引言：易發(fā)表網(wǎng)憑借豐富的文秘實(shí)踐，為您精心挑選了九篇檔案的數(shù)字化管理范例。如需獲取更多原創(chuàng)內(nèi)容，可隨時(shí)聯(lián)系我們的客服老師。

第1篇

一、房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的內(nèi)容

1．標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)。這是對(duì)電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標(biāo)識(shí)、掃描、存儲(chǔ)、查詢、交換、網(wǎng)上傳輸和管理等方面，制定標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，并指導(dǎo)實(shí)施的過(guò)程。房產(chǎn)檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范相當(dāng)于信息高速公路上的“交通規(guī)則”，對(duì)于確保計(jì)算機(jī)管理的房產(chǎn)檔案信息和網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行的安全、暢通，具有重要的意義。

2．基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。主要指房產(chǎn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和檔案數(shù)字化設(shè)備。它是檔案?jìng)鬏敗⒔粨Q和資源共享的基礎(chǔ)條件，只有建設(shè)先進(jìn)的房產(chǎn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)，才能充分發(fā)揮房產(chǎn)檔案信息化的整體效益。

3．應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。主要內(nèi)容包括房產(chǎn)檔案信息的收集、管理、利用、安全等方面，它關(guān)系到信息建設(shè)的速度與質(zhì)量，集中體現(xiàn)了房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)的效益和房產(chǎn)檔案信息服務(wù)的效果。

4．檔案信息化資源建設(shè)。主要內(nèi)容包括館藏檔案數(shù)字化和電子文件的采集和接收。主要形式包括檔案目錄中心數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、各種數(shù)字化房產(chǎn)檔案全文及專(zhuān)門(mén)數(shù)據(jù)建設(shè)。

5．人才隊(duì)伍建設(shè)。房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理，不僅需要檔案專(zhuān)業(yè)人才、計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)人才，更需要既懂檔案業(yè)務(wù)，又熟悉信息技術(shù)的復(fù)合型人才。

第2篇

一、當(dāng)前我國(guó)檔案管理的主要問(wèn)題分析

管理制度的發(fā)展滯后致使棄檔、死檔等現(xiàn)象已成為檔案管理中普遍的一個(gè)難題。從長(zhǎng)遠(yuǎn)的角度來(lái)看，我國(guó)制度的改革以及社會(huì)的發(fā)展隨著人才流動(dòng)壁壘的減少。我國(guó)檔案實(shí)施社會(huì)化管理成為最終的必然方向。當(dāng)前我國(guó)檔案管理中的“人檔分離”[2]、“死檔棄檔、現(xiàn)象較為嚴(yán)重。甚至出現(xiàn)一些“自持檔案”的現(xiàn)象。隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案本身的嚴(yán)肅性、準(zhǔn)確性以及唯一性，逐漸已經(jīng)被很多人視同為“雞肋”。

（一）“人檔分離”。因?yàn)閭鹘y(tǒng)檔案管理存在較多的問(wèn)題，加上目前的檔案流動(dòng)性比較大，因此檔案內(nèi)容和個(gè)人之見(jiàn)出現(xiàn)了一定的偏差，部分檔案，比如認(rèn)識(shí)檔案就不能夠?qū)Ξ?dāng)事人的實(shí)際情況進(jìn)行體現(xiàn)，作為人事檔案應(yīng)該要能夠?qū)Ξ?dāng)事人的各項(xiàng)基本資料體現(xiàn)。檔案一旦何其主體之見(jiàn)失去了聯(lián)系，就會(huì)出現(xiàn)人檔分離的情況，檔案的價(jià)值自然就沒(méi)有了，因此檔案必須要和實(shí)際相符，這是其特質(zhì)也是其要求。

（二）“棄檔死檔”。在我國(guó)各類(lèi)人力資源以及社會(huì)保障單位網(wǎng)絡(luò)上，已經(jīng)長(zhǎng)期開(kāi)始定期公示“長(zhǎng)期失去聯(lián)系超過(guò)5年的流動(dòng)人員的人事檔案名單”。每年我國(guó)在各類(lèi)社會(huì)保障網(wǎng)及人力資源網(wǎng)站將很多這樣失去聯(lián)系超過(guò)5年且被公示又無(wú)人認(rèn)領(lǐng)的檔案最后都被入庫(kù)封存，成為“死檔”。當(dāng)前我國(guó)面臨的該類(lèi)棄檔現(xiàn)象已經(jīng)成為全國(guó)各地人才檔案管理部門(mén)的普遍遭遇。2002年我國(guó)人事部全國(guó)人才流動(dòng)中心就做過(guò)一項(xiàng)不完全統(tǒng)計(jì)，當(dāng)年在全國(guó)范圍內(nèi)就至少有超過(guò)60萬(wàn)的“棄檔族”[3]。自從90年代以來(lái)，我國(guó)的新用工制度就讓流動(dòng)人口的數(shù)量變得更大了，企業(yè)單位對(duì)檔案的管理也開(kāi)始采取了分離模式，一些單位公職人員的檔案從單位中分離出去，因此檔案的管理工作開(kāi)始產(chǎn)生了變化。加之，我國(guó)自九七年開(kāi)始在全國(guó)逐步建立統(tǒng)一的城鎮(zhèn)企業(yè)職工基本養(yǎng)老保險(xiǎn)等制度，辦理退休以及養(yǎng)老保險(xiǎn)也逐漸開(kāi)始與人事檔案脫鉤。

目前社會(huì)的流動(dòng)性比較大，很多的地方都有了相應(yīng)的服務(wù)機(jī)構(gòu)以及檔案管理機(jī)構(gòu)，這樣檔案就會(huì)逐漸的和其主人失去聯(lián)系，導(dǎo)致了目前的很多檔案均是沒(méi)有用的“死檔”，而檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)于這些聯(lián)系不到本人，無(wú)法收取檔案費(fèi)用的部門(mén)也是比較嚴(yán)重的損失，檔案是不能夠隨意的丟棄的，即便是當(dāng)事人不進(jìn)行手續(xù)的辦理亦是如此，所以檔案部門(mén)只能夠?qū)⑦@些檔案進(jìn)行封存，隨著檔案的積累越來(lái)越多，這樣的棄檔也在增加。導(dǎo)致了檔案價(jià)值的喪失，其實(shí)檔案在我國(guó)來(lái)說(shuō)，因?yàn)閲?guó)企和事業(yè)單位的存在，要在這些單位工作必須要有檔案。

二、我國(guó)人事檔案發(fā)展的方向和趨勢(shì)展望

（一）人事檔案管理向信息化方向發(fā)展。因?yàn)槿耸聶n案中對(duì)個(gè)人的過(guò)往記錄比較多，雖然是紙質(zhì)的，也是具備了唯一性，其管理會(huì)有問(wèn)題，增加了風(fēng)險(xiǎn)性，而且遺失后的補(bǔ)辦也是比價(jià)困難的，這是目前檔案管理比較常見(jiàn)的問(wèn)題。我國(guó)的檔案事業(yè)發(fā)展后，政府部門(mén)對(duì)于檔案信息化管理和數(shù)字化管理的關(guān)切也是比較多的，但是實(shí)際的情況卻并不樂(lè)觀，并沒(méi)有取得比較好的發(fā)展和利用。但要在全國(guó)范圍內(nèi)盡快形成統(tǒng)一的信息化、數(shù)字化人事檔案管理體系絕非易事，盡管由于我國(guó)人事檔案管理的硬件設(shè)備、檔案人員管理的問(wèn)題以及人事檔案信息化軟件發(fā)展的制約不足，但我國(guó)人事檔案管理實(shí)施的信息化、數(shù)字化進(jìn)程已初現(xiàn)成效，并在全國(guó)各地逐步開(kāi)展各類(lèi)“社會(huì)人才人事檔案電子化服務(wù)”項(xiàng)目，這些項(xiàng)目將分類(lèi)整理的紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子掃描等信息化處理，形成與實(shí)物檔案內(nèi)容相對(duì)應(yīng)和一致的“人事電子檔案”。檔案管理人員可以輕易通過(guò)進(jìn)入到“數(shù)字檔案庫(kù)”中查詢當(dāng)事人的檔案，并顯著提升了日常的辦公效率，如可以及時(shí)為當(dāng)事人或查詢單位開(kāi)設(shè)證明。

（二）電子化、數(shù)字化、信息化是其主要的方向。我國(guó)的電子技術(shù)獲得了比較大的發(fā)展，而數(shù)字化、信息化的檔案管理模式也讓我們看到了新的方向，其更加的高效，應(yīng)用前景更加廣闊，加上我國(guó)的人口多，檔案信息資源也比較多，比較復(fù)雜，如果不進(jìn)行數(shù)字化管理，將會(huì)是非常龐大的工作，因此電子化在很多的地方都相繼的投入使用，在部分的單位、企業(yè)中也是使用比較多的，數(shù)字化人事檔案管理是單位對(duì)檔案?jìng)€(gè)人進(jìn)行了解的一個(gè)窗口，實(shí)際的應(yīng)用價(jià)值比較大。

第3篇

關(guān)鍵詞：數(shù)字化、檔案管理、網(wǎng)絡(luò)化

中圖分類(lèi)號(hào)：G270.7文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1006-026X（2013）12-0000-01

