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第1篇

關(guān)鍵詞：合同檔案；檔案管理；措施

隨著市場(chǎng)主體法制觀念的不斷增強(qiáng)，市場(chǎng)交易行為日趨規(guī)范，合同檔案數(shù)量與日俱增，在不同領(lǐng)域發(fā)揮的作用日益凸顯。筆者所在單位每年新增合同近3萬(wàn)件，累計(jì)已達(dá)26萬(wàn)余件，在合同檔案管理的探索中積累了一些有益的經(jīng)驗(yàn)，也存在一些需要探討的細(xì)節(jié)問(wèn)題。下面以中國(guó)聯(lián)通河南省分公司為例，從三個(gè)方面對(duì)合同檔案管理的做法進(jìn)行梳理、探討。

1 合同檔案的收集

1.1 收集時(shí)間：合同檔案有其自身的形成和運(yùn)動(dòng)規(guī)律，有的合同在幾天或幾周內(nèi)即可履行完約定事項(xiàng)，比如辦公用品的采購(gòu)合同，有的合同履行時(shí)間較長(zhǎng)，需要幾年甚至更長(zhǎng)的時(shí)間，比如重大建設(shè)項(xiàng)目類合同等，這些特點(diǎn)決定了合同檔案的收集時(shí)間宜根據(jù)具體情況靈活掌握，不能等合同全部履行完畢再歸檔。為確保一個(gè)歸檔年度內(nèi)的合同檔案齊全完整，且不影響合同的正常履行，筆者所在單位采取了以下三種形式：一是每季度的第一個(gè)月定期收集上季度履行完畢的合同；二是根據(jù)合同履行進(jìn)度，分階段收集履行周期較長(zhǎng)的重要合同，將合同原件在合同簽訂年度及時(shí)歸檔，提供復(fù)制件作為履行合同的依據(jù)；三是隨時(shí)收集在簽約儀式上簽訂的合同以及承辦合同量較小的部門簽訂的合同，避免丟失損毀。

1.2 收集內(nèi)容：合同檔案的內(nèi)容應(yīng)包括合同審批、招投標(biāo)、簽訂、履行、變更、終止、爭(zhēng)議解決等與合同有關(guān)的文件材料，不能局限于合同本身，應(yīng)做到齊全完整、不重不漏。[1]具體包括以下三個(gè)方面：

1.2.1 合同審批階段的文件材料：包括與合同有關(guān)的技術(shù)背景資料、可行性論證、技術(shù)評(píng)價(jià)報(bào)告、招投標(biāo)文件、審批文件、審簽單等。[2]

1.2.2 合同簽訂階段的文件材料：包括法人授權(quán)委托書(shū)、簽字儀式聲像材料、廉潔自律承諾書(shū)、公證書(shū)、合同書(shū)等。由于合同正本和副本在內(nèi)容一致的情況下法律效力相同，但合同正本的簽字、蓋章必須是原件，合同副本則不一定，因此，合同歸檔時(shí)應(yīng)以正本為準(zhǔn)，只有在正本因某種原因缺失的情況下可以將副本歸檔，不應(yīng)當(dāng)將正本和副本同時(shí)歸檔保存。

1.2.3 合同履行階段的文件材料：包括合同變更、補(bǔ)充協(xié)議、爭(zhēng)議解決、法律訴訟、備忘錄、項(xiàng)目驗(yàn)收等。

1.3 收集方式：合同檔案的收集方式由合同檔案的內(nèi)容、性質(zhì)、管理模式等所決定，但應(yīng)從源頭、過(guò)程進(jìn)行管控，確保合同的收集齊全、完整。[3]

1.3.1 系統(tǒng)內(nèi)合同的收集：對(duì)于通過(guò)合同管理系統(tǒng)進(jìn)行審簽的合同，筆者所在單位為確保合同及時(shí)歸檔，在合同審簽流程中增加了檔案部門管控環(huán)節(jié)，沒(méi)有檔案人員的歸檔確認(rèn)信息，合同無(wú)法進(jìn)入履行環(huán)節(jié)和合同款的結(jié)算，為合同檔案的齊全完整提供了切實(shí)有效的管控手段。

1.3.2 系統(tǒng)外合同的收集：對(duì)于通過(guò)傳統(tǒng)方式簽訂的系統(tǒng)外合同，在合同簽字蓋章環(huán)節(jié)由負(fù)責(zé)合同印章管理的人員牽頭收集，如果本單位先加蓋合同章，經(jīng)辦人應(yīng)登記合同信息，并簽字承諾待合同他方簽字蓋章后負(fù)責(zé)移交歸檔；如果本單位后蓋章，直接在加蓋合同章時(shí)留存一份歸檔。

2 合同檔案的整理

2.1 合同檔案的分類。現(xiàn)行檔案分類方案沒(méi)有將合同檔案作為一個(gè)單獨(dú)的一級(jí)類目進(jìn)行管理，但不同規(guī)模、不同性質(zhì)的單位在合同檔案分類方面的做法卻千差萬(wàn)別，有的將合同檔案作為一個(gè)單獨(dú)門類，并在檔案管理系統(tǒng)中設(shè)置了合同檔案模塊，有的將合同檔案歸入不同的類目中。筆者認(rèn)為，合同檔案管理應(yīng)遵循現(xiàn)行檔案分類大綱，按問(wèn)題或機(jī)構(gòu)將其歸入不同的類目，不宜單獨(dú)作為一個(gè)獨(dú)立門類進(jìn)行管理，以維護(hù)現(xiàn)有分類方案的嚴(yán)整性，避免出現(xiàn)“平行類目交叉、上下類目互不從屬”[4]的現(xiàn)象。同時(shí)，為便于合同檔案的日常管理和開(kāi)發(fā)利用工作，可借鑒文書(shū)檔案中的發(fā)文匯集管理模式，將合同及其相關(guān)文件材料按所屬類別歸檔，并將合同正本（或副本）按照合同流水號(hào)排列，進(jìn)行獨(dú)立管理。這樣既不改變現(xiàn)行檔案分類體系，又便于合同檔案的日常管理、統(tǒng)計(jì)和利用，同時(shí)保證了工程、科研、設(shè)備等檔案的完整性和成套性。

2.2 合同檔案保管期限的劃分。確定合同檔案保管期限的基本原則是以合同本身的價(jià)值為依據(jù)，并兼顧其他因素。首先，屬于不同檔案類型的合同保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)不同，比如文書(shū)檔案是永久、30年、15年，科技檔案是永久、長(zhǎng)期、短期。其次，合同的履行期限是重要參考指標(biāo)，合同條款規(guī)定的合同有效期是劃分合同檔案保管期限的重要依據(jù)之一。再次，合同標(biāo)的涉及設(shè)備、土地等使用年限應(yīng)作為考量因素。最后，考慮合同續(xù)簽優(yōu)惠條件等因素，根據(jù)設(shè)備的更新?lián)Q代情況適當(dāng)延長(zhǎng)合同檔案的保管期限。比如，再次采購(gòu)?fù)愋驮O(shè)備或其升級(jí)換代產(chǎn)品，可給予合同總價(jià)15%的優(yōu)惠。避免片面夸大合同的重要性，將合同不分主次一律列為永久保管，也不應(yīng)當(dāng)有完全按照合同履行期限，履行期滿即銷毀的極端做法。可見(jiàn)，盡管鑒定合同價(jià)值并無(wú)具體標(biāo)準(zhǔn)可循，但只要善于綜合各方面信息，運(yùn)用全面的、辯證的、動(dòng)態(tài)的觀點(diǎn)看問(wèn)題，就有助于合同檔案保管期限的劃分趨于準(zhǔn)確合理。

2.3 合同檔案的排序。合同檔案整理時(shí)，無(wú)論按機(jī)構(gòu)還是按問(wèn)題分類，無(wú)論歸入哪種檔案類型和類目，合同檔案的排序應(yīng)遵循下列原則：首先，將與合同訂立、變更、履行、終止等相關(guān)的文件材料集中排列，不宜分散到不同的案卷或件進(jìn)行整理。其次，按照結(jié)論性文件在前，依據(jù)性文件在后的原則排序，不宜簡(jiǎn)單機(jī)械地按文件形成時(shí)間先后順序排列。最后，合同審簽單上記載的信息反映了合同的起草、修改、審核等形成過(guò)程，相當(dāng)于正式公文的定稿，應(yīng)將其附在合同的后面，而不是合同的前面。遵循上述原則以確保合同檔案之間的有機(jī)聯(lián)系、主次分明、條理清晰。

