時間：2023-05-31 15:13:47
引言：易發(fā)表網(wǎng)憑借豐富的文秘實踐，為您精心挑選了九篇檔案管理工作范例。如需獲取更多原創(chuàng)內(nèi)容，可隨時聯(lián)系我們的客服老師。
一、認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》，明確檔案工作的重要性
作為檔案管理人員，必須高度重視自己肩上擔(dān)負(fù)的工作，明確檔案工作的重要性，作為單位的領(lǐng)導(dǎo)更應(yīng)該高度重視。首先要給檔案室提供一個安全、防潮、防塵、防有害生物和防污的場地。而且場地寬敞、便于工作，具備良好的衛(wèi)生環(huán)境。同時配備相應(yīng)的安全防范設(shè)備，提供便于工作的配套設(shè)施。一切從有利于檔案管理工作，把檔案工作放到首位，使檔案工作切實服務(wù)于單位管理。
二、加強檔案管理人員的素質(zhì)，努力提高檔案管理工作的質(zhì)量
選拔的檔案工作人員必須有高度的工作責(zé)任心，有一定的文化基礎(chǔ)，有扎實、細(xì)心、吃苦耐勞的工作態(tài)度。把有一定工作經(jīng)驗的，有專業(yè)職稱的專業(yè)人員留下來，不要因在崗人員編制的限制，而讓外行充數(shù)、補缺。有條件的單位還可以定期讓工作人員去培訓(xùn)或者聘請有經(jīng)驗的業(yè)務(wù)精英來講課，使管理人員充實知識、開闊視野、提高認(rèn)識、提高業(yè)務(wù)水平。
三、加強法制意識，做好檔案工作的保密性
檔案工作是服務(wù)于員工，服務(wù)于事業(yè)發(fā)展的工作。在必要時候出具證明材料是檔案管理工作的性質(zhì)和需求，我們必須積極配合，從實而來。然而有時必不可少的會出現(xiàn)一些員工為了自己的工資需求、關(guān)系調(diào)動需求或其他一些個人利益的種種需求，拉關(guān)系、走后門讓工作人員出具證明、假材料等等，這時候就是對檔案工作人員個人素質(zhì)的考驗，有的人經(jīng)不起人情面子，金錢利益的誘惑，給予提供方便。給國家、集體、他人造成不必要的浪費，損害。有的甚或引起官司糾紛等等。所以作為檔案管理人員在接受此項工作之前，就必須進行這項工作的專業(yè)學(xué)習(xí)。杜絕此類事情的發(fā)生。
四、建立健全檔案管理制度，使檔案工作行之有效地發(fā)展
各級各類檔案館，機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機構(gòu)，應(yīng)當(dāng)建立科學(xué)的管理制度，便于對檔案的利用；配置必要的設(shè)施，確保檔案的安全；采用先進技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。所以，我們負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員必須嚴(yán)格按照檔案管理制度辦事，使檔案工作能夠行之有效地開展。
五、建立高效的網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)，應(yīng)用現(xiàn)代化管理辦法，使檔案管理工作事半功倍
在新形勢下，國家檔案局頒布了《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》這是“十五”計劃期間全國檔案事業(yè)發(fā)展的唯一一個專項規(guī)劃。在“十五”期間，全國檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)和主要任務(wù)是：本著統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、信息化建設(shè)、安全保密的原則，加快檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加強電子文件歸檔和電子檔案的規(guī)范化管理，推動館藏檔案的數(shù)字化和數(shù)據(jù)庫建設(shè)，在部分中心城市建設(shè)示范性數(shù)字檔案館。開展公眾網(wǎng)上查詢檔案信息服務(wù)，加快推動檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系、安全保障體系和人才隊伍建設(shè)。由此可見檔案信息化管理是與時俱進的，是時代的需要。同樣它也是對我們檔案管理工作快速、優(yōu)質(zhì)、事半功倍的提高工作效率的有力工具。我們要正確有力地發(fā)揮和使用。
六、與時俱進，要有與新時期檔案事業(yè)相適應(yīng)的知識程度
關(guān)鍵詞：傳統(tǒng)檔案管理；現(xiàn)代檔案管理；利與弊
一、檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的意義
做好檔案管理基礎(chǔ)工作有利于提高檔案管理的整體工作效率，將檔案管理的工作水平提升到新的層次。通過對檔案管理基礎(chǔ)工作的不斷完善，加快建立完整有效的現(xiàn)代檔案管理機制，能夠提升檔案管理事業(yè)的整體水平。
1.幫助建立更加標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的檔案管理機制。規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化是檔案管理工作的重要目標(biāo)。高效率的檔案管理基礎(chǔ)工作使查（借）閱者能及時且高效率、精準(zhǔn)地進行檔案查找，這其中增加的時效性與精確性意味著檔案價值的整體提升。
2.確保檔案搜索的準(zhǔn)確性。檔案的收集、整理、分類、錄入、歸檔是檔案管理中的基礎(chǔ)工作，加強這些工作的細(xì)節(jié)管理和操作，可以有效地避免錯誤信息的出現(xiàn)，提高檔案管理工作的效率。
3.提高檔案利用價值。提升檔案管理基礎(chǔ)工作水平對于提高檔案利用效率有著重要意義。在對檔案進行分類整理、錄入、歸檔等基礎(chǔ)工作時要注意區(qū)分檔案內(nèi)容的程度級別。檔案分類按照來源、時間、內(nèi)容和形式特征的異同點，對檔案有層次的區(qū)分，并組成一定的體系。根據(jù)涉及到借閱檔案的重要程度，按照審批流程，對于內(nèi)容重要的、急迫的檔案優(yōu)先處理，優(yōu)先整理使用，這能有效地增強檔案的使用頻率，提高檔案的利用價值，達(dá)到檔案使用價值的最大化。
二、傳統(tǒng)檔案管理與現(xiàn)代電子檔案管理的對比研究
傳統(tǒng)檔案能表述為以圖表、文字等多種形式的存在，且具有保存價值的歷史記錄，傳統(tǒng)檔案管理所儲存的主要是紙質(zhì)資料；電子檔案管理的儲存介質(zhì)為計算機光盤、硬盤，電子檔案不僅可以在計算機中進行儲存，還能通過計算機網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)資料處理與傳送，電子檔案的表現(xiàn)形式是電子文書、電子信件、電子圖表等，隨著社會的飛速發(fā)展，人們對檔案管理提出了更高的要求，傳統(tǒng)檔案管理很大程度上不能滿足當(dāng)前的需求，一方面，計算機網(wǎng)絡(luò)與現(xiàn)代人們的日常生活密不可分，電子檔案管理將是大勢所趨，另一方面，傳統(tǒng)檔案具有不可替代的優(yōu)勢，有必要加強對電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理雙方利弊的綜合探究。
（一）電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的特性分析
1.電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的共性。
（1）兩者的基本原理共通：以傳統(tǒng)檔案管理原理為基礎(chǔ)，電子檔案采用信息化技術(shù)將之進行了有效的整合與優(yōu)化，電子檔案是傳統(tǒng)檔案管理發(fā)展的成果；
