時間：2023-06-07 15:57:51
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合同是當事人或當事雙方之間設立、變更、終止民事關系的協議。是與其他法律關系主體之間設立、變更、終止、民事權利關系的局面文件，包括合同書、信件和數據電文（包括電報、電傳、傳真、電子數據交換和電子郵件）等可以有形的表現所載內容形式。合同管理是對企業各類草擬、修改、簽訂、履行、變更和解除、合同糾紛解決以及合同歸檔的基礎管理，合同管理也是企業管理的一個組成部分。
筆者針對一些問題，在實際工作中就如何做好合同檔案的收集、整理、利用談點一些看法。
1.合同檔案的收集
合同的收集質量的好壞直接影響到合同檔案工作的質量。企業對合同的簽訂是統一管理，制訂了《合同管理辦法》。相關職能部門進行了專題討論，并對招標項目合同承辦部門、貨物驗收和票據結算、以及部門在合同管理、履行的過程中職責分工等問題作了進一步明確，對合同簽訂程序進行有序的結合，對合同立項、談判、起草、簽訂、履行、變更、解除等全過程管理記錄，統一管理。如杭州市錢塘江引水入城、城市地下管道的建設工程等合同，由于工程規模大，時間跨度長，這對招標項目合同管理中出現的合同簽訂、履行等問題，采取實時跟蹤，避免“先改造后補簽”情況，先斬后奏，造成了一系列的合同混亂，對簽訂的合同，及時收集，保證了合同管理的安全、完整、齊全。
企業合同收集的種類有企業買賣合同；財務審計部借款合同；后勤保障部租賃合同；工程建設中心的建設工程合同；科技管理部的技術合同；企業法人委托合同；企業員工的行紀合同等。到2013年底止，公司共簽訂合同7174份。
2.合同檔案的整理
收集是檔案工作的基礎，整理是檔案工作的升華，檔案科學的管理基礎在于檔案整理的科學性，整理的混亂必然導致管理的混亂和利用的困難。而要科學的整理立卷，科學的整理，關鍵要選擇適當的整理方法。根據國家檔案局版發的《電子文件的歸檔辦法》要求。在整理合同的過程中，以方便利用者為最終目的，真正發揮合同檔案的作用。筆者結合公司合同檔案實際情況與特殊性的要求，對合同檔案采用按件整理的方式，整理遵循保持文件歷史有機聯系，更加體現整理的合理性，對利用者的滿意度起到積極的作用。合同檔案具有較高的潛在經濟價值。
2.1合同檔案按照年度分類法
廢棄立卷，以件當家。就是以每份合同文件作為一個獨立的實體，進行鑒定、歸檔、利用等、一個年度內按月份一個流水號。以件的形式來完成合同檔案的分類。保持了每份合同的完整性。合同按件進行保角。保角采取環保材料膠水，在保角的正面，編號歸檔號-年度-月份-流水號，在保管方式上將合同按順序裝入檔案盒，這種歸檔方式不僅減輕了檔案工作的強度，提高了工作效率，有利于保持合同原貌和合同補充歸檔。
2.2編制合同檔案目錄
筆者認為編制檔案目錄是檔案管理中的一種檢索工具，在當今是電子信息飛速發展的時代，同時為了保持紙質檔案的安全完整。
2.3填寫備考表
備考表是對本盒檔案材料缺損、修改、補充、移出、變更等情況進行說明，對案卷的完整與完善的體現，在備考表中給予注明。
3.合同檔案的利用
關鍵詞：電力企業；合同檔案管理；責任成本
中圖分類號：F206 文獻標識碼：A 文章編號：1674-1723（2013）02-0089-02
一、引言
合同管理貫穿電力企業生產經營的始終，是一項重要的管理工作。尤其在當前的背景下，世界金融危機的長期影響仍將持續，國家拉動內需的方針不會改變，電力等基建投入加大，使得合同管理問題的重要性凸顯。實際上，良好的合同管理可以避免、預防或減少各種糾紛，促進工程建設有序開展，實現良好的經濟效益。
本文將具體分析合同管理在電力企業生產經營管理中的作用，總結進行合同管理的措施和方法重點，并從責任成本的角度，探討電力企業合同檔案管理的實施思路和改進策略。具體而言，本文將結合電力企業的實際，分析其合同管理的概念、特點，以及合同管理在責任成本管理中的地位和作用，結合責任成本管理的關鍵環節，闡述實施合同管理的工作要點和應用實施，建立可持續的創利和創譽運行機制。
二、合同管理在電力企業生產經營管理中的作用分析
一般而言，合同是指平等主體之間設立、變更、終止民事權利義務關系的協議。對于電力企業來說，總合同是主合同，是一切經濟活動的根本大法。為履行主合同，在實施過程中，“合同”不僅指合同文本，也包括工程履行過程中的各種簽證和書面確認單據。因此，電力企業合同管理除了對合同文本進行管理，還要對書面原始證據進行保存和管理。項目目標分解過程中，派生出的各種經濟合同包括勞務、購銷、租賃等合同，以及分包合同等都需要進行積極的管理。總體來看，合同管理對于電力企業而言具有以下特點：一是合同標的以獨立工程項目為中心，多結構、多層次的特點明顯。二是項目的邀約條件存在差異，地域性和行業性特征明顯。三是合同標的內容復雜、金額較大，合同具有長期性和復雜性特點。四是合同簽訂后，各種要素必須按計劃到位，計劃性嚴格。
合同管理在電力企業生產經營管理中的作用表現在以下幾個方面：
（一）合同管理是進行成本管理的核心
電力企業的項目實施全都是通過一系列承發包合同來實現。通過對承包的內容、范圍、工期和質量標準、索賠條款等條款的制定和履行和對管理目標責任的分解，各部門緊密圍繞合同條款履行職能范圍，責任成本管理工作需要建立有效的合同管理機制。
（二）合同管理在具備紐帶作用
責任成本管理實際上貫穿了項目的全過程，責任單元的責任預算以合同文本形式實現，是合同管理的基礎，也是制約合同雙方行為的準則，是聯系的紐帶。
（三）合同管理能夠保障企業的合法權益
合同文件中具有明示或暗示的合同條款或，以及環境關系，與承包人的切實利益相關，電力企業可以結合工程特點利用合同權利組織施工，提供符合約定質量標準的產品，對其違約行為進行索賠等。有效的合同管理在這一過程中能夠有效避免潛在虧損，促進責任風險的分攤。
三、從責任成本的角度談合同管理的工作和要點
責任成本，即按照責任者的可控程度歸集責任者所應負擔的成本。責任成本管理指的是將直接發生成本和費用歸結到各生產單位和業務部門，將其作為責任單元，并采取合同形式逐級進行承包的方法。責任成本管理包括設計和施工方案優化、變更索賠管理、管理費用控制等關鍵環節。當前，電力企業競爭日益激烈，大量的糾紛案件是由于合同意識淡薄、經營運作不規范、履約不力等管理責任缺陷造成。因此，企業在實施責任成本管理過程中，要能夠以企業合同檔案管理部門為中心，以項目合同管理為重點，建立完善的合同檔案管理和保證體系，使所有的經濟活動處于可控狀態，提高企業現代化管理水平。從責任成本的角度看，合同管理的工作和要點如下：
（一）加強對合同檔案管理部門和工作人員的培訓，建立專門的合同管理機構
