時間：2023-05-23 11:31:29
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關鍵詞：電子文件；定義；特點；管理
1 電子文件定義
在《電子文件歸檔與管理規范》中，電子文件是指在數字設備及環境中形成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等等，具有文件的各種屬性，特別是具備特定的用途和效力。這是電子文件與其他數字信息的基本區別，也是電子文件與其他形式文件的共同點。
2 電子文件特點
從邏輯上說，電子文件是“數字信息”和“文件”兩個概念的交集，它是具有文件特征的數字信息，又是以數字信息為特征的文件，具有自身的特定用途和效力。它具有以下幾個特點：
2.1 電子文件與傳統的紙質文件不同，它必須借助現代辦公設備才能閱讀利用。
2.2 電子文件還可以通過手機、計算機、存儲卡、網絡等硬件、軟件迅速地處理和傳遞。
2.3 電子文件可由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進行修改，一經形成后，馬上存貯到辦公信息數據中，由檔案人員、技術人員所共享，不受時間和距離的影響。
2.4 電子文件的保存條件和環境要求與紙質檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，而對環境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。
3 如何做好電子文件檔案管理工作
3.1 首先解決電子文件的分類問題
電子文件由于與紙質文件形態的不同，其分類原則與方法也應當有所區別。我們可以按照不同公司、部門或時間先后順序對電子文件分類。比如：上下級公司、各自部門、文件錄入者的姓名、以及發文年月日等等加以區別，給予每個文件的制發單位一個獨立的數碼?？蓞⒄諊覚n案局制訂的《工業企業檔案分類試行規則》劃分，把企業中的全部電子文件劃分成公務文書類、科技圖文類、財會文件類、人事文件類等。
3.2 確保檔案部門所保管電子文件的原始記錄性
原始記錄性是檔案的本質屬性，這種原始記錄性一方面表現在檔案的內容上，另一方面表現在檔案的形式上，如當事人的親筆手稿、領導者的親筆簽署等。
可自動化辦公的電子文件從起草、修改到印發都在計算機上進行，常常被修改、復制，這就要求檔案部門通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構；檔案部門也將電子文件的隱形條碼與該文件一同歸檔，以維護電子文件的權威性，歸檔的電子文件復制件應注明原制發單位和復制人，使之與原件相區別。
3.3 解決好電子文件的保管儲藏問題
隨著信息的網絡化日漸成熟，大量的電子文件應運而生。如何確保電子文件的存儲安全？需要做好以下三項工作。
3.3.1 傳統的電子文件存儲介質有磁帶、軟磁盤、光盤和硬磁盤等，所以電子檔案應當存放在具有防磁性能的裝具中，充分考慮環境、誤操作等對電子檔案的傷害，以保證磁盤、光盤的穩定性，確保電子檔案的安全可靠。
3.3.2 必須每年一次對電子檔案進行定期檢測，包括：確認載體表面是否有損壞或變形以及載體上的信息進行讀寫校驗，電子檔案的拷貝（并將原件與拷貝件同時保存一段時間）。以確保電子檔案信息的可靠性、安全性。
3.3.3 計算機技術新技術層出不窮，如果檢索、傳輸或編輯電子文件的軟件中任何一項技術過時，都會影響她的讀取。在電子文件的保存管理工作中，必須采取有效的技術策略：技術保存、仿真、遷移與標準化，保障電子文件能夠隨時及永久地處于可準確提供利用的狀態。
3.4 檔案管理人員要有較高的業務知識和政治素質
現代社會已進入信息時代，檔案作為信息資源的組成部分，檔案人員應增強對其信息性的認識程度，提高辯別水平和處理能力，適應信息技術和檔案事業的發展需要。尤其是做好以下三個方面：
3.4.1 業務素質。檔案管理人員必須拓寬知識面、優化知識結構，既要具備檔案管理基礎知識，熟練地掌握檔案工作的基本原則和方法，又要熟練掌握微電子技術、電子計算機軟硬件技術、數字通信技術等，努力尤為適合信息時展的復合型人才。
3.4.2 政治素質。檔案人員要做到有正確的政治方向、政治立場和政治觀點，加強政治紀律，提高政治鑒別力和政治敏銳性，恪守檔案工作紀律貫徹執行《檔案法》及相關法規，嚴守黨和國家、公司的機密，正確處理大局利益和自身利益的關系！
（一）檔案管理工作方法單一
檔案管理工作在工作方法上堅持使用傳統的管理方法，在檔案的分類和歸屬問題上，檔案管理人員的業務能力有所欠缺。在檔案管理工作中有一個普遍的錯誤觀點，認為檔案管理工作工作枯燥，缺乏創造性和吸引力。這是由以在檔案管理的方法上，檔案管理人員缺乏創新的意識，對于現代化的操作手段沒有及時的進行吸收和學習，這就造成了工作上的積極性減弱，檔案管理工作的方式相對就無法實現豐富。檔案管理工作應該在意識和行動上實現統一，以積極有效的工作方法的創新帶動檔案管理人員的業務創新實踐，充分的體現檔案管理工作的現代價值，為干部檔案管理工作帶來新的面貌。
（二）檔案管理工作人員缺乏