前言

21世紀(jì)是一個(gè)信息技術(shù)發(fā)展日新月異的時(shí)代，信息技術(shù)在各個(gè)行業(yè)各個(gè)方面的運(yùn)用已經(jīng)越來(lái)越普遍，并逐漸成為各個(gè)行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)的有力技術(shù)手段已經(jīng)各方面進(jìn)步和發(fā)展的不竭動(dòng)力。而對(duì)于信息量巨大，工作量頗高，提供大量信息資源的檔案管理工作來(lái)說(shuō)，計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等數(shù)字化技術(shù)的變革的沖擊，為其帶來(lái)了巨大的機(jī)遇以及挑戰(zhàn)，正確的認(rèn)識(shí)檔案管理的數(shù)字化發(fā)展，并使其向數(shù)字化的方向發(fā)展，使得檔案管理更加的系統(tǒng)、及時(shí)、準(zhǔn)確和高速，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)資源更加地有效利用和分享。這樣能夠促進(jìn)檔案管理行業(yè)的發(fā)展，減小管理工作過(guò)程中的工作量及難度。

一、我國(guó)檔案管理的現(xiàn)狀

我國(guó)檔案管理是以服務(wù)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)檔案資源為目的，其主體是依據(jù)《檔案法》建立的檔案館，檔案館也是集中管理、保存檔案的基地，它能實(shí)現(xiàn)諸多檔案管理功能比如：收藏功能、存儲(chǔ)功能、宣傳功能以及傳播功能。同時(shí)在我國(guó)這樣一個(gè)歷史悠久，古文化燦爛的國(guó)度，檔案管理不僅具有重要的意義，并一直得到重視，并取得了巨大的發(fā)展。發(fā)展到現(xiàn)階段，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通訊技術(shù)等信息技術(shù)的進(jìn)步和發(fā)展，對(duì)檔案管理也產(chǎn)生了極大的影響。近年來(lái)，檔案管理過(guò)程中信息化、數(shù)字化技術(shù)得到了成功地應(yīng)用，使得檔案管理方面產(chǎn)生了巨大的變革，電子式的文件大批量的產(chǎn)出，以及計(jì)算機(jī)技術(shù)下紙質(zhì)檔案數(shù)字化的進(jìn)步，促進(jìn)了檔案包含信息內(nèi)容的加速，并逐漸出現(xiàn)檔案管理對(duì)象檔案實(shí)體與檔案信息管理工發(fā)生分離的情況。正如我們所知，檔案它是能夠被我們傳輸、表達(dá)、感受的，以圖像、文件等為載體的一種信息。現(xiàn)階段，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，必然會(huì)導(dǎo)致不同區(qū)域的使用人員共享檔案信息的情況，憑借各種數(shù)字化技術(shù)，檔案管理的工作也將突破地域，形成“移動(dòng)中的檔案館”，建立起全國(guó)乃至全世界范圍內(nèi)的檔案管理中心，檔案信息將更加容易獲取和傳播。

二、數(shù)字化檔案管理的內(nèi)容及特點(diǎn)

信息化建設(shè)的關(guān)鍵是實(shí)現(xiàn)信息資源的共享以及高效的利用，無(wú)論從哪個(gè)方面來(lái)說(shuō)檔案都是信息資源的中心，因而對(duì)檔案規(guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)化的管理已受到社會(huì)各行各業(yè)的廣泛關(guān)注。正是在這樣的背景下，為適應(yīng)各行業(yè)發(fā)展的客觀需求，數(shù)字化檔案管理運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)并結(jié)合數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)對(duì)文字檔案、圖像檔案等檔案形勢(shì)進(jìn)行數(shù)字化的管理，全面的管理，并進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案系統(tǒng)與辦公系統(tǒng)的無(wú)縫銜接。數(shù)字化檔案管理是由若干年前西方“數(shù)字化圖書(shū)館工程”的概念演變而來(lái)，是一種利用多種計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)的新型檔案管理形式，基于高速網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)跨庫(kù)檢索并對(duì)海量檔案信息庫(kù)群進(jìn)行管理。

數(shù)字化檔案管理包括諸多方面的內(nèi)容，主要可完成以下工作：首先是以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，多媒體技術(shù)以及現(xiàn)代通信技術(shù)為基礎(chǔ)，建立起能過(guò)在外部進(jìn)行信息調(diào)整的公共網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。其次是將不同時(shí)期、不同類(lèi)別的檔案信息庫(kù)以及多種其他信息庫(kù)作為基礎(chǔ)信息，形成能夠?qū)鹘y(tǒng)檔案信息轉(zhuǎn)化，自動(dòng)生成電子檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)形式。再則是實(shí)現(xiàn)智能處理，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)到知識(shí)庫(kù)的轉(zhuǎn)變，并運(yùn)用自然語(yǔ)言進(jìn)行全網(wǎng)絡(luò)的檔案搜索，實(shí)現(xiàn)檔案信息的全網(wǎng)絡(luò)共享。最后是建立成立體化，全方位一體化的使用體系，及時(shí)地處理和提供各類(lèi)檔案信息，并保證信息資源使用過(guò)程中的安全性，提供可靠地安全保密措施。

數(shù)字化檔案管理作為一種基于互聯(lián)網(wǎng)的分布是檔案管理系統(tǒng)，能夠根據(jù)不同的需求提供各類(lèi)檔案信息服務(wù)，數(shù)字化檔案管理主要有以下幾種特點(diǎn)及優(yōu)勢(shì)：

1、實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益的提高。

如今，社會(huì)經(jīng)濟(jì)得到的飛速的發(fā)展，造成現(xiàn)實(shí)的辦公效率難以應(yīng)付海量的信息，由此形成了尖銳的矛盾，在傳統(tǒng)辦公方式之下，一直是一種粗狂型的模式。也就是一種單純的以增加人員和辦公用具來(lái)解決這些問(wèn)題的手段，這種方法造成企業(yè)管理成本大幅度的增加，相反數(shù)字化檔案管理一改傳統(tǒng)紙質(zhì)載體的檔案信息，將其轉(zhuǎn)化為機(jī)讀的檔案信息，不僅在很大程度上減少了管理費(fèi)用，節(jié)約了大量實(shí)體空間，還能有效地方便查詢，進(jìn)而避免了印制紙質(zhì)資料而造成的浪費(fèi)和成本的增加。

2、實(shí)現(xiàn)辦公效率的提升

數(shù)字化檔案管理能夠做到資料的及時(shí)歸納和盡早利用。譬如，在企業(yè)人事管理的過(guò)程中，需要管理對(duì)象眾多，并且有極大的流動(dòng)性和負(fù)責(zé)性，員工調(diào)動(dòng)，退休等都會(huì)伴隨著檔案的移動(dòng)，要想一絲不茍地準(zhǔn)確記錄和了解這些動(dòng)態(tài)的信息，按照以往的管理模式必將消耗大量的人力、物力，而且還可能造成延后。但是利用數(shù)字化的檔案管理方式，通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)就能輕松準(zhǔn)確的統(tǒng)計(jì)這些信息，同時(shí)回過(guò)頭來(lái)要想查詢這些信息也是什么的簡(jiǎn)單和方便，可以使得相關(guān)的工作人員做到對(duì)所有信息進(jìn)行實(shí)時(shí)的控制和處理。并且，由于計(jì)算機(jī)技術(shù)以及信息都不受物理空間的限制，因而數(shù)字化的檔案管理更是能實(shí)現(xiàn)檔案的無(wú)界性，由此檔案庫(kù)也由實(shí)體的檔案館變?yōu)榭晒╇S時(shí)隨地利用的信息處理中心。

3、實(shí)現(xiàn)檔案的高效利用

傳統(tǒng)的檔案管理都是在檔案室或者檔案館內(nèi)進(jìn)行的，而且是以紙質(zhì)材料為載體的，這樣給使用者帶來(lái)了諸多不便，然而數(shù)字化檔案管理則能夠使人們更加方便和精確的獲取所需的檔案信息，網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理更是能使使用者不受時(shí)間以及空間地域的限制，從而大大提高檔案信息的利用效率。

三、數(shù)字化檔案管理建設(shè)應(yīng)注意的問(wèn)題

數(shù)字化檔案管理能給我們帶來(lái)諸多方面的便利，但與此同時(shí)也存在著多個(gè)方面的問(wèn)題和有待克服的困難，為了實(shí)現(xiàn)全面檔案管理的數(shù)字化建設(shè)在，實(shí)踐過(guò)程中應(yīng)注意一下幾個(gè)方面的問(wèn)題：

1、系統(tǒng)工程的構(gòu)建

我們必須認(rèn)識(shí)到檔案管理數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)的工程，它包括設(shè)計(jì)、開(kāi)發(fā)、整理等多個(gè)方面的工作，而且日常的記錄、保管等工作也具有相當(dāng)大的工作量，所需要的設(shè)備也是多種多樣。為了提高管理系統(tǒng)的效率還應(yīng)管理查詢系統(tǒng)的設(shè)置以達(dá)到資源查詢及共享的目的，并進(jìn)一步開(kāi)發(fā)操作系統(tǒng)、加密系統(tǒng)等已全面提高檔案管理的水平。

