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第1篇

關(guān)鍵詞：電子文件電子檔案管理

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的運(yùn)用，電子文件與電子檔案已逐漸運(yùn)用到各個(gè)單位的檔案管理中。電子文件及電子檔案的管理運(yùn)用，不僅提高了檔案管理的工作效率，同時(shí)也為管理人員節(jié)省了更多的管理時(shí)間，使其能夠充分的投入到其他管理中，從而有效的節(jié)約了管理成本。此外，電子文件及電子檔案的管理運(yùn)用，還在一定程度上創(chuàng)新了管理模式，提高了管理質(zhì)量。

一、電子文件與電子檔案的特點(diǎn)

電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。與紙質(zhì)文件相比較，電子文件的特點(diǎn)在于：首先，電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件，它需要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才能閱讀利用；其次，電子文件可以直接由計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速地處理和傳遞；再次，電子文件的利用不再受時(shí)間和距離的影響；最后，電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，它對(duì)環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。

歸檔后的電子文件稱為電子檔案。電子檔案與傳統(tǒng)檔案在信息記錄方式上有著根本的區(qū)別，它是以數(shù)字代碼方式記錄信息的。電子檔案具有兩個(gè)最主要的特性：一是信息的非人工識(shí)讀性。經(jīng)過(guò)以數(shù)字代碼形式存在的電子檔案必須由計(jì)算機(jī)特定的程序解碼，人才能識(shí)讀它。計(jì)算機(jī)成為人和信息之間的翻譯。二是系統(tǒng)的依賴性。電子檔案需要依賴于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，包括軟、硬件系統(tǒng)的應(yīng)用才具有生命力及發(fā)揮作用。電子檔案從生成、處理到歸檔后的一切管理活動(dòng)都依賴于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)。

二、電子文件與電子檔案的管理

綜上所述，電子文件與電子檔案管理，不僅提高了管理效率，同時(shí)還提高了管理質(zhì)量。然而，由于多方面因素的影響，以至于電子文件與電子檔案管理得不到有效的實(shí)施。因而，在完善電子文件與電子檔案管理的過(guò)程中，本文提出以下幾種途徑：

1.建立電子文件管理制度

建立完善的電子文件管理制度，是完善電子文件與電子檔案管理的基本前提。其主要理由有：首先，完善的電子文件管理制度，不僅對(duì)電子文件的形成、收集、鑒定及管理等實(shí)施了全過(guò)程的監(jiān)控，同時(shí)還確保管理工作能有條不紊的進(jìn)行。其次，在管理制度建立的過(guò)程中，通過(guò)相關(guān)條款的約束，明確文件的歸檔時(shí)間及相關(guān)數(shù)據(jù)信息，同時(shí)還能對(duì)計(jì)算機(jī)的相關(guān)軟件及格式等進(jìn)行管理，從而在一定程度上保障了電子文件的質(zhì)量。

2.明確電子文件歸檔范圍及方式

首先，電子文件歸檔范圍是電子文件歸檔以至今后電子檔案管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。由此可見(jiàn)，電子文件的產(chǎn)生，離不開(kāi)電子文件歸檔范圍的支持。其次，在電子文件歸檔的過(guò)程中，主要有兩種方式，即：介質(zhì)移交和網(wǎng)絡(luò)移交。通過(guò)這兩種方式，來(lái)確保電子文件歸檔后的質(zhì)量。最后，在電子文件歸檔的過(guò)程中，還應(yīng)對(duì)其進(jìn)行相應(yīng)的病毒檢測(cè)，以此來(lái)確保其安全性。同時(shí)也為其他電文文件的安全提供了相應(yīng)的保障。

3.做好歸檔電子文件的技術(shù)處理

在歸檔電子文件技術(shù)處理的過(guò)程中，就需要檔案管理人員能夠深入了解電子文件的具體來(lái)源及其管理過(guò)程，從而能夠?qū)ζ溥M(jìn)行詳細(xì)的了解及掌握，以便為今后的管理奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。其次，在處理的過(guò)程中，還應(yīng)結(jié)合著文件選擇相應(yīng)的識(shí)別結(jié)構(gòu)，使其能夠在使用的過(guò)程中，順利的對(duì)其進(jìn)行查閱。最后，在接受電子文件的同時(shí)，還應(yīng)對(duì)其進(jìn)行嚴(yán)格的病毒檢測(cè)，從而確保所接收的文件具有安全、可靠的性能。

4.完善電子檔案的保存

在電子檔案保存的過(guò)程中，主要有以下幾種方式：首先，在電子檔案保存時(shí)，要確保其周圍的環(huán)境及溫度，使其符合檔案保存的要求。其次，存放檔案載體的庫(kù)房必須按照相應(yīng)規(guī)定進(jìn)行管理，使其各方面達(dá)到所規(guī)定的要求。再次，在存放的過(guò)程中，必須遠(yuǎn)離磁場(chǎng)，同時(shí)還應(yīng)遠(yuǎn)離有毒物質(zhì)。最后，在管理的過(guò)程中，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)每一個(gè)檔案數(shù)據(jù)，并及時(shí)對(duì)其進(jìn)行更改、調(diào)整。

5.電子檔案的利用和更改

在電子檔案的利用和更改中，主要包括以下兩點(diǎn)：首先，為保證檔案的安全利用，管理人員可以針對(duì)部分檔案復(fù)制出相應(yīng)的備份，使其在閱讀的過(guò)程中，使用所復(fù)制的備份資料。其次，在檔案更改的過(guò)程中，應(yīng)由設(shè)計(jì)師填寫(xiě)“更改通知單”，并經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案人員根據(jù)“更改通知單”的要求，復(fù)制出修改用盤(pán)交設(shè)計(jì)師以改寫(xiě)的方式進(jìn)行修改，經(jīng)評(píng)審后以修訂版本重新歸檔，其相同內(nèi)容的紙質(zhì)文件也應(yīng)同時(shí)更改。

6.積極培養(yǎng)復(fù)合型人才，提高檔案管理水平

在電子文件與電子檔案管理的過(guò)程中，其最終操作者還是人，因而就需要在管理的過(guò)程中，能夠?qū)n案管理人員進(jìn)行相應(yīng)的計(jì)算機(jī)操作培訓(xùn)。使其能夠在管理的過(guò)程中，使用正確的操作方法對(duì)其進(jìn)行操作，同時(shí)，還應(yīng)加強(qiáng)管理人員對(duì)網(wǎng)絡(luò)的維護(hù)及管理意識(shí)，使其能夠正確的認(rèn)識(shí)到網(wǎng)絡(luò)管理的重要性。此外，管理人員也應(yīng)在原有的基礎(chǔ)上，不斷更新自己的管理理念與管理模式，只有這樣，才能為電子檔案的安全管理奠定結(jié)實(shí)的基礎(chǔ)。

第2篇

關(guān)鍵詞： 電子檔案； 傳統(tǒng)檔案； 管理

中圖分類號(hào)： G276 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A 文章編號(hào)： 1009-8631（2012）10-0041-01

電子文件檔案與傳統(tǒng)檔案相同之處，它們都具有檔案的基本屬性――原始性。對(duì)電子的內(nèi)容進(jìn)行修改非常容易，而且改后不留痕跡，但勢(shì)必埋下安全隱患，同時(shí)，還可對(duì)電子文件進(jìn)行壓縮處理，改變電子文件的清晰度和對(duì)比度等等，造成“原件”識(shí)別困難。相比之下，相對(duì)紙質(zhì)文件內(nèi)容進(jìn)行增刪，改而不留痕跡是不可能的。紙質(zhì)文件一旦形成原件中所含的內(nèi)容和形式特征就不會(huì)發(fā)生變化，人們可以從這些信息上確認(rèn)文件的原始性。電子文件形成后因載體轉(zhuǎn)換和格式轉(zhuǎn)換而不斷地改變自身的存在形式，如果沒(méi)有相關(guān)信息證實(shí)電子文件的內(nèi)容沒(méi)有發(fā)生任何變化，人們便難以確認(rèn)它的原始性。因此，應(yīng)該為每一份電子文件建立必要的記錄制度，從收集，積累開(kāi)始就要進(jìn)行記錄，記錄電子文件的管理和使用情況。電子文件形成、處理、保管過(guò)程的真實(shí)記錄可以證實(shí)電子文件的原始性和真實(shí)性。

電子文件管理系統(tǒng)本身也應(yīng)具有實(shí)時(shí)記錄功能，隨時(shí)將需要保留的信息記錄下來(lái)。由于這種“跟蹤記錄”具有原始性，它可以成為證實(shí)電子文件真實(shí)可靠的有效依據(jù)。對(duì)于收集、積累階段就在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)上傳遞的電子文件，可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的自動(dòng)記錄功能記錄有關(guān)信息，對(duì)于以存儲(chǔ)載體方式進(jìn)行收集，積累的電子文件，還要輔以必要的人工記錄。傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對(duì)象，而應(yīng)用計(jì)算機(jī)后，電子文件取代了以往的文字材料，它是以擬稿者直接寫(xiě)在磁盤(pán)上，并在磁盤(pán)上修改，一經(jīng)形成后，馬上貯存到辦公信息數(shù)據(jù)中，由檔案人員、技術(shù)人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期實(shí)踐，已經(jīng)總結(jié)出一套工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點(diǎn)，也是文書(shū)工作和檔案工作的結(jié)合點(diǎn)，文件形成后，由文書(shū)部門(mén)收集立卷后，交檔案部門(mén)管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時(shí)產(chǎn)生，隨時(shí)更改，存貯在計(jì)算機(jī)磁盤(pán)或光盤(pán)中。因次，它對(duì)計(jì)算機(jī)有很強(qiáng)的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤(pán)或光盤(pán)的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價(jià)值“的文件，還應(yīng)包括文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。二者間的不同之處具體表現(xiàn)為以下幾點(diǎn)：

一、電子文件檔案的歸檔時(shí)間與傳統(tǒng)檔案不同

電子文件可以在文件辦理完畢后隨時(shí)歸檔，或在某一時(shí)間周期內(nèi)統(tǒng)一歸檔，由文件形成部門(mén)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳送給檔案部門(mén)，并用電子數(shù)碼簽名封簽認(rèn)證，有檔案工作人員接受登記，按事由原始給出檔案分類號(hào)，設(shè)定訪問(wèn)限制級(jí)別，以便將來(lái)用戶查找利用。這樣隨時(shí)歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔和完整率，另一方面也負(fù)荷電子文件自身的特點(diǎn)，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。