專業素質檔案管理工作人員對于檔案管理工作的認知不明確，在工作的態度上給大眾一種悠閑的感覺。檔案管理工作人員的工作壓力不明顯，沒有認識到社會對于檔案信息資源的急需程度。在檔案管理和檔案的查找過程中，檔案管理人員沒有熟練的業務能力，甚至于造成檔案的丟失。檔案管理工作責任重大，關系到人力資源的管理工作，檔案管理人員應該不斷的提升業務能力，注重提升專業素養，將檔案管理工作作為人力資源保障的重要基礎，實現對檔案管理工作的專業化發展，以業務能力和熟練的操作技能實現對檔案管理工作的促進。
（三）檔案管理工作基礎薄弱
檔案管理工作的基礎比較薄弱，其中有很多有效的資源無法得到充分的開發，對于檔案管理工作應該建立一定的管理機制，以提升檔案管理人員的業務素質。通過一定的制度規范和機制的創設，提升檔案管理工作的社會責任感，明確檔案管理工作的工作內容，積極的開發檔案基礎工作的有效資源。提升檔案管理工作的基礎性，為檔案管理工作人員的業務能力的發展創設良好的環境，積極的促進檔案管理工作現實發展。
二、干部人事檔案管理人員激勵機制構建
（一）加強檔案管理人員職業技能培訓
增強職業吸引力檔案管理工作應該注重對檔案管理人員的職業技能進行有效的培訓，通過對先進的檔案管理技術培訓，提升對檔案資源的整合能力。在意識上明確檔案管理人員工作認知，了解檔案管理工作的重要性，提升行業的吸引力。重視啟發式的激勵機制，通過績效考核和獎勵機制，對檔案管理工作人員的主動性和積極性有所調動。鼓勵檔案管理人員積極的進行創新，提升業務能力，實現檔案管理的現代性發展。
（二）調整薪酬分配制度
提升福利待遇檔案管理人員的工作熱情不高，最為主要的原因就是單位的激勵機制不健全，通過有效的獎勵機制的創設，讓檔案管理工作人員的業務能力和工資待遇相掛鉤，在福利待遇上、假期安排上都給予表現突出的員工進行積極的獎勵。通過薪酬制度的調整實現對檔案管理工作的積極性的提升，在保障檔案管理人員基本的薪資待遇的基礎上，加大獎勵制度，讓檔案管理人員提升工作的熱情，以認真主動的態度去投入到工作中去。通過獎勵和晉升制度，促進檔案管理人員積極的進取，主動的學習，加強信息交流培訓力度，自覺的提升自身的業務能力和職業素養。
（三）注重文化交流
實現人文關懷檔案管理工作接觸的工作內容比較單一，因此應該注重對檔案管理人員的人文關懷，促進員工之間的工作交流。通過增加人文關懷等方面內容，提升檔案管理人員的職業歸屬感。構建“以人為本”的干部人事檔案管理人員激勵機制，實現獎懲分明的管理制度，保障每一位員工的基本權益。在日常的工作中，積極的深入到檔案管理工作的基層工作中，了解檔案管理工作人員的業務需求和情感訴求，幫助員工解決工作上的困難。
三、結論
【關鍵詞】人事檔案；管理制度；改革創新
目前在一些單位中檔案管理部門對人事檔案管理的制度及模式還存有一些不足之處，這些管理問題在一定程度上限制了管理工作的開展，影響了人事檔案在單位中的作用效果。目前我國經濟形勢處于轉型及調整時期，這對單位人員調動有著非常大的影響，人事檔案的作用所起到的效果也愈加突出，因此，對其管理制度與模式的改革創新就更應受到單位和社會的重視。
一、當前人事檔案管理工作中存在的問題
（一）檔案管理不當，人員流動性大。
事業部門聚集了大量的高素質以及高層次人才，這些人才在單位處于專業要求較高的崗位中，因為這些人的發展前景、專業特點以及再教育等原因導致其流動性較大。傳統的檔案管理方法由于工作繁雜，單一重復，導致很多人才不愿意長期從事檔案管理工作，造成人員的大量、快速流動。
（二）管理工作不科學，缺乏合理的考核規范。
當前，我國缺乏科學的員工考核依據和人事檔案管理制度，很多用人單位是根據人事檔案對員工進行工資晉級和職務晉升，而不是根據員工的貢獻價值、工作能力以及知識水平，用人單位缺乏公正、合理、科學的考核標準，對員工的工作積極性造成很大的負面影響。
（三）檔案管理工作秩序混亂，歸檔不及時。
當前，很多用人單位已經充分認識到人才對單位和企業發展的重要性，因為，紛紛采取相關的優惠政策來吸引專業人才。在原用人單位限制人事檔案不能辦理工作調動的情況下，用人單位使用三不要做法，即不要遷移戶口、不要人事檔案、不要調出手續，造成部分檔案歸檔不及時，影響正常的檔案使用秩序。
（四）人事檔案管理內容陳舊。
人事檔案管理中所涉及的管理內容比較陳舊，無法滿足現代單位對于人才的基本管理需求，也無法切實適應于現代單位檔案管理的需要，而對于個人參加各類培訓，獲得技能證書情況等又缺乏相應的記錄格式。另一方面，由于個人關系等主觀情況導致人事檔案中出現很多虛假的記錄，這就使得人事檔案管理失去真正的意義，無法充分反映個人的真實情況。
二、人事檔案管理工作進行改革創新的對策措施
（一）正確認知人事檔案管理，樹立服務意識。
要正確認知人事檔案管理，建立正確的管理理念，促進管理工作的全面開展。首先，管理人員要充分重視人事檔案管理工作，提高管理觀念，從整體安排管理工作，合理配置管理人員，建立和完善檔案管理的監督體系。第二，管理人員要大力宣傳人事檔案的管理理念，使企業以及機關等每位員工都是檔案管理的參與者，將檔案管理當做基礎工作來做，引導相關管理人員執行自己職責，在實際工作中提高工作水平，促進管理工作的提高。只有全員重視檔案管理工作，才可以使檔案管理更好的為全體人員服務。
