時間：2023-05-23 11:31:43
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【關鍵詞】行政事業 檔案管理 存在問題 改進措施
行政事業單位檔案是記載行政事業單位一切活動的真實記錄。它可以再現單位一切活動的歷史真實面貌。有了這些檔案，行政事業單位就可以很好的在以往工作的基礎上繼往開來，在繼承中發展。而且重視檔案管理對于規范機關管理提高機關工作效率具有重要意義。
一、行政事業單位檔案管理工作的重要性
行政事業單位是國家機構的組成部分。國家機構正常的運轉與行政事業單位的健康發展有著密切的關系。而行政事業單位對檔案進行科學有效的管理，是保證行政事業單位健康發展的有效措施。行政事業單位檔案記載著本單位各項業務活動的全部信息資料。也記載著本單位內部人員的文檔信息資料。行政事業單位的工作人員要想搞好本職工作，必須對本單位的歷史、現狀有所了解，或參考，或借鑒，或繼承…，而檔案資料就是了解這些的唯一資料憑借。所以做好檔案工作對單位工作的順利健康發展有著十分重要的作用。
二、行政事業單位檔案工作中存在的問題
（一）檔案工作還沒有提高到一定的重視程度。行政事業單位的工作千頭萬緒，放在業務前沿的工作決不是檔案管理。檔案管理只是單位眾多工作中的一個不太起眼的部分。而且還是尚處于幕后的一項隱形的服務性工作。所以往往容易被領導所忽視。個別單位對檔案工作重視不夠，監督不力。對檔案工作所需要的人、財、物沒有給予適當的支持。加之，有的單位年度考核的目標并沒有對檔案工作給予足夠的重視。因而檔案工作滯后，重要的業務檔案沒有及時收集、整理、歸檔的現象時有發生。
（二）行政事業單位檔案管理人員的素質參差不齊
由于一些行政事業單位的領導對檔案管理工作不夠重視，從而忽視了對行政事業單位檔案的嚴格管理。檔案工作，對這些領導來說，只要求進行基本的日常維護，不要求有什么新的改進。所以對檔案館員的人員組成并沒有過多的去考慮他們的專業性。甚至會把一些無關緊要的閑置人員調到檔案管理崗位，也會無緣無故的把剛剛適應工作的人員調離檔案工作崗位。還由于對檔案工作人員只有使用，沒有培養。因而這些單位的檔案管理人員素質基本上不會很高。檔案管理人員業務水平參差不齊，檔案管理工作處于應付地位，是這些單位檔案管理工作的常態。
（三）行政事業單位檔案管理軟硬件跟不上社會發展的需要
隨著科學技術的不斷發展，信息技術進入了各個領域。為了滿足現代行政事業單位檔案管理的需要，大量的應用于檔案管理的先進科學技術應用而生了。這為我國檔案的信息技術不斷完善創造了極好的條件。然而，由于我國行政事業單位檔案制度不夠完善，以及一些行政事業單位的領導對這一工作的不夠重視，從而導致行政事業單位檔案管理的一些現代化的軟硬件設施欠缺。使得現有的檔案管理條件滿足不了現代化的光盤和電子檔案處理的需要。這對行政事業單位檔案資料的保存管理是一個不少的損失。
（四）行政事業單位檔案管理的方法單一缺乏創新
近年來，隨著社會的進步，計算機技術的不斷發展，辦公自動化已遍及各行各業。檔案數字化管理以其方便、快捷、文檔一體化的優越性也已被很多檔案管理部門所采納。但在部分行政事業單位，由于領導的重視程度不夠和資金的缺乏，目前，一些行政事業單位檔案的管理還停留在過去的簡單管理水平上，檔案管理方式不能夠充分利用現代化技術來提高檔案管理的技術含金量。致使行政事業單位的檔案室雖然形成了大量的電子文件，但是電子文件的歸檔和其他各類檔案的數字化工作不能夠很好的開展。其結果造成了大量的檔案信息的丟失和缺損。
三、搞好行政事業單位檔案管理工作應采取的對策
（一）加強行政事業單位領導對檔案管理重要性的認識
行政事業單位領導有決策權，領導的意志決定走向。單位的領導如果對檔案工作重視了，那就會在人力、財力、物力方面給予檔案工作大力的支持。檔案工作也就會在領導的關懷下做的有神有色。反之，如果領導對檔案工作不太重視，那這一工作就會停滯不前。所以為了檔案信息能夠有效的管理，行政事業單位領導應該加強學習，提高認識。只要領導的認識提高了，檔案的順利開展就不是一個問題了。
（二）提升行政事業單位檔案管理人員的專業素質
針對一些行政事業單位檔案管理人員的專業素質不高，業務不精，提升行政事業單位檔案管理人員的專業素質的方法有三。一方面，要引進一批優秀的檔案管理工作人員，并把那些不稱職的人員調離檔案工作崗位。另一反面，加強檔案工作的培訓工作，全面提升在職檔案工作人員的業務素質。第三，作為行政事業單位檔案管理工作人員，為了能夠更好地做好自己的本質工作，應主動加強檔案業務技能的自身學習，以便在行政事業檔案管理工作中做出自己應有的貢獻。