2.4 變更、續(xù)簽合同的歸屬。合同變更指有效成立的合同在尚未履行或未履行完畢時(shí)，由于一定法律事實(shí)的出現(xiàn)而使合同內(nèi)容發(fā)生改變。文書(shū)檔案中合同歸檔時(shí)一般以年度為單位，對(duì)于跨年度簽訂合同變更或補(bǔ)充協(xié)議不宜集中存放。原因如下：一是跨年度混放不便于檔案的統(tǒng)計(jì)；二是原有檔案有統(tǒng)一的編號(hào)，插入文件時(shí)將造成編號(hào)的混亂；三是增加新歸檔合同需要調(diào)整檔案盒甚至檔案柜的位置；四是不便于合同檔案的檢索利用，例如，在2012年簽訂的補(bǔ)充協(xié)議，如果放到2009年度歸檔，可能造成檢索失誤。但按年度似乎又割裂了合同間的必然聯(lián)系，正確處理方法是在合同備考表中注明相互關(guān)聯(lián)合同檔號(hào)及存放位置。

2.5 合同檔案歸檔文件目錄的填寫(xiě)

2.5.1 文件編號(hào)。不同單位的合同簽訂都有自己獨(dú)立的合同審批流程和合同號(hào)的編制規(guī)則，填寫(xiě)文件編號(hào)時(shí)，應(yīng)以本單位的合同號(hào)為準(zhǔn)，而不是合同他方編制的合同號(hào)。

2.5.2 責(zé)任者。因合同的訂立方為雙方或多方，所以合同檔案的法定責(zé)任者為兩個(gè)或以上，且必有一方是本單位，歸檔工作中為了目錄格式的美觀和檢索方便，合同檔案的責(zé)任者應(yīng)填寫(xiě)合同他方，便于查詢和管理。

2.5.3 成文日期。合同成文日期的確定類似于聯(lián)合行文，以最后一個(gè)合法簽訂人簽署的日期為準(zhǔn)，因?yàn)橹挥泻贤鞣饺亢炞稚w章后合同才能正式生效。

3. 合同檔案的信息化建設(shè)

3.1 合同管理系統(tǒng)中電子印章的技術(shù)處理方法。一些合同量較大的單位都建設(shè)了合同管理系統(tǒng)，通過(guò)系統(tǒng)審簽合同有利于嚴(yán)格控制流程，公開(kāi)、透明、提高效率，但由于合同簽訂各方可能一方?jīng)]有使用系統(tǒng)，也可能使用不同的系統(tǒng)，不太可能使用同一系統(tǒng)進(jìn)行同一合同的審簽，合同簽署環(huán)節(jié)加蓋雙方電子印章在目前管理格局下難以實(shí)現(xiàn)，應(yīng)通過(guò)不同方式履行完合同各方的審批流程后手工加蓋合同章，將簽字蓋章頁(yè)掃描后插入合同管理系統(tǒng)中的電子合同正本中，完成電子合同的簽署流程，并形成完整的電子合同版本。

3.2 檔案管理系統(tǒng)中合同檔案的模塊設(shè)置。根據(jù)前面分析，盡管我們不贊成將合同作為單獨(dú)門類進(jìn)行管理，但在檔案管理系統(tǒng)中設(shè)置獨(dú)立的合同檔案模塊便于合同檔案管理。因?yàn)槲臅?shū)、科技等類型檔案的著錄項(xiàng)目不能完全涵蓋合同檔案的著錄和檢索信息，如，合同金額、合同類型、授權(quán)簽約代表、合同對(duì)方等。但在編制檔號(hào)時(shí)，仍然按照所歸入的門類正常編號(hào)，并在備考表注明參見(jiàn)號(hào)。

3.3 合同檔案的數(shù)字化管理。合同檔案的數(shù)字化管理即利用OCR、存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)庫(kù)等技術(shù)手段，通過(guò)數(shù)據(jù)交換、轉(zhuǎn)存、掃描等方式，將不同載體形式的合同轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)，實(shí)現(xiàn)資源共享的工作機(jī)制。主要途徑如下：

3.3.1 搭建系統(tǒng)橋梁。信息化水平較高、合同量較大的單位，一般都建設(shè)了網(wǎng)絡(luò)版合同系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)，通過(guò)建立聯(lián)網(wǎng)的系統(tǒng)間數(shù)據(jù)交換接口，實(shí)現(xiàn)已辦結(jié)合同數(shù)據(jù)自動(dòng)轉(zhuǎn)換、存儲(chǔ)到檔案管理系統(tǒng)，直接實(shí)現(xiàn)合同檔案的數(shù)字化管理。

3.3.2 下載轉(zhuǎn)存數(shù)據(jù)。對(duì)于因經(jīng)濟(jì)、技術(shù)等原因無(wú)法建立系統(tǒng)間數(shù)據(jù)交換接口的情況，可以將電子合同下載后，通過(guò)原文管理的方式轉(zhuǎn)存到檔案管理系統(tǒng)，以實(shí)現(xiàn)合同檔案的數(shù)字化管理。

3.3.3 掃描掛接數(shù)據(jù)。通過(guò)掃描、拍攝等方式，將紙質(zhì)載體的合同轉(zhuǎn)化為電子合同，并進(jìn)行技術(shù)加工和處理，通過(guò)批量數(shù)據(jù)掛接方式，實(shí)現(xiàn)合同檔案的數(shù)字化管理。

結(jié)語(yǔ)：SOX（薩班斯）內(nèi)控檢查和內(nèi)部審計(jì)越來(lái)越嚴(yán)格，對(duì)境內(nèi)外上市企業(yè)合同檔案的管理提出了更高的要求，探索、研究合同檔案管理模式，強(qiáng)化合同檔案規(guī)范化管理，有助于提升企業(yè)基礎(chǔ)管理水平。

參考文獻(xiàn)：

[1]袁俊玲.關(guān)于合同檔案管理的若干思考[J].山東檔案，2000（4）：4～5.

[2]張?jiān)?合同檔案的特點(diǎn)及其管理[J].山西檔案，2000（4）：23～25.

[3]儲(chǔ)玲.試論合同檔案必須實(shí)現(xiàn)全面質(zhì)量管理[J].機(jī)電兵船檔案，2009（5）：33～34.

第2篇

賀州供電局通過(guò)“引進(jìn)”和“吸收”兩個(gè)步驟逐步建立合同范本體系。對(duì)于公司推廣使用的合同范本則直接納入范本體系，而對(duì)于沒(méi)有推廣要求但公司本部或其他供電局在使用的合同，以及政府主管部門編制的合同，則結(jié)合該局實(shí)際，經(jīng)業(yè)務(wù)歸口、財(cái)務(wù)、審計(jì)、法律等部門審核通過(guò)后納入范本體系。至今，該局已建立48個(gè)合同范本。這些范本廣泛應(yīng)用于起草合同，大大提高了合同文本質(zhì)量和起草效率，為有效防范合同法律風(fēng)險(xiǎn)建立了基礎(chǔ)。在合同履行階段，通過(guò)抽查的方式加強(qiáng)合同履行管控，發(fā)現(xiàn)未按照約定履行的合同，則采取通報(bào)的方式要求相關(guān)人員予以整改，情節(jié)嚴(yán)重的則按照績(jī)效管理要求考核相關(guān)責(zé)任人員。

二、引進(jìn)會(huì)商機(jī)制強(qiáng)化管理銜接

合同管理涉及的部門多、業(yè)務(wù)廣，需要多個(gè)部門步調(diào)一致才能實(shí)現(xiàn)管理銜接。該局從廣東江門供電局引進(jìn)合同會(huì)商機(jī)制，定期組織相關(guān)部門討論解決合同管理問(wèn)題。至今，該局已組織相關(guān)部門進(jìn)行7次會(huì)商，有效解決了合同資料歸檔、采購(gòu)與合同簽訂銜接、合同辦理時(shí)間跟蹤等問(wèn)題。同時(shí)，采取法律歸口部門和采購(gòu)部門聯(lián)合開(kāi)展培訓(xùn)、邀請(qǐng)審計(jì)部門開(kāi)展專題講座的方式，加強(qiáng)合同相關(guān)業(yè)務(wù)部門的溝通與協(xié)調(diào)，努力實(shí)現(xiàn)管理“無(wú)盲點(diǎn)”、“無(wú)死角”。

三、開(kāi)展歸檔檢查探索全程管理

第3篇

論文關(guān)鍵詞：合同檔案,歸類,管理,措施

1 企業(yè)合同檔案的特征

要想分析企業(yè)合同檔案的分類管理，就必須掌握企業(yè)合同檔案的特征，具體包括以下幾點(diǎn)。

1.1 法律性

人類社會(huì)中，合同制度是一種最為古老的法律制度。對(duì)于經(jīng)濟(jì)社會(huì)而言，合同以法律形式存在，其目的是為了保障市場(chǎng)交易。合同在合同法的背景下，又賦予了法律效力。合同檔案是一種原始記錄，其記錄內(nèi)容包括合同變更、簽訂和終止整個(gè)過(guò)程，因此，合同檔案具有法律特征。