二、電子文件的歸檔方式與傳統(tǒng)檔案不同

電子文件由于采用電子編碼技術(shù)，可以編輯修改而不留痕跡，載體無(wú)法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關(guān)鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得發(fā)雜而困難。因此，電子文件在形成過(guò)程中要隨時(shí)進(jìn)行數(shù)字簽名、信息認(rèn)證、身份驗(yàn)證和加密保護(hù)，保證文件在傳輸、處理過(guò)程中不會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤，以確保檔案部門(mén)收到的電子文件的原始性、真實(shí)性，保證電子文件的法律憑證地位。

三、電子文件在保管方式上和傳統(tǒng)檔案有差異

電子文件載體易老化變質(zhì)及信息多媒體、新存貯介質(zhì)的產(chǎn)生和發(fā)展，都會(huì)影響電子文件的長(zhǎng)期可讀性。檔案部門(mén)可以在接收到電子文件后打印出一份紙質(zhì)檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計(jì)算機(jī)的發(fā)展文件形成部門(mén)的配合，檔案部門(mén)在接受到電子文件后對(duì)文件進(jìn)行合適轉(zhuǎn)換，以通用、統(tǒng)一的格式存儲(chǔ)接收到的電子文件檔案，以便將來(lái)計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展后，仍能讀取以前存貯的檔案，保證信息資源方便利用。

四、電子文件的分類、編目等管理方式與傳統(tǒng)檔案不同

因?yàn)殡娮游募奶厥庑裕梢赃_(dá)到文件相應(yīng)的分類號(hào)，根據(jù)上下行文之間的關(guān)系，再給出相關(guān)文件號(hào)，在歸檔的同時(shí)進(jìn)行主題詞標(biāo)引、著錄。技術(shù)條件允許時(shí)可以編制多角度、全方位的檢索工具方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號(hào)或主題詞，即可找出相應(yīng)的文件和相關(guān)的上下級(jí)行文附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度。

五、電子文件查詢利用方式和傳統(tǒng)檔案不同

只有符合一定條件，利用者才能注冊(cè)、登記成為電子文件中心或電子檔案館的會(huì)員，會(huì)員就可以通過(guò)遠(yuǎn)程登錄方式，中心進(jìn)行確認(rèn)身份并確定查閱權(quán)限獲得許可后，才可以查詢有關(guān)的電子文件檔案信息，并要進(jìn)行借閱登記和繳納查詢費(fèi)用。把電子文件及其歸檔后形成的電子檔案管理好、開(kāi)發(fā)好和利用好，并得到長(zhǎng)期保存，是人類活動(dòng)的真實(shí)歷史記錄在電子時(shí)代得以繼續(xù)，是所有檔案工作者應(yīng)盡的職責(zé)。隨著檔案信息電子化的發(fā)展趨勢(shì)，提高單位電子檔案管理水平勢(shì)在必行，本人認(rèn)為還應(yīng)該從以下幾個(gè)方面入手：

（1）從電子文件的收集、積累基礎(chǔ)工作入手。

（2）嚴(yán)格電子文件的歸檔管理。

（3）健全電子文件的檢查審核制度。

（4）規(guī)范公文制作和控制程序。

（5）加強(qiáng)電子文件軟、硬件設(shè)施管理。

第3篇

關(guān)鍵詞： 高校檔案管理工作 電子文件歸檔工作 系統(tǒng)工程

隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、多媒體技術(shù)已延伸到社會(huì)的每一個(gè)角落，使世界信息化、網(wǎng)絡(luò)化；由此產(chǎn)生的大量電子文件，不僅意味著一種新型檔案載體的誕生，而且標(biāo)志著記錄、傳達(dá)、留存信息的方式發(fā)生了形式的根本變化，電子文件歸檔亦成為檔案管理工作的必然。做好檔案管理的電子文件歸檔工作，是社會(huì)發(fā)展的必然要求，也是時(shí)代向檔案工作者提出的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。正確認(rèn)識(shí)電子文件的特點(diǎn)和性能，是檔案工作者必備的知識(shí)點(diǎn)，采取各種措施確保電子文件檔案的完整、真實(shí)、準(zhǔn)確與安全應(yīng)成為檔案工作者不懈的追求。

一、高校檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）學(xué)校檔案應(yīng)客觀完整地記錄學(xué)校各方面的工作，為學(xué)校發(fā)展留下真實(shí)的軌跡。但由于建設(shè)與管理投資原因，檔案保管設(shè)備不齊全，規(guī)格不一，不能滿足新時(shí)期檔案多樣化的需要；不具備最基本的保管檔案的通風(fēng)、防潮、防霉、防盜、防火條件等國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，使得學(xué)校檔案管理工作的發(fā)展受到嚴(yán)重制約。

（二）由于目前檔案歸檔大多數(shù)為紙質(zhì)、實(shí)物，管理工作量大，使用查詢困難；而人們對(duì)檔案管理工作重視不夠、對(duì)檔案工作意識(shí)不強(qiáng)，以及對(duì)檔案工作在學(xué)校建設(shè)中的重要性和必要性認(rèn)識(shí)不到位，造成檔案的實(shí)際利用率低下。

二、高校檔案管理的重要性

如何做好高校檔案管理工作，提高高校檔案的實(shí)際利用效率，對(duì)高校的教育、教學(xué)、教研活動(dòng)，有十分重要的作用。檔案管理是高校發(fā)展與建設(shè)歷史最真實(shí)面貌的反映，是提高教學(xué)質(zhì)量與水平的必要條件；高校檔案是學(xué)校教育活動(dòng)、教學(xué)管理、學(xué)生學(xué)習(xí)和學(xué)校建設(shè)等活動(dòng)中凝聚而成具有保存或參考價(jià)值的檔案資料，反映了學(xué)校在各個(gè)歷史時(shí)期的工作和活動(dòng)情況；同樣，學(xué)校電子文件歸檔也是高校檔案管理最基礎(chǔ)工作之一，隨著辦公自動(dòng)化程度的不斷提高，必須高度重視并規(guī)范電子文件歸檔管理，保障電子文件和電子檔案的安全保管和開(kāi)發(fā)利用，以便更有效地分析利用學(xué)校檔案，幫助提高教育管理和學(xué)校教學(xué)水平，更好地為學(xué)校的教學(xué)管理服務(wù)。

三、電子文件歸檔

（一）體系的建立。

電子文件歸檔工作的完成，必須建立一個(gè)體系，依靠一支隊(duì)伍，按照一定的流程。在原有檔案歸檔的基礎(chǔ)上，形成一整套電子文件歸檔體系，是一種切合實(shí)際的有效途徑。

1?郾傳統(tǒng)的文件――紙質(zhì)文件的歸檔已有很長(zhǎng)歷史，經(jīng)過(guò)多年實(shí)踐，已形成相對(duì)完善的工作流程和歸檔制度，有較好的工作基礎(chǔ)。開(kāi)展電子文件歸檔也必須形成一支隊(duì)伍來(lái)承擔(dān)此項(xiàng)工作。但現(xiàn)狀是：一方面，大多數(shù)計(jì)算機(jī)與信息管理人員對(duì)檔案工作較為陌生，不像立卷歸檔人員、檔案管理人員具有相對(duì)穩(wěn)定的工作流程和熟練業(yè)務(wù)水平。另一方面，由于整理紙質(zhì)檔案大多采用手工操作的方法，這與電子文件處理手法相差甚遠(yuǎn)，需要新的知識(shí)和技術(shù)手段。為此，必須對(duì)現(xiàn)有的計(jì)算機(jī)與信息管理人員或現(xiàn)有的立卷歸檔隊(duì)伍進(jìn)行必要的相關(guān)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)的技術(shù)培訓(xùn)，盡快地使他們掌握信息管理自動(dòng)化或立卷歸檔等相關(guān)基本知識(shí)的技能培訓(xùn)，擔(dān)負(fù)起電子文件歸檔工作的重任。

2?郾相對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，電子文件歸檔所涉及的業(yè)務(wù)面更加廣泛，受制約的因素更多，僅靠檔案部門(mén)獨(dú)家很難完成，應(yīng)采取電子文件形成部門(mén)、檔案部門(mén)、計(jì)算機(jī)與信息管理部門(mén)三方結(jié)合的方法。電子文件形成部門(mén)熟悉各項(xiàng)管理業(yè)務(wù)，了解電子文件的自然形成規(guī)律和歷史聯(lián)系，是承擔(dān)歸檔工作的主要責(zé)任者，對(duì)電子文件最有發(fā)言權(quán)；檔案部門(mén)掌握歸檔的原則、方法，又了解全局情況，可以發(fā)揮把關(guān)和統(tǒng)籌作用；計(jì)算機(jī)與信息管理部門(mén)既是電子文件的形成單位，又是設(shè)計(jì)和維護(hù)信息管理網(wǎng)絡(luò)、管理電子信息的專業(yè)技術(shù)部門(mén)，在電子文件歸檔制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作中處于舉足輕重的地位，三個(gè)部門(mén)的職能應(yīng)相互滲透，揚(yáng)長(zhǎng)避短，發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)，在電子文件歸檔中集成一體，共同形成質(zhì)量較好的電子文件。

（二）方法與路徑。

1?郾選擇電子文件信息的匯集點(diǎn)，由計(jì)算機(jī)與信息管理部門(mén)負(fù)責(zé)歸檔。為適應(yīng)辦公自動(dòng)化工作發(fā)展的需要，人們?cè)絹?lái)越注重信息工作的系統(tǒng)化和標(biāo)準(zhǔn)化水平，計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)也從以往的分散各異轉(zhuǎn)向集中統(tǒng)一，打破子立卷單位的界限，更趨向基于某一方面或幾方面職能活動(dòng)的內(nèi)容而建立系統(tǒng)。計(jì)算機(jī)與信息管理部門(mén)負(fù)責(zé)規(guī)劃、統(tǒng)籌本單位信息管理工作，是開(kāi)發(fā)集中統(tǒng)一型信息系統(tǒng)的牽頭部門(mén)，成為電子文件信息的匯集點(diǎn)，又具有一定的技術(shù)設(shè)備及人才條件。由他們負(fù)責(zé)將日常工作中形成的具有保存價(jià)值的電子文件歸檔，無(wú)疑是最佳歸檔途徑之一。可以利用學(xué)校網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立校行政信息管理系統(tǒng)，比如可分為教學(xué)、科研、人事管理三個(gè)子系統(tǒng)。教學(xué)管理系統(tǒng)與學(xué)生注冊(cè)中心、財(cái)務(wù)中心、教務(wù)處構(gòu)成數(shù)據(jù)交換網(wǎng)，注冊(cè)中心負(fù)責(zé)學(xué)生注冊(cè)、選課、排課、考表、成績(jī)等數(shù)據(jù)的傳遞；財(cái)務(wù)中心負(fù)責(zé)學(xué)生交費(fèi)信息的傳遞；教務(wù)處負(fù)責(zé)學(xué)籍、教學(xué)計(jì)劃、課程、畢業(yè)數(shù)據(jù)的傳輸。計(jì)算機(jī)與信息中心接收這些數(shù)據(jù)后，進(jìn)行集中處理，經(jīng)匯總的數(shù)據(jù)通過(guò)信息中心又輸送給各業(yè)務(wù)管理部門(mén)共享。隨著每年數(shù)據(jù)的更新，過(guò)期數(shù)據(jù)應(yīng)由信息中心按檔案部門(mén)的統(tǒng)一要求，進(jìn)行鑒定，編目整理，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸，移交給檔案部門(mén)保存，或直接存入光盤(pán)，定期歸檔。