（二）改進檔案管理方法，提高工作效率。
相關單位要改進檔案管理方法，為提高管理水平提供條件，對人事檔案進行管理要從傳統的分散模式向統一模式轉變。加強事業企業同社會管理機構的交流合作，整合檔案信息資源，促進檔案管理向信息化方向發展，加強檔案資源的應用和開發。同時，還要建立完善的檔案管理條例，科學制定管理方法，使檔案管理充分滿足市場經濟的需求，促進檔案管理水平的提高。
（三）做好管理人員培訓工作，提高隊伍的專業素養。
人事制度的深化改革對管理人員的專業素質提出高要求。在新時期下，領導一定要選擇責任感強、工作態度認真嚴謹的人員從事檔案管理工作，建立一支具有高水平管理能力和專業素質的管理團隊，并且對其進行培訓教育，提高管理人員的工作能力和工作水平。同時，還要聘請專業檔案管理人員進行專業培訓，樹立正確科學的管理理念，利用現代信息技術進行檔案管理，更新檔案管理方式。
（四）充實檔案管理內容，便于查閱相關個人信息。
聘用書、工作協議、勞動合同等相關法律文件是人事檔案的關鍵組成因素，一定要進行及時歸檔，同時，解聘、辭聘以及考核等相關資料也要及時存入檔案中，充實檔案內容、豐富個人信息，為以后的查閱提供便利。
（五）成立檔案管理機構，制定科學合理的管理制度。
由于人員流動頻繁，人事檔案不能由所在企業或者單位完全控制，要成立專門的、中立的、社會性的管理機構。檔案管理機構要遵守國家檔案管理、勞動以及人事的相關政策、制度以及法律，接受檔案管理部門、勞動部門以及國家人事部門的檢查和監督，制定科學的管理條款?？傊?，要想適應單位的發展及市場經濟的轉變就需要突破原有管理模式的局限，通過時代的角度去探索及創新管理制度，根據人事檔案的作用及要求對其制度及模式進行科學合理的改進。上文的內容主要指出人事檔案應具有一定的隱私性，并在實際中受法律的保護，在尊重員工的同時，建立公開、透明、公正的高效的人事檔案管理體系，利用創新的角度對人事檔案進行有效管理。
參考文獻：
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一、研究對象與方法
以便利抽樣的方法抽取山西省251名醫院人事檔案管理職員進行問卷調查。樣本含量的大小根據統計學家的觀點，即樣本數為量表條目的5-10倍而定。研究工具包括兩部分，第一，一般資料：包括性別、年齡、學歷、職稱、職務、工作年限、初始學歷、最終學歷、專業聘用形式等。第二，測評工具：通過大量文獻回顧，結合國內外學者相關研究，經過小范圍專家討論，自行設計醫院人事檔案工作者勝任能力測評問卷，本套問卷是專門用于醫院人事檔案管理職員勝任力的測評工具，針對性強，具有較高的信效度，Cronbach'a系數是0.861，分半信度是0.754。重測信度是0.890。問卷分為專業知識儲備能力、檔案價值鑒定能力、檔案收集能力、檔案整理能力、統計分析能力、檔案保管與維護能力、信息檢索能力、應對突發事件能力，信息化管理能力9個維度，共21道題目。向研究對象說明本研究的目的、意義、內容及問卷填寫方法，現場發放問卷并當場收回，問卷填寫時間約5～10min，本次調查共發放調查問卷151份，收回151份，有效回收率為100%。采用SPssl7.0統計軟件進行數據處理，用構成比、t檢驗、方差分析和相關分析等進行數據分析。
二、調查結果
結果顯示，人事檔案管理職員年齡與工作勝任力呈正相關，職稱與工作勝任力呈正相關，工作年限與崗位勝任力呈正相關，而學歷與工作勝任力無相關。以性別、醫院等級、編制情況、職務等為自變量，以醫院人事管理職員工作勝任力總分作為因變量進行兩兩t檢驗或方差分析，結果顯示編制情況和醫院等級2個變量對醫院人事管理檔案職員工作勝任力總分有顯著影響，P
三、討論
本次調查發現，醫院人事檔案管理職員工作勝任力均與年齡、工作年限、職稱呈正相關。這說明隨著年齡、工作年限的增加、職稱的提升，醫院檔案管理職員的工作經歷和經驗逐漸豐富，實踐性知識和管理技能得到不斷積累和深化，核心勝任力也隨之增強，此結果與Benner 關于不同發展階段知識形態和行為特征的“從新手到專家”的理論相一致。學歷與醫院人事檔案管理職員人員工作勝任力無相關性，這一結果從側面反映出我國人事檔案管理專業教育和在職培訓中存在問題。我國人事檔案管理教育缺乏?？平y一的培養標準和課程體系，高等人事檔案管理教育尤其是本科及碩士研究生教育項目匱乏，在職培訓不規范，使得醫院人事檔案從業人員工作勝任力的培養面臨瓶頸。此外，編制情況和醫院等級2個變量對醫院人事管理檔案職員工作勝任力總分有顯著影響，這可能是因為醫院檔案管理職員的工作流動有差異，以及各醫院的管理實踐和培訓方式自成體系，缺乏統一的人事檔案管理規范化培訓模式和標準，造成了專業能力發展的障礙。本研究中，醫院人事檔案職員勝任力各維度中，檔案價值鑒定能力、檔案收集能力、檔案整理能力、統計分析能力、檔案保管與維護能力均處于高能力狀態。而其中專業知識儲備能力、信息檢索能力、應對突發事件能力，信息化管理能力得分相對較低。這說明醫院人事管理職員未接受過專門的信息檢索培訓、突發事件應急預案培訓，大部分醫院在檔案管理方面采取的是分散式、多部門的模式，管理系統和軟件不統一，不利于管理系統維護。
四、建議
1、強化醫院領導的現代化管理意識
