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第1篇

（赤峰學(xué)院 學(xué)報(bào)編輯部，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

摘 要：現(xiàn)代化信息技術(shù)的發(fā)展與高校教育體制的改革，不僅提高了高校的檔案管理效率，而且對檔案的有序管理提出了新的要求.高校檔案規(guī)范化整理的關(guān)鍵是重新劃分不同檔案的保管期限，并且將保管期限寫入檔號，實(shí)行新型的整理模式[1].本文針對當(dāng)前階段高校檔案管理工作中存在的主要問題，提出新背景下優(yōu)化檔案管理模式的具體措施.

關(guān)鍵詞 ：新背景；網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用；高校檔案；規(guī)范整理；思考

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1673-260X（2015）03-0173-02

高校檔案的整理工作不僅是一項(xiàng)公益性的信息服務(wù)工作，更是為了實(shí)現(xiàn)其真正的社會(huì)價(jià)值，檔案的社會(huì)價(jià)值是檔案工作深入展開的根本目的，也是推動(dòng)檔案整理工作逐漸規(guī)范化的動(dòng)力[2].在網(wǎng)絡(luò)信息化的時(shí)代背景下，高校的教育工作也進(jìn)入了一個(gè)新的發(fā)展階段，檔案管理也要主動(dòng)適應(yīng)新背景下的發(fā)展要求，提高檔案管理的規(guī)范化水平，保證檔案管理工作高效有序的進(jìn)行.

1 高校檔案規(guī)范整理概述

檔案是指機(jī)關(guān)、組織或者個(gè)人在社會(huì)生活中形成的可用于考查的圖像、聲音、文檔等各種資料，對人員和團(tuán)體管理有著重要的參考作用.而檔案管理則是指包括收集、整理、保管、鑒定在內(nèi)的一系列活動(dòng)，高校的檔案管理工作一般由檔案室負(fù)責(zé)，并直接對檔案信息進(jìn)行管理和提供參考服務(wù)，是國家檔案管理的重要組成部分[3].

高校的檔案整理工作分類更加具體、明確，要分別對人事、教學(xué)等信息進(jìn)行管理和保存.高校的檔案整理工作要為高校管理的各項(xiàng)工作提供可靠的參考和服務(wù)，因此與其他檔案管理工作相比，具有更加重要的社會(huì)價(jià)值.現(xiàn)代化信息技術(shù)的發(fā)展推動(dòng)了教育體制改革不斷向前發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)成為高校運(yùn)行管理的重要手段，各類電子資源大量增加，促使檔案整理工作向著信息化、規(guī)范化的方向發(fā)展，這也是新形勢下高校檔案管理工作的必然趨勢.

高校的檔案整理工作要迎合社會(huì)的發(fā)展趨勢，與網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)融合，才能有效的提升檔案整理工作的效率，網(wǎng)絡(luò)管理的應(yīng)用使新背景下的高校檔案整理工作發(fā)生了質(zhì)的變化，但是由于規(guī)范化管理的程度不高，在實(shí)際的檔案管理工作中還存在一些問題.

2 當(dāng)前階段高校檔案整理工作中存在的問題

2.1 檔案管理觀念落后

高校師生信息資源的現(xiàn)代化管理離不開檔案工作的有序開展，因此，高校的檔案整理工作不僅需要進(jìn)行形式上的創(chuàng)新，更要注重對實(shí)質(zhì)內(nèi)容的改變[4].有些學(xué)校沒有意識到檔案整理工作對推動(dòng)教育進(jìn)步的重要意義，認(rèn)為檔案整理工作只是一項(xiàng)沒有實(shí)質(zhì)要求的附帶工作，因而對檔案整理工作的支持力度不夠，沒有養(yǎng)成良好的使用檔案的習(xí)慣.有些學(xué)校的檔案部門只注重對檔案的編目和查閱接待，卻沒有制訂合理有效的館藏、服務(wù)優(yōu)化目標(biāo)，一些檔案管理工作人員文化素質(zhì)不高，導(dǎo)致檔案整理工作的創(chuàng)新力度不夠，跟不上時(shí)代的發(fā)展腳步.

2.2 工作效率低下

檔案管理工作往往瑣碎繁重，紙質(zhì)檔案的校對和整理都需要耗費(fèi)大量的人力和物力，導(dǎo)致整理過程中容易出現(xiàn)遺漏和錯(cuò)誤，工作效率不高.一些學(xué)校認(rèn)為檔案管理工作不需要太多的技能，因此常把一些年紀(jì)比較大的人員安排到檔案管理的崗位上，導(dǎo)致整理工作出現(xiàn)錯(cuò)誤的頻率增加，整理效率不高.

2.3 現(xiàn)代化裝備設(shè)施條件差

投入資金不足導(dǎo)致現(xiàn)代化的信息設(shè)備不到位，使檔案整理工作仍停留在人工校對的階段，阻礙了檔案整理工作的快速發(fā)展.有些學(xué)校雖然配備了現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)設(shè)備來輔助檔案管理工作，但是設(shè)備的利用率仍然很低，使得檔案整理工作大部分還是通過人工進(jìn)行[5].現(xiàn)行的檔案管理軟件和實(shí)際的檔案管理工作有一定的出入，涵蓋的內(nèi)容不全面，分類標(biāo)準(zhǔn)不明確，導(dǎo)致軟件系統(tǒng)不能很好的適應(yīng)檔案管理工作.

2.4 資源無法共享

學(xué)校的檔案管理與師生人事管理中心往往分屬不同的職能部門，因此無法真正實(shí)現(xiàn)信息之間的共享.部門之間對檔案信息進(jìn)行分別統(tǒng)計(jì)、管理，有些檔案信息也因?yàn)椴块T之間缺乏溝通而被反復(fù)收集，浪費(fèi)了多余的人力物力.

2.5 高校信息合并帶來的新問題

近年來政府為了擴(kuò)大高校規(guī)模，整合教育資源，往往將幾所學(xué)校進(jìn)行合并，這也給學(xué)校的檔案整理工作增加了難度.學(xué)校合并之前的師生檔案容易在合并過程中流失，合并的幾所學(xué)校之間檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)也不盡相同，導(dǎo)致重新統(tǒng)一整理的難度增加，檔案管理崗位的人動(dòng)也導(dǎo)致檔案的交接困難，無法及時(shí)補(bǔ)錄檔案信息.

3 有關(guān)檔案管理工作規(guī)范的頒布施行

國家檔案管理總局早在2000年就已頒布了《檔案文件整理規(guī)則》（以下簡稱“《規(guī)則》”），之后又對檔案材料的歸檔范圍和保管期限進(jìn)行詳細(xì)具體的規(guī)定，在全國范圍內(nèi)全面推行文件管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化，實(shí)現(xiàn)檔案整理的簡化與檔案檢索的深化.當(dāng)前高校的檔案整理工作都是按照國家教育委員會(huì)于1993年頒布的《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》和《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》進(jìn)行整理和立卷，但是在全國范圍內(nèi)施行的《規(guī)則》在高校中卻沒有得到廣泛的推行，究其原因是因?yàn)楦咝n案管理工作人員的因循守舊思想與整理技術(shù)層面的缺乏，許多高校檔案在分類、立卷以及保管期限方面都存在很大的分歧，因此在檔案規(guī)范化整理的社會(huì)趨勢下，就需要高校依照相關(guān)的法律法規(guī)有效的開展檔案整理工作[6].

4 信息化背景下高校檔案整理網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的必然趨勢

高校的檔案整理工作不僅是為了對文件資料進(jìn)行合理的保存，更是對檔案資料進(jìn)行開發(fā)利用促使其創(chuàng)造更多的社會(huì)價(jià)值，檔案信息的社會(huì)價(jià)值才是檔案整理工作的最終目的.世界上許多其他的高等學(xué)校已經(jīng)進(jìn)入了一個(gè)以信息技術(shù)應(yīng)用為中心的全新發(fā)展階段，在信息化以及網(wǎng)絡(luò)化的時(shí)代背景下就需要高校檔案的整理工作必須主動(dòng)適應(yīng)新的發(fā)展趨勢，才能提高高校檔案的信息化管理水平.高校檔案管理工作的快速有效運(yùn)行僅僅依靠現(xiàn)有的人力物力還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，需要與網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)融合，才能促進(jìn)整體效率的提高.

4.1 當(dāng)前階段高校檔案整理工作網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的現(xiàn)狀

當(dāng)期階段我國高校檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用與世界上許多先進(jìn)的院校相比，還存在較大的差異.許多高校的檔案管理工作還是采用傳統(tǒng)的手工處理方式，即使有些院校已經(jīng)開發(fā)了一套檔案信息管理系統(tǒng)，但是系統(tǒng)本身存在的缺陷與使用上的不合理也導(dǎo)致了檔案管理系統(tǒng)成為一種擺設(shè)[7].檔案整理人員的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用意識不高，雖然能夠利用計(jì)算機(jī)打印出規(guī)范整潔的目錄，但是檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化程度仍然很低.

4.2 實(shí)際工作中應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)進(jìn)行檔案整理的不足

有些高校的檔案管理系統(tǒng)只適合單機(jī)操作，數(shù)據(jù)系統(tǒng)設(shè)計(jì)的也較為簡單，只是簡單的實(shí)現(xiàn)了檔案資料的自動(dòng)編目與自動(dòng)檢索，卻沒有開發(fā)其他實(shí)質(zhì)性的應(yīng)用，輔助立卷的出現(xiàn)雖然擴(kuò)充了信息技術(shù)的應(yīng)用范圍，但是仍然沒有實(shí)現(xiàn)信息之間的共享，單機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案管理軟件已經(jīng)與網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的信息共享嚴(yán)重不符，必然阻礙檔案資料之間的信息共享與交流.

高校檔案類型不只是包括紙質(zhì)的資料，還包括其他的圖像、音頻、視頻等檔案信息，對這些信息的管理就不能采取與文本檔案相同的管理方式.多媒體技術(shù)的復(fù)雜性限制了其在信息管理中的廣泛應(yīng)用，因此也無法對文本之外的其他檔案信息進(jìn)行有效的管理.即使有些軟件可以處理多媒體信息，但是沒有形成一個(gè)統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫，其完整性和操作性水平都不高，增加了檢索的難度.

5 提高高校檔案規(guī)范化整理水平的具體措施

5.1 實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理

檔案信息的數(shù)字化管理是提高檔案規(guī)范化整理水平的重要途徑，檔案信息的復(fù)雜性與精確性使傳統(tǒng)的人工管理方式無法適應(yīng)大量的檔案管理工作，因此需要管理人員改變傳統(tǒng)的思維模式，采用更加科學(xué)的方法實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理.檔案信息的數(shù)字化管理與技術(shù)的實(shí)現(xiàn)是一項(xiàng)非常龐大的系統(tǒng)工程，不僅需要大量的技術(shù)資金支持，還需要投入大量的人力物力.館藏檔案中有真正利用價(jià)值的信息并不多，多半是更需要長期保存的館藏檔案，因此就需要加大對現(xiàn)有館藏檔案的鑒定力度，對使用頻率較高，更具有社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益的檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理，對那些基本沒有利用價(jià)值的檔案進(jìn)行暫時(shí)保存，提高檔案信息數(shù)字化管理的效率[8].

5.2 高校檔案管理模式的優(yōu)化

當(dāng)前高校的檔案管理不外乎兩種管理模式，納入式的管理模式和非納入式的管理模式.納入式的管理模式是指將高校各部門的檔案信息全部交給檔案館進(jìn)行統(tǒng)一管理，而非納入式的檔案管理則是指由各部門對本部門的檔案進(jìn)行分別管理，非納入式的管理模式具有多種表現(xiàn)形式，不同部門之間的管理模式也不盡相同.納入式的管理模式與非納入式的管理模式相比具有更多的優(yōu)點(diǎn)，具體表現(xiàn)在可以精簡機(jī)構(gòu)和管理人員，實(shí)現(xiàn)各部門檔案信息之間的信息資源共享，但是需要對檔案人員進(jìn)行合理的分工安排.非納入式的檔案管理模式可以使檔案人員在其他部門檔案中查找本部門沒有歸檔的信息資源.兩種管理模式各有利弊，高校只有根據(jù)本身的檔案整理現(xiàn)狀采取更加有效的檔案管理模式，最大限度的實(shí)現(xiàn)信息資源的互補(bǔ)和共享，才能實(shí)現(xiàn)各類檔案信息的保管和有效利用.

