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[關鍵詞] 流動 人事檔案 管理 探討
什么是流動人員檔案？流動人員檔案是指脫離國家干部隊伍，自行流動到中外合資企業(yè)、合作企業(yè)、獨資企業(yè)、集體所有制企業(yè)和私營企業(yè)工作的人員檔案，這是改革開放和干部制度改革中出現(xiàn)的一種新情況。所以在當今社會，流動人員檔案管理不同于傳統(tǒng)的人事檔案管理,它作為一種載體,記載的對象是工作單位不固定、流動性很強的特殊群體。因此,傳統(tǒng)的人事檔案管理制度已經(jīng)不適應新形勢下流動人員檔案管理的需要。
當今的檔案流動不斷向多極化方向發(fā)展，流動人員人事檔案管理推動了人才合理流動，隨著經(jīng)濟和社會的快速發(fā)展，流動人員人事檔案管理的發(fā)展日趨社會化、多樣化。流動人員人事檔案管理，以及在檔案管理基礎上產(chǎn)生的人事制都適應了社會主義市場經(jīng)濟發(fā)展的需要，突破了計劃經(jīng)濟體制下高度一體化的干部身份管理模式。流動人員人事檔案的發(fā)端是人才流動的發(fā)端，若沒有流動人員人事檔案，就不能很好地解決人才流動的“身份”瓶頸問題。人事檔案它改革了計劃經(jīng)濟下的干部身份管理方式，而流動人員人事檔案形成了新的人才流動態(tài)勢，所以它目前是人才中心的基石，它的管理與服務工作始終是各地人才中心的最主要業(yè)務，無論從服務結構還是收入結構上看都是首屈一指的。最重要的是，流動人員人事檔案的發(fā)展是人才市場發(fā)展的平臺，從目前正在實踐的以檔案管理為依托的“一條龍式”人事服務，到方興未艾的人才派遣等新業(yè)務，都是站在流動人員人事檔案這個根基上對人事工作的突破與發(fā)展。我們可以大膽預想，下步人才市場業(yè)務的發(fā)展將會更多地衍生在流動人員人事檔案之上。
縱觀整個趨勢，人事檔案接收是呈跳躍式增加，人事檔案的利用日益豐富和不可替代，為人才雙向、多向的流動解決了后顧之憂，使流動人員檔案有人管，關系有處掛，戶籍有處報，職稱有處評，人才流動千變?nèi)f化離不開檔案其穩(wěn)固的不變基石，使各種人才有底可尋，有據(jù)可用。據(jù)相關調(diào)查表統(tǒng)計，目前社會接收流動人員檔案出現(xiàn)了四大熱點：一是圍繞落實當?shù)卣咄七M形成的熱點，如近幾年的事業(yè)單位改制企業(yè)，主要集中在2002年至2003年事改企檔案；二是2000年至今的大中專畢業(yè)生檔案大量增加形成的熱點，如因為本地人員在外地工作，外地戶口遷不進的戶口全部回原籍的人事檔案、在本地工作的人事檔案、外地人員在本市工作等，以上這些大中專畢業(yè)生的人事檔案集中存放在人才服務中心占總數(shù)70%；三是為落實政策，鼓勵機關、事業(yè)、衛(wèi)生、學校等干部、科技人員下海創(chuàng)業(yè)，辭職的較多，接收的人事檔案也明顯上升，辭職創(chuàng)業(yè)的人事檔案占總數(shù)10%；四是鼓勵大學生進行多渠道選派優(yōu)秀大學生到村任職，村官的人事檔案占總數(shù)5%。所以流動人員人事檔案同時還拓展了人事管理與服務的空間。從檔案相關調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，流動人員人事檔案管理工作，將傳統(tǒng)的人事工作服務對象從機關、事業(yè)單位、不分配的大中專畢業(yè)生拓展到了外省及本市的外資企業(yè)、民營企業(yè)等非國有企業(yè)的所有人才，進行雙向流動，選擇了適應改革需要自愿接受服務的其他單位，可以看出，人事檔案流動強、調(diào)動頻繁，服務空間大大提高。
然而，從現(xiàn)階段的人事制度改革的進程看，人事檔案不存在弱化的問題，而更應該將關注力放在討論如何強化它的手段。因為流動人員人事檔案工作具有十分重大的歷史與現(xiàn)實意義。但是，我們在上述內(nèi)容也提到流動人員檔案管理不同于傳統(tǒng)的人事檔案管理,它作為一種載體,記載的對象是工作單位不固定、流動性很強的特殊群體，自2000年以來，各行各業(yè)、機關事業(yè)單位等查檔率逐年提高，流動人員人事檔案管理已有單純的人事關系托管發(fā)展為一系列社會化的人事服務，查檔內(nèi)容涵蓋了流動人員的轉正定級、檔案工資核算、工齡計算、高校畢業(yè)生就業(yè)接收手續(xù)等多項業(yè)務，服務對象逐步擴大、服務領域不斷拓寬。所以流動人員人事檔案工作是市場經(jīng)濟改革進程中的新產(chǎn)物，也必定隨著市場經(jīng)濟建設的深入面臨著許多新問題。目前看來，流動人員人事檔案必須實現(xiàn)手段更新和服務能力的提升，為需求者提供動態(tài)真實的原始資料，更為需求者提供科學信用的評價分析，實現(xiàn)人事檔案利用上的飛躍。流動人員人事檔案工作必須要改革才能煥發(fā)它在市場經(jīng)濟中應有的勃勃生機，必須要拓寬視野，開辟新領域才能提升它存在的價值，因此，我們應當不斷尋求服務方式的創(chuàng)新并需要有關上級部門的明確支持和統(tǒng)一指導。一是以法定方式明確人才中心對流動人員人事檔案的專營性職責；二是按照現(xiàn)代人力資源管理的要求重新定義檔案材料類別；三是根據(jù)國際通用的原則加強職業(yè)分類和崗位分類形成規(guī)范的職業(yè)管理制度。
總之，流動人員人事檔案是伴隨著社會主義市場經(jīng)濟建設的進程而產(chǎn)生的有中國特色的課題，由于人事檔案管理實質(zhì)是人事管理關系的實現(xiàn)，所以它牽涉到人事管理體制改革的各個方面。隨著時展，我們回顧近十年社會流動人員人事檔案管理工作的實踐，我深深感覺到了流動人員人事檔案管理工作的不斷發(fā)展，它推動了人事制度改革的深化，促進了人才資源的市場化配置，并對經(jīng)濟社會發(fā)展產(chǎn)生了深遠的影響。流動人員人事檔案管理是現(xiàn)代社會檔案管理工作的重要部分，我們不但要重視流動人員人事檔案管理工作，而且還要想辦法把這項工作做好。
參考文獻：
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[2]陳榕.淺述完善企業(yè)流動人員人事檔案管理工作的措施[J].經(jīng)濟研究導刊,2009,18.