1.2 憑證性

在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的背景下，會(huì)引發(fā)較多的經(jīng)濟(jì)糾紛。合同既是當(dāng)事人履行合同義務(wù)和權(quán)利的憑證，又是法院及仲裁機(jī)構(gòu)處理和解決糾紛的一種法律依據(jù)。因此，合同檔案具有一定的憑證特征。

1.3 規(guī)范特征

合同的簽訂、變更和終止等環(huán)節(jié)，必須要在合同法允許的范圍內(nèi)執(zhí)行，也因此，賦予了合同檔案規(guī)范的特征。就合同的內(nèi)容和形式等方面而言，合同法均有明確規(guī)定。例如，訂立合同的形式有3種，包括口頭、書(shū)面及其他形式；內(nèi)容方面，對(duì)合同的當(dāng)事人姓名、數(shù)量、價(jià)款和住所等一般條款做了明確規(guī)定；還特別規(guī)定了合同的格式條款。只有賦予合同法律形式，才具備相應(yīng)的法律效益。將合同作為檔案保存時(shí)，一旦丟失某一部分，就失去了合同部分及全部法律效力，難以維護(hù)當(dāng)事人的合法權(quán)益。

1.4 相關(guān)文件多

企業(yè)合同檔案既包括簽訂的合同文本，又包括簽訂前和簽訂后的任何一個(gè)有關(guān)材料，例如，簽訂前的洽談、招投標(biāo)，簽訂后的變更、解除和簽訂等。邀請(qǐng)函、招標(biāo)書(shū)、投標(biāo)書(shū)、評(píng)標(biāo)報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、議價(jià)單、會(huì)簽審批表及解除協(xié)議等，組成了合同檔案，要想確保合同檔案的完整性，就必須做好合同檔案的歸檔工作。

1.5 合同檔案數(shù)量多

與行政機(jī)關(guān)相比，一個(gè)完備的企業(yè)，每年內(nèi)制定的合同檔案相對(duì)較多，少則幾百件，多則幾千件。在這種情況下，要區(qū)分兩種合同檔案的分類方法，從而更有效地做好企業(yè)合同檔案的管理。

2 合同檔案集分式歸類方法分析

2.1 以集分式歸類原則為中心

從舊版及新版電力企業(yè)檔案分類表來(lái)看，主要是依據(jù)科技檔案和文書(shū)檔案進(jìn)行歸類，科技檔案包括電力生產(chǎn)、科研項(xiàng)目和建設(shè)項(xiàng)目準(zhǔn)備。而文書(shū)檔案包括行政管理和經(jīng)營(yíng)管理兩大方面。在這種歸類措施下，既給合同檔案的分類整理增加了難度，又不利于合同檔案的查找及統(tǒng)計(jì)管理。對(duì)合同檔案進(jìn)行歸類時(shí)，要以集分式分類原則為中心，依據(jù)《合同法》中無(wú)名合同及有名合同的種類，重新制定。

2.2 集分式分類表

根據(jù)我國(guó)合同法有關(guān)規(guī)定，適用于企業(yè)的有名合同包括：買賣合同，借款合同，運(yùn)輸合同，委托合同，技術(shù)合同，承攬合同，供用熱力、水、電、氣合同，技術(shù)合同及建設(shè)工程合同9種。依據(jù)有名合同和無(wú)名合同，制定集分式分類表，并在分類表中，將合同檔案分類歸檔，依次為60～69號(hào)。

有名合同，又叫作典型合同，是指在法律規(guī)定中，確定其規(guī)則及名稱的合同。無(wú)名合同，又叫作非典型合同，是指在法律規(guī)定中，未確定其規(guī)則及名稱的合同。本科會(huì)計(jì)畢業(yè)論文

2.3 分類表的使用法方法

將合同檔案分類歸檔過(guò)程中，年度、分類號(hào)以及件號(hào)共同組成檔號(hào)，年度為簽訂合同的年份，與合同相對(duì)應(yīng)的具體分類號(hào)碼為分類號(hào)，件號(hào)是在相同年度、相同分類號(hào)中，按照合同簽訂時(shí)間順序制定的流水號(hào)。“—”作為代碼間裂解符號(hào)，代碼用阿拉伯?dāng)?shù)值0～9標(biāo)注。例如：2014—62—002，該檔號(hào)表示2014年度，借款合同中的第二件合同檔案。

3 合同檔案歸類管理的注意事項(xiàng)

在把合同方案轉(zhuǎn)交至檔案室前，企業(yè)要安排一個(gè)部門，做好辦理合同的相關(guān)工作，防止出現(xiàn)辦理人員和部門相對(duì)分散，無(wú)法做好合同材料收集工作。

對(duì)合同編號(hào)實(shí)行統(tǒng)一編制，并由合同主辦部門負(fù)責(zé)，從而有助于合同材料的統(tǒng)計(jì)、保管和利用。要按照相關(guān)原則編制合同編號(hào)。諸如，將合同分為幾大類，同時(shí)采用特定符號(hào)標(biāo)記，例如物資類可以采用WJ表示。隨后依據(jù)時(shí)間順序，在類別號(hào)里編制流水號(hào)。獨(dú)立性是各個(gè)合同編號(hào)的特性，一旦制定，無(wú)特殊情況，不允許私自更改。采用合同編號(hào)排列法，對(duì)未移交的合同材料進(jìn)行保管，從而實(shí)現(xiàn)簡(jiǎn)便、快捷地查找相關(guān)合同材料。

移交前，由合同主辦部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)收集合同材料，并保管好。相關(guān)文件多和合同檔案數(shù)量多是合同檔案的兩大特征，因此，合同主辦部門在收集合同材料時(shí)，要將與合同有關(guān)的一切文件資料進(jìn)行收集。檔案室要監(jiān)督和檢查合同主辦部門合同材料的收集和保管工作，各部門相互配合、協(xié)調(diào)，確保合同檔案的完整性。

合同主辦部門在規(guī)定時(shí)間內(nèi)，將年度全部合同材料上交至檔案室。有些合同在簽訂結(jié)束后，存在變更、作廢和解除等問(wèn)題，難以確定合同最終辦理時(shí)間。所以，盡量不要將剛簽訂的合同轉(zhuǎn)移至檔案室。對(duì)于此類檔案，先由合同主辦部門進(jìn)行收集和保管，待合同辦理時(shí)間確定后，轉(zhuǎn)交至檔案室。

4 結(jié)語(yǔ)

企業(yè)合同檔案管理，對(duì)企業(yè)的發(fā)展起到極其重要的作用。傳統(tǒng)合同方案的歸類管理，大多采用分散式歸類管理，給合同檔案管理帶來(lái)一定難度，不利于合同檔案的查找和利用及統(tǒng)計(jì)管理。對(duì)于企業(yè)合同檔案管理來(lái)講，充分利用其管理特性，采用集分式管理能夠更好地實(shí)現(xiàn)對(duì)于企業(yè)合同檔案的有效管理。由此得出結(jié)論，在企業(yè)合同檔案管理工作中，集分式管理效果更好，更加實(shí)用，更符合企業(yè)合同管理的需求，能夠在企業(yè)合同檔案的查找、使用及統(tǒng)計(jì)中達(dá)到顯著效果。

參考文獻(xiàn)

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[3] 李瑩.淺談企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中合同檔案工作的重要性[J].商業(yè)文化月刊，2015（15）：83-84.

