guī)范化、信息化發(fā)展，還能切實(shí)提高文書檔案的開發(fā)利用價(jià)值，最終促進(jìn)單位的可持續(xù)發(fā)展。

（四）打造高素質(zhì)的文書檔案管理隊(duì)伍

在文書檔案現(xiàn)代化管理工作中，對于檔案管理人員整體素質(zhì)提出了更高的要求，需要打造一支專業(yè)化和高素質(zhì)的文書檔案管理隊(duì)伍。因此在實(shí)際工作中，需要重視文書檔案管理人員的培訓(xùn)工作，通過專技能、信息技術(shù)和現(xiàn)代管理方法等多項(xiàng)針對性的培訓(xùn)有效的提高文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)。同時(shí)還要重視計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)人才的培養(yǎng)工作，努力提高文書檔案管理的現(xiàn)代化和信息化水平。另外，還要對文書檔案管理人員進(jìn)行多種形式的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)活動，使檔案管理人員樹立良好的服務(wù)理念，增強(qiáng)檔案管理人員的競爭意識，使喚其能夠更好的掌握各種現(xiàn)代化管理技術(shù)，全面推動文書檔案的現(xiàn)代化管理水平。

第5篇

一、新形勢下事業(yè)單位文書檔案管理的重要性

（一）為社會工作提供檢索服務(wù)。作為社會主義國家，我國經(jīng)濟(jì)體制主體主要為社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制，市場經(jīng)濟(jì)體系正處在持續(xù)完善的進(jìn)程中。事業(yè)單位作為市場經(jīng)濟(jì)的重要組成部分，其在我國社會經(jīng)濟(jì)活動中發(fā)揮著不可或缺的重要作用。文書檔案是有效記錄事業(yè)單位及分支機(jī)構(gòu)、住所、業(yè)務(wù)范疇、?y行信息、法人代表以及開辦資金等眾多資料與業(yè)務(wù)的重要載體，倘若能夠針對上述資料與業(yè)務(wù)進(jìn)行科學(xué)的開發(fā)利用，不僅能夠促進(jìn)事業(yè)單位的有序發(fā)展，同時(shí)能夠?yàn)樯鐣ぷ魈峁└鞣N檢索服務(wù)。

（二）發(fā)揮法律憑證效力。事業(yè)單位文書檔案全面記錄了事業(yè)單位的建立、變更、注銷，并且涵蓋了事業(yè)單位各種活動的開展，真實(shí)反映事業(yè)單位所有內(nèi)容。而上述檔案資料，能夠?yàn)楦骷壒芾聿块T或者有關(guān)機(jī)構(gòu)檢查事業(yè)單位是否存在違法亂紀(jì)情況提供真實(shí)有效的法律依據(jù)，其本身具有良好的法律憑證效力。

（三）促進(jìn)國家檔案不斷完善。事業(yè)單位在我國文化生活、經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域以及政治層面均具有至關(guān)重要的作用，關(guān)系到我國社會與經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。文書檔案作為客觀記錄事業(yè)單位發(fā)展變化的資料，能夠?yàn)樽鎳４嬉环菰敱M、真實(shí)、客觀的歷史材料，進(jìn)一步完善國家檔案。

二、加強(qiáng)事業(yè)單位文書檔案管理的措施與建議

（一）建立健全文書檔案管理制度。建立健全文書檔案管理制度是有效保障事業(yè)單位文書檔案管理工作順利開展的先決條件。這就需要事業(yè)單位綜合參考自身實(shí)際情況與檔案管理工作現(xiàn)狀，針對現(xiàn)有的文書檔案管理制度進(jìn)行有效的整理優(yōu)化，并積極借鑒企業(yè)在檔案管理工作方面的成功經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)一步完善文書檔案管理制度。與此同時(shí)，為進(jìn)一步保障檔案管理制度的有效落實(shí)，建立對等的獎罰制度，將文書檔案管理相關(guān)的工作納入考核指標(biāo)當(dāng)中，針對工作能力與業(yè)績突出的人員，不僅需要給予物質(zhì)層面的獎勵，同時(shí)還需要提供晉升渠道，在有效明確檔案管理人員責(zé)任的同時(shí)，更好地發(fā)揮激勵作用。除此之外，為進(jìn)一步保障文書檔案管理工作的質(zhì)量，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)定期進(jìn)行核查，通過構(gòu)建科學(xué)合理的審查機(jī)制，以便于針對文書檔案進(jìn)行全面的審查核對，進(jìn)一步保障文書檔案的規(guī)范、真實(shí)以及完整。