（三）加強行政事業單位檔案管理科學化和信息化建設
行政事業單位檔案管理科學化和信息化建設，離不開引進現代檔案管理的軟硬件設施。同時檔案管理人員也必須對這些先進設備掌握其操作的方法。有了先進設備，也有了能夠熟練操作這些先進設備的管理人員，檔案管理人員就能夠在面對未來龐大的行政事業檔案信息時不再疲于應付，而是能夠運用先進的檔案管理設備和技術來從容應對檔案信息管理。從而讓行政事業單位的檔案管理工作做的更加合理和有序。
一、充分肯定安全工作取得的成績
一年來，各單位對安全工作都非常重視，從加強領導，到隊伍建設；從健全制度，到落實責任；從安全檢查，到隱患整改；從安全投入，到安全教育；從檔案建設，到完善工作機制，安全工作得到了全面加強。在人員密集場所多、經營易燃易爆商品多、設施老化隱患多、安全生產責任大、任務重的情況下，各單位按照提出的“安全之時抓安全，穩定之時抓穩定”的安全理念，堅持技防不足人防補，物防不足管理補，加強制度建設，實行24小時值班，定期進行檢查，重視宣傳教育，付出了大量的心血和艱苦的努力，克服了許多困難，鞏固和保持了省社直屬單位安全生產形勢的大局穩定，確保了直屬單位沒有發生一起重大安全責任事故，為供銷社改革發展創造了良好的安全環境。在安全檔案建設上，從去年開展第一次安全檔案評比以來，各單位對安全檔案工作給予了高度重視，檔案建設取得了明顯的成效。一是安全檔案從無到有，各單位已普遍建立起了安全管理檔案；二是檔案內容日益豐富，基本包括了按照有關規定應納入檔案管理的所有內容；三是檔案建設水平逐步提高，初步走上了制度化、規范化、標準化軌道。但是，安全檔案建設還存在一些問題：一是還有少數單位沒有建立起安全檔案；二是部分單位的安全檔案內容簡單，涵蓋不全。三是檔案建設的標準化程度有待進一步提高。
二、要高度重視安全檔案管理工作
安全檔案管理工作是安全工作的重要內容，是業務建設的重要組成部分，各單位要深刻認識安全檔案建設的重要性、必要性，對此項工作要加強領導，高度重視，切忌漠不關心，敷衍應付。它的重要性、必要性表現在以下三個方面：一是國家法律的規定。關于安全檔案建設工作，《安全生產法》、《消防法》、《機關團體企業事業單位消防安全管理規定》中都有明確要求，不是可做可不做的工作，而是必須做又必須做好的工作，否則，就是違反了法律法規，各單位要把此項工作提高到法律的高度來認識。二是安全管理的基礎性工作。安全工作牽涉面廣，責任重大。從一定意義上說，安全檔案就是從事安全工作人員的“生命線”。在日常安全工作中，有大量重要的文件材料、法律文書、檢查記錄、消防設施記錄、照片等資料,這些“原始檔案”構成了安全工作的基礎信息，是執行政策、了解事實、掌握情況、明確責任的重要依據。確保這些原始資料完整、齊全地歸檔保管，是做好安全工作的重要基礎性工作。三是提高安全管理水平的需要。安全檔案記載著單位的概況和有關消防資料，記載著安全管理的工作情況，便于及時為領導提供決策信息，有助于全面掌握單位消防工作情況，有利于改變企業安全管理"無據可查"的混亂現象，有利于全面提高安全管理水平。:
2007年省社直屬單位的安全檔案建設工作，總的要求是普及、提高，規范、完善。目前還沒有建立安全檔案的單位要按照要求，全部建立起安全檔案，并參加檢查評比；已建立安全檔案的單位，要按照有關法律法規規定的安全檔案項目和內容，對照檢查，充實完善，做到完整齊全；各直屬單位都要按照檔案規范化管理的要求，認真梳理，科學分類，全面提高標準化建設水平。
三、要認真做好春節期間的安全工作
一是搞好節前安全檢查。各單位要重點對人員密集場所、各類物資倉庫、物業出租、承包經營場地等重點場所、重點部位進行一次全面的安全檢查。查消防，重點是查消防設施、隱患整改、安全人員值班等，防止發生火災事故；查治安，重點是倉庫、財務及機要、檔案等重要部門的防范措施，防止發生被盜事故；查車輛，重點是加強車輛管理、司機安全教育，嚴格要求，防止發生交通事故；查衛生，重點是學校食堂、賓館、飯店，防止發生食物中毒。二是狠抓整改措施的落實。各單位要將隱患整改放在突出位置，堅持邊檢查邊整改，以檢查促整改，狠抓整改措施的落實，徹底消除各類隱患。對省社檢查和自查中發現的隱患，能立即整改的要立即整改，不能當場整改的重大隱患，要明確專人看守，落實有效的防范措施，堅決防止安全事故的發生。三是做好節日值班工作。各單位要嚴格執行領導帶班的值班制度，堅持重點部位24小時值班和定時巡查制度，確保安全生產信息渠道暢通，及時發現和報告各類重大事故和險情。對值班脫崗、漏崗、酒后上崗等行為，發現一起，嚴肅處理一起；對漏報、瞞報或拖延報告的，將給予通報批評，并追究有關人員責任。讓我們共同努力，確保廣大干部職工過一個歡樂、祥和的新春佳節。
