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關(guān)鍵詞:采購;物流管理;成本控制
現(xiàn)代企業(yè)的采購物流管理是為確保企業(yè)在生產(chǎn)過程中可以正常運行的一種行為，是企業(yè)采購活動整體為對象而發(fā)生的協(xié)調(diào)、組織、計劃與管理控制行為［1］，企業(yè)的采購物流管理是企業(yè)在實現(xiàn)生產(chǎn)和物資供應(yīng)協(xié)調(diào)方面的重要保證，直接關(guān)系到企業(yè)的經(jīng)濟效益和正常運營，因此本文將對企業(yè)采購物流管理及成本的控制方法做以下探討。
1采購物流與采購物流管理
在企業(yè)生產(chǎn)行為活動中，物流活動是采購物流、銷售物流、生產(chǎn)物流、回收物流的總稱，采購物流包括企業(yè)從供應(yīng)商那里購買物資到實現(xiàn)生產(chǎn)活動的過程。以生產(chǎn)企業(yè)、流通企業(yè)和供應(yīng)商的角度來看，采購物流都是企業(yè)物流的重要起點，是企業(yè)物流管理的主要環(huán)節(jié)，總之采購是企業(yè)經(jīng)濟利潤的關(guān)鍵，是產(chǎn)品質(zhì)量、品牌質(zhì)量和生產(chǎn)環(huán)節(jié)的重要保障［2］。因此，企業(yè)采購物流的良性循環(huán)必須引起管理者的足夠重視，科學(xué)系統(tǒng)地制訂采購物流管理的規(guī)章制度［3］，全面合理地考慮各個環(huán)節(jié)的運行成本，進而有效地控制企業(yè)的一切成本開銷。采購管理最終是以確保企業(yè)生產(chǎn)物資供應(yīng)為目標(biāo)的，所以采購管理應(yīng)該具備:(1)確保物資質(zhì)量的前提下，價格降低，選擇價格低廉、質(zhì)量穩(wěn)定、信譽良好的供應(yīng)商合作。(2)良好的采購管理是降低成本有效方法，采購物流管理的有效進行是對整個物流費用能否降低，物流經(jīng)營效率能否提高，乃至整個企業(yè)的經(jīng)營成本能否合理配置有著非常重要的影響。現(xiàn)將采購管理基本內(nèi)容制圖如圖1。
2采購物流管理分析
根據(jù)艾文，王冠博［4］研究分析，我國現(xiàn)階段物資采購總成本占企業(yè)總的售額的60%以上，由此可知我國目前企業(yè)中采購物流成本的控制是一項非常棘手的問題，已經(jīng)成為企業(yè)運營總成本中所占比重最大的一部分，直接影響了企業(yè)正常運營中經(jīng)濟利潤的控制，對企業(yè)適應(yīng)市場競爭能力方面有著極大的影響，綜合國內(nèi)外成功的采購物流管理經(jīng)驗來看，采購物流管理分為制造行業(yè)企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)整合、企業(yè)社區(qū)建立和從供貨物資到銷售終端所有環(huán)節(jié)協(xié)同的三個階段。目前，我國采購物流管理仍處于初始階段，本土企業(yè)在國際競爭中整體能力不夠，部分企業(yè)雖然很注重產(chǎn)品質(zhì)量和品牌質(zhì)量但是采購物流管理方面流程和機制都不健全，我國企業(yè)在采購物流管理過程中還存在著很多問題，如采購人員責(zé)任不明確、專業(yè)素質(zhì)較低、缺乏考評制度、企業(yè)與供應(yīng)商之間關(guān)系不穩(wěn)定等，這些因素造成了企業(yè)采購物流成本加大、物資浪費現(xiàn)象嚴(yán)重和企業(yè)經(jīng)營壓力加大等現(xiàn)象。
3采購物流成本控制措施
3．1規(guī)范采購物流管理方法
采購物流應(yīng)該向著專業(yè)化、智能化、責(zé)任明確化和中心集成化方向發(fā)展，將企業(yè)采購能力集中化，使其在采購過程中占據(jù)主動地位，實現(xiàn)成本的有效控制，采購物流的職能可以使企業(yè)對內(nèi)行政職能發(fā)生改變，企業(yè)相關(guān)管理者應(yīng)對其詳細(xì)了解并明確制定出管理辦法，給企業(yè)的發(fā)展以正確的導(dǎo)向，采購物流的專業(yè)化和智能化是對從事采購的相關(guān)人員提出的要求，采購人員不經(jīng)要具備專業(yè)知識和技能還應(yīng)該對現(xiàn)代企業(yè)智能化管理有一定的掌握，不僅熟練應(yīng)用計劃指標(biāo)的預(yù)算法、定額法等專業(yè)方法還要熟練使用計算機、英語、法律常識等專業(yè)知識。
3．2制訂采購物流績效評估辦法
在采購物流成本控制的過程中，制訂行之有效的績效評估辦法是十分必要的，績效評估辦法可以有效提升成本控制水平，結(jié)合本年度企業(yè)人事考核管理辦法來對企業(yè)采購物流人員實行績效評估辦法，是采購物流管理人員從根本上提高對成本控制的重視程度，明確成本控制的側(cè)重點，很多企業(yè)的績效評估都取得了良好的效果，采購物流人員在物資的管理與儲存、采購預(yù)算、采購計劃制定和采購合同保管方面均有很大程度上的提高。
3．3維護企業(yè)與供應(yīng)商的關(guān)系
企業(yè)與供應(yīng)商之間的關(guān)系是企業(yè)能否生存下去的重要因素，在選擇供應(yīng)商時應(yīng)該考慮有良好信譽、同行口碑較好的供應(yīng)商，原材料的質(zhì)量決定了企業(yè)產(chǎn)品的質(zhì)量，供應(yīng)商能否提供持續(xù)穩(wěn)定的原材料非常重要［5］。另外，供應(yīng)商所在地是否可以最大限度的節(jié)約運輸成本也是企業(yè)應(yīng)該考慮的問題。企業(yè)應(yīng)該選擇3－4家長期穩(wěn)定的供應(yīng)商，定期對其原料來源、原料質(zhì)量進行實地考察，以保證企業(yè)生產(chǎn)持續(xù)有效的進行。總之，通過以上三方面的分析，我國目前階段企業(yè)在自身發(fā)展過程中已經(jīng)越來越重視對采購物流成本的控制，已經(jīng)意識到了采購物流成本的控制可以直接的轉(zhuǎn)化為企業(yè)的經(jīng)濟利潤，為保證企業(yè)能夠正常運行并且在同行業(yè)中利于不敗之地，采購物流成本控制就必須要徹底、全面、認(rèn)真地貫徹下去。
參考文獻:
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［2］林默默，陳曦．藥企采購物流管理現(xiàn)存問題與發(fā)展對策研究［D］．北京:對外經(jīng)濟貿(mào)易大學(xué)，2015(20):234～236．
［3］付麗娟，許艷．采購物流管理及成本控制方法探討［J］．工程技術(shù):文摘版，2016(8):237．
［4］艾文，王冠博．采購物流管理與企業(yè)成本控制［J］．商品與質(zhì)量，2016(31):345～347．
隨著城市化進程的加快，我國餐飲業(yè)發(fā)展迅速，餐飲行業(yè)的市場競爭已經(jīng)進入了白熱化階段。面對愈演愈烈的市場競爭，很多餐飲企業(yè)都面臨著巨大的壓力，需要將有限的資源高效地利用，使其效益最大化，達到既控制成本又獲取更高利潤的效果。成本是餐飲企業(yè)管理中最重要，難度最大的問題。餐飲企業(yè)大部分的支出用于物資的采購，根據(jù)中國烹飪協(xié)會公布的相關(guān)數(shù)據(jù)，2010 年我國餐飲百強中，原材料占全部成 本費用中的比例約為50%，人工費用為20%，租金費用為15%，其他為水電燃料、廣告宣傳等費用。因此要做好成本控制管理工作，首先就是要從物資采購方面著手，建立清晰明確的采購流程，這也是為成本控制打下基礎(chǔ)。筆者所在的公司為母公司在北京地區(qū)的各寫字樓提供餐飲服務(wù)，不考慮使用自有房屋的租金的話，原材料采購成本所占比重更大，對成本的影響更為直接和重要。
1 餐飲企業(yè)采購流程設(shè)計
1.1 市場調(diào)研
餐飲企業(yè)的物資采購涉及多方面的問題，主要包括物資產(chǎn)品的種類、質(zhì)量、價格、信譽、售后服務(wù)等因素，餐飲企業(yè)要設(shè)立專門的采購部門，并派遣專職的市場調(diào)研人員對要采購物資的市場狀況進行全面、系統(tǒng)的調(diào)研：第一，對要采購的物資根據(jù)物資的基本性質(zhì)、庫存情況以及采購需求來劃分種類，以對市場中的物資產(chǎn)品按照不同類別進行調(diào)研。第二，了解過去企業(yè)物資采購的價格信息，以此為參照走到市場當(dāng)中調(diào)研實際的物資價格，并對不同供應(yīng)商的報價信息進行匯總和對比，以此作為采購定價的參考依據(jù)。第三，整理現(xiàn)有的供應(yīng)商資料，走到市場中間廣泛調(diào)研供應(yīng)商的資料，尤其是對產(chǎn)品的質(zhì)量和價格，盡可能多方面地了解供應(yīng)商的信息并進行對比分析。
1.2 供應(yīng)商管理
為了保證企業(yè)所采購的物資具有良好的安全性、可靠性而且價格方面有優(yōu)勢，就要選擇好的供應(yīng)商，這就需要對供應(yīng)商的資質(zhì)進行全方面的審核，并對供應(yīng)商進行規(guī)范有效的管理。可在物資分類的基礎(chǔ)上對供應(yīng)商的等級進行分類，將供應(yīng)資質(zhì)、食品質(zhì)量、價格等因素作為對供應(yīng)商選擇的參考依據(jù)，擇優(yōu)選擇。盡可能地選擇大企業(yè)作為供應(yīng)商，減少中間環(huán)節(jié)，從源頭上控制質(zhì)量。
1.3 制訂采購計劃
為了使物資采購更具有目的性，更有計劃地進行，防止盲目采購帶來的成本浪費，就要預(yù)先制訂出合理的采購計劃。首先在物料需求方面制訂計劃，在企業(yè)各部門的配合下，對餐飲用料情況進行了解，依據(jù)實際用料需求和庫存情況制訂出用料計劃，既保證滿足企業(yè)經(jīng)營的需要，又最大限度地減少過度采購造成的物料浪費。其次指定采購計劃。根據(jù)物料需求計劃，加上參考過去的采購記錄，進一步確定物料供應(yīng)商以及采購方式，報告給財務(wù)及上級部門審批。
