時間：2023-03-17 18:11:12
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隨著社會的發展，博物館主要功能已逐漸轉變為宜教服務以擴大其社會影響。博物館藏品采用數字化管理，便于人們隨時隨地查尋藏品，瀏覽欣賞。藏品數字化管理的具體需求如下：
1）采用多媒體技術，將館藏文物的圖片、文字、視頻、音頻等各種資料存儲在數據庫中，便于管理人員對藏品進行添加、修改、查詢、刪除等操作。
2）藏品出入庫管理是藏品數字化管理系統中的核心功能，主要包括：
①藏品出庫時必須提供有效的審查口令；②查詢藏品的數量、當前狀況及其存放位置；③對藏品的具體出庫時間、出庫理由及其去向，都有詳細的記錄；④藏品歸還入庫時，藏品的現狀及數量也有詳細的記錄。博物館的管理人員便于從本系統中及時了解藏品的情況。
3）數字化管理系統的統計功能，便于工作人員根據各種不同的條件，對博物館藏品的各種信息進行統計。
4）通過多媒體技術和虛擬環境技術相互結合，能夠開展數字化的藏品展覽，使展廳變的豐富多彩。
數字博物館管理系統必須確保藏品影像符合要求，存儲符合規范。通過以下過程控制，完成在藏品影像整個工作：安全檢查采集對象題庫填寫藏品聲像采集表數字影像采集影像編號存儲影像質量審核導入系統數據庫。
2系統功能設計
經過分析，深圳數字博物館館藏品影像管理系統可以分為二個部分：藏品影像管理用戶子系統、系統管理員用戶子系統，分別面向藏品影像管理人員、系統管理員用戶。系統管理員用戶子系統主要負責為管理員提供一個管理藏品影像過程中各種信息的一個平臺，包括用戶部門管理、日志管理、藏品類別管理、數據庫維護等功能。藏品影像管理用戶子系統為藏品影像管理人員管理博物館藏品影像資料提供維護功能，包括影像錄入，影像維護，影像查看，影像導入功能等。
3數據庫設計
通過對數字博物館影像管理系統的具體分析，本系統主要設計了Vod＿Catalog、Vod＿Chatlog、Vod＿Class、Vod＿File、Vod＿Image、Vod＿Log、Vod＿User、MS＿IB＿Multimedi－a、MS＿IB＿Range等數據表。
4系統實現
本系統基于B／S模式，采用MVC模式、J2EE框架、Ajax技術、Struts2技術和Oracle10g數據庫，客戶端通過瀏覽器完成整個操作過程，現以影像錄入模塊為例進行說明，其它功能模塊類似。影像錄入模塊主要負責添加新的影像，錄入影像時，用戶需要輸入媒體名稱、選擇媒體類型、選擇需上傳的媒體文件和媒體說明信息等資料，點擊“確定”后，將新的媒體資料保存到數據庫中。
1．1設計目標面向服務，本質就是以服務協同為中心，組織好各種服務間的工作。從數字化校園管理應用軟件系統項目特點來看，教務管理、學籍管理、教學資源管理、招生熱線管理、數字化圖書館等外部服務形式主要體現為Web服務，HTTPServlet服務，CORBA服務、Tuxedo服務、數據庫表接口和存儲過程接口等。服務控制系統需要將這些服務通過適配器集成到服務運行構件中，并提供統一的服務接口供外部調用，通過不斷豐富其應用適配功能，不斷開發新的面向典型應用的組建標準，使得用戶通過簡單的配置就可以將已有的各種應用遺留系統和新開發的應用系統集成到服務控制系統上來。該服務控制系統支持服務交互功能，提供消息傳遞功能，并以事件基礎架構來支持這些功能。還提供合適的服務級別和可管理性，支持在異構環境中的組合應用。依據SOA原則，需要使用與實現無關的接口，被調用的服務位置對于調用者應該是透明的，需要支持可互操作性的通信協議，同時可以進行相對粗粒度的、支持重用封裝的服務定義，可以作為分布式的異構基礎架構進行實現。在框架模型中，構件根據承擔責任角度分為功能構件和連接構件，業務過程的擴展體現在連接構件中，同時連接構件負責功能構件之間的交互，服務控制系統就起到了連接構件的作用。在系統中被集成的對象明確被定義為服務，而不是傳統EAI中各種各樣的中間件系統，明確強調消息處理在集成過程中的核心作用，而且事件驅動成為重要特征］。
1．2系統架構對應于SCA的概念，服務控制系統主要發揮服務注冊中心以及服務通道的作用，按主要功能分為4部分，
1．2．1服務配置管理服務配置管理主要實現將開發好的應用服務注冊在系統可引用的配置文件中。服務配置使用XML來描述服務的引用位置，這保證了軟件系統在運行過程支持在線演化，即意味著軟件在運行期間隨著配置參數改變則各個服務能被方便地增加、刪除。服務配置，包括服務的聲明、輸入／輸出端定義和服務這程序的位置。
