引言：易發(fā)表網(wǎng)憑借豐富的文秘實(shí)踐，為您精心挑選了九篇檔案管理基本流程范例。如需獲取更多原創(chuàng)內(nèi)容，可隨時(shí)聯(lián)系我們的客服老師。

第1篇

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)檔案；質(zhì)量管理；過(guò)程方法

中圖分類(lèi)號(hào)：F230 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1006-4117（2012）03-0116-01

會(huì)計(jì)檔案是國(guó)家檔案信息資源的重要組成部分，在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中具有非常重要的作用。微觀上，它是制定一個(gè)單位財(cái)務(wù)計(jì)劃的數(shù)據(jù)源，又是進(jìn)行科學(xué)經(jīng)濟(jì)決策的信息源；宏觀上，它是研究社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展規(guī)律的文獻(xiàn)源，是有利于歷史研究的記憶庫(kù)，又是儲(chǔ)備會(huì)計(jì)工作經(jīng)驗(yàn)、智慧和技術(shù)的知識(shí)庫(kù)。會(huì)計(jì)檔案如此重要，但由于種種原因，我國(guó)會(huì)計(jì)檔案的管理現(xiàn)狀卻不容樂(lè)觀，存在著管理制度不健全、收集不完整，歸檔不及時(shí)、整理不規(guī)范、利用不充分等一系列問(wèn)題，這些問(wèn)題的存在嚴(yán)重影響了會(huì)計(jì)檔案作用的發(fā)揮。借鑒全面質(zhì)量管理理論，分析會(huì)計(jì)檔案管理的基本流程，研究基于過(guò)程的質(zhì)量控制方法，對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行全過(guò)程質(zhì)量管理，是當(dāng)前加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案建設(shè)，提高會(huì)計(jì)檔案管理質(zhì)量和效率的最值得嘗試的一種途徑，具有很強(qiáng)的理論價(jià)值和現(xiàn)實(shí)意義。

一、會(huì)計(jì)檔案質(zhì)量管理的基本依據(jù)

（一）理論依據(jù)

檔案管理學(xué)的管理對(duì)象包括文書(shū)檔案、專(zhuān)門(mén)檔案和科技檔案。會(huì)計(jì)檔案是專(zhuān)門(mén)檔案的一個(gè)重要門(mén)類(lèi)，檔案學(xué)的基本原理應(yīng)當(dāng)是會(huì)計(jì)檔案質(zhì)量管理的重要理論依據(jù)之一，會(huì)計(jì)檔案管理必須始終堅(jiān)持檔案管理的基本原理。會(huì)計(jì)檔案質(zhì)量管理必須遵循全面質(zhì)量管理理論的要求，強(qiáng)調(diào)會(huì)計(jì)檔案管理的全過(guò)程控制、全員參與與全方位質(zhì)量管理。會(huì)計(jì)檔案質(zhì)量控制方法的研究應(yīng)當(dāng)建立在對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理流程分析，質(zhì)量要素分析及崗位職責(zé)分析的基礎(chǔ)之上。

（二）法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)

遵循法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定和要求，是保證會(huì)計(jì)檔案質(zhì)量的根本途徑。會(huì)計(jì)檔案管理的相關(guān)法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)主要包括1996年7月頒布的《中華人民共和國(guó)檔案法》、2000年頒布的《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》、財(cái)政部、國(guó)家檔案局于1999年1月1日頒布的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》以及1978年頒布的《會(huì)計(jì)人員職權(quán)條例》。

（三）實(shí)踐依據(jù)

在充分依據(jù)檔案學(xué)基礎(chǔ)理論和全面質(zhì)量管理理論的基礎(chǔ)之上，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案質(zhì)量管理還必須具體分析會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)實(shí)踐活動(dòng)的基本特點(diǎn)，把握會(huì)計(jì)檔案的形成發(fā)展規(guī)律，緊密結(jié)合會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)踐，制定行之有效、具備較強(qiáng)實(shí)踐操作性的質(zhì)量控制方案。

二、基于過(guò)程的會(huì)計(jì)檔案質(zhì)量控制方法

根據(jù)全面質(zhì)量管理理論的要求和過(guò)程方法的基本理念，應(yīng)從全過(guò)程管理的角度對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理各個(gè)階段的質(zhì)量控制方法進(jìn)行具體研究。

（一）會(huì)計(jì)檔案收集階段的質(zhì)量控制

第一，嚴(yán)格依據(jù)歸檔范圍，確保檔案齊全完整。各立檔單位應(yīng)結(jié)合本單位會(huì)計(jì)檔案形成的特點(diǎn)和規(guī)律，明確本單位會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍。第二，嚴(yán)格歸檔時(shí)間，確保檔案按時(shí)歸檔。會(huì)計(jì)檔案收集工作應(yīng)嚴(yán)格遵照會(huì)計(jì)部門(mén)保管一年期滿應(yīng)移交歸檔的規(guī)定，保證會(huì)計(jì)文件材料按時(shí)歸檔。第三，嚴(yán)格執(zhí)行歸檔要求，確保檔案歸檔質(zhì)量。各立檔單位根據(jù)會(huì)計(jì)檔案歸檔的宏觀規(guī)定以及本單位具體情況，制定明確而嚴(yán)格的具體要求，保會(huì)計(jì)檔案的歸檔質(zhì)量。

（二）會(huì)計(jì)檔案鑒定階段的質(zhì)量控制

第一，嚴(yán)格遵循標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，準(zhǔn)確判定保管期限。各立檔單位鑒定人員要嚴(yán)格遵循相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，對(duì)檔案的保管期限進(jìn)行準(zhǔn)確判定。第二，全面掌握利用信息，合理處置到期檔案。繼續(xù)保存仍然具有利用價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案，集中銷(xiāo)毀不再具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案。第三，確保檔案安全保密，嚴(yán)格遵守銷(xiāo)毀流程。各立檔單位應(yīng)指定專(zhuān)人銷(xiāo)毀檔案，檔案的銷(xiāo)毀應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守銷(xiāo)毀工作流程。

（三）會(huì)計(jì)檔案整理階段的質(zhì)量控制

在會(huì)計(jì)檔案整理階段，第一，嚴(yán)格遵循分類(lèi)方案，準(zhǔn)確定位檔案屬性，各立檔單位要根據(jù)會(huì)計(jì)檔案整理階段的質(zhì)量要求，合理確定分類(lèi)方案；第二，準(zhǔn)確揭示文件內(nèi)容，完整填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄；第三，準(zhǔn)確擬制案卷題名，規(guī)范案卷編號(hào)。依據(jù)分類(lèi)方案，排列案卷，全面反映案卷內(nèi)容，完整填寫(xiě)案卷目錄。

（四）會(huì)計(jì)檔案利用階段的質(zhì)量控制

第一，制度上，建立健全會(huì)計(jì)檔案的借閱制度、嚴(yán)格會(huì)計(jì)檔案借閱手續(xù)。各立檔單位應(yīng)對(duì)檔案的利用范圍、利用方式、批準(zhǔn)手續(xù)以及歸還案卷的檢查作出明確規(guī)定；第二，手段上，編制多種檢索工具、提高利用需求的反應(yīng)速度。第三，功能上，拓展會(huì)計(jì)檔案的服務(wù)利用模式、滿足不同層次的利用需求。要探索會(huì)計(jì)檔案服務(wù)利用的多種途徑，根據(jù)利用者的不同需求，既可以提供會(huì)計(jì)檔案副本或復(fù)制品，也可以提供會(huì)計(jì)檔案原件，還可以通過(guò)電子網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)或者提供會(huì)計(jì)檔案信息加工品，滿足利用者的不同利用需求。

作者單位：61786部隊(duì)

參考文獻(xiàn)：

[1][美]詹姆斯.R埃文斯,威廉.M.林賽.質(zhì)量管理與質(zhì)量控制[M].北京:中國(guó)人民大學(xué)出版社,2010.

[2]敖景.ISO9000：2000基于過(guò)程的質(zhì)量管理體系策劃[M].北京:中國(guó)標(biāo)準(zhǔn)出版社,2004.

[3]孫磊.質(zhì)量管理實(shí)戰(zhàn)全書(shū)[M].北京:人民有點(diǎn)出版社,2011.

[4]馮家春.企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的收集整理[J].檔案與建設(shè),2005,06.

[5]閆漢東.談會(huì)計(jì)檔案收集工作[J].檔案天地,2006,04.

[6]魏黎.會(huì)計(jì)檔案質(zhì)量控制的基本途徑[J].黑龍江檔案,2009,04.

[7]唐力,張靖.會(huì)計(jì)檔案的科學(xué)管理和利用[J].交通財(cái)會(huì),2005,06.

第2篇

1.理論研究

自從企業(yè)內(nèi)部控制管理理念提出以來(lái)，人們就很重視企業(yè)檔案，一些管理專(zhuān)家也都提出內(nèi)控管理機(jī)制中必須要加強(qiáng)檔案管理。如法國(guó)管理學(xué)家亨利•法約爾認(rèn)為對(duì)“管理機(jī)器”加以考察可以評(píng)估并指導(dǎo)企業(yè)進(jìn)行改進(jìn)，他所指的“管理機(jī)器”即為“包羅現(xiàn)在、過(guò)去和將來(lái)的記錄系統(tǒng)”，這里的記錄系統(tǒng)可以理解為企業(yè)檔案系統(tǒng)。而另一位管理學(xué)家盧卡•帕西奧利也強(qiáng)調(diào)必須關(guān)心內(nèi)部的管理控制，還建議“備忘錄、日記賬和分類(lèi)賬要編上號(hào)碼并注明日期，所有交易的文件都要詳盡完備并永久存檔，以及定期核查以便內(nèi)部控制”，這是早期企業(yè)檔案管理與內(nèi)部控制的雛形?？梢?jiàn)在經(jīng)典管理學(xué)家們眼中，完整的企業(yè)記錄和檔案系統(tǒng)是企業(yè)極為重要的管理依據(jù)和控制手段。當(dāng)前，有學(xué)者對(duì)檔案管理與企業(yè)內(nèi)部控制關(guān)系研究現(xiàn)狀進(jìn)行了綜述分析(截至2014年1月)。作者以中國(guó)知網(wǎng)(CNKI)數(shù)據(jù)庫(kù)為基礎(chǔ)，檢索出有效中文文獻(xiàn)18篇，相關(guān)書(shū)籍1本；以EBSCO數(shù)據(jù)庫(kù)為基礎(chǔ)，檢索出有效英文文獻(xiàn)12篇，相關(guān)法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)2部；加上我國(guó)頒布的《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》(以下簡(jiǎn)稱(chēng)《基本規(guī)范》)以及《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引》，共計(jì)35份文獻(xiàn)。其中最早的是2000年美國(guó)的一份政府檔案，強(qiáng)調(diào)組織的檔案管理對(duì)組織內(nèi)部控制的作用。隨著2002年美國(guó)《薩班斯-奧克斯利法案》(以下簡(jiǎn)稱(chēng)薩班斯法案)和2008年《基本規(guī)范》的相繼頒布，近年來(lái)對(duì)該課題的研究也逐漸增多。但總體來(lái)看，檔案管理與企業(yè)內(nèi)部控制關(guān)系的研究還處于探索階段，研究成果數(shù)量比較少，研究方法比較單一，研究的深度、廣度和高度都有所欠缺，整體上并沒(méi)有形成完備的體系，尚存在諸多理論空白。

2.實(shí)踐發(fā)展

自2001年以來(lái)，國(guó)內(nèi)外相繼出現(xiàn)了一系列大型上市公司的會(huì)計(jì)欺詐事件，如美國(guó)的安然、世通以及中國(guó)的銀廣夏等，這些都反映了企業(yè)控制的嚴(yán)重不力。其中安然事件后的一片混亂，促使美國(guó)頒布了薩班斯法案，該法案對(duì)于檔案材料的真實(shí)性、完整性都做了強(qiáng)制性要求，同時(shí)還要求檔案材料必須滿足信息披露的透明性和及時(shí)性。我國(guó)各界也逐漸認(rèn)識(shí)到，作為市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的主體，企業(yè)只有提高內(nèi)部控制能力，使企業(yè)的各項(xiàng)活動(dòng)和資源都能夠處于可控、優(yōu)化狀態(tài)，才能提高其核心競(jìng)爭(zhēng)力。2008年，我國(guó)財(cái)政部會(huì)同證監(jiān)會(huì)、審計(jì)署、銀監(jiān)會(huì)、保監(jiān)會(huì)制訂了《基本規(guī)范》，隨后越來(lái)越多的企業(yè)也開(kāi)始執(zhí)行并制定適用、有效的內(nèi)部控制制度。通過(guò)閱讀可以發(fā)現(xiàn)，《基本規(guī)范》中多個(gè)條款與企業(yè)檔案管理直接或者間接相關(guān)，檔案管理作為企業(yè)信息控制的關(guān)鍵，在企業(yè)內(nèi)部控制過(guò)程中的重要性不言而喻，許多企業(yè)也逐漸認(rèn)識(shí)到了這一點(diǎn)。如中國(guó)長(zhǎng)城資產(chǎn)管理公司將檔案作為一個(gè)重要的控制點(diǎn)，建立了以“三鐵(即鐵規(guī)章鐵賬本鐵檔案)”為載體的內(nèi)部控制制度，從根本上提高了控制效率，確保了長(zhǎng)城公司各項(xiàng)工作在合規(guī)合法的前提下高效運(yùn)轉(zhuǎn)。我公司在制定《內(nèi)部控制手冊(cè)》時(shí)，也將相關(guān)的檔案管理制度納入其中。