2、保證檔案的安全性及可靠性

運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的數(shù)字化檔案管理最重要的一點(diǎn)就是安全性的保證，全網(wǎng)絡(luò)資源共享對(duì)其安全也提出了更高的要求。現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展迅速，應(yīng)注意及時(shí)更新保護(hù)系統(tǒng)以保證管理系統(tǒng)的安全運(yùn)行，防止其被惡意破壞或侵入。

3、注意與辦公系統(tǒng)的高效銜接

與辦公系統(tǒng)的銜接將有助于企業(yè)對(duì)自身進(jìn)行數(shù)字化檔案管理，實(shí)現(xiàn)企業(yè)財(cái)務(wù)管理、人事管理等的有效結(jié)合，提高檔案管理的效率。實(shí)行科學(xué)完善的管理規(guī)章制度，實(shí)現(xiàn)文檔一體化，電子檔案及紙質(zhì)檔案同步保存，并在兩者之間建立有效的銜接通道，做到數(shù)字檔案管理的有跡可循，提高數(shù)字檔案的可靠性。

第4篇

一、 關(guān)鍵詞：檔案數(shù)據(jù)庫(kù)；檔案數(shù)字化管理；電子文件

信息經(jīng)濟(jì)已成為當(dāng)今社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的新動(dòng)力和新增長(zhǎng)點(diǎn)，信息化成為各企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)的制高點(diǎn)。作為企業(yè)各個(gè)領(lǐng)域、各種生產(chǎn)和社會(huì)活動(dòng)歷史記錄的檔案，其信息載體也正在快速地向數(shù)字化發(fā)展，數(shù)字檔案將成為未來(lái)5-10年內(nèi)新產(chǎn)生檔案的主體。面對(duì)這樣的形勢(shì)，如果缺乏完善的檔案館數(shù)字化解決方案，企業(yè)各領(lǐng)域的信息化發(fā)展必然也會(huì)受到制約。目前，要實(shí)現(xiàn)檔案館的數(shù)字化管理，我認(rèn)為要加強(qiáng)以下三個(gè)方面的工作。

二、 首先是檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立和維護(hù)。

檔案數(shù)據(jù)庫(kù)是檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的核心部分。檔案數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)是檔案計(jì)算機(jī)處理系統(tǒng)設(shè)計(jì)的核心和基礎(chǔ)，其效能往往影響到整個(gè)系統(tǒng)的功能和效益。檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的設(shè)計(jì)要經(jīng)歷由現(xiàn)實(shí)世界經(jīng)過(guò)概念世界向機(jī)器世界轉(zhuǎn)換的過(guò)程。它要解決的問(wèn)題是：針對(duì)一個(gè)檔案工作應(yīng)用領(lǐng)域，設(shè)計(jì)優(yōu)化的數(shù)據(jù)庫(kù)邏

輯結(jié)構(gòu)和物理結(jié)構(gòu)，使之滿足用戶的信息管理要求和數(shù)據(jù)操作要求，有效地支持各種應(yīng)用系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)和運(yùn)行。數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)的目標(biāo)是為用戶和各種應(yīng)用系統(tǒng)提供一個(gè)高效率的運(yùn)行環(huán)境。數(shù)據(jù)庫(kù)的設(shè)計(jì)過(guò)程應(yīng)考慮的約束條件有：計(jì)算機(jī)軟硬件環(huán)境、數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)的能力、用戶的需求及系統(tǒng)對(duì)完整性、安全性的要求。計(jì)算機(jī)管理檔案的實(shí)質(zhì)是用數(shù)據(jù)處理的方式管理檔案信息。檔案計(jì)算機(jī)管理要適應(yīng)資源共享的需要建立綜合性網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)，應(yīng)遵循多個(gè)原則，側(cè)重于檔案管理與生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理、科技活動(dòng)的銜接，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)管理、整理編目、利用查詢、安全保密等多重功能。其次是現(xiàn)有館藏檔案的數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)從檔案機(jī)讀目錄的管理到檔案原文信息的數(shù)字化管理。

三、 檔案數(shù)字化管理

在對(duì)館藏檔案資源進(jìn)行分級(jí)鑒定、有序整理的基礎(chǔ)上，有計(jì)劃地分期分批把紙質(zhì)檔案、照片檔案以及錄音、錄像檔案等進(jìn)行數(shù)字化加工，使這些信息與現(xiàn)有檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)并網(wǎng)。在此筆者著重提及的是紙質(zhì)檔案和照片檔案的數(shù)字化。二者數(shù)字化的原理和技術(shù)相同。紙質(zhì)檔案檢索查找不便，保管和利用都受到一定程度地限制。利用數(shù)字圖像技術(shù)，將紙質(zhì)檔案文件以及照片、圖片、底片等通過(guò)輸入設(shè)備(數(shù)碼像機(jī)、掃描儀、數(shù)字?jǐn)z像機(jī)等)所獲得的并以數(shù)字格式存儲(chǔ)的圖像，在電腦上利用各種圖象處理軟件，對(duì)圖像進(jìn)行各種技術(shù)處理，如對(duì)污損、殘缺圖像進(jìn)行修復(fù)、OCR 圖像文件的管理、檢索、打印輸出等，以提高保管質(zhì)量和現(xiàn)代化管理水平。對(duì)這些檔案進(jìn)行數(shù)字化，可以極大地提高檔案和利用效率。一般而言，一個(gè)完整的計(jì)算機(jī)數(shù)字圖像應(yīng)用系統(tǒng)包括輸入、存儲(chǔ)、處理、輸出等主要環(huán)節(jié)。基于輸入設(shè)備的核心技術(shù)主要有光點(diǎn)轉(zhuǎn)換技術(shù)、色彩管理技術(shù)、色彩校正技術(shù)、動(dòng)態(tài)色彩樣正技術(shù)、三色同步掃描技術(shù)；處理技術(shù)主要有色彩增強(qiáng)技術(shù)、增強(qiáng)圖形技術(shù)、位增強(qiáng)技術(shù)、圖像處理軟件；存儲(chǔ)與檢索技術(shù)主要涉及圖像壓縮格式(TIFF 與JPEG 格式)和檢索查詢技術(shù)；輸出技術(shù)可采用不同方法和設(shè)備進(jìn)行：屏幕顯示輸出、熱轉(zhuǎn)換打印輸出、彩色噴墨打印輸出、數(shù)碼擴(kuò)印技術(shù)、膠片記錄儀等。一個(gè)理想的數(shù)字圖像系統(tǒng)，不應(yīng)孤立地考慮某一個(gè)環(huán)節(jié)的處理方法和技術(shù)，而是要尋求整體綜合效果，系統(tǒng)的每一個(gè)環(huán)節(jié)都必須符合要求，才能保證獲得滿意的最終效果。數(shù)字化的設(shè)備的性能，決定了數(shù)字圖像的質(zhì)量。

三、是電子文件的收集與歸檔。

1.電子檔案的特點(diǎn)：

（1）、虛擬性：電子檔案是在計(jì)算機(jī)中產(chǎn)生和處理，其信息形態(tài)是數(shù)字化的，在沒(méi)有與數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)及硬件、軟件相結(jié)合時(shí)，它是無(wú)法顯示出來(lái)的，是非實(shí)際的事物，因而具有虛擬性。

（2）、依賴性和不可識(shí)別性。電子檔案要依賴于計(jì)算機(jī)軟、硬件和數(shù)據(jù)庫(kù)與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，離開(kāi)計(jì)算機(jī)等設(shè)備電子檔案不可用。其對(duì)設(shè)備的依賴性體現(xiàn)在：一是數(shù)字編碼，二是硬件，三是軟件，四是技術(shù)設(shè)備更新，五是加密。

（3）、信息存儲(chǔ)的高密度性。無(wú)論是磁盤(pán)、磁帶還是光盤(pán)，其存儲(chǔ)量大大高于以往各種人工可識(shí)讀的信息介質(zhì)，特別是光盤(pán)，有“海量存儲(chǔ)”之稱(chēng)，這種信息存儲(chǔ)的高密度性可減少檔案的存儲(chǔ)空間，便于存放。

（4）、載體的多樣性。傳統(tǒng)的檔案，記錄信息的載體是紙，變化也是紙張規(guī)格的大小，但電子檔案載體有磁盤(pán)、有磁帶、光盤(pán)等，呈現(xiàn)多樣性。

（5）、信息共享性，傳統(tǒng)檔案由于受原件的約束，在同一時(shí)間只能有一個(gè)用戶利用一卷檔案，且要身到現(xiàn)場(chǎng)；但電子檔案可以人在異地，在同一時(shí)間，多人不受空間的限制，同時(shí)共享同一信息。

（6）、信息與載體之間的可分離性。電子檔案的信息不具有固定的物理位置，可以以非實(shí)體進(jìn)行加工和管理，這種可分離性造成了電子檔案信息易于更改，不留痕跡，易于復(fù)制、傳___________輸、便于異地調(diào)閱或形成文件。電子檔案的利用雖然快捷方便，并且可以登上“信息高速公路”實(shí)現(xiàn)異地遠(yuǎn)程調(diào)閱，給人類(lèi)、經(jīng)濟(jì)、商務(wù)、科技、文化教育等方面帶來(lái)巨大的好處，然而它也帶來(lái)了一些新問(wèn)題如：（一）數(shù)據(jù)的易消失性；（二）信息的不安全性；（三）信息的易改動(dòng)性；（四）信息的易出錯(cuò)性。由于電子檔案這些特性，決定了電子檔案在收集、整理、鑒定、編目、檢索、保護(hù)、利用等方面有其自身的特殊要求。