1醫院文書檔案管理存在的問題
面對衛生部將醫院文書檔案管理納入醫院評審的新要求，我院為了提高醫院文書檔案管理質量，分析我院醫院文書檔案管理存在的問題，通過發現問題、解決問題，在不斷的解決問題中發展。我院文書檔案管理存在的問題主要有以下幾方面問題：
1.1缺乏管理制度 當前醫院檔案管理制度不完善、不健全，科室的文書檔案管理意識薄弱，缺少檔案統一管理的意識，并且存在不嚴格執行檔案管理規章制度的現象。部分行政部門更是辦理文件效率差，不能及時將上級文件上交辦公室，甚至為了科室查詢方便，自行留存本科室。加之檔案檔案管理人員不固定，容易造成資料缺失或者丟失。
1.2硬件設施差 醫院辦公條件的限制，造成部分醫院文書檔案管理科室無獨立的辦公空間，并且沒有相應的專用檔案存儲電腦、掃描儀等設備，不能實現檔案管理信息化要求。同時醫院對文書檔案管理重視度不夠，對其的資金支持和投入較少，限制了文書檔案管理工作的發展[2]。
1.3管理人員綜合素質差 多數醫院文書檔案管理人員屬于非專業人員，缺少專業的知識，并且對新知識的應用不足，從而造成文書檔案辦理不及時，歸檔不合理等問題。或者文書檔案管理人員工作積極性差，檔案管理工作不認真，不能全身心的投入到文書檔案管理工作中。同時管理人員綜合素質差，歸檔過程中不嚴格遵守文書檔案管理要求。
1.4拓展應用 醫院文書檔案管理人員自身操作水平差，對于信息化管理手段不能熟練應用，造成信息檢索慢、工作效率低。同時在文檔資料開發利用過程中，檔案管理不全面、不系統，導致文書檔案資源浪費現象，缺少具有科研成果的檔案管理內容，出現文書檔案管理輕重失衡現象，不能發揮文書檔案管理的價值[3]。
2 PDCA循環原理的探索應用
PDCA循環原理是指通過制定計劃、執行計劃、檢查結果、處理問題等工作的循環過程。在管理活動中應用PDCA循環，可以不普遍提高管理質量和工作效益。在醫院文書檔案管理中應用PDCA循環原理，我們應該嚴格遵循PDCA循環原則，使醫院文書檔案管理質量以車輪式提高，促進醫院文書檔案管理高效規范化的實現。
2.1制定計劃 針對醫院文書檔案管理存在的問題，制定注針對性的對策。主要體現在以下幾方面：為醫院文書檔案管理科室配備標準化的檔案辦公室；綜合分析確定新建檔的方案；配備專門的電腦、打印機、掃描儀等檔案管理專業設備；加強對檔案管理人員的培訓和學習，提高工作人員檔案管理的專業技能；建立完善健全的文書檔案管理制度，明確崗位職責[4]。
2.2執行計劃
2.2.1將紙質文書檔案轉化為信息化檔案，可以通過掃描方式進行。對于需要錄入的內容，不能隨意更改檔案內容，并且對檔案進行嚴格分類和歸檔。轉變傳統的文書檔案管理觀念，正確認識檔案管理信息化的重要性。
2.2.2綜合我院文書檔案管理現狀以及醫院的實際情況，制定科學合理的檔案管理制度，明確各崗位人員職責。同時明確規范文書檔案管理流程，為文書檔案管理提供制度保障和依據。
2.2.3嚴格醫院文書檔案管理人員的聘任制度。招聘人員必須是專業從事檔案管理人員，并且經專業培訓取得檔案專業上崗證。通過不斷的招聘，提高檔案管理人員綜合能力和專業水平[5]。
2.2.4加強對文書檔案管理人員的培訓，定期對檔案管理人員進行培訓，提高管理人員的檔案管理意識，培養檔案管理人員專業能力。通過組織學習和培訓，對醫院文書檔案管理人員進行考核和評估。培養檔案管理人員規范化的工作流程，保證檔案管理內容和分類的齊全。
2.3檢查結果 依據PDCA循環工作原理，對醫院檔案管理工作進行評價。檢查醫院檔案管理應用PDCA循環原理建設的檔案管理制度、制度落實情況、文書檔案辦理效果以及歸檔分類情況。結合醫院文書檔案評審工作的不斷深入，通過自查和檢查、定期檢查和不定期檢查、跟組檢查等方式，科學合理的檢查文書檔案管理質量。結合檢查結果，制定評審方針，并就發現的問題提出整改措施。同時及時跟蹤整改效果，分析整改措施的可行性，從而有效促進檔案管理質量的持續改進。