二、檔案管理與企業(yè)內(nèi)部控制的相互關(guān)系

《基本規(guī)范》第五條提出企業(yè)建立與實(shí)施有效的內(nèi)部控制，應(yīng)當(dāng)包括五大要素，即內(nèi)部環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、控制活動(dòng)、信息與溝通、內(nèi)部監(jiān)督。其中“信息與溝通是企業(yè)及時(shí)、準(zhǔn)確地收集、傳遞與內(nèi)部控制相關(guān)的信息，確保信息在企業(yè)內(nèi)部、企業(yè)與外部之間進(jìn)行有效溝通”，這里的信息包含了企業(yè)檔案信息，所謂“溝通”包含了檔案信息的傳遞、服務(wù)功能?？梢?jiàn)，檔案管理與企業(yè)內(nèi)部控制是緊密相關(guān)、不可分割的。

1.檔案管理對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制的作用

企業(yè)檔案是企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的各種形式的文件，它的原始記錄性決定了其基本價(jià)值，即具有參考作用和憑證作用。在企業(yè)內(nèi)部控制過(guò)程中，這一作用的發(fā)揮顯得更加重要和明顯。檔案管理的對(duì)象是企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)中形成的全部檔案信息，而檔案管理的最終目的是為用戶提供方便、有效的利用?？梢哉f(shuō)，在現(xiàn)代化企業(yè)管理中，檔案管理負(fù)責(zé)信息的匯集和回饋，通過(guò)接收檔案信息、提供信息服務(wù)的循環(huán)運(yùn)行，參與到企業(yè)管理的各個(gè)階段，是企業(yè)信息控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。企業(yè)檔案既是企業(yè)有形資產(chǎn)的記錄和憑證，也是專(zhuān)利權(quán)、商標(biāo)權(quán)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等無(wú)形資產(chǎn)的依據(jù)和證明，在企業(yè)創(chuàng)新、企業(yè)管理和規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)中具有不可替代的作用，并為規(guī)范企業(yè)管理、輔助生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益和企業(yè)職工利益、完善法制經(jīng)濟(jì)、解決企業(yè)紛爭(zhēng)提供信息支持?？梢?jiàn)，企業(yè)內(nèi)部控制制度的有效運(yùn)行，離不開(kāi)完善的檔案管理工作。

2.企業(yè)內(nèi)部控制對(duì)檔案管理的影響

企業(yè)的內(nèi)部控制機(jī)制能夠有效記錄并監(jiān)控企業(yè)所有活動(dòng)信息，這對(duì)于企業(yè)檔案管理也具有積極的影響。首先，企業(yè)內(nèi)部控制強(qiáng)化了檔案管理的規(guī)范性。依據(jù)內(nèi)部控制制度的要求，檔案人員需對(duì)現(xiàn)有流程進(jìn)行梳理，對(duì)現(xiàn)有記錄的合理、合規(guī)性進(jìn)行重新確認(rèn)，對(duì)遺留問(wèn)題進(jìn)行調(diào)整處理，對(duì)查閱記錄、借閱記錄、借閱臺(tái)賬及全部檔案目錄進(jìn)行核對(duì)清理，進(jìn)而確保各項(xiàng)信息的準(zhǔn)確。其次，企業(yè)內(nèi)部控制進(jìn)一步確保了檔案信息的真實(shí)性和完整性。由于檔案的特殊性，內(nèi)部控制過(guò)程中的檔案管理需設(shè)置兩個(gè)風(fēng)險(xiǎn)防控流程。一方面，在檔案文件材料歸檔時(shí)要認(rèn)真履行交接手續(xù)，保證歸檔文件材料的原始性、完整性和真實(shí)性；另一方面在檔案文件材料的查閱借閱時(shí)，要認(rèn)真履行查、借閱手續(xù)，確保檔案文件材料在此過(guò)程中不會(huì)發(fā)生更改、破損、丟失等情況。再次，企業(yè)內(nèi)部控制完善了檔案管理流程。企業(yè)內(nèi)部控制要求企業(yè)的文件材料及其信息自產(chǎn)生時(shí)就要處于有效的控制管理狀態(tài)，打破了文件與檔案管理的明顯界限，實(shí)現(xiàn)文件、檔案的全過(guò)程、系統(tǒng)控制管理，保證文件和檔案之間的連續(xù)性。同時(shí)由于信息是內(nèi)部控制的重要因素之一，各部門(mén)的歸檔積極性也有所提高，由被動(dòng)歸檔逐步轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)歸檔?？傊?，企業(yè)檔案管理與內(nèi)部控制工作之間是一種良好的促進(jìn)和循環(huán)關(guān)系。做好企業(yè)檔案管理工作就能夠促進(jìn)企業(yè)內(nèi)控能力的提高，而企業(yè)的內(nèi)控機(jī)制又反過(guò)來(lái)完善企業(yè)檔案管理工作。

三、企業(yè)內(nèi)部控制過(guò)程中檔案管理的強(qiáng)化措施

企業(yè)內(nèi)部控制是一個(gè)依賴信息反饋的過(guò)程，檔案作為信息的匯集中心，在控制過(guò)程中占有非常重要的地位。因此，從內(nèi)部控制的角度出發(fā)，應(yīng)該對(duì)檔案管理采取相應(yīng)的強(qiáng)化措施，從而為企業(yè)內(nèi)部控制提供信息保障，促進(jìn)內(nèi)部控制工作的有效運(yùn)行。

1.加強(qiáng)與檔案管理相關(guān)的企業(yè)法律法規(guī)建設(shè)

我國(guó)有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和企業(yè)檔案管理規(guī)定為現(xiàn)代企業(yè)檔案管理提供了依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)，而《基本規(guī)范》為企業(yè)內(nèi)部控制的合理性開(kāi)展提供了指導(dǎo)和方法。通過(guò)分析檔案管理法律法規(guī)和內(nèi)部控制基本規(guī)范可以發(fā)現(xiàn)，兩者具備相關(guān)性，企業(yè)內(nèi)部控制的實(shí)現(xiàn)需要檔案管理的支持，然而《基本規(guī)范》中雖多處提到了“資料”“信息”“記錄”等，說(shuō)明檔案管理的重要性，但在具體文字中卻仍未明確指出。同時(shí)在我國(guó)已頒布的涉及企業(yè)的法律中，也都沒(méi)有對(duì)檔案工作的明確規(guī)定。但是隨著企業(yè)內(nèi)部控制的發(fā)展，我國(guó)社會(huì)檔案意識(shí)也在不斷提高。近兩年中央有關(guān)部委制定的針對(duì)上市公司內(nèi)部控制的規(guī)章中，逐漸對(duì)檔案管理提出相關(guān)要求。在全國(guó)政協(xié)十一次會(huì)議上，曾任國(guó)家檔案局局長(zhǎng)的毛福民委員提交了“關(guān)于在國(guó)家涉及企業(yè)的法律法規(guī)中對(duì)檔案管理作出明確規(guī)定”的提案，建議有關(guān)部門(mén)在制定、修改有關(guān)企業(yè)法律法規(guī)時(shí)，具體明確企業(yè)必須建立業(yè)務(wù)檔案和財(cái)務(wù)檔案，設(shè)立合理的保管期限，建立企業(yè)檔案工作制度，保持檔案原始性和完整性等企業(yè)檔案管理內(nèi)容。明確企業(yè)檔案的重要性，加強(qiáng)與檔案管理相關(guān)的企業(yè)法律法規(guī)建設(shè)，這既是內(nèi)部控制與檔案管理的相互影響與促進(jìn)，也是從國(guó)家層面出發(fā)，建設(shè)企業(yè)內(nèi)控與檔案管理長(zhǎng)效合作機(jī)制的必然措施。

2.加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部檔案制度建設(shè)，完善檔案管理體系

企業(yè)檔案管理體系是由多種要素構(gòu)成的工作系統(tǒng)，一般包括檔案管理體制、檔案工作制度、檔案信息管理系統(tǒng)、主要業(yè)務(wù)內(nèi)容、主要工作流程以及檔案人員和檔案管理設(shè)備設(shè)施等要素。其中檔案工作制度是企業(yè)關(guān)于檔案工作的一組集成配套的管理辦法、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、操作細(xì)則，它是開(kāi)展檔案管理的行動(dòng)指南和業(yè)務(wù)尺度，是運(yùn)行和控制檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)?！镀髽I(yè)檔案工作規(guī)范》(DA/T42-2009)中將檔案工作制度的內(nèi)容作為一個(gè)制度體系予以重點(diǎn)列出，并指出其構(gòu)成內(nèi)容包含“檔案工作規(guī)章”、“檔案管理制度”、“檔案業(yè)務(wù)規(guī)范”三項(xiàng)內(nèi)容，說(shuō)明企業(yè)檔案制度的重要性。目前，我國(guó)大多數(shù)企業(yè)的檔案制度相對(duì)完善，但隨著時(shí)間的推移以及內(nèi)部控制工作的發(fā)展需求，檔案工作制度也要不斷修訂，從文件的產(chǎn)生、傳遞到歸檔，都要有明確的管理細(xì)則，權(quán)責(zé)分明，確保檔案的真實(shí)、完整，保證檔案工作的高效、規(guī)范。同時(shí)，還要建立有效的檢查措施，定期對(duì)制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，在實(shí)踐中自始至終對(duì)制度加以落實(shí)，從而滿足企業(yè)內(nèi)部控制度對(duì)檔案管理的要求。

3.轉(zhuǎn)變檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)工作流程重組

企業(yè)檔案是企業(yè)各項(xiàng)職能活動(dòng)的產(chǎn)物，是隨著企業(yè)各項(xiàng)職能活動(dòng)的開(kāi)展而產(chǎn)生的。對(duì)企業(yè)內(nèi)任何一個(gè)部門(mén)而言，它所產(chǎn)生的檔案是其各項(xiàng)行為活動(dòng)的原始記錄，是其職能作用和工作績(jī)效的有力憑證，而內(nèi)部控制正是針對(duì)企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)開(kāi)展的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)和審計(jì)監(jiān)督。因此，各項(xiàng)活動(dòng)中所產(chǎn)生的檔案是否完整系統(tǒng)，檔案管理是否科學(xué)有序，將直接影響到內(nèi)部控制工作的有效性。在傳統(tǒng)管理環(huán)境下，企業(yè)檔案管理和文件管理以“歸檔”工作為接口銜接，檔案部門(mén)缺乏對(duì)歸檔前文件的有效控制，這也正是在內(nèi)部控制過(guò)程中檔案管理所需要解決的主要問(wèn)題。要實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的有效管理，就應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)企業(yè)檔案管理的靈活性、多樣性，將企業(yè)檔案管理的范圍擴(kuò)展到企業(yè)文件材料形成之時(shí)，對(duì)檔案工作流程重組，構(gòu)建正確的檔案管理模式，如文檔一體化或企業(yè)信息一體化管理。即打破對(duì)現(xiàn)有文件管理的思維定勢(shì)，從文書(shū)管理和檔案管理的全局出發(fā)，實(shí)現(xiàn)從文件生成、辦理到檔案歸檔的全過(guò)程管理，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理前端控制管理的模式。這種模式要求檔案管理要與企業(yè)職能活動(dòng)同步進(jìn)行，控制監(jiān)督歸檔前的文件管理活動(dòng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)文件到檔案的全過(guò)程控制，做好歸檔工作；同時(shí)還要重視對(duì)歸檔范圍和分類(lèi)體系的重新審視，并與業(yè)務(wù)部門(mén)配合，做好企業(yè)重要活動(dòng)檔案的跟蹤工作，及時(shí)收集易散落的文檔，真正使企業(yè)內(nèi)控在良好的檔案信息記錄習(xí)慣和充足的檔案資源基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)。

4.提高人員參與意識(shí)，加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)合作

檔案管理在企業(yè)內(nèi)部控制過(guò)程中的地位非常重要，而一個(gè)企業(yè)的檔案意識(shí)則直接影響到檔案管理水平的高低。因此，要實(shí)現(xiàn)檔案管理在企業(yè)內(nèi)部控制過(guò)程中的積極意義，必須從整體上提高企業(yè)的檔案意識(shí)。首先，對(duì)于企業(yè)管理層而言，要充分認(rèn)識(shí)到檔案在企業(yè)內(nèi)部控制中所起的關(guān)鍵性作用。由于企業(yè)檔案的形成、產(chǎn)生和最終歸宿均在企業(yè)內(nèi)部，對(duì)外無(wú)明顯產(chǎn)品特性，所以往往容易被管理者忽視。但是隨著企業(yè)內(nèi)控的發(fā)展，檔案在其過(guò)程中的參考和憑證作用越來(lái)越顯著，檔案管理在企業(yè)活動(dòng)中的重要性也日益凸顯，管理層的重視將更有利于檔案工作的有序開(kāi)展。其次，對(duì)于檔案管理人員而言，其對(duì)檔案現(xiàn)象的認(rèn)知水平，是決定企業(yè)檔案管理水平的重要因素。因此要加強(qiáng)檔案管理人員對(duì)檔案工作內(nèi)容和檔案工作相關(guān)領(lǐng)域內(nèi)容的認(rèn)識(shí)，提升檔案管理思想，學(xué)習(xí)現(xiàn)代企業(yè)制度和相關(guān)檔案管理知識(shí)，理解其職能在內(nèi)部控制過(guò)程中的作用，從而在日常的檔案管理工作中完成好其分內(nèi)職責(zé)，并促使檔案工作促進(jìn)并支持企業(yè)內(nèi)部控制的有效進(jìn)行。最后，對(duì)于其他業(yè)務(wù)部門(mén)的工作人員而言，也要具備檔案意識(shí)，而這主要依靠檔案人員向企業(yè)員工進(jìn)行宣講來(lái)實(shí)現(xiàn)。要使業(yè)務(wù)部門(mén)的工作人員認(rèn)識(shí)到檔案是其各項(xiàng)行為活動(dòng)的原始記錄，檔案管理與其職能活動(dòng)的開(kāi)展以及內(nèi)部控制工作的進(jìn)行都是緊密相關(guān)的。提高業(yè)務(wù)部門(mén)工作人員的檔案意識(shí)，有助于推進(jìn)檔案管理與企業(yè)職能活動(dòng)的同步運(yùn)行，實(shí)現(xiàn)文檔一體化或企業(yè)信息一體化管理，從而促進(jìn)檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)在企業(yè)內(nèi)控體系中順利開(kāi)展。