2?郾借助計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)，開(kāi)通電子文件歸檔專門(mén)網(wǎng)線。隨著各單位計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來(lái)越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。這些文件經(jīng)過(guò)各業(yè)務(wù)管理部門(mén)挑選，反映了職能活動(dòng)的概貌，上網(wǎng)前，又按照信息管理部門(mén)的統(tǒng)一要求進(jìn)行了文件格式的轉(zhuǎn)換，在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性，是歸檔的重點(diǎn)。對(duì)那些未輸送到計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)上的，具有保存價(jià)值的電子文件，應(yīng)由電子文件形成部門(mén)編目整理，也利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向檔案部門(mén)傳輸，可以借助信息管理網(wǎng)絡(luò)在各業(yè)務(wù)管理機(jī)構(gòu)與檔案部門(mén)之間開(kāi)通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線，建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專用子系統(tǒng)。將上網(wǎng)與未上網(wǎng)的具有保存價(jià)值的電子文件通過(guò)此系統(tǒng)傳輸給檔案部門(mén)。檔案部門(mén)經(jīng)與辦公自動(dòng)化和信息管理部門(mén)協(xié)商后，要對(duì)歸檔的電子文件提出格式要求。無(wú)論利用何中途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統(tǒng)一格式編目整理后，傳輸給檔案部門(mén)，不能由檔案部門(mén)自動(dòng)從網(wǎng)上下載，以保證電子文件形成部門(mén)對(duì)其數(shù)據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。已經(jīng)歸檔的電子文件一律用光盤(pán)保存。

（三）紙質(zhì)、電子文件歸檔并舉。

1?郾在現(xiàn)有技術(shù)條件上，對(duì)一些具有至關(guān)作用的文件必須以紙質(zhì)文件保存。由于電子文件的不穩(wěn)定性和易修改性，有必要將一些重要的電子文件制成拷貝存檔，以確保文件的安全。在現(xiàn)有基礎(chǔ)上，對(duì)一些重要的文件最好采取紙質(zhì)文件和電子文件一起歸檔的方法，形成內(nèi)容相同的兩套檔案。其歸檔時(shí)使用不同的編目方法和存貯裝具。檔案部門(mén)應(yīng)在每一卷紙質(zhì)檔案的備考表“備注”項(xiàng)中注明相應(yīng)的電子文件的編碼及存址，同時(shí)，在電子文件歸檔目錄“備注”項(xiàng)中注明相應(yīng)的紙質(zhì)文件的檔號(hào)及存址，以利于參照互補(bǔ)。不僅如此，還要高度正視電子文件對(duì)紙質(zhì)文件帶來(lái)的影響，在做好紙質(zhì)文件傳統(tǒng)歸檔工作的同時(shí)，依靠計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將歸檔文件實(shí)體與計(jì)算機(jī)檢索利用相結(jié)合、優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，既可完好地保存紙質(zhì)文件的原貌，又可以實(shí)現(xiàn)多途徑檢索、多用戶共享的功能。另外，在做好紙質(zhì)文件管理工作的基礎(chǔ)上，還要適時(shí)做好紙質(zhì)文件向電子文件的有機(jī)轉(zhuǎn)換工作。

2?郾在磁盤(pán)、光盤(pán)貯存文件耐久性留存的問(wèn)題尚未解決之前，電子檔案與紙質(zhì)檔案將并存很長(zhǎng)時(shí)間。但從長(zhǎng)遠(yuǎn)看，在電子檔案存儲(chǔ)的技術(shù)條件進(jìn)一步提高之后，可嘗試對(duì)那些參考作用大、情報(bào)價(jià)值高的檔案，采取以磁、光盤(pán)歸檔為主，紙質(zhì)歸檔為輔的做法，而對(duì)那些價(jià)值高的檔案，則采取以紙質(zhì)歸檔為主，磁盤(pán)、光盤(pán)歸檔為輔的做法。這樣，不但能夠提高檔案管理工作效率，優(yōu)化館藏，而且能夠減小檔案的體積，緩解庫(kù)房緊張的狀況。兩種歸檔方案簡(jiǎn)化合一，要經(jīng)過(guò)論證后才能實(shí)施。

四、結(jié)語(yǔ)

檔案管理的電子文件歸檔實(shí)質(zhì)上是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，電子文件收集積累和整理歸檔等工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期的、艱苦的、細(xì)致的、難度較大的系統(tǒng)工作。對(duì)高校來(lái)說(shuō)，做好電子文件歸檔工作，首先要領(lǐng)導(dǎo)重視，并且要親自抓好這項(xiàng)工作，各有關(guān)部門(mén)須盡快接受這一新生事物；其次，制定相關(guān)的規(guī)章制度，分別對(duì)歸檔范圍、歸檔單位與分工、歸檔的方法和要求作出具體的規(guī)定。只有電子文件歸檔，才能保障學(xué)校日常工作及教學(xué)、科研中產(chǎn)生的大量的電子文件的檔案管理，才能真實(shí)地保證其原始性、真實(shí)性和齊全性。電子文件歸檔是檔案工作的發(fā)展趨勢(shì)，電子文件的出現(xiàn)給檔案工作帶來(lái)了一次巨大的變革，把檔案工作人員從大量繁重而低效的手工勞作中解放出來(lái)。作為檔案工作者，我們要高度正視電子文件對(duì)紙質(zhì)文件帶來(lái)的影響，積極更新知識(shí)，學(xué)習(xí)和發(fā)展檔案管理的理論、原則、方法和技術(shù)，使兩類文件檔案更好地結(jié)合在一起，滿足社會(huì)的需要。

參考文獻(xiàn)：

［1］傅榮校.檔案管理現(xiàn)代化.杭州：浙江大學(xué)出版社，2004.4.

第4篇

Abstract:The thesis illustrates the definition and characteristics of the electronic document, and then describes the influence of electronic document on records management. The strategies that we should adopt are proposed to point out the significance of the records management.

關(guān)鍵詞:電子文件;檔案管理;影響;對(duì)策

Key words:electronic document;record management;strategies;significance

中圖分類號(hào):G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A文章編號(hào):1006-4311(2010)04-0102-01

1 電子文件定義及其特點(diǎn)綜述

(1)電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件,它需要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才能閱讀利用;(2)電子文件可以直接由計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速地處理和傳遞;(3)電子文件的利用是可共享的,也不再受時(shí)間和距離的影響;(4)電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同,它對(duì)保存場(chǎng)地的面積要求不高,而對(duì)環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。

2 電子文件對(duì)檔案業(yè)務(wù)管理工作的影響

2.1 傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對(duì)象,而應(yīng)用計(jì)算機(jī)后,電子文件取代了以往的文字材料,它是由擬稿者直接寫(xiě)在磁盤(pán)上,并在磁盤(pán)上進(jìn)行修改,一經(jīng)形成后,馬上存貯到辦公信息數(shù)據(jù)中,由檔案人員、技術(shù)人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期實(shí)踐,已總結(jié)出一套工作流程及方法、原則,如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點(diǎn),也是文書(shū)工作和檔案工作的結(jié)合點(diǎn),文件形成后,由文書(shū)部門(mén)收集立卷后,交檔案部門(mén)管理,一般一年歸檔一次。而電子文件隨時(shí)產(chǎn)生,隨時(shí)更改,存貯在計(jì)算機(jī)磁盤(pán)或光盤(pán)中。因此,它對(duì)計(jì)算機(jī)有很強(qiáng)的依賴性。如果歸檔,必須以磁盤(pán)或光盤(pán)的形式移交,歸檔范圍也不能只是“辦理完畢,具有保存價(jià)值”的文件,還應(yīng)包括該文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。

2.2 由于電子文件的保存價(jià)值同時(shí)取決于其自身價(jià)值和可讀性,其鑒定的方法、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)均將發(fā)生變化,原有的檔案價(jià)值理論分析范圍也將擴(kuò)大,要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。根據(jù)傳統(tǒng)的檔案價(jià)值鑒定理論,文件應(yīng)根據(jù)其憑證價(jià)值和參考價(jià)值確定保管期限,而電子文件一方面由于制作方便,將產(chǎn)生比以往更多的文件,另一方面由于用戶的需要,信息和數(shù)據(jù)不斷地修改和補(bǔ)充,因此很難劃定固定的保管期限,況且目前電子文件的憑證價(jià)值尚無(wú)法律保證。

3 電子文件對(duì)檔案學(xué)理論的影響

原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性。這種原始記錄性一方面表現(xiàn)在檔案的內(nèi)容上,另一方面表現(xiàn)在檔案的形式上,如當(dāng)事人的親筆手稿、領(lǐng)導(dǎo)者的親筆簽署等,都表現(xiàn)出真實(shí)的原始性。也正是檔案的原始記錄性,才使得檔案區(qū)別于圖書(shū)、情報(bào)、資料等其它信息,而具有法律憑證的作用。在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中,電子文件從起草、修改到印發(fā)都在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行,它便于修改、便于復(fù)制的特性,使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復(fù)存在。電子文件是計(jì)算機(jī)文字處理系統(tǒng)中的最后一個(gè)文本,沒(méi)有草稿與印稿的區(qū)別,也沒(méi)有正本與副本的差異,甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。人們可以在機(jī)器上隨時(shí)方便地復(fù)制電子文件,這樣文件是檔案的前身,檔案是由文件有條件地轉(zhuǎn)化而來(lái)這一檔案概念就變得難以理解。電子文件的原始記錄性和憑證作用如何確定電子文件能否作為檔案是否具有法律憑證作用等等,便成為檔案界的一系列新課題。

檔案學(xué)理論研究的內(nèi)容是由研究對(duì)象所決定的。以往的檔案學(xué)理論研究是以紙質(zhì)檔案為主要對(duì)象,電子文件出現(xiàn)以后,檔案工作的對(duì)象發(fā)生了變化,其理論研究的對(duì)象自然也就發(fā)生了變化。原有的一些定論、模式將被重新審視,原有的管理思想、管理原則將得到更新和補(bǔ)充,原有的檔案學(xué)科體系也將得到充實(shí)和完善。

