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第1篇

1.秦漢簡牘官文書檔案的收藏機(jī)構(gòu)和管理人員。秦漢時(shí)期是我國封建制度的初創(chuàng)期，從中央到地方政府各項(xiàng)管理制度不斷建立和完善，簡牘官文書檔案管理已建立了一套從中央到地方比較完善的管理機(jī)構(gòu)，配有專門的檔案管理人員和檔案庫房,在中央設(shè)有石渠閣、蘭臺(tái)、東觀、麒麟閣、天祿閣、仁壽閣、石室等，專門收藏官文書檔案、圖籍等，由令史專門負(fù)責(zé)官文書檔案的保存和管理。班固《兩都賦》曰“：天祿、石渠，典籍之府。”《漢宮殿疏》云“：天祿、麒麟閣，蕭何造，以藏秘書賢才也。”《太平御覽》曰“：未央宮有石渠閣，蕭何所造，藏入關(guān)所得秦之圖籍。”蘭臺(tái)隸屬于御史府，由御史中丞負(fù)責(zé)管理，具體掌管圖籍秘書，稱為“蘭臺(tái)令史”，主要收藏和保存皇帝的詔令、各級(jí)官員的奏章和奏疏、國家頒布的重要法律文書、各類輿圖、郡縣的上計(jì)考核集簿檔案等。東觀是東漢時(shí)國都洛陽的一處收藏文書檔案和秘書典籍的檔案庫。《后漢書•安帝紀(jì)》注引“:洛陽宮殿名‘:南宮有東觀’。”《隋書》載：“四方鴻生巨儒，負(fù)褒自遠(yuǎn)而至者，不可勝算。石室，蘭臺(tái)，彌以充積。又于東觀及仁壽閣集新書。”東觀藏有皇帝的詔書制令、歷朝注記、臣僚的奏疏、功臣功勞簿等重要的檔案文書。石室是兩漢時(shí)期用來存放功臣受封時(shí)所立丹書鐵券的專用檔案庫房。《史記•太史公自序》記載：“‘小子不敏，請(qǐng)悉論先人所次舊聞，弗敢闕，’卒三歲而遷為太史令，觸史記石室金匱之書。”《漢書•高帝紀(jì)》云：高祖“與功臣剖符作誓，丹書鐵契，金匱石室，藏之宗廟。”秦漢地方各級(jí)政府和軍事機(jī)構(gòu)也有系統(tǒng)的專屬分管簡牘官文書檔案工作的官員和專門收藏簡牘官文書檔案的庫房。郡級(jí)行政單位設(shè)有主簿、主記室史和書佐等官職專門負(fù)責(zé)相關(guān)簡牘官文書檔案工作。《后漢書•百官志》“：皆置諸曹掾史。本注曰：諸曹略如公府曹，無東西曹。有功曹史，主選署功勞。有五官掾，署功曹及諸曹事。其監(jiān)屬縣，有五部督郵，曹掾一人。正門有亭長一人。主記室史，主錄記書，催期會(huì)。無令史。閤下及諸曹各有書佐，干主文書。”縣級(jí)及縣級(jí)以下的行政單位也設(shè)有專門的簡牘官文書檔案管理人員，如縣令長的屬吏中縣丞、令史、主簿、戶曹等。縣丞有兼署文書檔案的職責(zé)；令史的主要職責(zé)就是掌管收發(fā)文書檔案相關(guān)事宜；主簿的主要職責(zé)是記事和管理文書；戶曹負(fù)責(zé)管理本縣的戶口名籍檔案等。《后漢書•秦彭傳》“：每于農(nóng)月，親度頃畝，分別肥塉，差為三品，各立文簿，藏之鄉(xiāng)縣。”睡虎地秦簡《編年記》載，墓室的主人喜，19歲被任命為“史”。史就是當(dāng)時(shí)從事官文書管理的小吏。喜還先后擔(dān)任過安陸御史、安陸令史與郡令史，專門負(fù)責(zé)掌管文書檔案等工作。秦漢時(shí)期的軍事邊塞地區(qū)也設(shè)有專門的簡牘官文書檔案的管理機(jī)構(gòu)和人員，汪桂海先生在其《漢代官文書制度》一書中就指出，侯官是漢代軍事邊塞文書檔案管理的基層單位。“候官是最基層的正規(guī)的文書檔案保存機(jī)構(gòu)，烽隧和部收到候官所下的文書最后都要繳回候官立卷存檔，所以在部與烽隧一級(jí)的單位里很少存留文書檔案，而候官以上的官署則或?yàn)槭詹卮罅课臅鴻n案的地方。”1976年出土的居延甲渠侯官遺址，就發(fā)掘一個(gè)文書管理室，出土相關(guān)官文書簡牘九百余枚，整理出王莽天鳳到建武初年的官文書檔案四十多卷。

2.秦漢簡牘官文書檔案的分卷收藏。從大量的秦漢出土簡牘的放置情況來分析，秦漢時(shí)期已經(jīng)有意識(shí)的對(duì)簡牘官文書檔案進(jìn)行分類收藏保管，官文書檔案分級(jí)保存意識(shí)已經(jīng)初露端倪，同一時(shí)期或同一類型的簡牘官文書檔案在處理完畢之后，會(huì)被分類捆扎成卷或捆簡冊的形式，在各個(gè)級(jí)別的衙署文書檔案室進(jìn)行妥善保存。如在睡虎地、張家山、尹灣、居延等地出土的大量秦漢時(shí)期的簡牘中充分反映了秦漢時(shí)期簡牘官文書檔案的分卷收藏制度，官文書按照時(shí)間、內(nèi)容、性質(zhì)、范圍等進(jìn)行分類保存。秦漢簡牘官文書檔案按時(shí)間分卷收藏，簡牘官文書檔案多以月、季度或年份為分界線，分別稱之為月簿（籍）、四時(shí)簿（籍）和年簿（籍），有時(shí)為了需要官文書還以日記載分類。其中以月簿最為常見。如居延漢簡中的兵簿簡牘文書載“，漢元始廿六年十一月庚申朔甲戌，甲渠鄣候獲敢言之，謹(jǐn)移十月盡十二月完兵出入簿一編敢言之。”汪桂海先生在其《漢代官文書制度》一書中考證居延漢簡中的案卷簽牌的起訖時(shí)間，并把漢代官文書檔案分卷歸類為六種類型：某年某月盡某月、某年某月盡某年某月、某年盡某年、某年某月、某年、某年某月以來。除最后一種是進(jìn)行過程中的文書以外，前五種都為完整的官文書檔案體例。其實(shí)，可以看出簡牘官文書檔案多以月、季度或年份來分類。

二、秦漢簡牘官文書檔案立法

1.秦漢官文書檔案的副本制度。秦漢時(shí)期為了防止官文書檔案被篡改，設(shè)置了專門的文書檔案副本制度，并制定定期核對(duì)的制度。官文書的正本由長官簽署發(fā)出后，由書佐或史謄抄留底的官文書檔案為副本。副本制度是秦漢官文書檔案管理制度的重要組成部分，關(guān)于簡牘官文書檔案副本制度的記載有很多，如睡虎地秦簡《秦律十八種•尉雜》曰“：歲讎辟律于御史。”里耶秦簡“：庫武敢言之，廷書曰令史操律令詣廷讎，署書到、吏起時(shí)。有追。今以庚戌遣佐處讎”《里耶秦簡牘校釋》解釋“：讎律令，校勘律令。《慧琳音義》卷七十七‘讎校’注引《風(fēng)俗通》云‘：二人對(duì)校為讎。’《正字通•言部》‘：讎，校勘書籍曰讎，比言兩本相對(duì)覆如仇讎。’”

2.秦漢官文書檔案的安全與保密制度。為保障文書檔案的收藏安全，秦漢政府專門立法來防止火災(zāi)，嚴(yán)禁把火種帶進(jìn)收藏文書檔案的府庫。檔案入庫后，必須經(jīng)過檢查確認(rèn)沒有火源以后，才能關(guān)閉府庫房門。制定了文書檔案定期檢查制度，派專人輪流值夜巡查。規(guī)定不能在收藏文書檔案的府庫周邊新建官員居舍。睡虎地秦簡《秦律十八種•內(nèi)史雜》中就規(guī)定“:毋敢以火入臧（藏）府、書府中。吏己收臧（藏），官尚夫及吏府夜更行官。毋火，乃閉門戶。令令史循其廷府節(jié)（即）新為吏舍，毋依臧（藏）府、書府。”秦漢時(shí)立法對(duì)于丟失官文書檔案和偽造文書的官吏都予以嚴(yán)厲的處罰，睡虎地秦簡《法律答問》規(guī)定“:亡久(記)書、符券、公璽、衡羸（累），己坐以論，后自得所亡，論當(dāng)除不當(dāng)?不當(dāng)。“”發(fā)偽書，弗智（知），貲二甲。今咸陽發(fā)偽傳，弗智（知），即復(fù)封傳它縣，它縣亦傳其縣次，到關(guān)而得，今當(dāng)獨(dú)咸陽坐以貲，且它縣當(dāng)盡貲？咸陽及它縣發(fā)弗智（知）者當(dāng)皆貲。”秦漢時(shí)期的統(tǒng)治者們已經(jīng)認(rèn)識(shí)到官文書的運(yùn)作對(duì)于保障國家政令正常傳遞，保護(hù)國家重大機(jī)密的重要性，為此建立了嚴(yán)格的官文書檔案保密制度。如居延漢簡中有“坐外吏窺府書，甚毋狀”就是指不負(fù)責(zé)官文書檔案管理工作的外任官吏不能閱覽府庫中的官文書，如有違反必定以重刑懲罰。

