時間：2023-08-01 17:05:31
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關(guān)鍵詞：復式記賬原理；本科教學評估；檔案管理
教學檔案是高校本科教學評估的重要依據(jù)，各高等院校都根據(jù)國家教育部頒布的《普通高校本科教學工作評估指標體系》制定了相應(yīng)的教學檔案管理制度和實施細則，對教學檔案的歸檔范圍和立卷歸檔原則作出了明確的規(guī)定，但是原始材料的系統(tǒng)性，完整性和可靠性依然欠缺，同時由于上級教育主管部門對高校的檢查門類較多，包括學士學位授予權(quán)的評估，新專業(yè)評審等，在根據(jù)不同評估指標體系進行資料整理的過程中，容易因檔案的交接和流轉(zhuǎn)而發(fā)生遺失現(xiàn)象。
一、會計循環(huán)與檔案管理流程
通常情況下，企業(yè)以一年作為一個會計周期，以日常交易為基礎(chǔ)，以記帳憑證為依據(jù)，對財物的進出進行分類登記，全面連續(xù)系統(tǒng)地記錄各項交易。因此，會計信息處理是一個周而復始、循環(huán)往復的過程，這個過程叫做會計循環(huán)。它通常包括以下幾個環(huán)節(jié)：
(一)開設(shè)帳戶：根據(jù)企業(yè)歷史交易情況開設(shè)總分類帳戶，設(shè)置會計科目。
(二)會計分錄：根據(jù)會計憑證在分錄簿中序時記錄交易項目，并編制科目匯總表。
(三)過帳：將分錄簿記錄的內(nèi)容過到相應(yīng)的總分類帳戶中。
(四)試算平衡：即編制試算平衡表，檢驗分類帳戶中各項借方余額與貸方余額是否相等。
(五)編制財務(wù)報表：通過編制財務(wù)報表說明本會計年度內(nèi)會計主體的財務(wù)狀況、經(jīng)營成果和現(xiàn)金流動。
會計循環(huán)的具體圖示如下：
與會計循環(huán)類似，高校教學擋案的收集整理、歸檔、統(tǒng)計、分析等工作環(huán)節(jié)也是一個連續(xù)的動態(tài)管理過程，前后繼起，環(huán)環(huán)相扣。與此同時，對教學檔案的交接流轉(zhuǎn)也必須如會計帳簿作帳一樣，清楚記錄檔案的來龍去脈，以避免遺失現(xiàn)象的發(fā)生。但和會計循環(huán)不同的是，它通常以一個學期為管理周期。因此，我們有必要根據(jù)教學常規(guī)工作先編制目錄索引，建立目錄與數(shù)字代碼之間的對應(yīng)關(guān)系，同時記錄每個目錄項下資料的存放，交接和流轉(zhuǎn)情況。然后開設(shè)總分類目錄，根據(jù)總分類目錄，設(shè)置文件盒。依據(jù)內(nèi)容需要，建立統(tǒng)一的格式。格式一般包括總目錄代碼、分類目錄代碼、材料項目名稱和盒編號四部分組成，按順序依次排列。最后根據(jù)要求將收集的教學文件分類歸檔，以實行標準化的集成管理模式。其具體操作圖示如下：
二、會計科目與檔案目錄
會計科目是對會計對象的具體內(nèi)容進行分類核算的標志或項目。會計對象包含資產(chǎn)、負債、所有者權(quán)益、收入、費用、利潤等要素。為了對會計對象的具體內(nèi)容進行會計核算和監(jiān)督，就需要根據(jù)其各自不同的特點，分門別類地確定項目。由于會計要素反映的經(jīng)濟內(nèi)容有很大不同，在經(jīng)營管理中當然也會有不同的要求，在會計核算中不僅要按照各會計要素的不同特點，還應(yīng)該根據(jù)經(jīng)濟管理的要求進行分類別、分項目的核算。
(一)目錄設(shè)置必須結(jié)合教學主體的特點。即根據(jù)教學主體的需要，本著全面反映教學活動的全過程及結(jié)果的目的來確定應(yīng)該設(shè)置哪些檔案目錄。
(二)設(shè)置檔案目錄必須滿足本科教學工作評估指標體系的要求。一是要符合國家本科教學工作評估指標體系的要求來劃分教學業(yè)務(wù)檔案的類別，設(shè)定分類的標識；二是要符合高校自身教學管理的要求，以便于為高校的常規(guī)活動、項目決策及信息管理。
(三)設(shè)置檔案目錄要將統(tǒng)一性與靈活性結(jié)合起來
由于各高校的教學管理制度和教學活動有一定差別，因此在分類目錄的設(shè)置上，需要將統(tǒng)一性與靈活性相結(jié)合。所謂統(tǒng)一性，就是在設(shè)置檔案目錄時，對指標的設(shè)置標準、口徑需要統(tǒng)一。所謂靈活性，就是在能夠提供統(tǒng)一指標體系的前提下，各個單位根據(jù)自身的具體情況，設(shè)置或者增補反映本高校特色項目的目錄。
(四)設(shè)置檔案目錄的名稱要簡單明確，字義相符，通俗易懂
檔案目錄作為分類標識，要求簡單明確，字義相符，這樣才能避免誤解和混亂。簡單明確是指根據(jù)教學活動的特點盡可能簡潔明確地規(guī)定科目名稱；字義相符是指按照中文習慣，能夠望文生義，不致產(chǎn)生誤解；通俗易懂是指要盡量避免使用晦澀難懂的文字，便于大多數(shù)人正確理解，也能夠為高校之間的學習交流提供便利。
(五)設(shè)置檔案目錄要保持相對穩(wěn)定性
為了便于在不同時期分析比較教學評估指標和在一定范圍內(nèi)匯總各項指標，應(yīng)保持檔案目錄相對穩(wěn)定，盡量不要變動目錄的名稱、內(nèi)容、數(shù)量，使分析指標保持統(tǒng)一性和可比性。
根據(jù)以上原則，我們可以建立如下主要檔案一級目錄名稱對照表：
在一級目錄下，為方便查找和管理，還可以下設(shè)二級目錄和三級目錄。此外，對于跨連續(xù)幾個學期的教學檔案，如 ：專業(yè)建設(shè)，實踐教學體系創(chuàng)建，實驗教學區(qū)，產(chǎn)學研基地等項目可以靈活處理，單獨開設(shè)獨立的目錄，突出反映學校的辦學特色，而不必仍以一個學期作為檔案的管理周期。
三、財務(wù)報表與文件匯編
會計財務(wù)報表是根據(jù)日常會計核算資料定期編制的，綜合反映企業(yè)某一特定時期財務(wù)狀況和某一會計期間經(jīng)營成果、現(xiàn)金流量的總結(jié)性書面文件。它是企業(yè)財務(wù)報告的主要部分，是企業(yè)向外傳遞會計信息的主要手段。我國現(xiàn)行制度規(guī)定，企業(yè)向外提供的會計報表包括資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表、資產(chǎn)減值準備明細表、利潤分配表、股東權(quán)益增減變動表、分部報表和其他有關(guān)附表。會計報表為評價企業(yè)經(jīng)營業(yè)績和改善經(jīng)營管理提供重要信息；為國家經(jīng)濟管理機構(gòu)進行宏觀調(diào)控與管理提供必要信息，為投資者和貸款者進行決策提供有用信息。
與之相類似的是，本科教學評估過程中通常要求提供三個部分的材料，即：（一）自評匯報材料，也就是《自評綜合報告》。它是在利用原始檔案的基礎(chǔ)上，進行歸納后重新撰寫制作而成的材料，作用是讓專家了解本科教學工作的基本情況，使專家看了以后能對學校本科教學的整體水平作出價值判斷；（二）佐證材料，它是由高校檔案部門、校內(nèi)各部門所保存的檔案經(jīng)過統(tǒng)計分析等加工處理而來，作用是支撐自評材料中所反映出的對自身教學工作所作出的正面評價，起到增強說服力、提高可信度的佐證目的；（三）備查材料。它是由高校檔案部門、校內(nèi)各部門所保存的原始檔案直接轉(zhuǎn)化而來的。其中，備查材料的準備在每學期平時的資料整理過程中已經(jīng)完成，在迎接本科教學評估的準備過程中，主要是完成資料的清查工作和部分材料內(nèi)容的查漏補缺工作。佐證材料部分應(yīng)在學期末聘請專人對各部分材料進行檔案匯編，將材料整理成有組織有體系的內(nèi)容，裝訂成冊，總結(jié)學校在辦學過程中的進步和不足。自評匯報材料起到了會計財務(wù)報表的作用，它是在備查材料和佐證材料基礎(chǔ)上進行歸納后重新撰寫制作而成的綜合報告，是全面反映本科教學水平的總結(jié)性書面文件，此部分通常于本科教學評估前一個月內(nèi)完成。
四、結(jié)束語
教學檔案材料內(nèi)容豐富、類別繁雜，涉及面廣，如何根據(jù)教學規(guī)律和教學工作性質(zhì)并結(jié)合學校自身特點建立行之有效的檔案管理辦法，對于整個教學管理工作的組織及日常檔案管理的質(zhì)量具有重要意義。本文借鑒財務(wù)會計賬目處理的方法對檔案管理進行流程再造，為減少工作中的失誤和檔案材料的散失提供解決途徑。總之，遵從客觀性和實用性的要求，不斷摸索，尋找適合教學檔案管理的有效方法，是學校教學改革與發(fā)展的基礎(chǔ)保證，是每一個檔案管理工作者的不懈追求。
參考文獻：
[1]趙彥昌,劉柳.高校本科教學評估與檔案管理[j].中國檔案學研究,2006,(4).