要加強電力企業對合同檔案管理部門和工作人員的培訓，使其掌握合同管理知識，并在此基礎上建立專門的合同管理機構。實際上，合同管理涉及工程招投標、談判簽約、履行變更及索賠等諸多方面。企業內部核算單位、各職能部門都不可避免地涉及各類經濟合同。因此，要針對項目特點，采取外培內訓相結合的方式，加強施工技術、工程造價等相關知識的培訓，培養一批業務過硬的檔案合同管理人員，在實踐中提高綜合素質，將企業合同管理工作有效地組織起來，形成管理網絡，覆蓋施工企業各個層次。同時，要重視合同締約簽訂前的分析工作。電力企業應該確保簽訂嚴密的施工承包合同，為履行合同奠定基礎。在施工項目投標階段，合同管理部門要會同有關部門對招標文件進行評審，分析合同難點、風險，形成書面報告，有效指導投標報價。在合同簽訂階段，要再次對合同文本進行研究，對發現業主開脫責任的條款等問題反復論證，降低合同風險。
（二）對合同履行情況要進行實時跟蹤
在履行階段，合同檔案管理部門要嚴格按照合同要求，明確各方的責任義務，由各責任人具體控制，對費用與控制指標經常進行對比，對超標情況及時反饋并查找原因。企業檔案合同管理部門要從宏觀角度對管理過程中的各種問題及時予以指導。
（三）加強索賠管理
項目履約中，要認真分析研究合同，把準變更索賠方向，要重視合同履約過程中的索賠管理。要加強分包、分供合同的管理。同時，要及時組織項目竣工清算與結算，集中管理資金和財務。
參考文獻
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論文關鍵詞：合同檔案,歸類,管理,措施
1 企業合同檔案的特征
要想分析企業合同檔案的分類管理，就必須掌握企業合同檔案的特征，具體包括以下幾點。
1.1 法律性
人類社會中，合同制度是一種最為古老的法律制度。對于經濟社會而言，合同以法律形式存在，其目的是為了保障市場交易。合同在合同法的背景下，又賦予了法律效力。合同檔案是一種原始記錄，其記錄內容包括合同變更、簽訂和終止整個過程，因此，合同檔案具有法律特征。
1.2 憑證性
在市場競爭日益激烈的背景下，會引發較多的經濟糾紛。合同既是當事人履行合同義務和權利的憑證，又是法院及仲裁機構處理和解決糾紛的一種法律依據。因此，合同檔案具有一定的憑證特征。
1.3 規范特征
合同的簽訂、變更和終止等環節，必須要在合同法允許的范圍內執行，也因此，賦予了合同檔案規范的特征。就合同的內容和形式等方面而言，合同法均有明確規定。例如，訂立合同的形式有3種，包括口頭、書面及其他形式；內容方面，對合同的當事人姓名、數量、價款和住所等一般條款做了明確規定；還特別規定了合同的格式條款。只有賦予合同法律形式，才具備相應的法律效益。將合同作為檔案保存時，一旦丟失某一部分，就失去了合同部分及全部法律效力，難以維護當事人的合法權益。
1.4 相關文件多
企業合同檔案既包括簽訂的合同文本，又包括簽訂前和簽訂后的任何一個有關材料，例如，簽訂前的洽談、招投標，簽訂后的變更、解除和簽訂等。邀請函、招標書、投標書、評標報告、會議紀要、議價單、會簽審批表及解除協議等，組成了合同檔案，要想確保合同檔案的完整性，就必須做好合同檔案的歸檔工作。
1.5 合同檔案數量多
與行政機關相比，一個完備的企業，每年內制定的合同檔案相對較多，少則幾百件，多則幾千件。在這種情況下，要區分兩種合同檔案的分類方法，從而更有效地做好企業合同檔案的管理。
2 合同檔案集分式歸類方法分析
2.1 以集分式歸類原則為中心
從舊版及新版電力企業檔案分類表來看，主要是依據科技檔案和文書檔案進行歸類，科技檔案包括電力生產、科研項目和建設項目準備。而文書檔案包括行政管理和經營管理兩大方面。在這種歸類措施下，既給合同檔案的分類整理增加了難度，又不利于合同檔案的查找及統計管理。對合同檔案進行歸類時，要以集分式分類原則為中心，依據《合同法》中無名合同及有名合同的種類，重新制定。
2.2 集分式分類表
根據我國合同法有關規定，適用于企業的有名合同包括：買賣合同，借款合同，運輸合同，委托合同，技術合同，承攬合同，供用熱力、水、電、氣合同，技術合同及建設工程合同9種。依據有名合同和無名合同，制定集分式分類表，并在分類表中，將合同檔案分類歸檔，依次為60～69號。
有名合同，又叫作典型合同，是指在法律規定中，確定其規則及名稱的合同。無名合同，又叫作非典型合同，是指在法律規定中，未確定其規則及名稱的合同。本科會計畢業論文
2.3 分類表的使用法方法
將合同檔案分類歸檔過程中，年度、分類號以及件號共同組成檔號，年度為簽訂合同的年份，與合同相對應的具體分類號碼為分類號，件號是在相同年度、相同分類號中，按照合同簽訂時間順序制定的流水號。“—”作為代碼間裂解符號，代碼用阿拉伯數值0～9標注。例如：2014—62—002，該檔號表示2014年度，借款合同中的第二件合同檔案。
3 合同檔案歸類管理的注意事項
在把合同方案轉交至檔案室前，企業要安排一個部門，做好辦理合同的相關工作，防止出現辦理人員和部門相對分散，無法做好合同材料收集工作。
對合同編號實行統一編制，并由合同主辦部門負責，從而有助于合同材料的統計、保管和利用。要按照相關原則編制合同編號。諸如，將合同分為幾大類，同時采用特定符號標記，例如物資類可以采用WJ表示。隨后依據時間順序，在類別號里編制流水號。獨立性是各個合同編號的特性，一旦制定，無特殊情況，不允許私自更改。采用合同編號排列法，對未移交的合同材料進行保管，從而實現簡便、快捷地查找相關合同材料。
移交前，由合同主辦部門統一負責收集合同材料，并保管好。相關文件多和合同檔案數量多是合同檔案的兩大特征，因此，合同主辦部門在收集合同材料時，要將與合同有關的一切文件資料進行收集。檔案室要監督和檢查合同主辦部門合同材料的收集和保管工作，各部門相互配合、協調，確保合同檔案的完整性。
合同主辦部門在規定時間內，將年度全部合同材料上交至檔案室。有些合同在簽訂結束后，存在變更、作廢和解除等問題，難以確定合同最終辦理時間。所以，盡量不要將剛簽訂的合同轉移至檔案室。對于此類檔案，先由合同主辦部門進行收集和保管，待合同辦理時間確定后，轉交至檔案室。
4 結語
企業合同檔案管理，對企業的發展起到極其重要的作用。傳統合同方案的歸類管理，大多采用分散式歸類管理，給合同檔案管理帶來一定難度，不利于合同檔案的查找和利用及統計管理。對于企業合同檔案管理來講，充分利用其管理特性，采用集分式管理能夠更好地實現對于企業合同檔案的有效管理。由此得出結論，在企業合同檔案管理工作中，集分式管理效果更好，更加實用，更符合企業合同管理的需求，能夠在企業合同檔案的查找、使用及統計中達到顯著效果。
參考文獻
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關鍵詞：交通企業 ；檔案管理； 創新
規范化、科學化、現代化的企業檔案管理，是企業必須做好的一項基礎性工作，企業檔案管理只有不斷創新，才能使得檔案工作的開展與企業發展同步，并為企業的生產經營管理等各項工作提供優質服務，發揮它的重要作用，實現它的價值。
一、交通企業檔案管理概況
