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[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1009-5349（2014）02-0064-01
王麗（1982-），吉林德惠人，德惠市人力資源和社會保障局初級助理管員。
一、檔案數字化管理的必然性
首先，檔案數字化是時展的必然。計算機網絡技術、數據庫技術和多媒體技術的發展，使分散于不同載體、不同地點的信息得以實現數字化存儲。通過網絡互通，實現共享利用，方便快捷，因此形成了大量的數字化檔案。同時，數字化檔案也有很多傳統紙質檔案所不能代替的優勢，如數字化檔案節省占地空間，查閱方便，節約了保管費用，避免了人力浪費。數字化檔案傳遞快速，利用及時，大大提高了工作效率。因此，檔案數字化將是未來時展的必然趨勢。隨著數字化檔案的興起，檔案管理數字化必然應運而生。檔案管理數字化是發展的必然要求，也是因為其有不可替代的作用。首先，數字化管理更有利于保護檔案。因為在將傳統檔案資源數字化的過程中，必將能夠發現檔案中不完整和欠缺部分，便于及時補齊，同時檔案的數字化存儲還可以彌補紙張字跡模糊、污損的問題。檔案數字化后成為原紙質檔案的副本，相當于一個備份，極大限度地保護了原件資料的完整性。其次，檔案管理數字化也有利于改進檔案管理工作質量，提高歸檔、立卷、查詢效率。
二、檔案數字化管理的內容
數字化管理主要內容包括基礎設施建設、信息資源建設、應用系統建設、標準規范建設和人才隊伍建設以及安全保障體系建設等內容。標準規范建設是指是對電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源各方面制定標準、規范，并指導實施的過程，對于確保數字化檔案管理的安全、暢通具有十分重大的意義。
基礎設施建設指網絡和設備的建設，它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎條件。應用系統建設主要包括檔案信息的收集、管理、利用、安全等方面，關系到檔案數字化管理的速度與質量。檔案信息化資源建設包括館藏檔案的數字化和電子文件的采集和接收。檔案信息資源建設主要指數據庫建設。人才建設指專業人才，特別是既懂檔案業務，又熟悉信息技術的復合型人才，是當前數字化檔案管理工作所需要的。
最后是檔案數字化管理所需的安全保障體系建設，檔案數字化管理過程需要有強大的安全保障體系支撐，這是一項復雜而龐大的系統工程，主要應該由以下五個要素組成：法制標準保障、基礎設施保障、組織管理保障、安全技術保障和災難恢復機制。積極促進檔案整體信息化應用水平的全面提高，為信息化建設保駕護航。
三、檔案管理數字化要把握的環節
我國的檔案管理數字化建設剛剛發展，其中有需要改善的環節，也有需要注意避免的問題。
（一）避免資源的浪費
電子文件與紙質文件的雙重保管容易造成資源的浪費，有些檔案已經形成了廣泛傳播的電子文件，就沒有必要轉化成紙質文檔再保存一次。因此，除了對已有珍貴檔案進行數字化再傳播和保存外，后續檔案的管理就要注意避免資源浪費的問題。
（二）提高數字化檔案利用率
數字化檔案具有非常方便快捷的優勢，這是紙質檔案無法比擬的。其傳播快捷、查閱快捷、使用快捷，因此，完全有理由提高數字化檔案的利用率，使之充分發揮作用。但現實往往不盡如人意，人們對于浩瀚的網絡資源往往只利用了其20%的功能。因此，要提高數字化檔案的利用率，首先應該建立起檔案電子化的系統工程，做好系統的總體設計，配套設備選型，檔案管理軟件的開發和采用，檔案整理和錄入，備份和安全措施也要做好。面對大量的查詢和共享，檔案管理系統的設備首先要選用雙服務器的設備，并進行雙備份，同時設置查詢系統，為資源共享提供方便。
（三）提高檔案管理人員隊伍水平
檔案管理要轉變為數字化管理，檔案管理工作也由原來的勞動密集型工作轉變為知識技能型工作。這就要求檔案管理人員的知識技能水平也要有相應的提高，這一方面包括檔案整理者的宏觀分析能力，準確識別有效檔案進行歸檔；另一方面，根據眾多使用者的要求提供準確的檔案。這都要求檔案管理者具有一定的知識技能水平，需要高素質技能的信息化人才。因此，管理部門要加強檔案管理人員這方面的培訓，提高電子文件管理意識，加快工作轉型，提高檔案管理水平。
四、檔案管理數字化中對電子檔案的管理
（一）電子檔案的鑒定
在歸檔管理前，首先要對檔案進行鑒定。鑒別檔案的價值以確定管理期限，對無保存價值的電子文件進行刪除和銷毀。對電子檔案的有效鑒別是保證檔案管理工作準確、完整、系統的前提。
（二）電子檔案的著錄歸檔
對電子文件的著錄包括。對歸檔前文件著錄和歸檔后文件著錄，歸檔前著錄的文件有文件級與案卷級，歸檔后只需對案卷級文件進行著錄。檔案管理部門可以將需要的著錄項目編成表格發放給檔案形成單位，實現雙方的銜接。
關鍵詞：數字檔案 檔案管理 問題
中圖分類號：G25 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2017）02（b）-0142-02
從人類悠久的歷史來看，檔案已經存在了上千年。無論是民主自由的西方國家還是中庸重禮的東方國家。檔案從未被丟棄。人類幾千年來一直流傳著檔案記錄，是因為時間可以改變，但是記錄不會改變，它會清清楚楚記錄著發生過的一切。由此可見，檔案的存在是一種符合人類社會需要和歷史發展的行為。甲骨文是中國發現的古代文字中時代最早，體系較完整的文字，主要是刻在龜甲獸骨上的文字。后續又出現了金石檔案、簡版檔案、纏帛檔案、紙質檔案，等等。通過研究檔案的發展，不難發現，隨著時代的變化，記錄檔案的方式也從最初的雕刻發展為紙質記錄。而對于如今這個科技發展縱橫的新時代。人們對于檔案的記錄更是有了新的需求，希望檔案管理可以更加規范化、制度化、科學化。而“數字檔案”毫無疑問成為了當今檔案領域里的“新寵”。它伴隨著互聯網技術和計算機技術等產生的新型檔案信息形態，具有一定的多元性和分散性；它可以將不同的信息記錄在不同的載體上；不受地理位置的影響；它不再是用人們常規的紙質來記錄；而是用一種新型的更完整，更容易保存，方便及時查找的磁盤、光盤等載體來記錄。
