時間：2023-06-05 15:44:06
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關鍵詞：人事檔案;收集;鑒別;工作
收集人事檔案材料，充實人事檔案內容，是貫穿于人事檔案工作始終的一項經常性的工作。鑒別工作的好壞直接決定著人事檔案質量的優劣。對能否正確貫徹人事政策也有一定的影響。它是一項非常重要的工作，在人事檔案中占有特殊的地位。
1.人事檔案的收集
收集人事檔案材料，政策性強，涉及面廣，難度較大，它不僅是人事檔案部門的任務，也是形成人事檔案材料部門的任務，必須各方面密切合作才能做好。
1.1人事檔案的歸檔
人事檔案材料的歸檔范圍做好收集工作，首先應明確收集什么。人事檔案材料的歸檔范圍包括：調配、任免、考察考核材料，錄用材料，辦理出國、出境材料，各種代表會材料，工資待遇材料，學歷和評定崗位技能材料，職稱材料，加入黨團組織材料，政審、考核材料，獎勵與處分材料，履歷、自傳、鑒定材料，科研材料， 殘疾材料，其他材料。
1.2人事檔案材料的收集渠道
人事檔案材料的形成不僅僅局限于組織、人事、勞動部門，凡是與人事管理活動有關的部門都有可能產生人事檔案材料。應摸清人事檔案材料的來源，做到"有的放矢"。當前，人事檔案材料主要通過以下渠道收集。
通過組織、人事、勞動及其他人員管理部門，收集各種履歷表、簡歷表、登記表、自傳、鑒定、考核、考績、任免、招聘、錄用、招工、"以工代干"轉干的材料；評聘、晉升、套改專業技術職務職稱和評定工人崗位技能的材料；授予學位、學銜、軍銜的材料；審計工作中形成的有關材料；出國、出境、辦理工資、調整級別待遇、離休、退休的材料。通過員工所在黨、團組織、政府機關、企業、事業單位的有關部門，收集員工人黨、入團，民主評議黨員、退黨、退團、除名及參加派的有關材料；授予各種榮譽稱號的先進事跡和獎勵材料；有關政治歷史問題的審查、甄別、結論、調查報告和本人的申訴、檢查交待材料；更改姓名、年齡、參加革命工作時間、入黨入團時間、申請書和組織審批材料。
1.3建立和健全收集制度
人事檔案部門應建立和健全移交制度，明確規定各單位、各部門日常工作中形成的，凡是屬于歸檔范圍的材料，均應移交人事檔案部門。人事檔案部門不能完全坐等有關單位主動送材料上門，應經常與有關部門保持密切聯系，定期或不定期索要應歸檔的人事檔案材料，對于遲遲未交者，應及時貧函、打電話或登門索要。檢查核對制度人事檔案部門對所管人事檔案數量的狀況，應定期進行檢查核對，將不符合歸檔要求的材料，退回形成單位重新制作或補辦手續；不屬人事檔案范圍的材料，予以剔除或退回原單位處理。
組織、人事、勞動等部門，根據工作需要和檔案材料的缺少情況，統一布置填寫履歷表、登記表、鑒定表、自傳等，使人事檔案及時得到補充。
2.人事檔案的鑒別
人事檔案鑒別工作，就是按照一定的原則和規定，對收集起來的檔案材料進行審査，甄別其真偽，判定有無保存價值，確定其是否歸入人事檔案。它是人事檔案材料歸檔以前的最后一次檢查。鑒別是系統整理的基礎和前提，也是保證人事檔案材料完整、精煉、真實的重要手段。鑒別工作的好壞直接決定著人事檔案質量的優劣。對能否正確貫徹人事政策也有一定的影響。它是一項非常重要的工作，在人事檔案中占有特殊的地位。
2.1鑒別工作的原則
鑒別工作的政策性很強，必須遵循"取之有據，舍之有理"的原則。取之有據，是指歸人人事檔案的材料要有依據，符合上級的有關規定。舍之有理，是指決定剔除的材料，要有足夠的理由，尤其是準備銷毀的材料，更須十分謹慎，不能武斷或草率。人事檔案是培養、選拔干部的依據，有時一份材料會影響一個人的使用。因此，應以高度負責的精神，慎之又慎地決定材料的取舍。為正確貫徹鑒別工作原則，必須做到以下幾點。
2.2鑒別的內容和方法
判斷材料是否屬于人事檔案通過各種渠道收集來的材料，由于種種原因，有些屬于人事檔案，有些屬于文書檔案、案件檔案、業務考績檔案、訴訟檔案等，有的材料應該歸檔，有的應由本人收存，有的需轉遞有關部門。鑒別工作的任務之一，就是把不屬于人事檔案歸檔范圍的材料剔除出去。
從紀檢、監察和行政管理部門收集來的處分決定、結論、批復、本人對處分決定的意見和檢査交待材料，屬于人事檔案范圍。本人申訴材料、旁證、檢舉揭發材料，屬于案件檔案范圍，由紀檢、監察部門保存。
從專業技術單位和學校收集來的評聘專業技術職稱的申報表、審批表、考績材料、發明、創造、革新成果登記和論著目錄、受獎材料、學位學銜材料、畢業登記表、學歷證明、考試成績單等，屬于人事檔案范圍。從組織、人事、勞動部門收集來的干部職務任免、員工錄用、聘用、招用、職級待遇調整、更改姓名、參加工作時間等的登記表和審批材料等，屬于人事檔案范圍。
判斷是否本人的檔案材料人事檔案是以員工姓名為特征整理保存的，確定檔案材料是否歸檔，首先應弄清楚是誰的檔案，不能因同名同姓、同姓異名、異姓同名而張冠李戴，因一人多名而將材料分散。為防止張冠李戴，應仔細核對檔案材料上的籍貫、年齡、性別、家庭出身、本人成分、工作單位、加人黨團組織、參加工作時間、職務、工資級別等基本情況是否相同。
判斷材料是否處理完畢和手續是否完備只有處理完畢和手續完備的材料，才能歸入人事檔案。凡是懸而未決需要繼續辦理的"敞口"材料，不得歸入人事檔案。查對材料是否重復人事檔案要保持精煉，揀出重份和內容重復的材料。鑒別工作中，還應同時檢査檔案材料有無破損、霉爛變質、字跡模糊、偽造或涂改等現象，有問題時及時處理。
