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【關(guān)鍵詞】企業(yè)檔案；管理體系；建設(shè)措施
企業(yè)檔案對于企業(yè)自身的發(fā)展有著極其重要的作用，為此做好企業(yè)檔案的管理，加強企業(yè)檔案管理體系的建設(shè)就顯得非常必要，如何加強企業(yè)檔案管理體系的建設(shè)，成為了相關(guān)工作者急于探討解決的問題。基于此，本文就加強企業(yè)檔案管理體系建設(shè)的措施進行了探討，給出了一系列相應的措施，相信對有關(guān)方面的需要能有一定的幫助。
1.建立與完善檔案管理組織與制度體系，打好“依法治檔”攻堅戰(zhàn)
檔案管理組織與制度體系是檔案管理法治化的一把大刀，是“依法治檔”的根本保障。在組織體系中，特別要打破過去每個部門設(shè)立一名兼職檔案員的做法，尊重“誰形成誰移交”的原則，把形成檔案的所有崗位都列入檔案管理組織體系范圍，并且把每個部門的主要技術(shù)負責人指定為部門主要兼職檔案人員。新型的組織機制，注重檔案管理網(wǎng)絡功能的發(fā)揮與網(wǎng)絡結(jié)構(gòu)的包容性，無論部門與人員如何調(diào)整都不會削弱網(wǎng)絡功能，強調(diào)責任到具體“崗位”與“人”，是檔案管理體系的組織基礎(chǔ)與人力保證。由于現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營模式的綜合性和多樣性，所形成的檔案屬文書檔案的范疇，而建設(shè)工程檔案則屬于科技檔案的范疇，應按照檔案各自的形成規(guī)律和管理標準進行科學管理。結(jié)合企業(yè)實際編制檔案的分類方案，制定各類檔案的管理標準。并注重檔案信息的管理，用科學的方法和現(xiàn)代化的管理手段借助計算機技術(shù)，對檔案信息進行綜合管理，建立數(shù)字化全文數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)科學、方便、快捷的檔案管理和利用。
在制度體系中，首先要對國家、地區(qū)與行業(yè)的規(guī)范作全面深入的總結(jié)與梳理，在尊重國家規(guī)范的前提下，從行業(yè)的角度，結(jié)合企業(yè)自身的特點進行制訂與修訂。要突出在信息化背景下“收集是檔案第一要務”“簡化整理”“注重服務功能”，強調(diào)規(guī)范的實際可操作性。宏觀層面修訂《檔案管理辦法》，微觀層面修訂各類檔案的收集、整理、保管、利用、考核等全過程的檔案管理規(guī)范體系，制訂側(cè)重于企業(yè)信息化、檔案數(shù)字化、資源整合與共享的檔案信息化管理規(guī)范體系，以及檔案管理的各類制度體系。對于信息化的新產(chǎn)物――數(shù)碼照片、視頻文件的管理，結(jié)合實踐，進行科學創(chuàng)新，制訂《照片與視頻檔案管理規(guī)范》。制度體系建設(shè)是一項長期的工作，要不斷去探索、發(fā)現(xiàn)、改進、優(yōu)化制度中存在的問題，并記錄下來，積累到一定程度集中修訂與完善，保障制度的有效發(fā)揮，堅決打好“依法治檔”的攻堅戰(zhàn)。
2.創(chuàng)建信息時代檔案流程管理體系，避免制度流于形式與表面
在傳統(tǒng)檔案管理中，往往制度流于形式，工作銜接上不協(xié)調(diào)，細節(jié)上缺乏具體的操作方法，存在責任不明、有令不行、執(zhí)行不力等問題，致使檔案收集難、管理難等問題。在日常管理中，很多時候職能部門并不是不愿管或不愿配合，而是缺乏具體的落實與操作細則去指導實踐。流程就是執(zhí)行力，是規(guī)范的具體落實，而規(guī)范又是流程管理的執(zhí)法依據(jù)，兩者相輔相成。流程管理就是將檔案管理的目標進行逐個分解，并具體落實在流程上面，各個環(huán)節(jié)緊密聯(lián)系，有嚴格的先后順序，讓處于流程環(huán)節(jié)中的所有人都懂得，檔案的事務分別由誰來做、怎么做以及如何做好的標準就一目了然。檔案流程化管理，有利于職責清楚、責任分明，消除了人浮于事、扯皮推諉、執(zhí)行不力的痼疾，徹底消除原有工作環(huán)節(jié)之間的摩擦，大大提高檔案管理的效率與管理品質(zhì)。房地產(chǎn)的檔案現(xiàn)代化管理也是如此的。房地產(chǎn)檔案管理要朝著現(xiàn)代化信息化的發(fā)展， 要吧電子管理工程建設(shè)起來， 把電子信息技術(shù)運用到各種檔案考核，檔案管理之中去。
3.定期下達《歸檔任務書》，打破制度的框框，解決檔案收集難
收集是檔案的第一要務，是傳統(tǒng)檔案工作中的難點。《歸檔任務書》是把各門類檔案所要收集的資料集中匯編并明細，將責任落實到崗位與人。《歸檔任務書》打破了規(guī)范的條條框框，尤其在業(yè)務操作上缺乏靈活性以及其內(nèi)容與形式在辦法、規(guī)范中所不能表達的地方，講究實用性與可操作性，是對管理規(guī)范的重要補充，是流程管理的進一步細化與落實，是檔案管理體系的重要組成部分。它緊緊圍繞“收集是檔案工作第一要務”的宗旨，做到“檔案收集全覆蓋”“責任落實全到位”“歸檔資料全明細”，每年根據(jù)企業(yè)發(fā)展的實際情況修訂、編制成冊，并在頭年12月份定期下達，可以徹底解決檔案收集難的問題。
《歸檔任務書》主要包括收集范圍明細表、歸檔文件要求、移交時間及移交要求。特別是收集范圍用各類明細表的形式，羅列重要檔案項目資料的詳細清單，讓部門人員有針對性地去收集。
4.實現(xiàn)規(guī)范化操作，規(guī)范檔案管理操作流程
（1）要對檔案管理的流程有明確的認識，結(jié)合企業(yè)的內(nèi)外因素，全面掌握企業(yè)的業(yè)務進行情況，對企業(yè)業(yè)務的了解不能停留在表面，還要更加深入全面的分析，以了解業(yè)務活動的方方面面，對企業(yè)的業(yè)務活動爛熟于心，對其面臨的問題，問題的對策等等也要下足功夫。
（2）要確定檔案的來源，也就是說確定檔案在哪些業(yè)務過程中形成，這是檔案整理歸檔的依據(jù)，要切實重視起來，避免出現(xiàn)問題。
（3）就要按照一系列流程完成企業(yè)檔案管理的程序，檔案管理工作要做到細心、認真，發(fā)現(xiàn)錯誤及時糾正，以保證檔案具有實用價值。
房地產(chǎn)企業(yè)要想做大做強，就一定不能忽視管理的重要性，我們不難看出，一個企業(yè)的生死存亡往往就決定于一個企業(yè)的管理水平的高低，企業(yè)要樹立正確的認識，將管理貫徹企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的始終，對于房地產(chǎn)企業(yè)來說，檔案管理應當引起足夠的重視，作為企業(yè)管理活動中的重要一環(huán)，其作用不容小覷。俗話說，千里之堤毀于蟻穴，一個小小的紕漏就可能引發(fā)大的危機，所以對企業(yè)來說要不斷提高檔案管理水平，使其為實現(xiàn)企業(yè)利潤的最大化服務。
5.全面整合檔案資源，構(gòu)建檔案信息網(wǎng)絡化與共享
服務整合檔案資源，實現(xiàn)網(wǎng)絡共享，是檔案工作的最終目的與方向。它是以檔案管理系統(tǒng)軟件為橋梁，通過電子數(shù)據(jù)的導入、與企業(yè)主要業(yè)務系統(tǒng)之間的接口鏈接開發(fā)等手段，實現(xiàn)檔案資源的全面整合，通過條目檢索與全文檢索，實現(xiàn)檔案資源的共享服務。房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理的過程， 需要尋求多個企業(yè)的合作， 行業(yè)的合作也將為房地產(chǎn)檔案管理提供更多的發(fā)展空間。各企業(yè)在合作的過程之中， 可以互相學習， 吸收各自的發(fā)展經(jīng)驗和優(yōu)勢， 提高自身的競爭力。
在信息化的現(xiàn)代企業(yè)，要配置適合信息量大、傳播速度快、網(wǎng)絡化的檔案管理的軟硬件設(shè)施設(shè)備，開發(fā)檔案管理系統(tǒng)與企業(yè)主要業(yè)務系統(tǒng)的關(guān)聯(lián)接口，通過創(chuàng)建數(shù)字化檔案室與檔案登記備份，實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案、企業(yè)各業(yè)務系統(tǒng)，各類電子文件等檔案資源的全面整合與網(wǎng)絡共享服務，構(gòu)建檔案信息的網(wǎng)絡化收集、管理、存儲、服務等各環(huán)節(jié)的管理體系。
6.結(jié)語
綜上所述，加強企業(yè)檔案管理體系的建設(shè)對企業(yè)自身的發(fā)展有著極大的促進作用，因此，我們就需要通過有效的途徑，采取有效的措施，做好檔案管理體系相應的工作，以完善和提高檔案管理體系的建設(shè)，從而在一定程度上促進企業(yè)的發(fā)展。 [科]
【參考文獻】
【關(guān)鍵詞】項目檔案；檔案信息化；組織機構(gòu)
