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第1篇

2000年12月6日中華人民共和國(guó)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《歸檔文件整理規(guī)則》正式頒布實(shí)施，結(jié)束了文書檔案過去以六個(gè)特征為主的傳統(tǒng)組卷方法，開始了簡(jiǎn)便易操作的歸檔文件整理。我縣自2002年開始，大部分機(jī)關(guān)單位文書檔案整理適用歸檔文件整理方法。歸檔文件整理就是將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒，并使之有序化的過程。在這里，需要理解“件”的含義。何為“件”？“件”是歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與簽批單、底稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)（本）為一件，來文與復(fù)文可為一件。“為一件”就是將文件材料的實(shí)體裝訂在一起，編目時(shí)也被視為一條條目。

一般情況下，歸檔文件整理大致有文件材料收集、分年度、分級(jí)別、分類別、分保管期限、文件裝訂、排列、加蓋填寫歸檔章、編目、裝盒、入庫(kù)等程序。

收集工作就是按照黨和國(guó)家的有關(guān)規(guī)定要求，通過一定的方式和手續(xù)，把分散在機(jī)關(guān)各科室部門、個(gè)人手中或散失在其它地方的文件材料，集中到單位檔案室實(shí)行集中統(tǒng)一管理。收集工作是檔案工作的基礎(chǔ)，是檔案工作中極為重要的一環(huán)，文件材料收集要做到齊全完整。

對(duì)于文書檔案，要依照國(guó)家檔案局第8號(hào)令《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》對(duì)單位文書檔案材料進(jìn)行收集，要以“我”為主，即本機(jī)關(guān)單位形成的文件材料是收集歸檔重點(diǎn)。我們不僅要重視紅頭文件，還應(yīng)重視其他非紅頭形式文件收集，如會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、工作總結(jié)報(bào)告、黨團(tuán)員（干部）名冊(cè)、介紹信、人員調(diào)配、工資表、各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表、合同協(xié)議等等。總之，凡是反映本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的文件材料均屬歸檔范圍。

分年度就是區(qū)分文件材料的所屬年度，把不同年度的文件分開。不同年度的文件一般不得放在一起歸檔。一般根據(jù)文件成文最后的落款日期進(jìn)行劃分。有幾種特殊情況：跨年度召開的會(huì)議文件材料歸入會(huì)議結(jié)束年；跨年度形成的案件文件材料歸入案件辦結(jié)的年度；跨年度的復(fù)文一般應(yīng)與來文或去文一起歸入復(fù)文的年度；跨年度的計(jì)劃規(guī)劃歸入開始年，跨年度的總結(jié)歸入最后一年。

分級(jí)別就是在保持文件之間有機(jī)聯(lián)系的基礎(chǔ)上，將上級(jí)機(jī)關(guān)、本機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)與不相隸屬機(jī)關(guān)和下級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料分開整理。但對(duì)聯(lián)系密切的文件，如請(qǐng)示與批復(fù)等，不能為了分級(jí)別而將其分割開。實(shí)際操作中我們可將文件大致分為國(guó)家、省、市、縣等級(jí)別。

分類別就是根據(jù)本機(jī)關(guān)制定的文書檔案分類方案，將每份文件進(jìn)行分類。可分為組織機(jī)構(gòu)分類法和問題分類法。組織機(jī)構(gòu)分類法，就是將歸檔文件材料按其形成或承辦部門進(jìn)行分類。問題分類法，就是按照文件材料所記述和反映的問題進(jìn)行分類。我縣大部分機(jī)關(guān)單位采用“問題分類法”，都制定了《本機(jī)關(guān)文書檔案分類方案》，依據(jù)該方案對(duì)文件進(jìn)行劃分類別，在劃分類別時(shí)一般同時(shí)要求提煉出歸檔文件的主題詞，將文件所在類別和主題詞用鉛筆在文件左上角標(biāo)出。

機(jī)關(guān)文書檔案的保管期限分為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。劃分保管期限時(shí)要按照本機(jī)關(guān)文書檔案保管期限規(guī)定進(jìn)行。在這里，我們將國(guó)家檔案局8號(hào)令第七、八條關(guān)于文書檔案永久、定期的內(nèi)容摘錄如下，供參照劃分期限。

永久保管的文書檔案主要包括：

（一）本機(jī)關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料；

（二）本機(jī)關(guān)召開重要會(huì)議、舉辦重大活動(dòng)等形成的主要文件材料；

（三）本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料；

（四）本機(jī)關(guān)關(guān)于重要問題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，重要的報(bào)告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；

（五）本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件材料；

（六）本機(jī)關(guān)房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料；

（七）上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料；

（八）同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問題的來函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。

定期保管的文書檔案主要包括：

（一）本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料；

（二）本機(jī)關(guān)召開會(huì)議、舉辦活動(dòng)等形成的一般性文件材料；

（三）本機(jī)關(guān)人事管理工作形成的一般性文件材料；

（四）本機(jī)關(guān)一般性事務(wù)管理文件材料；

（五）本機(jī)關(guān)關(guān)于一般性問題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，一般性工作報(bào)告、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；

（六）上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的一般性文件材料；

（七）上級(jí)機(jī)關(guān)和同級(jí)機(jī)關(guān)制

發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料；（八）同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問題的來函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料；

（九）下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的年度或年度以上計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)、重要專題報(bào)告等文件材料。

文件裝訂就是采用符合檔案保護(hù)要求的裝訂材料，將歸檔文件以“件”為單位裝訂在一起。一般采用棉線使用縫紉機(jī)或“三孔一線”方法左側(cè)裝訂，且將文件左、下側(cè)對(duì)齊。裝訂前應(yīng)對(duì)破損的、字跡易褪變的文件進(jìn)行修裱、復(fù)制，對(duì)超大紙張的文件進(jìn)行折迭，去除文件上易銹蝕的金屬物等；裝訂時(shí)，要按一定順序給文件排序，一般順序?yàn)椋赫脑谇埃炁鷨巍⒌赘逶诤螅徽脑谇埃郊诤螅辉谇埃瑥?fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；收文處理閱辦單在前，正式文件在后；來文和復(fù)文作為一件時(shí)，復(fù)文在前，來文在后。

文件排列，就是依據(jù)事由原則確定全宗內(nèi)歸檔文件先后順序的過程。機(jī)關(guān)文書檔案的文件排序首先需在同一個(gè)保管期限內(nèi)將同一事由的文件排列在一起，同一事由的文件可按文件重要程度排列，也可按文件形成的時(shí)間先后順序排列。其次將不同事由的文件按照文書檔案分類方案中的不同問題、分類集中排列起來。對(duì)于某一次會(huì)議材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、信息簡(jiǎn)報(bào)等成套性的文件應(yīng)集中排列在一起，保管期限按照其中文件的最高期限來劃定。

歸檔章一般加蓋在每份文件的首頁(yè)上端居中空白位置。項(xiàng)目有全宗號(hào)、年度、件號(hào)、類別、保管期限、盒號(hào)等。式樣如下：

蓋歸檔章和填寫內(nèi)容時(shí)需用耐久性材料，如紅色印泥、碳素墨水等。

全宗號(hào)是檔案館給立檔單位所編制的代號(hào)。沒有向縣檔案館進(jìn)行過移交的單位沒有全宗號(hào)，暫時(shí)可不填寫，待檔案館給定全宗號(hào)后再填寫。

類別是按單位制定的文書檔案分類方案中的大類，可簡(jiǎn)寫為“一、二、三”等。

年度是歸檔文件的形成年度，用4位阿拉伯?dāng)?shù)字填寫，如“2005”，不能簡(jiǎn)化為“05”。

期限是按照已確定的歸檔文件保管期限，分別填寫“永、30年、10年”。

件號(hào)是文件的排列順序號(hào)，同一保管期限、同一年度內(nèi)從“1”開始編號(hào)，即永久、30年、10年分別編號(hào)，每年形成三個(gè)流水號(hào)。

盒號(hào)是文件所存放的檔案盒位置號(hào)。同一保管期限從“1”開始編號(hào)，可一年一年續(xù)編；也可以同一保管期限、同一年度內(nèi)從“1”開始，即永久、30年、10年分別編號(hào)，每年形成三個(gè)流水號(hào)。