1．2．2服務安全管理數字化校園管理的應用軟件，很多對應用的訪問是要進行安全控制的。針對這一普遍需求，在系統設計了服務安全管理功能。服務安全管理主要是實現安全配置，分布在各處的服務經常被遠程調用，服務組件本身必須實現安全設計來完成服務調用者驗證等工作。本系統采用的安全策略是應用SpringSecurity對服務訪問進行控制。數字化校園管理許多應用服務需要針對服務本身的動態特征提出訪問控制要求，即需要對用戶的各類角色設置權限。因此，安全配置設計采用Spring框架下的SpringSecurity相關組件作為安全管理組件，服務數據交換的Mule系統也使用SpringSecurity。通過安全管理，可以在HTTP的輸入端（inbound）對用戶進行認證，配置組件的訪問權限。SpringSecurity是通過ServletFileter的方式嵌入整個Web應用，可以進行用戶認證和權限控制的管理，從而提供一種統一的跨應用系統的安全管理。當用戶訪問資源的時候，就會被相關的過濾器所攔截，進行用戶認證和權限判斷。在具體設計中通過配置安全元素、配置組件訪問權限以及通過攔截器阻擋非法訪問來實現服務的安全訪問。同時，結合最常用的WebService方法，配置了CXF。
1．2．3服務監控服務監控用于確定監控類型和被監控的服務執行過程數據內容，通過圖形界面完成服務運行過程的監控瀏覽，主要實現實時事件監控和歷史事件查詢。本系統開發了一個管理控制器實現對服務構件運行過程的監控，通過管理控制臺實現對服務注冊、服務調用身份登記、服務過程的監控等，實現服務注冊、服務調用身份的增刪改查，以及上述安全設計。定制輪巡周期實現主動發現注冊的服務構件是否可達。監控服務構件運行過程信息，即將存于運行日志庫的監控信息通過界面展示，對于異常信息進行提示。在服務運行過程實現便捷的可視化監控，既是了解服務是否穩定運行的需要也是前期調試服務的必須。本監控設計包括2部分，即如何將必要的監控事件入庫保存和如何顯示這些監控信息。前者又主要包括2類監控事件；一是服務系統的運行情況，如服務是否被成功調用；二是服務組件本身執行過程的日志。對于監控信息的顯示設計，考慮到實時信息數量可能會很多，因此設計了“事件讀取狀態”（點擊記錄讀取信息內容后該記錄被標記為讀取）方便監控者從大量信息中關注新出現記錄。
1．2．4服務數據交換服務數據交換主要負責服務數據的底層交換，此處引用開源共享技術來實現，完成對不同協議數據格式的轉義、過濾等處理。
1．3系統應用過程在服務控制系統應用過程，主要分為服務準備、服務、服務調用3個階段：
1）服務準備。根據業務應用需求和運行環境完成應用服務的制作，包括服務邏輯設計、服務編寫與編譯、可調用的接口設定。
2）服務。將業務應用服務在配置文件中寫明可調用的位置，有特定要求的（如安全調用）需要在配置中說明，然后在服務控制系統中予以。
3）服務調用。將業務應用服務的可調用接口情況提供給調用者，完成調用界面的設計，包括正常以及異常信息的顯示；調用過程中，在服務控制系統的服務監控模塊可查詢服務執行日志，了解服務運行情況。
1．4系統實現環境根據數字化校園管理信息門戶工作方式的需要，構建面向用戶的服務模式時，需要將應用服務基于Poetlet技術，實現統一信息門戶，有效實現校園各類應用服務異構系統的整合。為適應異構環境，本系統選用Java作為開發語言，將XML作為數據格式語言用于服務配置的定義、數據傳遞等。研發運行環境選擇PC服務器作為硬件系統，數據庫系統選擇Oracle10g，服務數據交換選用開源系統MULE，目前版本為2．1．1。本系統采用的MULE作為一個基于Java的輕量級消息框架，可以快速地將服務應用連接起來，并且確保在這些應用間交換不同協議的數據。MULE是遵循面向服務架構（SOA）的系統，它提供了對現有系統的簡潔集成方式，即可以集成JMS、WebService、JDBC、HTTP甚至其他的技術。MULE的可擴展性框架允許開發者逐步將更多的應用連接到它的系統，而且Mule透明地管理組件間的所有交互，不管這些組件在底層使用了怎樣的傳輸協議，都可以利用在多個應用間讀取、轉換和發送數據的消息框架來解決這一問題。
2服務設定
根據SCA的模型框架，本文將服務定義為由服務組件、服務輸入端和服務輸出端3部分組成。
2．1服務組件基于Java的實現所提供的服務，可以有一個按下列方法之一定義的接口：1）Java接口；2）Java類。產生自WebServicesDescriptionLanguage（WSDL）portType的Java接口，Java實現類必須實現服務接口定義的所有操作，如果服務接口是用一個Java接口定義的，那么基于Java的構件要么實現此Java接口，要么實現接口的所有操作。