隨著國家對軍工研究所固定資產(chǎn)投資力度的加大，對項目竣工驗收的要求也越來越嚴格，固定資產(chǎn)投資項目檔案（以下簡稱項目檔案）驗收作為項目竣工驗收的重要組成部分，其管理體系日益受到關(guān)注，如何有效地提高項目檔案管理水平，順利完成項目竣工驗收任務，是理論與實踐亟待解決的問題。
一、 軍工研究所項目檔案管理面臨的挑戰(zhàn)
（一）上級機關(guān)對項目檔案管理的嚴格要求。早在2007年國防科工局就下發(fā)《固定資產(chǎn)投資項目檔案驗收辦法》，對項目檔案的驗收組織、驗收申請、驗收要求提出了具體指導意見。隨著國家對軍工研究所固定資產(chǎn)投資力度的加大，對項目檔案的管理和驗收要求也越來越嚴格。2013年國防科工局下發(fā)《國防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項目竣工驗收實施細則》，明確規(guī)定“項目進行竣工驗收應完成項目檔案單項驗收”，并指定項目主管部門負責其所屬單位項目檔案單項驗收工作。隨后各軍工集團也出臺相應規(guī)定，進一步規(guī)范項目檔案的驗收工作。如中國兵器工業(yè)集團于2014年印發(fā)《中國兵器工業(yè)集團公司固定資產(chǎn)投資項目檔案驗收評分細則》，作為項目檔案歸檔與驗收量化標準的依據(jù)，該細則從項目檔案基礎(chǔ)管理、項目檔案完整性、準確性、系統(tǒng)性、項目檔案的保管與利用和檔案驗收工作6個方面提出了量化評分標準。
（二） 軍工研究所傳統(tǒng)項目檔案管理模式已經(jīng)落后。軍工研究所固定資產(chǎn)投資項目具有建設(shè)周期長、投資金額大、涉及單位多、參與人員廣、專業(yè)技術(shù)跨度大等特點，批復周期之長可達48個月，項目從資金計劃下達到竣工，需要完成數(shù)百套國內(nèi)外設(shè)備及軟件的訂購與安裝，同時也需要完成大量的基建工程建設(shè)，涉及部門往往包括軍工研究所所有技術(shù)部門、信息安全部門及若干機關(guān)單位部門。此外，隨著軍工研究所信息化水平的提高，OA辦公系統(tǒng)、固定資產(chǎn)投資系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)等一批管理軟件陸續(xù)建立，項目檔案的信息化管理水平也亟待提高。
（三）傳統(tǒng)項目檔案管理體系已不適應軍工研究所精益化、信息化管理的要求。目前很多軍工研究所正進入向精益化、信息化轉(zhuǎn)型升級階段，項目檔案的管理體系建設(shè)也要及時跟上軍工研究所的發(fā)展步伐。項目檔案的管理需要大多數(shù)部門的參與，項目檔案管理部門需要通過實用高效的管理體系，明確每個人在項目檔案管理中的責任、工作內(nèi)容及目標，變靜態(tài)管理為動態(tài)管理，逐步推進項目檔案精細化管理的建設(shè)步伐。軍工研究所很多項業(yè)務，都或多或少與項目檔案業(yè)務有流程和數(shù)據(jù)層面的關(guān)聯(lián)，因此改進項目檔案管理體系，實現(xiàn)與相關(guān)信息系統(tǒng)集成，才能更好地服務于軍工研究所主營業(yè)務。
二、軍工研究所項目檔案管理體系建設(shè)的指導原則
軍工研究所項目檔案管理體系建設(shè)的最終目標為高質(zhì)量通過國防科工局項目檔案驗收。要實現(xiàn)這一目標，必須保證項目檔案管理的高效有序，并通過信息化技術(shù)、領(lǐng)導機構(gòu)設(shè)置、制度約束、激勵評價、溝通交流等手段，對項目檔案管理全過程進行有效控制。具體指導原則是：
（一）加強各部門協(xié)調(diào)。項目檔案管理涉及到方方面面，是一項系統(tǒng)工程，必須各層級各部門集成推進，成立項目檔案領(lǐng)導組織機構(gòu)，建立項目檔案管理團隊，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，實現(xiàn)聯(lián)動，共同建設(shè)項目檔案管理創(chuàng)新體系。
（二）完善相應的制度建設(shè)。要緊密結(jié)合研究所機構(gòu)設(shè)置、職責分工，制定相應的規(guī)章制度，全方位、多角度對項目檔案管理形成約束機制，有力保障項目檔案管理體系的作用。
（三）融入信息化建設(shè)。只有以信息化為手段，使目標管理與過程控制相結(jié)合，加強階段性檢查，才能確保目標實現(xiàn)。
（四）創(chuàng)建激勵機制。應該充分調(diào)動研究所各技術(shù)部門、機關(guān)人員的積極性和創(chuàng)造力，多方面促進項目檔案管理。
（五）打通溝通交流通道。通過參加項目主管部門例會，參加項目設(shè)備到貨驗收、終驗收會議，不定期走訪項目實施部門，增進項目了解，掌握項目資料情況。
三、軍工研究所項目檔案管理體系建設(shè)的內(nèi)容
軍工研究所項目檔案管理體系建設(shè)主要內(nèi)容可概括為：組織機構(gòu)建設(shè)、信息化建設(shè)、管理機制建設(shè)、激勵評價體系建設(shè)、協(xié)調(diào)交流機制建設(shè)。
（一）組織機構(gòu)建設(shè)。為建立健全軍工研究所項目檔案管理體系，形成“統(tǒng)一管理，分工負責”的檔案管理體制，維護項目檔案的完整、準確、系統(tǒng)與安全，軍工研究所應該成立項目檔案工作組織機構(gòu)，由分管檔案工作的副所長擔任檔案工作領(lǐng)導小組主任，各部門領(lǐng)導作為檔案工作領(lǐng)導小組成員，主要職責是貫徹國家和上級部門有關(guān)項目檔案工作的制度和規(guī)范，負責項目檔案工作的組織領(lǐng)導以及重要問題的決策，負責對各單位項目檔案工作日常管理、整改落實情況進行評審、評比和獎勵。這樣項目檔案管理工作有了強有力的領(lǐng)導機構(gòu)，保障軍工研究所項目檔案工作的領(lǐng)導力以及資金、人員、管理等順利落實。
（二）信息化建設(shè)。以信息化手段為支撐，規(guī)范項目檔案管理及歸檔流程。加強項目檔案的過程管理與控制，（下轉(zhuǎn)第131頁）（上接第128頁）必須在管理手段上有所創(chuàng)新，為此應將項目檔案的管理納入軍工研究所檔案管理軟件中，并和項目主管部門的管理軟件深度融合，以實現(xiàn)項目檔案信息資源的全周期管控。以某軍工研究所為例，該研究所項目檔案的管理融入新上線的數(shù)字檔案館軟件中，并與固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)做了接口，實現(xiàn)了項目檔案資料的在線歸檔。通過該接口，各類項目文檔簽署完成后，即可發(fā)起歸檔申請。同時在即將上線的檔案門戶網(wǎng)站上預置了項目檔案入口，通過創(chuàng)建項目檔案門戶的方式，為項目參與各方提供一個高效率信息交流和共同工作的環(huán)境。
（三）管理機制建設(shè)。將項目檔案工作要求納入項目建設(shè)實施計劃，與項目建設(shè)實行同步管理。各部門在簽訂項目建設(shè)合同時，必須將項目文件材料的收集、整理和歸檔要求納入合同條款，以明確責任。簽訂基建項目設(shè)計、施工及監(jiān)理合同、協(xié)議時，應當設(shè)立專門條款，明確需要提交的項目文件材料范圍、份數(shù)，以及整理要求和歸檔責任。簽訂設(shè)備儀器研制或外購合同、協(xié)議時，應當設(shè)立專門條款，明確供方需要提交的文件材料清單及份數(shù)等要求。設(shè)立專（兼）職項目檔案人員，負責項目竣工驗收前管理類、基建類、設(shè)備儀器前期文件材料等項目文件材料的收集、整理和歸檔，負責組織、協(xié)調(diào)和指導項目勘察單位、設(shè)計單位、施工單位和監(jiān)理單位編制項目竣工文件和整理項目文件。
（四）激勵評價體系建設(shè)。成立考核機構(gòu)，制定考核標準，對項目團隊及個人的檔案資料移交情況進行定期化、制度化考核，執(zhí)行激勵與處罰。考核標準主要包括項目檔案工作組織領(lǐng)導情況、歸檔項目檔案的完整性、規(guī)范性、及時性，對項目檔案情況的熟悉程度等，同時給兼職檔案員發(fā)放一定津貼，提高各實施部門和個人參與項目檔案工作的積極性。建立短期激勵體制和長期激勵體制，短期激勵是在每年年底評選出優(yōu)秀兼職檔案員、優(yōu)秀固定資產(chǎn)投資建設(shè)項目先進單位和個人，長期激勵體制是在項目驗收通過后，組織評選項目先進單位與個人，以激發(fā)項目檔案工作參與者的積極性與主動性。
（五）協(xié)調(diào)交流機制建設(shè)。項目檔案管理部門積極參加軍工固定資產(chǎn)投資建設(shè)項目例會。及時掌握各實施部門的工作進度，并將近期項目檔案工作中出現(xiàn)的問題進行探討，參會人員集思廣益，對項目檔案的管理提合理意見或建議。在參加項目例會的同時，綜合檔案館常以走訪形式或開驗收會的方式到各實施部門溝通交流，召開部門工作會議，了解項目檔案工作中遇到的問題，并根據(jù)各部門遇到的具體問題具體分析，為項目實施部門排憂解難，共同促進項目檔案管理工作的進步。
【參考文獻】
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[3]劉守華.用檔案規(guī)范助推工作規(guī)范[J].中國檔案，2015（1）：30-31.