（二）加大文書檔案信息化建設(shè)力度。事業(yè)單位文書檔案管理工作本身是一項(xiàng)極為復(fù)雜、繁瑣的工作，當(dāng)中涉及的內(nèi)容較為廣泛，傳統(tǒng)的文書檔案管理不僅投入巨大的人力資源，同時(shí)還需要高度重視文書檔案管理工作的質(zhì)量，避免檔案資料存在遺漏或者不完善的現(xiàn)象。“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)主動引入檔案管理信息化技術(shù)，通過加大文書檔案信息化建設(shè)，在有效節(jié)約人力、物力的同時(shí)，全面提升文書檔案管理的效率與質(zhì)量。首先，加強(qiáng)文書檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，主動針對各種分散的、多種介質(zhì)的檔案文本、照片、錄像以及錄音等進(jìn)行有效的轉(zhuǎn)化歸檔處理，真正實(shí)現(xiàn)檔案資料的自動整理、檢索、查閱以及利用。其次，建立健全文書檔案信息化管理制度，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)綜合參考自身實(shí)際發(fā)展情況與檔案資料庫大小，建立一套完善的信息管理規(guī)章制度，進(jìn)一步明確檔案管理的數(shù)量、人員以及檔案室進(jìn)入要求等，將責(zé)任進(jìn)行細(xì)化，并落實(shí)到具體崗位。最后，事業(yè)單位文書檔案管理還應(yīng)當(dāng)主動嘗試融入辦公一體化，通過外包給企業(yè)的方式，基于辦公一體化的基礎(chǔ)，設(shè)計(jì)文書檔案管理軟件，使其能夠真正融入整個(gè)事業(yè)單位的管理工作中，進(jìn)一步提升文書檔案管理工作的效率與質(zhì)量。

（三）加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍培訓(xùn)教育。首先，事業(yè)單位檔案管理部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理人員的后繼管理工作，通過制定業(yè)務(wù)考核體系、檔案管理人員任免體系、繼續(xù)教育體系等，進(jìn)一步提升廣大檔案管理人員的緊迫感，使其能夠主動投入到學(xué)習(xí)中。其次，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)綜合參考檔案管理工作的實(shí)際情況，制定針對性的晉升體系，在有效調(diào)動檔案人員能動性的同時(shí)，吸引更多的綜合素質(zhì)過硬、信息技術(shù)專業(yè)能力強(qiáng)的檔案管理專業(yè)人才，以此來充實(shí)檔案管理隊(duì)伍，帶動整個(gè)檔案管理隊(duì)伍綜合素質(zhì)的提升。最后，加大檔案管理隊(duì)伍的繼續(xù)教育力度，通過主動開展多種類型的教育形式，包括講座、委培等形式，積極進(jìn)行檔案管理專業(yè)知識、信息化專業(yè)知識的培訓(xùn)，全面提升檔案管理隊(duì)伍的專業(yè)水平、信息化水平，為文書檔案管理工作提供更好的服務(wù)。

（四）創(chuàng)建新型文書檔案管理模式。首先，事業(yè)單位文書檔案管理模式的特征應(yīng)當(dāng)逐漸從封閉型朝著社會型變革。隨著全球經(jīng)濟(jì)一體化的不斷深入，我國社會主義市場經(jīng)濟(jì)體系越來越完善，社會中多元化的經(jīng)濟(jì)組織形式，新舊文書制度正在進(jìn)行著交替，事業(yè)單位相關(guān)活動逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)樯鐣缘幕顒印Ｅc之相對的，作為文書管理當(dāng)中至關(guān)重要的文書檔案管理工作，其必然也需要朝著社會化趨勢進(jìn)行轉(zhuǎn)變。該種形勢下，事業(yè)單位文書檔案管理工作顯然不能夠沿用傳統(tǒng)管理模式，僅僅注重本單位的文書檔案管理，還應(yīng)當(dāng)逐漸面向市場經(jīng)濟(jì)，構(gòu)建具有一定社會性的文書檔案管理部門，相應(yīng)的管理對象不僅僅局限于事業(yè)單位相關(guān)內(nèi)容，同時(shí)還應(yīng)當(dāng)逐漸涉及所有社會事業(yè)，使得文書檔案管理服務(wù)具有更好的社會性，能夠?yàn)樯鐣峁└嗟姆?wù)。

第6篇

1 做好文書檔案管理工作的重要性和必要性

一直以來，文書檔案都是單位的重要信息資源，該信息資源的準(zhǔn)確與完整將直接影響到單位所制定各項(xiàng)重大決策。因此，作為單位管理者，應(yīng)對文書檔案管理工作給予足夠的重視。

首先，要認(rèn)識到文書檔案這種信息憑證的重要性。大多數(shù)人群僅了解文獻(xiàn)內(nèi)容具有一定的主觀性，但文書檔案并非等同于一般文獻(xiàn)，其中詳細(xì)記載著單位員工的個(gè)人信息以及單位的真實(shí)工作，具有強(qiáng)烈的客觀性，且伴隨著明顯的法律作用；其次，單位文書檔案在一定程度上起到了補(bǔ)充國家檔案的作用。單位文書檔案雖是國家檔案的重要組成部分，然而由于國家檔案信息并非與單位檔案信息一樣完整，因此完善的單位文書檔案信息有效補(bǔ)足了國家檔案中的缺陷[2]；最后則是為社會提供信息服務(wù)方面。由于單位的文書檔案信息中對各方面信息記錄均較為全面，因而能夠很好的反映出當(dāng)前我國社會注意市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展現(xiàn)狀，并能為之后的發(fā)展提供相應(yīng)的信息服務(wù)。