第2篇

關(guān)鍵詞：文書工作檔案管理教學(xué)特征教學(xué)改革

引言

文書與檔案是一種社會(huì)現(xiàn)象，是人類社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的產(chǎn)物。文書，“經(jīng)國之樞機(jī)”，“政事之先務(wù)”。文書的系統(tǒng)整理和保存，最終使檔案形成，有了檔案，人們就可以“疏通知遠(yuǎn)”，了解歷史。檔案，歷史的真實(shí)記錄，是黨和國家的寶貴財(cái)富。文書與檔案是人類社會(huì)本身發(fā)展的需要，文書是檔案的前身，檔案是文書的延續(xù)。

文書工作與檔案管理在秘書工作中具有重要的地位，文書工作與檔案管理是高校文秘、行政管理等專業(yè)的主干課程，是相關(guān)職業(yè)崗位群的關(guān)鍵技能模塊，具有很強(qiáng)的專業(yè)技術(shù)性和操作性。現(xiàn)代社會(huì)的文書工作與檔案管理課程的教學(xué)特征表現(xiàn)為：在理念上應(yīng)盡力適應(yīng)社會(huì)上相關(guān)職業(yè)崗位群對(duì)秘書人才知識(shí)和能力結(jié)構(gòu)的新要求；在教學(xué)內(nèi)容上要著力從學(xué)科體系建構(gòu)、理論知識(shí)完整向注重實(shí)用、知識(shí)精講、側(cè)重實(shí)務(wù)操作轉(zhuǎn)變；在教學(xué)方法上從學(xué)科式、授課型教學(xué)方法向技能型、訓(xùn)練式、體驗(yàn)式教學(xué)方法轉(zhuǎn)變。通過該課程的學(xué)習(xí)，重點(diǎn)培養(yǎng)學(xué)生建構(gòu)系統(tǒng)的學(xué)科體系，具備完整的理論知識(shí)，熟練掌握公務(wù)文書協(xié)作處理和檔案管理的能力，使學(xué)生畢業(yè)后走上工作崗位能盡快勝任文書工作與檔案管理工作。

然而當(dāng)前文書工作與檔案管理教學(xué)存在著以下問題：教學(xué)工作往往立足教材，以闡述文書學(xué)與檔案管理工作的理論知識(shí)為主，課程內(nèi)容較為抽象，學(xué)生甚至沒有見過檔案柜、架、盒等實(shí)物，重視理論知識(shí)的傳授而輕視專業(yè)技術(shù)能力的實(shí)踐培訓(xùn)。一旦參加實(shí)習(xí)或工作之后接觸實(shí)際問題，又要從頭學(xué)起，因此課程教學(xué)的目的難以達(dá)到，專業(yè)特色也無從體現(xiàn)。隨著改革的深入發(fā)展，文檔管理工作面臨著越來越多的實(shí)際問題，例如文件和檔案數(shù)量日益增加，給保管和提供利用帶來困難。傳統(tǒng)的管理方法直接影響了文件和檔案的質(zhì)量等。這些實(shí)際問題要求在文書工作與檔案管理教學(xué)過程中深入開展教學(xué)改革和創(chuàng)新，才能適應(yīng)社會(huì)不斷發(fā)展的需要。

一、轉(zhuǎn)變教育觀念，完善課程體系

傳統(tǒng)的《文書工作與檔案管理》課程的教學(xué)理念的弊端是有目共睹的：“老師講，學(xué)生聽，從理論到理論”。因此實(shí)現(xiàn)理論教學(xué)與實(shí)踐教學(xué)并重的首要前提是轉(zhuǎn)變教學(xué)觀念。要堅(jiān)持“學(xué)用結(jié)合、按需施教、注重實(shí)效”的方針，切實(shí)遵守學(xué)有所用、用有所長的原則。從培養(yǎng)實(shí)用性文書工作與檔案管理人員入手，在講授檔案資源的利用、文檔一體化管理等基礎(chǔ)理論知識(shí)的講授前提下，加大實(shí)踐環(huán)節(jié)的力度。密切聯(lián)系文書工作與檔案管理領(lǐng)域最新的動(dòng)態(tài)、資料和國家有關(guān)的法律法規(guī)，以崗位需求設(shè)計(jì)專業(yè)培訓(xùn)能力模塊，在邊教學(xué)邊實(shí)踐的基礎(chǔ)上，安排理論知識(shí)學(xué)習(xí)后的集中實(shí)習(xí)周或?qū)嵙?xí)月，系統(tǒng)訓(xùn)練涉及該課程的所有操作技能，強(qiáng)化學(xué)生實(shí)際動(dòng)手操作能力的培養(yǎng)，為今后的實(shí)際工作奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)。

二、積極探索研究，改革教學(xué)方法

文書工作與檔案管理的課程設(shè)計(jì)從總體上講要以實(shí)用為原則，以必需和夠用為尺度構(gòu)建科學(xué)的教學(xué)體系。在教學(xué)方法上不局限于條條框框，強(qiáng)化針對(duì)性和實(shí)用性，將教、學(xué)、用三者有機(jī)地結(jié)合起來，融傳授知識(shí)、培養(yǎng)能力和提高素質(zhì)為一體。在教學(xué)實(shí)踐過程中，我作了如下嘗試：

2.1編寫修訂教材教材是學(xué)科知識(shí)的基本載體，學(xué)科發(fā)展的程度、深度應(yīng)該在教材上體現(xiàn)出來。傳統(tǒng)的《文書檔案管理》教材，包括一部分針對(duì)高職院校編寫的高等職業(yè)教育規(guī)劃教材，大多是對(duì)本科教材或檔案專業(yè)教材的簡單“改良”，只是泛泛地羅列一些理論知識(shí)，對(duì)于實(shí)踐環(huán)節(jié)和工作場景的模擬幾乎都沒有涉及到。針對(duì)這一現(xiàn)象，根據(jù)社會(huì)對(duì)文書檔案管理工作的需求特點(diǎn)，在傳統(tǒng)的教材基礎(chǔ)上，我主動(dòng)追蹤文書與檔案工作相關(guān)知識(shí)的發(fā)展前沿，結(jié)合新時(shí)期新形勢下出現(xiàn)的有關(guān)電子文件的形成、處理、鑒定、歸檔，新的檔案歸檔載體的使用和介紹等新興問題，多方面整合知識(shí)資源，修訂編寫了順應(yīng)文秘專業(yè)特點(diǎn)、實(shí)用性較強(qiáng)的校本教材，這樣做不僅保證了知識(shí)的前瞻性，同時(shí)又拓展了學(xué)生的知識(shí)面，使學(xué)生學(xué)有所用，為學(xué)生提供職業(yè)環(huán)境所要求的知識(shí)和技能。事實(shí)告訴我們，科學(xué)知識(shí)并非一成不變，有些知識(shí)是隨著社會(huì)的發(fā)展而逐步被認(rèn)識(shí)和發(fā)展的，不能用靜止的眼光來看問題。

2.2加強(qiáng)實(shí)踐教學(xué)在教學(xué)過程中，我按照科學(xué)規(guī)律加大了教學(xué)實(shí)踐過程中實(shí)踐訓(xùn)練的比重，以此來鞏固和提高學(xué)生的專業(yè)技能操作水平，并在課程中體現(xiàn)“用理論指導(dǎo)實(shí)踐，用實(shí)踐再認(rèn)識(shí)理論、發(fā)展理論”的基本思路。文書工作與檔案管理課程應(yīng)改革過去純理論教學(xué)的模式，在教學(xué)過程中強(qiáng)化實(shí)習(xí)實(shí)踐的教學(xué)力度，實(shí)訓(xùn)實(shí)踐課時(shí)數(shù)應(yīng)占40％以上，將平時(shí)的所有實(shí)訓(xùn)、實(shí)踐課都結(jié)合相應(yīng)理論教學(xué)，在適當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)穿插在教學(xué)過程中；同時(shí)用一個(gè)學(xué)期左右的時(shí)間，讓學(xué)生深入到文書檔案的辦公現(xiàn)場進(jìn)行實(shí)習(xí)，實(shí)現(xiàn)理論在實(shí)踐中的升華。實(shí)習(xí)實(shí)踐的基本形式可以打破傳統(tǒng)，可以到學(xué)校的文書與檔案課程實(shí)驗(yàn)室、學(xué)校綜合檔案室或用人單位頂崗實(shí)習(xí)，強(qiáng)化學(xué)生對(duì)文書與檔案工作的直觀認(rèn)識(shí)與切身感受。除此以外，教師還要對(duì)課程以及相應(yīng)的實(shí)習(xí)實(shí)踐教學(xué)進(jìn)行課題分解，確定每個(gè)實(shí)習(xí)實(shí)踐課題的教學(xué)目的、教學(xué)內(nèi)容和所需課時(shí)，靈活設(shè)置相應(yīng)環(huán)節(jié)，從而調(diào)動(dòng)學(xué)生的學(xué)習(xí)積極性和參與欲，提升實(shí)習(xí)實(shí)踐課程的教學(xué)效果。

2.3探索新型教學(xué)方法

2.3.1范本教學(xué)法俗話說：“熟記唐詩三百首，不會(huì)作詩也會(huì)吟”。在文書工作與檔案管理課程的教學(xué)過程中，可以通過范本學(xué)習(xí)和借鑒他人的長處。教師可以收集黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位和社會(huì)團(tuán)體等不同類型的文書范本和檔案范本，在此基礎(chǔ)上適當(dāng)加以修改和加工，作為案例以小組討論、分析答疑等形式，讓學(xué)生了解當(dāng)前文書工作與檔案管理工作領(lǐng)域最前沿的規(guī)定以及出現(xiàn)的新問題，從而提高學(xué)生用理論去解決實(shí)際問題的應(yīng)用能力。