四、結(jié)語(yǔ)

第3篇

中圖分類(lèi)號(hào)：TE09 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

我國(guó)的資源稟賦是富煤、貧油、少氣，決定了我國(guó)的能源結(jié)構(gòu)極不平衡，因此發(fā)展煤制油和煤化工項(xiàng)目是我國(guó)能源儲(chǔ)備戰(zhàn)略的核心內(nèi)容之一。神華集團(tuán)公司踐行的具有自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)的煤直接液化、間接液化、煤制烯烴等世界領(lǐng)先的核心技術(shù)和規(guī)模最大的工業(yè)化示范裝置，逐步在全國(guó)范圍內(nèi)推廣。

由于煤化工建設(shè)項(xiàng)目具有投資大、工期緊、項(xiàng)目復(fù)雜，涉及煤炭、煉化、土木、自備電廠等多行業(yè)、多專(zhuān)業(yè)的特點(diǎn)，每個(gè)項(xiàng)目產(chǎn)生的檔案都在2萬(wàn)卷以上，幾十萬(wàn)張圖紙，電子文件50萬(wàn)條之多。為保證工程建設(shè)的順利建設(shè)，嚴(yán)格監(jiān)控文件流轉(zhuǎn)，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案的順利歸檔移交，神華集團(tuán)探索了符合新型煤化工行業(yè)的項(xiàng)目檔案業(yè)務(wù)手冊(cè)和項(xiàng)目檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，并在項(xiàng)目建設(shè)中加以應(yīng)用，有效地支撐了神華煤化工項(xiàng)目建設(shè)、生產(chǎn)管理與運(yùn)營(yíng)、科技創(chuàng)新、技術(shù)升級(jí)和改造工作，也為探索和創(chuàng)新整個(gè)行業(yè)項(xiàng)目檔案管理體系，保證煤化工行業(yè)檔案管理的科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化有重要的指導(dǎo)作用，并填補(bǔ)了國(guó)內(nèi)本行業(yè)的檔案管理空白。

一、項(xiàng)目檔案創(chuàng)新管理的總體特點(diǎn)

根據(jù)國(guó)家檔案局《國(guó)家重大建設(shè)工程建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28-2002），參照中石化檔案分類(lèi)規(guī)定，神華集團(tuán)在多項(xiàng)現(xiàn)代煤化工工程建設(shè)中，探索和總結(jié)出的項(xiàng)目檔案創(chuàng)新管理科研成果，總體有以下特點(diǎn)：

（一）分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)填補(bǔ)行業(yè)空白

按照“項(xiàng)目階段――文件內(nèi)容/裝置/分裝置――文件內(nèi)容/專(zhuān)業(yè)”分類(lèi)原則，在國(guó)內(nèi)率先編制了“煤制油煤化工基建檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)”，填補(bǔ)了國(guó)內(nèi)新型煤化工行業(yè)基建檔案的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)的空白。

（二）流程化的管理方式

在國(guó)內(nèi)率先共繪制了11大類(lèi)文件的歸檔控制流程圖和節(jié)點(diǎn)說(shuō)明，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目各主體“傻瓜式”、“標(biāo)準(zhǔn)化”的操作，填補(bǔ)了國(guó)內(nèi)新型煤化工行業(yè)文件流程化控制的空白。

（三）統(tǒng)一文本格式

編制了“煤制油、煤化工項(xiàng)目文件歸檔總目錄”，將項(xiàng)目涉及的《國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)》《地方標(biāo)準(zhǔn)》《行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)》諸多文本、表格格式全面進(jìn)行梳理，將所有文件全部整合到10個(gè)《標(biāo)準(zhǔn)》文號(hào)中，把項(xiàng)目建設(shè)形成的3500多個(gè)（種）歸檔文件統(tǒng)一對(duì)應(yīng)到這1000多種標(biāo)準(zhǔn)格式中，做到了歸檔文件的模板化和標(biāo)準(zhǔn)化。

（四）規(guī)范文件編碼

構(gòu)建了新型煤化工“項(xiàng)目文件編碼標(biāo)準(zhǔn)體系”，實(shí)行文件“獨(dú)立雙編碼”體系，即本項(xiàng)目各施工單位必須執(zhí)行本項(xiàng)目的編碼體系，并在文件上保留施工單位自身的ISO標(biāo)準(zhǔn)體系的編碼，實(shí)現(xiàn)了文件編號(hào)和檔號(hào)對(duì)應(yīng)。

（五）實(shí)時(shí)同步歸檔

通過(guò)“項(xiàng)目文件控制管理臺(tái)賬”，利用“文件報(bào)審節(jié)點(diǎn)追蹤”的方法，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目文件的同步實(shí)時(shí)控制與歸檔。通過(guò)記錄每個(gè)文件“形成――流轉(zhuǎn)――審定――簽批――傳送――發(fā)放――接收”的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，保證了流轉(zhuǎn)文件同步進(jìn)行預(yù)歸檔。

（六）電子一體化管理

定制開(kāi)發(fā)“項(xiàng)目管理系統(tǒng)（PIP）” 中的“項(xiàng)目文檔管理模塊” 與“電子檔案管理系統(tǒng)（EDM）”的接口，實(shí)現(xiàn)電子文件“收集――歸檔”一體化。

（七）明確管理界面

理清了EPC、EPCM和E+P+C等多種合同模式的檔案管理界面，劃定了公司檔案室、項(xiàng)目檔案室、工廠檔案室、項(xiàng)目承包商、項(xiàng)目分包商、項(xiàng)目施工單位等之間9種管理界面關(guān)系和業(yè)務(wù)流程。

（八）檔案量化考核

制定“項(xiàng)目文控檔案考核辦法”，以“項(xiàng)目部+項(xiàng)目組+承包商”的模式，對(duì)文件控制質(zhì)量、歸檔進(jìn)度等幾十項(xiàng)考核內(nèi)容進(jìn)行分值量化打分，按權(quán)重比例納入項(xiàng)目整體考核體系中，在進(jìn)度付款中予以考核兌現(xiàn)，保證了項(xiàng)目文件歸檔進(jìn)度和質(zhì)量。

二、項(xiàng)目檔案創(chuàng)新管理的主要做法

（一）煤制油、煤化工行業(yè)檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)體系的建立

從2002年煤制油、煤化工項(xiàng)目研發(fā)、建設(shè)開(kāi)始，神華集團(tuán)在充分借鑒《工業(yè)企業(yè)檔案分類(lèi)試行規(guī)則》（國(guó)檔發(fā)〔1991〕20號(hào)）《國(guó)有企業(yè)文件材料歸檔辦法》（國(guó)檔發(fā)〔2004〕40號(hào)）中石化《石油化工工程建設(shè)交工技術(shù)文件規(guī)定》（SH3503/T-2001）《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28-2002）等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的基礎(chǔ)上，開(kāi)展了一系列行之有效的檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)的研究工作。

建立了文件管理體系。從2004年開(kāi)始，制訂了煤制油、煤化工的《項(xiàng)目前期和工程設(shè)計(jì)基礎(chǔ)資料管理規(guī)定》《工程技術(shù)文件出版管理規(guī)定》《商務(wù)文件控制及管理辦法》《采購(gòu)文件管理規(guī)定》《工程設(shè)計(jì)文件管理規(guī)定》《施工交工資料管理歸檔》程序文件等14個(gè)文件控制性規(guī)定，逐步形成了煤制油、煤化工的文件控制和檔案管理制度的雛形。并針對(duì)項(xiàng)目建設(shè)、企業(yè)管理進(jìn)行了多輪修改，目前已至第三版，以適應(yīng)項(xiàng)目建設(shè)、公司檔案管理的發(fā)展需要。

建立了檔案管理制度體系。2009年根據(jù)項(xiàng)目建設(shè)的具體特點(diǎn)和經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，制定了煤制油、煤化工的檔案管理制度體系，包括《公司檔案管理辦法》《檔案分類(lèi)規(guī)則》《基建檔案管理辦法》《文書(shū)檔案管理辦法》《電子檔案管理辦法》《檔案考核管理辦法》《項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》《聲像檔案管理辦法》《文件控制管理規(guī)定》《財(cái)務(wù)與審計(jì)檔案管理辦法》《檔案借閱制度》《檔案庫(kù)房管理辦法》《檔案鑒定銷(xiāo)毀制度》《檔案保密工作制度》《文控檔案工作考核辦法》等制度。

建立新型的煤制油、煤化工行業(yè)檔案分類(lèi)規(guī)則。在分類(lèi)方法的選定方面，為保持檔號(hào)編制的一致性，在除了基本建設(shè)類(lèi)和設(shè)備儀器類(lèi)之外，對(duì)于其他大類(lèi)的二級(jí)類(lèi)目是以文件形成的“年度”來(lái)定義，其總體分類(lèi)方法按照“時(shí)間――問(wèn)題/機(jī)構(gòu)-――保管期限”制定的，強(qiáng)調(diào)了歸檔文件的時(shí)效性，以便于歸檔管理和利用。

基本建設(shè)類(lèi)和設(shè)備儀器類(lèi)按照：“項(xiàng)目階段――文件內(nèi)容/裝置/分裝置――文件內(nèi)容/專(zhuān)業(yè)”的方式分類(lèi)。其中，專(zhuān)業(yè)性不強(qiáng)的前期、綜合管理類(lèi)按照是以“文件內(nèi)容和性質(zhì)”逐級(jí)細(xì)分；對(duì)于專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)的技術(shù)類(lèi)文件則以“裝置（或單位工程）和專(zhuān)業(yè)”綜合考慮進(jìn)行劃分。

上述的分類(lèi)原則，就把檔案分為二大部分。其中，對(duì)于最為復(fù)雜的基建、設(shè)備檔案，在充分研究分析、權(quán)衡后，將其分為四級(jí)類(lèi)目進(jìn)行劃定；其他大類(lèi)全部按照三級(jí)類(lèi)目進(jìn)行劃定。這樣，既滿足了實(shí)踐工作中的需要，也保持了總體分類(lèi)方案的一致性和穩(wěn)定性。在分類(lèi)表的編制方面：

第一，各級(jí)類(lèi)目基本按照“問(wèn)題兼顧機(jī)構(gòu)”原則進(jìn)行分類(lèi)編制，避免類(lèi)目交叉的情況出現(xiàn)。

第二，由于分類(lèi)表不可能列舉所有文件內(nèi)容，因此在文件范圍中，描述了文件的基本范圍，并按照序號(hào)確定了文件卷內(nèi)的基本順序。如果出現(xiàn)表中非列入內(nèi)容，則可以將文件序號(hào)順延即可，見(jiàn)圖1。

第三，為了立卷和利用方便，并結(jié)合分類(lèi)的一致性，將“基本建設(shè)類(lèi)”中的“科研項(xiàng)目類(lèi)”文件劃入科學(xué)研究類(lèi)中，避免此類(lèi)文件的分散；將“基本建設(shè)類(lèi)”中的“涉外類(lèi)文件”分解到基建類(lèi)相關(guān)類(lèi)文件中，如涉外合同劃歸合同類(lèi)管理文件中。

第四，為了便于使用，結(jié)合分類(lèi)統(tǒng)一性，將類(lèi)目編碼設(shè)定為2位數(shù)字（項(xiàng)目代碼為字母，案卷號(hào)為3位數(shù)字）；在各大類(lèi)中的三級(jí)類(lèi)目、四級(jí)類(lèi)目中，每類(lèi)開(kāi)始都設(shè)置編碼00為綜合類(lèi)，便于管理各大類(lèi)聲像、實(shí)物類(lèi)檔案。

第五，不考慮保管期限作為文件排列順序的影響因素。文件基本范圍中已經(jīng)對(duì)文件基本排列順序劃定，沒(méi)有特殊情況不予改變。

第六，設(shè)定案卷在庫(kù)房中的排列方式。原則上，基本建設(shè)和科研項(xiàng)目類(lèi)采用“項(xiàng)目――裝置――文件大類(lèi)（二級(jí)類(lèi)目）――案卷序號(hào)”排列，其他各大類(lèi)文件按“年度――案卷檔號(hào)”排列存放。

第七，對(duì)基建檔案類(lèi)目增加項(xiàng)目代號(hào)。考慮到基建、設(shè)備儀器類(lèi)檔案中，文件類(lèi)型往往復(fù)雜且數(shù)量龐大，結(jié)合實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，增加基建檔案類(lèi)目的項(xiàng)目代號(hào)，以便于利用。同時(shí)，為減少檔號(hào)層次，將項(xiàng)目代碼作為建設(shè)期的臨時(shí)性符號(hào)處理，不作為檔號(hào)的一個(gè)正式類(lèi)目級(jí)來(lái)考慮定義，加以括號(hào)，見(jiàn)圖2 。

（二）流程化的實(shí)時(shí)歸檔方式

在國(guó)內(nèi)率先繪制了11大類(lèi)文件的歸檔控制流程圖和節(jié)點(diǎn)說(shuō)明，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目各主體“傻瓜式”“標(biāo)準(zhǔn)化”的操作，填補(bǔ)了國(guó)內(nèi)新型煤化工行業(yè)文件流程化控制的空白。

通過(guò)“項(xiàng)目文件控制管理臺(tái)賬”，利用“文件報(bào)審節(jié)點(diǎn)追蹤”的方法，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目文件的同步實(shí)時(shí)控制與歸檔。通過(guò)記錄每個(gè)文件“形成――流轉(zhuǎn)――審定――簽批――傳送――發(fā)放――接收”的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，保證了流轉(zhuǎn)文件同步進(jìn)行預(yù)歸檔。