一、學生課程成績與畢業(yè)論文檔案資料特點
在高校，每一個學生都有自己的成績單，都要提交一份自己的畢業(yè)論文（少數(shù)專業(yè)學生沒有畢業(yè)論文要求）。學生課程成績與畢業(yè)論文是反映教學效果和質(zhì)量的重要檔案資料，兩類檔案資料的顯著共性特征是學生身份信息唯一和明確具體，體現(xiàn)在每位學生的學號具有唯一性。在教學進程中，這兩類檔案資料的時間屬性也很明確，學生課程成績每學期都有記載，畢業(yè)論文在本科學制最后一學期提交歸檔。此外，學生課程成績具有私密性、調(diào)用頻率高等特性；畢業(yè)論文屬于學生科研成果，成果歸屬權(quán)清晰，學校有對成果進行使用的權(quán)利，除保密論文外，一般畢業(yè)論文均具有開放性，可供其他人和機構(gòu)查詢。畢業(yè)論文還具有頁碼多、圖表字數(shù)多等特點，紙質(zhì)檔案占據(jù)較大的保存空間。歸納和理解學生課程成績和畢業(yè)論文檔案資料特點，是開展檔案管理和編研工作的基礎(chǔ)。
二、以身份信息為支點的檔案組卷及雙重管理
傳統(tǒng)的常用的成績檔案和畢業(yè)論文檔案組卷方法是采用入學年度與院系別（專業(yè)）相結(jié)合如組卷方法，或者采用以畢業(yè)年與院系別（專業(yè)）相結(jié)合的組卷方法。例如：××學校××級××院系（專業(yè)）學生成績冊（畢業(yè)論文），××學校××屆××院系（專業(yè)）學生成績冊（畢業(yè)論文）。由于受到院系、專業(yè)調(diào)整和更名的影響，受到辦學模式多樣化的影響，受到學分制和學籍異動等影響，這種組卷方法具有一定的弊端[4]。
就目前高校教學檔案管理的實際而言，學生成績和畢業(yè)論文一般都采用了紙質(zhì)檔案和電子檔案雙重管理，但這種雙重管理還存在不少問題。例如：學生成績電子檔案一般依托高校教務(wù)管理部門的教務(wù)管理信息系統(tǒng)，學校檔案館無權(quán)調(diào)閱；學生成績電子檔案雖然采用了學號查詢?nèi)肟冢到y(tǒng)也具有一般的統(tǒng)計匯總功能，但對學生課程成績的統(tǒng)計分析功能開發(fā)的軟件還遠遠不夠，難以滿足教學管理的較高級需求；畢業(yè)論文電子檔案一般是做成光盤，或者簡單存貯在院系教學管理工作者計算機硬盤中，不利于長期保存、擴充內(nèi)容和查詢?yōu)g覽。這說明，目前的所謂教學檔案雙重管理還僅僅是初步的、分離的檔案保存，不能充分體現(xiàn)紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理各自的優(yōu)勢，不能滿足檔案管理的要求和用戶服務(wù)需求。
因此，建立以學生身份信息為支點的檔案組卷及雙重管理值得深入探索。朱惠鈺，劉美娟（2001）提出，在新生入學時候，教務(wù)管理部門可以建立一個學號姓名及身份證號對應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)使用學號或身份證二選一的查詢方式。以學號為支點組織成績檔案，形成的案卷題名為：××學校學生成績總冊（學號范圍），把學號與檔號一起貼在案卷脊背上排架，一目了然，有利于快速準確調(diào)檔[4]。同時在教務(wù)管理信息系統(tǒng)中，建立以學號或身份證入口的查詢界面，在主字段學號目錄后面，添加更多的其他信息子目錄，例如：姓名、院系、專業(yè)、學期、班級、課程名稱、課程性質(zhì)、授課教師等，充分實現(xiàn)多維學生課程成績數(shù)據(jù)分析的功能，為做好檔案編研工作打下基礎(chǔ)。譚玲玲等（2009）把整個學生成績檔案信息化管理分為五大功能模塊，即成績錄入、成績查詢、成績修改、成績分析、成績輸出，每一個功能模塊下面又設(shè)立若干子模塊，共計11個子模塊[5]。在畢業(yè)論文電子檔案信息化管理過程中，楊煥海（2007）提出了基于web的高校畢業(yè)論文檔案管理信息系統(tǒng)設(shè)計方案，對系統(tǒng)分析與結(jié)構(gòu)、關(guān)鍵技術(shù)，以及系統(tǒng)實現(xiàn)進行了論述，提出的系統(tǒng)具有錄入、修改、查詢、瀏覽、編審、檢索和匯總等功能[6]，該畢業(yè)論文電子檔案管理信息系統(tǒng)也是基于學生學號關(guān)鍵身份識別信息而建立起來。以學生身份信息為支點，可以把紙質(zhì)檔案和電子檔案對應(yīng)聯(lián)系起來，實現(xiàn)雙重管理。同時，利用計算機網(wǎng)絡(luò)信息的強大技術(shù)，可以最大限度地體現(xiàn)教學檔案的價值。
三、學生成績與畢業(yè)論文檔案的編研要點
檔案編研工作是檔案部門以館藏檔案為主要對象，以滿足社會利用的需要為主要目的，在科學研究的基礎(chǔ)上，編輯史料，編寫參考資料，參加編史修志及撰寫專門著作的工作。它是一種主動提供或報道檔案信息，為學校和社會服務(wù)的形式。檔案編研工作是檔案管理的重要環(huán)節(jié)，是充分開發(fā)檔案信息的有效手段。高校檔案編研工作應(yīng)立足于服務(wù)學校，做好選題規(guī)劃，體現(xiàn)學校特色[7]，對于反映教學效果和教學質(zhì)量的學生成績和畢業(yè)論文，學校和院系檔案管理工作者可充分利用紙質(zhì)檔案和信息化電子檔案，選擇一些關(guān)鍵選題，開展教學檔案編研工作，供教學管理者和教師參考，便于了解教學質(zhì)量狀態(tài)，進一步改進教學工作，加強高校內(nèi)部教學質(zhì)量監(jiān)控。例如：對于學生課程成績，可選擇的編研題目有全校公共課大學英語、高等數(shù)學、計算機基礎(chǔ)等課程的一次性考試通過率；英語四級六級通過率；班級大面積不及格課程分析；學生學籍異動警示分析等。對于學生畢業(yè)論文，可選擇的編研題目有結(jié)合教師科研和生產(chǎn)實際題目的比例；歷年選題的重復情況分析；不同職稱教師指導學生人數(shù)情況分析；本科畢業(yè)論文質(zhì)量分析等。
學生課程成績和畢業(yè)論文是重要的教學檔案資料，是學生學習歷史的記載。對其開展科學管理和編研工作，不僅有利于實現(xiàn)一般的快速查詢功能，還能實現(xiàn)紙質(zhì)檔案和信息化的電子檔案優(yōu)勢互補，彌補檔案管理中存在的不足之處，充分挖掘和利用該類檔案的價值，便于為用戶提供優(yōu)質(zhì)檔案服務(wù)，為改進教學和教學管理，提高教學質(zhì)量提供優(yōu)質(zhì)檔案服務(wù)。
參考文獻：
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[5]譚玲玲，鄒妙玲，譚年元.基于教務(wù)網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)的高校成績管理的探索與實踐——以湖南工程技術(shù)學院為例[J].湖南醫(yī)科大學學報（社會科學版），2009，11（3）：190-192.
【關(guān)鍵詞】權(quán)變管理理論 檔案管理 應(yīng)用
一、權(quán)變管理理論簡介
權(quán)變管理理論的形成始于上世紀七十年代，由美國一些管理學家共同提出。權(quán)變管理理論的核心是由內(nèi)部子系統(tǒng)相互之間嘗試互動聯(lián)系的關(guān)系組成，它必須涉及這些關(guān)系組成與所能影響管理效果的環(huán)境因素。權(quán)變管理理論強調(diào)在管理中要依據(jù)內(nèi)部組織和外部環(huán)境之間不斷變化和適應(yīng)的情況和實施管理工作所處的不同現(xiàn)實條件因地制宜采取最為合理有效的管理方法。美國尼布拉加斯大學教授盧桑斯則認為權(quán)變管理理論的主要特征在于不管是何種工作條件都需要將管理理論與工作實踐活動相互結(jié)合。實際上，權(quán)變管理理論也是一套十分有效的管理理念，權(quán)變管理理論在針對檔案管理理論主要體現(xiàn)兩方面內(nèi)容，即對檔案管理工作的認識和分析兩個過程。而我國在檔案管理工作中的文件檔案管理分為“八個要素”和“兩個方面”，這是一個直接的信息交流與外面的和開放的系統(tǒng)關(guān)系。“八個要素”本質(zhì)上是一個內(nèi)容文件的管理，“兩個方面”即指企業(yè)在對“單位管理”和“信息內(nèi)容”兩方面的開發(fā)和應(yīng)用，實際也是一種具有實體管理效果的手段。同時，也可以解釋為“二元化”的現(xiàn)象，即基本的文件管理方法，與實體管理和內(nèi)容信息的開發(fā)利用進行了不同理論性質(zhì)的兩種基本方式：前者由歷史上的第一次，后者則是以各種各樣的方法在同一時間應(yīng)用用邏輯的方法。
另外，針對檔案管理基本理論，其管理內(nèi)容則主要是為了討論檔案管理性質(zhì)和基本操作方法，基本操作方法是一種具有歷史主義色彩的過程，自始至終都作為檔案管理工作的靈魂所在。也就是說，檔案的形成是對社會組織和企業(yè)生產(chǎn)活動的原始記錄，它以保存文件的形式形成記錄并保存歷史本色。因此，本文所講的檔案管理所要求的記錄文本應(yīng)該具有格式多樣性和需求多樣化，一切都應(yīng)該以邏輯主義方法為主，同時輔以歷史主義。
二、權(quán)變管理理論在檔案管理中的應(yīng)用及意義
（一）實踐應(yīng)用
1.權(quán)變管理理論的合理應(yīng)用。