2.3.2情境教學(xué)法面對(duì)沒有實(shí)踐工作經(jīng)驗(yàn)的學(xué)生，打破枯燥無味的教學(xué)桎梏，情境教學(xué)方法是行之有效的方法之一。教育家杜威說：“教育即生活”，教育的目的就是為了更好的生活。現(xiàn)代社會(huì)終身教育理念的提出，使教育與人的生活緊密相結(jié)合。在教學(xué)過程中，根據(jù)教學(xué)重點(diǎn)教師創(chuàng)設(shè)相關(guān)場景，模擬現(xiàn)實(shí)生活中的工作環(huán)境，使學(xué)生在模擬中體會(huì)知識(shí)，培養(yǎng)學(xué)生的動(dòng)手能力。例如，在講授“收文處理”這一知識(shí)點(diǎn)時(shí)，設(shè)置如下場景，讓學(xué)生分別扮演秘書、主管領(lǐng)導(dǎo)的角色，繪制收文登記簿和文件處理單，將收文處理的程序一一進(jìn)行演練；通過組織學(xué)生觀看指出其中的正確與不足之處；然后由教師作點(diǎn)評(píng)。通過情境模擬，使學(xué)生對(duì)收文處理工作有了直觀的認(rèn)識(shí)，掌握了收文處理工作的基本處理環(huán)節(jié)，與純理論式講授相比，情景教學(xué)法更能激發(fā)學(xué)生的參與意識(shí)，能收到意想不到的教學(xué)效果。

2.3.3實(shí)物演示法俗話說：“百聞不如一見。”這是人們認(rèn)識(shí)客觀事物的一條規(guī)律。運(yùn)用實(shí)物演示教學(xué)，正是從這一認(rèn)識(shí)規(guī)律出發(fā)的。文書與檔案教學(xué)中涉及的物體，對(duì)學(xué)生來說是陌生的，一旦出示實(shí)物，學(xué)生便能豁然領(lǐng)悟。例如在講解“檔案保管的物質(zhì)條件”這一章節(jié)的內(nèi)容的時(shí)候，可以結(jié)合知識(shí)點(diǎn)給學(xué)生展示檔案盒、小型縫紉機(jī)、塑料螺釘、起訂器等專業(yè)工具，同時(shí)也可以充分挖掘網(wǎng)絡(luò)、報(bào)刊雜志等多種資源，為學(xué)生展示檔案庫房、縮微品閱讀復(fù)制設(shè)備、易耗低值物品等的相關(guān)圖片資料，把枯燥的理論介紹變成直觀生動(dòng)的形象演示，更加有利于教學(xué)效果的提高，為學(xué)生所接受。

2.3.4參觀學(xué)習(xí)法在課堂教學(xué)的基礎(chǔ)上，組織學(xué)生前往地區(qū)、縣市的檔案館參觀，將檔案館、檔案室變成我們的第二課堂，通過實(shí)地觀摩學(xué)習(xí)加深學(xué)生對(duì)檔案館的庫房建設(shè)、檢索工具建設(shè)、規(guī)章制度建設(shè)等基礎(chǔ)設(shè)施方面的切身了解。同時(shí)也可以學(xué)習(xí)現(xiàn)代數(shù)字化、科學(xué)化的現(xiàn)代檔案信息處理技術(shù)，如利用計(jì)算機(jī)技術(shù)建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，通過網(wǎng)絡(luò)為相關(guān)單位進(jìn)行檔案全文信息查詢業(yè)務(wù)等服務(wù)。除此之外，通過參觀也能使學(xué)生學(xué)習(xí)檔案工作人員吃苦耐勞，無私奉獻(xiàn)的精神以及對(duì)檔案工作高度的責(zé)任感和榮譽(yù)感，對(duì)于學(xué)生提高自身的素質(zhì)有著良好的促進(jìn)作用。

三、加強(qiáng)“雙師型”教師隊(duì)伍建設(shè)

受到傳統(tǒng)觀念的影響，以往文書工作與檔案管理課程教學(xué)存在著片面性，例如重理論，輕技術(shù)，輕實(shí)踐；重知識(shí)傳授，輕能力培養(yǎng)和知識(shí)應(yīng)用；師資隊(duì)伍建設(shè)和評(píng)價(jià)偏重于理論水平等。為了彌補(bǔ)這些缺陷，促使理論教學(xué)和實(shí)踐教學(xué)的正確定位和有機(jī)結(jié)合，因此，“雙師型”教師隊(duì)伍建設(shè)是文書工作與檔案管理教學(xué)改革發(fā)展的必然要求。首先要加強(qiáng)宣傳，轉(zhuǎn)變?nèi)藗兊挠^念，一是要轉(zhuǎn)變教育行政部門和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的觀念，使他們充分認(rèn)識(shí)到培養(yǎng)“雙師型”教師的重要性，將培養(yǎng)計(jì)劃納入議事日程，制定相關(guān)的政策，將培養(yǎng)工作落到實(shí)處。另一方面要轉(zhuǎn)變專業(yè)教師自身的觀念，樹立競爭意識(shí)，增強(qiáng)危機(jī)感和緊迫感，自覺主動(dòng)地投入到不斷提高自身素質(zhì)的學(xué)習(xí)中去。對(duì)于從高校畢業(yè)直接進(jìn)入文秘專業(yè)的教師，可以定期組織教師到秘書崗位進(jìn)行專業(yè)實(shí)踐，在實(shí)踐中提高他們的職業(yè)技能，并為他們獲得文秘資格證書或?qū)I(yè)技術(shù)職稱提供實(shí)踐和機(jī)會(huì)；對(duì)于從行政轉(zhuǎn)行過來的教師，可以給予他們進(jìn)修學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，引導(dǎo)鼓勵(lì)他們開展學(xué)術(shù)研究，提升他們的教育理論水平。此外，還可以從有關(guān)單位引進(jìn)文書工作與檔案管理工作第一線的高素質(zhì)人才，尋找、鼓勵(lì)并幫助優(yōu)秀的文書工作與檔案管理人才到學(xué)校任教，通過他們把積累多年的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)、操作技能以及行業(yè)發(fā)展的信息和新觀念帶入學(xué)校，幫助在校任職教師開闊眼界，了解市場需求，從而提升教學(xué)改革的有效性，因此，積極引進(jìn)高素質(zhì)的文書工作與檔案管理工作人才也是提高“雙師型”文書工作與檔案管理教師隊(duì)伍質(zhì)量的有效方法之一。:

將先進(jìn)的教學(xué)改革理念有機(jī)地融入到傳統(tǒng)的文書工作與檔案管理課程教學(xué)中去，使學(xué)生熟練掌握并運(yùn)用與時(shí)俱進(jìn)的專業(yè)技能，以適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)對(duì)文書檔案管理人才的需要，是文書與檔案管理教學(xué)工作者的使命。隨著社會(huì)的發(fā)展，教學(xué)改革還將繼續(xù)深入開展，我相信，只要我們善于思考，勇于探索，積極創(chuàng)新，教學(xué)改革之路必定會(huì)越走越寬。

參考文獻(xiàn)：

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[3]梁健平.淺析技校《文書與檔案管理》的教學(xué)[J].職業(yè)教育研究.2007（7）.85.

第3篇

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的迅猛發(fā)展，高速大容量的檔案影像管理系統(tǒng)已經(jīng)日漸普及。綜合文書檔案的建立與管理亦急需專業(yè)化。下面是編輯老師為大家準(zhǔn)備的試論文書檔案的信息化管理。

計(jì)算機(jī)具有強(qiáng)大的信息處理能力。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，要求資料收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄;用筆規(guī)范、耐用，字跡工整、清楚;分類、統(tǒng)汁準(zhǔn)確無誤，結(jié)果又費(fèi)時(shí)，又費(fèi)力。在應(yīng)用計(jì)算機(jī)軟件之后，文件資料收集、儲(chǔ)存、分類、統(tǒng)計(jì)和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序，無論是起草文件還是辦理傳遞，都變得簡單易行。

在原始的手工操作管理中，企事業(yè)單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費(fèi)，還造成文件和信息查找困難。運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理后，檔案管理由案卷級(jí)深入到文件級(jí)，由單途徑管理發(fā)展為體系管理，由對(duì)檔案外部特征(目錄)管理到內(nèi)、外部特征(目錄和內(nèi)容)合并管理。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立互聯(lián)，從而極大地提高了檔案利用工作的質(zhì)量和效率，可以對(duì)所調(diào)閱的信息資源作出適時(shí)響應(yīng)和脫機(jī)處理，可以保證很高的查全率和查準(zhǔn)率，可以不受空間的限制。并且通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)這個(gè)寬廣的平臺(tái)，可以了解其他檔案工作部門概況、工作的重點(diǎn)和檔案管理信息動(dòng)態(tài)。

與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì)，纖維素在一定的條件下容易受到破壞：如在高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，可發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，在檔案工作過程中稍不注意就可能造成不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術(shù)發(fā)展日新月異，儲(chǔ)存、讀取電子文件的設(shè)備日趨成熟，我們可以根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤，大容量的移動(dòng)硬盤等。這些載體的普遍特點(diǎn)都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且儲(chǔ)存時(shí)間長，受外部環(huán)境影響小，不易損壞，具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性。

第4篇

隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，隨著各項(xiàng)工作的改革發(fā)展，檔案越來越多地在人們的政治、經(jīng)濟(jì)、文化諸多方面發(fā)揮著它不可替代的愈來愈重要的作用，下面是編輯老師為大家準(zhǔn)備的淺談農(nóng)業(yè)科研所如何加強(qiáng)文書檔案的管理。

