時間：2023-08-04 16:59:17
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【關鍵詞】水文檔案；基本工作；管理措施
水文檔案是在水文觀測活動中產生并歸檔的原始觀測材料。水文檔案反映水文氣象、陸地水文、海洋水文、水文地質等不同領域長期觀測積累的水文變化和洪水旱情預報的情況，為水利和其他國民經濟建設部門提供基礎資料。由于水文檔案資料涉及到的領域多，應用水文資料的行業廣，做好水文檔案管理工作形勢比較嚴峻，隨著信息化的高速發展，網絡、人為、直接和間接管理都可能會發生工作管理不到位的情況，這給做好水文檔案管理工作帶來了很大的難處，筆者結合自己所在單位的情況，提出以下做好水文檔案工作的措施。
一、實行工作管理責任制
（一）建立法律追究責任制。單位領導干部負責人要擔負起本單位檔案基本工作管理全面責任制，重視和關心本單位檔案管理工作，對那些疏于管理，或在管理工作方面失職，不認真履行管理工作規范的領導干部實行責任追究制。還要根據《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國水文條例》，視情節輕重，依法追究法律責任。
（二）落實行業內部責任制。在水文部門提供給各行各業的《水資源論證報告》《水文分析計算報告》《工程水文分析報告》中，要利用水文檔案基礎資料進行數據分析，并把成果編入報告，才能充分說明所分析研究的項目論證報告。在做某個項目報告中可能涉及一部分重要資料，如果這類報告管理工作制度跟不上，報告中部分水文資料可能會造成間接性失誤，這就要求我們必須從源頭上做好水文檔案管理工作，落實行業內部責任制，加強規范化管理。
二、健全檔案管理制度。
（一）常規制度。結合本單位水文檔案管理的具體情況，制定好本單位的對外服務制度：一是水文檔案資料的性質確定、變更和解除制度；二是信息及網絡載體管理制度；三是信息系統和信息設備管理制度；四是水文資料信息公開提供審查制度；五是領導干部對檔案管理督查、督辦制度；六是檔案管理人員各方面業務知識教育和管理制度；七是管理工作實行年終責任考核制度等常規性制度。
（二）日常制度。在單位內部做好日常檔案管理制度，如水文資料年終整編成果歸檔制度，歷年資料查（借）閱登記制度，檔案資料復印、摘抄、錄制等日常管理制度。
三、完善檔案管理防護措施
（一）防護措施到位。檔案管理工作的本質特征決定了工作必須以防范為主，把工作重點放在預防上，做到防范于未然，最大限度地減少檔案資料遺失、損壞等事件發生，加強人防、物防、技防相結合的綜合防范體系。
（二）技術措施到位。加強對整個水文系統計算機網絡信息技術的管理：一是要實行分級保護，信息系統要按照規定的程度不同，采取不同強度的管理措施。二是計算機技術防護，設施、設備要按照國家標準及水文行業信息系統同步規劃、同步建設、同步運行。三是要明確在計算機操作規程中禁止事項。四是明確網絡運營商、提供儀器設備服務商雙方的法律責任，建立規范審查，嚴防因網絡、儀器設備問題損壞檔案資料事件發生。
（三）人防措施到位。水文行業內部檔案管理工作主觀因素取決于人，物防、技防，不如人防，只有政治思想X悟高，工作責任心強，警惕性高的人才能防止水文檔案不遺失損壞。
（四）物防措施到位。物防也就是物理隔離，運行設施、設備放置場所要符合水文行業標準，要保證信息的完整、可用、可控性。計算機在購買前必須是未使用過的，沒有聯接過互聯網的，最好是國產的，這樣才能做到萬無一失。
（五）技防措施到位。單位計算機處理涉及水文檔案信息時，設施、設備技術防護沒有達到高標準要求，存在的安全隱患和漏洞的要責令停止使用。
四、開展檔案管理宣傳教育
（一）加大檔案管理工作宣傳力度。由于水文工作行業的特殊性，水文檔案從開始到形成成果，是一個漫長的過程，在收集整編的過程中要經過很多道工序環節，涉及的水文資料及人員很多，擴大了我們工作知悉范圍，要抓好水文檔案管理工作，只有按照《水文行業技術規范》的相關規定，加大檔案管理工作宣傳力度，讓每一位涉及到水文資料的人從思想上認識到位，這樣才會取得實效。
（二）加強檔案管理工作教育培訓。單位應定期對工作人員特別是領導干部和人員進行新形勢下的法律法規、專業技術防范知識等方面的教育培訓，以增強檔案管理意識和保護技能。對從事檔案管理工作人員，要加強對新修訂的《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國水文條例》等相關法律法規的培訓和學習，或講解一些實際案例作為教育學習材料，利用集中授課方式、個人自學方式等多種學習方式開展檔案管理宣傳教育培訓。讓傳統檔案管理工作觀念向新時期檔案管理工作觀念轉變，進一步提高針對性和實效性，從而做好水文檔案管理工作。
五、加強檔案管理工作檢查
關鍵詞：辦公室；檔案管理；工作改進；人員素質
辦公室檔案管理在一個單位的管理工作中有著很重要的地位，加強辦公室檔案管理，能夠提升一個單位的管理水平，提高單位的整體辦事效率。本文將在分析辦公室檔案管理工作的特點基礎上，探討如何改進辦公室檔案管理的工作以及怎樣提高辦公室檔案管理工作人員的素質。
一、 辦公室檔案管理工作的特點
1、 重點在于收集和保存資料
檔案能夠真實地記載事件、人物和過程，檔案管理能夠為后人引用和借鑒。辦公室檔案管理的工作重點在于收集一些相關的文件和書報資料等等，然后將它們分門別類地歸檔，再利用信息化的手段進行保存和管理。
2、檔案種類繁雜
辦公室檔案包括各種各樣的內容，比如單位的會計檔案、行政管理檔案、特種載體檔案和科技檔案等等，還包括上級單位印發的“紅頭文件”、本單位的各種協議、合同和責任書等等，而且還包括各種錄音、錄像等電子檔案，所以辦公室檔案的種類十分繁雜。
二、改進辦公室檔案管理工作的措施