1.缺乏學科檔案管理的有效機制
學科檔案要得到妥善的管理就要有一定的制度做保障，但是在實際的學科檔案管理中，高校缺乏有效的管理制度，管理工作無據(jù)可循，必然會出現(xiàn)嚴重的問題。有些高校即使有管理制度，但是在實際的實施過程中，不夠徹底，只是流于形式，無法從根本上解決管理中出現(xiàn)的問題，規(guī)范學科檔案管理。
2.學科檔案的管理手段滯后
目前的學科檔案管理中，還有很大一部分學校人工進行操作，對檔案進行整理、分類、歸納等，由于工作的任務量比較大，人工操作很容易出現(xiàn)錯誤。高校的學科檔案管理沒有適應現(xiàn)代社會的發(fā)展需要，仍然采用原始的管理手段，效果必然會受到影響。
二、加強大學學科檔案管理建設(shè)的有效對策
1.逐步完善學科檔案管理制度
為加強高校學科檔案管理，就要建立完善的管理制度，為檔案的管理工作提供有力的依據(jù)，首先學校要建立各級檔案管理機構(gòu)，分級對學檔案進行管理，其次要建立完善的學科檔案管理制度，把學科檔案的管理工作納入到日常工作中來，使其更加規(guī)范、科學，能夠合理地反映學校的學科建設(shè)情況。學校的檔案管理部門的專家和學者，要定期到各級檔案管理部門進行指導和監(jiān)督，組織管理人員把學科檔案進行系統(tǒng)整理，加強管理。
2.實現(xiàn)信息化的學科檔案管理
在以往的學科檔案管理中，經(jīng)常是人工操作，在管理中很容易出現(xiàn)不必要的失誤和錯誤，為加強管理工作的質(zhì)量和效率，高校要積極利用現(xiàn)代化的技術(shù)手段，利用計算機進行檔案管理，以提高管理工作的整體效果。在學科檔案管理工作中，可以利用計算機收集和整理相關(guān)的學科檔案信息，建立學科檔案的信息庫，整合所有學科信息資料，建立完善的信息管理體系，并且建立校內(nèi)各院校之間的信息溝通和聯(lián)系，能夠及時找到自己所需的學科信息。由于高校的人數(shù)逐年增多，學科檔案的數(shù)量也逐漸增多，面對龐大的信息量，如果靠人工進行整理和查找，不僅費時費力，結(jié)果也不一定理想，為此，我們可以利用計算機的優(yōu)勢，對學科檔案進行保管，在需要時，能夠及時準確的找到相關(guān)資料，提高工作的效率。
3.加強對學科檔案的評估和檢查力度
在高校管理中，為了提高學科檔案的管理，就要切實加強對學科檔案的評估和檢查，提高廣大教育工作人員的檔案意識，促進檔案管理工作的有效進行，在檔案管理工作中，加強評估和檢查，可以及時發(fā)現(xiàn)檔案中存在的錯誤，并加以改進，使檔案管理工作更加規(guī)范、科學。在學校的整個考核中，要把學科檔案管理工作的審查作為其中的一項，切實提高各級管理人員的學科檔案的管理意識，促進學科建設(shè)的穩(wěn)步發(fā)展。
4.提高學科檔案管理人員的素質(zhì)能力
加強學科檔案的管理工作，也要切實提高學科檔案管理人員的素質(zhì)和能力，使檔案管理人員學習先進的知識，明確網(wǎng)絡化管理和操作的流程和步驟，在實際的工作中能夠更加高效，能夠完美的處理各種問題，強化學科檔案的管理工作。隨著科學技術(shù)的不斷發(fā)展，新技術(shù)的不斷應用，就要求檔案管理人員具有一定的創(chuàng)新精神和能力，能夠適應社會的發(fā)展，促使檔案管理工作更加順利的開展。
三、結(jié)束語
【關(guān)鍵詞】高校 檔案管理 質(zhì)量保障
高校檔案管理的工作是衡量高校教育水平的重要因素，對高校的可持續(xù)發(fā)展起著重要的作用。而且隨著高等教育事業(yè)的不斷發(fā)展，社會的多元化以及政策的改動，高校檔案管理質(zhì)量保障體系需要不斷完善。規(guī)范管理，重視改革，構(gòu)建科學的評估體系，才能使高校檔案管理的工作與時俱進。
一、高校檔案管理工作中的問題
目前，隨著高校教育事業(yè)的不斷發(fā)展與進步，高校檔案管理的工作卻顯得有些滯后。調(diào)查顯示，部分高校對檔案管理工作不給予重視，使高校教育水平有所下降，高校正常運行中遇到諸多問題，主要體現(xiàn)在以下幾方面。
（一）高校檔案工作重視不夠
目前，部分高校缺乏對高校檔案的管理，不給予重視。有的甚至沒有制定規(guī)范的制度，有的雖然制定了一些規(guī)章制度，但是并沒有落實到實處。這些都是高校對檔案工作重視不夠的表現(xiàn)，從而導致高校頻繁出現(xiàn)檔案丟失、破損嚴重等現(xiàn)象，嚴重影響了高校管理工作的進行。
（二）沒有建立長期的管理規(guī)劃
目前，部分高校缺乏對檔案管理的長期規(guī)劃，影響高校管理工作的可持續(xù)開展。雖然有的高校也制定了規(guī)章制度，但是并沒有建立長期的高校檔案的管理規(guī)劃，只在一時有顯著的作用，但長久下去不利于高校教育事業(yè)的發(fā)展。因此，建立高校檔案的長期管理規(guī)劃至關(guān)重要。
（三）資金投入不足
對于部分高校來說，科研事業(yè)和人才培養(yǎng)一直是重點事項，因此對于檔案管理工作就缺乏資金的投入，導致高校的工作無法高效的進行。主要體現(xiàn)在以下幾方面：首先，缺乏對緊急事故處理的資金投入以及規(guī)避風險。例如：檔案長期受潮，導致檔案字跡不清楚，但是卻沒有資金的投入對其進行規(guī)避。其次，對于剛剛接手檔案管理的職員，但是缺乏資金的投入，未對其進行嚴格的培訓，這就使高校教育事業(yè)不能高效的進行。
（四）缺乏規(guī)范的管理制度
目前，對于部分高校來說檔案管理僅僅是簡單的堆砌，并沒有經(jīng)過嚴格的制度分類排放，沒有妥善的保存和歸檔。問題主要體現(xiàn)在以下幾方面：首先，檔案的缺失和遺漏嚴重。例如：在教師做評價時，有的學生沒有上交，沒有做到及時歸檔。其次，檔案管理沒有完善的規(guī)章制度，檔案借閱經(jīng)常出現(xiàn)過期未還，也有可能造成檔案的缺失。
（五）檔案管理措施的落后
目前，全球信息化大爆炸，信息化的管理系統(tǒng)已經(jīng)相當完善。但是部分高校檔案管理的措施還是很落后，采用紙質(zhì)統(tǒng)計管理明顯不及信息系統(tǒng)的管理。人工管理檔案浪費人力又浪費物力，并且效率低，出錯率高，這樣下去不利于高校檔案管理的進程。
二、高校檔案管理質(zhì)量保障體系的建立
綜上所述，高校的檔案管理質(zhì)量保障體系都有所完善，但是想要更好的適應社會的發(fā)展，該體系還需要不斷完善。針對上述存在的問題，下述給予了適當?shù)慕鉀Q措施。
（一）建立完善的管理制度
為了解決高校檔案的管理不規(guī)范，不能及時歸檔，遺漏缺失等問題，高校需要建立完善的檔案管理質(zhì)量保障體系。用來約束借檔者的行為規(guī)范，提高高校教育工作的效率。高校需要做到下面幾點：首先，隨著社會的進步，規(guī)章制度用來約束人們的行為，可以使社會更高效的運行。因此，高校需要制定嚴格的規(guī)范制度，用來規(guī)范借檔者的行為。其次，高校間的實際情況不盡相同，各高校應該根據(jù)自身實際情況，制定出適合本校的最佳制度。
（二）建立完善的管理體系
對于信息化的今天，建立完善的高校檔案管理體系，可以深入到高校的方方面面，在一定程度上可以提高高校的檔案管理效率，為教師和學生提供更好的服務。如何建立完善的管理體系，可以從以下兩個方面進行：首先，高校檔案管理不僅要保存和管理紙質(zhì)版的檔案，而且要對紙質(zhì)版的檔案進行電子版保存，以備日后的查找及永久保存。利用數(shù)據(jù)庫對高校檔案保存的紙質(zhì)版材料進行儲存和備份，數(shù)據(jù)庫可以對檔案進行檢索，這樣既有效地保存了紙質(zhì)版檔案，又可以提高師生們查閱檔案的效率，通過數(shù)據(jù)庫向師生們進行檔案的展示，同時也可以開放很多系統(tǒng)的功能，減少用戶的查詢時間，便于其他人進行查閱。
（三）建立健全的考核機制
對于高校檔案的管理者來說，他們的工作就是服務廣大師生，服務的質(zhì)量好與壞只有通過建立完善的考核機制才可以評鑒。另外，通過完善的考核機制，既能提高高校檔案管理者的工作激情，而且還能夠提升他們的服務意識和服務態(tài)度。建立完善的考核機制可以從以下幾個方面著手，首先，要制定詳細的考核制度，結(jié)合高校檔案管理的特點，細化其標準，考核對象為全體高校檔案管理者，考核內(nèi)容包括工作情況和工作內(nèi)容，老師和學生們要對高校檔案管理者的服務態(tài)度和效果進行評價，客觀上做出評價。其次，加強檔案管理隊伍的建設(shè)，提高他們的素質(zhì)。加強高校檔案管理者在互聯(lián)網(wǎng)這方面的培訓以適應新世紀的要求，對那些服務態(tài)度好或者工作很出色的高校檔案管理者進行一定的物質(zhì)和精神獎勵。
三、結(jié)語
高校檔案管理的工作是衡量高校教育水平的重要因素，對高校的可持續(xù)發(fā)展起著重要的作用。在新時期的挑戰(zhàn)下，需要高校檔案管理質(zhì)量保障體系的不斷完善，建立完善的管理制度與體系，以及建立健全的考核機制，使高校教育事業(yè)高效的用作。
參考文獻：