2.4處理問題 定期開展檔案管理工作研討會，及時發現計劃、執行以及檢查中存在的問題，分析發生的原因，并且明確調整措施的重要性，保證文書檔案管理工作向著標準化、規范化方向改進。特別是對于文書檔案辦理流程，應該及時改進，保證文書檔案按時限辦理，不斷提高當日辦理率、三日歸檔率。同時，辦公室組織相關人員進行經驗總結，促使檔案管理的具體工作逐步進入一個更高層次的質量循環過程。
一、新醫改實施后醫院檔案管理出現的問題
（一）醫院檔案管理的政策不夠具體完善。大部分醫院制定的檔案管理相關政策不夠完善，在整理與檢查中漏洞百出，主要原因在于國家下發了通用的檔案管理規范，但各地醫院未依據自身情況完善檔案管理制度，從而欠缺規范性與嚴謹性，在相關部門進行檢查時，出現了工作效率差、不能快速找到所需材料、部分資料缺失等問題。
（二）醫學檔案管理的重要性未引起所有人的重視。在醫院發展過程中，大多數人將目光放在了醫療技術的研究上，而對檔案管理沒有明確的認識，甚至會認為檔案的存在對醫院的發展沒有太大的影響，處于可有可無的地位，從而降低了對檔案管理的要求，致使檔案管理不具備完整性和利用性，沒有真正體現出檔案的實用價值，致使檔案內容出現缺失。
（三）部分檔案管理人員不具備良好的專業素質。在各個醫院的檔案管理人員中，存在著一個普遍的問題，那就是管理人員能力分配不均。從事檔案管理工作的人員，在專業水平、理論研究、文化程度等方面素質區別較大。檔案管理人員大多數是因部門需要而調動過來進行檔案管理的，他們很少有人具備專業的管理能力，對檔案的認識欠缺，而且缺乏創新意識，無法在檔案管理方面有所作為，更不可能進行高效管理。從而出現檔案管理不及時、缺乏專業檔案管理的能力，導致醫院發展沒有可靠的材料依據等問題。
二、改善醫院檔案管理的措施
為深化醫療衛生改革，不斷增強醫院檔案管理水平能力，現根據以往經驗以及所出現過的問題，重點將整改措施放在能長久推進醫院發展的檔案管理層面。現提出三條對檔案管理行之有效的解決方法：
（一）擺正態度，增強檔案管理人員對檔案的重視。進一步改善檔案管理的內容，首先要讓檔案管理人員意識到自己工作的重要性，這要求醫院領導和各部門負責人、檔案管理人員重視檔案工作，進行定期統一的培訓，清楚工作職責，重點加強對檔案的收集、整理、分類、歸檔等，為方便日后的管理與查找做好鋪墊。還要培養管理人員的創新能力，充分發揮各自優勢，各抒己見，提出高效管理檔案的方法和措施，豐富檔案內容，提高檔案質量，做到真正使檔案發揮自身優勢，為醫院的發展作出貢獻。此外，醫院要對檔案管理工作進行適當的宣傳，不僅要讓檔案管理的人員知道它的必要性，還要讓其他方面的工作人員了解檔案管理的重要性，這樣才能更好地配合檔案管理人員的工作，使檔案管理工作順利進行。
（二）完善醫院檔案管理制度，制定一套創新、高效的管理措施。隨著醫改工作的不斷發展，對檔案的管理要求也更加嚴格，如何能跟進醫改發展的步伐，提高醫院的檔案管理水平，需要相關管理部門制定出一套創新高效的管理措施。在進行檔案管理的過程中，應專門成立一個檔案管理小組，并配有專業的管理人員進行大局的管理，指導其他人如何高效地對檔案進行分類、歸整。此外，在檔案具體內容、檔案人員分配、檔案管理?h境等方面都要有創新性研究，從而高效提高醫院檔案管理的能力。
（三）提高對檔案管理人員的要求。醫院檔案管理的好壞與管理人員的素質高低有著密切的聯系。只有將檔案管理人員的行為規范到符合管理工作的要求后，才能使檔案管理的工作順利進行。醫院在選擇管理人員時，應對其責任心、對待工作的嚴謹性、思維創新性、管理能力各方面進行考核。同時，要不斷提高他們的文化能力和對專業知識的培養，不定時舉行部門檔案管理水平競賽，激發他們工作積極性，面對問題時學會運用所學知識進行解決。并要求檔案人員定期進行工作總結，多聽取他人的經驗，多看有關醫療政策和檔案方面的報道、論文等，做到與時俱進，能夠通過創新性思維高效開展管理工作。
衛生計生局檔案管理是其發展的基礎，我國當前的檔案管理模式可分為三種形式，第一種是檔案室形式，第二種是檔案庫房形式，第三種是專業檔案室形式。隨著時代的發展，現有的檔案管理模式因其自身的局限，不能適應時代的發展要求，改革勢在必行。根據衛生檔案的特點，具體分類如下：
1、職業衛生管理機構和責任制檔案：建立的內容一般有本檔案目錄、職業衛生管理機構設立、職業衛生管理人員一覽表、職業病防治責任制文件等。