1 數字檔案的主要特點
傳統的紙質檔案管理已不再適合社會的發展需要，因此，被數字化檔案管理取代是時展的必然結果，究其原因在于其本身的幾大優勢。
1.1 數字檔案載體容量大
一張3.5寸的磁盤可以貯存1.44M字節的內容；一張光盤可貯存650～700M字節；移動硬盤的貯存量達到幾G、幾十G、甚至上百G。通常一個單位在幾年內保留的文件可全部貯存在一張光盤內，為人們大大節省了管理成本和保存空間，這是傳統檔案管理無法比擬的。再說大家現在的實踐活動的范圍相當廣，勞動對象相當復雜，實踐的節奏相當快，所產生的歷史記錄相當多，急需要一種新的檔案載體來取代紙質載體。
1.2 數字檔案安全性高
傳統的紙質檔案由于受自然條件和時間的影響，需要長期花費大量人力、物力和財力細心保管，而且紙質的檔案若是遭到破壞會很難復原；數字檔案與其相比會方便很多。首先，數字檔案容量大可存儲較多信息，實體檔案數量少，方便管理；其次，數字檔案可以多備份，而且很快就可以完成，避免了破壞后無法查找的弊端。
1.3 數字檔案的使用效率高
紙質檔案管理在實際應用時會出現查找不便的問題。例如在查找某所學校學生學籍檔案，需要管理員翻閱數十卷甚至上百卷的檔案尋找，花費的時間長、工作量也大，若是采用數字化檔案管理，只需要在電腦上檢索所需要的信息，計算機就會自動篩檢給出，如需紙質版可直接打印出來，大大提高了人們的工作效率；同時，隨著大量高科技電子產品的出現，如：計算機、數碼相機、掃描儀等，這些產品具有操作簡單、存儲多且方便的優點，已被人們普遍使用。據了解，已有相當多的機關、企事業單位正在實現辦公系統自動化，網絡辦公已不再是處于實驗階段，相反，它正處于一種飛速發展的普及態勢，這樣就不可避免地會形成大量的數字檔案。
2 數字檔案的不足之處
在檔案管理方面，數字檔案作為一個新生事物，還存在著一些不足之處。
2.1 首先是人們的認知度
從歷史的發展來看。紙質作為最早記錄檔案的方式。最初出現在西漢時期。由于當時技術有限，造紙成本太高，使用范圍也不是很廣泛。直到東漢時期，蔡倫改造了造紙術。使得造紙成本降低。也讓大部分人接受了紙質記錄。紙質的出現經歷了上數百年的時間，隨著造紙技術的進步，更是一直保留至今，同樣也深受廣大人群的認可。而數字檔案現在存在的問題就是要如何去推廣，如何讓人們正確地認識數字檔案。而紙質檔案具有真實性的本質感，能夠清晰看到，所以內心會覺得紙質記錄是最安全的；對于數字記錄有著不安全感，所以很難接受和去嘗試。
2.2 其次是數字檔案的格式的問題
數字檔案作為一種通過計算機磁盤等設備記錄儲存的檔案。雖然節約了人們翻閱紙質檔案的過程，縮短了檔案搜索時間。但是由于設備的不同，軟件也有不同，需要去下載、安裝，而這樣也會使得占用空間太大而導致有些軟件無法正常安裝，有時還會出現病毒入侵，使得我們的電腦癱瘓。對于不同人群來說，中年人的接受和學習能力還是較好的，而對于一些年紀大的人，他們接受能力有限，自然也不會去嘗試一些新鮮東西。
2.3 最后是數字檔案的原始記錄受到質疑
紙質檔案是用紙來記錄，一旦形成再去修改便會有很明顯的修改痕跡，因此可信度比較高，不易被篡改。而數字檔案是在計算機的環境下完成的，就有了一種無形的信息資源，人們可以去隨意發送、復制、粘貼，一份文件成為了共享文件，也無法保證當事人的一些特征，容易被偽造和篡改，使得數字檔案的可信度降低。
3 數字檔案管理問題的解決方式
數字檔案因其自身顯著的優越性，從而被人們越來越重視、認可，進而廣泛應用在人們日常的生活和工作中，對于其存在的不足之處，筆者認為應從以下幾個方面入手予以解決。
首先，應當加強宣傳，使人們對數字檔案有更深層次的了解。如今網絡世界日益發達，越來越多的人通過網絡和計算機獲取更多的有效信息，而對數字檔案進行宣傳，也可以借助網絡和計算機的力量。通過使用數字檔案，使相關部門檔案管理工作走出以往的繁瑣，管理工作變得更方便和快捷，同時，加大數字檔案的運用途徑，讓數字檔案以其便捷的優勢被更多人所接受。
其次，可以將網絡計算機行業、軟件開發行業以及檔案管理這幾個行業相結合，將文檔、圖片以及聲像等文件格式進行統一。這樣可以有效突破行業限制，建立更加統一、規范且兼容性更強的文件儲存格式。
再次，各檔案管理部門在利用數字檔案的過程中，要注重檔案存儲以及網絡安全問題，在長期運用后形成一種更加精確快捷的數字查閱方式。同時，相關管理部門要根據檔案密級為社會提供服務。
最后，應當提高檔案管理工作人員的綜合素質，使檔案管理工作變得更加規范。新的數字檔案具有可擦除式的更改性，這就為保留檔案的原始性提出了新的挑戰。一方面，檔案管理人員應當注重維護檔案的原始性；另一方面，檔案行政管理部門也為保證數字檔案的原始性新設立了相關制度。
由上述可知，時代的飛躍發展，要求人要用更先進的生產力與之相匹配，傳統的紙質檔案管理雖然有著“輝煌”的過去，然而它在人們實際生活和工作中卻頻頻出現許多這樣那樣的問題，從而也證明了紙質檔案管理已經無法適應當今社會發展的節奏，它被數字檔案管理所代替是時展的必然趨勢，也許數字檔案在實際應用中會出現或多或少的不足，畢竟它是時展的一個新生產物，但是筆者相信在未來的發展中，這些不足之處會被大家一一克服，而它，也將會在數字化時代中為社會提供更加快捷、方便與優質服務。
參考文獻
[1] 吳寶康.檔案學概論[M].中國人民大學出版社，1988.
[2] 楊友秀.檔案工作基本理論與方法[M].北京：檔案出版社1994.