2.3剔除材料的處理
轉出經過鑒別，認定不屬員工本人的材料，或者是不應歸入人事檔案的材料，均應轉給有關單位保存或處理。轉出時，要寫好轉遞材料通知單。退回近期形成的檔案材料，手續不夠完全，或內容尚需査對核實，應提出具體意見，退回有關單位，待修改補充后再交回來。凡應退還本人的材料，經領導批準后退還本人，退還時應進行登記，接收人清點無誤，簽名蓋章。留存不屬于人事檔案范圍，又有保存價值的參考材料，整理后由組織、人事部門作為業務資料保存。銷毀無保存價值、重份的材料，應按有關規定銷毀。銷毀時要認真審查，逐份登記，并說明銷毀的理由，經主管領導批準后，進行銷毀。
參考文獻
參加工作時間和工齡是人事檔案的重要內容，直接關系到職工的福利待遇。以下是小編整理的人事檔案中參加工作時間和工齡的認定，歡迎大家一起學習。
參加工作時間，是指工作人員專職參加工作的起始時間。工齡，是指職工自與單位建立勞動關系起，以工資收入為主要來源或全部來源的工作時間。參加工作時間是工齡的起始點，工齡是參加工作的總體時間。
參加工作時間和工齡是人事檔案的重要內容，直接關系到職工的福利待遇。目前人事檔案專項審核中，對參加工作時間和工齡的認定中經常會遇到的問題主要有，一是大學畢業生畢業后二次派遣時間、轉正定級時間與繳納保險保險不統一導致參工時間記載不一致;二是存在因參軍，下鄉知青、民辦教師、鄉村醫生等參加工作的材料不齊全，致使參加工作時間不好確認。
造成這些問題的原因通常是因為：一是個人為了自身利益或書寫錯誤;二是部分人資工作人員業務不夠熟練，對相關政策理解不到位造成填寫錯誤;三是各個地方相關認定政策不統一，人才流動后造成參加工作時間不一致的情況。
參加工作時間和工齡的認定辦法及政策依據
1、 工人參加工作時間。(1)《全民所有制工業企業轉換經營機制條例》(國務院令第103號，1992年7月23日施行)施行前招用為勞動者的，以其初次參加工作時縣級以上勞動人事部門審批時間作為認定依據進行認定。(2)《全民所有制工業企業轉換經營機制條例》施行后至《中華人民共和國勞動合同法》(2008年1月1日起施行)施行前招用為勞動者的，以首次簽訂勞動合同之日或企業辦理錄用手續之日作為認定依據進行認定。(3)《勞動合同法》施行后招用勞動者的，以用工之日作為認定依據進行認定。(4)工人參加普通大中專院校考試上學，畢業后重新派遣的，其參加工作時間認定，正式工以招工時間為準，合同工或長期臨時工按照畢業分配工作后到單位報到之日起計算。
2、 根據山東省人社廳《關于全日制普通大中專畢業生參加工作時間確定及工齡計算問題的復函》(【1998】魯人工函1號)全日制普通大中專畢業生，由畢業生就業主管部門派遣到機關事業單位工作的，其參加工作時間及工齡，從報到起薪之日起計算。
3、 復員、退伍軍人參加工作時間。從縣(市)人民政府征兵辦公室批準入伍之日算起。
4、 下鄉知青參加工作時間。《勞動人事部關于解決原下鄉知識青年插隊期間工齡計算問題的通知》(勞人培【1985】23號)規定，原下鄉知識青年“參加工作的時間，從下鄉插隊之日算起”。其認定依據為下鄉知識青年的有關審批材料或真實有效的證明材料。
5、 民辦教師參加工作時間;原國家教育委員會【87】教計字160號文件規定：“民辦教師轉為公辦老師后，其參加工作時間，從本人計算連續工齡的起始時間算起”。其認定依據為民辦教師有關審批材料或真實的證明材料。
6、 鄉村醫生(原赤腳醫生)參加工作時間。《衛生部關于鄉村醫生工齡計算有關問題的通知》(【88】衛人字第22號)規定，“鄉村醫生成為國家正式職工，并繼續從事衛生工作的，其能加工作時間，從本人計算連續工齡的起始時間算起”，并須經縣以上衛生行政部門批準。其認定依據為鄉村醫生有關審批材料或真實有效的證明材料。需要說明的是1988年1月1日以后的鄉村醫生，須有縣以上衛生行政部門考試考核，并取得鄉村醫生證書。
【關鍵詞】人事檔案；管理；重要性；問題
0.前言
在社會公共信息中人事檔案的管理是其中重要的一個部分，通過人事檔案的儲備我們可以系統的掌握人才的基本信息，從人力資源開發和管理的角度來看，可以通過這一部分來確定人才的匹配性，以便更好的運用人才，給個人、企業以及整個社會帶來更好的經濟效益。根據人事檔案的數據，我們能更好的處理人才和社會的關系，起到重要的人才與科技進步的協調發展作用。當然，人事檔案也是我國各級國家機關、社會團體以及企事業單位的人才表現記述和評定，可以促使人才之間的進步競爭，自然的反應人才的品行，給社會帶來更大的作用。因此，人事檔案的管理工作也就對社會的人力資源管理有著不可或缺的作用。
1.人事檔案管理的重要意義和目前所遇到的問題
現代管理理論強調管理的核心是人的管理，人必須具備一定的能力才可能完成管理過程。而人事檔案對于每個人來說都非常重要，它可以證明一個人從學校到各個工作崗位不同時期的人生軌跡，是工作經歷的記錄，具有重要的價值。它的作用不可被取代，如果沒有檔案，單位和個人的權益都無從得以保障。
1.1人事檔案管理的重要意義
