時間：2023-06-25 16:10:04
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在當前社會各項改革過程中，其最終目標通過改革來解放生產力。而檔案作為對過去各種社會活動的記錄，所以在社會未來發展過程中其具有非常重要的參考價值。所以在檔案管理工作中，僅僅通過對檔案進行收集、整理、保管等基礎性工作是遠遠不夠的，需要利用現代化的方法和手段來對檔案進行深加工，從而使其能夠為社會各項事業的發展提供重要的信息資源，通過對檔案進行開發利用使其服務價值更好的體現出來。
（二）檔案資源的開發利用是檔案事業發展的需要
目前我們處于信息化時代，檔案事業的發展也需要做到與時俱進，這就需要重視對其開發利用，從而使其更好的為社會進步和經濟發展提供高質量的服務。通過加大對檔案資源的開發利用，從而更好的將檔案的價值體現出來，使其能夠轉化為物質形態的生產力，從而更好的推動社會的發展和進步。
（三）通過開發檔案資源可以創造更好的經濟效益和社會效益
檔案資源作為各行各業生產建設活動的重要依據，其可以為各行各業現代化建設過程中提供重要的信息資源，所以通過對檔案資源的開發利用，可以更好的加快促進我國現代化的建設和發展，確保各行各業經濟效益和社會效益的提高。
二、加強檔案資源開發利用的具體措施
（一）增強社會大眾檔案意識
首先，要對檔案工作者自身的檔案意識進行強化。檔案工作者作為檔案開發利用的執行主體，需要具有較強的檔案信息意識，這樣才能在檔案資源開發利用過程中具有較好的自覺性、針對性和緊迫性，能夠在實際工作中與各部門之間加強聯系，從而將檔案工作的影響在社會中進行擴大，加快檔案資源的開發利用，使其服務作用更好的體現出來。
其次，要增強社會群體的檔案意識。在目前我國各領域發展過程中，檔案信息都具有非常重要的作用。但人們對檔案信息還缺乏深入的認識，沒有認識到檔案信息在社會發展過程中的重要性，所以在日常工作中很少自覺的去用到檔案信息。所以需要加大宣傳力度，提高社會群體的檔案意識，確保更好的推動檔案資源的開發利用。
（二）開展檔案的有償服務
有償服務實質上是檔案信息價值的體現，在社會實踐活動中，由于用戶的利用目的不同，檔案信息價值的表現形態也不同。檔案信息作為科學信息資源，具有廣泛的使用價值，這種使用價值具有多元性、再生性、饋贈性、廣域性、隨機性等。我們認真分析和掌握檔案信息使用價值的這些特點，有利于檔案信息價值的充分發揮。隨著我國社會主義市場經濟體制逐步完善，信息已實現了商品化。檔案信息作為信息大家族中的一員，只有在檔案利用工作中實行有償服務，才能適應開發信息市場的新要求。
（三）做好信息反饋工作，完善檔案信息
開發利用工作要實現檔案信息資源的深入開發和利用，檔案部門還必須了解用戶現實的和潛在的利用要求，做好利用信息反饋工作，對大量檔案利用反饋信息進行研究，以了解過去檔案利用的情況，總結出利用工作的規律，為進一步開發利用檔案信息資源作依據，同時通過分析比較，找出檔案利用的差距，采取措施加以相應的調整與有效的控制，以保證檔案信息資源的開發利用工作長期健康地發展。
（四）提高檔案人員業務素質
作為新時期的檔案管理人員，其不僅需要具有較強的專業知識，同時還要掌握信息化技術，對相關法律法規進行熟悉。所以需要檔案人員加快自身知識結構的更新，提高專業技能和職業素質，從而更好推動檔案資源的開發利用。
首先，檔案人員的整理開發能力和研究能力。檔案人員要不斷學習檔案專業理論知識，學習掌握國家標準規范，精通檔案業務，同時還要學習了解本單位的業務知識，要提高檔案人員整理開發能力使檔案人員從紛繁復雜的檔案中抽象地概括出某些系統的、科學的知識，再運用這些知識去探求、解釋、總結那些在不斷發生，又尚未被人們了解和掌握的各種現象，為領導決策提供服務、為客戶提供利用，這就要求檔案人員必須向高層次發展，提高編研水平，切實起到獻計獻策的作用
其次，掌握運用觀代化管理手段的能力。隨著檔案信息管理現代化程度的不斷提高新技術、新設備的大址采用，特別是計算機和網絡技術的應用給檔案工作帶來一系列的變化，這就對檔案工作人員提出了更高的要求學習和掌握計算機和網絡技術，檔案人員只有具備這樣的能力，才能適應新技術的發展。
最后，掌握多種語言有助于開展檔案基礎工作。隨著全球國際間業務交流日益增多，引進國外技術和成套沒備，學習外國的先進經驗等都需要一定的外語基礎，這樣才能識別檔案材料上的各種語言文字，便于科學分類、立卷。
一、開發利用地質檔案資源的意義
（一）地質檔案資源的開發利用，不僅是地質找礦的有效手段，同時還能夠更好的加快檔案工作的推動。地質檔案中具有非常的礦產地質信息，長期以來，我國對檔案的開發利用不重視，這些地質信息只能為利用者被動的服務。在地質檔案開發利用過程中，可以將這些分散的信息進行加工，使其形成完整的、系統的地質礦產信息，將這些信息主動向地勘單位和社會開放，不僅可以為擴礦工作提供重要的價值，而且還能夠將地質檔案自身的價值更好的體現出來。
（二）地質檔案要想走向市場，則需要通過地質檔案開發利用這一重要渠道。現在我們處于信息化時代，地質檔案資源作為社會信息的重要組成部分，在現代信息產業不斷發展的新形勢下，地質檔案資源只有走向市場，加快信息的加工和開發，才能更好的將其潛在的價值體現出來，使其成為有效的信息產品，從而更好推向市場。在將地質檔案推向市場時，需要劃清檔案產權界限，同時還要遵守國家的有關保密規定，對哪些地質檔案資源可以進入市場進行進行圈定，從而避免產權糾紛。
（三）開發利用地質檔案資源，可以更好的推動地質檔案與國際接軌的進程。在對地質檔案進行開發利用過程中，可以針對不同需求來建立多樣化的地質礦產信息管理系統，通過對礦產資源及信息的收集和分析，從而為政府、礦山企業、找礦者及產品出品提供優質的服務。同時作為地質檔案管理者，也需要加快自身專業技能的提升，積極學習和借鑒國外的先進工作經驗，加快促進地質檔案資源的開發利用。