一、當前檔案管理工作的現(xiàn)狀
就目前來看，我國的檔案管理工作的水平還有待提高，一些單位的檔案管理存在著人員素質(zhì)不高、重保管輕利用等現(xiàn)象，有的單位的檔案管理人員甚至還存有應付檢查等觀念，嚴重制約了我國檔案管理工作的發(fā)展。管理人員普遍沒有認識到檔案管理的重要性，只根據(jù)工作需要進行必要的信息整理，而沒能使檔案管理發(fā)揮其真正的價值。這種陳舊的管理理念必然會導致工作人員在工作中的行為不夠積極，不能主動的改變和創(chuàng)新管理方式，從而影響了檔案管理的整體水平。在信息時代，各種理論和技術不斷的向前發(fā)展，其更新速度也越來越快，如果檔案管理人員不能及時有效的汲取新的理論知識，更新自身知識結構，完善自身技術水平，那么將很快落后于檔案管理的時代要求。這也是我國檔案管理工作缺乏創(chuàng)新的最主要原因。此外，隨著各類管理和存儲技術的發(fā)展，檔案管理工作對于工作人員的專業(yè)知識和技能的要求也逐漸提高。只有具備了相關的職業(yè)技能的人才，才能夠滿足相關的設備和系統(tǒng)控制需求。但是，就我國目前的檔案管理工作人員的整體水平來看，還有待提高，尤其是一些資深的檔案管理工作人員，由于從業(yè)較早，其無論是知識結構還是技術能力，都相對陳舊。
二、檔案信息化管理的優(yōu)勢
所謂檔案管理信息化，就是通過一定的現(xiàn)代信息管理技術對現(xiàn)有的檔案管理進行全方位的升級和改造，使其從管理模式和方法上更多的采用信息化檔案管理方式。并且能夠在高效管理的同時，做到對檔案信息的合理利用，使其能夠在工作中最大限度的發(fā)揮價值，服務于單位管理和社會管理。筆者在認真分析了信息化檔案管理和傳統(tǒng)的檔案管理后，總結信息化的優(yōu)勢有以下幾點：首先，其可以克服傳統(tǒng)的檔案管理低效率的手工作業(yè)形式，將工作人員從繁重的體力勞動中解放出來，并且能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資料的更加高效和精準的管理。因為在信息化檔案管理的過程中，采用的是硬盤、光盤等體積小、容量大的存儲設備，運用的是先進的網(wǎng)絡管理系統(tǒng)，可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)的靈活存取；其次，信息化的檔案管理可以克服傳統(tǒng)檔案管理的定期分類數(shù)據(jù)搜集和整理工作，因為在信息化的檔案管理過程中可以在信息和資料錄人的同時，完成對其屬性和類目的管理，不僅便于查找利用，還可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，也更加方便、快速、及時提高檔案管理的維護性；再次，在傳統(tǒng)檔案管理方式下，檔案的檢索、查詢都要靠手工來完成，手續(xù)繁瑣，程序復雜，給檔案管理和利用帶來很多不便。而檔案實現(xiàn)信息化管理后可在電子文件歸擋的同時進行主題詞標引，還可以編制多角度、全方位的檢索工具，檢索、查詢信息更加方便迅捷。
三、實現(xiàn)檔案管理信息化的主要措施
1、提高對檔案管理信息化重大意義的認識
人事檔案工作向來以默默無聞、無私奉獻著稱，檔案和管理人員都處于一種相對封閉的狀態(tài)。要改變這種局面，就要不斷地更新觀念，勇于進取，努力學習建設有中國特色的社會主義理論。關注改革開放的新形勢、新問題，把檔案管理工作與社會活動結合起來，使檔案工作由封閉型向開放型轉變；在信息化不斷深入的新時代，要不斷強化檔案管理的現(xiàn)代化、科技化意識，不斷強化計算機管理檔案的意識，這在加快檔案由手工管理向計算機數(shù)字化管理轉變過程中是至關重要的。
2、提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)
檔案工作人員素質(zhì)的提高和電子環(huán)境下工作意識的培養(yǎng)是檔案信息化的關鍵所在。這就需要培養(yǎng)出一支專業(yè)化的管理干部隊伍。隨著信息時代不斷發(fā)展，對每位檔案管理工作者的業(yè)務素質(zhì)提出了更高的要求。檔案管理工作者除了要強化事業(yè)心之外，還要加強業(yè)務知識學習，不斷拓寬自己的知識面，提高文字能力和綜合分析能力，掌握現(xiàn)代信息技術和管理技術，掌握文書學、檔案管理學、檔案文獻編纂學、檔案保護技術學、中外檔案史等檔案專業(yè)知識，涉獵一定的歷史知識、古漢語知識和與檔案管理有關的其他專業(yè)知識及管理科學，熟悉上級檔案行政管理部門的各種業(yè)務規(guī)定。努力使自己成為既精通檔案管理業(yè)務知識，又熟悉計算機管理技術的復合型人才。
3、強化檔案管理的安全意識
［關鍵詞］ 檔案管理； 信息化； 優(yōu)勢
doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 16. 056
［中圖分類號］ G275 ［文獻標識碼］ A ［文章編號］ 1673 - 0194（2012）16- 0092- 02
縱觀浩蕩的全球信息化浪潮，信息化正在超越傳統(tǒng)的經(jīng)濟形態(tài)，推動世界經(jīng)濟加速發(fā)展。黨的十六大報告明確提出了要把推進信息化作為我國面向新世紀的戰(zhàn)略舉措，提出信息化是我國加快實現(xiàn)工業(yè)化和現(xiàn)代化的必然選擇。提出堅持以信息化帶動工業(yè)化，以工業(yè)化促進信息化，走出一條新型工業(yè)化的路子。這些，為我國信息化的發(fā)展指明了方向，檔案管理信息化逐漸被更多的企業(yè)加入到了自身發(fā)展改革中來。
1 企業(yè)檔案管理信息化的明顯特點
① 信息的非人工識讀性；② 系統(tǒng)依賴性；③ 信息與載體之間的可分離性；④ 信息的可變性；⑤ 信息存儲的高密度性；⑥ 多種信息媒體的集成性；⑦ 信息的可操作性。
2 企業(yè)檔案管理信息化相對傳統(tǒng)檔案管理模式的優(yōu)勢
2．1 檔案的保存手段和方法更先進
傳統(tǒng)檔案的保存手段一般有：紙質(zhì)、圖片、照片、錄音、錄像等，因檔案保存的方法不同、時間長短不同，可能造成文檔紙張受潮、水浸、蟲蝕、火災等各類損壞情況。每年企業(yè)需要投入相當?shù)谋９芙?jīng)費，且因無備份而又為每年不得不有的文檔損失擔憂。檔案需反復查閱，也可能存在原件受損或遺失等，這些都給企業(yè)檔案管理工作帶來很多困擾。企業(yè)檔案信息化借助計算機、網(wǎng)絡等工具，把有關資料制作成電子文檔保存，在保存空間、質(zhì)量、清晰度、準確性等問題上都得到了提升。
2．2 檔案管理省時省力，提高人力資本的利用率
傳統(tǒng)的檔案管理工作多由人工完成，需要檔案管理人員進行大量的手工資料的收集、整編、匯總、存放等，工作量大且效率低，浪費時間，由此造成了人力成本的浪費。檔案信息化后，網(wǎng)絡化、自動化、實時化的優(yōu)點立刻凸顯：只需一次錄入數(shù)據(jù)，檔案管理內(nèi)部進行數(shù)據(jù)共享，實現(xiàn)多次利用并實現(xiàn)信息共享，信息可以進行自動打印和復制等操作，便于檔案的調(diào)閱。
2．3 檔案檢索的快速性、準確性、自提升
傳統(tǒng)檔案管理工作檢索需要檔案管理人員從目錄中找出所需的記錄信息，然后據(jù)此在庫房中查找，既費時又費力。
檔案管理信息化的情況下，只需通過網(wǎng)絡就可即時查詢，更為快捷。管理人員可以從模糊查詢、組合查詢、分類查詢中選取最佳的查詢方式，在檔案庫中檢索出需要的檔案信息。在信息共享的前提下，企業(yè)內(nèi)部的其他部門員工，如有工作需要，可根據(jù)檔案管理權限從網(wǎng)上自行查詢檔案信息，實現(xiàn)信息檢索的自助方式，同時極大地減輕了工作人員的負擔。
2．4 信息量可以大大增加，載體形式豐富化