辦公室的檔案管理十分重要，因為它跟辦公室的各項業務的工作的開展具有直接的聯系，辦公室的檔案管理工作效率影響到整個單位的工作的開展，因此，有必要加強對辦公室檔案的管理。其次，辦公室檔案管理的工作主要在于資料的收集和保存，檔案的種類比較繁雜，所以給檔案管理工作帶來了一定的難度。所以，要提高辦公室檔案管理的效率，必須從以下幾個方面加以改進：
1、建立辦公室檔案管理機制
首先，在辦公室檔案管理中，要將文件管理和檔案管理結合在一起，讓檔案部門為了方便后期對文件的管理，參與到文件的前期管理過程中，從而減少檔案部門在文件管理后期中的難度，使得文件的歸梢管理、形成處理和后期的查閱和利用等工作環節都實現統一指導和管理。其次，要制定詳細的檔案管理程序和規定的條文，使得檔案管理工作盡可能地細化。最后，要嚴格地執行條文的規定，禁止各種濫發文件和發放無用、無效文件的行為。
2、強化檔案收集
檔案的收集是辦公室檔案工作中最重要的環節，因此，要改進檔案管理工作，必須得加強檔案的收集管理工作。首先，要規范檔案的范文，對檔案進行分類和編排，再將收集到的檔案按類目進行整理和保管；然后，要規范檔案的文書范文工作，在將收集到的檔案進行分門別類之后，要對檔案再進行文字編號和正文提料，對檔案提取主題詞，再做好附件處理，方便以后使用和管理檔案；再次，第二步實現以后，要對檔案再進行目錄編號，以方便后期的檢索工作，再在計算機系統中輸入檔案的管理信息，建立檢索體，在各種管理軟件的幫助下實現對檔案的網上管理。
3、提高檔案管理人員素質
檔案管理工作主要是由專人來負責的，所以檔案管理人員素質的高低就直接影響到了檔案管理工作的水平。檔案管理人員首先要嚴格控制辦公室檔案材料的進出，做好專人收文、專人傳閱、專人登記和傳閱卡的傳遞等等，還要在領導的安排下，做好科室的起草、編號、附發文卡、辦公室登記等工作，以及負責好日常的檔案管理工作等。
三、提高辦公室檔案管理人員素質的對策
1、加強對檔案管理人員的業務培訓
由于檔案管理隨著時代的發展也在不斷地變化，所以檔案管理人員的知識也要隨著時代的進步而進步，要做到這一點，就必須定期地加強對檔案管理人員的培訓。在結合實際的基礎上，有針對性地邀請檔案管理專家或者有豐富經驗的檔案管理者對檔案管理人員進行培訓，鞏固他們的知識，并且提高他們的現代化管理知識水平。還可以讓檔案管理人員多參加檔案管理的經驗交流活動，讓他們吸收先進的檔案管理經驗，然后深入到自己的工作中去。
2、提高檔案管理人員理論與實踐相結合的能力
單位要多組織辦公室檔案管理人員進行同行管理經驗的探討，舉辦各種檔案研討會和論壇講座，讓檔案管理人員熟悉國內外檔案管理的動態。其次，要讓檔案管理人員多學習網絡通信技術、信息存儲技術、多媒體技術和數字化技術等等現代新技術，巧用現代化的檔案管理方式，提高他們的工作效率，使辦公室檔案的管理跟上時代的發展要求。
3、加強檔案管理人員自身素質的修養
首先，檔案管理人員要提高自己的思想政治素質和職業道德素質，不做違反國家法律的事情；其次，檔案管理人員要提高自己的業務素質，鞏固理論知識的學習，而且不斷地掌握現代科學技術，提高自己的業務操作能力；最后，檔案管理人員還要提高自身的身心素質，檔案管理工作是一項比較繁雜的工作，日常工作比較瑣碎，辦公室檔案管理人員必須適應這種繁雜的工作，能夠泰然地處理這些雜物，做到不急不亂，認真細致地做好每一項工作。
總結：
檔案管理工作是單位辦公室的一項重要工作，檔案管理的水平影響到辦公室的工作效率和整個單位的工作的順利進行。辦公室檔案管理的工作比較繁雜、檔案種類比較繁多，所以檔案管理人員必須通過各種方式改進工作，使得檔案的管理更加輕松和高效。此外，檔案管理人員素質也是影響辦公室檔案管理工作的一個重要因素，檔案管理人員必須努力提高自身的素質，才能夠滿足現代辦公室檔案管理工作的要求。
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摘 要：檔案收集整理是有效落實檔案的關鍵所在，同時也得到了共識。由于收集管理工作在檔案管理中扮演著重要的角色，倘若基礎性工程沒有做好，今后管理工作一定會存在不足之處。從這個立場來看，開展好檔案收集管理工作勢在必行，然而不可否認的是，相關部門沒有對收集整理工作引起高度重視，致使諸多檔案出現信息流失的情況。鑒于此，本文主要從以下幾個方面進行分析，提出合理化建議，提供給相關人士，供以借鑒。
關鍵詞：檔案管理；收集整理；分析
相關部門可以采取諸多手段將檔案收集管理質量加以提升，然而從當前的發展形勢來看，加大宣傳力度，增強相關人員的意識，倘若不存在意識，那么久無法付出行動。不僅僅如此，相關部門應當發揮出信息化技術的作用，并建立完善的管理系統，將責任制度落實到位，從而要求不同部門之間加以配合。
1 檔案收集整理的意義
一般情況下，做好檔案工作的手段存在諸多種，然而開展好檔案整理收集工作是關鍵所在。倘若不做好整理工作，那么檔案日后管理也會存在諸多不足之處。顯而易見的是，檔案收集整理工作是必要的。不僅僅如此，檔案收集整理的意義還表現在以下幾個方面：
第一，相關部門在開展檔案收集整理工作的時候，一定要搜尋存在價值的信息。諸多信息的價值都是在前期整理工作中呈現出來的，依據這種信息來看，相關人員需要做好記錄工作，為今后檔案工作可以得到充分的利用提供重要的參考依據；第二，收集整理工作在檔案工作中扮演著重要的角色，倘若沒有收集整理工作，那么就不能形成檔案，這樣也會在某種程度上對檔案的最終形成帶來直接的影響。所以，相關人員應當對收集整理工作引起高度重視；第三，收集整理工作在檔案管理中占有著重要的地位，由于檔案管理最基本的管理方法是對檔案進行收集管理，相關人員在對檔案進行收集管理的時候，應當做好相應的分類、記錄等，所以相關人員一定要做好自己的本職工作，一定要提高收集整理水平。