對(duì)較復(fù)雜的施工文件的歸檔流程管理和要求：

第一，施工管理部負(fù)責(zé)制定施工文件成冊(cè)表，并各項(xiàng)記錄的格式文本；各項(xiàng)目組負(fù)責(zé)審查施工文件所使用記錄表格的規(guī)范性、內(nèi)容的真實(shí)性以及簽署是否完備，并根據(jù)施工節(jié)點(diǎn)，及時(shí)組織進(jìn)行質(zhì)量驗(yàn)收，并履行相關(guān)的簽署手續(xù)，確保施工文件的及時(shí)歸檔。

第二，各項(xiàng)目組要審查承包商、監(jiān)理單位施工過(guò)程照片的歸檔情況。施工文件（含監(jiān)理文件）的形成要按照公司的統(tǒng)一格式，按照施工文件成冊(cè)表進(jìn)行組卷，其內(nèi)容包括施工記錄，質(zhì)量驗(yàn)收記錄，檢測(cè)、試驗(yàn)報(bào)告，消防報(bào)驗(yàn)、材料報(bào)驗(yàn)、監(jiān)理文件等。

第三，承包商、施工單位要有專(zhuān)人負(fù)責(zé)進(jìn)行文件的統(tǒng)一編號(hào)，簽署要完備，字跡材料要符合歸檔要求（如藍(lán)黑、碳素），杜絕不符合歸檔要求的字跡材料（如純藍(lán)、紅色等）。

第四，施工文件的收集、積累要對(duì)文件數(shù)量、原件、簽署等有效性進(jìn)行檢查、核對(duì)，在施工記錄文件進(jìn)行報(bào)驗(yàn)時(shí)，要加蓋“原件”章，在報(bào)驗(yàn)返回時(shí)收集原件。經(jīng)檢查合格后，進(jìn)行接收并做好登記臺(tái)賬。

第五，監(jiān)理單位、項(xiàng)目組要及時(shí)做好相應(yīng)的報(bào)驗(yàn)簽證工作，以確保施工記錄文件流轉(zhuǎn)及時(shí)、真實(shí)、有效。

第六，施工記錄文件在完成階段性工程（視工程具體情況完成分項(xiàng)或冬季施工撤場(chǎng)前）并辦理報(bào)驗(yàn)簽證后，移交存放在項(xiàng)目檔案室一份原件，如因各項(xiàng)檢查需查閱施工文件時(shí)，一律在項(xiàng)目檔案室進(jìn)行查閱；在完成分部工程質(zhì)量驗(yàn)收并辦理報(bào)驗(yàn)簽證后，承包商、施工單位要及時(shí)進(jìn)行整理、分類(lèi)、組卷等整編工作，并歸檔在項(xiàng)目檔案室；在裝置中交一個(gè)月內(nèi)，完成綜合卷、消防報(bào)驗(yàn)、竣工圖的整理、歸檔工作，一并辦理歸檔移交手續(xù)，施工文件歸檔流程圖及文件控制臺(tái)賬，見(jiàn)圖3、表1。

（三）統(tǒng)一文本格式

編制了“煤制油、煤化工項(xiàng)目文件歸檔總目錄”，將項(xiàng)目涉及的《國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)》《地方標(biāo)準(zhǔn)》《行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)》諸多文本、表格格式全面進(jìn)行梳理，將所有文件全部整合到10個(gè)《標(biāo)準(zhǔn)》文號(hào)中，把項(xiàng)目建設(shè)形成的3500多個(gè)（種）歸檔文件統(tǒng)一對(duì)應(yīng)到這1000多種標(biāo)準(zhǔn)格式中，做到了歸檔文件的模板化和標(biāo)準(zhǔn)化，見(jiàn)表2。

（四）規(guī)范文件編碼

構(gòu)建了新型煤化工“項(xiàng)目文件編碼標(biāo)準(zhǔn)體系”，實(shí)行文件“獨(dú)立雙編碼”體系，即本項(xiàng)目各施工單位必須執(zhí)行本項(xiàng)目的編碼體系，并在文件上保留施工單位自身的ISO標(biāo)準(zhǔn)體系的編碼，實(shí)現(xiàn)了文件編號(hào)和檔號(hào)的對(duì)應(yīng)。

例如，S1-HQY-QHZZ-L-101，含義是：寰球院（HQY）氣化裝置（QHZZ）土建專(zhuān)業(yè)（S1）第101份工程聯(lián)絡(luò)單（L）。

施工記錄冊(cè)代碼：用S1、S2、S3、S4、S5分別代表不同專(zhuān)業(yè)的施工記錄冊(cè)（專(zhuān)業(yè)代碼同上綜合冊(cè)）。

文件類(lèi)別：工程聯(lián)絡(luò)單為L(zhǎng)；記錄（非報(bào)審）為J；設(shè)計(jì)變更為B；（設(shè)計(jì)變更由設(shè)計(jì)院編號(hào)；如果設(shè)計(jì)院沒(méi)有編碼的，執(zhí)行此編碼）。

承包商代碼：不限于三位。

單位工程代碼：土建、安裝單位工程分別為T(mén)、A。

子單位工程、分部、子分部工程代碼：根據(jù)實(shí)際情況，用數(shù)字依次排列表示，其中子單位、子分部若無(wú)，用0代替。

（五）電子一體化管理

定制開(kāi)發(fā)“項(xiàng)目管理系統(tǒng)（PIP）” 中的“項(xiàng)目文檔管理模塊” 與“電子檔案管理系統(tǒng)（EDM）”的接口，實(shí)現(xiàn)電子文件“收集-歸檔”一體化。見(jiàn)圖4。

（六）明確管理界面

理清了EPC、EPCM和E+P+C等多種合同模式的檔案管理界面，劃定了公司檔案室、項(xiàng)目檔案室、工廠檔案室、項(xiàng)目承包商、項(xiàng)目分包商、項(xiàng)目施工單位等之間9種管理界面關(guān)系和業(yè)務(wù)流程。

（七）量化考核檔案工作

制定“項(xiàng)目文控檔案考核辦法”，以“項(xiàng)目部+項(xiàng)目組+承包商”的模式，對(duì)文件控制質(zhì)量、歸檔進(jìn)度等幾十項(xiàng)考核內(nèi)容進(jìn)行分值量化打分考核，按權(quán)重比例納入項(xiàng)目整體考核體系中，在進(jìn)度付款中予以考核兌現(xiàn)，保證了項(xiàng)目文件歸檔進(jìn)度和質(zhì)量。

例如：對(duì)承包商監(jiān)理單位的考核打分表格，見(jiàn)表3。

三、項(xiàng)目檔案創(chuàng)新創(chuàng)新管理的實(shí)施效果

神華集團(tuán)的煤制油、煤化工檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)已在神華直接液化項(xiàng)目、神華包頭煤制烯烴項(xiàng)目、神華829（間接液化項(xiàng)目）項(xiàng)目、神華CCS（二氧化碳捕獲技術(shù)）項(xiàng)目、神華寧煤MTP項(xiàng)目都得到了充分的應(yīng)用，為項(xiàng)目建設(shè)、企業(yè)日常管理工作提供了強(qiáng)有力的支撐作用，為企業(yè)提供了便捷、高效的信息管理平臺(tái)。其主要應(yīng)用效果如下：

第一，依靠煤制油煤化工原創(chuàng)性的檔案管理新模式，保證了投資達(dá)300多億的神華鄂爾多斯煤直接液化、包頭煤制烯烴兩個(gè)國(guó)家級(jí)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的檔案專(zhuān)項(xiàng)分別于2009年和2012年順利通過(guò)國(guó)家檔案局的驗(yàn)收，并列為檔案管理推廣項(xiàng)目。

第二，2010年，神華煤直接液化項(xiàng)目的檔案管理成果獲得煤炭協(xié)會(huì)管理創(chuàng)新二等獎(jiǎng)。

第三，2011年，神華829間接液化項(xiàng)目、天然氣制氫項(xiàng)目通過(guò)檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收。

第四，投資500億元的神華寧煤MTP項(xiàng)目都得到了充分的應(yīng)用，國(guó)家檔案局正式驗(yàn)收并予以肯定。

第五，2012年“30萬(wàn)噸煤制油工程高濃度二氧化碳捕集與地質(zhì)封存技術(shù)開(kāi)發(fā)及示范CCS”項(xiàng)目檔案通過(guò)驗(yàn)收。

第六，2013年《百萬(wàn)噸級(jí)直接液化項(xiàng)目關(guān)鍵技術(shù)示范項(xiàng)目》通過(guò)科技部鑒定。

第七，到2013年，神華煤制油煤化工檔案管理部門(mén)為本單位申請(qǐng)的132項(xiàng)專(zhuān)利、在13個(gè)國(guó)家申請(qǐng)“神華一種煤直接液化技術(shù)”專(zhuān)利金獎(jiǎng)和煤炭工業(yè)協(xié)會(huì)科學(xué)技術(shù)特等獎(jiǎng)，成功提供了檔案利用服務(wù)。

第八，中煤集團(tuán)公司的煤制油煤化工項(xiàng)目也大力應(yīng)用本《手冊(cè)》進(jìn)行檔案管理工作。

第九，該項(xiàng)目的應(yīng)用，為本行業(yè)本公司節(jié)省了100多萬(wàn)的培訓(xùn)費(fèi)用，為項(xiàng)目建設(shè)提供了有力的文件控制和檔案管理保障，為項(xiàng)目順利建設(shè)和生產(chǎn)正常運(yùn)行提供強(qiáng)大的保障。

第十，為國(guó)家對(duì)項(xiàng)目的審計(jì)提供了有力的憑證作用。

第4篇

文書(shū)是目前辦公室中一個(gè)非常重要的工作崗位，在機(jī)關(guān)單位的業(yè)務(wù)辦公過(guò)程中起到了非常重要的作用。隨著機(jī)關(guān)單位工作的開(kāi)展，文書(shū)工作的職責(zé)也隨之變大，對(duì)于文檔的管理、查詢利用以及文檔銷(xiāo)毀等文書(shū)檔案管理工作也成為文書(shū)工作的一部分。尤其是近些年，政府機(jī)關(guān)的各種文書(shū)類(lèi)型越來(lái)越多，版本的文書(shū)數(shù)量也越來(lái)越大，傳統(tǒng)的文書(shū)工作手工作業(yè)以及紙質(zhì)檔案的辦公管理很難適應(yīng)新時(shí)代的需求，很難滿足當(dāng)前社會(huì)快速發(fā)展下人們對(duì)各種文書(shū)檔案的管理要求，亟需一種快速的、科學(xué)的、方便的、自動(dòng)的文書(shū)檔案管理辦法來(lái)推動(dòng)并加快文書(shū)工作?，F(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，計(jì)算機(jī)已經(jīng)在社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域、各個(gè)行業(yè)中廣泛應(yīng)用，通過(guò)計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來(lái)加快文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理工作的信息化進(jìn)程，設(shè)計(jì)并開(kāi)發(fā)專(zhuān)門(mén)的文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理系統(tǒng)來(lái)加快各個(gè)企事業(yè)單位的辦公質(zhì)量與效率，最終實(shí)現(xiàn)企事業(yè)單位的辦公的文書(shū)檔案管理自動(dòng)化，這對(duì)于推動(dòng)我國(guó)企事業(yè)單位辦公效率來(lái)說(shuō)具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。

2文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的作用

就目前我國(guó)辦公室中大部分的文書(shū)工作以及文書(shū)檔案管理工作的現(xiàn)狀來(lái)看，開(kāi)展科學(xué)系統(tǒng)的文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理系統(tǒng)，從辦公室文書(shū)檔案管理制度、工作銜接、工作管理等方面起到非常重要的作用。第一，文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)彌補(bǔ)了傳統(tǒng)文書(shū)檔案管理制度上的缺失。在很多辦公室中，文書(shū)檔案的管理工作歸屬于行政辦公室的范圍，所以在日常的文書(shū)檔案管理中嘗嘗出現(xiàn)檔案歸檔不及時(shí)、檔案管理標(biāo)準(zhǔn)低下等情況，這些現(xiàn)象的發(fā)生會(huì)導(dǎo)致文書(shū)檔案管理工作上的制度混亂，而且制度的不完善也會(huì)造成各部門(mén)對(duì)事故發(fā)生后的相互推諉而使得文書(shū)檔案管理更加雜亂無(wú)章。通過(guò)開(kāi)發(fā)專(zhuān)門(mén)的文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理系統(tǒng)，可以很好地通過(guò)技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)嚴(yán)格的業(yè)務(wù)流程，從而要求文書(shū)管理人員按照界面的操作來(lái)一步步實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案的管理，突破傳統(tǒng)人為工作方式下形成的文書(shū)檔案管理障礙。第二，文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)解決了文書(shū)職位與檔案管理上的工作銜接問(wèn)題。在日常的文書(shū)檔案管理中，很多企事業(yè)單位是將文書(shū)與檔案進(jìn)行了分離，雖然實(shí)施了一部分的管理辦法來(lái)提升文書(shū)檔案的正確性、科學(xué)性與實(shí)效性，但是由于對(duì)文書(shū)職位的重視不夠，在人員配置方面往往是一個(gè)人多職或他人兼職，工作上的銜接問(wèn)題非常明顯，導(dǎo)致了當(dāng)前文書(shū)檔案管理工作缺乏系統(tǒng)性和銜接性，文書(shū)與檔案管理之間形成了很大的差異性，而且在檔案管理中，文書(shū)并沒(méi)有讓檔案發(fā)揮其應(yīng)用的作用。文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)將系統(tǒng)角色與文書(shū)檔案緊密聯(lián)系在一起，只有真正的文書(shū)角色，才能對(duì)檔案進(jìn)行嚴(yán)格管理，實(shí)現(xiàn)了二者之間的銜接性，突破了由于各種管理不當(dāng)造成的工作差距，真正體現(xiàn)了文書(shū)對(duì)檔案管理的作用。第三，文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理系統(tǒng)通過(guò)科學(xué)的管理辦法彌補(bǔ)了傳統(tǒng)文書(shū)檔案管理中缺乏專(zhuān)業(yè)管理人才的缺陷。由于傳統(tǒng)的文書(shū)工作中，對(duì)檔案管理缺乏專(zhuān)業(yè)意識(shí)，所以并沒(méi)有設(shè)定專(zhuān)門(mén)的管理崗位來(lái)實(shí)施對(duì)文書(shū)檔案的管理，對(duì)于一般性的文書(shū)檔案的管理辦法也很隨意，歸檔工作也效率低下。文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)以嚴(yán)格的業(yè)務(wù)流程為導(dǎo)向，專(zhuān)業(yè)的數(shù)據(jù)算法為基礎(chǔ)來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)文書(shū)檔案專(zhuān)業(yè)的管理辦法，從而彌補(bǔ)了普通系統(tǒng)用戶在文書(shū)檔案管理工作中專(zhuān)業(yè)技術(shù)上的不足，提升了辦公室文書(shū)檔案的管理、歸檔等工作質(zhì)量，保障文書(shū)檔案管理工作的順利開(kāi)展。