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測繪科學技術(shù)檔案是指在測繪生產(chǎn)、科學研究、基本建設(shè)等活動中形成的應當歸檔保存的各種技術(shù)文件、技術(shù)標準、原始紀錄、計算資料、成果、成圖、航空照片、衛(wèi)星照片、磁帶、磁盤、圖紙、圖表等……。緣于人們的不熟悉與不了解，在許多人眼里，測繪一直被認為是個范圍較窄且很專業(yè)的領(lǐng)域，但各種各樣基于空間位置服務的社會應用都離不開測繪作保障。進入信息化社會后，據(jù)統(tǒng)計人們每天所接觸到的信息中80％以上與地理空間信息有關(guān)，尤其隨著計算機技術(shù)、空間技術(shù)和信息技術(shù)的發(fā)展，地理信息產(chǎn)業(yè)已經(jīng)成為測繪事業(yè)發(fā)展的重要內(nèi)容，測繪技術(shù)已由傳統(tǒng)的模擬測繪、數(shù)字化測繪轉(zhuǎn)向信息化測繪，測繪的范疇已經(jīng)得到極大的擴展。同時，測繪檔案亦由模擬紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)向基礎(chǔ)地理信息數(shù)據(jù)檔案資料，特別是現(xiàn)階段測繪成果檔案的更新?lián)Q代主要以遙感影像數(shù)據(jù)、航片為數(shù)據(jù)源，數(shù)字測繪成果檔案的數(shù)據(jù)量將跳躍性增長，一個省級的數(shù)字測繪成果檔案資料的數(shù)據(jù)量就達到幾十TB，其信息服務面也迅速擴大，延伸到社會的每一個角落，影響著人們的生活。
現(xiàn)階段的測繪檔案利用
現(xiàn)階段我國正處于實現(xiàn)工業(yè)化、城鎮(zhèn)化與信息化的歷史進程中。測繪檔案首先為城市信息化提供城市電子政務與行業(yè)信息化建設(shè)、社區(qū)信息化、城市電子商務與智能交通、城市公眾信息服務等保障。其次，影響我國經(jīng)濟社會發(fā)展的一個“瓶頸”一資源問題，即水源、能源、土地等問題，測繪檔案在土地詳查、資源勘探、農(nóng)業(yè)水利建設(shè)、能源開發(fā)等諸多方面發(fā)揮著重要作用。第三，在環(huán)境災害監(jiān)測、“三防”體系建設(shè)、抗災與災后重建等方面，測繪檔案的保障作用愈加顯現(xiàn)。第四，隨著電子政務信息化體系的建設(shè)，測繪檔案作為基礎(chǔ)資源廣泛應用于政府管理決策平臺建設(shè)、社會公共管理事業(yè)建設(shè)等領(lǐng)域。
通過對最近幾年測繪檔案的提供利用統(tǒng)計分析研究，有以下特點與趨勢值得我們思考：
1.模擬紙質(zhì)測繪檔案的提供量總體呈下降趨勢。模擬紙質(zhì)測繪檔案由于現(xiàn)勢性差、更新周期慢、產(chǎn)品單一，難以滿足計算機輔助設(shè)計應用，隨著信息時代的到來，其應用將逐漸減少。
2.數(shù)字測繪檔案的廣泛使用是必然趨勢。數(shù)字測繪檔案具有現(xiàn)勢性好，產(chǎn)品類型多樣化，更新周期快，便于計算機輔助設(shè)計，可以方便實現(xiàn)噴繪紙質(zhì)地圖，適應性強等特點。隨著社會信息化水平的提高，“數(shù)字地球”理念深入人心，各地“數(shù)字城市”框架建設(shè)全面鋪開，政府決策部門使用數(shù)字測繪檔案建設(shè)管理決策平臺，都增加了對數(shù)字測繪檔案的需求。另一方面，政府正在加大基礎(chǔ)測繪事業(yè)的發(fā)展，大力推進數(shù)字測繪檔案的共建共享工作，對社會公益性事業(yè)實行測繪成果無償提供使用，促進測繪成果在政府科學決策、社會公共管理事業(yè)方面的支撐保障作用，可以預見，數(shù)字測繪檔案在社會各領(lǐng)域利用的增長空間是非常大的。
3.信息化建設(shè)戰(zhàn)略的實施是現(xiàn)階段數(shù)字測繪檔案需求不斷增長的重要因素，與此同時促進了測繪事業(yè)特別是地理信息產(chǎn)業(yè)的發(fā)展。隨著政府公共管理的信息化、電子政務的發(fā)展，數(shù)字測繪檔案應用已延伸到社會管理、公共安全管理、應急管理等全新的領(lǐng)域，與以往狹窄的領(lǐng)域差異可謂巨大。如廣東省完成的應急管理系統(tǒng)建設(shè)、抗震系統(tǒng)建設(shè)、地質(zhì)災害及氣象預警預報系統(tǒng)建設(shè)等政府公共管理服務、輔助決策平臺，其中，數(shù)字測繪檔案成果是基礎(chǔ)框架、底層，支撐了上層業(yè)務的運行。
4.測繪檔案提供利用與國家實施的一系列項目特別是重大項目建設(shè)的數(shù)量呈正相關(guān)分布。一系列重大項目的實施帶動了測繪檔案提供數(shù)量的快速增長，兩者的關(guān)聯(lián)性大大增強，呈現(xiàn)周期性變化。第一，重大項目建設(shè)由于經(jīng)濟周期的影響，啟動的建設(shè)項目數(shù)量有其周期性；第二，不同性質(zhì)的重大建設(shè)項目測繪檔案的需求差別很大；第三，測繪檔案的利用也有其應用的周期性。這決定了測繪事業(yè)的發(fā)展要深度融合到經(jīng)濟社會的建設(shè)中，大力生產(chǎn)能滿足社會急需的測繪檔案。
測繪檔案服務管理體系建設(shè)研究
測繪檔案的管理與服務是一個系統(tǒng)的公共服務工程，即提供豐富、可靠、適用的測繪檔案，包括提供模擬地形圖產(chǎn)品、基礎(chǔ)地理信息數(shù)據(jù)產(chǎn)品以及其他標準或非標準的測繪檔案。筆者認為測繪檔案服務體系建設(shè)應考慮以下幾個方面：
1.重視測繪檔案管理與服務工作
測繪檔案管理與服務是國際社會普遍認同的一項重要公益性事業(yè)，政府應給予重視與財政支持。現(xiàn)今的測繪檔案管理與服務已非傳統(tǒng)的手工作業(yè)，隨著計算機技術(shù)與測繪技術(shù)的深度融合，高檔計算機、大型服務器、磁帶庫、磁盤陣列、大型繪圖儀，以及遙感圖像處理、地理信息系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理等工具已經(jīng)成為測繪檔案工作不可缺少的工具，沒有公共財政的支持難以適應現(xiàn)代測繪事業(yè)的發(fā)展，難以發(fā)揮對經(jīng)濟社會建設(shè)的保障支撐作用。
2.館藏檔案資源數(shù)字化
測繪檔案館保存著大量不同年代的測繪檔案，這些地圖檔案是我國測繪科技發(fā)展的真實記載，亦是測繪文化的歷史沉淀。由于年代久遠或被重復提供查閱利用，這些地圖檔案存在磨損或失真的危險。通過利用數(shù)字化技術(shù)將地圖檔案資料轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)資源形式，實現(xiàn)檔案資料基于電子文件的形式進行查閱和提供，避免頻繁使用檔案原件，這對科學長遠地保存地圖檔案資料和方便使用是十分重要的，也順應了數(shù)字檔案館所主張的檔案管理信息化的新趨勢。
3.檔案服務管理信息化
(1)檔案目錄數(shù)據(jù)庫與元數(shù)據(jù)庫是信息化管理的基礎(chǔ)性資源，檔案目錄數(shù)據(jù)庫主要實現(xiàn)檔案資源管理的問題，元數(shù)據(jù)庫主要實現(xiàn)檔案資源利用的問題，屬于信息資源目錄體系。信息資源目錄體系是支撐信息資源的開發(fā)利用的重要技術(shù)基礎(chǔ)，作為信息資源共享與交換的基本手段，必將在今后的政務、商務以及面向公眾的信息服務中發(fā)揮更大的作用。測繪檔案是基于地理位置服務的信息資源，可根據(jù)空間特性，構(gòu)建基于網(wǎng)絡化的測繪檔案目錄和元數(shù)據(jù)系統(tǒng)，實現(xiàn)目錄信息資源的空間可視化表達、檢索方式的多樣化，促使傳統(tǒng)的條目式目錄向圖文一體化轉(zhuǎn)變，單一滯后的交流方式向多樣的網(wǎng)絡化模式轉(zhuǎn)變。
(2)完善測繪成果副本與目錄匯交機制，覆蓋國家級、省級、市縣級的測繪檔案目錄與交換體系的建立，是實現(xiàn)跨行
業(yè)、跨部門的數(shù)據(jù)交換機制的重要基礎(chǔ)與途徑，屬于測繪事業(yè)共建共享與社會信息化的組成部分。
(3)檔案管理與服務系統(tǒng)的開發(fā)：建立相關(guān)的規(guī)范、制度、標準與流程，實現(xiàn)歸檔與服務的信息化、智能化，能快速、準確滿足用戶的需求。
4.實現(xiàn)測繪檔案由檔案管理機構(gòu)向信息服務機構(gòu)轉(zhuǎn)變
測繪檔案事業(yè)作為基礎(chǔ)公益性事業(yè)，提供公共服務，追求最大的社會效益是測繪檔案管理服務機構(gòu)的核心價值與主題。信息社會的發(fā)展要求檔案管理工作從檔案實體管理轉(zhuǎn)到信息管理上來，樹立開放的服務理念，改變“重藏輕用”的觀念，捕捉社會需求信息，進行測繪檔案的深層開發(fā)，如在測繪檔案的基礎(chǔ)上開發(fā)各種專題應用、編研測繪檔案成果、開展人文教育以傳承測繪文化等，通過多種形式、多種渠道向社會各界提供測繪檔案信息服務，做信息的服務者，而不僅是保管者。
5.加強測繪檔案專業(yè)學術(shù)研究