1.4 采購活動的實施
采購前的所有計劃都是為采購活動的具體實施做準(zhǔn)備的，在采購過程中，不同種類的物資采購要有不同的采購方式。對于鮮蔬食品的采購，要保證其新鮮性和及時性，采購人員要根據(jù)采購計劃對費用額度進行合理的預(yù)算，由財務(wù)部門審核后預(yù)支貨款，以采取現(xiàn)金采購的方式來購買生鮮物資。與供應(yīng)商協(xié)商價格達成交易后即時支付貨款并開具發(fā)票。對于糧油、副食品等大牌采購的物資，往往采取批量訂購的方式，采購人員選擇好供應(yīng)商后發(fā)出訂單，供應(yīng)商在約定期限內(nèi)交貨，庫管人員核對訂單，點清數(shù)量。
1.5 驗收入庫
采購人員與庫管員配合接收貨物，清點數(shù)量，檢查質(zhì)量。如其中存在問題，與供應(yīng)商協(xié)商進行妥善的處理。貨物質(zhì)量檢驗合格入庫，對各項單據(jù)進行核對，確定無誤后進行采購結(jié)算。
2 餐飲企業(yè)成本控制與管理
2.1 嚴(yán)格控制采購定價，確保物美價廉
對于餐飲企業(yè)采購部門來說，要根據(jù)企業(yè)經(jīng)營的特點和采購需求，制訂科學(xué)合理的采購計劃。對于每天應(yīng)用率高的原料可根據(jù)當(dāng)日的經(jīng)營狀況和庫存情況來制定次日的采購量。減少盲目采購，對于采購計劃外的大件物資，必須報給企業(yè)高級管理層來進行審批。建立周期性詢價報價制度并嚴(yán)格貫徹執(zhí)行，定價周期的長短依據(jù)企業(yè)經(jīng)營情況和廚房原料需求而定，對于價格相對穩(wěn)定的物資，可適當(dāng)延長定價周期。餐飲采購部實行周期性市場詢價制度，便于及時了解市場價格的變化，從而對采購計劃進行恰當(dāng)?shù)恼{(diào)整。定價方案的制訂要具有可行性并嚴(yán)格執(zhí)行，餐飲企業(yè)不同的部門，如采購部、財務(wù)部、收貨部、餐飲部等多個部門可定期派出專職人員一同走進市場進行市場價格調(diào)查。各部門之間要明確職責(zé)，共同負(fù)有成本控制的責(zé)任。部門之間要做好協(xié)調(diào)配合工作，共同對原材料的價格進行比對，根據(jù)綜合情況來制定合理的定價。采購部門在進行原料采購的過程中，要貨比三家，全面了解產(chǎn)品的市場價格，爭取以最低的價格成本采購到更優(yōu)質(zhì)的原材料。此外，也可以采用通過綜合選定一兩家供應(yīng)商簽訂長期合作協(xié)議，形成利益共同體，爭取最大的價格折扣，同時根據(jù)市場行情定期對價格進行調(diào)整。
2.2 加強入庫驗收，保證采購物資質(zhì)量
首先，要制定明確的物資驗收標(biāo)準(zhǔn)。對于餐飲企業(yè)來說，行政總廚要根據(jù)本餐飲企業(yè)的菜肴情況，制定符合要求并且適應(yīng)市場的原材料標(biāo)準(zhǔn)。對于入庫的材料，要派遣專門的驗收人員對貨品進行嚴(yán)格的質(zhì)量把關(guān)，核對好數(shù)量、質(zhì)量和訂單報價，對于超量的、質(zhì)量不合格的物資要進行退回處理，既保證數(shù)量又保證質(zhì)量。其次，明確職責(zé)，將驗收工作責(zé)任落實到個人，由專門的驗收人員來負(fù)責(zé)物資的驗收并承擔(dān)責(zé)任。驗收人員要對原材料質(zhì)量熟練掌握，具有良好的鑒別能力，定期到市場中走訪，了解市場信息。如產(chǎn)品發(fā)生質(zhì)量問題，相關(guān)人員及第一責(zé)任人要承擔(dān)責(zé)任。最后，每日采購人員都要填寫采購報表，驗收人員填寫驗收報表，對原材料的采購和入庫情況進行準(zhǔn)確的記錄，并對供應(yīng)商的服務(wù)和信譽進行評價，上交上級管理部門。
2.3 嚴(yán)格控制原料使用，杜絕浪費情況
原料在粗加工過程中的成本控制主要是原料的凈料率的控制，要對凈料率準(zhǔn)確地把握。切配對原料成本控制具有重要意義。在切配的過程中，要根據(jù)原材料的實際情況，遵循“整料整用，大料大用，小料小用，下腳料綜合利用”的基本原則，從多方面控制食品加工的成本。對于餐飲廚房的廚師來說，要努力提供烹飪技能，做好菜品的設(shè)計，投料要合理，盡可能地減少輔料的浪費，減少廢品，從而達到控制烹飪成本的目的。
關(guān)鍵詞：采購物流管理；成本控制；方法
采購物流管理即企業(yè)為保證正常運行中所需的物資供應(yīng)，以企業(yè)采購活動整體為對象而發(fā)生的計劃、組織、協(xié)調(diào)、智慧、控制等行為，可見采購物流管理在企業(yè)物資供應(yīng)和生產(chǎn)實現(xiàn)協(xié)調(diào)的重要保證，直接關(guān)系到企業(yè)運行所獲取的經(jīng)濟效益，所以對采購物流管理及其成本控制方法展開研究具有重要的現(xiàn)實意義。
一、采購物流管理分析
據(jù)資料顯示，現(xiàn)階段物資采購總成本通常占我國企業(yè)銷售成本的70%以上，可見現(xiàn)階段采購物流成本控制已經(jīng)成為我國企業(yè)成本控制的重要部分，直接關(guān)系到企業(yè)正常運行過程中的銷售利潤，對企業(yè)適應(yīng)市場競爭的能力等方面也具有重要的影響，結(jié)合發(fā)達國家在采購物流管理方面的成功經(jīng)驗可以發(fā)現(xiàn)，采購物流管理可以分為制造行業(yè)企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)整合、企業(yè)社區(qū)的建立和從生產(chǎn)原材料到客戶的所有業(yè)務(wù)流程協(xié)同三個階段，而我國現(xiàn)在采購物流管理處于第一階段，使我國企業(yè)在國際競爭中的整體能力受到嚴(yán)重的制約，部分企業(yè)雖然在自主品牌、產(chǎn)品質(zhì)量等方面占有一定的優(yōu)勢，但受采購物流管理流程、采購機制等因素的限制，整體發(fā)展?fàn)顩r仍不理想，可見，企業(yè)重視采購物流管理已經(jīng)成為現(xiàn)代企業(yè)實現(xiàn)持續(xù)發(fā)展的必然選擇。但現(xiàn)階段我國企業(yè)在采購物流管理的過程中仍存在諸多問題，如采購隊伍的整體素質(zhì)有待加強、缺少全面有效的采購績效評估制度、采購過程中建立供求關(guān)系的供應(yīng)商不穩(wěn)定等，使我國企業(yè)采購物流成本不斷加大，企業(yè)經(jīng)營壓力也隨之增加，嚴(yán)重削弱了企業(yè)應(yīng)對市場風(fēng)險的能力，所以現(xiàn)階段進行采購物流的成本控制已經(jīng)成為企業(yè)發(fā)展急需解決的問題。
二、采購物流成本控制方法分析
（一）推動采購物流管理向職能化、專業(yè)化、中心化方向發(fā)展
采購物流中心化即將企業(yè)內(nèi)部采購能力集中化，使企業(yè)在采購物流過程中處于主動地位，以此實現(xiàn)成本的縮減；而采購物流職能化即扭轉(zhuǎn)采購的對內(nèi)行政職能，要通過管理戰(zhàn)略的明確和管理隊伍的專業(yè)化建設(shè)，使采購物流管理得到全面落實，將采購物流成本控制落實到具體的職能范圍內(nèi)；采購物流專業(yè)化，即要求從事采購物流管理的人員不僅要具有采購方面的專業(yè)知識和技能，如企業(yè)采購物流管理人員在成本控制的過程中應(yīng)靈活的應(yīng)用計劃指標(biāo)分解法、預(yù)算法、定額法等，而且對相關(guān)專業(yè)也要產(chǎn)生較全面的認(rèn)識，并靈活的應(yīng)用，如法律、計算機、會計、英語等專業(yè)，以此提升企業(yè)在大范圍的市場競爭中的優(yōu)勢地位，成本控制的實現(xiàn)要以采購物流規(guī)范化管理為前提，所以當(dāng)采購物流深化發(fā)展的同時，成本控制水平必然會隨之得到優(yōu)化和提升。
（二）落實采購績效評估
在采購物流成本控制的過程中，通過有計劃地對采購部門績效進行有效的評估，對提升成本控制的水平具有積極的作用，例如結(jié)合企業(yè)的年度人事考核機制對采購管理人員進行績效評估，使采購物流管理人員認(rèn)識到采購物流成本控制的重要性，并認(rèn)識到成本控制過程中的側(cè)重點，實踐證明在采購物流成本控制方面落實績效評估，可以使管理人員有意識地針對采購過程中各環(huán)節(jié)加大成本控制的力度，如采購預(yù)算、采購合同管理、采購洽商、存儲管理、運輸管理等環(huán)節(jié)，通過直接和間接兩種有效手段實現(xiàn)采購物流成本控制的總體目標(biāo)[2]。
（三）注重采購物流涉及供應(yīng)商關(guān)系的管理
現(xiàn)階段企業(yè)采購物流管理過程中對供應(yīng)商的選擇主要考慮其是否與本公司在歷史中產(chǎn)生過較理想的合作關(guān)系；供應(yīng)的產(chǎn)品質(zhì)量、服務(wù)質(zhì)量是否滿足自身需求；供應(yīng)商所在地理位置是否可以最大程度的縮減運輸成本，是否可以滿足按時送貨的需要，以及供應(yīng)商自身的商譽、市場競爭力等，在綜合評價供應(yīng)商的基礎(chǔ)上，企業(yè)要實現(xiàn)采購物流管理成本控制的目標(biāo)，需要針對不同的供應(yīng)商建立針對性的資料檔案數(shù)據(jù)庫，并進行分類管理，結(jié)合各供應(yīng)商的發(fā)展?fàn)顩r進行動態(tài)的分級，在供應(yīng)商管理的過程中應(yīng)積極尋求與滿足企業(yè)發(fā)展要求的供應(yīng)商建立合作伙伴關(guān)系的機會，以此保證企業(yè)發(fā)展過程中對采購方案的調(diào)整、市場價格波動等不會對企業(yè)的正常經(jīng)營構(gòu)成較大的影響，實現(xiàn)采購物流成本的有效控制。