為了加強醫院人事檔案信息現代化的建設工作，要提高院領導對此項工作的認識，以及加大對人事檔案信息系統建設的力度，為促進人事檔案信息化管理工作的建設創造有利條件，使人事檔案管理實現科學化和現代化，以適應新形勢下醫院的發展。
2、完善與規范醫院人事檔案管理職員工作勝任力模型
在醫療體制改革和醫療衛生事業迅速發展的今天，醫院管理者勝任力的模型構建為我國公立醫院在人力資源管理方面提供了一個新視角。不同醫院的發展策略和管理模型均不同，從而對醫院管理者的勝任力要求也有所不同，因而各醫院應將醫院管理者勝任力模型應用于管理實踐中，促進醫院管理績效的提升。
3、提高檔案管理人員的素質水平
大部分醫院的人事檔案管理部門的檔案管理人員配備難以與人事檔案管理的現實需求相匹配。尤其缺乏專業的檔案管理人才，從業人員的學歷、信息化操作技能、業務素養、工作認知參差不齊，這極大地降低了醫院檔案管理的專業化水平。因此，醫院應注重人才培養，不斷引進人才，定期對檔案管理人員進行檔案管理新技術、新知識培訓，使管理人員掌握信息管理技術、網絡技術及計算機技術等，提高管理人員檔案管理綜合素質與水平。
[關鍵詞]當代 圖書檔案管理人員 素質
[中圖分類號]G251.6 [文獻標識碼]A [文章編號]1009-5349（2014）11-0093-01
進入21世紀，人類社會已經邁入信息時代，知識總量呈幾何級增長，作為知識傳播主要載體的圖書也浩如煙海。各學校尤其是高校圖書館的藏書往往數以百萬計，面對如此駭人的數量，讀者想要僅憑個人來查找所需的圖書無疑是很困難的。這樣的情況下，往往需要圖書檔案管理人員的輔助。這就要求圖書檔案管理人員具有相應的專業素質，對圖書檔案管理領域知識掌握非常扎實，明確自身職責，對如何立卷、整理上架圖書等專業知識了然于心，才能更好地完成自己的工作，更好地服務于讀者。那么，在信息時代，圖書檔案管理人員應該具備哪些素質呢？根據筆者從事圖書檔案管理工作多年經驗，接下來就論述一下自己的觀點。
一、思想素質
（一）敬業精神
無論是哪一級的圖書檔案管理員，都要有愛崗敬業的精神和對工作的責任感。首先，這需要認識到圖書管理工作的重要性，對工作有著清醒全面的認識，并抱有一定的熱忱。圖書館作為知識的寶庫，為人類社會的發展與進步做出了不可磨滅的貢獻。時至今日，圖書館是人類學習知識最重要的場所之一，因此，圖書管理員的工作看似微小，實則重大，因為這份工作擔負著向讀者傳播知識、為讀者在書山引路的任務。認識到工作的重要性，有利于工作人員提高對圖書管理工作的重視程度，進而激發起工作的熱忱。在實際的工作中，往往會遇到一些瑣碎的問題。來館學習讀書的人，文化水平和年齡大小都是參差不齊的，會有文化程度較高的人來此充電，也必然會有知識儲量很低的讀者，這對圖書館里人員的耐心和服務熱情是一種考驗。擁有愛崗敬業的精神，以飽滿的熱情和溫和的態度來為讀者答疑解惑，指點迷津，才是一個新世紀圖書管理人員應有的精神狀態。
（二）奉獻精神
圖書管理的工作注定了其休息時間與其他工作的不同。在節假日的時候，圖書管理員往往正是忙得不可開交的時候。因此，在節假日的時候難免與家人聚少離多，這就需要從事圖書管理的人員具有一定的奉獻精神。只有具有了奉獻精神，才能克服工作帶來的種種困難，為讀者奉上優質的服務。
（三）進取精神
信息時代，知識的數量呈現幾何級的增長，更新速度極快。圖書管理人員只有擁有進取精神，不斷學習吸收新的科學文化知識，才會在時展的浪潮中始終“屹立不倒”。
二、業務素質
身為圖書管理人員，如果沒有一定的業務素質，怎么可能做好工作，為讀者服務呢？業務素質不僅僅是指書籍的閱讀量，它主要包括以下幾個方面：
（一）專業素質
即對圖書管理學科的知識和技能有熟練的掌握。具體包括豐富的圖書專業知識，對圖書館的工作規律和構造熟知，對自己工作崗位的要求有清晰的認知，對圖書、期刊、報紙的采訪、訂購、驗收、登記、分類、編目、入藏、借閱、查詢、讀者管理、統計等的計算機圖書管理集成系統的操作及科學排架、規范上架、保管、裝訂、維護等人工勞動都能熟練掌握。
（二）文化素質
圖書館藏書數量巨大，各時代、各學科的材料都很詳盡。作為圖書管理人員，如果沒有深厚的文化底蘊，在工作的時候一定會心有余而力不足。此外，對文獻和書籍進行整理、歸納，也是圖書館的日常工作之一，圖書管理人員因此必須具有一定的文化知識水平，才能勝任這項工作。
（三）信息技術
隨著人類社會進入信息時代，圖書館也告別了過去人工管理的模式，各種圖書管理系統相繼走入了學校和社會上的圖書館。這就要求圖書管理人員具有一定的信息技術能力，以便對現代化、數字化的圖書管理系統進行操控，必要的時候甚至還要有維護的能力。
（四）加強新老圖書檔案管理人員的經驗交流
關鍵詞：人工智能;檔案管理;應用
檔案管理是一項重復繁瑣、枯燥乏味、并容易出錯的工作，但在人工智能時代，這種局面在未來將會有較大的改觀。人工智能在檔案管理領域的應用將推動檔案資源數字化、管理網絡化、智能化、用戶使用便利化，對檔案管理和社會服務的影響會是革命性的，呈現一種完全不同的情景。
一是存儲數字化，檔案柜架消失。這包括檔案的數字化采集和數據庫建設。檔案數字化采集指使用專業化的數字設備，將實物與聲像檔案中的圖文，轉化為數字化信息，實現檔案采集的目標;數據庫建設則是用數據庫將收集和編碼的檔案數據存儲和管理起來。概括起來就是檔案生產資料的智能化。