目前傳統(tǒng)的文書檔案管理形式已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)工作的需要。農(nóng)業(yè)科研所在科研、黨政管理等項(xiàng)工作中形成的大量具有保存價(jià)值的文書檔案材料，因種種原因不能完全歸入到檔案室里。所以，改革目前的文書檔案管理工作，健全農(nóng)業(yè)科研所的文書檔案管理體制，使檔案更好地服務(wù)于農(nóng)業(yè)科研是一項(xiàng)十分重要的任務(wù)。

據(jù)了解，許多單位的文書檔案都沒有按規(guī)定進(jìn)行分類管理，檔案室雖然是一個(gè)單位檔案管理的最高機(jī)構(gòu)，但許多職能部門為了今后查找資料方便，把一部分文件、資料留下來不歸入檔案室統(tǒng)一管理保存，組織、人事部門也各自有自己管理的人事檔案，而檔案室又沒法協(xié)調(diào)好這方方面面的關(guān)系，導(dǎo)致一個(gè)完整的檔案有時(shí)被分割成好幾部分。同時(shí)，因?yàn)檗r(nóng)業(yè)科研所的主要工作任務(wù)是進(jìn)行農(nóng)業(yè)科研，大多承擔(dān)了國家、省、市重點(diǎn)項(xiàng)目，科研人員對(duì)科研檔案建檔意識(shí)較強(qiáng)，也比較重視，但對(duì)文書檔案卻缺乏應(yīng)有的重視。加上有些人對(duì)檔案工作不夠理解，一些重要的檔案不愿意交到檔案室存檔，從而造成一些反映單位重大科研成就、經(jīng)濟(jì)利益、人員獎(jiǎng)懲的文件材料得不到及時(shí)歸檔，影響了歸檔材料的質(zhì)量。

目前，大多數(shù)單位都有一部分人兼職檔案管理工作，他們負(fù)責(zé)對(duì)本單位在工作中形成的文件資料進(jìn)行收集、整理、編目、立案、裝訂、歸檔。因大多數(shù)兼職管理人員流動(dòng)性大，文化程度不同，工作性質(zhì)不同，文書檔案專業(yè)知識(shí)又不全面，哪些文件該歸檔，哪些不該歸檔，概念模糊，再加上有些部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文件歸檔工作不重視，使得單位許多具有保存價(jià)值的文件不能如期、完善、系統(tǒng)地歸到檔案室，給以后的檔案開放工作帶來了許多困難。

大部門起草后的機(jī)關(guān)文件必需由部門秘書打印、下發(fā)、整理、歸檔。機(jī)關(guān)各部門各發(fā)各的文件、各送各的材料、各歸各的檔案，互不幫助，互不協(xié)調(diào)，這不僅是人員資源上的浪費(fèi)，而且反映了機(jī)關(guān)工作雜亂無章。

第5篇

（一）藝術(shù)檔案對(duì)傳播群眾文化藝術(shù)有著重要作用

藝術(shù)檔案通過傳播群眾文化藝術(shù)來體現(xiàn)其在保存和傳播過程中的價(jià)值和作用。如果文化藝術(shù)能得到廣大群眾的好評(píng)，那么就能有效地促進(jìn)和提高文化藝術(shù)的生命延續(xù)，能使這項(xiàng)有著良好影響的藝術(shù)活動(dòng)繼續(xù)傳承下去，對(duì)以后藝術(shù)的發(fā)展有著重要的推動(dòng)作用。

（二）藝術(shù)檔案對(duì)發(fā)展藝術(shù)事業(yè)有重要作用

藝術(shù)檔案中記錄著豐富的藝術(shù)活動(dòng)資料，通過藝術(shù)檔案的查閱和學(xué)習(xí)，藝術(shù)工作人員能對(duì)藝術(shù)思想進(jìn)行創(chuàng)新，創(chuàng)造出更符合傳播群眾藝術(shù)文化的藝術(shù)活動(dòng)，促進(jìn)藝術(shù)事業(yè)的不斷發(fā)展，提高藝術(shù)人員的專業(yè)技能和創(chuàng)新思維，使他們能創(chuàng)造出更好的文藝作品。

二、加強(qiáng)藝術(shù)檔案管理工作的措施

要保證藝術(shù)檔案管理工作的順利進(jìn)行，使藝術(shù)檔案保存的更加完善，需要管理部門制定一系列的檔案管理措施，并通過對(duì)管理人員進(jìn)行職業(yè)道德和能力的教育培訓(xùn)，使他們能對(duì)檔案保管工作盡到自己的職責(zé)。同時(shí)在進(jìn)行管理工作時(shí)，管理部門要對(duì)工作措施進(jìn)行強(qiáng)化，使管理人員在進(jìn)行檔案管理時(shí)能不斷提高工作質(zhì)量和管理水平。（一）完善管理制度。管理部門要根據(jù)管理工作制定出明確的規(guī)章制定，對(duì)藝術(shù)檔案的收集、歸檔等管理工作作出具體的要求，避免在檔案管理工作進(jìn)行過程中造成檔案丟失和管理分散等問題。在保證管理制度的順利開展，就需要把制度的執(zhí)行情況作為考核檔案管理人員的一項(xiàng)重要標(biāo)準(zhǔn)，通過展示優(yōu)秀藝術(shù)檔案來促使檔案管理工作人員的工作積極性，并對(duì)優(yōu)秀檔案管理工作人員進(jìn)行設(shè)立獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，促進(jìn)檔案管理工作的順利進(jìn)行。（二）明確歸檔范圍。藝術(shù)檔案材料的歸檔范圍應(yīng)當(dāng)包括：文學(xué)創(chuàng)作，藝術(shù)表演，美術(shù)、攝影，社會(huì)文化，藝術(shù)研究，藝術(shù)教育，文化交流以及個(gè)人藝術(shù)等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種藝術(shù)材料(如文字、聲像、照片、實(shí)物等載體形式)。另外，業(yè)務(wù)人員在職務(wù)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的藝術(shù)材料，也屬歸檔范圍。而那些為藝術(shù)創(chuàng)作、研究、教學(xué)和文化藝術(shù)活動(dòng)參考而收集的圖書、報(bào)刊、音像帶、照片、劇本和有關(guān)文章材料等，均作為資料保存，不應(yīng)歸檔。在文化藝術(shù)活動(dòng)中形成的屬國家所有的各種載體的藝術(shù)材料和實(shí)物，任何個(gè)人不得據(jù)為己有。（三）強(qiáng)化收集與整理。在對(duì)文藝活動(dòng)產(chǎn)生的文藝檔案進(jìn)行收集整理時(shí)，要保證文藝檔案和文藝活動(dòng)中的聯(lián)系性，使文藝工作者通過查閱文藝檔案清楚地了解到文藝活動(dòng)的內(nèi)容。由于文藝活動(dòng)的多樣性，其在生成的文藝檔案時(shí)也體現(xiàn)出了多樣性，檔案管理人員在整理檔案時(shí)，要根據(jù)檔案的不同類型來進(jìn)行歸類。藝術(shù)檔案應(yīng)分為大類和屬類,大類設(shè)業(yè)務(wù)類、個(gè)人業(yè)務(wù)類、綜合類等，具體屬類應(yīng)按照歸檔范圍設(shè)置。要按照藝術(shù)檔案材料的內(nèi)容、種類立卷，其中戲劇材料按劇目分類立卷，音樂歌舞演出材料按節(jié)目分類立卷，文化藝術(shù)科研材料按科研專題分類立卷，藝術(shù)教育材料按各專業(yè)課程分類立卷，社會(huì)文化、文化交流材料按業(yè)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行立卷。對(duì)錄音帶、錄像帶、照片、唱片、光盤等非紙質(zhì)載體的藝術(shù)檔案材料歸檔時(shí)，應(yīng)將每一單項(xiàng)作為一個(gè)保管單位，單獨(dú)編排檔號(hào)，并采取按年度結(jié)合內(nèi)容的方法分類整理和編號(hào)。其中與文字材料有直接聯(lián)系的應(yīng)編寫互見號(hào)或互見卡。反映和記錄本單位的文化藝術(shù)活動(dòng)并對(duì)以后藝術(shù)創(chuàng)作、藝術(shù)研究有重要參考借鑒作用的藝術(shù)檔案材料，應(yīng)永久保存。（四）加強(qiáng)信息化管理。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，信息化在檔案管理方面提供了很多便利條件。運(yùn)用計(jì)算機(jī)把藝術(shù)檔案建立成電子檔案，便于檔案的管理和查閱，提高各種藝術(shù)檔案的保存壽命。在對(duì)文藝檔案進(jìn)行信息化管理時(shí)，需要把各種各樣的藝術(shù)檔案轉(zhuǎn)化成電子檔案，這就需要檔案管理部門針對(duì)信息化檔案管理制定出相應(yīng)的政策和管理制度，使檔案管理人員能通過制度的要求來不斷提高自己的工作能力和專業(yè)技術(shù)能力。（五）加大教育培訓(xùn)力度。文化藝術(shù)單位在進(jìn)行檔案管理時(shí)，要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)技術(shù)的培訓(xùn)，提高其工作意識(shí)，重視對(duì)藝術(shù)檔案的保存，使藝術(shù)檔案能完整地保存下來。隨著信息化檔案管理的發(fā)展，還需要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)專業(yè)技能培訓(xùn)，在檔案管理人員的素質(zhì)和工作能力、工作意識(shí)不斷提高的情況下，使檔案接收和積累的工作做好。