關鍵詞：數字化、檔案管理、網絡化
中圖分類號：G270.7文獻標識碼：A文章編號：1006-026X（2013）12-0000-01
前言
21世紀是一個信息技術發展日新月異的時代，信息技術在各個行業各個方面的運用已經越來越普遍，并逐漸成為各個行業競爭的有力技術手段已經各方面進步和發展的不竭動力。而對于信息量巨大，工作量頗高，提供大量信息資源的檔案管理工作來說，計算機技術、網絡技術等數字化技術的變革的沖擊，為其帶來了巨大的機遇以及挑戰，正確的認識檔案管理的數字化發展，并使其向數字化的方向發展，使得檔案管理更加的系統、及時、準確和高速，從而實現對資源更加地有效利用和分享。這樣能夠促進檔案管理行業的發展，減小管理工作過程中的工作量及難度。
一、我國檔案管理的現狀
我國檔案管理是以服務社會主義現代化建設檔案資源為目的，其主體是依據《檔案法》建立的檔案館，檔案館也是集中管理、保存檔案的基地，它能實現諸多檔案管理功能比如：收藏功能、存儲功能、宣傳功能以及傳播功能。同時在我國這樣一個歷史悠久，古文化燦爛的國度，檔案管理不僅具有重要的意義，并一直得到重視，并取得了巨大的發展。發展到現階段，隨著網絡技術、通訊技術等信息技術的進步和發展，對檔案管理也產生了極大的影響。近年來，檔案管理過程中信息化、數字化技術得到了成功地應用，使得檔案管理方面產生了巨大的變革，電子式的文件大批量的產出，以及計算機技術下紙質檔案數字化的進步，促進了檔案包含信息內容的加速，并逐漸出現檔案管理對象檔案實體與檔案信息管理工發生分離的情況。正如我們所知，檔案它是能夠被我們傳輸、表達、感受的，以圖像、文件等為載體的一種信息。現階段，網絡信息技術的發展，必然會導致不同區域的使用人員共享檔案信息的情況，憑借各種數字化技術，檔案管理的工作也將突破地域，形成“移動中的檔案館”，建立起全國乃至全世界范圍內的檔案管理中心，檔案信息將更加容易獲取和傳播。
二、數字化檔案管理的內容及特點
信息化建設的關鍵是實現信息資源的共享以及高效的利用，無論從哪個方面來說檔案都是信息資源的中心，因而對檔案規范化以及標準化的管理已受到社會各行各業的廣泛關注。正是在這樣的背景下，為適應各行業發展的客觀需求，數字化檔案管理運用計算機網絡技術并結合數據庫系統對文字檔案、圖像檔案等檔案形勢進行數字化的管理，全面的管理，并進一步實現檔案系統與辦公系統的無縫銜接。數字化檔案管理是由若干年前西方“數字化圖書館工程”的概念演變而來，是一種利用多種計算機多媒體技術的新型檔案管理形式，基于高速網絡實現跨庫檢索并對海量檔案信息庫群進行管理。
數字化檔案管理包括諸多方面的內容，主要可完成以下工作：首先是以計算機網絡技術，多媒體技術以及現代通信技術為基礎，建立起能過在外部進行信息調整的公共網絡系統。其次是將不同時期、不同類別的檔案信息庫以及多種其他信息庫作為基礎信息，形成能夠將傳統檔案信息轉化，自動生成電子檔案的數據庫形式。再則是實現智能處理，實現數據庫到知識庫的轉變，并運用自然語言進行全網絡的檔案搜索，實現檔案信息的全網絡共享。最后是建立成立體化，全方位一體化的使用體系，及時地處理和提供各類檔案信息，并保證信息資源使用過程中的安全性，提供可靠地安全保密措施。
數字化檔案管理作為一種基于互聯網的分布是檔案管理系統，能夠根據不同的需求提供各類檔案信息服務，數字化檔案管理主要有以下幾種特點及優勢：
1、實現經濟效益的提高。
如今，社會經濟得到的飛速的發展，造成現實的辦公效率難以應付海量的信息，由此形成了尖銳的矛盾，在傳統辦公方式之下，一直是一種粗狂型的模式。也就是一種單純的以增加人員和辦公用具來解決這些問題的手段，這種方法造成企業管理成本大幅度的增加，相反數字化檔案管理一改傳統紙質載體的檔案信息，將其轉化為機讀的檔案信息，不僅在很大程度上減少了管理費用，節約了大量實體空間，還能有效地方便查詢，進而避免了印制紙質資料而造成的浪費和成本的增加。
2、實現辦公效率的提升
數字化檔案管理能夠做到資料的及時歸納和盡早利用。譬如，在企業人事管理的過程中，需要管理對象眾多，并且有極大的流動性和負責性，員工調動，退休等都會伴隨著檔案的移動，要想一絲不茍地準確記錄和了解這些動態的信息，按照以往的管理模式必將消耗大量的人力、物力，而且還可能造成延后。但是利用數字化的檔案管理方式，通過計算機網絡就能輕松準確的統計這些信息，同時回過頭來要想查詢這些信息也是什么的簡單和方便，可以使得相關的工作人員做到對所有信息進行實時的控制和處理。并且，由于計算機技術以及信息都不受物理空間的限制，因而數字化的檔案管理更是能實現檔案的無界性，由此檔案庫也由實體的檔案館變為可供隨時隨地利用的信息處理中心。
3、實現檔案的高效利用
傳統的檔案管理都是在檔案室或者檔案館內進行的，而且是以紙質材料為載體的，這樣給使用者帶來了諸多不便，然而數字化檔案管理則能夠使人們更加方便和精確的獲取所需的檔案信息，網絡化的檔案管理更是能使使用者不受時間以及空間地域的限制，從而大大提高檔案信息的利用效率。
三、數字化檔案管理建設應注意的問題
數字化檔案管理能給我們帶來諸多方面的便利，但與此同時也存在著多個方面的問題和有待克服的困難，為了實現全面檔案管理的數字化建設在，實踐過程中應注意一下幾個方面的問題：
1、系統工程的構建
我們必須認識到檔案管理數字化建設是一項系統的工程，它包括設計、開發、整理等多個方面的工作，而且日常的記錄、保管等工作也具有相當大的工作量，所需要的設備也是多種多樣。為了提高管理系統的效率還應管理查詢系統的設置以達到資源查詢及共享的目的，并進一步開發操作系統、加密系統等已全面提高檔案管理的水平。
2、保證檔案的安全性及可靠性
運用計算機技術的數字化檔案管理最重要的一點就是安全性的保證，全網絡資源共享對其安全也提出了更高的要求。現在網絡技術發展迅速，應注意及時更新保護系統以保證管理系統的安全運行，防止其被惡意破壞或侵入。
3、注意與辦公系統的高效銜接
與辦公系統的銜接將有助于企業對自身進行數字化檔案管理，實現企業財務管理、人事管理等的有效結合，提高檔案管理的效率。實行科學完善的管理規章制度，實現文檔一體化，電子檔案及紙質檔案同步保存，并在兩者之間建立有效的銜接通道，做到數字檔案管理的有跡可循，提高數字檔案的可靠性。