不同歷史時期的檔案資料應(yīng)分類保存于不同的檔案科室，而我們在需要提取需要的檔案資料時就必然會將以往的存檔資料進行重組和檢索，如果其中的某些文件資料丟失或者是損壞，再無法保證檔案資料的完整性。實際上，就目前我國檔案管理工作的體制顯然已經(jīng)不能夠適應(yīng)現(xiàn)代化建設(shè)工作的需求程度，長期不做改善將于這些檔案資料信息的開發(fā)和利用極為不利。只有對檔案管理系統(tǒng)所管理的各種文件檔案進行專項的應(yīng)急處理，才能確保檔案資料的完整性。根據(jù)應(yīng)急管理系統(tǒng)的概念，檔案室作為職能部門可以從企業(yè)的綜合檔案管理部門中獨立出來，配置專業(yè)管理人員進行更為系統(tǒng)的管理工作，以便提高企業(yè)對檔案管理工作的水平。
2.權(quán)變管理理論在外部環(huán)境中的動態(tài)應(yīng)用。
檔案管理呈現(xiàn)電子化、信息網(wǎng)絡(luò)化將成為未來工作的主要方式。國家檔案館早年就了一系列有關(guān)檔案管理信息的實施方案，特別指出了在對檔案管理工作一定要適應(yīng)國家對于大中企業(yè)所提出的檔案信息化管理要求。首先，應(yīng)該將信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)逐層深入到國家建設(shè)信息網(wǎng)絡(luò)的大布局內(nèi)，以檔案管理網(wǎng)絡(luò)化作為基礎(chǔ)，以檔案信息化作為建設(shè)核心，以此拓展信息化檔案的科學利用和合理開發(fā)成為了首要目標，最終從檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)化、電子化兩個方面提升管理水平，為促進檔案管理工作健康持續(xù)發(fā)展提供保障。我們應(yīng)該知道，實現(xiàn)以上目標必然需要有關(guān)檔案管理人員廣泛應(yīng)用權(quán)變管理理論來拓寬工作思路，并即時相應(yīng)外部因素，然后融合權(quán)變理論到具體的檔案管理工作當中，以滿足對檔案管理在企業(yè)生產(chǎn)運行當中的實際需求。
（二）實踐意義
1.為檔案管理工作提供了更為靈活多變的應(yīng)用及操作平臺。
文檔資料管理是現(xiàn)代檔案管理工作的一項重要組成，它可以記載每一項人為活動或重大事件的演變過程和處理結(jié)果，并且人為地可從不同角度主觀或客觀地反映出不同時期的歷史過程及經(jīng)驗總結(jié)。同時，不同環(huán)境下，每一項管理工作中合理使用文件的寶貴財富。信息資源的有效、系統(tǒng)的管理，可以大大提高領(lǐng)導科學決策水平和現(xiàn)代化管理水平的建設(shè)。一般來說，一個檔案室的檔案文件應(yīng)用主要管理人員記錄、會計記錄和其他資料。根據(jù)檔案管理的基本理論，檔案管理是一種直接的信息交流與外部系統(tǒng)的關(guān)系，不斷和該系統(tǒng)的外部環(huán)境形成交流聯(lián)系。
2.解決檔案管理中出現(xiàn)的問題需采用權(quán)變管理思想。
如何改善管理技術(shù)水平和管理環(huán)境是關(guān)鍵點，文件檔案的管理工作往往容易被忽略，近些年來由于企業(yè)在長期發(fā)展過程中逐漸認識到了檔案管理工作的重要性，依此檔案管理工作也成為了整個企業(yè)管理的重要組成部分，但是仍然存在不小的差距，尤其是在管理的方法和執(zhí)行措施兩個方面。本文就這兩方面內(nèi)容在此不作累述。
在對文件檔案進行分類管理和開發(fā)利用過程中，文件分散性較大，檔案管理缺乏系統(tǒng)性。各級別單位的管理制度和管理人員自身的實際能力都有所不同，可謂良莠不齊導致檔案管理工作體系的不完善。如申請材料分散于各個部門或個人手中，無法實現(xiàn)統(tǒng)一歸納，借閱制度不健全導致檔案管理制度缺乏必要的考核和監(jiān)督秩序，一定程度上也阻礙了企業(yè)檔案管理工作的執(zhí)行力度。再有檔案管理所囊括的資料載體魚龍混雜，相關(guān)的業(yè)務(wù)部門限于職權(quán)范圍無法統(tǒng)一管理也是一方面問題。
3.優(yōu)秀文化的培育需要實現(xiàn)檔案管理。文化既是一種精神，也是經(jīng)營企業(yè)的一個重要目標表現(xiàn)。文化是由企業(yè)幾代人在不同實踐中逐步總結(jié)形成的。一代又一代人的精神文化在檔案管理中應(yīng)該有真實的歷史記錄，對于企業(yè)精神文化的傳承和積淀起著極為重要的作用。在繼承這種精神文化的過程中，只有通過對真實和完整的檔案記錄，才能夠代代相傳和積累沉淀，從而形成一個豐富多彩的文化體系。在積累的過程中，需要檔案管理人員對檔案進行系統(tǒng)的整理和歸納，不斷擴大檔案的種類和外延，為培育企業(yè)優(yōu)秀文化提供豐富的素材。
三、結(jié)束語
權(quán)變管理理論在檔案管理中的應(yīng)用具有諸多貢獻。首先，可認真總結(jié)和繼承的遺產(chǎn)管理理論，對他們的思想統(tǒng)一管理理論的新途徑；其次提出的“萬能”的挑戰(zhàn)，強調(diào)動態(tài)管理，即不同的具體情況，采取不同的管理方法；第三，企業(yè)管理的出發(fā)點并不是一件簡單的事情，但社會系統(tǒng)作為一個整體；第四，加強管理理論指導管理實踐的有效性，管理理論與管理實踐之間的橋梁。而我們也應(yīng)該正視權(quán)變理論自身存在的局限性。第一，只有兩維模型來描述多而復雜的管理實踐，解決管理問題，尤其是被忽視的決定性因素，而不是人的動態(tài)變量的權(quán)變理論的基礎(chǔ)，從而制約和管理理論的創(chuàng)新發(fā)展；第二，在反對和一般情況，具體的和一般的反對。強調(diào)特殊性，否認普遍性；只強調(diào)個性，否定共同。它是滑入實證立場必然；第三排除分析與科學方法論的概念，缺乏統(tǒng)一的概念，缺乏有機聯(lián)系，以便和管理科學的實踐和缺乏相應(yīng)的標準理論。在實際應(yīng)用權(quán)變理論中，應(yīng)該對這兩方面的內(nèi)容多加注意。
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文秘法律專業(yè)知識
專業(yè)培養(yǎng)目標：培養(yǎng)掌握文秘基本理論和操作技能，了解和掌握相關(guān)法律知識，從事法律文秘業(yè)務(wù)的高級技術(shù)應(yīng)用性專門人才。
專業(yè)核心能力：法律文秘操作技能。
專業(yè)核心課程與主要實踐環(huán)節(jié)：刑法概論、民商法概論、行政法原理與實務(wù)、訴訟法概論、應(yīng)用寫作、法律文書、秘書學基礎(chǔ)、檔案學基礎(chǔ)、社會學基礎(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與辦公自動化、電子信息管理、社會調(diào)研、應(yīng)用文寫作、秘書業(yè)務(wù)訓練、辦公自動化設(shè)備使用、文秘業(yè)務(wù)綜合實訓、畢業(yè)論文等，以及各校的主要特色課程和實踐環(huán)節(jié)。
就業(yè)面向：國家機關(guān)、企事業(yè)單位、法律服務(wù)部門的文秘及相關(guān)崗位。
本專業(yè)培養(yǎng)具有必備的法學和文秘專業(yè)的基本理論知識和法律職業(yè)崗位文秘工作技能的復合型高等應(yīng)用性專門人才。
主要課程：法理學、憲法學、刑法學、民法學、文獻檢索、司法筆錄訓練、書記員工作概論、檔案管理、法律文書訓練、現(xiàn)代漢語與基礎(chǔ)寫作、秘書理論與實務(wù)、計算機與應(yīng)用。
修業(yè)年限：基本學制三年，最長修業(yè)年限五年。
培養(yǎng)目標：本專業(yè)主要培養(yǎng)具備法律事務(wù)執(zhí)業(yè)能力、掌握秘書技能、會英語、會電腦的應(yīng)用復合型人才。學生畢業(yè)時，要求取得國家秘書職業(yè)資格證書。
主要課程：大學英語、英語視聽說、專業(yè)英語、秘書實務(wù)、檔案管理、企業(yè)管理概論、法律文書、民法、行政法與行政訴訟法、合同法、國際經(jīng)濟法、公司法、稅法、電子商務(wù)、商務(wù)談判、溝通技巧、多媒體技術(shù)應(yīng)用、網(wǎng)頁制作等。
專業(yè)特色：注重塑造形象、提升品味;注重強化實踐教學環(huán)節(jié)，培養(yǎng)學生復合型多元化的職業(yè)能力。
職業(yè)前景：學生畢業(yè)后，既能勝任各類企事業(yè)單位的法務(wù)助理工作，又能從事法庭助理、書記員、律師助理職業(yè)，還能從事各類企事業(yè)單位的行政助理和商務(wù)管理工作。本專業(yè)就業(yè)面廣，適應(yīng)性強，并有潛力成為高級管理人才。
培養(yǎng)目標和要求
(一)培養(yǎng)目標
培養(yǎng)擁護黨的基本路線，法律文秘專業(yè)第一需要的德、智、體、美全面發(fā)展的高技能人才和高素質(zhì)的勞動者，學生應(yīng)在掌握專業(yè)必備的基本理論知識和專門知識的基礎(chǔ)上，重點掌握從事本專業(yè)領(lǐng)域?qū)嶋H工作的能力、技術(shù)和技能，具有良好的職業(yè)道德和敬業(yè)精神。
(二)素質(zhì)、知識和能力基本要求
1. 素質(zhì)基本要求
堅持黨的基本路線，努力成為中國特色社會主義的建設(shè)者和接班人;樹立正確的世界觀、人生觀、價值觀，具有辯證唯物主義和歷史唯物主義思想;誠實守信，團結(jié)合作，遵紀守法，愛崗敬業(yè)，具有高尚的社會公德和職業(yè)道德;具有本專業(yè)的基本理論知識，掌握本專業(yè)的高新技術(shù)和技能;養(yǎng)成正確的審美意識、審美情趣和美感，具有一定的認識美、欣賞美和創(chuàng)造美的能力;積極向上、心理健康，具有自我調(diào)控、建立和諧人際關(guān)系的知識與技能;積極參加體育鍛煉，養(yǎng)成良好的衛(wèi)生、生活習慣，具有一定的體育健身知識和技能，身體素質(zhì)達到國家大學生體質(zhì)健康標準。