對于用人單位來說，檔案的作用主要體現在為單位人事部門提供依據。檔案是歷史的真實記錄，通過利用檔案可以清楚地了解一個人過去的工作軌跡，總結經驗教訓，為領導科學決策和科學管理提供重要的參考和依據。現代的機關、單位為了做到知人善任、選賢舉能，將盡可能全面、準確地了解一個人，通常會將考察現狀與查閱檔案材料中的思想言行、業務水平、個人素質、歷史情況等原始材料有機結合。而在用人過程中形成的定級、調資、任免、晉升、獎懲等方面的呈報、審批材料都會匯總、歸入本人檔案，作為考核依據，從而全面準確地了解個人的情況，為人力資源的正確選拔和配置起到了重要參考作用。
現階段，在檔案的憑證、參考等諸多作用中，普通公民還是主要利用檔案的憑證作用。由于檔案具有真實性、原始性，以及其他任何材料不可替代的依據和憑證作用，所以它有極強的法律效力。人事檔案不僅為單位用人、選人及人力資源科研、教學和管理等工作服務，同時也為個人切身利益服務，幫助解決沒有檔案就無法解決的問題。對于個人來說，無論是就業、考研、公招、公考、出國政審還是職稱評審、社會保險、入黨入團、退休手續辦理以及各項證明的出具等手續都將以檔案材料的審核為重要依據。
1.2人事檔案管理中存在的問題
首先，真實性是檔案的基本屬性，失真使人事檔案失去了憑證價值。筆者在工作中發現，有的檔案材料中參加工作的年齡越填越小、學歷越填越高、工齡越填越長、有的檔案材料甚至出現了有涂改痕跡的現象，嚴重削弱了檔案的權威性、嚴肅性,使得人力資源管理計劃中的配置、退休解聘、補充等計劃不能正確制定,必將給當前配置及未來人力資源的開發和使用帶來極大的阻礙,從而有可能使單位錯過很好的發展機遇。其次，人事檔案是一個人社會實踐經歷的真實寫照,它是對一個人面貌的全面、歷史、客觀地反映，它能使考察者在翻閱檔案時，如見其人。但是，如今的人事檔案材料單一、內容抽象，鑒定、考察材料中套話、空話多，根本體現不出個性特色，在個人正常晉升和選拔中已經失去了參考價值，進而影響了一個人工作的積極性，導致單位整體工作水平及工作效率的低下,削弱了人事檔案對人力資源開發的價值。另外，人事檔案歸檔過程應當是一個前后銜接、連續劃一的有機整體，但長期以來，由于宣傳力度不夠，個人重視不夠，導致了檔案材料分散、缺失。如：由于工作調動，致使一部分檔案材料滯留在原工作單位；學生參加工作，檔案留在學校；取得學歷文憑，學歷材料存放在自己手里等等。當前，人才流動性大，各單位為提高工作效率，采取一系列措施引進高素質人才，其中就包括為引進的人才重新建檔的情況。這些現象，嚴重破壞了人事檔案內容的完整統一，降低了人力資源管理的效力。
當然還有一些其他方面的因素，導致人事檔案管理存在諸多問題：第一，用人隨意性；第二，人員不穩定。人事檔案工作是一個專門性工作，有自己一套完整的理論、法規和方法，具有獨立的范圍、任務和程序。熟悉人事檔案業務需要一個過程，而忽視人事檔案工作業務性強、專業化程度高的特點，把人事檔案管理工作視為見習崗位，工作人員經常流動，勢必造成人事檔案管理混亂。給檔案利用帶來很多麻煩，一些人因檔案中缺少證明材料，漲不了工資，辦不了社保，享受不到社會福利待遇，人才流動受阻等，讓當事人產生諸多不滿，成為影響社會和諧的因素。
2.解決人事檔案管理的基本措施
隨著現代化進程的不斷推進，傳統的管理模式不適應現代人力資源管理需要的問題越來越突出。因此，檔案管理部門在引進高素質人才的同時，更要注重對現有人員的培訓，全面提高檔案管理人員的綜合素質，使其能夠適應現代人力資源管理的新要求。要使其端正思想、增強意識、轉變方式，變被動服務為主動服務。要加強溝通協作，及時有效地提供各種信息，更好地為現代人力資源管理服務，為高層決策服務。要讓檔案管理人員肩負起宣傳檔案法、普及檔案知識的重任，提高全民檔案意識，在全社會形成人人關心檔案的良好局面。
現代人力資源管理趨勢要求，人事檔案管理必須更加制度化、規范化。要對檔案的內容、分類、檔案用品標準重新進行規范。在材料的收集上要做到及時、完整；在材料的鑒別上必須做到去偽存真，確保材料的真實性；在材料歸檔中要做到分類準確，裝訂整齊;在遞轉檔案中要做到按章辦事，確保檔案材料安全可靠；在別人查閱、傳閱檔案時,要熱情服務而又不失原則，注意檔案的保密和安全。檔案管理人員還要積極主動地跟有關部門聯系，及時更新、補充檔案新材料。這一切，都離不開嚴格合理的規章制度。
人事檔案管理中心應設立為不以盈利為目的的公益型事業單位，在建立檔案管理相應設施和提供服務的經費來源方面，從而以機構的獨立性、職能的專業性、服務的無償性為基礎，逐步建立為社會公信力強的人事檔案管理機構。人事檔案現代化信息管理系統是以員工個人人事信息為基礎的信息聯網系統，通過微機終端和系統互聯，可以實現個人信息微機檢索和聯網查詢，及時更新檔案信息，最大效益地為育才、用才、激才、留才提供服務,更好地為單位各項事業的發展做出貢獻。
3.結束語
隨著時代的發展，檔案材料越積越多，傳統的管理模式勢必會給查找檔案帶來諸多不便，容易延誤時間，而且出錯率較高。要使檔案工作有新的進展和突破，就要抓住當前有利時機，加強學習、不斷改革創新，沖出原有的思路、模式，形成一整套新的檔案思想、檔案觀念，才能適應檔案事業的發展，并為實現檔案管理的科學化、規范化、現代化作出應有的貢獻。
【參考文獻】
［1］潘姝.人事檔案管理現狀及對策［J］.麗水學院學報.2005.
