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第1篇

1 現(xiàn)階段檔案相關(guān)工作分析

1.1 檔案管理工作存在不足

在現(xiàn)階段的檔案管理工作中存在檔案管理理念落后的情況，檔案管理事業(yè)的不斷發(fā)展使得傳統(tǒng)的檔案管理理念已經(jīng)不能夠適應(yīng)現(xiàn)代的檔案管理工作，時(shí)代的發(fā)展使得現(xiàn)階段檔案管理工作所涵蓋的行業(yè)、檔案內(nèi)容、檔案形式都有了較大的變化，這也就直接導(dǎo)致了檔案管理工作的復(fù)雜程度有所上升，為了能夠更好的應(yīng)對(duì)這一狀況，就需要檔案管理人員能夠與時(shí)俱進(jìn)，通過不斷學(xué)習(xí)掌握先進(jìn)的檔案管理理念。另一方面，經(jīng)過大量的調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)目前檔案管理行業(yè)的從業(yè)人員，有很大一部分的管理人員不具備專業(yè)的檔案管理專業(yè)學(xué)歷背景，這一部分的檔案管理人員大多原本是在單位內(nèi)部的其他工作崗位工作，之后通過崗位調(diào)動(dòng)的方式組成了當(dāng)前的檔案管理團(tuán)隊(duì)，這種情況下也就直接導(dǎo)致目前的檔案管理團(tuán)隊(duì)缺乏專業(yè)的檔案管理能力，影響了正常檔案管理工作的開展。另一方面，現(xiàn)階段很多單位對(duì)于檔案管理工作重視程度不夠，使得檔案管理團(tuán)隊(duì)的成員頻繁調(diào)動(dòng)，這也就導(dǎo)致了雖然單位經(jīng)常展開擔(dān)綱管理工作的培訓(xùn)，但是檔案管理團(tuán)隊(duì)的管理能力遲遲上不去，最終影響檔案管理工作的效果。

1.2 檔案歸納整理工作存在的不足

在現(xiàn)階段的檔案歸納管理工作中，經(jīng)過調(diào)查發(fā)現(xiàn)一部分的檔案管理人員未能夠掌握相應(yīng)的檔案歸納整理技巧，在調(diào)查過程中最為直接的表現(xiàn)就是檔案管理工作人員對(duì)檔案沒有清晰的認(rèn)知，尤其是一些篇幅較大的資料不知道應(yīng)該對(duì)其進(jìn)行刪除還是整體保留，這也就使得在目前的檔案歸納整理過程中出現(xiàn)了大量不必要的檔案文件，不僅占據(jù)了有限的檔案儲(chǔ)存空間，還消耗的檔案管理人員的經(jīng)歷。

1.3 檔案分類工作存在的不足

在檔案分類上，沒有根據(jù)工作實(shí)際情況制訂合理的分類方案是比較突出的問題，分類標(biāo)準(zhǔn)的交叉使用，使得檔案文件分散歸檔，對(duì)文檔的檢全率具有較大影響。在《歸檔文件整理規(guī)則》中，歸檔文件的分類方法有三種，分別為保管期限-年度-機(jī)構(gòu)、保管期限-年度-問題以及保管期限-年度，但在實(shí)際的歸檔文件分類中，采用級(jí)次分類法、收文發(fā)文分類法、文號(hào)分類法等方法的現(xiàn)象多有存在，這些分類方法不是全國統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)，在反映歸檔文件間的歷史聯(lián)系、形成規(guī)律以及文件內(nèi)容方面多有不足，容易給文件檢索與存取造成困難。

2 檔案管理工作的相關(guān)技巧

2.1 檔案管理的相關(guān)技巧

檔案的管理技巧并非一成不變的，檔案的管理技巧往往隨著時(shí)代的發(fā)展自身也在發(fā)生著不斷的變革，所以檔案管理人員在學(xué)習(xí)檔案管理技巧之前要充分的了解新時(shí)代下，檔案管理工作的相?P理念，并且將先進(jìn)的管理理念應(yīng)用到檔案管理工作中，只有這樣才能夠達(dá)到事半功倍的效果。在檔案管理過程中我們有幾個(gè)非常需要注意的地方，首先要注意檔案是否有損害，檔案有歷史以及經(jīng)濟(jì)文化等方面的作用，有重要的意義，許多原始檔案是非常珍貴的孤本或是脆弱的磁盤，在管理中注意檔案是否有損害，有哪些損害這些都要進(jìn)行細(xì)致的記錄，否則一旦檔案發(fā)生損害，甚至不可恢復(fù)的話，會(huì)導(dǎo)致巨大的物質(zhì)財(cái)富和精神財(cái)富的損失，特別是文化斷層的出現(xiàn)，不利于文化的傳承和發(fā)展，削弱了國家的軟實(shí)力；其次還要注意到維護(hù)檔案安全，一方面的安全指的是作為實(shí)物存在的珍貴文物、孤本等的安全，這些珍貴的實(shí)物能夠真實(shí)的映射出當(dāng)時(shí)的統(tǒng)治階級(jí)、政治思想、社會(huì)經(jīng)濟(jì)、文化等方面，必須讓它們能夠安全存在。另一方面的安全指的是檔案作為記錄國家政治、軍事等方面決策的文件，如果不能保證它的安全，導(dǎo)致泄密情況的發(fā)生的話，那么國家在政治上就會(huì)處于不安全的情況，不利于國家的安全、團(tuán)結(jié)和發(fā)展；最后還要注意到要延長檔案的壽命，有些紙質(zhì)或老化的機(jī)器，由于脆弱性和不可恢復(fù)性的特點(diǎn)，在檔案管理工作中要注意采取恰當(dāng)?shù)拇胧┭娱L檔案的壽命，防止不必要的損失。

2.2 檔案歸納整理技巧

在檔案的整理歸納過程中，首先，注意對(duì)檔案文件有一個(gè)初步的了解，確定檔案中哪些是有用的，哪些是需要?jiǎng)h除的，科學(xué)取舍進(jìn)行歸納整理，還要根據(jù)檔案的重要性進(jìn)行細(xì)致的劃分，同時(shí)檔案之間是存在歷史聯(lián)系的，因此在檔案歸納整理過程中要注意檔案間的聯(lián)系，不要把它們分割開；其次還要注意加大檔案資料的收集力度和收集質(zhì)量，這樣在檔案歸納整理過程中可以保證檔案完整性，不會(huì)有信息的缺失，確保整理工作的順利進(jìn)行；其次，由于從前國家針對(duì)檔案歸納整理沒有制定統(tǒng)一的規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)，因此省市縣之間的檔案歸納整理方法不盡相同，不利于檔案館之間的交流，針對(duì)這種情況國家下發(fā)文件《歸檔文件整理規(guī)則》制定了統(tǒng)一的規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)，我們?cè)谶M(jìn)行檔案歸納管理時(shí)要注意改變從前的歸納整理方式，遵循統(tǒng)一的規(guī)則，這樣館和館之間的交流就變得容易許多；最后還要注意在檔案歸納整理過程中如果發(fā)現(xiàn)類目不符的情況要逐一進(jìn)行修訂，還有已歸檔文件如果出現(xiàn)錯(cuò)誤的話要注意及時(shí)進(jìn)行更正，同時(shí)一些細(xì)致的工作如裝訂、封皮、卷皮填寫要保持仔細(xì)認(rèn)真的態(tài)度，否則在出現(xiàn)錯(cuò)誤后再進(jìn)行更正的話，就會(huì)浪費(fèi)許多時(shí)間和精力，不利于檔案事業(yè)的發(fā)展。

2.3 檔案分類技巧

在檔案分類過程中要注意，對(duì)檔案文件內(nèi)容有大概的了解，根據(jù)檔案的具體內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)分類，分類是檔案工作的核心工作，檔案分類正確的話可以保證檔案信息的提供和檔案利用率的提高，同時(shí)針對(duì)分類文件要有明確的標(biāo)識(shí)，確保尋找方便，有利于檔案工作的順利進(jìn)行。

第2篇

［關(guān)鍵詞］合同檔案；風(fēng)電企業(yè)；管理分類

合同檔案詳細(xì)記錄了風(fēng)電企業(yè)的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，在企業(yè)制定年度預(yù)算、評(píng)估和審計(jì)等工作中發(fā)揮了重要的參考價(jià)值。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，許多企業(yè)對(duì)合同檔案管理的重視程度不高，合同檔案管理存在分散、混亂等問題，給檔案的查找和利用帶來了很大困難。因此，風(fēng)電企業(yè)必須要采取合理的合同檔案管理分類辦法，實(shí)現(xiàn)合同檔案的科學(xué)分類和優(yōu)化管理，為各項(xiàng)工作的開展提供指導(dǎo)，維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。

1企業(yè)合同檔案的基本特征

對(duì)風(fēng)電企業(yè)來說，企業(yè)運(yùn)營中產(chǎn)生的檔案種類主要有技術(shù)合同、勞動(dòng)合同、工程合同等，這些檔案雖然在具體內(nèi)容和使用價(jià)值上各有不同，但在某些方面也具有一定的共性，主要表現(xiàn)為以下幾方面。

1.1法律性

法律性是企業(yè)合同檔案的基本特征，也是區(qū)別于企業(yè)其他檔案的標(biāo)志之一。合同檔案的內(nèi)容主體是合同，而依法成立的合同，受到法律的保護(hù)。因此，企業(yè)合同檔案具有明顯的法律特征，這也意味著無論是合同檔案的保存、管理還是銷毀，都必須嚴(yán)格依照相關(guān)的法定程序。除此之外，合同作為記錄了企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和維護(hù)企業(yè)法律權(quán)益的文件，也只有在具備法律特性的前提下，才能發(fā)揮應(yīng)有的作用。