（四）落實以人為本的控制理念
在采購物流成本管理的過程中如果單純地追求從采購物流方面進行成本的控制，很可能對采購物流的實現(xiàn)水平構(gòu)成消極的影響，這要求企業(yè)在成本控制的過程中認(rèn)識到采購物流管理水平的高度很大程度上取決于管理人員的專業(yè)技能和管理方法，高超的技能和優(yōu)質(zhì)的管理方法，可調(diào)動參與采購物流環(huán)節(jié)的人員進行成本控制的積極性，有意識地避免采購物流成本的浪費，例如在采購產(chǎn)品裝載的過程中，選用更加科學(xué)的裝載方式，有意識地優(yōu)化運輸過程中的車載溫度，縮減采購產(chǎn)品的腐敗率等。只有全面地落實采購物流人性化管理，才能有效地縮減采購物流成本浪費的空間，推動企業(yè)采購物流管理水平的持續(xù)升高
三、結(jié)論
通過上述分析可以發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)階段企業(yè)在發(fā)展的過程中已經(jīng)認(rèn)識到采購物流管理在縮減企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險，保證企業(yè)正常運行等方面的重要意義，并在實踐中有意識地進行成本控制，但現(xiàn)階段其在成本控制的過程中仍存在諸多問題需要針對性的完善和優(yōu)化。
作者:曹健錕 單位:中國人民軍事經(jīng)濟學(xué)院
參考文獻：
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一、會計信息化時代高校績效財務(wù)會計目標(biāo)的界定
一直以來，關(guān)于高校財務(wù)管理目標(biāo)的研究一直沒有定論。在現(xiàn)有財務(wù)管理的目標(biāo)研究中，現(xiàn)代企業(yè)財務(wù)管理理論的發(fā)展將企業(yè)財務(wù)管理的目標(biāo)逐步趨向于“企業(yè)價值最大化”，將企業(yè)資金使用的效用化即資本提供人所獲得投入資本回報的最大化作為可衡量的目標(biāo)。而高校由于“所有者缺位”這一本質(zhì)區(qū)別于企業(yè)的特性使得對于高校財務(wù)目標(biāo)的確立長期處于模糊缺位的狀態(tài)，僅將“不以盈利為目標(biāo)，精確預(yù)算，收支相抵”作為高校財務(wù)工作的基本準(zhǔn)則。但隨著高校教育改革的不斷深入，高校辦學(xué)自的進一步擴大，高校得到了快速發(fā)展，高校辦學(xué)模式逐步呈現(xiàn)出靈活性、多樣化的特征，教育經(jīng)費投入不足與辦學(xué)規(guī)模不斷擴大之間的矛盾日益凸顯，高校在滿足社會效益的同時，經(jīng)濟效益也成為制約其生存和發(fā)展的關(guān)鍵性指標(biāo)，高校的財務(wù)管理目標(biāo)由“預(yù)算―支出”向“預(yù)算―支出―業(yè)績考核”的組織價值最大化轉(zhuǎn)化為大勢所趨。
從理論探究的角度，高校的財務(wù)管理范疇內(nèi)的組織價值最大化將主要體現(xiàn)在高校全面預(yù)算管理體系下，各項資金的預(yù)算、下?lián)堋?zhí)行和監(jiān)督過程中，目標(biāo)的量化由“決策有用”逐步取代單一的“財務(wù)信息匯報”功能，更多地體現(xiàn)出資源配置的功能。通過資金的有效配置帶動學(xué)校有限的教育資源的高效配置，進一步實現(xiàn)高校各個利益相關(guān)者的利益最大化。同時，由于高校是“非贏利單位”，高校財務(wù)“績效”主要體現(xiàn)在經(jīng)費預(yù)算是否準(zhǔn)確合理，能否體現(xiàn)出高校戰(zhàn)略發(fā)展的方向，是否依據(jù)做出有效決策等。基于以上分析，高校績效預(yù)算的會計目標(biāo)應(yīng)當(dāng)是準(zhǔn)確預(yù)算、適當(dāng)控制，將考核納入到預(yù)算管理體系中，真正實現(xiàn)“預(yù)算支出，計劃支出、計劃考核”績效財務(wù)管理體系。
二、會計信息化下高校財務(wù)績效管理的業(yè)務(wù)模型
根據(jù)會計信息化下高校績效財務(wù)管理的目標(biāo)，高校財務(wù)應(yīng)當(dāng)以預(yù)算管理為核心。我國高校目前的預(yù)算體制是統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、集中管理或分集管理。無論是集中管理還是分級管理，大都未將各級管理的非財務(wù)業(yè)績考核指標(biāo)納入到財務(wù)管理指標(biāo)中去，還單純停留在利用財務(wù)數(shù)字考核財務(wù)數(shù)字的業(yè)務(wù)模式中。如上級財務(wù)主管部門僅將高校財務(wù)的預(yù)決算指標(biāo)的一致性，控制各種經(jīng)費（如專項經(jīng)費、公用經(jīng)費）的預(yù)算內(nèi)外資金的支出比例作為高校財務(wù)工作的考核指標(biāo)，預(yù)決算指標(biāo)數(shù)字越趨同，各項經(jīng)費的使用總額在要求范圍之內(nèi)，則完成了工作要求。高校財務(wù)工作的目標(biāo)更多的停留在數(shù)字上，沒有實際的非財務(wù)指標(biāo)做支撐，這必然使得考核虛設(shè)，導(dǎo)致找票報賬套取現(xiàn)金，有預(yù)算之名卻無預(yù)算之實的不良現(xiàn)象屢屢出現(xiàn)。
為了契合會計信息化下新的財務(wù)目標(biāo)，真正實現(xiàn)高校財務(wù)的決策有用化和組織效用最大化。由于涉及非財務(wù)的考核指標(biāo)，這就需要在校內(nèi)各個部門間形成即時信息互動，將原有的預(yù)算管理體系進行績效性擴展，全面采用會計信息化工具。
由圖1所示，高校財務(wù)的績效管理模型將績效考核模塊納入整個財務(wù)管理體系中，突出了財務(wù)指標(biāo)和非財務(wù)指標(biāo)的綜合考核的作用，將資金使用的績效性提到了重要的位置，同時進一步擴大了各二級單位在資金使用上的全局觀念，可以提升二級單位的工作能效性，對資金的使用效率進行控制。在下個年度開始前，高校內(nèi)的各二級單位將未來學(xué)科建設(shè)、人才引進、開展各項活動需要的資金使用預(yù)算和執(zhí)行計劃交財務(wù)處匯總，人員經(jīng)費由人事部門核定后統(tǒng)交學(xué)校最高決策機構(gòu)進行總盤決策后編制學(xué)校總體的預(yù)算方案，按照經(jīng)費的使用性質(zhì)依次分為人員經(jīng)費、公用經(jīng)費、學(xué)生經(jīng)費和專項經(jīng)費，并按照各經(jīng)費的使用方案分次分別劃撥入主管經(jīng)費使用的各二級單位項目，預(yù)算年度開始后，各二級單位按照批復(fù)計劃進行使用，使用情況將進行月度或季度匯總分析，分析數(shù)據(jù)進入績效考核模塊，按照不同單位的績效實施情況，進行預(yù)算調(diào)整，年終總結(jié)后作為下一年度的預(yù)算編制的參考，提交學(xué)校最高決策部門，還可作為年終考核的財務(wù)依據(jù)。這一績效流程模型的存在依據(jù)為信息化的系統(tǒng)架構(gòu)，實現(xiàn)不同項目間、不同資金性質(zhì)間的適時控制，如圖2所示。
學(xué)校最高決策部門確定總的預(yù)算劃撥方案后，按照高校的經(jīng)費管理辦法和部門設(shè)置的管理權(quán)限分配至不同部門的不同項目中，由學(xué)校所有單位根據(jù)開展活動的性質(zhì)和要求在不同的項目中進行支出，支出資金的性質(zhì)比例與預(yù)算的實施計劃相契合，支出結(jié)果進入考核體系至年末與各二級單位的非財務(wù)指標(biāo)結(jié)合后作為綜合考核指標(biāo)，綜合考核結(jié)果作為下年度預(yù)算分配的基礎(chǔ)，實現(xiàn)財務(wù)績效化的目標(biāo)。上述各個模塊間通過系統(tǒng)勾稽關(guān)系結(jié)合在一起，并通過信息化的工具實現(xiàn)適時的監(jiān)控，各模塊數(shù)據(jù)隨績效的考核變化適時變化。
三、會計信息化下高校財務(wù)績效管理的信息化實施流程
會計信息化背景下的高校財務(wù)績效管理流程應(yīng)按照全面預(yù)算管理“預(yù)算編制、預(yù)算下達、預(yù)算執(zhí)行、預(yù)算調(diào)整與反饋及預(yù)算考核”為實施流程。具體如圖3所示。
由圖3可知，在年度預(yù)算開始之前，二級單位根據(jù)下年度的各項工作的安排向財務(wù)部門提交各項預(yù)算，由財務(wù)部門匯總后交學(xué)校最高決策機構(gòu)根據(jù)學(xué)校整體的發(fā)展戰(zhàn)略進行的調(diào)整和決策后交財務(wù)部門按照人員經(jīng)費、公用經(jīng)費、學(xué)校經(jīng)費和專項經(jīng)費類別編制校級預(yù)算并依次劃撥。劃撥的方法可采取一次性劃撥也可財務(wù)分次劃撥的方法，劃撥后進入核算模塊，各經(jīng)費使用單位根據(jù)預(yù)算計劃進行經(jīng)費的使用，財務(wù)部門根據(jù)各單位的預(yù)算計劃進行預(yù)算控制，必要時進行預(yù)算調(diào)整，年終時將各單位資金執(zhí)行情況的報告結(jié)合各單位的非財務(wù)指標(biāo)提交學(xué)校最高決策機構(gòu)，進行綜合績效考核作為下年度預(yù)算各部門預(yù)算審議的基礎(chǔ)資料，依次循環(huán)。其信息化的實現(xiàn)模塊如圖4所示。