2 提高檔案收集整理水平的對策
2.1 樹立檔案收集整理意識
當前，仍然有諸多相關人員沒有對檔案收集整理的重要性引起必要的重視，從這些人口來講，收集整理工作并不僅僅代表著檔案管理的核心內容，由于沒有投入很多的精力，這樣在有些時期，檔案收集整理制度不能發揮出充分的價值，如同擺設，這同樣是檔案收集整理質量往往不是主要因素。而正是由于檔案收集整理工作不科學，致使存在價值的檔案信息資源出現流失的情況，從而在某種程度上對檔案管理事業帶來不利影響。所以，相關部門應當加大對人員培養的力度，特別是相關人員一定要對收集整理知識做到熟練掌握，只有這樣才可以促使檔案收集整理工作達到規范化的效果。
2.2 完善檔案收集整理體系、注重突出網絡
不同部門之間需要依據本身的檔案管理系統，并依據具體組織結構設置的具體狀況開展好檔案收集整理系統的建立，而在實際構建的時候，需要傾向于網絡，在基于網絡的時代下，促使檔案收集整理工作面臨著更嚴峻的挑戰，而網絡管理形式可以滿足相關需要。確保檔案收集整理系統不管是在哪一個環節都可以做到有人負責有人配合。
2.3 建立和健全管理制度，落實責任部門
檔案收集工作既要加強宣傳工作，通過多種渠道、多種形成、各種場合適時宣傳檔案知識和檔案法規，增強全員的檔案管理意識，使其自覺的配合好文件資料的收集和歸檔工作，又要制定出一系列的規章制度，為確保檔案資料收集的齊全性、完整性，必須建立嚴格的制度，制定檔案移交歸檔制度，明確檔案歸檔范圍、內容及時間；制定電網建設項目檔案管理、檔案崗位規范和責任落實等制度。
2.4 積極主動上門收集，提高歸檔率
檔案收集工作除了建立健全檔案資料的收集歸檔制度，取得領導重視、各部門配合外，更重要的是專職檔案人員要做到“三勤”即腦勤、手勤、腳勤，愛崗敬業，盡職盡責。檔案員應根據檔案資料來源廣，范圍大的特點，不厭其煩主動上門，跟蹤收集。對于個別不按規定移交的部門，檔案員只要有耐心，經常上門催交，與他們溝通，往往都能收到效果。
2.5 提高服務質量，改變以往被動服務的局面
檔案室是檔案的管理者，同時也是檔案利用者的服務者。檔案管理員要從思想上樹立高度的服務觀念，克服“守攤式”的被動服務觀念，充分發揮助手作用，利用現代化技術提供遠程服務，利用網上信息量大，傳遞速度快的優勢，實F檔案資源共享。加強編研工作，檔案員應熟悉室藏檔案情況，通過對檔案分析研究，對檔案存在的大量信息進行篩選、歸納、綜合、摘編等步驟，編印成各種檔案參考資料，使利用者充分意識到檔案的價值和重要性。要從實際出發，有針對性的編制必要的檢索工具，為單位的安全生產提供服務。
2.6 制定檔案職業道德規范，提高從業者的道德水準
當前科學理性的發展對檔案從業者的職業活動與職業行為有了新的要求，職業行為規范化和理性化，因而，建立一種規則性的職業道德體系就成為各行業的迫切需要。為使檔案職業道德在從業者活動與職業行為中得以落實，檔案部門通常要通過制定規章、制度、守則等紀律來約束從業者。這些條款告訴從業者哪些行為符合職業道德，哪些行為不符合職業道德，同時會說明違反這些規定將帶來的負面影響或將給予失職者的處罰措施。在這里除了考慮將外在的檔案職業道德規范強制性地灌輸到從業者的職業活動中外，還應當關注檔案職業人員的內心需要：他們不僅僅是單調枯燥的“辦公室+庫房”的生活，他們也需要融入社會各行各業的建設中，職業的價值要在與社會的交往過程中體現，一旦從業者的社會滿足感建立起來，他就能看到所從事的檔案職業的價值，并能自覺遵守各項規章制度。
結束語
通過以上內容的論述，可以得知：管好檔案工作的手段不只是一種，收集整理是一定要使用到的手段之一，由于作為基礎性工作，檔案資源僅僅需要前期的收集整理才可以進行歸檔工作，要不然就會出現零散的信息，建立不了完整的檔案。檔案管理工作簡單的說是源于檔案收集工作，檔案收集管理質量會對相關機構帶來直接的影響，這樣就要求相關部門需要對檔案收集管理工作引起必要的重視，從而推動檔案事業的不斷發展。
參考文獻
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一、學校人事檔案管理模式存在的主要問題
現階段，國家人事檔案管理體制存在諸多有待改革和改進的地方，一是多頭管理，存在著嚴重的分散性，隸屬混亂，參加主管人事檔案的部門有組織、人事、勞動、民政等，兼管人事檔案的部門還有教育、醫療衛生等部門。二是管理體系上仍為傳統干部檔案、工人檔案和學生檔案三大類構成。三是管理模式上實行封閉式管理，從維護人事檔案真實性、準確性、保密性等方面因素的綜合考慮，人事檔案不對本人開放，多數公民難以接觸到人事檔案，人事檔案的利用效益非常低。學校人事檔案作為一種信息源，在學校人才管理中有著它的特殊作用。學校的人事檔案管理由于受國家人事檔案管理的傳統觀念及其他諸多因素影響，其管理模式也相應存在以下幾個主要問題：
一是學校人事檔案內容信息量少。
學校人事檔案包括履歷材料、自傳及屬于自傳性質的材料、鑒定材料、考核材料、政審材料、入黨入團材料、獎勵材料、處分材料、職務職稱工資材料等十大類材料，內容信息量小、實用性較差，不能適應現階段人才開發的要求。反映個人經歷、家庭情況及社會關系等方面的內容較多，反映個人工資變動、職稱評聘、黨團組織的材料比較齊全，而反映個人的德才表現、政績才能、管理能力的材料較少，能反映個人人才類型、技術專長、心理素質等個性特點的內容更微乎其微，因此人事檔案在利用時，只能提供一些膚淺的人才情況，滿足不了培養、選拔、使用人才的實際要求。
二是學校人事檔案管理分散化和非專業化。