二、開發利用地質檔案資源的措施
（一）加強學習，更新觀念
一是開發利用地質檔案資源，必須加強現代檔案管理、情報信息基礎理論的學習，并結合實際工作，樹立起地質檔案開發利用創造社會效益與經濟效益的新觀念，把檔案資源開發利用工作真正提高到以創效益為中心的軌道上來;
二是要改變傳統的檢索手段，以現代化方法取代傳統的檢索模式，主導思想上要以計算機檢索為主，加快地質檔案信息網絡管理的進程，努力實現檔案信息利用途徑的轉移;
三是要提高開發利用館（室）藏檔案的能力和水平，向社會提供經過編研加工后可利用的信息，以減少利用者查閱耗時的現狀，從而提高檔案館的整體形象，使其鮮明的特點和獨有的功能發揮得更加完善。
（二）以網絡管理為目標加快數字化建設進程
在當前計算機技術和網絡技術快速發展的新形勢下，需要在地質檔案開發利用過程中加快推動檔案管理網絡化發展進程，這將給地質檔案的開發利用帶來極大的推動作用。地質檔案管理網絡化的實現，能夠加快檔案信息的流動性，加快檔案管理工作向社會利用職能方向的轉變。在這過程中，對檔案管理人員提出了更高的要求，不僅需要對檔案學理論知識、原則及相關的方法技術有一個深入的了解，還需要檔案人員要熟悉計算機應用技術，從而為地質檔案信息化建設提供有效的技術支持。
（三）加強開發利用實例的收集和總結
（1）認真做好查借登記工作。登記時，一要認真按項目填寫不要漏項;二是對利用目的和將起到的作用及將產生的效益不可填寫得太簡單，特別是利用效益要寫得具體一點，以便事后確定是否有必要進行跟蹤調查。
（2）建立用戶聯系制度。在查借地質檔案時，一般無法估計所產生的效益，而要通過實踐，才能反映出利用后的實際價值。因此，要建立用戶聯系制度，加強跟蹤調查，這樣可以掌握利用效果的第一手資料，把利用地質檔案后所產生的社會效益和經濟效益情況搞清楚，為編研工作打基礎。
（3）對所收集到的利用信息要及時整理，一是編寫地質檔案利用效益實例;二是要總結經驗指導往后的工作和促進利用水平的提高;三是對所編寫的地質檔案利用效益實例要向社會反饋、宣傳，這樣既可進一步宣傳地質檔案的作用和價值，又可使社會各界進一步了解地質檔案，從而積極主動地來利用地質檔案資源。
（四）提高業務素質搞好編研工作
一是有較高的政策理論水平，能根據本地區經濟發展的中心工作需要來確定選題，選擇材料進行加工匯編，使編研成果最大限度地發揮其地質檔案資源的作用;
二是有良好的調查研究習慣，踏踏實實地坐下來翻閱各類地質檔案，查找資料、研究問題，依據本地區經濟發展要求把握材料，決定取舍;
三是有開拓創新精神，能根據時代和地方經濟發展要求，將那些對當今地方經濟發展和社會進步有益的地質檔案資源，及時地整理出來，使館（室）藏地質檔案資源在現實工作中做到充分有效地發揮作用。
一、企業檔案信息資源開發和利用的必要性
開發利用檔案信息資源的最終目的，就是使檔案信息轉化為社會財富。隨著我國現代化建設事業的發展，檔案信息的利用越來越頻繁，尤其在企業的經營、管理、建設、發展、決策、史志編研等諸多方面都起到了重要作用，因此，大力開發企業檔案信息資源，鼓勵檔案信息的廣泛利用，促進檔案信息轉化為生產力，是擺在檔案部門和檔案工作者面前重要任務和重要使命
1、開發利用檔案信息資源是充分發揮其作用和價值的重要手段
檔案信息資源在開發利用之前，其價值是潛在的，具有較為隱蔽的特點，還構不成真正的信息資源，只有通過開發利用，才能使其潛在的價值變為現實價值。才能發揮經濟效益和社會效益。“秘而不宜、用之為寶、鎖之為廢”。只有合理的科學的開發企業檔案資源，特別是科技檔案資源，并將其轉化為企業的生產力，才能真正發揮檔案在企業市場經營中的作用。為企業建設提供法律、憑證和參考。因此我們必須明確檔案信息資源開發利用對于檔案工作的極端重要性，要以檔案信息資源的開發利用為龍頭，快速實現檔案信息交流，實現檔案信息資源在企業乃至社會內的充分共享，帶動和促進企業檔案工作全面發展。
2、開發利用檔案信息資源是企業檔案事業發展的需要
長期的檔案工作實踐證明，只有開發利用檔案信息資源，使“死檔案”變成“活信息”提供給利用者廣泛地、反復地、多角度、全方位、連續不斷地利用，才能轉化為物質形態的生產力，才能充分發揮憑證、參考、研究等方面的作用。才能增強人們對檔案意識，贏得企業領導對檔案的重視和支持，為企業檔案工作創造良好的工作外部環境。才能解決企業檔案工作中的矛盾問題，才能滿足利用者的需求，成為推進企業經營發展的催化劑。因此檔案信息資源開發利用是檔案事業生命與活力所在，是發展企業檔案事業的必備條件。
3、企業的經營發展需大力加強檔案信息資源的開發利用
企業檔案是企業在生產、經營、建設活動中的真實記錄，承載著大量各種繁復的信息，檔案工作者將這些信息根據企業的現實需要，通過分析、整理、歸納、加工、去粗取精，編輯成有價值的檔案信息，及時有效的提供給企業領導、工程建設人員、經營管理人員進行企業決策、參與競爭、工作參考，提高勞動效率，使企業的生產、經營、建設緊跟市場，避免盲目性，為企業直接或間接創造經濟效益。
二、如何做好新形勢下企業檔案信息資源的開發利用工作
1、檔案基礎工作的良性循環是做好檔案信息資源開發利用工作的基礎，是體現檔案作用和價值的重要手段
何謂檔案基礎工作的良性循環：即從檔案的合理征集與接收到檔案室，到檔案的科學整理與保管，檔案信息資源的綜合開發利用到更科學、更合理地征集和接收檔案進檔案室。從上面情況來看，檔案的征集與接收是整個檔案工作的基礎，不進行合理的征集和接收檔案，談檔案管理和檔案信息資源的開發則是無本之源。所以，做好檔案信息開發利用工作源頭是檔案基礎工作。
2、開發檔案信息資源要與近期效益相結合的原則