2 分析當(dāng)前文書檔案管理工作中存在的問題

2.1 文書檔案管理不夠規(guī)范

目前，我國大多數(shù)單位在文書檔案管理工作方面依然存在不規(guī)范的現(xiàn)象，主要表面在以下幾個(gè)方面：檔號不規(guī)范、標(biāo)題不規(guī)范、案卷目錄不規(guī)范、組卷混亂等。導(dǎo)致文書檔案管理不規(guī)范的最主要原因便是缺乏一套行之有效的管理制度，也未能確定任何監(jiān)督制度。從而導(dǎo)致目前單位的文書檔案管理工作的參差不齊。

2.2 文書檔案檢索效率不高

隨著社會的不斷發(fā)展，我國已全面步入信息化時(shí)代。然而在此新的時(shí)代背景下，絕大多數(shù)單位的文書檔案檢索工作并未實(shí)現(xiàn)辦公自動化，即仍以傳統(tǒng)的手工檢索為主。此外，部分單位的文書檔案管理人員，雖編制出了多種形式的檢索工具，用以提到檢索的效率，然而由于文書檔案數(shù)量的不斷增加，致使檢索的效率始終難以得到有效提到。這是因?yàn)榇蠖鄶?shù)文書檔案管理人員，其所編制的檢索工具過于注重檢索內(nèi)容的數(shù)量，而忽略了檢索的質(zhì)量。如針對專題類的文書檔案，便未能就題材進(jìn)行相應(yīng)的歸類。

2.3 文書檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)不高

隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，現(xiàn)代社會對文書檔案管理工作的要求也越來越高，相應(yīng)的也對文書檔案管理人員提出了更高的要求。然而目前，國內(nèi)大多數(shù)單位的文書檔案管理人員文化程度與專業(yè)素質(zhì)并不滿足時(shí)展的要求。在信息化與科學(xué)化全面普及的今天，甚至有部分文書檔案管理人員仍舊不懂得如何運(yùn)用電腦，或缺乏相應(yīng)的電腦應(yīng)用知識。此外，國內(nèi)針對文書檔案信息進(jìn)行研究與開發(fā)的專業(yè)人才并不多，從而導(dǎo)致了我國的文書檔案管理工作質(zhì)量始終難以得到有效提升[3]。

3 文書檔案管理工作的創(chuàng)新途徑

3.1 加強(qiáng)制度建設(shè)，提升執(zhí)行力度

上文中我們提到，缺乏相應(yīng)的文書檔案管理制度是影響單位文書檔案管理水平的重要因素之一。加之領(lǐng)導(dǎo)對文書檔案管理工作缺乏系統(tǒng)的認(rèn)知，進(jìn)而導(dǎo)致文書檔案管理工作始終難以得到有效開展。因此，要想做好單位的文書檔案管理工作，首先應(yīng)從制度方面入手，新制度的制定要以原有制度為基礎(chǔ)，并在此基礎(chǔ)上結(jié)合我國基本國情進(jìn)行合理創(chuàng)新。

具體而言，單位的文書檔案管理制度制定應(yīng)在不違背相關(guān)規(guī)定的前提下，創(chuàng)建一套符合自身發(fā)展規(guī)律的文書檔案管理制度，其中既要包括文書檔案管理的要求、結(jié)構(gòu)、形式以及內(nèi)容，又要包含一套較為完整的領(lǐng)導(dǎo)體制，已明確在文書檔案管理過程中各自的責(zé)任[4]。此外，在制定出一套相對較為合理的管理體系之后，單位還應(yīng)建立一套與之相對應(yīng)的監(jiān)督體系，用以確保該制度體系的執(zhí)行力度。如針對單位的文書檔案管理工作，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)可定期對其進(jìn)行評審，從而有效提升文書檔案管理工作的效果。

3.2 積極構(gòu)建文書檔案管理信息系統(tǒng)，提升文書檔案管理水平

造成我國文書檔案管理信息化水平不高的主要原因，除了領(lǐng)導(dǎo)的不重視之外，更多的是由于目前所使用的文書檔案管理系統(tǒng)已逐漸無法滿足現(xiàn)代社會對文書檔案管理工作的需求。目前，單位所使用的文書檔案管理系統(tǒng)僅僅實(shí)現(xiàn)了檔案分級錄入管理的功能，至于更方便快捷的全文檢索則未能得以有效實(shí)現(xiàn)。此外，由于傳統(tǒng)的文書檔案管理系統(tǒng)未能預(yù)留能與OA對接的接口，致使單位的檔案數(shù)據(jù)安全存在一定的風(fēng)險(xiǎn)。因此，要想切實(shí)提高單位的文書檔案管理水平，相關(guān)管理系統(tǒng)的革新與升級勢在必行。