以往的測繪服務模式偏地圖生產(chǎn)輕服務，測繪檔案專業(yè)學術(shù)薄弱，缺少與檔案行業(yè)和系統(tǒng)內(nèi)的學術(shù)交流活動和聯(lián)系，測繪和檔案學會中未設(shè)置涵蓋測繪科技檔案技術(shù)的委員會。今后必須關(guān)注測繪檔案專業(yè)學術(shù)研究，培養(yǎng)研究氛圍，創(chuàng)造條件，讓更加的人參加到這個體系中來。
6.人才興檔
[關(guān)鍵詞] 高校； 檔案管理； 信息化
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 02. 064
[中圖分類號] G275 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2014）02- 0126- 01
0 引 言
隨著信息化技術(shù)在現(xiàn)代辦公管理中應用的不斷普及，在檔案管理工作中借助于信息化的手段進行管理，已經(jīng)成為當前檔案管理工作的主要技術(shù)手段。通過檔案管理信息化，不僅可以大幅度地提高高校檔案管理工作效率，同時也可以提高檔案管理工作質(zhì)量。但是現(xiàn)階段，由于部分高校檔案管理工作部門的管理理念較為落后，在檔案管理模式上還存在一些問題，導致高校檔案管理工作的整體信息化水平較低。因此，創(chuàng)新高校檔案管理工作，實現(xiàn)高校檔案管理工作的數(shù)據(jù)化、網(wǎng)絡化、智能化以及信息化，已經(jīng)成為當前高校檔案管理工作改革的重點，這對于提升高校檔案管理整體水平也具有非常重要的意義。
1 高校檔案管理工作信息化建設(shè)的意義研究
（1） 高校檔案管理信息化有利于實現(xiàn)檔案資料的深度開發(fā)利用。檔案作為高校教學科研活動的重要記錄，具有較高的信息價值，傳統(tǒng)的人工檔案管理模式在檔案整理完成后，借閱使用效率較低，因而各種有價值的資料得不到開發(fā)利用。通過信息化的檔案管理手段，實現(xiàn)了檔案資料采集、整理、歸檔保存以及查詢使用的快捷化，能夠隨時隨地地為有需求的用戶提供相應的資料查詢服務，因而有助于提高檔案資料的利用價值，對于高校教學科研活動的順利開展也非常有益。
（2） 高校檔案管理工作信息化是高校教學改革發(fā)展的基本要求。在現(xiàn)代化的管理理念下，高校的管理工作早已經(jīng)步入了信息化、自動化與數(shù)字化管理的階段。對于檔案管理工作而言，同樣也應該結(jié)合時展的需要，將信息化的檔案管理作為數(shù)字化校園建設(shè)的重要內(nèi)容，實現(xiàn)高校信息資源網(wǎng)絡體系的健全，并實現(xiàn)高校檔案管理工作的標準與規(guī)范。
（3） 高校檔案管理工作信息化能夠推動文化科技的傳播利用。高校檔案資料作為一個高校教學以及科研活動為主體的資料集，最突出的特點是具有較高的文化科技含量，通過高校檔案管理信息化建設(shè)，能夠?qū)⑦@些寶貴的資源與社會相聯(lián)通，因而能夠?qū)崿F(xiàn)文化科技資源的廣泛傳播與利用，這對于推動社會文化科技的進步具有重要的意義。
2 高校檔案管理工作信息化建設(shè)的基本內(nèi)容
（1） 軟硬件設(shè)施的建設(shè)。高校檔案管理工作的信息化離不開軟硬件設(shè)施的支持，對于硬件設(shè)施主要是提供用于檔案管理工作所需要的計算機以及存儲設(shè)備，工作主要內(nèi)容是做好計算機以及電子文件存儲設(shè)備的安全維護與數(shù)據(jù)備份管理。對于軟件設(shè)施，則主要是選擇操作容易、維護簡便以及具有查詢功能的管理軟件。通過充分、全面的軟硬件設(shè)施，確保高校檔案管理信息化的順利開展。
（2） 高校檔案信息資料。高校檔案信息資料的收集整理主要是按照規(guī)范、標準以及統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式對各種電子文件資源進行整理，可以在檔案管理信息部門設(shè)置中心系統(tǒng)，作為收發(fā)、存儲以及整理電子文件的中轉(zhuǎn)站，提高信息的收集以及保管工作的效率。
（3） 檔案管理系統(tǒng)的安全保密。由于部分高校檔案信息資料屬于具有一定密級的資料，因此對于這些資料，既要確保檔案資料的真實、可靠、完整，同時也要確保電子檔案數(shù)據(jù)庫處于安全可靠的狀態(tài)，對這些電子檔案進行訪問使用必須經(jīng)過相應的授權(quán)后方可執(zhí)行。
3 高校檔案管理信息化完善策略研究
（1） 實現(xiàn)高校檔案管理信息體系的標準化。提高高校檔案管理信息化建設(shè)水平，應該注重對高校檔案管理信息化體系的建設(shè)制定相應的標準。高校檔案管理部門可以結(jié)合國家制定的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》以及《CAD電子文件光盤存貯、歸檔與檔案管理要求》等規(guī)范性的文件，并結(jié)合高校管理部門的實際情況，制定標準的工作流程，指導高校檔案資料的收集整理以及歸檔保存工作。通過這種制度管理的方式實現(xiàn)高校檔案管理的標準化與規(guī)范化，促進高校檔案管理工作的順利開展。
（2） 結(jié)合高校的實際情況建立檔案數(shù)據(jù)庫以及網(wǎng)絡平臺開展檔案管理工作。高校檔案管理部門應該根據(jù)自身的檔案類型將其分為教學科研檔案、黨政管理檔案、教學設(shè)備檔案、基建檔案、人力資源管理檔案以及學籍檔案等幾種類型，分門別類地建立檔案資料數(shù)據(jù)庫。其次，應該根據(jù)高校檔案管理的數(shù)據(jù)庫，建立檔案資源共享網(wǎng)絡平臺，通過網(wǎng)絡平臺，高校內(nèi)部或者是社會機構(gòu)可以通過相應的權(quán)限，對高校檔案資料進行查詢，進而提高高校檔案資料的使用效率。
（3） 提高高校檔案管理部門的工作隊伍的整體水平。高校檔案管理工作人員的能力水平直接關(guān)系到高校檔案管理工作質(zhì)量，因此對于高校檔案管理工作的改進應該提高檔案管理工作人員的能力水平。重點針對檔案管理軟件的使用、資料數(shù)據(jù)庫的維護以及檔案管理理論對工作人員進行教育培訓，以提高其工作能力，確保高校檔案管理工作水平的提高。
4 結(jié) 語
高校檔案管理工作信息化不僅可以確保高校日常教學以及科研活動的順利開展，同時也可以推動高校自身的建設(shè)發(fā)展，對于提高高校的教學科研水平也具有非常重要的作用。因此，高校檔案管理部門應該充分認識到檔案管理信息化建設(shè)的重要性，并積極地完善信息化的檔案管理體系的建設(shè)，推動高校檔案資源的共享以及文化交流的深入開展，實現(xiàn)高校辦學水平的不斷提高。
主要參考文獻
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摘 要 近年來，隨著網(wǎng)絡技術(shù)的普及運用，社會逐漸面向信息化、數(shù)據(jù)化發(fā)展，如何保障信息系統(tǒng)運行的安全性、高效性以及準確性是當前各行業(yè)急需解決的問題。在大數(shù)據(jù)的發(fā)展步伐中，信息系統(tǒng)的規(guī)范化運行維護以及體系建設(shè)日趨重要，檔案管理系統(tǒng)運行維護的主要目的是保證網(wǎng)絡系統(tǒng)的高速運行，逐步提高企業(yè)檔案管理的信息化程度，以此更好的促進數(shù)據(jù)歸檔的有效性。基于此，本文簡要提出企業(yè)檔案管理系統(tǒng)運行維護以及體系建設(shè)的要點，并以石油企業(yè)為例，提出當前我國石油企業(yè)檔案管理系統(tǒng)工作中存在的主要問題以及解決措施，得以為相關(guān)工作人員提供理論參考依據(jù)。
關(guān)鍵詞 企業(yè)檔案管理系統(tǒng) 運行維護 體系建設(shè)
隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理系統(tǒng)在各個領(lǐng)域中的運用更加廣泛，發(fā)展空間也隨著擴大。現(xiàn)階段，為了適應社會發(fā)展的步伐，企業(yè)對其檔案管理系統(tǒng)的運行質(zhì)量提出了更高的要求，同時，企業(yè)檔案管理工作中信息化技術(shù)的優(yōu)勢越來越突出。信息化電子檔案作為新時期企業(yè)發(fā)展中必不可少一項工作方式以及工具，其運行水平直接關(guān)系到企業(yè)檔案管理工作的正常運行，尤其是在石油企業(yè)中，強化其檔案管理系統(tǒng)的運行維護以及體系建設(shè)具有重要的意義。因此，相關(guān)工作人員應當積極分析檔案管理運行系統(tǒng)中存在的主要問題并提出有效的措施加以解決。
一、企業(yè)檔案管理系統(tǒng)運行維護和體系建設(shè)要點
在企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的運行管理工作中，通過有效的手段維護以及管理一個已經(jīng)建設(shè)完畢信息系統(tǒng)，保障其長期性的順利運行并長時間發(fā)揮其運用效益，比新系統(tǒng)的建設(shè)更具價值。
（一）企業(yè)檔案管理系統(tǒng)任務