2、職業衛生管理制度和操作規程檔案：建立的內容一般有本檔案目錄、職業衛生管理制度和操作規程一覽表、職業衛生管理制度文本、崗位職業衛生操作規程文本、職業病防治法律、法規、規范、標準、文件一覽表、職業衛生法律、法規等。
3、職業病危害因素種類清單、崗位分布及作業人員接觸情況檔案：建立的內容一般有）本檔案目錄、生產工藝流程圖、職業病危害因素清單、崗位分布及人員接觸情況表、人員變動表、接觸職業病危害人員勞動合同、產生職業病危害的設備、材料及警示標識一覽表、產生職業病危害的設備、材料等。
4、職業病防護設施、應急救援設施檔案：建立的內容一般有本檔案目錄、職業病防護設施、應急救援設施配置表、職業病防護設施及定期檢定證書、職業病防護設施、應急救援設施檢修、維護、更換匯總表等。
5、工作場所職業病危害因素檢測、評價報告與記錄檔案：建立的內容一般有本檔案目錄、職業病危害因素濃度（強度）日常監測記錄、職業病危害因素檢測整改一覽表、職業病危害檢測、評價委托書、機構資質、職業病危害因素檢測報告與評價報告、職業病危害現狀評價（檢測）報告回執表等。
1.衛生計生局檔案室管理的模式
檔案管理的模式又單位的性質不同、管理的方式等，有很多種模式，就現有的檔俺管理來看，主要有以下幾種模式：
（1）衛生計生局內部設立檔案室，有專職檔案管理員，有專門辦公室和檔案庫房，負責機關檔案工作的行政管理和檔案保管。
（2）衛生計生局只設立檔案庫房，沒有檔案行政管理辦公室，設專職或兼職檔案管理員，由檔案管理員負責檔案行政管理工作和檔案管理工作，稱為機關檔案庫房模式。
（3）負有某一行業檔案監管職能的專業管理機關設置的組織形式，即設有檔案保管機構，負責衛生計生局的檔案管理工作，履行行業檔案行政管理工作職能，指導和監督行業內檔案工作，稱為專業檔案室模式。
2.衛生計生局檔案管理工作存在的問題
檔案的管理工作由于檔案比較多，比較復雜，因而在管理起來也會存在著一些漏洞，隨著工作的開展，應該及時發展，及時更改，具體歸納工作中存在的問題如下：
（1）制度建設和執行力度不足現階段，不少檔案管理部門普遍存在制度建設缺位等現象，甚至沒有制定相應的崗位職責，缺乏系統、科學的管理。
（2）管理模式相對落后，檔案管理的信息化、數字化水平較低。
（3）檔案管理平臺以人工管理為主，導致檔案信息化水平普遍不高，管理平臺的工作效率大受制約。
（4）專業人才培養和輸出相對較少，人才資源緊缺。
3.衛生計生委檔案管理模式面臨的改革環境
隨著社會的發展，時代的變遷，檔案的管理工作也要跟上時代的步伐，才能服務于社會，取得經濟效益。因此，衛生計生委的檔案管理模式也敲響了改革的警鐘。
（1）社會經濟的變化，檔案管理的重要性日顯突出。
隨著我國經濟的快速發展，人員的構成發展跟大的變化。不同時期，衛生計生委需要通過檔案的管理，提供精確的數據，以便社會發展的管理。尤其是中國在轉型的時期，社會成員各個層次的比例，包括年齡、性別、學歷等等，都會影響到社會經濟的發展，社會政策的制定等等。
（2）政府信息公開推動衛生計生委檔案利用意識的提高
由于檔案的發展歷程不是很快，檔案的社會利用意識一直不高。政府在職能轉變的過程中，提出構建民主、透明政府的要求，這就要求衛生計生委的檔案也要透明化，具有提高社會對政府的監督意識和查閱市民信息意識，以及推動衛生計生委檔案利用意識提高。
（3）檔案信息化發展，給檔案集約管理提供可能。
隨著信息時代的到來，通信技術和計算機技術的發展，計算機的普及，使衛生計生委檔案管理工作也隨之發生了相應的變化。檔案載體從紙質，發展到了紙質、縮微膠片、光盤、硬盤、磁帶等多種載體并存的時代。信息化的發展以及檔案管理信息化技術的成就，給衛生計生委檔案管理改進，帶來了新的契機，并為檔案集約化管理提供可能。
4.改進衛生計生委檔案管理工作的措施
針對衛生計生委檔案管理工作中存在的問題，現將整改措施如下：
（1）完善制度建設，強化執行實效
在新的環境下，衛生計生委檔案管理工作要實現質的突破，要實現科學的可持續發展，這就要求必須堅持用制度管人管事，建立健全的機制和管理制度，使衛生計生委的檔案管理制度完善，并具有很高的執行效率。
（2）創新管理模式，提高衛生計生委的檔案信息化水平。要積極運用現代科技水平，創新檔案數字化管理的手段，提高衛生計生委檔案管理的信息化水平，做到提高服務質量和效率。衛生計生委的檔案管理信息化目的，是利用現代信息技術，更加科學、合理、高效地輔助檔案管理工作，提高檔案管理質量和效率。