專項審核工作的報告
集團組織部：
為貫徹落實集團《關于落實集團干部人事檔案相關工作的通知》精神，按照集團黨委的要求，我公司組織專人負責此項工作，對公司正式在職員工的人事檔案進行了專項審核，現將相關情況總結如下：
根據此次干部（員工）人事檔案審核的內容，我們重點審核了干部（員工）的出生時間、參加工作時間、入黨時間、學歷學位、工作經歷、家庭主要成員及重要社會關系等信息。同時針對檔案材料是否齊全、填寫是否規范、檔案整理是否符合要求、有無裝錯材料等問題展開了復查、清理、補充等工作。
我公司除2名集團管理干部以外，在職干部員工共計37人。在這次的清理過程中，我們堅持做到細致全面，切實將干部（員工）人事檔案專項審核整改內容落到實處。我們采取“逐卷清查、仔細核對”的辦法，對現有的37份人事檔案進行了徹底清查、核對，查找出所缺干部（員工）檔案材料12份，主要涉及到學歷學位證書復印件缺失、身份證復印件過期、家庭主要成員和重要社會關系填寫不全、無照片等問題。針對這些問題，公司要求相關人員在限期內已補齊材料，并對其進行逐一查核，確保資料準確。通過新一輪的補充完善，基本解決了公司干部（員工）人事檔案材料缺失、管理不規范等問題，檔案完整性和真實性得到顯著加強。
在今后的工作中，我們將積極致力于建立干部（員工）人事檔案工作長效機制，完善干部（員工）人事檔案材料收集，進一步規范制度，強化日常動態管理，不斷提高公司的檔案管理工作水平。
在當前我國人員的管理模式仍處于一個基于檔案管理為基礎和核心的前提下，人事檔案仍是一個人身份和經歷的見證。人事管理工作仍是一個單位人事工作的重點。作為一個管轄十二家子公司的大中型企業的人事工作者，筆者從事多年的人事檔案管理工作，深知人事檔案管理工作對一個企業人事工作的重要性，甚至對每一個被管理對象來說都是至關重要的，下面筆者僅就自己對人事檔案管理工作的認識、存在的問題及對策談幾點看法：
一、人事檔案管理的重要性
人事檔案管理就是將人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動。作為人事檔案管理的對象，人事檔案有著區別于普通檔案的特殊性，它是人事管理活動中形成的，記述和反映個人經歷和德才表現，以個人為單位集中保存起來以備考察的文字、表格及其他形式的歷史記錄，是全面考察了解正確選拔人才的一個重要依據。
(一)人事檔案是一個人成長的重要見證。是跟隨人一生的資源
人事檔案記錄著一個人從學習到工作直至死亡的全部過程，是人員流轉、待遇薪酬、干部提拔、榮譽獎懲的重要見證，可以說是關乎一個人命運的“生死簿”。筆者就曾碰到過下屬單位的一名退休職工，是上個世紀五六十年代年被市委市政府評定的市級勞模，由于職業生涯中單位調換了多次，最初評定的基礎信息表已經丟失。如果想重新找回記錄非常困難。我就和幾個同事一起查歷年的勞模榮譽冊，根據勞模榮譽冊對照檔案查個人的工資調整變化(因為以前是勞模待遇相應在工資上有所增加)，終于找到了調資表，找到了“歷史見證”。人事檔案在人員流轉時候尤為重要。一般來說，用人單位在接受一個人時候會認真審閱人事檔案。看看有無污點和瑕疵，找找個人發展的特長和優點。如果檔案管理不慎，丟掉或者弄錯個人信息，那么對個人的影響很大。因此人事檔案是事關一個人命運的大事，不允許有絲毫的大意和馬虎。
(二)人事檔案是干部選拔任用、人事調整的重要依據
作為人事工作者，要遵循基本的職業道德，尤其是在涉及干部選拔任用、領導咨詢意見時候。要根據人事檔案對一個人的綜合表現作客觀的評價，否則就有悖人事勞資工作者的職業素養。筆者遇到過這樣一種情況，在干部公示中有個擬提拔干部其參加工作時間按其年齡推算還不足14周歲。公示的時候，就有很多職工反映懷疑信息的真實性。為了解決職工心中的疑惑，我們專程到該職工原單位調查取證，證實確有其事，才消除了誤會。如果我們人事工作者不是實事求是地按照檔案加強管理。就會對干部任用的威信度和公信度帶來影響，進而影響到企業領導的權威。
(三)人事檔案更是個人聯系社會的真實反映
每個人都是社會的產物，都會或多或少與社會形成各種各樣的社會聯系，會編織一張社會關系網。而人事檔案就是這張關系網的記載。記錄了一個人從上小學、中學、甚至是大學、直至每個單位、每個崗位，是一個人聯系社會的真實反映。如果檔案丟失。就意味著人們找不到存在的證明。
二、人事檔案管理主要存在的問題
(一)人事檔案管理重視程度不夠
相當一部分人認為人事檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務性工作，不能給單位創造經濟效益，因此忽視人事檔案管理工作。最終形成“說起來重要、排起來次要、忙起來忘掉、用起來需要”的狀況。有些工作者利用職務之便。隨意篡改檔案，給人事管理和單位造成較大的負面影響：有的對人員的自然情況以及工作現狀不能了然于心。工作稀里糊涂。以致影響到員工的崗位調整和薪酬的變化等。有的領導涉及具體人具體事的時候沒有原則性。人事檔案工作長期處于被動應付的狀態，難以高質量地為干部隊伍建設服務。
(二)人事檔案管理工作缺乏力度
一是少數管檔部門沒有形成自己的實施細則和制度，建立了制度也存在執行不嚴格現象，收集歸檔工作被動、不及時。二是收集歸檔的材料不全面、不真實準確，人事檔案中有些材料在內容和形式上是雷同的，一些鑒定、考核和評價材料大都是套話，內容形式相同，不能準確反映每個人的真實情況。