2．2服務輸入／輸出端端點的傳輸類型有WebService（CXF）、File、HTTP、HTTPS、TCP、FTP等多種形式。不同方式傳輸時，作為輸入／輸出端的屬性設置不同。其中常用的WebService（CXF）是一個高性能的Web－Service，同時還支持多種綁定，CXF比較適合創建各種不同傳輸協議的服務。
3服務控制系統驗證
服務控制系統只是一個基礎，需要通過應用場景進行驗證。為了驗證以上服務控制系統的可用性，設計一個簡單的“用戶信息管理（Custmos－Manage）”應用服務作為測試用例。采用的“用戶信息管理”系統，是在數字化校園管理應用軟件中具有典型信息服務操作的小型管理系統，其應用模塊都采用目前在業務開發中較常見的網頁方式。
4結語
1.1文件上傳模塊是根據從頁面上獲得的路徑，將文件轉換成二進制流存入到數據庫中，但存入前要查詢是否有包含給定格式文件的文件夾，有就直接存入到該文件夾，沒有則先存入到“臨時文件夾”中。
1.2查看文件用戶可以查看自己擁有權限的文件。
1.3文件下載用戶查詢出自己擁有權限的文件后，可以將文件下載到自己本地磁盤上或者在瀏覽器中打開。
1.4搜索文件用戶可以輸入關鍵字進行文件名的模糊查詢，查出在用戶權限下包含該關鍵字的文件。
1.5修改密碼用戶在修改密碼頁面中輸入舊的密碼和新密碼，當舊密碼正確而且兩次輸入的新密碼一致時，密碼將被修改成功。
2后臺管理模塊
2.1部門管理新增部門。在下拉列表中選擇部門，輸入部門名稱點“新增”，則可以新增新的部門。刪除部門。在查詢出來的部門里選擇一個或者多個部門，點“刪除”按鈕進行刪除，刪除部門的時候，將刪除該部門下的文件夾、文件和用戶。
2.2用戶管理新增用戶。選擇下拉表中的部門，輸入用戶賬號，點“新增”按鈕可以新增新的用戶。刪除用戶。在查詢出來的用戶中選擇一個或者多個，點“刪除”按鈕進行刪除。添加權限。根據部門查出所有的用戶，然后選擇某一個用戶對其分配文件權限，只有分配了文件權限，用戶才可以查看到該文件。刪除權限。根據部門查詢出所有的用戶，選擇其中的任意一個，可以刪除不讓該用戶可見的文件的權限。
2.3文件管理查看某部門下的文件；刪除文件；分配文件權限。對于新上傳的文件，可以選擇用戶對其分配權限，只有分配了該文件權限的用戶才可以查看該文件。
2.4文件夾管理選擇部門查看文件夾；刪除文件夾。從查詢出來的文件夾中選擇一個或者多個進行刪除，刪除文件夾的同時，該文件夾下所有的文件都將被刪除，該文件夾包含的文件格式也將被刪除。
（一）數字化管理能夠適用國土資源的復雜性特點
國土資源檔案具有較高的專業性，而且檔案種類之間本身具有相對復雜的關系，而且還會涉及到一系列的流程，如果沒有高度智能化的管理，就很容易造成管理上的混亂。從國土資源的復雜性特點來說，數字化管理能夠將數據庫轉化成知識庫，利用智能化系統進行專家分析，因此，能夠對復雜的國土資源檔案資料進行綜合分析，實現流程化管理，可以極大地提升國土資源檔案的管理效能。
（二）數字化管理能夠適用國土資源易變更性特點
國土資源種類繁多，其中地籍方面檔案資源就非常容易出現信息變化。特別是當前我國經濟快速發展，城鎮化建設速度不斷加快，地籍信息經常會出現改變。如采用傳統的手工管理模式顯然會對很多檔案資料進行追溯性修改，而在數字化管理模式下，利用智能化的信息系統，將相關的信息統一搜索出來，并統一進行修改，從而極大地提升管理效率。因此，數字化管理能夠輕松應對國土資源信息容易變更的問題。
（三）數字化管理能夠適用國土資源完整性特點
國土資源檔案是一個系統性的資源集合，很多資源并不是獨立信息個體，而是將多種信息資源綜合在一起形成一個完整性資源，因此如果某一個資源信息出現缺失就容易造成國土資源信息的不完整，從而影響資源的檢查和監督作用。在傳統的手工管理模式下，這種完整性特點成為國土資源檔案管理難以解決的難題，一旦出現某一個信息變更，就需要追溯這個資源的所有相關性信息，并對此進行修改。但是在數字化管理模式下，這種相關性的建立已經通過數據庫完成，因此很容易輕松調用并進行修改，極大地提升了國土資源檔案管理的效率。
二、推進國土資源檔案數字化管理的主要措施
（一）改變觀念充分認識數字化管理的重要作用
只有充分認識到數字化管理在國土資源檔案管理方面的適用性，就能夠有利于改變相關領導的思想觀念，在推進國土資源檔案管理的數字化過程中，必須要有相關的領導進行推動才能夠實施，因為國土資源本身的復雜性會涉及到諸多部門的通力合作，如果這些部門的信息沒有納入到數據庫系統中，就難以轉化成知識庫，從而實現高效的系統化管理。所以只有所有領導摒棄門戶之見，轉變觀念，將國土資源檔案信息統一收集被納入到數據庫系統中，并在日常的工作中使用數字化管理系統，才能夠有效提升國土資源管理效率。