開發檔案信息資源，為經濟建設和各項事業服務是當前檔案工作的中心任務。企業通過開發利用科技檔案使企業擴大規模、增上項目、規范企業全面質量管理，創造了良好的經濟效益。開發檔案信息資源要堅持長期效益與短期效益相結合的原則，所謂長期效益就是從長遠的觀點出發，用歷史的觀點、聯系的觀點看待檔案的價值，切忌一葉障目，不識泰山。
3、做好檔案信息資源開發利用措
一是豐富館（室）藏是檔案開發利用基礎，有了豐富的館藏，才有企業檔案開發利用的對象。由此企業必須建立合理的檔案歸檔制度并監督執行。同時根據企業檔案形成規律，建立靈活的收集方式。二是提高館（室）藏檔案的質量，是企業檔案開發利用的前提。只有豐富的館藏檔案，不斷提高館藏檔案的質量，才能確保企業檔案開發利用的高水平和高效益。檔案的高質量就要在收集上下功夫，嚴把進館（室）關，在整理鑒定保管過程中保證檔案質量。三是熟悉館藏是檔案開發利用條件。熟悉館藏是檔案工作者的基本功，也是檔案開發利用的需要，只有熟悉檔案館藏才能在檔案開發利用中發揮主動權，才能根據企業的需求，深入、廣泛挖掘檔案資源，加大開發力度，才能為企業決策、經營提供更有價值的信息。四是使用科學合理的方式，最大限度的滿足企業對檔案信息的需求。一方面，檔案部門可以利用現代化方式，根據需要編制檔案信息檢索工具，方便檔案利用者快捷查找所需信息；另一方面，檔案部門可以利用現代化的管理手段建立信息交流平臺，通過網絡及時準確傳遞信息，以便實現檔案信息的共享、信息交流。
關鍵詞：地質檔案管理 利用
Abstract: with the deepening reform in the geological exploration trade, as the important component of the geological archives work should accelerate reform. In guarantee geological archives material entity processing basis, accelerate the geological file information resources development and utilization, provides the omni-directional service for geoscientific market is geological archives work the reform direction.
Keywords: geological file management use
中圖分類號：G273.5文獻標識碼：A 文章編號：
地質檔案資料是地質勘查和地質科研工作感性認識與理性認識的綜合，是地質工作的主要成果，是一種具有巨大利用價值的信息資源。其巨大的的利用價值不僅表現在礦產資源勘查報告可以直接被國民經濟建設所利用、直接為社會帶來財富，還體現在地質資料中所蘊藏的信息對下一步開展地質工作程度的不斷提高資料的再次開發利用等。找礦難度越來越大，而找礦的直接投入并無明顯增加。在這種情況下，通過開發、研究已有地質資料，充分挖掘地質資料的再利用價值，直接為地質找礦服務，就顯得十分重要。
一、開發利用好地質檔案資源的必要性
隨著改革開放的不斷深入和市場經濟的迅速發展，市場競爭將日趨激烈,地勘單位要取得良好的經濟效益，僅靠現有生產條件開展地質勘查(察)工作是不夠的；另一方面，隨著經濟建設的發展，新的地方經濟建設環境必將給地質檔案資源的開發利用工作提供很多良好的發展機遇。如果積極有效地開發利用好地質檔案資源并與市場流通有機地結合起來，必將有效地在市場經濟的發展中獲得更好更大的發展空間。所以，在知識經濟的新形勢下，大力開發利用地質檔案資源，為社會各方面提供服務，應當是地勘單位及其檔案管理部門做好檔案管理工作的重要任務。
二、開發利用地質檔案資源的方向和意義
地質檔案資料是國家寶貴的信息資源,應加速開發利用,為礦產資源勘查和開發服務。根據地礦行業改革深化要求,地質檔案信息資源建設與開發利用方向應是，由傳統的處理地質檔案資料實體為主,轉為處理地質資料實體與地質檔案信息開發并重，由被動管理轉為主動服務。地質檔案資料工作者要在保證檔案實體管理基礎上，增加資料綜合加工和找礦信息開發與咨詢服務。作者認為這種轉變具有以下重要意義。
1、地質檔案資料加工和信息開發是促進檔案工作良性循環的催化劑，是主動為地質找礦服務的有效手段。地質檔案部門掌握了大量系統的礦產地質信息，以往的管理，這些資料信息只能由利用者翻閱查詢，為被動服務。若管理者有目的地將分散的信息綜合加工，形成若干相對完整、系統和提取方便的地質礦產信息，向地勘單位和社會開放，主動為地礦工作服務，體現出地勘檔案資料工作自身價值，增強檔案工作的活力。
2、地質檔信息的加工、開發是地勘檔案工作走向市場的最佳渠道。地質檔案信息做為社會信息的組成部分具有信息產業的基本屬性。現代信息產業使社會信息的交流市場化，從而導致信息收集、加工、開發行為的生產化。檔案部門通過對地質檔案信息的加工和開發，使潛在的信息優勢轉變為明顯有效的信息產品,從而將其產品推向市場。在推向市場時，首先應劃清產權界限，檔案部門要遵循國際、國內關于保護知識產權和礦權的有關規定,圈定哪些檔案資料信息可由檔案部門進入市場交易的范圍,避免出現產權糾紛,同時還要遵守國家有關保密法規。
3、地質檔案信息的加工、開發是檔案工作與國際接軌的必經之路。根據市場、決策和專業需求不同，建立形式各異的地質礦產信息管理系統，專門收集、分析礦產資源及礦業開發信息，及時為政府制定、修改礦業政策，為私營礦山企業、個人找礦者進行礦產勘查，為產品出口市場導向提供多方位服務。我們地勘檔案工作者,在當前國民經濟由計劃經濟向市場經濟轉軌時期,應當學習國外檔案工作先進經驗，走地質檔案信息加工開發道路，與國際地質檔案工作接軌。