隨著掃描技術、微縮、光盤技術等的發(fā)展，信息儲存的數(shù)量和密度可以比傳統(tǒng)方式的信息存儲量高出許多倍。傳統(tǒng)的紙件檔案一般只能記錄文字、圖形、圖表等形式的信息，但電子文檔可以同時記錄文字、圖形、圖表、聲音、動畫、視頻影像等多媒體信息。
一張3．5英寸的軟盤，有1．44M字節(jié)，理論上可以存儲70萬漢字。一張光盤容量達到600～4 000MB的，可存儲35萬張打印紙上的文字或10萬頁圖形信息。一個保存30萬券檔案的中等規(guī)模的省級檔案館，其紙質(zhì)檔案的排列長度可達4～5千米，但是轉化錄入計算機，用CD－R刻錄僅僅400片即可，用DVD的密度刻錄保存僅需60片，甚至一個皮包即可裝下全部資料。
隨著硬盤的出現(xiàn)，存儲量相較之前成了幾何級數(shù)的增長。移動硬盤的容量同樣是以MB（兆）和GB（千兆）為單位的，目前移動硬盤大多提供20GB、30GB、80GB、160GB、320GB、500GB、1TB的容量、最高可達5TB的容量，可以說是U盤、磁盤等閃存產(chǎn)品的升級版。隨著技術的發(fā)展，更大容量的移動硬盤還將不斷推出。
2．5 可實現(xiàn)更廣義的檔案信息共享、遠程傳輸，檔案信息管理系統(tǒng)也可以與其他辦公系統(tǒng)實現(xiàn)無縫連接
隨著辦公自動化在各企業(yè)的推進，檔案管理信息化可與其他辦公系統(tǒng)進行無縫連接，針對企業(yè)所需進行各類信息資源整合和無縫利用，更高效地為企業(yè)管理者的決策提供服務支持，也減少普通員工的事務性工作，提高工作效率。
2．6 提升檔案管理部門的業(yè)務能力和工作效率
檔案管理員可以從原來的手工勞動中解脫出來，不再只是從事打字、錄入、保管這類的簡單性勞動，而是提升到檔案收集、編研、分析調(diào)整、信息整合、與企業(yè)發(fā)展同步或超前的信息研究等更深一步的檔案管理階段。檔案信息化，對檔案管理人員的技能不斷提出新的挑戰(zhàn)，使其自身技能在發(fā)展中不斷提升，工作內(nèi)容從簡單到復雜，從枯燥到有新意，從可替代到有技術性含量，檔案管理人員不僅對自身發(fā)展?jié)M意度提升，也使得工作效率不斷高效，進一步提高了企業(yè)的人才素質(zhì)。
3 結 語
檔案信息化的建設工作是整個系統(tǒng)的建設工程，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個環(huán)節(jié)通過基礎性和技術性的建設，并通過網(wǎng)絡連接，從而發(fā)揮整體優(yōu)勢，提高系統(tǒng)的整體運行能力。制定檔案信息化管理的有關標準，推廣檔案管理應用軟件，加強電子文件和電子檔案的管理，做好電子文件、電子檔案的積累、保管、利用，保證電子文件、電子檔案的齊全、完整、有效，建立、規(guī)范、連通各局域網(wǎng)絡，建立企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡，從而實現(xiàn)企業(yè)檔案管理數(shù)字化、資源共享化、服務對象與需求擴大化。企業(yè)應有計劃有組織地進行培訓，掌握信息技術的新知識。檔案部門轉變觀念，改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，建立有效的文件檔案管理計算機信息系統(tǒng)，使檔案管理工作更好地適應信息時展的要求，為建立和提高公司的核心競爭力服務，為經(jīng)濟建設和社會發(fā)展服務。
主要參考文獻
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受我國傳統(tǒng)計劃經(jīng)濟體制的影響，傳統(tǒng)的人事檔案管理是一種以“管理”為中心的陳舊模式，在這一模式下，人事檔案管理是一個完全封閉的領域，在這一領域內(nèi)，人事檔案管理體制又是一個強調(diào)內(nèi)外有別、檔隨人走、檔案管理資格限定以及檔案利用阻礙重重的制度。目前，這一模式已經(jīng)在很多方面暴露出缺陷和不足，包括檔案內(nèi)容的真實性和完整性不足、檔案管理和利用的無序化以及檔案管理技術手段落后等。在這樣一種現(xiàn)狀面前，人事檔案管理的需求和必要性都呼之欲出，探討人事檔案管理工作的優(yōu)化路徑成為學者和相關領域從業(yè)者討論的熱點。本文將著重從人事檔案管理工作優(yōu)化改革的必要性和具體路徑出發(fā)展開下面的論述。
二、改革企業(yè)人事檔案管理工作的必要性
本文認為之所以強調(diào)改革企業(yè)人事檔案管理工作的重要性是和以下幾個方面密不可分的：
（一）知識經(jīng)濟時代的必然要求
對人事檔案管理的認識不斷加深以及重視度不斷提升的現(xiàn)象是與世界經(jīng)濟發(fā)展到以知識經(jīng)濟為主導的階段這一社會經(jīng)濟背景是分不開的。知識經(jīng)濟是指一種經(jīng)濟增長主要依賴于知識的生產(chǎn)、擴散和應用的經(jīng)濟形態(tài)。在這樣一種經(jīng)濟形態(tài)下，知識積累是經(jīng)濟增長的源泉，而知識的積累和技術的進步則主要依靠人力資本。于是知識經(jīng)濟背景下，人力資源管理便成為最受關注的一種資源類型。隨著人力資源管理的重要性不斷凸顯，人事檔案這一承載基本人力資源數(shù)據(jù)和信息的材料便成為管理者們關注的重點所在。
（二）實現(xiàn)企業(yè)全面管理的重要方面
企業(yè)管理不僅僅是生產(chǎn)和經(jīng)營這些看得見的價值創(chuàng)造部門。企業(yè)的員工也是企業(yè)存續(xù)和發(fā)展的重要基石。特別是技術和知識密集型行業(yè)，人才的重要性更加突出。如何更好地管理企業(yè)的員工，為企業(yè)創(chuàng)造更多的知識財富也是企業(yè)管理者需要倍加關注的問題。而隨著勞動力市場的不斷自由化，員工的流動性較之以前都有很大的提高。一方面，這反映了市場經(jīng)濟環(huán)境下人員的優(yōu)化配置，能夠更好地促進人力資源的優(yōu)化利用；另一方面，企業(yè)在人員管理上的壓力也隨之增大，人員流動的頻繁也不利于檔案的保存和管理，“棄檔”現(xiàn)象時有發(fā)生。這些都不利于企業(yè)對員工的管理。因而改革人事檔案管理制度對于實現(xiàn)企業(yè)全面管理也是有利的，只有這樣，企業(yè)才能更有針對性聘任、培養(yǎng)滿足自己發(fā)展目標的員工，提高企業(yè)員工的總體質(zhì)量。
（三）增強企業(yè)市場競爭力的有力手段
知識經(jīng)濟時代，知識和人才是財富創(chuàng)造的源泉。那么在市場經(jīng)濟下，企業(yè)保持競爭力的一個有力手段便是人才的管理。結合企業(yè)的發(fā)展方向和目標，有針對性地尋找所需要的人才，并深入了解員工的背景信息，為企業(yè)員工和人才的管理建立其一個制度化的體系都是企業(yè)人才管理的重要方面。因而，做好企業(yè)人事管理工作，對于企業(yè)有效利用人才資源，實現(xiàn)自身的長足發(fā)展，增強和保持市場競爭力的重要手段。
三、改革企業(yè)人事檔案管理工作的幾個原則
在分析企業(yè)人事檔案管理工作優(yōu)化改革的具體路徑之前，應當首先明確整個人事檔案管理工作的總體原則。本文認為，改革企業(yè)的人事檔案管理體制應當堅持以下原則：
（一）服務為導向的原則
檔案資料是記載個人基本信息、整體素質(zhì)和能力以及社會履歷的重要資料。既是個人向用人單位展示自己的重要手段，也是用人單位認識和了解求職者，更好地管理人才的重要手段。在企業(yè)人事檔案的管理過程中，從整個檔案的歸入、管理、移出以及保管都要體現(xiàn)為用人單位和個人服務的原則。保證為用人單位提供真實、完整、有效的檔案信息，也為個人提供向用人單位展示自身素質(zhì)和能力的素材，同時注意保護個人基本信息和隱私不被泄露和不當使用。