1.2憑證性

近年來，風(fēng)電行業(yè)蓬勃發(fā)展，風(fēng)電企業(yè)在推動(dòng)自身經(jīng)濟(jì)發(fā)展的同時(shí)，也加劇了行業(yè)內(nèi)競爭的激烈程度。部分企業(yè)為了謀求私利，往往會(huì)采用不正當(dāng)?shù)母偁幨侄危瑥亩鴰碓S多經(jīng)濟(jì)糾紛。合同作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的真實(shí)記錄，對(duì)企業(yè)應(yīng)盡的義務(wù)和擁有的權(quán)利進(jìn)行了明確說明，在解決經(jīng)濟(jì)糾紛、維護(hù)自身合法權(quán)益方面發(fā)揮了重要的憑證作用，從而避免了不必要的損失。

1.3規(guī)范性

規(guī)范性是企業(yè)合同發(fā)揮法律效力的必要條件，合同檔案的規(guī)范性主要體現(xiàn)在兩方面。一方面是合同檔案內(nèi)容的規(guī)范性。一份完整的合同檔案，應(yīng)當(dāng)包括具有法律效力的內(nèi)容、當(dāng)事人的親筆簽名、合同的數(shù)量以及書寫形式等，只有這些條件符合法律規(guī)定，才能確保合同具備法律效力。另一方面是合同檔案管理的規(guī)范性。合同檔案在管理過程中，如果出現(xiàn)損壞或缺失，都會(huì)影響其法律效力的發(fā)揮。因此，必須要嚴(yán)格按照相關(guān)的規(guī)定進(jìn)行管理，保證合同檔案的完整性。

1.4繁雜性

企業(yè)每年都會(huì)產(chǎn)生大量的合同，合同檔案的管理工作面臨著較大的壓力。同時(shí)，企業(yè)合同檔案還需要根據(jù)不同的類別進(jìn)行分類管理，例如，合同簽訂前的洽談、招投標(biāo)等；合同簽訂后的招標(biāo)書、評(píng)標(biāo)報(bào)告、會(huì)議記錄等。要想確保合同檔案應(yīng)用價(jià)值的發(fā)揮，相關(guān)工作人員就要收集、整理和保存好這些合同檔案。

2企業(yè)合同檔案管理分類的優(yōu)化措施

2.1強(qiáng)化企業(yè)合同檔案管理機(jī)制

建立健全合同檔案管理機(jī)制，能夠?yàn)楹贤瑱n案管理工作的優(yōu)化開展提供必要的制度保障。完善的管理機(jī)制應(yīng)當(dāng)包含合同檔案的收集、匯編、整理、保存等工作。相關(guān)工作人員要根據(jù)風(fēng)電企業(yè)經(jīng)營業(yè)務(wù)的發(fā)展情況，有針對(duì)性的補(bǔ)充合同檔案管理制度的內(nèi)容，以確保合同檔案的管理能夠與企業(yè)發(fā)展向適應(yīng)。從企業(yè)發(fā)展的角度說，只有在完善的合同檔案管理制度下，才能借助于合同檔案，幫助企業(yè)減少市場競爭風(fēng)險(xiǎn)，進(jìn)而在保證自身利益不受損害的情況下，推動(dòng)風(fēng)電企業(yè)實(shí)現(xiàn)健康和持續(xù)發(fā)展。

2.2加強(qiáng)合同檔案之間的聯(lián)系

企業(yè)合同檔案數(shù)量較多，如果采用單獨(dú)整編和單獨(dú)管理，必然會(huì)導(dǎo)致檔案管理人員的工作壓力劇增。因此，為了提高企業(yè)合同檔案的管理效率，在進(jìn)行合同檔案的整理過程中，相關(guān)工作人員需要有重點(diǎn)的尋找合同檔案間的內(nèi)在聯(lián)系，而合同檔案的分類管理，可以顯著提升其工作效率，減輕工作壓力。例如，可以根據(jù)實(shí)際工作情況，單立類目、分類組卷，這能夠起到化繁為簡的效果。當(dāng)然，企業(yè)管理者也要為合同檔案管理分類工作提供必要的支持，可指派獨(dú)立部門負(fù)責(zé)合同檔案管理的相關(guān)事宜。

2.3實(shí)施合同檔案的統(tǒng)一編號(hào)

為了便于進(jìn)行合同檔案的管理，風(fēng)電企業(yè)在開展分類管理時(shí)，可以將不同的合同進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。這樣一來，今后在查找某一份合同檔案時(shí)，不需要花費(fèi)過多的時(shí)間進(jìn)行翻找，而是直接查找編號(hào)，極大的提高了合同檔案的管理效率。合同檔案的編號(hào)要按照一定的要求進(jìn)行，例如可以根據(jù)合同檔案內(nèi)容的不同進(jìn)行分類，如物資類、工程類等；還可以根據(jù)合同檔案的生成時(shí)間進(jìn)行分類等。需要注意的是，無論采用何種分類形式，都需要在檔案袋上進(jìn)行標(biāo)注，避免混淆。

2.4定期進(jìn)行檔案材料的整理

合同檔案的管理是一項(xiàng)動(dòng)態(tài)的工作，隨著企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)的不斷開展，也源源不斷的產(chǎn)生了許多新的合同檔案。因此，風(fēng)電企業(yè)在進(jìn)行合同檔案的管理分類時(shí)，也要注重對(duì)新生產(chǎn)合同檔案的整理和保存。檔案管理人員還需要定期進(jìn)行檔案檢查，確保合同檔案的完整性和安全性。例如，要保持合同檔案儲(chǔ)存室的整潔干燥，避免因空氣潮濕導(dǎo)致檔案發(fā)霉、變潮。在合同檔案移交時(shí)，也要提前清點(diǎn)好合同檔案的數(shù)量、種類，對(duì)于失效的合同檔案要按照法律流程進(jìn)行銷毀。對(duì)合同文件變化情況都要進(jìn)行及時(shí)的掌握，由于有些合同文件資料的不確定性，不能一次性終結(jié)，因而不主張將剛簽訂的合同歸入檔案室，而需要相關(guān)工作人員關(guān)注合同的變化情況，將完結(jié)的合同檔案統(tǒng)一移交給檔案管理部門，這會(huì)使合同檔案分類管理更為全面和系統(tǒng)化。

3優(yōu)化企業(yè)合同檔案管理分類的方法

3.1集分式歸類原則為核心的合同檔案分類管理

企業(yè)合同檔案的分類管理要重點(diǎn)對(duì)科技檔案和文書檔案進(jìn)行分類整理，科技檔案主要包括企業(yè)的生產(chǎn)、科研內(nèi)容以及建設(shè)項(xiàng)目的文件資料，具有技術(shù)性和保密性較強(qiáng)的特點(diǎn)。文書檔案的分類整理包括企業(yè)行政事務(wù)的管理以及經(jīng)營方面的管理內(nèi)容，這些檔案內(nèi)容不利于查找和統(tǒng)計(jì)，在進(jìn)行分類、收集、整理的過程中，存在較大的難度，因而，需要依循集分式歸類的原則，進(jìn)行合同檔案的分類管理，還要依照《合同法》中的無名合同和有名合同的不同種類，進(jìn)行重新擬定和分類，從而增強(qiáng)合同檔案分類管理的有效性。

3.2集分式分類表

我國企業(yè)的有名合同主要涵蓋了9種不同的合同形式，又稱為典型合同，是具有規(guī)則和名稱的合同形式；而無名合同又稱為非典型合同，是沒有規(guī)則和名稱的合同形式。這9種不同形式的合同要以有名合同和無名合同為前提，擬定規(guī)范且科學(xué)的集分式分類表，并要在集分式分類表中，對(duì)合同檔案進(jìn)行分類歸檔，進(jìn)行統(tǒng)一的編號(hào)和整理。實(shí)踐證明，集分式分類表能夠在很大程度上，提高企業(yè)合同檔案管理分類的效率，與傳統(tǒng)的分類方式相比，無論是在管理工作強(qiáng)度還是人力資源需求上都更具優(yōu)勢，這也是集分式分類方法在企業(yè)合同檔案管理中得到普遍應(yīng)用的主要原因。

3.3分類表的使用方法

集分式分類法作為一種新型的合同檔案管理辦法，具有提升合同檔案管理效率、減輕檔案管理工作壓力等優(yōu)點(diǎn)，但考慮到合同檔案管理工作的重要性，在應(yīng)用集分式分類管理時(shí)，仍然需要使用標(biāo)準(zhǔn)化的操作方法，以確保其應(yīng)用優(yōu)勢得到完美的體現(xiàn)。首先，要明確合同檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)及其所包含的基本信息，例如合同檔案的生成年份、分類號(hào)、合同數(shù)量等，這些信息都需要記錄在分類表中，以便于檔案管理人員進(jìn)行參考。其次，科學(xué)區(qū)分合同檔案的年號(hào)、分類號(hào)和流水號(hào)，這三個(gè)要素分別代表了不同的含義，在合同檔案分類管理和后期檔案查找中發(fā)揮著重要的作用。

4結(jié)語

在日趨激烈的行業(yè)競爭環(huán)境中，合同檔案成為關(guān)系到企業(yè)經(jīng)營業(yè)務(wù)開展和市場核心競爭力提升的重要因素，規(guī)范化、科學(xué)化的合同檔案管理，能夠確保合同檔案的保存安全和其應(yīng)有價(jià)值的發(fā)揮。作為風(fēng)電企業(yè)的管理者，應(yīng)當(dāng)重視合同檔案在企業(yè)經(jīng)營發(fā)展中所發(fā)揮的重要作用，并以實(shí)際行動(dòng)營造良好的工作氛圍，確保合同檔案管理分類的順利開展；對(duì)于合同檔案的管理人員來說，其也要強(qiáng)化崗位責(zé)任意識(shí)，不斷提升個(gè)人專業(yè)能力，確保合同檔案管理分類工作的順利完成。

主要參考文獻(xiàn)

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［3］陳雪萍.重視合同檔案管理維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益——如何做好企業(yè)合同檔案管理的探討［J］.祖國,2013(6).

第3篇

關(guān)鍵詞：電力系統(tǒng) 檔案 程序化

Abstract: with China's reform and opening up the breadth and depth of the continuous development of our country, the power system department according to the national request to carry on the corresponding reform, change mechanism, innovation of electric power enterprise management mode, to effectively adjust the labor resources and productivity essential factor, so as to achieve the good management results. Power system management of electric power enterprise archives management work is an important part of archives, to realize the modernization of management, enhancing archivist work level and service capabilities, is directly related to the electric power enterprise production and management lifeblood. This article from the power system file program management perspective, from the collection, classification, preservation, utilization of four links to archives program conducted a comprehensive study.