裝盒將歸檔文件按照件號(hào)的先后順序裝入檔案盒。基本要求是將同一年度、同一保管期限的歸檔文件，根據(jù)檔案數(shù)量多少裝不同規(guī)格型號(hào)的檔案盒。不同年度、不同保管期限的歸檔文件不應(yīng)混裝入同一盒內(nèi)。同一類別的檔案可根據(jù)數(shù)量多少可裝一盒或多盒，保證檔案材料與盒的厚度適宜即可。

盒脊及封面和備考表需填寫完整仔細(xì)。盒脊及封面要與歸檔章填寫項(xiàng)目一致，并注意規(guī)范整潔，美觀大方。封面主要填寫的項(xiàng)目是全宗名稱即立檔單位的全稱；盒脊背填寫項(xiàng)目主要包括全宗號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）、起止件號(hào)、盒號(hào)等，其中，起止件號(hào)填寫盒內(nèi)第一份歸檔文件的件號(hào)和最后一份歸檔文件的件號(hào)，中間用“—”連接。結(jié)合實(shí)際操作，建議盒脊背與封面內(nèi)容均沿盒線居中的位置用印章加蓋。備考表主要是對(duì)盒內(nèi)歸檔文件作必要的注釋說明，主要包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期，其中，盒內(nèi)文件情況說明重點(diǎn)填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。

編目即編制歸檔文件目錄，需按照排定好的順序以“件”為單位逐一編目。在目錄中一件即為一條條目。結(jié)合縣檔案館使用的八九數(shù)碼檔案管理軟件信息系統(tǒng)，為便于移交檔案目錄轉(zhuǎn)入軟件數(shù)據(jù)庫(kù)，歸檔文件目錄使用Excel格式，內(nèi)容設(shè)置樣式如下：

全宗名稱為立檔單位全稱。

年度為歸檔文件形成年度，用4位阿拉伯?dāng)?shù)字。

保管期限為永久、30年、10年。

盒號(hào)、件號(hào)與歸檔章上的填寫保持一致。

文號(hào)為文件的發(fā)文字號(hào)。

題名為文件標(biāo)題，沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的應(yīng)自擬標(biāo)題，外加方括號(hào)“[]”。

責(zé)任者為發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。聯(lián)合發(fā)文是多個(gè)責(zé)任者的，可填主辦單位。

成文時(shí)間為文件的形成時(shí)間，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如“20050102”。

頁(yè)數(shù)為該份歸檔文件的總頁(yè)數(shù)，文件中只要有圖文的頁(yè)面均為一頁(yè)。

備注填寫歸檔文件需要補(bǔ)充和說明的情況。

第2篇

關(guān)鍵詞：電子檔案管理系統(tǒng)；收集整理；檔案歸檔；檔案上交；檔案匯交；檔案分發(fā)；檔案接收

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-3044(2011)22-5279-02

Research on Collection and Arrangement in Electronic Records Management System

HOU Li-li

(Automation Institute of Lanzhou Petrochemical Company, Lanzhou 730060, China)

Abstract: Collection and arrangement of records, the core module of Electronic Records Management System, which occupy most part of work, relate to whether the advantages of Electronic Records Management System comparing with old handwork management of records are really obvious or not. The functions of the whole and every module of collection and arrangement in Electronic Records Management System of Petro China are introduced.

Key words: electronic records management system; collection and arrangement; records filing; records handing in; records distributing; records receiving

傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)的一般原理是：部門檔案歸檔人員將實(shí)體檔案提交到檔案管理部門，由檔案管理部門人員負(fù)責(zé)檔案的入庫(kù)管理。由于不能充分發(fā)揮電子文件的優(yōu)勢(shì)，造成手工勞動(dòng)量大，操作程序復(fù)雜，人力、物力資源浪費(fèi)，而且檔案利用率極差。為了加快中國(guó)石油天燃?xì)饧瘓F(tuán)公司信息化的發(fā)展，統(tǒng)一各個(gè)下屬單位檔案管理規(guī)范，形成中石油檔案共享知識(shí)平臺(tái)，項(xiàng)目組在信息部的支持下，與微軟合作開發(fā)了中國(guó)石油檔案管理系統(tǒng)。

系統(tǒng)的原理是：部門檔案歸檔人員將檔案電子條目錄入，經(jīng)過歸檔部門領(lǐng)導(dǎo)和檔案部門領(lǐng)導(dǎo)審核后，檔案電子條目自動(dòng)提交給檔案管理部門，隨即可同步提交實(shí)體檔案和清單，由檔案管理部門人員進(jìn)行檔案整理和入庫(kù)維護(hù)。這部分功能主要由系統(tǒng)中收集整理模塊完成。本文介紹收集整理模塊的總體功能結(jié)構(gòu)和各個(gè)子模塊的工作原理。

1 總體功能結(jié)構(gòu)圖

“收集整理”模塊主要包含“檔案歸檔”和“檔案上交”的功能。

檔案歸檔的目標(biāo)為協(xié)助歸檔部門和檔案部門的用戶將電子和實(shí)體檔案歸到中國(guó)石油檔案管理系統(tǒng)中，以達(dá)到提供借閱利用的目的。檔案上交的目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)油氣勘探開發(fā)類檔案的匯交和分發(fā)。圖1是收集整理模塊的總體功能結(jié)構(gòu)圖。

2 檔案歸檔

檔案歸檔包含預(yù)歸檔、歸檔整理、檔案整理三個(gè)子模塊。

2.1 各個(gè)子模塊任務(wù)

2.1.1 預(yù)歸檔

1）歸檔部門人員對(duì)待審核檔案的電子條目進(jìn)行錄入、編輯、提交；

2）歸檔部門領(lǐng)導(dǎo)審核；

3）檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)審核；

2.1.2 歸檔整理

1）部門歸檔人員對(duì)不需審核的電子條目錄入、編輯、移交；

2）部門歸檔人員對(duì)實(shí)體檔案的同步歸檔：歸檔清單打印、實(shí)體檔案同步移交到檔案管理部門；

2.1.3 檔案整理

檔案管理部門人員對(duì)歸檔部門提交的電子和實(shí)體檔案編輯、實(shí)體整理、歸檔辦結(jié)；

2.2 檔案歸檔流程步驟

如圖2，系統(tǒng)提供四種歸檔流程，可由各單位根據(jù)本單位業(yè)務(wù)情況選擇使用。

2.2.1 標(biāo)準(zhǔn)流程歸檔

對(duì)應(yīng)上圖的全部五個(gè)步驟12345。

2.2.2 直接歸檔

歸檔流程從第四步開始，即從“歸檔整理”步驟開始，這種歸檔流程完全以實(shí)體歸檔發(fā)起，去掉了前面三步電子條目先歸檔的過程，檔案歸檔只經(jīng)過45兩步流程完成。例如：總部的檔案歸檔就是這種流程。

2.2.3 檔案部門審核

對(duì)應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)歸檔流程去掉第二步，即1345。對(duì)應(yīng)系統(tǒng)中就是檔案條目在“預(yù)歸檔”步驟由檔案部門審核通過后，進(jìn)入到“歸檔整理”步驟，由部門歸檔人員進(jìn)行實(shí)體歸檔工作。

2.2.4 歸檔部門審核

對(duì)應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)歸檔流程去掉第三步，即1245。對(duì)應(yīng)系統(tǒng)中就是檔案條目在“預(yù)歸檔”步驟由歸檔部門審核通過后，進(jìn)入到“歸檔整理”步驟，由部門歸檔人員進(jìn)行實(shí)體歸檔工作。

3 檔案上交

檔案上交分為檔案匯交、檔案分發(fā)、檔案接收三個(gè)子模塊。如圖3，源單位（如油氣田A、油氣田B……）把檔案上交到目標(biāo)匯交單位（如勘探開發(fā)研究院）。如圖4，由檔案產(chǎn)生部門將檔案分發(fā)到各個(gè)下屬單位檔案部門（如A單位檔案部門、B單位檔案部門……），由這些部門利用“檔案接收”功能，將檔案接收到系統(tǒng)的收集整理模塊中，進(jìn)行編輯和存檔。

4 結(jié)束語(yǔ)