［關鍵詞］數字化；檔案管理；信息安全
一、檔案信息數字化的主要內容
檔案數字化主要包括檔案目錄信息的數字化，建立檔案目錄數據庫，以多種類型的檢索關鍵字為基礎以便于快速檢索；載體檔案的數字化，是檔案信息數字化的主體對象，如紙質檔案、檔案縮微品、照片檔案、錄音錄像檔案等利用計算機技術、掃描與信息處理技術、數據庫等新技術進行數字化，最后以數字化的形式存儲、與網絡化的形式互相聯結，利用計算機系統進行管理，形成一個具有有序結構的檔案信息庫，及時利用，實現資源共享。
二、檔案信息數字化存在的安全隱患
（一）制度建設層面缺失。依據《中華人民共和國檔案法》和信息安全相關法律、法規規定，要求在開展檔案信息數字化建設時，必須制定相應健全的管理制度，以確保檔案信息數字化工作中的各個環節有據可依。但是在實際工作中，一些單位對制度建設不重視，使得在檔案信息數字化建設中，沒有建立相應的管理制度用于規范工作行為，使其在檔案數據采集與加工、檔案數據存儲及管理、檔案數據查詢利用過程中責任主體不明，無章可循。（二）技術上的不安全因素。1.使用國外技術和產品帶來的安全隱患。目前我國大多數的檔案信息系統所需要硬件、軟件均沒有實現國產化。我國數字化信息管理還處在較低的水平，這些國外的產品和技術特別是操作系統和應用系統都存在一定的安全風險和安全隱患。2.計算機網絡的安全因素。要提高檔案管理和利用的便捷性，以計算機為終端，采用局域網和互聯網并用的方式是一個很好的解決方案。不同應用系統（管理系統和利用系統）之間的網絡系統處于相對隔離的狀態，而且設有必要的防護措施，但是這樣也無法完全保證檔案信息的絕對安全，檔案管理和利用便捷性和安全性的矛盾時刻存在。3.安全漏洞帶來的安全隱患。俗話說：“道高一尺，魔高一丈”，計算機病毒、黑客攻擊是一個世界范圍內的信息安全難題，雖然近年來我國計算機安全技術領域有了長足進步，但它們或多或少在技術上還存在不完善的地方，在維護檔案信息安全上還存在著一些漏洞。（三）管理人員的因素。無論是檔案管理還是利用，實施這個過程的主體都是人，而人為的因素有很大的不確定性，這會影響到檔案數據的安全。例如，人為的操作失誤，導致數字化檔案誤刪、泄密；少部分人員職業操守欠缺，為私利對數據有意地篡改，將檔案信息管理的用戶與口令等信息向外部人員透露；管理人員責任心不強造成備份數據丟失、損毀等，這些都對檔案信息安全構成威脅。
三、檔案信息數字化安全的具體措施
（一）制度建設層面完善。依據《中華人民共和國檔案法》和信息安全相關法律、法規規定，制定切實可行的信息安全管理標準。建立和完善電子檔案信息的采集錄入、信息處理、信息存儲、信息與利用等方面的安全管理規章制度和操作規程。在制度中，要根據工作人員不同的專業特長，進行合理的工作安排，要有明確分工、明確責任主體、權限分明，做到在檔案信息數字化過程中的各個環節都有人負責。發生泄密或其他事故時要有相應的倒查機制。明確電子文件的歸檔范圍，明確電子文件的管理人員；明確數字檔案信息記錄備份要求，對備份時間、格式、份數有明確記錄，備份要有專人管理；明確定期對檔案數據進行檢查的內容和時間標準，指定檢查的人員。（二）提高技術層面安全防護能力。檔案信息數字化安全防護能力在技術層面上的提高是包括硬件設施、軟件設計、網絡防護、通信安全的一個綜合性課題。（1）應提高我國具有自主知識產權硬件及軟件的使用率，在核心設備上可以用國產替代的，要堅決使用國產設備。（2）應保障存儲設備的安全，建立符合標準的電子設備信息機房。（3）對內部局域網和外部互聯網要進行物理隔離，防止外部網絡對內網的非法訪問。（4）應長期跟蹤軟件的使用效果，發現并及時修補軟件的安全漏洞，并按要求配備經國家有關部門認證的防火墻和殺毒軟件。（5）按照制定的備份機制與規范，及時做好數據的備份。（6）建立嚴格的數字化檔案信息的安全防范機制，包括信息登錄訪問控制、用戶權限控制、信息分類與安全控制。（7）在檔案信息傳輸使用進程中建立數字化檔案傳輸安全控制，包括網絡監測和鎖定控制、網絡端口和節點的安全控制、信息加密控制等。（三）注重管理人員培養。無論是制度建設還是技術手段最后都需要具體的人去操作。所以在管理人員的培養方面應注意：（1）做好檔案管理人員專業技能培訓，提高其業務能力。（2）加強職業道德培訓和相關法律法規的學習，使相應的人員具備較高的職業操守和較強的法紀意識。（3）結合檔案數字化管理自身的特點，通過定期的培訓提高從業人員的信息化水平。數字化檔案信息的安全管理是一項系統工程，在檔案信息數字化實施過程及后期的管理、應用中，需要從制度、技術、人員三方面入手，以制度的建立健全為綱，以人員管理為主線，以軟硬件設施的不斷完善為基礎，確保檔案信息數字化應用的安全。
作者:楊玉宏 單位:內蒙古烏蘭察布市微波總站
關鍵字：檔案管理；數字化；技術變革
中圖分類號：F299.23；G270.7
隨著互聯網信息技術的發展，數字化技術運用到人們工作和生活的許多個方面，在檔案管理中，數字化也得到了極大的運用。檔案管理的數字化就是在檔案管理過程中利用計算機技術和信息技術，使檔案變成數字化和網絡化的利于管理和處置的電子檔案。采用數字化的存儲方式，能夠節約大量的存儲空間，方便檢索，便于保存，對于更好的高效利用檔案資源有著積極的意義。在檔案數字化的運用中，要堅持真實性、安全性、便捷性等原則，提升檔案數字化管理的效率。
一、檔案管理數字化的意義
實現檔案管理的數字化管理是十分必要的，檔案管理數字化技術的運用主要是指利用計算機、數字攝影和掃描等先進技術，將檔案資料以數字化信息的形式進行保存并加以利用，形成系統的檔案管理信息庫，進一步提高檔案管理的質量和效率。方便快捷的檔案數字化管理將改變以往傳統的管理模式，有效地提高管理效率。
檔案管理數字化主要具有兩個方面的意義。一是數字化能夠節約檔案管理的空間。紙質檔案比較厚重，占據較大的空間，保存紙質檔案需要較大的場地，在保管的過程中，對于庫存的條件要求比較高，在搬運的過程中需要的人力財力也比較高。而采用數字化的存儲，更夠有效的節約存儲的空間，存儲較為便捷。二是數字化資源方便檔案的處置和共享。采用數字化檔案管理的模式，檔案檢索利用都較為方便，且電子化的檔案館也方便讀者進行查閱下載，這有利于對檔案資源行進行有效的管理和處置，以達到檔案資源的高度共享。