第4篇

【摘要】本文通過(guò)簡(jiǎn)單分析軌道交通行業(yè)綜合檔案管理面臨的主要問(wèn)題，討論提出有效的一體化管理對(duì)策，希望能為軌道交通行業(yè)綜合檔案管理工作實(shí)踐提供參考。

關(guān)鍵詞 軌道交通行業(yè)；綜合檔案；檔案管理；一體化管理

在信息時(shí)代的沖擊下，軌道交通行業(yè)綜合檔案管理工作面臨一些問(wèn)題，需要檔案管理人員追求創(chuàng)新，通過(guò)實(shí)施一體化管理措施促使提升其綜合檔案管理水平。

一、軌道交通行業(yè)綜合檔案管理面臨的主要問(wèn)題

（一）綜合檔案管理的實(shí)踐比理論要少。從總體上看，自我國(guó)開(kāi)始進(jìn)行檔案一體化管理的理論研究與實(shí)踐以來(lái)，實(shí)踐工作就遠(yuǎn)遠(yuǎn)少于理論研究工作[1]。在實(shí)際的運(yùn)作過(guò)程中，軌道交通行業(yè)的工程檔案、行政檔案等歸不同的部門管理，相互之間缺乏交流，很多人很難將工程檔案、行政檔案等歸集一體，沒(méi)有意識(shí)到綜合檔案一體化管理是軌道交通行業(yè)檔案管理在信息時(shí)代的必然選擇。

（二）在建設(shè)信息資源網(wǎng)站方面存在不足。軌道交通行業(yè)實(shí)行綜合檔案一體化管理，最終目的在于為用戶使用檔案提供方便。由于軌道交通行業(yè)目前對(duì)于綜合檔案一體化管理的認(rèn)識(shí)存在不足，加上綜合檔案的網(wǎng)絡(luò)聯(lián)合平臺(tái)建設(shè)本身面臨著巨大的困難，導(dǎo)致我國(guó)軌道交通行業(yè)的綜合檔案一體化管理實(shí)踐中的信息資源網(wǎng)站建設(shè)跟國(guó)外信息網(wǎng)站中信息資源的集中程度相去甚遠(yuǎn)，且信息檢索也不夠快捷和方便。

（三）在研究綜合檔案用戶需求上不夠完善。不管是工程建設(shè)工作、行政管理工作，還是檔案管理工作，如果這些信息資源沒(méi)有被用戶有效利用，那么檔案也就失去了意義，更何況是將軌道交通行業(yè)工程檔案、行政檔案等有機(jī)結(jié)合的綜合檔案一體化管理工作，檔案的利用擁有更加重大的意義。然而，在我國(guó)軌道交通行業(yè)綜合檔案一體化管理工作的實(shí)踐中依舊忽視研究用戶需求，即使研究了少數(shù)用戶的需求，通常也是淺嘗輒止、停留在表面，導(dǎo)致一些用戶在利用軌道交通行業(yè)的綜合檔案時(shí)態(tài)度不佳，得不到人性化的服務(wù)。

二、軌道交通行業(yè)綜合檔案一體化管理對(duì)策

（一）鼓勵(lì)開(kāi)展軌道交通行業(yè)綜合檔案一體化管理的實(shí)踐探索。針對(duì)軌道交通行業(yè)綜合檔案一體化管理實(shí)踐少于理論研究的問(wèn)題，應(yīng)鼓勵(lì)軌道交通行業(yè)的各個(gè)檔案館、參建單位等積極參與綜合檔案一體化管理的實(shí)踐活動(dòng)。一是要大力宣傳軌道交通行業(yè)工程檔案、行政檔案等的一體化管理，及時(shí)樹(shù)立綜合檔案一體化管理理念。宣傳工作應(yīng)從軌道交通行業(yè)企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層著手，爭(zhēng)取自上而下轉(zhuǎn)變對(duì)綜合檔案一體化管理的思想認(rèn)識(shí)，重新樹(shù)立綜合檔案組織管理理念，把領(lǐng)導(dǎo)的消極態(tài)度轉(zhuǎn)變成積極態(tài)度，形成充分利用網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)、信息等技術(shù)，從本質(zhì)上改變綜合檔案管理政策、體制，加快實(shí)踐綜合檔案一體化管理的步伐。二是支持軌道交通行業(yè)實(shí)踐綜合檔案一體化管理。建立健全范圍廣、層次多、功能協(xié)調(diào)的綜合檔案一體化管理的理論體系，針對(duì)軌道交通行業(yè)成立綜合檔案一體化管理的協(xié)調(diào)機(jī)制，從而科學(xué)管理其工程檔案、行政檔案等，并及時(shí)分析綜合檔案一體化管理環(huán)節(jié)產(chǎn)生的矛盾和問(wèn)題，采取科學(xué)的手段解決問(wèn)題，承擔(dān)起綜合檔案一體化管理的職責(zé)。

（二）建立健全軌道交通行業(yè)綜合檔案一體化管理的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。從當(dāng)下我國(guó)軌道交通行業(yè)綜合檔案一體化管理的實(shí)踐情況來(lái)看，建立健全一體化管理的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)迫在眉睫。在網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境下，傳遞信息、交流信息的時(shí)間限制、空間限制等已被消除，在某種程度上，信息資源已經(jīng)在全社會(huì)范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)了共享[2]。所以，構(gòu)建通用的、兼容的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，構(gòu)建綜合檔案一體化管理的各種信息資源網(wǎng)站，在網(wǎng)絡(luò)上有效整合軌道交通行業(yè)的工程檔案、行政檔案等信息資源，從而統(tǒng)一檢索、利用各種信息資源，以便更好地為社會(huì)、為用戶提供服務(wù)，從而充分發(fā)揮出軌道交通行業(yè)綜合檔案的經(jīng)濟(jì)效益、社會(huì)效益。因此，只有建立健全綜合檔案一體化管理的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，軌道交通行業(yè)才能更好地實(shí)施綜合檔案一體化管理。

（三）通過(guò)創(chuàng)新綜合檔案一體化管理體制來(lái)加強(qiáng)研究用戶需求。一體化管理創(chuàng)新主要體現(xiàn)在一體化建設(shè)與軌道交通企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展的戰(zhàn)略目標(biāo)的雙重引導(dǎo)下，通過(guò)利用集成管理機(jī)制和協(xié)同、統(tǒng)一等方式，把以往工程檔案部門、行政檔案部門等具備的相應(yīng)資金、設(shè)備、工具、人力、物力等資源跟檔案管理的其他要素進(jìn)行集中和統(tǒng)一，最終實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的綜合管理與控制，促使檔案管理要素優(yōu)化組合、合理搭配，并對(duì)檔案資源進(jìn)行統(tǒng)一的開(kāi)發(fā)和利用，以順應(yīng)信息化時(shí)代對(duì)軌道交通行業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)提出的需求。那么在研究用戶需求方面，軌道交通行業(yè)就應(yīng)實(shí)踐一體化管理體制，通過(guò)對(duì)用戶在工程檔案、行政檔案等方面的需求開(kāi)展調(diào)查和研究，以充分了解用戶需要什么信息，想要得到什么樣的服務(wù)等，從而改變以往封閉落后的檔案管理服務(wù)方式，爭(zhēng)取為用戶提供開(kāi)放的、現(xiàn)代化的服務(wù)，采用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、設(shè)備等增強(qiáng)軌道交通行業(yè)檔案管理部門的信息集散能力、反應(yīng)能力、處理能力，從而提高各個(gè)檔案管理部門的服務(wù)質(zhì)量，為綜合檔案用戶提供人性化服務(wù)。同時(shí)，軌道交通行業(yè)檔案管理部門及人員通過(guò)研究用戶對(duì)工程檔案、行政檔案等信息的服務(wù)需求，能準(zhǔn)確地定位各自的服務(wù)對(duì)象，吸引更多的用戶利用檔案，這是軌道交通行業(yè)檔案一體化管理現(xiàn)實(shí)意義的體現(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

第5篇

關(guān)鍵詞：潰瘍性結(jié)腸炎；當(dāng)歸芍藥散合痛瀉要方；中醫(yī)藥療法

潰瘍性結(jié)腸炎（UC）又稱慢性非特異性潰瘍性結(jié)腸炎，是一種病因未明的結(jié)腸炎癥性疾病，臨床上以腹痛、腹瀉、黏液血便、里急后重為特點(diǎn)，病變反復(fù)發(fā)作，呈慢性經(jīng)過(guò)，被認(rèn)為是一種難治的重要的結(jié)腸疾病[1]。現(xiàn)代醫(yī)學(xué)無(wú)特異性治療，多用柳氮磺胺吡啶、皮質(zhì)類固醇等控制病情，有一定的效果，但較易復(fù)發(fā)，久用副作用大。近5年在我院采用當(dāng)歸芍藥散合痛瀉要方加味治療輕、中度為主的潰瘍性結(jié)腸炎31例，并與西藥組治療的27例進(jìn)行對(duì)照觀察，取得了較好的療效，現(xiàn)報(bào)道如下。

1資料與方法

1.1 一般資料58例患者均系門診患者，分為治療組和對(duì)照組。治療組31例，其中男21例，女10例；年齡24~57歲，平均33.5歲；病程0.5~4年，平均2.16年。對(duì)照組27例，其中男18例，女9例；年齡25~55歲，平均32.6歲；病程0.6~3.6年，平均2.04年。兩組病例年齡、病程經(jīng)統(tǒng)計(jì)學(xué)處理，無(wú)顯著性差異(P>0.05)，具有可比性。

1.2診斷標(biāo)準(zhǔn)參照2007年濟(jì)南中華醫(yī)學(xué)會(huì)消化病學(xué)分會(huì)炎癥性腸病協(xié)作組對(duì)我國(guó)炎癥性腸病診斷治療規(guī)范的共識(shí)意見(jiàn)[2]，經(jīng)臨床癥狀、大便常規(guī)及培養(yǎng)、結(jié)腸鏡檢查、鋇劑灌腸檢查及黏膜組織學(xué)檢查確診。