6 結(jié)語

當(dāng)前階段的高校檔案整理工作還存在許多的不足和缺陷，這就需要高校根據(jù)自身的工作實(shí)際，逐漸適應(yīng)新背景下的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用發(fā)展趨勢，結(jié)合國家檔案局和教育部頒布的有關(guān)規(guī)定，采取更加合理、科學(xué)的檔案管理模式，減少人力、物力資源的浪費(fèi)，保證自身的檔案整理水平向著科學(xué)化、規(guī)范化的方向發(fā)展.

參考文獻(xiàn)：

〔1〕周美蘭.新背景下高校檔案規(guī)范整理思考[J].檔案管理,2014（01）:37-38.

〔2〕郭懷珍.“大檔案”管理體制下高校檔案資源整合途徑研究[J].蘭臺世界,2013（14）:42-43.

〔3〕林世鳳.信息化背景下的高校檔案管理建設(shè)[J].改革與開放,2013（15）:90-91.

〔4〕邸家琴.在信息化背景下高校檔案館的功能定位與發(fā)展趨勢[J].黑龍江教育(高教研究與評估),2011（02）:40-41.

〔5〕龐莉,趙豪邁.電子文件背景下高校檔案集中管理模式初探[J].蘭臺世界,2011（06）:15-16.

〔6〕翁東東,畢堯翔.基于云計(jì)算的高校檔案管理系統(tǒng)研究[J].電子世界,2014（13）:22+24.

第2篇

關(guān)鍵詞：房屋檔案；收集整理；規(guī)范化

中圖分類號：G710 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1003-2851（2012）-10-0202-02

房屋權(quán)屬檔案，是指房產(chǎn)行政管理部門在房屋各類權(quán)屬登記、調(diào)查、測繪等房屋權(quán)屬管理工作中形成的有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù)等不同形式的歷史記錄，是城市房屋權(quán)屬登記管理工作的重要依據(jù)，在房屋權(quán)屬管理工作中發(fā)揮著無可替代的作用，形成了獨(dú)特的價(jià)值。

權(quán)屬檔案的收集與整理，指按照國家的法律規(guī)定，遵循文件材料形成的自然規(guī)律，依據(jù)歸檔立卷的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，把房屋權(quán)屬登記形成的各種資料，以及司法、政府行政職能部門等對相關(guān)權(quán)屬的執(zhí)行文書及文件等各種載體文件材料，有計(jì)劃地收集起來，經(jīng)過分類整理，并按一定的歸檔制度、程序、規(guī)范形成檔案卷宗，集中保管到檔案室。通過對權(quán)屬檔案的收集與整理，能夠完整地反映城市房屋權(quán)屬的現(xiàn)狀及其變遷歷史，是房屋權(quán)屬檔案管理的基礎(chǔ)性工作。

一、房屋權(quán)屬檔案收集工作的要求

1.收集房屋權(quán)屬檔案要完整。房屋權(quán)屬檔案完整包括一是種類齊全，要能全面、真實(shí)地反映房地產(chǎn)本來面貌，反映房屋權(quán)屬的歸屬、沿革、變動(dòng)等各種載體；二是材料完整，收集的各類房產(chǎn)檔案材料要系列化，能完整地反映房屋權(quán)屬情況。

2.收集房屋權(quán)屬檔案要準(zhǔn)確。房屋權(quán)屬檔案記錄的內(nèi)容要與實(shí)況相符，記錄的權(quán)利人姓名、權(quán)利種類、范圍、房地面積等要準(zhǔn)確，不能有誤差。

3.收集產(chǎn)權(quán)檔案要規(guī)范。一是檔案內(nèi)容規(guī)范，收集的產(chǎn)權(quán)檔案達(dá)到“十清”，即產(chǎn)權(quán)人清、產(chǎn)權(quán)來源清、產(chǎn)權(quán)性質(zhì)清、建成年份清、結(jié)構(gòu)層次清、房屋建筑面積清、占地面積清、四鄰界址清、房屋用途清、產(chǎn)籍圖號清。二是文件材料規(guī)范，收集的產(chǎn)權(quán)檔案要有利于永久保存，有利于裝訂保管。收集的產(chǎn)權(quán)檔案一般應(yīng)為原件。按規(guī)定可收復(fù)印、復(fù)制件的還應(yīng)由收件人進(jìn)行核對，并注明核對人及核對日期。復(fù)印、復(fù)制件必須清晰和規(guī)范，原則上采用16K紙復(fù)印。三是檔案收集規(guī)范，立檔單位在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為房產(chǎn)檔案保存的各種介質(zhì)文件材料，及時(shí)移交房地產(chǎn)檔案室歸檔。

二、房屋權(quán)屬檔案收集的內(nèi)容

（一）房屋權(quán)屬登記的文件材料

1.房屋產(chǎn)權(quán)來源的有關(guān)證明文件：房屋買賣合同書、房屋轉(zhuǎn)移（交換、析產(chǎn)、拆遷補(bǔ)償安置）協(xié)議、出售公有住房合同、房產(chǎn)轉(zhuǎn)移的批文、約定、法院判決（調(diào)解、裁定）書及協(xié)助執(zhí)行通知書、房產(chǎn)繼承（贈(zèng)與、遺贈(zèng)）公證書、仲裁文書、購房發(fā)票、付款憑證、完稅證明、土地使用證或用地證明文件、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、綜合驗(yàn)收證明、房屋所有權(quán)證及公有權(quán)證、初始登記證、預(yù)告登記證明等。

2.房屋權(quán)利人身份證明：身份證、軍（士）官證、護(hù)照、戶籍證明、單位的營業(yè)執(zhí)照或組織機(jī)構(gòu)代碼證、結(jié)婚證、戶口簿、夫妻關(guān)系證明、離婚證、離婚調(diào)解書或判決書、《婚姻狀況聲明書》、未（再）婚證明、離異或喪偶證明；工齡、職級或職稱證明、授權(quán)委托書、委托公證書等。

3.房產(chǎn)測繪報(bào)告書：計(jì)算書、勘測表、分間平面圖、產(chǎn)權(quán)證附圖、定點(diǎn)圖、墻界表等。

4.房屋產(chǎn)權(quán)登記中形成的文件：登記申請表、房屋權(quán)屬登記審核表、房屋登記收件收據(jù)、房改售房估價(jià)表、聯(lián)系單等。

5.登記機(jī)構(gòu)認(rèn)為需要的其他有關(guān)證明、報(bào)告、說明、批文、文件、決議、章程等材料。

（二）房屋抵押登記的文件材料：借款合同、抵押合同、同意抵押的證明、房屋權(quán)利人身份證明、抵押登記申請書、審批表、收件收據(jù)、登記機(jī)構(gòu)認(rèn)為需要的其他有關(guān)證明材料等。

（三）反映房屋權(quán)屬狀況的卡片：房屋棟卡、產(chǎn)權(quán)索引卡、地名索引卡等。

（四）反映房屋狀況的薄冊：發(fā)證記錄薄、產(chǎn)權(quán)清冊等。

（五）反映房屋權(quán)屬狀況的信息資料：攝影照片、錄像磁帶、計(jì)算機(jī)存儲的光、磁盤等。

（六）其它房屋權(quán)屬資料：法律文書、代管文件、歷史形成的各種房屋權(quán)屬證明等。

（七）登記機(jī)構(gòu)認(rèn)為需要的其他有關(guān)介質(zhì)材料等。

三、房屋權(quán)屬檔案的整理

（一）組卷要求

1.按照一證一卷的原則進(jìn)行組卷和立檔，非特定情況不并檔，每套房屋的產(chǎn)權(quán)登記要建立關(guān)聯(lián)索引。

2.房屋他項(xiàng)權(quán)利登記形成的有關(guān)資料，單獨(dú)立卷、建檔，并與產(chǎn)權(quán)登記形成的檔案從信息上建立關(guān)聯(lián)及數(shù)據(jù)索引。

3.房屋拆遷注銷登記實(shí)行收回房屋權(quán)屬證書與注銷資料單獨(dú)立卷，并做好查詢索引。

（二）檔案卷排序

對卷內(nèi)文件排序的目的是要保持卷內(nèi)文件之間的有機(jī)聯(lián)系，給每份文件材料以固定的位置，使卷內(nèi)文件系統(tǒng)化、層次化，以利于查找。一般遵循以房屋權(quán)屬變化、權(quán)屬文件形成的時(shí)間先后及權(quán)屬文件的主次關(guān)系為序的原則。

1.產(chǎn)權(quán)檔案的排序：a、房屋權(quán)屬登記審核表。b、房屋所有權(quán)登記申請書。c、房屋登記收件收據(jù)。d、合同或協(xié)議書：包括購房合同、房屋轉(zhuǎn)讓協(xié)議、房屋交換協(xié)議、出售公有住房合同等。e、估價(jià)表。f、測繪成果：包括計(jì)算書、勘丈表、分間平面圖、產(chǎn)權(quán)證附圖、定點(diǎn)圖等。g、委托書：包括授權(quán)委托書、公證的委托書等。h、法律文書：包括協(xié)助執(zhí)行通知書、裁定書、調(diào)解書、判決書等。i、公證文書：包括贈(zèng)與、（接受）遺贈(zèng)、（放棄）繼承、拍賣等公證書。j、申請書或承諾書：包括個(gè)人或單位出具的所有申請書和承諾書。k、證明：包括個(gè)人或單位出具的所有證明、墻身歸屬證明、出售公有住房證明和清冊。l、約定。m、報(bào)告或說明：包括房屋安全鑒定報(bào)告、門牌號與合同不一致的說明等。n、聯(lián)系單。o、董事會(huì)決議和章程。p、發(fā)票；包括發(fā)票、付款憑證、收據(jù)、完稅證明等。q、建設(shè)規(guī)劃證書：包括規(guī)劃許可證、竣工驗(yàn)收合格證、建筑執(zhí)照、立項(xiàng)批文等。r、身份證明：包括個(gè)人的身份證、軍官證、護(hù)照、戶籍證明，單位的營業(yè)執(zhí)照或組織機(jī)構(gòu)代碼證；結(jié)婚證、戶口簿、夫妻關(guān)系證明、離婚證、離婚調(diào)解書或判決書、《婚姻狀況聲明書》、未（再）婚證明、離異或喪偶證明：工齡、職級、職稱證明。s、土地使用證：包括土地使用證或用地證明文件。t、房產(chǎn)登記證書：包括房屋所有證、共有權(quán)證、初始登記證、預(yù)告登記證明等。u、上述未列書證。

2.抵押檔案的排序：a、他項(xiàng)權(quán)利登記審核表。b、他項(xiàng)權(quán)利登記申請表。c、房屋登記收件收據(jù)。d、合同或協(xié)議書。e、抵押物清單。f、委托書。g、承諾書。h、聯(lián)系單。i、公證文書。j、證明。k、批復(fù)。l、評估報(bào)告。m、董事會(huì)決議和章程。n、建設(shè)規(guī)劃證書。o、身份證明。p、土地使用證。q、上述未列書證。

（三）編號規(guī)定

檔案編號采用流水號（00000001—N）。該號主要表示了檔案在盒中存放的順序，即盒內(nèi)順序排放。

按照檔案的類型編排檔案屬性號。其編號為：類號+庫號+列號+組號+層號+盒號，共8位，編號具體規(guī)則如下：

1.類號：采用1位數(shù)字，該號主要用于區(qū)分登記種類，“C”表示轉(zhuǎn)移、變更登記等產(chǎn)生的房產(chǎn)檔案，“D”表示他項(xiàng)權(quán)利登記產(chǎn)生的抵押檔案。另外，根據(jù)需要增加檔案上架種類。