4 檔案界所應(yīng)采取的對(duì)策

4.1 做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作,實(shí)施電子文件管理戰(zhàn)略。新型文件材料的歸檔勢(shì)在必行,這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域,對(duì)產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲(chǔ)工作進(jìn)行指導(dǎo),保護(hù)電子文件的原始信息,了解文件信息重新組合的來(lái)龍去脈。也就是說(shuō),通過(guò)采取技術(shù)處理,將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件,即只能讀不能寫(xiě)的不可更改的文件,從而識(shí)別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu),保證電子文件的可靠性,使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會(huì)效用。

4.2 解決好電子文件的保存問(wèn)題。以化學(xué)磁性材料為載體的電子文件,從理論上講能夠長(zhǎng)期保存,因?yàn)樗男畔⒆x出是無(wú)接觸式的,不存在磨損。電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料保護(hù)層內(nèi),不怕外界磁場(chǎng)的影響,不會(huì)直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是,由于電子文件形成的時(shí)間短,缺乏實(shí)際貯存的驗(yàn)證,所以,電子文件中原始信息的長(zhǎng)期保存問(wèn)題是有待檔案工作者進(jìn)行深入研究和探討的重要課題。目前,對(duì)于長(zhǎng)久保存的電子文件,需要定期進(jìn)行復(fù)制,以防止信息損失。

4.3 使檔案管理向立體化方向發(fā)展。以前的檔案管理是呈直線狀態(tài)的,隨著人們對(duì)利用服務(wù)工作的重視,使利用工作和其它基礎(chǔ)工作構(gòu)成一個(gè)平面。這種平面結(jié)構(gòu)只反映紙質(zhì)檔案的情況,隨著電子文件的介入,檔案種類在增加,其基礎(chǔ)工作和利用工作也都具有各自的個(gè)性。因此,在原有平面結(jié)構(gòu)基礎(chǔ)上,又增加了一項(xiàng)檔案信息載體內(nèi)容,就構(gòu)成三維空間,形成了立體化的管理結(jié)構(gòu)。

4.4 檔案人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的變革迫在眉睫。檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化,首先要有現(xiàn)代化的人,管理人員要有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平,不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。從目前看,許多檔案部門(mén)缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才,其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺,大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低,甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備,仍不能充分發(fā)揮作用,就談不上檔案信息電子化了。可以肯定,加快檔案人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的變革,多途徑、多層次培養(yǎng)人才,是檔案工作迎接信息技術(shù)革命最根本的對(duì)策。

第5篇

【關(guān)鍵詞】檔案管理；系統(tǒng)設(shè)計(jì)

隨著時(shí)間的推進(jìn)，檔案管理的文件也隨之越來(lái)越多，如何對(duì)復(fù)雜多樣的檔案文件進(jìn)行高效、科學(xué)的管理，增加檔案管理工作的效率，滿足其他部門(mén)工作對(duì)檔案文件的需要，是現(xiàn)代檔案管理部門(mén)當(dāng)下的首要工作內(nèi)容，更是檔案管理工作的主要目的。特別是對(duì)于電子文件檔案來(lái)說(shuō)，電子文件檔案的管理更為復(fù)雜、繁瑣，建立一個(gè)有效的電子文件檔案管理系統(tǒng)非常關(guān)鍵。本文將對(duì)電子文件檔案管理進(jìn)行闡述，并分析如何設(shè)計(jì)并實(shí)現(xiàn)電子文件檔案管理系統(tǒng)。

對(duì)于一個(gè)國(guó)家來(lái)說(shuō)，檔案管理工作的開(kāi)展成果不僅會(huì)對(duì)這個(gè)國(guó)家的社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展產(chǎn)生影響，也會(huì)對(duì)政治和文化等方面產(chǎn)生影響。檔案管理工作的發(fā)展，會(huì)隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展而發(fā)展，內(nèi)容也會(huì)隨之不斷增多，檔案管理的工作經(jīng)驗(yàn)的增多，促進(jìn)了檔案管理方法的改進(jìn)。隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的快速發(fā)展，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)文件，傳播具有方便、快捷和高效等特點(diǎn)，電子文件檔案也隨之而生。一般來(lái)說(shuō)，檔案管理對(duì)于檔案文件的保密性和安全性有一定的要求。電子文件檔案的載體是先進(jìn)的現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)等高科技，所以對(duì)于檔案管理部門(mén)來(lái)說(shuō)，要對(duì)電子文件檔案進(jìn)行有效的管理，就需要建立一個(gè)健全的電子文件檔案管理系統(tǒng)。本文將根據(jù)電子文件檔案管理的工作的特點(diǎn)要求，對(duì)于電子文件檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)提出個(gè)人建議，希望能夠?qū)﹄娮游募n案管理系統(tǒng)的建立有所幫助。

1.電子文件檔案管理工作的概述

隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的快速發(fā)展，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)文件，傳播具有方便、快捷和高效等特點(diǎn)，電子文件檔案也隨之而生。檔案管理是檔案管理部門(mén)的工作人員對(duì)需要進(jìn)行存儲(chǔ)的一些文件檔案資料通過(guò)收集整理，然后進(jìn)行歸納分類，再進(jìn)行收藏保管的活動(dòng)，最終目的是為了在工作中需要借閱參考檔案文件的其他部門(mén)提供工作上的幫助。電子文件檔案管理與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件檔案管理從宏觀上來(lái)講，主要工作內(nèi)容大同小異，但是從微觀上來(lái)講又有許許多多的差別，比如其載體不再是紙質(zhì)材料，其形成與管理都是依靠信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，形式多種多樣又較為分散，管理起來(lái)具有一定的難度性。

一般檔案管理都有一定的保密性要求，尤其是對(duì)電子文件檔案來(lái)說(shuō)，無(wú)論是從收集、儲(chǔ)存、保管，還是從服務(wù)于檔案利用者、交接等方面來(lái)說(shuō)，電子文件檔案依附于計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，其管理在安全保密性方面的保障要求也比較高，檔案管理部門(mén)的工作人員要確保電子文件檔案的完整性，要防止被黑客入侵、病毒感染以及計(jì)算機(jī)故障等不確定因素造成的電子文件檔案泄露、丟失等問(wèn)題的發(fā)生。

總的來(lái)說(shuō)，電子文件檔案的載體是先進(jìn)的現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)等高科技，所以對(duì)于檔案管理部門(mén)來(lái)說(shuō)，要對(duì)電子文件檔案進(jìn)行有效的管理，就需要建立一個(gè)健全的電子文件檔案管理系統(tǒng)。

2.電子文件檔案管理存在的問(wèn)題

電子文件檔案的載體是先進(jìn)的現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)等高科技，是一種新的文件檔案資料形式，由于發(fā)展的時(shí)間較短，經(jīng)驗(yàn)相對(duì)不足，所以在目前的電子文件檔案的管理工作中存在著一些題有待改善：

1.電子文件檔案在形成與收集過(guò)程中容易發(fā)生被篡改、刪除、遺漏等問(wèn)題，對(duì)于其是否是原始的電子文件檔案，又是否具有真實(shí)性都很難得到判斷。

2.電子文件檔案的形成與收集過(guò)程中依靠的是信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、硬件設(shè)施、軟件等載體，這些載體的安全性較難掌控，存在一定的安全隱患，比如載體損壞、黑客入侵、病毒感染和操作失誤等問(wèn)題都可能使電子文件檔案出現(xiàn)遺失、損毀、泄露等現(xiàn)象，所以要永久性儲(chǔ)存電子文件檔案面臨著一定的考驗(yàn)。

3.電子文件檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

為了更好地對(duì)電子文件檔案進(jìn)行管理，更好地服務(wù)于檔案利用者，設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)一個(gè)完善、安全有效的電子文件檔案管理系統(tǒng)是當(dāng)下檔案管理部門(mén)的一大任務(wù)。通過(guò)西方學(xué)者的研究分析得出，文件檔案可以分為文檔階段、文件階段、檔案階段這三個(gè)不同的生命周期，電子文件檔案管理系統(tǒng)的建立可以參照這三個(gè)階段的不同特點(diǎn)進(jìn)行設(shè)計(jì)：

1.電子文檔管理系統(tǒng)。由于電子文檔的載體與紙質(zhì)文檔的載體不同，所以在收集過(guò)程中可能會(huì)有被改動(dòng)、遺失或者被惡意刪除等現(xiàn)象存在。所以為了保證電子文檔的真實(shí)完整性，在這一環(huán)節(jié)中要對(duì)其進(jìn)行嚴(yán)格審核。

2.電子文件管理系統(tǒng)。在保證電子文檔的真實(shí)完整性后，檔案管理部門(mén)的工作人員就要建立電子文件管理系統(tǒng)，對(duì)收集的電子文檔進(jìn)行合理分類、整理，然后儲(chǔ)存。對(duì)電子文檔的分類、整理要尊重規(guī)律符合邏輯思維，才能提高工作效率。

3.檔案信息管理系統(tǒng)。檔案信息管理系統(tǒng)主要的是保證電子文件檔案管理的永久性和安全性。檔案信息管理系統(tǒng)要對(duì)電子文件檔案進(jìn)行維護(hù)、備份，防止載體損壞、黑客入侵、病毒感染和操作失誤等問(wèn)題導(dǎo)致電子文件檔案出現(xiàn)遺失、損毀、泄露等現(xiàn)象。

第6篇

關(guān)鍵詞：檔案管理 電子文件 紙質(zhì)檔案 差異

自我國(guó)進(jìn)入21世紀(jì)以來(lái),世界信息化的高度進(jìn)步極大的促進(jìn)了我國(guó)信息化領(lǐng)域的蓬勃發(fā)展,而電子文件以其傳播速度快、復(fù)制和修改簡(jiǎn)單等諸多優(yōu)點(diǎn)受到社會(huì)廣大群眾的青睞,目前已經(jīng)成為人們工作、生活中不可獲取的重要信息工具之一。因此,只有及時(shí)有效的分析電子文件與紙質(zhì)檔案在檔案管理中的差異性,才能真正做好各類檔案的管理工作,建設(shè)符合社會(huì)發(fā)展需求的現(xiàn)代化檔案管理。以下筆者從多個(gè)角度對(duì)檔案管理中電子文件與紙質(zhì)檔案的差異進(jìn)行粗淺的探索。

1、檔案管理中電子文件與紙質(zhì)檔案信息載體的壽命差異

目前我國(guó)檔案管理主要分為電子文件管理、紙質(zhì)檔案管理兩種。紙質(zhì)檔案的保存壽命的長(zhǎng)短主要取決于紙張的纖維素。因?yàn)樵诩堎|(zhì)檔案管理保存中一旦遇到高溫、高濕、氧化劑等化學(xué)作用就會(huì)使紙張纖維素發(fā)生氧化和水解反應(yīng),造成紙質(zhì)檔案的損壞。因此在檔案管理中,一般對(duì)紙質(zhì)檔案的保存要注意排除外界環(huán)境的化學(xué)影響,使用科學(xué)、合理的保存手段可以加強(qiáng)紙質(zhì)檔案的保存壽命直至千年以上。