體現在各個學校沒有統一由上級主管部門進行人事檔案集中管理，各個學校還通常根據各管理部門職能的不同，將教師的有關材料分散在幾個部門管理。例如，教務部門管理反映教師業務水平、教學能力、教學任務完成情況、教學獎懲情況的教學業務檔案材料，科研部門管理反映教師教材開發、、教科研立項的科研檔案材料，人事處管理反映教職工社會經歷、政治面貌、獎懲、薪酬等情況的人事檔案。人事檔案的這種分散、非專業管理不僅易造成檔案材料的損壞，而且造成人事管理體制的混亂，并且破壞了人事檔案的完整性。
三是學校人事檔案管理方法落后、手段陳舊。
目前很多學校人事檔案管理工作還局限于紙質檔案的建立和保管層面上，管理的重心還是實體管理，沒有隨著科學技術手段的不斷更新而實現人事檔案的電子化。一些人事檔案室的電腦僅局限于打印檔案目錄，無法進行人事信息的查詢和檢索，更無法實現對人事信息的篩選、排序、分類、匯總，信息化水平比較低，由此導致很多人事統計工作只能靠手工完成，造成人力資源的極大浪費。四是學校人事檔案管理投入不足。體現在人事檔案保管的硬件條件不能完全符合檔案安全保管的要求，如檔案庫房多是普通辦公用房，有的把檔案庫房安排在辦公樓頂樓、底層或者地下室，檔案長期受到高溫潮濕的危害；庫房門窗多為普通門窗，封閉不嚴，起不到防盜、防光及控制庫房溫濕度的作用，沒有配置檔案安全保管“八防”設施，與檔案安全保管要求差距很大。人事檔案信息化、現代化水平不高。另外，人員配備不足，檔案室很少設置有專職的檔案管理人員，少數有專職人事檔案管理人員的，也往往沒有接受過系統的檔案專業知識和技術培訓；兼職人員也無法保證有足夠的時間和精力對人事檔案進行管理，導致學校人事檔案建設滯后，檔案管理只能在低水平層面上進行。五是學校人事檔案過度實行內向型、封閉式的模式。受國家人事檔案管理政策限制，由于保密觀念的束縛，學校很難對人事檔案進行信息開發，更談不上與其他單位實現人才信息的“互通有無”。
二、如何建立適應現代學校管理要求的人事檔案管理體制
我們應該從具有個性的人事檔案材料入手，加大學校人事檔案管理投入，建立一支高素質的管理隊伍，努力提高人事檔案材料的質量。同時，要緊緊抓住學校人事檔案管理的難點問題，改分散多頭管理為集中統一管理，建設區域性人事檔案管理中心，加快學校人事檔案信息化建設，建立社會化開放式管理模式，使人事檔案向本人有條件地開放，爭取早日建立起適應現代學校管理要求的人事檔案管理體制，為人才開發提供更有價值的信息，讓人事檔案更好地服務社會。
一是建立具有個性的學校人事檔案材料。針對人事檔案內容陳舊和“千人一面”的狀況，在人事檔案材料內容建設上注意補充能反映當事人個性的檔案材料。以教師檔案為例，應補充的材料包括:(l)教師登記表，可反映教師專業方面的基本情況。(2)教師教育教學情況資料，可反映出教師的教育教學態度和水平以及教育教學工作量。(3)科學研究和學術活動情況資料，可反映出教師的學術水平、學術地位和學術研究的歷史。(4)業務進修情況資料，可反映出教師繼續教育的狀況。(5)獲獎和榮譽情況，可反映出教師在社會和學術界的影響和地位。如果教師檔案在原有人事檔案的基礎上，能及時地補充上述材料，就能較全面地、動態地反映教師的教學、科研水平，它有助于學校開展定量化、科學化工作，有助于師資隊伍建設工作的科學決策，有助于提高教師評價的客觀性和公正性，有助于形成高校管理者對教師評價的延續性，有助于在教師中形成良好的競爭激勵機制。
一、對檔案管理工作人員思想建設方面的要求
目前，我國檔案管理工作水平雖然步入了全新的階段，即由原來傳統的紙質檔案逐漸轉變為如今的電子信息化檔案，但是在檔案管理工作中仍存在者效率低、質量差等問題，究其根本是由于檔案管理工作人員對檔案管理工作的重視程度不足造成的。檔案管理人員對檔案管理工作的不重視可以體現在對檔案文件和材料的收集不完整、對檔案的保存不完善以及對檔案的分類不合理等幾個方面。第一，提升重視程度。檔案管理工作是一項具有多元化、步驟性強的工作，可以粗略劃分為檔案的采集、分類、保存、調動等幾個板塊的內容。隨著現代化檔案管理工作的推進，許多檔案管理人員對于檔案的采集過分依賴于信息技術來進行，而不再仔細地核對或審查，從而導致部分檔案缺失、遺漏或錯誤采集等。這主要是由于這些檔案管理人員對檔案管理工作不重視造成的，從而體現為工作態度馬虎、管理意識低下等現象。第二，加強程序性。檔案管理工作所牽涉的范圍較廣、工作時間具有不確定性，只有將每個環節都落到實處，才能保證檔案管理工作不出紕漏和差錯。然而，要保證檔案管理工作的有序開展，僅僅提高檔案管理工作人員對此項工作的重視程度是遠遠不夠的，有關部門還應該加強對檔案管理工作的程序性建設，為檔案管理工作提供可靠的保障。在實際檔案管理的過程中，應根據各類檔案管理工作的性質和流程制定相應的規章制度，對不同類型的檔案采取不同的收集方式和管理措施，以提高檔案的保存和利用價值，實現檔案資源優化。
二、對檔案管理工作人員綜合能力方面的要求
在新時期下，檔案管理工作逐漸實現了現代化和信息化，因此，在對檔案管理工作人員的綜合能力要求方面也逐漸傾向于向更高、更全面的方向發展，具體可以體現在對檔案管理人員學習能力、專業知識和現代化管理技術應用能力以及綜合思維分析能力等幾個方面。第一，學習能力的要求。就現階段而言，檔案管理工作已經基本上實現現代化管理，從檔案材料的收集、登記、歸檔和調動等方面均可以通過信息技術來完成，這也就要求檔案管理者不斷適應現代化進程的發展，并不斷與時俱進，學習先進的知識和技術。檔案管理人員只有擁有較強的學習能力，才能適應現代化檔案管理工作的發展，從而在實際工作中發現問題并解決問題，以保證檔案管理工作的順利開展并促進其健康發展。第二，專業知識和現代化管理技術應用能力的要求。現代化背景下對于檔案的管理工作需要將收集、整合、管理與信息化技術相互連接起來，因此，檔案管理工作人員需要具有扎實的專業知識，并不斷培養和提升其自身的現代化技術應用能力，以滿足現代化檔案管理工作的要求。第三，綜合思維分析能力的要求。隨著現代化進程在檔案管理工作中的不斷深入，檔案管理人員不能只對現有的檔案材料進行采集和管理，還需要具有較為全面的思維及分析能力，對細微的信息進行及時的處理。同時，檔案管理者還應從大方面著手，對有內在聯系的檔案資料進行對比分析，發現其隱藏的微觀數據。此外，對于較為復雜的檔案材料要及時歸檔和處理，發現其內部存在的聯系與規律，以為今后的調檔和使用提供便捷。