三、開發利用地質檔案資源之措施
1、加強學習更新觀念
廣大的檔案管理工作者必須更新觀念，開闊視野，拓展服務領域，走進市場，走向社會。一是開發利用地質檔案資源，必須加強現代檔案管理、情報信息基礎理論的學習，并結合實際工作，克服“坐、等、靠”的落后思想，樹立起地質檔案開發利用創造社會效益與經濟效益的新觀念，把檔案資源開發利用工作真正提高到以創效益為中心的軌道上來；二是要改變傳統的檢索手段,以現代化方法取代傳統的檢索模式,主導思想上要以計算機檢索為主,加快地質檔案信息網絡管理的進程,努力實現檔案信息利用途徑的轉移；三是要提高開發利用館(室)藏檔案的能力和水平,向社會提供經過編研加工后可利用的信息,以減少利用者查閱耗時的現狀,從而提高檔案館的整體形象,使其鮮明的特點和獨有的功能發揮得更加完善。
2、以網絡管理為目標加快數字化建設進程
網絡化檔案管理將更有利于地質檔案資源的開發利用，與傳統檢索相比，它的最大特點是能夠通過網絡迅速流動，這對管理、研究和開發利用都將沖破傳統的限制，促使檔案管理工作從檔案的保管向社會利用職能方向轉變。這就要求檔案人員既要懂得電子計算機應用技術，也要懂得進一步深化發展檔案學理論、原則和經過改革的檔案管理方法與技術，這樣才能為加快實現地質檔案數字化網絡建設提供充足的技術支持。
3、加強開發利用實例的收集和總結
衡量一個地質檔案館(室)的工作與實績,開發利用地質檔案資源的實情最能說明問題。用戶通過利用地質檔案，獲取了社會效益和經濟效益，這就是地質檔案館(室)工作的實績體現。所以，我們應在地質檔案利用實效的收集、總結、提高上下功夫。基本做法：
(1)認真做好查借登記工作。登記時，一要認真按項目填寫不要漏項；二是對利用目的和將起到的作用及將產生的效益不可填寫得太簡單，特別是利用效益要寫得具體一點，以便事后確定是否有必要進行跟蹤調查。
(2)建立用戶聯系制度。在查借地質檔案時，一般無法估計所產生的效益，而要通過實踐，才能反映出利用后的實際價值。因此,要建立用戶聯系制度,加強跟蹤調查，了解情況、征求用戶意見，目的有二：一是掌握利用效果的第一手資料，把利用地質檔案后所產生的社會效益和經濟效益情況搞清楚，為編研工作打基礎；二是為改進我們的工作和服務方法，更好地為社會和用戶服務了解基本情況。
(3)對所收集到的利用信息要及時整理，一是編寫地質檔案利用效益實例；二是要總結經驗指導往后的工作和促進利用水平的提高；三是對所編寫的地質檔案利用效益實例要向社會反饋、宣傳，這樣既可進一步宣傳地質檔案的作用和價值，又可使社會各界進一步了解地質檔案,從而積極主動地來利用地質檔案資源。
4、提高業務素質搞好編研工作
編研工作的性質和特點對編研人員的政治思想素質、知識水平和業務能力都有較高的要求。所以檔案管理人員至少應做到：一是有較高的政策理論水平，能根據本地區經濟發展的中心工作需要來確定選題，選擇材料進行加工匯編，使編研成果最大限度地發揮其地質檔案資源的作用；二是有良好的調查研究習慣，踏踏實實地坐下來翻閱各類地質檔案，查找資料、研究問題，依據本地區經濟發展要求把握材料，決定取舍；三是有開拓創新精神，能根據時代和地方經濟發展要求,將那些對當今地方經濟發展和社會進步有益的地質檔案資源,及時地整理出來，使館(室)藏地質檔案資源在現實工作中做到充分有效地發揮作用。從發展的觀點來看，只有這樣，編研資料才容易引起地方相關部門和領導的興趣和關注，才能夠對地方經濟建設起到良好的參考作用，才能夠支持本地區的經濟發展，才能夠為開發利用好地質檔案資源獲得良好的發展機遇。
結語
總之，地勘單位應加強對地質檔案的管理，從源頭保證地質檔案的完整、準確和系統，以服務為主題，以創新為動力，以強化管理為目標，加大對原本地質檔案的二次開發力度，充分挖掘原本地質檔案的潛在價值，更好地為地方經濟和社會發展服務。
參考文獻：
[1]周瑞華. 地質勘查行業地質檔案工作的展望[J]西部探礦工程. 2004
隨著人們對檔案的重視程度不斷提升，檔案信息資源開發利用的形式不斷增多。主要表現在以下幾個方面：
1、進行檔案編研。在檔案管理工作中，檔案人員通過原始檔案信息，從繁雜的信息中進行精心提煉，使其以出版物及內部參考等形式編撰成編研成果，這對于檔案利用者可以有效的節省時間，提高了利用效率，而且也使檔案的利用有效的體現出來，充分的體現了檔案保管工作的重要意義。
2、加強檔案室的服務功能。利用檔案室為使用者提供利用服務，這是檔案管理工作是最為傳統的工作方式，也是檔案部門最為基本的工作之一。
3、利用當前互聯網的便利性，來為使用者提供檔案信息。這是網絡普及以來檔案信息資源開發的新形式，也成為當前檔案服務方式的主要形式。
4、建立現行文件查詢利用中心。這是近幾年檔案部門在檔案開發利用方面的重要舉措，而且也受到社會各界的廣泛好評。
5、利用檔案展覽來加強對檔案的宣傳，以檔案原件或復印件為材料，利用展覽的形式將信息進行傳遞。
二、檔案信息開發利用工作中存在不足之處
1、編研成果存在信息衰減和質量參差不齊現象
由于編研成果自身要小于檔案原件信息，而且編研過程中編制人員的專業水平和素質高低也存在著差異，所以目前編研成果存在著信息的衰減已是特別普遍的問題。
2、檔案室在提供檔案信息的服務上，由于缺乏服務意識，所以在服務方式上存在著不科學的地方，導致服務效率低下，不利于查找及保存，特別是對檔案原件的安全性帶來較大的隱患。
3、網站雖然作為一種新興的檔案服務方式，但其實質是編研成果的另一種利用方式，無論是建立和后期的維護工作都屬于編研工作的利用形式。
4、文件查詢利用中心的時效性較差，因為從收集到利用需要一定的時間，所以對檔案部門現行文件的利用必然存在著滯后性。
三、加強檔案信息資源開發利用的具體建議