二是無人檔案館，檔案的收集、整理、分類、歸檔智能化，這包括網絡檔案信息資源智能收集、數字檔案信息資源智能分類與檢索、智能化檔案價值鑒定和智能化檔案安全管理。在檔案工作中可以應用人工智能，包括應用自然語言處理、模式識別和機器學習的相關科學技術對數字檔案信息資源進行智能分類，以及應用神經網絡算法來讓計算機做檔案開放鑒定，它通過模仿人腦的機制來解釋和處理數據，建立大腦神經網絡系統傳遞信息，分析圖像、聲音和文本。機器鑒定檔案會有以下三個優點：鑒定標準統一，效率高， 無須相關專業知識即可鑒定。簡單說，人工智能將使檔案管理生產力大幅度提升。
三是檔案管理關系將被重新定義，呈現的是全時空機器關系。常言說“生產力決定生產關系，生產關系反作用生產力，生產力與生產關系需要相互適應，并且在矛盾中相互促進發展”。人工智能進入檔案管理領域，也將帶來檔案 管理關系的重大變化，這種關系的解讀可以從人工智與檔案工作者、人工智能與檔案服務、人工智有與檔案使用者。任何一種新技術在檔案工作中應用的初期都會使檔案工作者產生一定的抵觸情緒，特別像人工智能這樣的技術，可以應用到檔案工作的方方面面，勢會顛覆檔案工作者的原始認知，這需要通過教育來改變。
近年來，隨著大數據的快速發展，人工智能技術已經被廣泛應用于人們的生活生產中，其應用也將為檔案管理工作帶來了一系列歷史性變革與發展。人工智能技術應用于檔案管理中可以實現智能分類檢索與智能安全管理，滿足用戶對檔案管理的多元化需求。如2019 年由浙江省檔案館與國家級AI+檔案聯合實驗室（國家檔案局檔案科學技術研究所和科大訊飛股份有限公司聯合成立）（以下簡稱“聯合實驗室”）共同簽訂戰略合作協議，同時為“國家級成果應用示范基地”揭牌。一項用于檔案管理的“黑科技”—科大訊飛檔案機也在今天正式亮相。AI賦能，成效顯著。目前實驗室成功利用智能語音識別和實時轉寫技術實現口述征集，實現了智能語音檔案著錄，音、視頻數字檔案檢索利用等這些革命性成果，極大的提升了檔案工作的效率;用OCR技術識別民國繁體文書類檔也取得突破性進展，識別率85%以上，達到可用級別;尤為重要的是，基于機器學習的檔案數字化加工系統研制及知識庫建設，利用OCR識別與智能語音“雙結合”方式以及檔案行業規則和知識庫學習，對數字化加工應用的創新，整體效能提升40%以上。這些先進成果和技術應用，為聯合實驗室和浙江省檔案館的合作奠定了堅實的基礎。雙方合作以后，聯合實驗室將利用自身的技術、人才、產品、服務等核心優勢，浙江省檔案館提供權威、專業的檔案管理研究資源支持，雙方共同制訂“人工智能+檔案”科研成果應用及推廣的可行性方案規劃設計，共同推動相關成果在區域性國家重點檔案保護（華東）中心和浙江省檔案館的國家重點檔案保護與開發、口述歷史采集室建設運行、音視頻檔案整理利用、檔案開放鑒定、檔案著錄等工作中的成果轉化及推廣，創新檔案管理工作模式，提升“智慧檔案”建設水平。聯合實驗室首款產品—訊飛檔案機，以檔案信息安全為基礎，具備高保密性?？呻S時隨地進行口述史的征集整理;重大活動全過程記錄建檔。產品上手簡單，操作便捷，是實驗室首款既有顏值又有才華的檔案專業人工智能創新型產品。浙江省檔案館目前正在進行一系列口述歷史的搶救性采集整理工作，從此前走訪浙江籍名人，到接下來走訪浙籍老藝術家、抗戰老兵，包括檔案機在內的人工智能黑科技都將發揮巨大的作用。
人工智能是研究、開發用于模擬、延伸和擴展人的智能的理論、方法、技術及應用系統的一門新的技術科學。自誕生以來，人工智能的理論和技術日益成熟，應用領域也不斷擴大，基于技術革命的大膽預測，未來人工智能帶來的科技變革，將會是人類智慧的一大挑戰。綜上所述，傳統的檔案提供利用服務方式一般包括閱覽服務、展覽服務和咨詢服務等被動方式實現，而新型的檔案提供利用服務方式主要是網站服務、新媒體服務、精準推送服務等主動方式實現。人工智能可以應用大數據人工智能對使用者的需求進行深度挖掘，及時準確地掌握使用者的個性化需求，真正地實現“以用戶為中心”的現代檔案服務，包括“萬物互聯”“萬物智能”“無時不在”“無處不聯” “無所不有”的等智能服務特點。
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【關鍵詞】高職院校；人事檔案；管理；簡要分析；現階段
前 言
隨著我國高等教育管理機制改革深化程度的提升，人力資源管理水平在各種類型的高職院校競爭的過程中起到的作用變得越發的重要了，假如說想要使得高職院校在越發激烈的市場競爭中謀得一席之地，一定是需要擁有數量眾多的高素質人才的，人事檔案在人才的引進、開發以及應用等環節中起到的作用是十分重要的。怎樣才可以使得人事檔案更好的為高職院校干部人事工作提供服務，這就是一個人事檔案管理部門需要解決的問題了。
一、對高職院校人事檔案使用和作用發揮造成影響的相關因素
（一）管理水平較為低下、意識滯后性強