第6篇

人是推動(dòng)數(shù)字檔案建設(shè)發(fā)展的動(dòng)力，也是影響數(shù)字檔案信息安全的關(guān)鍵因素之一，數(shù)字檔案信息管理人員的安全意識(shí)、安全技能等將直接影響數(shù)字檔案信息的安全。當(dāng)前，影響數(shù)字檔案信息安全的人為不當(dāng)因素主要有：一是管理人員安全意識(shí)淡化。不少從事數(shù)字檔案信息管理的人員對(duì)安全管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，過分依賴安全技術(shù)，認(rèn)為只要配置了安全防護(hù)策略、安裝了防火墻和殺毒軟件，就能保證數(shù)字檔案信息的安全，而沒有意識(shí)到在確保數(shù)字檔案信息的安全中，技術(shù)因素只降低安全風(fēng)險(xiǎn)，人的安全意識(shí)才是最重要的因素。二是管理人員對(duì)新技術(shù)應(yīng)用能力的不足。區(qū)別于傳統(tǒng)檔案管理，對(duì)數(shù)字檔案信息的管理更多的要借助計(jì)算機(jī)應(yīng)用軟件來完成，這些應(yīng)用軟件能夠大幅度提高辦公效率，但在使用過程中難免會(huì)出問題，如果操作人員缺乏應(yīng)用的處理能力，將會(huì)造成數(shù)據(jù)信息的丟失，從而數(shù)字檔案信息的安全。

2數(shù)字檔案信息標(biāo)準(zhǔn)尚不健全

目前，影響數(shù)字檔案信息安全最大的瓶頸問題就是標(biāo)準(zhǔn)的不健全，造成這一問題原因主要有：首先，從橫向上看，部門與部門、單位與單位之間的藩籬，影響標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一性。國家檔案局雖然出臺(tái)了《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》、《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》、《電子文件歸檔及電子檔案管理規(guī)范》等文件標(biāo)準(zhǔn)，但總體來看，這些標(biāo)準(zhǔn)要求相對(duì)比較寬泛，缺乏可操作性，并允許各單位根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行再次開發(fā)設(shè)計(jì)，降低了統(tǒng)一的規(guī)范性要求。不少單位就自搞一套，而相互間兼容性又不夠，導(dǎo)致數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的通用性、共享性較差，無法實(shí)現(xiàn)單位間檔案信息的無縫交流，甚至出現(xiàn)“信息孤島”現(xiàn)象，如若該單位發(fā)生災(zāi)害等情況時(shí)，檔案信息很難恢復(fù)重建，嚴(yán)重影響數(shù)字檔案信息的安全。其次，從縱向上看，不少單位為追求上項(xiàng)目、造聲勢，開發(fā)出管理軟件沒有充分考慮信息技術(shù)發(fā)展帶來的影響，一些看似當(dāng)前管用、可用的管理系統(tǒng)，若干年后很難保證還可以繼續(xù)使用，若要重建或并入其它系統(tǒng)，原有檔案信息的格式多種多樣，很難保證在新系統(tǒng)中全部繼續(xù)可用。

3數(shù)字檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)自身的安全漏洞

各種信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)都不同程度地存在有一些漏洞，給信息管理帶來安全隱患，數(shù)字檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)也不例外，其自身的安全漏洞嚴(yán)重影響著數(shù)字檔案信息的安全。其一是網(wǎng)絡(luò)通信協(xié)議的安全漏洞。多數(shù)檔案信息網(wǎng)絡(luò)是依托開放的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，所使用的網(wǎng)絡(luò)通信協(xié)議如TCP/IP協(xié)議等，也是大家所熟悉的，但這些協(xié)議大多帶有安全漏洞。其二是各類軟件的安全漏洞。檔案信息網(wǎng)絡(luò)所采用的系統(tǒng)及應(yīng)用軟件，在開發(fā)過程中不可避免地都會(huì)存在一些漏洞，有些甚至被故意安置一些后門，這些后門和漏洞極易被黑客所利用，造成對(duì)數(shù)字檔案信息的擴(kuò)散、盜取、篡改等，嚴(yán)重時(shí)可導(dǎo)致整個(gè)系統(tǒng)的崩潰與癱瘓。其三是感染病毒。為方便信息查詢和利用，檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)都提供有用戶登錄功能，有的還能自行下載保存檔案信息，這也為計(jì)算機(jī)病毒的傳播提供了便捷途徑，加之有些系統(tǒng)的防病毒措施不完善，很容易造成病毒的快速傳播，給數(shù)字檔案信息系統(tǒng)造成較大的安全威脅。

4存儲(chǔ)介質(zhì)的選擇及保存環(huán)境不當(dāng)

數(shù)字信息存儲(chǔ)技術(shù)快速發(fā)展，使得存儲(chǔ)介質(zhì)的存儲(chǔ)容量不斷翻新，而不同類型的檔案信息對(duì)介質(zhì)的要求也不一樣，因此存儲(chǔ)介質(zhì)的選擇成為了其中的關(guān)鍵。如何選擇存儲(chǔ)介質(zhì)，也沒有絕對(duì)的標(biāo)準(zhǔn)，為了能使數(shù)字檔案信息長期安全地保存，應(yīng)根據(jù)數(shù)字檔案信息自身的特殊要求，正確選擇符合實(shí)際、質(zhì)量過硬的存儲(chǔ)載體。但有些單位在選擇存儲(chǔ)介質(zhì)時(shí)，沒有全面考慮檔案信息的自身要求，更多由于受經(jīng)濟(jì)承受能力的制約，選擇一些所謂"質(zhì)優(yōu)價(jià)廉"的產(chǎn)品，對(duì)存儲(chǔ)在其中的檔案信息造成極大威脅。存儲(chǔ)數(shù)字檔案信息的載體多為光電介質(zhì)或磁電介質(zhì)，這些載體對(duì)環(huán)境的適應(yīng)力較差，受溫度、濕度、磁場強(qiáng)度等外部因素影響較大。因此，保存數(shù)字檔案信息的載體對(duì)物理環(huán)境的要求比傳統(tǒng)檔案保存環(huán)境更加苛刻，應(yīng)滿足恒溫、恒濕、避免腐蝕性氣體、遠(yuǎn)離靜電及磁場干擾等條件。但不少單位缺少這樣的環(huán)境條件，只能將這些載體置于普通環(huán)境中，這就加快了其老化速度，容易出現(xiàn)各種故障，使存儲(chǔ)在其中的信息讀取不出來。

5數(shù)字檔案信息管理法規(guī)的不完善

第7篇

珍貴的文化藝術(shù)檔案，不僅是文化藝術(shù)活動(dòng)的歷史見證，也是民族文化的根脈。近年來，文化藝術(shù)檔案工作呈現(xiàn)出快速發(fā)展的局面，《藝術(shù)檔案管理辦法》等規(guī)章制度先后出臺(tái)，文化藝術(shù)檔案工作逐步走上制度化、規(guī)范化的軌道；文化藝術(shù)活動(dòng)中形成的文字、聲像、照片、實(shí)物等不同載體的文化藝術(shù)檔案收集整理進(jìn)展順利，存留了極其寶貴而豐富的文化藝術(shù)遺產(chǎn)；文化藝術(shù)檔案館（室）藏品的保管和展陳環(huán)境有了明顯的改善；文化藝術(shù)檔案研究取得豐碩成果，藝術(shù)檔案學(xué)科建設(shè)方興未艾。但是，我們也清醒地看到，我國文化藝術(shù)檔案工作起步較晚,藝術(shù)檔案館事業(yè)發(fā)展不平衡,對(duì)做好文化藝術(shù)檔案工作的認(rèn)識(shí)還有待提高；由于設(shè)施和條件不足，館藏文化藝術(shù)檔案得不到有效管理和保護(hù)，現(xiàn)存文化藝術(shù)檔案老化破損現(xiàn)象突出；管理和保護(hù)人才匱乏，人才隊(duì)伍培養(yǎng)還需進(jìn)一步加強(qiáng)；經(jīng)費(fèi)投入需要進(jìn)一步加大；全球信息化趨勢和國家信息化建設(shè)為文化藝術(shù)檔案的管理和利用帶來了劃時(shí)代的機(jī)遇，也使我們面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)；隨著文化大發(fā)展大繁榮工作的不斷推進(jìn)，相應(yīng)會(huì)產(chǎn)生大量豐富的文化藝術(shù)檔案資料，切實(shí)采取有力措施加強(qiáng)文化藝術(shù)檔案工作已成為一項(xiàng)重要而緊迫的任務(wù)。

二、充分認(rèn)識(shí)促進(jìn)文化藝術(shù)檔案事業(yè)發(fā)展的重要意義

發(fā)展文化藝術(shù)檔案事業(yè)，有利于將文化藝術(shù)活動(dòng)各領(lǐng)域中形成的有保存價(jià)值的不同載體的文化藝術(shù)檔案得到有效的管理和保護(hù)，并得以傳承和發(fā)揚(yáng)。完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地收集、整理、保護(hù)好文化藝術(shù)檔案資料，是提升文化單位整體管理水平、維護(hù)自身利益及文化事業(yè)持續(xù)健康發(fā)展的重要保證和重要資源。這就需要我們文化藝術(shù)檔案工作者要更加自覺地認(rèn)識(shí)文化藝術(shù)檔案在促進(jìn)文化大發(fā)展大繁榮中的地位和作用，認(rèn)識(shí)文化藝術(shù)檔案所面臨的形勢、任務(wù)和文化藝術(shù)檔案工作者的責(zé)任，認(rèn)識(shí)文化藝術(shù)檔案的發(fā)展規(guī)律，更加主動(dòng)地推動(dòng)文化藝術(shù)檔案工作在新的起點(diǎn)上加快發(fā)展。