Key words: power system, files, program

中圖分類號(hào)：F407.61文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：

1 前言

管理電力系統(tǒng)的檔案是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營歷程的存儲(chǔ)與總結(jié),同時(shí)又涵蓋了大量的生產(chǎn)技術(shù)與經(jīng)營管理的資源。三水供電局綜合檔案室成立于1991年,現(xiàn)有專職檔案員2人,檔案管理三級(jí)網(wǎng)絡(luò)人員16人,檔案用房300平方米,其中檔案庫房200平方米,擁有庫藏檔案26000余卷（件）,各類編研材料數(shù)十種。隨著我國電力系統(tǒng)改革的不斷深化,對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)運(yùn)營也提出了更高的要求,在新形勢下,強(qiáng)化企業(yè)的檔案管理,使其為企業(yè)的發(fā)展提供支撐與動(dòng)力,具有重要的意義。電力系統(tǒng)傳統(tǒng)的檔案管理方法導(dǎo)致職責(zé)不清、管理效能低下,檔案管理的系統(tǒng)性、規(guī)范性、實(shí)時(shí)性很多問題曾出不窮,已不適應(yīng)新時(shí)期檔案管理的需要,而程序化管理,則以其高效性、系統(tǒng)性為檔案管理提供了有效的手段。

2 電力系統(tǒng)檔案程序化管理的意義

檔案的程序化管理是注重檔案管理不同階段的相互關(guān)聯(lián),而實(shí)施的一種現(xiàn)代化管理方式,體現(xiàn)了檔案管理內(nèi)容、方法、制度等方面的層層銜接和遞進(jìn)的關(guān)系,實(shí)施程序化管理有助于明確檔案管理人員的職責(zé),提高管理效率。①一方面,實(shí)施程序化管理后,要制定不同階段的工作程序和規(guī)范,明確每位檔案管理人員的工作職能,明確該階段工作的具體任務(wù)和方法,使得每位工作人員能夠各盡其職,工作職能上沒有沒有重疊和交叉,防止“齊抓、不共管”的事件發(fā)生。②另一方面,實(shí)施程序化管理,可以提高工作人員工作的主動(dòng)性,整合人力和物力資源,對(duì)檔案進(jìn)行精細(xì)化管理,明確崗位責(zé)職和階段工作內(nèi)容,使得減少不必要的重復(fù)性勞動(dòng)。

3 電力系統(tǒng)檔案程序化管理的舉措

電力系統(tǒng)檔案程序化管理分為檔案的收集、分類、保管、應(yīng)用四個(gè)環(huán)節(jié),各環(huán)節(jié)間相互獨(dú)立,各盡其職,又密切配合,互相關(guān)聯(lián),體現(xiàn)了程序化檔案管理的集約和效能。

3.1 檔案的收集環(huán)節(jié)

收集階段是程序化檔案管理的第一步,需要對(duì)電力企業(yè)各部門的研究成果、發(fā)展歷程進(jìn)行系統(tǒng)、嚴(yán)格的鑒定,并把有保存價(jià)值的資源收集起來。在實(shí)際工作中,一方面要在檔案管理部門要建立健全檔案收集工作管理制度,使工作人員能夠?qū)Σ牧线M(jìn)行準(zhǔn)確的鑒別,把有價(jià)值的材料收集到檔案庫中。另一方面,要為相關(guān)電力檔案成果的產(chǎn)生部門制定規(guī)范的檔案保存制度,使各部門能夠把每項(xiàng)重要的生產(chǎn)活動(dòng)和發(fā)明創(chuàng)新都能夠準(zhǔn)確的記錄下來,以便于檔案管理人員對(duì)其進(jìn)行采集。③第三,要建立協(xié)調(diào)與溝通機(jī)制,檔案管理部門要常規(guī)性的對(duì)各部門進(jìn)行檔案成果的收集。

3.2 檔案的分類環(huán)節(jié)。要將收集的檔案按其形成的內(nèi)容、特點(diǎn)進(jìn)行科學(xué)分類、系統(tǒng)排列和基本編目、劃定層次,從而形成有一定從屬與平行邏輯關(guān)系的、不同等級(jí)的檔案分類數(shù)據(jù)庫。電力企業(yè)檔案管理部門要完善檔案登記、分類等相關(guān)機(jī)制,對(duì)檔案分類的范圍、時(shí)間、渠道做出具體的要求。④要摒棄單一式分類法, 而應(yīng)采用復(fù)合型的分類方法,即:按不同部門（如:電能生產(chǎn)、電力設(shè)施建設(shè)、電力營銷等部門）的橫向分類與企業(yè)不同時(shí)間段運(yùn)營情況的縱向分類。

3.3 檔案的保管環(huán)節(jié)。電力系統(tǒng)在檔案保管中要落實(shí)好崗位責(zé)任制,首先要為管理員設(shè)定工作目標(biāo)與規(guī)范,建立健全檔案保管標(biāo)準(zhǔn)與制度,把資料的規(guī)格、格式、數(shù)量等方面做統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化要求,把檔案的立卷、標(biāo)題、目錄、時(shí)間等工作規(guī)范化。⑤其次, 要對(duì)管理員的工作進(jìn)行監(jiān)管,建內(nèi)部控制機(jī)制,把各項(xiàng)工作落實(shí)到每位管理員,要摒棄傳統(tǒng)檔案管理“事中”監(jiān)督的單一化管理模式,而應(yīng)實(shí)施“事前－事中－事后”立體化監(jiān)督。在檔案入庫前要掌握庫存情況,在檔案的保管過程中,要發(fā)動(dòng)員工的力量進(jìn)行互相監(jiān)督,促使管理員能夠嚴(yán)格按照規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)操作。在管理人員調(diào)動(dòng)或離任前,必須對(duì)其所承擔(dān)的保管任務(wù)進(jìn)行全面檢查,方能辦理相關(guān)的調(diào)動(dòng)和離任手續(xù),最大限度的保護(hù)檔案資料。第三,要把檔案管理與績效掛鉤,對(duì)檔案保管中由于人為失誤而造成的損失, 要與員工的工資、福利、職級(jí)等切身利益相聯(lián)系。

3.4 檔案的利用環(huán)節(jié)。收集、分類、保管等前三個(gè)環(huán)節(jié)為檔案的最終利用打下了夯實(shí)的基礎(chǔ),對(duì)電力系統(tǒng)而言,有效的利用檔案,為企業(yè)的生產(chǎn)運(yùn)營服務(wù)才是檔案管理的最終目標(biāo)。⑥要廣泛創(chuàng)新檔案的利用手段,通過閱覽、借出、交流、咨詢等方式,把企業(yè)的電力技術(shù)研究成果及經(jīng)營歷程最大限度發(fā)揮余熱, 推進(jìn)企業(yè)的技術(shù)改進(jìn)與自主創(chuàng)新。在檔案的閱覽中,要為創(chuàng)設(shè)良好的閱覽環(huán)境,利用好檢索工具;在檔案借出中,要履行密級(jí)手續(xù),制定相應(yīng)的登記、借還日期、檔案損壞處理辦法等相關(guān)制度。使借閱檔案的人員能夠?qū)n案的安全性、完整性和保密性負(fù)責(zé),杜絕企業(yè)檔案的損壞和遺失。在檔案的咨詢中,要制定相應(yīng)的指導(dǎo)咨詢、檢索咨詢等相關(guān)機(jī)制,樹立服務(wù)意識(shí),最大限制的滿足企業(yè)發(fā)展的需要。同時(shí),要積極與其它電力企業(yè)保持聯(lián)絡(luò)與交流合作,建立與其它電力企業(yè)檔案管理部門的溝通機(jī)制,取長補(bǔ)短,不斷對(duì)自身的檔案管理進(jìn)行完善。

4 結(jié)束語

總之,在新形勢下,強(qiáng)化電力企業(yè)的檔案管理,對(duì)于企業(yè)的運(yùn)營與發(fā)展具有重要的意義。程序化管理,以其高效性、系統(tǒng)性為電力系統(tǒng)檔案管理提供了有效的手段。實(shí)施電力系統(tǒng)檔案程序化管理,要切實(shí)抓好檔案的收集、分類、保管、應(yīng)用等四個(gè)環(huán)節(jié),使之既相互獨(dú)立,各盡其職,又密切配合,互相關(guān)聯(lián),最終使程序化管理的集約性與效能性在電力系統(tǒng)檔案管理中發(fā)揮巨大的作用。

參考文獻(xiàn)

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第4篇

一、推進(jìn)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理規(guī)范化的必然性

(一)推進(jìn)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理規(guī)范化，是實(shí)現(xiàn)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理由粗放型向集約技術(shù)型轉(zhuǎn)變的必然要求。對(duì)我們來說，社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理是一個(gè)新事物，經(jīng)過幾年的初步探索，對(duì)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案的類型、內(nèi)容構(gòu)成、分類方法、管理要求、提供利用等方面已經(jīng)有了一定認(rèn)識(shí)，也形成了一定的管理模式，但還缺乏系統(tǒng)性和規(guī)范性，仍然處在各自為政，粗放型管理狀態(tài)，不利于社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

(二)推進(jìn)杜區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理規(guī)范化，是加強(qiáng)國家檔案資源建設(shè)的必然要求。社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案是社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)活動(dòng)的真實(shí)記錄和憑證，是一種相對(duì)獨(dú)立的檔案門類，也是國家重要的檔案資源之一。如果不推進(jìn)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理規(guī)范化，不提高社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理的規(guī)范化水平，國家檔案資源建設(shè)將會(huì)受到十分不利的影響。

(三)推進(jìn)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理規(guī)范化，是實(shí)現(xiàn)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理自動(dòng)化的必然要求。隨著辦公自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案的自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)化已經(jīng)提到了重要議事日程，如果不推進(jìn)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理的規(guī)范化，使其管理內(nèi)容、管理方式、方法不加以規(guī)范，要實(shí)現(xiàn)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理的自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)化是根本不可能的。