2. 知識基本要求
(1)掌握語言文學類、政治哲學類等基本知識。
(2)掌握法律專業(yè)知識、文秘方面基本理論和基本知識，其中包括辦文、辦事、辦會方面的基本方法和基本理論。
(2)掌握管理學、秘書心理學的基本理論和基本知識。
(3)掌握民事訴訟、刑事訴訟等程序的基本知識。
(4)掌握辦公室管理、檔案管理的基本理論與基本知識，懂得檔案和信息處理的基本規(guī)則和法律法規(guī)。
(5)掌握公共關(guān)系、社交禮儀的基本知識和基本規(guī)則。
(6)掌握法律公文及其它常用應(yīng)用文的寫作知識。
(7)熟練掌握計算機的理論知識，能運用現(xiàn)代化辦公設(shè)備進行法律文秘事務(wù)運作。
3. 能力基本要求
(1)熟練運用漢語語言的能力，其中包括心領(lǐng)神會的能力、口頭表達能力、法律咨詢、中文寫作能力。
(2)運用法律文秘知識進行辦文的能力。
(3)運用法律文秘知識進行辦事的能力。
(4)運用法律文秘知識進行辦會的能力。
(5)具有較強的法律文書制作和公文處理能力。
(6)運用法律和文秘的基本理論知識從事法律文秘運作的能力。
(7)運用基本法律知識進行法律咨詢、司法調(diào)解和解決一般法律問題的能力。
(8)公關(guān)活動策劃能力和人際溝通、接待協(xié)調(diào)能力。
(9)運用計算機進行辦公事務(wù)處理、法律秘書實務(wù)活動的能力。
(三)證書要求
1.獲取相應(yīng)的普通話等級證書。
2.獲取全國大學生英語應(yīng)用能力考試B級以上證書或大學四極以上證書。
3.獲取全國高等院校計算機等級考試二級證書或勞動部門計算機操作中級以上證書。
4.秘書資格證書。
書記員文秘專業(yè)知識
專業(yè)培養(yǎng)目標：培養(yǎng)掌握文秘基本理論和操作技能，了解和掌握相關(guān)法律知識，從事法律文秘業(yè)務(wù)的高級技術(shù)應(yīng)用性專門人才。
專業(yè)核心能力：法律文秘操作技能。
專業(yè)核心課程與主要實踐環(huán)節(jié)：刑法概論、民商法概論、行政法原理與實務(wù)、訴訟法概論、應(yīng)用寫作、法律文書、秘書學基礎(chǔ)、檔案學基礎(chǔ)、社會學基礎(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與辦公自動化、電子信息管理、社會調(diào)研、應(yīng)用文寫作、秘書業(yè)務(wù)訓練、辦公自動化設(shè)備使用、文秘業(yè)務(wù)綜合實訓、畢業(yè)論文等，以及各校的主要特色課程和實踐環(huán)節(jié)。
就業(yè)面向：國家機關(guān)、企事業(yè)單位、法律服務(wù)部門的文秘及相關(guān)崗位。
本專業(yè)培養(yǎng)具有必備的法學和文秘專業(yè)的基本理論知識和法律職業(yè)崗位文秘工作技能的復合型高等應(yīng)用性專門人才。
主要課程：法理學、憲法學、刑法學、民法學、文獻檢索、司法筆錄訓練、書記員工作概論、檔案管理、法律文書訓練、現(xiàn)代漢語與基礎(chǔ)寫作、秘書理論與實務(wù)、計算機與應(yīng)用。
修業(yè)年限：基本學制三年，最長修業(yè)年限五年。
培養(yǎng)目標：本專業(yè)主要培養(yǎng)具備法律事務(wù)執(zhí)業(yè)能力、掌握秘書技能、會英語、會電腦的應(yīng)用復合型人才。學生畢業(yè)時，要求取得國家秘書職業(yè)資格證書。
主要課程：大學英語、英語視聽說、專業(yè)英語、秘書實務(wù)、檔案管理、企業(yè)管理概論、法律文書、民法、行政法與行政訴訟法、合同法、國際經(jīng)濟法、公司法、稅法、電子商務(wù)、商務(wù)談判、溝通技巧、多媒體技術(shù)應(yīng)用、網(wǎng)頁制作等。
專業(yè)特色：注重塑造形象、提升品味;注重強化實踐教學環(huán)節(jié)，培養(yǎng)學生復合型多元化的職業(yè)能力。
職業(yè)前景：學生畢業(yè)后，既能勝任各類企事業(yè)單位的法務(wù)助理工作，又能從事法庭助理、書記員、律師助理職業(yè)，還能從事各類企事業(yè)單位的行政助理和商務(wù)管理工作。本專業(yè)就業(yè)面廣，適應(yīng)性強，并有潛力成為高級管理人才。
培養(yǎng)目標和要求
(一)培養(yǎng)目標
培養(yǎng)擁護黨的基本路線，法律文秘專業(yè)第一需要的德、智、體、美全面發(fā)展的高技能人才和高素質(zhì)的勞動者，學生應(yīng)在掌握專業(yè)必備的基本理論知識和專門知識的基礎(chǔ)上，重點掌握從事本專業(yè)領(lǐng)域?qū)嶋H工作的能力、技術(shù)和技能，具有良好的職業(yè)道德和敬業(yè)精神。
(二)素質(zhì)、知識和能力基本要求
1. 素質(zhì)基本要求
堅持黨的基本路線，努力成為中國特色社會主義的建設(shè)者和接班人;樹立正確的世界觀、人生觀、價值觀，具有辯證唯物主義和歷史唯物主義思想;誠實守信，團結(jié)合作，遵紀守法，愛崗敬業(yè)，具有高尚的社會公德和職業(yè)道德;具有本專業(yè)的基本理論知識，掌握本專業(yè)的高新技術(shù)和技能;養(yǎng)成正確的審美意識、審美情趣和美感，具有一定的認識美、欣賞美和創(chuàng)造美的能力;積極向上、心理健康，具有自我調(diào)控、建立和諧人際關(guān)系的知識與技能;積極參加體育鍛煉，養(yǎng)成良好的衛(wèi)生、生活習慣，具有一定的體育健身知識和技能，身體素質(zhì)達到國家大學生體質(zhì)健康標準。
2. 知識基本要求
(1)掌握語言文學類、政治哲學類等基本知識。
(2)掌握法律專業(yè)知識、文秘方面基本理論和基本知識，其中包括辦文、辦事、辦會方面的基本方法和基本理論。
(2)掌握管理學、秘書心理學的基本理論和基本知識。
(3)掌握民事訴訟、刑事訴訟等程序的基本知識。
(4)掌握辦公室管理、檔案管理的基本理論與基本知識，懂得檔案和信息處理的基本規(guī)則和法律法規(guī)。
(5)掌握公共關(guān)系、社交禮儀的基本知識和基本規(guī)則。
(6)掌握法律公文及其它常用應(yīng)用文的寫作知識。
(7)熟練掌握計算機的理論知識，能運用現(xiàn)代化辦公設(shè)備進行法律文秘事務(wù)運作。
3. 能力基本要求
(1)熟練運用漢語語言的能力，其中包括心領(lǐng)神會的能力、口頭表達能力、法律咨詢、中文寫作能力。
(2)運用法律文秘知識進行辦文的能力。
(3)運用法律文秘知識進行辦事的能力。
(4)運用法律文秘知識進行辦會的能力。
(5)具有較強的法律文書制作和公文處理能力。
(6)運用法律和文秘的基本理論知識從事法律文秘運作的能力。
(7)運用基本法律知識進行法律咨詢、司法調(diào)解和解決一般法律問題的能力。
(8)公關(guān)活動策劃能力和人際溝通、接待協(xié)調(diào)能力。
(9)運用計算機進行辦公事務(wù)處理、法律秘書實務(wù)活動的能力。
(三)證書要求
1.獲取相應(yīng)的普通話等級證書。
2.獲取全國大學生英語應(yīng)用能力考試B級以上證書或大學四極以上證書。
3.獲取全國高等院校計算機等級考試二級證書或勞動部門計算機操作中級以上證書。
4.秘書資格證書。
5.爭取獲得汽車駕駛證書。
6.爭取獲取法律秘書相關(guān)等級證書。
就業(yè)崗位(群)
高職院校法律文秘專業(yè)是為司法行政機關(guān)，檢察院、法院、基層法律服務(wù)部門及社會輸送熟練掌握法學基本原理、具備文秘業(yè)務(wù)能力、富有創(chuàng)新精神的“應(yīng)用型”、“技能型”、“管理型”等職業(yè)人才。本專業(yè)學生應(yīng)在具備文秘專業(yè)知識、法學基本理論和專業(yè)知識的基礎(chǔ)上，重點掌握從事法律文秘業(yè)務(wù)的基本技能，具有較高的思想政治覺悟、良好職業(yè)道德、優(yōu)良的警務(wù)素質(zhì)的綜合職業(yè)技能人才。
畢業(yè)生主要從事行政機關(guān)、企事業(yè)單位的秘書，文書處理，檔案管理和公關(guān)工作，辦公室事務(wù)工作，會議組織和服務(wù)工作，協(xié)助領(lǐng)導處理政務(wù)、商務(wù)及日常事務(wù)工作。亦可從事公檢法等部門的法官助理、檢察官助理、書記員、公證員，律師事務(wù)所的律師助理，法律服務(wù)所、企業(yè)法律顧問處的司法文秘，鄉(xiāng)鎮(zhèn)、街道辦和社區(qū)的法律服務(wù)人員，也可從事國家機關(guān)、社會團體的法律秘書培訓和法律文秘教學工作。
主要課程介紹
1.秘書學概論
該課程為專業(yè)必修課程，在整個學科體系中居于提綱挈領(lǐng)的地位。主要講授秘書職業(yè)的性質(zhì)、特點、能力要求和工作內(nèi)容，及秘書職業(yè)的國際發(fā)展情況。目的是讓學生熟悉秘書日常工作程序及相關(guān)工作方式、方法，具備較強的實際操作能力，成為從事秘書工作的實用型人才。
該課程的前修課程為《管理基礎(chǔ)與實務(wù)》;相關(guān)后續(xù)課程為《秘書實務(wù)》;后續(xù)教學環(huán)節(jié)是參加中高級秘書資格證考試。
2.秘書實務(wù)
該課程為專業(yè)必修課，以培養(yǎng)學生辦會、辦事、辦文、辦活動為核心的管理服務(wù)技能為目的。主要講授秘書工作的實際操作的技能與技巧，通過秘書案例教學和項目載體教學，以能力本位精神貫穿教學過程，從而使學生全面掌握秘書實務(wù)的各項內(nèi)容、工作程序、方式方法，強化學生的各種現(xiàn)場處理技能，以適應(yīng)企業(yè)、商務(wù)、機關(guān)使用單位專職秘書崗位的工作需要。