二、檔案管理數字化的現狀和問題
雖然我國進行檔案的數字化管理的時間還不是很長，但也取得了可喜的進步，自上個世紀九十年代行業實行檔案數字化管理以來，檔案管理逐漸從手工管理向信息化轉變，既保護了檔案信息，又加快了檔案的開發和利用，全面提高了檔案管理的合理性。但檔案管理數字化技術的運用還是一個不穩定的、易出現問題的新事物，這也體現了事物發展的普遍規律，發展都需要過程，不會一蹴而就。所以，對于不成熟的檔案管理數字化管理工作而言，并不是十全十美。當今檔案管理數字化技術的運用所出現的問題可以歸納為以下幾點。
（一）檔案管理的數字化系統不健全
檔案數字化管理的目的就是為了方便檔案的存儲查閱和利用，這就需要建立起完整的檔案管理的數字化系統。從檔案的存儲管理和利用都有著一套較為便捷的平臺。但是就目前來說，檔案管理的數字化系統并不健全。長時間以來，檔案管理資料的作用只是為提供咨詢或者證明等簡單的服務，在實際利用效果和服務上都缺乏深入和創新，使得檔案管理工作只是停留在表面，開發程度還不夠，所以很多服務還無法開展。
（二）缺乏標準的檔案數字化管理標準
在如今經濟和科技都快速發展的時代背景下，信息技術與計算機技術越來越發達，為人們的生活、工作提供了很多便利，但事物的屬性都是相對的，大量信息的每日更新使得檔案管理資料在搜集與整理的過程中都存在著一定難度，這可能會造成資料的缺失和錯誤。對于檔案管理的數字化建設，需要統一的標準和流程。但是目前，我國在檔案管理標準化建設還沒有統一的標準，對于檔案管理的數字化的相關規范和要求還不夠健全。
（三）缺乏專業的檔案管理人才
對于檔案創新形式的運用，最重要的是要培養熟悉檔案數字化管理的人才。但是目前來說，我國對于檔案管理學方面的培養力度還不夠。很少有專門的大學開設檔案管理學，所培養的專門性人才還不多，難以滿足檔案數字化管理的現實需要。
三、檔案管理數字化的改進措施
（一）培養專業性人才
人才是第一生產力，這一點在各行各業中都有很明顯的體現，當然，行業中的檔案數字化管理工作同樣注重人才的培養和利用。只有擁有大量既懂得先進計算機技術，又懂得檔案管理的人才，這一領域才能在時代洪流中獲得更好的發展。而我國檔案管理數字化管理人才的培養主要可以從兩方面入手。首先，對已有的數字化檔案管理人才進行專業知識的培訓，使他們逐漸改變陳舊觀念，更新知識結構，提高創新能力和管理能力，進一步改善該行業的人才結構。其次，要積極吸納高水平、高技能的數字檔案管理人才，要從招聘、管理、激勵等方面，留住人才。
（二）加強標準體系的建設
缺乏標準化的檔案數字化管理會造成檔案管理資料保存的不完整且不規范，那么檔案管理的數字化管理就失去了滿足社會需要、加快檔案管理建設的意義，更不用談檔案管理數字化應有的價值。然而，目前檔案管理數字化管理中，這種現象還普遍存在，一些檔案館的數字化管理手段和管理制度還不標準、不規范，這極大的阻礙了檔案管理數字化管理的正常發展和創新。于是，加強檔案管理數字化建設就具有重要意義，只有健全了相關體系，保證檔案管理信息的規范和完整，那么數字化技術在檔案管理中才能得到更好的利用。此外，規范檔案管理的標準和體系，會對檔案管理數字化建設、發展產生極大的促進作用。
（三）健全電子檔案數據系統
原始的檔案管理資料大多是紙質的，通過人工錄入或者用掃描儀進行掃描等兩種方式，將紙質版的檔案資料轉化為數字版的檔案資料。這是數字檔案制作的兩種最主要的形式，但前者是一種效率較低、容易出錯且占用大量人力資源的方式，而通過掃描儀將紙質版檔案轉變為電子版檔案就是一種比較實用的方法了。但要保證檔案管理資料不遺漏、不缺失，就要健全電子檔案數據系統的建設。這主要體現在兩方面，首先，數字檔案的管理人員通過掃描儀在將紙質檔案轉變為數字檔案時，也要將紙質版資料重新錄入，并及時修改、補充、更新數據資料；此外還要講原始的紙質資料保存完好，因為數字檔案在存儲或傳輸的過程中可能會出現很多不可控的因素導致資料的丟失或損壞。
四、結論
檔案管理數字化極大地節省了人力資源，將人力逐漸轉向服務行業，簡化檔案管理流程的同時，還提升了檔案管理的質量和效率。在運用數字化進行檔案管理的過程中，要注意堅持可用可查可共享的基本原則，簡化檔案的查詢流程，方便檔案的使用。為了推進檔案數字化的進程，必須進一步培養專業的檔案管理人才，加強檔案標準化體系建設，進一步健全電子檔案的數據系統。
1 房產檔案管理基本介紹
房產檔案管理包括房屋面積、產權屬人、交易紀錄、司法部查封、權屬登記、離婚產權分析、拆遷補償、房屋結構、租賃抵押擔保、產權處理以及房屋繼承等。所謂產權檔案數字化，指的是通過多媒體技術、網絡技術、信息數據庫技術、掃描技術以及存儲技術有機結合，利用數字化形式將檔案信息有效存儲，在建立數據庫的過程中，實現資源共享。以便更好的實現原件管理和數據管理[1]。
1.1 主要特征
首先，管理內容數字化和網絡化。在網絡信息化時代中，實施檔案數字化和網絡化管理，能夠將打破傳統紙質管理方式的局限性，借助先進計算機技術和高端設備將檔案信息載體分離式存儲，這不僅能夠節省信息存儲時間，而且還能提高信息利用價值以及工作效率。其次，管理服務全面化和社會化。計算機設備既能實現文本存儲，還能實現圖像存儲，借助網絡平臺能夠實現信息全面、準確搜集，有利于構建全方面的檔案服務模式，此外，在檔案信息資源共享的影響下，用戶能夠有針對性的進行信息搜集、應用，以便提升工作質量和速度，從中能夠體現服務社會化特點。
1.2 主要方式
房產檔案主要有三種管理方式，第一種是原件管理，即利用信息技術保管好檔案原件；第二種是掃描件管理，即借助掃描儀等先進設備實施具體的掃描工作，以便資料查詢和實際應用，雖然該設備工作速度較慢，但是掃描效果良好，然而相機設備兼具快速和優質兩種效果；第三種是數據分析，即對房產檔案數據詳細、合理分析，借此方式實現信息保存。
1.3 基本原則
首先，真實性原則。房產檔案從原始信息過渡到數字化信息，務必要保證信息的一致性和真實性，對于存在出入的信息要及時糾正，提高信息的可靠性和真實性。然后，安全性原則。確保房產檔案信息安全，即保證權利人合法權益的基本表現，一旦信息安全性降低，那么信息資源完整性極易遭到破壞。最后，便捷性原則。應用數字化技術于房產檔案管理，能夠實現檔案信息及時查閱、便捷查閱，能夠打破以往檔案信息所受地域限制及時間限制。