(四)推進(jìn)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理規(guī)范化，是充分發(fā)揮社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)職能的必然要求。社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)具有醫(yī)療、預(yù)防、保健、康復(fù)、健康教育、計(jì)劃生育技術(shù)服務(wù)等六位一體職能，是社區(qū)建設(shè)的重要組成部分。隨著社區(qū)建設(shè)的發(fā)展，社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)作為政府實(shí)行的具有一定福利性質(zhì)的社會(huì)公益事業(yè)，正日益成為社區(qū)居民離不開的重要事業(yè)。如果不推進(jìn)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理規(guī)范化，不提高社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理的規(guī)范化水平，就很難提高社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)的水平和效率，影響社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)作用的充分發(fā)揮。

二、推進(jìn)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理規(guī)范化的主要任務(wù)和內(nèi)容

明確社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理規(guī)范化的任務(wù)和內(nèi)容，是推進(jìn)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理規(guī)范化的關(guān)鍵。從目前情況看，推進(jìn)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理規(guī)范化的主要任務(wù)和內(nèi)容有如下三個(gè)方面：

(一)必須規(guī)范社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案的構(gòu)成

從目前情況看，社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案主要應(yīng)包括綜合管理、家庭健康檔案、健康教育、藥品管理、設(shè)備管理、基本建設(shè)、會(huì)計(jì)檔案等。

1．社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)綜合管理類檔案主要應(yīng)包括對(duì)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)、人員、資格等方面進(jìn)行管理的過程中產(chǎn)生的相關(guān)文件材料和社區(qū)綜合健康狀況材料。社區(qū)綜合健康狀況材料，主要應(yīng)包括四個(gè)方面情況：①社區(qū)人口學(xué)資料；②社區(qū)患病資料；③社區(qū)死亡資料；④社區(qū)危險(xiǎn)因素調(diào)查及評(píng)估等。

2．家庭健康檔案是社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案的核心，主要應(yīng)包括五個(gè)方面：①家庭基本資料；②家族患病史；③家庭健康狀況；④家庭以往患病記錄；⑤家庭成員健康資料(居民個(gè)人健康檔案)等。

家庭成員健康資料主要應(yīng)包括兩個(gè)方面，一是以問題為導(dǎo)向的健康問題記錄，二是以預(yù)防為導(dǎo)向的記錄。個(gè)人健康問題記錄包括：①居民基本資料；②以往病史；③所患疾病狀況描述及治療進(jìn)展情況記錄；④特殊疾患隨訪記錄表；⑤化驗(yàn)及輔助檢查記錄；⑥轉(zhuǎn)診、會(huì)診記錄等。預(yù)防為導(dǎo)向的記錄包括：①周期性健康檢查記錄；②預(yù)防接種記錄；③兒童生長與發(fā)育評(píng)價(jià)記錄；④病人教育記錄；⑤危險(xiǎn)因素篩查及評(píng)價(jià)記錄等。

3．社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)健康教育類檔案主要應(yīng)包括健康教育系統(tǒng)、健康教育組織、健康教育計(jì)劃、健康教育活動(dòng)內(nèi)容、健康促進(jìn)記錄等。

4．社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)藥品管理類檔案主要應(yīng)包括社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)藥品目錄、藥品服用說明書、藥品進(jìn)出庫清單、藥品采購清單等。

5．社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)設(shè)備類檔案主要應(yīng)包括社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)購置診斷設(shè)備、治療設(shè)備、醫(yī)療輔助設(shè)備、電教設(shè)備的隨機(jī)文件材料和在使用維護(hù)過程中形成的文件材料。儀器、設(shè)備要建立總賬、分戶賬、檔案卡；各種儀器設(shè)備的說明書、線路圖等資料要分類存檔。

6．社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)基本建設(shè)類檔案主要應(yīng)包括社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)辦公、活動(dòng)場所等基本建設(shè)項(xiàng)目的文件材料，如基本建設(shè)項(xiàng)目的設(shè)計(jì)圖、施工圖、竣工圖、工程概算、決算等。

7．社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)財(cái)務(wù)檔案主要包括財(cái)務(wù)決算報(bào)表、賬簿、憑證等。

(二)必須規(guī)范社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案的分類方法

可將整個(gè)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案分成綜合管理、家庭健康檔案、健康教育、藥品管理、設(shè)備管理、基本建設(shè)、會(huì)計(jì)檔案等七大類。

1．綜合管理類檔案宜按年度――問題分類法進(jìn)行分類。就是先將綜合管理類檔案材料按年度分開，然后在每個(gè)年度內(nèi)按問題進(jìn)行分類。

2．家庭健康檔案類宜采用家庭――姓氏分類法進(jìn)行分類。先將健康檔案按社區(qū)內(nèi)的各個(gè)家庭分類，然后在每個(gè)家庭內(nèi)按家庭成員的姓氏進(jìn)行分類。

3．健康教育類宜采用年度――問題分類法進(jìn)行分類。先將健康教育類檔案按年度分開，然后在每個(gè)年度內(nèi)按問題進(jìn)行分類。

4．藥品管理類宜采用門類――品種分類法進(jìn)行分類。先將藥品管理類檔案按藥品門類分開，然后在門類內(nèi)按品種進(jìn)行分類。

5．設(shè)備管理類宜采用類別――設(shè)備分類法進(jìn)行分類。先將設(shè)備類檔案按設(shè)備類別分開，然后在每個(gè)類別內(nèi)按具體設(shè)備進(jìn)行分類。

6．基本建設(shè)類宜采用項(xiàng)目分類法進(jìn)行分類。將基本建設(shè)類檔案按各個(gè)具體的基本建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行分類。

7．會(huì)計(jì)檔案類宜采用年度――類型分類法進(jìn)行分類。先將會(huì)計(jì)檔案按年度分開，然后在每個(gè)年度內(nèi)按會(huì)計(jì)檔案材料的類型進(jìn)行分類。

(三)必須規(guī)范社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理的幾個(gè)重要環(huán)節(jié)

1．必須規(guī)范社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案的收集工作。堅(jiān)持集中統(tǒng)一管理社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案的原則，進(jìn)一步明確社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)文件材料的歸檔范圍，將社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)文件材料收集齊全，確保其完整。

2．必須規(guī)范社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案的整理工作。按照上述分類方法，及時(shí)將收集來的社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)文件材料進(jìn)行系統(tǒng)化的分類整理編號(hào)，編制案卷總目錄和分類目錄，為社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案的保管和檢索利用提供基礎(chǔ)條件。

3．必須規(guī)范社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案的日常管理工作。建立健全檔案查借閱、保護(hù)、保密、統(tǒng)計(jì)等日常管理制度，強(qiáng)化各種保管和管理措施，加強(qiáng)對(duì)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案的管理，確保檔案安全，延長檔案壽命。

4．必須規(guī)范社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案的提供利用工作。加強(qiáng)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案編研和檢索工作，編制各類必要的檢索工具，優(yōu)質(zhì)高效地提供檔案查借閱服務(wù)，積極主動(dòng)地開展檔案提供利用工作，滿足開展社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)工作的實(shí)際需要。

三、推進(jìn)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理規(guī)范化的主要措施

推進(jìn)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理規(guī)范化是一件十分繁重和緊迫的重要任務(wù)，必須采取綜合有效的措施，從整體上加以推進(jìn)。

(一)必須加強(qiáng)對(duì)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理規(guī)范化的宏觀研究，在管理理論上實(shí)現(xiàn)突破。將社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案規(guī)范化管理的研究列入有關(guān)計(jì)劃，盡快拿出研究成果，以指導(dǎo)實(shí)踐。

(二)必須把社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理列為社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)業(yè)務(wù)建設(shè)的一項(xiàng)重要內(nèi)容，使其同步發(fā)展。將社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理納入社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)事業(yè)的發(fā)展規(guī)劃和計(jì)劃當(dāng)中，與其同步規(guī)劃，同步建設(shè)，使社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理工作隨著社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)事業(yè)的發(fā)展而同步發(fā)展。

(三)必須加強(qiáng)對(duì)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理的業(yè)務(wù)培訓(xùn)、檢查和指導(dǎo)。社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)建檔工作起步較晚，管理人員的檔案意識(shí)還很薄弱，管理水平較低，如果不加強(qiáng)對(duì)其業(yè)務(wù)培訓(xùn)、檢查和指導(dǎo)，就跟不上檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的發(fā)展進(jìn)程。只有及時(shí)培訓(xùn)、常指導(dǎo)、勤檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決管理工作中存在的各種實(shí)際問題，才能保證社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理工作的健康有序開展。各級(jí)檔案行政管理部門應(yīng)高度重視社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理工作，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

(四)必須盡快出臺(tái)實(shí)施社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理的基本業(yè)務(wù)規(guī)范，對(duì)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理提出明確的要求。切實(shí)加強(qiáng)對(duì)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理各方面具體業(yè)務(wù)問題的研究，深入總結(jié)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理工作的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，盡快制定并出臺(tái)實(shí)施社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理的基本業(yè)務(wù)規(guī)范，使社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理有章可循，促進(jìn)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理規(guī)范化水平的提高。

第5篇

一、正視林業(yè)科技檔案管理存在的現(xiàn)實(shí)問題

當(dāng)前，林業(yè)科技檔案管理存在五個(gè)方面突出問題。一是設(shè)施落后。從檔案保存方面看，紙質(zhì)多于磁質(zhì)、磁質(zhì)多于光質(zhì)、光質(zhì)多于聲像，檔案管理現(xiàn)代化水平低，很多單位只是簡簡單單地把檔案信息要素錄入計(jì)算機(jī)，在查詢、借閱、管理、利用上缺乏技術(shù)支撐，嚴(yán)重影響科技檔案管理水平。二是科技人員存檔意識(shí)淡薄。部分科技人員對(duì)檔案材料的收集、整理、歸檔意識(shí)淡薄,上交檔案的積極性不高，不能夠主動(dòng)配合檔案管理人員工作，致使檔案管理難以順利開展。三是管理者專業(yè)技能低。隨著人事制度改革、機(jī)構(gòu)調(diào)整、競爭上崗等因素的影響，很多工作人員沒有經(jīng)過專業(yè)檔案管理知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)科技檔案管理工作程序不了解，導(dǎo)致管理人員對(duì)檔案工作重要性認(rèn)識(shí)不足，影響了林業(yè)科技檔案管理質(zhì)量。四是規(guī)范化程度不高。有的林業(yè)部門對(duì)林業(yè)科技檔案管理認(rèn)識(shí)不足，對(duì)科技檔案資源運(yùn)用不夠，存在重視不夠、措施不到位、規(guī)范化建設(shè)投入少等問題，致使檔案管理水平層次低。五是管理體系不完善。盡管很多林業(yè)單位設(shè)立了專職或兼職管理人員，但管理體系不夠健全和完善，缺少專業(yè)的林業(yè)科技檔案管理制度，存在著林業(yè)檔案統(tǒng)一管理難、歸檔立卷難、資料查閱難“三難”問題。