三、對檔案管理工作人員心理素質方面的要求
通過上文的闡述可以清楚的了解到，檔案管理工作的程序性很強，且在實際工作中步驟繁雜、管理人員的能力不易體現，是一種較為枯燥乏味但需要認真對待的工作。因此，從事這一項管理工作的人員，除了具備良好的綜合素質和較高的思想政治覺悟之外，還應擁有良好的心理素質。只有擁有良好的心理素質，才能在飛速發展的現代化社會中從事相對于枯燥單一的檔案管理工作，并將這份工作處理得井井有條。
四、結語
【關鍵詞】醫院檔案；管理；信息化；對策
信息技術管理的優勢是十分明顯的，其能夠讓醫院的管理工作變得更加的快捷高效，是醫院管理體制的一次重大變革。
一、醫院信息化檔案管理的重要性
一方面，醫院能夠通過高效合理的檔案管理收集到具有價值的信息資料，通過對信息資料的深入分析，又能夠找到醫院在服務能力、醫療能力等方面的問題，這樣醫院才能制定針對性的措施進行學習和改善。而現代城市的發展促使醫院的規模越來越大，需要管理的檔案資料也逐年增加。如果只依靠傳統的紙質檔案管理，既浪費紙張資源和空間資源，也容易因為檔案保存不當產生很多嚴重的后果。而信息化的檔案管理系統能夠解決這些問題，容納海量的檔案信息，提高醫院檔案信息的全面性和真實性。這樣檔案信息才具有更高的利用價值，也能夠促進醫學技術的不斷提高。
另一方面，醫院檔案管理的信息化能夠增強醫院與病人之間的聯系，為病人和其他同行提供更加多元的信息服務。一般來說，信息化的檔案管理可以實現不同醫院之間的信息共享和信息傳輸。這樣病人即使在不同醫院就診，醫生也能快速找到病人的病歷，節省診療的時間；而醫生專家之間也能夠進行更加暢通的學術交流，相互學習借鑒成功的診療經驗。這對于提高醫生總體的醫學水平也具有重要的意義。
二、信息化檔案管理的特點
與傳統的人工檔案管理方式相比，信息技術支撐下的醫院檔案管理有一些新的特點和優勢。首先，信息化時代的醫院檔案管理工作具有較強的時效性。信息技術下的檔案資料能夠以電子信息的方式保存，工作人員在填寫資料和收集Y料的過程中所耗費的時間大大縮短，這就提高了檔案管理工作的效率。而醫院的檔案管理經常涉及到病人的過往病史、個人信息等等，應該在需要的時候以最快的速度調度出來供病情參考，才能為挽救病人節約更多寶貴的時間。
其次，信息化檔案管理更加重視對檔案的綜合運用。由于紙質檔案搬運起來部分不便，很多檔案都是收集起來放到保管室封閉管理，而沒有充分發揮檔案資料對于醫院建設的積極作用。而信息化的檔案管理使得查閱和提取檔案的操作更加簡單快捷，工作人員只需要進行一些計算機操作，就能迅速的調取需要的檔案信息。這樣信息就能夠被充分的利用起來，為醫院的發展決策提供更多可靠的參考，并促進醫院服務質量的全面提高。
三、醫院信息化管理建設的策略
（一）加強技術建設
醫院檔案管理工作的信息化離不開先進技術的支持，為此，醫院必須不斷引進先進的計算機設備和軟件技術，從硬件技術上為檔案管理的信息化創造良好的環境。這就要求醫院相關部門密切關注該領域的最新技術，花費更多的資金和精力去引入先進的信息技術和軟件系統。醫院應該將傳統的紙質信息轉化為電子信息，并按照一定的規律編排出比較完整的檔案信息管理體系，方便醫生和病人隨時查詢。同時，檔案管理的信息化建設還應該以提高綜合服務水平為導向，建設檔案管理電子系統的信息平臺。因為大量繁復的檔案編寫工作都是由醫院內部工作人員進行的，而醫生和病人只要能夠通過信息平臺查詢到想要的資料即可。因此，醫院必須建設完善的檔案信息平臺，滿足實際的使用需要。
（二）加強人才建設
當然，醫院檔案管理的信息化必然意味著對專業人才的需求。只有擁有R檔牡蛋腹芾碇識，并熟練掌握電子信息系統操作方法，同時還具備一定醫學知識的工作人員才能勝任這一工作。醫院引入的大量現金設備和軟件系統都需要專門的人員進行管理和操作，檔案管理及其信息平臺的建設才能正常進行。這就要求醫院建立起一支現代化的檔案管理隊伍，包括建立起健全的人才引進制度和管理制度，以優厚的待遇吸引檔案信息化管理的人才。在日常的工作中，也要重視對檔案管理工作人員的培訓，不斷提高其專業技術和思想素質。這樣檔案管理工作人員才能跟上時代的變化，及時掌握新技術，并且以認真踏實的工作態度對待檔案管理工作。
（三）加強制度管理
為了保證醫院檔案管理工作的信息化、自動化進程，醫院還應該通過有效的制度管理提高工作成效。一方面，要加強法律法規的相關宣傳，使檔案管理工作人員認識到信息化的重要性，并掌握信息化檔案系統的管理方法，保證檔案信息能夠得到恰當的利用。通過法律宣傳，能夠使各部門明確檔案管理的職責所在，同時也了解信息化建設應該遵循的規則。另一方面，也要加強對檔案管理信息化的監督，對收集資料、保存資料的過程進行檢查，以保證資料數據的正確性和真實性。檔案管理信息化過程中的各項操作都應該符合規范，避免違規行為。
四、結束語
綜上所述，醫院檔案管理是醫院管理工作中非常重要的一部分，加強醫院檔案信息化管理已經成為當前醫院發展的重要趨勢。因此面對醫院檔案信息化管理建設應當引起高度的重視，采取科學有效的建設策略，讓醫院檔案信息化管理工作得到不斷的完善。
參考文獻
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[2]邊俊士，張偉.醫院信息化與醫院檔案管理現代化現狀分析[J].中國當代醫藥，2012，02：165-166.