該課程的前修課程為《管理學》、《秘書學概論》，后續(xù)課程為《辦公室實務(wù)與管理》;后續(xù)教學環(huán)節(jié)是參加中高級秘書資格證考試。其中80%的學生須考取初/中級秘書資格證書。
3.文書學概論
該課程為專業(yè)必修課，以培養(yǎng)應(yīng)用型、操作型文秘人才為目標。通過文書學基礎(chǔ)理論知識的講授和相關(guān)技能的訓練，使學生掌握文書和文書工作的基本知識，并按照公務(wù)文書的形成、運轉(zhuǎn)、立卷、歸檔的工作程序，使學生掌握文書工作的基本技能和非紙質(zhì)公文的基本知識，具備在基層黨政機關(guān)、企事業(yè)單位從事公文處理、信息管理的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。
該課程系《秘書學概論》、《秘書實務(wù)》相關(guān)后續(xù)課程，是對秘書學的專業(yè)細化。
4.管理學基礎(chǔ)
該課程為專業(yè)基礎(chǔ)課。主要講授權(quán)市場營銷的管理、戰(zhàn)略和策略，結(jié)合營銷實踐，進行具體的操作和策劃活動，提高學生的理論和實踐能力。并使學生了解現(xiàn)代企業(yè)管理中的組織設(shè)計與流程管理、決策、計劃、控制、創(chuàng)新管理以及管理溝通與管理信息活動的組織等，逐步使學生樹立起重要的現(xiàn)代企業(yè)管理意識和管理觀念，提高管理的決策能力。
該課程為《秘書學概論》、《秘書實務(wù)》、《檔案管理實務(wù)》的基礎(chǔ)
5.法學概論
該課程為專業(yè)基礎(chǔ)課。主要講授一般的法，特別是當代中國社會主義法的產(chǎn)生、本質(zhì)、特征，形成作用、發(fā)展、制定和實施等概念、原理和知識。通過該課程的學習，幫助學生掌握法學的基本概論、原理和知識，幫助他們增強社會主義民主和法制觀念，使學生形成關(guān)于現(xiàn)代法律的基本理念和價值，具備對法律以及法律現(xiàn)象進行較深層次的分析思考和判斷能力，為在實踐中準確理解和運用法律打下良好的理論基礎(chǔ)。
該課程為后續(xù)課程《法律文書》打下基礎(chǔ)。
6.法律文書寫作
該課程為專業(yè)必修課。主要講授各類法律文書的概念、功能、內(nèi)容、格式和寫作要領(lǐng)等基本的寫作知識。包括公安類法律文書、檢察類法律文書、法院審判類法律文書、監(jiān)獄執(zhí)行類法律文書、公證類法律文書、仲裁類法律文書、司法鑒定類法律文書以及訴狀類法律文書的相關(guān)內(nèi)容。通過學習使學生在具備法律和寫作基本知識的基礎(chǔ)上，熟練掌握公安、檢察、審判、仲裁和監(jiān)獄工作以及律師業(yè)務(wù)工作中各種法律文書的寫作方法和技巧，培養(yǎng)學生的應(yīng)用法律操作技能。
該課程的前修課程為《基礎(chǔ)寫作》、《應(yīng)用文寫作》相關(guān)課程。
7.民法原理與實務(wù)
該課程為專業(yè)必修課。主要講授民法的調(diào)整對象，民法的理念，民法的基本原則，民事法律關(guān)系，民事法律行為，，訴訟時效，人身權(quán)，物權(quán)，所有權(quán)，共有權(quán)，用益物權(quán)，擔保物權(quán)，債權(quán)，民事責任。培養(yǎng)學生熟練掌握民法的基本概念、基本理論和主要制度，受到法學思維和民法學實務(wù)的基本訓練，具備運用民法學知識分析和解決民事法律問題的基本能力。
8.刑法原理與實務(wù)
該課程為專業(yè)必修課。主要講授刑法的概念、性質(zhì)、體系、解釋、制定根據(jù)、任務(wù)、基本原則和適用范圍;犯罪的概念、構(gòu)成、特殊形態(tài)以及正當防衛(wèi)、緊急避險;刑罰的概念、目的和種類，量刑和刑罰制度;類罪、節(jié)罪特別是種罪的概念、構(gòu)成特征、罪與非罪、此罪與彼罪的界限、法定刑。培養(yǎng)學生運用刑法理論并根據(jù)刑法規(guī)定分析和解決實際刑事案件問題的能力。
9.辦公自動化
該課程為專業(yè)必修課，以培養(yǎng)現(xiàn)代秘書計算機信息運用技能為目的。主要講授辦公自動化的涵義、辦公自動化系統(tǒng)的功能和模型，以及Windows 98、Word2000、Excel2000、Powerpoint等軟件實際應(yīng)用技能。通過課堂講授和實際操作，使學生在網(wǎng)絡(luò)上進行各種操作并建立簡單的局域網(wǎng)技術(shù)，具備運用網(wǎng)絡(luò)處理信息技能，掌握現(xiàn)代化通迅技術(shù)和文件處理之電傳、復印、自動檢索、微機處理、電視攝錄及中英文打字等技能。為他們將來進入中小型企事業(yè)單位能迅速適應(yīng)辦公自動化環(huán)境打下良好基礎(chǔ)。
該課程終結(jié)考核要求是通過省計算機一級考試。
10. 知識產(chǎn)權(quán)法
該課程為專業(yè)必修課。主要講授國際及我國知識產(chǎn)權(quán)法發(fā)展的現(xiàn)狀及相關(guān)規(guī)定，講授著作權(quán)法，商標法和專利法的有關(guān)理論和知識，尤其是商標專用權(quán)的法律保護以及專利權(quán)的法律保護。通過學習，使學生了解知識產(chǎn)權(quán)法的基本知識和理論，國際、國內(nèi)知識產(chǎn)權(quán)的現(xiàn)狀，掌握著作權(quán)法、專利法、商標法的調(diào)整范圍和特征和知識產(chǎn)權(quán)法的主要法律規(guī)范，增強他們分析和處理有關(guān)知識產(chǎn)權(quán)問題和案件的能力。
11.行政訴訟法學
該課程為專業(yè)必修課。主要講授行政法、行政訴訟法與國家賠償法的基本概念、特征，理解行政法、行政訴訟法與國家賠償法的基本原則、制度與規(guī)則，掌握行政法、行政訴訟法與國家賠償法的基本原理，培養(yǎng)學生能夠運用相關(guān)原理解決和處理行政事務(wù)及行政爭議的能力。
12.勞動法
該課程為專業(yè)必修課。主要講授勞動法學的基本理論、基本知識和基本概念，尤其是我國現(xiàn)行的勞動法的基本理論、基本制度、基本原則，培養(yǎng)學習者運用所學的勞動法理論和知識以及勞動法律、法規(guī)、政策來分析和解決現(xiàn)實生活中的實際問題的能力，能運用所學的知識保護勞動者的合法權(quán)益，維護社會主義市場經(jīng)濟的勞動制度。
該課程為《法理學》、《商法原理與實務(wù)》、《經(jīng)濟法學》相關(guān)法律學科的后續(xù)課程。
1 文件生命周期理論概述
1.1 文件生命周期理論的基本內(nèi)容
二十世紀，美國檔案學者菲利普?布魯克斯最早提出了“文件生命周期”理?。文件生命周期理論是研究文件從最初的形成到最終的銷毀或者永久保存的整個運動過程、研究文件的屬性和管理者主體行為之間關(guān)系的一種理論。文件生命周期理論是對“文件――檔案”運動過程以及運動規(guī)律和客觀描述，是實現(xiàn)文件管理的高效化，指導檔案工作全過程的基本理論。文件生命周期理論的基本內(nèi)容主要可以概括為以下三點：一是文件從形成到銷毀或永久保存，是一個完整的系統(tǒng)運動過程；二是根據(jù)文件價值形態(tài)的變化，文件的運動過程可以具體劃分為不同階段；三是文件運動的每個階段都以其特殊的價值形態(tài)，與文件的服務(wù)對象、保管場地和文件管理形式之間存在內(nèi)在的密切聯(lián)系。
1.2 文件生命周期理論的重要意義
文件生命周期理論是在文件數(shù)量急劇增長的專業(yè)背景下產(chǎn)生的，文件生命周期理論的形成標志著現(xiàn)代檔案學的發(fā)展成熟。當達國家的檔案學者十分重視文件生命周期理論的研究，并將其作為現(xiàn)代檔案學的基本理論之一，檔案人員在進行現(xiàn)行文件管理的具體工作當中以文件生命周期理論作為重要依據(jù)，其重要意義主要體現(xiàn)在以下三個方面：一是準確、完整的解釋了文件運動的整體性和內(nèi)在的關(guān)聯(lián)性；二是體現(xiàn)了文件運動的階段性變化；三是揭示了文件運動過程不同階段之間的相互作用和相互影響。
1.3 文件生命周期理論在電子文件時代的指導價值
文件生命周期理論可作為電子文件管理全過程的理論基礎(chǔ)，通過對電子文件進行前段控制。文件生命周期理論在電子文件時代的指導價值在于：可以保證電子文件的真是可靠，可以實現(xiàn)電子文件的歸檔完整，可以滿足電子文件安全利用的需要。
2 電子文件對檔案工作的影響
2.1 對檔案歸檔工作的影響
電子文件是由擬稿者直接在磁盤上進行編寫和修改的，保存之后便可實現(xiàn)共享，消除了傳統(tǒng)紙質(zhì)文件與檔案之間的明顯界限。由于電子文件的全過程是在計算機上完成的，因此歸檔工作也必須以磁盤或者光盤的形式進行操作，歸檔的范圍不僅僅局限于文件本身，還包括該文件的讀取軟件乃至于整個的操作系統(tǒng)。
2.2 對檔案分類的影響
電子文件中的文件信息和文件載體是可以分離的，因此對檔案的分類也不同于傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的實體分類，實體分類中的單線排列方式顯然不適用于電子文件的概念式分類整理需要。在文件生命周期理論的指導下，新時期電子文件在形式、特征和內(nèi)容上都發(fā)生了巨大的變化，電子文件通過計算機系統(tǒng)進行快速、高效的分類排序，并可以通過互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源共享。
2.3 對檔案價值鑒定的影響