交通企業特點。交通行業是一個特殊的行業，交通作為國民經濟的基礎設施行業，屬于資產密集型、技術密集型和管理復雜型的企業。集團型企業由于其資產龐大、技術先進、管理復雜。在交通企業走向市場的大背景下，采用先進的管理思想和現代計算機技術手段，降低生產成本、提高企業競爭力，是必然的選擇
二、企業檔案工作基本原則
1.基本概念。企業檔案工作是將企業自籌建以來各種活動中形成的具有保存價值的各種形式的記錄，即應歸檔的企業文件材料收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用等工作。
2.交通企業檔案的歸檔原則。（1）本企業在基本建設、改建、擴建、生活后勤等各項活動中所形成的具有查考、保存、利用價值的文件材料，記錄和反映本單位生產經營活動的重要史料和證據，由各部門負責人指定有關人員負責積累、整理后立卷歸檔。（2）凡涉及生產技術工作的科研成果鑒定、技改及合理化建議項目評獎、基建工程竣工驗收等必須由檔案人員參加，并根據科技檔案管理要求審核檔案材料是否齊全完整。（3）文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作應列入生產、管理、經營、科研、基建等項活動的工作計劃，列入有關部門的職責范圍和有關人員的崗位責任制。（4）職工因公外出（包括出境）學習、參觀、考察和參加各種專業會議，收集獲得的各種文件材料應及時向綜合檔案管理部門歸檔；否則資料費不予報銷。（5）各部門向外單位購買圖紙及技術資料時，必須經綜合檔案管理部門審核后，由綜合檔案管理部門統一辦理，歸檔后提供部門使用。
三、檔案管理的重要性
1.現時利用檔案效益——信息資源、無形資產。從檔案的作用的雙重性和擴展律來說，它首先是對檔案的形成者有用，對檔案的形成單位及相關人員有用，是現實作用，它體現的是檔案的第一價值。2.社會效益——社會文化資產。從檔案作用的雙重性和擴展律的另一方面來說，它對全社會有用，是長遠作用，它體現的是檔案的第二價值。例如，某廠作為國家重點建設工程，它的設計、基建、安裝、調試、生產運行及其經營管理過程和經驗，都是極其寶貴的財富，它對真實反映我國的社會主義經濟建設有著重要的作用，而這些作用是呈現擴大和發展趨勢，這時檔案的價值就在檔案不斷被社會各階層利用、參考時體現出來，其價值是不可估量的。3.歷史效益——工作借鑒和鞭策、產生并提高效益的有效依據。它體現在利用檔案后，對促進歷史研究及維護歷史真實面貌、借鑒和鞭策工作、汲取經驗教訓、取長補短、產生并提高效益發揮重大作用。通過對檔案的利用、研究，找出交通生產建設的成功經驗，找出交通企業經營管理的經驗教訓，找出交通生產企業機制改革的思路和模式，這將對我國的交通事業發展起著不可估量的作用。
四、做好交通企業檔案管理工作的措施
1.創新管理模式。（1）集中統一管理。實體集中管理模式的主要優點是檔案機構精干，檔案工作程序單循環，檔案管理專業化；檔案收集齊全、信息完整，檔案實體得到妥善保管，充分發揮檔案信息的規模效應：在一定規模內檔案管理成本低。（2）分級管理模式。分級保管的模式適用于集團化企業，如交通企業，目前分五大集團，企業集團下屬各單位之間主要是橫向聯系。這些企業信息流量大，對信息的完整性和時效性要求高，與此同時，各單位內部在實際工作中對技術資料或單據憑證等檔案原件的利用率也高，這就要求檔案分級管理。（3）職能管理模式。職能管理模式就是企業內部檔案管理職能是集中的，實行統一領導，而檔案實體及其信息都由各業務部門自行管理，各部門遵循本企業的檔案管理標準、制度，收集保管本部門生產活動中形成的檔案，定期移交到本單位檔案庫。由于企業規模較小，人員少，檔案信息量少，往往不設獨立的檔案管理機構，而是只配置行使檔案管理職能人員，按照國家檔案管理的法規、方針、政策實行統一領導，統一規劃，統一制度，對各部門的檔案業務進行指導、協調和服務。
2.創新管理機構。（1）選好企業檔案管理部門負責人。企業檔案部門在企業是作為輔助崗位，不像主要業務部門那樣引人注目，會直接產生經濟效益，這是檔案的工作性質所決定的。在大多數企業中，檔案管理往往是被忽視的，檔案人員的配置往往不盡如人意，毋庸置疑，這是普遍現象，這也是企業檔案發展與企業其他工作發展不均衡的原因之一。（2）合理配置企業檔案管理人員。其實檔案工作是一項專業性很強的工作，人員要求也應該與之相適應，才能將工作做好。如：梯形的年齡結構，保持老、中、青的合理比例關系；合理的知識結構，一方面整體的檔案管理知識水平要盡可能高，另一方面個體的知識在熟悉本單位所從事的業務專業上要有區別，能相互借鑒、吸收、補充，提高整體水平。（3）精心組織企業檔案管理網絡人員。檔案管理網絡人員相當于是檔案部門與各業務部門的橋梁和紐帶，是一支強大的檔案人員隊伍。精心組織企業檔案管理網絡人員對檔案工作的開展至關重要。
3.創新管理機制。（1）建立激勵機制。第一，確立企業檔案管理目標，使檔案人員有奮斗的方向；第二，尊重每一個人的權利；第三，使每人對將來永遠充滿希望，使他們永遠保持希望并用自己的努力工作去實現；第四，建立人才競爭機制，激勵優勝劣汰，選拔出懂專業、有能力、有責任心的人委以重任。（2）以人才培養制度化來保證長效激勵的思想。通過人才培養制度的建立，給檔案人員創造學習和受教育的機會，增加個體競爭力，為企業創造財富。以人才培養制度化作為長效的激勵手段。如將檔案管理員列入企業的人才培養計劃，有機會被發現和培養。（3）增加檔案工作者提升的機會。檔案人員往往在一個崗位上干了十多年都沒有變，從而導致管理績效得不到提高。增加提升的機會，哪怕在同一崗位，但也有工資薪酬的提升機會，可以激勵職工對前途充滿希望，激發自身渴望提升而努力工作的動力。
五、結語
企業檔案管理工作的創新是一個永恒的主題，我們要通過管理創新研究做好檔案管理。交通企業檔案管理工作創新工作的研究和實踐表明，通過企業檔案管理創新工作，不斷提高檔案工作者的綜合素質，提高檔案工作的管理水平和服務質量，能為企業的進一步發展提供檔案信息資源利用保障，為企業創造經濟效益、增強企業的競爭力，為建設和諧企業、和諧社會作貢獻。
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關鍵詞：科研項目檔案；管理；競爭；環境；制度
科研項目檔案使企業在進行項目的實施中對初期申請、研發、實踐等過程的信息保存，是企業檔案的核心組成部分之一。鑒于科研項目檔案管理與企業競爭能力日趨密切的現狀，有必要通過對檔案深化管理，實現企業綜合競爭及可持續發展能力的提升。
1 建立牢固的企業檔案工作基礎，打造一流的項目檔案工作可持續發展環境
1、完善領導與規劃，優化宏觀檔案工作環境及土壤
企業在進行項目檔案的管理中，不僅應完善業務與技術水平，還應該做好企業發展戰略規劃的政策調整。在進行檔案的管理中要進行檔案的分管，設立專門的領導進行管理；然后積極制定企業檔案總體發展戰略規劃，確保資金、人才、資金能夠滿足相關工作的開展，從而為企業科研項目檔案管理工作的開展優化環境及土壤。