2.電子檔案的收集。

電子文件從文書(shū)轉(zhuǎn)化為檔案過(guò)程中，無(wú)需分類(lèi)，組卷，因?yàn)樵谟?jì)算機(jī)上可以多角度進(jìn)行分類(lèi)、組合、檢索，可以盡情地表現(xiàn)文件之間在來(lái)源、內(nèi)容、時(shí)間、形式等方面的歷史聯(lián)系，因此無(wú)需專(zhuān)門(mén)分類(lèi)、組卷。所以就不存在“案卷”這一基本單位了。電子檔案在接收方式上可以采用向檔案部門(mén)移交軟盤(pán)、磁帶或光盤(pán)，或進(jìn)入檔案部門(mén)網(wǎng)絡(luò)規(guī)定的地址，從網(wǎng)絡(luò)歸檔、移交、在接收的過(guò)程中，需要必要的設(shè)備條件、技術(shù)條件和業(yè)務(wù)準(zhǔn)備。檔案部門(mén)需要配置專(zhuān)門(mén)的電子文件格式轉(zhuǎn)換設(shè)備，對(duì)接收檔案進(jìn)行統(tǒng)一轉(zhuǎn)換以解決不同格式電子文件的識(shí)讀問(wèn)題。

3.電子檔案的整理。

由于電子文件可以通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行迅速、有效、多角度的整序，可以根據(jù)不同的需要，利用自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)電子文件進(jìn)行自由組合分類(lèi)，所以電子文件的整理在歸檔前就由各機(jī)關(guān)單位將磁性載體的、雜亂的電子文件通過(guò)分類(lèi)、標(biāo)引、組合，使電子文件處于一種有序狀態(tài)，并對(duì)電子文件進(jìn)行了分類(lèi)和編號(hào)，組織建立了數(shù)據(jù)庫(kù)。對(duì)于脫機(jī)保存的歸檔電子文件，即電子檔案其整理工作主要就是組盤(pán)，按一定規(guī)律，將相關(guān)文件通過(guò)拷貝組合到同一磁盤(pán)、光盤(pán)或磁帶等載體上，也就是整理接收來(lái)的軟盤(pán)、磁帶和光盤(pán)。

4.電子檔案的鑒定。

電子檔案的鑒定分為內(nèi)容鑒定和技術(shù)鑒定兩個(gè)方面，電子檔案內(nèi)容鑒定主要是對(duì)文件的內(nèi)容及某些形式特征進(jìn)行充分的技術(shù)分析，電子檔案的完整性、可讀性、可行性在鑒定工作中必須得到全面的體現(xiàn)。技術(shù)鑒定包括可讀性鑒定，無(wú)病毒鑒定和介質(zhì)鑒定等。電子檔案的鑒定程序?yàn)闅w檔以前確定歸檔文件，并劃分保管期限；檔案室在接收電子文件時(shí)，進(jìn)行內(nèi)容鑒定和技術(shù)鑒定，對(duì)未進(jìn)入檔案室的電子文件在保管一定時(shí)期后再鑒定，以確定其是否需要繼續(xù)保存。

5.電子檔案的保護(hù)。

電子檔案的保護(hù)是電子檔案管理工作中的重點(diǎn)。電子檔案多為磁性材料，其存放環(huán)境和防護(hù)設(shè)備與紙質(zhì)檔案相比有明顯差別，電子檔案存儲(chǔ)載體信息容量大，檔案的軟盤(pán)、磁帶、光盤(pán)的排架長(zhǎng)度與占用空間都很小，便于檔案庫(kù)房的管理，它對(duì)保存場(chǎng)地的面積要求不高，而對(duì)環(huán)境的溫濕度，防磁性等條件的要求高，需對(duì)庫(kù)房溫濕度進(jìn)行嚴(yán)格的控制，并配備除塵、防火、防紫外線、防磁場(chǎng)和電場(chǎng)的設(shè)施，電子檔案還要嚴(yán)格防范計(jì)算機(jī)病毒，因而保管條件更復(fù)雜，保管難度更大。具體要求為：（1）控制適宜的溫濕度。對(duì)磁性載體，推薦溫度為18℃，相對(duì)濕度為40%，光盤(pán)保存推薦溫度為14℃-24℃，相對(duì)溫度為45%-60%。（2）防止灰塵。灰塵可以造成電子文件載體表面的污染和劃傷、載體的腐蝕、降解、滋生霉菌等。灰塵是電子檔案載體的最大天敵，在電子檔案的保管過(guò)程中，要采取嚴(yán)密的防灰塵措施。（3）防止外來(lái)磁場(chǎng)和機(jī)械震動(dòng)的影響。外來(lái)磁場(chǎng)作用于磁性載體上，能使磁性涂層發(fā)生消磁或磁化，破壞記錄信息，影響讀出效果。要防止外磁場(chǎng)的影響，將磁性載體存放在有抗磁性的框架內(nèi)或金屬盒內(nèi)等，并避免強(qiáng)烈的機(jī)械震動(dòng)。（4）防止光線和有害氣體的影響。有害氣體具有酸性和氧化反應(yīng)，使盤(pán)基老化、脆性增大、強(qiáng)度下降，導(dǎo)致信號(hào)衰減，影響磁性記錄信息的讀寫(xiě)效果。

6.電子檔案的利用。

電子檔案的全文數(shù)字化使得利用計(jì)算機(jī)可以進(jìn)行多種形式的信息處理和分析，不僅可以提供原件閱覽，而且能夠根據(jù)需要對(duì)其信息進(jìn)行分類(lèi)、統(tǒng)計(jì)、匯總、打印、復(fù)制等，滿足利用者的各種需求。檔案人員還可以按照一定的專(zhuān)題對(duì)電子檔案進(jìn)行編輯，形成檔案匯編或其他形式的編研成果提供利用。

第5篇

（一）全面考慮各種實(shí)施要素

明確目標(biāo)后，應(yīng)確定各種實(shí)施要素，即數(shù)字化檔案信息的重點(diǎn)發(fā)展項(xiàng)目，如全文信息化項(xiàng)目、局域網(wǎng)數(shù)字化服務(wù)項(xiàng)目、廣域網(wǎng)信息服務(wù)項(xiàng)目等等。各種實(shí)施要素需采用不同的評(píng)估方法，可借用某些指標(biāo)性體系。

（二）保障系統(tǒng)的建立

構(gòu)建保障系統(tǒng)也是為了保障數(shù)字化檔案信息管理的順利實(shí)施，保障系統(tǒng)指的是數(shù)字化檔案信息管理體制、運(yùn)行及保障機(jī)制。即檔案信息的數(shù)字化建設(shè)及實(shí)施需要各項(xiàng)規(guī)章制度、組織、機(jī)構(gòu)、人力、財(cái)力及物力的支持，更無(wú)法脫離保障系統(tǒng)。

二、加快立法，確保數(shù)字化檔案信息的法律效力

（一）加快立法

我國(guó)已經(jīng)頒布了《合同法》，其中涉及到電子信件、合同、電報(bào)、傳真、電子信息交換、郵件等等有形的內(nèi)容形式，對(duì)于實(shí)現(xiàn)我國(guó)數(shù)字化電子檔案的法律效力具有積極的作用。此外，有關(guān)《政府信息公開(kāi)條例》也對(duì)破壞政府信息的違法分子進(jìn)行了刑事及行政責(zé)任的規(guī)定。就某種意義而言，偽造電子檔案數(shù)字簽名的后果，和破壞印章、文件所應(yīng)承擔(dān)的法律責(zé)任相同。如今，逐步實(shí)現(xiàn)數(shù)字化電子檔案法律效力已然成為一種趨勢(shì)，除采用技術(shù)、方法來(lái)保障其完整性與可靠性以外，還應(yīng)加快立法，明確其法律地位。

（二）加強(qiáng)監(jiān)控，確保數(shù)字化檔案信息的法律效力

為了確保數(shù)字化檔案信息具有足夠的法律效力，不少國(guó)家紛紛制定標(biāo)準(zhǔn)化監(jiān)控及管理程序，以進(jìn)一步明確數(shù)字化檔案信息的重要性。在完善的監(jiān)控程序及高效的管理體系下，想要確保數(shù)字化檔案信息的真實(shí)性與完整性并非一件難事，但是，應(yīng)當(dāng)注意把握前端控制及全面管理的思想。除此以外，應(yīng)當(dāng)著重強(qiáng)調(diào)的一點(diǎn)是電子檔案數(shù)字化進(jìn)程中的著作權(quán)及數(shù)字化權(quán)等問(wèn)題。目前，不少法律案件均涉及到數(shù)字化權(quán)問(wèn)題，為保障著作權(quán)者的合法權(quán)益，在檔案信息的數(shù)字化過(guò)程中，應(yīng)對(duì)檔案來(lái)源進(jìn)行鑒別，看其是否受到《著作權(quán)法》的保護(hù)，若在《著作權(quán)法》的保護(hù)范圍內(nèi)，應(yīng)全面考慮檔案信息數(shù)字化權(quán)問(wèn)題。若不受《著作權(quán)法》保護(hù)，則無(wú)需考慮這些問(wèn)題。同時(shí)，還應(yīng)確認(rèn)檔案信息的所有權(quán)，數(shù)字化檔案信息仍屬?gòu)?fù)制行為，必須同著作權(quán)人積極協(xié)商，給予其足夠的報(bào)酬，并獲得其許可之后，方可將其檔案信息收錄數(shù)據(jù)庫(kù)中。