一、人事檔案現狀及存在的問題
1、對檔案的重視程度不夠。長期以來，相當一部分人包括部分領導干部對檔案工作的認識都存在一些誤區，認為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創造經濟效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應付外調、查檔就行了。這表明一些人對檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作，這種輕視檔案工作的思想已無法適應現在的管理需求。
2、人事檔案交接手續不嚴密，重視不夠。檔案管理人員大多不是專職的，所以在離崗或調動工作時，移交檔案、手續不按程序辦理，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽字的不簽字，導致檔案數量、材料等問題責任不明、界限不清。甚至有人認為，檔案交接只是一串鑰匙的問題，使得人事檔案交接工作前后脫節，出現人事檔案管理硬件設施不完善、檔案管理人員培訓不到位等現象。
3、管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。大部分工作人員沒有經過專業的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求，檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太了解，檔案收集意識淡薄。而且大多數檔案管理人員身兼數職，對檔案工作精力投入不足。一些歸檔的材料還不夠真實準確，歸檔材料未能及時、準確地得到補充，使存檔的材料不能真實地反映本人現實情況，導致人事檔案的不完整。
4、檔案管理人員對檔案的重要性宣傳不到位。一是檔案管理人員對人事檔案的重要性未進行廣泛宣傳，使得本人和檔案管理人員對檔案中缺少的材料不能及時補充、完善、更新；二是人事檔案管理基本上是兼管，屬于非專業人員管理。由于受專業和時間限制，檔案管理人員也不能及時地掌握檔案管理工作的新知識、新技術。
5、檔案管理人員對人事檔案重要性認識不足。認為只要有一份好工作就行了，檔案可有可無。對個人檔案采取忽視的態度，有些人連自己的人事檔案在哪里都不清楚，甚至有人認為自己的檔案不應在本人所屬的單位，而由本人保管；有些應該歸檔的材料不能及時交檔案管理人員存檔。這些思想和觀念必然導致人事檔案材料不全或缺失。
二、人事檔案管理對策及思考
1、嚴格按程序交接。人事檔案交接是一項認真細致、手續嚴密、責任重大的工作，應按程序辦理。檔案交接手續：一是對所保管的檔案進行一次全面清理，做到賬務相符；二是對借出的檔案要及時催還，整理好借據，并在借據上注明原因及催還情況；三是對未整理的零散文件材料要分類存放、清理排序后及時歸檔；四是按檔案移交要求進行移交，并在交接手續上注明交接時間、地點和監交人、移交人、接收人的姓名職務及移交清冊、頁數等，還應在移交文件上簽字蓋章，要做到對交接工作負責。
2、強化檔案管理意識，嚴格檔案管理程序。強化領導干部的檔案管理意識，完善檔案管理硬件設備，增加檔案庫房，購買空調、除濕機、檔案密集架和電腦。引進計算機管理軟件，建立人事檔案的信息存儲和檢索系統。檔案管理是人事管理工作的重要環節，與工資福利、職稱評聘等個人利益息息相關，因此應提高檔案管理人員綜合素質，提高工作主動性，從根本上確保人事檔案材料準確完備、及時歸檔。此外，還應建立健全檔案管理制度，努力做到檔案收集齊全完整、內容真實可靠。
3、健全檔案管理制度。建立檔案工作制度必須遵循以下要求：第一，規章制度要體現合理性、科學性。建立起來的規章制度必須符合單位特點和檔案管理實際，以適應單位檔案管理的需要。第二，簡明實用。制度必須具有可操作性，其建立應以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標，以便更好地發揮制度的指導和規范作用。第三，堅持制度約束的雙向性。既約束領導又約束職工。領導的行為和形象直接影響著制度的順利執行，而職工是單位的主要構成群體，是制度的主要約束對象和執行者。第四，堅持制度執行的嚴肅性。檔案部門既是制定檔案規章制度的主管部門，又是規章制度的執行部門。在規章制度的執行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現制度的權威性。
4、積極做好宣傳工作，加強檔案管理人員的事業心、責任感。積極做好宣傳工作，對收集的材料要認真核實，把真實可靠的材料收入人事檔案，把好質量關。在檔案鑒別過程中，檔案管理人員要認真負責、確保檔案真實完整，充分認識到職工人事檔案管理工作在人才資源開發中的重要性，不斷改進工作方式、工作方法，創新工作模式，提高工作效率，提高業務素質。在鑒別過程中，能明辨是非，堅決把那些虛假的資料拒之門外，維護人事檔案的真實性、可靠性、完整性。
1.1構建人才信息數據庫
在整個人資管理工作當中，人事檔案管理是一項非常基礎的工作，因為它可以為人資管理提供必要的信息數據，構建出一個完整的人才數據庫，這樣企業在進行人資管理的過程當中，能夠通過閱讀人才數據信息，來對其員工進行分類，同時作出良好的人資管理決策。例如，人事檔案管理中會記錄每一個企業員工的優點和工作情況，在對這些檔案進行閱讀的過程當中，人資管理人員可以對人才有更加明確的了解。一旦企業需要進行戰略調整和戰略部署，需要調用人才支持，可以根據這些報告來進行工作分配決定，以便于保證員工的工作效率和工作效果。而對員工而言，做自己擅長的工作，更有利于發揮自己的優勢，不僅能夠幫助企業，實現企業的生產目標和發展目標還能夠幫助員工，完成自己的個人目標。工作的合理性不斷增強，也能夠幫助企業留住更多的人才。
1.2優化人資管理工作
人資管理工作當中的人事檔案管理，不僅為人資管理工作提供基礎的數據信息，更重要的是它能夠促進企業中不同部門之間的信息共享。現代化的人事檔案管理工作并不是傳統的紙質文檔的存儲，許多企業在人資管理系統當中，都單獨開辟了人事檔案管理區域。人資管理系統當中的人事檔案管理，讓各個部門之間的信息不再閉塞，信息的交流能夠讓各個部門和各個組織之間更加自由和快速地進行人員的調配。
例如，某公司的產品部要舉辦新品會，而在這一過程當中，產品部門需要合適的人才來進行新品會的策劃。因此，產品部門可以在系統上進行策劃人才的遴選，然后通過合適的流程來進行策劃人員的調配。現代化的人事檔案管理工作，能夠讓企業在發展的過程當中，快速地集中人才，從而支援不同部門的工作，不僅提升了人資管理的工作效率，還有效地促進了企業的統籌發展。
1.3協助企業高層決策