（2）電子檔案的存在與傳統(tǒng)檔案不可分離：傳統(tǒng)檔案所管理的信息屬于社會實踐數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)具有極大的真實性，傳統(tǒng)檔案資料就是電子檔案真實性的重要保證；
（3）子檔案的出現(xiàn)使傳統(tǒng)檔案的信息量得以擴大：電子檔案具有大容量優(yōu)勢，不僅可以存儲各種各樣的檔案信息，還可以實現(xiàn)資源共享，在進行資料調(diào)用時具有更好的便利性。
2.電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理上的差異。
（1）管理方式不同：電子檔案就其本質(zhì)特性來說有著很大的特殊性，它能夠?qū)崿F(xiàn)檔案一級管理，檔案管理人員在接收到文件后，可以及時的給檔案提供一個具有唯一性的檔案號，并對檔案類型進行標(biāo)注，而傳統(tǒng)檔案管理的工作量相對較大，每一步都需要人工完成。
（2）保管方式不同：電子檔案進行信息存儲的載體往往會老化，其載體的老化容易造成檔案信息的失真，進而影響檔案的可靠性；傳統(tǒng)的檔案管理具有信息紙質(zhì)備份，通常不會出現(xiàn)檔案信息丟失情況，也不用承擔(dān)病毒或網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險。
（3）歸檔方式不同：電子檔案具有可逆性與可重復(fù)性，管理人員進行信息修改不會留下修改痕跡，這種特性的優(yōu)點在于消除了最初檔案歸類時出現(xiàn)錯誤的擔(dān)憂，還能將錯誤信息進行及時的更正，但是這也使得電子檔案內(nèi)容存在一定的失真性；傳統(tǒng)檔案管理在進行歸檔時，通常是依照科學(xué)的順序進行分類擺放，同類檔案之間存在相關(guān)的聯(lián)系，管理人員進行歸檔時還必須根據(jù)相應(yīng)的程序進行，留有操作痕跡，能有效彌補電子檔案管理上的不足，更能確保檔案的原始與真實性。
（二）電子檔案管理的利與弊
1.電子檔案管理的優(yōu)點。
（1）電子檔案管理的出現(xiàn)，有利于綠色環(huán)保事業(yè)的開展。電子檔案管理實行無紙化辦公模式，對紙質(zhì)文件的使用數(shù)量大大降低。這樣不僅減少了資金的投入，還有利于環(huán)保事業(yè)。
（2）電子檔案管理提高了傳統(tǒng)檔案管理的效率。檔案歸檔、檔案存儲、檔案查詢等方面的工作時間縮短，使得檔案管理效率大幅度提升。電子檔案采用數(shù)據(jù)傳輸方式進行資料的共享與傳遞，不再具有文件打印、文件張貼需要，檔案信息的查詢與管理更加具有時效性。
2.電子檔案管理的弊端。
（1）電子檔案管理的信息載體面臨變質(zhì)與老化危機，如果長期使用，可能出現(xiàn)資料無法讀取現(xiàn)象，因此，電子檔案管理模式下，應(yīng)該做好相關(guān)的安全備份工作，保護手段可以采用云技術(shù)等。
（2）企事業(yè)單位在進行電子檔案管理時，由于其操作程序相對復(fù)雜，對檔案管理人員的專業(yè)要求較高，因此，必須要配備以高技術(shù)人才，同時，還應(yīng)該加強管理人員技術(shù)培訓(xùn)，充分保證電子檔案可靠性。
（3）電子檔案在進行數(shù)據(jù)共享與傳輸時，面臨復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險，例如病毒、黑客攻擊等，管理人員需要加強數(shù)據(jù)信息安全管理，可以采取建立網(wǎng)絡(luò)防火墻、檔案加密的方式對電子檔案資料加以防護。
（4）雖然我國的檔案管理水平得到了一定的提高，且國家也出臺了相應(yīng)的電子檔案管理法規(guī)，但是對于一些具體的細(xì)則仍不夠完善，電子檔案管理面臨一系列的法律制約，相關(guān)部門應(yīng)該退出相應(yīng)的電子檔案管理辦法，為檔案管理的發(fā)展保駕護航。
三、結(jié)語
相比傳統(tǒng)檔案管理來說，電子檔案管理模式在很多方面都有了提升，表現(xiàn)得最直觀的就是效率，電子檔案管理方式的出現(xiàn)也有利于環(huán)保事業(yè)的開展。但是傳統(tǒng)檔案管理也有著它不可替代的地方，在現(xiàn)階段和將來的一段時間里，電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理兩者會相互協(xié)調(diào)著存在，因為電子檔案管理暫時還不能完全取代傳統(tǒng)檔案管理，檔案管理工作人員應(yīng)該充分利用二者的優(yōu)勢，來提高檔案管理質(zhì)量。
參考文獻(xiàn)：
制度化是做好黨校檔案管理工作的基礎(chǔ)，只有黨校檔案管理工作實現(xiàn)了制度化，黨校檔案才能發(fā)揮應(yīng)有的作用。為實現(xiàn)黨校檔案的規(guī)范化、制度化，要不斷建立健全黨校檔案規(guī)章制度，構(gòu)建黨校檔案的立卷歸檔、保管、利用、保密、鑒定、移交等制度，建立健全崗位責(zé)任制，完善檔案管理的獎懲制度，特別是要盡快制定電子檔案歸檔管理制度，并將有關(guān)制度下發(fā)到各部門及相關(guān)人員手中，使黨校檔案管理工作嚴(yán)格按制度進行，管理任務(wù)分解到位，落實到人。另外，各級黨校主管部門要加強黨校檔案管理工作的監(jiān)督、檢查與指導(dǎo)，加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)，依法規(guī)范管理，獎懲分明，逐步使這項工作走上健康發(fā)展的軌道
二、做好收集歸檔，保證檔案齊全完整
如果館（室）藏檔案不豐富、檔案資源貧乏，就很難體現(xiàn)檔案的價值。黨校檔案收集工作是黨校檔案管理工作的重要基礎(chǔ)，要獲得豐富的原始材料，就要拓寬收集的種類和內(nèi)容，加大信息覆蓋面，做好各種材料的收集歸檔，將傳統(tǒng)的以紙質(zhì)文書為主的資源結(jié)構(gòu)，轉(zhuǎn)變?yōu)橐晕臅⒔虒W(xué)、科研檔案為主體，兼顧基建、外事、財務(wù)、照片、聲像、實物等其他類別的檔案。在黨校檔案收集的過程中，黨校檔案人員應(yīng)根據(jù)本校檔案分類方案，制定黨校檔案材料收集明細(xì)表，將應(yīng)收集的材料列出目錄，分發(fā)到相關(guān)人員手中。每學(xué)期開始和結(jié)束是黨校檔案形成的主要時間，應(yīng)抓好這兩個時機，集中精力收集。同時注意跟蹤調(diào)研各部門有價值的信息資源，做到特殊情況及時收，重要材料隨時交。當(dāng)有重要培訓(xùn)班、重要會議、重大活動、重要人物來訪視察時，檔案部門都應(yīng)提前介入，全程跟蹤，專項收集，確保材料的萬無一失。各部門還要通過內(nèi)外網(wǎng)接收黨校相關(guān)文件材料，并通過網(wǎng)絡(luò)歸檔相關(guān)電子材料。這不僅可以大大提高工作效率，工作質(zhì)量也能上一個新的臺階。
三、采用先進技術(shù)，進一步實現(xiàn)檔案信息化
在當(dāng)今信息化時代，黨校作為黨的干部教育培訓(xùn)基地，應(yīng)加快檔案信息化建設(shè)步伐，建立與之相適應(yīng)的現(xiàn)代化檔案管理體系。黨校檔案信息化建設(shè)是一個長期工程，必須超前做好規(guī)劃。要建立統(tǒng)一、規(guī)范、操作性強的檔案管理軟件和信息平臺，并與電子政務(wù)、辦公自動化相結(jié)合。力爭把黨校檔案信息化建設(shè)納入到學(xué)校的信息化整體規(guī)劃中，獲得足夠的經(jīng)費支持，加快信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，配備適合黨校使用的高穩(wěn)定性與高安全性的網(wǎng)絡(luò)設(shè)施，相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫服務(wù)器、存儲器等硬件建設(shè)和規(guī)范化的檔案信息管理軟件。由于傳統(tǒng)檔案都是以紙質(zhì)的形式存在，必須通過錄入、掃描等形式進行數(shù)字化處理，才能作為數(shù)據(jù)庫的組成信息供利用者查閱。要通過掃描錄入、數(shù)碼翻拍等方式對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化加工，逐步建立全文數(shù)據(jù)庫。由于館藏檔案數(shù)量巨大，因此優(yōu)先對重要的、珍貴的、容易受損的、利用率高的檔案進行加工，不斷擴大電子檔案存量。還要利用各種先進技術(shù)將紙質(zhì)檔案數(shù)字化，進入信息管理系統(tǒng)，將各種檔案進行整合，形成各種具有黨校特色的，既適合黨校教育和服務(wù)對象需求，又具有較強競爭力優(yōu)勢的檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，以適應(yīng)黨校檔案信息化建設(shè)需要。