2.庫號：采用1位數(shù)字。將各庫房統(tǒng)一編號。

3.列號：采用2位數(shù)字（01—88）。

4.組號：采用1位數(shù)字（1—8組），每列共8組。

5.層號采用1位數(shù)字（1—4）。每組固定為4層。

6.盒號：采用2位數(shù)字（01—20）。每層規(guī)定擺放20盒檔案。

（四）整理檔案的規(guī)定和流程

1.資料整理

a、資料核對：與資料交接清單核對資料份數(shù)、證號是否相符，與收件收據(jù)核對資料件數(shù)是否相符。

b、資料剪貼：按照16K紙張的尺寸，裁剪或粘貼資料，去除金屬物。

c、排序編頁：根據(jù)檔案卷排序的要求對資料排序，在檔案資料正面右上角用鉛筆編寫頁碼。

d、檔案移交：將整理完后的檔案分類移交到檔案編號。

2.檔案編號

a、編檔案號：按照檔案號編號規(guī)定，在系統(tǒng)中進(jìn)行編號。

b、打印目錄：按照檔案的分類打印卷內(nèi)目錄，對每盒的所有卷打印盒內(nèi)目錄。

c、制作卷盒：制作檔案盒，打印盒封面及盒背脊標(biāo)簽并將標(biāo)簽粘貼于檔案盒上。

第3篇

關(guān)鍵詞：檔案征集；規(guī)范化；管理

作者簡介：楊彩虹（1978-），女，五常人，大學(xué)本科，副研究館員，檔案管理

隨著社會(huì)的進(jìn)步，檔案工作顯得愈發(fā)重要，我們要不斷發(fā)展檔案館中的檔案類型，促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展，要想做到檔案資源的豐富，就要進(jìn)行檔案的收集工作。在我國的眾多地區(qū)，都已經(jīng)逐步開展了檔案征集工作，并且取得了明顯的效果。本文通過借鑒一些省市的檔案收集工作的經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)一步探討了如何對檔案的收集工作進(jìn)行規(guī)范化的管理，希望在今后的收集工作中，相關(guān)人員能夠不斷提升工作效率，為我國的檔案事業(yè)作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)，豐富檔案館內(nèi)的收藏。

一、檔案征集工作的涵義

要相對檔案進(jìn)行有效的收集，首先我們要明確檔案征集工作所具有涵義，這樣才能使人們重視起檔案的收集工作，將這一工作作為發(fā)展檔案事業(yè)的重點(diǎn)任務(wù)。檔案征集就是將檔案進(jìn)行收集整理的工作，這些檔案散落在各處，需要相關(guān)工作人員進(jìn)行細(xì)致的分析，進(jìn)行查找，最終將遺落在民間的檔案回收進(jìn)檔案館內(nèi)。檔案具有重要的意義，不僅能夠體現(xiàn)出一個(gè)國家發(fā)展的狀況，還能預(yù)示今后國家的進(jìn)一步發(fā)展，所以我們要加強(qiáng)檔案的征集工作。但是要注意的是，本文中所提及的檔案征集，主要是指收集的行為，并不包含在完成收集后對檔案進(jìn)行的進(jìn)一步整理或是保管工作。

二、檔案征集工作的流程

在檔案征集的過程中，我們應(yīng)該從如下幾個(gè)方面開展，大致的流程可以分為五個(gè)部分，其中又可以細(xì)化為多個(gè)步驟，下面我們來進(jìn)行大致的了解。首先，要想進(jìn)行檔案的收集，就要制定合理的計(jì)劃，這樣才能有序的進(jìn)行工作，在完成規(guī)劃的制定后，我們就可以廣泛對檔案的征集提出意向了，在此基礎(chǔ)上，對檔案的規(guī)劃進(jìn)行評估，看使其否符合檔案征集的相關(guān)要求，并且召開專家會(huì)議，對檔案征集的可行性進(jìn)行詳細(xì)的探討，在完成上述步驟后，就可以進(jìn)行檔案的審批了，如果審批通過，我們就可以開展檔案征集工作了。其次，從全國各地進(jìn)行檔案的收集過程中，篩選出有價(jià)值的檔案進(jìn)行接收，將這些收集到的檔案交接給其他部門進(jìn)行整理，同時(shí)要對檔案的捐贈(zèng)者進(jìn)行一定的獎(jiǎng)勵(lì)，在完成檔案的整理后，就可以移送至庫房進(jìn)行保管了，在保管的同時(shí)，還應(yīng)該建立專門的業(yè)務(wù)檔案，以便做到有據(jù)可依，也便于對檔案進(jìn)行查找。

三、檔案征集工作流程規(guī)范化管理探討

檔案的征集工作每一個(gè)環(huán)節(jié)、每一個(gè)步驟都要設(shè)立相應(yīng)的制度，以便在今后的檔案查找過程中具有一定的依據(jù)。只有進(jìn)行規(guī)范化的管理，才能將我國的檔案事業(yè)發(fā)展得越來越好，同時(shí)也能夠促進(jìn)檔案征集工作的進(jìn)一步發(fā)展，下面我們對其中的幾個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行一定的分析。

1、“檔案的征集規(guī)劃”是保證檔案征集工作順利實(shí)施的基礎(chǔ)，工作人員在對檔案進(jìn)行征集的過程中，都是以該規(guī)劃為向?qū)Ф_展工作的。對檔案征集進(jìn)行規(guī)劃其中包含了較多的內(nèi)容，以征集原則為基礎(chǔ)，涵蓋了各個(gè)方面的內(nèi)容，例如征集的方式，對不同的檔案信息進(jìn)行不同方式的征集工作，還有從經(jīng)費(fèi)的方面進(jìn)行考慮，進(jìn)行經(jīng)費(fèi)的預(yù)算等。其中征集原則是十分重要的，因?yàn)槠浜w了檔案征集工作的重要內(nèi)容。要在檔案館的收藏范圍內(nèi)進(jìn)行檔案的征集，并不是所有的檔案信息都要收藏進(jìn)館的，如果將所有的信息都收集進(jìn)檔案館內(nèi)，其空間也不能夠滿足相應(yīng)的要求，所以我們應(yīng)該從實(shí)際出發(fā)，充分考慮到檔案館內(nèi)所需要的資源。除此之外，對檔案收集的信息來源要明確，工作人員要對檔案的相關(guān)信息進(jìn)行詳細(xì)的記錄，以便在今后的工作中向貢獻(xiàn)檔案的人員進(jìn)行一定的獎(jiǎng)勵(lì)。

2、“召開專家鑒定會(huì)”并不是檔案征集工作必需的程序，只有當(dāng)單件或批量征集金額超過規(guī)定金額，或?qū)φ骷瘜ο蟮恼鎮(zhèn)位蛘邇r(jià)值存在爭議的時(shí)候，才由檔案館或者征集對象持有人提請召開專家鑒定會(huì)。“征集檔案移交整理”，整理人員可以由檔案征集人員兼任，也可以是獨(dú)立于征集人員的其他人員。筆者認(rèn)為，為了保證征集檔案及時(shí)交到檔案館，及時(shí)完成整理工作進(jìn)入庫房，由獨(dú)立于檔案征集人員的其他人員來完成征集檔案進(jìn)館后未能進(jìn)入庫房這一暫存時(shí)期的管理，更為穩(wěn)妥。

3、“獎(jiǎng)勵(lì)捐贈(zèng)”。獎(jiǎng)勵(lì)僅適用于持有人無償向檔案館捐贈(zèng)檔案的行為。為了達(dá)到規(guī)范的目的，在控制流程的基礎(chǔ)上，需要制定系列配套的制度和相應(yīng)的文本。

四、規(guī)范檔案征集人員行為

1、現(xiàn)有的行政規(guī)章，如某省《檔案征集辦法》對征集人員的行為做出了規(guī)定“：檔案館征集檔案，應(yīng)當(dāng)有2名以上工作人員共同進(jìn)行。征集檔案時(shí)，檔案征集人員應(yīng)當(dāng)主動(dòng)出示表明身份和工作任務(wù)的證明文件。檔案征集人員應(yīng)當(dāng)自征集完成之日起10日內(nèi)將征集到的檔案交檔案館。檔案館應(yīng)當(dāng)將征集的檔案登記造冊。檔案征集人員將征集的檔案據(jù)為己有的，由縣級以上地方人民政府檔案行政管理部門責(zé)令其交檔案館，并依法給予行政處分；造成損失的，依法賠償損失；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。

2、征集工作是一項(xiàng)政策性、技術(shù)性都很強(qiáng)的工作，檔案館可以在行政規(guī)章的基礎(chǔ)上，依據(jù)《檔案工作者職業(yè)道德準(zhǔn)則》和《國際博物館協(xié)會(huì)職業(yè)道德準(zhǔn)則》等，制訂《檔案征集人員行為規(guī)范》，對檔案征集人員提出道德、行為方面的要求：一是平等坦誠地對待征集對象持有人。征集人員不能以欺騙等不良手段從持有人手中取得征集對象；二是必須認(rèn)真收集、科學(xué)記錄擬征集對象的原始資料；三是嚴(yán)格執(zhí)行新征集檔案移交制度；四是不得開展與職務(wù)工作領(lǐng)域相同的私人收藏活動(dòng)；五是嚴(yán)格執(zhí)行保密制度。

3、加強(qiáng)檔案征集工作，是檔案館豐富館藏的重要途徑之一。全國各級各類檔案館積極開展檔案征集工作，這些行政規(guī)章的出臺，對加強(qiáng)、規(guī)范檔案征集工作，有效地保護(hù)和利用檔案是十分必要的。《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》等檔案法律法規(guī)雖然對檔案征集有所規(guī)定，但涉及條款不多且較為原則，各省出臺的行政規(guī)章則較為具體。筆者工作在檔案征集崗位上，深感為了規(guī)范檔案征集工作，有必要在上述法規(guī)規(guī)章的基礎(chǔ)上進(jìn)一步認(rèn)真梳理檔案征集工作流程，制定工作規(guī)范。

五、結(jié)語

綜上所述，檔案的征集工作是檔案事業(yè)進(jìn)一步發(fā)展的重點(diǎn)環(huán)節(jié)之一，為了不使眾多具有價(jià)值的檔案流落在民間，我們要加強(qiáng)檔案的征集工作，使檔案征集工作順利、規(guī)范的進(jìn)行，促進(jìn)檔案征集工作的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]李林森.走出檔案征集工作的困境[J].山西檔案.2007(S2)

[2]菅春梅.檔案征集工作的探討[J].職大學(xué)報(bào).2007(03)

第4篇

自改革開放以來，我黨立足于全心全意為人民服務(wù)，并加大了服務(wù)型政府建設(shè)，對行政各項(xiàng)工作進(jìn)行了調(diào)整和優(yōu)化。辦公室作為行政工作的基本部門，主要負(fù)責(zé)檔案管理、信息上傳下達(dá)等工作，工作內(nèi)容較多，且占據(jù)十分重要的地位。但是當(dāng)前檔案管理工作由于各部門之間缺少溝通和交流，出現(xiàn)了各自為政的現(xiàn)象，無法將資料有機(jī)整合到一起，在一定程度上增加了檔案工作開展難度，且效率較低，缺乏規(guī)范性，不利于行政辦公室各項(xiàng)工作的開展。因此加強(qiáng)對辦公室檔案管理規(guī)范化對策的研究具有積極的借鑒意義，能夠幫助我們正視該項(xiàng)工作的同時(shí)，還能夠注重細(xì)節(jié)工作，提高管理規(guī)范化水平。

二、檔案管理概念

所謂檔案管理，主要是指檔案的收集、整理及保管等活動(dòng)的總和。就本質(zhì)來看，檔案管理工作是一項(xiàng)管理性、服務(wù)性及政治性工作，在整個(gè)管理過程中，它不生產(chǎn)物質(zhì)財(cái)富，主要負(fù)責(zé)各個(gè)部門歷史文件管理工作。同時(shí)檔案管理并非獨(dú)立性工作，滲透至社會(huì)管理系統(tǒng)中的各個(gè)環(huán)節(jié)，為社會(huì)實(shí)踐工作提供服務(wù)和支持，這也是區(qū)別于其他工作的主要特點(diǎn)。目前，我國檔案管理工作尚處于發(fā)展階段，整體管理水平還有待提升，需要我們給予更多的關(guān)注，并加大研究力度，從根本上實(shí)現(xiàn)檔案管理制度化、規(guī)劃化發(fā)展目標(biāo)。