(三)人事檔案管理人員業務不熟
由于機構調整、科室重組、人員競聘上崗等原因，原有的人事檔案管理人員難免崗位變動。接任的管理人員沒有經過專業的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太了解。日常事務往往只是將材料放人檔案盒，沒有及時整理歸檔，嚴重影響了檔案管理水平。
三、做好新時期的人事檔案管理工作
(一)重視人事檔案管理工作
各級領導要把人事檔案管理工作作為一項重要工作，在人力物力上給予高度重視，要設專人負責，有專門的檔案室，上現代化的檔案管理項目，確保人事檔案管理工作跟得上時展的步伐。
(二)加強人事檔案管理人員隊伍建設
首先，人事檔案管理工作者要樹立干一行愛一行的愛崗敬業精神，本著對工作、對檔案涉及的每個對象負責的精神從事相關的工作。其次，要有嚴謹的工作態度。“不能多一點也不能少一點”，一定要本著忠于事實的原則，把設計到個人的該歸檔材料的全部歸檔。每一年做一次檔案的重新完善和檢查工作。再次要有組織紀律性。人事檔案管理工作者要有一定的組織紀律性和原則感。嚴格檔案查閱登記制度，嚴格建檔備案制度，確保每個人檔案的真實性。
(三)提高人事檔案管理工作水平
首先，進一步完善各項檔案管理制度，狠抓落實。要建立人事檔案計算機輔助管理制度，對檔案材料收集歸檔和轉進轉出檔案的管理制度要進一步嚴格要求，更好地阻止虛假材料進檔。要完善人事檔案整理工作細則，使人事檔案的整理更加科學、全面、完整。其次，檔案管理人員必須及時收集與檔案有關的各種材料，對不符合歸檔要求的材料要及時進行處理，手續不全的材料要退回形成材料的部門進行補辦，確保材料齊全完整、手續完備。
(四)注重人事檔案管理現代化建設
遼寧中醫藥大學附屬第四醫院遼寧沈陽110101
摘要院人事檔案信息是記錄個人經歷、政治思想、業務技術水平、工作表現以及工作變動等情況的文件材料，記載了大量的個人信息，是十分重要的信息資源。因此，可以說，人事檔案是企事業單位的無形資產。在人事檔案中，有著大量的可以公開的非秘密信息，但也蘊含著大量的個人隱私信息，這就要求檔案管理工作者提高辨別信息是否涉密的本領，同時增強對涉密人事信息的管制力度，不斷推進檔案管理工作規范化、標準化，做好人事檔案保密工作。
關鍵詞 院人事檔案；保密
人事檔案信息是記錄個人經歷、政治思想、業務技術水平、工作表現以及工作變動等情況的文件材料，記載了大量的個人信息，是十分重要的信息資源。因此，可以說，人事檔案是企事業單位的無形資產。在人事檔案中，有著大量的可以公開的非秘密信息，但同時也蘊含著大量的個人隱私信息，這就要求檔案管理工作者提高辨別信息是否涉密的本領，同時增強對涉密人事信息的管制力度，不斷推進檔案管理工作規范化、標準化，做好人事檔案保密工作。
1 提高人事檔案管理人員的職業道德素質
人事檔案管理人員是為社會主義現代化事業而奮斗大軍中的一員，人事檔案管理人員要具備的職業道德是社會主義職業道德規范的具體表現和補充。“愛崗敬業、誠實守信、辦事公道、服務群眾、奉獻社會”是我們社會主義職業道德的主要內容和基本規范，也是我們人事檔案管理人員應該具備最基本的素質和必備的法律要求。根據《中華人民共和國檔案法》相關要求，檔案人員應做到“忠于職守、遵守紀律、具備專業知識”。這已經將檔案人員的職業道德素質直接提升到了法律要求的高度，從他律性的角度對檔案管理工作的權責進行了明確。從事人事檔案管理工作的人員，必須把握好檔案管理職業的自律性與他律性，首先做到能夠將檔案管理工作對自身提出的要求與自己在工作中樹立起來的理想信念相結合，同時也要牢記法律規定，嚴格遵紀守法，做好《檔案法》中要求的每一項工作。
2 增強人事檔案保密意識
人事檔案管理人員是人事檔案保密工作的主要負責人。能否履行好檔案保密工作職責是做好人事檔案管理工作的重要一環。因此，檔案人員應繃緊保密這根弦，高度樹立人事檔案保密意識。
2.1 提高保密意識，學習人事檔案法律法規檔案管理人員應熟練掌握《保密法》、《檔案法》等人事檔案保密工作相關的法律法規，在統一思想、提高認識的基礎上，牢固樹立保密觀念，增強保密意識。
一是充分了解人事檔案的定密依據、解密時間及保密相關要求，為日常檔案管理工作提供法律法規依據。
二是積極參加人事檔案保密的交流培訓活動，提高業務素質，明確國家最新的規范規定，鞏固保密知識。
三是定期開展保密自查活動，對各個易涉密的風險點進行定期自查，一方面差缺補漏，一方面對各檔案管理人員提出新要求，以此為契機宣傳人事檔案保密工作的重要性，提高檔案管理人員的保密意識，督促其學習人事檔案保密知識。
2.2 增強檔案管理人員的保密責任感
人事檔案中蘊藏著大量的個人信息，其中不乏個人隱私信息。因此，要做好人事檔案管理工作，必須樹立高度的責任感，在工作中細致嚴謹，確保不發生人事檔案泄密事件。要制定檔案管理工作制度，各負其責，分兵把守，將責任落實到個人，使檔案管理工作人員能夠在制度的嚴格約束下，自覺維護檔案秘密性，做好人事檔案保密工作。
3 做好人事檔案存放過程中的保密管理工作
“保密工作無小事。”在人事檔案的存放過程中，我們主要應注意以下幾點。
3.1 要加強人事檔案存放庫房的管理工作
人事檔案存放的庫房是做好保密工作，維護檔案安全的重要保障。檔案庫房要嚴格按照國家有關規定進行建設。從保密角度考慮，一般不應將人事檔案存放庫房設在辦公樓的最底層。人事檔案室的門窗應牢固可靠，檔案庫房應制定嚴格的管理制度。人事檔案室內，設有專門的涉密人事檔案保險柜，由專人負責管理，無關人等一律禁止入內。