1、通過合作來加強檔案資源的開發利用
由于檔案開發人員存在著專業素質不高的問題，所以通過外引內聯來加強檔案的開發利用。同時還要使檔案工作與社會各方面加強聯系和溝通，使其更好的貼近于社會，采取獎勵的方法來調動檔案開發利用優秀的單位和個人開展檔案信息利用的積極性，從而使廣大檔案工作者積極的投身于檔案資源的開發利用工作中。
2、加快檔案數字化建設
檔案數字化建設工作是一項長期的系統性工作，所以為了使其能夠更好的提供網上服務，則需要建立健全數據庫數據質量控制體系，以數字的信息技術為基礎，通過向用戶提供檔案信息、檔案信息加工產品及咨詢等網上服務。同時在當前各類檔案網站廣泛建立的情況下，需要將檔案同站服務有效的開民起來，這將是一種新型的檔案利用方式，具有非常好的發展前景。另外，作為檔案管理部門，還南要充分的利用高校及科研院所的資源，使檔案網站更具廣泛性、交互性，為用戶提供更好的檔案信息服務。
3、結合政務信息公開工作
加大檔案開放力度隨著我國經濟、社會的快速發展.檔案利用的范圍、利用者的成分都呈多元化趨勢。在繼續堅持開展現行文件閱覽中心工作同時，還要加大檔案的開放力度。分期分批向社會開放檔案信息。并同時公布開放檔案的目錄。要嚴格執行《檔案法》，使形成滿三十年的檔案及時向整個社會開放。正確處理檔案開放與保密的工作.制定合理、科學的檔案開放、保密范圍。要正確把握好檔案開放、保密工作.檔案館的工作人員應當著重培養兩種能力，一是科學管理檔案的能力。二是閱讀和解析檔案文本的能力和習慣。我們應吸取國外檔案工作較為成熟的經驗，配備一定數額的高級職員專門負責解讀檔案文獻，為檔案開放工作服好務，把好關。
4、加強資源整合
計算機技術運用于檔案信息資源管理，實現了檔案信息資源數字化，進而實現檔案信息資源的集中化，提高了整個社會對檔案信息資源的利用程度。在進行檔案信息資源數字化轉化的同時，應進行檔案信息資源整合。所謂檔案信息資源整合，就是圍繞特定的主題，對分散形式的檔案進行信息資源集中.以集中反映某一領域或對象的基本情況。檔案信息資源整合包含傳統式和數字式兩方面的整合內容。這種整合可以更加提高開發利用檔案信息資源的水平，并可為將來建立數字化檔案館打好基礎。
5、全面提高檔案人員的綜合素質
檔案員的角色之一就是在浩瀚的信息和各類用戶之間充當信息中介，擔負組織管理和信息傳播的重要職能。因此，要提高檔案員的自身素質。作為信息時代的檔案工作人員，要使自己成為一名“雜家”。
6、要加大檔案工作的服務創新力度
檔案部門要根據不同時期的工作重點，加強與其他行業的聯系，走出“孤獨”，了解各行各業對檔案信息和檔案工作的需求，積極主動地提供優質服務。
1 檔案信息資源開發利用與整合的必要性
1.1 有利于檔案信息資源共享的實現
檔案信息呈現出多元化和無序化的特征，而且網絡環境下檔案信息組合和載體更具多樣化，檔案信息質量參差不齊，呈現出分散及無序的狀態。這對檔案信息資源的利用帶來了較大的阻礙，因此需要通過對檔案信息資源的有效整合，從而加快推動檔案信息資源共享的實現。
1.2 拓展了檔案信息采集途徑
當前檔案信息化建設有效的打破了傳統檔案管理模式，檔案信息資源網絡建設速度不斷加快，使檔案信息采集途徑得以進一步拓寬，人們獲取信息的途徑更具多樣化，而且數據庫的建立，為檔案信息共享提供了必要的基礎，有效的促進了檔案信息資源的開發利用。在這種大環境下，為了能夠增加檔案信息的存儲量，檔案信息與其他信息資源一體化的步伐也得以加快，為檔案信息資源的開發利用打下了堅實的基礎。
1.3 有利于檔案信息服務功能的提升
隨著電子檔案和網絡檔案的出現，當前檔案服務功能更加全面化，檔案工作效率大幅度提升。檔案服務對象在利用檔案過程中不再受時間和空間的制約，通過網絡就能夠及時獲取到自己的所需要的檔案信息。因此通過加快檔案信息資源的整合，能夠使檔案為社會提供全方位的服務。
2 檔案信息資源開發利用與整合的途徑分析
2.1 建立信息資源數據庫，提高檔案利用率
在檔案信息化建設過程中，需要加快構建檔案信息資源數據庫，進一步對檔案信息數據進行整合和歸類，使檔案信息資源更具規范化，并以標準化的格式進行儲存，為檔案信息的完整性、有序性和可讀性奠定良好的基礎。而且檔案信息資源數據庫建立后，能夠為檔案信息資源開發利用提供更多的便利條件。特別是在當前信息化時代，需要充分的利用網絡資源，全面提升檔案信息資源的利用效率。
2.2 開發高效信息檢索查詢系統
在網絡環境下對檔案信息資源進行開發過程中，檔案信息資源的查詢檢索作為非常關鍵的一個環節，只有開發出高效的檔案信息查詢系統，才能更好地與網絡環境的需求相適應，同時檔案信息在線搜索與查詢功能還需要與網絡檔案信息組織和管理方法相適應，使檔案信息查詢系統能夠更好地滿足不同需求用戶的要求，更好的推動檔案信息資源開發利用的步伐。
2.3 增加網絡論壇的互動溝通
網上論壇的出現為人們聯系和溝通帶來了更多便利，人們可以不受時間和地域的限制進行隨時對話。在這種情況下，檔案信息資源的開發利用也需要充分的借助于網絡論壇的及時與互通作用，在網絡環境下，充分發揮檔案信息資源的作用，實現檔案信息資源開發主體和客體之間的有效互動溝通，實現網絡檔案信息資源的深度開發利用，更好的滿足用戶的需求。
2.4 充分利用網絡平臺開發利用網上檔案信息資源
隨著網絡的普及，檔案部門需要加快網絡平臺的建設，重視網絡信息資源的開發得瞬移，以此來豐富檔案信息儲存量，進一步改善檔案信息結構，全面提高檔案信息產品的質量。通過對網上信息進行深度加工，收集網絡有效的檔案信息資源，并針對本單位特點及利用者的需求，采用相應的技術手段來加強對網上信息資源的管理和控制，實現網絡信息資源的有效開發利用，使其成為虛擬檔案，為檔案信息資源共享及檔案高效服務的實現奠定良好的基礎。
2.5 統一規劃，分步實施，促進檔案信息資源的合理有效配置