（二）保證檔案內(nèi)容完整、準確的原則
考慮到人事檔案在企業(yè)全面管理的重要性，檔案內(nèi)容的完整準確對于企業(yè)和個人來說都是至關重要，否則檔案資料的利用價值便值得懷疑。完整性要求是指檔案資料必須能夠反映個人的全部基本信息，并且全面反映一個人履歷變化的過程，不能出現(xiàn)前后矛盾的現(xiàn)象。準確性要求是指檔案資料內(nèi)容準確無誤、不存在模糊不清、無法確認的信息。只有滿足這些基本要求之后，人事檔案資料的使用價值才能得到保證。
（三）實行統(tǒng)一和標準化的檔案管理原則
因為人員流動的頻繁，檔案資料會在多個單位之間流轉，為了更加便利有效的管理，便需要有一個統(tǒng)一和標準化的人事檔案管理制度。從檔案的歸入、整理、編排以及保存、借閱、流轉和保密等各個環(huán)節(jié)實現(xiàn)標準化和規(guī)范化。
四、改革企業(yè)人事檔案管理工作的具體路徑
在改革總體原則的指導下，本文認為應從以下幾個具體方面出發(fā)，具體實現(xiàn)企業(yè)人事檔案管理制度優(yōu)化目標，包括：
首先，須從總體觀念和法律制度上明確用人單位是員工人事檔案的建立者和管理者，擺脫已有的認為政府人事管理部門才是個人人事檔案保存和管理的唯一主體的錯誤觀念。毫無疑問，相比較各個用人單位主要是企業(yè)，政府人事部門對于企業(yè)人事檔案的利用和利害關系程度存在不足。將檔案的建立和保管的權限交給企業(yè)自身，既有利于企業(yè)自身對人員的管理，也有利于促進企業(yè)改進管理方法和制度實現(xiàn)人事檔案管理工作的優(yōu)化。其次，建立合理且可操作性強的人事檔案管理制度。按照更好地服務相關主體、確保檔案內(nèi)容完整、準確以及實現(xiàn)檔案管理工作統(tǒng)一標準化的原則，在人事檔案的歸入、整理、編排以及保存、借閱、流轉和保密等各個環(huán)節(jié)都明確具體的操作規(guī)范和目標要求，并且明確崗位職責，以此保證整個人事檔案管理制度的有序化和科學性。再次，重視檔案管理的人才隊伍建設，提高整個檔案管理工作隊伍的業(yè)務能力和工作素質(zhì)。不僅要強化職業(yè)道德和行業(yè)文化知識教育，提高相關人員的政治素質(zhì)和法律意識，也要注重提高其知識水平和服務能力，增強其對現(xiàn)代技術手段和管理理念等專業(yè)知識的掌握程度。最后，借助信息化技術，實現(xiàn)檔案管理工作的全面信息化。計算機和信息技術的已經(jīng)深入整個社會管理的方方面面。實踐也證明，信息技術能夠更好地降低管理成本、提高管理效率，更好地實現(xiàn)管理目標。企業(yè)在人事檔案管理的信息化過程不能僅僅是進行簡單的電腦錄入和輸出，應當結合企業(yè)的不同管理目標，對人事檔案進行全面的處理和利用。
五、結語
關鍵詞：檔案；建筑工程；管理
改革開放以來，我國的建設事業(yè)發(fā)展迅速，與此同時，也形成了大量的業(yè)內(nèi)資料即工程檔案。建筑工程檔案是建筑建設活動中形成的原始的、圖物相符的有保存價值的真實記錄和實際反映。它記載著建筑物、構筑物地下管線敷設等建設活動，是建設項目管理如投資計劃、設計、施工、使用、維修及改建擴建等活動中形成的檔案文件。在對建設工程質(zhì)量、總體造價和建設工期進行管理的同時，建筑工程檔案管理作為建筑工程項目管理的一部分，工程檔案管理的好壞，直接關系到工程的質(zhì)量，影響企業(yè)的經(jīng)濟效益。如何有序地管理好建筑工程檔案既是工程本身的需要，也是檔案部門的要求。
一、建筑工程檔案資料的內(nèi)容
1．綜合性文件資料。主要包括上級批準文件；計劃任務書；工程地質(zhì)、水文、氣象、地震等文件資料；征地、拆遷安置等文件資料；項目的方案及初步設計文件資料；規(guī)劃、消防、環(huán)保、衛(wèi)生等政府部門的審批文件資料；工程施工、監(jiān)理中標文件及有關合同、協(xié)議書；工程竣工驗收及質(zhì)量鑒定文件資料；工程竣工結算及其審計報告等文件資料；工程有關的照片、錄像、錄音、光盤等。
2．土建工程及水、電、設備安裝工程施工文件資料。主要包括開／竣工報告；圖紙會審、設計變更、技術交底記錄及材料代用單等文件材料；項目的施工組織設計；監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則、監(jiān)理月報及工程例會紀要等；原材料、零部件、半成品及成品的質(zhì)量證明文件或試驗資料；混凝土、砂漿等配合比及試驗報告；隱蔽工程驗收記錄；沉降拉移、變形等觀測記錄；工程質(zhì)量檢驗及評定文件材料；工程質(zhì)量事故記錄及處理的文件材料；施工技術總結等。
3．竣工圖等。主要包括總平面布置竣工圖；室外各種管線竣工圖；建筑工程竣工圖；裝飾工程竣工圖；結構工程竣工圖；給水、排水工程竣工圖；強電弱電工程竣工圖；通風、空調(diào)工程竣工圖以及其他特殊專業(yè)工程竣工圖。
二、建筑工程檔案管理需要解決的問題
1．檔案材料不完整。檔案材料不完整是建筑工程檔案存在的主要問題。工程項目歸檔率較好的單位能達到80％左右，較差的單位情況就不同了。很多工程項目竣工后沒有檔案材料，或只有工程主體檔案，沒有配套工程檔案，鍋爐房、地下管線、園林綠化等檔案材料寥寥無幾。
2．缺乏統(tǒng)一的管理模式。從檔案管理機構上看，有的單位成立了專門的檔案室，工程檔案管理較好。有的單位則不然，工程檔案由其他業(yè)務部門代管或由文書檔案員兼管，形成的檔案材料五花八門。
3．缺乏復合型檔案管理人員?；鶎訂挝坏臋n案管理人員專業(yè)素質(zhì)較差，既缺乏檔案管理業(yè)務知識，又缺乏相關的業(yè)務知識，難以適應工作需要。
三、建筑工程檔案有效管理的措施
1．建立健全檔案管理制度是做好建筑工程檔案管理的基礎。為了加強對工程建設各階段檔案資料的有序管理，保證歸檔資料及圖紙的準確、齊全、規(guī)范，建設單位在項目建設初期（從工程立項開始）就應按照國家檔案管理的有關規(guī)定，結合建筑實際情況，制定相應的檔案管理制度、措施。同時要明確建設單位、勘察設計單位、招投標機構、施工單位、監(jiān)理單位等工程項目管理人員及檔案人員在工程檔案形成過程中各自所應承擔的職責，規(guī)范檔案資料的收集、整理，以保證工程自立項開始與檔案跟蹤管理同步。完整的先期文件很重要，在維護建設單位的合法權益方面有重要的依據(jù)、憑證作用。
2．嚴格把好竣工驗收檔案資料質(zhì)量關，使工程竣工驗收檔案充分發(fā)揮其憑證作用。工程竣工驗收時，建設單位檔案管理人員要會同工程項目管理人員，按照建筑工程檔案歸檔范圍的要求，對工程建設中形成的全部文件進行全面的檢查、審核，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，補缺補漏，務必使得竣工材料做到真實、完備、及時，歸檔范圍符合要求，認真貫徹執(zhí)行《建設工程質(zhì)量管理條例》和《工程竣工驗收備案制》的有關條文，把好竣工驗收關，把竣工檔案的驗收、移交作為整個工程驗收的一個重要環(huán)節(jié)和內(nèi)容，做到工程竣工驗收與檔案驗收同步。移交合格工程檔案的，由建設單位發(fā)給《建設工程檔案合格證》。不按規(guī)定移交檔案或移交的檔案不符合要求的，不發(fā)給《建設工程檔案合格證》，建設單位不結清尾款，以確保下程建設檔案的完整、準確、系統(tǒng)。