三、檔案管理規(guī)范化的重要意義

加強(qiáng)對檔案的規(guī)范化管理是一項(xiàng)具有現(xiàn)代意義的工作，特別是在信息時(shí)代下，檔案中蘊(yùn)含著的大量資料信息，也是以往工作的總結(jié)，能夠?yàn)樾姓k公室未來工作提供更多依據(jù)和支持。具體來說，規(guī)范化管理的意義表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

第一，順應(yīng)時(shí)展趨勢。新經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，市場經(jīng)濟(jì)、新理念等外部環(huán)境發(fā)生了根本性變化。而萬物發(fā)展規(guī)律證明了應(yīng)時(shí)而謀、因勢而動(dòng)、順勢而為，才是持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展的基本規(guī)律，只有順應(yīng)時(shí)展，反思自身存在的不足，不斷革新自身理念、處事方式，才能夠獲得長足發(fā)展。檔案管理工作作為行政工作的一部分，記載著行政工作的過往，具有較強(qiáng)的參考意義，落實(shí)好該項(xiàng)工作，是行政工作順應(yīng)時(shí)代的具體表現(xiàn)。

第二，提高服務(wù)中心管理水平的具體表現(xiàn)。檔案管理是行政辦公室的主要內(nèi)容，具體來說，就是檔案人員對以往工作相關(guān)的資料等進(jìn)行整理、歸檔，并幫助行政工作發(fā)現(xiàn)其中存在的不足及問題，采取針對性措施，加以調(diào)整和優(yōu)化，不斷提高行政服務(wù)質(zhì)量。同時(shí)，檔案管理作為行政文化建設(shè)的基本內(nèi)容，對于樹立良好政府形象具有積極地推進(jìn)作用，最為關(guān)鍵的是能夠通過對檔案資料的充分利用，對職工進(jìn)行績效考核，實(shí)現(xiàn)對職工的全面、具體化管理，從而真正意義上落實(shí)行政現(xiàn)代化管理目標(biāo)。

第三，有利于行政事業(yè)持續(xù)發(fā)展。管理工作貫穿于行政服務(wù)工作全過程，檔案管理作為其中的一部分，通過行政工作的歷程、經(jīng)驗(yàn)等資料進(jìn)行回顧和整理，能夠總結(jié)其中的經(jīng)驗(yàn)。尤其是檔案中的資料都是部門的精華之所在，任何事物發(fā)展過程都并非一帆風(fēng)順，通過檔案工作這一載體，我們能夠進(jìn)行反思，并結(jié)合外部發(fā)展趨勢，制定科學(xué)的發(fā)展規(guī)劃，從而促進(jìn)服務(wù)中心持續(xù)發(fā)展，為社會(huì)主義社會(huì)建設(shè)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，取得公眾們的信任和認(rèn)可，并與我黨共同創(chuàng)建美好的未來。

四、提高規(guī)范化水平的措施

現(xiàn)階段，規(guī)范化管理是行政服務(wù)中心新時(shí)期發(fā)展的必然要求，其不僅體現(xiàn)在制度、管理等方面，還表現(xiàn)在管理方式及人員培訓(xùn)等更為具體的方面。因此筆者結(jié)合多年工作經(jīng)驗(yàn)，建議該項(xiàng)工作可以從下列方面人手：

（1）重視規(guī)劃管理，完善管理制度

目前，我國正處于市場經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型階段，人民群眾對于行政服務(wù)質(zhì)量提出了更高的要求，而作為影響質(zhì)量的主要因素，檔案管理工作規(guī)范化水平成為實(shí)現(xiàn)上述目標(biāo)的重中之重，只有真正落實(shí)了規(guī)劃化管理目標(biāo)，才能夠?yàn)闄n案管理工作提供保障。具體來說，行政部門領(lǐng)導(dǎo)作為―個(gè)部門的組織者和引導(dǎo)者，要從自身人手，樹立新型管理理念，重視檔案管理工作在整個(gè)行政服務(wù)中心的積極作用的發(fā)揮，并經(jīng)常過問該項(xiàng)工作實(shí)施現(xiàn)狀，適當(dāng)增加人力、資金等方面的投入，為該項(xiàng)工作的有序開展保駕護(hù)航。同時(shí)在部門內(nèi)部應(yīng)積極宣傳該項(xiàng)工作，并成立專門的管理部門，由領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，領(lǐng)導(dǎo)檔案人員全面開展檔案規(guī)劃化管理工作，立足于當(dāng)前工作現(xiàn)狀，收集并梳理存在的問題，提出解決對策，提供組織保障。

制度具有根本、長期等特點(diǎn)，是檔案規(guī)范化管理的關(guān)鍵。因此在檔案規(guī)劃化管理工作中，我們要充分利用制度手段，約束和限制不規(guī)范行為。在實(shí)踐中，要立足于部門發(fā)展新目標(biāo)、新形勢，將制度完善工作列入到重點(diǎn)工作列表當(dāng)中，對現(xiàn)有檔案制度中存在的不足和缺陷進(jìn)行完善，及時(shí)取消不合理內(nèi)容，并在此基礎(chǔ)上提出相應(yīng)的內(nèi)容，形成系統(tǒng)化制度體系。不僅如此，還應(yīng)重視對制度的執(zhí)行，定期對檔案人員進(jìn)行培訓(xùn)，構(gòu)建相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制，促使檔案管理人員能夠在工作中，發(fā)揮主觀能動(dòng)性，實(shí)現(xiàn)對檔案管理的規(guī)劃化處理，減少檔案遺漏、丟失等不良問題。

（2）強(qiáng)化管理體系，保證信息真實(shí)性

筆者認(rèn)為針對檔案規(guī)范化管理工作，我們在開展工作中，應(yīng)進(jìn)一步完善檔案管理體系，實(shí)現(xiàn)對檔案工作的統(tǒng)一管理，形成合力，重視對該項(xiàng)工作的協(xié)同體系建設(shè)，將各個(gè)部門整合到一起，共同構(gòu)建聯(lián)席會(huì)議制度，將該項(xiàng)工作拓展至領(lǐng)域、部門及環(huán)節(jié)全過程，特別是要重視人員能力建設(shè)。21世紀(jì)，知識更新速度遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過我們的想象，只有掌握新知識、新技術(shù)，才能夠更好地?fù)?dān)任這份工作，繼而實(shí)現(xiàn)對檔案資源的深度挖掘，提高信息資源利用價(jià)值。值得注意的是，不同于其他信息，檔案信息資源具有保密性特點(diǎn)，需要我們對管理人員進(jìn)行保密知識教育，保證管理人員的綜合素質(zhì)能夠與時(shí)展趨勢相契合。

新時(shí)期下的檔案管理人員要轉(zhuǎn)變工作風(fēng)格，由原來的等、靠、要被動(dòng)狀態(tài)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)與其他部門保持非常密切的聯(lián)系，能夠在第一實(shí)踐收集各類資料信息，做到認(rèn)真檢查和核實(shí)，科學(xué)歸檔并保存，從而確保信息的真實(shí)、可靠性。不同于傳統(tǒng)時(shí)代，如果一味堅(jiān)持傳統(tǒng)方式無法全面反映行政事業(yè)發(fā)展歷程，且信息價(jià)值也無法得到最大限度的發(fā)揮。因此檔案人員應(yīng)立足于社會(huì)發(fā)展現(xiàn)狀，擴(kuò)大檔案資料收集范圍，無論是業(yè)務(wù)、還是職工都應(yīng)成為其中的一部分，促使檔案規(guī)范化工作能夠改進(jìn)行政工作，從而為進(jìn)一步挖掘行政工作資源創(chuàng)建良好的平臺。

（3）構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)體系，規(guī)范檔案利用

現(xiàn)階段，信息技術(shù)與我國行政工作的深度結(jié)合，電子政務(wù)應(yīng)運(yùn)而生。在此基礎(chǔ)上，行政工作信息化、現(xiàn)代化建設(shè)已然成為現(xiàn)實(shí)。目前，筆者所在行政服務(wù)中心基本實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)服務(wù)系統(tǒng)，為檔案管理工作提供了技術(shù)保障。同時(shí)在計(jì)算機(jī)飛速發(fā)展趨勢下，檔案網(wǎng)絡(luò)化將會(huì)得到了進(jìn)一步推廣和普及。但是信息化水平尚未達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)。因此服務(wù)中心應(yīng)堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，積極引進(jìn)先進(jìn)信息處理技術(shù)，邀請專業(yè)技術(shù)人員，結(jié)合服務(wù)中心的工作特點(diǎn)，構(gòu)建針對性的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)體系，提高檔案管理規(guī)范化水平，促使檔案資料收集、整理及歸檔等工作都能夠按照既定的要求進(jìn)行，從而有效提高管理有效性。為了加快檔案規(guī)劃化管理進(jìn)程，我們要明確認(rèn)識到培養(yǎng)技術(shù)人員的重要性，促使其能夠兼顧檔案與技術(shù)操作等專業(yè)知識，在系統(tǒng)出現(xiàn)問題時(shí)，能夠及時(shí)解決問題，確保系統(tǒng)始終處于健康運(yùn)行狀態(tài)當(dāng)中。更為重要的是，我們還需要與政府其他部門建立合作關(guān)系，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)化管理體系，實(shí)現(xiàn)信息共享及傳達(dá)，以此來適應(yīng)服務(wù)型政府發(fā)展需求。

檔案管理工作的終極目標(biāo)是發(fā)揮其保存及應(yīng)用價(jià)值，為社會(huì)實(shí)踐提供借鑒和參考。只有開發(fā)和利用檔案的應(yīng)用價(jià)值，才能夠?yàn)樾姓ぷ魉降奶嵘龀龈嘭暙I(xiàn)。因此在行政服務(wù)中心內(nèi)部，我們應(yīng)在現(xiàn)有檔案基礎(chǔ)之上舉辦檔案展覽等活動(dòng)，充分發(fā)揮檔案資源的社會(huì)宣傳功能，將靜態(tài)的檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閯?dòng)態(tài)的資源，以此來引導(dǎo)職工能夠樹立正確檔案規(guī)范化理念。不但如此，還應(yīng)創(chuàng)新檔案利用方式，進(jìn)一步拓展檔案的服務(wù)范圍，深化其服務(wù)功能，逐步朝著電子化、網(wǎng)絡(luò)化等方向發(fā)展，形成一體化檔案信息體系，從而激活檔案的社會(huì)效益。

第5篇

關(guān)鍵詞:文化執(zhí)法;檔案管理;規(guī)范化

在信息時(shí)代的今天，檔案管理工作為了滿足新時(shí)代背景下的要求，不得不向信息化方向轉(zhuǎn)變。而文化市場行政活動(dòng)的記錄與憑證就是檔案信息，因此如何規(guī)范管理行政執(zhí)法檔案是我國政府部門需要重點(diǎn)探討的問題。因此，本文淺談了規(guī)范文化行政執(zhí)法檔案管理的對策。

一、檔案管理工作需要從“全”字入手

(一)建檔要全面

文化市場管理檔案工作牽涉到行業(yè)內(nèi)廣大用戶，需要構(gòu)建健全的綜合管理建檔。行業(yè)內(nèi)有典型行業(yè)經(jīng)營群體和代表性經(jīng)營業(yè)戶都需要進(jìn)行建檔。這樣，一個(gè)區(qū)域中的文化市場檔案管理工作才能夠有效的構(gòu)建起來。

(二)收全放寬

檔案材料不但是收進(jìn)與發(fā)出的紅頭文件，而且也是一系列記錄數(shù)據(jù)的材料。在文件材料歸檔擬定過程中，應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況，擴(kuò)大歸檔范圍。唯有這樣做，才可以將文化市場綜合執(zhí)法的整個(gè)過程反映出來。