3.2 嚴格人事檔案存放管理制度
檔案人員要切實承擔起維護人事檔案完整與安全的職責:一是保證人事檔案完整，建立健全管理制度，使用人事檔案要經過層層嚴格的審批手續，有效避免人事檔案的損壞，同時，發現人事檔案有損壞及破損要馬上修復補救，以免以后遺忘或增加破損；
二是保證人事檔案的安全性，提供足夠的人力物力財力保障，負責人員要嚴格職守，積極采購保密箱、保密柜、防盜門等并投入使用，杜絕檔案遺失或失竊的問題；
三是保證人事檔案存放的統一性與有序性，按照國家相關規定，規范人事檔案卷宗排列方式和次序，使人事檔案排列有序，整齊規范，便于管理與查找。人事檔案管理人員要嚴格按照檔案存放管理制度進行日常管理，保證好人事檔案的安全與保密。
4 落實人事檔案保密工作職責
一、地質單位人事檔案管理工作的現狀
（一）領導不夠重視，管理部門松散。長期以來，一些領導認為人事檔案就是裝訂、保管、查檔等簡單的事務工作，對業務建設、人員配備不夠重視。人事管理部門也不主動提升業務能力，拓展工作內容，處于得過且過的狀態，致使人事檔案管理的有關規章制度不夠健全，有些管理設施不到位。加之地質單位相對于很多單位來說有自己的特殊性，大部分二級單位及職工長年在野外施工，流動性大，管理起來很松散，人事檔案材料的收集就不夠及時，這就導致人事檔案管理工作會經常出現一些疏漏。
（二）檔案管理人員素質偏低。野外地質單位人事檔案管理人員，大部分身兼數職，素質參差不齊，檔案管理業務不夠精通，在忙于人事部門日常工作的同時，也難抽時間學習人事檔案管理方面的業務知識，提高自身業務素質，導致人事檔案管理人員素質偏低，檔案管理不到位，更不懂得如何利用人事檔案內的有效信息，使人事檔案管理工作變成了普通的保管工作，檔案的作用發揮不大。
（三）缺乏人事檔案管理數據庫。隨著社會的進步，信息時代的到來，建立人事檔案管理數據庫是必然的趨勢，簡單的檔案管理方法，早就不適應現代檔案管理工作的需要。但是直到現在大多數地質單位都沒有建立人事檔案管理數據庫，一直沿用簡單的檔案管理方法，一方面浪費時間，另一方面增加了檔案管理工作人員的工作量。
二、做好檔案管理工作的措施
（一）加強領導，轉變思想觀念，強化檔案意識，認真細化人事檔案管理工作。地質單位領導應重視人事檔案工作，配備政治素質好、事業心強、思想作風正派、文化程度高，能夠適應人事檔案現代化管理工作需要的專職或兼職人事檔案管理干部，并保持檔案管理人員的相對穩定。督促人事檔案管理人員修訂完善本單位的人事檔案工作八項制度，積極投入資金，改善檔案保管工作，真正把“六防”（防火、防潮、防盜、防蛀、防光、防高溫）措施落到實處，配備必要的檔案保管、保護和辦公設備。同時堅持把人事檔案目標管理工作列為組織工作年度目標責任制考核的重要范圍，做到有計劃、有部署、有檢查、有落實，保證人事檔案工作的順利開展。
此外，應定期加強人事檔案管理人員的業務培訓，組織檔案管理人員積極參加各級業務培訓班、進修班，提高人事檔案管理人員的專業技能。而人事檔案管理人員應規范認真按時做好人事檔案的整理和審核工作。在材料收集工作上立足一個“全”字，做好干部履歷表、年度考核登記表、工資審批表、學?v材料、黨團材料、職稱評定、干部任免等材料的及時收集，并嚴格按照檔案整理工作細則，認真鑒別歸檔，排列有序，裝訂整齊，達到完整、真實、條理、實用的要求。
（二）利用人事檔案，制定人才培養發展計劃。通過對人事檔案的查閱就可以了解到每一個員工的長處和短處，所以地質單位人事檔案管理人員應該充分利用人事檔案中的有效信息，為地質單位制定出更好更科學的人才培養發展計劃。比如專業技術人員，可以根據單位資質的需求，對專業技術人員進行業務培訓及指導，以滿足資質的需要。而且通過上級對專業技術人員的認可和培養可以加深專業技術人員對單位的忠誠度并激發其潛能，通過培養專業技術人員可以提高專業技術人員的工作效率，這樣也會為單位帶來利益。以此類推，不管是對待專業技術人員還是管理人員都可以通過人事檔案制定培養發展計劃形成一個良性循環。
（三）建立人事檔案管理系統數據庫。人事檔案是每個人的身份、學歷、職務等各個方面的證明，傳統的人事檔案管理就是保存管理，并不能發揮出人事檔案材料本來應該具有的作用。信息時代的到來，促進了信息的數據化，所以建立一個人事檔案管理系統數據庫是必要的，通過計算機、掃描儀等現代設備和技術，把人事檔案中的材料變為電子數據資料，建立人事檔案管理系統數據庫后，再次查閱、歸檔、統計人事檔案信息的時候，只需要通過計算機人事檔案管理數據庫就可以迅速完成，為人事檔案管理人員節省了大量的工作時間。
除此之外，地質單位這種對于專業人才要求比較高的單位，建立完備的人事檔案管理數據庫，就可以在需要人才的時候，通過檔案管理迅速找到一手資料，為地質單位人才培養儲備信息。
中圖分類號：G647文獻標識碼：A文章編號：1003-2738（2012）03-0294-01
摘要：隨著我國高校事業的不斷發展，人事檔案在高校日常工作的作用越來越明顯。但是，我國高校檔案管理卻存在許多問題。本文指出了高校檔案在管理過程中存在的問題并提出了幾點建議。
關鍵詞：高校；人事檔案管理；問題；建議
一、我國高校人事檔案管理存在的問題