（二）制定實施計劃分步實施
首先要明白國土資源檔案數字化管理的難度，這是一個系統性的綜合工程，涉及到諸多部門的支持，同時還需要相關人才的支持。所以不可能一步完成，所以在實施過程中要通過制定完善的實施計劃著手。然后再進一步落實資金、實施單位和基礎設施構建、人才培訓和意識培養等一系列工作。接著當數字化管理系統搭建完成之后，就需要組織相關的人員對傳統的國土信息資源，如紙質檔案、錄像帶資料等進行手工錄入和數字化轉換，并且在錄入數據庫系統時，需要對數據內容進行嚴格審核，確保在數字化轉換過程中，信息資源沒有失真，只有如此才能夠有效提升國土資源檔案的使用效果。
（三）搞好安全性建設
通過對現行的城市餐飲垃圾清運與管理的工作流程進行分析和歸納，結合基于web的信息管理系統的特點，我們研究確認整個系統的最核心是垃圾清運業務的運營管理體系。要實現這一運營管理體系，需要6個方面的支撐:核心業務事件、重點業務功能、管理組織、外部關聯組織、分支機構與行業標準及規范。通過對以上六個方面進行調研和分析，我們設計了城市餐廚垃圾清運業務的主要業務流程架構，如圖1所示。
二、系統數據架構設計
數據架構的設計本著“分層組織，向上提供服務”的原則進行。自頂向下分別提供數據使用、數據管理、數據定義、數據存儲功能，從而使得數據的生產、管理和使用能相對獨立，增強數據的安全性和可維護性。如圖2所示架構中，4個層次主要完成以下功能:數據使用層:實現數據的錄入、查詢、修改、刪除等數據操作。數據管理層:實現對數據源的建立、維護、更新、轉存等操作。數據模型層:完成各個業務對象的數據模型設計與實現。數據存儲層:完成基礎數據、業務數據、主題數據的存儲，同時，在各個層面的設計中加入標準管理和數據安全與保障等分析和措施，以增強系統的標準化管理和數據安全性［1］。
三、系統應用架構分析
系統應用的架構設計是通過對業務架構分析的基礎上，歸納總結出各類主要應用以及相關的子應用、中間層組件、業務數據庫、服務組件等系統應用要素。然后依據“業務關聯程度”、“數據流向”、“相互支撐關系”、“高內聚、低耦合”等因素將這些應用、服務、數據庫、組件等要素進行排列組合，設計形成一個能高效支撐系統業務的應用架構體系［2］。應用系統設計:根據用戶的業務需求和架構設計，整理出本系統的各個應用系統，并對每個系統的功能模塊進行了描述和說明。同時，在應用架構的規劃上也考慮了信息化系統中通用的輔助模塊，如用戶管理、權限管理、操作審計、統計分析等模塊。
四、系統功能模塊設計
整個系統包括管理中心、車載終端和場站綜合管理三部分。車載終端具有垃圾產生單位IC卡識別、稱重、采集位置信息與采集油耗信息等功能，并利用電信運營商的網絡將以上數據傳送到管理中心的接收模塊。場站綜合管理具有車輛IC卡識別、道閘控制、視頻監控以及稱重、采集工藝數據等功能，可以將獲取的車輛重量信息以及采集工藝數據信息等重要數據通過單位數據網傳遞給管理中心的接收模塊。管理中心包含了基礎信息管理、申報管理、設備資源管理、收運監管、車輛跟蹤監控以及報表統計功能。通過數據通信模塊與車載終端、場站進行通信，完成信息接收。這些系統架構的主要組成部分可以相互協調，共同完成數據的使用、共享以及與外部系統的溝通和交流。
質量任務列表同步生產，質量部對質量任務進行分工，質檢員對生產的各道工序進行質檢，并記錄過程檢驗中的檢測結果，達到對關鍵工序的過程質量控制；對于檢測中出現的不合格品和整改件，記錄設備類型、部件名稱、工序名稱、質檢點、質量問題、出現質量問題的原因，然后通過圖表畫出各問題的比例，及分布情況等，從而達到對關鍵部件的關鍵工序中關鍵質檢點進行分析，并可將質量分析結果反饋給技術部和生產部，實現質量檢測知識的共享。
2水泥裝備制造企業數字化管理平臺的基本功能
根據圖1建立相應的水泥裝備制造企業數字化管理平臺的邏輯模型（圖2）。在大型水泥裝備制造企業中，要實現對制造流程數字化管理，建立符合企業需求的數字化管理平臺，要求對數字化管理平臺進行細致的功能分析。筆者認為，水泥裝備制造企業的數字化管理平臺應滿足以下基本功能：（1）有專用的技術準備模塊來輔助完成產品BOM分解、主生產計劃、物料需用計劃及生產采購計劃的作業；（2）有專用的生產、采購及庫存模塊來監控項目的物料流，并能夠處理項目生產、采購及庫存管理相關作業；（3）有專用的質量管理模塊進行項目執行全程的質量相關作業；（4）有專用的財務模塊來監控項目的資金流，并能夠處理資產核算、出入庫核算等財務作業。