中國(guó)石油檔案管理系統(tǒng)目前已在中石油多家下屬單位上線。作為檔案系統(tǒng)的核心模塊――收集整理，以其簡(jiǎn)潔的歸檔程序、嚴(yán)密的在線審批流程、兼容的條碼和清單打印功能大大方便了用戶單位的推廣和使用，促進(jìn)了企業(yè)的減員增效。“電子文件先歸檔、實(shí)體隨后”的管理理念，使歸檔部門確保實(shí)體檔案要和相應(yīng)的電子檔案一致，并同步提交到檔案管理部門。跨部門、跨地區(qū)的不同單位間檔案的匯交、分發(fā)和接收，只需幾個(gè)簡(jiǎn)單步驟即可在線完成。電子條目的錄入項(xiàng)設(shè)置嚴(yán)格遵守《中國(guó)石油天然氣集團(tuán)公司檔案管理手冊(cè)》規(guī)定的檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)規(guī)范和檔案信息化規(guī)范。系統(tǒng)統(tǒng)一了中石油各個(gè)下屬單位檔案管理規(guī)范，將成為中石油集團(tuán)公司檔案管理平臺(tái)和共享知識(shí)中心。

參考文獻(xiàn)：

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第3篇

一、加強(qiáng)并創(chuàng)新檔案管理意識(shí)

不少企業(yè)或者組織對(duì)于人事檔案管理是不重視的，認(rèn)為整理人事檔案無(wú)非是將所有人的主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)進(jìn)行簡(jiǎn)單的登記保存而已，對(duì)于企業(yè)或者組織的發(fā)展毫無(wú)意義，同時(shí)還要分配人事檔案管理人員，對(duì)于組織來說無(wú)非是又一項(xiàng)支出。加強(qiáng)人事檔案管理的第一步，也是首要環(huán)節(jié)就是要加強(qiáng)醫(yī)院內(nèi)部的人事檔案管理意識(shí)。

首先，在醫(yī)院的管理者之間應(yīng)該達(dá)成一致意見：對(duì)人事檔案管理樹立重視意識(shí)。這有利于人事檔案管理的有效貫徹實(shí)施，自上而下地推進(jìn)人事檔案管理工作的開展。對(duì)于人事檔案管理給予更多的資源，包括人力資源，招聘專門的檔案管理人才；物力資源，提供人事檔案管理資料室，配備基本的辦公用品；財(cái)力資源，提供更多款項(xiàng)，為人事檔案管理工作的順利進(jìn)行提供有效的物質(zhì)保障。其次，提高全員的檔案意識(shí)，通過公布文件、通知、公告等，來讓醫(yī)院全員了解認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性，增強(qiáng)各崗位人員的工作積極性與責(zé)任感，提高全員的工作效率。最后，人事檔案管理人員應(yīng)該增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)，確保人員充分履行工作職責(zé)；人事檔案管理人員也應(yīng)轉(zhuǎn)變檔案管理理念，解放思想，創(chuàng)新觀念，開拓思路，尋找一種高效、創(chuàng)新且具有“人性化”的人事檔案管理方法。

二、建立健全人事檔案管理機(jī)制

人事檔案管理機(jī)制是人事檔案管理的重要保障，也是人事檔案管理得以順利進(jìn)行所需要遵循的依據(jù)。人事檔案管理機(jī)制需要建立健全人事檔案管理制度，將人事檔案的管理過程規(guī)范化、程序化、專門化。通過科學(xué)的方法以及利用現(xiàn)代化信息技術(shù)管理手段，規(guī)定檔案更新周期、更新時(shí)間、托管人員、可以翻閱人員、可使用人員等，明確職權(quán)與分工。對(duì)人事檔案進(jìn)行科學(xué)性、系統(tǒng)性、全面性地管理。人事檔案管理的主要分為“收集信息―整理信息―分類歸檔”三個(gè)主要步驟。建立健全人事檔案管理機(jī)制需要從人事檔案管理的三個(gè)主要步驟入手，逐步進(jìn)行規(guī)范，并且對(duì)每個(gè)步驟的著重點(diǎn)進(jìn)行總結(jié)強(qiáng)調(diào)。

首先，收集信息。這是人事檔案管理的基礎(chǔ)。收集信息能否有效進(jìn)行關(guān)系到人事檔案的信息是否全面。收集信息作為人事檔案管理的重要環(huán)節(jié)必須強(qiáng)調(diào)細(xì)致性和全面性。收集信息需要將檔案管理人員按科室進(jìn)行分工，明確責(zé)權(quán)，從收集信息的第一步開始到分類歸檔的最后一步截止，負(fù)責(zé)該科室檔案的人員不能更替，若有特殊情況，一定要做好交接工作，明確檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)與保密意識(shí)；其次，整理信息。這是人事檔案管理的關(guān)鍵步驟。對(duì)人事檔案信息的整理強(qiáng)調(diào)檔案管理人員的協(xié)作分工，醫(yī)院各個(gè)科室的人事檔案最好由專門的人員進(jìn)行整理，即在檔案管理之前所分配的人員。最后，分類歸檔。人事檔案的管理，不僅僅是強(qiáng)調(diào)對(duì)檔案的收集、整理與保管，更重要的是能夠有效利用科學(xué)的人事檔案管理，來促進(jìn)醫(yī)院內(nèi)部的人才考察與人才選拔。所以分類歸檔時(shí)，應(yīng)該注意檔案類別的系統(tǒng)性與檔案使用時(shí)的便捷性。

三、創(chuàng)新人事檔案管理方法

第4篇

關(guān)鍵詞：檔案管理；現(xiàn)代化；要求

Abstract: The progresses of the society, the development of the times, want everything to keep pace with the times. File management is no exception, the pattern of modernization management, modernization of the standardized operation, and integration into the world economy is the important step. This article starts from the modernization of the archives management content, necessity and requirements of the three aspects of the development of the modernization of the archives management.

Key words: file management; modernization; requirements

中圖分類號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：文章編號(hào)：

引言

隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步和信息技術(shù)的飛速發(fā)展，信息成為當(dāng)今社會(huì)的寶貴資源，信息的價(jià)值將隨著社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步不斷上升，無(wú)論是個(gè)人生活還是企業(yè)發(fā)展、科學(xué)研究等都離不開信息。21世紀(jì)的檔案，將是一個(gè)知識(shí)、信息高度密集的領(lǐng)域，檔案工作現(xiàn)代化、專業(yè)化、技術(shù)化、信息化程度越來越高，這就要求一切都要與時(shí)俱進(jìn)。現(xiàn)代化的模式管理，現(xiàn)代化的規(guī)范操作，是和世界經(jīng)濟(jì)接軌的重要步驟。

一、檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)容

檔案管理現(xiàn)代化從內(nèi)容上講主要包含有以下四方面的內(nèi)容：檔案資源的信息化、檔案保護(hù)的現(xiàn)代化、管理手段的現(xiàn)代化以及檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化等四點(diǎn)。但是從其概念的外延上講，檔案管理的現(xiàn)代化指的則是―個(gè)相對(duì)的、發(fā)展的、動(dòng)態(tài)的概念范疇，因?yàn)樵诓煌瑫r(shí)期都會(huì)賦予檔案管理現(xiàn)代化的各種內(nèi)容。

（一）檔案資源的信息化。在當(dāng)前信息化的大時(shí)代背景下，信息化已逐漸地發(fā)展成為各行各業(yè)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化發(fā)展內(nèi)容的主導(dǎo)，因?yàn)橐孕畔⒒氖侄沃饾u地推動(dòng)現(xiàn)代化的進(jìn)步是我國(guó)今后國(guó)民經(jīng)濟(jì)以及社會(huì)發(fā)展的主要趨勢(shì)和方向。而在檔案資源的管理領(lǐng)域?qū)崿F(xiàn)信息化更是作為高科技的信息技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域?qū)用嫠鶎?shí)施的創(chuàng)新實(shí)踐，主要的工作內(nèi)容和步驟是將檔案資源以及與檔案管理相關(guān)的各項(xiàng)管理程序，通過科技化的手段實(shí)現(xiàn)信息系統(tǒng)加工以及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)整體的運(yùn)轉(zhuǎn)和傳輸，最終實(shí)現(xiàn)檔案管理資源在整體上的合理配置和有效的開發(fā)利用，并進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)整個(gè)檔案信息資源的全社會(huì)共享。