二、切實(shí)遵循林業(yè)科技檔案管理基本規(guī)范

林業(yè)科技檔案管理有其自身的特點(diǎn)和規(guī)律，其基本規(guī)范體現(xiàn)在四個(gè)方面。一是歸檔范圍。按照科研準(zhǔn)備、研究試驗(yàn)、總結(jié)鑒定驗(yàn)收、成果和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)、推廣應(yīng)用五個(gè)階段組織收集資料歸檔。二是歸檔形式。林業(yè)科技檔案的歸檔形式主要有文字文件、圖紙文件、圖形文件、圖像文件、多媒體文件、數(shù)據(jù)庫文件、光盤、磁盤、磁帶、聲像資料、審定證書、品種審定文書、轉(zhuǎn)基因安全評(píng)價(jià)證書、獲獎(jiǎng)證書、專利、規(guī)程等16種。三是分類方法。對(duì)林業(yè)科技檔案的分類分六步走，即：工程項(xiàng)目分類法、產(chǎn)品設(shè)備型號(hào)分類法、課題分類法、專業(yè)分類法、時(shí)間分類法、地域分類法。這六種分類方法雖然各有不同，但遵循的原則是一致的，就是便于查詢利用。四是日常管理。按照《中華人民共和國檔案法》及其《實(shí)施辦法》和《湖北省檔案管理?xiàng)l例》，建立健全檔案人員崗位責(zé)任制、檔案復(fù)制制度、檔案查借閱制度、檔案庫房管理制度、檔案立卷歸檔制度、檔案史料編研制度、文書材料歸檔制度、檔案移交制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案利用制度、檔案統(tǒng)計(jì)制度，以嚴(yán)格的制度管人管事。

三、強(qiáng)化林業(yè)科技檔案管理的對(duì)策措施

第6篇

1信息挖掘技術(shù)

1.1數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)概述

數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)是一種基于統(tǒng)計(jì)學(xué)、人工智能等等技術(shù)基礎(chǔ)上，能夠自動(dòng)分析原有數(shù)據(jù)，從而做出歸納整理，并對(duì)其潛在的模式進(jìn)行挖掘的決策支持過程，簡單來說就是從一系列復(fù)雜的數(shù)據(jù)中提取人們需要的潛在性信息。

1.2數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的方法

二十世紀(jì)末，計(jì)算機(jī)挖掘技術(shù)產(chǎn)生。其一般用到的方法有：（1）孤立點(diǎn)分析。孤立點(diǎn)分析法主要用于對(duì)于特殊信息的挖掘。（2）聚類分析。聚類分析方法是在指定的對(duì)象中，對(duì)其價(jià)值聯(lián)系進(jìn)行搜索。（3）分類分析。分類分析就是找出具有一定特點(diǎn)的數(shù)據(jù)，對(duì)需要解讀的數(shù)據(jù)進(jìn)行識(shí)別。（4）關(guān)聯(lián)性分析。關(guān)聯(lián)性分析方法是對(duì)指定數(shù)據(jù)中出現(xiàn)頻繁的數(shù)據(jù)進(jìn)行挖掘。（5）序列分析。與關(guān)聯(lián)性分析法一樣，由數(shù)據(jù)之間內(nèi)在的聯(lián)系得出潛在的關(guān)聯(lián)。

1.3計(jì)算機(jī)挖掘技術(shù)的形式分析

計(jì)算機(jī)挖掘技術(shù)在使用過程中，收集到的數(shù)據(jù)不同，數(shù)據(jù)收集的方法也就不同。在對(duì)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)進(jìn)行形式分析的時(shí)候，主要用到：分類形式、粗糙集形式、相關(guān)規(guī)則形式。

2計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在檔案信息管理

系統(tǒng)中的應(yīng)用計(jì)算機(jī)挖掘技術(shù)，能夠?qū)㈦[藏的信息挖掘出來并進(jìn)行總結(jié)和利用，運(yùn)用到檔案管理中來，在充分發(fā)揮挖掘技術(shù)作用的同時(shí)，極大的提高了檔案數(shù)據(jù)的利用價(jià)值。數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在檔案管理系統(tǒng)中，一般用到的方法為：

2.1收集法

該方法在對(duì)數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析的基礎(chǔ)上，建立對(duì)已知數(shù)據(jù)詳細(xì)描述的概念模型。然后將每個(gè)測試的樣本與此模型進(jìn)行比較，若有一個(gè)模型在測試中被認(rèn)可，就可以以此模型對(duì)管理的對(duì)象分類。例如，檔案管理員就某事向客戶進(jìn)行問卷調(diào)查并將答案輸入到數(shù)據(jù)庫中。在該數(shù)據(jù)庫中，對(duì)客戶的回答進(jìn)行具體屬性描述，當(dāng)有新的回答內(nèi)容輸入的時(shí)候，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)對(duì)該客戶需求分類，在減輕管理員工作壓力的同時(shí)，提高了檔案管理的效率。

2.2保留法

該方法是防止老客戶檔案丟失并將客戶留住的過程。對(duì)于任何一個(gè)企業(yè)來說，發(fā)展一個(gè)新的客戶的成本要遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于留住一個(gè)來客戶的成本。在客戶保留的過程中，對(duì)客戶檔案流失原因的分析至關(guān)重要，因此，采用挖掘技術(shù)對(duì)其進(jìn)行分析是必要的。2.3分類法通過計(jì)算機(jī)挖掘技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行分類，按照不同的性質(zhì)進(jìn)行系統(tǒng)的劃分，將所有相似或相通的檔案進(jìn)行整理，在人們需要的時(shí)候，能夠快速的被提取出來，提高了檢索的效率和分類的專業(yè)性。

3檔案管理引入計(jì)算機(jī)挖掘技術(shù)的必要性

計(jì)算機(jī)挖掘技術(shù)的應(yīng)用，對(duì)檔案管理方式的不斷完善有著極其重要的意義，其重要性主要體現(xiàn)在：

3.1對(duì)檔案的保護(hù)更全面

一部分具有歷史意義的檔案，隨著保存的時(shí)間不斷增加，其年代感加強(qiáng)，意義和價(jià)值增大。相應(yīng)的，利用的頻率會(huì)隨著利用的價(jià)值增加，也更容易被損壞從而導(dǎo)致檔案信息壽命折損，此外，管理不當(dāng)造成泄密，使檔案失去了原本的利用價(jià)值，這種存在于檔案管理和利用之間的矛盾，使得檔案管理面臨著巨大的難題。挖掘技術(shù)的運(yùn)用，緩解了這種矛盾，在檔案管理工作中具有重要的意義。

3.2提升檔案管理的質(zhì)量

在檔案信息管理系統(tǒng)中引入計(jì)算機(jī)挖掘技術(shù)，使得檔案信息管理打破了傳統(tǒng)的模式，通過挖掘技術(shù)，對(duì)管理的模式有了極大的創(chuàng)新，工作人員以往繁重的工作壓力得到釋放，時(shí)間和精力更加豐富，在對(duì)檔案管理的細(xì)節(jié)方面也就更加注意，同時(shí)也加快了對(duì)檔案的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行處理的速度，提升檔案管理的整體質(zhì)量。

4結(jié)語

綜上所述，計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)涉及的內(nèi)容很廣，對(duì)挖掘技術(shù)的運(yùn)用，使得各行各業(yè)的發(fā)展水平得到了很大的提高，推動(dòng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，帶動(dòng)社會(huì)發(fā)展模式的創(chuàng)新。在檔案管理中使用計(jì)算機(jī)挖掘技術(shù)，使得檔案信息保存的方法及安全性有了很大的提高。同時(shí)，也需要檔案信息管理人員在進(jìn)行檔案信息管理的時(shí)候，能合理利用計(jì)算機(jī)信息挖掘技術(shù)，在提高工作效率的同時(shí)，促進(jìn)管理模式的不斷創(chuàng)新，以適應(yīng)時(shí)展的要求。

作者:莫德強(qiáng) 李曉輝 王林 單位:中國白城兵器試驗(yàn)中心

參考文獻(xiàn)