三、引入新型安全技術(shù)，保障數(shù)字化檔案信息的安全性

第6篇

關(guān)鍵字：檔案管理；數(shù)字化；技術(shù)變革

中圖分類(lèi)號(hào)：F299.23；G270.7

隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字化技術(shù)運(yùn)用到人們工作和生活的許多個(gè)方面，在檔案管理中，數(shù)字化也得到了極大的運(yùn)用。檔案管理的數(shù)字化就是在檔案管理過(guò)程中利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)，使檔案變成數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的利于管理和處置的電子檔案。采用數(shù)字化的存儲(chǔ)方式，能夠節(jié)約大量的存儲(chǔ)空間，方便檢索，便于保存，對(duì)于更好的高效利用檔案資源有著積極的意義。在檔案數(shù)字化的運(yùn)用中，要堅(jiān)持真實(shí)性、安全性、便捷性等原則，提升檔案數(shù)字化管理的效率。

一、檔案管理數(shù)字化的意義

實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化管理是十分必要的，檔案管理數(shù)字化技術(shù)的運(yùn)用主要是指利用計(jì)算機(jī)、數(shù)字?jǐn)z影和掃描等先進(jìn)技術(shù)，將檔案資料以數(shù)字化信息的形式進(jìn)行保存并加以利用，形成系統(tǒng)的檔案管理信息庫(kù)，進(jìn)一步提高檔案管理的質(zhì)量和效率。方便快捷的檔案數(shù)字化管理將改變以往傳統(tǒng)的管理模式，有效地提高管理效率。

檔案管理數(shù)字化主要具有兩個(gè)方面的意義。一是數(shù)字化能夠節(jié)約檔案管理的空間。紙質(zhì)檔案比較厚重，占據(jù)較大的空間，保存紙質(zhì)檔案需要較大的場(chǎng)地，在保管的過(guò)程中，對(duì)于庫(kù)存的條件要求比較高，在搬運(yùn)的過(guò)程中需要的人力財(cái)力也比較高。而采用數(shù)字化的存儲(chǔ)，更夠有效的節(jié)約存儲(chǔ)的空間，存儲(chǔ)較為便捷。二是數(shù)字化資源方便檔案的處置和共享。采用數(shù)字化檔案管理的模式，檔案檢索利用都較為方便，且電子化的檔案館也方便讀者進(jìn)行查閱下載，這有利于對(duì)檔案資源行進(jìn)行有效的管理和處置，以達(dá)到檔案資源的高度共享。

二、檔案管理數(shù)字化的現(xiàn)狀和問(wèn)題

雖然我國(guó)進(jìn)行檔案的數(shù)字化管理的時(shí)間還不是很長(zhǎng)，但也取得了可喜的進(jìn)步，自上個(gè)世紀(jì)九十年代行業(yè)實(shí)行檔案數(shù)字化管理以來(lái)，檔案管理逐漸從手工管理向信息化轉(zhuǎn)變，既保護(hù)了檔案信息，又加快了檔案的開(kāi)發(fā)和利用，全面提高了檔案管理的合理性。但檔案管理數(shù)字化技術(shù)的運(yùn)用還是一個(gè)不穩(wěn)定的、易出現(xiàn)問(wèn)題的新事物，這也體現(xiàn)了事物發(fā)展的普遍規(guī)律，發(fā)展都需要過(guò)程，不會(huì)一蹴而就。所以，對(duì)于不成熟的檔案管理數(shù)字化管理工作而言，并不是十全十美。當(dāng)今檔案管理數(shù)字化技術(shù)的運(yùn)用所出現(xiàn)的問(wèn)題可以歸納為以下幾點(diǎn)。

（一）檔案管理的數(shù)字化系統(tǒng)不健全

檔案數(shù)字化管理的目的就是為了方便檔案的存儲(chǔ)查閱和利用，這就需要建立起完整的檔案管理的數(shù)字化系統(tǒng)。從檔案的存儲(chǔ)管理和利用都有著一套較為便捷的平臺(tái)。但是就目前來(lái)說(shuō)，檔案管理的數(shù)字化系統(tǒng)并不健全。長(zhǎng)時(shí)間以來(lái)，檔案管理資料的作用只是為提供咨詢或者證明等簡(jiǎn)單的服務(wù)，在實(shí)際利用效果和服務(wù)上都缺乏深入和創(chuàng)新，使得檔案管理工作只是停留在表面，開(kāi)發(fā)程度還不夠，所以很多服務(wù)還無(wú)法開(kāi)展。

（二）缺乏標(biāo)準(zhǔn)的檔案數(shù)字化管理標(biāo)準(zhǔn)

在如今經(jīng)濟(jì)和科技都快速發(fā)展的時(shí)代背景下，信息技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)越來(lái)越發(fā)達(dá)，為人們的生活、工作提供了很多便利，但事物的屬性都是相對(duì)的，大量信息的每日更新使得檔案管理資料在搜集與整理的過(guò)程中都存在著一定難度，這可能會(huì)造成資料的缺失和錯(cuò)誤。對(duì)于檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，需要統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和流程。但是目前，我國(guó)在檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)還沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)于檔案管理的數(shù)字化的相關(guān)規(guī)范和要求還不夠健全。

（三）缺乏專(zhuān)業(yè)的檔案管理人才

對(duì)于檔案創(chuàng)新形式的運(yùn)用，最重要的是要培養(yǎng)熟悉檔案數(shù)字化管理的人才。但是目前來(lái)說(shuō)，我國(guó)對(duì)于檔案管理學(xué)方面的培養(yǎng)力度還不夠。很少有專(zhuān)門(mén)的大學(xué)開(kāi)設(shè)檔案管理學(xué)，所培養(yǎng)的專(zhuān)門(mén)性人才還不多，難以滿足檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)實(shí)需要。

三、檔案管理數(shù)字化的改進(jìn)措施

（一）培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)性人才

人才是第一生產(chǎn)力，這一點(diǎn)在各行各業(yè)中都有很明顯的體現(xiàn)，當(dāng)然，行業(yè)中的檔案數(shù)字化管理工作同樣注重人才的培養(yǎng)和利用。只有擁有大量既懂得先進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)，又懂得檔案管理的人才，這一領(lǐng)域才能在時(shí)代洪流中獲得更好的發(fā)展。而我國(guó)檔案管理數(shù)字化管理人才的培養(yǎng)主要可以從兩方面入手。首先，對(duì)已有的數(shù)字化檔案管理人才進(jìn)行專(zhuān)業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，使他們逐漸改變陳舊觀念，更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高創(chuàng)新能力和管理能力，進(jìn)一步改善該行業(yè)的人才結(jié)構(gòu)。其次，要積極吸納高水平、高技能的數(shù)字檔案管理人才，要從招聘、管理、激勵(lì)等方面，留住人才。

（二）加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)體系的建設(shè)

缺乏標(biāo)準(zhǔn)化的檔案數(shù)字化管理會(huì)造成檔案管理資料保存的不完整且不規(guī)范，那么檔案管理的數(shù)字化管理就失去了滿足社會(huì)需要、加快檔案管理建設(shè)的意義，更不用談檔案管理數(shù)字化應(yīng)有的價(jià)值。然而，目前檔案管理數(shù)字化管理中，這種現(xiàn)象還普遍存在，一些檔案館的數(shù)字化管理手段和管理制度還不標(biāo)準(zhǔn)、不規(guī)范，這極大的阻礙了檔案管理數(shù)字化管理的正常發(fā)展和創(chuàng)新。于是，加強(qiáng)檔案管理數(shù)字化建設(shè)就具有重要意義，只有健全了相關(guān)體系，保證檔案管理信息的規(guī)范和完整，那么數(shù)字化技術(shù)在檔案管理中才能得到更好的利用。此外，規(guī)范檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和體系，會(huì)對(duì)檔案管理數(shù)字化建設(shè)、發(fā)展產(chǎn)生極大的促進(jìn)作用。

（三）健全電子檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)

原始的檔案管理資料大多是紙質(zhì)的，通過(guò)人工錄入或者用掃描儀進(jìn)行掃描等兩種方式，將紙質(zhì)版的檔案資料轉(zhuǎn)化為數(shù)字版的檔案資料。這是數(shù)字檔案制作的兩種最主要的形式，但前者是一種效率較低、容易出錯(cuò)且占用大量人力資源的方式，而通過(guò)掃描儀將紙質(zhì)版檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮影鏅n案就是一種比較實(shí)用的方法了。但要保證檔案管理資料不遺漏、不缺失，就要健全電子檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)的建設(shè)。這主要體現(xiàn)在兩方面，首先，數(shù)字檔案的管理人員通過(guò)掃描儀在將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字檔案時(shí)，也要將紙質(zhì)版資料重新錄入，并及時(shí)修改、補(bǔ)充、更新數(shù)據(jù)資料；此外還要講原始的紙質(zhì)資料保存完好，因?yàn)閿?shù)字檔案在存儲(chǔ)或傳輸?shù)倪^(guò)程中可能會(huì)出現(xiàn)很多不可控的因素導(dǎo)致資料的丟失或損壞。