電子文件的載體主要是由磁性物質(zhì)或者是光盤(pán)所構(gòu)成的。首先,磁盤(pán)和磁帶的支持體聚酯底基具有易產(chǎn)生靜電、吸引塵埃、易卷曲的等諸多缺點(diǎn)。其連接地基和磁粉的粘合劑又具易磨損、生霉、脫離等缺點(diǎn),直接影響著電子文化信息的再次使用。同時(shí),在受到外界磁場(chǎng)影響時(shí),也極易導(dǎo)致磁盤(pán)和磁帶的退磁、消磁現(xiàn)象;其次,光盤(pán)的信息存取主要是利用激光進(jìn)行,主要由保護(hù)層、盤(pán)基、記錄介質(zhì)等部分組成。而目前市面上使用的光盤(pán)記錄介質(zhì)主要有硒、碳鋁化合物、碲、碲合金以及一些在激光熱效應(yīng)作用下極易發(fā)生物化性質(zhì)變化的材料。而正是由于這些材料的易氧化、不穩(wěn)定,電子文件與紙質(zhì)檔案相比,電子載體的壽命要相對(duì)短很多,磁帶、磁盤(pán)等電子載體一般使用壽命均不超過(guò)10年,而光盤(pán)的使用壽命也不超過(guò)30年。

因此,針對(duì)電子文件使用壽命短、不穩(wěn)定、易氧化等諸多特點(diǎn),想要有效的提高電子文件的有效壽命,應(yīng)該將電子文件存放在非陽(yáng)光直射并且通風(fēng)的環(huán)境中,同時(shí)對(duì)電子文件的使用壽命做詳細(xì)的標(biāo)注,在臨近電子文件載體保質(zhì)期時(shí),應(yīng)該及時(shí)進(jìn)行電子文件的復(fù)制,以免造成不可彌補(bǔ)的檔案信息損失。

2、檔案管理中電子文件與紙質(zhì)檔案技術(shù)壽命的差異

當(dāng)紙質(zhì)檔案形成時(shí),它所使用的紙張就會(huì)與字跡、內(nèi)容永遠(yuǎn)的結(jié)合在一起,非人為變動(dòng)的情況下不會(huì)出現(xiàn)絲毫的改動(dòng)。

而電子文件主要是依托于計(jì)算機(jī),通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)將電子信息與載體結(jié)合在一起,并且通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行識(shí)別、讀取、修改。而一旦電子文件的技術(shù)過(guò)時(shí),其載體上的信息將無(wú)法識(shí)讀。主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面:一方面由于計(jì)算機(jī)技術(shù)革新,以至于新的存儲(chǔ)技術(shù)代替舊版的存儲(chǔ)技術(shù)。如曾經(jīng)使用到的存儲(chǔ)載體5英寸軟盤(pán)到目前的光盤(pán)、U盤(pán),在短短幾十年的技術(shù)發(fā)展中,最初的5英寸軟盤(pán)計(jì)數(shù)機(jī)早已不法識(shí)別;另一方面由于經(jīng)濟(jì)體制的變化,致使原生產(chǎn)模式消失。如單個(gè)生產(chǎn)廠家所生產(chǎn)的電子文件設(shè)備,由于某種經(jīng)濟(jì)原因而導(dǎo)致廠家破產(chǎn)、倒閉,而使其銷售的產(chǎn)品無(wú)法再找到配套的產(chǎn)品,以至于計(jì)算機(jī)無(wú)法在識(shí)取電子文件信息。

因此,對(duì)電子文件來(lái)講技術(shù)壽命所到來(lái)的影響遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于其載體壽命。所以,在檔案管理中,針對(duì)每一份生成的電子文件都要相應(yīng)保留一套運(yùn)行電子文件的操縱系統(tǒng)、硬件設(shè)備等讀取電子文件相關(guān)的技術(shù)或者在技術(shù)更新?lián)Q代時(shí),及時(shí)做好電子文件的一系列轉(zhuǎn)換工作以適應(yīng)新技術(shù)革新下,電子文件的可讀性和可管理性。

3、檔案管理中電子文件與紙質(zhì)檔案信息保護(hù)的差異

在檔案管理中我們對(duì)紙質(zhì)檔案信息保護(hù)的目標(biāo)主要是延長(zhǎng)紙質(zhì)的使用壽命。因?yàn)榧垙埡图垙埳嫌涗浀膬?nèi)容、信息在客觀條件下是結(jié)為一體的,在保證紙質(zhì)文件形體的同時(shí)其文字信息就得以保存下來(lái),且不宜更改其信息的原始形態(tài)。

而對(duì)電子文件而言,記錄電子文件的載體和信息是可分離的,也正因如此,電子文件信息也面臨著隨著被修改、盜竊、銷毀的危險(xiǎn)。同時(shí)電子病毒作為電子文件信息保護(hù)中一個(gè)不容忽視的隱形殺手正無(wú)時(shí)無(wú)刻的危險(xiǎn)者計(jì)算機(jī)的系統(tǒng)程序。因此在檔案管理工作中,加強(qiáng)對(duì)電子文件的信息保護(hù)尤為重要。

在日常電子文件檔案管理中為了確保電子文件信息處于安全、穩(wěn)定的環(huán)境下,檔案管理部門(mén)應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)電子文件的看管,使用數(shù)據(jù)加密法、數(shù)字水印法、數(shù)字時(shí)間印章法等方法。數(shù)據(jù)加密是指對(duì)電子文件中的電子信息進(jìn)行處理,形成一種難以識(shí)別、讀取的數(shù)據(jù)模式。數(shù)字水印法是指將作者的標(biāo)識(shí)隱藏于電子文件之內(nèi),以確保即便文件被拷貝時(shí),作者的相關(guān)重要標(biāo)識(shí)仍然不會(huì)被拷貝走,以確保電子文件載體信息的唯一性。而數(shù)字時(shí)間印章法則是通過(guò)計(jì)算手段將形成后的電子信息予以信息封鎖,一旦當(dāng)歸檔的電子文件被惡意修改或者刪除時(shí),由于信息封鎖其修改和刪除時(shí)間與網(wǎng)上初始確認(rèn)時(shí)間不符,其電子文件內(nèi)容、信息不法更改,以確保電子文件的安全性。同時(shí),加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)防火墻技術(shù),存儲(chǔ)和錄入人員職責(zé)的權(quán)限控制,以此形成科學(xué)、有效的檔案信息管理系統(tǒng)。

4、檔案管理中電子文件與紙質(zhì)檔案管理方法的差異

電子文件與紙質(zhì)檔案在管理方法上有許多差異,其主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面上:首先,電子文件與紙質(zhì)檔案在歸檔的方式上不同,導(dǎo)致其管理方式上存在一定差異。因?yàn)殡娮游募怯捎?jì)算機(jī)將電子信息與信息載體緊密結(jié)合在一起技術(shù)過(guò)程,而由于信息載體無(wú)法固定,在編輯修改中葉不留痕跡,致使電子文件的原始憑證處于復(fù)雜而又多變的環(huán)境中,給電子文件的鑒別歸檔帶來(lái)很大的困難。因此,對(duì)電子文件的歸檔在傳送和處理過(guò)程中需要進(jìn)行數(shù)字簽名、信息認(rèn)證、加密保護(hù)等等手段,以確定電子文件的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和原始性;其次,在電子文件與紙質(zhì)檔案在分類和編目的方式上不同,導(dǎo)致其管理方式上存在一定差異。在電子文件的分類和編目上,由于電子文件在計(jì)算機(jī)中早已形成一個(gè)系統(tǒng)的管理文件,因此檔案管理人員在接收到電子文件時(shí),可以馬上為電子文件自動(dòng)生成一個(gè)唯一的文件號(hào),并且給出電子文件想對(duì)應(yīng)的分類號(hào)和檔案號(hào)。同時(shí),可以在檔案管理上建立全方位的收索工具,方便電子文件的查詢,極大的降低了檔案工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度和工作時(shí)間;最后,電子文件與紙質(zhì)檔案在利用方式的不同,導(dǎo)致其管理方式存在一定差異。因?yàn)槔谜呦胍樵冸娮游募r(shí)必須要通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行識(shí)別、讀取,也因此決定了電子文件在使用上需要符合一定的條件,即部分電子文件只有在符合檔案管理要求,成為檔案館注冊(cè)會(huì)員時(shí)才能通過(guò)遠(yuǎn)程登錄等方式,經(jīng)過(guò)檔案管理中心確認(rèn)其身份獲取查閱電子文件的授權(quán)資格后,才能進(jìn)行有關(guān)電子文件的查閱。因此,在電子文件的管理上,檔案管理中心需要對(duì)利用者進(jìn)行借閱登記并且提供相應(yīng)的電腦繳費(fèi)查詢功能。

5、結(jié)語(yǔ)

綜上所述,我們可以看出電子文件作為信息化時(shí)展的智慧結(jié)晶,為傳統(tǒng)的檔案管理工作創(chuàng)造了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。因此,檔案管理工作人員在日常管理工作中不僅要熟練掌握紙質(zhì)檔案的管理知識(shí),更要充分了解到電子文件與其實(shí)施管理上的不同,管理的注意事項(xiàng)。同時(shí),掌握先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù),以此加強(qiáng)電子文件的檔案管理工作,做到與時(shí)俱進(jìn),滿足我國(guó)社會(huì)主義信息化發(fā)展的需求。

參考文獻(xiàn)

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第7篇

關(guān)鍵詞：電子檔案文件；安全管理；風(fēng)險(xiǎn)防范

中圖分類號(hào)：G275．7文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1671-7864(2015)06-0195-02

作者簡(jiǎn)介：夏忠球(1964－)，男，江蘇太倉(cāng)人，蘇州健雄職業(yè)技術(shù)學(xué)院工程師，研究方向?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)安全、軟件技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)及應(yīng)用。

