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第1篇

醫(yī)院科技檔案信息化管理的更好開展，成為了醫(yī)院人才建設(shè)，實施科教興院戰(zhàn)略的重要基礎(chǔ)。如何根據(jù)醫(yī)院科技檔案的基本特征，在醫(yī)院科技檔案管理各方面采取信息化管理的思路和模式，最大限度地發(fā)揮醫(yī)院科技檔案的作用，成為了醫(yī)院科技檔案管理的重要課題之一，本文就這一課題做一淺析。

1學(xué)科技檔案的基本特征

醫(yī)院的科技檔案主要包括五個部分:公開發(fā)表的科技論文、論著及其原始資料的收集;研究生的畢業(yè)論文及其相關(guān)實驗原始資料的收集;科學(xué)基金資助課題從立題至結(jié)題期間，所有相關(guān)資料的收集;協(xié)作項目的協(xié)議書，技術(shù)轉(zhuǎn)讓或申請專利的有關(guān)證明等的收集;通過鑒定后的科研成果資料的收集。這五個重要組成部分均具有以下兩個特點(diǎn)：

1.1源廣泛

醫(yī)學(xué)本身是一個多專業(yè)的龐大科學(xué)體系，涵蓋了醫(yī)、藥、衛(wèi)生、微生物、職業(yè)病、生化等。其分科的細(xì)致與多樣性決定了醫(yī)學(xué)科技檔案的來源相當(dāng)廣泛性和分散性。而這些科技檔案均自然形成于每一個科研機(jī)構(gòu)和有科研能力的單位及個人的研究工作中，因此無論從內(nèi)容上還是形式上都十分散亂。此外，醫(yī)學(xué)科技檔案的載體材料和形式也頗為多樣化：載體材料包括紙質(zhì)載體、磁盤記錄載體、光盤記錄載體等;檔案形式包括文字材料，獎狀、獎杯、證書等實物，這樣導(dǎo)致科技檔案管理工作量巨大，加之漫長的科研過程和周期，無疑加大了科技檔案收集工作的難度。

1.2利用價值高

醫(yī)學(xué)科技檔案不僅具有憑證作用，同樣也具有廣泛的參考作用。其內(nèi)容包含了豐富的醫(yī)學(xué)知識、先進(jìn)的科研思路、方法及大量有價值的國內(nèi)外科研資料，包括成功或失敗的經(jīng)驗，都可為今后科研開展提供參考，并對避免科研工作低水平重復(fù)或為科研而科研等，都有極高的利用價值。

2充分利用醫(yī)院內(nèi)部互聯(lián)網(wǎng)，創(chuàng)建和完善醫(yī)院科技檔案管理系統(tǒng)。

根據(jù)醫(yī)院科技檔案的兩個基本特征，如何在醫(yī)院科技檔案管理中采取信息化管理的思路和模式，最大限度地發(fā)揮醫(yī)院科技檔案的作用，成為醫(yī)院建設(shè)中的重點(diǎn)問題之一。本文認(rèn)為由于醫(yī)院科技檔案來源廣泛，而檔案管理人員人數(shù)、人力有限，醫(yī)院可充分利用醫(yī)院內(nèi)部互聯(lián)網(wǎng)，按照科技檔案的管理要求，建立高效的科技檔案管理系統(tǒng)，可促進(jìn)充分發(fā)揮醫(yī)院科技檔案的作用。

醫(yī)院科技檔案管理系統(tǒng)可就以下幾個方面進(jìn)行創(chuàng)建和完善：

2.1醫(yī)技人員個人信息管理

以科室為單位，將醫(yī)院醫(yī)技人員的個人科技檔案信息輸入醫(yī)院科技檔案管理系統(tǒng)。此系統(tǒng)可提供各類科技檔案，如各年度科研項目執(zhí)行匯報表、各項科研經(jīng)費(fèi)報銷登記與結(jié)果反饋、論文投稿登記情況表、學(xué)術(shù)會議審批及學(xué)術(shù)成果統(tǒng)計表，外出培訓(xùn)以及涉及到個人的科研教學(xué)信息等。

2.2科研管理

第2篇

1.前端控制不到位

企業(yè)不重視科技檔案資料的收集，從而導(dǎo)致資料不全，且很多科技人員并沒有檔案意識，從而導(dǎo)致很多科技工作者在科研過程中，未對過程資料進(jìn)行收集、整理，且不清楚科研成果歸檔的意義及價值，認(rèn)為科研成果放在自己身邊更加安全方便，甚至以技術(shù)資料需要保密為理由，在科研過程、科技獎勵之后，不愿意將需要上交的檔案資料歸檔。此外，科技檔案管理人員同時也做不到每個項目都能做到前端控制。

2.企業(yè)科技檔案制度不健全，全程控制不到位

科技檔案的歸檔工作缺乏系統(tǒng)、完整的制度保障，科技檔案全程控制不到位，沒有真正實行“四同步”，所謂“四同步”指的是文件材料歸檔與任務(wù)下達(dá)應(yīng)該同步、文件材料形成與檢查進(jìn)度應(yīng)該同步、驗收鑒定技術(shù)與驗收鑒定成果應(yīng)該同步、檔案管理部門出具歸檔材料證明與上報科技成果評獎應(yīng)該同步。由于“四同步”沒有真正的實現(xiàn)，使得在科技檔案管理中的制約手段缺乏有效性，導(dǎo)致了科技檔案管理工作中的主動性不足。

3.未對科技檔案實施信息化管理

計算機(jī)信息化管理的主要內(nèi)容是將科技檔案信息用數(shù)字的方式保留，并以網(wǎng)絡(luò)為紐帶進(jìn)行集中管理，因此，其具有多種優(yōu)勢，比如收藏數(shù)字化、傳遞網(wǎng)絡(luò)化以及資源共享化等。隨著計算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展。我國對科技檔案進(jìn)行計算機(jī)管理的模式已經(jīng)逐漸普及，在檔案刮泥中，多媒體技術(shù)的應(yīng)用直接說明對科技檔案管理的數(shù)字化趨勢已經(jīng)無法改變。不過，在現(xiàn)實中，部分企業(yè)對科技檔案進(jìn)行管理的過程中，主要使用目錄輸入或者檢索功能，卻忽視了計算機(jī)管理的深層含義，因此，其管理中依然存在較多問題，比如建設(shè)數(shù)據(jù)庫或者網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的觀念比較落后，信心化檔案管理工作人員不足以及檔案格式不標(biāo)準(zhǔn)等。