由圖4可知，高校財務(wù)績效管理平臺仍將遵循“收支相抵”的預(yù)算管理辦法和管理模式，財務(wù)管理平臺包括收入管理模塊、計劃管理模塊、部門預(yù)算模塊、校內(nèi)預(yù)算模塊、校內(nèi)核算模塊，部門決算與校內(nèi)考核模塊七個部分。各個模塊都集成了錄入、審核、報表輸出等基本功能。具體來說，
收入管理模塊由收入中心進行錄入、審核并提交報表；計劃管理模塊由各二級單位輸入下一年度的執(zhí)行計劃，由人事部門導(dǎo)入在職和離退休人員信息，由國資處輸入資產(chǎn)信息。計劃管理模塊由財務(wù)部門預(yù)算管理中心進行匯總審核，并賦予修改權(quán)限，待將匯總表格交由校級決策部門決策后進行調(diào)整和修改。
收入管理模塊和計劃管理模塊的報表輸出功能為預(yù)算中心編制省級部門預(yù)算提供了基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，結(jié)合往年不同經(jīng)費類別使用的具體情況，進入部門預(yù)算模塊進行部門預(yù)算數(shù)據(jù)的編制和錄入，并可進行報表輸出。由于省級部門預(yù)算編制系統(tǒng)由省級部門選擇，此模塊為高校備份模塊，為省級預(yù)算年中調(diào)整做信息化輔助工作。
部門預(yù)算確定以后，根據(jù)部門預(yù)算的收支情況，由財務(wù)部門的預(yù)算中心進行校內(nèi)預(yù)算的編制和錄入工作。校內(nèi)預(yù)算模塊涵蓋了計劃管理模塊，可以直接通過計劃管理模塊生成數(shù)據(jù)，不同實施計劃不同類別經(jīng)費的總額直接進入賬務(wù)系統(tǒng)項目下的子科目中，預(yù)算中心可根據(jù)輸出報表進行相應(yīng)賬務(wù)處理即預(yù)算劃撥。
預(yù)算劃撥工作結(jié)束以后，隨著高校各項事務(wù)的開展，校內(nèi)二級單位可在計劃指引下通過報賬核算模塊進行資金的開支，若出現(xiàn)未預(yù)計資金使用情況，可向預(yù)算中心提出申請，經(jīng)校決策部門決策后由預(yù)算中心在校內(nèi)預(yù)算模塊內(nèi)進行調(diào)整后支出。每月或每季度軋賬后預(yù)算中心可通過模塊進行報表的輸出，即為預(yù)算執(zhí)行情況的分析進入考核模塊控制，控制的方式主要有分期劃撥、調(diào)增調(diào)減經(jīng)費等。
年終，經(jīng)費核算模塊可直接生成報表，根據(jù)報表內(nèi)容預(yù)算中心編制決算報表上報，各單位各項目的使用情況將作為財務(wù)考核指標(biāo)進入綜合績效考核體系，由校決策部門對二級單位進行考核，考核結(jié)果作為下一年度的經(jīng)費控制的依據(jù)。
四、結(jié)論
綜上所述，要滿足會計信息化背景下對高校財務(wù)績效管理的要求，就要從高校績效財務(wù)管理目標(biāo)重塑入手，重建高校財務(wù)業(yè)務(wù)模塊，通過立足于數(shù)據(jù)交換、數(shù)據(jù)挖掘和子系統(tǒng)重疊的會計信息化工具高校財務(wù)信息化管理平臺重塑高校財務(wù)管理的流程和機制，進一步將學(xué)校內(nèi)的各個部門有機的結(jié)合在一起，做到數(shù)出有因，數(shù)出一門，大幅提升高校財務(wù)管理水平，為學(xué)校的健康有序發(fā)展提供保障。
為解決目前采購存在的問題，實現(xiàn)高質(zhì)量、低成本的采購，本文在深入分析原有采購管理模式的基礎(chǔ)上，對采購管理方式進行了全面優(yōu)化，增加了采購計劃功能，梳理了采購申請審批流程，并通過我所實驗室管理系統(tǒng)開發(fā)平臺，以JAVA為開發(fā)語言，對設(shè)計并優(yōu)化的功能全部進行代碼實現(xiàn)，實踐證明優(yōu)化后的采購流程提高了我所采購效率，滿足了實際應(yīng)用需求。
［關(guān)鍵詞］
采購管理；流程優(yōu)化；實驗室管理系統(tǒng)
1研究問題的提出
當(dāng)前企業(yè)信息化程度日益提高，我所內(nèi)部已經(jīng)運行實驗室管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)的設(shè)備采購模塊集成了采購申請的審批、詢價比價單審批、合同的審批、付款的審批。但是采購計劃的填報與、供應(yīng)商管理等功能未實現(xiàn)集成，信息化建設(shè)還需要加強。另一方面，計量課題的研究周期越來越短，往常5年的研究周期，現(xiàn)如今一個課題項目從立項到驗收，通常為2～3年的時間，因此采購周期也進行了縮短。同樣，航天產(chǎn)品研發(fā)速度越來越快，以往十幾年研發(fā)一型產(chǎn)品，現(xiàn)在研發(fā)周期也大大縮短。由于研制周期的降低，有時甚至要求采購周期縮短為原來周期的十分之一。我所采購流程中的采購申請審批環(huán)節(jié)通常審批時間較長，效率較低，無法滿足采購周期急劇縮短的現(xiàn)狀。
2存在的主要問題
2．1采購作業(yè)信息化覆蓋面不全
隨著對采購管理要求的提高，采購作業(yè)規(guī)范性要求也越來越高。原有的采購模塊沒有采購計劃填報和詢價比價單功能，實際工作中的采購計劃填報和比價詢價審批環(huán)節(jié)仍然通過紙質(zhì)或電子表格形式進行處理，這就存在管控不規(guī)范、可能出現(xiàn)采購填報信息不準(zhǔn)確、審批過程緩慢、有效信息無法保存和重復(fù)利用等問題。
2．2采購審批時間過長
我所采購流程中的采購申請審批環(huán)節(jié)通常審批時間較長，而且不區(qū)分是計劃內(nèi)采購還是計劃外采購。該采購審批是對申請部門提交的采購信息進行初審，主要考查的是采購需求是否已經(jīng)列入了年度采購計劃，采購信息的內(nèi)容是否符合計劃要求，比如采購需求是否是在項目中列支的，預(yù)算是否在項目的規(guī)定經(jīng)費中，填報的型號是否符合項目要求，采購人員進行初步詢價和采購需求的核對。
3設(shè)備采購管理流程的優(yōu)化措施
針對采購管理中存在的兩個主要問題，對其產(chǎn)生的成因進行分析，我們給出了以下解決方案，促進采購管理水平不斷提升。
3．1加強采購全過程的信息化和規(guī)范化
3．1．1采購全過程信息化和規(guī)范化設(shè)計
原有的采購模塊沒有采購計劃管理功能，這就存在管控不規(guī)范、可能出現(xiàn)采購填報信息不準(zhǔn)確、審批過程緩慢的問題，針對這些問題，我們在實驗室管理平臺上新增了采購計劃填報、采購計劃功能。
3．1．2采購模塊信息化和規(guī)范化設(shè)計效果
首先，在實驗室管理系統(tǒng)的采購流程中增加采購計劃填報和采購計劃表單。將采購計劃的填報實現(xiàn)網(wǎng)上填報，流程審批結(jié)束后由采購管理員進行初步匯總。最終確定年度的采購計劃。有助于企業(yè)內(nèi)控及資產(chǎn)的合理利用，降低成本。采購計劃的填報在準(zhǔn)確性、統(tǒng)一性、及時性都有很大的提高，增加了歸口部門的職責(zé)，對采購計劃的填報進行了初審，大大提高了采購計劃的準(zhǔn)時性及準(zhǔn)確性，為后續(xù)采購工作的開展打下了堅實的基礎(chǔ)。其次，增加了計劃內(nèi)采購備選庫對后續(xù)的采購申請流程優(yōu)化提供了數(shù)據(jù)來源基礎(chǔ)，不需要重復(fù)錄入。
3．2優(yōu)化采購申請流程
3．2．1采購申請流程設(shè)計
采購申請中約80％以上的申請是計劃內(nèi)采購，其他是計劃外采購。因此我們把原采購流程區(qū)分為計劃內(nèi)和計劃外兩種類型。對于計劃內(nèi)采購流程步驟重新設(shè)計，精簡冗雜的審批過程，縮短審批時間，同時計劃外采購審批流程不變。由程序根據(jù)申請人選擇的計劃類型來判斷后續(xù)流程步驟。
3．2．2優(yōu)化后的采購申請流程的效果
通過此流程的優(yōu)化，可減少審批的環(huán)節(jié)，避免了領(lǐng)導(dǎo)因工作忙碌或不在，而導(dǎo)致無法及時審批通過的情況發(fā)生，以及重復(fù)審批的過程，使采購申請平均審批周期縮短30％以上，大幅加快了審批速度。另外，對可以并行審批的部門實現(xiàn)會簽，節(jié)省審批時間，縮短了串行審批的時間，縮短采購管理周期，提高采購效率。
4結(jié)語
本文在深入分析原有采購流程的基礎(chǔ)上，增加了采購計劃填報、采購計劃、計劃內(nèi)采購備選庫，同時優(yōu)化了原有采購申請流程，把采購申請流程區(qū)分為計劃內(nèi)采購和計劃外采購，并精簡了計劃內(nèi)采購流程。實踐證明優(yōu)化后的采購管理方式使我所的采購業(yè)務(wù)工作流程更加科學(xué)、更加規(guī)范，并且大大縮短了審批時間，提高了我所采購效率和規(guī)范化，滿足了實際應(yīng)用需求。
作者：郭根 琚小琳 單位：北京無線電計量測試技術(shù)研究所
主要參考文獻
［1］中央企業(yè)管理提升活動領(lǐng)導(dǎo)小組．企業(yè)采購管理輔導(dǎo)手冊［M］．北京：北京教育出版社，2012．
［2］徐杰，鞠頌東．采購管理［M］．北京：機械工業(yè)出版社，2009．
(1)持續(xù)改善原則
用戶需求、市場環(huán)境是不斷變化的，采購管理要營造一種持續(xù)改進、不斷完善的氛圍去順應(yīng)這種變化。通過跟蹤業(yè)務(wù)先進的理論和實踐，評估自身的實際運營成效，制定改善計劃，并組織實施。
(2)最小成本獲得高質(zhì)量原則
最小成本獲得高質(zhì)量原則是采購管理優(yōu)化中應(yīng)用最為廣泛和有效的一種優(yōu)化原則。最小成本獲得高質(zhì)量原則是以標(biāo)準(zhǔn)成本為基礎(chǔ)，將實際工作中產(chǎn)生的成本與標(biāo)準(zhǔn)成本進行比較，找到引起成本差異的最終原因和責(zé)任，并采取相應(yīng)措施，實現(xiàn)對采購管理成本的有效控制。最小成本獲得高質(zhì)量原則的運用，需要采購中心嚴(yán)把成本關(guān)，將成本控制最少來獲得期望的高質(zhì)量物資及服務(wù)等。