在企業(yè)檔案管理實踐工作中發(fā)現(xiàn)，信息管理系統(tǒng)的運行以及維護并非簡單的維持系統(tǒng)的順利運行，同時，也包含多方面的工作任務，具體如：在保證系統(tǒng)正常運行的基礎(chǔ)上，對系統(tǒng)運行功能的應用加以推廣；不斷充實、修改、更新系統(tǒng)中的信息資源，盡可能避免以及排除檔案系統(tǒng)的運行風險以及系統(tǒng)錯誤；逐漸完善以及強化系統(tǒng)功能；實現(xiàn)檔案信息系統(tǒng)的實時監(jiān)控；創(chuàng)新相關(guān)新系統(tǒng)的建設(shè)；充分發(fā)揮檔案的利用率等。
（二）企業(yè)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)原則
在企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)過程中，應當遵循三個基本原則：（1）預警性原則。一般來說，企業(yè)檔案管理運維系統(tǒng)包括多種預案，爭在系統(tǒng)出現(xiàn)故障性問題或者系統(tǒng)的緊急狀態(tài)，能夠及時預警并找出相關(guān)應急措施，這對于系統(tǒng)運行維護效率的提高以及運維成本的降低具有重要意義。（2）科學性原則。企業(yè)檔案運行維護管理系統(tǒng)的不能處于事務性處理這一局面，同時，各級運行維護系統(tǒng)應當避免問題的重復性處理，逐步實現(xiàn)系統(tǒng)工作的科學化。（3）指導性原則。在實際的系統(tǒng)運維中得出，系統(tǒng)問題的發(fā)現(xiàn)以及解Q與系統(tǒng)的完善與開發(fā)、系統(tǒng)優(yōu)化機制以及相關(guān)業(yè)務流程具有緊密的聯(lián)系，因此，企業(yè)檔案管理系統(tǒng)運行維護工作具備指導性原則。
（三）企業(yè)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)功能
運行維護技術(shù)對于檔案管理系統(tǒng)平臺功能有著至關(guān)重要的影響。一方面，系統(tǒng)平臺應當實現(xiàn)問題的分析、處理以及問題反饋的高速運行，保障信息系統(tǒng)的正常工作，以此逐步實現(xiàn)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準確性目標。另一方面，系統(tǒng)平臺應當具備指導以及操作功能，企業(yè)分公司在使用管理系統(tǒng)的過程中，由于存在系統(tǒng)更新、工作人員缺乏經(jīng)驗、業(yè)務變動等問題，常常由于系統(tǒng)缺乏有效的功能指導，應當系統(tǒng)功能的發(fā)揮。在系統(tǒng)工作環(huán)節(jié)，通過有效的指導以最大限度的降低數(shù)據(jù)故障以及系統(tǒng)故障，能夠降低系統(tǒng)運行維護的壓力，并逐步提高系統(tǒng)運行維護的準確性。
另外，針對企業(yè)方案管理系統(tǒng)而言，還應當具備系統(tǒng)優(yōu)化功能，即在系統(tǒng)運行維護過程中及時發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)存在的問題，并不斷積累解決問題的經(jīng)驗，進而通過系統(tǒng)的優(yōu)化設(shè)計以及系統(tǒng)功能的不斷完善，進一步提高系統(tǒng)的運行功能。同時，檔案管理系統(tǒng)也應當具備信息倉庫功能，通過信息倉庫收集系統(tǒng)故障及其解決措施，這對于系統(tǒng)信息的再利用具有重要的意義；信息倉庫也包含信息流轉(zhuǎn)、系統(tǒng)功能運行指導等方面的信息，能夠為系統(tǒng)的推廣運用奠定良好的基礎(chǔ)。
（四）制度保障體系的必要性
在企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的運行維護以及體系建設(shè)過程中，管理人員應當建設(shè)相關(guān)制度保障體系，比如系統(tǒng)運行維護管理制度、考核制度以及應急制度等，以此不斷提高系統(tǒng)運維系統(tǒng)的有效性以及實用性。從某種程度上來說，運維制度的完善是系統(tǒng)安全穩(wěn)定運行的前提，系統(tǒng)管理人員的有效維護，能夠降低系統(tǒng)運行中的風險，有效改善系統(tǒng)工作的質(zhì)量以及系統(tǒng)服務水平。通過科學的考核以及激勵體制，合理評價信息系統(tǒng)管理人員的行為，不僅能夠激發(fā)其工作熱情，同時也能夠有效提升工作效率，促進系統(tǒng)運行維護的健康發(fā)展。
二、石油企業(yè)檔案管理系統(tǒng)運行維護和體系建設(shè)現(xiàn)狀
石油企業(yè)是我國經(jīng)濟產(chǎn)業(yè)發(fā)展中的重要組成部分，企業(yè)管理人員應當提高對于其檔案管理系統(tǒng)維護管理工作的重視，建設(shè)統(tǒng)一化的信息資源管理平臺。現(xiàn)階段，石油企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)全面記錄著企業(yè)的發(fā)展歷史，是企業(yè)發(fā)展方向的一大依據(jù)，通過檔案資料的有效分析，不僅能夠明確其自身發(fā)展目標、揚長避短，促進企業(yè)的長遠發(fā)展。同時，通過檔案資料的管理方便與企業(yè)領(lǐng)導及時了解其各個單位的發(fā)展情況，并以檔案作為實際出發(fā)點制定一系列管理方案，保障企業(yè)經(jīng)營的有效性。當就目前而言，我國許多石油企業(yè)的檔案管理工作依然存在諸多不足，還需不斷完善和改進。
（一）真實性問題
一方面，現(xiàn)代社會處于信息化發(fā)展的新時代，檔案是石油企業(yè)中重要的信息資源，管理人員應當確保其真實性。以往的檔案管理模式難以保障檔案信息以及相關(guān)重要數(shù)據(jù)的安全，使用檔案文件時很有可能出現(xiàn)信息篡改或者數(shù)據(jù)遺失的情況，無法保障信息的安全，極大降低了企業(yè)檔案信息的真實性。另一方面，在石油企業(yè)中，石油企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)中多為圖表資料，檔案資料的負責人不明確，無法保障資料的權(quán)威性，或者存在檔案資料的刪改情況也難以發(fā)現(xiàn)，因此，企業(yè)檔案管理的真實性問題是應當逐漸引起重視。
（二）保密性問題
隨著信息化技術(shù)的進步，以往的電子式文件檔案或者手寫檔案已經(jīng)難以適應社會的發(fā)展，文件檔案容易出現(xiàn)遺失等問題，極大影響其安全性以及保密性。而使用計算機作為網(wǎng)絡終端，能夠極大提高信息傳遞速度，提高檔案管理的工作效率，但是不利于檔案資料的保密。
（三）長久性問題
隨著辦公系統(tǒng)的數(shù)據(jù)化發(fā)展，許多單位逐步面向無人辦公狀態(tài)發(fā)展，信息化文件檔案的運用范圍也不斷拓寬。現(xiàn)階段，企I信息、數(shù)據(jù)均可以儲存在電子檔案中，工作人員只需手動操作就可以在較短時間內(nèi)得到企業(yè)所需要的信息，企業(yè)檔案管理的信息化方式簡化了辦公程序，但是一旦計算機出現(xiàn)故障，就會導致檔案信息在較短時間內(nèi)全部遺失，造成難以估量的后果，影響企業(yè)檔案管理的長久性發(fā)展。
（四）廣泛性問題
檔案管理按照原來傳統(tǒng)管理制度，利用率并不高，查閱資料難，不能準確、快速的找到相關(guān)文檔，檔案不能被廣泛應用。企業(yè)檔案管理系統(tǒng)運行維護后，可以快速定位檔案位置，準確找到原始檔案，并能讓存放的檔案內(nèi)容得到更好的運用，充分發(fā)揮歷史檔案資源的作用。
三、企業(yè)檔案管理系統(tǒng)運行維護和體系建設(shè)措施
（一）庫房的智能化管理
隨著信息化技術(shù)的不斷推進，其在企業(yè)各個領(lǐng)域的運用更加深入，有關(guān)工作人員應當以計算機技術(shù)作為基礎(chǔ)，建設(shè)全新的、能夠與之適應的檔案庫房管理系統(tǒng)，并充分發(fā)揮計算機的優(yōu)勢，通過其時效性特點逐漸實現(xiàn)庫房的實時監(jiān)控，有效控制庫房的空調(diào)設(shè)備以及溫度，在提高工作效率的同時，逐步實現(xiàn)庫房管理的現(xiàn)代化以及智能化。
（二）建設(shè)檔案管理相應的網(wǎng)絡
現(xiàn)代化社會的信息數(shù)據(jù)量不斷擴大，檔案管理部門的工作質(zhì)量已經(jīng)逐漸成為企業(yè)市場競爭中不可忽視的一個成分，因此，在這一時代中，企業(yè)應當不斷完善其檔案管理模式，充分發(fā)揮企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的價值。建設(shè)檔案管理系統(tǒng)是改善傳統(tǒng)管理方式中問題的主要手段，信息化系統(tǒng)的建設(shè)不僅能夠促進計算機技術(shù)在檔案管理中的推廣化運用，同時也能滿足數(shù)據(jù)量劇增情況下人們的工作需求。企業(yè)應當根據(jù)自身的實際發(fā)展需求，不斷創(chuàng)新更加方便的管理方式，通過計算機的硬件共享，有效建設(shè)檔案管理部分與企業(yè)其他部門的聯(lián)系，實現(xiàn)檔案資源的共享。