3數字化管理平臺的關鍵技術
在水泥裝備制造邏輯模型和管理平臺功能模型的基礎上，分別對技術管理、生產管理、采購管理、質量管理、儲運管理和財務管理六個模塊的數據建模問題進行分析，給出各自的數據模型。然后對平臺各大模塊功能設計中存在的關鍵技術問題進行分析，深入研究其相應的解決方案。在技術管理方面，其關鍵技術是面向大型水泥裝備制造的BOM創建及配置技術以及產品的BOM變更及重用技術；在生產管理方面，其關鍵技術主要是產品零部件生產計劃排定以及車間生產作業、進度監控；在采購管理方面，關鍵技術主要涉及供應商詢價和選擇方法以及供應商的年度排程；儲運管理的關鍵技術主要涉及倉庫出入庫控制、倉庫存貨流轉控制、倉庫盤點控制等。本文以技術管理為例，分析技術管理的數據（圖4）建模（圖5）和關鍵技術。技術管理主要是對產品設計BOM[2]、主生產計劃、材料需用計劃、工藝方案及工程量進行管理，它是大型水泥制造裝備數字化平臺數據集成的起步和關鍵。產品BOM作為大型裝備制造數字化管理平臺中最為重要的基礎數據，其數據結構的設計是否合理直接影響到平臺后續的數據處理方式及處理性能。因此，我們需要根據具體的水泥裝備制造企業需求設計合適的產品BOM數據結構，以期盡量增加BOM的執行效率和后期可維護度。如表1所示，我們采用物料的層次碼對物料信息進行排序，并反映各物料間的層次關系，通過標識字段來區分零部件，通過物料碼對物料、非物料進行區分。經過在實際企業中的驗證，這種BOM組織方式能夠很清晰地給出BOM的層次，且相互之間的關聯度很低，也便于快速錄入以及后期BOM結構變更作業。技術管理模塊實現對產品BOM的快速錄入及配置、主生產計劃、關鍵能力需用計劃、物料需用計劃、能力需用計劃的運算和生成、產品BOM的變更、BOM數據重用、油漆方案的制定及工程量管理。該模塊又包括技術任務、審核任務、BOM原始數據管理、BOM需用計劃管理、BOM外協計劃管理、制作明細管理、涂裝方案管理、工程量管理、變更物料備庫管理、技術進度管理等子模塊。材料需用計劃審批界面如圖6所示，通過該界面，相關工作人員能夠直觀明了地觀察到項目產品制造所需要的物料清單，同時能夠對材料的ID、到貨情況、規格屬性、材料類型、時間要求等信息進行查看。通過圖7的產品設計BOM數據查詢界面，工作人員可以通過層次碼有序地觀察各層的物料信息，根據自己的管理習慣選擇其它的排序方式進行物料重排。而對于單一的物料，可以通過物料編碼很直觀地了解到是物料還是非物料。
4結束語
先進的網絡檔案管理方式代替了傳統的紙張式檔案管理，這不僅大大減少了醫院在檔案管理方面的費用，還給醫院節約了空間，而且對于查閱和儲存也可以隨時隨地進行操作，極其便捷，并且還避免了紙張的浪費和打印清晰度不足的問題。數字化的檔案信息管理，既節省了人力還對醫院工作效率有所提高。
二、醫院檔案信息數字化管理的主要問題
（一）張紙存儲和信息儲存同時存在。
在醫院的醫療活動和醫療研究中，大量的會議記錄和研究結果，都是通過電子文件的形式進行記錄，并在各個科室和部門之間傳遞，這樣大大的提高的醫院各科室的工作效率。但是通常在電子文件閱讀完畢和工作完畢時，都要進行紙張歸類進行保存。這樣就出現了電子文件和紙張文件同時保存的情況，浪費了醫院的經濟，妨礙了數字化管理在醫院中的發展。
（二）電腦網絡的安全問題。
電腦網絡存儲檔案信息具有空間小、速度快、傳閱便捷等特點，但是隨著信息時代的發展，對電腦網絡有威脅的因素也隨之出現，例如數字檔案信息可以隨意修改、不穩定性、對硬件有所要求等一些問題。網絡病毒的出現更是對醫院的數字化檔案信息造成巨大的傷害，嚴重的可能導致整個醫院網絡系統癱瘓，對醫生的工作造成很大的影響。
（三）對數字化檔案管理認識不深。
我國大多數醫院已經推崇檔案信息數字化管理多時，但是醫院的醫療工作者都還是習慣傳統的紙張式辦公，把檔案信息數字化管理當成軟任務，沒有得到很好的重視，借閱文檔信息和傳遞文檔都還是采用人力的方式，這樣就極大的浪費了數字化帶來的便捷服務，還加大了人力的勞動程度，造成了數字化管理不合理的現象。
三、醫院檔案信息數字化管理需要注意的細節
對于醫院檔案信息數字化管理中存在的各項問題，應該認真對待，組織管理團隊解決問題。在醫院開展檔案信息數字化管理時，應該做好以下幾個細節：
（一）建設信息系統工程，實現信息共享。