3文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理工作需求分析與功能設(shè)計(jì)

文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理工作內(nèi)容主要是圍繞著辦公檔案來(lái)開(kāi)展，而實(shí)現(xiàn)的文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理系統(tǒng)則是要充分了解文書(shū)檔案管理工作內(nèi)容，而后分析其在信息化轉(zhuǎn)變過(guò)程中需要實(shí)現(xiàn)的功能點(diǎn)，進(jìn)而開(kāi)發(fā)出對(duì)應(yīng)的文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)企事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理工作。首先，文書(shū)檔案管理工作的核心是針對(duì)檔案的管理，在企事業(yè)單位的辦公室中，會(huì)與其他很多部門(mén)進(jìn)行溝通，而文件檔案則是較為正式的一種，文書(shū)檔案管理工作首先要接收到相應(yīng)的文件之后，將其進(jìn)行歸檔，而后進(jìn)行文件著錄、案卷著錄進(jìn)行統(tǒng)一的歸納與管理，方便后期的查詢、借閱等的操作。在對(duì)文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)中，首先要實(shí)現(xiàn)的是文書(shū)檔案的電子化轉(zhuǎn)變。在傳統(tǒng)的工作模式中，常見(jiàn)的檔案大都以紙質(zhì)的形式進(jìn)行下發(fā)與傳輸，所以要實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)文檔的電子化轉(zhuǎn)變，通過(guò)添加掃描錄入接口來(lái)將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成數(shù)字化數(shù)據(jù)來(lái)進(jìn)行操作。當(dāng)然，為了改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的工作模式，在實(shí)現(xiàn)的文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理系統(tǒng)中添加登記入口，來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的等級(jí)工作。同時(shí)，在系統(tǒng)中需要添加針對(duì)檔案的內(nèi)容修正變更功能，來(lái)允許文書(shū)人員對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行修改和更正。其次，文書(shū)檔案管理工作會(huì)將歸檔的檔案借閱給其他人員，會(huì)是要對(duì)檔案進(jìn)行歸還，所以在實(shí)現(xiàn)的文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理系統(tǒng)要實(shí)現(xiàn)檔案的查詢、借閱以及歸還的功能，從而提升文書(shū)檔案的管理工作?；谏鲜隹紤]，在設(shè)計(jì)文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理系統(tǒng)時(shí)需要完成企事業(yè)單位辦公室文書(shū)檔案管理的基本工作，同時(shí)要本著提升管理效率的原則來(lái)實(shí)現(xiàn)各種功能優(yōu)化傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理流程。如圖1所示，為設(shè)計(jì)的文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)框架圖。檔案管理檔案借閱與歸還系統(tǒng)設(shè)定綜合查詢文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理系統(tǒng)檔案登記掃描錄入文件著錄文件歸檔案卷著錄檔案變更網(wǎng)上預(yù)訂網(wǎng)上查詢檔案借閱檔案歸還借閱人管理綜合檢索檔案統(tǒng)計(jì)檔案狀態(tài)設(shè)定年鑒銷(xiāo)毀圖1文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理系統(tǒng)框架結(jié)構(gòu)圖如圖1所示，文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理系統(tǒng)包括文書(shū)檔案管理、文書(shū)檔案借閱與歸還、綜合查詢、系統(tǒng)設(shè)定等四個(gè)最為基本的功能。

3.1文書(shū)檔案管理模塊

文書(shū)檔案管理模塊是實(shí)現(xiàn)最基本的文書(shū)檔案管理功能，通過(guò)設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)以下功能點(diǎn)來(lái)實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理工作。1）檔案登記：系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案電子化、信息化、數(shù)字化的關(guān)鍵，在對(duì)發(fā)文登記、收文登記和登記進(jìn)行合成，從而生成了最為基本的電子化檔案，為后續(xù)的其他檔案管理的業(yè)務(wù)提供最為基本的數(shù)據(jù)。2）檔案掃描錄入：該功能主要是對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案進(jìn)行快速電子化轉(zhuǎn)變的功能，通過(guò)高速掃描儀等設(shè)備將紙質(zhì)文檔掃描成固定格式的數(shù)字化文件，而后通過(guò)第三方穩(wěn)定軟件將其轉(zhuǎn)化成可編輯、修改的文件進(jìn)行存儲(chǔ)與管理，方便后期的業(yè)務(wù)的使用與處理。3）文件著錄主要是最初的檔案文件進(jìn)行著錄處理，制作成相應(yīng)的目錄、報(bào)表等方便后期文書(shū)檔案工作的開(kāi)展。4）案卷著錄：主要是文書(shū)檔案的歸類(lèi)，通過(guò)創(chuàng)建案卷來(lái)將文書(shū)檔案進(jìn)行統(tǒng)一分類(lèi)，而后將相應(yīng)的文書(shū)檔案歸屬到同一類(lèi)別中的案卷中，從而形成文檔的分類(lèi)與統(tǒng)一管理。5）文件歸檔：主要實(shí)現(xiàn)是文書(shū)檔案的文件級(jí)著錄檔案創(chuàng)建，從而實(shí)現(xiàn)錄入的檔案的歸檔操作。6）檔案變更：主要是對(duì)文書(shū)檔案內(nèi)容或案卷內(nèi)容的修改與更正，根據(jù)實(shí)際的業(yè)務(wù)需要將其進(jìn)行變更操作，從而更加滿足企事業(yè)單位的文書(shū)工作需求。7）年鑒銷(xiāo)毀：針對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案銷(xiāo)毀進(jìn)行數(shù)據(jù)備份的功能，針對(duì)檔期的紙質(zhì)檔案按照業(yè)務(wù)規(guī)定要進(jìn)行銷(xiāo)毀，通過(guò)年鑒銷(xiāo)毀的功能可以將其進(jìn)行備份，并添加上已銷(xiāo)毀的標(biāo)記，以備不時(shí)之需。

3.2文書(shū)檔案借閱與歸還

文書(shū)檔案借閱與歸還功能主要是實(shí)現(xiàn)其他人員對(duì)文書(shū)檔案的查詢、預(yù)訂、借閱、歸還的管理操作。1）網(wǎng)上查詢：為了實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理信息化轉(zhuǎn)變，在文書(shū)檔案進(jìn)行歸檔與著錄之后，其他工作人員就可以對(duì)當(dāng)前所有的文書(shū)檔案進(jìn)行查詢，通過(guò)全部查詢的功能或者輸入某些條件來(lái)將自己需要的文書(shū)檔案查詢出來(lái)，根據(jù)其狀態(tài)進(jìn)行預(yù)訂或延遲操作。2）網(wǎng)上預(yù)訂：主要是對(duì)文書(shū)檔案預(yù)訂操作，當(dāng)查詢到對(duì)應(yīng)的檔案未被預(yù)訂或借出，就可以在網(wǎng)上進(jìn)行預(yù)訂。3）檔案借閱與歸還：主要是對(duì)文書(shū)檔案的借閱狀態(tài)進(jìn)行操作，文書(shū)人員可以根據(jù)實(shí)際的工作內(nèi)容將文書(shū)檔案的狀態(tài)進(jìn)行變更，從而在文書(shū)檔案被借閱或歸還之后快速標(biāo)記其借閱狀態(tài)。在此，對(duì)文書(shū)檔案的借閱狀態(tài)進(jìn)行設(shè)計(jì)，主要分為未預(yù)訂、已預(yù)訂、已借出、未歸還、已歸還，通過(guò)幾種狀態(tài)的變更來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)文書(shū)檔案的查詢、預(yù)訂、借閱與歸還的操作。

3.3綜合查詢

綜合查詢功能主要是方便文書(shū)管理人員對(duì)其進(jìn)行查詢，如檔案的狀態(tài)匯總查詢，根據(jù)相應(yīng)條件對(duì)文書(shū)、案卷、各種借閱與歸還信息進(jìn)行統(tǒng)一查詢，從而方便文書(shū)人員的文書(shū)檔案管理工作的開(kāi)展，提升其工作效率。同時(shí)增加了各種檔案統(tǒng)計(jì)表格，以圖表的形式形象化地展示其當(dāng)前的基本狀態(tài)，極大地方便文書(shū)檔案管理工作的開(kāi)展。3.4系統(tǒng)設(shè)定系統(tǒng)設(shè)定主要是對(duì)借閱人的管理以及文書(shū)檔案基本狀態(tài)的設(shè)定。

4總結(jié)

文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)，主要是以實(shí)際的文書(shū)檔案管理工作內(nèi)容為需求，本著優(yōu)化文書(shū)檔案管理工作流程和提升效率的原則，設(shè)計(jì)了檔案管理、文書(shū)檔案借閱與歸還、綜合查詢、系統(tǒng)設(shè)定等基本功能，從而滿足文書(shū)人員的基本工作需求，提升文書(shū)檔案管理的工作效率與質(zhì)量。

作者:王琦 單位:南通市人民政府外事僑務(wù)辦公室

參考文獻(xiàn)：

[1]王芳.關(guān)于檔案管理前端控制與文書(shū)工作的思考[J].蘭臺(tái)內(nèi)外,2016(4):34-35.

[2]魏韓利.文書(shū)工作與文書(shū)檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[J].辦公室業(yè)務(wù),2016(8):109.

[3]李超.檔案管理系統(tǒng)在文書(shū)檔案工作中的應(yīng)用[J].現(xiàn)代國(guó)企研究,2015(12):90-91.

[4]張文華.改進(jìn)文書(shū)檔案管理工作的方法[J].黑龍江檔案,2014(4):157.

第5篇

關(guān)鍵詞：社保檔案；管理；創(chuàng)新

社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作是社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)的重要組成部分和基礎(chǔ)。在推進(jìn)和諧社會(huì)建設(shè)和社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)加快發(fā)展的新形勢(shì)下，檔案管理工作也面臨一些突出矛盾、困難和問(wèn)題，直接影響這項(xiàng)工作的有效推進(jìn)，不能發(fā)揮社會(huì)保險(xiǎn)檔案及其管理部門(mén)的服務(wù)作用，不利于社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)的發(fā)展和人民群眾基本權(quán)益的保障，應(yīng)深入研究，推進(jìn)工作創(chuàng)新，盡快解決問(wèn)題。

1社保檔案管理存在的主要問(wèn)題

應(yīng)依法實(shí)施社會(huì)保險(xiǎn)檔案的管理，依法管好用好社保檔案，讓社會(huì)保險(xiǎn)檔案發(fā)揮積極作用，為人民提供更好的社會(huì)檔案服務(wù)。但當(dāng)前社保檔案管理還存在著一些問(wèn)題［1］。

1.1依法管理社保檔案意識(shí)不強(qiáng)

一些單位缺乏依法管理社保檔案意識(shí)，存在造假現(xiàn)象，嚴(yán)重違法違紀(jì)，加重了社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的不規(guī)范，影響社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)的發(fā)展。辦理退休時(shí)，有很多人想蒙混過(guò)關(guān)，用假檔案或假材料辦理退休，給社保檔案的管理帶來(lái)了很多問(wèn)題。社保檔案管理法治意識(shí)薄弱，導(dǎo)致檔案管理工作惡性循環(huán)，不利于維護(hù)相關(guān)法律的嚴(yán)肅性，不利于構(gòu)建法治社會(huì)［2］。

1.2社保檔案管理體制不順

社保涉及的范圍廣，流程復(fù)雜，包括社會(huì)保險(xiǎn)、社會(huì)福利、社會(huì)救助等，從程序方面包括申報(bào)、審查、繳納費(fèi)用、保費(fèi)發(fā)放以及權(quán)益維護(hù)等，這些不同的內(nèi)容和程序，構(gòu)成了大量的檔案管理工作。不同社保檔案由于歸屬不同、體制不順，在管理過(guò)程中會(huì)遇到很大的問(wèn)題。雖然我們引進(jìn)了先進(jìn)的電子檔案管理系統(tǒng)，但是由于社保檔案管理方面的電子軟件開(kāi)發(fā)不成熟，實(shí)際工作中存在電子檔案管理與紙質(zhì)檔案管理兩種形式，導(dǎo)致電子檔案管理不能得到充分的利用。在電子檔案管理過(guò)程中，由于信息網(wǎng)絡(luò)的開(kāi)放性特點(diǎn)，可能會(huì)出現(xiàn)泄密、更改信息等不良現(xiàn)象。

1.3一些社保檔案管理人員不適應(yīng)工作需要

雖然我國(guó)頒布了相關(guān)的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)規(guī)范，在很大程度上對(duì)社保檔案管理進(jìn)行了規(guī)范，但是對(duì)于檔案管理的具體工作流程，沒(méi)有統(tǒng)一的規(guī)范，社保檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)整體上不高，只會(huì)對(duì)社保檔案進(jìn)行基本的收納，并不能做好必要的管理［3］。尤其是引入電子檔案管理，很多檔案管理人員缺乏計(jì)算機(jī)管理技能，不適應(yīng)工作需要。一些社保檔案管理人員基本素質(zhì)低，法律意識(shí)淡薄，在工作中出現(xiàn)社保檔案分類(lèi)不明、劃分保管期限不當(dāng)?shù)葐?wèn)題，個(gè)別人員甚至受金錢(qián)等誘惑，進(jìn)行檔案造假。