四、搞好開發(fā)利用，更好發(fā)揮檔案作用
全方位地為黨的各項事業(yè)服務(wù)，是黨校檔案管理工作的最終目的。因此，黨校檔案只有充分開發(fā)利用，才能更好地行使服務(wù)功能。黨校檔案部門要貼近全校的中心工作、重要活動和群眾強烈關(guān)心的問題，廣泛掌握利用需求，科學(xué)預(yù)測需求熱點，為教學(xué)科研服務(wù)、為培訓(xùn)學(xué)員服務(wù)、為領(lǐng)導(dǎo)和決策層服務(wù)。特別是在信息化的大形勢下，除采用傳統(tǒng)的開發(fā)利用方式外，還要采用先進的技術(shù)手段，以計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為工作平臺，為利用者提供便捷的查詢路徑，實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索和信息共享。要充分利用現(xiàn)代化手段，做好黨校檔案目錄匯編的編輯工作，定期公布庫藏情況，以便教職工及時查閱。做好黨校檔案信息內(nèi)容的加工和服務(wù)工作，由被動服務(wù)轉(zhuǎn)向主動服務(wù)，搞好智能服務(wù)，開展指導(dǎo)服務(wù)，提供信息咨詢，努力提高黨校檔案信息資源開發(fā)利用的深度。要在黨校教學(xué)的不同階段、教學(xué)進程的不同周期、針對不同的教學(xué)崗位和教學(xué)任務(wù)，充分展示黨校檔案管理工作高質(zhì)量的服務(wù)水平。
五、加強隊伍建設(shè)，提高檔案人員素質(zhì)
關(guān)鍵詞：科研檔案 科研管理 和諧發(fā)展
1 科研檔案管理與科研管理工作的發(fā)展現(xiàn)狀
科研檔案是在科學(xué)技術(shù)研究過程中形成的，是對科學(xué)技術(shù)研究活動的真實記錄，是科學(xué)技術(shù)儲備的一種形式，包括具有保存價值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式載體的相關(guān)文件材料。科研管理是圍繞科研項目的整個過程開展的各項管理活動，內(nèi)容涉及科研項目的立項前、立項、實施、結(jié)題、結(jié)題后等全過程管理。它的目的是完成研究計劃目標(biāo)并形成文字記載――形成科研檔案，以便于實際推廣應(yīng)用，是各科研單位所追求的主要工作目標(biāo)。現(xiàn)因多數(shù)科技人員對科研檔案的認(rèn)識不足，忽略了科技檔案對科研管理重要的輔作用，僅僅停留在形成科研檔案的概念上。在實際工作中存在著為圖方便，而忽略了科研檔案形成中的必要流程和記錄等，大大降低了科研檔案質(zhì)量的同時也阻礙了科研檔案利用推廣工作的展開。
隨著現(xiàn)代科技、經(jīng)濟不斷發(fā)展，科研管理工作已不能僅僅滿足于以完成主管部門的項目計劃為目標(biāo)，而是應(yīng)在如何使項目更具創(chuàng)新性、現(xiàn)實性上作規(guī)劃，擺脫滯后的現(xiàn)狀。在科研成果轉(zhuǎn)化過程中，常常僅有成果榮譽而缺乏殷實的原始材料做佐證做基礎(chǔ)，或僅形成了脫離市場的科技成果，從而造成科研成果轉(zhuǎn)化困難，難以實現(xiàn)其自身價值，取得經(jīng)濟效益。因此翔實完整的科研檔案對于推動科研管理工作的發(fā)展，實現(xiàn)科研成果的成功轉(zhuǎn)化，具有不可忽視的作用。
2 科研檔案管理與科研管理工作和諧發(fā)展是管理效益最大化的客觀發(fā)展要求
2.1 科研檔案管理和科研管理的共同工作目標(biāo)要求兩者和諧發(fā)展。科研檔案管理是按照集中統(tǒng)一管理的原則，完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全地管理科研檔案，及時準(zhǔn)確地提供科研檔案，為生產(chǎn)建設(shè)和科學(xué)技術(shù)研究服務(wù)，為經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)的一種工作。管理工作并不只局限于將科研材料整理、分類和保管，而主要目標(biāo)是歸檔后科研檔案的再利用，將科研成果進行推廣實施，實現(xiàn)科研成果經(jīng)濟效益和社會效益的最大化。
由此可見，科研管理目標(biāo)的實現(xiàn)程度依賴于科研檔案管理水平的高低。兩者的和諧發(fā)展，才能相輔相成，從而創(chuàng)造出最大的效益。
2.2 科研檔案管理和科研管理的相互關(guān)系要求兩者和諧發(fā)展。科研檔案工作是對科研項目管理活動的延續(xù)，是記錄科技人員創(chuàng)造科研成果的載體，也是科技活動的結(jié)晶和產(chǎn)物，既來源于科研活動和科研管理工作的實踐，又服務(wù)于它們。科研檔案又是科研與經(jīng)濟結(jié)合的重要媒介，一項高新技術(shù)的研發(fā)與深化，一個新產(chǎn)品的研制，都需要查閱大量的科研檔案，一旦開發(fā)研制成功，又需要借助科研檔案加以推廣。
由于科研檔案是貫穿于科研管理整個過程的一項工作，它在科研管理工作中得以體現(xiàn)自身的工作價值，也使科研管理工作成效得以很好的顯現(xiàn)，對科研管理有極大的促進、挖掘、繼承等作用。兩者的和諧發(fā)展是客觀科學(xué)發(fā)展要求，和諧發(fā)展才能夠創(chuàng)造出“1+1大于2”的最大管理效益，有助于形成加快科研檔案利用，促使科研項目成果轉(zhuǎn)化進程的新局面。
3 科研檔案管理工作與科研管理工作“四同步”――和諧發(fā)展的對策
和諧發(fā)展就意味著同步發(fā)展，科研檔案管理和科研管理工作實行“四同步”管理，有助于實現(xiàn)各自管理目標(biāo)，創(chuàng)造最大管理效益。
3.1 下達(dá)項目計劃任務(wù)與提出科研文件材料的歸檔要求同步。科研項目立項階段，科研管理部門首先要幫助科技人員了解需求,國內(nèi)外同領(lǐng)域研究的信息，選好題，選對題，增強科技人員項目立項的命中率。在項目計劃任務(wù)下達(dá)后，對科研課題審批文件、任務(wù)書、委托書、開題報告、調(diào)研報告、方案論證和協(xié)議書、合同等文件及時做好科研檔案收集工作。
3.2 檢查項目計劃實施進度與檢查科研文件材料形成情況同步。科研項目實施階段，在課題計劃任務(wù)下達(dá)后，首先制定實施方案，據(jù)合同準(zhǔn)備項目實施的相應(yīng)條件、年度或階段計劃、資金管理使用、年度或階段總結(jié)，并以文字的形式對其它問題進行說明。開展科研檔案中有關(guān)課題項目的各種載體重要原始記錄，實驗報告，計算材料，專利申請的有關(guān)文件材料，設(shè)計文件、圖紙，關(guān)鍵工藝文件，重要的來往技術(shù)文件等材料收集的實施監(jiān)督，切實維護科研材料的真實性、連貫性和系統(tǒng)性。
3.3 驗收、鑒定科研成果與驗收、鑒定科研檔案材料同步。科研項目完成階段，要建立驗收管理體系，積極引入科技評價機制,對已完成的課題進行全面的績效評價，對承擔(dān)單位及研究人員的科研任務(wù)完成情況建立信譽檔案。科研檔案部門對經(jīng)批準(zhǔn)結(jié)束的項目，應(yīng)及時整理各項資料，包括項目工作總結(jié)、研究報告、論文專著，有關(guān)圖片、照片、錄像、軟盤、標(biāo)本、原始記錄、分析資料等，按照有關(guān)科研檔案管理要求，辦理歸檔手續(xù)，做出課題歸檔是否符合要求的意見，如不符合要求，必須重新申請移交。未辦理歸檔手續(xù)或歸檔手續(xù)不完備者，不予鑒定或申報成果。