檔案信息數字化管理，是由一套系統的網絡工程實現的，是一套硬件和軟件共同完成的系統，由整體設計、軟件開發、檔案整理、掃描錄入、系統管理、光盤備份、查詢管理和網絡安全等一些軟硬件組成。因為醫院每天都要產生大量的文字，所以在錄取和存儲文字方面應該采取多服務器、磁盤排列儲存、高速掃描儀集中掃描、硬盤和云儲存雙備份的解決方案。同時，為了改變提取數據率低的情況，應該在提取數據的設備上采取觸摸提取方式，通過觸摸的查詢方式能夠及時和準確的查看醫院的檔案信息數據，這樣還達到了數據共享的目的。
（二）數字管理的橫向性和安全性。
醫院數字化的檔案信息管理系統成立后，不應該是單方面的接受和信息，而應該在這個基礎上建立橫向的系統，同時還應該研究出一套安全的數字化管理方案。數字化的信息管理系統以電子形式存在，為了保證醫院學術不被壞人利用，其中有一些檔案信息的電子文件就要進行加密處理，并且在一定時間之后要對密碼進行修改。在醫院數字化管理的軟件方面，對于醫院的機密文件進行多層密碼加密、建立防火墻，避免黑客的非法訪問和竊取。
（三）醫院應該建立專業的數字化檔案信息管理團隊。
由于醫院檔案員的工作形式和特點，他們長時間處于醫院的檔案室，遠離醫院的醫療活動，因此醫院檔案室的人通常都不會參加醫院的重點醫學教育，對醫院的實時動態不能及時的把握，在對醫院編研選題的時候跟不上時間的腳步，可能就顯得不是很實用。這些傳統的弊病就需要醫院的檔案信息數字化管理團隊加以改變，這樣的一支隊伍要做到醫學的精確把握和動態的掌控，盡快從傳統的檔案管理模式走向數字化管理模式。
（四）完善醫院數字化管理制度。
一、數字化檔案管理的優勢
（一）提高經濟效益，減少資源浪費，過去一直使用增加辦公人員和辦公經費的方法，致使管理成本大幅上漲。而數字化管理檔案使以往傳統的以紙質為載體的檔案信息轉為機讀檔案，不僅節省了人力物力等保管費用，更節省了占地空間，而且查閱起來更方便快捷，從而避免了反復復印資料而造成的紙張和人員以及時間的浪費。（二）提高辦公效率，信息及時準確，數字化檔案管理使資料能及時歸檔，并盡快提供利用。以人事部門為例，干部的任用提拔都需要詳細準確的檔案信息資料，然而檔案數字化管理便可提供詳細、即時準確的數據信息，為領導決策提供服務。與此同時，數字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，真正讓檔案管理人員做到輕輕松松掌握所有資料。（三）具有較強的時效性，周期短，效率高。檔案的整理、管理是一項較為浩大的工程，按照以往傳統的方法，不僅機需要很長的時間，而且需要大量的人力、物力、財力。而數字化檔案采用新的手段和方法，應用新技術手段，通過網絡采集等手段減少中間環節，大大降低了勞動強度，縮短了檔案整理周期，提高了工作效率。（四）增強檔案原件的保護，減少不必要的損壞，紙質資料反復利用將會造成不同程度的損傷。將紙制檔案轉變為數字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。由其對歷史久遠的檔案材料，數字化處理后無疑是更好的保護了它的完整性。另外，通過檔案的數字化處理后，防止了部分紙質檔案篡改的行為。（五）檔案數字化更加方便部門之間的溝通聯系。檔案數字化在資源整合過程中有特定的標準，依托互聯網平臺，不同部門的檔案有時候可以共享，便于及時、大量收集資料，使檔案資料更加完整，有效避免遺漏現象。檔案利用過程還可以不經過現場通過有關網絡就能進行直接的查詢借閱。在檔案數字化模式下，部門之間可以十分便利的溝通。
二、數字化檔案管理的意義
（一）信息時展的必然需求。長期以來，由于種種客觀原因，計算機技術在檔案工作中沒有發揮其應有的作用，檔案利用需求與檔案所能提供的檔案信息、利用方式之間的矛盾遲遲難以解決，造成檔案管理的信息化遠遠落后于社會信息化的發展。隨著信息時代的飛速發展，檔案管理的數字化已經成為加快我國信息化步伐和發展檔案事業的需要。如果還不重視檔案數字化的建設，不能在網絡上有效地傳遞利用檔案信息資源，就無法進入信息時代的快車道，最終將會被高速發展的信息社會所淘汰。（二）加強科學研究、普及科教知識、服務社會。數字化檔案管理為利用者提供了詳時、準確、系統、全面且具有權威性和參考價值的檔案信息，它不僅能夠滿足科學研究，大型復雜課題所需資料，一般工作需要，而且可以滿足社會大眾家庭教育等需求，在落實科教興國科學發展等方面可以充分發揮數字化檔案的作用。（三）改善檔案管理工作，提升檔案工作社會地位。數字化檔案管理的發展將促進與之相關的計算機技術、通訊技術、網絡技術和多媒體技術等高新技術在檔案領域中的廣泛應用，從而促進檔案管理理論、檔案管理技術和檔案管理水平的變革，最大程度地實現檔案信息資源的有效利用和共享，發揮檔案信息的增值作用，提升檔案工作在信息化社會中的地位和作用，從而實現檔案事業的跨越式發展。檔案管理的數字化是順應潮流、適應時展的新舉措、新要求。切實把數字化建設作為實現檔案管理現代化的關鍵，加快檔案數字化建設步伐，加強檔案的規范化管理，提高管理水平、提高效率，增強檔案服務水平。用信息技術來提升科學管理水平，為檔案管理提供高效率的全面服務。