三、切實(shí)增強(qiáng)做好新時(shí)期文化藝術(shù)檔案工作的責(zé)任感和使命感

文化藝術(shù)檔案工作是文化事業(yè)的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)性工作,文化藝術(shù)檔案的憑證和法律作用是其他材料不可取代的，沒有文化藝術(shù)檔案，文化工作的基礎(chǔ)就不牢靠，文化藝術(shù)活動(dòng)的經(jīng)營、管理和持續(xù)發(fā)展就會(huì)受到影響。抓好文化藝術(shù)檔案建設(shè)與管理,是保存、傳承和發(fā)展優(yōu)秀文化遺產(chǎn)的重要內(nèi)容和具體體現(xiàn)，是一項(xiàng)為子孫后代積累寶貴的文化遺產(chǎn)，“功在當(dāng)代、利在千秋”的事業(yè)。文化藝術(shù)檔案作為文化單位在生產(chǎn)、經(jīng)營和管理等各項(xiàng)文化藝術(shù)活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的文件材料，是文化單位改革與發(fā)展的真實(shí)記錄，是文化單位的重要資產(chǎn)和信息資源，是今后研究總結(jié)文化藝術(shù)改革發(fā)展工作不可缺少的重要檔案資料。所以，我們各級(jí)文化藝術(shù)檔案工作者應(yīng)進(jìn)一步增強(qiáng)做好文化藝術(shù)檔案工作的責(zé)任感和使命感，認(rèn)真貫徹落實(shí)《文化建設(shè)“十二”規(guī)劃》關(guān)于加強(qiáng)藝術(shù)檔案工作有關(guān)要求，強(qiáng)化管理，完善規(guī)章制度，抓好隊(duì)伍建設(shè)，加強(qiáng)資源整合，改善服務(wù)，下大力氣解決工作中存在的不足，全面、扎實(shí)地推進(jìn)文化藝術(shù)檔案事業(yè)健康發(fā)展。

四、全力以赴做好藝術(shù)檔案收集歸檔整理工作

第8篇

【正文】

1檔案的結(jié)構(gòu)

哲學(xué)認(rèn)為，事物都是以特定的結(jié)構(gòu)形式存在的。每一種事物都有其特有的結(jié)構(gòu)特征，事物若失去其自身的結(jié)構(gòu)形式，該事物也就必然失去其自身的功能和屬性。事物的結(jié)構(gòu)是由組成它的各個(gè)要素（或因素）按照一定的規(guī)則（即要素之間的相互聯(lián)系、相互作用、相互制約的內(nèi)在聯(lián)系）有秩序、分層次地結(jié)合成一定的組成形式而實(shí)現(xiàn)的。人們認(rèn)識(shí)事物，其實(shí)就是要弄清事物組成要素、結(jié)構(gòu)、功能與價(jià)值及其本質(zhì)屬性，其中結(jié)構(gòu)具有非常積極的意義。對(duì)于檔案結(jié)構(gòu)的認(rèn)識(shí)，檔案學(xué)教材已有所涉獵，主要從檔案的實(shí)體構(gòu)成和檔案的構(gòu)成要素兩條途徑進(jìn)行闡述。“文件是檔案的因素，檔案是文件的組合”[1]屬于前者，“檔案的信息和載體是構(gòu)成檔案的兩個(gè)基本要素”[2]屬于后者。前者主要的目的在于說明檔案館、室的檔案與單份文件的區(qū)別，強(qiáng)調(diào)檔案的實(shí)體結(jié)構(gòu)，可以為文件的整理和檔案館（室）藏提供理論依據(jù)。后者是對(duì)檔案或文件自身構(gòu)成要素的概括，雖然它并不說明文件和檔案實(shí)體的館藏意義，但這一認(rèn)識(shí)對(duì)檔案的信息整理和信息分類提供了理論依據(jù)，特別是電子文件的出現(xiàn)，文件信息可以自由地游離于原有的文件載體，使得電子文件的整理幾乎完全成為文件的信息整理，所以檔案文件的載體和信息的二元?jiǎng)澐郑瑸殡娮游募恼硖峁┝藦?qiáng)有力的理論武器。

近年來，對(duì)檔案結(jié)構(gòu)已有人發(fā)表文章進(jìn)行專門的探討，一種觀點(diǎn)認(rèn)為“檔案的結(jié)構(gòu)是以知識(shí)單元的歷史聯(lián)系為依據(jù)的文件載體排列方式”。[3]劉新安等在文章《檔案物質(zhì)實(shí)體的雙重構(gòu)成》中認(rèn)為，檔案是由“文件實(shí)體集合”和“檔案歷史聯(lián)系的記錄”共同構(gòu)成。[4]本文是在過去檔案界對(duì)檔案結(jié)構(gòu)認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)上，對(duì)該問題的進(jìn)一步的探討，給出數(shù)學(xué)模型的基本形式，并以此為基礎(chǔ)解釋檔案學(xué)理論和檔案工作中的相關(guān)問題。

2檔案結(jié)構(gòu)的數(shù)學(xué)模型

檔案的結(jié)構(gòu)是一個(gè)比較復(fù)雜的問題，而且隨著檔案實(shí)踐的發(fā)展日趨復(fù)雜，尤其電子文件的出現(xiàn)，使得檔案信息與載體既可合二為一，又可一分為二，因此檔案的構(gòu)成也必然要考慮到檔案的信息和載體兩個(gè)方面。我們可以將其歸納為：A=F(C+I)。

其中，A代表檔案，C代表文件的載體，I代表文件載體所承載的信息，“+”表示文件載體與文件信息之和。F是檔案工作者賦予文件載體和文件信息的整理行為，即整理的原則和方法。以上公式告訴我們，檔案是我們按照特定的原則將文件的信息和載體進(jìn)行有效組合生成的物質(zhì)。其基本含義可從以下幾方面理解和分析。

2.1任何一種文獻(xiàn)，都是由載體C和信息I而構(gòu)成的，檔案是文獻(xiàn)中的一種，是文獻(xiàn)的下位類概念，它也應(yīng)該由信息和載體構(gòu)成，充分揭示了檔案與文獻(xiàn)的從屬關(guān)系。檔案與一般文獻(xiàn)（圖書、期刊、報(bào)紙等）的主要區(qū)別在于兩點(diǎn)：其一，公式中C和I嚴(yán)格界定為文件的載體和信息，文件是人類社會(huì)活動(dòng)的伴生物，它具有原始的歷史記錄性，將文件進(jìn)行整理生成檔案以后，這種屬性不但沒有削弱，反而得到了進(jìn)一步的加強(qiáng)，這是一般文獻(xiàn)不可比擬的。其二，就一般文獻(xiàn)而言，整理過程不是構(gòu)成文獻(xiàn)的必要條件，即經(jīng)過整理的和沒有經(jīng)過整理的文獻(xiàn)都是文獻(xiàn)，但就檔案而言，我們知道文件轉(zhuǎn)化為檔案必須具備三個(gè)必要條件，其中之一即是對(duì)文件的整理。正如《檔案管理學(xué)》教材所論述：“檔案的特點(diǎn)和優(yōu)點(diǎn)之一，就在于它已經(jīng)不是一份份孤立的文件，也不是一批批雜亂的文件的堆積，而是具有內(nèi)在聯(lián)系的文件體系，它反映了各種活動(dòng)和事件的原貌。所以未經(jīng)整理的、雜亂無序的零散歷史文件，雖然也屬于檔案，但從檔案的一般特點(diǎn)來說，它并不是典型的、科學(xué)意義上的檔案。”[5]換言之，孤立和雜亂的文件經(jīng)過整理才成為具有結(jié)構(gòu)特征的檔案。

2.2A=F(C+I)中的F是文件轉(zhuǎn)化為檔案的基本條件，依上所述，主要指對(duì)文件實(shí)體和文件信息的整理原則。在數(shù)百年的檔案實(shí)踐過程中，整理原則也隨之發(fā)生過幾次重大變化。從最早的二元主義的序列原則（即在收文和發(fā)文二元下以時(shí)間先后進(jìn)行文件排序）到事由原則，再到后來的來源原則、自由來源原則，一直到上個(gè)世紀(jì)80年代中后期，我國檔案學(xué)者何嘉蓀、馮惠珍教授提出主、客體全宗的理論，可以說都是對(duì)檔案整理理論的探討。由此可見，F(xiàn)隨著檔案實(shí)踐的不斷發(fā)展和人們對(duì)檔案實(shí)踐認(rèn)識(shí)的深化而變化，使之具有新的內(nèi)涵。文件和檔案的整理是檔案實(shí)踐的核心內(nèi)容，貫穿于文件運(yùn)動(dòng)的全過程（單份文件卷類全宗館藏），它使散亂的文件具備了有機(jī)的結(jié)構(gòu)特征。所以公式中的F不是檔案的結(jié)構(gòu)自身，但它是搭建檔案結(jié)構(gòu)的基本原則和方法。

A=F(C+I)，F(xiàn)是一種法則，文件實(shí)體和文件信息的有機(jī)組合經(jīng)過F法則變換成為“典型的、科學(xué)意義上的”檔案。F變換以建立檔案文件之間的內(nèi)在聯(lián)系、搭建檔案文件的有機(jī)結(jié)構(gòu)為目的。荷蘭手冊的作者認(rèn)為：“一個(gè)全宗是一個(gè)有機(jī)整體，……它按照一定的規(guī)則成長著、形成著、并且變化著……”。[6]英國檔案學(xué)家詹金遜也認(rèn)為：“它是一種生長的結(jié)果，正像一棵樹一頭動(dòng)物一樣，也是一種有機(jī)體。……因此，它的各部分之間，也有著對(duì)它本身的意義不可或缺的結(jié)構(gòu)、關(guān)節(jié)和自然聯(lián)系”。[7]