（二）檔案保護(hù)的現(xiàn)代化。一般來講，傳統(tǒng)意義上針對(duì)檔案保護(hù)的現(xiàn)代化主要指的是針對(duì)檔案庫(kù)房、與檔案管理相關(guān)的設(shè)施設(shè)備以及檔案載體保管保護(hù)的整體水平方面所實(shí)現(xiàn)的現(xiàn)代化。伴隨著科技的進(jìn)步和發(fā)展，新型存儲(chǔ)介質(zhì)快速發(fā)展以及現(xiàn)代化信息技術(shù)的持續(xù)涌現(xiàn)，發(fā)展出了一些新型的承載檔案信息的載體，較有代表性的如機(jī)讀檔案、電子檔案、聲像檔案等等，都是科技化發(fā)展的結(jié)果，較之原有的傳統(tǒng)的信息存儲(chǔ)方式，這些針對(duì)信息的記錄和存儲(chǔ)方式更加方便、全面和高效。所以也正在被越來越多的人廣泛應(yīng)用。因?yàn)樾滦偷妮d體檔案在使用方式以及存儲(chǔ)方面都和傳統(tǒng)的檔案信息的存儲(chǔ)介質(zhì)存在著顯著的差距，所以，相關(guān)的檔案管理部門應(yīng)當(dāng)著重加強(qiáng)針對(duì)新型載體的檔案存儲(chǔ)及管理的方式進(jìn)行高效的研究，以便于使其更好地服務(wù)于檔案管理的工作。

（三）管理手段的現(xiàn)代化。一般情況下，檔案管理手段的現(xiàn)代化的內(nèi)容主要包含有以下幾個(gè)方面：首先是理論手段的現(xiàn)代化，這個(gè)具體指的是要實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代管理方法的理論和應(yīng)用層面的現(xiàn)代化，適當(dāng)?shù)赝ㄟ^開展針對(duì)已經(jīng)形成規(guī)模的現(xiàn)代化管理方法的學(xué)習(xí)和借鑒，然后通過針對(duì)自己實(shí)際情況的結(jié)合，在實(shí)踐中實(shí)現(xiàn)自身的提高和進(jìn)步，并最終實(shí)現(xiàn)具有自己特色的檔案管理現(xiàn)代化的理論體系。其次是要保證先進(jìn)技術(shù)手段在檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化過程中的應(yīng)用，在開展檔案管理現(xiàn)代化的過程中一定要持續(xù)地將現(xiàn)代社會(huì)中較為先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備、手段以及相關(guān)的技術(shù)成果逐步地引入到檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)踐過程中，最終全面、高效地實(shí)現(xiàn)檔案管理的專業(yè)化和自動(dòng)化。

（四）檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化。從本質(zhì)上講，檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化也作為檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的重要基礎(chǔ)而存在的，因?yàn)闄n案管理的現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)是建立在先進(jìn)的技術(shù)、嚴(yán)密的分工以及廣泛協(xié)作的情況下的，而針對(duì)檔案標(biāo)準(zhǔn)化的實(shí)現(xiàn)則主要是通過制定并積極貫徹相關(guān)的一系列的各種標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，進(jìn)一步使得相關(guān)的技術(shù)應(yīng)用以及分工協(xié)作實(shí)現(xiàn)統(tǒng)―的標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)，最終可以保證檔案管理的各項(xiàng)工作實(shí)現(xiàn)有機(jī)地聯(lián)系和統(tǒng)一，并在最終的檔案的管理下現(xiàn)代化的過程中取得最優(yōu)的效益。

二、實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的必要性

實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化不僅僅是檔案行業(yè)實(shí)現(xiàn)自身的突破和發(fā)展的需要，同時(shí)更是時(shí)展的需要。科技化的進(jìn)步帶動(dòng)了一切相關(guān)行業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步，檔案管理行業(yè)如果想要實(shí)現(xiàn)高效、科學(xué)的發(fā)展，那么就必須保證自己要時(shí)刻緊跟時(shí)展的步伐，同時(shí)在這個(gè)過程中逐漸地發(fā)展并完善自身，這樣才有可能不在行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)中被淘汰。另外一個(gè)方面檔案管理的現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)也是迎合了時(shí)展的需要，在幾乎所有行業(yè)都實(shí)現(xiàn)高科技化的騰飛發(fā)展的時(shí)候，如果檔案管理行業(yè)還在固步自封，滿足于自己的小進(jìn)步的話，那么就不僅僅會(huì)跟整個(gè)時(shí)代脫軌，同時(shí)更會(huì)被狠狠地甩在時(shí)展的脈搏之后。

三、實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的要求

目前我國(guó)的發(fā)展正處在一個(gè)轉(zhuǎn)型時(shí)期，時(shí)代的進(jìn)步和發(fā)展需要各方面齊頭并進(jìn)，關(guān)系到發(fā)展命脈的檔案的存儲(chǔ)和管理更需要十分重視。而要實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化則主要可以從以下四個(gè)方面開始著手。

（一）實(shí)現(xiàn)檔案館管理現(xiàn)代化。這一過程的實(shí)現(xiàn)要求首先要實(shí)現(xiàn)管理思想的現(xiàn)代化，因?yàn)樗枷胗^念的現(xiàn)代化是保證實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)和前提，所以，如果想要實(shí)現(xiàn)思想觀念的現(xiàn)代化，那么就必須要保證解決人對(duì)于檔案管理層面的相關(guān)認(rèn)識(shí)問題的現(xiàn)代化。同時(shí)還要求所有檔案館的全體成員尤其是負(fù)責(zé)檔案管理的直接責(zé)任人，一定要秉持認(rèn)清形勢(shì)，更新觀念，解放思想，勇于改革的思想作風(fēng)，同時(shí)還要不斷研究新情況，探索新的管理模式和途徑。

（二）必須做好檔案館各項(xiàng)基礎(chǔ)工作。伴隨著科技化、信息化社會(huì)的到來，人們?cè)趯?duì)于高效化、科學(xué)化地開發(fā)并利用檔案管理信息方面的需求越來越旺盛，呼聲也越來越高，在這種情況下，就要求檔案館在相關(guān)基礎(chǔ)工作的開展方面必須要實(shí)現(xiàn)新的突破、更高層次的發(fā)展。因?yàn)橹挥邪褭n案館最基礎(chǔ)的工作和步驟搞好了，才有可能最終順利地實(shí)施檔案管理的現(xiàn)代化，同時(shí)也才能使得現(xiàn)代化管理手段得到最好的發(fā)揮。同時(shí)從未來發(fā)展的角度來看，一旦搞好了檔案館的基礎(chǔ)建設(shè)工作，那么不僅有利于當(dāng)前人們對(duì)于相關(guān)信息的提供利用，同時(shí)也為現(xiàn)代化管理的實(shí)現(xiàn)奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。從工作內(nèi)容上講，要做好檔案館的基礎(chǔ)工作，因?yàn)橹挥袑⒒A(chǔ)工作做得越加地細(xì)致和全面，同時(shí)準(zhǔn)備工作做得越充分，那么檔案管理現(xiàn)代化的目標(biāo)才越可能順利地開展進(jìn)行。

（三）全面地保管好各種內(nèi)容、各種不同載體材料。在針對(duì)檔案館的相關(guān)信息進(jìn)行管理的過程中，針對(duì)不同種類的信息所進(jìn)行的檔案管理，是最終實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的核心內(nèi)容。伴隨著科學(xué)技術(shù)的全面進(jìn)步和發(fā)展，針對(duì)檔案的種類以及存儲(chǔ)載體的不斷更新，發(fā)展出了一系列的管理手段和方式，除了包含有紙質(zhì)檔案外，另外還包含有照片、錄像帶、錄音磁帶以及磁盤等其他方面，這種情況的存在，就要求相關(guān)的檔案管理人員必須要在此基礎(chǔ)上研究出一套適合自己的管理方法，這樣才能為最終實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展趨勢(shì)貢獻(xiàn)力量。