隨著電子政務(wù)的迅速發(fā)展，電子文檔成為政府部門(mén)和企事業(yè)單位體現(xiàn)數(shù)據(jù)流的主要表現(xiàn)形式，其流程中的瀏覽、復(fù)制、修改、打印過(guò)程中，存在著極大安全隱患。目前國(guó)內(nèi)對(duì)于電子文件風(fēng)險(xiǎn)管理研究正在深入，經(jīng)過(guò)，對(duì)于電子文件的風(fēng)險(xiǎn)類型和風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別的研究，最早是在《電子文件物理歸檔完整性風(fēng)險(xiǎn)檢測(cè)研究》一文中提出。目前，國(guó)內(nèi)對(duì)于信息化平臺(tái)中電子文件風(fēng)險(xiǎn)管理研究停留在比較初級(jí)階段，在《識(shí)別電子政務(wù)系統(tǒng)中的文件風(fēng)險(xiǎn)》一文中，分析了電子文件管理平臺(tái)的特點(diǎn)及各階段存在的基本風(fēng)險(xiǎn)。根據(jù)安全調(diào)查機(jī)構(gòu)的數(shù)據(jù)顯示，有超過(guò)85%的信息泄密來(lái)自于企業(yè)內(nèi)部，追溯源頭發(fā)現(xiàn)，電子信息的明文存儲(chǔ)和無(wú)控流轉(zhuǎn)是泄密事件頻發(fā)的根本。檔案管理人員的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)薄弱，對(duì)電子文件的完整性、可讀性、可鑒別性等概念認(rèn)識(shí)不足。電子文檔安全管理中具體的保護(hù)實(shí)施，是廣大檔案管理工作者亟待研究的課題。。

一、電子檔案文件保護(hù)的特點(diǎn)

電子文檔的使用頻率已經(jīng)超過(guò)了紙質(zhì)文檔，給日常辦公帶來(lái)了極大方便。電子文檔是由文件內(nèi)容信息和保存描述信息的元數(shù)據(jù)二者共同構(gòu)成，以計(jì)算機(jī)硬盤(pán)、光盤(pán)、U盤(pán)等物理存儲(chǔ)介質(zhì)為載體的文字、圖片、音視頻材料。電子文檔資料可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸，通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)存取。電子文檔主要包括電子文書(shū)、電子信件、電子報(bào)表、電子圖紙、紙質(zhì)文本文檔的電子掃描版、記錄活動(dòng)的影音文件等。但與紙質(zhì)印刷品文檔相比較，電子文檔具有更易復(fù)制、更易修改、更易刪除和損壞的特點(diǎn)。電子檔案文件具備三個(gè)特征：(1)電子文檔真實(shí)一致性，是指電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息與電子文件形成時(shí)的原始狀況一致，沒(méi)有被非法篡改；(2)電子文檔完整性，是指文件的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容、數(shù)據(jù)等無(wú)缺損，可以正常打開(kāi)閱讀使用；(3)電子文檔有效性，是指電子文件具備法律法規(guī)的保障，應(yīng)用電子簽名與數(shù)字證書(shū)，嵌入國(guó)家認(rèn)證的數(shù)字證書(shū)中心頒發(fā)的證書(shū)，實(shí)現(xiàn)文件和載體的完好。根據(jù)電子檔案的特征，應(yīng)從三個(gè)方面加強(qiáng)對(duì)應(yīng)的文件保護(hù)措施：(1)從電子文件產(chǎn)生、運(yùn)行、消亡的整個(gè)生命周期，加強(qiáng)電子文件運(yùn)行環(huán)境的保護(hù)；(2)從電子文件的載體角度，加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)硬盤(pán)、網(wǎng)盤(pán)等電子文件的存儲(chǔ)介質(zhì)的保護(hù)；(3)從電子文件信息內(nèi)容的保護(hù)出發(fā)，加強(qiáng)電子文件信息數(shù)據(jù)內(nèi)容的可獲得和可讀取性保護(hù)。

二、電子檔案文件管理中的安全風(fēng)險(xiǎn)

當(dāng)前，電子檔案文件在數(shù)據(jù)的訪問(wèn)控制和存儲(chǔ)管理等方面存在諸多問(wèn)題，其安全風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題越來(lái)越受到重視。

(一)電子檔案在網(wǎng)絡(luò)傳輸中的安全風(fēng)險(xiǎn)

電子檔案的在線利用是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)開(kāi)展，在提供便捷利用的同時(shí)，也存在各種安全風(fēng)險(xiǎn)。目前網(wǎng)絡(luò)上用戶管理權(quán)限漏洞導(dǎo)致存在許多不可預(yù)測(cè)的安全風(fēng)險(xiǎn)，網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)被盜取等諸多安全事件越來(lái)越多。

(二)電子檔案文件在訪問(wèn)控制中的安全風(fēng)險(xiǎn)

在電子檔案利用權(quán)限方面，給用戶授予的權(quán)限過(guò)大，導(dǎo)致權(quán)限劃分不清、越權(quán)行為的發(fā)生。失去對(duì)電子檔案的監(jiān)護(hù)控制行為，產(chǎn)生諸如電子檔案文件的二次傳播問(wèn)題、非法刪除和篡改問(wèn)題，嚴(yán)重的會(huì)導(dǎo)致電子檔案的丟失。

(三)電子檔案文件在信息存儲(chǔ)中的安全風(fēng)險(xiǎn)

電子檔案在檔案管理信息系統(tǒng)中的存儲(chǔ)格式一般以常見(jiàn)的Office辦公文檔格式(如doc、xls、pdf、wps)存在，此類可編輯格式的電子檔案如果未經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的加密防范措施，在信息存儲(chǔ)和利用過(guò)程中就可能存在被篡改的風(fēng)險(xiǎn)。

三、電子檔案文件的安全存儲(chǔ)管理

(一)電子檔案文件的歸檔要求

實(shí)施電子文件登記檢驗(yàn)制度，把帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子文件集中，制成歸檔數(shù)據(jù)集。電子文件拷貝至耐久性的介質(zhì)載體上，最好一式3份，一份封存保管，一份異地保存，一份供查閱使用。

(二)電子檔案文件的安全存儲(chǔ)

在電子文件的媒介存儲(chǔ)方面，應(yīng)采用帶有備份功能的文件存儲(chǔ)服務(wù)器、磁帶、光盤(pán)等。存儲(chǔ)電子文件的存儲(chǔ)介質(zhì)及包裝盒上要貼上包含編號(hào)、保密級(jí)別、名稱、軟硬件環(huán)境、保管期限等描述性標(biāo)簽，以方便日常的安全管理。電子檔案文件的存儲(chǔ)安全管理具體要求。

四、電子檔案文件安全管理防范措施

(一)使用檔案信息管理系統(tǒng)對(duì)電子文件進(jìn)行安全歸檔

嚴(yán)格按照我國(guó)指定的《信息系統(tǒng)安全等級(jí)保護(hù)基本要求》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》(國(guó)家檔案局令第6號(hào))、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(國(guó)標(biāo)GB/ti18894－2002)等法規(guī)，規(guī)范用戶角色分配、介質(zhì)存儲(chǔ)管理和文件訪問(wèn)控制等手段對(duì)電子文件進(jìn)行過(guò)程控制。在政府機(jī)構(gòu)、企事業(yè)單位的檔案信息管理系統(tǒng)中，設(shè)計(jì)系統(tǒng)管理員、安全管理員、安全審計(jì)員三種角色，符合三員權(quán)限及職責(zé)的有效分離，實(shí)現(xiàn)三方管理的相互制約機(jī)制及監(jiān)督機(jī)制。其歸檔流程，按照以下步驟：使用用戶名登錄檔案管理系統(tǒng)—在線錄入文件歸檔表—按照目錄進(jìn)行歸檔分類提交保存—檔案部門(mén)在線審核辦理檔案移交手續(xù)完成歸檔。

(二)電子檔案文件的加密及跟蹤保護(hù)

對(duì)電子文檔提供數(shù)字標(biāo)密，并生成電子標(biāo)簽功能。電子文檔擁有者可在電子文檔生成時(shí)，進(jìn)行實(shí)施審批手續(xù)制定秘密等級(jí)。標(biāo)密后的電子文檔可識(shí)別電子文件的創(chuàng)建者、創(chuàng)建時(shí)間、秘密等級(jí)等信息，能夠記錄文件的復(fù)制、打印和刪除等行為，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)跟蹤保護(hù)。在設(shè)置文件的授權(quán)訪問(wèn)控制方面，可以按照用戶和文件兩個(gè)維度，建立二維矩陣式的內(nèi)部權(quán)限控制體系，提供文件的標(biāo)準(zhǔn)授權(quán)、文件的定向授權(quán)和文件的向上授權(quán)這三種授權(quán)方式，給予用戶相應(yīng)的權(quán)限。

(三)電子檔案文件的安全傳遞及文件恢復(fù)管理

在電子文檔的兩個(gè)關(guān)鍵階段：文件定密階段和文件外發(fā)階段，引入流程審批管理手續(xù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文檔使用過(guò)程行為的全程追蹤管理。電子檔案?jìng)鬟f過(guò)程中，引入數(shù)字指紋技術(shù)和數(shù)字水印技術(shù)實(shí)現(xiàn)的安全傳遞管理。在數(shù)字指紋和水印中通過(guò)嵌入的是信息擁有者的信息和傳遞流向的相關(guān)信息，實(shí)現(xiàn)跟蹤監(jiān)控，能夠防范解密后的電子文檔被不明身份的用戶非法篡改。另外，不同城市之間的異地存儲(chǔ)技術(shù)目前正應(yīng)用于電子文檔的保護(hù)中，當(dāng)發(fā)生檔案數(shù)據(jù)丟失時(shí)，可以使用備份文件完成數(shù)據(jù)恢復(fù)，保障檔案文件的安全。

五、結(jié)束語(yǔ)

總之，電子文檔的安全環(huán)境是信息安全范疇的薄弱環(huán)節(jié)，是防范的重點(diǎn)。在電子檔案文件的形成、積累、鑒定、歸檔及保管方面，需要從管理人員的安全意識(shí)、數(shù)字指紋物理技術(shù)等有效的物理安全防范措施，確保電子檔案文件的真實(shí)性、完整性、有效性。

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第8篇

[關(guān)鍵詞]　檔案；檔案管理；雙軌制；措施

[中圖分類號(hào)]　G740

[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]　B

在全球化信息時(shí)代的影響下，傳統(tǒng)的單一紙質(zhì)檔案已不能適應(yīng)當(dāng)今快節(jié)奏的傳播利用，由以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為主導(dǎo)的這面旗子占領(lǐng)了檔案管理領(lǐng)域，并逐步取代紙質(zhì)檔案。隨著計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代通訊技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域的不斷普及應(yīng)用，圖書(shū)館檔案管理近年來(lái)也隨之由傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件逐步向電子文件轉(zhuǎn)化，但這個(gè)轉(zhuǎn)化是復(fù)雜、持續(xù)的，由于各種原因，他們的并存期、依賴期會(huì)相當(dāng)漫長(zhǎng)。不過(guò)電子文件的入檔比例呈逐年增長(zhǎng)態(tài)勢(shì)，形成兩者并駕齊驅(qū)的局面，所以圖書(shū)館檔案實(shí)行雙軌制管理是現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的要求，是圖書(shū)館檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。