3．加強對工程檔案管理人員和有關技術人員進行培訓的力度。隨著改革開放的不斷深入和建筑業(yè)的不斷發(fā)展，建筑檔案管理工作的特點也有了新的變化，從而提高檔案干部隊伍的管理水平也更加重要。檔案管理人員的業(yè)務索質(zhì)包括服務意識、服務質(zhì)量、服務水平。檔案管理人員要增強服務意識，認清檔案工作的意義和重要性。努力提高服務質(zhì)量和服務水平，要運用現(xiàn)代化的科學技術和設備，采用科學的管理方法，更好地服務于建筑工程檔案管理工作。檔案管理人員要更新觀念，提高認識，變被動為主動，認真領會和掌握有關法律、法規(guī)的內(nèi)容及主管部門的有關規(guī)定，在工作中靈活運用；要有較強的責任心，嚴把工程檔案質(zhì)量關。
4．加強施工管理，強化檔案材料編制工作。按照標準編制工程檔案材料，是施工單位最基本的業(yè)務條件。一個施工隊不會編制工程內(nèi)業(yè)材料，就不具備承包工程的資格。工程檔案材料的質(zhì)量，關鍵在于編制形成過程。施工單位應明確自己的責任，加強對施工技術人員編制檔案材料的訓練，不斷提高編制工程檔案材料的業(yè)務水平。開發(fā)公司要加強對施工的監(jiān)督和管理，檢查工程檔案材料編制情況，按照標準形成檔案材料，給后人留下寶貴的財富。
5．充分利用現(xiàn)代化手段，多角度、多層次開發(fā)建筑工程檔案信息資源，做好檔案信息統(tǒng)計工作。大力推行對縮微檔案、磁介質(zhì)檔案、電子文件檔案在工程檔案中運用。當前，美國、德國、荷蘭對縮微、多媒體電子文件檔案管理已趨于成熟，近幾年在工程檔案管理中采用CAD光盤技術。我們可以借鑒先進管理方法，采用先進技術，避免走彎路。由于目前光盤的刻錄技術已相當普遍，國家又制定《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》，使得工程建設檔案管理中利用光盤塔或光盤庫載體進行檔案管理成為可能，也就成為項目檔案管理的一個發(fā)展方向。
各部門還應有效利用計算機資源，建立本部門的檔案檢索系統(tǒng)。提高各部門（公司）的檔案管理水平，提高各部門檔案管理工作的協(xié)調(diào)工作能力，方便各部門（單位）對檔案利用，藉以提高工作效率。按照檔案的性質(zhì)和類型，收集整理的部門的檔案資料，內(nèi)部文件、記錄按照文件和記錄的形成部門和類別進行分類與編號；對外來文件記錄與公司的模板文件記錄按照文件和記錄的來源、性質(zhì)不同分類，編號采用其自然形成（特定）的編號。（如工程資料管理系統(tǒng)規(guī)定了基建文件、監(jiān)理文件、設計文件的分類方法和編號原則，公司不應再另行規(guī)定。公司經(jīng)營管理手冊規(guī)定的公司模板文件的編號也不得變更）。
6．及時做好傳遞和變更記錄。在管理過程中，頻繁傳遞和變更，容易使檔案的完整性、有效性發(fā)生變化，各部門只有及時的對檔案的增減變動及傳遞情況做出相關記錄（如傳遞情況記錄、變更情況記錄、修改情況記錄、作廢情況記錄等），才可能有效地了解檔案的來龍去脈，防止其丟失、損毀、失效。確保檔案的完整性和有效性，確保各部門獲取及時，有效檔案資料或信息。
一、優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理面臨的主要問題及其后果
（一）檔案管理受關注度較低。事業(yè)單位經(jīng)費來源較復雜，有財政全額撥款、差額撥款也有?撾蛔允兆災АN蘼凼悄囊恢志?費來源，與行政機關相比，事業(yè)單位行政經(jīng)費都是相對緊張的，因此給予檔案經(jīng)費支持較弱。與此同時，檔案工作在事業(yè)單位中普遍受關注度相對較低，在管理運用上也更簡單。以人事檔案為例，由于工作人員受專業(yè)技術限制，流動性較小，一般在新進人員建檔后，除了升職等較少的場合需要一些檔案變動之外，基本上都處于檔案保存的靜止狀態(tài)。因此，主要的精力都放在專業(yè)職能的落實上的事業(yè)單位在對待檔案管理時表現(xiàn)出可有可無的態(tài)度較為普遍。由于檔案管理沒有得到應有的重視，一是該項管理工作被輕視的后果還會造成檔案信息的不完整，例如，有的事業(yè)單位不按照正常周期完成檔案更新任務，甚至只要上級不檢查就不開展檔案完善工作，造成了相關資料不但雜亂而且缺少重要的信息，一旦面對檔案查詢或調(diào)用等工作要求時，手忙腳亂或不能給予充分滿足的情況就常常發(fā)生。二是會削弱檔案工作人員的管理意識和工作積極性，不但會降低檔案工作的日常效率，而且會在面對事業(yè)單位的機制變革時，因為缺少創(chuàng)新意識和創(chuàng)新能力而難以適應新的環(huán)境，對事業(yè)單位的健康成長帶來不利影響。
（二）檔案管理專業(yè)力量較弱。目前，除了如人才中心等少數(shù)設置專門檔案室的事業(yè)單位外，多數(shù)的事業(yè)單位的檔案工作由兼職檔案員完成。這種現(xiàn)象較為普遍。檔案員身兼數(shù)職，在檔案工作中投入的時間和精力都嚴重不足，檔案收集的完整程度和齊全程度得不到保障，檔案丟失，應歸未歸的現(xiàn)象時有發(fā)生。此外，多數(shù)檔案員僅接受了簡易的任職培訓，業(yè)務能力弱，以致多數(shù)事業(yè)單位檔案規(guī)范化水平低。特別是與行政機關單位不同，事業(yè)單位除文書檔案、人事檔案、會計檔案外，還有科技檔案和專業(yè)檔案?？萍紮n案和專業(yè)檔案是反映專門領域活動的檔案，對檔案員的業(yè)務能力要求更高。檔案員專業(yè)技術水平較弱，流動性強，已成為了事業(yè)單位提升檔案管理水平的直接制約因素。
（三）基礎設施設備建設不完善。檔案工作在需要升級發(fā)展的今天，尤其需要在更加先進的基礎設施支持下才能達到更高的高度。例如，要使得檔案管理脫離“信息孤島”的困境，實現(xiàn)信息的廣泛共享和交流來加大檔案信息的價值體現(xiàn)，就需要在硬件設施設備上升級，增加計算機硬軟件等提供必要的處理能力和信息流通渠道。而當前的狀況顯示，事業(yè)單位在這一領域的工作中對設施、設備的配備都不是很好。其中，在設施上，事業(yè)單位將舊有的辦公室直接用作檔案管理室的情況很常見，基本的防火安全工作要求都難以保證；在設備上，最多會配備一兩部電腦作為基本的錄入保存工具，而防止一些紙質(zhì)材料變異的除潮除濕裝備等非常少見。另外，在面對信息化時展環(huán)境時，事業(yè)單位在檔案工作上也逐漸開始進行了一定的信息化改造，但主要是進行了計算機數(shù)據(jù)儲存和聯(lián)網(wǎng)信息傳遞，很少采用專業(yè)檔案管理軟件來替代原有的人工管理，因此，難以提升管理效率，在檔案服務上落后于當前事業(yè)單位發(fā)展的需要。
二、優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理工作的重點措施
（一）營造重視檔案管理的氛圍。事業(yè)單位要更好地服務社會經(jīng)濟的發(fā)展，加強檔案管理等基礎性工作是基本前提。為了將檔案工作放在應有的位置上，需要事業(yè)單位的各級領導率先深化對這項工作的認識，只有清楚地認識到其中存在的重要價值，利用行政組織的力量直接推動對檔案管理的重視就會順理成章，容易實現(xiàn)成效。同時，要在工作安排和工作計劃中，明確檔案管理的內(nèi)容，并對該項工作制定可行的考核和業(yè)務指標，將該項工作納入健康發(fā)展的軌道。在上述基礎上，逐步形成專門適用于事業(yè)單位的檔案管理制度，并且制定相應的落實保障措施，從而利用制度化建設來保證檔案管理工作在事業(yè)單位發(fā)展中占據(jù)合適的位置，使得檔案管理走上持續(xù)升級進步的優(yōu)化道路。
1 檔案實施信息化管理的重要性
利用信息技術進行檔案管理不僅為用戶了解和使用其檔案信息提供了便利，也加強了對檔案的保存，提高了檔案管理工作的效率。詳細分析其具體作用，我認為主要體現(xiàn)在以下幾個方面：
首先，使檔案信息中的傳遞量和服務對象大大增加。實施信息化管理以后，利用數(shù)字信息進行檔案管理，因為數(shù)字信息使用的空間小，傳遞過程中不會受空間的限制，再利用計算機網(wǎng)絡通訊等科技手段的支持，用于存儲和管理數(shù)字信息的服務器的數(shù)量會明顯增加，服務對象的范圍也更加廣泛。