（四）必須實(shí)現(xiàn)保管條件以及管理手段的現(xiàn)代化。在保證保管條件以及管理手段的現(xiàn)代化的方面主要應(yīng)當(dāng)做到以下四個(gè)方面。首先是要保證實(shí)現(xiàn)針對(duì)檔案庫(kù)房溫濕度的自動(dòng)控制，因?yàn)檫@是關(guān)系到未來能否實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容。其次是要保證更新檔案裝具的現(xiàn)代化，這也同樣決定之后是否可以順利地實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的一個(gè)十分重要的條件，再次是要全面保證實(shí)現(xiàn)檔案載體在材料應(yīng)用方面的小型化和縮微化，因?yàn)檫@關(guān)系到對(duì)于相關(guān)信息存儲(chǔ)設(shè)備的移動(dòng)和攜帶方面的便攜性；最后是要求要廣泛地應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)來針對(duì)相關(guān)的檔案信息管理進(jìn)行貯存和檢索工作，這實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的必要條件，同時(shí)也是大勢(shì)所趨。

四、結(jié)束語(yǔ)

總之，在當(dāng)前的時(shí)代背景下，實(shí)現(xiàn)檔案信息管理的現(xiàn)代化不僅僅是檔案館生存發(fā)展的需要，同時(shí)更是契合時(shí)展的必要之舉，所以這就要求相關(guān)的檔案管理方面的工作人員在保證自身素質(zhì)提高的同時(shí)，還要盡可能地實(shí)現(xiàn)相關(guān)管理手段的現(xiàn)代化，這樣才能順利、高效地實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化工作的全面實(shí)現(xiàn)。

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第5篇

一、當(dāng)前我國(guó)檔案管理面臨著的難點(diǎn)問題

（一）檔案管理流程的不明確

檔案從收集一直到錄入檔案，這中間需要的步驟是相當(dāng)多的，而這些步驟的處理，對(duì)于今后檔案的使用率以及利用率存在著很大的影響。而就目前的檔案管理來說，存在著流程不清楚的情況，從檔案資料的收集，到檔案資料的整理，到檔案的堅(jiān)定，再到檔案的保管與管理以及檢索工作的建立，最后到檔案的標(biāo)引。這些繁瑣的工作是不可缺少的，也是能夠幫助檔案管理建立流程的過程。但是當(dāng)前檔案的管理流程的不明確，在檔案的整理過程中僅僅重視檔案資料的收集等等一些重要的步驟，未能對(duì)一些小細(xì)節(jié)的重視，檔案的管理工作也未能夠深入的開展，最終也將影響到檔案資料的使用價(jià)值。

（二）檔案管理人員的重視程度不夠

就目前來說，檔案的管理需要的更多的是專業(yè)人員能夠?qū)ο鄳?yīng)的資料進(jìn)行科學(xué)的整理。二就目前來說，檔案人員管理首先在思想上的不重視，會(huì)造成在資料的收集以及最終的整理過程中都存在著障礙的。而在另一方面，檔案管理人員重視不夠也體現(xiàn)在專業(yè)素質(zhì)上，為具備較高的專業(yè)素質(zhì)，未能夠?qū)n案資料的管理提供專業(yè)的檔案的管理能力，從而保證檔案的管理的有效性。一方面是思想上的不重視，另一方面是專業(yè)能力未能夠達(dá)到時(shí)代的要求，這兩者情況的出現(xiàn)，都影響了檔案資料的最后作用的正常的發(fā)揮。

（三）檔案管理方式的簡(jiǎn)單化

隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，各個(gè)組織之間的各項(xiàng)活動(dòng)逐漸增多，所形成的檔案資料是相當(dāng)多的，而這對(duì)于檔案管理的壓力是相當(dāng)大的。所以說，采用科學(xué)化的管理的方式，對(duì)于檔案資料的管理是相當(dāng)有意義的。其實(shí)就目前來說，很多地方的而管理方式未能具備實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理的條件。很多檔案管理仍舊是采用人工歸檔的方式，這樣的檔案管理，影響了檔案管理的有效性，在一定程度上影響了基礎(chǔ)檔案的工作效率。同時(shí)依靠人工進(jìn)行的檔案管理，對(duì)于檔案的編排以及最后的查找都形成了一定的阻礙。并且此時(shí)他們的檔案管理僅僅停留在保證資料的完整性上，已經(jīng)忽視了檔案其他的參考價(jià)值。

二、提高我國(guó)檔案管理的解決措施

（一）進(jìn)一步完善檔案工作的制度建設(shè)

對(duì)于檔案工作的管理，首先應(yīng)該建立明確的制度流程，保證檔案從收集到最后的錄入檔案，能夠有一個(gè)流程制度，去保證工作的的順利進(jìn)行。而在這其中，需要從業(yè)人員具備專業(yè)的素質(zhì)，能夠?qū)Ξ?dāng)前的工作流程了然于胸，從資料的收集、保管、鑒定等流程制定相應(yīng)的工作標(biāo)準(zhǔn)流程規(guī)范。與此同時(shí)還應(yīng)該加強(qiáng)，檔案工作的校核力度，這樣能夠保證檔案資料的正確性。而一旦出現(xiàn)資料的錯(cuò)誤，也能夠及時(shí)的挽救，從而保證了資料的有效性。當(dāng)然要在這個(gè)過程中，仍舊是需要一定的監(jiān)督機(jī)制的。因?yàn)檫@是檔案管理工作出現(xiàn)問題追責(zé)機(jī)制的基礎(chǔ)，也能夠更好去規(guī)避在檔案管理中可能出現(xiàn)的問題。

（二）不斷提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，越來越多的管理方式受到了計(jì)算機(jī)技術(shù)的影響，當(dāng)然了，檔案管理工作也不例外。就目前來說，我們需要通過培訓(xùn)以及資料的宣導(dǎo)等多種方式去幫助檔案管理人員去建立一個(gè)高效的、專業(yè)的檔案管理素養(yǎng)，提升他們的檔案管理技能。首先，要讓他們從思想上重視檔案管理工作，檔案的管理不僅僅是簡(jiǎn)單的資料的保存，其中還是需要其他很多的方面的，比方說資料的查閱、資料的總結(jié)等等，都是需要檔案管理從中發(fā)揮作用的。在思想上的重視，接下來便是需要提升從業(yè)人員的專業(yè)素質(zhì)，可以通過日常工作的總結(jié)，還有一些先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)的學(xué)習(xí)。

（三）加快檔案管理工作的現(xiàn)代化

計(jì)算機(jī)技術(shù)的使用，能夠更好的幫助我們進(jìn)行檔案的管理，不斷提升檔案管理工作的效率。提高檔案管理工作的效率，需要加快檔案管理工作的現(xiàn)代化，應(yīng)該積極推行以及使用各類新型計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，幫助在重新組合案卷、統(tǒng)一分類號(hào)、規(guī)范檔案等方面的作用，同時(shí)建立以計(jì)算機(jī)檢索為核心技術(shù)的檔案信息化管理系統(tǒng)。

第6篇

1.重視醫(yī)學(xué)院檔案管理工作，完善各類檔案

檔案管理工作的健全，是實(shí)際操作中，最有效的辦法是自上而下推動(dòng)檔案管理的建設(shè)，首先是意識(shí)上的轉(zhuǎn)變，學(xué)校內(nèi)部的管理層要重視此項(xiàng)工作，做好預(yù)算，引導(dǎo)和宣傳檔案管理工作的重要性，進(jìn)而激發(fā)社會(huì)對(duì)此項(xiàng)工作的重視，畢竟檔案價(jià)值的利用有利于社會(huì)醫(yī)學(xué)建設(shè)。因此，學(xué)校各級(jí)負(fù)責(zé)人認(rèn)真對(duì)待檔案管理工作，在預(yù)算計(jì)劃下，加強(qiáng)必要的投入，增強(qiáng)責(zé)任心，能夠建立檔案體系，并利用檔案價(jià)值提高學(xué)校的培養(yǎng)人才的效率。政府和企業(yè)加強(qiáng)與學(xué)校的合作，通過共同建設(shè)和相互利用醫(yī)學(xué)檔案價(jià)值資源，提高資源利用成果的運(yùn)用效果，相互合作促進(jìn)檔案管理的工作。