4.科技檔案的利用率較低

對于企業(yè)檔案而言，科技檔案處于核心地位，它通過記錄企業(yè)的建設(shè)及生產(chǎn)情況，如實反映了單位的具體活動。因此，科學(xué)合理的利用科技檔案，可以為企業(yè)創(chuàng)造出無形生產(chǎn)力。對此，科技檔案需要進(jìn)一步強(qiáng)化其資源的利用與開發(fā)力度，提高資源利用率，讓這些資源能夠更好的服務(wù)于企業(yè)的改革和發(fā)展。而現(xiàn)階段，對科技檔案的可發(fā)與利用中，還存在比較多的問題，如思想落后、服務(wù)過于被動、未對靜態(tài)檔案進(jìn)行深入挖掘等，很難在根本上滿足企業(yè)各個部門之間的需求。

二、加強(qiáng)企業(yè)科技檔案管理工作

1.建立健全科技檔案管理制度，理順科技檔案歸檔程序

科技檔案是科研課題研究的全過程的反映，因此要實現(xiàn)科技檔案完整性必須做到科研檔案全程管理。建立健全一個完整的管理體系，全程管理科技文件前、中、末生命周期。因此，要緊密結(jié)合科技檔案管理工作與計劃管理、成果管理、課題管理之間的關(guān)系，歸檔程序要合理化，對科技檔案管理工作的規(guī)律進(jìn)行掌握，實現(xiàn)對科技檔案的全程管理原則。

2.提高企業(yè)科技人員的科技檔案歸檔意識

科技人員是科技檔案形成的主體，科技檔案管理部門要不定期為科技人員進(jìn)行科技檔案工作培訓(xùn)，通過培訓(xùn)強(qiáng)調(diào)科技檔案工作的重要性，溝通在歸檔過程中遇到的問題，宣傳科技檔案管理最新規(guī)章制度，將科技檔案的管理走上規(guī)范化、科學(xué)化的良性循環(huán)軌道。

3.徹底落實科技檔案的數(shù)字化管理

要想使科技檔案的管理模式由最為傳統(tǒng)的方式逐漸轉(zhuǎn)化為現(xiàn)代管理，最為有效的方法則是實施數(shù)字化管理，而且數(shù)字化管理也可以使檔案管理部門脫離傳統(tǒng)的庫房式管理方式。數(shù)字化管理通過采用高科技的數(shù)字化存儲及時，可以提高信息存儲量，從而在一定程度上減少存儲空間。因此，要使計算機(jī)管理實現(xiàn)高水平，就需要進(jìn)一步增強(qiáng)科技檔案管理的硬件及軟件設(shè)備，結(jié)合現(xiàn)有的多媒體技術(shù)，對科技檔案進(jìn)行綜合管理，從而提高工作效率。要實現(xiàn)檔案格式標(biāo)準(zhǔn)化，就要保證其標(biāo)準(zhǔn)程度和國家標(biāo)準(zhǔn)相一致，備份數(shù)據(jù)庫、采用正版軟件以及限制用戶權(quán)限等措施可以提高管理力度；檔案人員要具備較高的計算機(jī)知識，可以準(zhǔn)確收集并分析原始資料。在上述情況下，企業(yè)只有多引進(jìn)適合形式發(fā)展的檔案專業(yè)人才，才能確保科技檔案數(shù)字化管理工作更加完善。

4.完善企業(yè)檔案編研工作

對科技檔案進(jìn)行管理，就要適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)對其的實際要求，檔案管理人員需要結(jié)合工作內(nèi)容編制相應(yīng)的檢索工具。近年來，社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，使檔案種類及內(nèi)容等變得逐漸多樣化、豐富化。對于使用者熱源，檔案信息含量非常大，因此，采用相應(yīng)的檢索工作，可以降低工作量，從而在不同層次上滿足檔案利用的實際需要。除此之外，檔案管理人員還需要提高工作責(zé)任心，積極編研檔案，從而使分散的檔案資料系統(tǒng)化，能夠全面反映相關(guān)情況，拓展科技檔案的利用方式，提高其利用率。做好檔案利用效益反饋信息工作，并使用戶在檔案利用的過程中實現(xiàn)其作用，并將各種意見及要求如實反映給檔案部門，從而在一定程度上提高科技檔案管理工作。

5.提高科技檔案的利用率

對科技檔案進(jìn)行管理的過程中，務(wù)必要考慮其開發(fā)利用問題。對于企業(yè)而言，檔案如何開發(fā)利用，具有一定的意義及價值。當(dāng)前情況下，我國的檔案管理工作大多處于傳統(tǒng)手工階段，并沒有充分結(jié)合日益先進(jìn)的信息技術(shù)，因此在管理、查閱的過程中耗時耗力。雖然有很多科技檔案都在不同程度上引進(jìn)了計算機(jī)管理設(shè)備，但適用范圍狹窄，檔案數(shù)字化程度不高。所以，也就造成了科技檔案管理工作的落后，檔案的利用率較低。因此，在實際工作中，只有將檔案網(wǎng)站的作用真正的發(fā)揮出來，才能提高科技檔案的利用程度。除此以外，因為企業(yè)科技檔案管理中，包含諸多學(xué)術(shù)成果，信息含量較大，存在眾多的知識產(chǎn)權(quán)，由此說明，企業(yè)科技檔案管理總，對科技檔案的利用有特殊性。對企業(yè)科技檔案進(jìn)行利用的過程中，要注意保護(hù)他人的知識產(chǎn)權(quán)與勞動成果，防止侵權(quán)現(xiàn)象發(fā)生，這樣才能做到正確利用科技檔案。

三、結(jié)論

第3篇

雖然當(dāng)前企業(yè)內(nèi)部的信息處理網(wǎng)絡(luò)得到了較大程度的進(jìn)步，但是其資料和文件的傳輸信息化程度還不夠，這很大程度上限制了企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量的提高。企業(yè)檔案管理信息化不足的一個重要原因是企業(yè)還沒有建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，缺乏強(qiáng)力的系統(tǒng)和技術(shù)支撐，即便一些企業(yè)建立了信息系統(tǒng)，但沒能根據(jù)檔案管理工作的實際情況及時完善，也會降低企業(yè)檔案管理的工作效率，制約企業(yè)檔案管理的科學(xué)化、創(chuàng)新化發(fā)展。

二、促進(jìn)檔案管理科技建設(shè)創(chuàng)新的策略

1.轉(zhuǎn)變觀念，提高企業(yè)對檔案管理的重視度

企業(yè)管理者及檔案人員要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的企業(yè)經(jīng)營管理，將提高檔案管理工作的科技建設(shè)和創(chuàng)新發(fā)展納入企業(yè)的工作重點(diǎn)內(nèi)，充分意識到檔案管理工作對企業(yè)發(fā)展的重要意義。企業(yè)管理者要加大對檔案管理重要性的宣傳和教育，各級領(lǐng)導(dǎo)要發(fā)揮引導(dǎo)作用，要與時俱進(jìn)，利用現(xiàn)代化的管理手段和科學(xué)技術(shù)來技術(shù)調(diào)整和完善企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作。要加大對檔案管理工作的資金投入，加大對檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，完善管理設(shè)備，建立科學(xué)化、創(chuàng)新化、信息化、現(xiàn)代化的企業(yè)檔案管理體系。同時，檔案管理人員要不斷豐富自身的專業(yè)素質(zhì)，加強(qiáng)與其他工作人員的交流和溝通，吸收別人先進(jìn)的管理經(jīng)驗，增強(qiáng)自身的工作責(zé)任感。