一個企業的發展，離不開企業高層的良好決策，而企業高層在決策的過程當中，必須考慮到企業本身的發展情況，而企業的人才發展情況也是企業高層在決策過程當中所必須考慮到的關鍵性部分。例如，企業在發展的過程當中，必然需要思考企業需要什么樣的人才，企業未來的發展過程中又需要多少人才？而這些內容都需要通過人事檔案管理工作來進行配合。除此之外，企業在進行戰略決策的過程當中，必須要對企業的人才情況進行一定的考量。例如，某企業決定進行項目合作之時，必然要對項目的數量進行一定的限制，否則超出企業的承受能力，則會導致項目合作失敗。此時，企業就需要借助人事檔案管理工作來對企業的人才進行評估，以便于衡量出企業在一段時間內的項目合作數量限度。而對于人資管理工作而言，正是因為有了人事檔案管理工作，才能夠良好地預測出企業所需要的人才，同時對企業現有的人才，進行一定的評估。一旦發現目前企業現有的人才出現問題，還可以進一步進行解決，避免企業出現人才損失。
2人事檔案管理的關鍵點
隨著時代的發展以及《中華人民共和國檔案法》的正式實施，新時期的人事檔案管理工作，也面臨著新的機遇和挑戰。雖然科技發展的新時期，人事檔案管理的工作方式日趨信息化和標準化，但是人事檔案管理工作也面臨著一些困難。這就需要人事檔案管理工作作出一定的改革，把握新時期工作的關鍵點，才能不斷為企業的發展發揮更多的作用。
2.1勇于進行制度創新
對于企業而言，各個部門的工作在新時期，都必須勇于進行制度和方式上的創新，這樣才能做到與時俱進，提高管理水平。對于企業的人事檔案管理工作而言，在進行的過程當中，必須敢于利用信息科學技術，來對目前的工作進行整理和分析。實際上許多企業的人事檔案管理工作并沒有專項的制度和準則，這就很容易導致相關的工作人員在工作的過程當中毫無章法。在新時期，企業不斷謀求制度上的合規性，因此，人事檔案管理工作也應該進行制度上的創新和完善。不僅要對人事檔案管理工作的內容進行制度上的要求，還要對相關的工作人員進行一定的要求。例如，工作人員的素質、工作人員工作的方式和方法以及工作的流程，都要具體進行制度上的規定。當然，雖然需要制定相應的制度，但是不能讓制度限制了員工的創造力。只有這樣才能做到人事檔案管理工作真正意義上的制度創新，保證人事檔案管理工作，能夠對企業的人事檔案信息進行深度的開發和挖掘，為企業提供現代化的人事檔案管理數據庫。
2.2加強與信息技術的結合
時代的發展，讓信息科學技術發揮著重要的作用，對于人事檔案管理工作而言，加強與信息技術的結合，能夠提升其工作效率，還能提高其工作質量。各大企業幾乎都已經開始應用人資管理系統，而人資管理系統當中，也一定有人事檔案管理模塊。但實際上人事檔案管理模塊，在目前的人資管理系統當中仍然局限在信息的單純集合，并沒有完全實現智能化的分析與管理。這就導致人事檔案管理系統只是將線下的人事數據轉換成線上的數據庫。實際上真正的人事檔案管理系統，不應該僅僅是信息的集合，還應該智能化地對企業的人才數據進行分析。這種分析報告應該包括企業人才的穩定情況，以及企業人才的成長情況。而企業的管理者在管理的過程當中，通過對這些數據報告的調取，可以全面地對企業人才情況進行掌握。這樣就可以對其員工進行專項化的培訓，全面提升企業員工的綜合素質，為企業提供更多的優秀人才。除此之外，人事檔案管理工作系統還應更加智能化，進而幫助企業對企業的人才需求進行智能化分析，同時為相關的工作人員提供一定的工作建議，這樣才能不斷提升人事檔案管理的智能化程度。
2.3提升相關工作人員的綜合素養
無論是哪一個部門的工作都需要工作人員優秀的綜合素養進行支持。許多企業的人事檔案管理工作，被認為是一項可有可無的工作，因此，從事這項工作的員工不受重視，而且其綜合素質也十分堪憂。但是正如前文所述，人事檔案管理在人資管理當中起著非常基礎性的作用，而且它對于企業的決策，以及人資管理的發展，都有著重要的意義，因此，重視人事檔案管理工作員工的素質也是非常重要的。這就需要企業在進行人事檔案管理工作人員招聘的過程當中，積極對相關工作人員的素質進行考核，嚴格遴選。除此之外，還應該對人事檔案管理工作人員進行必要的培訓。對于人事檔案管理工作人員而言，不僅需要具備檔案管理的工作技能，還應該具有人資管理的工作技能，因此，該項工作的難度并不低。
[關鍵詞]人事檔案檔案管理對策
中圖分類號:G27文獻標識碼:A文章編號:1671-7597(2009)1110200-02
人事檔案是國家機構、社會組織在人事管理活動中形成的,記述和反映個人經歷、思想品德、業務能力、工作狀況等方面的情況,并按照有關規定和方法組成專卷專冊,以個人為單位集中保存以備查考的原始材料,是組織人事部門“歷史地、全面地了解一個人的必要手段,是人事工作不可缺少的重要工具”[1]。在人事制度改革不斷深入的新形勢下,人事檔案在人力資源的管理中越來越發揮著不可替代的作用。如何使人事檔案管理工作按照科學發展觀的要求走上制度化、規范化、科學化軌道,充分體現與時俱進、改革創新的精神和要求,更好地為人事工作和社會主義現代化建設服務,已成為一個嶄新的課題。
一、人事檔案管理存在的主要問題
近年來,人事檔案工作雖然在材料收集、檔案整理、規章制度的執行、計算機的開發應用等方面取得了較大進展,但在管理機制、管理方法、隊伍建設及現代化科技手段的使用上,與深化人事制度改革的要求相比還有較大差距。主要表現在以下幾個方面:
(一)人事檔案管理制度建設沒有與時俱進
目前,在社會主義市場經濟條件下的人事檔案管理“計劃”色彩濃厚,還是沿用長期以來形成的以“計劃管理”為核心的控制性管理模式,“仍保留著‘政治活動性’痕跡,局限于‘管理性’的狹小空間”[2]。多年來,我們更多地強調檔案內容的保密性,局限于“看堆式”的管理,使檔案管理處于封閉狀態,缺少應有的生機與活力,忽視了人事檔案為社會服務的根本目的,忽視了它的利用性,人事檔案管理方法已明顯滯后于人事制度改革的進程。
(二)人事檔案管理的科學化、信息化程度不高
隨著科技手段的不斷更新,人事檔案信息管理系統已得到普遍應用,信息化的水平在不斷提高,但有些先進的技術手段還沒有得到充分挖掘和發揮,計算機技術還沒有在人事檔案管理中得到廣泛應用。有的單位只是把個人信息、檔案目錄輸入計算機,資料檢索等仍習慣用手工操作,無紙化閱檔基本沒有實施,降低了工作效率,沒有足夠的時間和精力開發案卷內在的信息值,這樣既不利于提升檔案信息化、科學化管理水平,也沒有足夠的手段和時間開發案卷內在的信息值。
(三)人事檔案收集范圍無法滿足時代需要
目前人事檔案材料收集過分“行政”化,形式主義的東西多,實質性內容少,反映“德”的材料比較多,反映個人“能”、“績”等方面的材料少,多是側重于收集個人歷史材料、政治表現、思想面貌等方面的內容,對個人的評價往往流于格式化和公式化,千人一面,真實性差,無法體現出個人真實的德、能、勤、績綜合素質情況,經常出現以思想覺悟代替能力、以政治表現代替業績的狀況,直接后果是不能充分發揮人事檔案的參考與依據作用,用人單位對個人信息的獲取不完整、不真實,從而也就不能全面、客觀、公正地反映一個人的實際面貌,不能滿足社會對人事檔案的新需求。