一、受監(jiān)資料整理監(jiān)督機構(gòu)在接到建設(shè)工程注冊監(jiān)督申請后給建設(shè)單位發(fā)放《建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督注冊登記表》，建設(shè)單位據(jù)此填寫此表，并提交土地證、規(guī)劃證、中標(biāo)通知書及參建各方責(zé)任主體的資質(zhì)證、營業(yè)執(zhí)照、人員上崗證、技術(shù)成果以及圖審報告和整改報告。合格后，監(jiān)督站成立監(jiān)督小組，制訂監(jiān)督計劃，進入工程質(zhì)量監(jiān)督。注冊登記表和申報材料、監(jiān)督計劃進入監(jiān)督檔案。
二、監(jiān)督交底一個監(jiān)督工作方案，一個交底記錄。監(jiān)督工作方案要有針對性,對于特殊工程，可制定詳細(xì)的監(jiān)督方案作為補充。另外，編制日期要及時，不應(yīng)超過受監(jiān)15日，要由站長或總工審批。監(jiān)督交底記錄應(yīng)填寫交底時間地點、參加人員、會議議程、會議明確的主要問題、各方反映的問題及要求，還要有各方負(fù)責(zé)人簽字。
三、責(zé)任主體質(zhì)量行為資料監(jiān)督檢查記錄由質(zhì)監(jiān)員進入工地檢查時填寫監(jiān)督手冊,監(jiān)督手冊應(yīng)如實填寫工程概況、工程規(guī)模、監(jiān)督組成員名單、監(jiān)督重點、停檢點。質(zhì)監(jiān)人員在檢查時，就檢查中發(fā)現(xiàn)各方責(zé)任主體存在問題，要如實填寫，并填寫質(zhì)量隱患整改通知單，限期整改。
對于行政機關(guān)要求提前介入的工程，也應(yīng)及時如實填寫，提出處理意見。這樣更具真實性，且能反應(yīng)出質(zhì)量行為完善的過程。
四、監(jiān)督巡查記錄應(yīng)有質(zhì)量行為巡查情況和工程實體質(zhì)量的檢查情況。
質(zhì)監(jiān)員在做記錄時，往往實體質(zhì)量寫得多，質(zhì)量行為內(nèi)容不寫或?qū)懙蒙佟⒔ǜ鞣劫|(zhì)量行為要檢查的內(nèi)容很多，在質(zhì)量監(jiān)督手冊中已有體現(xiàn),但在監(jiān)督巡查記錄中仍要有該部分內(nèi)容。主要管理人員在崗情況及執(zhí)行法律法規(guī)情況應(yīng)如實記錄。對實體質(zhì)量的巡查記錄要詳細(xì)，檢查哪個部位，存在的問題要記錄清楚，以便反饋參建單位進行整改。監(jiān)督巡查記錄一式四份，各方簽字后，發(fā)放給各責(zé)任主體三份，一份存檔。在巡查記錄中已經(jīng)寫清，發(fā)放責(zé)任主體便于整改。對于問題較多或較嚴(yán)重時，下發(fā)《整改通知單》或《局部暫停通知單》。
五、質(zhì)量監(jiān)督抽檢記錄建筑工程抽檢內(nèi)容有:主要材料、構(gòu)配件抽檢、現(xiàn)澆混凝土強度、構(gòu)件尺寸。每年制訂抽檢計劃，最低保證每一季度一次，成立專門的抽檢小組，人員必須持證上崗，必須熟悉操作規(guī)程。所有的工地都要抽檢，抽檢不流于形式，增大監(jiān)督抽檢的權(quán)威性。
六、反饋、整改、停工通知單及不良行為記錄我站《抽測通知單》簽發(fā)的問題主要來源為:①日常監(jiān)督發(fā)現(xiàn)有可疑構(gòu)件或問題，簽發(fā)《抽檢通知單》；②工程質(zhì)量大檢查中發(fā)現(xiàn)問題，需簽發(fā)《抽檢通知單》；③參建單位或社會反映的問題，經(jīng)核查屬實的，需簽發(fā)《抽檢通知單》。《抽檢通知單》簽發(fā)要及時，經(jīng)檢測機構(gòu)檢測合格的，應(yīng)把檢測報告復(fù)印件附于《抽檢通知單》后。
《整改通知單》是在日常監(jiān)督中發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題要求責(zé)任單位整改的通知，整改有時限，責(zé)任單位應(yīng)在時限內(nèi)完成并回復(fù)完成報告書。完成報告應(yīng)有總監(jiān)和施工項目負(fù)責(zé)人簽字并加蓋公章，監(jiān)督員接報告實地回訪。這里應(yīng)注意的問題是有的質(zhì)監(jiān)員認(rèn)為“我發(fā)過《整改通知單》就沒有我的責(zé)任了”，不去認(rèn)真地責(zé)成有關(guān)單位整改，無整改完成報告。
工程《局部停工〈暫停〉通知單》是出現(xiàn)嚴(yán)重問題，質(zhì)監(jiān)員認(rèn)為必須停工，向站領(lǐng)導(dǎo)匯報后，質(zhì)監(jiān)站加蓋公章下發(fā)通知單。責(zé)任單位對質(zhì)監(jiān)機構(gòu)提出的質(zhì)量問題整改后，上報《工程質(zhì)量整改報告》和《工程復(fù)工申請報告》，質(zhì)監(jiān)機構(gòu)下達(dá)《工程復(fù)工通知書》后方可復(fù)工。這里通知單和報告環(huán)環(huán)相扣，問題處理要閉合、對應(yīng)。
責(zé)任主體不良記錄是質(zhì)監(jiān)機構(gòu)處理較薄弱的方面，有些質(zhì)監(jiān)員不作此項記錄。根據(jù)建設(shè)部建質(zhì)[2003]第113號《建設(shè)工程質(zhì)量責(zé)任主體和有關(guān)機構(gòu)不良記錄管理辦法》對責(zé)任單位出現(xiàn)113號文規(guī)定的情況，應(yīng)作不良記錄，并向站長提交材料由站長審核。填寫不良記錄后，向建設(shè)行政主管部門匯報,由建設(shè)行政主管部門做統(tǒng)計匯總及網(wǎng)上等工作。
七、主要分部、子分部及專項驗收監(jiān)督記錄主要是樁基、地基處理、基礎(chǔ)、主體、鋼結(jié)構(gòu)、玻璃幕墻、建筑節(jié)能等比較重要的環(huán)節(jié)的監(jiān)督驗收記錄,各責(zé)任主體要報送相應(yīng)驗收記錄并加蓋法人章或業(yè)務(wù)專用章作為附件。
這部分資料整理難度在于大部分工程工期較緊,主體工程完成后，就要進行主體驗收，以便進入裝飾階段。施工單位不可能等到試塊全部到齡期后再驗收。所以驗收時，因為有些質(zhì)量控制資料不到期，參建單位有的不能簽字蓋章。導(dǎo)致驗收記錄提交滯后，有的參建單位拖拖拉拉不能及時提交,監(jiān)督員填寫監(jiān)督記錄應(yīng)在提交驗收記錄后，所以使監(jiān)督記錄填寫也滯后。監(jiān)督員要及時向參建單位催要相關(guān)驗收記錄。
八、質(zhì)量事故處理監(jiān)督記錄這部分記錄也是監(jiān)督人員較為忽視的,有的監(jiān)督人員認(rèn)為只要下發(fā)整改或停工通知單問題已處理就行了,寫事故處理監(jiān)督記錄太麻煩，于是事故處理部分一片空白。這是不對的。質(zhì)量事故發(fā)生后，應(yīng)要求責(zé)任單位報送《工程質(zhì)量事故報告》，初步了解事故情況、經(jīng)過、發(fā)生原因的初步分析、損失情況、臨時措施。然后進行事故調(diào)查，摸清事故情況，填寫《質(zhì)量事故調(diào)查報告》，報告中提出初步處理意見，報站領(lǐng)導(dǎo)審核簽字。最后，填寫《工程質(zhì)量事故處理監(jiān)督記錄》。
九、竣工驗收監(jiān)督記錄竣工前7日建設(shè)工程項目部向質(zhì)監(jiān)站書面提交《工程竣工通知書》，約定時間進行工程驗收，其中《竣工驗收通知書》還有竣工驗收組成員名單、竣工驗收方案。監(jiān)督人員應(yīng)認(rèn)真審核竣工資料,對工程實物抽測和觀感檢查，并對驗收過程進行監(jiān)督，最后填寫竣工驗收監(jiān)督記錄。在這里應(yīng)注意的問題是有的參建單位業(yè)務(wù)素質(zhì)差,在竣工資料中填寫不規(guī)范、不認(rèn)真，監(jiān)督員應(yīng)嚴(yán)格按要求填寫。