第7篇

【關(guān)鍵詞】服務(wù)；檔案信息管理；方案

在經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的今天，人們逐漸發(fā)現(xiàn)了提高企事業(yè)單位工作效率的主要內(nèi)容，并不完全在于主體內(nèi)容的完善上，還需要考慮到與之相關(guān)的各項(xiàng)工作內(nèi)容，尤其是檔案信息管理，亟待獲得全面有效地改善。在社會(huì)的長期實(shí)踐當(dāng)中，很多的企事業(yè)單位提出了一些科學(xué)有效的改進(jìn)措施，并創(chuàng)設(shè)出了一些新穎的管理方案，但是對(duì)于整體工作效率地提升并沒有太大的作用。究其原因，可以發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前的企事業(yè)檔案信息管理雖然不遺余力地引進(jìn)一些現(xiàn)代化的管理方法和設(shè)備，但是理論性質(zhì)的服務(wù)理念依然沒有獲得太大地改變，工作人員完全地秉承著“以完成任務(wù)去完成工作”的理念去工作，沒有太多的工作熱情和積極性。當(dāng)前國內(nèi)企事業(yè)單位的檔案信息管理，非常奇怪的一部分內(nèi)容在于他們都沒有形成良好的服務(wù)意識(shí)和觀念，工作人員都沒有認(rèn)識(shí)到自己工作的重要性，僅僅認(rèn)為檔案管理是公司的一個(gè)必要部門，按秩序去完成其中的工作即可。在這種心理的推動(dòng)下，很多的工作人員開始出現(xiàn)了懈怠的心理，不愿意積極主動(dòng)地完成工作，采取了敷衍的工作方式。而現(xiàn)階段的檔案管理，不僅對(duì)整體的服務(wù)效益有著相當(dāng)大的影響，而且成為了服務(wù)鏈中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，能夠?yàn)榭蛻籼峁┳顬橹苯忧袑?shí)的服務(wù)。如果在這個(gè)時(shí)期，持續(xù)保持以往的檔案信息管理狀態(tài)，將會(huì)直接影響到整體的服務(wù)質(zhì)量，對(duì)于企事業(yè)單位的工作進(jìn)程將會(huì)產(chǎn)生較多的阻礙。為此，我國國內(nèi)的企事業(yè)單位，需要對(duì)當(dāng)前時(shí)代下的檔案信息管理內(nèi)容進(jìn)行多方面地完善，秉承單位內(nèi)部的服務(wù)理念，采取最為合理的管理方法，進(jìn)而推動(dòng)整體服務(wù)質(zhì)量的提升。

一、分層管理法

在現(xiàn)階段的企事業(yè)單位中，存在相當(dāng)多的信息資料需要進(jìn)行合理地分類和整理，如果本身的檔案數(shù)據(jù)資料過于冗雜，將不利于服務(wù)工作的開展，查閱資料的速度會(huì)顯地十分慢，難以滿足人們的實(shí)際工作要求。分層管理方案便是應(yīng)對(duì)這種狀況的最好管理方式，它的特點(diǎn)主要凸顯于針對(duì)性的分層管理上，即在收集整理資料信息的基礎(chǔ)上，對(duì)全部的信息資料加以分類，分類的標(biāo)準(zhǔn)一般被定為服務(wù)對(duì)象，根據(jù)不同的服務(wù)對(duì)象，進(jìn)行科學(xué)的分類。之后再根據(jù)不同的類別，提供最為切實(shí)的檔案信息服務(wù)。相比于其他的檔案信息管理方法而言，分層管理法的實(shí)踐性相當(dāng)強(qiáng)，實(shí)效性也會(huì)更高。需要注意的是，在以往的企事業(yè)單位工作中，已然有相當(dāng)一部分的檔案管理人員對(duì)各種資料進(jìn)行了分類，因而很多人將分層管理法視為一種陳舊的管理辦法，本身的實(shí)際效用已然發(fā)揮到了極致，沒有太多提升的空間。但是本文中的分層管理法，并不是簡單的檔案分類，而是整體檔案管理中的分類，包括檔案服務(wù)對(duì)象、信息收集目標(biāo)、信息資料內(nèi)容，同時(shí)，還有必要在檔案信息管理部門下，分設(shè)一些下屬部門，由這些部門分別對(duì)自己的工作內(nèi)容進(jìn)行管理。此外，對(duì)于不同部門所提供的服務(wù)內(nèi)容，也需要有一定的區(qū)別。分層管理法的科學(xué)性，主要體現(xiàn)在服務(wù)理念的遵循上，之所以要開展多樣的服務(wù)內(nèi)容，最主要的原因在于服務(wù)對(duì)象的不同上，人們?cè)趯?shí)際的工作中，所需要的檔案信息服務(wù)內(nèi)容是不同的，對(duì)它們進(jìn)行科學(xué)有效地區(qū)分，能夠使整體的管理流程更加科學(xué)有效，人們能夠從中迅速有效地找到自己想要的檔案資料。分層管理法的開展，在于對(duì)管理主體、管理對(duì)象、管理內(nèi)容的細(xì)化，而其中的細(xì)化管理，不僅是整體工作開展的基礎(chǔ)，而且是優(yōu)化服務(wù)質(zhì)量的主要方法。現(xiàn)階段的企事業(yè)單位工作，十分注重對(duì)工作的細(xì)化，而且只有對(duì)工作進(jìn)行細(xì)化，只能實(shí)現(xiàn)精細(xì)化的管理，為人們提供更好的服務(wù)，因而企事業(yè)單位的檔案信息管理，需要實(shí)時(shí)地應(yīng)用分層管理法，以提高自身的工作效益。

除了上述的各種優(yōu)點(diǎn)以外，分層管理法還有著一定的局限性，如果企事業(yè)單位的檔案信息管理工作，本身并沒有太大的工作量，如果再對(duì)其進(jìn)行分類，將會(huì)是畫蛇添足的行為，對(duì)于整體的服務(wù)質(zhì)量提升，并沒有太大的作用。而且，在應(yīng)用分層管理方案的時(shí)候，需要對(duì)服務(wù)內(nèi)容和服務(wù)主體進(jìn)行一定的分類，而相當(dāng)多的企事業(yè)單位沒有明確的分類標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致很多檔案信息，在進(jìn)行查閱的時(shí)候，出現(xiàn)較多的阻礙。同時(shí)，在檔案信息管理部門下分設(shè)相應(yīng)的分類部門之后，一旦服務(wù)內(nèi)容和責(zé)任出現(xiàn)不明確的狀況，將會(huì)嚴(yán)重影響到檔案信息服務(wù)工作的正常開展。此外，分層管理法的開展，對(duì)于管理內(nèi)容的分類，并沒有明確的分類標(biāo)準(zhǔn)和方向，很多的檔案管理人員，習(xí)慣于按時(shí)間進(jìn)行分類，將較為陳舊的檔案劃分到一個(gè)下屬部門，較為新穎的檔案劃分到另一個(gè)下屬部門，以促進(jìn)整體工作效益的提升。但是，在實(shí)際的工作中，這些管理人員又發(fā)現(xiàn)了一些嚴(yán)重的問題，那就是時(shí)間的劃分上，不能確定最為合適的時(shí)間標(biāo)準(zhǔn)。大多數(shù)的企事業(yè)單位在運(yùn)用分層管理法的時(shí)候，將時(shí)間的標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置為兩年，兩年以前的屬于陳舊的資料內(nèi)容，兩年以內(nèi)的屬于較為新穎的資料內(nèi)容。在這樣的分層管理中，檔案管理人員需要對(duì)檔案不斷地進(jìn)行更新工作，嚴(yán)重影響了正常工作地進(jìn)行。

二、數(shù)據(jù)庫結(jié)合法

信息時(shí)代的到來，人們的生活發(fā)生了很大的變化，很多傳統(tǒng)的內(nèi)容得不到人們的認(rèn)可，而且不再是當(dāng)前社會(huì)的主題。在現(xiàn)階段的企事業(yè)單位管理中，存在一種科學(xué)有效的管理方法，即數(shù)據(jù)庫結(jié)合法，將現(xiàn)有的管理設(shè)備和管理方法，與數(shù)據(jù)庫完好地結(jié)合起來，雙方進(jìn)行科學(xué)地互動(dòng)合作，進(jìn)而使得檔案信息管理的工作內(nèi)容更加完善科學(xué)。數(shù)據(jù)庫結(jié)合法的運(yùn)用基礎(chǔ)，在于對(duì)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫的完善，在這個(gè)過程中，檔案管理人員需要優(yōu)先利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，創(chuàng)設(shè)出獨(dú)立的數(shù)據(jù)庫，并將收集整理到的全部內(nèi)容，實(shí)時(shí)地輸入其中，以提高整體的服務(wù)效率。數(shù)據(jù)庫結(jié)合法的最大效用在于，檔案管理人員能夠在最短的時(shí)間內(nèi)，迅速有效地為客戶找尋到相應(yīng)的檔案信息，并選取針對(duì)性的服務(wù)內(nèi)容進(jìn)行服務(wù)。現(xiàn)階段的企事業(yè)單位檔案管理，運(yùn)用最多的方法都是數(shù)據(jù)庫結(jié)合法，將企事業(yè)單位的整體檔案管理與服務(wù)，完全地與數(shù)據(jù)庫結(jié)合起來，雙方相輔相成。由于互聯(lián)網(wǎng)是該項(xiàng)工作開展的基礎(chǔ)，因而這種方案下的檔案管理最為完善科學(xué)。同時(shí)，傳統(tǒng)的檔案管理采用的主要的是紙質(zhì)資料的收集整理，當(dāng)前的檔案管理在采用全新的數(shù)據(jù)庫以后，能夠全面地更新檔案管理方法，為人們提供最為切實(shí)的服務(wù)，而且信息資料的收藏空間將會(huì)變得相當(dāng)大，不會(huì)像傳統(tǒng)的檔案管理那樣，需要對(duì)檔案進(jìn)行翻閱查找，整體的搜尋過程十分不易。

數(shù)據(jù)庫結(jié)合法也有著自己的缺點(diǎn)，它的最大缺點(diǎn)在于網(wǎng)絡(luò)的特點(diǎn)，即面向的人群是全體的社會(huì)人。因而在運(yùn)用它進(jìn)行管理的過程中，容易受到外界的直接威脅。最主要的行為體現(xiàn)在數(shù)據(jù)信息的直接侵入上。隨著科學(xué)技術(shù)的逐漸完善和更新，越來越多的人群掌握了相當(dāng)多的信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)手段，而其中不乏存在一些社會(huì)的不良分子，他們對(duì)于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，更多地偏向于資料的盜取或刪除。雖然企事業(yè)單位的數(shù)據(jù)庫建立相對(duì)較為獨(dú)立，但是始終建立在互聯(lián)網(wǎng)的基礎(chǔ)上，于是長期面臨著外界的各種挑戰(zhàn)和威脅。而一旦檔案信息資料遭到損毀，無疑是對(duì)檔案管理部門的致命打擊，整個(gè)部門會(huì)趨向于癱瘓。在這樣的狀況下，檔案管理人員首先需要具有極高的專業(yè)素質(zhì)，高效地操作電腦，并將數(shù)據(jù)庫的防護(hù)措施進(jìn)行全面的完善，使得整體的工作效益趨向于最高。