根據(jù)文件生命周期理論，電子文件的檔案價值在于文件的自身價值和文件的可讀性，原有的價值鑒定方法和鑒定內(nèi)容、鑒定標準均發(fā)生了變化，分析范圍也擴大到了電子文件的讀取軟件和操作系統(tǒng)。由于用戶需求的不斷增加，電子文件中的信息和數(shù)據(jù)也必須不斷進行修改、完善和補充，因此確定電子文件的固定保管期限是十分困難的，且我國在電子文件價值方面尚無相關(guān)法律法規(guī)，因此電子文件檔案價值的鑒定也無定論。
2.4 對檔案學理論研究內(nèi)容的影響
檔案學的研究對象決定了檔案學理論的研究內(nèi)容，以往的檔案學理論研究對象為傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案。隨著信息化時代的到來，電子文件逐漸取代紙質(zhì)文件，檔案學理論的研究對象發(fā)生了變化，以往的檔案學理論和研究模式也將隨之發(fā)生變化，原有的檔案管理思想和檔案管理原則也應(yīng)與時俱進，以文件生命周期理論作為依據(jù)，不斷進行調(diào)整、補充和完善。
3 文件生命周期理論指導下檔案工作應(yīng)采取的對策
3.1 做好電子文件歸檔的技術(shù)處理工作
電子文件的迅速發(fā)展為歸檔的技術(shù)處理工作帶來了機遇與挑戰(zhàn)，其特殊性要求檔案工作者必須熟悉電子文件的工作領(lǐng)域，以文件生命周期理論作為指導，正確操作電子文件的接收、處理、存儲等工作環(huán)節(jié)。檔案工作者要通過技術(shù)處理，將歸檔后的電子文件修改成為“只讀”文件，以此作為電子文件檔案的識別和保護手段，維持電子文件的原始結(jié)構(gòu)，確保電子文件檔案的真實可靠。
3.2 解決好電子文件的保存問題
由于電子文件以磁帶、磁盤和光盤等作為載體，不同于傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的容易磨損，因此從理論上講是可以長期保存的。但是電子文件的儲存介質(zhì)如果保存不當也可能受到外界磁場的影響，或直接受到灰塵、水份的侵害。因此，對于需要長期保存的電子文件必須將其載體密封在塑料保護層當中，并進行定期復制，以防發(fā)生信息損毀。
3.3 實行檔案管理立體化發(fā)展戰(zhàn)略
傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在管理過程中呈現(xiàn)直線狀態(tài)，即將檔案的全部信息展示在一個平面上。隨著電子文件數(shù)量的不斷增長，在原有的檔案管理平面結(jié)構(gòu)基礎(chǔ)上，又新增了檔案信息載體的內(nèi)容，形成了三維式管理結(jié)構(gòu)，這種立體化的發(fā)展戰(zhàn)略更適合新時期文件生命周期理論下對于電子文件檔案的管理要求。
3.4 提高檔案工作人員能力素質(zhì)
檔案工作人員作為檔案管理工作的直接執(zhí)行者，其能力和素質(zhì)直接影響到檔案工作的質(zhì)量和效率。因此，檔案工作者必須要適應(yīng)現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展和新時期檔案事業(yè)的變化趨勢，增強自身的知識儲備，主動學習發(fā)達國家和發(fā)達地區(qū)在檔案工作方面的先進經(jīng)驗及優(yōu)秀做法。
【關(guān)鍵詞】檔案管理；工作；現(xiàn)代化
隨著信息化浪潮涌現(xiàn)，信息化從理論方式技術(shù)手段，都深刻地影響著檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展進程，不斷賦予檔案管理現(xiàn)代化以全新的內(nèi)涵。我們要正視這種發(fā)展與變化，準確地反握新時期檔案管理現(xiàn)代化的新趨勢、新要求，以檔案資源信息化推動檔案管理現(xiàn)代化。
近年來，雖然檔案工作得到較快的發(fā)展，檔案管理現(xiàn)代化水平有一定的提高，但在檔案管理方法和手段方面與世界先進水平相比，還有一定的差距，不能更好地滿足新形勢對檔案工作提出的要求。因此，就采取各種措施，加快檔案工作現(xiàn)代化的步伐。
1 檔案工作現(xiàn)代化的必要性
實現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化是檔案事業(yè)發(fā)展的需要。隨著檔案事業(yè)的不斷發(fā)展，檔案的種類和數(shù)量急劇增長，給保管和利用帶來一系列問題。同時，利用者也對檔案工作提出了更高的要求，他們希望檔案部門能及時地無遺漏地向其提供所需要的檔案材料，并迅速傳遞到每一個需要利用的地方。手工管理的落后狀態(tài)，無法解決檔案工作面臨的種種難題，不可避免地會影響檔案事業(yè)的發(fā)展。因此改革落后的檔案管理手段已成為十分緊迫的任務(wù)。面科學技術(shù)的發(fā)展，特別是電子計算機及通訊技術(shù)的廣泛應(yīng)用，能為實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化提供可靠的物質(zhì)基礎(chǔ)。
2 檔案管理工作現(xiàn)代化的主要內(nèi)容
新時期檔案管理現(xiàn)代化是一個相對的、運態(tài)的、發(fā)展的概念范疇，在不同時期都被賦予不同的核心內(nèi)容。新時期檔案管理現(xiàn)代化是在信息時代背景下產(chǎn)生的檔案理論與實踐，以檔案資源信息化為核心內(nèi)容的新時期檔案管理現(xiàn)代化理論和工作體系正逐漸形成和發(fā)展。
2.1 檔案工作技術(shù)現(xiàn)代化
它是指檔案的記錄、存貯、整理、加工、查找、交流、傳遞等用先進的科學技術(shù)裝備起來，實現(xiàn)工作手段的現(xiàn)代化。它涉及廣泛運用電訊設(shè)備、電子計算機技術(shù)、印刷技術(shù)、復制技術(shù)、縮微技術(shù)、聲像技術(shù)。比如：廣泛使用計算機進行檔案的檢索、編目、庫房管理、閱覽管理、各種統(tǒng)計工作，并把電子計算機與現(xiàn)代化的縮微技術(shù)、通訊技術(shù)有機結(jié)合起來，將會有效地實現(xiàn)檔案管理自動化。
2.2 檔案工作組織與管理現(xiàn)代化
檔案事業(yè)的建設(shè)和檔案工作的組織與管理，經(jīng)系統(tǒng)論、信息論、控制論等現(xiàn)代化的科學理論為指導，運用管理科學的原理，遵循檔案工作的客觀規(guī)律，研究和處理工作的各種問題，可以做到管理方法科學化、管理機構(gòu)高效化，管理工作現(xiàn)代化，檔案工作標準化，使檔案管理與組織工作更趨于完善。檔案管理手段包括理論手段和技術(shù)手段，即檔案管理的各種管理方法、管理理論以及先進的技術(shù)手段、技術(shù)成果，管理手段現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化水平的具體體現(xiàn)，是檔案管理現(xiàn)代化理論的基礎(chǔ)之一。首先是檔案現(xiàn)代管理方法和理論的應(yīng)用。通過借鑒和利用當代管理學中的科學理論和方法，形成行之有效的檔案科學管理理論，這些理論與檔案工作實際相結(jié)合，不斷地指導檔案管理實踐，在實踐中加以總結(jié)和發(fā)展，最終形成檔案管理現(xiàn)代化的理論體系。其次是先進的技術(shù)手段應(yīng)用。要不斷地將當代先進的技術(shù)設(shè)備、技術(shù)手段和技術(shù)成果引入檔案管理中，實現(xiàn)檔案管理的專業(yè)化、自動化。
2.3 檔案干部知識化
由于設(shè)備的現(xiàn)代化和管理的科學化，需要建設(shè)一支具有現(xiàn)代化科技知識和業(yè)務(wù)知識的檔案專業(yè)干部隊伍。他們不僅要具有較高的政治素養(yǎng)和積極進取的精神，還應(yīng)懂得電子計算機的基本理論和基本技能，能夠進行技術(shù)操作和管理，在檔案專業(yè)有較深的造詣和較高的文化和歷史知識，這樣才能適應(yīng)檔案工作現(xiàn)代化的需要。
2.4 檔案資源信息化
在信息時代，信息化已成為各行各業(yè)現(xiàn)代化的與主導，以信息化推動現(xiàn)代化是今后國民經(jīng)濟與社會發(fā)展的方向。檔案資源信息化作為信息技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的創(chuàng)新實踐，是將檔案資源和檔案各項管理過程，通過信息和系統(tǒng)加工和計算機網(wǎng)絡(luò)和傳輸，實現(xiàn)檔案資源的合理配置與有序、有效開開利用，實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享。信息化將成為各項檔案工作的重要管理平臺和技術(shù)支撐，是新時期檔案管理現(xiàn)代化的核心內(nèi)容，其主要包括：一是檔案信息資源建設(shè)，即通過數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)手段，建立起各類規(guī)范化、標準化、可共享的目錄數(shù)據(jù)庫和內(nèi)容數(shù)據(jù)庫；二是檔案基礎(chǔ)平臺建設(shè)，包括檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和管理系統(tǒng)開發(fā)應(yīng)用，建立檔案作息資源共享的技術(shù)支撐平臺，實現(xiàn)檔案信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化和檔案信息資源的共享化。檔案管理現(xiàn)代化的出路在于信息化，可以預見，在未來20年，檔案資源信息建設(shè)作為檔案管理現(xiàn)代化的核心內(nèi)容，將不斷推動檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展。