作者:徐巍單位:吉林省通化市國土資源局
2000年12月，國家檔案局、中央檔案館印發的《全國檔案事業發展“十五”計劃》，把“加快檔案信息化建設”、“加快現有檔案的數字化進程”列入其中，同月國家檔案局在中國檔案管理現代化建設研討會上宣布：十五期間，我國將加快數字化檔案館的建設。由此，傳統檔案館數字化建設的問題引起了人們的關注，并且有一些檔案館已經開始對此投資建設。我們認為，傳統檔案館的數字之路并非一蹴而就，而是一個循序漸進的過程，對這個過程的各個環節進行深入的分析研究是十分必要的，只有在有了清楚認識的基礎上，才能規劃和解決好檔案館的數字化之路，為今后的數字化檔案館進而是數字檔案館、虛擬檔案館的建設打好基礎。近年來，我們臨海市檔案部門在數字化建設方面進行了積極的探索，取得了初步成效，在工作中數字化建設也給檔案工作帶來了極大的方便。
首先我們充分認識到檔案數字化建設的緊迫性
1、檔案數字化，可改善檔案管理工作。只有實現檔案數字化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變，實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，為社會提供高效、優質的服務。
2、形勢發展的需求
21世紀是信息化的時代，臨海市政府把數字臨海建設擺在了十分突出的位置，無疑是十分及時和正確的。數字檔案館是數字臨海的重要組成部分，其一，檔案館就是市委、市政府保管和提供利用檔案信息的職能部門。它館藏有數十萬卷檔案資料，數百萬件檔案文件，是本地區最豐富、最有實用價值的信息資源庫，這樣一大批浩如煙海，珍貴的檔案信息資源不能很好地為各級領導和廣大公眾利用，充分實現信息共享，數字臨海就不是真正意義上的數字臨海。所以，要建設數字臨海，首先要建設數字檔案館。其二，檔案載體的更新換代迫切要求檔案館數字化。檔案由原始的甲骨、竹箋、貝葉、絲帛到紙質，發展了幾千年，記錄下了中華文明和世界文明史。近年來，檔案載體逐漸并迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替，電子檔案的出現給檔案館提出了一個亟待解決的課題，那就是電子檔案的收集、保管、保護和利用手段，而解決這個問題的途徑只有一個，那就是檔案館的數字化。目前，檔案館的檔案保管、利用與形勢的發展要求不相應，仍然停留在紙質檔案的管理及較原始的檢索利用水平上，使得絕大部分電子檔案無法采集、收集和提供利用，甚至絕大部分電子檔案已經被清洗、丟失。這是一個極其重大的損失和無可挽回的錯誤。
3、社會強烈需求
當今，人們的時間意識越來越強，領導做出重大決策需要迅速、準確；各職能部門工作查考要求快速及時；社會廣大公眾對檔案信息需要量不斷增加，如婚姻檔案，有一些農村，尤其是僻遠山區的利用者要查閱婚姻檔案十分清便，來回要好幾天，他們迫切要求信息共享。還有一些外商投資者，他們想了解臨海的整體情況，才敢于投資，那么要了解臨海的詳細內容恰恰只有市檔案館才是最全、最新、最直接、最方便的一個場所，特別是我們建立臨海市現行文件查閱中心之后，對各界人士及外商投資查閱信息更為方便，這都迫使檔案館這個信息保管和提供利用的部門必須盡快改變傳統的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現代化、多功能的服務措施，使檔案館館藏的信息能及時、方便地提供給各方面的需求者。
二、檔案數字化建設的內容
1、推進檔案數字化，必須提高檔案標準化、規范化水平
目前，檔案信息數字化的現狀是檔案標準化、規范化滯后和應用軟件多亂，這些都嚴重影響了系統整體水平的提高。筆者認為對這一問題取得共識是檔案數字化建設思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計算機系統擴大到整個檔案信息管理。檔案信息自動化的內涵包括檔案工作的各個方面和各個環節，其中首要的是檔案業務要規范，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規范本身也是一個系統工程，要推進檔案數字化建設，必須抓好檔案標準化、規范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。