2.制度保障，建立健全的企業(yè)檔案管理制度

健全的企業(yè)檔案管理制度是提高企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量，促進(jìn)企業(yè)檔案管理科學(xué)化和創(chuàng)新化發(fā)展的制度保障。企業(yè)在構(gòu)建檔案管理相關(guān)制度時，要遵循《檔案管理整理規(guī)劃》、《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，確保企業(yè)所制定的檔案管理規(guī)章制度符合國家的制度要求，達(dá)到國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)，做到有法可依。同時，企業(yè)檔案管理制度的制定需要依據(jù)企業(yè)自身的生產(chǎn)服務(wù)要求，通過與企業(yè)各個部門的管理者和檔案管理工作人員召開會議研討，進(jìn)行全面的討論后，起草初步的檔案管理制度。需要注意的是，制定好的檔案管理制度采用試行的方式，在某部門先試用，發(fā)現(xiàn)不足即可進(jìn)行針對性的更改，以確保企業(yè)檔案管理制度的科學(xué)化和創(chuàng)新化。

3.電子化發(fā)展，重視電子文件管理

網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化的普及發(fā)展，促進(jìn)了企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展和創(chuàng)新，檔案管理模式也從傳統(tǒng)的方式向電子化模式轉(zhuǎn)變，即由傳統(tǒng)的可視記錄識別轉(zhuǎn)換為機(jī)器識別代碼型發(fā)展，機(jī)器識別代碼型即所謂的電子檔案。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件材料相比，電子檔案管理下的電子文件是由擬稿者直接寫在磁盤上，修改形成后，即可貯存到辦公的信息數(shù)據(jù)中，技術(shù)人員和檔案人員即可實現(xiàn)信息的共享，弱化了檔案和文件的界限。同時，在企業(yè)的各項管理活動中，電子文件憑借其快捷、精確的特點(diǎn)正逐步取代了紙質(zhì)文件，電子圖紙也以巨大的優(yōu)勢被廣泛應(yīng)用。利用計算機(jī)手段和輔助工具設(shè)計的電子圖紙，不僅易于存儲和查詢，還更加形象具體。此外，傳統(tǒng)的文書檔案、聲像檔案、科技檔案、會計檔案、基建檔案和人事檔案等分類被取代，逐漸形成了以企業(yè)信息集成系統(tǒng)中各個流程和管理模塊的設(shè)置和發(fā)展。利用電子文件管理，能將分散在各個管理系統(tǒng)中的檔案信息通過利用計算機(jī)規(guī)定的指令來隨機(jī)調(diào)整和設(shè)置分類方案。因此，新形勢下的檔案管理科技建設(shè)創(chuàng)新工作，必須加強(qiáng)電子檔案和電子文件管理，實現(xiàn)企業(yè)檔案的數(shù)字化、科技化、信息化、創(chuàng)新化發(fā)展。

三、結(jié)語

第4篇

機(jī)制改革，新的科研運(yùn)行機(jī)制下科研檔案收集工作出現(xiàn)的問題

在新形勢下畜牧科研檔案不只限于課題準(zhǔn)備階段、研究階段、鑒定階段形成的各種原始記錄，還包括大量在成果轉(zhuǎn)化中后續(xù)實驗、開發(fā)、應(yīng)用、推廣過程中形成的各種材料。這些材料的形成周期長、不定期，歸檔難度更大。難以保證科研檔案的完整性和系統(tǒng)性。新的科研運(yùn)行機(jī)制下，新疆畜牧科學(xué)院與高校合作（新疆畜牧科學(xué)院與石河子大學(xué)合作）、院兵合作（新疆畜牧科學(xué)院與新疆農(nóng)墾科學(xué)院合作）、企業(yè)合作（新疆畜牧科學(xué)院與新疆天康畜牧生物技術(shù)有限公司合作），共同研究的項目越來越多，這對檔案的收集產(chǎn)生了極大地影響，其結(jié)果是造成一個項目的材料分散在幾個單位。如果僅僅按照過去的辦法只收集本單位形成的檔案材料，必然難以保證科研檔案資料的完整性和系統(tǒng)性，從而給檔案的利用帶來不利的影響。歸檔范圍難制定。新的運(yùn)行機(jī)制是一種動力機(jī)制，我院科技工作者在工作之余也在努力從事科研活動，于是產(chǎn)生了相當(dāng)一部分非職務(wù)成果，非職務(wù)成果屬于各人所有，其形成的科研檔案理所當(dāng)然也歸個人所有，按理非職務(wù)成果檔案不屬于歸檔范圍，但是由于非職務(wù)科研活動與職務(wù)科研活動有著密切的聯(lián)系，很難將他們截然分開，這給檔案部門劃定歸檔范圍造成了相當(dāng)?shù)碾y度。還有由新的特殊機(jī)構(gòu)衍生出來的一些特色優(yōu)勢產(chǎn)業(yè)，像獸用疫苗、生物制劑以及奶牛胚胎性別控制等等科研活動。科研人員為了使自己在競爭中立于不敗之地，將科研過程中積累的資料和獲得的經(jīng)驗視為本課題組甚至個人財富的一部分，僅限于本課題的主要成員使用，拒絕拿出來與他人共享（這里所說的共享是指允許范圍內(nèi)的共享）。新的運(yùn)行機(jī)制下，這種現(xiàn)象的存在，導(dǎo)致的直接結(jié)果就是科研檔案資料的不完整性。