2.5 檔案保護現(xiàn)代化
傳統(tǒng)意義上檔案保護現(xiàn)代化主要是指檔案庫房、檔案設(shè)施設(shè)備等現(xiàn)代化以及檔案載體保管保護水平的現(xiàn)代化。隨著新型存儲介質(zhì)的不斷出現(xiàn)和現(xiàn)代信息處理技術(shù)的廣泛應(yīng)用，出現(xiàn)許多新型載體的檔案，如機讀檔案、聲像檔案、電子檔案等，這此檔案信息的記錄和存儲載體有磁性的、光學性的和磁光性的，有磁帶、磁盤、光盤等不同形式。新型載體檔案與傳統(tǒng)載體檔案在形成介質(zhì)、利用方式、存儲方式等各個方面都有不同的特點和要求，因此，以新型檔案載體為對象的檔案分配制度現(xiàn)代化將成為今后研究的重點內(nèi)容，而且，它不僅研究有效保護和保管檔案載體的方式、方法，還要深入研究如何保護檔案信息內(nèi)容的安全性、真實性與完整性。
2.6 檔案管理標準化
檔案管理標準化也是檔案管理現(xiàn)代化的一項重要基礎(chǔ)，檔案管理現(xiàn)代化是建立在先進的技術(shù)、嚴密的分工和廣泛協(xié)作的基礎(chǔ)上的，檔案標準化通過制定和貫徹各種標準、規(guī)范，使技術(shù)應(yīng)用和分工協(xié)作有了統(tǒng)一的科學準則和依據(jù)，保證了檔案各項工作能夠有機地聯(lián)系起來，并且在檔案的管理中得最佳的效益。在信息時代，信息的共享與網(wǎng)絡(luò)和溝通更依賴于統(tǒng)一的標準與規(guī)范，如各種檔案數(shù)據(jù)的交換、檔案信息的傳遞、檔案資源的共享、網(wǎng)絡(luò)平臺的鏈接等等，都需要通過建立一系列的標準、規(guī)范來實現(xiàn)，必須通過制定和建立各類檔案管理標準，形成檔案管理標準體系，來確保檔案管理現(xiàn)代化各項工作的有效實現(xiàn)。
3 檔案工作現(xiàn)代化的作用
利用計算機檢索檔案，將極大地提高檔案的查找速度，有效提高查全率，節(jié)約利用者查閱檔案的時間，提高服務(wù)質(zhì)量。
利用計算機和現(xiàn)代通訊設(shè)備，將使檔案信息的處理傳遞的時間大大縮短，檔案館將從保管史料的基地，發(fā)展為名副其實的科學研究和各方面利用檔案信息的中心。
縮微技術(shù)與計算機的廣泛運用，將給檔案的保管帶來極大的方便，檔案的體積大為縮小，以計算機輸出縮微膠卷（片）的形式提供檔案材料，能確保檔案原件不受損壞，使之"延年益壽"，留傳給子孫后代。
關(guān)鍵詞：檔案管理；檔案工作；真實
1 如何保障檔案的完整與真實
檔案完整與真實性問題是檔案學的基本理論問題之一。由于檔案是人類社會歷史發(fā)展中對時事有意保留的記錄，而非事后撰寫，它形成的特殊方式比其他資料更為真實。因此，檔案的完整與真實是檔案的生命。如今，我們研讀檔案文本，其實是對形成者意識到的歷史 真實更為充分和理性的再理解過程，同時，我們再理解的主觀意識也受到我們所處的社會環(huán)境和自身的認知能力的制約，所以，我們所理解到的事實，也只能是離歷史自身的真實更進一步的、相對的真實。
1.意識的規(guī)范
檔案意識是指對檔案和檔案工作認識、了解、熟悉和掌握的思維，是文件的形成者對有保存價值的文件進行及時歸檔保存的自覺意識，是人們對檔案的重視程度，以及在利用檔案時對檔案的保護意識，是一種將個人行為與檔案的相關(guān)內(nèi)容結(jié)合起來的一種信息素養(yǎng)。檔案意識也是開展依法治檔的一項重要內(nèi)容。全員檔案意識的培養(yǎng)需要檔案人員積極推廣，通過普及檔案知識鼓勵全員參與其中。檔案意識增強帶來的效果就是，查找資料首先想到的地方就是檔案室（館）。檔案意識落實在行動上就是注意收集、認真整理、嚴格保管、熱情服務(wù)。
2.利用法律法規(guī)和制度進行約束
2.1法制保障
《中華人民共和國檔案法》簡稱《檔案法》，是國家為加強對檔案的收集、整理、有效保護和利用，為現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)而制定的法律。《檔案法》具有普遍性，對全體社會成員具有普遍的約束力，任何個人或者組織違反《檔案法》，都必須承擔相應(yīng)的法律責任。當前，《檔案法》宣傳力度不夠，社會檔案意識和檔案法制意識還未深入人心，檔案工作的性質(zhì)、意義與作用仍不為社會各界所認知，《檔案法》不能有效落實。
2.2制度保障
規(guī)章制度是單位內(nèi)部的“法律”，是維護公平、公正的有效手段。檔案工作者不僅要遵守法律、法規(guī)，還必須要遵守本單位的規(guī)章制度。編制合理的規(guī)章制度要結(jié)合本單位具體情況和自身特點，應(yīng)遵循以下原則：（1）規(guī)范性。在國家和地方的法律法規(guī)政策指導下，制定相應(yīng)的管理制度、業(yè)務(wù)規(guī)范和行為準則進行規(guī)范管理。（2）科學性。檔案管理各個環(huán)節(jié)應(yīng)符合檔案學基礎(chǔ)理論和技術(shù)要求，科學制定標準化、規(guī)范化業(yè)務(wù)規(guī)范。（3）保密性。在制作、收發(fā)、傳遞、使用、保存、銷毀各個環(huán)節(jié)制定相應(yīng)的管理規(guī)定和實施細則，明確在一定時間內(nèi)只限一一定范圍的人員知悉的事項范圍和行為規(guī)范。（4）安全性。做好“九防”管理。同時，保證網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下使用及傳輸安全。
2 如何更好地發(fā)展檔案管理信息化
1.轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，把實體管理變?yōu)樾畔⒐芾?/p>
隨著現(xiàn)代化管理技術(shù)和設(shè)備的引進，特別是計算機、光盤、縮微、多媒體等技術(shù)的發(fā)展為檔案管理的現(xiàn)代化提供了良好的的客觀環(huán)境，現(xiàn)代技術(shù)促使傳統(tǒng)的檔案管理模式面臨著新的挑戰(zhàn)。當前，檔案管理工作的重點也應(yīng)適應(yīng)數(shù)字化管理的需要，從實體檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)閷π畔①Y源的管理，以信息為管理對象，對形成的各種門類的檔案進行數(shù)字化加工，利用現(xiàn)代化技術(shù)手段對檔案信息資源進行管理。經(jīng)過信息化的檔案資源是可重復、多平臺利用的信息資源，檔案資源只有通過信息化、才能真正實現(xiàn)檔案信息資源的價值和使用價值，它能為經(jīng)濟發(fā)展、科技進步、社會繁榮等諸多領(lǐng)域提供更全面、更高效、更快捷的服務(wù)；它能創(chuàng)造最佳的社會效益和經(jīng)濟效益，使之真正成為未來信息社會國民經(jīng)濟和社會發(fā)展的寶貴戰(zhàn)略資源。
2.建立有效的信息系統(tǒng)，充分、合理、安全地使用電子檔案
要實現(xiàn)檔案信息化，就必須建立有效的文件檔案管理計算機信息系統(tǒng)，為此，檔案管理部門要做好以下幾項工作：首先，改進和規(guī)范在應(yīng)用計算機條件下文件檔案管理工作流程，使之適應(yīng)檔案信息管理的需要；其次，依據(jù)文件處理流程來進行檔案信息化系統(tǒng)軟件功能設(shè)計；再次，在信息系統(tǒng)中建立完善的內(nèi)部控制制度，確保檔案的安全。
3.在檔案信息化建設(shè)過程中必須重新思考檔案管理的原則、理論與方法
由于現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理中的運用，新的檔案管理理論、方法和原則等不斷涌現(xiàn)，提出了一系列檔案學基本理論從未遇到過的新問題。如檔案管理機構(gòu)的職能與檔案工作體制的變化問題、檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)問題、電子檔案的鑒定問題、電子文件數(shù)據(jù)管理問題、數(shù)字檔案館（室）建設(shè)問題、檔案工作參與信息高速公路建設(shè)的問題等等。對這些在檔案信息化建設(shè)中因新技術(shù)運用所引發(fā)的理論問題，檔案管理部門都必須做出理性與科學的思考。
4.提高檔案工作者的專業(yè)素質(zhì)，實現(xiàn)檔案管理的科學化
首先，檔案管理者必須具有多元化的知識結(jié)構(gòu)，現(xiàn)代科學成果在檔案管理中的大量運用，迫使檔案工作者要不斷學習和掌握理論、文化和管理等有關(guān)知識，其中尤為重要的是計算機、數(shù)學等學科的知識，它們對檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化具有直接作用。其次，全面掌握檔案專業(yè)知識，如具備檔案學、檔案管理學、文書學、目錄學、檔案自動化管理以及檔案著錄、標引、檢索、編研、復制、修裱等有關(guān)檔案專業(yè)知識和基本技能。再次，從檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展趨勢看，檔案工作者必須具備掌握檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)、M行檔案信息分析與研究、提供高層次檔案信息服務(wù)與咨詢等三方面的能力。檔案管理人員必須不斷學習、相關(guān)知識，上級檔案管理部門要積極創(chuàng)造條件，有計劃的選送檔案管理人員進行深造，進行離崗培訓，還可以采取以老帶新、以強帶弱的辦法，互幫互學等建立復合型人才群體和梯隊型人才結(jié)構(gòu)。