檔案信息資源整合的最終目標是實現資源共享，最大程度開發利用檔案信息資源。但這是一個長期實踐過程，必須按照總體的規劃，分步驟、分階段地實施。在基于共享與服務的前提下，主要應該重點抓好標準體系的建設，深入到文獻全文的知識單元、信息單元，在檔案信息編輯過程中，遵循通用標準，所有入網的檔案信息都必須執行統一的數據標準，形成統一邏輯的數據庫。要在統一的標準下分系統地開展檔案信息資源整合工作，只有提供關于信息資源系統整合的一系列完整的標準，并在資源的開發和組織管理的過程中加以遵循，才能實現信息資源的理想整合，并根據實際情況，合理有效配置檔案信息資源，實現信息資源的共享。
2.6 加強檔案網站建設，充分發揮檔案網站的基本功能
檔案網站是檔案部門對外提供服務的窗口，是面向用戶的信息通道。檔案網絡建設是檔案信息化建設的重要內容，檔案網站集中多功能于一體，通過整合各類檔案信息資源，實現了檔案信息的有效利用。檔案網站作為開放性的服務窗口，其基本功能主要包括檔案信服務功能、宣傳功能、網上辦事功能和交流功能等。檔案用戶可以在檔案網站上快速實現對檔案信息查詢和傳輸。同時檔案網站作為檔案工作的有效工具，可以通過多種形式來開展對檔案信息的宣傳工作，具有一定的社會宣傳教育功能。檔案網站在為用戶提供檔案信息服務的同時，還可以提供動態咨詢服務，實現網上辦事，為公眾提供了更多的便利。另外，檔案網站利用多種方式與公眾之間架起了交流的橋梁。這都為檔案資源的開發利用奠定了良好的基礎。
房地產檔案信息資源開發利用的重要性
1.滿足社會日益增長的信息需求。隨著信息化的不斷推進和房地產事業的發展，公眾對信息的需求日益增長，對于房地產檔案的需求不斷提升，傳統的檔案管理、利用模式已不能滿足其利用需求。加強房地產檔案信息開發利用，創新管理模式，有利于保障房產權利人的合法權益，推動住房制度改革和房地產稅收開征，對維護群眾利益、社會穩定有著積極作用。2.有利于房地產行業的現代化、系統化發展。房地產檔案管理的開發利用是房地產行業的重要組成部分，是整個行業邁向信息化、現代化、系統化的基礎。隨著房地產檔案的不斷增多，檔案信息能否得到完善的管理、能否有效地滿足利用者的需求，已成為影響房地產行業現代化、系統化發展的重要因素。
加強房地產檔案信息資源開發利用的有效方式
1.改善房地產檔案的管理模式，保證利用質量。首先，豐富的館藏資源是滿足公眾對房地產檔案信息需求的必要保障，須擴充房地產檔案信息資源的儲備量，拓寬檔案接收渠道，形成豐富完備、科學系統的房地產檔案資源體系。其次，形成嚴格的登記質量管理體系，制定分級檢查、驗收制度，包括作業人員自行檢查、部門查、質量管理部門檢查、部門驗收、質量管理部門驗收，實現三級檢查、兩級驗收的模式保證檔案質量。再次，實現文檔一體化管理，將文件管理與檔案管理實行統一管理，可有效地對文件運動實行全過程的控制。最后，建立統一的房地產檔案管理標準，這是實現檔案信息交換和資源共享、提高利用水平的根本保證。統一的標準包括技術手段標準、管理方式標準和工作制度標準等。在制訂標準時，要考慮房地產檔案信息資源的較強變化性，注意標準適用范圍的廣泛性。2.加強房地產檔案信息化建設，突破利用局限。房地產檔案信息化主要包括兩方面內容：檔案原件管理信息化和檔案數據管理信息化。檔案原件是檔案的原始資料，是數據的來源及房地產身份的證明。檔案數據是將檔案原件信息化的數字化檔案，它從檔案原件中提取，利用數據庫進行錄入、存放、查詢、管理。因此，首先要建立高質量的檔案信息系統，保證檔案錄入時的準確、完整和規范。在利用過程中不斷更新、升級、擴充檔案信息系統，保證其漸增性、先進性和全面性，并向準確、快捷的模式及具備較高的信息安全防御保障能力方向發展。其次，要建立多途徑檢索工具，使用戶能夠快速查找所需信息，保證利用的便利性。建立數字網絡化覆蓋，實現房地產交易機構全國聯網，使數字檔案成為我國房地產權屬檔案利用的主要形式，全國房地產權屬登記機構之間的房地產檔案信息就能互通互聯，真正體現檔案數字化管理的優勢。3.加強房地產檔案信息服務開發，豐富利用形式。首先，加大宣傳力度。意識形態影響實踐行為，通過報紙、電視等新聞媒介，以舉辦房地產檔案實物展覽或圖片展、創辦房地產檔案期刊等形式向全社會展示檔案資源的價值和利用方法，提高民眾的檔案信息意識。在加強檔案的服務開發過程中要樹立超前服務意識，建立房地產檔案信息網絡中心，在更大范圍內實現資源共享，實現立體式、多向式利用。其次，積極開展房地產檔案編研工作。編研是對房地產檔案信息資源深層次的開發利用，即將館藏的房地產檔案資料按照一定的形式進行加工、提煉、匯集，使其具有系統性、專業性。4.加強房地產檔案信息風險評估與法律規范，保障利用環境。針對房地產檔案信息存在的突發災害風險、信息安全風險、知識產權風險和技術性人才風險等問題，有效地解決或減輕破壞程度和經濟、社會效益的損失，在檔案信息開發利用中要增強風險意識，加強風險教育，強化檔案的風險評估與管理，嘗試從國家層面提高房地產檔案的抗風險能力，建立良好的法律環境，使房地產檔案工作有章可循、有理可查。5.提高房地產檔案信息管理人員素質，保證利用效果。房地產檔案是一種多元學科的綜合性檔案，房地產檔案工作者必須具備廣博的房地產專業知識、檔案專業知識，掌握現代化的科學技術管理手段及技能，并具有積極的檔案服務意識和提高開發信息資源的主觀能動性。因此，房地產檔案信息管理人員要不斷充實完善自我，拓寬知識面，提高專業技能，掌握豐富的檔案專業知識和現代化技術手段，以保證跟上現代化建設的步伐，全方位、多層次地做好房地產檔案信息資源的開發利用工作。
本文作者：郝曉娜工作單位：綏化市水政水資源辦公室