檔案專業(yè)性不強(qiáng)，檔案知識不足

院屬各所（中心）檔案管理人員都是兼職，常因兼職過多而無法將精力放在檔案管理上來，且大多數(shù)人未經(jīng)過正規(guī)的檔案專業(yè)培訓(xùn)，檔案業(yè)務(wù)知識與技能相對不高。從事科研工作的科技工作者不懂檔案收集整理工作；做檔案工作的檔案員不懂畜牧科研技術(shù)，跟科技工作者比起來對科研項目的進(jìn)展程度以及完整性了解的不是很深，造成科研生產(chǎn)活動與歸檔工作脫節(jié)。檔案管理人員繼續(xù)學(xué)習(xí)的機(jī)會少，自主接受新知識的主動性弱，新的管理辦法、歸檔范圍執(zhí)行起來總有些許滯后性。各所單位科研項目人對科研檔案歸檔范圍不了解，認(rèn)為歸檔只是在項目驗收結(jié)題時把科研項目大本子直接交到院綜合檔案室就可以了。造成檔案人員想要的科研資料沒有，不用存檔的資料一大堆，而且大本子里大多數(shù)都是課題資料的復(fù)印件根本沒有保存的價值。這些也是收集工作不完整的一個重要因素。根據(jù)科研檔案管理的規(guī)范要求，結(jié)合畜牧業(yè)科研單位的特點(diǎn)，科研檔案工作者應(yīng)更新觀念，大膽探索，從源頭抓起，以推動畜牧科研檔案工作向更深層次發(fā)展。現(xiàn)根據(jù)問題從管理制度和科研檔案管理人員等方面闡述解決問題的措施。

建立健全適應(yīng)新的科研運(yùn)行機(jī)制的科研檔案管理制度

科研檔案工作要適應(yīng)新疆畜牧畜科院新的科研運(yùn)行機(jī)制，應(yīng)該破除各種束縛科研檔案工作發(fā)展的舊思想、舊觀念，開拓新的路子，改進(jìn)現(xiàn)有的管理方法，使科研檔案工作跟上時展、變化的步伐，適應(yīng)新的科研運(yùn)行機(jī)制。新疆畜牧科學(xué)院根據(jù)科研單位的特點(diǎn)，制定《新疆畜牧科學(xué)院科研檔案管理辦法》，《新疆畜牧科學(xué)院科研檔案歸檔范圍》并下發(fā)文件，發(fā)至院屬各所（中心），由院綜合檔案室組織院屬各單位專兼職檔案人員集中學(xué)習(xí)科研檔案歸檔范圍。現(xiàn)將新增科研檔案管理辦法歸納為以下幾點(diǎn)：建立完善的科研檔案工作網(wǎng)絡(luò)。針對科研檔案收集工作的全面性、完整性等特性，科研檔案收集工作必要從科研項目的源頭抓起，深入基層廣泛收集材料。所以建立完善的檔案組織工作網(wǎng)絡(luò)就很有必要。新疆畜牧科學(xué)院根據(jù)“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理”的原則，成立了檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，組長由院長兼任，成員則是院屬各所（中心）主管業(yè)務(wù)的所長（主任），各所（中心）的科管秘書則是兼職檔案員，形成院領(lǐng)導(dǎo)掛帥，辦公室、科管處領(lǐng)導(dǎo)分管，檔案人員具體抓，各所領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案人員協(xié)助的五級檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系。在制定科研工作計劃時，提出建檔要求；平時由各研究所（中心）在本單位專業(yè)項目立項時，就安排一位本項目人員兼職項目檔案員，參與項目實施檢查、項目考核評比、課題鑒定、驗收，全程跟蹤管理在研項目檔案材料的形成，防止材料流失。并在項目結(jié)題時整理立卷，最后由院檔案室檢查，院科管處監(jiān)督，科研檔案資料不立卷不予結(jié)題驗收課題。建立開放式科研檔案管理辦法。由于畜牧科研項目中有相當(dāng)一部分課題需要與外單位合作，這些涉及多家單位的科研項目的檔案管理方式，可采取開放式的管理形式，即采取檔案的共建共享。即以科研項目為單位收集材料，項目的主要完成單位應(yīng)將該項目的材料收集齊全，涉及到其他單位的材料，可收集復(fù)印件，并在上面加蓋單位檔案部門的印章。在共建的基礎(chǔ)上，除確需保密的科研材料之外，其余的都應(yīng)在所有參與項目的單位之間實現(xiàn)檔案信息的共享。加強(qiáng)科研成果轉(zhuǎn)化階段形成材料的補(bǔ)充。原有的科研檔案管理中，檔案部門主要收集項目開始至鑒定期間形成的材料，至于鑒定后成果開發(fā)推廣階段形成的材料，很少去收集。檔案部門與科研部門、課題組聯(lián)系多，與科研開發(fā)部門接觸少。檔案部門很少介入科研產(chǎn)業(yè)部門的工作中，也無法向科技開發(fā)部門提供有價值的檔案開發(fā)產(chǎn)品。新運(yùn)行機(jī)制下，檔案部門要加強(qiáng)科研成果轉(zhuǎn)化階段形成材料的補(bǔ)充，建立動態(tài)的管理模式，應(yīng)建立科研與科研檔案一體化的管理方式。動用一定的強(qiáng)制措施和經(jīng)濟(jì)手段，加強(qiáng)對難以歸檔的科研文件的監(jiān)督管理。在提高科研工作者歸檔意識方面，規(guī)范科技工作者及檔案工作者的行為，健全完善的規(guī)章制度很重要。《新疆畜牧科學(xué)院科研檔案管理辦法》中將科技檔案工作納入年底各所領(lǐng)導(dǎo)督察工作內(nèi)容中，直接與年底單位考核制度掛鉤，實行檔案一票否決制，從強(qiáng)制各單位實施《新疆畜牧科學(xué)院檔案管理辦法》到現(xiàn)在的習(xí)慣自覺規(guī)范地完成科研檔案工作。《新疆畜牧科學(xué)院科研檔案管理辦法》中將科技檔案工作納入科研管理和科技活動過程中，使科研檔案歸檔工作成為科研項目結(jié)題驗收工作的一個硬性指標(biāo)，不歸檔、不驗收。制定管理目標(biāo)考核制，與個人崗位責(zé)任制掛鉤，變軟指標(biāo)為硬指標(biāo)，使每個專業(yè)技術(shù)人員都自覺地將科研檔案資料按時交給檔案管理人員。最后在全院年底表彰大會中，還新增了科研檔案歸檔優(yōu)秀單位和優(yōu)秀個人獎，這樣從先進(jìn)優(yōu)秀方面激勵了科技工作者的歸檔積極性。#p#分頁標(biāo)題#e#

第5篇

統(tǒng)一思想認(rèn)識，深刻領(lǐng)會加強(qiáng)城建檔案管理工作的深遠(yuǎn)意義。

在解決征用土地、地界糾紛等方面的問題時，城建檔案是重要的法律依據(jù)，可以為維護(hù)相關(guān)組織和公民合法權(quán)益提供重要憑證。因此，城建檔案管理部門要以科學(xué)的思想為指導(dǎo)，運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的理論、方法和手段，研究和處理檔案管理中的問題，達(dá)到對檔案資源的有效管理，使城建檔案管理工作滿足城市現(xiàn)代化建設(shè)的發(fā)展需要。城建檔案工作者要站在對歷史負(fù)責(zé)、對未來負(fù)責(zé)、對人民負(fù)責(zé)的高度，樹立強(qiáng)烈的責(zé)任感和事業(yè)心，把依法開展檔案管理工作作為自己義不容辭的責(zé)任。各職能部門也要共同參與，齊心協(xié)力，使城建檔案工作逐步走向規(guī)范化、制度化、法制化，更好地為改革開放和經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。