(三)類別要全面

一個(gè)地區(qū)的文化市場管理檔案要包括很多種，如:影響檔案、文書檔案、技術(shù)檔案、專業(yè)型檔案等。在檔案載體上，既需要有傳統(tǒng)紙質(zhì)型的，也有現(xiàn)代錄像、照片、視頻等類型的。

二、加大力度建設(shè)信息安全人才隊(duì)伍

文化執(zhí)法檔案信息管理工作必須要由專業(yè)的人負(fù)責(zé)，因此確保檔案信息整體安全和有效，應(yīng)強(qiáng)化建設(shè)信息安全人才隊(duì)伍。首先，要吸納大量的綜合型檔案管理人才，進(jìn)而從整體上提高檔案信息管理人員的素質(zhì)素養(yǎng)。其次，要強(qiáng)化檔案管理人員安全意識和思想道德素質(zhì)，進(jìn)而使檔案管理人員可以積極的、主動(dòng)的進(jìn)行檔案信息管理工作。三是，制定完善的激勵(lì)機(jī)制，進(jìn)而加強(qiáng)檔案管理人員管理檔案的水平，并積極的學(xué)習(xí)各項(xiàng)新技術(shù)，從而為檔案信息的安全管理奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

三、檔案管理要搞活“用”字

(一)因人利用

結(jié)合檔案建檔管理需求，將各個(gè)年份的文化市場經(jīng)營門戶種類、經(jīng)營狀況和行業(yè)分布等數(shù)據(jù)信息，統(tǒng)一的規(guī)劃入檔，便于有關(guān)工作人員的有效使用。

(二)嚴(yán)加管理和使用

建立文化市場行政處罰案卷，應(yīng)結(jié)合具體法律條例規(guī)定，反復(fù)檢驗(yàn)，最好咨詢相關(guān)法制部門，在他們的建議和指導(dǎo)下，真正做到依法建檔。若是特殊類型的檔案，嚴(yán)加使用，更不允許建檔。

(三)用多種形式傳遞檔案信息

將文化市場業(yè)戶經(jīng)營信息、行政處罰信息和文化市場信息等以多種形式傳遞給廣大社會(huì)公眾，形成依法治理、依法行政的格局，規(guī)范行政執(zhí)法檔案的管理，從多方面上加強(qiáng)行政檔案的管理。

四、檔案管理要注重“改”

(一)上下兩級共同發(fā)力

由政府直接牽頭，縣鄉(xiāng)財(cái)政預(yù)算中列入檔案管理經(jīng)費(fèi)，并配置專門的檔案管理人員，對文化市場檔案集中管理，由專門的人員負(fù)責(zé)規(guī)劃、監(jiān)督文化市場檔案工作。

(二)穩(wěn)定檔案干部人員

文化市場檔案干部需要結(jié)合我國頒布的有關(guān)于檔案管理法律條例，并盡可能提高檔案管理人員的薪資待遇，并拓寬檔案管理人員的晉升渠道，由于工作實(shí)際需要確實(shí)要提拔檔案干部，應(yīng)征得上一級檔案行政管理部門的同意后，并適當(dāng)?shù)难a(bǔ)充檔案管理干部。

(三)改進(jìn)檔案工作方式

轉(zhuǎn)變以前單一的重指導(dǎo)輕服務(wù)的做法，向著強(qiáng)化法治推行監(jiān)督檢查和做好有效轉(zhuǎn)化服務(wù)形式工作，向著分析問題與解決問題，加強(qiáng)水平，促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)方向轉(zhuǎn)變。并且，應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)，深入進(jìn)行調(diào)查分析，對檔案中出現(xiàn)的各種問題及時(shí)解決，并深入探索管理文化市場檔案的新方法。

五、建立健全的檔案信息法制管理加大力度

對檔案信息管理進(jìn)行法制建設(shè)，為強(qiáng)化檔案信息安全管理做好各方面工作。由于只有在行政執(zhí)法的狀況下，才能減少檔案管理中存在的安全隱患。一是，政府應(yīng)出臺與檔案信息安全管理相關(guān)的法律條例，進(jìn)而強(qiáng)化建設(shè)檔案信息管理法制水平。二是，檔案信息安全是一個(gè)較為復(fù)雜的問題，因此還應(yīng)該在制度與組織上采用一系列的措施。因此，既需要建立健全的管理制度，也需要制定出應(yīng)急處理檔案信息安全保障機(jī)制，進(jìn)而盡量減少威脅檔案信息安全的一系列行為，最大程度上做好預(yù)防檔案新威脅工作。

六、檔案管理可以從“收”字著手

(一)大力宣傳與推廣

要在強(qiáng)化推廣與宣傳與檔案管理有關(guān)的法律法規(guī)定下，達(dá)到提高全民檔案管理意識的目的，明確檔案管理工作與文化市場管理工作二者的關(guān)系。要加大力度宣傳利用檔案創(chuàng)造的社會(huì)與經(jīng)濟(jì)效益事例，引起社會(huì)公眾的廣泛注重，激發(fā)個(gè)人或者部門對管理檔案的欲望和熱情。在普及檔案知識教育下，消除傳統(tǒng)檔案管理的不足，真正提高檔案管理質(zhì)量。可以說無論對于任何工作的開展，宣傳這一環(huán)節(jié)工作尤為重要，想要切實(shí)的提高文化行政執(zhí)法檔案管理水平，勢必要加大力度宣傳與檔案管理有關(guān)的理論知識，使更多的檔案管理人員真正意識到檔案管理的重要性，由此在自身工作中可以負(fù)責(zé)任的、認(rèn)真的進(jìn)行每項(xiàng)工作，最大限度上提高自身的工作能力。

(二)建立完善的檔案管理制度

文化市場綜合執(zhí)法應(yīng)結(jié)合單位具體狀況構(gòu)建完善的檔案管理制度，最好建立形式多樣的檔案歸檔制度，將歸檔的文件材料面放寬些，規(guī)定更加具體些，以達(dá)到促進(jìn)文化市場發(fā)展的目的。對于典型的經(jīng)營群體檔案信息、培訓(xùn)記錄、綜合性材料等等都應(yīng)保存好，分類進(jìn)行歸檔，便于后續(xù)的使用。同時(shí)，還需要構(gòu)建完善的獎(jiǎng)懲制度，在工作中表現(xiàn)優(yōu)異的檔案管理人員應(yīng)給予獎(jiǎng)勵(lì)，獎(jiǎng)勵(lì)形式包括物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)和精神獎(jiǎng)勵(lì)，以物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)為主，進(jìn)而提高管理人員工作的積極性。反之，對于表現(xiàn)差的職工應(yīng)給予懲罰，情況嚴(yán)重者應(yīng)給予開除處分，從而給其他工作人員一個(gè)警示的作用。

(三)經(jīng)常檢查和指導(dǎo)

縣級檔案行政管理部門應(yīng)該定期或者不定期到文化市場行政執(zhí)法大隊(duì)對檔案建設(shè)管理工作進(jìn)行監(jiān)督與指導(dǎo)，主管局也要經(jīng)常去監(jiān)督與指導(dǎo)文化市場檔案工作，第一時(shí)間內(nèi)發(fā)現(xiàn)問題，并采用相應(yīng)的對策妥善解決問題。同時(shí)文化市場行政執(zhí)法機(jī)構(gòu)中還需要做到明確權(quán)責(zé)，唯有明確權(quán)責(zé)，才能扭轉(zhuǎn)權(quán)責(zé)不清這一局面，才能在出現(xiàn)問題后找到相應(yīng)的負(fù)責(zé)人，從整體上加強(qiáng)檔案管理質(zhì)量。

七、確保檔案信息管理系統(tǒng)的安全性

為了保證文化執(zhí)法檔案信息的安全有效，應(yīng)確保檔案信息管理系統(tǒng)的有效性與安全性。一方面，應(yīng)定期或者不定期掃描網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，應(yīng)充分利用黑客掃描工具，保證檔案網(wǎng)絡(luò)信息的有效與安全。而還需要記錄下這些掃描的信息，進(jìn)而便于管理人員監(jiān)督與檢查。另外，在客戶端與局域網(wǎng)服務(wù)器中安裝上查殺病毒的軟件，進(jìn)而保證系統(tǒng)的安全。同時(shí)，使用多種網(wǎng)絡(luò)安全產(chǎn)品來管理系統(tǒng)，進(jìn)而從根本上消除網(wǎng)絡(luò)給信息管理系統(tǒng)帶來的威脅。

八、做好建設(shè)檔案信息基礎(chǔ)設(shè)備工作

想要確保文化執(zhí)法檔案信息的有效與安全，必須要對檔案信息管理基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行大力建設(shè)。首先，在選擇計(jì)算機(jī)硬件與軟件設(shè)備中，以高質(zhì)量為標(biāo)準(zhǔn)，購買和安裝硬件設(shè)備質(zhì)量高的產(chǎn)品。而因?yàn)槲幕瘓?zhí)法檔案信息中有很多數(shù)據(jù)，因此要結(jié)合檔案信息的特征來相應(yīng)具體的存儲介質(zhì)，并備份數(shù)據(jù)信息。其次，要做好管理和維護(hù)檔案信息傳輸設(shè)備工作。為了可以更加高效的進(jìn)行這項(xiàng)工作，應(yīng)安排專人維護(hù)與管理這項(xiàng)設(shè)備，并且負(fù)責(zé)管理設(shè)備所處于的環(huán)境，進(jìn)而保證設(shè)備可以安全有效的運(yùn)作。

總而言之，想要提高文化市場行政執(zhí)法檔案管理質(zhì)量，就必須要對檔案信息中的安全問題妥善解決，進(jìn)而為保障檔案信息管理工作順利進(jìn)行。想要解決這一問題，既需要建設(shè)好檔案信息管理基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施，也需要加大力度建設(shè)信息安全人才隊(duì)伍，并健全與檔案信息管理有關(guān)的法律規(guī)定。唯有做好各方面的措施，才能從根本上規(guī)范行政執(zhí)法檔案的管理。

［參考文獻(xiàn)］

［1］宋啟紅．檔案行政執(zhí)法工作中存在的問題及對策［J］．黑龍江檔案，2015(03)．

第6篇

【摘要】幼兒園檔案是反映幼兒園因地制宜實(shí)施素質(zhì)教育，是進(jìn)行幼兒保教、探索幼教規(guī)律的必要條件和可靠依據(jù)，教育檔案管理的目的在于規(guī)范幼兒園的教育管理工作，提高保教質(zhì)量。本文客觀分析了我區(qū)農(nóng)村“雙語”幼兒園檔案管理存在的問題及原因，提出要實(shí)現(xiàn)以檔案管理促進(jìn)辦園整體水平的提高，應(yīng)抓住的幾個(gè)重要環(huán)節(jié)：①樹立規(guī)范的幼兒園檔案管理意識。②及時(shí)收集，確保資料的真實(shí)完整，切忌為應(yīng)付檢查弄虛假材料或抄襲。③掌握一定的檔案整理和歸檔的方法。

【關(guān)鍵詞】“雙語”幼兒園，檔案管理

2011年和2012年連續(xù)兩年，我曾受邀參加了縣學(xué)前教育辦公室對我縣農(nóng)村“雙語”幼兒園辦園水平的評估檢查。我區(qū)農(nóng)村“雙語”幼兒園從2010年始如雨后春筍迅速涌現(xiàn)，到2012年，我縣已建立了農(nóng)村“雙語”幼兒園88所。截止測查時(shí)園齡最長的園所一年多，最短的僅僅幾個(gè)月。我們除察看實(shí)際的辦園條件、教育環(huán)境及觀看現(xiàn)場教學(xué)活動(dòng)外，檔案檢查是另一項(xiàng)重要的內(nèi)容。但幾乎所有的農(nóng)村“雙語”幼兒園都存在著檔案缺失、條理不清、混亂存放等情況。我想這種情況不僅在我縣農(nóng)村“雙語”幼兒園，可能在我州甚至我區(qū)農(nóng)村“雙語”幼兒園也是普遍存在的。