2 房產檔案管理數字化中出現的問題和解決措施
2.1 問題
首先，房產檔案資料缺乏完整性，影響相關政策、法規的健全性，具體表現為實際房屋和資料記載存在結構、面積等方面的不同。其次，服?漳諶蕕ヒ唬?用戶接收的服務僅限于檔案證明以及檔案信息咨詢等潛在層面，對于深層次的利用分析和網上服務研究，還存在一定的工作難度。最后，計算機設備被片面應用于房產檔案人工管理，然而房產檔案尚未實現信息數字化處理，這在一定程度上影響信息查詢全面性[2]。
2.2 措施
2.2.1健全房產檔案數字化體系
只有健全房產檔案的數字化體系，才能確保房產檔案實現信息規范化，在此基礎上發揮信息價值，提高房產檔案的利用率。如果房產檔案未能標準化實施數字信息管理，那么房產檔案需要經歷較長時間實現管理工作質量優化，促進管理工作有序發展。
2.2.2完善房產檔案數字化系統
雖然網絡數字化時代提高了信息技術的應用率，但是目前大多數房產檔案仍利用紙質化形式，僅在特定條件下才會通過人工應用計算機設備，檔案只是實現了輸入形式的數字化，未能實現全面數字化，這不僅會降低工作效率，還會降低信息的真實性和實用性。完善房產檔案數字化系統，即原文件借助掃描儀的形式實現信息數字化，以此減少信息檢索時間、提高信息準確率。
2.2.3大力培養檔案專業化人才
提升房產檔案人員的綜合素質和專業能力，有利于促進房產檔案管理工作穩健進行。為此，聘請專家對工作人員進行系統性培訓，在培訓的過程中，傳播豐富的專業知識、提高工作人員對數字化技術的掌握能力和運用能力，促使工作人員在創新型思想的引導下，規范房產檔案的工作行為，積極配合房產檔案管理。
2.2.4構建檔案信息輸送平臺
構建檔案信息輸送平臺，有利于檔案信息數據庫提高利用價值，有利于促進檔案信息及時、高效、準確傳遞，同時，還能實現檔案信息的便捷化傳輸，加快信息的傳播速度和傳播范圍，充分發揮數據庫的價值和利用率。此外，還能增加客戶對房產檔案管理工作的認可度和滿意度[3]。
數字化病歷檔案室的建設要以病歷檔案使用需求為原則，以最大限度服務病歷檔案使用者為導向，建立一種多功能的數字化病歷檔案智能平臺。數字化病歷檔案室主要由兩部分組成：
（一）病歷檔案信息資料的數字化是數字化病歷檔案存在的基礎
病歷檔案信息資料的收集是病歷檔案工作者的最基礎工作。將病歷檔案信息資料數字化是數字化病歷檔案室存在的基礎。數字化病歷檔案是傳統病歷檔案管理通過“應用數字技術處理和存儲病歷檔案”的方式來管理病歷檔案信息資料。它們的區別不只是處理和存儲病歷檔案的方式上，同時也是在病歷檔案室發展階段的不同上的區別。在電子病歷后時代，數字化病歷檔案室是傳統病歷檔案室發展的一個全新階段。病歷檔案信息資料的數字化來源包括：
1.病歷檔案數字化影像處理系統:主要是將傳統的紙質病歷檔案進行影像化處理，然后以文檔和數據庫的方式存儲并配以加工、管理、應用的體系。目前我國紙質病歷檔案數字化技術主要有三種：翻拍、掃描、縮微掃描結合三種方案。數字化影像處理系統將紙質病歷檔案數字化后，存儲成JPEG或PDF文件格式。PDF通常占用空間比較小，易于傳輸與儲存，也易于閱讀和展現。一般醫院都采用PDF格式存儲。
2．電子病歷系統：這是未來數字化病歷檔案室數據來源的主要形式。電子病歷是指醫務人員在醫療活動過程中，使用醫療機構信息系統生成的文字、符號、圖表、圖形、數據、影像等數字化信息，并能實現存儲、管理、傳輸和重現的醫療記錄，是病歷的一種記錄形式。電子病歷系統則是采集、存儲、傳輸、處理、使用電子病歷的一整套工具和應用程序。在電子病歷系統中，電子病歷存儲的格式通常有兩種:一種是XML(Extensi-bleMarkupLanguage)，是當前處理結構化文檔信息的常用工具。另一種格式是PDF，電子病歷可以采用虛擬打印的方式生成PDF文件。PDF文件支持電子簽名、支持帶水印的顯示輸出，有助于保證數字化病歷檔案的安全性和合法性。一般醫院都采用PDF來實現數字化病歷檔案的歸檔和存儲。PDF是數字化病歷檔案的較理想存儲格式。
3.病歷檔案數字化影像處理系統與電子病歷系統相結合形成一份完整的電子化病歷。根據衛生部電子病歷基本規范：對目前還不能電子化的植入材料條形碼、知情同意書等醫療信息資料，可以采取措施使之信息數字化后納入電子病歷并留存原件。因此，即便在電子病歷時代，電子病歷所無法包含的知情同意書等也必須通過數字影像化處理后，才能形成一份完整的電子化病歷。故完整的數字化病歷檔案管理系統包括了數字化影像處理系統與電子病歷這兩種存儲方式。
（二）數字化病歷檔案的管理與服務參照傳統病歷檔案管理及三級醫院評審要求，數字化病歷檔案室的病歷檔案管理與服務的應用應包括如下幾系統：
1.病歷檔案管理系統：對病歷檔案資料、病歷檔案服務及對象進行管理。有病歷檔案信息管理模塊；病歷檔案查詢與檢索模塊；病歷檔案報表管理；病歷檔案科研檢索模塊等。
2．病歷檔案資料提供與服務系統：提供病歷檔案復印、復制及打印功能。還包括用戶登記、身份證明資料存儲、復印的病歷檔案資料項目登記及服務收費登記等。
3.智能數據平臺。這是數字化病歷檔案室的終極目標。它是一個使用方便、界面友好的通用數字化病歷檔案智能信息服務平臺。是基于電子化病歷檔案信息系統、電子醫學圖書館、電子醫學期刊及相關醫療信息及醫療法律法規等有關電子病歷檔案系列知識的一個綜合性平臺。主要是對病歷檔案信息進行二次開發，包括針對科學研究及統計分析建立的智能專題病歷檔案信息數據庫。其功能包括：數據檢索權限管理、智能數據應用導航、專題病歷檔案數據檢索系統、自定義數據庫設計及智能知識庫檢索系統等。當然，在醫院數字化病歷檔案室的基礎上，未來，還可建立區域數字化病歷檔案室。
（三）數據化病歷檔案室的實踐
我院電子病歷于2007年6月4日開始實施，至今其電子病歷檔案管理擁有的信息集成及應用系統有：
1.電子病歷檔案管理系統集成了如下幾子系統：電子病歷系統、醫囑子系統、手術麻醉子系統、檢驗系統、影像系統、護理系統、臨床路徑、日間手術等，基本涵蓋了所有的病歷資料。圖片導入功能：對不能電子化的紙質病歷檔案案如知情同意書等進行掃描或拍攝導入電子病歷系統，以保證病歷檔案的完整性。