2、完善企業軟硬件建設，優化項目檔案圍觀發展環境
企業在進行科研項目檔案的管理中應該完善庫房、辦公室場所等硬件設施的建設工作，并對各個工作場所進行合理的物理隔離，保證檔案庫房等場地能夠適應企業科研生產的發展要求。另一方面，要積極的在企業科研項目檔案管理工作中開展信息化建設，提高企業檔案管理的信息化水平。通過將檔案信息化與企業整體信息化進行整合、優化的方式，打造科研檔案信息文件交流樞紐，從而滿足企業對答案信息內部交流、使用、管理、控制的目的。
3、加大人才引進及培訓力度，改善企業檔案工作人文環境
第一，企業檔案管理工作者要熱衷于這份工作，樹立科研項目檔案管理為科研人員服務的工作理念，本著“用戶第一，服務至上”的工作態度，改進服務方式，拓寬服務領域，優化服務流程。針對科研項目檔案專業性強、內容復雜、載體類型多樣等特點，加強學習，了解多學科的知識，全面掌握并學會運用檔案的現代業務操作技能與管理方式，確保科研項目檔案管理工作負荷企業與社會發展的需求，在進行檔案工作的開展中要經常的思考、分析、總結、歸納，通過分析企業及項目的特點發掘規律與心得管理方式，正確的理解檔案使用者的使用意圖，從而實現企業檔案管理能力、效果等的提升，提高企業的綜合競爭實力。第二，企業要改善當前的檔案工作人文環境，并積極的向其中注入文化與感情要素，上級領導要充分理解、尊重檔案員工，堅持以人為本。在日常工作中還要為員工提供進修、學習、培訓的機會，從而優化檔案管理工作者的綜合能力，提高其綜合素質，從而完成改善企業檔案工作人文環境的目的，實現企業的科研項目檔案管理工作的可持續發展。
4、通過科學的管控實現檔案工作的正常運轉
企業在進行科研項目檔案的管理中，要完善運轉系統的優化工作，堅持推進“職業化、專業化”的發展方針，強化對文件資料與信息傳遞過程的管理控制，并積極的優化自身的管理運轉系統及結構，從而讓檔案信息資源滿足企業可持續發展的需求。
2 通過對企業檔案工作流程的規范，實現項目檔案管理水平的提升
1、建立健全現有管理制度
建立健全管理制度，有助于管理工作的順利開展。因此企業檔案部門要基于企業實際發展情況及檔案管理狀況有針對性的建立健全科研項目檔案管理制度體系。在進行制度建設中要將管理辦法、賞罰制度、操作流程等詳細的進行設計，確保其符合檔案工作的所有步驟。另外，要提高各項制度要求之間的關聯性與互補性，從而保證他們能夠有效的解決在科研項目檔案管理中發生的問題。
2、做好流程規范
首先要建立歸檔范圍表與簽署規定。企業項目在立項前期，主管部門及負責人應基于項目研發領域及要求制定項目歸檔范圍與簽署規定，并對其中設計的研制形式、過程、要求進行詳細闡述。簽署規定一般由擬制、校對、審核等步驟組成，該項目的主要負責人要基于程序要求確定簽署角色與職責范圍。確保簽署流程符合簽署規定，保證簽署文件的法律效力。其次要先做好檔案歸檔后在進行使用。企業科研項目檔案歸檔的第一種形式是由科研部門組建專門機構，進行項目檔案的采集、歸納、整理、制作，帶項目完工后，整卷交付檔案管理部門歸檔處理。第二種形式就是聘請專業檔案員，由他們進行項目檔案的收集、歸檔等工作，科研部門則負責實時跟蹤、歸檔。若相關檔案沒有在檔案部門歸檔、備案，則沒有任何效力。通常第二中方法存在三項優點：①有效地維護了企業的知識產權，避免科研成果被私自存留；②有效地確保該項目檔案歸檔的及時性、完整性，從資料審查的角度，為項目順利通過驗收和結題打下了良好的基礎；③檔案員通過全程實時跟蹤項目進度的方式，更加了解研究的效果，有助于為項目部提供有價值、實效性高的信息。
3、提高監督效果
受到先進管理理念的影響，企業檔案管理工作已經由被動服務方式轉向主動服務方式、由后端保管方式轉向全程管控。因此，檔案工作應與企業運營的各個環節相融合，要積極的主動的介入到文件生產源頭、流轉過程、歸檔管理的工作中，通過全程實時跟蹤監控的方式，在源頭上對檔案質量進行管控，從而保證歸檔信息的真實性、有效性與可靠性。
3 通過對企業科研項目檔案潛在價值的發掘，幫助企業提高綜合競爭能力
1、基于信息化手段，使檔案工作科研保障職能得以發揮
通過完善檔案信息化建設工作，提高企業科研項目檔案的管理能力。企業要根據“檔案數據庫建設”、“檔案信息資源開發”等政府提出的檔案信息化要求進行建設。要基于企業宏觀發展狀況，切實的結合科研生產工作情況，制定有助于企業檔案工作可持續開展的政策，在保證信息安全的前提下，為科研項目檔案管理工作提供科學、可靠、實效性高的信息服務，從而使檔案工作的科研保障職能得以發揮。
2、建設知識資源，提高企業競爭實力
知識資源是企業之間競爭的核心元素之一。檔案信息資源是企業知識資源的重要組成部分。特別是以科研為主的企業，科研項目檔案更是企業的智力資本。這些智力資本，作為信息流的主體，同企業的資金流、物流一起，構成企業競爭和發展的三大推動力。企業檔案信息資源是企業資產的組成部門，對企業的發展具有積極的影響作用。因此企業要深度發掘檔案信息資源，做好資源的管理、利用，實現科研項目投入的節約、加快研發速度、強化企業競爭實力。
3、通過完善企業文化建設為企業發展引擎提供動力
企業文化是企業發展的核心，而檔案管理與檔案信息化建設則是企業文化不可分割的以部門，它屬于管理和服務并重，歷史和科技共同存在的多元企業文化。而企業科研項目檔案恰巧反應了企業科技。文化、管理思路的發展、變革的歷史。通過對科研項目檔案的深化管理，將正確的對歷史經驗進行總結，從而增加企業文化資源儲量，提高企業的科技研發能力與員工對企業發展的認同感、文化的歸屬感、責任的使命感。因此，企業要基于歷史、技術、管理層面出發，完善企業科研項目檔案的深化管理工作，積極推進企業文化改革發展，增強企業的向心力與凝聚力，從而為企業發展的引擎提供強勁動力。
4 結束語
綜上所述，基于企業自身現狀及項目要求完善科研項目檔案管理工作，將有助于企業綜合競爭能力的提升。因此，在未來發展中要積極的完善檔案管理制度、流程規范等，從而完善科研項目檔案的深化管理工作，促M企業健康發展。
參考文獻
[1]蘇娟.面向科研項目生命周期的檔案管理服務創新[J].教育教學論壇.2016（23）
【Abstract】In the modern economic activities that takes the enterprise as the main body， the role played by the contract file management becomes more and more important. Therefore， the importance of the contract file management in the daily business activities of enterprises is also increasingly prominent.