“檔案是組織或個(gè)人在以往的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息。”幼兒園檔案反映幼兒園貫徹黨的教育方針，因地制宜實(shí)施素質(zhì)教育，促進(jìn)幼兒體、智、德、美全面發(fā)展的真實(shí)記錄，是進(jìn)行幼兒保教、探索幼教規(guī)律的必要條件和可靠依據(jù)，是幼教工作者辛勤勞動(dòng)和智慧的結(jié)晶。幼兒園檔案管理工作是幼兒管理工作中的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，它的科學(xué)化、制度化、規(guī)范化，可以有效地發(fā)揮檔案的利用價(jià)值和作用，更好地為幼兒園各項(xiàng)工作服務(wù)。目前農(nóng)村“雙語”幼兒園師資力量和管理水平都很薄弱，我認(rèn)為，可以規(guī)范檔案管理為抓手，推動(dòng)農(nóng)村幼兒園明了工作任務(wù)，穩(wěn)步發(fā)展。因此根據(jù)自己的所見所聞，提出自己的一點(diǎn)看法，以供鏡鑒。

在檢查中，發(fā)現(xiàn)當(dāng)前農(nóng)村“雙語”幼兒園檔案管理亂象如下：

（1）檔案內(nèi)容太少。有的幼兒園幾乎沒有檔案。有的園所檔案里僅有教職工名單簡歷、班級幼兒名單以及幼兒園工作行事歷。

（2）檔案內(nèi)容蕪雜。園長及兼職檔案員不知道幼兒園應(yīng)建立哪些檔案，檔案里應(yīng)收集哪些材料。雖然檢查前給參加評估的園所發(fā)了通知，并給出了一份評估標(biāo)準(zhǔn)及評估方法的詳盡材料，但多數(shù)幼兒園仍不得要領(lǐng)，許多資料散堆在一起，不能分門別類歸檔。把上級文件、工作計(jì)劃、教學(xué)計(jì)劃、規(guī)章制度等混亂地放在一個(gè)檔案盒里，也不裝訂。有的幼兒園甚至沒用檔案盒，歸檔材料只是捆扎在一起堆放。

（3）檔案整理粗糙。字體不一（手寫體與打印字體都有），紙張不同，檔案沒有封面，無標(biāo)注日期。

（4）缺乏專人負(fù)責(zé)，統(tǒng)一管理。國家對每所農(nóng)村“雙語”幼兒園配一名管理人員和五名教師，每個(gè)教師帶一個(gè)班。有的鄉(xiāng)政府為解決園所人手嚴(yán)重不足的實(shí)際困難，配備了1-2名保育員。但還做不到設(shè)專職的檔案人員。有的園長把所有檔案工作攬于一身，但由于事務(wù)繁忙，力不從心，無法建立完整規(guī)范的檔案。

如此亂象，究其原因，我認(rèn)為有如下幾點(diǎn)：

一是園領(lǐng)導(dǎo)是非專業(yè)出身，人員配置不夠。我區(qū)農(nóng)村“雙語”幼兒園是國家為我區(qū)培養(yǎng)少數(shù)民族“雙語”兼通人才，開發(fā)大西北，富民強(qiáng)邊的一項(xiàng)重要的教育扶持項(xiàng)目。由于這個(gè)項(xiàng)目的推進(jìn)迅猛，而我區(qū)又缺乏相應(yīng)的幼兒教育管理及教學(xué)人才儲備，就招收了很多非專業(yè)教師和管理人員。如我縣為完成開園任務(wù)，就從各中、小學(xué)推薦的懂“雙語”、有一定工作經(jīng)驗(yàn)的教師中選拔了一批聘為園長。雖然她們在原先的工作崗位上個(gè)個(gè)都比較優(yōu)秀，但中小學(xué)教育畢竟不同于幼兒教育，隔行如隔山，她們中大多數(shù)人在相當(dāng)長的時(shí)期內(nèi)無法適應(yīng)新的工作。新建的幼兒園就如一張白紙，工作千頭萬緒，幼兒園日常實(shí)際工作已讓她們疲于應(yīng)付，訴諸于文字的檔案工作更是沒時(shí)間、沒精力，也欠能力去做。這是造成多數(shù)農(nóng)村幼兒園檔案不全、不規(guī)范的重要原因之一。而這種狀況也極大地阻礙了她們進(jìn)行教育反思與專業(yè)的進(jìn)步成長。

二是規(guī)范檔案管理的意識淡薄。沒有配置必要的檔案保管設(shè)備，未安排專、兼職檔案員。建議在目前人員編制不足的情況下，園長可根據(jù)本園教師特點(diǎn)，給每個(gè)教師分配一些必要的檔案工作，使其成為兼職的檔案人員。材料的收集要分工負(fù)責(zé)、落實(shí)到人，及時(shí)移交、及時(shí)入檔，統(tǒng)一管理。園領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案工作的日常指導(dǎo)與檢查。應(yīng)督促兼職的檔案分管人平時(shí)勤于整理記錄，避免檢查時(shí)慌了手腳，從網(wǎng)上或其它園所胡亂抄材料甚至不加修改應(yīng)付塞責(zé)。園領(lǐng)導(dǎo)對此項(xiàng)工作的要求不能僅停留在“資料有人保管，所需材料有人提供”的層面上，不能滿足于“資料收放整齊、不丟不損”的檔案管理狀況。

三是檔案管理制度不健全。有定期歸檔制度，即學(xué)年末上交一次歸檔材料，而鮮有隨時(shí)歸檔制度。對歸檔材料，在歸檔范圍及內(nèi)容上，重視收集反映幼兒園整體的資料，而忽視班組及教師個(gè)人資料的收集。這導(dǎo)致教師個(gè)人教學(xué)反思、教養(yǎng)筆記、幼兒觀察記錄等材料由于未歸檔而散在教師手中，不能發(fā)揮應(yīng)有的作用。

四是檔案收集范圍不清，檔案管理方法欠缺。特別是教育教學(xué)檔案內(nèi)容較完整的少，無論是幼兒園整體教育資料還是班組或教師個(gè)人資料，結(jié)果性材料多，過程性材料少，極大地降低了教學(xué)、教研資料的查考、借鑒等使用價(jià)值；資料形式以書面文字居多，圖片、音像等形式較少；此外，由于方法欠缺，檔案管理中還存在檔案整理無序、分類不明確的問題。如日常工作計(jì)劃與各種會(huì)議記錄、政治、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)記錄、工會(huì)活動(dòng)計(jì)劃等混雜其中。

幼兒園檔案管理是幼兒園工作的重要內(nèi)容之一，但要真正實(shí)現(xiàn)以檔案管理促進(jìn)教育教學(xué)在內(nèi)的辦園整體水平的提高，應(yīng)該抓住以下幾個(gè)重要環(huán)節(jié)。

1.樹立規(guī)范的幼兒園檔案管理意識

要認(rèn)識到建立健全檔案的必要性和價(jià)值。幼兒園檔案是在幼兒園管理和教育教研中形成的記錄和反映教育過程、教育成果、教育水平的重要史料和證據(jù)。幼兒園中很多工作具有常規(guī)性和重復(fù)性。作為工作或活動(dòng)記錄的檔案，具有一定的查考、利用、保存價(jià)值。如我園每年開展大型的常規(guī)教育活動(dòng)――親子運(yùn)動(dòng)會(huì)，每次活動(dòng)前，我們會(huì)參照歷年運(yùn)動(dòng)會(huì)檔案，仔細(xì)選擇經(jīng)過檢驗(yàn)認(rèn)為較為合適的運(yùn)動(dòng)項(xiàng)目；活動(dòng)中我們對比賽過程進(jìn)行拍攝拍照；活動(dòng)后總結(jié)反思：哪些項(xiàng)目既有利于發(fā)展孩子的運(yùn)動(dòng)體能和技能，簡單有趣又安全，且有利于裁判認(rèn)定、家長輕松把握的就予以保留。在開展運(yùn)動(dòng)會(huì)活動(dòng)中產(chǎn)生的所有材料，運(yùn)動(dòng)項(xiàng)目的研討、比賽中的照片、總結(jié)等等匯集起來就是這個(gè)活動(dòng)的專題檔案。

2.及時(shí)收集，確保資料的真實(shí)完整，切忌為應(yīng)付檢查弄虛假材料或抄襲

檔案工作的基礎(chǔ)是資料的收集，而收集工作是檔案工作的起點(diǎn)，是檔案工作的第一個(gè)環(huán)節(jié)，最重要的是要注意保存原始的、真實(shí)的第一手資料，所以資料收集都是從平時(shí)的積累開始，從點(diǎn)點(diǎn)滴滴的工作做起的。首先，在全園教職工中宣傳檔案的作用，使大家了解和認(rèn)識到保留檔案的重要性。其次，制定各類檔案交存的負(fù)責(zé)制度，要求各相關(guān)責(zé)任人將平時(shí)的原始資料都要保存好，活動(dòng)結(jié)束或每學(xué)期末，必須及時(shí)將資料上報(bào)檔案室存檔統(tǒng)一管理，從而確保檔案收集的完整性。

3.掌握一定的檔案整理和歸檔的方法

現(xiàn)在農(nóng)村“雙語”幼兒園還不具備設(shè)置專職檔案管理人員的條件，我們可聘請檔案局的專業(yè)人員對所有的教師進(jìn)行基本的檔案制作整理、裝訂等方面的專業(yè)培訓(xùn)，還可以向正規(guī)示范園所求助，請她們就幼兒園檔案整理歸類給予專門的培訓(xùn)和指導(dǎo)，掌握主要的檔案立卷歸檔的基本功：①案卷的外觀要美。厚薄適當(dāng)，裝訂齊整，背脊檔案名的書寫簡明、醒目。②卷內(nèi)文件材料分班裝訂，盡量減少卷內(nèi)文件材料之間的磨損。③為便于查閱、復(fù)印，案卷裝訂時(shí)，采用活頁拉桿夾。④檔案包裝材料應(yīng)盡可能一致。⑤分類歸檔。為便于查閱，可根據(jù)檔案的性質(zhì)和內(nèi)容采取不同的分類方法。如按時(shí)間分類或按專題分類。

4.建立健全檔案管理制度

明確歸檔范圍與時(shí)間。在園務(wù)管理、教育教學(xué)及教研活動(dòng)中，凡是具有查考、利用、保存價(jià)值的文字和聲像等各種形式和載體的文件材料都屬于歸檔范圍。可分別采取隨時(shí)歸檔與定期歸檔的方法。全園各班級開展的教育活動(dòng)記錄，如每年的“三八”主題教育活動(dòng)、故事大王比賽、國慶節(jié)慶祝活動(dòng)、畢業(yè)典禮、運(yùn)動(dòng)會(huì)、教師技能技巧比賽、玩教具的制作比賽、教師工作能力考核等都是我園的常規(guī)活動(dòng)，在籌備計(jì)劃之前，我們都要翻閱檔案記錄，從往年的計(jì)劃、總結(jié)中取往年之長，同時(shí)又避免往年活動(dòng)的不足，精心策劃，精心設(shè)計(jì)。活動(dòng)的安排，的海報(bào)、家長簽到表、發(fā)言記錄、活動(dòng)總結(jié)等文字資料和所拍照片、錄像等圖片資料及聲像資料，要在活動(dòng)結(jié)束后馬上整理，隨時(shí)歸檔。而每學(xué)期的教養(yǎng)筆記、當(dāng)班記錄、周教育計(jì)劃、區(qū)域活動(dòng)計(jì)劃及自主性幼兒記錄（如自然角植物生長記錄表）等資料在學(xué)期結(jié)束時(shí)上交，歸檔時(shí)間按學(xué)年度整理，實(shí)行定時(shí)歸檔。將同專題、同項(xiàng)目、同內(nèi)容的文件材料編排在一起。同時(shí)還要明確歸檔的文件材料要求：凡歸檔或上報(bào)材料應(yīng)做到書寫材料優(yōu)良、字跡工整、圖形清晰并要注明題目、時(shí)間，以有利于長期保存和利用；打印材料用紙應(yīng)可能統(tǒng)一紙張，同時(shí)要保存在U盤上。