其次，信息化管理的使用充分延續(xù)了使用時間，能讓檔案信息全天候為用戶服務，并且通過網(wǎng)絡對檔案信息進行檢索更加方便快捷，為每個用戶提供其個性化檔案信息的了解和查詢。
最后，利用信息化技術對檔案進行管理，可以實現(xiàn)檔案信息資源共享。利用網(wǎng)絡技術進行檔案信息的輸送和傳遞優(yōu)勢更明顯，查閱者不僅可以自己利用互聯(lián)網(wǎng)直接進行查閱，還可以把電子檔案下載到自己的電腦上，不用反復往返檔案室進行查閱，這就讓用戶和從事檔案管理的工作人員節(jié)約了大量時間，還能方便異地查詢，使檔案信息的利用效率得以有效提高。
2 利用信息化進行檔案管理的工作中存在的安全隱患問題
2.1 實施信息化進行管理的過程存在安全威脅
檔案采用信息化的管理手段進行管理以后，實現(xiàn)了信息的網(wǎng)絡查詢和網(wǎng)絡傳遞，這就為信息的安全帶來了很大的隱患，尤其是一些機密的檔案信息，容易被一些別有用心的人在網(wǎng)絡上進行偽造、竊取或篡改，這種情況的存在，為我們的檔案管理工作帶來了很多麻煩。同時，由于計算機網(wǎng)絡病毒的影響，致使一些檔案信息在網(wǎng)絡上被病毒侵襲，致使檔案信息中的資料容易被外泄。另外，保存檔案信息的計算機都有一定的使用壽命，再加上軟件平臺的一些因素，如果采取的處理方法不妥，都容易導致電子信息檔案受到損失。
2.2 檔案信息本身存在著一定的安全隱患
在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，普遍存在的都是紙質(zhì)檔案，這些紙質(zhì)檔案上邊都有領導的簽字和單位的蓋章，很容易鑒別檔案的合法性和真實性，自從實施信息化進行管理以后，這些電子數(shù)字檔案很容易被復制和修改，這些都會對檔案的合法性和真實性帶來不利影響，使檔案信息的安全面臨著很大的威脅。
2.3 人為的操作失誤造成安全隱患
在電子信息進行生成和管理的過程中，檔案管理人員自身素質(zhì)較低，安全意識缺乏以及工作時的粗心大意，都會引起操作失誤，直接導致電子檔案信息遺漏和丟失；另外，由于操作過程中的失誤，對操作口令的選擇缺乏謹慎認真，或者與別人“共享”自己檔案信息的賬號和密碼，這些行為都會直接影響電子檔案信息的安全，使檔案信息存在被盜竊或者被泄露的隱患。
3 采用有效措施解決對檔案實施信息化管理過程中存在的安全隱患
電子檔案的產(chǎn)生對檔案管理工作產(chǎn)生的影響是巨大的，但其存在的安全隱患也不容忽視。為了避免這些安全隱患，使電子檔案呈現(xiàn)出更多積極的影響，我們必須要采取有力的措施進行改進。
3.1 提升檔案管理工作人員的素質(zhì)水平及安全意識
在對電子檔案的安全問題進行解決時，首先應注意的就是人為的因素，這也是最容易防范的一個方面。因此我們有關部門一定要注意對檔案管理的工作人員定期進行相關知識的學習與培訓，加強他們對檔案有關保密法規(guī)的學習，讓他們能時刻具有安全憂患意識，提高其自身的專業(yè)素質(zhì)。另外，要加強對這些工作人員的安全管理，進一步完善安全管理方面的制度，對檔案管理人員有一個制約。同時，還要在這些管理部門經(jīng)常開展計算機、互聯(lián)網(wǎng)和信息化管理等方面的先進的科技知識的培訓，引入更多的高科技人才參與檔案的信息化管理，提高管理人員的綜合能力，讓他們能在電子檔案的管理中及時發(fā)現(xiàn)問題并有效解?Q問題，機智的應對檔案管理過程中遇到的安全威脅，從而保證檔案信息的管理系統(tǒng)正常運轉。
3.2 為檔案的信息化管理建立健全的保障體系
為檔案的信息化管理建立健全的保障體系，是提高檔案服務素質(zhì)，保障檔案信息安全存在的一個重要手段。首先，我們應該讓管理信息的有關程序更優(yōu)化，聘請專業(yè)水平高的科技人員編訂專用的管理程序，以確保管理程序的安全性；其次，在這些管理系統(tǒng)中安裝正版的殺毒軟件定期查殺病毒，避免系統(tǒng)遭受病毒感染；第三，不能忽視對紙質(zhì)檔案的管理，紙質(zhì)檔案是最基本、最可靠、最原始的檔案信息的記錄，這是電子檔案所不能替代的，兩者必須要互相依存。
3.3 采取專業(yè)的技術措施保障各環(huán)節(jié)的安全
專業(yè)的技術防范手段是保障電子檔案安全最直接、最有效的方式，在對檔案進行信息化管理過程中可采取的科技手段主要有以下幾種：
首先是對檔案信息采取加密技術。對數(shù)據(jù)進行加密，使電子檔案信息變成密文，這樣檔案信息只有輸入密鑰以后才可打開，顯示信息的內(nèi)容，這樣的信息相對來說不容易被非法竊取和閱讀。
其次，在電子檔案管理中實施簽署技術。這種技術主要包括證書式的簽名和手寫式的簽名，采取這種技術以后，不僅能證明文件確實出自作者之手，而且文件內(nèi)容也不容易被被人改動。
第三，利用權限控制的技術。這種技術的應用，可對訪問用戶進行身份驗證，只有通過驗證以后方可訪問檔案信息，隨時禁止無關人員入讀。
一、檔案管理人員綜合素質(zhì)的提高
檔案管理工作整體水平的提高關鍵在于人才素質(zhì)的提升，這既是當前檔案管理工作的重點，也是實踐中的難點。
1.學習能力的提高
信息時代，要求檔案管理人員要有較高的知識層次和先進技術水平，運用網(wǎng)絡、現(xiàn)代通訊等高科技手段，對電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是僅僅懂得紙質(zhì)檔案管理理論、原則、方法和技術的管理人員所能勝任的。當前已經(jīng)進入終身學習的時代，不會學習將會成為新時代的“文盲”。同樣，檔案管理工作內(nèi)容、技術也在日新月異，不主動學習、不善于學習，將最終會被淘汰。
2.操作管理能力的提高
要成為一名合格的檔案管理人員，最基礎的是要具備實際操作技能，具體包括立卷、整理、編目、鑒定，著錄、標引、保護等。此外，還需要具有統(tǒng)籌安排、仔細耐心的基本品質(zhì)。除了具備基本操作技能外，還需要打造自己的管理能力。檔案管理工作涉及到收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、開發(fā)利用等一系列程序，如何能夠協(xié)調(diào)處理好這些程序的銜接，必然要求具備一定的管理能力。
3.安全意識的提高
作為一名合格的檔案管理人員，要把安全責任意識貫穿于檔案工作的始終。通過對《檔案法》、《保密法》相關知識的學習，多渠道、全方位地宣傳檔案保密工作，強化保密法制觀念，牢固樹立“保密工作無小事”的責任意識，提高保密工作的自覺性和責任感，自覺履行保守國家秘密的義務。有些檔案涉及到國家安全和社會穩(wěn)定，有些檔案關系到企業(yè)競爭與發(fā)展，有些檔案影響到個人隱私與生活，因此，檔案管理人員應該樹立較強的安全防范意識，防止檔案泄密事件發(fā)生。
4.服務意識的提高
信息時代，傳統(tǒng)的服務方式已經(jīng)不能適應檔案事業(yè)發(fā)展需要。檔案部門迫切需要運用當今高新技術和知識開發(fā)檔案信息資源，創(chuàng)新檔案信息服務方式，為經(jīng)濟和社會發(fā)展服務。然而，隨著當前形勢和社會發(fā)展的需要，檔案的經(jīng)濟價值、市場價值逐漸顯現(xiàn)出來，這就要求檔案管理人員樹立超前服務、主動服務意識，深入社會調(diào)查研究，了解信息需求方向，充分發(fā)揮好檔案信息資源的作用，服務經(jīng)濟社會發(fā)展。
二、辦公自動化的廣泛應用
1.辦公效率大幅提高