【關鍵詞】合同檔案管理；風險；措施
【Keywords】contract file management； risk ；measures
【中圖分類號】G271 【文獻標志碼】A 【文章編號】1673-1069（2017）05-0106-02
1 引言
我國市場經濟的持續發展，讓以企業為主體的市場化經營成為了中國經濟活動的新常態。而在市場化經營過程中產生的各類合同和檔案，是保護和證明這些經營活動合法性的依據，因此顯得更加重要。然而，由于長期的計劃經濟體制和經營習慣的影響，使許多企業經營者對于合同檔案管理工作采取了漠視的態度，由此也提高了合同檔案在管理和使用上的風險等級。越來越多的經驗教訓表明：只有研究和制定出切實有效的檔案管理辦法，才能從根本上規避這些風險，保證企業的健康發展和有序經營。
2 合同檔案管理風險的主要類型
根據對多個企業合同檔案管理工作進行的綜合研究可以看出，目前合同檔案管理方面的風險已經越來越多，這些風險基本上可歸為以下幾類。
2.1 管理不善導致的風險
上文講過，長期計劃經濟思維和傳統經I理念的桎梏造成了合同檔案管理工作的嚴重漏洞和缺位，這一類的風險是目前為止最多的。具體而言，一般表現為以下幾條：
①合同格式錯誤與內容缺失
雖然說中國的市場化進程已經進行多年，但是相關的法制意識還沒有跟上。許多企業的合同經手人沒有相關的法制觀念，對《合同法》的內容知之甚少，以至于其在擬訂合同的過程中常常出現合同格式的錯誤或者必要合同內容的漏填，從而使合同在使用時常常處于被動地位。
②合同檔案整理方法不符合要求
在電子化辦公模式引入商業領域之后，傳統的紙質合同已經逐漸淡出人們的視野，越來越多的合同檔案采用電腦填寫和印刷的模式制定。雖然這樣給人們帶來了方便，但也給合同檔案管理帶來了一些問題：合同原件對于企業來說十分重要，但很多企業檔案管理者卻只是索要和保留了傳真或者復印件這樣的合同形式，這樣既不符合合同檔案管理的要求，也容易帶來合同隱患。
③只簽不存造成的混亂
在很多企業經營者眼中都有著一個固有的觀念，即“只要簽了字、蓋了章就完事，存不存無所謂”，因此在簽訂合同時為了圖省事或者出于隨意性考慮，企業經營者往往只管簽字畫押，卻并沒有告知合同檔案管理人員及時將合同檔案存檔，這就使得檔案管理工作產生了嚴重的混亂，例如遺失，調包等等。這樣不僅會影響使用，還會產生一定的法律困境。
④“人治”取代合同檔案
中國社會講究人情世故，在商業活動中更是如此，這就讓許多企業管理者在與別人訂立契約關系時一味依賴口頭或者人情關系，而并不是落于紙面的白紙黑字。這樣一來就使得檔案管理人員陷入“查無此事”的困境。
2.2 必要或者不必要的違約風險
一般而言，合同檔案都是作為證明一段時間內經營活動存在的憑證，只要在規定的時間內都會具有法律效力和約束力。但是必須說明的是，企業經營活動中遇到的情況是隨時在變化的，因此違約風險在合同檔案使用過程中也是不可忽略的風險類型，必須引起足夠的重視。然而現在很多企業經營者法制觀念淡漠，契約觀念十分滯后，在經營過程中經常出現隨意毀約、違約的現象。再加上上文提到的幾條風險的共同作用，往往使得企業在違約之后面臨嚴重的法律問題甚至刑事懲罰，這從客觀上直接延緩甚至阻礙了企業的正常發展。
2.3 保存過程中的安全風險
合同檔案的妥善保存，對于其被正常使用并在關鍵時刻發揮法律效力是十分重要的，然而，現在很多企業的檔案管理者對這一塊的責任落實情況令人堪憂。不管是以往的紙質合同檔案還是現代化的網絡電子檔案，安全問題一直都不容忽視。傳統紙質合同檔案保存管理過程中的防火防盜問題自不用說，在電子化檔案時代，網絡被攻擊、電腦被侵入造成的安全風險也是十分嚴重的，所以，不論何種條件下做好、做細合同檔案的安全保存工作都是不可忽視的。
3 合同檔案管理中規避風險的具體措施
上文對企業合同檔案管理過程中容易產生的風險的類型和主要表現做了詳盡的說明，不難看出，不管是哪一類型的風險，其產生的根本原因都在于合同檔案管理工作職責不到位和具體措施不規范。在此，本文特別提出了幾條行之有效的規避風險的措施。
【關鍵字】企業合同；檔案管理
前言
在當今這個社會，很多的財富都是由合同構成的，現代企業的經營離不開合同，合同不僅是進行經濟活動的重要文件，也是很多糾紛的根源。正因如此檔案合同的管理就顯得尤為重要。在合同檔案應用越來越廣泛的情況下，如何加強合同檔案的管理是一個值得思考的問題，文章從以下幾個方面進行分析了合同檔案的各項問題。
1、合同檔案的收集工作
合同要經過起草、審核、審批簽署、責任方簽署才能簽訂完成，而合同檔案的收集、整理和組卷都有很大的不規律性，因而這一過程中的長時間流轉會給檔案部門的收集工作帶來一定的困難。為了更好的收集合同檔案，提高檔案管理質量，第一，正式合同文本簽字儀式雙發都應到場，根據合同法以雙方簽訂方蓋章來確定合同成立，在蓋章的時候對合同進行編號登記使其成為合同檔案的憑據，合同文本一經簽字、蓋章、公證后就即時收集歸檔。合同檔案的管理人員還應用系統、發展的眼光看待收集到的合同檔案材料，保證相關的文件如催告函件等也應該及時收集和歸檔，避免合同檔案的遺漏及時效的損失。第二，檔案管理人員要通過對合同檔案形式與內容的規范性的分析，在合同審批的過程中應該填寫合同審批單，審批單應由經辦部門填寫，記載合同內容、責任者、金額、經辦部門等相關信息，并實行一式三聯的統一格式，附合同文本一并辦理審批流轉，另外檔案部門在提供合同檔案利用的時候一般不應提供合同文本的原件，而是提供復印件。對合同檔案的查閱應該建立起管理制度，加強合同檔案的保密性。只有按上述規范操作才能真實反映每一份合同形成的全過程信息，進而從根本上解決合同檔案收集難的現象。
2、合同檔案的分類、電子歸檔和歸檔范圍
說到合同檔案的分類自然離不開合同的分類，參照制訂企業合同檔案的歸檔范圍，一般可按照合同文件類型可按合同文件類型進行分類，分為合同準備前期文件、合同簽訂文件、合同執行文件。筆者所在的企業，合同管理檔案作為一大類，是一級類目，合同種類作為二級類目，合同文件類型作為三級類目。《國家重大建設項目要求與檔案整理規范》和《核電文件檔案管理要求》對合同文件的歸檔范圍在規范性附錄中均有規定，可以參照制訂企業合同檔案的歸檔范圍。