一、檔案管理“雙軌制”的內(nèi)涵

從形式上看，電子文件僅是形成最終傳統(tǒng)意義上檔案實(shí)體的過(guò)渡性文件。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，出現(xiàn)了無(wú)紙化辦公的情況，電子文件的優(yōu)勢(shì)越來(lái)越凸顯，從而對(duì)傳統(tǒng)檔案的管理方式提出新的質(zhì)疑和挑戰(zhàn)。

電子文件的出現(xiàn)，不僅是存儲(chǔ)方式的改變，更是檔案管理范式的轉(zhuǎn)變。總的來(lái)說(shuō)，檔案“雙軌制”管理主要是指對(duì)檔案的存儲(chǔ)采取紙質(zhì)與電子并存的管理辦法。“雙軌制”不但是管理方式、方法上的調(diào)整或者說(shuō)是某種擴(kuò)充，更重要的在于它還從根本上改變了傳統(tǒng)檔案管理的理念，是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理理念的一次揚(yáng)棄，給傳統(tǒng)的檔案管理注入了新的活力。在管理層面上，“雙軌制”是對(duì)紙質(zhì)檔案和電子文件的并存管理；而在操作層面上，“雙軌制”則意味著從對(duì)紙質(zhì)檔案的管理過(guò)渡到對(duì)信息、知識(shí)和數(shù)據(jù)挖掘、融合與輸出，是對(duì)信息洪流的疏導(dǎo)和規(guī)范。

二、實(shí)施“雙軌制”管理的必然性及意義

紙質(zhì)檔案與電子文件由于其各自的特點(diǎn)、文件運(yùn)行的生命周期以及在整個(gè)科研生產(chǎn)過(guò)程中所發(fā)揮的作用不同，決定了必須對(duì)具有同一信息內(nèi)容的文件施行紙質(zhì)檔案與電子文件并存管理的“雙軌制”。

電子文件的特點(diǎn)隨著其自身的不斷發(fā)展而豐富和擴(kuò)充。而其中的“可共享性”、“存儲(chǔ)的高密度性”以及“信息的可操作性”是電子文件被大眾認(rèn)可及迅速普及的主要原因。根據(jù)這些特點(diǎn)，相對(duì)于紙質(zhì)檔案而言，電子文件的優(yōu)勢(shì)在于提供方便、快捷的查詢、復(fù)制及數(shù)據(jù)交換、挖掘等信息服務(wù)上。這是信息社會(huì)或者說(shuō)網(wǎng)絡(luò)社會(huì)對(duì)檔案管理提出的基本要求。這是一個(gè)信息爆炸的社會(huì)，如果不對(duì)電子文件施行有效的管理，而只是固封于對(duì)紙質(zhì)文件的管理上，那么對(duì)海量的信息進(jìn)行紙質(zhì)存儲(chǔ)以及從海量的紙質(zhì)文件中找出所需要的信息將是不可能的事。

雙軌制的管理模式能夠適應(yīng)現(xiàn)代檔案網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化建設(shè)的需要，從以檔案實(shí)體保管和利用為重點(diǎn)，轉(zhuǎn)向檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)，實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體管理和信息化管理相容并有機(jī)地結(jié)合起來(lái)的現(xiàn)代管理模式。這種管理模式既能充分開(kāi)發(fā)、利用檔案信息資源，同時(shí)也能起到保護(hù)檔案原件的作用。從而將更加重視知識(shí)管理在資源配置、業(yè)務(wù)流程和人才開(kāi)發(fā)等方面的作用，使檔案管理工作進(jìn)一步走向規(guī)范化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和社會(huì)化。提高檔案管理的水平，發(fā)揮檔案的更大作用。

三、構(gòu)建符合現(xiàn)代檔案“雙軌”管理機(jī)制的措施與對(duì)策

(一)加強(qiáng)現(xiàn)代化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工作

檔案工作是“利在當(dāng)代、功在千秋”的事業(yè)。所以要想加快實(shí)現(xiàn)雙軌制下檔案管理高效率，必須增加經(jīng)費(fèi)投入，購(gòu)置實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化所必須的一些設(shè)備，如高性能的計(jì)算機(jī)、掃描儀、數(shù)碼照相機(jī)、數(shù)碼攝像機(jī)、快速刻錄機(jī)、打印機(jī)等，以及維護(hù)檔案安全的保護(hù)設(shè)施、配套的軟件等，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。沒(méi)有堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)也就無(wú)從談起檔案管理現(xiàn)代化的建設(shè)問(wèn)題。

(二)做好館(室)藏檔案的優(yōu)化工作

檔案館(室)對(duì)所保管的案卷進(jìn)行全面、認(rèn)真、細(xì)致的普查，這是實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的第一步工作。首先要對(duì)館(室)藏檔案進(jìn)行全面的清查工作，剔除那些重份和無(wú)查考利用價(jià)值的文件和資料，然后按照管理規(guī)范和科學(xué)的方法重新進(jìn)行分類、組卷、編目、撰寫(xiě)案卷標(biāo)題等，避免在實(shí)行計(jì)算機(jī)管理檔案的過(guò)程中出現(xiàn)重復(fù)工作。同時(shí)，在重新整理的過(guò)程中還可以對(duì)破損、掉頁(yè)、字跡退變等案卷做一些修復(fù)和搶救工作，可以說(shuō)是一舉兩得，也避免了工作效率低的情況發(fā)生。重新組卷不僅可以優(yōu)化館(室)藏、科學(xué)保管，而且可以提高計(jì)算機(jī)管理檔案的利用效率。

(三)解決電子檔案文件存儲(chǔ)問(wèn)題，加固檔案管理的“雙軌”構(gòu)架

電子文件的存儲(chǔ)問(wèn)題是“雙軌制”管理的核心問(wèn)題之一。電子文件的存儲(chǔ)包括兩個(gè)方面的內(nèi)容，一是海量存儲(chǔ)的問(wèn)題，一是長(zhǎng)期保存的問(wèn)題。解決這兩個(gè)問(wèn)題的辦法，就目前的科技水平而言，就是通過(guò)“在線存儲(chǔ)”、“離線存儲(chǔ)”和“近線存儲(chǔ)”的辦法，對(duì)海量電子文件加以長(zhǎng)期保存和備份。在線存儲(chǔ)是指授權(quán)用戶可以根據(jù)需要，隨時(shí)下載數(shù)據(jù)，一般用于存儲(chǔ)被頻繁調(diào)用的數(shù)據(jù)。離線存儲(chǔ)，顧名思義，是對(duì)“在線”數(shù)據(jù)的“離線”備份存儲(chǔ)，因此又稱備份級(jí)的存儲(chǔ)。這部分?jǐn)?shù)據(jù)不經(jīng)常被調(diào)用。“近線”存儲(chǔ)是對(duì)“在線”和“離線”的折中，適用于存儲(chǔ)訪問(wèn)量不是很大，但又有一定需求的數(shù)據(jù)。

(四)規(guī)范管理，統(tǒng)一接口，打通紙質(zhì)檔案與電子文件之間的物理隔閡

融合是時(shí)代的主旋律。紙質(zhì)檔案與電子文件并存的管理過(guò)程中，必然存在著不相協(xié)調(diào)的矛盾和沖突。在矛盾處發(fā)現(xiàn)一致，在沖突中尋求融合，是檔案“雙軌制”管理的根本出發(fā)點(diǎn)，也是構(gòu)建其“雙軌”管理的理論基礎(chǔ)和實(shí)踐的必然選擇。根據(jù)時(shí)代特征和科研生產(chǎn)的實(shí)際需求以及現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案的管理模式，構(gòu)建一套動(dòng)態(tài)的、發(fā)展的，多接口、全兼容的電子文件管理體系業(yè)已成為現(xiàn)代檔案管理者的共識(shí)。“雙軌制”其實(shí)是一種混合管理模式，由于時(shí)代的變遷和科學(xué)的進(jìn)步，任何單一的檔案管理模式都難以適應(yīng)現(xiàn)今復(fù)雜的檔案信息格局。“雙軌制”的“雙”也不是字面上“兩種”的意思，或者可以說(shuō)是一種“混合制”的管理模式。

全兼容是指不但要從軟件上保證紙質(zhì)檔案與電子文件的一一對(duì)應(yīng)，同時(shí)也要從硬件發(fā)展的角度，對(duì)歷史和將來(lái)的數(shù)據(jù)進(jìn)行兼容性維護(hù)，保證其電子數(shù)據(jù)和紙質(zhì)檔案都長(zhǎng)期可用，杜絕由于硬件系統(tǒng)的升遷而對(duì)歷史數(shù)據(jù)所造成的毀滅性破壞。唯一性是指一定要保證對(duì)包含同一信息內(nèi)容的紙質(zhì)檔案與電子文件的一一對(duì)應(yīng)。

其次，要建立健全管理制度，從設(shè)計(jì)軟件的開(kāi)發(fā)論證，到整個(gè)局域網(wǎng)內(nèi)OA、PDM(PDS)等計(jì)設(shè)文件管理軟件的架設(shè)與管理入手，規(guī)范其歸檔和管理流程，統(tǒng)一執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)和接口，明確從電子文件到紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換接口的唯一性，以保證電子文件的真實(shí)可用及與紙質(zhì)檔案一一對(duì)應(yīng)，打通紙質(zhì)與電子文件之間的物理隔閡。

再次，運(yùn)用技術(shù)手段，保證紙質(zhì)與電子文件之間的動(dòng)態(tài)鏈接，以及紙質(zhì)與電子文件都真實(shí)可用，充分發(fā)揮“雙軌制”對(duì)現(xiàn)代檔案管理的作用與職能。數(shù)據(jù)庫(kù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的結(jié)合，可以為海量電子文件以及紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)條目提供快捷的全文檢索或是條目查尋。進(jìn)一步完善的PDM系統(tǒng)和歸檔管理軟件的無(wú)縫對(duì)接，為電子文件的適時(shí)歸檔、動(dòng)態(tài)修改提供了可行的渠道，又從技術(shù)上確保了電子文件的真實(shí)可用及其輸出的紙質(zhì)檔案與實(shí)物的完全符合。

(五)加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)工作

從目前看，許多檔案部門(mén)缺乏高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。加之整理紙質(zhì)檔案大多采用手工操作的方法，這與電子文件處理手法相差甚遠(yuǎn)，需要新的知識(shí)和技術(shù)手段，而現(xiàn)有的立卷歸檔工作隊(duì)伍尚不適應(yīng)工作發(fā)展的需要，不僅需要檔案和計(jì)算機(jī)專業(yè)人才，更需要既懂檔案業(yè)務(wù)，又熟悉信息技術(shù)的復(fù)合型人才，必須通過(guò)組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和技術(shù)培訓(xùn)，全面提高檔案人員隊(duì)伍素質(zhì)，提高其綜合業(yè)務(wù)能力，改善檔案工作人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)和學(xué)歷結(jié)構(gòu)，盡快使他們熟練使用現(xiàn)代化設(shè)備，掌握信息管理的基本知識(shí)和技能，這樣才能擔(dān)負(fù)起電子文件歸檔工作和雙軌制下檔案工作的重任。