3.3 優(yōu)化隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，提高隊(duì)伍質(zhì)量

無論國家單位或是企業(yè)，其競爭的核心均是人才，文書檔案管理工作亦是如此。對此，作為單位領(lǐng)導(dǎo)者，應(yīng)該在完善文書檔案管理制度的同時(shí)加強(qiáng)對人才隊(duì)伍的建設(shè)，從而提高單位的文書檔案管理水平。首先，在單位用人方面，務(wù)必要挑選具有相應(yīng)資質(zhì)的專業(yè)人才。其次，針對現(xiàn)有的文書檔案管理人員，單位應(yīng)對其展開進(jìn)一步的培訓(xùn)，以提升相關(guān)管理人員的專業(yè)素質(zhì)，進(jìn)而提升單位的文書檔案管理水平。最后則是要及時(shí)清除不合格的文書檔案管理人員，從而確保文書檔案管理的水平與管理人員的素質(zhì)均符合社會對文書檔案管理工作的要求。

3.4 文書檔案實(shí)現(xiàn)辦公自動化，確保文書檔案信息的安全性

隨著社會的不斷發(fā)展，各類電子文檔以及現(xiàn)代化辦公技術(shù)的普及標(biāo)志著我國已全部步入信息化時(shí)代。在此新的時(shí)代背景下，單位的文書檔案管理工作也應(yīng)逐步往信息化、現(xiàn)代化的方向發(fā)展。然而，為了能夠?qū)崿F(xiàn)文書檔案辦公自動化，首先針對單位文書檔案管理的信息錄入工作，應(yīng)采用統(tǒng)一的專業(yè)用于以及統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，以滿足科學(xué)管理的要求。其次，單位應(yīng)積極建立與文書檔案管理工作相對應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫，規(guī)范數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)入與轉(zhuǎn)出。再次，為確保檔案信息的安全，針對文書檔案的電子信息除了采取相應(yīng)的監(jiān)管措施外，還需進(jìn)行內(nèi)外網(wǎng)的隔離。通過建立完善的管理體系，推動文書檔案管理工作的自動化辦公。

第7篇

1醫(yī)院文書檔案管理存在的問題

面對衛(wèi)生部將醫(yī)院文書檔案管理納入醫(yī)院評審的新要求，我院為了提高醫(yī)院文書檔案管理質(zhì)量，分析我院醫(yī)院文書檔案管理存在的問題，通過發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，在不斷的解決問題中發(fā)展。我院文書檔案管理存在的問題主要有以下幾方面問題：

1.1缺乏管理制度 當(dāng)前醫(yī)院檔案管理制度不完善、不健全，科室的文書檔案管理意識薄弱，缺少檔案統(tǒng)一管理的意識，并且存在不嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理規(guī)章制度的現(xiàn)象。部分行政部門更是辦理文件效率差，不能及時(shí)將上級文件上交辦公室，甚至為了科室查詢方便，自行留存本科室。加之檔案檔案管理人員不固定，容易造成資料缺失或者丟失。

1.2硬件設(shè)施差 醫(yī)院辦公條件的限制，造成部分醫(yī)院文書檔案管理科室無獨(dú)立的辦公空間，并且沒有相應(yīng)的專用檔案存儲電腦、掃描儀等設(shè)備，不能實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化要求。同時(shí)醫(yī)院對文書檔案管理重視度不夠，對其的資金支持和投入較少，限制了文書檔案管理工作的發(fā)展[2]。

1.3管理人員綜合素質(zhì)差 多數(shù)醫(yī)院文書檔案管理人員屬于非專業(yè)人員，缺少專業(yè)的知識，并且對新知識的應(yīng)用不足，從而造成文書檔案辦理不及時(shí)，歸檔不合理等問題。或者文書檔案管理人員工作積極性差，檔案管理工作不認(rèn)真，不能全身心的投入到文書檔案管理工作中。同時(shí)管理人員綜合素質(zhì)差，歸檔過程中不嚴(yán)格遵守文書檔案管理要求。

1.4拓展應(yīng)用 醫(yī)院文書檔案管理人員自身操作水平差，對于信息化管理手段不能熟練應(yīng)用，造成信息檢索慢、工作效率低。同時(shí)在文檔資料開發(fā)利用過程中，檔案管理不全面、不系統(tǒng)，導(dǎo)致文書檔案資源浪費(fèi)現(xiàn)象，缺少具有科研成果的檔案管理內(nèi)容，出現(xiàn)文書檔案管理輕重失衡現(xiàn)象，不能發(fā)揮文書檔案管理的價(jià)值[3]。