人事檔案是檔案學中的一個分支領域，從專業的層面上展開分析，人事檔案是隸屬于檔案部門包含的范圍之內的，針對檔案人員展開的管理工作也應當由檔案部門負責，才可以為人事檔案理論研究及檔案人員的專業培訓工作順利開展奠定較為堅實的基礎。但是在各種類型的原因的影響之下，現階段我國高職院校內部人事檔案管理領域中卻存在這雜亂無章這樣一種問題，有一些檔案是歸屬于檔案室來管理的，有一些是歸屬于組織部門管理的，還有一些是歸屬于辦公室來管理的。上文中提及到的這種管理歸屬問題的多元化，使得檔案記載內容及具體使用呈現出一種分散的態勢，涌現出來了“一人多檔案”這樣的問題，難以形成系統、完善的綜合性檔案資料。
（二）填寫的資料并不是十分的準確
有些職教工作人員在個人履歷表、任免書以及工資審批表中填寫的資料，出現了年齡、具體參加工作時間以及文化程度不同這樣一種問題，比方說某些檔案中的出生年月就有三四種，從而也就會在職教工人檔案管理工作進行的過程中起到一定程度的阻礙性作用。
（三）施行的管理模式滯后性比較強
現階段高職院校使用到的人事檔案管理方法，局限在“看堆式”管理的范圍之內。重視管理、輕視服務、操作難度高、反應能力比^弱，現代化管理水平相對來說較為低下。在對信息技術加以一定程度的應用的基礎上，可以使得呈現出不斷增長態勢的檔案信息資源實現暢通無阻的交流共享，從而也就可以從時間和空間層面之上為檔案使用者提供更多的方便，進而也就可以從某些層面之上使得高職人事檔案管理工作的效率和簡易程度得到一定程度的提升，但是現階段某些高職院校卻沒有予以信息技術充分的重視，從而也就難以使得人事檔案將其作用發揮出來了。
二、高職院校人事檔案管理工作進行的過程中應當使用到的措施
制度規范意識的強度應當得到一定程度的提升，在實踐的過程中逐漸的使得各項規程的完善程度得到一定程度的提升，依據規程中提出的明確要求的基礎上辦理事務，克服掉工作當中的隨意性，將檔案進口關、出口關管理好，細化收集、處理、歸檔以及節約等流程的規則，以便于可以對檔案材料的完整性和真實性做出一定程度的保證。應當將人事檔案部門設置在和人事工作有著較為密切的相互聯系的人事處當中，從而也就可以為后續的協調和材料收集工作的開展奠定堅實的基礎；其次在檔案經費管理這個領域中，一定是需要對經費的落實情況做出一定程度的保證的，并適當的增添必要的硬件設施。
各個單位及部門中形成的人事檔案資料往往都是需要在處理結束之后移交到人事檔案部門中做歸檔處理的，任何相關的組織及個人都不能夠使用任何理由來積壓和滯留應當做歸檔處理的材料
結 語
總而言之，只有在實踐的過程中逐步依據本學校的實際情況構建出完善的人事檔案管理機制，提升管理工作的水平，并積極的推行人事檔案現代化管理技術，逐步的使得人事檔案向著制度化、規范化和科學化的方向轉變的基礎之上，才可以實現管理范圍拓寬這一個目標。優化調整管理模式，在管理等層面之上做出創新，只有在使得先進的設備的總體應用能力得到一定程度的提升的基礎上，才可以逐漸的實現認識檔案工作現代化管理，才可以滿足我國市場經濟發展進程向前推進的過程中提出的客觀要求，最終也就能夠更好的為教育事業的發展提供服務了。
參考文獻：
人事檔案作為一項重要的人事制度，是有效評價事業單位員工的重要途徑。然而傳統的人事檔案制度已經跟不上社會發展的腳步，與我國社會經濟體制之間也存在著的較大的差距。只有將人事檔案管理工作進行不斷的創新完善才能改變這一現狀。因此，適當當代社會需求的認識制度該改革已經在各個事業單位中進行。人事制度改革工作也是人事檔案管理在未來發展的必然趨勢。
1 人事制度改革與人事檔案管理作用機制的關系
人事制度改革是促進我國事業單位人力資源應用實現人才資源綜合應用的重要措施，人事制度改革不僅在人員管理制度，企業服務機制上實施人力資源的綜合能分配。人事檔案管理是實施人事制度改革的重要管理依據，事業單位作為國家建設人力資源建設的一部分，實施合理的人事檔案管理推進人事制度改革的進一步完善和發展。例如：某地區事業單位對人事檔案管理的人才資料整合、分配層次進行全面分配，提高人事?n案管理的科學性發展，引導事業單位人事制度改革向著合理機制發展。
2 人事檔案管理制度隨著社會的發展所形成了全新特征
2.1 國內企業員工可以“有檔無存”
隨著社會不斷的發展，一些事業單位的人事制度也跟隨著社會發展的 腳步而發生一定的改變。這對人事檔案管理來說也不例外，破除了傳統的終身責任制度，員工可以選擇自己所喜歡的模型進行發展。
2.2 個人可以根據自身意愿選擇“無檔擇業”
社會對于人才的需求逐漸增加，傳統的用人機制也發生了巨大的改變。一些事業單位在招聘人才時，最為注意的就是員工在自身素養，同時還有與其他員工之間建立的企業合作關系，只有這樣才能提高員工在社會中的流動性。
3 人事檔案制度自身存在著的不足
3.1 人事檔案本身信息量較少，無法將個人的有效信息體現出來
隨著社會不斷的發展，傳統的信息收集模式已經不能跟上社會發展的腳步[2]。在以往的人事檔案記錄中，主要由一些政治歷史、組織經驗、社會關系、工作經驗等部分組成，導致人事檔案本身的信息量較少，無法將更有價值的個人信息展現出來。人事制度改革打破了傳統事業單位“鐵飯碗”的人事檔案管理局面，事業單位中人員應用和人才選拔隨著事業單位發展趨勢變革而變革。部分事業單位中傳統的人事檔案管理中信息資源不明確，實施人事制度變革后，事業單位內部人員調動性較大，導致事業單位內部出現人員分配“空白”現象發生，造成事業單位人事調動出行檔案丟失或者信息資源不全的現象發生，對事業單位人事制度變革的開展造成巨大的麻煩，制約了社會主義制度建設的完善程度。例如：某事業單位內對人員檔案信息填寫不全，實施認識制度改革后，導致事業單位中部分員工的退休年齡和養老保險繳納受到影響。