計算機強大的信息處理能力也是正確運用辦公自動化的最大優(yōu)點。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，要求收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄；用筆規(guī)范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統(tǒng)汁準確無誤，結果又費時，又費力。在應用了計算機軟件處理后，使文件資料收集、儲存、分類、統(tǒng)計和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序，因而無論是起草還是辦理傳遞，都變得簡單易行。
2.文件和文字信息得到充分交流與共享
在原始的手工操作管理中，企事業(yè)單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費，還造成文件和信息查找困難。運用計算機技術對檔案進行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發(fā)展為體系管理，由對檔案外部特征（目錄）管理到內(nèi)、外部特征（目錄和內(nèi)容）合并管理。隨著計算機及其網(wǎng)絡技術的進一步發(fā)展，實現(xiàn)檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立共聯(lián)，提供信息的橫向與縱向、歷史與現(xiàn)實記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質(zhì)量和效率，可以對所調(diào)閱的信息資源作出適時響應和脫機處理，可以保證很高的查全率和查準率，可以不受空間的限制。并且通過網(wǎng)絡服務這個寬廣的平臺，了解其他檔案工作部門概況、工作的重點和最新、最快的檔案管理信息動態(tài)。
3.電于文件保存的穩(wěn)定性
與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì)，纖維素在一定的條件下容易受到破壞：如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，可發(fā)生水解和氧化反應，在檔案工作過程中稍不注意就可能發(fā)生不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術日新月異，貯存、讀取電子文件的設備日趨成熟，我們可以根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤，大容量的移動硬盤等等。這些載體的普遍特點都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時間長，受外部環(huán)境影響小，不易損壞，具有很強的穩(wěn)定性。
4.提高了文件傳遞的速度和安全性
日常公文辦理過程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時有發(fā)生，文件傳遞的傳統(tǒng)手段是靠郵政系統(tǒng)傳送，時間受距離長短的限制。同時，文件還可能因為其他原因造成丟失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便。在應用計算機網(wǎng)絡技術下，直接通過網(wǎng)絡工其進行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時間性。
三、檔案管理利用效果的應用
新形勢下檔案管理集中體現(xiàn)在普遍采用計算機和網(wǎng)絡技術，極大地提高了檔案管理的效率和效果。一方面通過掃描等技術手段轉化成計算機可識別和處理的數(shù)字化信息，另一方面可以通過接收的電子文件逐一進行歸檔，通過信息系統(tǒng)加工和計算機網(wǎng)絡的傳輸，實現(xiàn)檔案信息的合理配置與開發(fā)利用，大大提高了檔案的管理和利用效率。
1.建立網(wǎng)絡檔案系統(tǒng)
在系統(tǒng)內(nèi)建設數(shù)字化綜合應用平臺，建立健全內(nèi)部服務網(wǎng)和公眾服務網(wǎng)，發(fā)揮網(wǎng)站的作用，使檔案網(wǎng)站成為宣傳檔案工作、開展檔案信息服務的窗口。促進檔案現(xiàn)行文件信息化的標準建設，根據(jù)系統(tǒng)建設需求，采購必要的硬件設備，為系統(tǒng)提供硬件基礎。提高檔案管理軟件的技術和應用水平，為保證檔案信息交換、實現(xiàn)檔案信息資源共享創(chuàng)造條件。制定相應的策略、保障檔案資源的原始性、安全性、可靠性。
2.加強電子文件的管理是做好檔案信息化的關鍵
（一）電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞，隨著計算機信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。上網(wǎng)前，又按著信息管理部門的統(tǒng)一要求進行了文件格式的轉換，在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性，對那些未輸送到計算機信息管理網(wǎng)上的具有保存價值的電子文檔，應由電子文件形成部門編目整理，也利用網(wǎng)絡技術向檔案部門傳輸，可以借助信息管理網(wǎng)絡在各業(yè)務管理機構與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線，建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專用子系統(tǒng)。將上網(wǎng)與未上網(wǎng)的具有保存價值的電子文件通過此系統(tǒng)傳輸給檔案部門。檔案部門經(jīng)與辦公自動化和信息管理部門協(xié)商后，要對歸檔的電子文件提出格式要求。無論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統(tǒng)一格式編目整理后，傳輸給檔案部門，不能由檔案部門自行從網(wǎng)上下載，以保證電子文件形成部門對其數(shù)據(jù)的真實性、準確性負責。
（二）電子文件歸檔所涉及的問題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門獨家很難完成，應采取電子文件形成部門、檔案部門、計算機與信息管理部門三結合的方法。電子文件形式部門了解電子文件的自然形成規(guī)律和歷史聯(lián)系，是承擔歸檔工作的主要責任者，在鑒定工作價值時最有發(fā)言權；檔案部門掌握歸檔的原則、方法，又了解全局情況，可以發(fā)揮把關和統(tǒng)籌作用；計算機與信息管理部門既是電子文件的形成單位，又是設計和維護信息管理網(wǎng)絡、管理電子信息的專業(yè)技術部門，在電子文件歸檔制度化、標準化的工作中處于舉足輕重的地位。三個部門的職能相互滲透，揚長避短，發(fā)揮各自的優(yōu)勢，在電子文件歸檔中集成一體，共同形成質(zhì)量較好的電子文檔。
（三）做好歸檔電子文件的技術處理工作，實施電子文件管理戰(zhàn)略。新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領域，對產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進行指導，保護電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會效用。
【關鍵詞】檔案；建筑工程；管理