1.檔案管理人員素質普遍偏低。在我國，高校人事檔案管理人員很多都是轉業過來的，在某些方面可能有專長，但是在另一方面卻是一竅不通，管理人員的知識結構沒有很好的與自己的工作進行結合。另外，檔案管理人員的年齡相對偏大，很難適應新的技術變革，思想上形成了固定思維，往往對高校檔案管理制度的改進產生一定的反作用，年輕人員所占的比例太小，領導者對年輕人的經驗的缺乏往往很擔心，擔心年輕者行為對高校產生不可挽回的后果，同時，在年輕人思想里總是認為管理檔案沒什么“出息”，致使很少的年輕者愿意從事檔案管理工作，而更愿意從事直接的教學工作。
2.檔案材料收集不夠齊全，歸檔不夠規范。學院職工檔案信息前后不一致，如出生日期前后不一致，出現了多個年齡，參加工作時間不準確，同一事件出現了不同的時間，更改名字沒有正規的手續，也沒有加以說明的現象，嚴重影響了檔案質量，給人事部門辦理離休、調資晉級、職稱評聘等工作帶來了許多困難。年齡、工齡、學歷、待遇、職稱、職務必須以檔案為準，以歷史材料為依據，對照政策認真核對，不能由本人隨意填寫。需入檔材料太多，檔案用紙規格很不統一，雖然規定檔案材料要統一使用16K辦公用紙，但現行的公文材料大多是A4紙，高等院校的學歷材料、職稱評聘材料用紙大部分也是A4紙，紙張大小不同，致使有的表格（文字）超過裝訂線，給立卷歸檔工作帶來諸多不便，也增加了檔案管理人員的工作量。對收集來的應歸檔的材料沒有按照規定及時整理歸檔，導致所查閱材料不完整，失去了時效性。
3.檔案管理技術不高。近幾年，高校人才引進不斷增加，接收的人事檔案數量也隨之增加，檔案管理人員的工作量也相應地增加。而傳統的檔案管理方式已經不適應高校現代化建設和檔案管理的需要。一是檔案資料收集的手段明顯落后。依照傳統的呈報程序，檔案材料沒有及時更新和補充，信息不信、數據不準，影響了干部工作效率和質量。二是管理方式落后。還是傳統的那種“你送我裝”、“你借我調”的管理方式，只注重收集，不注重信息的開發和分析。
二、高校人事檔案管理工作的建議
1.大力引進人才，合理調配人員。首先是領導者必須轉變思想觀念，充分認識到檔案管理在現在信息社會條件下的作用與意義，加強檔案管理意識，重視檔案管理人員在高校中的作用，避免出現檔案管理人員被邊緣化的可能；其次，加大對高校檔案管理人員的支出力度，適當提高檔案管理人員的工資待遇，使其在外部市場的競爭中處于優勢地位，有利于為高校留住人才，同事也利于人才的引進。再次，進行高校檔案管理人員的組織變動，加強人才隊伍的匹配（包括高校檔案管理人員中的比例協調和知識結構匹配），是管理人員的只是形成互補，實現良性循環。
2.加大宣傳力度，增強人事檔案管理意識。人事檔案管理是高校人事檔案制度改革的重要組成部分，人事檔案中所記錄的各項信息是制定全員聘用相關政策的重要依據，因此，高校檔案部門要加大宣傳力度。一是要提高高校領導對人事檔案工作重要性的認識，使其充分重視人事檔案管理工作，并將其納入高校整體計劃中，給予足夠的支持，擴大人力、物力和財力的投入。領導的檔案意識提高了，檔案工作就會有發展。二是要加大對高校教職工的宣傳力度，提高全體教職員工的檔案意識，使教職工能積極主動向檔案部門送交歸檔資料，保證人事檔案的完整性、真實性、可靠性。三十要增強專職檔案管理人員的檔案意識，檔案管理人員的意識進一步增強了，可增強其工作責任心，提高工作積極性，變被動為主動，變等材料上門為主動收集材料，在思維方式、工作作風和行為上有一個較大的轉變，是工作上一個新臺階。
3.做好人事檔案的收集、鑒別、歸檔工作。不斷規范和充實檔案內容，嚴格按照干部人事檔案材料的歸檔制度，及時收集與檔案有關的各種材料，按照《干部人事檔案整理規范》規定，認真細致地鑒別、審核、整理加工，保證歸檔材料的真實可靠。人事檔案管理要把好入口關，及時分類裝訂檔案材料，對不符合歸檔要求的檔案材料要及時處理，手續不全的材料要退回材料形成部門進行補辦，確保材料齊全完整、手續完備，保證人事檔案的權威性、準確性和真實性。對大小不規范、破舊的檔案材料進行加邊、剪裁、裱糊，及時補打檔案目錄，使整理后的檔案“完整、真實、條理、精煉、實用”。將能反映教師工作實績、培訓、訪學、創造發明、科研成果、著作及有重大影響的論文目錄等材料充實到人事檔案中去，不斷豐富和創新檔案管理內容，提高人事檔案的利用效能，變刻板的資料為動態的資料，客觀全面地反映干部職工的全貌。
4.利用先進科技手段提高檔案管理水平，實現人事檔案管理現代化。加快實現從傳統辦公方式向現代化辦公方式轉變，充分利用電腦外部設備，實現人事檔案電子化管理。人事部門所有聯網的電腦共享打印機、掃描儀、刻錄機等外部設備，各自負責自己的分工，文件輸入、打印，不再全部交打字員負責，這樣既節約了設備投資，節省了人力和時間，減少檔案資料“流通”環節，同時也鍛煉了隊伍，提高工作效率。運用網絡資源，建立局域網信息庫，實現網上資源共享。例如，可設立1臺性能較好的電腦為服務器，建立1個局域網共享信息庫目錄查找使用，將極大地方便工作，提高整體工作效率。至于日常維護工作可由單位制定專人負責。每個地區的人事部門都能建立這樣一個信息庫，把他們連起來就是一個較大的人才數據庫，人事調動、招聘人才的程序將大大減少，將在很大程度上節省人力物力。
總之，做好高校人事檔案管理工作應該從高校和員工自身出發，形成兩者之間的合作共贏，促進我國高校檔案管理的前進。