完善各項制度，建立健全城建檔案管理機(jī)制。

制度管理是最有效的管理，也是最高效的管理，日趨完善的制度體系是城建檔案工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的根本保證。要強(qiáng)化制度體系建設(shè)，完善建設(shè)工程檔案備案制、專項驗收以及竣工驗收等制度，通過與建設(shè)單位簽訂建設(shè)工程檔案報送責(zé)任書等形式，從制度上強(qiáng)化對工程檔案的監(jiān)管力度，保證檔案的接收質(zhì)量。同時，要建立健全文件材料積累、歸檔、整理以及檔案收集、鑒定、保管、利用等相關(guān)制度，用制度規(guī)范檔案管理工作，并且要建立健全城建檔案執(zhí)法機(jī)制，加強(qiáng)執(zhí)法隊伍的建設(shè)，培養(yǎng)一支能夠適應(yīng)新形勢發(fā)展的高素質(zhì)的執(zhí)法隊伍，確保各項制度能夠落到實處，使檔案管理工作走上制度化、規(guī)范化、科學(xué)化的軌道。

應(yīng)用現(xiàn)代科技，提高城建檔案現(xiàn)代化管理水平。

在市場經(jīng)濟(jì)條件下，我們要把城建檔案工作作為信息產(chǎn)業(yè)來管理、開發(fā)和經(jīng)營，走科技強(qiáng)檔之路；要用現(xiàn)代通訊技術(shù)和計算機(jī)技術(shù)，提高城建檔案信息服務(wù)功能的實現(xiàn)水平，使其在城市可持續(xù)發(fā)展中發(fā)揮重要價值。要配備必要的檔案管理現(xiàn)代化設(shè)備,實現(xiàn)檔案儲存縮微化、保護(hù)科學(xué)化、辦公自動化。要采用現(xiàn)代化信息處理技術(shù)和手段保證已產(chǎn)生的需要長久保存歸檔的電子文件的真實性、完整性和安全性。要選擇好適合于城建檔案館特色的管理軟件,建立檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。

提高服務(wù)水平，發(fā)揮城建檔案工作的社會作用。

隨著城市的建設(shè)和發(fā)展以及科學(xué)文化建設(shè)的到來,建設(shè)系統(tǒng)的各項工作對城建檔案的需求在內(nèi)容上越來越廣、要求上越來越高，為此城建檔案部門要緊跟形勢,加快檔案開發(fā)利用工作向深層次服務(wù)轉(zhuǎn)化，不斷創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制、拓寬服務(wù)領(lǐng)域、改進(jìn)服務(wù)方法、更新服務(wù)手段、提升服務(wù)功能、提高服務(wù)水平,最大限度地滿足城市建設(shè)對檔案利用的要求。要在主動服務(wù)、超前服務(wù)上下工夫,積極探索從檔案收集保管型向信息資源開發(fā)利用型轉(zhuǎn)變的路子,廣泛開展編研工作,使城建檔案在城市規(guī)劃、勘測、設(shè)計、施工以及城市建設(shè)管理、科學(xué)研究、修史編志、社會教育、國防建設(shè)和應(yīng)對突發(fā)事件等諸多方面發(fā)揮作用,創(chuàng)造出更大的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。同時,還要加強(qiáng)與政府公共安全和應(yīng)對突發(fā)事件機(jī)構(gòu)的合作,做好重點(diǎn)工程檔案的備份和安全保管工作,加強(qiáng)對重點(diǎn)工程檔案信息的研究分析,為制定應(yīng)急預(yù)案和搶救方案提供服務(wù)。

第6篇

1.1檔案管理信息化可以確保農(nóng)業(yè)決策方向的正確性

只有加強(qiáng)對農(nóng)業(yè)科技檔案的信息化管理，才能在農(nóng)業(yè)科技發(fā)展的過程中提供準(zhǔn)確、可靠的信息，使相關(guān)人員準(zhǔn)確把握農(nóng)業(yè)發(fā)展情況，制定出切實可行的經(jīng)營方案，提高農(nóng)業(yè)發(fā)展效益。

1.2檔案管理信息化有利于農(nóng)業(yè)科技部門及時解決發(fā)展中出現(xiàn)的問題

農(nóng)業(yè)科技發(fā)展朝著復(fù)雜化的方向發(fā)展，尤其是我國加入世界貿(mào)易組織以來，農(nóng)業(yè)不僅要面對國內(nèi)市場的競爭，也要在世界之林立足，如果在經(jīng)營的過程中沒有收集詳細(xì)的檔案材料，不了解自身的發(fā)展情況，就很難制定出規(guī)避風(fēng)險的策略，也不能有效解決農(nóng)業(yè)發(fā)展中存在的問題。檔案管理信息化能維護(hù)農(nóng)業(yè)經(jīng)營者的合法權(quán)益，例如，在雇傭關(guān)系中，一旦發(fā)生賠償情況，員工和農(nóng)業(yè)決策者可根據(jù)檔案資料進(jìn)行合理索賠。

2農(nóng)業(yè)科技檔案管理中出現(xiàn)的問題

2.1檔案管理體系存在漏洞

農(nóng)業(yè)科技檔案的管理沒有采取有效措施進(jìn)行檔案的分級化管理，農(nóng)業(yè)科技檔案管理體系不完善，很多管理規(guī)章沒有在審查的基礎(chǔ)上落實，沒有建立有效的農(nóng)業(yè)科技檔案管理評價機(jī)制，檔案的管理和控制具有不徹底性。

2.2沒有樹立現(xiàn)代化的農(nóng)業(yè)科技檔案管理意識

沒有采取有效手段進(jìn)行檔案管理，沒有根據(jù)農(nóng)業(yè)發(fā)展的實際情況對檔案進(jìn)行跟蹤，在管理檔案時信息化的管理理念不強(qiáng)烈。農(nóng)業(yè)科技檔案管理人員法律意識淡薄，沒有制定相關(guān)的信息化制度約束農(nóng)業(yè)科技檔案管理人員的行為。

2.3農(nóng)業(yè)科技檔案管理人員沒有更新自身的思想觀念

在檔案管理過程中，管理人員沒有及時更新農(nóng)業(yè)科技檔案管理的知識儲備，沒有根據(jù)社會的發(fā)展提高農(nóng)業(yè)科技檔案管理的思想覺悟。