在高等院校檔案管理中,檔案利用與檔案工作者的素質關系十分密切,兩者既相輔相成,又是對立統一的。做好檔案利用工作的根本途徑是提高檔案工作者的整體素質。人是一切活動的根本,只有提高人的綜合素質,才能得心應手地做好各項工作。檔案利用效率的高低、質量好壞以及檔案利用活動的效益與檔案工作者息息相關,取決于檔案工作者的綜合素質。
―、阻礙有效開發的因素
1.開發客體的狀況阻礙著有效開發。首先,檔案保管的分散性影響了檔案的有效開發。檔案保管的分散性包括保管地點的分散性及保管形式的分散性。檔案的保管地點隨著檔案形成年限的不同而不同,由檔案室到檔案館,檔案館又分為綜合性與專業性檔案館,國家級與地方級檔案館等,不同的檔案保存在不同地點這勢必會對檔案開發造成或多或少的影響。進館檔案又有來源、事由等不同分類法,使有內容聯系的檔案在實體保管時變得分散了。其次,檔案利用范圍的內向性影響了檔案的有效開發。檔案在檔案室階段是檔案第一價值實現階段,檔案室是某一獨立的社會組織的內部職能機構之一,沒有向社會提供利用服務的職責和義務,這個時期檔案主要服務對象是檔案形成機關,為本單位的各項工作服務。檔案在檔案館階段是檔案第二價值的實現階段,檔案館是社會中專門保管具有國家歷史意義的歷史文化財富并向社會各界提供廣泛服務的基地,但由于檔案查閱手續煩瑣,一般人很難輕易的接觸到檔案,這些都給檔案開發帶來了不便。再次,檔案傳播的滯后性影響了檔案的有效開發。檔案工作依舊遵循到了一定年限開放這種做法阻礙了檔案的開發工作,使檔案開發的周期過長,對于急切需要利用檔案的人們來說等待的時間太長了。最后,檔案狀態的原始性影響了檔案的有效開發。檔案的狀態是指載體形式、自然條件和保管狀況。現在的檔案仍然是以紙質檔案為主,其他載體的檔案占少數。對于紙張這種載體,它極易受到溫度、濕度、火災、病蟲害的影響,對其保管就應極為仔細,盡量延長紙張壽命,所以我們一直在尋找一個保存狀態簡易、可以比紙張壽命更長的存儲檔案的載體,以便使檔案信息永久的保存下去。
2.開發主體的素質制約了有效開發。首先,開發意識的被動性制約了有效開發。長久以來,檔案工作人員就處在一個被動的狀態,只有上級下達任務及年度工作量的壓力下才完成工作,檔案工作者是檔案信息資源有效開發的操縱者,檔案工作者的文化層次及對工作是否用心、細致,直接關系到檔案信息資源是否能夠有效的開發。檔案中所存在的信息是不變的、靜止的,不經過對檔案信息的仔細研究是發現不了蘊藏在檔案信息中更深層次的含義的,而如何從一定量的檔案信息中開發出更多的有用的資源,這也要求我們的檔案工作者對檔案信息的開發工作積極參與,用心探索。其次,知識結構的陳舊性制約了有效開發。檔案中所蘊涵的信息是多方面的,可能會涉及歷史、社會、經濟等方面,這就要求檔案工作者只掌握檔案相關工作程序是不夠的,也要相應地掌握一些歷史、社會、經濟方面的知識。而如今中國已加入WTO,與世界接軌,較高的外語及計算機水平也應為檔案工作者所掌好更有效地開發檔案信息資源。
二、檔案及其信息化
1.檔案概述。“檔案,是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖標、聲像等不同形式的歷史記錄。”檔案學是一門社會科學。社會功能和社會使命是檔案存在與發展的依據,檔案是機關工作者查考的依據,是生產建設的豐富資料,是科學研究的基礎和條件,是宣傳教育的生動素材,對社會的發展起著多種積極的甚至不可缺少的作用。
2.檔案信息化建設。開展檔案信息化建設首先需要明確的是其內在理念,即確保保存“社會記憶”功能的實現。因此,在檔案信息化建設中要加大對數字化檔案研究的力度,解決數字化檔案的長期保存與安全傳輸等問題。否則,“人類記憶”就會面臨丟失的危險。
檔案管理現代化、信息化,其核心是管理手段的現代化和保護技術的現代化。同時,需要明確的是網絡化、數字化不等于信息化。檔案信息化建設具有廣泛的內容,它包括了檔案信息資源的有序整理、檔案信息數據庫的建設、檔案信息網絡的建設、檔案信息資源的開發利用、檔案信息化人才隊伍的建沒以及促進檔案信息資源開發利用的政策法規、標準的制定等等。因此,不能簡單地把各類檔案的數字化、檔案信息網絡的建設等同于檔案信息化建設,而應從多方面入手促進信息化建設。
三、檔案信息化建設的必要性
1.檔案管理現代化、信息化是必然趨勢。隨著現代科學技術的開展,檔案管理專門軟件的開發、利用和升級,檔案管理的現代化與信息化已經成為不可逆轉的趨勢,但是由于各個部門、各個地區的發展水平存在差異,所以在某些新成立檔案部門的單位、偏遠地區仍存在著信息化不夠的現象。
2.檔案管理現代化可以拓展檔案工作的服務領域。檔案管理,歸根結底是信息資源的管理。信息資源的社會價值在于開發利用,開發利用的效果取決于開發的時效和利用的廣泛程度。相比較而育,現代化管理手段儲存的各種信息,更便于利用和開發,能產生更廣泛的社會效益。
3.檔案現代化管理可以增加信息存儲量。現代科學技術的發展,特別是縮微技術、掃描技術、光盤技術的廣泛利用,可以大大增加檔案信息的存儲量,存儲密度比紙質檔案高出許多倍。
四、如何實現檔案信息化建設
檔案信息化建設要運用辯證思維,既不能盲目從新、脫離實際,也不能墨守成規、固步不前;既要看數量,更要講質量;既要著眼于本身,也要關注相關事物。檔案信息化建設是一項復雜的系統工程,需要慎重選擇,在具體實施的定位中,應該多做調查、分析、研究。要加快檔案管理現代化、信息化的建設,應主要做好以下方面的工作:
1.加強領導、提高認識。加快檔案信息化的建設,要更新各級領導的知識領域,檔案管理的現代化,首先是檔案管理者的現代化,否則檔案管理現代化、信息化就是一句空話。同時,應聘請專門的檔案管理人才組織相關的業務培訓,改變現有檔案管理干部的知識結構,以適應現代化管理的需要。努力把檔案信息化建設作為政務建設的一個重要內容,提高工作水平和工作效率、提高服務質量。