2 PDCA循環(huán)原理的探索應(yīng)用

PDCA循環(huán)原理是指通過制定計(jì)劃、執(zhí)行計(jì)劃、檢查結(jié)果、處理問題等工作的循環(huán)過程。在管理活動中應(yīng)用PDCA循環(huán)，可以不普遍提高管理質(zhì)量和工作效益。在醫(yī)院文書檔案管理中應(yīng)用PDCA循環(huán)原理，我們應(yīng)該嚴(yán)格遵循PDCA循環(huán)原則，使醫(yī)院文書檔案管理質(zhì)量以車輪式提高，促進(jìn)醫(yī)院文書檔案管理高效規(guī)范化的實(shí)現(xiàn)。

2.1制定計(jì)劃 針對醫(yī)院文書檔案管理存在的問題，制定注針對性的對策。主要體現(xiàn)在以下幾方面：為醫(yī)院文書檔案管理科室配備標(biāo)準(zhǔn)化的檔案辦公室；綜合分析確定新建檔的方案；配備專門的電腦、打印機(jī)、掃描儀等檔案管理專業(yè)設(shè)備；加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，提高工作人員檔案管理的專業(yè)技能；建立完善健全的文書檔案管理制度，明確崗位職責(zé)[4]。

2.2執(zhí)行計(jì)劃

2.2.1將紙質(zhì)文書檔案轉(zhuǎn)化為信息化檔案，可以通過掃描方式進(jìn)行。對于需要錄入的內(nèi)容，不能隨意更改檔案內(nèi)容，并且對檔案進(jìn)行嚴(yán)格分類和歸檔。轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的文書檔案管理觀念，正確認(rèn)識檔案管理信息化的重要性。

2.2.2綜合我院文書檔案管理現(xiàn)狀以及醫(yī)院的實(shí)際情況，制定科學(xué)合理的檔案管理制度，明確各崗位人員職責(zé)。同時(shí)明確規(guī)范文書檔案管理流程，為文書檔案管理提供制度保障和依據(jù)。

2.2.3嚴(yán)格醫(yī)院文書檔案管理人員的聘任制度。招聘人員必須是專業(yè)從事檔案管理人員，并且經(jīng)專業(yè)培訓(xùn)取得檔案專業(yè)上崗證。通過不斷的招聘，提高檔案管理人員綜合能力和專業(yè)水平[5]。

2.2.4加強(qiáng)對文書檔案管理人員的培訓(xùn)，定期對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高管理人員的檔案管理意識，培養(yǎng)檔案管理人員專業(yè)能力。通過組織學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，對醫(yī)院文書檔案管理人員進(jìn)行考核和評估。培養(yǎng)檔案管理人員規(guī)范化的工作流程，保證檔案管理內(nèi)容和分類的齊全。

2.3檢查結(jié)果 依據(jù)PDCA循環(huán)工作原理，對醫(yī)院檔案管理工作進(jìn)行評價(jià)。檢查醫(yī)院檔案管理應(yīng)用PDCA循環(huán)原理建設(shè)的檔案管理制度、制度落實(shí)情況、文書檔案辦理效果以及歸檔分類情況。結(jié)合醫(yī)院文書檔案評審工作的不斷深入，通過自查和檢查、定期檢查和不定期檢查、跟組檢查等方式，科學(xué)合理的檢查文書檔案管理質(zhì)量。結(jié)合檢查結(jié)果，制定評審方針，并就發(fā)現(xiàn)的問題提出整改措施。同時(shí)及時(shí)跟蹤整改效果，分析整改措施的可行性，從而有效促進(jìn)檔案管理質(zhì)量的持續(xù)改進(jìn)。

2.4處理問題 定期開展檔案管理工作研討會，及時(shí)發(fā)現(xiàn)計(jì)劃、執(zhí)行以及檢查中存在的問題，分析發(fā)生的原因，并且明確調(diào)整措施的重要性，保證文書檔案管理工作向著標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化方向改進(jìn)。特別是對于文書檔案辦理流程，應(yīng)該及時(shí)改進(jìn)，保證文書檔案按時(shí)限辦理，不斷提高當(dāng)日辦理率、三日歸檔率。同時(shí)，辦公室組織相關(guān)人員進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，促使檔案管理的具體工作逐步進(jìn)入一個(gè)更高層次的質(zhì)量循環(huán)過程。

第8篇

1.單位忽視了文書檔案管理工作的重要意義

文書檔案管理受自身工作特點(diǎn)的影響，其作用需要很長時(shí)間才能展現(xiàn)出來，要想在短時(shí)間內(nèi)就為單位整體效益的大幅度提升做出貢獻(xiàn)著實(shí)很難。正是由于這樣，不僅僅是單位領(lǐng)導(dǎo)甚至是一些文書檔案管理工作人員都產(chǎn)生了“文書檔案管理工作可有可無”的極端思想。而這種想法帶來的直接后果就是單位不肯花錢為文書檔案配備先進(jìn)的設(shè)備、不肯為文書檔案管理工作改進(jìn)辦公場所、不肯為文書檔案工作人員進(jìn)行講座培訓(xùn)等等。除此之外，文書檔案管理工作人員的不重視還會直接影響其工作積極性，甚至有些文書檔案管理人員只是做一些簡單抄寫、錄入、作，對文書檔案資料的收集、開發(fā)、編研、歸檔等工作一概不管，因此要想發(fā)揮出檔案資料的價(jià)值，難上加難。