2.4農(nóng)業(yè)科技檔案管理人員的素質(zhì)有待提高

農(nóng)業(yè)科技檔案管理人員的知識面窄，對農(nóng)業(yè)科技檔案管理知識僅僅略知一二，在進(jìn)行農(nóng)業(yè)科技檔案管理時，也沒有聯(lián)系其他學(xué)科的知識，農(nóng)業(yè)科技檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)有待于完善，沒有及時更新知識，對信息技術(shù)的應(yīng)用跟不上時展步伐。

3促進(jìn)農(nóng)業(yè)科技檔案管理信息化的有效措施

3.1農(nóng)業(yè)科技檔案管理人員要更新自身的思想觀念

在檔案信息化管理過程中，管理人員要充分認(rèn)識到檔案信息化管理的重要性，在提高思想覺悟的基礎(chǔ)上，更新自身觀念，摒棄那些與信息化建設(shè)不相符的觀念，樹立依靠科學(xué)技術(shù)進(jìn)行檔案管理的新觀念，樹立與經(jīng)濟(jì)發(fā)展相協(xié)調(diào)的農(nóng)業(yè)科技檔案管理觀念，將檔案的被動化管理轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃踊芾恚罐r(nóng)業(yè)科技檔案管理工作順應(yīng)時展，提高部門經(jīng)濟(jì)水平。

3.2提高農(nóng)業(yè)科技檔案管理者的綜合素質(zhì)

提高農(nóng)業(yè)科技檔案管理者的綜合素質(zhì)是實現(xiàn)檔案信息化管理的必然要求，檔案管理要綜合運(yùn)用各學(xué)科的專業(yè)知識，覆蓋的知識面非常廣。因此，農(nóng)業(yè)科技檔案管理人員要有豐富的知識儲備，不僅要研究檔案學(xué)知識，也要不斷學(xué)習(xí)其他學(xué)科的知識。要提高農(nóng)業(yè)科技檔案管理人員的知識水平，完善并不斷更新農(nóng)業(yè)科技檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)，使其掌握一定的信息技術(shù)。根據(jù)農(nóng)業(yè)科技檔案管理人員的年齡、性格等特征進(jìn)行分級管理，定期培訓(xùn)，提高其職業(yè)技能和道德素質(zhì)，以實現(xiàn)檔案管理信息化。

4結(jié)語

第7篇

科技檔案信息化管理的目標(biāo)要求就是充分利用現(xiàn)有的通信、計算機(jī)、數(shù)據(jù)庫等先進(jìn)技術(shù)，在國家、行業(yè)以及單位科技檔案管理法規(guī)制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的框架下，用信息化手段來保障和促進(jìn)科技檔案的管理水平，為科技檔案資源的形成、收集、整理、保管、開發(fā)、利用等提供堅實的基礎(chǔ)，科技檔案開展信息化管理，重點(diǎn)可以從以下方面進(jìn)行。

第一，采用信息化手段實現(xiàn)科技檔案的自動編目、檢索、立卷和標(biāo)引等工作。對科技檔案實施自動編目和自動檢索是應(yīng)用信息化手段管理科技檔案的基本要求，其中自動編目是將收集到的科技檔案相關(guān)信息制成檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫，在不同要求下編制出不同的檔案檢索工具，包括全宗目錄、分類目錄、案卷目錄、專題目錄、作者目錄等各種目錄和索引，充分發(fā)揮信息化編目速度快、項目全等優(yōu)勢。自動檢索是通過查找檔案目錄并利用檔號、題名、責(zé)任者、分類號、關(guān)鍵詞等檢索標(biāo)志，迅速、準(zhǔn)確地查找出滿足要求的檔案資料，與手工檢索相比，自動檢索速度快、線索形式多樣，檢全率和檢準(zhǔn)率高，能最大限度地滿足利用者要求。計算機(jī)自動立卷是計算機(jī)以科技檔案目錄中每份文件的有關(guān)存錄項為依據(jù)將某方面具有共同點(diǎn)和聯(lián)系密切的文件綜合在一起組成案卷，并自動對同一卷的卷內(nèi)文件進(jìn)行排列和編號等工作，極大地提高了立卷速度和立卷質(zhì)量，改善了效率。科技檔案自動標(biāo)引是計算機(jī)通過對科技檔案題名或全文信息進(jìn)行字詞切分、對內(nèi)容特征進(jìn)行分析，提取及給出正式主題詞或分類號的過程，科技檔案自動標(biāo)引能夠顯著提高工作效率和加快科技檔案目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。

第二，采用信息化手段實現(xiàn)科技檔案的借閱、統(tǒng)計、編研及保管環(huán)境的自動控制。科技檔案的借閱管理和統(tǒng)計工作復(fù)雜而繁瑣，而通過采用信息化手段進(jìn)行自動借閱管理和統(tǒng)計，對科技檔案的利用登記、審批、檢索、調(diào)卷、歸檔、利用情況統(tǒng)計等進(jìn)行自動管理，不但能夠有效完善科技檔案的借閱管理制度，還極大地提高了工作效率。采用信息化手段實現(xiàn)科技檔案的借閱管理，重點(diǎn)涉及內(nèi)容包括以下幾個方面：用戶的借閱資格驗證、借閱情況登記、歸還登記和自動統(tǒng)計。通過利用計算機(jī)技術(shù)，還能夠有效實現(xiàn)對科技檔案資料的自動編輯處理，不但能夠提供對科技檔案原文信息的檢索和分類，還能夠?qū)萍紮n案資料進(jìn)行文字編輯處理和排版印刷等工作，實現(xiàn)科技檔案資料的自動編研。另外，在科技檔案的管理環(huán)節(jié)中，對檔案保管環(huán)境的自動控制非常重要，應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)對檔案排架進(jìn)行自動管理，能夠結(jié)合科技檔案登記數(shù)據(jù)庫的信息，給出檔案庫房架位的分配圖，實現(xiàn)架位的自動分配，為新進(jìn)科技檔案合理分配架位，提高架位的利用率，還可以實現(xiàn)對科技檔案保管環(huán)境的溫、濕度以及防火防盜等進(jìn)行自動監(jiān)測和管理。

第三，加強(qiáng)培育科技檔案管理的信息化人才。對科技檔案實施信息化管理以及使信息化管理模式不斷深入的關(guān)鍵是信息化人才，信息化人才是使用信息化手段進(jìn)行科技檔案管理的主體，也是實現(xiàn)科技檔案信息資源增值的主體，更是不斷將科技檔案管理向信息化方向不斷推進(jìn)的中堅力量，因此需要加強(qiáng)科技檔案信息化人才培訓(xùn)，使科技檔案管理的信息化活動能順利開展，并實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