(四)流動人員檔案無法實現跟蹤管理
一是存在管理盲區。在人才資源配置市場化的情況下,很多單位由于看中人才的工作素質和創新能力,在辦理人才引進時都采用重新建檔的辦法,重新“錄用”人才,不再受人事檔案的制約。部分單位在招聘人員時,擅自截留所聘人員檔案的現象也時有發生,成為新的管理盲區。二是人檔脫節。部分流動人員只將人事檔案掛留在檔案管理部門,人事部門很難進行有效的管理,檔案材料更是難以收集。一些求職者因為缺乏“檔案意識”,將檔案遺棄在人才市場或置自己的人事檔案于不顧,造成人檔分離,棄檔、“死”檔和無檔現象常有發生。
(五)人事檔案管理隊伍素質不高
人事檔案管理工作不僅是一項致策性很強的工作,而且還是一項專業性、技術性很強的工作。在人事檔案管理工作中出現的不少問題往往是由于管理人員缺乏專門業務訓練,業務不精,加之人員變換過于頻繁,以致沒有一支穩定的專業隊伍。有的檔案管理人員兼職多,沒有精力和時間從事管理工作,疲于應付日常事務,更談不上參加檔案業務學習以提高業務素質。因此,現階段人事檔案管理隊伍的整體素質尚不能適應人事檔案管理信息化、規范化、科學化、現代化的要求。
二、加強人事檔案管理的對策
人事檔案管理是人事制度改革的重要基礎性工作。只有按照科學發展觀的要求改革人事檔案的管理模式,更新人事檔案的內容,賦予人事檔案新的面貌,使人事檔案管理與人事制度變革趨勢相適應,才能將舊有人事檔案逐步過渡為新型人才檔案,為人才合理有序流動提供服務,為用人單位考核、錄用人才提供保障,才能使人事檔案煥發新的活力。
(一)堅持“以人為本”,提高服務意識
在人事檔案管理中樹立以人為本理念,就是要進一步改進檔案管理的方法,有新的發展與突破。“人力資源管理知人、選人、用人、留人、育人的重要途徑是人事檔案信息的提供”[3]。一方面,人事檔案管理要努力克服“政治本位”,以滿足檔案相對人的需要和促進他們的發展為工作的出發點和落腳點,把人事檔案工作從傳統的封閉式、守攤式的管理模式中轉變過來,積極主動的發揮人事檔案信息的作用,做到“死檔”活用,使人事檔案更好地為發現人才、選拔人才、加速人才培養、合理配置人力資源提供信息支持。另一方面,積極主動拓寬服務領域、提高服務質量。在人事制度改革過程中,根據結構性調整、任用配置等中心任務,積極提供人事檔案信息。如在機構人員調整、定崗定員工作中提供人員現狀情況、綜合信息、統計信息;在進行人員規劃和預測時,提供人員預測情況、分析信息等,把對人事檔案實體――物的管理與對人的服務統一起來,為培養、開發和選拔人才創造更好的條件。
(二)用現代化手段管理人事檔案,加快人事檔案信息化建設
人事檔案現代化管理涉及方方面面,其中檔案管理信息化居于主導和核心地位。檔案管理信息化,就是把先進的科學技術手段應用于人事檔案管理,以達到提高工作效率和延長人事檔案壽命的目的。按照國家標準和行業標準,加強人事檔案信息系統建設,提高信息化、自動化程度,是推動我國人事檔案管理科學化、規范化、現代化的必由之路。隨著各項人事制度改革的推進和辦公自動化水平的不斷提高,科學決策、人才預測、宏觀調控、微觀管理等工作,將更多地依賴于人事檔案管理數據庫的建設。把所有能進入信息系統的內容全部輸入計算機,運用電子辦公軟件系統進行自動編目、自動檢索、自動統計、檔案借閱自動管理,建立人事檔案信息數據庫等等,不但可以提高工作效率,快速、便捷地查詢各類人員的檔案信息,制作各類人員登記表、統計表冊,還可以對這些信息資料進行快速統計、分析,為人事決策提供方便、系統的服務,使人事檔案信息資源得到最大限度開發利用。
(三)改進完善人事檔案的結構與內容,做到與時俱進
人事檔案在收集鑒別與歸檔工作中,特別在現階段要根據人事制度改革和人才信息的需要,重點收集補充反映干部政治思想、品德作風、業務能力、學識水平、工作實績等方面的材料。一是建立個人工作業績檔案,及時將個人的工作情況、工作業績、參與重大活動和項目的表現及成果等業績資料收入檔案;二是突出能力描述。重點收集個人論著論文目錄、專業技術水平、資質能力及再教育等個人資料,充分展示人才的動態發展過程;三是要充實考核內容。按照專業人才由行業和市場認定的標準,完善人才社會認可度內容,如實反映人才所處層次和專業水準。在收集補充材料的過程中,既要收集個人成績、優點方面的材料,也要收集個人缺點、失誤乃至違法亂紀方面的材料;既要收集上級對個人的評語、鑒定,也要收集專家的評價和群眾的反映。只有這樣,人事檔案才會“全而實”,而不是“少而空”,才能為用人單位提供參考。
(四)加強流動人員檔案的管理力度,建立健全人才流動服務機構
首先應明確人事檔案管理是政府的一項行政職能。由于流動人員大部是辭職、辭退、脫離原單位或沒有工作單位的人員,具有流動性強的特點,因此,流動人員人事檔案應實行社會化管理,管理可由整合后的國家人力資源部門主管的社會化人才檔案公共服務設施體系進行。通過在各區域成立人力資源部門所屬的人事檔案管理中心,形成統一的國家人事檔案網,人事檔案由該中心統一管理,人事檔案在各級人事檔案中心流動、轉遞,個人所在單位負責其在崗期間所形成的人事檔案材料,定期交人事檔案管理中心歸檔。這樣既可以減少棄檔、“死”檔和無檔現象的出現,又可以實現流動人員人事檔案的有序管理和檔案資源共享。
(五)注重培訓,提高人事檔案管理隊伍素質
人事檔案管理工作是一項政策性、專業性、保密性和服務性很強的工作,必須有一支素質高、業務精、愛崗敬業的人事檔案管理隊伍。要提高人事檔案管理隊伍素質,一是抓基礎。要精選配強管檔人員,選配政治素質好,工作能力強,熱心檔案工作,熟悉計算機操作的專(兼)職管檔人員。要結合目標管理及年度工作考核,定期對管檔人員進行考核鑒定。在保持檔案管理隊伍相對穩定的前提下,對那些考核不稱職的要及時進行調整,保證檔案管理隊伍素質保持在一個較高的水平;二是抓培訓。要重視管檔人員的崗前培訓和在崗培訓工作,做到先培訓,后上崗。在崗人員要定期進行業務技能培訓,鼓勵其參加檔案系統舉辦的各類繼續教育培訓班和學術研討會,通過加強系統間的業務交流,不斷更新知識、拓展視野,提高技能;三是抓教育。要加強管檔人員職業道德教育,使管檔人員具有不厭其煩、跟“蹤”追“跡”的工作作風,善辨真偽、去偽存真的認真態度,默默無聞、甘當螺絲釘的奉獻精神;四是從政治上、待遇上關心管檔人員的培養和成長。通過這一系列措施從整體上提高人事檔案管理隊伍的綜合素質,從而為人事管理工作提供優質高效的服務,為人事制度改革保駕護航。
綜上所述,新時期人事檔案管理工作就是要緊緊把握住時代變革的脈搏,以科學發展觀為指導,不斷運用新技術、新思維來豐富和完善管理服務手段,以發揮人力資源優勢、挖掘人才、促進人才的流動為己任,真正實現把我國的人口資源轉變為人才資源的目的,為促進經濟社會全面發展提供強大的智力支持和動力促進。
參考文獻:
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