（三）提高工作人員綜合素質(zhì)
在石油企業(yè)中，檔案管理工作人員的素質(zhì)直接影響其工作水平，因此，管理人員應當提高重視，定期組織企業(yè)檔案管理系統(tǒng)運行維護管理與體系建設(shè)的工作人員開展培訓工作，在提高其職業(yè)技能的同時，強化對于工作人員職業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)。同時，石油企業(yè)應當加大人員培訓投資，邀請相關(guān)專家舉辦講座培訓活動，需要指出的是，在實際的培訓過程中，管理人員不僅要重視理論知識的學習，也應結(jié)合實際案例進行實際演練，以此培養(yǎng)工作人員發(fā)現(xiàn)問題，解決問題的能力，為企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量的提高創(chuàng)造條件。
（四）積極引進信息技術(shù)的應用
近年來，我國經(jīng)濟發(fā)展速度較快，信息技術(shù)逐漸被運用在各個領(lǐng)域。尤其是在企業(yè)檔案管理國策過程中，信息技術(shù)的運用從根本上轉(zhuǎn)變了以往的工作方式，在企業(yè)的經(jīng)營過程中發(fā)揮著積極作用。然而，就現(xiàn)階段來說，我國信息技術(shù)水平與發(fā)達國家相比仍然存在一定差距，尤其是石油企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)運行與體系建設(shè)并不完善，因此，相關(guān)管理人員應當樹立正確的意識，充分意識到技術(shù)發(fā)展的中心作用，引進國內(nèi)外先進管理技術(shù)，通過有效措施提高信息化系統(tǒng)在檔案管理中的可靠性。
四、結(jié)語
石油企業(yè)的發(fā)展不僅關(guān)系到人民的正常生活，同時也影響我國國民經(jīng)濟的健康發(fā)展。企業(yè)檔案管理系統(tǒng)運行水平影響著企業(yè)的正常運營，在信息技術(shù)的支持下，企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的運行維護以及體系建設(shè)水平將進一步提高，有關(guān)人員應當引起重視，積極分析其中存在的問題，并通過有效措施加以解決，以促進企業(yè)的健康發(fā)展。
參考文獻：
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隨著我國第三產(chǎn)業(yè)的飛速發(fā)展，“服務”這個詞一時成為人們關(guān)注的熱點。越來越多富有創(chuàng)新意識的人們嘗試著將這個詞融會貫通于社會各個領(lǐng)域，最終使其獲得了更為廣闊的發(fā)展空間和延伸意義。近年來，“服務型政府”的建設(shè)便是將第三產(chǎn)業(yè)的思想應用于公共事業(yè)管理的典型例子。這種思想上的創(chuàng)新領(lǐng)先于制度創(chuàng)新，又能夠拉動制度創(chuàng)新。隨著“服務”概念的進一步普及，服務思想應用于公共管理在人們生活中的表現(xiàn)越來越細化，信息化時代之下服務主導型圖書館用戶檔案的管理體系建設(shè)就是一個極好的探索。這不僅體現(xiàn)了創(chuàng)新的思想，還具有極大的實用價值。
一、信息化時代的獨特需求
社會信息化的發(fā)展就像雙刃劍，既為社會其他領(lǐng)域的發(fā)展提供了機遇，同時也帶來了一些挑戰(zhàn)。我國信息化的技術(shù)基礎(chǔ)有相當一部分來源于國外引入，并非本土自然發(fā)展而成，因此為之后的深入發(fā)展埋下隱患。就短期來看，信息化過程中帶來的挑戰(zhàn)主要體現(xiàn)在三大方面：第一，當今社會是一個信息爆炸的時代，正確的、錯誤的、簡單的、復雜的各種信息混合在一起，加大了人們辨識區(qū)分有效信息的難度。龐大的信息量本來就使人頭昏腦脹，對于龐大的信息還要進行甄別則更為頭痛。第二，信息的交互性進一步增大了管理難度。信息數(shù)目和信息正誤是選取信息的第一步操作，而有關(guān)信息的第二步操作是探究信息之間的關(guān)系。在現(xiàn)實生活中，只選取信息是不夠的，因為各種信息之間存在著廣泛性聯(lián)系，就如同在構(gòu)建計量經(jīng)濟模型中也要檢驗解釋變量之間的多重共線性一樣，我們在實際生活的方方面面也要考慮到信息的交互性。第三，這也是現(xiàn)實節(jié)奏加快的要求。信息化的產(chǎn)生和發(fā)展加快了人們的生活節(jié)奏，人們逐漸形成一種共識，就是追求高效便捷的處理方式。然而信息化雖引發(fā)了這一需求，但由于我國信息化發(fā)展不足，很多時候并不能滿足這一需求。
在此基礎(chǔ)上分析信息化中我國服務主導型圖書館用戶檔案管理的制約因素：數(shù)字化進程緩慢、資源閑置浪費、分類體系混亂、思想意識淡薄等。[1]這與信息化進程中存在的問題基本對照。數(shù)字化進程緩慢，換種說法就是指我國當前的相關(guān)技術(shù)不完善普及度不高，這既與我國大量從國外引入、本土技術(shù)薄弱的歷史有關(guān)，又反映出信息作為一種特殊資源具有其它資源難以企及的復雜度。資源的閑置浪費主要由龐大的信息量引起，在當前圖書館用戶檔案管理特別是人工管理中，面對龐大的信息管理人員很容易把一些不常用到的資源邊緣化從而減少工作負擔。而對于圖書館和用戶來說，有些潛在的需求資源就這么被閑置，得不到充分利用。我國服務主導型圖書館用戶檔案管理中分類體系混亂主要由信息的交互性引起。各種信息之間存在著廣泛性聯(lián)系，人們很難做出明確的界定。與此同時，不同的人對于同一本書的認定也會有所不同，因此，管理人員想要綜合所有用戶的意見對資源作出明確分類是不現(xiàn)實的。我國服務主導型圖書館用戶檔案管理的第四個制約因素某種程度上正是源于前三個因素，管理的難度使部分管理人員安于現(xiàn)狀，不積極尋求解決方案，反而認為圖書館管理工作無關(guān)緊要。
二、服務主導型圖書館
服務主導型圖書館的制度建設(shè)是緊扣核心理念層層鋪展開來的。其中，用戶檔案管理制度是其他一切制度的基礎(chǔ)。因為，服務主導型圖書館是“以用戶為中心”，圖書館用戶檔案是圖書館用戶的一切相關(guān)資料，包括姓名、性別等基本信息，也包括出入記錄、借閱記錄和使用資源記錄等。[2]服務主導型圖書館的制度建設(shè)應著力于解決當前圖書館用戶管理工作中存在的問題。上文中提到數(shù)字化進程緩慢，換種說法就是指我國當前的相關(guān)技術(shù)不完善普及度不高，所以相關(guān)部門在制度中應明確規(guī)定出用于圖書館用戶檔案系統(tǒng)建設(shè)的經(jīng)費開支。有了經(jīng)費作為保障，圖書館才能與時俱進地更新信息系統(tǒng)，提供優(yōu)質(zhì)服務。如果這一點做好了，那么我國服務主導型圖書館建設(shè)中的資源閑置浪費問題迎刃而解。只要登入系統(tǒng)，鍵入搜索書目，有關(guān)該書目的相關(guān)書籍都一一呈現(xiàn)。人員搜索也是如此。服務主導型圖書館用戶檔案中的分類體系混亂，不僅包括書目，還包括用戶級別。這一問題應該主要依靠完善制度建設(shè)來解決，服務主導型圖書館應在廣泛收集用戶意見的基礎(chǔ)上擬定合理的用戶檔案制度規(guī)定，這樣才能令行禁止、有條不紊，收到令人滿意的效果。我國服務主導型圖書館用戶檔案管理的第四個制約因素某種程度上正是源于前三個因素，管理人員的思想意識淡薄一方面要著力解決前三個問題，為管理人員的監(jiān)督管理打下的良好基礎(chǔ)；另一方面要加強相關(guān)宣傳教育，肯定用戶檔案管理對服務主導型圖書館的重要意義，也肯定用戶檔案管理對用戶獲得完美需求體驗的重要性。
三、用戶檔案管理
創(chuàng)新和發(fā)展向來離不開客觀環(huán)境，服務主導型圖書館的用戶檔案管理也是如此。創(chuàng)新和發(fā)展總是從社會提供的各種要素中抉擇出先進的活躍的因素，進而逐步替代掉那些陳舊的落后的因素。信息化時代為服務主導型圖書館的構(gòu)建提供了物質(zhì)技術(shù)保障，服務主導型圖書館的建設(shè)正是為其用戶檔案管理體系的革新提供了機遇。[3]從范疇來看，三者呈現(xiàn)出層層遞進的關(guān)系，用戶檔案管理體系隸屬于服務主導型圖書館的基礎(chǔ)建設(shè)，而服務主導型圖書館又囊括于信息化時代大背景中。而逆向來看，信息化時代背景是推動服務主導型圖書館建設(shè)的洪流，而服務主導型圖書館客觀上要求高效的用戶檔案管理體系。