二、高校采購管理優(yōu)化
（一）策略優(yōu)化
在采購管理的優(yōu)化中，主要將物資劃分以下幾種來進行，根據(jù)不能的物資劃分，采取不同的優(yōu)化策略。采購物資主要可以劃分為以下幾種：重要物資、瓶頸物資、普通物資、一般物資。
（二）流程優(yōu)化
綜合運用現(xiàn)代物流優(yōu)化方法及整體優(yōu)化的理念，在傳統(tǒng)的采購流程基礎(chǔ)上進行整體優(yōu)化，建立相對合理化的采購方案。通過優(yōu)化后的采購流程，雖然采購環(huán)節(jié)略有增加，暫不能解決現(xiàn)存在的全部問題，但在制度上、管理上可以填補很多不足之處，在管理上可以實現(xiàn)信息公開化，促使采購中心信息獲取更加及時準(zhǔn)確，管理更加方便，功能更全面。
（三）供應(yīng)系統(tǒng)流程優(yōu)化
針對采購管理的現(xiàn)狀及現(xiàn)階段存在的問題，結(jié)合現(xiàn)代物流的思想，這里引進類超市化的供應(yīng)模式，其主要思想是將需求物資分類別，分部門，按照需求程度來進行超市化的布置，建立物資需求超市。
首先，將采購好的物資整合、歸類。將戰(zhàn)略性物資、瓶頸物資、重要物資及一般物資分類別存儲，在不同類別的物資劃分中，在具體的將每種物資標(biāo)號，并記錄庫存信息，以此來方便工作人員的揀選工作。
再次，需求部門可以直接到物資超市來獲取物資，如果是小量、單一物資可以直接揀選；如果是需求量大的物資，物資超市可以在預(yù)訂的時間內(nèi)送達到指定的地點。物資超市的工作人員都要在計算機系統(tǒng)中做好記錄，記錄每次揀選信息及其需求部門等信息，同時更新庫存數(shù)據(jù)。
最后，物資及時獲取、更新物資需求信息及庫存信息，保障校內(nèi)工作的順利進行，做好師生的服務(wù)工作。
三、結(jié)論
由于我國高校采購管理改革起步較晚，我國高校物流采購管理建設(shè)從整體上來說還落后于國外高校的平均水平，特別是當(dāng)前高校社會化舉步維艱和現(xiàn)代物流概念還未能具體引入到高校工作實際中。綜合運用現(xiàn)代物流理論知識及整體優(yōu)化方法的基礎(chǔ)上，對采購管理進行全面的優(yōu)化。主要針對現(xiàn)階段采購管理現(xiàn)狀出發(fā)，引入信息化優(yōu)化理念，在原有的采購及供應(yīng)流程的基礎(chǔ)上提出優(yōu)化方案，
(1)信息化方面：采購管理信息獲取更加準(zhǔn)確、及時，信息處理能力有很大的改善。
(2)采購工作方面：采購信息更加具體，引入信息技術(shù)，采購工作更加準(zhǔn)確、可靠；類超市化供應(yīng)模式的有效運用方便需求部門及時獲取物資信息；
(3)制度建設(shè)方面：建立采購管理基本工作手冊，定期的對采購管理測評，學(xué)校管理層以監(jiān)管者身份出現(xiàn)，制訂規(guī)章制度時更具合理性與公正性。
關(guān)鍵詞：招標(biāo)采購 B/S 管理系統(tǒng) 信息化
隨著高等教育事業(yè)的不斷發(fā)展、國家投入經(jīng)費大幅增加，辦學(xué)條件不斷完善，高等學(xué)校在教學(xué)、科研及學(xué)科建設(shè)等領(lǐng)域?qū)Ω鞣N儀器設(shè)備的需求越來越大，加之高等學(xué)校對儀器設(shè)備的需求面寬、差異大、采購特點鮮明以及有越來越多的國內(nèi)外設(shè)備廠商參與到高校儀器設(shè)備采購的競爭中[1]，使得高校的招標(biāo)采購工作任務(wù)不斷加重、工作環(huán)境日趨復(fù)雜，高校對招標(biāo)采購的管理工作也急需完善。傳統(tǒng)的人工紙質(zhì)化數(shù)據(jù)處理方式難以適應(yīng)采購過程，給采購管理工作帶來困難，嚴(yán)重影響了招標(biāo)采購的工作效率[2]。
在信息化建設(shè)日益發(fā)達的現(xiàn)代社會中，信息化管理已成為管理工作的重要組成部分，它能夠在極短的時間內(nèi)以最低廉的費用和最準(zhǔn)確的結(jié)果處理和傳遞大量復(fù)雜的信息[3]，信息技術(shù)的發(fā)展為管理工作帶來了極大方便。以往基于C/S架構(gòu)的管理系統(tǒng)通常用于局域網(wǎng)，適用面窄，程序需要安裝才可使用，并且維護成本高，每次升級，所有客戶端的程序都需要改變。筆者基于B/S模式，將招標(biāo)采購管理工作與信息化建設(shè)相結(jié)合，開發(fā)出一套滿足用戶需求的招標(biāo)采購管理系統(tǒng)。系統(tǒng)解決了C/S架構(gòu)帶來的弊端，并且讓用戶可以隨時隨地通過管理系統(tǒng)查詢采購工作情況，統(tǒng)計各類數(shù)據(jù)，實現(xiàn)信息共享。這樣不但能夠充分提高工作效率、調(diào)動工作積極性，也可方便領(lǐng)導(dǎo)通過管理系統(tǒng)隨時查看各類采購信息數(shù)據(jù)、掌握采購工作進度。
1 高校招標(biāo)采購管理工作難點及問題
近年來隨著我國教育事業(yè)的高速發(fā)展，高校招標(biāo)采購管理工作任務(wù)也不斷加重，工作中存在的問題隨之顯現(xiàn)出來。但是高校作為非盈利單位，其招標(biāo)采購工作存在的問題具有一定的特殊性。譬如：
1.1 資金來源渠道多
高校的資金來源除政府財政撥款和事業(yè)性收費外，還包括其他資金渠道，如縱向、橫向科研經(jīng)費，211經(jīng)費，修購款，捐贈款等[4]。多渠道的經(jīng)費來源，加重了經(jīng)費使用情況的統(tǒng)計工作，若使用紙質(zhì)形式進行統(tǒng)計，缺乏實時統(tǒng)計的動態(tài)工作效果，不能及時準(zhǔn)確地掌握經(jīng)費的使用情況，不利于對設(shè)備采購經(jīng)費的充分利用。
1.2 招標(biāo)采購工作周期長，工作計劃性需要加強[5]
招標(biāo)采購的過程需要先提交采購申請再執(zhí)行，工作周期較長，個別用戶為減少采購流程，采取先采購后提交計劃的做法，這種不經(jīng)批準(zhǔn)自行采購的行為，不僅不利于對采購工作的監(jiān)督，且容易導(dǎo)致設(shè)備的重復(fù)購置或超預(yù)算等現(xiàn)象，影響了學(xué)校采購工作的計劃性。
1.3 招標(biāo)采購檔案管理繁雜
招標(biāo)檔案包括：招標(biāo)提請文件、招標(biāo)申請、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評標(biāo)紀(jì)實、中標(biāo)公告、合同文本及其他相關(guān)文件。管理并妥善保存這些數(shù)目種類繁雜的文件，具有特殊性和復(fù)雜性，是一項細(xì)致的工作，需要花費大量的人力。
2 針對招標(biāo)采購管理工作需求完成系統(tǒng)設(shè)計
傳統(tǒng)管理模式的招標(biāo)采購工作流程、數(shù)據(jù)處理方式均為紙質(zhì)化處理，工作進度慢且沒有條理性，不易于領(lǐng)導(dǎo)進行監(jiān)督和指導(dǎo)。
針對招標(biāo)采購工作的特點和難點，招標(biāo)采購管理系統(tǒng)的建設(shè)目標(biāo)為：
2.1 方便不同資金來源統(tǒng)計，掌握資金使用情況
系統(tǒng)根據(jù)采購資金的來源，對各環(huán)節(jié)資金使用情況，如：中標(biāo)價格，節(jié)約金額等，進行分類統(tǒng)計。既方便了資金統(tǒng)計工作，用戶又可準(zhǔn)確掌握不同種類的經(jīng)費使用情況，并根據(jù)實際情況制定采購計劃，實現(xiàn)設(shè)備采購資金的充分利用。
2.2 提高計劃申請速度，節(jié)約采購時間，加強采購工作的計劃性
招標(biāo)采購系統(tǒng)可設(shè)置計劃管理區(qū)，按照招標(biāo)采購工作要求規(guī)范審核并完成招標(biāo)采購工作，可提高申請審批速度，縮短采購周期。用戶可在計劃管理區(qū)快速查詢已提交的采購計劃，查看已經(jīng)申購的設(shè)備，避免出現(xiàn)設(shè)備的重復(fù)采購，加強采購工作的計劃性。
2.3 嚴(yán)格按照流程設(shè)計招標(biāo)采購執(zhí)行功能區(qū)，實現(xiàn)無紙化辦公，降低招標(biāo)采購檔案的管理難度
招標(biāo)采購工作需嚴(yán)格按照規(guī)定流程在管理系統(tǒng)中逐步完成，其中包括招投標(biāo)、簽訂合同、付款驗收等。工作人員在簽訂合同后，可以上傳招投標(biāo)文件、合同、發(fā)票等需要存檔的相關(guān)文件，將紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)換成電子文檔。招標(biāo)采購管理系統(tǒng)可準(zhǔn)確記錄下招標(biāo)采購的操作過程，每一筆業(yè)務(wù)的相關(guān)數(shù)據(jù)，文檔可以有序保存，供用戶業(yè)務(wù)需要使用，實現(xiàn)無紙化辦公，方便了招標(biāo)采購的檔案管理工作。
3 系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)及功能結(jié)構(gòu)
3.1 系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)及開發(fā)工具
招標(biāo)采購管理系統(tǒng)采用B/S（瀏覽器/服務(wù)器）結(jié)構(gòu)。服務(wù)器主要任務(wù)是承擔(dān)網(wǎng)絡(luò)監(jiān)聽和實現(xiàn)客戶端鏈接、數(shù)據(jù)庫管理、數(shù)據(jù)存取和數(shù)據(jù)傳輸功能。瀏覽器作為客戶端面向用戶，承擔(dān)著招標(biāo)采購管理系統(tǒng)的管理和服務(wù)。開發(fā)工具是Microsoft Visual Studio 2008。