1.3排出標(biāo)準(zhǔn)排除細(xì)菌性痢疾、阿米巴痢疾、克羅恩病、大腸癌、腸易激綜合征、腸結(jié)核、放射性腸炎、缺血性結(jié)腸炎等疾病。

1.4治療方法

1.4.1對(duì)照組 口服柳氮磺胺吡啶，1g/次, 4次/d，癥狀緩解后0.5g/次，4次/d。10d為1療程，連續(xù)治療3療程后，復(fù)查結(jié)腸鏡和大便常規(guī)，觀察療效。

1.4.2治療組采用口服當(dāng)歸芍藥散合痛瀉要方加味治療，藥物組成：黨參15g、炒白術(shù)12g、茯苓12g、澤瀉12g、當(dāng)歸12g、白芍15g、川芎12g、陳皮10g、防風(fēng)10g、葛根10g、木香10g、干姜6g、仙鶴草30g、補(bǔ)骨脂10g、黃連6g、炙甘草6g。1劑/d，水煎3次，共450mL，混勻后分3次口服，10d為1療程，連續(xù)治療3療程后，復(fù)查結(jié)腸鏡和大便常規(guī)，觀察療效。忌食辛辣刺激飲食，忌飲酒。

臨床辨證加減：寒濕型合胃苓湯加砂仁；濕熱明顯合葛根芩連湯加馬齒莧、白頭翁；脾虛甚者加扁豆、薏苡仁；脾腎陽(yáng)虛甚加黃附片、吳萸；陰血虧虛加阿膠、麥門冬；下痢膿血鮮紅色加仙鶴草、地榆；里急后重明顯加薤白、苦杏仁；腹脹明顯加檳榔、厚樸。

1.5療效標(biāo)準(zhǔn)療效判定標(biāo)準(zhǔn)參照2007年濟(jì)南中華醫(yī)學(xué)會(huì)消化病學(xué)分會(huì)炎癥性腸病協(xié)作組對(duì)我國(guó)炎癥性腸病診斷治療規(guī)范的共識(shí)意見(jiàn)[2]進(jìn)行療效評(píng)價(jià)。①完全緩解：臨床癥狀消失，結(jié)腸鏡檢查發(fā)現(xiàn)黏膜大致正常。②有效：臨床癥狀基本消失，結(jié)腸鏡檢查發(fā)現(xiàn)黏膜輕度炎癥或假息肉形成。③無(wú)效：經(jīng)治療后臨床癥狀、內(nèi)鏡及病理檢查結(jié)果均無(wú)改善。

2結(jié)果

見(jiàn)表1。

3討論

潰瘍性結(jié)腸炎是一種原因不明的慢性結(jié)腸炎癥性病變，發(fā)病年齡一般在20~50歲，男女無(wú)顯著差別。患病部位以直腸和乙狀結(jié)腸為主，病變主要表現(xiàn)在結(jié)腸黏膜下層的炎癥及潰瘍[1]。類似于祖國(guó)醫(yī)學(xué)的"泄瀉""痢疾"、"腸癖"等病證。中醫(yī)學(xué)認(rèn)為本病的病位在大腸，與肝、脾、腎有關(guān)，尤與脾胃關(guān)系密切[3]，如張景岳說(shuō)："泄瀉之本，無(wú)不由于脾胃"。肝主疏泄，脾主運(yùn)化，肝失條達(dá)，橫逆乘脾，脾不能升清，胃不能降濁，清濁相混并走大腸日久郁而化熱，濕熱蘊(yùn)結(jié)腸腑而致泄瀉[4]；久瀉則脾虛，生化無(wú)權(quán)而致氣血不足，氣虛無(wú)力行血或濕邪日久不去則氣血運(yùn)行不暢而致血瘀；久則脾腎兩虛，寒熱錯(cuò)雜。因而肝郁脾虛是其主要病機(jī)，濕瘀是其致病因素。故疏肝健脾化濕，和中理氣化瘀，是治療該病的關(guān)鍵[5]。筆者用當(dāng)歸芍藥散合痛瀉要方加味治療潰瘍性結(jié)腸炎，取其能健脾疏肝，調(diào)理氣血，緩急止瀉，頗合本病病機(jī)。方中黨參、炙甘草健脾益氣；白術(shù)、茯苓健脾除濕，澤瀉滲利濕濁，達(dá)到"利小便而實(shí)大便"；川芎行血中之滯氣；重用芍藥斂肝養(yǎng)血，緩急止痛，輔以當(dāng)歸補(bǔ)養(yǎng)肝血；陳皮理氣醒脾；防風(fēng)達(dá)肝而升運(yùn)脾氣，且有"風(fēng)藥勝濕"之義；葛根升陽(yáng)止瀉、生津止渴；木香理氣止痛、健脾消食；干姜暖脾止瀉；仙鶴草[6]補(bǔ)虛扶正不僅可治瀉，還能促進(jìn)腸吸收功能的恢復(fù)，對(duì)脾虛濕熱型慢性泄瀉最為有效；補(bǔ)骨脂溫腎澀腸，配以黃連，一則清除腸腑之濕熱，二則辛中有苦，溫中寓清，使?jié)c而不斂邪，堅(jiān)陰而不致過(guò)溫。諸藥合用起到舒肝理脾、調(diào)氣活血、祛瘀通絡(luò)、緩急止瀉、扶正祛邪、標(biāo)本兼治作用。藥癥相符，對(duì)治療潰瘍性結(jié)腸炎，縮短了療程，減少了復(fù)發(fā)，收效滿意。

參考文獻(xiàn)：

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第6篇

【關(guān)鍵詞】當(dāng)歸芍藥散；康婦消炎栓；慢性盆腔疼痛

【中國(guó)分類號(hào)】R271.9【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A【文章編號(hào)】1044-5511（2011）10-0295-01

筆者在臨床中應(yīng)用當(dāng)歸芍藥散加減口服及配合康復(fù)消炎栓直腸給藥治療因慢性盆腔炎所致慢性盆腔疼痛，取得較好的療效，現(xiàn)選取其中40份病例，介紹如下。

1．資料與方法

1.1研究對(duì)象：

2011年3月至2011年10月以慢性下腹疼痛為主癥至我院門診就診的女性患者80例，年齡20-45歲，發(fā)病時(shí)間6-18個(gè)月。西醫(yī)診斷標(biāo)準(zhǔn)參照《婦產(chǎn)科學(xué)》慢性盆腔炎[1]，以下腹疼痛反復(fù)發(fā)作為主癥，伴有腰骶酸痛、白帶異常等，排除盆腔腫瘤及子宮內(nèi)膜異位癥等，中醫(yī)診斷為婦人腹痛[2]。A組40例患者采用當(dāng)歸芍藥散加減口服加康婦消炎栓（葵花藥業(yè)集團(tuán)生產(chǎn)）直腸給藥為治療組，B組40例患者選用頭孢曲松鈉2克及0.5%甲硝唑200ml靜脈點(diǎn)滴，每日一次，連續(xù)7天為對(duì)照組。

1.2治療方法：

A組采用當(dāng)歸芍藥散口服，藥物組成：當(dāng)歸15克 白芍30克 川芎15克 茯苓10克 白術(shù)30克 澤瀉10克 ，濕熱較重者，加用蒼術(shù)10克，黃柏15克；兼瘀滯較明顯者，加用丹參10克，紅藤15克；兼脾虛癥狀明顯者，加用淮山15克，黃芪15克，用法：水煎服，日一劑，分兩次內(nèi)服。配合康婦消炎栓，2.8克，睡前直腸給藥，每日一次。14天為一個(gè)療程。B組對(duì)照組給予頭孢曲松鈉2克及0.5%甲硝唑200ml靜脈點(diǎn)滴，每日一次，連續(xù)7天為一個(gè)療程。

1.3療效標(biāo)準(zhǔn)

參照《中藥新藥臨床研究指導(dǎo)原則（試行）》，痊愈：患者自我感覺(jué)疼痛癥狀完全消失，自我感覺(jué)健康，停止治療1個(gè)月無(wú)復(fù)發(fā)；顯效：治療期間自我感覺(jué)疼痛可完全消失，停止治療1個(gè)月內(nèi)仍產(chǎn)生盆腔疼痛感覺(jué)；好轉(zhuǎn)：治療期間及停止治療1個(gè)月內(nèi)疼痛癥狀明顯減輕，但不能完全緩解，仍在一定程度上影響患者情緒和生活；無(wú)效：治療期間疼痛癥狀無(wú)明顯改善[3]。