十、建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督報告建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)督報告是單位工程監(jiān)督工作的總結(jié)，是竣工備案的依據(jù)之一，是監(jiān)督檔案中最重要的資料。監(jiān)督報告應(yīng)在竣工驗收合格7個工作日內(nèi)提交，這是時限要求。
1.對檔案管理工作缺乏足夠重視
做好醫(yī)院檔案管理工作對于醫(yī)院各項工作的順利開展都具有極為重要的現(xiàn)實意義，順利開展醫(yī)院檔案管理工作不僅利于醫(yī)院醫(yī)療事業(yè)獲得巨大的經(jīng)濟效益和社會效益，而且關(guān)系到眾多患者的健康乃至生命安全。然而，當(dāng)前一些醫(yī)院對于檔案管理工作缺乏正確認(rèn)識，只將檔案管理看成簡單的病歷資料的搜集和保存，認(rèn)為檔案管理工作的意義不大，不能充分認(rèn)識檔案管理工作的重要性和必要性，繼而嚴(yán)重制約了醫(yī)院各項工作的有序開展。
2.檔案管理制度不夠健全和完善
檔案管理對于是否歸檔的材料信息缺乏明確的內(nèi)容界定，日常監(jiān)督、檢查與考核很難得到落實，檔案資料信息的收集不全集中于醫(yī)院系統(tǒng)中，國家衛(wèi)生行政部門已經(jīng)制定了適應(yīng)醫(yī)院發(fā)展需要的、較為完善的管理制度及各類人員的職責(zé)范疇，而關(guān)于檔案管理的制度和相關(guān)職責(zé)卻未加設(shè)定，同時也缺乏相關(guān)的監(jiān)督、檢查及考核措施。在醫(yī)院的目標(biāo)管理考核體系中，也并未將檔案管理納入目標(biāo)考核的范疇，自上而下整體上存在著無視檔案管理的現(xiàn)象，致使醫(yī)院的綜合管理工作呈現(xiàn)較為混亂的狀態(tài)，不利于醫(yī)院全面工作的正常開展。
3.檔案管理工作軟、硬件設(shè)施資金投入不足
隨著新醫(yī)改的進一步深化，各醫(yī)院的基礎(chǔ)設(shè)施、軟硬件設(shè)施已經(jīng)無法滿足于醫(yī)院自身不斷發(fā)展的需要，由于資金投入不足，當(dāng)前門診、急診及住院病房等基礎(chǔ)設(shè)施較為薄弱，便出現(xiàn)了醫(yī)療用房不足的現(xiàn)象，甚至檔案管理庫房被肆意占用，乃至達(dá)到不能正常開展工作的程度。同時，也由于缺乏資金投入，造成檔案管理設(shè)備及技術(shù)手段相對滯后，一部分檔案得不到合理有效保存，出現(xiàn)年年倒柜的耗費人力、財力的現(xiàn)象，也抑制了檔案管理工作的高效發(fā)展。
4.檔案管理人員綜合素質(zhì)較差
檔案管理人員的綜合素質(zhì)直接影響到檔案管理工作水平，醫(yī)院管理專業(yè)人員隊伍中，仍缺乏專業(yè)性強的檔案管理人員，檔案管理人員在文化程度、知識水平、業(yè)務(wù)能力方面都參差不齊。而且，大部分檔案管理人員一直固守傳統(tǒng)的檔案管理模式，管理觀念及管理水平已經(jīng)無法適應(yīng)新醫(yī)改發(fā)展的基本需求，檔案管理缺乏活力和創(chuàng)新機制。
二、強化醫(yī)院檔案管理工作的對策
加強醫(yī)院檔案管理工作應(yīng)從提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)、強化檔案管理意識、實現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、信息化等方面入手。
1.必須提高對于檔案管理工作的認(rèn)識
檔案管理工作是一項長期的服務(wù)性綜合管理工作，因此，應(yīng)自上而下提高對檔案工作的認(rèn)識。必須認(rèn)真貫徹《檔案法》，調(diào)整和更新檔案管理理念。檔案部門也應(yīng)加強對于檔案管理工作的宣傳力度，通過宣傳，擴大檔案工作的影響力，使全院上下充分認(rèn)識檔案工作的重要性，杜絕各部門無視或忽視檔案資料的現(xiàn)象，全面提高檔案管理意識。
2.將檔案工作納入醫(yī)院綜合管理工作之中
必須將檔案管理工作納入醫(yī)院日常管理工作的重要議事日程，建立和完善檔案管理工作的長效機制。力求做到“三納入”和“四同時”，“三納入”是指納入醫(yī)院規(guī)劃和計劃、納入檔案管理制度、納入相關(guān)人員的職責(zé)范疇；“四同時”是指在布置、檢查、總結(jié)和驗收其他各項工作的同時，必須抓好檔案管理的布置、檢查、總結(jié)和驗收工作。必須將檔案管理工作作為醫(yī)院發(fā)展的核心內(nèi)容來抓，與醫(yī)院建設(shè)和各項業(yè)務(wù)工作同步規(guī)劃和同步發(fā)展，以便更好推進醫(yī)院各項工作的順利、有序開展。
3.建立和完善檔案管理工作制度
要確保檔案管理工作的健康、有序開展，必須建立和完善檔案管理工作制度。醫(yī)院檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真貫徹和執(zhí)行國家制定的相關(guān)檔案工作的法律、法規(guī)，并結(jié)合醫(yī)院實際發(fā)展情況制定一系列的檔案管理制度，如收集制度、整理制度、歸檔制度、借閱登記制度、統(tǒng)計制度、鑒定銷毀制度等，使收集有范圍，整理有標(biāo)準(zhǔn)，借閱有規(guī)定，管理有措施。同時，有效構(gòu)建以院長為第一責(zé)任人的檔案管理模式，各部門設(shè)立兼職檔案員，依照檔案管理制度做好本部門檔案管理工作，形成完善的系統(tǒng)化檔案管理網(wǎng)絡(luò)。
4.加大檔案管理工作資金投入
加大資金投入，有效改善檔案管理的設(shè)施及提升技術(shù)水平是實現(xiàn)檔案管理信息化的基礎(chǔ)條件。首先，逐漸改善檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施及相關(guān)保護措施，比如檔案庫房的空調(diào)、除濕設(shè)備，防火、滅火設(shè)備，高效滅蟲、滅鼠設(shè)備，全面實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化高效管理。其次，投入資金，全面引入和發(fā)揮計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，提高管理效率。第三，對檔案管理人員進行崗位培訓(xùn)必須有必要的資金支持。
5.建立或完善電子檔案
電子檔案的建立使檔案管理工作變得更為方便、快捷和高效，使以前耗時耗力的檔案管理工作變得異常省時省力，使檔案信息的收集、處理、保存和利用均能獲得事半功倍的積極效果，大大提高了檔案管理的工作效率和管理水平。醫(yī)院必須建立或完善電子檔案，利用計算機技術(shù)進行醫(yī)院檔案信息的收集、傳遞、保存和開發(fā)利用，將檔案信息資源做好具體分類，如可分為基建管理、業(yè)務(wù)管理、行政管理、患者信息等諸方面，錄入計算機軟件系統(tǒng)中，確保檔案完整、準(zhǔn)確、真實。
6.全面提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)
首先，應(yīng)定期或不定期組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和繼續(xù)教育工作，促使檔案管理人員不斷努力學(xué)習(xí)新知識、新技術(shù)，真正掌握檔案現(xiàn)代化管理的綜合技能，逐步形成系統(tǒng)化、全方位、立體化的檔案管理體系，使醫(yī)院檔案信息資源為醫(yī)院發(fā)展提供全面服務(wù)。其次，深入了解和掌握臨床一線的醫(yī)療情況、科研發(fā)展對于檔案信息管理的基本需求，不斷總結(jié)和改進檔案管理工作，以最大化推進檔案管理水平的提高。
7.開發(fā)醫(yī)院檔案信息資源，服務(wù)社會