2.建立專門管理機(jī)構(gòu)，培養(yǎng)專業(yè)人才

檔案管理工作需要有較強(qiáng)的責(zé)任心和認(rèn)識(shí)提高，在此基礎(chǔ)上，需要醫(yī)學(xué)院校付出實(shí)際行動(dòng)，首先需要建立檔案管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)有利于扭轉(zhuǎn)檔案管理混亂的狀況，通過檔案管理系統(tǒng)的平臺(tái)來統(tǒng)籌醫(yī)學(xué)院的檔案管理工作。其次，利用檔案管理系統(tǒng)，優(yōu)化管理系統(tǒng)的操作，建立檔案管理機(jī)構(gòu)，該機(jī)構(gòu)充分規(guī)范檔案管理工作的操作內(nèi)容和步驟，加大檔案管理工作的規(guī)范性。最后，通過專業(yè)人才的加入，優(yōu)化檔案管理工作，提高效率和醫(yī)學(xué)檔案資料價(jià)值利用的有效性。檔案管理人才的培養(yǎng)需要建立在檔案管理系統(tǒng)之上，學(xué)校通過吸引人才計(jì)劃，提高檔案管理部門的地位，充分利用檔案管理系統(tǒng)服務(wù)學(xué)校人才培養(yǎng)和科研實(shí)驗(yàn)的作用價(jià)值。保證各類先進(jìn)文明理念從檔案管理資料價(jià)值體現(xiàn)出來。

3.做好檔案收集工作

3.1定期集中收集。檔案管理部門應(yīng)嚴(yán)格制定年度立卷歸檔時(shí)間期限，督促指導(dǎo)各單位集中將在工作活動(dòng)中形成的各類檔案材料按照歸檔要求收集整理歸檔，確保各類檔案資料的完整、系統(tǒng)、科學(xué)、規(guī)范，并按期向?qū)W校向檔案部門移交。要做好檔案資料的定期集中收集，還需要有完整配套的實(shí)施措施，檔案管理部門應(yīng)制定和及時(shí)調(diào)整適應(yīng)本校檔案管理的歸檔范圍、相關(guān)制度以及歸檔質(zhì)量要求，建立健全學(xué)校檔案收集工作網(wǎng)絡(luò)，使學(xué)校檔案收集工作形成一個(gè)網(wǎng)絡(luò)化管理體制。只有在全校專(兼)職檔案人員相互配合，密切協(xié)作下，才能為學(xué)校檔案收集工作提供可靠的保證。

3.2普遍收集與重點(diǎn)收集相結(jié)合。由于高校各部門產(chǎn)生和形成的文件材料種類很多，為保證學(xué)校各類檔案資料收集齊全完整，應(yīng)采取普遍收集與重點(diǎn)收集相結(jié)合的方法全面收集，防止遺漏。在普遍收集的基礎(chǔ)上，還必須突出重點(diǎn)，進(jìn)行收集。采取現(xiàn)場(chǎng)跟蹤，加強(qiáng)對(duì)重點(diǎn)部門、重點(diǎn)事件、重大課題、重要人物等各類檔案材料的收集，對(duì)于應(yīng)歸檔的文件材料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行歸檔并簽字驗(yàn)收，有效地防止醫(yī)學(xué)院校重要檔案材料的丟失和遺漏，保證文件材料的齊全完整。

3.3加快檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。檔案管理系統(tǒng)不僅僅包含了檔案目錄級(jí)別的開發(fā)，還需要增強(qiáng)檔案全文掃描的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，通過掃描檔案使用率較高的（統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)可實(shí)現(xiàn)），易破損或老化的檔案資料，此類資料的優(yōu)先入庫(kù)，網(wǎng)上可以直接全文檢索，有利于檔案價(jià)值得到更好地利用和開發(fā)。高校互助平臺(tái)的建立也是未來檔案信息化建設(shè)的重要步驟和趨勢(shì)之一，通過各個(gè)醫(yī)學(xué)院之間的平臺(tái)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)資源相互利用，有利于提高醫(yī)學(xué)檔案價(jià)值使用率，共享的價(jià)值大于相互孤立的檔案管理平臺(tái)。

3.4開展網(wǎng)上查詢服務(wù)。在學(xué)校的網(wǎng)站提供“檔案檢索查詢”和“網(wǎng)上咨詢”功能，或者通過微信平臺(tái)、微博平臺(tái)來增強(qiáng)互動(dòng)，從而有效提高檔案信息的利用和共建全面性、系統(tǒng)性的檔案管理工作。

二、結(jié)語(yǔ)

第7篇

一、精心組織，落實(shí)責(zé)任

1、狠抓落實(shí)，確保檔案工作萬(wàn)無(wú)一失。配備具有較好政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)的專職檔案人員，并保持相對(duì)的穩(wěn)定，責(zé)任到人，嚴(yán)格執(zhí)行檔案工作制度，對(duì)各部門形成的各種材料的搜集、整理、立卷和歸檔進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，維護(hù)檔案的完整、準(zhǔn)確與安全。

2、增加設(shè)備，提高檔案管理工作信息化程度。檔案管理的規(guī)范化，直接反映在檔案設(shè)備的升級(jí)換代上，檔案庫(kù)房溫濕度表、溫濕度周記儀；檔案消毒設(shè)備；影像檔案儲(chǔ)存設(shè)備，微機(jī)的全程控制。這些檔案設(shè)備的添置，極大地改善了檔案管理的硬環(huán)境，為提高檔案管理工作科學(xué)化程度起到了關(guān)鍵的作用。

二、明確思路，突出重點(diǎn)

1、強(qiáng)化圍繞企業(yè)中心工作，為領(lǐng)導(dǎo)決策和企業(yè)發(fā)展提供及時(shí)、可靠的資料。從對(duì)企業(yè)負(fù)責(zé)的高度，深刻認(rèn)識(shí)檔案工作的重要性，從思想上、行動(dòng)上確保檔案工作為企業(yè)發(fā)展服好務(wù)。

2、強(qiáng)化為基層部門檔案工作的指導(dǎo)和服務(wù)，做到細(xì)心和精心。檔案工作煩瑣復(fù)雜，尤其企業(yè)檔案工作涉及面又廣，這就需要檔案工作者要做到細(xì)心周到的服務(wù)，精心嚴(yán)謹(jǐn)?shù)淖黠L(fēng)，以最快的速度準(zhǔn)確地收集到需歸檔建檔的資料。

三、夯實(shí)基礎(chǔ)，提升水平

1、全面普查案卷，去糟取精。由于多年來未做全面的清查，加之移交單位劃分保管期限不準(zhǔn)，不可避免地存在許多重份或無(wú)查考價(jià)值的文件，所以首先要剔除這些無(wú)用的文件。

2、重新組合案卷，實(shí)現(xiàn)案卷規(guī)范化。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應(yīng)對(duì)那些無(wú)頁(yè)碼、無(wú)卷內(nèi)目錄、無(wú)案卷標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的案卷重新加工填寫，以保證全部案卷更加規(guī)范。

3、統(tǒng)一分類號(hào)保證檢索查全率。根據(jù)《電力檔案管理文件匯編》制定出具體細(xì)則。根據(jù)每一文件具體特征輔以關(guān)鍵詞標(biāo)識(shí)加以區(qū)分。統(tǒng)一認(rèn)識(shí)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，從而達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理。

4、規(guī)范題名保證檢索查準(zhǔn)率。在填寫題名過程中要規(guī)范機(jī)構(gòu)簡(jiǎn)稱，盡量避免在檢索時(shí)出現(xiàn)含混不清、文不對(duì)題和計(jì)算機(jī)識(shí)別不清的情況發(fā)生。

四、加快推進(jìn)現(xiàn)代化管理進(jìn)程

1、分清輕重緩急，循序漸進(jìn)。檔案管理的一個(gè)重要目的就是要使檔案為社會(huì)所用，在推進(jìn)計(jì)算機(jī)管理的過程中應(yīng)先根據(jù)各卷宗的重要程度、價(jià)值大小、利用率高低和是否開放的情況對(duì)所有卷宗進(jìn)行排隊(duì)，將那些可以開放的核心檔案和社會(huì)利用率較高的檔案進(jìn)行優(yōu)先加工整理。