2．結(jié)果

兩組治療后臨床療效比較

3.討論

慢性盆腔疼痛指由各種功能性或（和）器質(zhì)性原因引起的以骨盆及其周圍組織疼痛為主要癥狀，時(shí)間超過(guò)6個(gè)月的一組疾病或綜合征[4]，是婦科常見(jiàn)的癥狀之一，據(jù)報(bào)道婦科普通患者以慢性盆腔疼痛就診者占16.9%，該病病因復(fù)雜，治療反應(yīng)差，嚴(yán)重影響女性身心健康及生活質(zhì)量。其中婦科慢性盆腔炎是最常見(jiàn)的病因。探索治療本病簡(jiǎn)單有效的治療方法及藥物，成為臨床亟待解決的問(wèn)題。

中醫(yī)學(xué)文獻(xiàn)中沒(méi)有婦科慢性盆腔疼痛病癥獨(dú)立的病名，根據(jù)癥狀可散見(jiàn)“婦人腹痛”、“瘕”、“不孕”、“痛經(jīng)”等疾病中。明張景岳撰《景岳全書(shū)婦人規(guī)》指出：“婦人傷寒，或勞役，或怒氣發(fā)熱，適遇經(jīng)行，熱入血室，或血不行……”，瘀血留滯作瘤，惟婦人有之，其證則或由經(jīng)期，或由產(chǎn)后，凡內(nèi)傷生冷，或外受風(fēng)寒，或患怒傷肝，氣逆而血留……”闡述了婦人腹痛“不通則痛”的病因病機(jī)。肝郁氣滯、濕熱瘀結(jié)、寒濕凝滯為沖任阻滯，胞脈失常的常見(jiàn)病因。另一方面，指出臟腑功能低下，致人體陰陽(yáng)氣血虧損，使臟腑經(jīng)絡(luò)失于溫煦、濡養(yǎng)引起“不榮而痛”。綜上歸納，古代醫(yī)家對(duì)婦科盆腔疼痛的病因闡述有二，即“沖任阻滯，胞脈失暢”及“沖任虛衰，胞脈失養(yǎng)”，這兩者之間并不是孤立存在的，常可互相影響，互相轉(zhuǎn)化[5]。因病程較久，臨床慢性盆腔疼痛的患者往往是虛、瘀、濕、滯等表現(xiàn)夾雜合并存在。

當(dāng)歸芍藥散出自東漢醫(yī)家張仲景的《金匱要略》，“婦人腹中諸疾痛，當(dāng)歸芍藥散主之”。方中白芍?jǐn)筷幒蜖I(yíng)，緩急止痛，當(dāng)歸、川芎調(diào)肝養(yǎng)血。白術(shù)、茯苓健脾利濕，澤瀉清熱利濕，全方應(yīng)用，達(dá)到健脾利濕，理氣化瘀止痛的功效。且臨床根據(jù)癥狀不同隨癥加減，適應(yīng)不同的癥型的慢性盆腔疼痛。

中成藥康婦消炎栓主要成份為苦參、地丁草、公英、敗醬草、豬膽粉、紫草、蘆薈，具有清熱解毒、殺蟲(chóng)利濕、軟堅(jiān)散結(jié)、化瘀止痛之功效。經(jīng)現(xiàn)代藥理學(xué)研究證實(shí)，這些藥物具有廣譜抗菌作用，并可增強(qiáng)人體白細(xì)胞對(duì)細(xì)菌的吞噬能力。其獨(dú)特的給藥方式使藥物被直腸粘膜吸收直達(dá)病灶,避免首過(guò)效應(yīng)，減輕對(duì)肝臟的毒性作用，并避免對(duì)胃腸道的刺激，而且用藥方便，患者依從性好，能夠堅(jiān)持療程。與當(dāng)歸芍藥散合用，從不同途徑給藥，互為補(bǔ)充治療婦科慢性盆腔疼痛。經(jīng)過(guò)臨床觀察，當(dāng)歸芍藥散加減口服合并康婦消炎栓直腸給藥，療效顯著，安全無(wú)副作用，值得臨床推廣使用。

參考文獻(xiàn)

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[2]馬寶璋.中醫(yī)婦科學(xué)[M].上海科技出版社. 1997:213

[3]國(guó)家食品藥品監(jiān)督管理局.中藥新藥臨床研究指導(dǎo)原則（試行）[M].北京:中國(guó)醫(yī)藥科技出版社.2002:172

第7篇

關(guān)鍵詞：高校管理;合同管理;進(jìn)口設(shè)備合同

一、引言

隨著高校對(duì)教學(xué)科研設(shè)備的投入不斷加大，教學(xué)科研水平的不斷提高，高校所購(gòu)的教學(xué)科研進(jìn)口儀器設(shè)備不斷增多，只有加強(qiáng)對(duì)進(jìn)口設(shè)備的合同管理才能使采購(gòu)合同更加規(guī)范、有效，才能保證高校所引入的進(jìn)口設(shè)備的質(zhì)量、服務(wù)，通過(guò)對(duì)進(jìn)口設(shè)備合同的有效管理，不僅能夠?qū)①?gòu)置風(fēng)險(xiǎn)降至最低，還能有效的實(shí)現(xiàn)高校內(nèi)部設(shè)備的管理，保證高校進(jìn)口設(shè)備引入資金的合理使用，發(fā)揮設(shè)備的最大效益。

二、加強(qiáng)進(jìn)口設(shè)備合同管理的必要性

一般情況下，高校進(jìn)口設(shè)備合同管理分為合同前期準(zhǔn)備工作、合同簽訂工作、合同執(zhí)行工作、合同歸檔工作、特殊事件處理工作五部分。進(jìn)口設(shè)備合同管理能夠保證在引入進(jìn)口設(shè)備前期明確相關(guān)的規(guī)章制度，使進(jìn)口設(shè)備采購(gòu)過(guò)程滿足相應(yīng)的條款，從而使供需雙方需求協(xié)調(diào)一致，使簽訂內(nèi)容更加合理有效，并讓雙方能夠根據(jù)合同內(nèi)容履行相應(yīng)的職責(zé)，防止違約情況發(fā)生[1]。進(jìn)口設(shè)備合同管理是動(dòng)態(tài)的，是貫穿于高校進(jìn)口設(shè)備采購(gòu)過(guò)程和使用過(guò)程中一項(xiàng)不可缺少的工作，加強(qiáng)設(shè)備合同管理能夠使高校和供應(yīng)設(shè)備單位訂立并履行合同，不僅能夠保證高校的權(quán)益，更有利于高校合同管理工作的順利實(shí)施。

三、加強(qiáng)進(jìn)口設(shè)備合同管理的策略

為了使進(jìn)口設(shè)備合同管理工作發(fā)揮更大的作用，下面提出六項(xiàng)加強(qiáng)進(jìn)口設(shè)備合同管理的策略。

1.構(gòu)建完善的進(jìn)口設(shè)備合同管理制度。要保證進(jìn)口設(shè)備合同管理工作能夠有效開(kāi)展，首先要構(gòu)建完善的進(jìn)口設(shè)備合同管理制度，這就要求高校做好以下幾方面的工作：一是重視進(jìn)口設(shè)備合同管理工作；二是制定有針對(duì)性的合同管理辦法；三是完善進(jìn)口設(shè)備合同檔案管理。同時(shí)高校管理部門應(yīng)該結(jié)合儀器設(shè)備采購(gòu)工作特點(diǎn)，建立相應(yīng)的進(jìn)口設(shè)備采購(gòu)和進(jìn)口設(shè)備合同管理部門，讓專門人員進(jìn)行高校合同管理工作[2]。其中進(jìn)口設(shè)備管理制度不僅要包括詳細(xì)的管理流程、管理工作主要內(nèi)容、管理規(guī)范，還要包括對(duì)工作人員的管理要求，保證工作人員能夠?qū)崿F(xiàn)進(jìn)口設(shè)備合同管理的規(guī)范化。

2.增加進(jìn)口設(shè)備合同管理工作人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)。在具備詳細(xì)、系統(tǒng)的管理制度后，就要有效提高高校進(jìn)口設(shè)備合同管理工作人員的業(yè)務(wù)水平和工作能力，高校要為進(jìn)口設(shè)備合同管理人員提供更加專業(yè)、系統(tǒng)的培訓(xùn)，使工作人員能夠在了解進(jìn)口設(shè)備管理工作重要性的同時(shí)，掌握到更多的合同管理理論知識(shí)，并通過(guò)高校提供的實(shí)踐培訓(xùn)機(jī)會(huì)，將掌握到的理論知識(shí)運(yùn)用到實(shí)際工作中，從而提升自身的業(yè)務(wù)水平，使工作人員能夠?qū)⒐ぷ髯龅酶谩⒏轿弧?/p>