首先，與時俱進、開拓創(chuàng)新，結(jié)合當前時代背景，服務主導型圖書館的用戶檔案管理區(qū)別于之前的人工管理。以信息系統(tǒng)為核心構(gòu)建用戶檔案管理體系是服務主導型圖書館最突出的特點。在以往的用戶檔案人工管理中暴露出很多問題，比如管理人員的登記錯誤或記憶錯誤，再比如業(yè)務繁忙時人工登記的緩慢低效，等等。相比之下，信息系統(tǒng)能夠很好地解決這些問題，信息系統(tǒng)以嚴格精密的計算機為基礎(chǔ)，不僅能夠在很短時間內(nèi)快速處理大量數(shù)據(jù)，而且遵照既定程序運行使其失誤的風險被控制在極低的范圍。正是由于信息系統(tǒng)的強大優(yōu)越性，我國很多高校圖書館都已經(jīng)開始使用這種圖書館用戶登錄和使用模式。
其次，服務主導型圖書館的理念要求圖書館在用戶檔案管理過程中不僅要滿足多數(shù)用戶的基本需求，而且應體現(xiàn)多元化因素、滿足用戶的差異化需求。從用戶檔案設(shè)計來說，圖書館的信息系統(tǒng)在包括用戶基本信息的同時也應該設(shè)置一些可選信息。借助可選信息，圖書館能夠構(gòu)建豐滿的用戶需求模型，深入了解到用戶的多樣性偏好，然后根據(jù)不同用戶的特質(zhì)能夠貼心高效地給出用戶滿意的建議和服務。
最后，建立完善的服務主導型圖書館的用戶檔案管理規(guī)定是極為重要的。服務主導型圖書館是以用戶為中心的圖書館，但這并不意味著服務主導型圖書館要滿足用戶的各種合理和不合理需求。此外，用戶范圍的劃定也是不可忽略的問題。完善的用戶檔案管理規(guī)定就是對服務主導型圖書館“服務”理念之外的補充，它合理規(guī)定著用戶范圍、用戶級別等基本問題，成為服務主導型圖書館日常管理中最最基礎(chǔ)的準則。
關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案館；檔案管理體制；影響
當前社會，信息技術(shù)在不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理體制遠遠不能滿足現(xiàn)代社會的需求，所以，進行數(shù)字檔案館建設(shè)成為一種必然趨勢。對數(shù)字檔案館進行一定的研究有利于促進數(shù)字檔案館的建設(shè)。數(shù)字檔案館建設(shè)既需要相應的技術(shù)支持，同時需要恰當?shù)墓芾眢w制。在20世界90年代就已經(jīng)出現(xiàn)了數(shù)字檔案館，這是一種更為先進的檔案管理方式。通過資源共享促進資源的有效利用。在信息技術(shù)進程日益加快的現(xiàn)代社會，我國也要重視信息技術(shù)的發(fā)展，充分地對數(shù)字化進行利用，促進我國數(shù)字檔案館建設(shè)更加高效，提高檔案管理的工作效率。
1 數(shù)字檔案館建設(shè)對檔案管理體制的影響
1.1 提高檔案的利用率
魍車牡蛋腹芾砉ぷ韉鬧匾內(nèi)容是保管檔案，主要的工作重心是防止檔案的信息被泄漏。采用這樣的管理體系充分地體現(xiàn)檔案的價值。所以，檔案管理工作應該保證檔案信息儲存完好，同時能充分地發(fā)揮檔案的價值，將之前的檔案管理工作轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案服務管理。數(shù)字檔案館的建設(shè)利用信息技術(shù)的優(yōu)勢使得檔案利用效率提升，檔案使用方式更加靈活，數(shù)字檔案館的建設(shè)突破了原有的檔案管理的弊端，提高檔案利用率。
1.2 改變檔案管理職能分配關(guān)系
傳統(tǒng)的檔案管理使得檔案的使用價值被限制，而數(shù)字檔案館假設(shè)有利于改變行政層級管理體系，借助數(shù)字檔案館的建設(shè)成果為利用者提供更加有效的服務。數(shù)字檔案館屬于一個虛擬的檔案管理系統(tǒng)，具有加強行業(yè)部門之間溝通與交流的作用，相對于傳統(tǒng)的檔案管理以收集為主的形式而言，數(shù)字檔案館的建設(shè)能提供更多的便利。再次，數(shù)字檔案建設(shè)對檔案管理工作中的相關(guān)職能分配產(chǎn)生影響。在傳統(tǒng)的檔案管理中通常由檔案局進行統(tǒng)一管理，所有的檔案管理部門從從屬于這個系統(tǒng)。但是數(shù)字檔案館的建設(shè)需要檔案管理的各個部門參與其中。檔案管理工作不僅限于一個技術(shù)性問題，需要借助技術(shù)對整個檔案管理行業(yè)進行管理與變革。
2 數(shù)字檔案館建設(shè)的具體內(nèi)容
2.1 提高對數(shù)字檔案館建設(shè)的認識，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享
數(shù)字檔案館的建設(shè)規(guī)模不斷增大，相關(guān)的工作人員要提高對數(shù)字檔案館建設(shè)的認識，意識到數(shù)字檔案館建設(shè)的重要性，促進思想轉(zhuǎn)變。信息技術(shù)的發(fā)展，使得人員對檔案的利用次數(shù)增加，為了滿足人們的需求必須要完善相應的技術(shù)服務設(shè)施建設(shè)，找到一條更加便捷的查詢途徑。對技術(shù)進行不斷地革新有利于提高檔案管理工作的工作效率，使得數(shù)字檔案管理中存在的問題得到有效的解決，最終做好數(shù)字檔案館的建設(shè)工作。其次，在數(shù)字檔案建設(shè)過程中要實現(xiàn)資源的共享性，使得檔案資源的價值得到充分地發(fā)揮。原來的檔案歸檔只需要在檔案館里進行，數(shù)字檔案館的歸檔方式發(fā)生變化，在業(yè)務系統(tǒng)中完成檔案資源的轉(zhuǎn)移，并且不能被隨意改動。因此，數(shù)字檔案觀要建立相應的網(wǎng)絡管理系統(tǒng)，在管理系統(tǒng)中做好檔案數(shù)據(jù)庫之間的設(shè)置，包括儲存信息、管理信息等硬件設(shè)備。
2.2 建立網(wǎng)絡管理系統(tǒng)促進數(shù)字檔案館建設(shè)
在傳統(tǒng)的檔案管理方式中，檔案管理人員習慣被動工作。而數(shù)字檔案館的建設(shè)需要求檔案管理的各個部門都參與到檔案管理中。相對于傳統(tǒng)的檔案管理工作而言，數(shù)字檔案管理不只是一項技術(shù)性工作。相關(guān)的檔案管理人員需要積極地參與到系統(tǒng)方案設(shè)計中，綜合檔案管理的實際情況以及現(xiàn)實需求，提出可行的建設(shè)性意見。數(shù)字檔案館的建設(shè)需要檔案管理人員端正態(tài)度，提高服務水平，將數(shù)字檔案建設(shè)的成效提供給人們使用。主動地與相關(guān)行業(yè)交流數(shù)字檔案館的事宜，在提供數(shù)字利用時，要重視信息的安全與保密性，不能在為得到允許的情況下將信息泄漏給其他的單位。
2.3 更新管理理念促進數(shù)字檔案館建設(shè)
數(shù)字檔案館管理系統(tǒng)主要提供收集、管理、儲存與利用這集中功能，并對用戶的權(quán)限進行管理，進行數(shù)據(jù)備份，維護檔案數(shù)據(jù)的安全。檔案工作人員的工作不只是對檔案進行管理或保存，還要提供相應的服務。數(shù)字檔案館的建設(shè)需要檔案管理人員進一步更新思想，利用數(shù)據(jù)平臺為更多的使用者服務，所以，檔案管理人員要樹立“服務為本”的思想，提升自身的工作效率，為使用者提供檔案查閱等服務。
2.4 培養(yǎng)高素質(zhì)檔案管理人才，做好檔案安全保障工作
培養(yǎng)更加專業(yè)檔案管理人才有利于促進數(shù)字檔案館建設(shè)穩(wěn)定發(fā)展。由于數(shù)字檔案建設(shè)是對信息的高度集成化過程，相應地對專業(yè)技術(shù)人員提出更高的要求，需要檔案管理人員掌握信息知識與檔案管理知識。所以，在數(shù)字檔案館建設(shè)過程中要做好人才引進與儲備，定期地對檔案管理人員進行培訓，提高其專業(yè)知識水平。其次，數(shù)字化建設(shè)的檔案資源更加開放，所以，檔案管理人員要做好檔案安全工作。在進行數(shù)字檔案建設(shè)時要增強安全設(shè)置，對查閱資料權(quán)限進行分級設(shè)置，充分地利用數(shù)字系統(tǒng)做好相應的系統(tǒng)防護工作。
3 結(jié)語
總而言之，數(shù)字檔案館建設(shè)對檔案管理體制的變革具有積極作用，能完善檔案管理體制。數(shù)字檔案館建設(shè)還有利于促進我國的現(xiàn)代化建設(shè)。但任何事情都不是完美的，數(shù)字檔案建設(shè)會為檔案管理工作帶來一定的挑戰(zhàn)，因此，檔案管理的相關(guān)部門要結(jié)合當前存在的問題以及數(shù)字檔案館建設(shè)發(fā)展需求，制定有效的對策，促進數(shù)字檔案管理水平提高。提高管理人員對數(shù)字檔案館建設(shè)的認識，更新管理人員的思想，促進其樹立“服務為本”的意識，為利用者提供更便捷的服務。其次，定期地對檔案管理人員培訓提高其專業(yè)素質(zhì)，培養(yǎng)出更多的優(yōu)秀人才。最后要建立信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，做好相應的檔案安全保障工作。
參考文獻
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