2社保檔案的價(jià)值和作用

2.1是維護(hù)參保人員權(quán)益的基本依據(jù)

社會(huì)保險(xiǎn)檔案是參保人員維系自身利益的法律憑據(jù)。當(dāng)自身的利益受到損害時(shí)，憑借社會(huì)保險(xiǎn)檔案可以維護(hù)自身利益，也是決定參保對(duì)象能否有資格享受社會(huì)各種補(bǔ)助等權(quán)益的憑據(jù)。社保檔案管理部門(mén)應(yīng)創(chuàng)新服務(wù)方式，管好用好社保檔案，為社保業(yè)務(wù)和社保對(duì)象提供更好的服務(wù)，充分發(fā)揮社保檔案和社保檔案管理部門(mén)的重要職能作用。

2.2有助于維護(hù)社會(huì)和諧穩(wěn)定

社會(huì)保險(xiǎn)檔案的管理有利于社會(huì)的穩(wěn)定和諧，社會(huì)保險(xiǎn)檔案是整個(gè)民生檔案的關(guān)鍵組成部分［4］。社會(huì)保障體系建設(shè)是現(xiàn)階段構(gòu)建社會(huì)主義和諧社會(huì)的重要內(nèi)容，管好社保檔案，可以有效推動(dòng)社保事業(yè)的穩(wěn)定健康發(fā)展，促進(jìn)民生問(wèn)題的解決。如果在管理過(guò)程中出現(xiàn)了差錯(cuò)，嚴(yán)重的會(huì)危害到參保群體的基本利益，引起社會(huì)波動(dòng)。對(duì)社保檔案進(jìn)行有效管理，可以讓參保人得到必要的保障，促進(jìn)社會(huì)穩(wěn)定。

3社保檔案管理的創(chuàng)新途徑

3.1大力宣傳社保檔案作用

要在廣大干部群眾中組織多種多樣的檔案法律法規(guī)宣傳教育活動(dòng)，大力宣傳檔案管理工作的重要性以及檔案利用的價(jià)值，提高全社會(huì)對(duì)社保檔案管理重要性的了解和認(rèn)識(shí)。在宣傳過(guò)程中應(yīng)對(duì)管理人員和公眾進(jìn)行《檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)的宣傳，例如社保電子檔案可以作為證據(jù)在刑事訴訟中發(fā)揮作用，為人民提供相關(guān)的保障［5］?！稒n案法》規(guī)定，一切國(guó)家機(jī)關(guān)、武裝力量、政黨、社會(huì)團(tuán)體、社會(huì)事業(yè)單位和公民都有保護(hù)檔案的義務(wù)，各單位都應(yīng)將檔案工作納入重要議事日程，定期聽(tīng)取檔案工作匯報(bào)，及時(shí)解決檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。

3.2推進(jìn)社保檔案管理信息化

針對(duì)當(dāng)前檔案管理實(shí)際工作中存在電子檔案和紙質(zhì)檔案兩種管理方式的問(wèn)題，結(jié)合社會(huì)信息化的發(fā)展，應(yīng)進(jìn)一步提升檔案管理水平，讓社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理更為便捷高效；應(yīng)利用信息技術(shù)條件，社會(huì)社保檔案管理部門(mén)可以對(duì)社保檔案的信息進(jìn)行利用和共享，讓社保管理信息發(fā)揮更大的作用。對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案進(jìn)行電子化或者數(shù)字化管理，有利于節(jié)省空間，提升管理效率。應(yīng)加大人力物力財(cái)力投入，加快推進(jìn)社保檔案管理信息化，提升檔案管理信息化水平。

3.3完善社保檔案管理制度

針對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理中存在的問(wèn)題，進(jìn)一步建立健全社保檔案管理制度，使優(yōu)化和整合檔案資源，用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)技術(shù)管理檔案，為民生服務(wù)等都有章可循。應(yīng)加強(qiáng)對(duì)社保檔案管理人員的法制教育，使其了解法律規(guī)定，真正懂法、守法、用法，依法管理社保檔案。

第6篇

本文在分析OA系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)流程的基礎(chǔ)上，發(fā)現(xiàn)文件、檔案一體化管理的主要問(wèn)題是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與其檔案管理系統(tǒng)互不兼容的問(wèn)題，針對(duì)該問(wèn)題結(jié)合文件、檔案一體化管理系統(tǒng)的發(fā)展趨勢(shì)給出了解決該問(wèn)題的方法，即第二種類(lèi)型與第三種類(lèi)型，并提出未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)為第三種類(lèi)型。

【關(guān)鍵詞】

檔案管理；辦公自動(dòng)化；資源整合

1引言

當(dāng)前，信息化建設(shè)已經(jīng)成為提升管理水平的重要手段，建立安全、高效的檔案管理系統(tǒng)，成為信息化建設(shè)中的重要任務(wù)。辦公自動(dòng)化（OA）的廣泛應(yīng)用給檔案資源的整合帶來(lái)很大影響，同時(shí)也帶來(lái)了機(jī)遇[1]。

2OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的需求分析

2.1OA系統(tǒng)基本流程針對(duì)高校中各種各樣的應(yīng)用系統(tǒng)，其中最重要的就是辦公自動(dòng)化（OA）系統(tǒng)。傳統(tǒng)的OA系統(tǒng)其主要功能是公文的處理與流轉(zhuǎn)。現(xiàn)代的OA系統(tǒng)是內(nèi)嵌了眾多的業(yè)務(wù)活動(dòng)功能，并集成了眾多的業(yè)務(wù)系統(tǒng)的綜合性辦公自動(dòng)化系統(tǒng)[2]。其中工作流技術(shù)仍然是OA系統(tǒng)的核心技術(shù)，發(fā)文管理、收文管理這兩個(gè)模塊的文檔需要進(jìn)行歸檔。

2.2檔案管理基本流程檔案管理系統(tǒng)用于對(duì)單位運(yùn)行過(guò)程中生成的一系列文檔進(jìn)行統(tǒng)一管理，檔案管理功能模塊中的文書(shū)檔案模塊，需要從OA系統(tǒng)中導(dǎo)入數(shù)據(jù)。傳統(tǒng)的方式將OA系統(tǒng)的文件預(yù)歸檔，然后通過(guò)人工方式錄入到檔案管理系統(tǒng)中，這種方式效率低下，且容易出錯(cuò)。造成該問(wèn)題的主要原因是由于高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與其檔案管理系統(tǒng)互不兼容[3]。

3文件、檔案一體化管理的發(fā)展過(guò)程

在解決辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與其檔案管理系統(tǒng)互不兼容的問(wèn)題上，我們主要分析文件管理（RM）系統(tǒng)、（OA）系統(tǒng)的關(guān)系與檔案管理（AM）系統(tǒng)的關(guān)系，通過(guò)分析得出檔案一體化管理系統(tǒng)的發(fā)展趨勢(shì)。其發(fā)展過(guò)程經(jīng)歷了如下三個(gè)過(guò)程：

3.1第一種類(lèi)型AM系統(tǒng)獨(dú)立于OA系統(tǒng)之外該系統(tǒng)的特點(diǎn)為不能掛接于單位內(nèi)部網(wǎng)，不能實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)查詢、檢索和瀏覽。單位的AM系統(tǒng)獨(dú)立于與OA系統(tǒng)之外，文件管理RM模塊內(nèi)嵌于OA系統(tǒng)中，負(fù)責(zé)管理OA系統(tǒng)的文件，AM系統(tǒng)負(fù)責(zé)管理檔案；所需的文件不能從OA系統(tǒng)直接導(dǎo)入到AM系統(tǒng)，AM系統(tǒng)對(duì)歸檔文件需要進(jìn)行重新錄入。

3.2第二種類(lèi)型AM系統(tǒng)與OA系統(tǒng)采用接口聯(lián)接此類(lèi)型是解決兩系統(tǒng)兼容性時(shí)，現(xiàn)在大多數(shù)單位采用的方法。AM系統(tǒng)的管理對(duì)象主要來(lái)自兩部分：①?gòu)腛A系統(tǒng)預(yù)歸檔而來(lái)的電子檔案；②檔案館中的實(shí)體檔案經(jīng)數(shù)字化處理后的電子檔案。第一部分電子檔案由OA系統(tǒng)中RM模塊管理，第二部分電子檔案則由AM系統(tǒng)管理，并在OA系統(tǒng)與AM系統(tǒng)之間設(shè)有數(shù)據(jù)接口，數(shù)據(jù)可以從OA系統(tǒng)直接導(dǎo)入AM系統(tǒng)。此類(lèi)AM系統(tǒng)適應(yīng)了網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的要求，已經(jīng)開(kāi)始從對(duì)檔案實(shí)體的管理轉(zhuǎn)變?yōu)閷?duì)檔案信息的管理。但是還存在兩大缺陷：①?zèng)]有對(duì)文件、檔案進(jìn)行一體化的全過(guò)程管理。②檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)功能較弱。

3.3第三種類(lèi)型RM&AM系統(tǒng)內(nèi)嵌于OA系統(tǒng)該系統(tǒng)的特點(diǎn)為RM&AM系統(tǒng)內(nèi)嵌于OA系統(tǒng)。RM系統(tǒng)是一個(gè)中心模塊，就是說(shuō)業(yè)務(wù)人員在其他管理模塊中生成的電子文件都要受到RM管理模塊的管理。文檔管理系統(tǒng)包括文檔生成、文檔維護(hù)、文檔利用和基礎(chǔ)數(shù)據(jù)維護(hù)等幾個(gè)子模塊。將整個(gè)電子文件管理流程分為以下兩個(gè)部分：①管理人員通過(guò)生成文檔、審批與文檔、文檔分發(fā)、文檔歸檔、文檔利用、文檔維護(hù)等模塊來(lái)完成文件從生成、審批、到歸檔保存、維護(hù)的整個(gè)過(guò)程；②管理人員通過(guò)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)維護(hù)模塊及其他模塊來(lái)完成對(duì)上述管理過(guò)程的全程監(jiān)控。電子文件管理的關(guān)鍵元數(shù)據(jù)就是基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，電子文件在生成、審批、到歸檔保存、維護(hù)過(guò)程中將陸續(xù)生成相應(yīng)的元數(shù)據(jù)值[4]。三種類(lèi)型的AM、RM系統(tǒng)與OA系統(tǒng)的關(guān)系比較如表1。由此可以看出在解決辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與其檔案管理系統(tǒng)互不兼容的問(wèn)題上現(xiàn)階段采取的主要方式是采用第二種類(lèi)型，但為了使兩個(gè)系統(tǒng)能更好的兼容第三種方式是未來(lái)的發(fā)展方向。

4總結(jié)

本文在分析OA系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)流程的基礎(chǔ)上，發(fā)現(xiàn)文件、檔案一體化管理的主要問(wèn)題是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與其檔案管理系統(tǒng)互不兼容的問(wèn)題，針對(duì)該問(wèn)題結(jié)合文件、檔案一體化管理系統(tǒng)的發(fā)展趨勢(shì)給出了解決該問(wèn)題的方法，即第二種類(lèi)型與第三種類(lèi)型，并提出未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)為第三種類(lèi)型。

參考文獻(xiàn)

[1]王佳琳，雷玉芬．辦公自動(dòng)化對(duì)文書(shū)檔案管理的意義[J]．蘭臺(tái)世界，2015，6：51~53．

[2]詹姆斯.羅茲，孫剛譯，著.檔案和文件管理在國(guó)家信息系統(tǒng)中的作用—文件檔案管理規(guī)劃（RAMP）研究[J].浙江檔案，1984（6）.

[3]薛四新.檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)[M].機(jī)械工程出版社，2006.

第7篇

檔案管理工作是事業(yè)單位運(yùn)營(yíng)的最基本工作，做好這一項(xiàng)工作，能夠幫助事業(yè)單位更好地運(yùn)行和發(fā)展，在新的信息發(fā)展形勢(shì)下，檔案管理工作也要符合新的信息化發(fā)展模式。目前我國(guó)的事業(yè)單位在檔案管理上還存在著很多問(wèn)題，如何對(duì)檔案管理工作進(jìn)行完善和改革，是新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理工作發(fā)展的方向，也是提高檔案管理效率的關(guān)鍵。

二、新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理改革的必要性

數(shù)字化時(shí)代的到來(lái)讓很多數(shù)據(jù)的應(yīng)用和儲(chǔ)存變得更加方便，是新時(shí)代的信息發(fā)展方向，應(yīng)用新的技術(shù)改革事業(yè)單位的傳統(tǒng)檔案管理方式，也可以提高檔案管理工作的效率，提高事業(yè)單位的工作質(zhì)量。事業(yè)單位的檔案管理改革是建立在信息技術(shù)的基礎(chǔ)之上的，通過(guò)對(duì)檔案的數(shù)字化和信息化處理，能夠充分發(fā)揮檔案的管理職能，事業(yè)單位的檔案管理工作信息化與效率是息息相關(guān)的。

在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不斷發(fā)展的時(shí)代下，各項(xiàng)信息處理的技術(shù)也在不斷地完善，比如云計(jì)算技術(shù)，這種高效率的信息管理方式在社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域的應(yīng)用也逐漸廣泛，同樣身為信息管理的事業(yè)單位檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)將新的技術(shù)運(yùn)用到工作中，適應(yīng)社會(huì)的科技發(fā)展。不但事業(yè)單位檔案管理工作處于改革的期間，事業(yè)單位的體制也處于改革時(shí)期，改革需要運(yùn)用新的信息化技術(shù)，建立信息化發(fā)展的平臺(tái)，因此加強(qiáng)對(duì)檔案管理的改革也是推進(jìn)單位體制改革的有效方式。另外傳統(tǒng)的檔案保存方法具有易丟失、易損壞、查找不便的缺點(diǎn)，新的檔案管理方式能夠加強(qiáng)對(duì)檔案的保存力度。因此新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理改革是非常有必要的。