四、結(jié)論

檔案管理數(shù)字化極大地節(jié)省了人力資源，將人力逐漸轉(zhuǎn)向服務(wù)行業(yè)，簡(jiǎn)化檔案管理流程的同時(shí)，還提升了檔案管理的質(zhì)量和效率。在運(yùn)用數(shù)字化進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，要注意堅(jiān)持可用可查可共享的基本原則，簡(jiǎn)化檔案的查詢流程，方便檔案的使用。為了推進(jìn)檔案數(shù)字化的進(jìn)程，必須進(jìn)一步培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)的檔案管理人才，加強(qiáng)檔案標(biāo)準(zhǔn)化體系建設(shè)，進(jìn)一步健全電子檔案的數(shù)據(jù)系統(tǒng)。

第7篇

長(zhǎng)期以來(lái)由于種種客觀原因，計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案工作中沒(méi)有發(fā)揮其應(yīng)有的作用和價(jià)值，檔案利用需要與檔案所提供的檔案信息，利用方式之間的矛盾遲遲難以解決造成。檔案管理的信息化遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于社會(huì)信息化的發(fā)展。檔案管理的數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)成為加快國(guó)家信息化步伐和發(fā)展我國(guó)檔案事業(yè)的需要。如果不重視檔案室數(shù)字化檔案館的建設(shè)，不能在網(wǎng)絡(luò)上有效的傳遞檔案信息，就無(wú)法進(jìn)入信息時(shí)代的快車(chē)道，最終將會(huì)被信息社會(huì)淘汰。

檔案管理數(shù)字化是經(jīng)濟(jì)社會(huì)信息交流的必然需求。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，社會(huì)各階層對(duì)檔案信息的需求日益增大，對(duì)檔案信息的要求也更加復(fù)雜，社會(huì)各階層，各部門(mén)之間對(duì)檔案信息的交流也更加頻繁。人們渴望足不出戶就能隨時(shí)隨地享受到便捷的檔案信息服務(wù)，迫切要求檔案管理部門(mén)之間建立一種檔案信息交流平臺(tái)。實(shí)現(xiàn)檔案館之間的檔案信息資源共享。檔案管理數(shù)字化是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要手段，當(dāng)今信息時(shí)代，如果檔案工作不能緊跟社會(huì)步伐。瞄準(zhǔn)社會(huì)對(duì)檔案信息資源的需求和加快創(chuàng)新，提高服務(wù)水平和管理效率，一味停留在傳統(tǒng)檔案管理止步不前，守著金山找飯吃，無(wú)疑是不現(xiàn)實(shí)的。因此檔案工作只能堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)。

由于傳統(tǒng)的檔案大都保管在檔案室、檔案館、又大都以紙張為載體，造成用戶利用不便。數(shù)字化檔案管理可以使用戶更加便捷、準(zhǔn)確的查找到自己需要的檔案，網(wǎng)絡(luò)化的實(shí)現(xiàn)，更使用戶可以不受時(shí)間和空間的限制，大大提高了檔案的利用率。

數(shù)字化檔案管理使資料能及時(shí)歸檔，盡快提供利用，按照以往的傳統(tǒng)管理，必須歸檔后才能查找，而通過(guò)網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)管理的數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得非常簡(jiǎn)單，數(shù)字化檔案事實(shí)上成為了無(wú)墻界檔案，檔案庫(kù)也從文件實(shí)體的保管基地變成了提供方便信息控制中心。

數(shù)字化檔案管理將有利于檔案信息資源的開(kāi)發(fā)，與傳統(tǒng)載體的檔案相比，數(shù)字化檔案的最大特點(diǎn)是能夠通過(guò)網(wǎng)絡(luò)迅速流動(dòng)，數(shù)字化檔案的管理，研究和建設(shè)將徹底改變檔案的利用方式，沖破檔案利用的限制，促使檔案管理從保管，利用職能向信息采集、管理和信息服務(wù)智能轉(zhuǎn)變。今后隨著計(jì)算機(jī)，網(wǎng)絡(luò)的進(jìn)一步發(fā)展，信息高速公路的進(jìn)一步拓寬，數(shù)字化檔案管理將會(huì)得到更好的發(fā)展。

各國(guó)檔案館都在尋求相適應(yīng)的現(xiàn)代化檔案運(yùn)作模式以增強(qiáng)自己在網(wǎng)絡(luò)社會(huì)中的競(jìng)爭(zhēng)力，更好的為社會(huì)和讀者服務(wù)，成為未來(lái)社會(huì)的公共信息中心和樞紐。在我國(guó)，檔案館大部分已經(jīng)完成檔案業(yè)務(wù)管理自動(dòng)化建設(shè)，未來(lái)的重點(diǎn)應(yīng)該是檔案的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。

檔案數(shù)字化系統(tǒng)分為日常業(yè)務(wù)管理、檔案數(shù)字化采集系統(tǒng)和數(shù)字化閱讀系統(tǒng)三大部分組成。每個(gè)部分縱向和橫向的各個(gè)節(jié)點(diǎn)都應(yīng)到達(dá)一定水平，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)，提高系統(tǒng)的綜合能力，部分節(jié)點(diǎn)甚至一個(gè)重要節(jié)點(diǎn)的障礙，都可能造成是不現(xiàn)實(shí)的，不可能齊步走。

日常業(yè)務(wù)管理包括文件查閱借閱登記，上級(jí)來(lái)文登記，公文處理擬稿等檔案室日常辦理的業(yè)務(wù)，這些有些部分已經(jīng)形成數(shù)字化管理，但是還有一些依然用傳統(tǒng)的紙質(zhì)記錄。為了實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理就要一步一步盡量利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行日常檔案管理工作，慢慢形成一套日常業(yè)務(wù)管理工作的體系，依照體系將常用日常業(yè)務(wù)綜合起來(lái)，保證信息化數(shù)字化處理的時(shí)候能做到安全、準(zhǔn)確、無(wú)誤。

檔案的數(shù)字化采集系統(tǒng)指的是檔案在收集的時(shí)候把紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換成數(shù)字信息存儲(chǔ)在電腦中進(jìn)行保管，轉(zhuǎn)化的途徑有專(zhuān)業(yè)的掃描儀，數(shù)碼相機(jī)，攝錄機(jī)等數(shù)字設(shè)備。實(shí)質(zhì)是檔案信息的數(shù)字化，它是指將檔案信息內(nèi)容轉(zhuǎn)換為計(jì)算機(jī)所能識(shí)別的數(shù)字代碼的過(guò)程。檔案數(shù)字化通常包括檔案數(shù)字化輸入；檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換；數(shù)字化檔案接收。將傳統(tǒng)檔案信息輸入計(jì)算機(jī)，由計(jì)算機(jī)提供檔案信息為社會(huì)服務(wù)。

數(shù)字化閱讀指的是，將數(shù)字化保存的文件提取，進(jìn)行閱讀。最重要的就是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案文件的檢索和查閱。如果能做到這一步就真正的實(shí)現(xiàn)了檔案數(shù)字化信息化的建設(shè)。

檔案網(wǎng)絡(luò)化是充分利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將各種數(shù)字化檔案信息融為一體，進(jìn)行管理、傳輸、檢索和利用，真正實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。檔案網(wǎng)絡(luò)化管理改變了傳統(tǒng)管理模式下各類(lèi)信息資源自立門(mén)戶、分而治之的狀態(tài)，它是檔案信息化的重要標(biāo)志。現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，已經(jīng)形成了融開(kāi)放式與互動(dòng)式于一體的信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。在此環(huán)境下，一方面檔案作為一種信息，融入信息社會(huì)化的浪潮是必然趨勢(shì)；另一方面檔案管理可以突破傳統(tǒng)時(shí)空的局限，在空問(wèn)上實(shí)現(xiàn)異地歸檔、查詢，在時(shí)間上真正實(shí)現(xiàn)全天候服務(wù)。

數(shù)字化檔案管理的好處：

1、提高整個(gè)部門(mén)的工作效率

實(shí)施檔案管理的信息化后，部門(mén)管理員工可以從繁重的手工勞動(dòng)中解脫出來(lái)，不再是目錄的打字員和檔案的保管員，可以更好的從事檔案的收集工作和檔案的編研工作，極大提高職能部門(mén)的工作效率。

2、提高整個(gè)部門(mén)的技術(shù)水平

企業(yè)的信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是發(fā)展的大方向，每個(gè)部門(mén)都這方面投入很多的精力。只有實(shí)現(xiàn)檔案工作的信息化，才能和礦業(yè)公司的發(fā)展相協(xié)調(diào)，適應(yīng)不斷變化的外部環(huán)境。