2.文書檔案管理方式較為落后

影響文書檔案管理工作的一個(gè)重要點(diǎn)就是檔案管理的方式。當(dāng)前很多事業(yè)單位的檔案管理工作依然采用傳統(tǒng)的那種方式，即人工收集、人工歸檔、人工查找。不僅占用了寶貴的人力資源，而且使得檔案管理與利用的效率極為低下。

3.文書檔案管理制度不健全，文書檔案管理不規(guī)范

一方面由于檔案管理工作極為復(fù)雜和繁瑣，稍有不慎就會因?yàn)槌绦蚧靵y而前功盡棄；另一方面由于當(dāng)前單位尚缺乏一套細(xì)致、完善、科學(xué)的管理制度作為支撐。加之目前領(lǐng)導(dǎo)、工作人員缺乏對這項(xiàng)工作的重?，因此單位文書檔案管理工作的規(guī)范性實(shí)在是有待提高，嚴(yán)重降低了文檔管理與利用效率。

4.文書檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)較為薄弱

首先，由于單位對文書檔案管理工作的不重視，導(dǎo)致了文書檔案管理工作人員缺乏對工作的責(zé)任感，降低了對工作的熱情和積極性。其次，由于單位在文書檔案管理人員的選用上存在一些問題，直接導(dǎo)致文書檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)不足，檔案管理經(jīng)驗(yàn)不足。再次，單位缺乏對文書檔案管理工作人員的后期培訓(xùn)，使其無法及時(shí)滿足工作發(fā)展的需要。最后，由于部分文書檔案管理工作人員道德素質(zhì)較差，對需要保密的工作內(nèi)容做不到保密，而嚴(yán)重影響了文書檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

5.單位內(nèi)部各個(gè)科室不協(xié)調(diào)，阻礙文書檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展

文書檔案管理工作內(nèi)容涉及廣泛，包含對各個(gè)部門工作行為、過程的記錄。因此，與其他部門之間的良好配合有利于文書檔案管理工作的進(jìn)一步開展，但是反觀當(dāng)下，由于很多其他部門人員對檔案管理意識不足，直接或者間接表示拒絕配合工作，從而造成了檔案資料收集不到位現(xiàn)象的出現(xiàn)。除此之外，單位內(nèi)一些部門由于過程繁瑣所以不愿意將需要?dú)w檔的材料交給我們統(tǒng)一保管，而是采取各自存放的方式，這樣不僅無益于檔案利用效率的提升，而且還會就造成檔案的丟失或者是損壞。

6.配套不全，條件較差

這方面問題主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：

（1）檔案管理設(shè)備陳舊落后，無法及時(shí)跟上信息化潮流。

（2）檔案管理系統(tǒng)落后，軟件條件差。

（3）存放檔案的基礎(chǔ)設(shè)施參差不齊，柜架破舊不堪。

（4）缺乏專項(xiàng)資金對一些已經(jīng)破損的紙質(zhì)檔案進(jìn)行修復(fù)。

7.缺乏必要措施來維護(hù)檔案信息內(nèi)容的安全

事業(yè)單位的有些資料會涉及到一些機(jī)密問題，因此在進(jìn)行對傳統(tǒng)檔案進(jìn)行理時(shí)要特別注重對文件內(nèi)容進(jìn)行保密。但是反觀當(dāng)下，我們在對文書資料進(jìn)行信息化處理時(shí)卻忽略了這一點(diǎn)。不僅缺乏嚴(yán)密的防護(hù)系統(tǒng)進(jìn)行信息維護(hù)，而且對一些文書檔案審查不嚴(yán)，黑客很容易就能侵入我們單位內(nèi)部計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，解鎖密碼，從而造成一些需要保密的文書檔案外泄。

2 提升事業(yè)單位文書檔案管理工作質(zhì)量、效率的措施探討

1.提升事業(yè)單位工作人員對文書檔案管理的意識

文書檔案管理工作對于促進(jìn)單位整體工作水平的提升具有深遠(yuǎn)的影響。因此，單位領(lǐng)導(dǎo)要起到帶頭作用，對文書檔案管理工作的重要性有一個(gè)深刻的認(rèn)知。給文書檔案管理工作配備專業(yè)化的設(shè)施、專業(yè)化的人員、專業(yè)化的辦公場所等。

2.以多種手段提升文書檔案管理者的素質(zhì)