建立借閱制度并認(rèn)真執(zhí)行。配備借閱登記本，凡是借閱者應(yīng)按要求填好借閱登記表，要求借閱者不得在所閱材料內(nèi)圈畫、拆頁、畫線；并規(guī)定歸還日期，逾期不還要及時(shí)催要，以防長時(shí)間后因遺忘而丟失。

5.幼兒園檔案管理內(nèi)容可參照教育行政及教育主管部門制定的評估標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本園實(shí)際，對全園檔案進(jìn)行有特點(diǎn)的建檔分類

可參考下列分類：

上級文件類――（不言自明，不必細(xì)說）。

園務(wù)管理類――園務(wù)產(chǎn)生的會(huì)議記錄、決定等文書檔案。

保教檔案類（保教檔案是幼兒園最主要也是子類較多的檔案）――有全園保教計(jì)劃、各年級組教育計(jì)劃、園本教研計(jì)劃及教研記錄、教學(xué)反思、教師培養(yǎng)計(jì)劃、師徒結(jié)對協(xié)議、保育管理、大型教育活動(dòng)的計(jì)劃實(shí)施及總結(jié)等。

家長工作類――家長委員名單、家長會(huì)記錄、家長問卷、家庭教育講座、家訪記錄等材料。

幼兒衛(wèi)生保健類――幼兒體檢表、計(jì)劃免疫記錄本、學(xué)期體檢單、消毒、衛(wèi)生檢查記錄、每周食譜、幼兒膳食營養(yǎng)測算等材料。

后勤工作類――安全、財(cái)產(chǎn)、財(cái)務(wù)管理、幼兒園基本建設(shè)、食品安全、食品采購等。

聲像檔案類――各類活動(dòng)的圖片、照片及音像資料。

第7篇

關(guān)鍵詞：市政管線；工程檔案；質(zhì)量；執(zhí)法；制度

Abstract: The paper further explores the main problems existing in the project file archiving and management work of the city municipal pipeline, and puts forward the feasible solutions from the level of management system and law enforcement.Parts of the problems suggested is universal, solving which can have guiding significance for the practical work.

Key words: municipal pipelines; project files; quality; law enforcement; system

中圖分類號：G271文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A文章編號：2095-2104（2012）

一直以來，由于市政管線工程檔案業(yè)務(wù)難度較大，加上市政管線工程一般不需要辦理房地產(chǎn)確權(quán)證明，所以工程檔案歸檔過程中存在問題多，困擾多。我市城建檔案館自從成立市政管線科以來，千方百計(jì)加大力氣做了大量的有針對性的工作，取得了良好的成效！使我市市政管線工程檔案（尤其是利用率高的工程準(zhǔn)備階段文件、勘察文件、測量數(shù)據(jù)、竣工圖等）的歸檔率以及歸檔質(zhì)量大大提高；并且隨著地下管線工程檔案專項(xiàng)工作的開展，地下管線數(shù)據(jù)的移交工作也在逐步推進(jìn)中。但是，與成熟的房屋工程檔案歸檔工作相比擬，依然存在著不盡人意的以下幾方面問題：

一、市政工程報(bào)建手續(xù)不完善的現(xiàn)象相對常見，檔案資料遭遇先天不足的問題。

市政工程基本都是政府投資工程，有的由于急于上馬，常常未完成正常報(bào)建程序就開工建設(shè)（大多數(shù)工程直至竣工階段用地手續(xù)依然未辦理完畢）；有的是邊開工邊報(bào)建；有的甚至是先開工后報(bào)建（比如由于臺風(fēng)刮壞海堤而產(chǎn)生的修堤應(yīng)急工程）。部分代建單位懷有僥幸心理，直到工程完工也并未去補(bǔ)全報(bào)建手續(xù)，檔案資料遭遇先天不足的問題；而市政工程都是關(guān)系民生，完工之后不管檔案資料齊全與否，工程都將投入使用，檔案資料欠賬就常常不了了之。

二、部分建設(shè)單位對檔案工作重視程度不夠，未能履行其組織、監(jiān)督、檢查、收集、匯總以及移交檔案等職能。

部分建設(shè)單位對檔案工作重視程度不足，無視《珠海市地下管線管理?xiàng)l例》、《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》、《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》等相關(guān)法律法規(guī)的要求，一是在基建過程中，未履行其組織、監(jiān)督、檢查以及匯總勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位的工程文件的形成、收集以及立卷歸檔工作的職責(zé)；二是在工程檔案預(yù)驗(yàn)收和歸檔階段，亦未組織勘察、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工等單位收集以及向城建檔案館移交檔案；三是甚至當(dāng)施工單位到城建檔案館辦理工程檔案預(yù)驗(yàn)收和歸檔時(shí)，還不積極、不配合城建檔案館，找種種理由或者想各種辦法，推諉移交本由該司負(fù)責(zé)移交的工程準(zhǔn)備階段文件以及竣工驗(yàn)收文件，影響工程檔案預(yù)驗(yàn)收順利進(jìn)行，導(dǎo)致檔案資料歸檔不完整。

三、部分管線建設(shè)（或產(chǎn)權(quán)）單位無視相關(guān)法律法規(guī)要求，拒絕向城建檔案館移交管線資料。

附屬于道路建設(shè)的管線工程，如給水、排水、電纜溝、交通視頻監(jiān)控工程，往往能按照有關(guān)要求，與道路一起辦理工程檔案預(yù)驗(yàn)收以及檔案移交工作，在城建檔案館歸檔質(zhì)量良好。單獨(dú)報(bào)建的管線工程，主要是電力、通訊、燃?xì)狻⒂芯€電視等工程，建設(shè)（或產(chǎn)權(quán)）單位一直以來，不但未履行其作為建設(shè)單位組織、監(jiān)督、檢查、匯總以及移交工程有關(guān)各方檔案資料的職能，而且本該屬于該司向城建檔案館移交的資料，他們卻一直以各種理由拖延移交，盡管該檔案資料（含測量數(shù)據(jù)）齊全。而對于這種不移交檔案的明顯違法行為，地方執(zhí)法力度又不足；盡管珠海于2008年又出臺了地方性法規(guī)《珠海市地下管線管理?xiàng)l例》，這種事實(shí)依然沒有改變，地下管線檔案數(shù)據(jù)的存檔依然是老大難問題，導(dǎo)致挖斷管線事情常有發(fā)生，社會(huì)經(jīng)濟(jì)損失不斷。

四、檔案資料員更換頻繁，熟手資料員流失情況嚴(yán)重。

經(jīng)筆者多年工作發(fā)現(xiàn)，市政管線工程相關(guān)單位，尤其是施工單位，普遍缺乏固定的檔案資料員。每逢工程開工之初，隨便指派一名工作人員或者在外面找人兼職擔(dān)任檔案資料員，這樣的人大多未經(jīng)過檔案專業(yè)培訓(xùn)，他們不光缺乏必要的檔案理論知識，也不具備一定的檔案專業(yè)水平；同時(shí)，他們由于身兼多項(xiàng)工作或者純屬兼職，所以缺乏足夠的時(shí)間在工地從事資料收集工作；再遇上施工項(xiàng)目漏測漏驗(yàn)的情況，檔案資料員閉門造車編寫檔案資料數(shù)據(jù)的情況普遍存在；而數(shù)據(jù)資料的蓋章審查不嚴(yán)格情況普遍，造假的數(shù)據(jù)資料往往可以蒙混過關(guān)，造成了檔案與施工過程不同步，檔案不真實(shí)，不準(zhǔn)確、質(zhì)量不高的現(xiàn)象。

每當(dāng)新檔案資料員完成一到兩個(gè)工程項(xiàng)目，剛剛對檔案工作有一定的認(rèn)識，往往又被安排去做其他工作，新資料員重新上崗，重新開始學(xué)習(xí)檔案知識，就這樣周而復(fù)始，沒法保證檔案資料的質(zhì)量與穩(wěn)定。

綜上所述，盡管城建檔案館做了大量的工作，檔案歸檔率以及歸檔質(zhì)量情況得到根本好轉(zhuǎn)，但是依然有完善與提高的空間，只有開動(dòng)腦筋，積極行動(dòng)，聯(lián)合有關(guān)部門，以法律為依據(jù)，從機(jī)制上、從流程上、從加大違法成本上著手，就能解決目前工作中存在的主要問題，讓歸檔檔案更完整、更高質(zhì)量。具體如下：

一、嚴(yán)格報(bào)建手續(xù)管理制度，將完善報(bào)建手續(xù)與工程結(jié)算緊密相連。

針對報(bào)建手續(xù)不完善的問題，一是有關(guān)行政管理部門必須嚴(yán)格按照國家法律法規(guī)有關(guān)規(guī)定，加強(qiáng)監(jiān)管，工程務(wù)必滿足相關(guān)條件才能進(jìn)行項(xiàng)目報(bào)批。二是將完善報(bào)建手續(xù)與工程結(jié)算緊密相連，市財(cái)政部門在結(jié)算前要核對工程報(bào)建手續(xù)是否完善（可由城建檔案館出具檔案存檔的證明文件），發(fā)現(xiàn)有報(bào)建未完善的，應(yīng)停止進(jìn)行該工程的結(jié)算工作，直至建設(shè)單位補(bǔ)辦相關(guān)報(bào)建手續(xù)后才恢復(fù)受理該工程結(jié)算工作。

二、做好做大宣傳工作、提高檔案工作意識。

城建檔案館必須進(jìn)一步提高工作人員的檔案理論知識以及檔案工作水平，熟悉有關(guān)國家、地方性法律法規(guī)及檔案專業(yè)規(guī)范的要求。走向街頭，走進(jìn)相關(guān)單位，定期舉辦大型宣傳活動(dòng)，定期舉辦座談會(huì)、咨詢會(huì)，大力宣傳國家、地方性法律法規(guī)及檔案專業(yè)規(guī)范，轉(zhuǎn)變工作對象的思想觀念，為工作順利開展打基礎(chǔ)。日常工作中，遇到不履行職責(zé)、不理解檔案工作、不愿意移交檔案的情況，必須以相關(guān)法律法規(guī)為依據(jù)，曉之以情、動(dòng)之以理，從大局、長遠(yuǎn)以及辦事對象的角度耐心地進(jìn)行說服，敦促、提醒該單位轉(zhuǎn)變思想，嚴(yán)格按照有關(guān)要求辦事。

三、嚴(yán)格執(zhí)行處罰措施，加大違法成本，讓違法單位付出違法代價(jià)。

《中華人民共和國城鄉(xiāng)規(guī)劃法》、《珠海市地下管線管理?xiàng)l例》、《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》、《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》、《城市地下管線檔案管理辦法》等法律法規(guī)對建設(shè)單位在工程檔案竣工驗(yàn)收后向城建檔案館或者有關(guān)部門移交檔案都有明確的規(guī)定；對于未移交檔案的行為，也明確了相應(yīng)的處罰措施。雖然有那么多法律法規(guī)保駕護(hù)航，但是在我市，多年來，未移交檔案的違法行為并未得到應(yīng)有的追究與懲罰，管線建設(shè)（或管理單位）的違法行為不必付出成本與代價(jià)，這不光褻瀆了法律的尊嚴(yán)，而且助長了這種違法行為的長期發(fā)生，最終導(dǎo)致了城建檔案館檔案存檔數(shù)據(jù)不完整，給政府決策以及社會(huì)發(fā)展帶來諸多不便。