然而隨著檔案信息數字化處理技術和計算機網絡技術的廣泛應用，合同檔案工作從初期的手工操作、查詢、保管到目前的電腦查詢、信息下載、智能監控保管，把人們從繁重單調的勞作中解放出來；同時也讓所保存的檔案原件得到了更好的保護。在檔案的查詢利用中，提高了工作效率，降低了管理成本。當前很多檔案館都在努力推行數字化管理，一方面對館藏檔案進行掃描，建立信息管理系統；另一方面，對新進館檔案實行電子報送，直接將電子檔案信息錄入已建立的信息管理系統。從實現合同檔案管理數字化、建立數字合同檔案館的長遠目標來看，實行電子歸檔是其中最為關鍵的環節。筆者所在的企業根據規定合同檔案的歸檔范圍為：合同準備前期文件包括前期準備綜合性文，立項與相關文件，資格預審，詢價、報價，招標、投標、評標文件、合同推薦及支持文件、談判及相關文件（含會議紀要、來往函件、談判中的臨時協議）等。合同簽訂文件包括合同簽字文本及附件、補充協議書、保函與其它。
3、明確歸檔責任部門，制訂合同檔案整理辦法
《企業檔案工作規范》中規定“企業各職能或承辦部門及項目負責人應對本部門或項目歸檔文件的完整和系統負責；企業各職能或承辦部門及項目文件形成者應負責積累文件，并對齊全、準確和形成質量負責；專兼職檔案人員應負責收集、整理應歸檔的文件，并對歸檔文件的整理質量負責。”據此，我們可以肯定合同檔案歸檔責任部門應為合同管理部門，并指定專兼職檔案人員。檔案部門主動與合同部門溝通交流，確定歸檔的范圍，制定合同檔案整理模板，最后由合同部門制訂《合同組卷辦法》，檔案部門審查，由合同經辦人負責合同歸檔文件的收集和整理，并向檔案部門定期移交。并規定合同準備前期文件和合同簽訂文件在合同簽訂后1季度內向檔案部門移交，合同執行文件在合同執行完畢后1季度內向檔案部門移交。這推進了合同檔案整理的規范性和可操作性。
4、檔案部門跟蹤考核，以推動合同檔案歸檔工作
在很多人的認識里，文件整理歸檔是檔案部門的事，職能部門歸檔意識不強，要做好此項工作，必須要得到公司領導的支持，將職能部門歸檔納入部門績效考核中，與部門獎金系數掛鉤。筆者所在的企業就將文件是否及時歸檔、歸檔文件是否為原件納入到對各部門的績效考核中。檔案部門每年年初年度公司文件歸檔計劃，每月跟蹤考核，并在7月對歸檔情況進行統計分析，形成報告由公司領導簽發，通報公司各部門。且每年年初檔案部門會向合同部門搜集上一年的合同清單和簽訂日期，對照清單核查是否已歸檔，統計未歸檔合同清單，發與合同部門，督促其在指定期限完成，否則將納入部門績效考核。此舉大大推動了合同檔案歸檔工作的主動性和及時性，并確保歸檔文件的原始性。
5、合同檔案工作遇到的問題和思考
合同檔案工作雖然滿足了企業一部分的需要，但在合同檔案工作中，發現仍存在一些問題。
1.檔案人員催促合同經辦人及時移交檔案，合同經辦人抱怨工作太多，沒有時間整理，或整理質量較差。針對這個問題，筆者建議可以考慮采用合同經辦人負責合同歸檔有關文件的收集和初步整理，合同部門設立專職檔案人員負責合同檔案的規范性整理，如制作案卷封面、目錄、備考表、頁號打印、裝訂等，并負責向檔案部門移交。專職檔案人員參與重大合同的招投標和談判過程，便于掌握合同相關有關情況，利于理解合同檔案的系統性。專職檔案人員保持相對穩定，檔案部門對其進行定期的指導和培訓。
2.檔案人員無法及時掌握合同簽訂情況，不能及時跟蹤。雖然制定了合同準備前期文件和合同簽訂文件在合同簽訂后1個月內向檔案部門移交，合同執行文件在合同執行完畢后1個月內向檔案部門移交規定。但因為檔案部門不能掌握合同是否簽訂，何時簽訂等信息，無法做到及時跟蹤。經常有非合同部門人員到檔案部門借閱合同，發現合同沒有移交的情況。針對這個問題，可以考慮在信息系統合同管理模塊中加入檔案人員節點，合同管理模塊與文檔管理之間建立關聯，檔案人員可以通過合同管理模塊掌握合同簽訂情況，同時合同模塊也可以調閱與該合同相關的文檔，及時掌握合同執行情況。
6、加強合同檔案部門的管理工作
合同檔案還沒有作為一個單獨的管理門類，而是依據合同的的性質、類別等分別納入不同檔案管理門類，不少單位經常指定同部門或財務部門負責管理本單位合同檔案。如今企業的合同數目增多，使用的頻率也提高，同時伴隨合同信息資源的深層次開發，傳統的合同檔案管理工作與如今的形勢存在了矛盾，我們要推行“重合同，守信用”企業認證工作，建立專業化的合同檔案管理部門，并不斷提高管理能力。
6.1檔案部門要加強其有關業務部門的聯系
檔案部門要發揮主觀性配合業務部門定期檢查合同的辦理情況，加大法律宣傳提高業務部門的檔案意識，同時應該明確合同檔案的具體內容，了解合同的履行情況，并根據不斷變化的情況進行修訂和補充，清理遺漏的合同材料，對有期限規定的合同的辦理情況進行通報和督促。
6.2檔案管理部門要實行合同安全統一管理
為了避免檔案的缺散流失，這就要求檔案管理部門對合同檔案文本進行集中管理。統一開展保管利用、鑒定銷毀和編研開發工作。
6.3開展檔案部門跟蹤考核管理
在每年初檔案部門首先要搜集上一年的合同清單和簽訂日期，對照清單統計未歸檔合同清單，同時發與合同部門督促其在指定期限完成歸檔。接著年度公司文件歸檔計劃，進行每月的跟蹤考核。在年中再次統計分析這半年的歸檔情況，形成報告由公司領導簽發，通報公司各部門。
6.4明確歸檔責任部門，制訂合同檔案整理辦法
根據《企業檔案工作規范》的規定，合同檔案管理部門應該配備專職人員進行負責管理，管理部門和人員應該對歸檔文件的完整和系統負責。合同部門制訂《合同組卷辦法》，檔案部門審查，合同經辦人負責收集和整理合同歸檔文件，完畢后一季度月內移交檔案部門。同時將職能部門歸檔納入部門績效考核中，與部門獎金系數掛鉤。
關鍵詞：合同檔案管理 部門立卷 信息化 編研
【分類號】U231.3；G271
0 引言