2.電子病歷檔案管理工作站：含這幾個模塊：電子病歷檔案編碼、審核模塊；病歷檔案回退管理；病歷檔案歸檔管理；電子病歷檔案借閱管理：電子病歷檔案復印管理；電子病歷檔案封存管理；
3.數據化病歷檔案應用系統目前只有病歷檔案首頁管理模塊及綜合查詢模塊。
（四）體會
數字化病歷檔案室提高了病歷檔案的服務能力，它是數字化醫院的重要組成部分，是提升病歷檔案管理與信息利用水平的必由之路。
1.年輕化、專業化的人力資源隊伍是實現數字化病歷檔案室的基礎。我院是一所新發展起來的專科“三甲”婦幼保健醫院，其病歷檔案室成員的專業化與年輕化是它的主要特點；和其它醫院相比，它少了老醫院病歷檔案室的種種冗余，多了觀念的創新及病歷檔案信息新技術和主動服務技巧；同時，科室文化倡導積極主動的學習與參與意識，積極參與醫院的各種有關病歷檔案建設；同時，努力按照PDCA管理模式精細化管理病歷檔案，力爭打造一個服務型、學術型病歷檔案管理隊伍。
2.專業素養的建立。病歷檔案管理是一門邊緣學科，其管理人員除了具有病歷檔案管理及醫學知識外，還必須具有計算機技術、網絡技術及知識產權保護、法律法規等多方面知識的一種全新的復合型人才。
關鍵詞：數字化檔案；管理；問題；對策；
文章編號：1674-3520（2015）-09-00-01
進入數字時代，現代數字技術快捷、高效、準確、便利的優勢正在深刻地影響著新時期的檔案管理工作，在數字化背景下，時代對檔案管理工作提出了越來越高的要求。這些改變不管是對我們的檔案管理工作還是對我們檔案管理人員都是重要的挑戰，在新形勢下，檔案管理人員只有認清檔案管理工作的現狀，不斷適應新形勢下檔案管理工作的新要求，不斷提升自身素質，才能推進檔案管理事業向前發展。
一、數字時代對檔案管理工作的影響
（一）數字化電子檔案應運而生。檔案管理，一般包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用等一系列活動的總和，檔案管理的終極目的是為檔案利用者提供權威的、可信的檔案信息服務。隨著數字化、網絡化的不斷發展進步，檔案的物質載體表現形式也發生了翻天覆地的變化，由原來的紙質檔案逐漸轉變為電子檔案。檔案管理模式也相應的獲得更新和發展，以往基于手工的檔案管理模式逐漸被電子數字化檔案管理模式所取代，數字化、一體化的檔案管理格局逐步形成。檔案管理數字化的目的是利用現代信息技術，更加科學、合理、高效地輔助檔案管理工作，減少重復性勞動，提高檔案管理質量和效率。
（二）檔案館形態發生變化。檔案館形態由傳統型檔案館向數字型檔案館轉變， 這種轉變將傳統型檔案館有限的、信息資源不能共享的檔案文件實體通過數字化手段和互聯網技術的應用，實現了數字化、空間虛擬化、傳播網絡化以及信息資源共享化。這種轉化帶來的還有檔案實體保管模式的轉變；之前的紙質檔案管理是相對集中的，進入數字時代后，紙質檔案逐步向電子檔案過渡。
二、數字化檔案的優缺點
（一）數字化檔案的優點：一是數字化檔案可以減少檔案管理的工作量，提高工作效率。使用較少的工作人員就可以完成多人的工作量，使檔案管理工作的效率更高；數字化檔案的網絡化將檔案管理工作從繁重的文字工作中解脫出來；數字化檔案歸檔的網絡化也方便了對檔案的管理，提高了對檔案信息的查詢速度和利用范圍。二是資源管理虛擬化。通過網絡互聯和館際互借來建設虛擬資源，達到檔案信息資源共享。三是信息資源管理智能化。可以進行智 能化檢索，檢索速度快，效率高，范圍廣。四是用戶使用方便化。用戶可以在任何時間、任何地點方便地使用檔案信息，從而節省大量的人力、物力和財力資源。
（二）數字化檔案的缺點：一是數字化檔案容易失真。數字化檔案可被原樣復制，亦可在復印中變質，而且被修改后不會留下痕跡，所以在數字化檔案的建立、檢查過程中必須保證其真實性。數字化檔案極易失真，這不是數字化文件本身的缺陷，而是在形成數字化檔案的過程中，采取的方式、方法、軟件、格式不同，因此，信息內容“出錯”的概率會高于傳統檔案。二是數字化檔案安全性有待提高。數字化檔案的數據、文字、影像極易被非法操作更改，容易被“黑客”擊傷，可被隨意篡改信息。這些都會直接損害數字化檔案的安全性，而且磁盤、磁帶的支持體，也易產生靜電， 直接影響信息再現，出現不安全問題 。三是數字化檔案的永久保存問題。辦公自動化帶來的無紙辦公給工作帶來了很多便利， 極大提高了工作的效率。在數字化檔案給人們帶來極大的方便之余，其數據保存長久性問題有時候相當脆弱。當網絡突然癱瘓或者電腦出現故障等問題時， 很容易導致文件數據丟失。
三、完善數字化檔案管理的措施
（一）建立健全適應數字時代要求的電子檔案真實和安全的法規。由于電子檔案的特殊性，其信息在形成、處理、歸檔、保管、利用等各個環節都有更改或者丟失的風險性，只有通過法律形式將有關電子檔案保管和使用的行為規范下來，使有關部門及個人自覺遵守，才能從制度上保障電子檔案的安全。與此同時，法律還要確立電子檔案及電子文件的法律憑證作用，確保國家檔案行政管理部門能夠依法管理電子文件和電子檔案。
（二）增強防寫技術措施。目前，在許多軟件中可將數字化文件設置為“只讀”狀態。在這種狀態下，用戶只能從數字化計算機上讀取信息，而不能對其做任何修改。只讀式光盤只能供使用者讀取信息而不能追加或擦除信息；一次寫入式光盤可供使用者一次寫入，可以追加信息但不能擦除原來的信息。這些存儲載體可以有效地防止用戶更改數字化檔案。接入網絡的電腦應當注意使用防火墻，以防止網上用戶對該機構信息資源的非法訪問；阻止機要信息等重要信息從網絡上非法輸出，保護網上數字化檔案的原始性、真實性和安全性，從而使被保護網絡的信息、結構不受侵犯，實現網絡的安全。
（三）加強對光盤、磁盤等存儲介質的保護。一是要加強對磁盤的保護。要求軟磁盤存放在無強磁場干擾、無震動、無塵、無腐蝕氣體和溫濕度適中的環境里，加強病毒防范，要求各業務部門加強計算機的病毒檢測，確保保存數字化檔案的磁盤不帶病毒，并將磁盤經常置于保護狀態。二是要加強對光盤的保護。光盤要十分注意避光。保持良好的溫度、濕度環境至關重要。在使用過程中，應避免摩擦和劃痕造成光盤的損傷，避免大量堆疊，以防光盤翹曲，光盤的存放應置于盒中直立放置。