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在舊體制管理下，人事檔案存在著立卷不及時、對學習工作獎罰情況記錄不明確，或隨著人員調動檔案缺失等問題。解決這些實質問題，人事檔案必須要順應時代而發展。社會各行各業的發展都離不開計算機，在檔案管理上應用這一先進技術不但方便快捷，還減少了人為記錄造成的錯誤。從傳統實體的記錄保管方式轉型為現代化檔案信息記錄，是提升企業選取員工擇優錄用的有效途徑。不單是在技術上，各單位在對檔案的保存分類上也要進步，國家宏觀經濟發展作用下對各工作崗位員工編制劃分也逐步明確，一些管理崗位人員人事檔案劃分復雜。及時跟隨政策對檔案分類做出新規劃，對企業用人有很大幫助，更方便后期人員調動，使之從事擅長的工作。
二、新時期人事檔案管理工作中存在的難點
（一）身份認定的復雜性
新技術的應用解決了舊體制下很多問題，同時對工作人員技術水平要求也增大，促使了很多新問題產生。身份認定就是一項繁瑣的任務，也是很是問題的根源所在。一些企業被兼并鮮聞易見，很多國企也轉變為私有企業，這當中就涉及到原企業員工下崗或重新雇傭的問題，員工不管是重新找工作還是留在現有企業，檔案都會滯留在原單位，應對大變動沒有應對能力。由于重新成立的企業對編制劃分不同，員工檔案分類有所改動，對原單位管理層人員會有重新安排，就造成了身份認定復雜。新成立企業面對問題較多，著重與人員安排雇傭，企業投入生產正常運轉，往往疏忽了人事檔案管理，不能做到實時立卷記錄。為后期身份認定崗位調動埋下了隱患。
（二）政策執行的差異性
在目前中國的國情下，編制的差異直接決定了各種政策執行的差異，這些具體的項目都會在人事檔案中得到詳細體現。其一，工資待遇差異。根據目前中國的現實，一般存在四種人事檔案，行政、事業、國有企業其他非國家供養的所有人事檔案。在現有的政策框架內，其工資待遇有著根本性的區別。其二，職稱評定差異。同上述，編制不一，在各種專業職稱的認定上，也有著根本性的區別。其三，社會保障的差異。當前，企業單位實行的是“五險一金”，即養老保險、醫療保險、失業保險、工傷保險、生育保險和住房公積金，各種保險已經屬于社會保障。但是，行政、事業單位只實行“三險一金”，即養老保險、醫療保險、失業保險和住房公積金，出現了雙軌制現象，成為社會的焦點之一。
（三）人事檔案管理上存在混亂現象
根據傳統的人事檔案管理制度，人事檔案管理機構一般設在黨政機關和國有企事業單位。隨著體制改革的深入，出現了一大批非國有的組織和企業，人們的擇業觀念也隨著發生了很大變化，自主擇業、流動性大等特點最為突出。應運而生的人才交流中心也只是保存檔案而已，根本談不上科學管理。所以出現了“死檔棄檔”、“虛假檔案”、“手提檔案”等現象，而且日漸增多，使得用人單位難辨雌雄，不能實現人力資源的合理配置。
三、新時期做好人事檔案管理的幾點探索
（一）檔案精細分類管理
既然人事檔案各種差別的存在絕大部分源自于體制，那么其管理工作就在立足當前體制的情況下，做出框架內的創新。第一，根據編制性質分類。立足上述編制情況，對各種編制人員人事檔案做出分類，這種分類讓當事人的職務、職稱、工資及其等個人動態項目在人事檔案中很容易體現出來，便于對職工的行政管理。尤其是在相關政策、法規的引用上更加科學，避免運用不當對單位與個人造成不必要的傷害或損失。當前，行政編制和事業編制的人事檔案管理都采用這種分類管理。第二，根據崗位分類。這種分類拋開編制的區別，只依據崗位和個人實際才能做出分類。這種分類可以真正發揮人事檔案對單位人力資源的優化整合作用，如把每個人的業務能力作為首要檔案內容，這種管理對單位用人決策具有推動性的影響。在實際工作中，可以實現唯才是舉，在用人的標準上實現體制性的突破。企業編制的人事檔案多采用這種管理辦法。第三，根據專業分類。無論是什么編制性質，或者是保管在人才交流中心等部門的人事檔案，都會有其具體的專業學習與成長項目內容。立足在該內容上，可以把人事檔案的主體按照其專業適應性分類，這種分類對于人力資源的整合與調度，更具有指導性的意義。
（二）共性集中管理
人事檔案是以人為核心，那么，也就會立足在圍繞人的管理方面產生很多的共性。作為人事檔案管理者，在現實的管理中，要注意加強研究，發現其共性，總結在面對性質不同的人事檔案中，簡約管理辦法。筆者認為，就目前我國人事體制下，有以下兩種共性：一是管理的法規政策共性。無論是任何性質的人事檔案，其所依據的法律、法規都是一樣的，因而，管理者要立足相關的法律、法規對各種人事檔案做出整合，既可避免違法管理失誤，也可以讓自己的工作更有說服力。二是工作年限共性。與國家的相關工齡年齡段結合起來，對所有人事檔案做出分類管理，如10年以下的，11年至20年的，20年以上的等，按照這樣的共性管理，無論是在工資還是在職稱及其它待遇的管理上，都會節約更多的管理資源。
四、建立用人與檔案管理分離的人事檔案管
理機構隨著社會的快速發展和體制改革的不斷深入，人事檔案利用的范疇不再僅僅局限于黨政機關和國有企事業單位，越來越多的非國有組織和企業成為當代大中專畢業生擇業的首選對象，如一些合資企業、外資企業就很受年輕人的青睞。所以，這些非國有組織和企業逐步成為人事檔案利用的生力軍。針對這一現實，筆者認為政府部門應該建立專門的人事檔案管理機構，這種機構不以盈利為目的，社會公信力強，為用人單位無償提供人事檔案利用服務。這種人事檔案管理機構的建立，還可以大大減少“死檔棄檔”、“虛假檔案”等現象，從而實現人力資源合理配置最大化。