地鐵工程建設周期長、參建單位眾多、專業復雜，地鐵工程圓滿順利地建成，合同的作用功不可滅。建設單位是通過合同制約、管理和監督各參建單位，參建單位依據合同完成各自工程項目。合同在中間是一個橋梁作用。而一旦發生糾紛，雙方可以及時運用合同檔案記載的內容依法維護各自的合法權益，合同又起到了一個憑據作用。另外，通過對合同檔案信息地提煉，把死檔案變成活信息。管理好合同檔案的意義就可見一斑。本文結合地鐵工程合同的特點及類別，針對合同管理過程中出現的問題，對地鐵工程合同檔案管理進行了探討，從而規范合同檔案管理，提高合同檔案管理水平。
1 地鐵工程合同特點及類別
地鐵工程合同檔案具有檔案和合同的共性，又因地鐵工程的特殊性和復雜性決定了合同檔案還具有以下特點為：專業性強，合同數量大，種類多。合同按內容可分為工程建設類合同、運營管理類合同、資源開發類合同、公司人事及行政事務管理類合同及綜合類合同。工程建設類合同分為勘察、設計、監理、咨詢、建筑承包、安裝承包、裝修承包、物資設備采購、工程、技術咨詢和專題研究合同、工程征地、拆遷、借地等與建設有關的其他合同、地鐵建設工程其他資金來源的合同等。合同按檔案類別又可分為管理類合同、基建合同、科研合同、設備合同、勞動人事合同等；
2合同檔案管理現狀
2.1.合同文件材料不符合歸檔要求：合同支撐性材料有些原件缺失，有些為復印件，附件不齊全等。公司合同管理實行的是承辦部門與相關部門審查會簽相結合的制度，每份合同都應產生合同審批簽發單、律師意見書、財務意見、各相關業務部門意見及其修改稿件和會議紀要等等合同支撐性文件材料，但是這些附件材料總是不齊，時有時無。
2.2部分合同未能及時向檔案室移交歸檔。目前除合約部主管的建設工程類合同定期向檔案室移交歸檔外，其它部門及下屬公司的合同很多還留存在各自手上。如運營公司在運營期間產生的國產化、科研技改合同；實業公司的物業租賃、廣告發包承包、合同、房地產開發、物資采購等合同；辦公室汽車采購、維修合同、辦公用品采購、其他行政管理合同；
2.3移交歸檔的合同文件材料散亂未經整理，合同整理組卷困難。因檔案人員對合同評審過程不了解，在對合同進行整理組卷時，常常對一些看似與合同無關的材料拿不準、傷腦筋，對于過程中反復修改的合同稿順序更是迷惑，而且因合同附件材料很雜亂，合同附件材料是否齊全、簽章手續是否完善也很難把握
2.4合同整理組卷工作積壓嚴重。地鐵工程合同量大，平時合同都是批量移交，批量簽收。每逢合同利用時或是突擊組卷或只能提供散份合同文件。未裝訂合同借出可能有合同附件遺失風險。
2.5合同電子文件目前尚未歸檔。
2.6合同檔案管理還停留在初級的合同整理、歸檔階段，尚未著手合同的編研，合同檔案資源價值尚待開發利用。
3合同檔案管理思路
3.1建立合同檔案網絡管理體系，推行部門立卷制。
由公司檔案室負責統籌、協調、組織、整理、保管公司所有合同檔案，并負責指導、監督、檢查和培訓合約部門及各下屬公司的合同檔案管理工作。合約部門及各下屬公司應分別確定一名合同檔案管理人員，負責合同及其相關文件材料的組卷歸檔工作。企業檔案管理規范明確指出誰產生誰收集，誰負責誰組卷。因為每份合同具體有哪些附件材料，材料之間相互關系只有承辦人員是最清楚的。讓具體承辦人預立卷，各部門下屬公司合同檔案管理人員組卷，實施部門立卷制才能保證合同檔案齊全、完整、系統，又能避免合同組卷工作大量積壓。
3.2制定合同檔案管理制度。用制度固化合同管理各部門的職責。
合同檔案管理制度是合同管理制度的一部分，通過建設合同檔案管理制度，規范合同檔案管理，提高合同管理水平，完整保存合同及其相關憑據材料。通過合同檔案管理制度明確合同檔案管理部門職責，合同歸檔具體要求及合同的利用。通過制度界定各部門各責任人的整理組卷的義務責任。通過歸檔制度明確合同及其相關文件材料的歸檔范圍及保管期限、歸檔時間、歸檔程序、歸檔質量要求以及歸檔控制措施。用歸檔范圍指導哪些文件材料應歸檔范圍。例如有關修改合同的文書、圖表、傳真件及合同成果性資料等均應為合同的組成部分，而一些跟簽發合同并無直接關系的審計材料、其它行政收發文及聯系單就不應歸入合同。通過歸檔要求固化合同移交清單，明確合同移交附件的準確頁數。通過合同利用制度明確合同正本原件無特殊情況不外借，避免合同借出遺失風險。各分公司、各部門員工確因工作需要須借出，須經分公司、分管領導簽字同意。合同還應每年清理一次。發現損毀、遺失，要查明原因及時處理，并追究相關人員責任。單份合同文本達二頁以上的須加蓋騎縫章，這些均需在合同歸檔要求中明確。
3.3 開展公司合同管理人員內部培訓，提升合同管理水平。
在公司內部開展法制宣傳，增強公司各部門合同管理人員法律觀念，增強合同歸檔意識。講解合同管理辦法及歸檔要求，明確合同整理細則，如何鑒定歸檔文件，如何排序，提高預立卷的案卷質量。同時可通過培訓對合同管理人員日常的合同副本文件的接收、借閱、發放管理等進行規范。進一步提升合同管理質理和水平。通過內部溝通交流，為下步實現合同電子文件的移交歸檔做好準備。
4.4加快合同檔案信息化建設
公司目前已開發運用合同管理系統用以對合同執行情況進行跟蹤。但是合同管理系統與檔案管理系統還不能對接。檔案管理系統的合同信息完全還完全依套手工錄制目錄和掛接電子文件目錄。如果把兩者對接起來，就能避免大批量的合同文件電子目錄掛接工作量，減少人為失誤。實現以后同步合同電子目錄與電子文件同步傳輸，即便于合同檔案管理，又方便合同查詢利用利用。
3.5開展合同檔案編研工作，加強合同檔案資源開發。
通過對合同信息進行著錄，根據各部門需求，編制各類合同信息小冊子和合同檔案檢索表，發放到相應部門，或是通過如OA平臺或是信息管理系統平臺合同目錄信息等活動，即可以從合同中提煉出重要信息方便各部門利用需求，又可通過對合同信息的匯總給領導層提供決策參考。合同不僅是一種憑證，更是一種資源。把死檔案變成活資源，把死合同變成活信息。
關鍵詞：合同檔案管理
前言
合同是體現平等主體的自然人、法人、及其他組織之間,依照合同法及其有關法規和規定簽訂的設立、變更、終止民事權利義務的協議。規范的合同管理是維護法人單位合法權益的有力保障。圍繞合同檔案管理,一直存在某些難點問題,如收集歸檔率低,保管期限劃分隨意性大,管理模式與利用需求存在沖突,開發利用水平低等,制約著合同檔案管理水平的進一步提升。
一、合同檔案的收集