三、新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀

（一）對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不到位

受傳統(tǒng)檔案管理工作觀念的影響，一些事業(yè)單位的管理者沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作改革的必要性，把單位的發(fā)展重心都放在了如何提供社會(huì)服務(wù)上，沒(méi)有意識(shí)到檔案管理的重要性。很多事業(yè)單位的管理人員和工作人員，包括檔案管理的工作人員認(rèn)為檔案管理工作不能給單位的發(fā)展帶來(lái)經(jīng)濟(jì)效益，這種整體的不正確意識(shí)導(dǎo)致在事業(yè)單位的發(fā)展過(guò)程中疏忽了對(duì)檔案的管理工作，造成對(duì)檔案管理工作的人力物力資源投入不合理，影響了檔案管理工作的效率。[1]

（二）檔案管理方式不科學(xué)

現(xiàn)代的科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，信息的處理、儲(chǔ)存、傳播的方式也在逐漸現(xiàn)代化，在計(jì)算機(jī)技術(shù)的支持下，檔案管理工作應(yīng)當(dāng)變得更加先進(jìn)快捷，創(chuàng)建檔案管理系統(tǒng)來(lái)幫助管理者進(jìn)行檔案管理工作。在實(shí)際的檔案管理過(guò)程中，盡管大多數(shù)事業(yè)單位都采用了計(jì)算機(jī)系統(tǒng)來(lái)制定管理體系，但一些時(shí)候并沒(méi)有對(duì)檔案系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行更新，檔案管理者也是缺乏檔案管理的意識(shí)和專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，使得電子信息技術(shù)沒(méi)有很好地應(yīng)用在檔案管理中，造成檔案管理方式不科學(xué)。

（三）檔案管理工作人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不高

檔案管理工作是一項(xiàng)有較強(qiáng)操作體系的工作，對(duì)從事的管理人員專(zhuān)業(yè)程度要求也是非常高的，工作人員要具備檔案管理工作的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，掌握專(zhuān)業(yè)的管理方式和技巧，檔案管理的工作具有一定的枯燥性和單調(diào)性，需要管理者在工作時(shí)適應(yīng)這樣的工作環(huán)境，培養(yǎng)仔細(xì)程度和耐心。由于檔案管理工作不受事業(yè)單位的重視，對(duì)檔案管理的工作人員審核沒(méi)有那么嚴(yán)格，導(dǎo)致了很多工作人?T的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)都達(dá)不到良好管理檔案的要求，對(duì)檔案分類(lèi)和整理缺乏專(zhuān)業(yè)性的認(rèn)知，導(dǎo)致檔案的歸納、整理、保管等操作方式不規(guī)范，降低了檔案管理工作的效率。[2]

四、新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理的改革措施

（一）完善檔案管理的業(yè)務(wù)流程

完善檔案管理的業(yè)務(wù)流程指要對(duì)檔案管理的流程進(jìn)行重構(gòu)，分析在檔案管理流程中每個(gè)環(huán)節(jié)的設(shè)計(jì)和工作效率，發(fā)現(xiàn)整個(gè)體系中存在的問(wèn)題，并針對(duì)問(wèn)題進(jìn)行對(duì)該項(xiàng)環(huán)節(jié)的優(yōu)化，通過(guò)信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理也無(wú)流程的升級(jí)和改造革。新形勢(shì)下對(duì)信息管理提出的要求是從本質(zhì)上改革，因此事業(yè)單位的檔案業(yè)務(wù)流程改革也要從本質(zhì)上進(jìn)行。

第一要優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，完善檔案管理內(nèi)部部門(mén)之間的業(yè)務(wù)銜接工作流程，梳理好檔案管理部門(mén)與其他事業(yè)單位部門(mén)之間的業(yè)務(wù)流程關(guān)系，動(dòng)員全體員工投入到完善檔案管理業(yè)務(wù)流程的工作中來(lái)。對(duì)各項(xiàng)的檔案管理工作流程進(jìn)行審核，如檔案的錄入、編排、維護(hù)、更新、查找、監(jiān)管工作，對(duì)每個(gè)環(huán)節(jié)都要進(jìn)行合理的規(guī)劃。第二，規(guī)范業(yè)務(wù)流程的標(biāo)準(zhǔn)，標(biāo)準(zhǔn)化在檔案管理工作流程制定中是非常有必要的，通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)定將檔案管理流程的體系固定下來(lái)，根據(jù)檔案管理的發(fā)展需求和實(shí)際情況，來(lái)分配職責(zé)和管理資源，明確每一位管理員工的職責(zé)和所在崗位所負(fù)責(zé)的范圍，將長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的理念應(yīng)用到對(duì)標(biāo)準(zhǔn)化流程的制定中。[3]

（二）擴(kuò)展檔案管理服務(wù)能力

首先要對(duì)服務(wù)的功能進(jìn)行擴(kuò)展，原有的檔案服務(wù)功能大多數(shù)只是對(duì)信息的檢索和查看，在信息化技術(shù)不斷發(fā)展的時(shí)代中，檔案的服務(wù)功能要借助信息技術(shù)進(jìn)行擴(kuò)展，可以開(kāi)發(fā)數(shù)據(jù)的整理功能，讓檔案數(shù)據(jù)能夠執(zhí)自行的按類(lèi)別規(guī)整、自動(dòng)篩選、與其他信息建立一個(gè)清晰的對(duì)比模型，為需求者提供更多的服務(wù)。在檔案的服務(wù)過(guò)程中可以增加其他的服務(wù)功能，比如說(shuō)根據(jù)所查找數(shù)據(jù)提供相應(yīng)的檔案信息，在檢索中設(shè)置高級(jí)檢索，讓使用者能夠根據(jù)數(shù)據(jù)發(fā)生的年份或者是方向查找到一類(lèi)的檔案信息，做到更加迅速地找到需要的具體信息，對(duì)檔案的檢索功能更好地運(yùn)用。其次要擴(kuò)展服務(wù)的內(nèi)容，傳統(tǒng)的檔案服務(wù)都是等需求者有需要時(shí)自己使用，檔案管理提供的只是一個(gè)數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)，在新的服務(wù)模式中應(yīng)當(dāng)改善被動(dòng)服務(wù)的局限性，逐漸朝著主動(dòng)提供服務(wù)的方向發(fā)展。

（三）構(gòu)建檔案管理平臺(tái)

構(gòu)建檔案管理平臺(tái)分為兩個(gè)方面，第一個(gè)方面是加強(qiáng)硬件上的建設(shè)，檔案管理的平臺(tái)可以以事業(yè)單位發(fā)展的平臺(tái)為依托，建立屬于自己的發(fā)展平臺(tái)，結(jié)合檔案管理的職責(zé)設(shè)計(jì)具有針對(duì)性的功能平臺(tái)，建立更加科學(xué)更加快捷的檔案管理平臺(tái)，同時(shí)考慮事業(yè)單位對(duì)于檔案管理的實(shí)際需求，制定符合檔案管理發(fā)展目標(biāo)的平臺(tái)。第二方面是實(shí)現(xiàn)對(duì)資源的整合，資源的整合可以通過(guò)各類(lèi)的整理軟件來(lái)實(shí)現(xiàn)，檔案管理工作的改革也是要利用好這些整理辦公軟件來(lái)進(jìn)行的，將檔案的管理工作融入整個(gè)的檔案平臺(tái)中來(lái)，借助管理平臺(tái)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的整合，使檔案管理工作發(fā)揮最大的效益。

五、結(jié)語(yǔ)

第8篇

一、當(dāng)前企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理工作的現(xiàn)狀

1.會(huì)計(jì)檔案管理工作形式不斷豐富。隨著電算化環(huán)境下會(huì)計(jì)檔案管理工作的不斷深入，檔案管理工作的形式持續(xù)豐富，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，檔案管理人員結(jié)構(gòu)發(fā)生變化。財(cái)務(wù)部門(mén)不僅僅是由專(zhuān)業(yè)財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)人員組成，還需要了解一定財(cái)務(wù)知識(shí)的程序開(kāi)發(fā)員、系統(tǒng)操作員、系統(tǒng)維護(hù)員和系統(tǒng)管理員等共同完成企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理工作。第二，會(huì)計(jì)檔案管理的業(yè)務(wù)處理范圍變大。電算化會(huì)計(jì)檔案除了保存會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表等主要資料外，還需要設(shè)計(jì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)可以識(shí)別的各種代碼、程序文件和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文件等，例如用戶使用手冊(cè)、操作規(guī)范、科目代碼、計(jì)算公式等內(nèi)容。這些項(xiàng)目雖然不是傳統(tǒng)會(huì)計(jì)核算體系的一部分，但它們是電算化會(huì)計(jì)檔案管理必不可少的前提條件，是對(duì)電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)、排除故障、降低風(fēng)險(xiǎn)的基礎(chǔ)，是新環(huán)境下會(huì)計(jì)檔案管理的新范疇。2.會(huì)計(jì)檔案管理人員職能不斷變化。會(huì)計(jì)檔案管理人員之間的授權(quán)批準(zhǔn)控制是內(nèi)部控制的重要組成部分。在傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理中，每一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生和確認(rèn)、計(jì)量、記錄、報(bào)告的各個(gè)環(huán)節(jié)都需要經(jīng)過(guò)具有相應(yīng)權(quán)限管理人員的審核和簽章，不得越權(quán)審批。在會(huì)計(jì)電算化的環(huán)境下，檔案管理人員的職能劃分出現(xiàn)了巨大變化。由于電算化功能的高度集中，導(dǎo)致在以會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)為主的業(yè)務(wù)處理中管理人員職能集中，尤其是一些會(huì)計(jì)人員的職能由會(huì)計(jì)核算向會(huì)計(jì)管理轉(zhuǎn)變，某些會(huì)計(jì)人員既負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)資料的輸入，又負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)資料的輸出和報(bào)送，一人兼任多職，架空了授權(quán)審批程序。因此，需要加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制，控制檔案管理人員對(duì)數(shù)據(jù)資料的輸入輸出管理，強(qiáng)化管理人員職責(zé)分離和授權(quán)審批的流程，降低因電子檔案易于復(fù)制、修改和刪除等不安全因素對(duì)會(huì)計(jì)檔案的可靠性造成的威脅和舞弊風(fēng)險(xiǎn)。3.會(huì)計(jì)檔案管理的法規(guī)制度尚不完善。《檔案法》是檔案工作的基本法律，對(duì)企業(yè)檔案管理工作制定了明確的法律規(guī)定?！稌?huì)計(jì)法》也對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理做出規(guī)定“：各單位對(duì)會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告和其他會(huì)計(jì)資料應(yīng)當(dāng)建立檔案并妥善保管。其中會(huì)計(jì)檔案的保管期限和銷(xiāo)毀辦法由國(guó)務(wù)院財(cái)政部門(mén)制定?！蓖瑫r(shí)，由國(guó)家檔案局和財(cái)政部聯(lián)合的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》也指出：“會(huì)計(jì)檔案管理工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查由各級(jí)人民政府財(cái)政部門(mén)和檔案行政管理部門(mén)共同負(fù)責(zé)?！比欢@些規(guī)定被一些企業(yè)錯(cuò)誤地理解為檔案管理工作由企業(yè)會(huì)計(jì)部門(mén)負(fù)責(zé)人分管而非檔案管理負(fù)責(zé)人分管，從而削弱了企業(yè)內(nèi)部檔案部門(mén)的職責(zé)，難以真正起到指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查會(huì)計(jì)人員的工作，使得單位內(nèi)部建立的會(huì)計(jì)檔案工作的規(guī)章制度流于形式，在實(shí)際工作中經(jīng)常發(fā)生企業(yè)會(huì)計(jì)檔案不正當(dāng)?shù)乇皇Ц`、損毀，甚至在發(fā)生法律糾紛時(shí)，會(huì)計(jì)檔案被當(dāng)事企業(yè)雙方搶奪、銷(xiāo)毀。因此，在以法治為特征的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，會(huì)計(jì)檔案管理法律法規(guī)的不完善不健全難以保證企業(yè)和社會(huì)的健康有序發(fā)展。

二、《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》對(duì)加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作的影響