由于醫(yī)院全面工作運營開展過程中形成的各類文件、決議、方案、合同、協(xié)議等重要資料，真實反映了醫(yī)院各個時期的發(fā)展歷程，具有很重要的查考價值。因此，檔案管理人員必須積極樹立較強的服務(wù)意識，明確內(nèi)容歸檔范疇，多渠道、多途徑開發(fā)檔案信息資源，不斷提高檔案管理質(zhì)量和強化服務(wù)意識，力求為醫(yī)療服務(wù)和醫(yī)學(xué)科研提供全面服務(wù)。組織開展各種編研活動，精心編寫各類專題匯編，并在醫(yī)院網(wǎng)站上各類信息，實現(xiàn)檔案信息資源共享，為醫(yī)院爭創(chuàng)優(yōu)秀醫(yī)院提供完整、真實、可靠的參考依據(jù)，提高檔案信息資源的利用率。
三、結(jié)語
檔案管理對于企事業(yè)單位的發(fā)展有著重要的意義，目前我國檔案管理的工作問題主要表現(xiàn)在：工作發(fā)展遇到瓶頸，管理人員素質(zhì)不高以及觀念落后。為了實現(xiàn)新形勢檔案管理工作的規(guī)范化，要建立制度化的檔案管理工作，更新檔案管理設(shè)備，創(chuàng)新檔案管理工作并且科學(xué)的規(guī)范檔案信息。
關(guān)鍵詞：
新形勢；檔案管理工作；規(guī)范化
檔案管理對于任何一個行業(yè)而言都有著重要的作用，對各行各業(yè)的發(fā)展都有巨大的影響。近年來，隨著我國經(jīng)濟的不斷發(fā)展，信息化進程加快，我國經(jīng)濟發(fā)展方式和經(jīng)濟體系也相應(yīng)的不斷改革。在這種新形勢下，檔案管理工作的規(guī)范化顯得更加重要。
1檔案管理工作的現(xiàn)狀和問題
1.1檔案管理工作發(fā)展遇到瓶頸
一方面，目前我國大部分的企事業(yè)單位檔案管理工作存在著案卷質(zhì)量差、檢索工具不完整、沒有計算機索引目錄等問題，檔案管理工作不能夠達(dá)到國家要求的操作規(guī)范準(zhǔn)則。同時因為我國檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化工作起步較晚，配置暫時還無法完全達(dá)標(biāo)，使得檔案管理工作的推行較為遲緩，管理工作的進度緩慢，也無法達(dá)到規(guī)范統(tǒng)一，是當(dāng)前我國檔案管理工作發(fā)展遇到的最大瓶頸。另一方面，我國檔案管理工作模式陳舊，缺乏必要的現(xiàn)代化設(shè)備的配合。檔案管理工作需要軟件和硬件的相互配合，硬件是工作的基礎(chǔ)，而我國企事業(yè)單位普遍硬件設(shè)備落后，設(shè)施不齊全，檔案管理跟不上時代的變化，沒有計算機索引目錄和檢索工作，制約了檔案管理工作的發(fā)展。
1.2檔案管理人員素質(zhì)有待提升
檔案管理人員的素質(zhì)不高，檔案管理缺乏專業(yè)的管理人才，是目前檔案管理工作出現(xiàn)問題的根本原因。在我國，大部分的企事業(yè)單位的檔案管理人員都是沒有經(jīng)過專業(yè)知識和技能的考核就直接錄取選用的。這些人員的專業(yè)知識水平和技能水平并沒有達(dá)到專業(yè)的水準(zhǔn)，有些檔案管理人員大學(xué)所修甚至不是檔案管理相關(guān)專業(yè)，在進入公司工作之前也沒有經(jīng)過專業(yè)的業(yè)務(wù)鍛煉和技能培訓(xùn)。有些企事業(yè)單位的檔案管理人員資歷較老，但是由于單位內(nèi)部沒有適時引進先進的科技管理設(shè)備，或者引入了設(shè)備卻沒有進行操作技術(shù)的培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案工作者普遍存在專業(yè)知識缺乏和技能落后的現(xiàn)象，極大的阻礙了檔案管理工作的規(guī)范化進程。
1.3檔案管理觀念需轉(zhuǎn)變
一些企事業(yè)單位工作人員對于檔案管理的認(rèn)識過于片面，缺乏整體意識，認(rèn)為檔案管理知識簡單的文件管理與保存，與單位的其他建設(shè)并無任何相關(guān)。缺乏整體意識，將檔案管理業(yè)務(wù)局限在單一的形式中。并且由于檔案管理人員對于檔案管理工作缺乏正確的認(rèn)識，導(dǎo)致許多的檔案工作不到位，浪費了大量寶貴的資源，僅僅參與的不健全的檔案資料等根本無法向社會提供完整的服務(wù)，影響檔案管理職能的發(fā)揮。
2規(guī)范檔案管理工作的有效措施
2.1建立制度化的檔案管理工作
建立制度化的檔案管理工作時實現(xiàn)檔案管理工作規(guī)范化的基礎(chǔ)。“沒有規(guī)矩，不能成方圓”，只有實現(xiàn)檔案管理工作的制度化，才能夠?qū)ζ髽I(yè)和工作人員進行有效的約束，促進檔案管理工作的規(guī)范化。雖然目前我國已經(jīng)出臺了一系列的法律法規(guī)，保障了檔案管理工作的基礎(chǔ)，在檔案管理的手機、整理和管理上也提供了有力的保障，但是隨著經(jīng)濟社會的不斷進步。以及信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，要求各企事業(yè)單位必須要多加借鑒國內(nèi)外成功案例，吸取其中的經(jīng)驗和教訓(xùn)，并結(jié)合自身企業(yè)的實際情況，制定出合理、有效的檔案管理規(guī)章制度。規(guī)章制度的內(nèi)容要詳細(xì)具體，并且要有可行性，能夠切實發(fā)揮出規(guī)范檔案管理工作的作用。
2.2更新檔案管理設(shè)備
新形勢下的檔案管理要求要與時俱進，跟上時代步伐，采用更加先進的檔案管理設(shè)備。現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備對于傳統(tǒng)的人工管理檔案有著效率高、時效快、保存檔案完整性高等特點。雖然現(xiàn)代化設(shè)備對于管著人員技術(shù)上會有一定的挑戰(zhàn)，但是從其他角度上看，其更能促進檔案管理人員加強對業(yè)務(wù)管理技能的提升，提高管理人員的服務(wù)意識，監(jiān)督管理人員的日常工作，同時能夠充分利用信息技術(shù)的有利條件，更好的為社會服務(wù)。更新檔案管理設(shè)備包括更新檔案管理的軟件和硬件設(shè)備，實現(xiàn)檔案管理電子化。電子化管理的檔案管理工作要注意制定嚴(yán)密的電子文件安全管理制度，確保信息的完整性和真實性。
2.3創(chuàng)新檔案管理工作
隨著現(xiàn)代科技的不斷發(fā)展，信息技術(shù)被不斷應(yīng)用于各行各業(yè)的發(fā)展中，這一方面是對檔案管理工作的挑戰(zhàn)，另一方面也是推進檔案管理工作進行發(fā)展創(chuàng)新的動力和基礎(chǔ)。首先，檔案管理人員要在以前的工作經(jīng)驗和基礎(chǔ)上，分析總結(jié)工作的特點和瓶頸，針對總結(jié)出的問題，思考相關(guān)對策。以提高管理員的業(yè)務(wù)技能和專業(yè)知識水平為基礎(chǔ)，加大對管理員們的專業(yè)培訓(xùn)。創(chuàng)新管理工作人員對現(xiàn)代技術(shù)的掌握和現(xiàn)代管理的方式方法，用機器管理取代傳統(tǒng)的手工管理，提高檔案保存完整率和檔案的利用率，發(fā)揮檔案管理正確的職能。在進行檔案管理機械化、現(xiàn)代化創(chuàng)新時也要注意對網(wǎng)絡(luò)信息化的管理，要加強日常的檢查和鑒定工作，確保檔案的完整性和安全性。
2.4科學(xué)的規(guī)范檔案信息
科學(xué)的規(guī)范檔案信息首先要做到確保電子文件的原始性和真實性，這是檔案管理規(guī)范化的靈魂。在電子化的檔案管理中，電子信息隨時都有被更改和丟失的可能，要求管理人員要加強相關(guān)的電子維護工作。其次，檔案信息的完好保存應(yīng)該實現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的互補，在將文件信息轉(zhuǎn)換為電子信息之后，對于原稿件也要保存完整，防止出現(xiàn)意外電子信息篡改或者紙質(zhì)稿件丟失的情況。最后，要實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理。檔案數(shù)字化可以有效的克服地域、時間和空間限制，擴大檔案管理的服務(wù)范圍，提高管理的服務(wù)效率。