3、有效的進(jìn)行檔案的收集工作

檔案的收集需要管理人員付出辛苦的勞動(dòng)；檔案的分類(lèi)、整編同樣需要付出辛苦的勞動(dòng)，如果沒(méi)有一個(gè)好的管理平臺(tái)（管理工具），檔案的收集和整編只能是零星的和不完整的。

4、有效的為科研服務(wù)

檔案管理的信息化，將檔案在網(wǎng)絡(luò)上共享，科技人員可以在自己的計(jì)算機(jī)上查閱檔案資料，提高了工作效率；同時(shí)檔案資料的電子化更便于科技人員的二次利用和開(kāi)發(fā)，提高了研究院整體的工作效率和競(jìng)爭(zhēng)力。

5、有效的為決策服務(wù)

科技檔案是研究院最寶貴的無(wú)形資產(chǎn)，是研究院投入大量資金、經(jīng)過(guò)科技人員辛勤勞動(dòng)，由檔案管理人員分類(lèi)、編目，最終成為研究院的核心競(jìng)爭(zhēng)力是研究院領(lǐng)導(dǎo)決策的依據(jù)。而文書(shū)檔案通常是由院領(lǐng)導(dǎo)親自起草，親自下發(fā)的，是領(lǐng)導(dǎo)決策的具體體現(xiàn)。所以檔案的信息可以更好的對(duì)檔案進(jìn)行利用，為決策提供依據(jù)。

6、部門(mén)職能變保管為服務(wù)

檔案管理信息化以后，公司的無(wú)形資產(chǎn)（企業(yè)檔案，包括文書(shū)檔案、科技檔案等）可以在網(wǎng)絡(luò)上方便瀏覽（有相關(guān)的權(quán)限控制），為公司領(lǐng)導(dǎo)和設(shè)計(jì)部門(mén)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，這樣檔案管理的職能不再是檔案的保管部門(mén)，而是公司內(nèi)部信息的信息中心。

檔案數(shù)字化技術(shù)是為了順應(yīng)新時(shí)代新發(fā)展的時(shí)代潮流，是加強(qiáng)檔案管理效率提升的重要途徑，同時(shí)其也是目前檔案事業(yè)機(jī)構(gòu)應(yīng)值得推廣的一項(xiàng)先進(jìn)技術(shù)。另外為了使信息數(shù)字化檔案的使用價(jià)值更為高效，相關(guān)檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)該積極學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)信息應(yīng)用的先進(jìn)技術(shù)，從而使檔案資料的使用價(jià)值能更好的為社會(huì)服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

第8篇

關(guān)鍵詞：城建檔案，數(shù)字化，作用

Abstract: the digital service function of the municipal files plays an important role in promoting the municipal files work to walk road of the information, which is beneficial to the work of the municipal files of quick and convenient; Members of the file information form, structure, the change of the municipal files work must be decided to step into the digital age.

Keywords: members of the file, digital, role

中圖分類(lèi)號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：

計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)、高密度存儲(chǔ)技術(shù)、多媒體技術(shù)的高速發(fā)展，使城建檔案的載體從紙張到磁盤(pán)、光盤(pán)、U盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)等出現(xiàn)了大量的電子文件。為適應(yīng)信息化發(fā)展的需求，傳統(tǒng)的檔案管理模式必須向現(xiàn)代化的管理模式轉(zhuǎn)變。我們城建檔案事業(yè)要善于運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)來(lái)提高城建檔案的信息服務(wù)功能，使城建檔案在城市建設(shè)中發(fā)揮其應(yīng)有的重要作用。

一、城建檔案信息化建設(shè)的歷史背景

城建檔案信息化的發(fā)展基本上是跟著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展走過(guò)來(lái)的。不管采用了什么新技術(shù)，但是本質(zhì)上，實(shí)現(xiàn)的功能就是一個(gè)：用計(jì)算機(jī)這種現(xiàn)代化手段來(lái)實(shí)現(xiàn)城建檔案的接收、管理和檢索利用。只不過(guò)是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，同一個(gè)功能用了不同的、更高的技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)而已。

1、20世紀(jì)八九十年代是我國(guó)檔案館的重要發(fā)展階段。從總體上看， 20世紀(jì)90年代以前的檔案館以收藏紙質(zhì)檔案為主，通過(guò)卡片式或書(shū)本式目錄或指南反映館藏，這時(shí)檔案館業(yè)務(wù)工作的開(kāi)展基本上以手工為主。

2、20世紀(jì)90年代以后，計(jì)算機(jī)開(kāi)始進(jìn)入檔案館，出現(xiàn)了機(jī)讀式檢索工具與一定數(shù)量的機(jī)讀檔案，計(jì)算機(jī)在檔案館中的應(yīng)用為檔案館進(jìn)入自動(dòng)化階段揭開(kāi)了序幕。這時(shí)檔案館對(duì)于計(jì)算機(jī)的運(yùn)用還主要以單機(jī)形式為主，通過(guò)功能簡(jiǎn)單的檔案管理系統(tǒng)完成檔案的著錄與檢索利用工作，大量的工作還是以手工為主。

3、21世紀(jì)初到現(xiàn)在，以計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)為核心的信息技術(shù)全面滲透到檔案館領(lǐng)域，將檔案館推向自動(dòng)化發(fā)展階段。這時(shí)相當(dāng)一部分檔案館尤其是大型綜合檔案館和大型企業(yè)檔案館建起了館內(nèi)局域網(wǎng)，用戶可以通過(guò)局域網(wǎng)訪問(wèn)檔案館的機(jī)讀目錄、光盤(pán)數(shù)據(jù)庫(kù)和檢索系統(tǒng)。一小部分檔案館實(shí)現(xiàn)了與互聯(lián)網(wǎng)的連接，大量的檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)在該時(shí)期建立起來(lái)，為檔案館館藏檔案的網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)奠定了基礎(chǔ)。

4、《全國(guó)城建檔案信息化建設(shè)規(guī)劃實(shí)施綱要》指出目前還未建立計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的館要建立城建檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)城建檔案計(jì)算機(jī)輔助作業(yè)和輔助管理；正在進(jìn)行館藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的館應(yīng)完成數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，全面實(shí)現(xiàn)館藏檔案檢索計(jì)算機(jī)化；已建成城建檔案計(jì)算機(jī)管理局域網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的館，應(yīng)實(shí)現(xiàn)與政府部門(mén)政務(wù)網(wǎng)的銜接和專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)；正在開(kāi)展城建檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換和信息資源建設(shè)的館，要完成數(shù)字城建檔案館和網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)系統(tǒng)的構(gòu)架。

總之，城建檔案館需要將電子文件收集歸檔、保管、并向社會(huì)提供利用服務(wù)，這就是數(shù)字城建檔案館產(chǎn)生的歷史背景，也是時(shí)代賦予城建檔案館的任務(wù)。

二 、信息化是城建檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求

我們城建檔案現(xiàn)在的主要現(xiàn)狀是在工程環(huán)節(jié)中形成大量的電子文件未能得到有效收集，造成資源流失、重復(fù)加工。傳統(tǒng)的城建檔案管理已不適應(yīng)信息化的發(fā)展趨勢(shì)，使城建檔案館的寶貴資源沒(méi)有得到很好的開(kāi)發(fā)利用。所以我們應(yīng)該積極利用現(xiàn)代信息技術(shù)，全面采集、提煉和開(kāi)發(fā)城建檔案信息資源，把城市地上、地下的建筑物、構(gòu)筑物信息進(jìn)行數(shù)字化處理，實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、動(dòng)態(tài)化和信息化。

第一個(gè)方面，全球信息化的大趨勢(shì)決定城建檔案工作必須適應(yīng)新形勢(shì)。目前的社會(huì)是一個(gè)以信息為主導(dǎo)的時(shí)代，人們獲取信息的手段和方式也步入信息數(shù)字化時(shí)代。各行各業(yè)以互聯(lián)網(wǎng)為依托，進(jìn)行著數(shù)字化生存和發(fā)展。城建檔案信息是城市建設(shè)、規(guī)劃及其管理過(guò)程中形成的寶貴的信息資源，在這種時(shí)代背景下必定要融入數(shù)字時(shí)代，信息化建設(shè)是必由之路。

第二個(gè)方面，未來(lái)的數(shù)字化信息社會(huì)對(duì)城建檔案服務(wù)功能的需求決定了城建檔案工作必須走信息化之路。傳統(tǒng)的實(shí)體利用形式已經(jīng)難以滿足社會(huì)對(duì)城建檔案信息的需要。未來(lái)的數(shù)字化信息時(shí)代，必將促使城建檔案館的社會(huì)服務(wù)功能發(fā)生變化。各部門(mén)的信息化建設(shè)、電子政務(wù)建設(shè)尤其是建設(shè)系統(tǒng)信息化的建設(shè)等等方面，建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位、設(shè)計(jì)單位等單位基本上都已應(yīng)用計(jì)算機(jī)制作檔案，這樣就產(chǎn)生了大量的建設(shè)電子文件， ――這些在建設(shè)工程管理環(huán)節(jié)中形成的大量電子檔案的接收、管理、利用要求城建檔案工作必須步入信息化、數(shù)字化管理。