首先，要提升事業(yè)單位文書檔案管理人員的準(zhǔn)入門檻，在人員選拔上注重對他們專業(yè)知識以及工作經(jīng)驗(yàn)的考察，以從源頭上提升檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)；其次，單位要加強(qiáng)對文書檔案管理工作人員的任職教育培訓(xùn)，經(jīng)常性的組織一些講座、或者是新老工作人員之間的經(jīng)驗(yàn)交流座談會，使一些新入職人員能夠在前輩那里獲取一些工作技巧，增強(qiáng)個(gè)人操作技能。再次，單位要采用優(yōu)勝劣汰的方式來提升文書檔案管理人員的工作積極性。最后，要對一些道德素質(zhì)低下的工作人員進(jìn)行及時(shí)的教育，或者是要求他們參加一些必要的道德素質(zhì)培訓(xùn)活動，防患于未然。

3.更新檔案管理設(shè)備，創(chuàng)新文書檔案管理思路，革新文書檔案管理方式

創(chuàng)新是進(jìn)步的源泉。事業(yè)單位的文書檔案管理工作也一樣，要想實(shí)現(xiàn)自身的發(fā)展與進(jìn)步，就必須緊跟時(shí)展潮流，創(chuàng)新檔案管理思路，積極的運(yùn)用一些新技術(shù)、新方法來革新工作方式。如我們在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，要積極引進(jìn)一些操作便捷的先進(jìn)設(shè)備，建立起良好的檔案處理系統(tǒng)；為了保證檔案信息的安全，要引進(jìn)計(jì)算機(jī)輔助系統(tǒng)；為了提高工作有效性，可以采取分工合作的方式進(jìn)行文書檔案管理等等

4.完善文書檔案管理制度

由于當(dāng)前單位內(nèi)部的文書檔案管理部門仍處于由傳統(tǒng)檔案管理方式向信息化檔案管理方式的過渡階段，加之我們?nèi)狈σ欢ǖ男畔⒒瘷n案管理經(jīng)驗(yàn)。因此，文書檔案管理工作出現(xiàn)了很大的隨意性和不規(guī)范性，對檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程造成了一定的阻礙。為了有效解決這一問題，單位應(yīng)當(dāng)結(jié)合發(fā)展實(shí)際情況，建立起一套符合目前發(fā)展規(guī)律的文書檔案管理制度，以使檔案管理工作人員有法可依，從而保證檔案管理制度化、規(guī)范化建設(shè)的順利進(jìn)行。單位在進(jìn)行完善檔案管理制度時(shí)，要注意以下兩點(diǎn)：一是要注意根據(jù)自身發(fā)展實(shí)際制定一些科學(xué)合理的檔案管理規(guī)則，有針對性的開展文書檔案管理工作。二是單位在制定檔案管理規(guī)則時(shí)要充分注意到與其他工作的協(xié)調(diào)配合，以使所制定的規(guī)則能夠具有較強(qiáng)的靈活性

第9篇

【關(guān)鍵詞】企事業(yè)單位；文書檔案；規(guī)范化

一、引言

文書檔案管理是企事業(yè)單位內(nèi)部管理體系的重要組成部分，是提升單位管理與服務(wù)質(zhì)量的關(guān)鍵要素。在文書檔案管理中，分類和歸檔是核心部分。但是隨著現(xiàn)代化水平的提升，企事業(yè)單位的文書檔案管理工作出現(xiàn)了諸多問題。這就需要單位結(jié)合具體情況，針對問題提出具體的解決措施，促使文書檔案管理工作更加科學(xué)化、規(guī)范化。

二、企事業(yè)單位文書檔案管理現(xiàn)狀

當(dāng)前，我國企事業(yè)文書檔案管理理念和管理方法較為落后，且企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對文書檔案管理工作并不重視，也沒有結(jié)合企事業(yè)單位實(shí)際情況健全和完善文書檔案管理制度，導(dǎo)致企事業(yè)單位文書檔案工作無法滿足發(fā)展所需。首先，企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)不夠重視文書檔案管理工作。這是造成文書檔案管理資金不足的主要原因，無論是人員配置還是設(shè)備配置，都無法滿足企事業(yè)單位實(shí)際要求。甚至不少企事業(yè)單位文書檔案部門人員均是兼職人員，或者是依靠單位領(lǐng)導(dǎo)裙帶關(guān)系進(jìn)入檔案管理部門的關(guān)系人員，兼職人員專業(yè)能力欠缺、關(guān)系人員綜合素質(zhì)較低，這是造成單位文書檔案管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量低的關(guān)鍵要素。其次，單位沒有加大對文書檔案工作人員的培訓(xùn)，也沒有做好崗前和崗位培訓(xùn)工作，導(dǎo)致工作人員的綜合素質(zhì)普遍低下、責(zé)任意識不強(qiáng)、管理水平不高。這種惡性循環(huán)致使企事業(yè)單位檔案管理工作的針對性不強(qiáng)，準(zhǔn)確性不高，也就不能充分發(fā)揮文書檔案管理部門應(yīng)有的作用和效益。