一、數字化檔案管理工作的重要作用
數字化檔案管理工作的重要作用主要體現在以下幾個方面：
（一）有助于檔案原件的保護。首先，當紙質檔案實現了數字化后，就可以實現數字化副本的保存與使用，避免了頻繁使用紙質檔案，這能夠有效保護檔案原件。其次，紙質檔案伴隨年代的推移可能因字跡模糊或紙質污損而出現不易辨認的情況，而數字化檔案則能夠使得檔案信息有效保持完整。最后，數字化檔案還能夠對紙質圖片檔案運用現代技術進行修復，避免紙質圖片檔案因為自然老化的原因而失真。
（二）有助于節省檔案存儲空間。傳統檔案作為紙質文件，其管理與儲存都需要大量的空間，當數字化檔案管理運用先進的數字化存儲技術來儲存檔案資源后，將大大降低檔案所占有的空間，而且數字化檔案后，存儲量將變得更大，具有更強的安全性和通用性。還能夠有效避免紙質檔案在存儲過程中可能出現的各種損壞、損毀危險。
（三）有助于減少檔案管理成本。在傳統檔案管理工作中，由于是紙質檔案文件，因此檔案的錄入、歸類、存檔、借閱等各項日常管理工作都需要手工管理，不僅工作效率低，而且管理也存在著諸多困難。而伴隨數字化檔案管理進程的日漸加深，檔案的管理與利用也變得更加智能化，檔案管理者和利用者可以輕松憑借智能化的檢索方式快速找到所需要的檔案資料。
（四）有助于檔案資源的共享。傳統檔案由于其儲存載體以及存儲方式的原因，使得各地檔案資料都存在“信息孤島”的情況，而數字化檔案后，則可以憑借互聯網突破時空限制，實現檔案信息的異地共享，增強檔案的使用價值和傳播范圍。
二、做好數字化檔案管理工作的對策與途徑
（一）構建完善數字化檔案管理制度。為了進一步提高數字化檔案管理工作效率和工作質量，構建健全完善的數字化檔案管理制度是一個有效途徑之一。各個檔案管理部門應當切實結合自身數字化檔案管理工作實情，從實際出發對現有的數字化檔案管理制度予以健全完善，以構建出一套更加科學合理的管理制度，并在制度的運行過程中不斷考證、不斷實踐，針對出現的問題以及不足不斷加以完善。健全完善的數字化檔案管理制度應當包括數字化檔案收集制度、數字化檔案歸檔制度、數字化檔案保管制度，以及制定數字化檔案歸檔范圍、數字化檔案保管期限等規定，還需要將這些制度與規定納入檔案管理人員的崗位考核中去，進一步強化檔案管理人員的崗位責任意識以及對制度和規定的執行力度，確保數字化檔案能夠按照規定的流程得到規范化的管理。
（二）規范數字化檔案的利用方式。對于數字化檔案的利用應當額外制定相關查、借閱利用制度，不能無原則，當利用者需要查閱利用數字化檔案的時候，必須滿足借閱、利用制度的相關規定。比如根據數字化檔案內容的密級層次對借閱、利用人員進行相關規定，不符合查、借閱規定的人員不能借閱、利用數字化檔案。還有就是針對檔案內容不是開放的電子檔案，不能提供拷貝借閱、利用方式，而且查、借閱人員需要處于有效的監控下進行。為了確保數字化檔案在共享過程中的網絡安全性，檔案管理部門還應當對含有密級信息的電子檔案予以加密處理并定期或不定期更改“密鑰”，有效保障數字化檔案的安全，同時也避免借閱、利用人員誤操作對電子檔案造成損壞或者更改檔案內容。此外，伴隨數字化檔案管理工作的加深，相信數字化檔案的數據容量也會不斷增加，從而給儲存設備帶來儲存壓力，而且伴隨時間的推移，檔案的檢索利用效率將逐漸降低，此時可以根據檔案數據的訪問頻率來管理檔案數據，對各種數字化檔案進行分級存儲，在滿足檔案利用者需求的同時，也能夠最大程度降低數字化檔案的存儲成本。
（三）實施紙質檔案數字化外包。為了節約檔案數字化工作成本、提升工作效率，檔案管理部門可以考慮將紙質檔案數字化工作外包給專業的檔案數字化服務公司。首先，檔案管理部門應當根據自己的實際需求，嚴格評估和審核外包商的業務能力和技術能力，選擇信譽好、業務能力強的服務商。其次，檔案原件在移交數字化加工單位前，由檔案部門工作人員預先清點、檢查、登記，確定需要數字化加工的檔案案卷。檔案原件必須嚴格按照檔案管理要求，履行出入庫手續和交接手續。在檔案數字化生產加工過程中，必須有檔案部門工作人員在場進行全程監督，及時解決生產加工中出現的問題，排除泄密隱患，與承擔檔案數字化生產加工單位簽訂保密協議，明確數字化加工單位的保密義務和責任，并要求數字化加工單位必須與從事檔案數字化加工的人員簽訂保密協議，檔案數字化工作人員必須提供無犯罪證明，明確工作人員的保密義務和責任。再次，檔案部門工作人員應根據工作進度，不定期對已完成數字化加工的檔案原件進行抽樣檢查，確保檔案原件準確、完好。最后，檔案數字化加工完成后，數字化加工單位應當將生產加工的檔案原件、檔案數字化信息及其存儲介質全部移交給檔案部門，不得擅自復制或留存，并辦理移交手續。例如：2014年開遠市檔案館開始按照“分批實施、逐步完善”的原則，采用招投標形式將檔案數字化項目外包給云南蘭臺商貿有限公司，??館藏檔案進行全文數字化掃描和數據掛接，建立全文數據庫。開遠市檔案館按照社會利用面廣、利用率高和更具有利用價值的原則優先對這些檔案進行全文數字化錄入。開遠市檔案館第一批錄入條目38543條、掃描604597頁；第二批錄入條目139050條、掃描648514頁，今年繼續做第三批。通過檔案數字化有效改變了檔案利用的現狀，更好地為社會提供高效便捷的服務，也標志著檔案管理工作向規范化、數字化、信息化建設邁出了一大步。
（四）宏觀層面設計數字化檔案管理與保存方案。在全國各級檔案管理部門如火如荼開展數字化檔案管理工作的形勢背景下，各自為政的數字化檔案管理模式也潛藏著諸多風險。而在各種計算機信息技術以及存儲設備層出不窮、日新月異的當下，是否可以考慮利用新的技術對檔案數字化產生的巨量數據進行管理與保存，以及各地各自為政的數字化檔案管理模式存在的種種弊端，這是需要檔案行政主管部門牽頭研究的項目。比如云計算這種先進的數據管理與存儲方式目前已經在許多行業獲得了廣泛的應用，因此是否能夠考慮在一定的行政區域中利用云計算建立一個檔案數據管理中心，將各地分散投入、分散的數字化檔案整合在一起，再借助更先進的管理方式，更強大的技術力量，更優越的設備條件，使得數字化檔案管理工作邁上一個新的臺階。