3.2 系統(tǒng)工作環(huán)境及支撐軟件
3.2.1 服務(wù)器端的工作環(huán)境要求及支撐軟件
操作系統(tǒng)：Windows Server 2008高級服務(wù)器版
數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)：SQL Server 2005企業(yè)版
3.2.2 客戶端的工作環(huán)境要求及支撐軟件
操作系統(tǒng)：Windows 98或更高
開發(fā)環(huán)境與語言：基于.NET開發(fā)框架和C#程序設(shè)計語言
瀏覽器要求：用戶可以通過IE或者兼容IE的瀏覽器直接訪問
3.3 系統(tǒng)功能及結(jié)構(gòu)
招標(biāo)采購工作的具體流程可概括為：一般用戶根據(jù)實際工作需要向?qū)W校相關(guān)管理部門提交設(shè)備購置計劃表，管理部門對計劃單進行審核，并依據(jù)學(xué)校制定的設(shè)備招標(biāo)采購工作制度，完成設(shè)備招標(biāo)采購工作。其中，可把招標(biāo)采購流程細(xì)化，首先將設(shè)備分為自制設(shè)備、一般設(shè)備、免稅設(shè)備3類，根據(jù)設(shè)備類型，學(xué)校制定相應(yīng)的采購管理辦法；參照采購管理辦法，實施具體采購方案。工作流程如圖1所示：
圖1 采購工作流程圖
根據(jù)招標(biāo)采購工作流程，設(shè)計招標(biāo)采購管理系統(tǒng)的功能結(jié)構(gòu)（如圖2所示）。
圖2 系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)圖
3.3.1 瀏覽器客戶端
系統(tǒng)采用B/S結(jié)構(gòu)，瀏覽器通過Web Server同數(shù)據(jù)庫進行數(shù)據(jù)交互，用戶查詢、錄入、修改等對數(shù)據(jù)進行的操作，均通過瀏覽器傳輸?shù)椒?wù)器端。
3.3.2 一般用戶
用戶可通過瀏覽器訪問招標(biāo)采購管理系統(tǒng)，查閱招投標(biāo)公示及網(wǎng)站公布的相關(guān)規(guī)章制度；可在瀏覽器申請頁面上直接填寫設(shè)備購置申請表，方便快捷；首頁設(shè)置了用戶登錄模塊，根據(jù)用戶名和密碼決定用戶權(quán)限，根據(jù)實際招標(biāo)采購工作流程，系統(tǒng)將后臺管理功能區(qū)設(shè)計劃分成如圖2所示的不同的管理功能區(qū)。
3.3.3 管理用戶
管理用戶可分為超級管理員、一級管理員、二級管理員。超級管理員為系統(tǒng)維護人員，具有最大管理權(quán)限；一級管理員為招標(biāo)采購工作執(zhí)行人員，負(fù)責(zé)完成具體招標(biāo)采購工作；二級管理員為提交計劃的一般用戶，提出具體的采購計劃。超級管理員根據(jù)一級管理員所負(fù)責(zé)的招標(biāo)采購工作內(nèi)容，將后臺系統(tǒng)維護區(qū)、前臺管理區(qū)、計劃管理區(qū)、執(zhí)行管理區(qū)、報表統(tǒng)計區(qū)等功能模塊分配給相應(yīng)管理人員，實現(xiàn)動態(tài)分配管理權(quán)限；而對二級管理員僅提供查閱已提交購置計劃單的情況，以便提高購置設(shè)備的計劃性。一級管理用戶在執(zhí)行管理區(qū)完成采購流程，但是招標(biāo)采購管理系統(tǒng)要根據(jù)自制設(shè)備、一般設(shè)備、免稅設(shè)備等不同類型的設(shè)備采購方式制定不同的系統(tǒng)功能區(qū)。如圖3所示。
圖3
4 系統(tǒng)功能實現(xiàn)及優(yōu)缺點
4.1 根據(jù)系統(tǒng)的功能結(jié)構(gòu)，編寫程序，實現(xiàn)其功能
系統(tǒng)程序結(jié)構(gòu)框架如圖4所示：
圖4 系統(tǒng)程序結(jié)構(gòu)
4.2 管理系統(tǒng)優(yōu)勢
招標(biāo)采購管理系統(tǒng)主要分為前臺呈現(xiàn)部分、后臺管理部分。一般用戶可通過瀏覽器直接訪問前臺，根據(jù)需求填寫并提交購置申請。后臺管理實行動態(tài)權(quán)限分布模式，將不同的管理權(quán)限分配給相應(yīng)的采購管理負(fù)責(zé)人，每個管理人員只能瀏覽、操作自己職責(zé)范圍內(nèi)的管理模塊，可獨立完成其本職工作；采購工作流程中的每個環(huán)節(jié)是不可逆的，各采購環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)人將采購信息提交保存到下一環(huán)節(jié)，只能由下一個管理負(fù)責(zé)人進行采購項目的跟進，體現(xiàn)了采購工作的進度及連續(xù)不可逆性。另外，為方便掌握招標(biāo)采購工作的進度及完成情況，了解多渠道資金的使用情況，系統(tǒng)實現(xiàn)了信息數(shù)據(jù)實時統(tǒng)計功能，并在每個工作環(huán)節(jié)設(shè)置了查詢功能，方便用戶及時查詢、了解情況。
招標(biāo)采購管理系統(tǒng)在記錄不同工作過程信息的同時還可提供數(shù)據(jù)查詢及統(tǒng)計功能，及時查詢招標(biāo)采購計劃、招標(biāo)工作進度、采購設(shè)備狀態(tài)以及查看招標(biāo)采購合同信息，這樣可以提高招標(biāo)采購工作的計劃性，增加招標(biāo)采購工作的透明度，為監(jiān)督工作提供方便快捷的信息資源[6]。
4.3 應(yīng)重視的問題
信息化管理在招標(biāo)采購工作中的應(yīng)用也存在一定的問題。招標(biāo)采購工作人員要接受信息化管理工作的培訓(xùn)，對信息化管理有一定的認(rèn)識并且接受其管理模
式，愿意主動分析新的管理方法與手段，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)[7]。
信息化管理對基本硬件設(shè)備有一定的要求，要保證數(shù)據(jù)的安全性[8，9]，應(yīng)采用備份機，及時備份數(shù)據(jù)，形成安全可靠的系統(tǒng)數(shù)據(jù)管理模式。
5 結(jié)束語
根據(jù)招標(biāo)采購管理工作的特點，設(shè)計招標(biāo)采購管理系統(tǒng)是一項開拓創(chuàng)新的工作，我們在摸索中前進。在信息化高速發(fā)展的今天，將招標(biāo)采購管理工作與信息化建設(shè)相結(jié)合，得到越來越多用戶的認(rèn)可，促使招標(biāo)采購管理工作更加成熟，同時體現(xiàn)了招標(biāo)采購管理工作的發(fā)展與進步。
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摘要：采購管理是連鎖企業(yè)經(jīng)營管理中的核心環(huán)節(jié)，貫穿了連鎖企業(yè)經(jīng)營的全過程，現(xiàn)階段，我國連鎖企業(yè)在采購管理中還存在諸多問題，制約了我國連鎖企業(yè)的進一步發(fā)展，本文對連鎖企業(yè)采購管理中出現(xiàn)的問題進行了理論分析，并有針對性地提出了相關(guān)對策，為我國連鎖企業(yè)采購管理提供理論參考。
關(guān)鍵詞：連鎖；采購；管理；問題；對策
連鎖商業(yè)自上世紀(jì)80年代引入我國，在短短的二三十年時間，呈現(xiàn)出強大的生命力和良好的發(fā)展態(tài)勢，但是隨著連鎖業(yè)內(nèi)競爭的激烈，各種問題也不斷涌現(xiàn)，采購管理中的問題尤為突出，采購管理水平不高，成本居高不下已成為普遍現(xiàn)象，直接影響了連鎖企業(yè)集中化采購優(yōu)勢的發(fā)揮，嚴(yán)重制約了連鎖企業(yè)的進一步發(fā)展壯大，提高采購管理水平已成為現(xiàn)階段我國連鎖企業(yè)迫切需要解決的問題。
一、我國連鎖企業(yè)采購管理中存在的主要問題
（一）采購管理理念落后
我國連鎖商業(yè)的起步較晚，無論在理論還是實踐方面與西方發(fā)達資本主義國家連鎖企業(yè)還存在相當(dāng)大的差距。從客觀上來講，國內(nèi)連鎖企業(yè)受資金、政策環(huán)境等因素影響，規(guī)模普遍偏小，管理的現(xiàn)代化、規(guī)范化程度不高。從主觀方面而言，我國連鎖企業(yè)采購管理的理念落后，主要表現(xiàn)為：采購管理的學(xué)術(shù)研究價值還沒有得到人們的足夠重視，相關(guān)的基礎(chǔ)理論研究缺乏，不能為連鎖企業(yè)的采購實踐提供必需的理論指導(dǎo)，對供應(yīng)商的地位及認(rèn)識上還存在誤區(qū)，目前，國內(nèi)許多連鎖企業(yè)仍將供應(yīng)商視為企業(yè)的競爭者，連鎖企業(yè)與供應(yīng)商在采購價格的博弈中常常處于對立的狀態(tài)之中，侵害供應(yīng)商利益的行為多有發(fā)生，甚至直接導(dǎo)致供應(yīng)商與連鎖企業(yè)關(guān)系的惡化，也損害了企業(yè)自身利益，而大型外資連鎖企業(yè)則非常注重對供應(yīng)商的篩選，視供應(yīng)商為長久的合作伙伴，引導(dǎo)供應(yīng)商參與到企業(yè)商品銷售管理過程中來，從而達到“互利互惠、合作雙贏”的目的。
（二）供應(yīng)商管理不到位