2.3A=F(C+I)中的C+I對(duì)于新的檔案實(shí)踐，尤其是電子文件、檔案實(shí)踐，具有非常重要的意義。在傳統(tǒng)的以紙質(zhì)檔案為主導(dǎo)的檔案實(shí)踐活動(dòng)中，一份文件的載體與信息是不可分的，文件信息相對(duì)于它的載體，其“貞節(jié)”程度可謂“從一而終”，所以文件、檔案的整理也是載體和信息一并進(jìn)行的，不可能各自獨(dú)立進(jìn)行。這一時(shí)期，實(shí)際上C+I可以用一個(gè)字母表示。但自上個(gè)世紀(jì)80年代中期《中國檔案分類法》問世以后，對(duì)傳統(tǒng)的文件的結(jié)構(gòu)和整理理論提出挑戰(zhàn)。《中國檔案分類法》雖然名為檔案分類法，但它卻不能直接用于檔案室和檔案館實(shí)體的分類，《中國檔案分類法》實(shí)質(zhì)上是對(duì)檔案信息的組織方法，而不是對(duì)檔案室和檔案館實(shí)體檔案的分類方法。由此人們第一次認(rèn)識(shí)到，檔案實(shí)體的整理和檔案信息的組織是可以分離的。正是由于這一原因，在上個(gè)世紀(jì)80年代中后期的檔案管理學(xué)教材中，提出檔案由文件載體和文件信息兩大要素構(gòu)成，順理成章，將檔案的分類也劃分為實(shí)體分類和信息分類。何嘉蓀教授在他主編的教材和與傅榮校博士合作的專著中將檔案的實(shí)體整理和信息整理稱之為“實(shí)體控制”和“智能控制”。

近年來，電子文件的大量涌現(xiàn)直接影響到檔案的整理理論和技術(shù)。電子文件的信息對(duì)載體的依賴不比當(dāng)年，電子文件的信息相對(duì)獨(dú)立，以至于電子文件在線傳輸時(shí)，其載體往往是不被考慮的，非到文件信息脫機(jī)保存時(shí)文件的載體才被重視。實(shí)際上，電子文件的整理過程已經(jīng)演化為以著錄為依托，以檢索為手段的情報(bào)信息處理過程，它與電子文件脫機(jī)以后的實(shí)體保存并沒有必然的內(nèi)在聯(lián)系，它們可以分別獨(dú)立進(jìn)行。因此文件C+I的兩元表現(xiàn)形式，對(duì)于新的檔案實(shí)踐具有特殊的積極意義。對(duì)于脫機(jī)以前的電子文件的整理可表示為A=F(I)，而脫機(jī)以后的實(shí)體的分類保管亦可表示為A=F(C)，它們允許遵循不同的整理原則F，而且可以各自具有不同的結(jié)構(gòu)。在目前以紙質(zhì)文件為主導(dǎo)的檔案整理中，實(shí)體整理（即檔案室、館的整理）以載體的排列為目的，按照歷史原則（即檔案文件之間的歷史聯(lián)系）進(jìn)行，實(shí)現(xiàn)由文件案卷全宗館藏的實(shí)體結(jié)構(gòu)；按照《中國檔案分類法》對(duì)檔案信息的分類，則遵循邏輯原則，形成與檔案實(shí)體不同的檔案信息的特殊結(jié)構(gòu)。

3A=F(C+I)的異化及其意義

A=F(C+I)概括了一般檔案室和檔案館的紙質(zhì)檔案的結(jié)構(gòu)關(guān)系，它具有普遍的適用性，但它也可以出現(xiàn)以下幾種異化形式，并且與檔案工作實(shí)踐中的特殊情況相對(duì)應(yīng)。

3.1A=(C+I)：即在特殊條件下，沒有經(jīng)過任何整理（公式中F不存在）的文件依然可以成為檔案，而不能再將它們稱為文件。盡管沒有經(jīng)過整理的文件不是“典型的、科學(xué)意義上的”檔案，但畢竟還是檔案，而且在檔案實(shí)踐中也是可能出現(xiàn)的。例如，檔案征集是檔案收集工作的組成部分，檔案室和檔案館征集到的零散文件，雖然它們沒有經(jīng)過必要的整理，我們依然將它們稱之為檔案。檔案的征集雖然在檔案的收集工作中不占主流，但卻是檔案館的經(jīng)常性的業(yè)務(wù)活動(dòng)，以至于大多省級(jí)檔案館都設(shè)有專門機(jī)構(gòu)來進(jìn)行檔案征集工作。A=(C+I)是A=F(C+I)異化后的特殊形式，也對(duì)應(yīng)著一定的檔案實(shí)踐活動(dòng)。在何嘉蓀教授和傅榮校博士合著的《文件運(yùn)動(dòng)規(guī)律研究》一書中，將這一現(xiàn)象概括為“文件運(yùn)動(dòng)過程中的跳躍”現(xiàn)象。

其實(shí)這一現(xiàn)象在以往的檔案學(xué)研究中一直沒有給予科學(xué)解釋。在檔案學(xué)教材中，我們一方面強(qiáng)調(diào)文件轉(zhuǎn)化為檔案的三個(gè)必要條件，必要條件之一就是沒有經(jīng)過整理的文件不是檔案，另一方面又認(rèn)為文件一經(jīng)歸檔進(jìn)入檔案室和檔案館就成為檔案，那么征集到檔案館、室的零散文件沒有經(jīng)過必要的整理，我們將它稱為檔案呢，還是文件呢？如果依照必要條件判斷，它未經(jīng)整理是文件，可是它又是檔案館的日常業(yè)務(wù)之一，而且我們將這項(xiàng)活動(dòng)不叫做文件征集，而稱為檔案征集，在檔案學(xué)教材中也將這部分內(nèi)容設(shè)在檔案工作的收集環(huán)節(jié)講授，因此形成悖論。我們給出的檔案結(jié)構(gòu)模型的異化形式可以給它適當(dāng)?shù)慕忉尅?/p>

3.2A=F(C+X)是檔案結(jié)構(gòu)模型的另一種異化形式，即在文件形成檔案的過程中側(cè)重于考慮文件載體，而淡化其中信息之間的有機(jī)聯(lián)系及其表現(xiàn)形式（信息I異化為X)，這種現(xiàn)象在現(xiàn)實(shí)的檔案實(shí)踐中也時(shí)而顯現(xiàn)。例如：織布廠的樣品室中的產(chǎn)品樣本，其本身就具有檔案的性質(zhì)，它以實(shí)物的形式記錄企業(yè)的產(chǎn)品開發(fā)和生產(chǎn)活動(dòng)。據(jù)筆者調(diào)研，甚至有不少企業(yè)干脆將布的樣本裁減成照片大小裝入像冊保存在檔案室中，將其視為樣品檔案。如果將這些布的樣品視為檔案，樣品中的信息就已經(jīng)發(fā)生了異化，它不再是一般意義上的文件信息，其中信息的表現(xiàn)形式既不是文字的，也不是圖表的，甚至也不是聲相的，但是這些樣品仍然具有檔案屬性。其實(shí)這些樣本與開發(fā)它們時(shí)所形成的產(chǎn)品檔案相互對(duì)應(yīng)，換言之，二者所含的信息盡管表現(xiàn)形式不同，但實(shí)質(zhì)上具有同一性，它們是以不同的信息形式表現(xiàn)同一個(gè)產(chǎn)品的信息，共同記錄和反映企業(yè)的產(chǎn)品開發(fā)和生產(chǎn)活動(dòng)，應(yīng)該說二者所包含的信息具有內(nèi)在的必然聯(lián)系，但是對(duì)樣品“檔案”和產(chǎn)品檔案卻采取了不同的整理方式，且分別保管。這種情況屬于重視載體的特殊性，淡化信息之間的有機(jī)聯(lián)系。此種情況在檔案工作實(shí)踐中絕非個(gè)別現(xiàn)象，檔案室和檔案館中將不同載體的檔案淡化它們信息之間的相互聯(lián)系，各自整理分別保管習(xí)以為常。特殊載體的檔案尤其是實(shí)物檔案往往需要特殊的整理方法，同時(shí)形成它們的特殊結(jié)構(gòu)。

3.3A=F(X+I)與以上討論的問題相反，即重視檔案文件信息的結(jié)構(gòu)而淡化文件的載體。當(dāng)我們對(duì)檔案的處理重點(diǎn)針對(duì)它的信息，而很少關(guān)注它的載體形式時(shí)，則檔案結(jié)構(gòu)的模型異化為A=F(X+I)（此時(shí)載體C已經(jīng)異化為X）。這個(gè)表達(dá)式最為典型的現(xiàn)實(shí)意義是我們目前最為關(guān)注的虛擬檔案和檔案的虛擬整理。在虛擬檔案和檔案的虛擬整理中，整理的對(duì)象主要是針對(duì)文件的信息，使之能更好的適應(yīng)人們的需求，至于電子文件的載體，在文件脫機(jī)保管以前，其載體只具有技術(shù)方面的意義，幾乎與整理沒有關(guān)系。電子文件即使是脫機(jī)以后，它的整理保管與紙質(zhì)文件的整理原則也不會(huì)完全一致，甚至大相徑庭。