2.加大投入、增配軟、硬件設施,開發適合本部門、本行業使用的專門的檔案利用軟件。在軟件方面,一方面,各單位可以依靠本單位職工,通過學習培訓等形式提高職工計算機水平,自己設計制作檔案網站,這樣做不但可以減少資料收集與網頁制作之間環節,便于資料的保密與網站管理維護,還大幅降低了網站的維護費用,但由于專業限制,這可能會降低網站的技術含量,使各種數據庫的開發應用受到限制;另一方面各檔案館可以委托專業機構進行網頁的設計制作及維護,在網站上建立數據庫,使各種數據的網上查詢變得方便快捷,使網站更專業化,加快檔案信息化建設的步伐。
3.引進和培養現代化管理人才。重視人才培養與教育。人才問題是任何事業興衰成敗的關鍵。檔案信息資源整合是一項全新的事業,是未來機關電子化建設的基礎,需要一大批既懂信息化、電子政務知識,又懂檔案管理、信息組織與計算機操作知識的專門人才。公務員的信息素質以及應用能力的高低,是政府信息化能否落實的關鍵。因此,加強公務員的教育與培訓,培養適應現代辦公與電子政務的綜合型人才,是政府和有關部門必須重視的問題。其次,為了適應電子檔案管理的需要,檔案人員應當進行專業結構、年齡結構、性別結構、人員數量等方面的調整,從而有效地進行檔案信息的綜合開發。目前檔案管理專業的人員非常少,這對檔案管理現代化、信息化工作的開展十分不利,要改變這種狀況,簡捷的辦法就是對有發展前途的年輕干部加大檔案管理業務培訓,以適應現代化、信息化管理的需要。
一、檔案工作的生命力在于開發利用
1、有利于了解檔案的價值和作用。檔案來源于生產活動，記錄了人類在其發展中世世代代同大自然作斗爭積累下來的寶貴的經驗，可以為衛生院經營管理提供重要的依據和參考資料，特別是衛生檔案更是作為衛生院科學管理的重要條件，在提高衛生院經營管理發揮著重要的作用。由于檔案的價值在于利用，檔案部門的主要職責是為衛生院各方面利用檔案搞好服務。因此，做為檔案部門來說，要強化服務意識，拓寬服務領域，提高服務時效，努力把“死檔案”變成“活資料”，努力在檔案信息產業化道路上提高檔案開發利用水平。
2、能進一步拓寬檔案利用工作的渠道。檔案利用是實現檔案工作目的的一個關鍵環節，也是檔案工作的最終目的。檔案利用效果則是對檔案利用工作及整個檔案管理工作的評價和檢驗。檔案的提供利用是檔案工作為社會主義事業服務的直接手段，它是兼承檔案工作內外關系的一個重要環節，在檔案工作中占有突出地位。它是檔案工作聯系社會的一個窗口，是衡量衛生院檔案工作好壞的主要標志。如果檔案不能提供利用，最有價值的檔案也就失去保存的意義。而只有通過檔案的利用和開發，才能了解檔案的價值。事例證明，有保存價值的檔案，一般都具有利用價值，但其價值的大小，必須通過利用，一旦利用一定會產生一定的社會效益和經濟效益。
3、有利于編發檔案利用實例。檔案開發利用是檔案工作的根本目的和中心任務，也是檔案工作的出發點和歸宿，檔案工作必須通過檔案利用來體現其服務性，這是檔案事業立足的根本。在當前檔案工作背景下進行檔案信息化建設并非一件易事，檔案信息化建設不僅要面對資金、館藏結構、配套制度、社會檔案意識等諸多“老大難”問題，而且也深受新的環境、新的對象或新思維等總是的制約。因此，通過調查和了解收集檔案利用的實際效益，取得一個又一個的利用實例，充分體現檔案的保存和利用價值，并篩選、整理，編印成小冊子，下發至基層和領導，使他們了解檔案的作用，這要比空喊幾句檔案工作重要強得多。尤其對不太了解檔案、不熟悉檔案價值的同志來說，更是一個實際的宣傳和教育，使他們通過例證，了解檔案，支持檔案工作。
二、充分挖掘檔案的價值帶動檔案資源的開發利用
1、增強服務意識，加強檔案管理的服務功能。檔案的作用是多方面的，在當今電子信息時代的背景下，如何能使檔案更好地發揮其作用，更方便、快捷各項工作服務，是需要我們檔案人不斷探索與追求的目標。檔案工作者應該自覺地樹立服務意識，明確服務方向。堅持解放思想，更新觀念，樹立檔案工作為發展先進生產力，不斷增強大局觀念、市場觀念、效率觀念和開放觀念，積極主動地觀察和研究檔案工作中出現的新情況，新問題，立足實踐，大膽探索，使工作在創新中不斷提高，不斷發展，以更好地適應新形勢發展的需要。
2、建立了扎實的基礎工作。首先，？要認真深入地審定檔案內容，根據時間、地點和條件的變化情況，調整檔案的密級，逐步擴大開放范圍，減少煩瑣的批準手續，方便廣大利用者的正常利用。利用工作才不會成為無源之水，無本之木。如果我們在開展利用工作的同時不去豐富館藏，搞好整理與編目工作就不能提高利用工作水平，甚至利用工作本身也無法長期堅持下去。所以既不能離開基礎工作空談利用工作，也不能只抓利用工作而忽視基礎工作。其次，加強檔案信息化建設。人類社會在科學技術的強勁推動下，正以驚人的速度跨入“信息時代”，電子計算機和網絡技術的廣泛運用，產生了越來越多的電子文件。電子文件的產生，決不僅意味著一種新型載體檔案的產生，而是一種正在大量產生的新型載體檔案，同時也標志著人類記錄信息、承載信息、傳達信息、留存信息和開發信息的方式發生了深刻的革命。這場革命是紙張發明和近現代檔案理論產生以來，在檔案工作等領域里發生的最強烈的一次變革。
3、及時編發檔案利用社會效益、經濟效益實例。檔案是記錄前人研究成果的最原始的資料，其真實可靠性是任何材料都不可替代的。因而任何科研成果都是以檔案作為基礎和條件的。檔案記錄著形成者的歷史真跡，如各種手稿、合同、讓書、錄音、錄像等，這些原始標記進一步證明了檔案是確切的原始材料和證據，是真實的歷史憑證。檔案反饋的信息仍要通過編輯再重返社會，這樣既可進一步宣傳檔案的作用和價值，又可使社會各界進一步了解檔案、熟悉檔案，來利用檔案。特別要將實例送給有關部門（單位）的領導，使他們認識檔案的作用，支持做好檔案工作。如果把反饋的信息收藏起來，便失去了反饋工作的實際意義。