改革開放以來，我國的建設事業(yè)發(fā)展迅速，與此同時，也形成了大量的業(yè)內(nèi)資料即工程檔案。建筑工程檔案是建筑建設活動中形成的原始的、圖物相符的有保存價值的真實記錄和實際反映。它記載著建筑物、構筑物地下管線敷設等建設活動，是建設項目管理如投資計劃、設計、施工、使用、維修及改建擴建等活動中形成的檔案文件。在對建設工程質(zhì)量、總體造價和建設工期進行管理的同時，建筑工程檔案管理作為建筑工程項目管理的一部分，工程檔案管理的好壞，直接關系到工程的質(zhì)量，影響企業(yè)的經(jīng)濟效益。如何有序地管理好建筑工程檔案既是工程本身的需要，也是檔案部門的要求。
一、工程檔案是建設工程質(zhì)量的直接反映
建設工程質(zhì)量最初是一個生活化的概念，是一種感受性評價，是對建設工程性能、品質(zhì)和安全的綜合性表述。但隨著建設工程項目廣泛實施和現(xiàn)代科學管理思潮的發(fā)展，對建設工程質(zhì)量有了嚴格的定義，即建設工程質(zhì)量是指工程滿足業(yè)主需要的，符合國家法律、法規(guī)、技術規(guī)范標準、設計文件及合同規(guī)定的特性綜合，包括：適用性、耐久性、安全性、可靠性、經(jīng)濟性、與環(huán)境協(xié)調(diào)性六個方面。特別是隨著量化分析和精細化管理的推動，對建設工程質(zhì)量有了一系列精確的評價體系。當我們的評價由感受性的經(jīng)驗模式上升到以數(shù)據(jù)和現(xiàn)狀圖紙為依據(jù)的體系化模式時，對建設工程質(zhì)量的評價就不再是以到工程現(xiàn)場看看就行了，而是以建設工程檔案為基礎，以指標的量化統(tǒng)計分析為手段，進行綜合測評了。這實際上是說，建設工程檔案直接反映了建設工程質(zhì)量，我們應以建設工程檔案為依據(jù)來全面評價工程質(zhì)量。
建設工程檔案作為建設工程質(zhì)量直接反映還有一層非常重要的意義，那就是在工程建設過程中，有許多工序的內(nèi)容是要被下一道工序所掩蓋的，也就是通常所說的隱蔽工程。對這一部分，在工程竣工后我們是看不到摸不著的，也難以檢測得到，我們只能根據(jù)掩蓋前的照片、錄像、圖紙以及各種現(xiàn)場記錄對這一部分工程內(nèi)容進行評價，工程檔案在此的作用就是無可替代了。
在前面我們已經(jīng)論述過建設工程檔案是建設工程的有機組成部分，從現(xiàn)代管理科學的角度來看，建設工程檔案的質(zhì)量也是建設工程質(zhì)量的重要構成部分。工程檔案質(zhì)量好，反映工程管理規(guī)范，反映工程管理人員素質(zhì)高，反映工程質(zhì)量好。這一個觀點可以從建設工程項目參評“魯班獎”、“芙蓉獎”等獎項活動可以看出。凡是有意參評的項目，建設、施工各方對建設工程檔案管理都是非常重視的，都非常重視檔案的真實性、完整性，包括施工現(xiàn)場拍照、錄像等方面都是非常重視的，對檔案的收集、編制和整理就更加認真細致、精益求精了。
二、建筑工程檔案管理需要解決的問題
1.檔案材料不完整。檔案材料不完整是建筑工程檔案存在的主要問題。工程項目歸檔率較好的單位能達到80%左右，較差的單位情況就不同了。很多工程項目竣工后沒有檔案材料，或只有工程主體檔案，沒有配套工程檔案，鍋爐房、地下管線、園林綠化等檔案材料寥寥無幾。
2.缺乏統(tǒng)一的管理模式。從檔案管理機構上看，有的單位成立了專門的檔案室，工程檔案管理較好。有的單位則不然，工程檔案由其他業(yè)務部門代管或由文書檔案員兼管，形成的檔案材料五花八門。
3.缺乏復合型檔案管理人員?；鶎訂挝坏臋n案管理人員專業(yè)素質(zhì)較差，既缺乏檔案管理業(yè)務知識，又缺乏相關的業(yè)務知識，難以適應工作需要。
三、建筑工程檔案有效管理的措施
1.思想上要重視工程檔案管理工作。工程建設中普遍存在著對工程檔案管理工作不太重視的情況，到工程完工即將交工驗收時，才開始應付整理，這給檔案整理帶來很大難度。其主要原因在于工程建設管理過程中，企業(yè)對建筑工程檔案在思想上重視程度不夠。由于資料整理瑣碎，不產(chǎn)生經(jīng)濟效益，施工過程中現(xiàn)場又非常繁忙，施工人員絕大部分精力集中在工地，對資料整理一般都是被動應付。如果不認真進行督導檢查，到最后內(nèi)業(yè)很有可能一塌糊涂，更有甚者，大量的缺資料，所以內(nèi)業(yè)資料應定期或不定期檢查評比，引起各方面重視，避免大量的工作堆積。必要時可采取強制措施與計量支付掛鉤，為搞好檔案管理工作提供保證。有鑒于此，建筑企業(yè)管理部門、檔案管理部門應該進一步加強對建筑行業(yè)的檔案管理的法制教育工作。
2.建立健全檔案打理制度是做好建筑工程檔案管理的基礎。為了加強對工程建設各階段檔案資料的有序管理，保證歸檔資料及圖紙的準確、齊全、規(guī)范，建設單位在項目建設初期（從工程立項開始）就應按照國家檔案管理的有關規(guī)定，結合建筑實際情況，制定相應的檔案管理制度、措施。同時要明確建設單位、勘察設計單位、招投標機構、施工單位、監(jiān)理單位等工程項目管理人員及檔案人員在工程檔案形成過程中各自所應承擔的職責，規(guī)范檔案資料的收集、整理，以保證工程自立項開始與檔案跟蹤管理同步。完整的先期文件很重要，在維護建設單位的合法權益方面有重要的依據(jù)、憑證作用。
3.嚴格把好竣工驗收檔案資料質(zhì)量關，使工程竣工驗收檔案充分發(fā)揮其憑證作用。工程竣工驗收時，建設單位檔案管理人員要會同工程項目管理人員，按照建筑工程檔案歸檔范圍的要求，對工程建設中形成的全部文件進行全面的檢查、審核，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，補缺補漏，務必使得竣工材料做到真實、完備、及時，歸檔范圍符合要求，認真貫徹執(zhí)行《建設工程質(zhì)量管理條例》和《工程竣工驗收備案制》的有關條文，把好竣工驗收關，把竣工檔案的驗收、移交作為整個工程驗收的一個重要環(huán)節(jié)和內(nèi)容，做到工程竣工驗收與檔案驗收同步。移交合格工程檔案的，由建設單位發(fā)給《建設工程檔案合格證》。不按規(guī)定移交檔案或移交的檔案不符合要求的，不發(fā)給《建設工程檔案合格證》，建設單位不結清尾款，以確保下程建設檔案的完整、準確、系統(tǒng)。
4.加強對工程檔案管理人員和有關技術人員進行培訓的力度。隨著改革開放的不斷深入和建筑業(yè)的不斷發(fā)展，建筑檔案管理工作的特點也有了新的變化，從而提高檔案干部隊伍的管理水平也更加重要。檔案管理人員的業(yè)務索質(zhì)包括服務意識、服務質(zhì)量、服務水平。檔案管理人員要增強服務意識，認清檔案工作的意義和重要性。努力提高服務質(zhì)量和服務水平，要運用現(xiàn)代化的科學技術和設備，采用科學的管理方法，更好地服務于建筑工程檔案管理工作。檔案管理人員要更新觀念，提高認識，變被動為主動，認真領會和掌握有關法律、法規(guī)的內(nèi)容及主管部門的有關規(guī)定，在工作中靈活運用；要有較強的責任心，嚴把工程檔案質(zhì)量關。
5.加強施工管理，強化檔案材料編制工作。按照標準編制工程檔案材料，是施工單位最基本的業(yè)務條件。一個施工隊不會編制工程內(nèi)業(yè)材料，就不具備承包工程的資格。工程檔案材料的質(zhì)量，關鍵在于編制形成過程。施工單位應明確自己的責任，加強對施工技術人員編制檔案材料的訓練，不斷提高編制工程檔案材料的業(yè)務水平。開發(fā)公司要加強對施工的監(jiān)督和管理，檢查工程檔案材料編制情況，按照標準形成檔案材料，給后人留下寶貴的財富。
四、結語
當前，我國的建筑市場面臨嚴峻的挑戰(zhàn)和激烈的競爭，管理體制必將漸進改革，建筑工程檔案管理也會涌現(xiàn)新情況，同時也存有較大的發(fā)展機遇和空間。我們應以積極學習和借鑒國外先進建筑工程檔案管理經(jīng)驗的態(tài)度，充分發(fā)揚我們已有的優(yōu)勢，重視加強建筑工程檔案人才的培養(yǎng)和激勵機制的完善，不斷總結建筑工程檔案管理的經(jīng)驗，使建筑工程檔案更好地為我們的經(jīng)濟建設和構建和諧社會服務。
參考文獻