事實(shí)上上，若能做到有法可依，有法必依，執(zhí)法必嚴(yán)，違法必究，這種不移交檔案的行為就一定能得到有效地遏止。比如我們的臨近城市――中山市，為了收集地下管線測量數(shù)據(jù)，即使該市未出臺地下管線法律法規(guī)，僅憑借《城市地下管線工程檔案管理辦法》，該市規(guī)劃局與城市管理行政執(zhí)法局聯(lián)合發(fā)文，對于不辦理規(guī)劃報(bào)建、逾期不進(jìn)行竣工測量、不辦理規(guī)劃驗(yàn)收、不按規(guī)定報(bào)送工程檔案的行為，由市城建檔案館將違章建設(shè)單位名單同時(shí)報(bào)送市規(guī)劃局和市城管執(zhí)法局，該市規(guī)劃局馬上暫停受理該單位所有建設(shè)工程（含管線工程）的報(bào)建審批業(yè)務(wù)，待其按照要求補(bǔ)辦工程報(bào)建、竣工測量、規(guī)劃驗(yàn)收、工程檔案歸檔等所有事項(xiàng)后才恢復(fù)受理其建設(shè)工程案件；另一方面，市城管執(zhí)法局則按照有關(guān)規(guī)定對上述違法行為進(jìn)行處罰，取得顯著的成效。

珠海等城市，完全可以照搬中山市的做法，讓違法的建設(shè)單位付出違法成本，為其違法行為付出代價(jià)。

四、必須實(shí)行工程檔案資料員上崗證制度、備案制度、相對固定的制度。

第8篇

一、工作目標(biāo)

2021年2月28日前，全鎮(zhèn)完成精準(zhǔn)扶貧檔案收集、整理、歸檔、數(shù)字化處理及移交工作，建立精準(zhǔn)扶貧檔案管理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)扶貧檔案規(guī)范化管理，全面真實(shí)記錄脫貧攻堅(jiān)工作歷程、成果體現(xiàn)。

二、工作內(nèi)容及標(biāo)準(zhǔn)

（一）工作內(nèi)容

脫貧攻堅(jiān)以來，在開展各項(xiàng)工作過程中，形成的對國家、社會(huì)有保存價(jià)值的文字、圖表、音像、電子數(shù)據(jù)等各種形式和載體的歷史記錄。鎮(zhèn)、村在對精準(zhǔn)扶貧檔案進(jìn)行規(guī)范化管理基礎(chǔ)上，同步進(jìn)行數(shù)字化處理，實(shí)行“雙套制”管理（雙套裝是指移交進(jìn)館檔案紙質(zhì)檔案和數(shù)字化處理的電子檔案同時(shí)移交）。

（二）基本原則

規(guī)范管理、分級負(fù)責(zé)、刪繁去重。

（三）工作標(biāo)準(zhǔn)

1.整理標(biāo)準(zhǔn)

（1）文書檔案統(tǒng)一按照《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/TA22-2015）進(jìn)行整理。整理步驟包括組件、修整、分類、排列、編號、編頁、編目、裝盒和排架。

（2）項(xiàng)目檔案按《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求》（GB/T11822）、《省扶貧開發(fā)項(xiàng)目檔案管理細(xì)則》進(jìn)行整理，國家重大建設(shè)項(xiàng)目檔案應(yīng)符合《建設(shè)項(xiàng)目檔案規(guī)范》（DA/T28-2018）的要求，交通、水利等建設(shè)項(xiàng)目按照相關(guān)行業(yè)規(guī)定進(jìn)行整理。項(xiàng)目規(guī)模較小的，可以簡化整理，根據(jù)具體情況只能一卷或數(shù)卷。

（3）資金檔案按《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》進(jìn)行整理。

（4）照片檔案按照《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821-2002）、《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》（DA/T50-2014）進(jìn)行整理。

（5）音像檔案按照《錄音錄像檔案管理規(guī)范》（DA/T78-2019）進(jìn)行整理。

（6）電子檔案按照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894）和《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》進(jìn)行整理。

2.數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)

精準(zhǔn)扶貧檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DAT31-2017)執(zhí)行，實(shí)現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)和與其對應(yīng)的紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像進(jìn)行關(guān)聯(lián)，并完全匹配，方便查閱利用。

3.檔案裝具

按需到區(qū)檔案館統(tǒng)一領(lǐng)取符合規(guī)范的檔案裝具。

三、工作步驟

（一）制定方案。2021年1月31日前，制定《攔江鎮(zhèn)精準(zhǔn)扶貧檔案建設(shè)工作方案》并送區(qū)脫貧辦備案。

（二）規(guī)范整理。2021年2月28日前，鎮(zhèn)、村完成2014—2020年精準(zhǔn)扶貧檔案收集和規(guī)范整理工作，并同步完成精準(zhǔn)扶貧檔案的數(shù)字化處理工作。

（三）分級驗(yàn)收。一是鄉(xiāng)鎮(zhèn)初驗(yàn)，在2021年3月10日前完成27個(gè)行政村精準(zhǔn)扶貧紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案驗(yàn)收工作，并向區(qū)脫貧辦報(bào)告完成情況；二是區(qū)級抽驗(yàn)，由區(qū)脫貧辦牽頭，組織區(qū)檔案局、區(qū)檔案館、區(qū)扶貧開發(fā)局在2021年3月31日前完成紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案驗(yàn)收工作；三是根據(jù)抽驗(yàn)情況開展整改提升。

（四）歸檔裝訂。精準(zhǔn)扶貧檔案歸檔裝訂待數(shù)字化處理后啟動(dòng)，于3月底前完成歸檔裝訂。

（五）及時(shí)移交。在2021年4月底前，按國家有關(guān)規(guī)定，將精準(zhǔn)扶貧檔案移交至區(qū)檔案館。

四、工作要求

（一）高度重視，明確職責(zé)。主要領(lǐng)導(dǎo)親自部署，分管領(lǐng)導(dǎo)具體抓，掛片領(lǐng)導(dǎo)督促落實(shí)，確保歸檔工作專人專責(zé)。貧困村第一書記為第一責(zé)任人，駐村工作隊(duì)全程參與，及時(shí)查漏補(bǔ)缺。

第9篇

關(guān)鍵詞：檔案管理；規(guī)范化；模型

一、公文制發(fā)是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化的基礎(chǔ)

公文是檔案的前身，檔案由公文轉(zhuǎn)化而來。可以說公文制發(fā)的怎樣，不僅僅決定公文本身的質(zhì)量，同時(shí)，也影響日后檔案的質(zhì)量，決定了檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的質(zhì)量的問題。因此，我們在公文制發(fā)中必須要注意解決好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化問題，以提高檔案實(shí)體質(zhì)量，為檔案工作實(shí)施規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理打下牢固的工作基礎(chǔ)。首先公文用紙質(zhì)量要好，幅面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，符合國家的有關(guān)規(guī)定。

二、以我為主的立卷歸檔原則是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化的重要環(huán)節(jié)

實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化的根本目標(biāo)就是實(shí)現(xiàn)檔案保管利用價(jià)值的最大化和完整化。檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的關(guān)鍵性工作。“以我為主”的立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在我國文書立卷歸檔工作實(shí)踐中形成并堅(jiān)持下來的一條原則，而且還是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化，乃至現(xiàn)代化的一個(gè)重要原則。[1]它要求我們在實(shí)際工作中，在嚴(yán)格執(zhí)行國務(wù)院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎(chǔ)上，要注意解決好三個(gè)問題：一是要準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔的時(shí)效性，完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的，才能予以立卷或歸檔。二是明確立卷歸檔的重點(diǎn)和進(jìn)行合理的立卷分工，要在“以我為主”原則指導(dǎo)下確立立卷歸檔的重點(diǎn)。三是在堅(jiān)持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護(hù)全宗的完整性。

三、高案卷質(zhì)量是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的可靠保證

案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價(jià)值的因素，而立卷方法問題與案卷裝訂質(zhì)量問題則可能是決定和影響檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化質(zhì)量的操作性因素。因此，我們必須一方面要注意解決好立卷方法問題，以有利于檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理中的分類和檢索，另一方面，要注意解決好案卷裝訂質(zhì)量問題，以有利于檔案規(guī)范化管理。

四、檔案結(jié)構(gòu)模型

1檔案的結(jié)構(gòu)

事物都是以特定的結(jié)構(gòu)形式存在的，每一種事物結(jié)構(gòu)具有結(jié)構(gòu)特性。對于檔案結(jié)構(gòu)的認(rèn)識，檔案學(xué)教材已有所涉獵，主要從檔案的實(shí)體構(gòu)成和檔案的構(gòu)成要素兩條途徑進(jìn)行闡述。“文件是檔案的因素，檔案是文件的組合”[1]屬于前者，“檔案的信息和載體是構(gòu)成檔案的兩個(gè)基本要素”屬于后者。前者主要的目的在于說明檔案館、室的檔案與單份文件的區(qū)別，強(qiáng)調(diào)檔案的實(shí)體結(jié)構(gòu)，可以為文件的整理和檔案館(室)藏提供理論依據(jù)。后者是對檔案或文件自身構(gòu)成要素的概括，雖然它并不說明文件和檔案實(shí)體的館藏意義，但這一認(rèn)識對檔案的信息整理和信息分類提供了理論依據(jù)，特別是電子文件的出現(xiàn)，文件信息可以自由地游離于原有的文件載體，使得電子文件的整理幾乎完全成為文件的信息整理，所以檔案文件的載體和信息的二元?jiǎng)澐郑瑸殡娮游募恼硖峁┝藦?qiáng)有力的理論武器。我國檔案學(xué)者何嘉蓀教授提出主、客體全宗的理論，可以說都是對檔案整理理論的探討。[2]由此可見，F(xiàn)隨著檔案實(shí)踐的不斷發(fā)展和人們對檔案實(shí)踐認(rèn)識的深化而變化，使之具有新的內(nèi)涵。文件和檔案的整理是檔案實(shí)踐的核心內(nèi)容，貫穿于文件運(yùn)動(dòng)的全過程(單份文件卷類全宗館藏)，它使散亂的文件具備了有機(jī)的結(jié)構(gòu)特征。所以公式中的F不是檔案的結(jié)構(gòu)自身，但它是搭建檔案結(jié)構(gòu)的基本原則和方法。

2檔案的結(jié)構(gòu)數(shù)學(xué)模型

檔案的結(jié)構(gòu)是比較復(fù)雜的問題，隨著檔案實(shí)踐的發(fā)展日趨復(fù)雜電子文件的出現(xiàn)，使得檔案信息與載體合二為一，又可一分為二，我們可將其歸納為A=F(C+I)，F(xiàn)是一種法則，文件實(shí)體和文件信息的有機(jī)組合經(jīng)過F法則變換成為“典型的、科學(xué)意義上的”檔案。F變換以建立檔案文件之間的內(nèi)在聯(lián)系、搭建檔案文件的有機(jī)結(jié)構(gòu)為目的。A=F(C+I)中的C+I對于新的檔案實(shí)踐，尤其是電子文件、檔案實(shí)踐，具有非常重要的意義。在傳統(tǒng)的以紙質(zhì)檔案為主導(dǎo)的檔案實(shí)踐活動(dòng)中，一份文件的載體與信息是不可分的，文件信息相對于它的載體。這一時(shí)期，實(shí)際上C+I可以用一個(gè)字母表示。但自上個(gè)世紀(jì)80年代中期《中國檔案分類法》問世以后，對傳統(tǒng)的文件的結(jié)構(gòu)和整理理論提出挑戰(zhàn)。《中國檔案分類法》雖然名為檔案分類法，但它卻不能直接用于檔案室和檔案館實(shí)體的分類，《中國檔案分類法》實(shí)質(zhì)上是對檔案信息的組織方法，而不是對檔案室和檔案館實(shí)體檔案的分類方法。由此人們第一次認(rèn)識到，檔案實(shí)體的整理和檔案信息的組織是可以分離的。[3]正是由于這一原因，在上個(gè)世紀(jì)80年代中后期的檔案管理學(xué)教材中，提出檔案由文件載體和文件信息兩大要素構(gòu)成，順理成章，將檔案的分類也劃分為實(shí)體分類和信息分類。何嘉蓀教授在他主編的教材和與傅榮校博士合作的專著中將檔案的實(shí)體整理和信息整理稱之為“實(shí)體控制”和“智能控制”。

A=F(C+I)的異化及其意義。它概括了一般檔案室和檔案館的紙質(zhì)檔案的結(jié)構(gòu)關(guān)系，它具有普遍的適用性，但它也可以出現(xiàn)以下幾種