供應(yīng)商管理是供應(yīng)鏈采購管理中一個很重要的問題，它在實現(xiàn)連鎖企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化采購中起重要作用。現(xiàn)階段我國連鎖企業(yè)對供應(yīng)商的管理上存在諸多問題：企業(yè)未能通過網(wǎng)絡(luò)等渠道有針對性地進行供應(yīng)商選擇，導(dǎo)致供應(yīng)商資質(zhì)及產(chǎn)品質(zhì)量等一系列問題的出現(xiàn)，并使自身在日后的合作中遭受損失；與供應(yīng)商的聯(lián)系不緊密，連鎖企業(yè)與供應(yīng)商的溝通僅限于價格談判及貨物催交付，沒有與供應(yīng)商之間建立相互信任，合作雙贏的良好關(guān)系；缺乏對供應(yīng)商的考核、評價、激勵，例如，很多連鎖企業(yè)沒有全面的供應(yīng)商評價指標(biāo)，即使采用招標(biāo)制，評估標(biāo)準(zhǔn)也局限于價格，在采購過程中，連鎖企業(yè)對供應(yīng)商的合作狀況沒有記錄和評估，對于供應(yīng)商的不良行為未有相關(guān)的處理制度，對信譽好的供應(yīng)商未建立相關(guān)的激勵機制等，因而，國內(nèi)連鎖企業(yè)無法調(diào)動供應(yīng)商的積極性，也加大了連鎖企業(yè)采購過程中的風(fēng)險。
（三）信息化程度不高
現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用與普及對企業(yè)管理水平的提升起到非常關(guān)鍵的作用，然而，連鎖企業(yè)總部與門店職能的分工，在一定程度上實現(xiàn)了企業(yè)管理的現(xiàn)代化、專業(yè)化，但是也增加了企業(yè)內(nèi)部信息溝通的難度，我國連鎖企業(yè)受資金及技術(shù)等因素的制約，信息化程度普遍不高，一方面，企業(yè)內(nèi)部信息平臺建設(shè)落后，總部與門店及門店之間的信息溝通不暢通、不及時，門店銷售情況難以及時反饋到總部的采購部門，往往造成產(chǎn)品品類、數(shù)量、質(zhì)量等方面采購的不準(zhǔn)確性，總部的采購不能真實地反映消費者需求，門店之間內(nèi)部需求調(diào)濟也不能及時有效進行，直接影響企業(yè)庫存的合理化及資金的周轉(zhuǎn)。另一方面，企業(yè)與外部的信息化平臺建設(shè)滯后，企業(yè)無法及時獲得產(chǎn)品及市場信息，在新產(chǎn)品的引進及優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商選擇上顯得十分被動，同時，企業(yè)與供應(yīng)商之間沒有建立信息溝通平臺，也無法實現(xiàn)與供應(yīng)商之間進行快速進貨、補貨、退貨等采購流程操作，信息化程度不高已嚴(yán)重影響了我國連鎖企業(yè)采購管理水平的提高。
（四）流程管理不規(guī)范
采購流程是一個龐大的系統(tǒng)，一般包括：收集信息，詢價、比價、議價、評估、索樣、決定、請購、訂購、協(xié)調(diào)與溝通、催交、進貨檢收、整理付款等環(huán)節(jié)，每一個流程對企業(yè)來說都是非常重要，但是，采購流程管理也是連鎖企業(yè)采購管理中最薄弱的一環(huán)，只有對采購各流程進行有效監(jiān)控，才能實現(xiàn)采購的低成本運作。然而，連鎖企業(yè)采購的大規(guī)模、集中化特點增加了采購環(huán)節(jié)的不可控性，也加大了采購流程管理的難度，目前，我國連鎖企業(yè)采購流程監(jiān)管理不力的現(xiàn)象普遍存在：一些企業(yè)沒有制定采購各環(huán)節(jié)詳細(xì)的操作手冊及操作規(guī)范，加大了人為操作失誤的可能，對采購人員的行為也缺乏全面的考核與監(jiān)督，一些采購管理人員在在采購的過程中往往經(jīng)不住外界的誘惑，與供應(yīng)商進行暗箱操作，弄虛作假、收受回扣等，極大損害了企業(yè)的利益。
二、提高我國連鎖企業(yè)采購管理水平的對策
（一）樹立現(xiàn)代連鎖企業(yè)采購管理理念
企業(yè)采購管理理念決定了其采購的形式與方法，積極轉(zhuǎn)變自身經(jīng)營管理理念是連鎖企業(yè)提升采購管理水平的前提和基礎(chǔ)。連鎖企業(yè)應(yīng)積極轉(zhuǎn)變觀念，從主觀認(rèn)識上重視采購管理，在此基礎(chǔ)上不斷提高采購執(zhí)行能力，根據(jù)自身企業(yè)的特點和優(yōu)點盡快建立起一支專業(yè)、高效的采購團隊，通過對采購人員的崗位技能培訓(xùn)，學(xué)習(xí)國外連鎖企業(yè)采購的先進理念及技術(shù)，促使采購人員不斷提高專業(yè)化水平，注重建立由采購部門牽引、以組織需求為導(dǎo)向、各級管理者全部人員參與的采購管理組織體系，處理好采購管理部與總部各職能部門及與門店之間的關(guān)系，同時，充分認(rèn)識到供應(yīng)商管理在采購管理當(dāng)中的作用，建立與供應(yīng)商之間的良好合作氛圍，加強信息溝通，吸引供應(yīng)商參與到連鎖企業(yè)庫存控制、質(zhì)量跟蹤管理中來。
（二）加強對供應(yīng)商的管理
連鎖企業(yè)因多門店統(tǒng)一采購，商品的采購需求量較大，要在保證商品“量”的基礎(chǔ)上保障商品的“質(zhì)”，供應(yīng)商的管理顯得更為重要。一方面，企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身需要及產(chǎn)品特點來選擇合適的供應(yīng)商，在選擇供應(yīng)商時應(yīng)對其相關(guān)經(jīng)營情況進行詳細(xì)地調(diào)查了解，包括經(jīng)營資質(zhì)、產(chǎn)品渠道、品類、質(zhì)量等，建立相關(guān)的供應(yīng)商管理檔案，進行分類管理，定期收集、更新供應(yīng)商的資料；另一方面，要加強對供應(yīng)商的考核與評價，如供應(yīng)商在供貨過程中存在數(shù)量、質(zhì)量、交貨時間等方面的違約、欺詐行為，連鎖企業(yè)應(yīng)進行記錄，及時處理，嚴(yán)重者終止其業(yè)務(wù)往來，并追究其法律責(zé)任，根據(jù)供應(yīng)商的合作行為記錄及產(chǎn)品銷售情況等，對其進行綜合考核與評價，促使供應(yīng)商不斷規(guī)范企業(yè)行為；再者，引入合理的供應(yīng)商激勵機制，促使供應(yīng)商不斷提升自身專業(yè)化水平，對于信譽良好的優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，連鎖企業(yè)可以在平等互利的基礎(chǔ)上與其建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，如簽訂長期的、有信任保證的訂貨合同，給予供應(yīng)商價格折扣和柔性合同，減少產(chǎn)品檢查環(huán)節(jié)等，從而減少企業(yè)購過程中的風(fēng)險，降低采購成本。
（三）提高采購管理信息化水平
連鎖企業(yè)要實現(xiàn)采購的規(guī)模化與專業(yè)化，必須充分采用現(xiàn)代信息技術(shù)進行采購。通過內(nèi)部信息化平臺，加強連鎖企業(yè)總部與門店之間及企業(yè)內(nèi)部各門店之間的信息溝通，采購部門可以通過內(nèi)部信息平臺及時了解門店的銷售及庫存情況，及時調(diào)整理采購計劃，減少不合理采購所造成的損耗；連鎖企業(yè)應(yīng)利用互聯(lián)網(wǎng)，積極搭建企業(yè)外部電子商務(wù)平臺，這也是現(xiàn)代連鎖企業(yè)采購發(fā)展的必然趨勢，通過電子商務(wù)平臺，連鎖企業(yè)可以采購信息，也能了解商品供給信息，包括產(chǎn)品供給的數(shù)量、質(zhì)量、價格等相關(guān)信息，通過網(wǎng)上洽談、比價、網(wǎng)上競價實現(xiàn)網(wǎng)上訂貨，并網(wǎng)上支付貨款，最后通過網(wǎng)上的物流過程進行貨物的配送，完成整個交易過程，不僅提高了采購的速度和效率，也使得采購的流程更加規(guī)范透明，有利于采購過程的監(jiān)管；加強與供應(yīng)商之間信息平臺的建設(shè)，通過企業(yè)間的信息平臺及時傳遞產(chǎn)品采購信息，實現(xiàn)采購的快速、高效運作，達到雙贏的目的。
（四）規(guī)范采購管理流程
目前，隨著經(jīng)濟的不斷進步和信息技術(shù)的發(fā)展，國內(nèi)外買方市場已經(jīng)形成，連鎖企業(yè)采購部門對采購業(yè)務(wù)的各環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制就顯得尤為重要。連鎖企業(yè)要從自身的特點出發(fā)，建立嚴(yán)格的采購管理制度和采購信息庫，采用一套科學(xué)、系統(tǒng)、有效的物流采購管理操作平臺去指導(dǎo)、改善和實施物流采購運作，形成企業(yè)獨有的物流采購優(yōu)勢：對于采購鏈上的各個環(huán)節(jié)，進行嚴(yán)格規(guī)范和約束，制定相關(guān)操作流程及標(biāo)準(zhǔn)；明確各部門的責(zé)、權(quán)、利，使采購人員在采購過程中做到有章可循；加強對請購、審批、簽約、執(zhí)行、檢驗等多種環(huán)節(jié)方面的管理；制定好采購計劃，嚴(yán)格按照采購計劃實施采購；加強對供應(yīng)商的考核、分析和評價；建立供應(yīng)商管理檔案，定期收集相關(guān)的資料信息；建立規(guī)范的商品進貨、驗收、入庫、退貨、補貨等操作規(guī)程；加強對企業(yè)采購人員采購行為的考核，把采購業(yè)績作為考核部門人員的重要指標(biāo)，減少暗箱操作，杜絕采購中的腐敗現(xiàn)象的產(chǎn)生。（作者單位：長沙理工大學(xué)；湖南化工職業(yè)技術(shù)學(xué)院）
參考文獻：
[1]司銀霞.采購與供應(yīng)管理實務(wù)[M]北京：人民郵電出版社，2011，（10）.