（3）拓展管理平臺，構建衛生計生委檔案數據庫系統。衛生計生委的檔案數據庫平臺建設是利用數字信息技術，實現檔案資料數字化，達到信息資源共享的的效果。因此，提升檔案管理水平，是推動檔案管理向現代化、信息化轉型的一個重要舉措。
（4）加強組織建設，提高檔案管理的人才素質。作為新時期的衛生計生外的檔案管理者，必須與時俱進，努力提高自身的綜合素質，適應新時期衛生計生委檔案管理的發展和要求。
一、加強領導，健全組織
我局及時傳達貫徹文件精神。立即召開全體機關干部會議，研究部署我局近階段保密工作，成立了保密工作領導小組，明確一名副局長專門分管保密工作，配備1名工作人員專門承辦日常保密工作，為保密工作提供了強有力的組織保障；按照“誰主管、誰負責”的原則，認真落實領導干部保密責任制，實行領導對所分管業務的保密工作負領導責任，認真實施各項保密措施，確保局機關保密工作制度落到實處。
二、開展教育，加強學習
定期開展保密教育，組織機關工作人員認真學習了《中華人民共和國保密法》、《國家工作人員保密守則》和《領導干部保密守則》等保密法律法規，提高了全局干部職工的保密意識；健全落實各項保密制度。
三、邊查邊改，注重實效
我局按照通知要求，對重點計算機、崗位、重點部門進行自查，確保不漏一人、一機、一盤、一網、一份文件資料。
一是計算機管理。目前我局所有科室和局領導辦公室都配備了計算機，每臺電腦上都安裝了網絡防火墻，對每臺電腦的軟件進行清理，刪除一切與工作無關的信息和軟件，防止信息流失或遭受外界惡意攻擊。自查中，未發現非計算機儲存、處理過信息，且并無移動儲存介質。
二是文件資料管理。我局制定了2名工作人員為專職文書人員，負責紙質文件管理的人員，具體做好文件資料的收發、分放、整理、歸檔、銷毀等。負責電子文檔管理的人員，具體做好電子文檔的輸入、存檔、發送、印制、備份等，確保電子文檔安全，防止機密外泄。
三、企業檔案管理。由于我局工作特殊性，全區酒類流通企業、家電下鄉企業及再生資源企業的檔案都在我局備案。為切實保障企業的商業機密，我局要求業務科室嚴格管理企業的各類檔案，并落實相關責任人。任何人領取或查閱企業檔案，都必須經得分管領導同意，并辦理領取或查閱手續。
二、存在問題及整改措施
部分干部職工進行保密學習的力度不夠，保密意識不強，仍然存在資料文件亂擺亂放現象，人員管理記錄不完善。
一、加強了領導，落實了責任
我局認真落實了保密工作領導責任制。專門設有保密工作領導小組，明確由主要領導周建華同志任組長，副局長張丹丹同志任副組長，各科室負責人為小組成員。具體負責檔案保密工作。
二、牢固樹立了檔案工作的保密意識
1、局班子非常重視檔案保密工作，始終把檔案保密工作作為局工作的大事來抓。組織全體人員深入學習有關文件精神，堅決防止麻痹思想和僥幸心理，努力提高工作人員對檔案保密重要性的認識。強化人員保密意識，即要熱情接待利用者，又要加大檔案保密監管力度，以確保檔案絕對安全。
2、加強了檔案保密工作。首先，加強對歸檔文件材料的保管以及保密力度，由文書統一集中管理，任何個人不得擅自挪用，凡涉及保密的文件資料。其次，做好檔案的收集、整理工作，保證歸檔文件材料完整、準確、系統;嚴格按照《保密法》和《檔案法》管理檔案，保證檔案的安全和利用。嚴格執行《借閱制度》、《查檔規定》做好保密工作。
3、把保密制度落到實處。在查檔、借閱方面，未經主管領導批準原件不準外借離館，嚴格審查利用者的有效身份證件，檔案借閱歸還前，要求有關工作人員認真清點，確保不出任何紕漏。
4、計算機信息系統的保密工作。采取以下措施：首先，計算機使用嚴格按照計算機使用及管理制度執行，從制度上保證計算機使用及保密;二是檔案館設有專用計算機供檔案查詢使用;三是每臺電腦系統都安裝了防火墻或瑞星殺素軟件，防止黑客、病毒入侵;四是要求全局工作人員嚴格按規范操作，發現病毒及時報告;五是明確規定涉密不上網，上網不涉密，確保檔案管理的保密性和安全性。
5、對開放檔案進行一次清查工作，保證檔案信息安全。對在核查中發現的不安全因素，立即采取措施加以整改;對開放檔案內容做到精確鑒定，涉及個人隱私，組織機密的不予開放;保證有開放價值的開放，該守密的不開放，該開放的不守密，做到不僅要保證檔案實體的安全，而且又要確保檔案信息安全。
三、局保密工作存在問題及整改措施
通過自檢、自查，我局對檔案保密工作有了進一步的明確，同時，也發現了一些存在的薄弱環節。個別同志對檔案保密工作認識不到位，保密意識不強等。今后我局將發現的問題作為整改的重點，對個別同志單獨進行《保密法》培訓。堅決把保密隱患消弭在萌芽中。具體整改措施如下：