三、自我檔案管理

在新時(shí)期的經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)展過程中，企事業(yè)單位工作的工作開展，首先必須具有一定的工作理念，而當(dāng)前的社會(huì)，企事業(yè)單位的工作，面向的更多是不同的人群，因而整體的服務(wù)理念也應(yīng)該服務(wù)于人。為此，一部分企事業(yè)單位對(duì)現(xiàn)有的檔案管理工作進(jìn)行了創(chuàng)新，開辟了自我檔案信息管理的方式。這種檔案信息管理檔案，雖然十分推崇客戶的自我管理，但指地并不是完全地將管理權(quán)利和流程賦予客戶，而是為客戶提供一定的管理平臺(tái)，由客戶對(duì)自己的信息進(jìn)行更新、完善以及查閱，后臺(tái)的服務(wù)依舊是由企事業(yè)撾壞牡蛋腹芾聿棵趴展。在現(xiàn)代化的經(jīng)濟(jì)建設(shè)進(jìn)程中，自我檔案管理明顯屬于一種十分大膽的想法，并且也具有了相當(dāng)高的可行性。在實(shí)際的檔案管理工作中，一旦客戶產(chǎn)生了檔案信息服務(wù)的需求，首先需要與檔案管理人員取得聯(lián)系，然后將自己的實(shí)際需求內(nèi)容完全地闡述給管理人員，然后再由管理人員進(jìn)行相應(yīng)資料的檢索。這個(gè)過程相對(duì)較為麻煩，而且很多時(shí)候容易出現(xiàn)多種失誤的現(xiàn)象，不利于整體檔案管理質(zhì)量地提升。而在自我檔案管理當(dāng)中，客戶可以根據(jù)自己的主題需求，直接地檢索自己想要得到的檔案信息，并進(jìn)行知識(shí)體系內(nèi)容的攫取。

自我檔案管理也存在一定的不足之處。對(duì)于自我檔案的管理，首先需要人群具有一定程度的認(rèn)知基礎(chǔ)和對(duì)先進(jìn)設(shè)備的運(yùn)用能力，如果客戶不具備這些方面的內(nèi)容，那么自我檔案管理將不會(huì)產(chǎn)生實(shí)際的效用。而事實(shí)上，現(xiàn)階段的國內(nèi)人群體系，雖然知識(shí)人群占據(jù)了很大的比例，但是依然有相當(dāng)一部分人群，缺乏良好的科技認(rèn)知和使用能力，因而自我檔案管理對(duì)這部分人群是不適用的。為此，企事業(yè)單位的檔案管理，往往不能全方位地采用自我檔案管理，還需要秉承服務(wù)理念，根據(jù)客戶的不同狀況，制定最為切實(shí)的服務(wù)內(nèi)容，以獲得人們的支持，進(jìn)而產(chǎn)生相當(dāng)大的服務(wù)效益。

結(jié)束語

新時(shí)代的企事業(yè)單位檔案管理，在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重重挑戰(zhàn)下，必然需要進(jìn)行多方面的改革，無論是哪種管理方法的選擇，都需要秉承嚴(yán)格的服務(wù)理念，切實(shí)地為公眾提供服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

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第8篇

關(guān)鍵詞：地理信息系統(tǒng)；城建檔案；應(yīng)用；

Abstract: urban construction archives based on Geographic Information System Based on the combination of GIS, archivesclassification management mode, is a leap of traditional managementmode, but also the future development trend of urban construction archives management, so that the urban construction archives into a new field.

Keywords: geographic information system; urban construction archives; application;

中圖分類號(hào)：TU74文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：2095-2104(2013)

地理信息系統(tǒng)從50年代開始提出概念到現(xiàn)在，不斷得到發(fā)展和完善，并廣泛得到應(yīng)用。日益發(fā)展起來的城市信息系統(tǒng)作為地理信息系統(tǒng)的一個(gè)重要部分，已被視為現(xiàn)代城市建設(shè)管理的一項(xiàng)重要指標(biāo)。80年代，城市地理信息系統(tǒng)開始在我國“登陸”，其影響和作用不斷擴(kuò)大。現(xiàn)在，我國有十幾個(gè)城市已建立具有一定規(guī)模的城市地理信息系統(tǒng)。各個(gè)城市建立起來的城市地理信息系統(tǒng)在規(guī)模上可能有一定差異，但是，基本上都是以城市基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)庫為核心，以服務(wù)于建設(shè)各行各業(yè)為目的而進(jìn)行開發(fā)建立的。

(圖一) 一個(gè)完善的城市地理信息系統(tǒng)

一個(gè)完善的城市地理信息系統(tǒng)包含的功能內(nèi)容大致可以用(圖一)進(jìn)行說明。

城建檔案館作為城市建設(shè)檔案資料的中心，從(圖一)可以看出，它是城市地理信息系統(tǒng)的一個(gè)重要的數(shù)據(jù)源。城市地理信息系統(tǒng)可以在城建檔案管理中充分得到運(yùn)用發(fā)展，并可以把城建檔案管理帶入全新領(lǐng)域。雖然目前國內(nèi)充分利用城市地理信息系統(tǒng)來管理城建檔案基本上還是一塊空白，但地理信息系統(tǒng)在城建檔案管理中的廣泛應(yīng)用已是一種勢不可擋的潮流，是大勢所趨。而且，與現(xiàn)在大多采用的檔案管理系統(tǒng)相比，具有極大優(yōu)越性，在許多方面是一般檔案管理系統(tǒng)不可能做到的。

城建檔案館現(xiàn)在對(duì)城建檔案的管理是按檔案三級(jí)分類進(jìn)行的，微機(jī)自動(dòng)化檔案查詢檢索管理系統(tǒng)也是基于檔案分類分級(jí)管理方法而開發(fā)設(shè)計(jì)的。城建檔案的分類分級(jí)管理方法，確實(shí)使城建檔案進(jìn)入了科學(xué)有序的管理階段，應(yīng)該說是一個(gè)較好的管理方法。然而，城建檔案不同于文書檔案，也不同于圖書資料，它具有自己的特點(diǎn)，筆者在長期的檔案管理過程中，發(fā)現(xiàn)檔案的分類分級(jí)管理及微機(jī)自動(dòng)化檢索查詢?cè)诠芾怼⒉僮魃嫌幸欢y度。地理信息系統(tǒng)應(yīng)用于城建檔案管理不僅對(duì)傳統(tǒng)管理方法是一個(gè)有益補(bǔ)充，而且可以把城建檔案事業(yè)建設(shè)引向一個(gè)全新領(lǐng)域。

城建檔案按門類劃分為十八個(gè)大類，一百多個(gè)屬類。但是，如果對(duì)城建檔案按性質(zhì)劃分，大體可以分為三方面：

①城市基礎(chǔ)信息的檔案資料(如規(guī)劃、地形勘測、道路管線等)；

②城市建設(shè)業(yè)務(wù)管理檔案資料；

③工程性質(zhì)檔案資料(含聲像)。

對(duì)于城市基礎(chǔ)信息方面的檔案資料的管理，由于城市地理信息系統(tǒng)具有強(qiáng)大的圖形功能，不僅能建立圖形數(shù)據(jù)庫，而且能建立圖形要素的拓?fù)潢P(guān)系，具有較強(qiáng)的多層次空間疊置分析統(tǒng)計(jì)功能，既可以保持對(duì)城市歷史基礎(chǔ)信息資料的查詢、統(tǒng)計(jì)、分析功能，又可以保持城市基礎(chǔ)信息資料的現(xiàn)時(shí)性，實(shí)現(xiàn)城市信息資料的動(dòng)態(tài)管理，及時(shí)、準(zhǔn)確、方便、可靠地提供利用，是一般檔案管理軟件系統(tǒng)無法實(shí)現(xiàn)的。

對(duì)于城市建設(shè)業(yè)務(wù)管理方面的檔案資料，由于其直接形成于城市建設(shè)的各個(gè)部門，有一定的時(shí)間順序，條目清楚，只需建立一個(gè)相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(最好在地理信息系統(tǒng)的支持下)，就可以方便地對(duì)有關(guān)資料進(jìn)行管理查詢。

城建檔案材料中量最多、最復(fù)雜的就是工程檔案。現(xiàn)在城建檔案館對(duì)工程檔案按門類進(jìn)行劃分，利用微機(jī)，基本上能夠完成檔案的科學(xué)有序、自動(dòng)化迅速檢索的管理過程。就這一點(diǎn)而言，由于地理信息系統(tǒng)強(qiáng)調(diào)側(cè)重的是圖形屬性，似乎與工程檔案的管理沾不上邊。可是，現(xiàn)在檔案目錄分類分級(jí)的管理方法及微機(jī)自動(dòng)化檢索管理方法在操作上有時(shí)不好把握，而利用地理信息系統(tǒng)恰恰可以彌補(bǔ)這一方面的不足。

城建檔案傳統(tǒng)管理方法在管理操作過程中不好把握之處，體現(xiàn)在以下幾方面：

一、城建檔案按大類、屬類、小類進(jìn)行劃分，有時(shí)在大類與大類之間，屬類與屬類之間，小類與小類之間不好把握與操作，處于模棱兩可，不知所措的境地。

二、城建檔案按門類進(jìn)行管理，庫房里大類與大類之間，屬類與屬類之間，小類與小類之間都需要預(yù)留空間，既浪費(fèi)庫房、空調(diào)，同時(shí)還不可避免地要經(jīng)常發(fā)生倒柜現(xiàn)象，增大工作量。

三、更為嚴(yán)重的是，微機(jī)自動(dòng)化檢索問題。微機(jī)自動(dòng)化管理檢索就是要達(dá)到方便、快速、準(zhǔn)確、可靠的效果，必須注意避免微機(jī)檢索出現(xiàn)陰差陽錯(cuò)、張冠李戴.及“死”檔現(xiàn)象。然而，基于使用分類分級(jí)管理方法而開發(fā)的管理數(shù)據(jù)庫軟件，往往不可避免地出現(xiàn)這種現(xiàn)象。