2、分級(jí)次著錄，省時(shí)省力。為三個(gè)層次進(jìn)行著錄，將那些反映問題單一或查考價(jià)值不高的檔案進(jìn)行案卷級(jí)著錄，對(duì)那些一卷內(nèi)幾個(gè)文件涉及同一個(gè)內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合級(jí)著錄，而對(duì)那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進(jìn)行文件級(jí)著錄。這樣處理可以減少著錄條目和錄入條目，提高效率。

3、分門別類，充分利用檔案原基礎(chǔ)。對(duì)于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷在著錄時(shí)可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引。對(duì)那些特殊形式的檔案則可用計(jì)算機(jī)程序?qū)⑷嗣⒌刂贰r(shí)間用案卷目錄直接錄入，然后用計(jì)算機(jī)統(tǒng)一給出分類號(hào)，大大地提高著錄速度。

五、轉(zhuǎn)變觀念，創(chuàng)新模式

1、檔案工作也要?jiǎng)?chuàng)新。主動(dòng)、超前服務(wù)，形成檔案工作由事后搜集材料變?yōu)槭虑敖槿搿⑹轮袇⑴c的新的檔案管理工作理念。檔案工作只有日日思變、天天求新，才能以超前的意識(shí)、超前的節(jié)奏、超前的服務(wù)贏得利用者的滿意。

2、檔案工作管理模式要?jiǎng)?chuàng)新。包括檔案工作六個(gè)環(huán)節(jié)和一些具體的操作手段。要在立卷制度上更新，在工作手段上改進(jìn)，盡量簡(jiǎn)化長(zhǎng)期推行的一些繁瑣、呆板的操作步驟。如從組卷的形式到裝訂的手段上考慮，怎樣做到既不影響日后調(diào)檔利用，又能盡快完成歸檔程序，取消一些繁瑣的不必要的過程、環(huán)節(jié)、步驟，盡量縮短立卷歸檔周期，這樣也便于推行部門立卷工作。目前許多檔案部門都將計(jì)算機(jī)應(yīng)用于檔案管理，但多數(shù)僅限于各類檔案目錄的輸入、輸出或檢索，而在檔案管理其它方面的應(yīng)用則較少。如采用條形碼來代替檔號(hào)，既安全可靠，又方便快捷，可大大提高借閱歸還檔案的速度。

第8篇

1 傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案特點(diǎn)

傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案主要以紙質(zhì)形式呈現(xiàn)，進(jìn)行會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的記錄、核算和管理，一般包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算資料， 用于記錄和反映單位的資金流來源、流向和其運(yùn)營(yíng)情況。 傳統(tǒng)檔案材料對(duì)真實(shí)性、可靠性、時(shí)序性等要求程度高，不可隨意變更、打亂，反映信息更加直觀、憑證一般為原始文件， 有助于會(huì)計(jì)檔案使用人員第一時(shí)間了解和掌握會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)信息，是會(huì)計(jì)部門常用的一種檔案管理方式。 但傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案本身也存在著缺點(diǎn)與不足，具體表現(xiàn)為紙質(zhì)形式檔案在時(shí)間和空間上局限性大，查閱時(shí)受時(shí)空影響，導(dǎo)致使用者無(wú)法在第一時(shí)間在任意地點(diǎn)查閱會(huì)計(jì)檔案； 而且傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案的儲(chǔ)存工作較為繁瑣，不僅需要按照時(shí)間順序管理，還要注意防止紙質(zhì)資料遭受破壞，耗費(fèi)大量的人力、物力和財(cái)力。

2 電算化會(huì)計(jì)檔案特點(diǎn)

電算化會(huì)計(jì)檔案是由當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展催生的，具有高效性和實(shí)時(shí)性，科技程度高，對(duì)會(huì)計(jì)人員的職業(yè)水平和電腦技術(shù)水平要求高。電算化會(huì)計(jì)檔案不僅存有原有會(huì)計(jì)檔案的相關(guān)內(nèi)容，同時(shí)還涵蓋相應(yīng)的存儲(chǔ)系統(tǒng)軟件、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)文檔與會(huì)計(jì)程序內(nèi)容。電算化會(huì)計(jì)檔案的存儲(chǔ)形式以電子形式（磁盤或光盤存儲(chǔ)）為主，輔助打印的紙質(zhì)形式，存儲(chǔ)形式多樣化，也可利用電腦硬盤、軟盤等存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行數(shù)據(jù)備份， 存儲(chǔ)環(huán)境需要注意電子干擾的影響。 電算化會(huì)計(jì)檔案可以通過計(jì)算機(jī)和軟件系統(tǒng)進(jìn)行瀏覽傳輸，進(jìn)行簡(jiǎn)便快捷的數(shù)據(jù)分析，利于管理者掌握單位運(yùn)營(yíng)狀況、制定決策，且不受時(shí)空限制。電算化會(huì)計(jì)檔案在安全系數(shù)方面的要求水平是較高的，磁盤、硬盤等會(huì)很好的將數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲(chǔ)，并在依據(jù)相應(yīng)技術(shù)方式的前提下對(duì)數(shù)據(jù)展開修改，且相關(guān)人員能夠通過網(wǎng)絡(luò)對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行復(fù)制、瀏覽、修改、銷毀等，導(dǎo)致重要信息的外泄，信息安全性難以保障。 保存電算化會(huì)計(jì)檔案要求必須具備高強(qiáng)度的防火墻系統(tǒng)，防止電腦病毒和黑客的入侵，保障其安全性。

3 傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案與電算化會(huì)計(jì)檔案管理比較

3.1 會(huì)計(jì)檔案的形成

傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案與電算化會(huì)計(jì)檔案管理的差別是相對(duì)明顯的，主要的體現(xiàn)方面多是會(huì)計(jì)檔案的構(gòu)成辦法與步驟內(nèi)容。會(huì)計(jì)檔案的形成方式是二者最明顯、最根本的不同。 傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案主要通過會(huì)計(jì)人員手寫登記憑證、賬簿，完成匯總材料，屬于紙質(zhì)檔案。 而由于操作工具的變化，電算化會(huì)計(jì)檔案的形成主要通過計(jì)算機(jī)和會(huì)計(jì)管理軟件系統(tǒng)，由會(huì)計(jì)人員錄入財(cái)會(huì)信息，最終保存下來，形成會(huì)計(jì)檔案，智能化與人工化對(duì)比， 存在著本質(zhì)區(qū)別。 在形成步驟方面，傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案采用平行記賬方法，將原始憑證手工抄錄形成記賬憑證，再根據(jù)此憑證完成日常記賬和總賬目，匯總成年度報(bào)表， 所有這些表格即構(gòu)成會(huì)計(jì)檔案。 電算化會(huì)計(jì)檔案的形成采用集中處理方法，通過會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)輸入、輸出、存儲(chǔ)、備份數(shù)據(jù)，四個(gè)步驟環(huán)環(huán)相扣，輸入數(shù)據(jù)即將原始憑證錄入系統(tǒng)， 輸出數(shù)據(jù)就是將系統(tǒng)錄入的數(shù)據(jù)進(jìn)行打印，存儲(chǔ)數(shù)據(jù)將數(shù)據(jù)保存到存儲(chǔ)介質(zhì)上，備份數(shù)據(jù)則定期將數(shù)據(jù)復(fù)制存放，保障信息安全。