合同檔案收集難是一個普遍現象。這與合同的形成方式與一般公文有所區別有關。從辦理程序看,在一個法人單位,不同性質和類別的合同往往由不同職能部門擬定和承辦,甚至每份合同從起草、審核、審批簽署直至履行完畢都要經歷諸多流轉環節;從合同成立看,合同送交所有責任方簽署完畢后方才成立,流程多周期長。受內外因素的影響,合同容易出現“中途截流”和分散保管的現象,從而給檔案部門的收集工作帶來一定困擾,直接影響合同檔案管理質量和開發編研工作的開展。
如何解決這一問題呢? 關鍵在于抓住合同流轉的中心環節。按照《合同法》第32 條規定:“采用合同書形式訂立合同的,自雙方當事人簽字或者蓋章時合同成立。”而依目前國內慣例,合同簽訂成立基本以簽訂方蓋章為準(簽訂方皆為自然人除外) 。可見,蓋章環節是合同檔案收集的關鍵。如果在合同用印環節即注意對合同進行編號登記,作為追索合同文本的憑據,有助于提高合同收集歸檔率。
對一個全宗單位而言,較為科學有效的方式是實行統一格式的合同審批單。審批單記載合同內容、責任者、金額、經辦部門等相關信息,由合同經辦部門填寫,附合同文本一并辦理審批流轉(一式三聯,格式如下) 。待合同簽署成立后,第一聯供檔案部門作為合同審批材料,與合同文本一并歸檔;第二聯存財務部門,作為記賬憑證;第三聯可由合同部門作為專項資料保留。在合同用印階段,文書部門(或檔案部門) 直接在合同審批單編號,并留下第一聯備案存查,督促合同經辦部門在合同正式簽署完畢后及時辦理移交歸檔手續。使用合同審批單既可以真實直觀地反映出每一份合同形成的全過程信息,又使得合同管理流程更加規范嚴謹。采用這一方式,并通過制定配套的合同管理和移交制度,則合同檔案的歸檔率得以有效保證,有助于從根本上解決合同檔案收集難的現象。
合同審批單
二、合同檔案管理模式
在國家機關和企業檔案分類體系中,都未將合同檔案作為一個單獨的管理門類。換言之,在立卷歸檔階段,合同一般依據其性質、類別和承辦機構等特征,被分別納入不同的檔案管理門類。這自然有其一定的合理性和科學性。例如將采購合同、工程合同、融資借貸合同分門別類進行歸檔有助于保持設備檔案、基建檔案、會計檔案的成套性與系統性。但是,隨著合同數量的激增、合同憑證的頻繁調用以及合同信息資源的深層次開發,傳統做法已無法很好地滿足對合同進行集中查詢、綜合統計以及編研開發的需要,與當前的利用需求存在一定矛盾。
另外,在保管方式上,以往不少單位出于業務工作考慮,往往指定合同部門或財務部門負責管理本單位合同檔案,這也給合同檔案管理帶來一定風險性。首先,合同管理人員(一般為兼職) 檔案專業知識有限,合同檔案管理水平參差不齊;其次,合同存放于業務部門不利于保管使用和到期鑒定銷毀;第三,一旦組織機構或工作人員發生調整變動,往往容易造成合同散失。因合同憑證丟失導致經濟訴訟失利的案例并不鮮見。目前,隨著社會信用體系的構建,不少地方開始推行
“重合同,守信用”企業認證工作。收集、分析合同各階段執行情況,加強對風險的控制能力,使動態管理合同成為一種新的管理形式和需求。
鑒于合同檔案所具有的特殊屬性,筆者認為合同檔案的管理模式須分層次進行。第一層次,實現合同安全統一管理。建議由檔案綜合管理部門對合同檔案文本實行集中管理,統一開展保管利用、鑒定銷毀和編研開發工作,避免檔案缺散流失。第二層次,開展合同執行情況跟蹤管理。由合同部門(或財務部門) 負責及時記錄合同履行、變更、廢止等完備信息,并及時收集相關交易憑證(票據) 裝訂備查。在分類歸檔方式上,理想做法是合同文本歸檔一式二份:一份用于檔案部門正常分類歸檔,維護各類檔案的系統完整;另一份提供合同部門(或財務部門) 建立合同執行信息記錄。為了便于統計查詢和開發利用信息,后者可以采取靈活多樣的分類和排列方式,實行動態管理,列為專項業務資料保管。當然,機構規模較小的單位也可結合本單位機構設置情況,指定檔案部門行使上述“二合一”的合同管理職能。
三、合同檔案保管的劃分
對于合同保管期限,存在兩種極端的看法。一種片面夸大合同的重要性,將合同不分主次輕重一律列為永久保管;另一種則相反,認為合同都有履行期限,全部列為短期保管則可。事實上這兩種做法在認識上都存在誤區,不利于合同檔案的科學管理和有效利用。劃分合同保存期限時,要聯系合同價值進行綜合分析。
例如,對一般經濟合同而言,合同標的、履行期限是重要參考指標;合同作為技術文檔時,它所依附的設備儀器、土地不動產等使用年限應作為考慮因素;有的合同具有深遠的社會影響(如反映重大經濟和社會意義的合資合作協議等) ,可以考慮列入永久保管。近年來,經濟糾紛案件呈現上升之勢,因此合同爭議的訴訟時效也在參考之列。可見,盡管鑒定合同價值并無具體標準可循,劃分保管期限也不宜一概而論,只要善于綜合各方面信息,運用經濟的、法律的眼光和動態觀點看問題,就有助于合同檔案保管期限的劃分趨于準確合理。
四、對變更、撤銷和失效合同的管理
對變更、撤銷和失效合同的管理似乎是合同管理中的盲點,容易被忽視。事實上,由于合同具有法律意義上的特殊憑證效用,對其變更與解除也應慎而處之。
《合同法》規定,當事人協商一致的,可以變更合同。法律、行政法規規定變更合同應當辦理批準(解除) 登記手續的,依照其規定。因此,對已簽訂或生效合同進行變更、撤銷或解除時,要參照法律規定辦理有關審批程序和登記手續,并在合同簽訂方共同見證下將合同文本全部回收,統一辦理變更或銷毀。必要時還需對履約執行情況作出相關書面說明,雙方確認后備案存查。避免因疏于管理或隨意處置造成受控合同流失,而造成不必要的經濟糾紛或損失。
五、合同檔案信息資源的開發
長期以來,合同管理中存在的上述現象制約著合同信息資源的深入開發和有效利用。在編研方式上,除了采取傳統的分類統計、數據匯總、比較分析等方式對合同檔案開展一次、二次編研外,還要緊密結合社會利用需求,發掘其獨特的信息內容。應當注意到,伴隨世界經濟一體化和中國加入WTO ,構建各個層次的信用管理體系已逐漸成為社會以及企業界的共識。積極開發合同檔案資源,找準切入點,是檔案編研領域新的增長點。合同管理作為信用體系管理的重要組成部分,應當與信用體系互動互惠,從而發揮更大的現實意義。