3.完善進(jìn)口設(shè)備合同管理流程。在高校進(jìn)口設(shè)備合同管理工作中，合同管理流程起著決定性的作用，保證合同管理流程能夠按照前期準(zhǔn)備工作、合同簽訂、合同執(zhí)行、合同歸檔順序進(jìn)行，其中每一項(xiàng)工作都十分重要，在完善管理流程工作中，也要不斷完善每一項(xiàng)合同管理內(nèi)容，保證在前期準(zhǔn)備工作時(shí)能夠大致確定合同中涉及的內(nèi)容，在合同簽訂過(guò)程中，要仔細(xì)核對(duì)合同內(nèi)容，避免出現(xiàn)漏項(xiàng)、條約不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)葐?wèn)題，同時(shí)在執(zhí)行過(guò)程中，高校應(yīng)該有效的使用進(jìn)口設(shè)備合同，保證自身權(quán)益，最后在做合同歸檔時(shí)，相關(guān)工作人員應(yīng)該及時(shí)并按照高校合同管理規(guī)范進(jìn)行歸檔工作。

4.實(shí)現(xiàn)進(jìn)口設(shè)備合同管理信息化。現(xiàn)階段，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，在各個(gè)行業(yè)中得到了良好的使用，特別是在高校管理進(jìn)口設(shè)備合同時(shí)，實(shí)現(xiàn)信息化能夠?qū)崿F(xiàn)進(jìn)口設(shè)備合同的更優(yōu)管理。推進(jìn)高校進(jìn)口設(shè)備合同管理信息化就要做出以下努力：一是增加對(duì)合同管理人員的信息化培訓(xùn)，使合同管理者能夠掌握基礎(chǔ)的信息管理工作方法和基本的操作技能；二是構(gòu)建完善的進(jìn)口設(shè)備合同管理信息化制度，使工作人員能夠有章可循，同時(shí)在規(guī)章制度的指導(dǎo)下更好的完成信息化管理中每一項(xiàng)細(xì)化工作；三是支持與鼓勵(lì)合同管理人員進(jìn)行合同信息統(tǒng)計(jì)、整理、分析與提取工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)信息化管理過(guò)程中存在的不足并盡快解決，使高校進(jìn)口設(shè)備合同管理模式更加完善。

5.加強(qiáng)進(jìn)口設(shè)備合同歸檔管理。合同歸檔管理工作是高校合同管理工作中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，合同歸檔工作的順利進(jìn)行不僅能夠提高高校合同管理工作效率，更能夠保證高校進(jìn)口設(shè)備的維護(hù)權(quán)益[3]。加強(qiáng)進(jìn)口設(shè)備合同檔案管理工作，就要在提高工作人員工作能力的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)合同管理的信息化，同時(shí)，要結(jié)合高校進(jìn)口設(shè)備引進(jìn)情況制定適合的管理方式，使合同歸檔管理工作效率更高。6.及時(shí)處理特殊事件，預(yù)防進(jìn)口設(shè)備合同違約。在進(jìn)口設(shè)備引入期間及合同管理期間難免會(huì)發(fā)生一些特殊事件，當(dāng)發(fā)生特殊事件時(shí)，高校設(shè)備管理工作者應(yīng)該及時(shí)處理事故，防止發(fā)生進(jìn)口設(shè)備合同違約問(wèn)題，避免給高校帶來(lái)經(jīng)濟(jì)損失。高校進(jìn)口設(shè)備合同管理人員應(yīng)該做好以下幾方面工作：一是及時(shí)分析當(dāng)前本校進(jìn)口設(shè)備合同執(zhí)行情況，對(duì)合同中存在的一些履行期限條款不明、售后服務(wù)包含不明的情況與供應(yīng)商協(xié)調(diào)解決；二是制定相應(yīng)對(duì)策，在簽訂合同前，實(shí)現(xiàn)合同內(nèi)容的細(xì)化，做好預(yù)防進(jìn)口設(shè)備合同違約工作。

四、進(jìn)口設(shè)備合同管理的注意事項(xiàng)

由于高校進(jìn)口設(shè)備在引進(jìn)過(guò)程中關(guān)系著學(xué)校的權(quán)益，因此，進(jìn)口設(shè)備合同管理工作十分重要，在管理過(guò)程中要注意以下管理事項(xiàng)：一是前期準(zhǔn)備工作中的詳細(xì)程度和人員業(yè)務(wù)能力，重視人員在進(jìn)行前期管理工作中能夠按照相應(yīng)的合同管理制度開(kāi)展工作，保證工作人員工作的規(guī)范化；二是在合同簽訂過(guò)程中的注意事項(xiàng)，合同簽訂中的條約影響著高校在日后履行合同的權(quán)益，因此，在簽訂合同過(guò)程中，高校應(yīng)該注意合同條約的完整性和詳細(xì)性，保證供應(yīng)商能夠?yàn)楦咝Ｌ峁└鼉?yōu)質(zhì)的售后服務(wù)；三是進(jìn)口設(shè)備合同執(zhí)行工作中的注意事項(xiàng)，主要包括設(shè)備的驗(yàn)收、付款、免稅業(yè)務(wù)以及監(jiān)督審核工作，這些工作保證了高校的權(quán)益，因此高校應(yīng)該注意在合同執(zhí)行中的注意事項(xiàng)；四是進(jìn)口設(shè)備合同歸檔工作，合同歸檔是合同管理中的最后一項(xiàng)工作，同時(shí)也是合同管理中的最基礎(chǔ)、最重要的一項(xiàng)工作，只有將合同進(jìn)行正確的歸檔，才能保證合同的有效性，當(dāng)發(fā)生問(wèn)題時(shí)才能夠最有效的履行合同。

五、結(jié)語(yǔ)

總之，進(jìn)口設(shè)備引進(jìn)和管理是高校管理中一項(xiàng)重要的工作，只有加強(qiáng)進(jìn)口設(shè)備合同管理才能有效的實(shí)現(xiàn)對(duì)高校進(jìn)口設(shè)備的質(zhì)量控制，保證設(shè)備的使用質(zhì)量和進(jìn)口設(shè)備在出現(xiàn)一些問(wèn)題時(shí)的售后服務(wù)工作，關(guān)系到高校采購(gòu)進(jìn)口設(shè)備的權(quán)益。做好相應(yīng)的進(jìn)口設(shè)備合同管理工作，不僅需要設(shè)備采購(gòu)部門的細(xì)心與配合，更需要高校領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)負(fù)責(zé)人的重視與支持，保證高校進(jìn)口設(shè)備合同管理工作能夠發(fā)揮重要的作用，保障高校權(quán)益。

作者:賴力斌 單位:貴州大學(xué)實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備管理處

參考文獻(xiàn)：

[1]董達(dá),陳靖,韓永君,李文蕊.科學(xué)、規(guī)范管理提高外貿(mào)設(shè)備進(jìn)口效率[J].實(shí)驗(yàn)室研究與探索.2015(03).

第8篇

【關(guān)鍵詞】合同 風(fēng)險(xiǎn) 管理 策略

合同管理是企業(yè)的重要管理內(nèi)容之一，合同管理一股劃分為四個(gè)階段：合同準(zhǔn)備階段，包括合同策劃、談判、擬定合同文本、審核等程序；合同訂立階段，包括正式簽署合同，分送合同等程序；合同履行階段，包括合同履行、變更、終止等程序；合同歸檔階段，包括合同歸檔保管、資料整理等程序。

一、合同各階段風(fēng)險(xiǎn)的分析與識(shí)別

（一）合同準(zhǔn)備階段的風(fēng)險(xiǎn)

合同準(zhǔn)備階段的風(fēng)險(xiǎn)是指在合同準(zhǔn)備過(guò)程中存在不當(dāng)行為的風(fēng)險(xiǎn)，包括合同策劃風(fēng)險(xiǎn)、談判風(fēng)險(xiǎn)、合同文本風(fēng)險(xiǎn)、審核風(fēng)險(xiǎn)等。

合同策劃風(fēng)險(xiǎn)是指在合同策劃階段存在的不滿足我方業(yè)務(wù)目標(biāo)的風(fēng)險(xiǎn)，體現(xiàn)在合同策劃的目標(biāo)與我方要爭(zhēng)取的工作目標(biāo)不一致。