值得注意的是，對(duì)電子文件的整理由于主要是針對(duì)它的信息而忽略其載體，所以整理的原則和整理以后所形成的檔案結(jié)構(gòu)（信息結(jié)構(gòu)而非實(shí)體結(jié)構(gòu)）都將發(fā)生重大變化。歷史性原則（即按文件的來源、內(nèi)容、時(shí)間和形式等建立的文件之間的歷史聯(lián)系）和邏輯性原則今后會(huì)成為電子文件整理并重的兩大原則，由此引發(fā)電子檔案的結(jié)構(gòu)也必將突破紙質(zhì)的實(shí)體檔案結(jié)構(gòu)的固有模式。例如，根據(jù)“電子文件真實(shí)性的永久保管國際研究項(xiàng)目”(IflterPARES)研究成果，一份完整的電子文件構(gòu)成要包括：載體、內(nèi)容、物理和智能格式、活動(dòng)、人員、檔案鏈、背景等7個(gè)基本要素，[8]與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件相比，顯然文件的微觀結(jié)構(gòu)發(fā)生了重大變化。從宏觀上講，傳統(tǒng)的全宗也不一定再是檔案結(jié)構(gòu)中的最高層次。美國檔案學(xué)者塞繆爾斯(Samusls)提出的“文獻(xiàn)戰(zhàn)略”應(yīng)用于傳統(tǒng)的檔案實(shí)踐中顯然是困難的，但在電子文件領(lǐng)域的應(yīng)用前景是樂觀的。塞繆爾斯(Samusls)的“文獻(xiàn)戰(zhàn)略”觀念對(duì)傳統(tǒng)的檔案的收集、整理、鑒定、檢索以及檔案的結(jié)構(gòu)形式等方面從理論到實(shí)踐都將產(chǎn)生深刻的影響。

綜上所述，A=F(C+I)概括了一般情況下檔案結(jié)構(gòu)的基本模型，F(xiàn)表示使文件轉(zhuǎn)化為檔案的手段、方法和原則，它具有明顯的時(shí)代特征。檔案的實(shí)體整理從最早的序列原則到事由原則、來源原則、歷史性原則以及電子文件出現(xiàn)以后各國檔案學(xué)者提出的新的原則和方法，都是對(duì)F的時(shí)代特征的注釋，我們應(yīng)該相信，隨著檔案實(shí)踐的發(fā)展，F(xiàn)還會(huì)有新的含義。另外，F(xiàn)與文件的載體C和文件信息I明顯存在對(duì)應(yīng)關(guān)系，文件的載體不同（往往表現(xiàn)為I異化）整理的原則和方法也不同；同理，當(dāng)載體C發(fā)生異化，只對(duì)文件的信息I進(jìn)行整理時(shí)，也應(yīng)該采取新的整理原則和方法。更值得注意的是，F(xiàn)、C、I中任何一個(gè)要素的變化都會(huì)直接影響到檔案的結(jié)構(gòu)，因此，不同文件載體和不同文件信息表現(xiàn)形式的檔案實(shí)踐將會(huì)直接導(dǎo)致檔案結(jié)構(gòu)的多元化。

對(duì)檔案結(jié)構(gòu)較為系統(tǒng)的研究，目前尚未引起檔案界應(yīng)有的重視，成果較少，將檔案結(jié)構(gòu)模型化就更顯得困難，本文僅作為對(duì)該問題的初步探索，拋磚引玉，希望得到檔案界同仁的批評(píng)指正。

【參考文獻(xiàn)】

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5馮惠玲.檔案管理學(xué).北京：中國人民大學(xué)出版社，1999:6

第9篇

所謂電子文件是指人們在社會(huì)活動(dòng)中形成的，以計(jì)算機(jī)盤片、磁盤和光盤等化學(xué)磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文書、電子信件、電子報(bào)表、電子圖紙等等。與紙質(zhì)文件比較，電子文件有以下幾個(gè)特點(diǎn)：1電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件，它需要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才能閱讀利用；2電子文件可以直接由計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速地處理和傳遞；3電子文件的利用是可共享的，也不再受時(shí)間和距離的影響；4電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，它對(duì)保存場地的面積要求不高，而對(duì)環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。

二、電子文件對(duì)檔案業(yè)務(wù)管理工作的影響

1傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對(duì)象，而應(yīng)用計(jì)算機(jī)后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進(jìn)行修改，一經(jīng)形成后，馬上存貯到辦公信息數(shù)據(jù)中，由檔案人員、技術(shù)人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過長期實(shí)踐，已總結(jié)出一套工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點(diǎn)，也是文書工作和檔案工作的結(jié)合點(diǎn)，文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時(shí)產(chǎn)生，隨時(shí)更改，存貯在計(jì)算機(jī)磁盤或光盤中。因此，它對(duì)計(jì)算機(jī)有很強(qiáng)的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價(jià)值”的文件，還應(yīng)包括該文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。

2由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實(shí)體分類也可能將被概念分類整理所取代，因?yàn)閷?shí)體分類的結(jié)果只能體現(xiàn)一種屬性聯(lián)系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當(dāng)今電子文件的環(huán)境中，文件的形式特征和內(nèi)容特征均發(fā)生了變化，電子文件可以通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對(duì)它進(jìn)行象紙質(zhì)文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據(jù)不同的需要，利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)電子文件進(jìn)行自由組合分類。

3由于電子文件的保存價(jià)值同時(shí)取決于其自身價(jià)值和可讀性，其鑒定的方法、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)均將發(fā)生變化，原有的檔案價(jià)值理論分析范圍也將擴(kuò)大，要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。根據(jù)傳統(tǒng)的檔案價(jià)值鑒定理論，文件應(yīng)根據(jù)其憑證價(jià)值和參考價(jià)值確定保管期限，而電子文件一方面由于制作方便，將產(chǎn)生比以往更多的文件，另一方面由于用戶的需要，信息和數(shù)據(jù)不斷地修改和補(bǔ)充，因此很難劃定固定的保管期限，況且目前電子文件的憑證價(jià)值尚無法律保證。因此，其鑒定、管理方法亦無定論。此外，由于電子文件信息載體的特殊性，其保管方法、要求以及檢索和對(duì)外利用等方面也與紙質(zhì)文件有許多不同之處。

三、電子文件對(duì)檔案學(xué)理論的影響

1對(duì)檔案本質(zhì)屬性的影響

原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性。這種原始記錄性一方面表現(xiàn)在檔案的內(nèi)容上，另一方面表現(xiàn)在檔案的形式上，如當(dāng)事人的親筆手稿、領(lǐng)導(dǎo)者的親筆簽署等，都表現(xiàn)出真實(shí)的原始性。也正是檔案的原始記錄性，才使得檔案區(qū)別于圖書、情報(bào)、資料等其它信息，而具有法律憑證的作用。在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，電子文件從起草、修改到印發(fā)都在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行，它便于修改、便于復(fù)制的特性，使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復(fù)存在。電子文件是計(jì)算機(jī)文字處理系統(tǒng)中的最后一個(gè)文本，沒有草稿與印稿的區(qū)別，也沒有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。人們可以在機(jī)器上隨時(shí)方便地復(fù)制電子文件，這樣文件是檔案的前身，檔案是由文件有條件地轉(zhuǎn)化而來這一檔案概念就變得難以理解。電子文件的原始記錄性和憑證作用如何確定電子文件能否作為檔案是否具有法律憑證作用等等，便成為檔案界的一系列新課題。這些課題是電子文件能否轉(zhuǎn)化為檔案的關(guān)鍵，也是賦予檔案本質(zhì)屬性新的內(nèi)涵的客觀需要。

2對(duì)檔案來源原則的影響

來源原則包括兩個(gè)方面：從外部來看是尊重全宗，從內(nèi)部來看是尊重原始順序。目前，隨著大量電子文件的產(chǎn)生，后者愈益受到普遍關(guān)注。傳統(tǒng)的觀點(diǎn)認(rèn)為源于來源原則的檔案檢索系統(tǒng)必須一律建立在文件形成者或信息提供者的組織機(jī)構(gòu)及其文件的基礎(chǔ)上。只有根據(jù)其來源，從形成者的法律責(zé)任和行政管理的角度看問題，才能正確整理和理解檔案文件。而電子文件在形成過程中，不再嚴(yán)格對(duì)應(yīng)于現(xiàn)存的機(jī)關(guān)、組織、機(jī)構(gòu)這一現(xiàn)象而產(chǎn)生，人們可以根據(jù)需要隨時(shí)對(duì)文件信息復(fù)制、修改和重新組合、打亂或破壞文件的本來順序。因此，要確定檔案的來源，不可僅局限于尋找一個(gè)恰切的定義，或僅要求完整地保護(hù)全宗與文件系列，按照原始順序進(jìn)行整理等，而必須正確說明檔案的原始聯(lián)系，了解在整個(gè)生命周期中文件組合的變化，應(yīng)隨著客觀實(shí)際的變化，豐富和發(fā)展來源原則。

3對(duì)檔案學(xué)理論研究內(nèi)容的影響

檔案學(xué)理論研究的內(nèi)容是由研究對(duì)象所決定的。以往的檔案學(xué)理論研究是以紙質(zhì)檔案為主要對(duì)象，電子文件出現(xiàn)以后，檔案工作的對(duì)象發(fā)生了變化，其理論研究的對(duì)象自然也就發(fā)生了變化。原有的一些定論、模式將被重新審視，原有的管理思想、管理原則將得到更新和補(bǔ)充，原有的檔案學(xué)科體系也將得到充實(shí)和完善。所有這些研究課題都應(yīng)圍繞電子文件來開展。如電子文件的整理排序技術(shù)、信息安全保護(hù)技術(shù)、計(jì)算機(jī)病毒防治技術(shù)等等，都將成為檔案學(xué)理論研究必不可少的內(nèi)容。

四、檔案界所應(yīng)采取的對(duì)策

1做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實(shí)施電子文件管理戰(zhàn)略。新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域，對(duì)產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲(chǔ)工作進(jìn)行指導(dǎo)，保護(hù)電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識(shí)別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會(huì)效用。

2解決好電子文件的保存問題。以化學(xué)磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存，因?yàn)樗男畔⒆x出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料保護(hù)層內(nèi)，不怕外界磁場的影響，不會(huì)直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時(shí)間短，缺乏實(shí)際貯存的驗(yàn)證，所以，電子文件中原始信息的長期保存問題是有待檔案工作者進(jìn)行深入研究和探討的重要課題。目前，對(duì)于長久保存的電子文件，需要定期進(jìn)行復(fù)制，以防止信息損失。