3.2 會(huì)計(jì)檔案的歸納

因?yàn)闀?huì)計(jì)檔案在形成辦法與步驟方式方面存在差別，使得兩者在對(duì)工作進(jìn)行歸納時(shí)同樣會(huì)使用或出現(xiàn)不同的內(nèi)容。傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案歸檔時(shí)將原始憑證、記賬憑證、賬簿、報(bào)表等歸納整理，而電算化會(huì)計(jì)檔案歸納管理時(shí)除了將打印的上述紙質(zhì)材料歸檔外， 還需要對(duì)系統(tǒng)核算的軟件、硬件材料進(jìn)行歸納。 首先要對(duì)軟件的質(zhì)量進(jìn)行把關(guān)，不合格者進(jìn)行重置或維護(hù)處理，防止軟件問題導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失和可靠性下降。 其次收集軟件系統(tǒng)的開發(fā)資料和維護(hù)資料。 開發(fā)資料指系統(tǒng)開發(fā)中的系統(tǒng)說明書、程序設(shè)計(jì)資料、測(cè)試報(bào)告、手冊(cè)等，有助于系統(tǒng)地理解和運(yùn)用，維護(hù)資料則涉及維護(hù)指南、規(guī)劃等。 而且在檔案歸納中要將存儲(chǔ)數(shù)據(jù)信息的磁盤、光盤等介質(zhì)進(jìn)行電子標(biāo)示和設(shè)置外部標(biāo)簽，按時(shí)間順序歸檔，防止出現(xiàn)混亂，影響會(huì)計(jì)檔案管理質(zhì)量。

3.3 會(huì)計(jì)檔案的管理方式

傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理方式主要人工管理紙質(zhì)材料的收集、整理和儲(chǔ)存，管理時(shí)需要注意檔案的時(shí)間順序，分類分時(shí)排列，同時(shí)關(guān)注儲(chǔ)存環(huán)境條件， 防止潮濕等條件造成Y料的損毀丟失。 電算化會(huì)計(jì)檔案管理方式則偏向智能化，由于電子文件對(duì)計(jì)算機(jī)和存儲(chǔ)設(shè)備要求高，因此對(duì)耐久性問題需要加以考慮，管理時(shí)不僅要注意設(shè)備問題， 還要提防網(wǎng)絡(luò)病毒和黑客等網(wǎng)絡(luò)犯罪手段，一旦出現(xiàn)此類問題，財(cái)務(wù)信息就將遭到泄漏、損壞。 因此在檔案管理中應(yīng)定時(shí)查毒、殺毒，保障檔案的安全性。

4 結(jié)束語(yǔ)

總之，信息技術(shù)的進(jìn)步推動(dòng)了會(huì)計(jì)電算化技術(shù)的產(chǎn)生和發(fā)展，會(huì)計(jì)電算化檔案管理逐漸取代了傳統(tǒng)紙質(zhì)化會(huì)計(jì)檔案管理。傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案和電算化會(huì)計(jì)檔案特點(diǎn)鮮明，前者簡(jiǎn)明直觀，時(shí)空性差；后者實(shí)時(shí)性好，管理難度高。 二者在會(huì)計(jì)檔案的形成、歸納和管理方式方面存在著諸多差異，必須加以明確，以便于會(huì)計(jì)檔案管理工作的順利進(jìn)行。

參考文獻(xiàn)

[1] 戴新智.對(duì)傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理和會(huì)計(jì)電算化檔案管理的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)[J].黑河學(xué)刊， 2014（3）：128-129.

[2] 王慶東.傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案與電算化會(huì)計(jì)檔案的比較研究[J].蘭臺(tái)世界， 2014（1）：60-61.

第9篇

【關(guān)鍵詞】檔案管理 知識(shí)管理

一、檔案管理與知識(shí)管理

檔案管理分為廣義和狹義兩種，廣義主要是指對(duì)建立的檔案進(jìn)行保管；狹義主要是指對(duì)已經(jīng)入庫(kù)的檔案進(jìn)行日常養(yǎng)護(hù)工作。而在我們?nèi)粘５臋n案管理中，除了妥善放置檔案和對(duì)檔案進(jìn)行維護(hù)外，還有就是對(duì)于檔案內(nèi)容信息進(jìn)行管理。對(duì)于檔案內(nèi)容的管理，其實(shí)是一種對(duì)于檔案內(nèi)部具有使用價(jià)值的知識(shí)管理。

知識(shí)管理起源于商業(yè)管理，是誰(shuí)具體提出知識(shí)管理這個(gè)概念重說紛紜，知識(shí)管理主要是管理團(tuán)隊(duì)通過科學(xué)合理的管理方式，對(duì)于知識(shí)資源進(jìn)行重組和分配，保證其得到有效利用。我國(guó)對(duì)于知識(shí)管理的主流解釋是，將組織的智力和記錄型信息轉(zhuǎn)化為更大的生產(chǎn)力。從上述定義可以看出，我們將知識(shí)管理定義為利用對(duì)于知識(shí)的有效管理和利用，提升企業(yè)的效益。

二、檔案管理和知識(shí)管理

（一）檔案管理和知識(shí)管理的相異點(diǎn)

從檔案管理的定義上可以看出，檔案管理僅僅是對(duì)于檔案的管理，遵循嚴(yán)謹(jǐn)?shù)闹贫龋扇∠冗M(jìn)的管理技術(shù)，保證檔案的真實(shí)性和價(jià)值。在管理中，管理人員沒有自主地參與，完全遵從現(xiàn)有制度進(jìn)行管理，一切符合檔案管理的程序。

知識(shí)管理不僅僅是對(duì)于檔案的管理，還包括對(duì)于檔案中的內(nèi)容進(jìn)行學(xué)習(xí)，然后通過管理人員的智慧，將從檔案中得到信息進(jìn)行重組，找到具有價(jià)值的信息并加以利用，來創(chuàng)造出更大財(cái)富或找到提高生產(chǎn)力的方式方法。對(duì)于知識(shí)管理來說，更加強(qiáng)調(diào)管理人員的參與性，管理人員的主觀能動(dòng)性的參與部分非常多。

（二）檔案管理和知識(shí)管理的相同點(diǎn)

檔案管理和知識(shí)管理都是進(jìn)行檔案或知識(shí)管理，并且通過良好的管理實(shí)現(xiàn)檔案或知識(shí)其本身的價(jià)值。但從二者的具體管理方式上分析，主要有以下幾個(gè)相同點(diǎn)：

（1）管理對(duì)象。不論是檔案管理還是知識(shí)管理，其管理的對(duì)象都具有知識(shí)的屬性。檔案管理的對(duì)象主要是由文字、圖標(biāo)記錄的信息型知識(shí)，可以讀取或運(yùn)用并找到最終利用價(jià)值；知識(shí)管理的對(duì)象是記錄型知識(shí)的顯性價(jià)值和隱形價(jià)值，通過管理人員的分析利用找到最終的利用價(jià)值。

（2）管理目的。我國(guó)《檔案法》中對(duì)于檔案的管理目的進(jìn)行了明確規(guī)定，對(duì)檔案工作實(shí)行統(tǒng)一管理，保證檔案的完整性和真實(shí)性，從而提供詳實(shí)信息便于查閱。保證檔案提供信息的真實(shí)性，是滿足社會(huì)或個(gè)人對(duì)于檔案信息的要求，也是檔案管理的目的。知識(shí)管理的目的則是通過群體的智慧找出信息的顯性價(jià)值和隱形價(jià)值，充分發(fā)揮出知識(shí)的自身價(jià)值來服務(wù)于社會(huì)。因此，不論是檔案管理還是知識(shí)管理，其最終的目的都是服務(wù)社會(huì)。

（3）管理流程。對(duì)于檔案管理的流程，基本分為以下六個(gè)步驟：①資料接收，②整理，③鑒定，④保管，⑤統(tǒng)計(jì)，⑥利用。而知識(shí)管理的流程主要分為以下七個(gè)步驟：①知識(shí)產(chǎn)生，②收集，③存儲(chǔ)，④加工，⑤整理，⑥評(píng)價(jià)，⑦利用。不論是檔案管理還是知識(shí)管理，其流程都是線性而有序的。因此，二者的管理流程十分相似。

（4）管理技術(shù)。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，特別是計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，對(duì)于管理人員來說是一項(xiàng)福音。通過計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的存儲(chǔ)能力和快速地查找能力，不論是檔案管理還是知識(shí)管理，都是以計(jì)算機(jī)為主要的管理技術(shù)進(jìn)行管理。從而保證提供給客戶詳細(xì)、準(zhǔn)確的信息。因此，二者的管理技術(shù)基本相同。

參考文獻(xiàn)：

[1]徐擁軍.檔案管理與知識(shí)管理的關(guān)系研究[J].山西檔案，2008，1：17-19

[2]許桂清.知識(shí)管理與檔案科技創(chuàng)新[J].檔案學(xué)研究，2007，3：25-27