1.推進(jìn)企業(yè)會(huì)計(jì)電算化與檔案管理工作的融合?！镀髽I(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》第四十一條指出“：企業(yè)應(yīng)當(dāng)利用信息技術(shù)促進(jìn)信息的集成與共享，充分發(fā)揮信息技術(shù)在信息與溝通中的作用。企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)與維護(hù)、訪問(wèn)與變更、數(shù)據(jù)輸入與輸出、文件儲(chǔ)存與保管、網(wǎng)絡(luò)安全等方面的控制，保證信息系統(tǒng)安全穩(wěn)定運(yùn)行。”電算化會(huì)計(jì)檔案主要包括儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)硬盤(pán)中的會(huì)計(jì)資料，以光盤(pán)或其他磁性介質(zhì)存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)資料，這些會(huì)計(jì)資料一般包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等一系列數(shù)據(jù)。電算化會(huì)計(jì)檔案的管理工作是每個(gè)單位的一項(xiàng)重要工作，是形成企業(yè)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)。截至2011年，全國(guó)已有80%的單位實(shí)現(xiàn)電算化會(huì)計(jì)檔案的要求，加強(qiáng)電算化會(huì)計(jì)檔案的管理成為每個(gè)單位面臨的重要挑戰(zhàn)。企業(yè)在建設(shè)信息化電子檔案過(guò)程中，要加強(qiáng)對(duì)信息數(shù)據(jù)資料的整理、篩選和編輯能力，從而高效地利用會(huì)計(jì)信息。同時(shí)，在實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案及時(shí)、規(guī)范、完整歸檔的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步建立健全電子檔案的邏輯歸檔和物理歸檔的制度和措施，確保企業(yè)不同版本電算化系統(tǒng)的兼容，從而確保檔案信息的可識(shí)、可讀、可用，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案和電子檔案的完整和一致，最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)會(huì)計(jì)電算化、辦公自動(dòng)化和檔案信息化的不斷融合，實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)在企業(yè)管理中應(yīng)用廣度與深度不斷推進(jìn)。2.健全企業(yè)電子會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)部控制流程?！镀髽I(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》第七條指出“：企業(yè)應(yīng)當(dāng)運(yùn)用信息技術(shù)加強(qiáng)內(nèi)部控制，建立與經(jīng)營(yíng)管理相適應(yīng)的信息系統(tǒng)，促進(jìn)內(nèi)部控制流程與信息系統(tǒng)的有機(jī)結(jié)合，實(shí)現(xiàn)對(duì)業(yè)務(wù)和事項(xiàng)的自動(dòng)控制，減少或消除人為操縱因素?！睍?huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表，可以了解企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的來(lái)龍去脈，反映企業(yè)對(duì)財(cái)經(jīng)法規(guī)的遵守情況。第一，制定規(guī)范的歸檔流程。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)開(kāi)發(fā)程序、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)程序、相關(guān)代碼等資料都應(yīng)視為電算化會(huì)計(jì)檔案的一部分予以保存；計(jì)算機(jī)中的會(huì)計(jì)資料在未打印成紙質(zhì)文檔前應(yīng)妥善保管，不得隨意損毀。第二，制度規(guī)范的保管流程。按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定，會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類(lèi)，根據(jù)不同需求，定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類(lèi)。電子檔案保存方式為只讀，并作備份分別存儲(chǔ)。對(duì)光盤(pán)、磁盤(pán)等載體進(jìn)行編號(hào)，由專(zhuān)人保管，存儲(chǔ)于防塵、防熱、防磁、防潮、防火環(huán)境中，進(jìn)行定期檢查，確保檔案可用性。使用光盤(pán)、磁帶、磁盤(pán)、膠片等介質(zhì)保存會(huì)計(jì)檔案的還需報(bào)財(cái)政部、國(guó)家檔案局備案。第三，制定規(guī)范的備份流程。在電子信息化環(huán)境下，檔案管理人員應(yīng)定期將數(shù)據(jù)資料備份到多種介質(zhì)上，并對(duì)備份時(shí)間、人員和載體進(jìn)行詳細(xì)記錄和定期檢查，防止信息丟失。3.加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作中的授權(quán)審批制度?！镀髽I(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》第三十條指出“：授權(quán)審批控制要求企業(yè)根據(jù)常規(guī)授權(quán)和特別授權(quán)的規(guī)定，明確各崗位辦理業(yè)務(wù)和事項(xiàng)的權(quán)限范圍、審批程序和相應(yīng)責(zé)任。企業(yè)應(yīng)當(dāng)編制常規(guī)授權(quán)的權(quán)限指引，規(guī)范特別授權(quán)的范圍、權(quán)限、程序和責(zé)任，嚴(yán)格控制特別授權(quán)。常規(guī)授權(quán)是指企業(yè)在日常經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中按照既定的職責(zé)和程序進(jìn)行的授權(quán)。特別授權(quán)是指企業(yè)在特殊情況、特定條件下進(jìn)行的授權(quán)。企業(yè)各級(jí)管理人員應(yīng)當(dāng)在授權(quán)范圍內(nèi)行使職權(quán)和承擔(dān)責(zé)任。”企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理的各項(xiàng)內(nèi)容要規(guī)定不同的權(quán)限，普通數(shù)據(jù)資料可實(shí)現(xiàn)大范圍共享，涉及企業(yè)機(jī)密的數(shù)據(jù)資料需要一定權(quán)限才可查閱。針對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案易于被修改、破壞且不會(huì)留下痕跡的特點(diǎn)，應(yīng)從計(jì)算機(jī)程序角度出發(fā)，加強(qiáng)數(shù)據(jù)的輸入、輸出控制，設(shè)置密碼口令和恢復(fù)機(jī)制，加強(qiáng)操作記錄的控制功能；同時(shí)，實(shí)行不相容職位相分離，不同崗位賦予不同權(quán)限，防止越權(quán)操作，例如設(shè)置主管、系統(tǒng)程序員、系統(tǒng)維護(hù)員等崗位，完善不同崗位間的授權(quán)審批制度。4.完善會(huì)計(jì)檔案管理的法律法規(guī)建設(shè)。《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》第三十一條指出“：會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制要求企業(yè)嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)準(zhǔn)則制度，加強(qiáng)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作，明確會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告的處理程序，保證會(huì)計(jì)資料真實(shí)完整?！逼髽I(yè)檔案管理人員要與財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人溝通交流，認(rèn)真完成會(huì)計(jì)檔案指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查工作，對(duì)非法隱匿、損毀的會(huì)計(jì)檔案和檔案信息失真、虛假披露現(xiàn)象開(kāi)展檢查，對(duì)會(huì)計(jì)檔案信息加強(qiáng)管理并進(jìn)行會(huì)計(jì)工作評(píng)估。一方面，需要進(jìn)一步強(qiáng)調(diào)《檔案法》的權(quán)威性，明確不同門(mén)類(lèi)檔案管理工作的法律責(zé)任，另一方面，在《會(huì)計(jì)法》等具體法規(guī)中涉及會(huì)計(jì)檔案管理工作的具體規(guī)章制度要與《檔案法》實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一。因此，需要根據(jù)我國(guó)的國(guó)情，根據(jù)不斷發(fā)展變化的社會(huì)經(jīng)濟(jì)，對(duì)相關(guān)規(guī)章制度進(jìn)行修訂和完善，使會(huì)計(jì)檔案管理法律法規(guī)真正成為具有可操作性、指導(dǎo)性和約束力的條文，真正做到有法可依、有法必依。

作者：宋俊霞 許志平 單位：邯鄲職業(yè)技術(shù)學(xué)院

第9篇

引言

對(duì)目前的檔案管理工作而言，信息技術(shù)的應(yīng)用，仍然處于使用的初級(jí)階段，在我國(guó)，對(duì)于信息技術(shù)廣泛使用的優(yōu)點(diǎn)已經(jīng)被人們所認(rèn)知，但是在檔案管理過(guò)程中，信息技術(shù)的使用優(yōu)勢(shì)并沒(méi)有被詳盡的開(kāi)發(fā)，因此檔案管理工作對(duì)于任何企事業(yè)單位而言，雖然非常重要，大部分企事業(yè)單位卻沒(méi)有能夠切實(shí)地領(lǐng)會(huì)檔案管理工作和現(xiàn)代企業(yè)管理之間的互動(dòng)關(guān)系，使得檔案管理工作的重要性被突出，電子化信息化特點(diǎn)卻不明顯。

一、信息技術(shù)與檔案管理結(jié)合必要性

1.海量信息處理的需要

現(xiàn)代社會(huì)生活節(jié)奏加快，企事業(yè)單位的發(fā)展及業(yè)務(wù)與銷(xiāo)售工作緊密相關(guān)，海量的客戶信息、銷(xiāo)售輔助內(nèi)容、企業(yè)內(nèi)部管理消耗等，都為檔案工作帶來(lái)了更大的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的手工檔案記錄已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代企事業(yè)單位的發(fā)展需求，信息技術(shù)最大的特點(diǎn)就是能夠借助網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)信息的交互記錄和儲(chǔ)存，對(duì)于檔案管理而言，信息的儲(chǔ)存是檔案工作的第一步必要工作流程。通過(guò)信息的應(yīng)用可以建立起電子化的檔案管理庫(kù)，為企事業(yè)單位內(nèi)部信息的讀取、應(yīng)用和共享提供了便捷的可能。

2.實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享的需求

現(xiàn)代化的信息化管理是能夠?yàn)橥粋€(gè)企事業(yè)單位內(nèi)部各個(gè)不同部門(mén)更好地進(jìn)行數(shù)據(jù)共享服務(wù)的過(guò)程。檔案管理工作中最重要的功用就是將各項(xiàng)資料和信息數(shù)據(jù)便捷的進(jìn)行整理儲(chǔ)存，并且快速運(yùn)用。在現(xiàn)代化信息技?g與檔案工作緊密結(jié)合的過(guò)程中，其基本工作效率可以大力提升，人員的人力資源利用量也大大減少，使得信息儲(chǔ)存共享和再度使用成為可能，在檔案的管理工作中，信息化的讀取非常便捷，因此檔案的查詢不再是一種瑣碎麻煩的事情，在具體資料的管理工作中，檔案數(shù)據(jù)的讀取方便，對(duì)于檔案的應(yīng)用更快捷，對(duì)于檔案的記錄工作也就變得更加有意義。

3.延長(zhǎng)檔案壽命需要

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案承載的信息量是非常有限的，而且儲(chǔ)存起來(lái)浪費(fèi)時(shí)間，浪費(fèi)空間，又非常容易受到自然因素和嚴(yán)重的人為事故影響，會(huì)導(dǎo)致許多寶貴的檔案信息被破壞。檔案在企事業(yè)單位的工作流程中起到非常重要的作用，尤其是人事檔案和財(cái)務(wù)檔案如果被大規(guī)模損壞，就可能會(huì)對(duì)企事業(yè)單位造成嚴(yán)重的影響和損失。企業(yè)使用的信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)儲(chǔ)存的檔案信息可以建立起專(zhuān)門(mén)的電子化檔案儲(chǔ)存系統(tǒng)，并進(jìn)行多個(gè)備份的儲(chǔ)存，因此珍貴的大數(shù)據(jù)可以通過(guò)高效的保存和備份策略保存和應(yīng)用，因此有利于進(jìn)一步的存儲(chǔ)。并且在實(shí)際的使用過(guò)程中，可以將信息通過(guò)其他的技術(shù)途徑，如光盤(pán)儲(chǔ)存、電子掃描等方式將傳統(tǒng)檔案中的特殊數(shù)據(jù)保存甚至還原。

二、信息技術(shù)檔案管理中的應(yīng)用策略

在檔案管理應(yīng)用中，大量地應(yīng)用信息技術(shù)具有明顯的優(yōu)勢(shì)，也為現(xiàn)代化的檔案管理工作的效率提升提供了有力的技術(shù)支持，因此為了采用更好的技術(shù)發(fā)展手段來(lái)確保檔案管理工作的高效性，就應(yīng)該設(shè)計(jì)能夠滿足現(xiàn)代化檔案電子管理要求的技術(shù)體系，使用行之有效的信息技術(shù)手段，為企業(yè)和單位創(chuàng)造出更加高效和準(zhǔn)確的檔案管理保障。

1.檔案管理工作的硬件準(zhǔn)備

信息化技術(shù)必須依托于完善的硬件和局域網(wǎng)，只有完善局域網(wǎng)和信息儲(chǔ)存手段，才能夠?yàn)槠笫聵I(yè)單位的專(zhuān)業(yè)性的信息分類(lèi)整理、利用和收集的過(guò)程，提供必要的硬件基礎(chǔ)。強(qiáng)大的信息支持系統(tǒng)，不僅可以有效地保證電子化檔案的管理過(guò)程準(zhǔn)確有效，而且能夠全面地提升檔案工作的處理效率，可以多元化的實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部的快速信息反饋和共享機(jī)制，為企業(yè)的現(xiàn)代化溝通和合作提供使用檔案信息的基礎(chǔ)。

2.對(duì)檔案管理人員實(shí)施培訓(xùn)

信息化的檔案管理是一種重要的歸納總結(jié)技術(shù)，因此傳統(tǒng)的檔案管理人員的技術(shù)手段和信息技術(shù)水平，已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代的檔案電子化管理需求。尤其是老牌國(guó)有企業(yè)或大型集團(tuán)性企業(yè)的檔案管理工作，本身是一個(gè)需要檔案管理復(fù)合型人才進(jìn)行綜合服務(wù)的體系化過(guò)程。這就需要檔案管理工作和信息技術(shù)體系的快速完善和發(fā)展能夠同步進(jìn)行，因此，企事業(yè)單位必須要保證各管理人員在技術(shù)水平上，能夠與檔案電子化管理技術(shù)保持同步。定期對(duì)于當(dāng)管理人員進(jìn)行有針對(duì)性的培訓(xùn)，使所有管理人員都能夠滿足黨管理的基礎(chǔ)性需求，并且在不斷的工作過(guò)程中提升自身的檔案管理素質(zhì)。

3.提升信息化檔案管理重視度

檔案管理工作在長(zhǎng)期的歷史發(fā)展過(guò)程中，一直是作為企業(yè)并不重要的文秘工作分支存在的，對(duì)于信息的多元化管理工作并不被重視，檔案管理部門(mén)的薪金待遇和保存流程都不夠完善，也不利于高素質(zhì)人才的培養(yǎng)和留任。在很多企業(yè)內(nèi)部，關(guān)于檔案的規(guī)范化管理規(guī)定制度并不規(guī)范。因此使用信息化技術(shù)加強(qiáng)對(duì)于檔案的規(guī)范化和專(zhuān)業(yè)化管理，必須建立健全相對(duì)應(yīng)的檔案管理制度，使得檔案管理流程和傳統(tǒng)的檔案管理模式有所區(qū)分，建立快速的信息同步管理制度，從制度上保證檔案管理工作的實(shí)效。這就需要企業(yè)的各部門(mén)、各人員，尤其是財(cái)務(wù)部門(mén)和檔案管理部門(mén)，加強(qiáng)對(duì)于信息化檔案管理工作的重視。實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部的檔案管理工作快速對(duì)接，隨著信息化技術(shù)的深入應(yīng)用，將檔案管理工作的流程標(biāo)準(zhǔn)和任務(wù)都進(jìn)行細(xì)化的規(guī)定。這就使得其內(nèi)部的檔案管理工作有所章法、有據(jù)可查，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)于檔案工作的有效監(jiān)督和內(nèi)部的規(guī)范化管理，有利于檔案管理工作的快速完善，為其提供基本的支持。