合同談判風(fēng)險(xiǎn)是指在合同談判過(guò)程中忽略了重大問(wèn)題或在重大問(wèn)題上做出了不當(dāng)讓步的風(fēng)險(xiǎn)。主要體現(xiàn)為：對(duì)合同標(biāo)的、產(chǎn)品和服務(wù)的數(shù)量、產(chǎn)品或服務(wù)的質(zhì)量、價(jià)格的確定方式、支付方式、交付時(shí)間地點(diǎn)及違約責(zé)任等合同重要內(nèi)容，做出了不當(dāng)讓步，導(dǎo)致我方權(quán)益受損的風(fēng)險(xiǎn)。

合同文本風(fēng)險(xiǎn)是指合同內(nèi)容和條款不當(dāng)?shù)娘L(fēng)險(xiǎn)，表現(xiàn)為未能發(fā)現(xiàn)合同文本中的內(nèi)容和條款不當(dāng)?shù)娘L(fēng)險(xiǎn)，或未及時(shí)修改不當(dāng)內(nèi)容和條款的風(fēng)險(xiǎn)。

合同審核風(fēng)險(xiǎn)是指在合同審核過(guò)程中沒(méi)有發(fā)現(xiàn)或糾正合同不當(dāng)內(nèi)容和條款的風(fēng)險(xiǎn)，主要表現(xiàn)為：合同審核時(shí)未發(fā)現(xiàn)合同文本中的內(nèi)容和條款不當(dāng)?shù)娘L(fēng)險(xiǎn)，或發(fā)現(xiàn)了問(wèn)題，提出的改進(jìn)意見(jiàn)和建議未反映到合同文本中。

（二）合同簽署階段的風(fēng)險(xiǎn)

合同簽署階段的風(fēng)險(xiǎn)是指在合同簽署階段存在不當(dāng)行為的風(fēng)險(xiǎn)，主要表現(xiàn)為：超越權(quán)限簽訂合同；合同印章管理不當(dāng)，為不符合程序的合同加蓋印章；或者簽署后的合同易被篡改的風(fēng)險(xiǎn)。

（三）合同履行階段的風(fēng)險(xiǎn)

合同履行階段的風(fēng)險(xiǎn)是指在合同履行階段中存在不當(dāng)行為的風(fēng)險(xiǎn)，包括合同履行過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)、合同變更風(fēng)險(xiǎn)、合同終止風(fēng)險(xiǎn)、合同糾紛處理風(fēng)險(xiǎn)等。

合同履行過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)指在合同履行過(guò)程中存在的風(fēng)險(xiǎn)，主要表現(xiàn)為違約風(fēng)險(xiǎn)，即合同雙方?jīng)]有恰當(dāng)?shù)芈男泻贤屑s定的義務(wù)。

合同變更風(fēng)險(xiǎn)是指在合同變更中存在的風(fēng)險(xiǎn)，主要表現(xiàn)為：合同變更未經(jīng)規(guī)范的管理程序，導(dǎo)致變更不當(dāng)或無(wú)效，或者應(yīng)當(dāng)變更的合同內(nèi)容而未采取相應(yīng)的變更行為。

合同終止風(fēng)險(xiǎn)是指在合同終止過(guò)程中存在不當(dāng)行為的風(fēng)險(xiǎn)，主要表現(xiàn)為：未達(dá)到終止條件而終止合同，或合同終止了而未辦理相關(guān)手續(xù)等。

合同糾紛處理不當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)是指在處理合同糾紛過(guò)程中存在不當(dāng)行為的風(fēng)險(xiǎn)，主要包括：未及時(shí)向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告合同糾紛和擬采取的對(duì)策，或未及時(shí)有效防止和解決糾紛等。

（四）合同歸檔保管階段的風(fēng)險(xiǎn)

合同規(guī)定保管的風(fēng)險(xiǎn)是指在合同歸檔過(guò)程中存在的風(fēng)險(xiǎn)，主要包括合同丟失或泄密等。

二、合同風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生的原因

（一）外部環(huán)境因素

導(dǎo)致合同風(fēng)險(xiǎn)的外部環(huán)境因素包括經(jīng)濟(jì)環(huán)境、政治、政策、法律、社會(huì)、科技進(jìn)步及地理環(huán)境、交通事故、自然災(zāi)害等不可控因素。

（二）合同對(duì)方的因素

合同對(duì)方引起合同風(fēng)險(xiǎn)的因素主要有合同對(duì)方蓄意欺詐、違約、財(cái)務(wù)狀況不佳、生產(chǎn)能力有限等。

（三）我方的因素

我方導(dǎo)致合同風(fēng)險(xiǎn)的主要因素有合同管理不當(dāng)、財(cái)務(wù)狀況不佳、生產(chǎn)能力和技術(shù)水平不滿足合同規(guī)定要求等。

三、合同風(fēng)險(xiǎn)的常用應(yīng)對(duì)策略

（一）風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避

風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避指當(dāng)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)潛在威脅發(fā)生可能性太大，不利后果太嚴(yán)重，又無(wú)其他策略可用時(shí)，主動(dòng)放棄項(xiàng)目或改變項(xiàng)目目標(biāo)與行動(dòng)方案，從而規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的一種策略。采取合同規(guī)避是當(dāng)合同雙方對(duì)超出風(fēng)險(xiǎn)承受度的合同風(fēng)險(xiǎn)，通過(guò)放棄或者終止合同以避免和減輕損失的策略。

（二）風(fēng)險(xiǎn)降低

通過(guò)緩和或預(yù)知等手段來(lái)減輕風(fēng)險(xiǎn)，降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性或減緩風(fēng)險(xiǎn)帶來(lái)的不利后果。因此合同風(fēng)險(xiǎn)降低是合同雙方在權(quán)衡效益后，采取適當(dāng)?shù)拇胧┙档秃贤L(fēng)險(xiǎn)或減輕合同損失，將風(fēng)險(xiǎn)控制在承受度之內(nèi)的策略。

（三）L險(xiǎn)分擔(dān)

風(fēng)險(xiǎn)分擔(dān)又叫風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移，指將風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移至參與該合同項(xiàng)目的其他人或組織，所以又叫合伙分擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)。因此可采取業(yè)務(wù)分包、或請(qǐng)擔(dān)保公司擔(dān)保等方式將合同風(fēng)險(xiǎn)分散、分解出去從而降低風(fēng)險(xiǎn)的策略。

（四）風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防

風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防指在合同存在潛在風(fēng)險(xiǎn)的階段，采取適當(dāng)?shù)拇胧┍苊怙L(fēng)險(xiǎn)發(fā)生或最大程度降低合同風(fēng)險(xiǎn)的策略。

四、常用的合同風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防、控制方法

（1）合同訂立前應(yīng)對(duì)合同對(duì)象進(jìn)行調(diào)查，對(duì)其履約能力和商業(yè)信譽(yù)做出評(píng)估。

（2）合同談判階段應(yīng)組建談判經(jīng)驗(yàn)豐富、結(jié)構(gòu)合理的談判團(tuán)隊(duì)，必要時(shí)應(yīng)當(dāng)有財(cái)會(huì)、審計(jì)、法律等方面的人員參與談判，避免在合同談判中忽略了重大問(wèn)題或在重大問(wèn)題上做出了不當(dāng)讓步，導(dǎo)致我方權(quán)益受損。

（3）合同文本應(yīng)規(guī)避合同內(nèi)容和條款不當(dāng)?shù)娘L(fēng)險(xiǎn)，要求合同內(nèi)守和條款完整、明確，表述嚴(yán)密、恰當(dāng)。

第9篇

一、儲(chǔ)運(yùn)公司目前基本情況

儲(chǔ)運(yùn)公司于2018年7月成立公司，并分別于2019年1月和3月接入ERP系統(tǒng)和PMIS基建管理系統(tǒng)。目前管道基建類合同通過(guò)PMIS系統(tǒng)審批，綜合類合同通過(guò)ERP系統(tǒng)審批。

二、自查情況簡(jiǎn)述

公司的采購(gòu)招投標(biāo)管理和監(jiān)督制度總體較為齊全、規(guī)范，根據(jù)計(jì)劃投資部提供資料，2020年目前累計(jì)簽訂合同9個(gè)，補(bǔ)充協(xié)議3個(gè)。各個(gè)項(xiàng)目的招標(biāo)及合同簽訂等手續(xù)規(guī)范，材料齊全。招標(biāo)程序合法合規(guī)，中標(biāo)單位資質(zhì)符合項(xiàng)目要求，評(píng)標(biāo)辦法科學(xué)、規(guī)范、合理，招、投標(biāo)資料及評(píng)標(biāo)報(bào)告齊全、合規(guī)、并已及時(shí)歸檔。

但仍存在部分不足，具體如下：

（一） 制度體系建設(shè)還有完善空間

根據(jù)自查員查閱發(fā)現(xiàn)，生產(chǎn)、綜合類項(xiàng)目（物資）采購(gòu)管理辦法，缺少對(duì)下屬單位的權(quán)限劃分。