2、數字化建設要著眼于提高系統的整體水平
檔案數字化建設的著眼點應是整個系統，組成系統的縱向和橫向的各個節點都應達到一定水平，并通過網絡加以聯通，這樣才能發揮整體優勢，提高系統的綜合能力。部分節點甚至一個重要節點的障礙，都可能造成系統的梗阻。當然，要求每個節點的裝備水平和應用能力齊頭并進是不現實的，不可能“齊步走”。鼓勵和支持先進單位提高水平，在一些單位進行較高水平的試點，以取得值推廣的經驗，對整個系統是有利的，但其基本出發點就是為了提高系統的整體水平，只有少數先進的節點不可能組成先進的系統。
3、有重點地抓好數據庫建設
目前，我們臨海檔案數字化系統從總體上看仍處于由文件處理向數字管理系統的過渡階段，完成這一步的關鍵在于數據庫建設。開發和建設數據庫系統是國家檔案信息工程的核心和基礎，是工程的主體。數據庫的含義是依托先進的信息技術對檔案進行科學的管理和方便的使用。建立數據庫系統是一項長期的任務，要經過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。經過實踐我們認為建設數據庫經驗中最主要的有：領導重視，統一認識，堅持計算機技術人員同檔案業務人員協同配合；面向應用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數據庫的“活性”；突出重點，由單一庫向系統庫發展等。當前若能把綜合數據庫的完善提高和各單位檔案目標庫建立起來，通過網絡聯接形成開放的分步式數據庫群，將使自動化系統效率大大提高一步。
三、檔案數字化建設的步驟
1、建立檔案數據庫。第一步，輸入文件級目錄。從1997年開始，我們把館藏檔案的文件級目錄輸入數據庫。截止2005年5月，已輸入文件級目錄30萬多條、案卷級目錄1萬多條，我們準備再用1-2年將全部完成。在建立數據庫的過程中，可邊輸入邊打印，一方面補齊卷內文件目錄，另一方面檢驗輸入的正確性，從而確保檔案數據庫的真實性、完整性和有效性。第二步，采用掃描儀、數碼相機等設備，實現原文件信息數字化。臨海市檔案館婚姻檔案、知青檔案、山林土地檔案利用十分頻繁，尤其知青檔案已十分破爛，只有實行數字化，才能確保原件的永久保存。從實踐看，檔案數據庫的建立大大提高了工作效率。如出具無婚姻記錄證明，我館由于實行了數字化管理，雖然保存著1962—2001年10多萬條婚姻檔案，利用者可以隨到隨辦。而靠手工管理的市辦事大廳保存著2001年—2004年不多的婚姻檔案，則需5個工作日。利用者對我館的數字化建設十分滿意。
2、建立了檔案局（館）網站。并與市政務網、公眾網聯網實施資源共享。在互聯網上向政府和社會提供檔案信息查閱，政策法規查詢、舉辦網上展覽，展示本地兩個文明建設的成果；建立網上現行文件查閱中心提供全文查詢，逐步實現政務公開，營造有利于當地市經濟建設和社會發展的良好環境。3、加強電子文件的收集和積累工作。電子文件是未來館藏數字檔案最主要的來源。以前，進館單位只移交紙質檔案和紙質文件目錄，現在我們要求進館單位實行電子文件和紙質文件的歸檔雙軌制，一般將電子文件拷貝兩套，異地保存，并隨紙質文件一并移交檔案館。這樣既推進了機關檔案室的電子化進程，又節省了檔案館建立數據庫的工作量。
4、加大檔案管理軟件推廣力度。電子文件是包括電子文件內容、電子文件載體和電子文件顯示、修改的電子計算機軟硬件平臺的組合。由于種種原因，各進館單位電子文件所依賴的軟硬件平臺不同，這給集成到檔案數據庫造成困難。對此，我們要高度重視，采取積極的措施予以解決。印發電子目錄數據庫結構與交換格式，對案卷級和文件級目錄數據庫結構的字段名稱、類型、長度作出了規定，規范軟件和數據格式，確保數據庫的準確性和有效性。
截止2005年5月，臨海市市鎮兩級機關和企事業單位已有20多家使用了PDE檔案綜合信息管理系統或其它綜合信息管理系統。今后，我們準備加大檔案信息管理系統的推廣力度，對新達標升級的單位要求全部安裝，對已達到各類標準的單位要求在1-2年內全部安裝。另外依托市政府OA網上辦公系統，做到文檔一體化，及時遷移電子文件。隨著系統設備更新、擴充，在不同系統之間交接電子文件，及時對歸檔電子文件進行遷移操作，確保電子文件的有效性。
檔案數字化建設是一項長期而又復雜的任務，不可能一步到位。工作中我們力求分步實施，突出重點，講求實效，持續發展。
參考資料
1、國際檔案理事會主席王剛同志在《第十四屆國際檔案大會開幕式上的致詞》，《中國檔案報》2000年第547期