1、并堅決做到計算機及通訊保密規定的十不得。
2、定期召開檔案保密領導小組工作會，專題研究檔案保密工作;做到年初有計劃，年終有總結;做到檔案保密工作的會議、檢查和工作有記錄，堅持檔案保密工作與業務工作同步安排部署，落實崗位責任制。
3、對各全縣單位、各鄉鎮街進行業務培訓、指導時,同時宣傳相關保密知識和保密法。
4、探索建立涉密人員管理長效機制，明確了涉密人員的資格和范圍，認真落實保密承諾書簽訂工作。并進一步加強了涉密載體的清理和管理，重點抓好涉密計算機、涉密移動存儲介質、辦公自動化設備和手機使用的保密管理。認真貫徹實施《國家秘密載體銷毀管理規定》，加強涉密檔案載體銷毀管理工作。
【關鍵詞】 檔案管理； 現狀； 措施
醫院檔案是指醫院在醫療、科研、教學等活動中所形成的各種文字、圖表以及其他具有保存價值的物體，這是醫院進行工作計劃和決策的可靠依據，是指導并協調各項工作正常運行的參考資料［1］。在這個過程中，醫院檔案管理人員所起的作用非常重要。醫院檔案管理工作在理論上應該與日益發展的醫療、教學、科研工作相適應，但事實并非如此，這與在檔案管理工作過程中工作人員的素質水平、專業水平、責任心等因素相關。本文通過對醫院檔案管理工作人員存在的問題進行分析，并根據信息時代的要求賦予檔案管理工作人員新的要求，提出了一些整改措施，便于提高檔案管理工作人員自身專業知識水平，做好醫院檔案管理工作。
1 目前醫院檔案管理工作人員存在的問題
1.1 素質水平較低 素質水平主要指的是業務素質。檔案管理是一項服務性很強的工作，現在人們對檔案工作的要求越來越高。因此，要勝任這項工作，不僅需要有高尚的職業道德，還需要較高的業務素質、文化水平。目前醫院檔案室一般都是知識結構老化的人員，他們的思想觀念、工作能力及信息水平與新時期對檔案工作者的要求有一定的差距。
1.2 專業性較差 作為醫院檔案工作的管理者，在該部門起著領導、決策、指導和監督作用，但是檔案管理人員幾乎不是專業人員出身，其具有專業知識老化、思想知識結構不合理、管理標準化不足、歸檔質量不高等特點。他們往往將檔案工作簡單地理解為把文件材料收集和裝訂，其思想觀念和管理水平均跟不上時代的發展。
2 應對措施
2.1 提高自身的專業素質 檔案工作人員需要擺正心態，熱愛自己的事業，在各種社會誘惑面前，經得起考驗，要有在平凡的崗位上做出不平凡的事業的決心。具體應該做到以下幾點：（1）檔案工作是一項繁雜系統的工作，專業性很強，每個程序都經歷收集、整理、歸檔、保管、價值鑒定、統計提供利用等步驟，足以顯示檔案工作人員需要付出艱辛的勞動。如果稍有懈怠，出現紕漏，勢必給檔案管理工作帶來許多麻煩，乃至造成無法查找、利用的后果［2］。所以檔案工作人員需要具備數學家的頭腦，認真仔細，讓浩如煙海的檔案變得條理清晰、擺放有序、使用方便。（2）鑒于檔案工作的服務特點，要求檔案工作者必須認清自身的職責，無私、熱情地為醫院及社會各方面提供優質的服務，不斷拓展服務途徑，增強服務觀念，努力學習，盡最大努力為發掘檔案信息資源并實現檔案的使用價值，使檔案在社會生活中發揮最大的效益。力求做好自己的本職工作，要清醒的認識到現代檔案工作的信息化，提高獲取網絡信息的能力［3］，集中力量做好檔案信息化的工作，積極學習如何使用、檢索數據庫，積極參與醫院檔案工作的建設。
2.2 引進專業人才，提高檔案管理的規范化 針對檔案管理人員的素質參差不齊，高層次檔案專業管理人才比較少，無法適應新形勢下檔案管理工作的特點，信息化環境對檔案管理人員的各方面素質提出了新的要求［2］。可引進專業的技術人員，對內部員工進行專業知識的培養，豐富專業知識內容，提高創新能力，提高檔案管理人員的素質，增強人們對檔案管理的意識，使檔案管理走向專業化、規范化。
3 小結
醫院檔案管理現代化是信息社會的必然趨勢。鑒于檔案工作的特殊性和專業性，檔案工作者努力學習掌握檔案專業知識和與之相關的專業知識是必需的。當務之急是提高工作人員自身素質和專業素質，使醫療科技檔案及臨床檔案的服務領域得到拓展，這對于不斷創新醫院檔案工作，拓展檔案工作未來，促進醫院健康發展尤為重要［4］。醫院檔案管理工作是一項長期復雜的工程，檔案室應立足現實，本著對醫院及患者高度負責的精神，積極研究對策，提高自身專業知識水平，做好醫院檔案管理工作。
參 考 文 獻
［1］ 孫云云，孫芳.檔案管理工作在醫院發展中的作用.中外健康文摘，2010，7（18）:373.