5.提高檔案工作者的信息安全素質(zhì)，實現(xiàn)檔案管理的安全化
隨著信息化時代的到來，新領(lǐng)域、新門類、新載體檔案不斷涌現(xiàn)，給檔案工作者在素質(zhì)上提出了更高的要求，同時，我們深刻認識到檔案管理工作歷來是一項重要的基礎(chǔ)性工作，檔案工作的責任感即檔案工作者要認識到檔案事業(yè)發(fā)展的必要性，要把工作的著力點轉(zhuǎn)向未來，深化服務(wù)意識，樹立以服務(wù)促管理，以管理完善服務(wù)的觀念，充分發(fā)揮檔案管理的綜合功能，更新服務(wù)觀念，拓展服務(wù)領(lǐng)域，改革服務(wù)方式，大膽探索，努力實踐，使檔案管理工作真正成為促進經(jīng)濟發(fā)展和社會全面進步的重要保證。
6.檔案信息化建設(shè)的最終目標是提高檔案信息管理和服務(wù)的水平
人類推進信息化進程的理想目標是在建立良好的信息基礎(chǔ)設(shè)施的前提下，實現(xiàn)信息的公開與信息最大程度的利用。對檔案信息化建設(shè)而言，這一目標也具有非常重要的指導意義。檔案信息化建設(shè)是一個過程，在這一過程中，伴隨著信息技術(shù)水平的提高及其在檔案管理中應(yīng)用程度的變化，檔案信息化建設(shè)的階段性目標也要及時做出相應(yīng)調(diào)整，檔案管理理論所面臨的創(chuàng)新與發(fā)展要求也會表現(xiàn)出一定差異。因此，在檔案信息化建設(shè)中必須認識長遠并立足當前，認真解決檔案信息化建設(shè)中當前和今后都會遇到的各個方面的問題。
關(guān)鍵詞：檔案管理；檔案數(shù)據(jù)庫；檔案信息化
檔案數(shù)據(jù)庫是以檔案的本體管理為基礎(chǔ)，兼顧數(shù)據(jù)庫設(shè)計和應(yīng)用發(fā)展的需要，將包括檔案實體信息、管理信息、應(yīng)用環(huán)境信息在內(nèi)的各種類型數(shù)據(jù)按照特定數(shù)據(jù)模型進行組織的數(shù)據(jù)集合。在長期實踐中，數(shù)據(jù)庫以其獨特的優(yōu)點已經(jīng)證明它是信息資源組織、管理、共享的最佳方法，在稻萑哂嘍取⒐芾硇率、數(shù)據(jù)完整性控制等方面都有良好的表現(xiàn)。事實上，檔案數(shù)據(jù)庫是各類檔案信息系統(tǒng)正常運行的核心組件，是檔案信息化不可或缺的基礎(chǔ)工作之一。
在建設(shè)結(jié)構(gòu)合理、格式規(guī)范、便于共享的檔案數(shù)據(jù)庫的過程中，僅僅依靠數(shù)據(jù)庫理論是不能勝任的，數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)（DBMS）本質(zhì)上就是管理所用的工具和平臺，其數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、類型、內(nèi)容范圍等關(guān)鍵要素都必須依靠檔案基本管理理論提供的營養(yǎng)來進行保障，也是我們平常所說的業(yè)務(wù)支撐。
一、檔案分類理論對檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)起著導向作用
從管理學上講，任何管理活動，拋開其最終目的，其最基本的目的或者基本要求都是要使被管理對象有序化，檔案管理的基本目的就是要使檔案有序化，包括檔案實體管理和信息管理的有序化。將數(shù)量龐大、內(nèi)容形式復雜多樣的檔案有序化的具體方法很多，但最基本的方法就是分類，即“對檔案總體進行分割、劃分，將其分為若干層次、大小不同的部分或門類、種類、類別，然后對這些不同的部分、門類、類別等實施分別管理。” “這實質(zhì)上也是人類社會所有管理活動乃至認識活動的基本方法。”正因為如此，“說得籠統(tǒng)一點，檔案管理理論上的所有能稱得上‘重大’的分歧和爭論，大都圍繞著分類方法展開。”
由是，筆者將檔案分類作為影響檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的基礎(chǔ)理論，該理論直接影響著檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的方向。在檔案理論界中邏輯主義和歷史主義的分類思路得到普遍認可。邏輯主義的分類思路是根據(jù)檔案的一般特征作為分類標準和依據(jù)，根據(jù)嚴格的形式邏輯進行劃分的分類思想，比如按照保管期限、密級等進行劃分。歷史主義的分類思路是按照事物的現(xiàn)實存在狀態(tài)與界線對事物進行區(qū)分的，強調(diào)根據(jù)事物的現(xiàn)狀進行把握，盡可能接近事物的真實狀態(tài)，是一種客觀主義的分類思路。歷史主義方法在檔案實體管理領(lǐng)域的具體體現(xiàn)就是全宗原則，在分類時首先按照檔案所屬的全宗進行歸類。邏輯主義分類思想有助于從某一具體特征進行劃分，便于對檔案進行多角度的靈活定位；歷史主義則強調(diào)了檔案來源屬性這個根本特征，有助于完整理解檔案內(nèi)容，這也是檔案數(shù)據(jù)庫區(qū)別于其他文獻數(shù)據(jù)庫的關(guān)鍵要素。事實上，在檔案管理的過程中這兩種分類思想都是需要的，彼此是不可取代的。
一般來說，對檔案的實體管理基本采用了歷史主義的分類方法，大體都按全宗進行排架整理；而檔案內(nèi)容信息的管理則可以同時采用兩種方法，一般以邏輯主義分類方法為主。在檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)中，一般是在來源單位層次上建立實體數(shù)據(jù)庫，實際上是將一個全宗（一般是檔案室層次）或全宗群（一般是檔案館層次）作為建庫范圍，同時利用視圖、索引等數(shù)據(jù)庫對象對內(nèi)容實施邏輯管理，使檔案管理理論中的“二元主義”得以在數(shù)據(jù)庫建設(shè)中融合。
二、全宗原則及其理論發(fā)展對檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)發(fā)揮指導作用
檔案管理基本理論認為檔案的實體管理必須維護和尊重檔案的本質(zhì)特性，必須采用歷史主義的方法，遵守全宗原則，這一思路對于檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)具有重要的指導作用。
首先，全宗原則是檔案實體分類的基本方法，是人們經(jīng)過理論分析和實證研究之后得出的寶貴經(jīng)驗。以全宗為基本單位建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫內(nèi)容反映的是一個現(xiàn)實的實體單位的歷史記錄，保證了檔案數(shù)據(jù)具有一個堅實可靠的立足點，這是單純地依靠邏輯分類方法所達不到的。
其次，采用全宗原則指導建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫，能夠最大限度地維護檔案的原始記錄性。因為全宗作為一個獨立組織或個人形成檔案的全部，是一個不可分散、不可打亂混淆的有機整體，這樣能夠最大限度地維護和保持檔案的本質(zhì)特性――原始記錄性，這也是檔案信息在管理組織上獨樹一幟、不同于圖書、資料、情報等文獻的根本原因。
第三，依據(jù)全宗理論進行檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，有利于數(shù)據(jù)庫的建設(shè)與維護工作。按照這種思路進行檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)在多數(shù)情況下能夠保證數(shù)據(jù)庫的建設(shè)者、管理者、擁有者、維護者是統(tǒng)一的，數(shù)據(jù)庫建設(shè)各方的利益是一致的，有助于保證檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的動力、資金以及作用的發(fā)揮。
1、全宗內(nèi)部檔案的差異化管理需求要求建立相對獨立的檔案數(shù)據(jù)庫。
雖然全宗原則強調(diào)一個來源單位的檔案應(yīng)當集中保管，但也沒有忽視對同一來源檔案之間的差異化管理。隨著社會實踐的發(fā)展，同一全宗內(nèi)檔案的種類、載體類型及其管理要求日益多樣化、復雜化、專門化，這使得對全宗的集中統(tǒng)一保管難以實施。在檔案實體管理范疇，同一全宗內(nèi)就有可能出現(xiàn)紙張、照片、錄音帶、錄像帶、磁盤、光盤、縮微膠片等多種載體，其中相當一部分特殊載體的檔案在保管利用上都有特殊要求，因此往往需要將其組織為一個單獨的管理體系，設(shè)置專門機構(gòu)，提供專門的庫房和設(shè)備，雖然可以在編號系統(tǒng)中設(shè)置它們與全宗的關(guān)系，但在實體管理層面上已經(jīng)不具有嚴格的不可分散性。在檔案信息管理范疇，由于不同門類檔案的管理差異，同一全宗內(nèi)不同類別的檔案也多采取分別管理的措施，比較典型的像人事檔案、會計檔案等由于具有不同于其他檔案的管理要求，采取由人事部門、財務(wù)部門單獨保管的管理方式。
與此相對應(yīng)，基于全宗的檔案數(shù)據(jù)庫在建設(shè)時都會考慮到這些差異的存在，通過建立多媒體檔案數(shù)據(jù)庫來存儲管理照片、錄音、錄像等專門載體檔案，通過建立人事檔案數(shù)據(jù)庫、會計檔案數(shù)據(jù)庫對這些業(yè)務(wù)性較強的檔案實施專門化管理。