第三個(gè)方面，城建檔案的信息形態(tài)、結(jié)構(gòu)的變化，決定了城建檔案工作必須步入數(shù)字時(shí)代。建設(shè)工程在勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理各工程環(huán)節(jié)中計(jì)算機(jī)輔助施工、計(jì)算機(jī)出圖等等形成大量的建設(shè)電子文件；勘察設(shè)計(jì)行業(yè)CAD技術(shù)得到普遍應(yīng)用；甲乙級(jí)設(shè)計(jì)單位計(jì)算機(jī)出圖率達(dá)到100％；計(jì)算機(jī)輔助施工技術(shù)（CAC）也在建筑施工領(lǐng)域得到應(yīng)用；建設(shè)工程管理中已普遍實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)輔助管理。城建檔案作為城市建設(shè)的資源庫(kù)，將不容置疑的步入信息化時(shí)代，向數(shù)字化發(fā)展邁進(jìn)。

第四個(gè)方面，城建檔案信息產(chǎn)業(yè)化的發(fā)展趨勢(shì)決定了城建檔案工作必須步入數(shù)字時(shí)代。 在我們建設(shè)領(lǐng)域產(chǎn)生的這些大量的電子文件與電子檔案，怎樣使它們得到廣泛的應(yīng)用；如何保證在信息時(shí)代城鄉(xiāng)建設(shè)活動(dòng)中的真實(shí)歷史記錄長(zhǎng)期保存下來(lái)并向社會(huì)隨時(shí)提供利用。以提供信息、服務(wù)社會(huì)為主導(dǎo)的城建檔案事業(yè)必將融入信息產(chǎn)業(yè)化的潮流之中。這種需求、這種信息產(chǎn)業(yè)化的發(fā)展趨勢(shì)，決定了城建檔案工作必將步入數(shù)字時(shí)代。

四、城建檔案信息化建設(shè)的近期主要任務(wù)

數(shù)字城建檔案館――是城建檔案管理技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和多媒體技術(shù)等結(jié)合的產(chǎn)物，代表著城建檔案事業(yè)的發(fā)展方向，也是城建檔案信息化的表現(xiàn)形式。那什么是數(shù)字城建檔案館呢？數(shù)字城建檔案的定義是，一個(gè)依靠信息技術(shù)接收、管理城建檔案并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)為城市規(guī)劃、建設(shè)、管理提供支撐、保障、服務(wù)的應(yīng)用系統(tǒng)。對(duì)城市的發(fā)展而言，數(shù)字城建檔案館的建設(shè)是一項(xiàng)極具有戰(zhàn)略意義的工程，是城市的基礎(chǔ)平臺(tái)建設(shè)工程，是城市信息化水平的提升工程，是城市信息化服務(wù)能力的建設(shè)工程，建設(shè)好這樣一個(gè)工程，意義重大，影響深遠(yuǎn)，非常必要。

從城建檔案工作實(shí)際出發(fā)，推動(dòng)城建檔案信息化的進(jìn)程。 以需求為導(dǎo)向，以應(yīng)用促發(fā)展，把發(fā)展作為主題，把信息化作為主線和動(dòng)力，把卓有成效地為城市建設(shè)和社會(huì)發(fā)展服務(wù)作為根本出發(fā)點(diǎn)的職能要求。積極開(kāi)展、探索電子檔案接收與管理，加強(qiáng)對(duì)電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔的監(jiān)督與指導(dǎo)。 加強(qiáng)電子文件的歸檔管理，加大對(duì)城建電子檔案的接收力度。創(chuàng)建城建檔案特色數(shù)據(jù)庫(kù)，基礎(chǔ)地理信息數(shù)據(jù)庫(kù)， 地下綜合管線數(shù)據(jù)庫(kù)，規(guī)劃審批成果數(shù)據(jù)庫(kù)，重要竣工項(xiàng)目數(shù)據(jù)庫(kù)城市規(guī)劃方案數(shù)據(jù)庫(kù)，聲像資料數(shù)據(jù)庫(kù)。

數(shù)字城建檔案館可以進(jìn)一步強(qiáng)化傳統(tǒng)城建檔案館的檔案信息服務(wù)功能，提供新的管理和服務(wù)機(jī)制。數(shù)字城建檔案館構(gòu)建了虛擬的城建檔案信息環(huán)境，用戶所需的城建檔案信息可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)動(dòng)態(tài)的進(jìn)行組織，而不管其是否是本館的館藏，城建檔案服務(wù)也可以突破館界的限制，有效地利用城建檔案信息。我們應(yīng)建成全方位、多層次、技術(shù)先進(jìn)的城建檔案信息化管理、服務(wù)體系，實(shí)現(xiàn)資源共享。深層次開(kāi)發(fā)城建檔案的內(nèi)在價(jià)值，為城市的規(guī)劃、建設(shè)和管理提供全方位的信息，提高城市建設(shè)的科學(xué)化管理水平。建成門(mén)類(lèi)比較齊全的城建檔案基本信息數(shù)據(jù)庫(kù)和專(zhuān)業(yè)信息數(shù)據(jù)庫(kù)，信息服務(wù)達(dá)到及時(shí)、準(zhǔn)確和權(quán)威；信息資源的開(kāi)發(fā)和利用達(dá)到較高水平，并取得較好的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，使城建檔案信息化成為城市建設(shè)事業(yè)不可缺少的有力保證。

作者簡(jiǎn)介：

第9篇

檔案管理數(shù)字化具有很多的有點(diǎn)和意義，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，檔案管理數(shù)字化可以使得檔案的儲(chǔ)存空間變得更加簡(jiǎn)略，它可以節(jié)省很多文字信息的存放空間。我們可以利用現(xiàn)代的網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)技術(shù)，將那些紛繁復(fù)雜的紙質(zhì)的檔案資料以數(shù)字化的形式放在計(jì)算機(jī)里面，這樣可以避免紙質(zhì)檔案的殘缺和破損；第二，檔案管理數(shù)字化可以提高我們的檔案信息管理的時(shí)效性，縮了我們?cè)谡頇n案信息資料時(shí)的加工時(shí)間；第三，檔案管理數(shù)字化把檔案信息的利用率迅速提升。現(xiàn)在的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)如此發(fā)達(dá)，檔案管理數(shù)字化可以將檔案信息和最新的科學(xué)技術(shù)連接在一起，同時(shí)在以先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)為基礎(chǔ)，可以充分得將檔案管理數(shù)字化的功能發(fā)揮出來(lái)。我們可以利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)將整理的檔案信息的成果快速的發(fā)到各個(gè)部門(mén)，延展了我們的信息的可利用范圍；第四，檔案管理數(shù)字化可以縮短查找檔案信息的查找時(shí)間。傳統(tǒng)的手工檔案信息在檢索時(shí)，是需要大量的查找時(shí)間的，我們得先檢索檔案目錄，在進(jìn)一步查找，這個(gè)過(guò)程中需要很多的時(shí)間和浪費(fèi)人力。而在檔案管理數(shù)字化中，我們進(jìn)入頁(yè)面，只需要搜索相關(guān)信息的關(guān)鍵詞就能快捷地找到相應(yīng)的檔案資料。

2、關(guān)于落實(shí)檔案管理數(shù)字化的方法問(wèn)題

2.1既然檔案管理數(shù)字化能夠給我們的生活帶來(lái)這么多的方便和快捷，那么如何真正落實(shí)檔案管理數(shù)字化的方法就是我們面臨的重要問(wèn)題。我們要保證檔案的原件處于安全狀態(tài)，同時(shí)要把檔案信息的利用率提高。這樣我們就得注重檔案管理數(shù)字化，這是比較基礎(chǔ)的工作。那么在進(jìn)行檔案數(shù)字化的管理時(shí)我們需要從以下幾個(gè)原則上進(jìn)行把握：第一，遵循方便利用的原則，這是數(shù)字化管理的主要目的和要求；第二，掌握排序的原則。在管理檔案數(shù)字化中，我們要提前建立好每個(gè)文件的相關(guān)的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，這是數(shù)字化工作得以開(kāi)展的基礎(chǔ)，在目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建立中，我們要注重質(zhì)量，準(zhǔn)確無(wú)誤地對(duì)檔案信息資料進(jìn)行整理、著錄、分類(lèi)以及編頁(yè)，這樣就能可以建立一個(gè)質(zhì)量很高的文件目錄和案卷目錄。同時(shí)我們也為檔案數(shù)字化打下了牢固的基礎(chǔ)，杜絕了數(shù)字化管理在源頭上的錯(cuò)誤。這一定程度也決定了管理檔案數(shù)字化的勝負(fù)；第三，掌握復(fù)制克隆的基本原則。我們要在管理檔案數(shù)字化中注意信息的完整性，在進(jìn)行縮微、鑒定整理、數(shù)字化以及仿真復(fù)制這些工作中，要進(jìn)行合理安排和布局，不要出現(xiàn)掃描錯(cuò)誤，不能多次重復(fù)掃描。當(dāng)然我們不能因?yàn)樾畔⒌拿舾谐潭群椭匾潭炔煌鴮?duì)有的信息進(jìn)行刪除，這樣會(huì)造成檔案的不完整性，從而給檔案的利用帶來(lái)不必要的麻煩。要盡可能地保持檔案的原來(lái)面貌，減少損害檔案原件的可能性。