3.2 制度不健全，與相關法律制度沖突
根據人事檔案的制定制度得知，人們都不能直接閱讀、查閱自己或者直系親屬的人事檔案。但是，就我國當前行的形式來看，沒有完整的人事檔案管理制度，導致人事檔案管理沒有較高的封閉性，在處理人事檔案信息過程中也沒有使用科學合理有效的方法進行處理[3]。這些問題都會直接的體現出社會中民主制度不能跟上社會發展的腳步，也不能滿足人們的需求。
3.3 服務意識較差，缺乏進取精神
由于人事檔案管理工作具有一定的保密性，但是在實際工作期間，由于一些檔案管理的本身套件較差，防盜、防潮等措施都存在著一定的不足，很難將人事檔案進行妥善管理。再加上事業單位中的各級檔案管理工作技術存在著較大的差異，從而導致人事檔案管理工作不能進行統一，使信息無法正常進行共享。
3.4 檔案秩序混亂
當前，很多用人單位已經充分認識到人才對單位和企業發展的重要性，因為，紛紛采取相關的優惠政策來吸引專業人才。在原用人單位限制人事檔案不能辦理工作調動的情況下，用人單位使用三不要做法，不要遷移戶口、不要人事檔案、不要調出手續，這種做法雖然暫時解決了人才的后顧之憂，但造成了檔案秩序出現混亂。
3.5 人事檔案管理人員分配程度不合理
此外，實施人事制度改革后，企事業單位需要進行精兵簡政，實現人事制度的人才應用精簡化發展，事業單位內部人事資源開展大幅度調動充足，部分事業單位內部對人事檔案管理的的重視程度較低，導致事業單位中人員調動速率快，但人事檔案調動速率較低，甚至出現人事檔案無法對接的現象，不僅使事業單位內部人事資源管理作用機制的作用性降低，同時也影響了事業單位人力資源的分配與應用。
4 人事檔案管理的改革措施
4.1 消除人事檔案對制約限制的作用
現階段，一些事業單位中的人事制度在實施過程中主要以合同的方式進行，這種方式已經跟不上社會發展的腳步，只有將傳統的用人制度進行不斷的創新、完善才能改變這一現象，讓員工自主就業，形成一種全新的用人機制。
4.2 正確認知人事檔案管理
要正確認知人事檔案管理，建立正確的管理理念，促進管理工作的全面開展。第一，管理人員要充分重視人事檔案管理工作，提高管理地位，從整體安排管理工作，合理配置管理人員，建立和完善檔案管理的監督體系；第二，管理人員要大力宣傳人事檔案的管理理念，使企業以及機關等每位員工都是檔案管理的參與者，將檔案管理當做基礎工作來做，引導相關管理人員執行自己職責，在實際工作中提高工作水平，促進管理工作的提高。只有全員重視檔案管理工作，才可以使檔案管理更好的為全體人員服務。
4.3 破除過去“身份”的分類
傳統的人事檔案對每個人的身份有著非常明確的劃分，不同的身份可以享受不同的待遇。因此有必要改變這種分類，讓人們在工作期間得到其他人的尊重，創造出一個公平、合理的工作環境，只有這樣才能促進社會發展，提高社會中的人才數量。
4.4 做好對管理人員的培訓工作
人事制度的深化改革對管理人員的專業素質提出高要求。在新時期下，領導一定要選擇責任感強、工作態度認真嚴謹的人員從事檔案管理工作，建立一支具有高水平管理能力和?R鄧刂實墓芾磽哦櫻?并且對其進行培訓教育，提高管理人員的工作能力和工作水平。同時，還要聘請專業檔案管理人員進行專業培訓，樹立正確科學的管理理念，利用現代信息技術進行檔案管理，更新檔案管理方式。
4.5 完善檔案信息
隨著社會不斷的發展，一些事業單位對于檔案信息的公開要求也在逐漸的提升。對此，我國相關部門需要將傳統的人事檔案進行修改，提高檔案信息的真實性、可靠性。
4.6 成立專門的人事檔案管理結構
當前，因為人員流動頻繁，人事檔案不能由所在企業或者單位完全控制，要成立專門的、中立的、社會性的管理機構。檔案管理機構要遵守國家檔案管理、勞動以及人事的相關政策、制度以及法律，接受檔案管理部門、勞動部門以及國家人事部門的檢查和監督，制定科學的管理條款。
[關鍵詞]人力資源管理 退休 檔案管理體系
中圖分類號：F272 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）02-0150-01
職工退休一直是企業職工關心的熱點話題，而人事檔案是職工退休辦理的重要支撐和依據。因此如何做好人事檔案的管理與退休申報、辦理工作，是關系到職工切身利益，保障職工退休隊伍穩定，已成為當前企業極為重視的一項工作任務。
一、職工退休申報與人事檔案管理的關系
按照國家有關退休政策以及退休辦理流程對職工達到法定退休年齡，符合退休政策的職工進行退休申報和審批，并計算養老待遇等一系列的工作。但在為職工辦理退休申報手續過程中，出生日期、參加工作時間、職稱、工作履歷等重要信息的認定需要從職工人事檔案中進行核查，這是為職工退休辦理提供資料的重要依據，職工人事檔案是記述和反映職工的歷史和現狀，人事檔案由原始資料構成，包括職工歷年工作經歷、學歷、職稱、人事調動、新職工登記表、入伍表、工資待遇調整等信息。所以職工退休與人事檔案之間有著緊密的關系，退休審批需要職工人事檔案，人事檔案內容記載的是否清晰、準確也關系到職工的退休申報和審批。因此人事檔案管理和職工退休辦理是一個有機的整體，二者不可分離，同步發展。