2、結(jié)束語

第8篇

林業(yè)檔案管理是林業(yè)發(fā)展過程的一部分，是林業(yè)工作的重要組成部分，必須納入整個林業(yè)發(fā)展的運(yùn)行機(jī)制，林業(yè)檔案工作是開展技術(shù)創(chuàng)新、研究信息技術(shù)、研究林業(yè)歷史的基地。林業(yè)檔案室的基本社會職能是服務(wù)林業(yè)、服務(wù)社會、保存歷史，著眼未來，強(qiáng)化服務(wù)，豐富館藏是林業(yè)檔案工作者的中心工作。

二、林業(yè)科技檔案工作資料收集的范疇

隨著全社會信息化進(jìn)程的深入，林業(yè)科技檔案管理工作要讓林業(yè)信息作為一種重要的管理資源。既要體現(xiàn)林業(yè)信息的情報價值，又要發(fā)揮林業(yè)檔案的歷史憑證作用，要實行林業(yè)檔案管理與信息管理并重，對林業(yè)科技檔案的人員編制、管理體制、崗位設(shè)置、職稱評聘、經(jīng)費(fèi)保障等方面的規(guī)定，均要?dú)w入檔案，以保證林業(yè)科技檔案的完整性，為林業(yè)的發(fā)展提供準(zhǔn)確完整的檔案資料。

三、依法治檔，依法興檔

林業(yè)科技檔案必須以行政執(zhí)法的手段來保證“檔案法”的實施。行政執(zhí)法的主要內(nèi)容是對檔案管理人員的行為進(jìn)行指導(dǎo)、確認(rèn)、處罰、獎勵，是在法律法規(guī)設(shè)定的實施范圍內(nèi)執(zhí)法，是林業(yè)科技檔案管理部門依照林業(yè)科技檔案工作的法律法規(guī)、部門規(guī)章的權(quán)限和程度進(jìn)行的活動。林業(yè)科技檔案的行政處罰是對違法行為起到威脅作用，執(zhí)法部門按照法律、法規(guī)、規(guī)章對林業(yè)科技檔案工作中犯錯誤，而未構(gòu)成犯罪時，必須做到處罰公正、有法可依、符合法定程序。

四、林業(yè)科技業(yè)檔案管理工作的探討

（一）健全林業(yè)基層單位林業(yè)檔案管

理機(jī)制林業(yè)科技檔案鍵全，會給林業(yè)建設(shè)帶來諸多方便。相反，如果不重視對檔案工作的管理，會給林業(yè)事業(yè)建設(shè)帶來不便甚至是損失。隨著信息化的發(fā)展，為了增強(qiáng)林業(yè)科技檔案室的競爭力，需要館藏特色檔案。大量事實證明，必須按照國家檔案管理的規(guī)范，重視林業(yè)科技檔案的開發(fā)利用，充分利用網(wǎng)絡(luò)資源，加大特色檔案收集力度。

（二）為林業(yè)生產(chǎn)，擴(kuò)展服務(wù)功能提

供保障林業(yè)科技室作為專業(yè)的檔案室，要與社會公共信息建立互聯(lián)互通關(guān)系，要利用網(wǎng)絡(luò)及計算機(jī)技術(shù)加大對相關(guān)信息的收集力度，增強(qiáng)信息采集能力、加工能力，突破館藏的局限。使林業(yè)檔案室不僅對用戶能提供客觀憑證，而且能提供現(xiàn)行的有序信息。

（三）完善相關(guān)法律法規(guī)

在檔案館進(jìn)行現(xiàn)行文件利用服務(wù)時，在提供現(xiàn)行文件服務(wù)的授權(quán)、要求現(xiàn)行文件進(jìn)館的依據(jù)、接收現(xiàn)行文件進(jìn)館的時限、提供現(xiàn)行文件服務(wù)的主體等問題上與現(xiàn)行有效的檔案法律、法規(guī)存在的沖突。因此，應(yīng)不斷探索與創(chuàng)新檔案服務(wù)機(jī)制、并選取適當(dāng)?shù)臅r機(jī)修改已有的法律、法規(guī)或重新立法，將探索與創(chuàng)新的積極成果合法化。

（四）創(chuàng)新林業(yè)科技檔案服務(wù)機(jī)制

創(chuàng)新林業(yè)科技檔案服務(wù)機(jī)制，更好的為政府決策服務(wù)、為林業(yè)日常工作服務(wù)、為公眾服務(wù)，是林業(yè)科技檔案部門當(dāng)前以及今后一個時期內(nèi)的工作重點(diǎn)。要使各項服務(wù)細(xì)致周到，內(nèi)容與程序不但合情、合理、而且合法，就必須處理好依法行政與創(chuàng)新檔案服務(wù)機(jī)制之間的關(guān)系。開展檔案整理、寄存、搶救、數(shù)字化、咨詢服務(wù)和技術(shù)保護(hù)業(yè)務(wù)，密切林業(yè)科技檔案室與管理、建設(shè)、規(guī)劃各部門的合作關(guān)系，擴(kuò)展面向社會的檔案中介服務(wù)，同時積極建立“熱線聯(lián)系”渠道和協(xié)作網(wǎng)絡(luò)，主動了解大型活動和重要項目等的建檔、利用、開發(fā)需求。

（五）強(qiáng)化服務(wù)意識

第9篇

一、學(xué)生課程成績與畢業(yè)論文檔案資料特點(diǎn)

在高校，每一個學(xué)生都有自己的成績單，都要提交一份自己的畢業(yè)論文（少數(shù)專業(yè)學(xué)生沒有畢業(yè)論文要求）。學(xué)生課程成績與畢業(yè)論文是反映教學(xué)效果和質(zhì)量的重要檔案資料，兩類檔案資料的顯著共性特征是學(xué)生身份信息唯一和明確具體，體現(xiàn)在每位學(xué)生的學(xué)號具有唯一性。在教學(xué)進(jìn)程中，這兩類檔案資料的時間屬性也很明確，學(xué)生課程成績每學(xué)期都有記載，畢業(yè)論文在本科學(xué)制最后一學(xué)期提交歸檔。此外，學(xué)生課程成績具有私密性、調(diào)用頻率高等特性；畢業(yè)論文屬于學(xué)生科研成果，成果歸屬權(quán)清晰，學(xué)校有對成果進(jìn)行使用的權(quán)利，除保密論文外，一般畢業(yè)論文均具有開放性，可供其他人和機(jī)構(gòu)查詢。畢業(yè)論文還具有頁碼多、圖表字?jǐn)?shù)多等特點(diǎn)，紙質(zhì)檔案占據(jù)較大的保存空間。歸納和理解學(xué)生課程成績和畢業(yè)論文檔案資料特點(diǎn)，是開展檔案管理和編研工作的基礎(chǔ)。