3結(jié)語
綜上，檔案管理與企業(yè)和社會的發(fā)展息息相關(guān)，新形勢下我國檔案管理工作存在著一系列問題，需要管理人員響應(yīng)時代號召，采取相應(yīng)措施規(guī)范檔案管理工作。
作者：鄧華云 單位：湖南省委黨校湖南行政學(xué)院
參考文獻(xiàn)：
[1]顧雅麗.淺析新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化[J].經(jīng)營管理者,2015,07:281
關(guān)鍵詞：檔案管理工作 檔案管理人員 創(chuàng)新觀念
歷史研究是對發(fā)生的歷史事件的分析，通過分析我們能得到歷史發(fā)展的規(guī)律，為新時期政策的制定提供指導(dǎo)，而史書，地方志等檔案就是進行歷史研究的重要資料，它的客觀真實性也決定了它的研究價值。這就要求我們要重視檔案管理的工作。
一、檔案管理工作的重要性
檔案是具有很高保存價值的各種形式的歷史記錄，在很多方面都具有及其重要的價值。如檔案管理也是我們國家進行文化、經(jīng)濟建設(shè)，宣示的重要憑證。在我國，各個地方官方和民間的檔案記錄內(nèi)容十分豐富，這些檔案在國家政策的制定，制度的改革中起到了重要的作用。豐富的檔案也記載了從古到今我國的領(lǐng)土疆域，為解放后我國領(lǐng)土劃分提供了重要的依據(jù)，這些領(lǐng)土疆域的檔案資料也是我們打擊試圖通過編造謊言侵占我國南海，南沙等地區(qū)的有力武器。豐富的水文水利檔案資料等為我國的農(nóng)業(yè)發(fā)展計劃和三峽水電站等水利工程的建設(shè)提供了重要的依據(jù)和有效的資料。檔案資料也是文學(xué)創(chuàng)造的重要靈感源泉，也是文學(xué)創(chuàng)作者構(gòu)件情節(jié)的重要憑證。在我國經(jīng)濟高速發(fā)展的條件下，做好檔案管理工作，全面準(zhǔn)確的反映本單位的發(fā)展現(xiàn)狀和所取得的成果，將這些與單位的決策有機的結(jié)合，對于提高管理效率也有著深遠(yuǎn)的影響，能不但提高企業(yè)的市場競爭力。
二、檔案管理工作的理念創(chuàng)新
當(dāng)今社會是信息化的社會，隨著信息需求的爆發(fā)式增長，環(huán)境的變化會引起人們行為和思維方式的改變，這也會影響檔案管理工作，使得檔案管理工作面臨著全新的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的檔案管理工作理念已經(jīng)不能更上時代的步伐，創(chuàng)新檔案管理工作理念就是現(xiàn)代檔案管理工作必須客服的難題。
首先，必須改變檔案管理理念，傳統(tǒng)的封閉式管理已經(jīng)不能適應(yīng)市場經(jīng)濟體制的要求，開放式管理成為檔案管理的主流。從我國的國情出發(fā)，吸收國外的先進管理經(jīng)驗，結(jié)合國內(nèi)的實際需求，走一條中國特色的開放式管理之路，同時在政府政務(wù)公開的順風(fēng)車下，延伸到社會范圍內(nèi)的信息資源公開，共享優(yōu)質(zhì)資源，為企事業(yè)單位人員的日常工作提供便利，也提高了工作的效率和質(zhì)量。信息資源的公開對于社會民眾監(jiān)督檔案管理工作以及保證檔案信息的真實性也有著很大的作用。
其次，要樹立為用戶服務(wù)的管理新理念。過去計劃經(jīng)濟下的單一為政府服務(wù)的管理理念已經(jīng)過時，現(xiàn)在需要的是把檔案資源當(dāng)成一種經(jīng)濟資源和資產(chǎn)進行管理。為用戶服務(wù)的管理理念的含義為：依據(jù)法律法規(guī)規(guī)定，按相關(guān)程序可進行公開；如果是有價值的檔案資源，要肯定其擁有的商品屬性；檔案交易時可制定與其他商品交易不一樣的規(guī)定。
再次，要樹立檔案追蹤理念。在傳統(tǒng)的計劃經(jīng)濟下，人們對于檔案管理工作沒引起足夠的重視，很多資料的收集和管理都只是形式。為了使檔案管理工作更加有效，必須樹立檔案追蹤理念。在樹立檔案追蹤理念時應(yīng)注意一下幾個方面：要圍繞當(dāng)前的時事經(jīng)濟，政治等熱點問題進行追蹤；任何企事業(yè)單位形成檔案時，都要圍繞以單位為中心；任何的檔案記錄都要突出事情的重點。
三、檔案管理工作的現(xiàn)代化
首先，必須實現(xiàn)檔案資源的信息化，只有這樣，檔案的管理工作才能借助與現(xiàn)代飛速發(fā)展的信息技術(shù)。檔案資源信息化指將檔案資源和檔案管理的工作流程等，通過信息加工技術(shù)，和網(wǎng)絡(luò)傳輸實現(xiàn)檔案資源的合理有效的整理歸類，已經(jīng)開發(fā)利用。實現(xiàn)檔案資源的全社會范圍內(nèi)的共享。檔案資源信息化主要有檔案信息資源建設(shè)和檔案基礎(chǔ)平臺建設(shè)。
其次，要實現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化和無紙化。傳統(tǒng)手工管理模式下，紙質(zhì)檔案是管理的主要對象，其信息的存儲依賴于載體，且當(dāng)檔案資源過多時會占用很大的空間。而在現(xiàn)代化條件下，檔案管理的對象大部分是以數(shù)據(jù)化的形式存在的。具有可共享，易控制，動態(tài)更新的優(yōu)點，使得管理和查閱都十分的方便。網(wǎng)絡(luò)化的管理主要以計算機輔助管理，使得管理十分方便高效，也節(jié)省了大力的人力財力。
四、檔案管理工作人才素質(zhì)的提高
檔案管理的工作還是由人在進行，因此加快檔案管理工作的快速發(fā)展，管理人員的素質(zhì)也是其中的關(guān)鍵因素。檔案管理工作的特殊性質(zhì)決定了它對管理人才的政治素質(zhì)的要求，管理人員必須具有較高的政治素養(yǎng)，熟練的掌握黨的方針路線以及相關(guān)法律法規(guī)。其次，由于檔案管理是一項以服務(wù)為主的工作，因此要求管理人員具有高尚的職業(yè)道德。同時，要增前管理人員的業(yè)務(wù)技能，將培訓(xùn)與工作實際結(jié)合，培養(yǎng)一專多能的人才。除掌握檔案管理學(xué)的基本知識外，管理人員還必須增加與自己工作相近的專業(yè)的知識儲備。
隨著檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展，管理人員也應(yīng)該與時俱進的學(xué)習(xí)新的計算機網(wǎng)絡(luò)方面的知識。除了擁有過硬的職業(yè)素養(yǎng)，檔案管理人員還應(yīng)該樹立競爭意識和責(zé)任意識，在實際的工作中不斷學(xué)習(xí)，碰到新問題時，將培訓(xùn)所學(xué)與實際相結(jié)合解決新問題。在競爭中鍛煉自己的業(yè)務(wù)能力。老一輩的檔案管理人員擁有豐富的經(jīng)驗，但是不容易接受新的思想，知識結(jié)構(gòu)固化，需要加強對于新知識新技術(shù)的學(xué)習(xí)才能勝任新時期的檔案管理工作。新時期的飛速發(fā)展的現(xiàn)狀要求各方面的人才都需要有創(chuàng)新意識，檔案管理人員也不能除外。為了實現(xiàn)檔案資源的利用價值，檔案管理人員還要增強服務(wù)意識，發(fā)揮個人的主觀能動性，不斷改善服務(wù)水平和方式，為單位決策提供優(yōu)秀的服務(wù)。
綜上所述，檔案的管理在我國現(xiàn)在化建設(shè)過程中起著重要作用，它幫我們總結(jié)過去的經(jīng)驗教訓(xùn)，為我們未來遇到的種種問題提供解決方案，是一筆無形的財富。做好檔案的管理，除了要認(rèn)識檔案管理的重要性，我們還要創(chuàng)新檔案管理工作的理念，加強檔案管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)，從而加快檔案管理的現(xiàn)代化進程，這樣才能讓檔案資源發(fā)揮出更大的作用。
參考文獻(xiàn)：