常規(guī)工程檔案的檢索方法大體分為以下幾種：分類號(hào)檢索法、時(shí)間檢索法、地點(diǎn)檢索法、名稱檢索法(工程名稱、單位名稱)等。分類號(hào)檢索法，要求分類正確而不含糊；時(shí)間檢索法，要求能提供確切的時(shí)間，然而隨著時(shí)間的推移，經(jīng)辦人員的調(diào)離，不可能知道得很確切；地點(diǎn)檢索法，由于地點(diǎn)范圍廣而含糊，也不好操作把握。上述提到的檢索方法，都只是縮小到一定的檢索范圍，還不能快速、準(zhǔn)確、唯一地查詢到所需要的檔案，都必須再利用名稱檢索法。

工程從報(bào)建到竣工以及管理過程中，工程名稱有其重要的意義，然而，由于工程名稱的更改、籠統(tǒng)、不規(guī)范等原因，就給檔案管理、微機(jī)自動(dòng)化檢索造成困難和麻煩。其表現(xiàn)在：·

①工程名稱更改問題

工程從報(bào)建到竣工及其管理過程中，歷經(jīng)時(shí)間長，由于一些客觀需要，名稱說法會(huì)有所變化，若建設(shè)管理單位沒有及時(shí)作出有關(guān)說明，勢必給檔案管理造成混亂。尤其是小區(qū)建設(shè)中，一期商品房的幢號(hào)到二期建設(shè)，常有隨便更改現(xiàn)象。

②工程名稱的含糊、籠統(tǒng)、重復(fù)問題

例如：xx單位住宅樓、辦公樓、綜合樓，xx學(xué)校的教學(xué)樓、綜合樓，甚至出現(xiàn)xx房地產(chǎn)開發(fā)公司商品房、安置房等工程名稱，這些工程名稱隨著時(shí)間的推移，就會(huì)出現(xiàn)重復(fù)、混亂現(xiàn)象。

③單位名稱問題

單位名稱也是五花八門，全稱與簡稱、機(jī)構(gòu)的調(diào)整增減、歸口隸屬關(guān)系的變化、名稱的更改等，都給檔案管理檢索帶來困難。單位名稱編碼，雖可靠準(zhǔn)確，但不直接。

④名稱寫法輸入的規(guī)范性問題

一個(gè)單位全稱榆入與簡稱輸入，一個(gè)工程全稱輸入與簡稱輸入，按人的判斷邏輯，是完全可以認(rèn)可的，但是微機(jī)卻不可能作出同樣的判斷。因此，檔案就有可能變成“死”檔案。

第9篇

關(guān)鍵詞：檔案；管理；特點(diǎn)

一、文書檔案管理工作的特點(diǎn)及重要性

（一）文書檔案管理的特點(diǎn)

1.保密性：因?yàn)闄n案涉及的信息量特別大，大部分都是對(duì)一些重要信息進(jìn)行歸檔。其中不少信息在一定時(shí)期和階段是不宜公開的，特別涉及到一些核心機(jī)密更有嚴(yán)格的規(guī)定和要求，所以檔案管理工作具有保密性。

2.安全性：檔案管理工作無小事。無論是在檔案的查閱使用上，還是在建立檔案的過程中，都需要建立嚴(yán)格的規(guī)章制度并不折不扣地執(zhí)行，才能確保它的完整和安全。

（二）文書檔案管理的重要性

1.為企業(yè)或單位正確決策提供經(jīng)驗(yàn)或借鑒

由于檔案中所記錄的內(nèi)容都是是人們走過來留下的腳印，是對(duì)歷史的客觀記載和反映，既包括發(fā)展過程的優(yōu)秀成果和成功經(jīng)驗(yàn)，也有對(duì)往事的深刻反省和教訓(xùn)。但“溫故而知新”，“前事不忘，后事之師”。這就為企業(yè)或單位決策提供了很好的經(jīng)驗(yàn)或借鑒，避免再走彎路或少走彎路。

2.為企業(yè)或單位繼往開來提供條件

任何企業(yè)或單位的發(fā)展都有它自身的過程和規(guī)律，有它的連貫性和延續(xù)性，需要承前啟后、繼往開來。文書檔案管理工作為企業(yè)或單位的發(fā)展提供了最完善的系統(tǒng)資料，方便做出科學(xué)合理的分析，是制定科學(xué)發(fā)展的最好參考資料和基礎(chǔ)。

二、文書檔案整理保管方法創(chuàng)新的必要性

目前的檔案整理與保管工作勢必要順應(yīng)時(shí)代的要求。因?yàn)楝F(xiàn)階段保管與整理的方法還相對(duì)落后，這樣就使得工作的效率偏低。同時(shí)，在經(jīng)濟(jì)體制改革的大背景下，文書檔案的整理與保管工作所面臨的諸多問題暴漏無疑。所以整理與保管方法的變革與創(chuàng)新就是新的趨勢。

（一）現(xiàn)代管理技能必須得到有效應(yīng)用

社會(huì)進(jìn)人了信息化時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境要求各項(xiàng)工作都適應(yīng)其內(nèi)外環(huán)境。在數(shù)字和網(wǎng)絡(luò)社會(huì)里，文書檔案的管理方法若能和飛速發(fā)展的計(jì)算機(jī)技術(shù)有效的結(jié)合，勢必會(huì)提高工作的效率，達(dá)到預(yù)期的效果。在對(duì)文書檔案進(jìn)行整理的過程中，需要注意采取合適的辦法給檔案進(jìn)行分類處理，并充分利用現(xiàn)代先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，以此來提高工作效率。而且，將現(xiàn)代檔案管理技術(shù)應(yīng)用在文書檔案管理工作中，也是未來文書檔案發(fā)展的主要方向。

（二）現(xiàn)代整理手段必須得到有效應(yīng)用

就日前來看，計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用大大的提升了工作的效率，文書檔案的整理與保管工作也不例外。這項(xiàng)工作中對(duì)計(jì)算機(jī)的運(yùn)用較以前來說是一項(xiàng)重大的突破。打破了傳統(tǒng)的紙質(zhì)文書檔案的整理方法，避免了工作強(qiáng)度大，效率低的缺陷。運(yùn)用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行整理就會(huì)達(dá)到事半功倍的效果。

三、如何做好文書檔案的整理工作

（一）分類方法

文書檔案工作中最常見的三類分類方法，主要分為：年度分類法、組織機(jī)構(gòu)分類法和問題分類法。

1.年度分類法就是根據(jù)形成和處理文件的年度，是通過將全宗內(nèi)的所有文書檔案按照時(shí)間為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行逐步區(qū)分，通過形成年限逐次排開。運(yùn)用年度分類法，要求根據(jù)文件的準(zhǔn)確日期將文書檔案進(jìn)行歸納，并且注明其形成的實(shí)踐，這是確保分類質(zhì)量和效率的關(guān)鍵，同時(shí)也是在當(dāng)前實(shí)際工作中能夠合理完善檔案分類工作的有效措施。

2.組織機(jī)構(gòu)分類法就是根據(jù)文書處理階段形成和處理文件的承辦單位進(jìn)行分類。它以立檔單位內(nèi)部的組織機(jī)構(gòu)為標(biāo)準(zhǔn)，按不同的機(jī)構(gòu)分別設(shè)置類目。

3.問題分類法就是按照文件內(nèi)容所反映的問題或“事由”將文書檔案劃分成各個(gè)類別。

（二）檔案裝訂

檔案裝訂是文書檔案整理工作的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。一般說來，普通文件一份裝訂一次，有些文書的批復(fù)和請(qǐng)示可以合并歸成一件，如果頁數(shù)太多當(dāng)然可以分成兩件或者多件。

（三）檔號(hào)章與頁碼編寫

檔案管理中章與頁碼編寫是最細(xì)微繁瑣的上作之一，頁碼編號(hào)的有序可以提高文書與檔案管理的工作效率。所有文件的右上部位應(yīng)當(dāng)加印檔號(hào)章，檔號(hào)章上填寫檔案內(nèi)容，內(nèi)容包括檔案號(hào)碼、所屬年份、機(jī)構(gòu)代號(hào)、問題代號(hào)、保管時(shí)限、館編件號(hào)等項(xiàng)內(nèi)容。重點(diǎn)應(yīng)當(dāng)強(qiáng)調(diào)檔案號(hào)碼的填寫，按照分類標(biāo)準(zhǔn)的不同，檔案號(hào)碼要從分類、保管時(shí)限的低級(jí)順序向高級(jí)順序依次進(jìn)行。

四、如何做好文書檔案的信息保管工作

通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)輔助檔案文件保存期限的辦法，主要應(yīng)用的是抽詞比較法。抽詞比較法可以按照不同的時(shí)間按照批次處理。當(dāng)然進(jìn)行這種方法的時(shí)間比較靈活，可以根據(jù)工作的進(jìn)度來實(shí)施，可以隨時(shí)辦理，不局限于哪個(gè)月或者哪天。首先，將檔案管理所涉及到的一系列因素編制納人索引表，其中包括文件責(zé)任人、內(nèi)容、種類等等。這個(gè)過程可以有主要和次要之分。按照一定規(guī)范要求給每個(gè)詞條打分，把其余的詞條錄人到計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫，歸之為自學(xué)習(xí)系統(tǒng)，形成后各建詞表。其次，根據(jù)不同的要求，對(duì)文書檔案的文件格式進(jìn)行不同的設(shè)置。

五、結(jié)論

新時(shí)期企業(yè)核心競爭力的提高與簡單便捷的文書檔案整理保管方法是密不可分的。檔案事業(yè)的發(fā)展離不開創(chuàng)新，檔案管理工作是否有序高效直接影響著企業(yè)的工作進(jìn)程。因此，相關(guān)工作人員必須提高工作意識(shí)，轉(zhuǎn)變陳舊觀念，勇于大膽創(chuàng)新，積極投人實(shí)踐。充分利用現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)資源。把新時(shí)期文書檔案的整理與保管工作推向新臺(tái)階。

參考文獻(xiàn)：

[1]張瑋，許辰弘.與時(shí)俱進(jìn)，更新觀念，做好現(xiàn)代企業(yè)的文書檔案管理工作[J].黑龍江電力，2003（03）.