關(guān)鍵詞：用友；ERP-U8；購銷業(yè)務(wù)；流程圖
中圖分類號：F234 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2015）013-0000-02
用友ERP-U8軟件能將財務(wù)鏈和供應(yīng)鏈系統(tǒng)有機結(jié)合進行購銷業(yè)務(wù)進行核算及處理，但由于相關(guān)核算及處理涉及操作子系統(tǒng)及操作步驟較多，對初學(xué)者來說，想快速掌握是有不少難度的。使用圖表會有助于操作者認(rèn)識財務(wù)鏈與供應(yīng)鏈系統(tǒng)子系統(tǒng)的操作交互性，增加對購銷業(yè)務(wù)處理流程的宏觀認(rèn)識。但是，目前許多關(guān)于用友ERP-U8購銷業(yè)務(wù)的圖表往往綜合性強、復(fù)雜度高且拓展性低，對于想實現(xiàn)快速理解和記憶的目標(biāo)，并不具備優(yōu)勢。因此，筆者嘗試整合實際工作崗位和用友ERP-U8軟件財務(wù)鏈與供應(yīng)鏈購銷存系統(tǒng)，構(gòu)建簡明易懂并具備拓展性的購銷業(yè)務(wù)流程圖，以幫助初學(xué)者迅速掌握在用友U8供應(yīng)鏈中購銷業(yè)務(wù)處理的操作。
一、購銷業(yè)務(wù)簡明流程圖的構(gòu)建基礎(chǔ)
購銷業(yè)務(wù)流程及供應(yīng)鏈子系統(tǒng)關(guān)系圖是購銷業(yè)務(wù)簡明流程圖的構(gòu)建基礎(chǔ)，簡單清晰地反映了采購、銷售業(yè)務(wù)流程及涉及的操作子系統(tǒng)。如圖1所示。
從圖1可以看出，ERP-U8購銷業(yè)務(wù)處理流程具有對稱性特征。該特征表現(xiàn)為購銷業(yè)務(wù)處理操作涉及“兩條流向，四個系統(tǒng)”。
“兩條流向”指的是采購、銷售業(yè)務(wù)處理過程包含資金流和實物流處理。其中資金流即購銷的貨款資金流轉(zhuǎn)，表現(xiàn)為從采購、銷售管理至應(yīng)付、應(yīng)收款管理系統(tǒng)；實物流即存貨實物的流轉(zhuǎn)，表現(xiàn)為從采購、銷售管理經(jīng)庫存管理、再到存貨核算系統(tǒng)。
“四個系統(tǒng)”指的是購銷業(yè)務(wù)處理流程基本上各自關(guān)聯(lián)到采購（銷售）管理、庫存管理、存貨管理及應(yīng)付（收）款管理四個子系統(tǒng)，然后憑證傳遞至總賬系統(tǒng)。在實際工作中，四個子系統(tǒng)由對應(yīng)的業(yè)務(wù)部門或崗位具有相應(yīng)權(quán)責(zé)的人員進行操作。
二、購銷業(yè)務(wù)簡明流程圖的構(gòu)建
1.普通采購業(yè)務(wù)簡明流程圖
（1）圖示說明
下面根據(jù)ERP-U8采購業(yè)務(wù)處理流程特征、財務(wù)鏈及應(yīng)鏈系統(tǒng)與業(yè)務(wù)部門或崗位對應(yīng)關(guān)系和業(yè)務(wù)主要步驟構(gòu)建普通采購簡明流程圖，如圖2所示。
該圖使用橫虛線間隔出四個子系統(tǒng)，也代表相應(yīng)的業(yè)務(wù)部門或崗位。圖中的矩形框表示采購業(yè)務(wù)需要操作的主要步驟，矩形框置于哪個子系統(tǒng)范圍，表明該步驟由相應(yīng)的部門或崗位人員在此子系統(tǒng)進行操作。圖中的數(shù)字體現(xiàn)普通采購業(yè)務(wù)主要步驟的順序。
（2）業(yè)務(wù)流程步驟
從圖2看出，普通采購業(yè)務(wù)流程主要有六個主要步驟，具體
如下：
步驟①――在“采購管理”下填制采購訂單。采購人員與供應(yīng)商簽訂合同或下訂單后，在“采購管理”子系統(tǒng)下填制采購訂單。操作路徑為：供應(yīng)鏈-采購管理-采購訂貨-采購訂單。
步驟②――在“采購管理”下生成到貨單以及采購發(fā)票。采購部收到采購的物資及采購發(fā)票，在“采購管理”子系統(tǒng)下參照訂單生成到貨單以及采購發(fā)票，發(fā)生的現(xiàn)付處理在采購發(fā)票里操作。填制到貨單的操作路徑為：供應(yīng)鏈-采購管理-采購到貨-到貨單；填制采購發(fā)票的操作路徑為：供應(yīng)鏈-采購管理-采購發(fā)票-專業(yè)采購發(fā)票/普通采購發(fā)票/運費發(fā)票。
步驟③――在“庫存管理”下生成采購入庫單。倉儲部門人員對采購的物資進行驗收入庫后，在 “庫存管理”子系統(tǒng)填寫采購入庫單。操作路徑為：供應(yīng)鏈-庫存管理-入庫業(yè)務(wù)-采購入庫單。
步驟④――在“采購管理”下進行采購結(jié)算。采購結(jié)算是為了核算采購入庫成本，根據(jù)采購入庫單上的數(shù)量和采購發(fā)票上的金額計算出外購存貨的入庫成本單價，并回填至采購入庫單里。采購結(jié)算在 “采購管理”子系統(tǒng)里進行。操作路徑為：供應(yīng)鏈-采購管理--采購結(jié)算- 自動結(jié)算/手工結(jié)算。運費分?jǐn)倯?yīng)采用手工結(jié)算。
步驟⑤――在“應(yīng)付款管理”下確認(rèn)應(yīng)付賬款、付款及采購制單處理。財務(wù)部門在應(yīng)付款管理系統(tǒng)中審核采購結(jié)算后的采購發(fā)票，生成應(yīng)付賬款。出納人員支付貨款后（且沒有進行現(xiàn)付處理）在應(yīng)付款管理系統(tǒng)中錄入付款單。付款單經(jīng)審核及核銷后，會計人員進行制單處理。確認(rèn)應(yīng)付賬款操作路徑為：財務(wù)鏈-應(yīng)付款管理-應(yīng)付款單據(jù)處理-應(yīng)付款單據(jù)審核；付款處理操作路徑為：財務(wù)鏈-應(yīng)付款管理-付款單據(jù)處理-付款單據(jù)錄入-付款單據(jù)審核；核銷處理操作路徑為：財務(wù)鏈-應(yīng)付款管理-核銷處理-手工核銷/自動核銷；采購制單處理操作路徑：財務(wù)鏈-應(yīng)付款管理-制單處理。
步驟⑥――在“存貨核算”下存貨入庫成本記賬及入庫制單處理。財務(wù)部根據(jù)已進行采購結(jié)算的采購入庫單進行記賬，然后進行采購入庫制單處理，操作在ERP-U8中的“存貨核算”子系統(tǒng)里進行。入庫成本記賬操作路徑為：供應(yīng)鏈-存貨核算-業(yè)務(wù)核算-正常單據(jù)記賬（過濾選單-記賬）；入庫制單處理操作路徑為：供應(yīng)鏈-存貨核算-財務(wù)核算-制單處理。
2.普通銷售業(yè)務(wù)流程圖的構(gòu)建
銷售業(yè)務(wù)與采購業(yè)務(wù)的ERP-U8處理流程具有對稱性，因此可以參照采購業(yè)務(wù)的流程圖設(shè)計普通銷售簡明流程圖，如圖3所示。
比照圖2和圖3看出，銷售業(yè)務(wù)與采購業(yè)務(wù)的處理流程相似，但銷售業(yè)務(wù)無結(jié)算處理。購銷業(yè)務(wù)處理流程具體見表1。
三、基于購銷業(yè)務(wù)簡明流程圖的拓展應(yīng)用
上述簡明流程圖不僅使ERP-U8操作者容易掌握和記憶普通購銷業(yè)務(wù)處理，還可以拓展應(yīng)用到其他購銷業(yè)務(wù)處理。
1.單到回沖的暫估業(yè)務(wù)處理
暫估業(yè)務(wù)指的是貨到票未到采購業(yè)務(wù)，即外購存貨到貨，但發(fā)票未到的情形。暫估業(yè)務(wù)在ERP-U8下操作步驟比較多，在上述普通采購業(yè)務(wù)流程圖基礎(chǔ)上進行拓展就比較容易理解。
下面根據(jù)普通采購簡明流程圖認(rèn)識暫估處理。暫估業(yè)務(wù)初始處理上由于發(fā)票未到，與發(fā)票相關(guān)步驟暫不處理，只處理與實物有關(guān)業(yè)務(wù)，如圖4步驟①至④所示。收到采購發(fā)票后，進行暫估業(yè)務(wù)后續(xù)資金流處理，補充采購業(yè)務(wù)中與采購發(fā)票有關(guān)操作，如圖4步驟⑤至⑦所示；最后通過“存貨核算”子系統(tǒng)進行后續(xù)實物流調(diào)整處理，如圖4步驟⑧至⑨所示。
暫估業(yè)務(wù)由于采購發(fā)票延遲到位，從而其處理比普通采購業(yè)務(wù)更為復(fù)雜，但是從上述圖示可以看出，暫估業(yè)務(wù)處理流程與普通采購業(yè)務(wù)基本相同，順序略有不同，所以利用普通采購簡明流程圖掌握單到回沖暫估業(yè)務(wù)處理可以事半功倍。
2.銷售退貨業(yè)務(wù)處理
銷售退貨業(yè)務(wù)與銷售業(yè)務(wù)的處理流程基本一致，只是具體單據(jù)是使用銷售業(yè)務(wù)的反向單據(jù)或紅字單據(jù)。因此，比照銷售業(yè)務(wù)流程圖容易描畫出相應(yīng)銷售退貨業(yè)務(wù)流程圖，如圖5所示。
四、結(jié)束語
購銷業(yè)務(wù)處理是企業(yè)重要而繁復(fù)的工作，利用信息化軟件能更有效地進行管理，因此掌握好相關(guān)操作是企業(yè)供應(yīng)鏈與財務(wù)崗位工作人員應(yīng)備素質(zhì)。
參考文獻：