隨著雙軌制下檔案管理的進(jìn)一步開(kāi)展，檔案管理將逐步進(jìn)入電子化、網(wǎng)絡(luò)化階段。我們要以檔案和計(jì)算機(jī)專業(yè)人才為基礎(chǔ)，以復(fù)合型人才為重點(diǎn)，按著全國(guó)檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)和任務(wù)，認(rèn)真做好雙軌制下的檔案管理工作。是一種必然的發(fā)展趨勢(shì)。因而目前我們只有做好紙質(zhì)文件和電子文件的并存管理——“雙軌制”的管理，才能更好地迎接“無(wú)紙化”時(shí)代的到來(lái)，實(shí)現(xiàn)最為理想的檔案管理。

[參　考　文　獻(xiàn)]

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第9篇

關(guān)鍵詞：企業(yè)電子檔案；電子檔案管理問(wèn)題；解決措施

中圖分類號(hào)：G276 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-7712 （2013） 16-0000-01

信息時(shí)代的到來(lái)，改變了企業(yè)的管理方式，從傳統(tǒng)的完全紙質(zhì)化到如今的電子無(wú)紙化，企業(yè)檔案的管理發(fā)生著巨大的變化。企業(yè)檔案也已經(jīng)成為企業(yè)信息資源和資產(chǎn)的重要組成部分，是企業(yè)建設(shè)、運(yùn)營(yíng)、發(fā)展的重要記錄，對(duì)于企業(yè)的發(fā)展建設(shè)起著至關(guān)重要的作用。但是，中國(guó)企業(yè)對(duì)于這方面的應(yīng)用探索還不長(zhǎng)，企業(yè)電子檔案的實(shí)際管理中仍然存在諸多問(wèn)題，因此筆者結(jié)合自己的實(shí)際經(jīng)驗(yàn)，給出一些思考和建議。

一、企業(yè)電子檔案管理問(wèn)題

（一）正式電子文件歸檔程序不夠完善。正式電子文件歸檔程序不夠完善，這主要是由于相關(guān)程序設(shè)計(jì)的過(guò)程中，檔案管理方面的專業(yè)人員沒(méi)有參與其中，單純從軟件設(shè)計(jì)工作人員角度出發(fā)來(lái)進(jìn)行程序的設(shè)計(jì)，立足在一些基本表面的問(wèn)題，比如邏輯上的歸檔問(wèn)題，信息的分總問(wèn)題，可以說(shuō)考慮的范圍是相對(duì)局限，不夠周全的。而由此設(shè)計(jì)出來(lái)的自動(dòng)化辦公軟件，在一些現(xiàn)實(shí)問(wèn)題上的解決措施有待改進(jìn)。

（二）文件、檔案系統(tǒng)分屬兩個(gè)系統(tǒng)。文件、檔案系統(tǒng)分屬兩個(gè)系統(tǒng)，由此導(dǎo)致信息的歸類出現(xiàn)一定出入，在后期信息的應(yīng)用過(guò)程中也會(huì)出現(xiàn)一定的紕漏。結(jié)合一些公司的實(shí)際情況，在信息的分類上有一定出入，但是模式化的系統(tǒng)分類無(wú)法滿足現(xiàn)實(shí)的需要，對(duì)于信息的應(yīng)用、管理都會(huì)有著出入。

（三）電子文件的制作規(guī)程和電子文件歸檔制度不相匹配。電子文件的制作規(guī)程和電子文件歸檔制度不相匹配，從而導(dǎo)致檔案歸檔制度缺乏一定的約束力。在實(shí)際的應(yīng)用過(guò)程中，兩者的制作從事主體不相同，在沒(méi)有明確的規(guī)則之下，兩者的工作無(wú)法有效統(tǒng)一結(jié)合。

（四）電子檔案儲(chǔ)存載體安全度無(wú)法保證。檔案對(duì)于公司來(lái)說(shuō)是有一定價(jià)值的信息資料，因此需要有一定的安全保障。電子檔案儲(chǔ)存一般分成兩種，一類是直接通過(guò)硬盤(pán)儲(chǔ)存器，另一類是利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行儲(chǔ)存，比如最近比較熱門(mén)的云儲(chǔ)存，兩者的安全性都無(wú)法完全保證。硬盤(pán)儲(chǔ)存，存取方便，但是也十分容易泄露，一旦價(jià)值意義高的檔案資源泄露，甚至丟失，會(huì)對(duì)公司產(chǎn)生諸多不利影響；如果是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)，盡管可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)很好的備份存儲(chǔ)，但是一些重要的信息仍會(huì)會(huì)被黑客攻破，或者遭到病毒影響，在安全性上也有所注意。

（五）相關(guān)工作人員的綜合素質(zhì)結(jié)合度不高。電子無(wú)紙化的檔案管理減少了相關(guān)工作人員的工作量，但是對(duì)于其素質(zhì)技能的要求有所增加。企業(yè)電子檔案管理，需要其掌握一定的電腦技能，對(duì)于相關(guān)軟件的應(yīng)用，自動(dòng)化辦公系統(tǒng)管理達(dá)到熟練的程度，同時(shí)工作的責(zé)任心也是重要的保障。但是，在現(xiàn)實(shí)的情況下，一些資質(zhì)比較高的檔案管理人員在電腦技能上有所欠缺，而一些年輕的檔案管理人員，還無(wú)法把理論更好地結(jié)合于實(shí)際，對(duì)于工作的認(rèn)識(shí)不夠完善深入，甚至某些年輕工作者缺乏工作責(zé)任心。

二、針對(duì)企業(yè)電子檔案管理問(wèn)題的解決措施

（一）電子檔案監(jiān)控嚴(yán)格化。首先，關(guān)于電子檔案的形成監(jiān)控問(wèn)題，工作人員應(yīng)該予以足夠的重視。電子檔案的形成可以說(shuō)是信息庫(kù)的建立，這是一個(gè)至關(guān)重要的步驟，來(lái)保證后期信息利用有價(jià)值可言，所以在電子檔案形成的階段，要確保電子文件的真實(shí)性和完整性，同時(shí)需要確保電子檔案的方方面面都形成有效的監(jiān)控，以科學(xué)、完整、嚴(yán)密的制度來(lái)規(guī)范監(jiān)控過(guò)程，保證監(jiān)控的效果，比如文件管理制度和體系的科學(xué)化、嚴(yán)格化，管理內(nèi)容和執(zhí)行的有效化等等。

（二）提高電子文件安全性和可識(shí)別性。檔案信息對(duì)于公司的發(fā)展來(lái)說(shuō)有著重要的價(jià)值和意義，很多甚至都是絕密文件，一旦泄露，后果不堪設(shè)想，因此，提高電子文件的安全性和可識(shí)別性有著現(xiàn)實(shí)的意義，但是立足具體的措施，我們需要在保存措施上有所改善，首先最重要是需要從源頭開(kāi)始抓起，形成嚴(yán)格的管理制度以及采取有效的技術(shù)措施，比如通過(guò)網(wǎng)絡(luò)云盤(pán)來(lái)更好地備份以防丟失，以及對(duì)于每一個(gè)環(huán)節(jié)都采取一定的監(jiān)控和監(jiān)管，最好把每一項(xiàng)責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，確保權(quán)責(zé)明確，以及采取更加嚴(yán)格有效的保密措施，增加安全性。

（三）提高電子檔案甄別的技術(shù)。電子文件進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行之后，其復(fù)制變得更為便利，也增加了工作的便利度，但同時(shí)也增加了其中的風(fēng)險(xiǎn)，比如關(guān)于電子檔案真?zhèn)蔚膯?wèn)題，提高其中的甄別技術(shù)有著現(xiàn)實(shí)的必要，因此在電子文件辦制的時(shí)候增加一定的加密措施，比如隱性的條形碼應(yīng)用。這樣可以避免使用者和顧客對(duì)于文件進(jìn)行篡改，危害企業(yè)的利益。

（四）優(yōu)化電子檔案的鑒定技術(shù)。在文件進(jìn)行歸檔之前，一般需要先進(jìn)行文件的鑒定，其目的是為了區(qū)別文件的價(jià)值，根據(jù)實(shí)際的需要來(lái)給出相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，避免統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化的分類不利于公司對(duì)于信息的應(yīng)用。在一定有效分類之后，可以方便企業(yè)選擇應(yīng)用，方便公司管理，更好地為公司創(chuàng)造價(jià)值。

（五）優(yōu)化電子檔案歸檔。現(xiàn)階段，電子檔案和文件檔案處于同步歸檔的狀態(tài)，實(shí)行“雙套制”，但是實(shí)際過(guò)程中由于電子文件的法律約束力不高、技術(shù)問(wèn)題大導(dǎo)致其使用的效率不佳，甚至在可靠度和有效期上有存在紕漏，因此需要更好地優(yōu)化電子檔案的歸檔問(wèn)題，一方面需要著手建立和運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的具有多種特征的電子檔案，另一方面需要繼續(xù)發(fā)揮實(shí)體檔案的作用，發(fā)揮實(shí)體檔案和電子檔案結(jié)合的作用，實(shí)現(xiàn)檔案信息在現(xiàn)代社會(huì)信息平臺(tái)上的有效運(yùn)轉(zhuǎn)。

（六）提高相關(guān)工作人員的素質(zhì)。不管外部條件如何改善，軟件設(shè)施如何改進(jìn)，相關(guān)的工作人員作為工作過(guò)程中的主體，需要發(fā)揮出主觀能動(dòng)性，因此，提高相關(guān)工作人員的素質(zhì)仍然是重要要求，一方面需要有針對(duì)性地對(duì)員工進(jìn)行相關(guān)的專業(yè)化的培訓(xùn)，另一方面需要提高相關(guān)工作人員的工作責(zé)任心，同時(shí)結(jié)合兩者，才能讓整個(gè)工作更加有效，有價(jià)值。

三、結(jié)束語(yǔ)

企業(yè)電子檔案管理需要從理論上有所改善，更要立足其中的各個(gè)環(huán)節(jié)有所改善，不管是工作本身，還是各類的工作人員，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題才能更好地解決問(wèn)題，才能讓整個(gè)過(guò)程在實(shí)踐中不斷改進(jìn)，讓電子無(wú)紙化的企業(yè)電子檔案發(fā)揮出現(xiàn)實(shí)價(jià)值，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

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