二、以身份信息為支點(diǎn)的檔案組卷及雙重管理

傳統(tǒng)的常用的成績檔案和畢業(yè)論文檔案組卷方法是采用入學(xué)年度與院系別（專業(yè)）相結(jié)合如組卷方法，或者采用以畢業(yè)年與院系別（專業(yè)）相結(jié)合的組卷方法。例如：××學(xué)校××級××院系（專業(yè)）學(xué)生成績冊（畢業(yè)論文），××學(xué)校××屆××院系（專業(yè)）學(xué)生成績冊（畢業(yè)論文）。由于受到院系、專業(yè)調(diào)整和更名的影響，受到辦學(xué)模式多樣化的影響，受到學(xué)分制和學(xué)籍異動等影響，這種組卷方法具有一定的弊端[4]。

就目前高校教學(xué)檔案管理的實際而言，學(xué)生成績和畢業(yè)論文一般都采用了紙質(zhì)檔案和電子檔案雙重管理，但這種雙重管理還存在不少問題。例如：學(xué)生成績電子檔案一般依托高校教務(wù)管理部門的教務(wù)管理信息系統(tǒng)，學(xué)校檔案館無權(quán)調(diào)閱；學(xué)生成績電子檔案雖然采用了學(xué)號查詢?nèi)肟冢到y(tǒng)也具有一般的統(tǒng)計匯總功能，但對學(xué)生課程成績的統(tǒng)計分析功能開發(fā)的軟件還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，難以滿足教學(xué)管理的較高級需求；畢業(yè)論文電子檔案一般是做成光盤，或者簡單存貯在院系教學(xué)管理工作者計算機(jī)硬盤中，不利于長期保存、擴(kuò)充內(nèi)容和查詢?yōu)g覽。這說明，目前的所謂教學(xué)檔案雙重管理還僅僅是初步的、分離的檔案保存，不能充分體現(xiàn)紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理各自的優(yōu)勢，不能滿足檔案管理的要求和用戶服務(wù)需求。

因此，建立以學(xué)生身份信息為支點(diǎn)的檔案組卷及雙重管理值得深入探索。朱惠鈺，劉美娟（2001）提出，在新生入學(xué)時候，教務(wù)管理部門可以建立一個學(xué)號姓名及身份證號對應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)使用學(xué)號或身份證二選一的查詢方式。以學(xué)號為支點(diǎn)組織成績檔案，形成的案卷題名為：××學(xué)校學(xué)生成績總冊（學(xué)號范圍），把學(xué)號與檔號一起貼在案卷脊背上排架，一目了然，有利于快速準(zhǔn)確調(diào)檔[4]。同時在教務(wù)管理信息系統(tǒng)中，建立以學(xué)號或身份證入口的查詢界面，在主字段學(xué)號目錄后面，添加更多的其他信息子目錄，例如：姓名、院系、專業(yè)、學(xué)期、班級、課程名稱、課程性質(zhì)、授課教師等，充分實現(xiàn)多維學(xué)生課程成績數(shù)據(jù)分析的功能，為做好檔案編研工作打下基礎(chǔ)。譚玲玲等（2009）把整個學(xué)生成績檔案信息化管理分為五大功能模塊，即成績錄入、成績查詢、成績修改、成績分析、成績輸出，每一個功能模塊下面又設(shè)立若干子模塊，共計11個子模塊[5]。在畢業(yè)論文電子檔案信息化管理過程中，楊煥海（2007）提出了基于web的高校畢業(yè)論文檔案管理信息系統(tǒng)設(shè)計方案，對系統(tǒng)分析與結(jié)構(gòu)、關(guān)鍵技術(shù)，以及系統(tǒng)實現(xiàn)進(jìn)行了論述，提出的系統(tǒng)具有錄入、修改、查詢、瀏覽、編審、檢索和匯總等功能[6]，該畢業(yè)論文電子檔案管理信息系統(tǒng)也是基于學(xué)生學(xué)號關(guān)鍵身份識別信息而建立起來。以學(xué)生身份信息為支點(diǎn)，可以把紙質(zhì)檔案和電子檔案對應(yīng)聯(lián)系起來，實現(xiàn)雙重管理。同時，利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息的強(qiáng)大技術(shù)，可以最大限度地體現(xiàn)教學(xué)檔案的價值。

三、學(xué)生成績與畢業(yè)論文檔案的編研要點(diǎn)

檔案編研工作是檔案部門以館藏檔案為主要對象，以滿足社會利用的需要為主要目的，在科學(xué)研究的基礎(chǔ)上，編輯史料，編寫參考資料，參加編史修志及撰寫專門著作的工作。它是一種主動提供或報道檔案信息，為學(xué)校和社會服務(wù)的形式。檔案編研工作是檔案管理的重要環(huán)節(jié)，是充分開發(fā)檔案信息的有效手段。高校檔案編研工作應(yīng)立足于服務(wù)學(xué)校，做好選題規(guī)劃，體現(xiàn)學(xué)校特色[7]，對于反映教學(xué)效果和教學(xué)質(zhì)量的學(xué)生成績和畢業(yè)論文，學(xué)校和院系檔案管理工作者可充分利用紙質(zhì)檔案和信息化電子檔案，選擇一些關(guān)鍵選題，開展教學(xué)檔案編研工作，供教學(xué)管理者和教師參考，便于了解教學(xué)質(zhì)量狀態(tài)，進(jìn)一步改進(jìn)教學(xué)工作，加強(qiáng)高校內(nèi)部教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控。例如：對于學(xué)生課程成績，可選擇的編研題目有全校公共課大學(xué)英語、高等數(shù)學(xué)、計算機(jī)基礎(chǔ)等課程的一次性考試通過率；英語四級六級通過率；班級大面積不及格課程分析；學(xué)生學(xué)籍異動警示分析等。對于學(xué)生畢業(yè)論文，可選擇的編研題目有結(jié)合教師科研和生產(chǎn)實際題目的比例；歷年選題的重復(fù)情況分析；不同職稱教師指導(dǎo)學(xué)生人數(shù)情況分析；本科畢業(yè)論文質(zhì)量分析等。

學(xué)生課程成績和畢業(yè)論文是重要的教學(xué)檔案資料，是學(xué)生學(xué)習(xí)歷史的記載。對其開展科學(xué)管理和編研工作，不僅有利于實現(xiàn)一般的快速查詢功能，還能實現(xiàn)紙質(zhì)檔案和信息化的電子檔案優(yōu)勢互補(bǔ)，彌補(bǔ)檔案管理中存在的不足之處，充分挖掘和利用該類檔案的價值，便于為用戶提供優(yōu)質(zhì)檔案服務(wù)，為改進(jìn)教學(xué)和教學(xué)管理，提高教學(xué)質(zhì)量提供優(yōu)質(zhì)檔案服務(wù)。

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