二、辦理職工退休申報過程中出現的問題
（1）職工檔案資料記載模糊致使出生日期難以認定。尤其是職工入職或計算工齡的第一張表上的出生日期模糊或有涂改等現象，這就給企業的退休申報和社保機構經辦部門的退休審批工作帶來困難，也會直接影響到職工的退休時間。
（2）檔案資料不全，參加工作時間等退休信息不好認定。由于檔案管理不善，部分職工的人事檔案中缺少相應的資料。 從目前企業的人事檔案管理中，如職工履歷、工資、職稱、崗位變動等情況的材料未能及時歸檔，有的檔案里有聘任手續資料，但變為工人崗位時，無解聘等手續，或者到新的崗位上工作，沒有新崗位任何紙質材料及相關手續，還有的檔案記載是當兵入伍，但沒有退伍證明材料，以及職工履歷上記載是下鄉的，但沒有下鄉工齡認定材料和下鄉證明材料，由于檔案內容不完整，不能反映其本人的真實情況，不能客觀地反映一個人的全貌。也不能確定職工的參加工作時間，以及職工的身份和崗位等問題，致使會影響到職工的退休和待遇計算等問題，給職工造成不可彌補的損失。
（3）人事檔案中的紙質材料與企業管理系統上的電子信息不同步。隨著管理手段的提高，以及科技信息技術的進步，供電企業現在各項管理均利用計算機管理復雜的工作，人力資源管理方面推廣使用的是人力資源管控系統和ERP系統，系統中存儲了大量的人員基本信息。但是不同程度的存在有些員工的電子信息同紙質檔案并不完全相符的問題，如紙質檔案有材料而ERP系統沒有維護到位，或是ERP系統有信息而缺少相應的紙質檔案。動態管理工作水平有待于進一步提高。
檔案管理工作是關系到職工切身利益的大事，記載不清或者檔案卻是都會給職工、單位造成不必要的麻煩。完善檔案管理工作是一份長期而艱巨的任務，現在做得好不好有可能要到幾年甚至幾十年之后才能體現出它的效果。
三、申報退休遇到問題的原因分析
（1）表象原因。首先，由于歷史因素，職工檔案缺失或者是丟失。其次，職工人事檔案的記載比較模糊，有些企業并沒有對人事檔案設定專人管理，檔案一直都是無人管理的狀態，因此檔案的涂改、前后記載差異等等都是比較常見的問題，也導致了檔案的審查工作變得非常的困難。
（2）本質原因。職工在辦理退休手續的時候，除了有歷史原因影響之外，其檔案管理過程的不規范仍然是主要問題。我國在建國甚至改革開放初期的時候都是以經濟建設作為主要的工作內容來進行管理，因此對于人事檔案的關注度不高，檔案意識相對就比較落后，檔案管理思想更加如此，因此管理過程的規范性非常差。檔案管理人員自身的文化素質和業務能力的差異也讓檔案管理工作質量好壞不一，人事檔案并沒有作為企業的重要工作來開展，檔案丟棄也是因為管理疏漏導致的，因此這一現狀是比較嚴重和主要的問題，目前這一狀態還是沒有獲得很好的改善，因此需要建立起全局人事檔案管理的思想。
四、建立人事檔案管理體系，提升檔案管理工作。
（1）強化檔案管理認知能力。職工檔案作為企業職工退休的一個重要依據，是每一個職工都需要的重要資料，當這個資料沒有獲得妥善的管理和保護的時候，其企業職工的權益就會收到損害。所以加強企業各部門對于檔案管理的認知能力是提升檔案管理工作質量的首要任務，讓檔案管理的軟硬件設施能夠符合規范要求，制定出相應的管理制度來確保檔案的質量和安全性。
（2）組建檔案管理隊伍。檔案管理工作需要由專人來執行，那么組建一支高效、高水平的管理隊伍就是非常有必要的事情，當前的檔案管理隊伍正是因為能力不足、水平不高，才會容易出現檔案管理問題，因此企業的檔案管理部門應該對其員工進行培訓或者引入新的高新技術人才，讓檔案管理工作能夠規范、嚴格，這樣企業職工的檔案才能夠獲得妥善的管理和保存。
（3）增加企業檔案管理培訓項目。單位檔案部門的人員素質高低不齊，因此為他們開展專項培訓，提升他們的技能水平，能夠顯著的改善目前的問題。檔案部門管理人員的素質通過培訓項目有有針對性的培養和強化，能夠讓他們在不影響自身經驗的同時，增加業務能力，這樣等同于提升了檔案管理工作的質量，為企業職工的檔案管理提供了保障。
（4）建立職工知悉人事檔案的相關機制，建立人事檔案監督檢查機制。人事檔案管理工作非常的紛繁復雜，涉及的內容多，牽涉的部門廣，因此其工作需要建立一個多層面、立體的監督考核制度，通過檢查制度來督促檔案管理人員的工作質量，通過定期或不定期對檔案資源進行抽查和檢查，能夠讓檔案管理工作更加的規范，滿足時效性和規范性的要求。
（5）嚴格執行檔案管理規章制度。人事檔案管理工作要順利的進行，需要有一套嚴格的檔案管理規章制度來保障檔案收集、鑒別、轉移、查詢等一系列工作的有效運行，因此應當建立、健全《人事檔案收集制度》、《人事檔案利用權限轉移制度》、《人事檔案查詢制度》等制度，并且嚴格要求各單位按制度辦事，確保檔案管理工作的有效開展。
企業退休職工的申報和檔案管理之間的聯系非常緊密，檔案作為他們退休資料的一個基礎，如果不能夠保證其完整和完善，那么就會影響對職工退休各項福利的管理，損害了員工的利益，因此檔案管理工作必須要正確的認識，放在一個高度上來對待，加強檔案管理工作人員的素質，提升檔案管理工作質量，能夠讓企業退休職工的申報工作更加順利。
參考文獻