三、加強(qiáng)企事業(yè)單位文書檔案規(guī)范化管理的具體對策

（一）以人為本。隨著國家的進(jìn)步和社會的不斷發(fā)展，以人為本思想逐步被推廣和應(yīng)用至各行各業(yè)。將以人為本思想引入企事業(yè)單位文書檔案管理工作中，是有效改善單位工作人員管理思想和管理方式的主要途徑。單位領(lǐng)導(dǎo)需要加強(qiáng)對文書檔案管理工作的重視，并加大對文書檔案部門的人力、物力、資金投入力度，加強(qiáng)對工作人員的關(guān)注，從而使工作人員充分認(rèn)識到文書檔案管理工作在單位內(nèi)部管理體系的重要性。除此之外，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)積極加強(qiáng)與工作人員之間的有效溝通與交流，真正深入群眾內(nèi)部，了解工作人員的實(shí)際需求和心理情緒，并引導(dǎo)各部門之間加強(qiáng)溝通與聯(lián)系，從而確保文書檔案管理工作的順利實(shí)施，并促使文書檔案工作引起各部門領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可與支持，實(shí)現(xiàn)提高文書檔案管理效率和工作人員工作積極性的目的。除此之外，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)積極創(chuàng)設(shè)有利條件，增加工作人員學(xué)習(xí)與培訓(xùn)的機(jī)會，進(jìn)而提高工作人員專業(yè)能力和綜合素質(zhì)。并做好人員配置工作，綜合分析人員的綜合能力，將其安排在最為合適的崗位，進(jìn)而促使工作人員在工作中找到歸屬感，并實(shí)現(xiàn)其自身價(jià)值。對于培訓(xùn)活動的安排與展開，應(yīng)安排專業(yè)人員負(fù)責(zé)，從而在提升工作人員綜合能力的同時(shí)提高他們的責(zé)任意識，為企事業(yè)單位建立一支專業(yè)能力強(qiáng)、綜合素質(zhì)高的管理隊(duì)伍奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。（二）引入現(xiàn)代化技術(shù)。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，企事業(yè)單位應(yīng)改變落后單一的文書檔案管理方式，結(jié)合現(xiàn)代化信息技術(shù)，促使文書檔案管理方式逐步向現(xiàn)代化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展。將現(xiàn)代化信息技術(shù)引入企事業(yè)單位文書檔案管理體系，不僅可以大大提高檔案管理工作效率，還可以提高文書檔案管理工作的真實(shí)性和完整性，對于構(gòu)建新型管理模式具有積極的促進(jìn)作用。1.健全和完善各項(xiàng)管理制度，促使管理制度的規(guī)范性和科學(xué)性。健全和完善管理制度的目的是確保文書檔案管理工作順利展開，并確保管理工作規(guī)范化，進(jìn)而滿足單位發(fā)展所需。單位應(yīng)配置專門的檔案室負(fù)責(zé)管理文書檔案。對于資料入庫管理或者出庫管理，都需要事先征求科室主要負(fù)責(zé)人的同意才能執(zhí)行。2.提高工作人員的計(jì)算機(jī)操作能力。在構(gòu)建現(xiàn)代化和數(shù)字化管理模式的同時(shí)，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)積極引入計(jì)算機(jī)，將計(jì)算機(jī)作為培養(yǎng)管理工作人員管理水平的主要工具，從而起到提高工作人員綜合能力和管理效率的目的。利用計(jì)算機(jī)建立資料檔案，將文書檔案資料及時(shí)錄入數(shù)據(jù)庫，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行資料管理，這樣既可以給上級領(lǐng)導(dǎo)檢查提供便利，又可以減少不必要的人力和資金投入。另外，其他部門需要文書檔案資料時(shí)，可以直接用電腦將資料發(fā)送至部門主要負(fù)責(zé)人處。由此可見，利用計(jì)算機(jī)管理企事業(yè)單位文書檔案工作，既可以提高文獻(xiàn)檢索速度和檔案管理效率，又可以確保文書檔案資料的完整性和真實(shí)性。

四、結(jié)語

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，企事業(yè)單位的文書檔案管理工作取得了不錯(cuò)的成效。但是由于單位領(lǐng)導(dǎo)的不重視、管理制度的不健全、管理思想和管理方法的落后，導(dǎo)致單位文書檔案管理工作不夠規(guī)范化。針對以上問題，單位領(lǐng)導(dǎo)需要加強(qiáng)對文書檔案管理工作的重視，并結(jié)合單位實(shí)際情況健全和完善管理制度，積極引入現(xiàn)代信息技術(shù)提高文書檔案管理效率，從而進(jìn)一步滿足單位的發(fā)展所需，為促進(jìn)企事業(yè)單位的長遠(yuǎn)健康發(fā)展提供保障。

作者:畢彩云 單位:威海通明照明工程有限公司

【參考文獻(xiàn)】

[1]劉世英.淺談事業(yè)單位文書檔案的規(guī)范化管理[J].辦公室業(yè)務(wù),2013(15):100.