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[關(guān)鍵詞]事業(yè)單位；檔案管理；創(chuàng)新；問題；對策
中圖分類號：R197.3 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）02-0169-01
前言
傳統(tǒng)檔案低效率且準(zhǔn)確率不高等劣勢已不能適應(yīng)當(dāng)今時展的需求。在快速發(fā)展的今天，工程建設(shè)過程中所需的檔案資料需要快速便捷化，傳統(tǒng)檔案管理方式只會耽誤商機。因此，重視檔案管理工作創(chuàng)新，是每位管理者應(yīng)當(dāng)重視的問題之一。
一、事業(yè)單位檔案管理工作問題
（1）檔案管理制度完善度不足
我國還有許多事業(yè)單位在檔案管理工作中由于組卷的統(tǒng)一性不強，檔案袋內(nèi)沒有目錄等，經(jīng)常出現(xiàn)案卷標(biāo)題與序號不完備的現(xiàn)象。這些現(xiàn)象的出現(xiàn)，都證明了事業(yè)單位檔案管理制度的不健全。許多檔案在信息的收集與保密方面存在問題，影響了檔案信息的使用。部分事業(yè)單位雖然加大了檔案工作制度的建立，但受到許多因素的影響，其執(zhí)行力度不足，制度流于形式的問題嚴(yán)重。不完善的檔案管理制度，讓檔案管理工作的價值受到限制。
（2）檔案信息檢索利用效率較低
檔案的檢索效率，對于檔案信息使用意義的發(fā)揮有著重要的影響。一般來講，檔案的檢索主要是通過手工檢索與計算機檢索完成的。如果事業(yè)單位具有完備的檔案信息檢索設(shè)備，那么信息檢索的效率就會很快。在信息技術(shù)快速發(fā)展的今天，計算機是檔案信息檢索工具的首選。然而，許多事業(yè)單位仍然利用手工檢索的方式。更有一些事業(yè)單位為了提高檔案信息的檢索速度，花費大量的人力與物力引進多種檢索工具，認(rèn)為檢索工具越多，信息檢索的效率就越高。檢索工具的優(yōu)勢在于細(xì)致，而不是繁多。檢索模式的落后以及檢索工具的繁瑣，反而不利于檔案信息檢索利用率的提高。
（3）檔案管理者管理意識不足
雖然檔案管理工作對于事業(yè)單位的日常運行有著重要的影響，不僅能夠讓事業(yè)單位反思自己的過去，促進開展未來的工作，更在經(jīng)濟效益與無形榮譽的積累上起到積極作用。但在實際工作中，還是有不少單位的管理者沒有認(rèn)識到檔案信息利用的重要性。單位領(lǐng)導(dǎo)的不重視，影響了檔案管理者的工作情緒，缺乏應(yīng)有的檔案管理意識，造成許多歷史資料無從查詢的結(jié)果，單位的發(fā)展史缺乏應(yīng)有的記載和記錄。
二、現(xiàn)代化模式下事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新對策
事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化，需要檔案管理技術(shù)的更新，先進管理思想的引導(dǎo)，也需要全體工作者的努力。下面，筆者就事業(yè)單位檔案管理工作提出幾點創(chuàng)新對策：
（1）推動事業(yè)單位檔案管理的無紙化發(fā)展
在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速發(fā)展的今天，信息化已經(jīng)在為時代的代名詞。在計算機與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速普及的今天，文字的保存形式日益多樣化。無紙化的文字保存模式為更多的領(lǐng)域所應(yīng)用。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案信息的存儲是紙質(zhì)的，對于儲存地的濕度與溫度有著較高的要求。要促進檔案管理工作的現(xiàn)代化，需要對文字信息儲存模式進行改革，推動無紙化管理模式的落實。要加大計算機采購力度，給檔案管理部門配置充足的計算機設(shè)備，支持檔案管理工作的無紙化改革。
（2）加強事業(yè)單位檔案管理工作的數(shù)字化
計算機技術(shù)日益出新，壓縮與打包技術(shù)快速發(fā)展。將壓縮技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作中，不僅提高了檔案管理工作的技術(shù)水平，更節(jié)約了大量的虛擬空間。利用數(shù)字化技術(shù)，將傳統(tǒng)意義上的檔案信息轉(zhuǎn)換成為可以存儲于計算機上的電子文檔，再將其壓縮成內(nèi)存更小的文件，會讓檔案管理的成本得以縮小，更能提高檔案信息管理的準(zhǔn)確度。數(shù)字化的檔案管理工作解決了傳統(tǒng)檔案管理工作中占用空間大的問題，也能夠促進檔案信息的數(shù)字化檢索，提高檔案信息的使用效率。
（3）加強事業(yè)單位檔案管理工作的市場化
雖然事業(yè)單位是公益性、服務(wù)性的單位，但順應(yīng)市場特點，有利于事業(yè)單位各項工作活動的有效開展。事業(yè)單位的檔案管理工作，是保存社會發(fā)展記錄的重要工作，也是推動社會進步的有效措施。每一份事業(yè)單位的檔案，都是一份不能多得的人類發(fā)展財富。在當(dāng)代的事業(yè)單位發(fā)展過程中，管理者應(yīng)當(dāng)促進檔案管理工作的市場化運行。加強社會大眾對于檔案管理工作的重視力度，發(fā)揮檔案信息的價值，讓檔案信息得到最大化利用。對于一些可以公開的檔案信息，通過與媒體合作的方式進行傳播，讓更多的人了解社會的發(fā)展與進步，促進事業(yè)單位服務(wù)職能的實現(xiàn)。
（4）培養(yǎng)檔案管理現(xiàn)代化人才
根據(jù)從事多年的檔案管理工作實踐，本人認(rèn)為：計算機的產(chǎn)生和應(yīng)用，就好像紙張的發(fā)明一樣，對人類科學(xué)文化的發(fā)展產(chǎn)生巨大的推動作用。為了保證電子時代人類活動的真實歷史記錄得以長期保存和利用，檔案管理者必須學(xué)會利用現(xiàn)代化檔案管理手段―――檔案計算機管理及電子文件的歸檔與管理的知識與技能，這就要求每一個檔案管理者都必須及早適應(yīng)電子信息技術(shù)革命給檔案工作帶來的影響和變革。檔案工作人員必須掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)，熟練運用電子計算機以及各類現(xiàn)代化辦公設(shè)備來進行電子文件的制作、使用和維護。要保證檔案系統(tǒng)現(xiàn)代化管理工作有序、正常、持續(xù)的發(fā)展，必須做到：a.在現(xiàn)有基礎(chǔ)上積極創(chuàng)造條件，想方設(shè)法引進急需人才；b.從提高整支隊伍素質(zhì)著手，對檔案工作者分層次進行基礎(chǔ)知識教育、高級理論培訓(xùn)及檔案專業(yè)教育，培養(yǎng)一支具有一定數(shù)量和質(zhì)量的年輕的檔案生力軍，使檔案管理人員不僅具有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，而且具有較強的開拓創(chuàng)新意識。？對于在職人員，則要定期進行培訓(xùn)，讓他們了解檔案管理工作的意義，調(diào)動檔案管理工作積極性。更要傳遞正確的檔案管理方法，讓他們能夠正確地應(yīng)用計算機與網(wǎng)絡(luò)開展數(shù)字化的檔案管理工作。建立明確的獎懲制度，讓檔案管理工作在規(guī)范的指導(dǎo)下有效開展。
三、結(jié)束語
綜上所述，在現(xiàn)代化管理思想的影響下，利用先進的管理手段更新檔案管理工作者的工作方法，能夠促進事業(yè)單位檔案管理工作的改革，更能讓檔案管理工作的意義突顯出來。社會的快速發(fā)展，需要事業(yè)單位進行內(nèi)部調(diào)整與改革，讓每一個部門的工作都跟上時代的步伐，滿足時展的需求。只有這樣，才能促進事業(yè)單位在新的形勢中快速成長。
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