［2］ 牛家旺.檔案管理信息化下檔案管理員應具備的素質.中國中醫藥現代遠程教育，2010，15（8）:200-201.
一、提高認識，切實加強檔案管理工作的領導
近年來，我局高度重視機關檔案管理工作，將機關檔案管理工作納入工作日程，加強對檔案管理工作的領導，真正做到了認識到位，組織到位，措施到位。牢固了樹立“安全第一，預防為主”的思想，堅決防止和克服松懈、僥幸心理，確保檔案安全萬無一失。20__年，根據工作需要，我們及時調整了縣局檔案管理工作領導小組，并把檔案工作列入全局的長遠規劃、年度計劃及有關人員的崗位目標考核中，把檔案工作作為機關管理的一項重要的內容納入年度目標，與機關其它工作同部署、同組織、同考核。同時，各科室都配備了兼職檔案管理工作人員，建立檔案管理工作網絡，形成了以分管領導掛帥、辦公室主任分管、檔案室具體負責、各職能科室協助工作的四級檔案管理網絡。
為提高檔案管理質量，我局在資金緊張的情況下不斷加大檔案設施投入。20__年局機關搬入辦公大樓后，專門設立了文書檔案室，并撥出專項經費，購置檔案柜15節，為檔案室配置專用檔案裝具，基本適應了檔案管理工作的需求。
二、加強制度建設，規范檔案管理
為不斷促進我局檔案管理工作的規范化建設，提高文書檔案管理水平，20__年以來，我局先后制定了《##縣食品藥品監管局檔案管理辦法》及《檔案保管制度》、《檔案利用制度》、《檔案工作保密制度》、《檔案材料歸檔制度》等，明確了檔案工作職責和任務、歸檔范圍及整理要求，使各有關科室對文件材料的形成、積累、收集、整理有據可依。同時，制定了《檔案人員崗位責任制》和考核、獎懲制度，并納入機關的崗位責任制，充分發揮和調動檔案工作人員的積極性。
同時，我局按照檔案管理要求，一是在歸檔過程中，將所有文件歸檔目錄、盒內文件目錄、盒底備考表、文件資料匯編等全部使用計算機打印；二是文件、材料的歸檔全部使用無酸檔案盒，文件不易被腐蝕、變質，有利于檔案的保存；三是結合我局實際情況，認真落實檔案庫房“八防”標準的要求，確保檔案安全，目前未發現霉變、蟲蛀現象，確保了檔案的安全；四是增強檔案利用安全意識，正確處理好檔案安全保管和方便利用的關系，既保證檔案不丟失、不損壞，又保證了檔案信息不失密、不泄密。通過以上措施使我局的檔案管理工作逐步走向了規范化、科學化管理軌道。
三、積極參加檔案管理培訓，切實做好歸檔和利用工作。
為不斷提高檔案工作的規范化、科學化管理水平，建局4年來，每年安排檔案工作人員參加縣檔案局舉辦的檔案培訓班，購買了《檔案工作法規文件與業務知識匯編》、《歸檔文件整理規則匯編》等工具書，對檔案工作的開展，提供了科學依據。我局還按照縣檔案局和上級主管部門的要求，全力做好文書檔案的歸檔和移交工作，截止目前，共歸檔文書檔案600余件。20__、20__年年按照縣檔案局要求完成了現行文件報送任務，共報送現行文件100余件。
四、存在問題和今后打算
由于我局建局時間較短，檔案工作基礎較薄弱，日常管理中還存在很多問題和不足，一是對檔案法規宣傳力度不夠，缺乏全員檔案管理意識，造成歸檔不規范，歸檔質量差。二是人員少、經費緊張，檔案室硬件建設存在較大差距。三是檔案保管、編目、利用、編研、保護、保密等有關的規章制度還不夠健全和完善。四是檔案管理信息化程度不高，一定程度上影響了檔案作用的發揮。
