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〔關鍵詞〕人力資源；人力資源會計；酒店管理
在知識經濟時代，世界高新技術革命和進步的浪潮，已把世界各國的經濟發(fā)展從自然資源競爭，資本資源競爭推向人力資源競爭，人力資源的開發(fā)、利用、管理將成為人類和社會經濟發(fā)展的關鍵性制約因素。人力資源會計正是基于人力資源的價值管理方法，特別是對居于第三產業(yè)中的酒店業(yè)管理來說，作用十分明顯。因此，在我國人力資源會計進入廣泛應用的發(fā)展階段，從酒店管理著手研究人力資源會計管理問題，不僅有深刻的理論意義，更有顯著的現(xiàn)實和實踐意義。
一、人力資源會計概念界定
1人力資源本質及特征。廣義人力資源是指智力正常的人。狹義的定義有多種，如：人力資源是指在一定領域內人口所擁有的勞動能力的總和，等等。本文的人力資源主要是指企業(yè)內外具有勞動能力的人的總和，包括人力的數(shù)量和質量兩方面。
與其他資源如自然資源、物質資源相比，人力資源則具有無形性、壟斷性和長期性的特征。
2人力資源會計定義。人力資源會計是會計學科中新的分支，其主要目的是為企業(yè)提供人力資源管理所需要的信息。目前，會計學界對人力資源會計的定義尚不統(tǒng)一，主要流行的觀點如美國著名人力資源會計學家埃里克·弗蘭霍爾茨認為，人力資源會計是計量和報告組織的資源———人的成本和價值的程序；我國則有人指出：人力資源會計是以貨幣形式反映并控制經濟組織中人的成本和價值的管理活動，是會計科學中的一個新興的分支。筆者認為人力資源會計可定義為：以貨幣和中介變量的形式反映并控制經濟組織中人的成本、價值和效用，為管理者及其他相關人員和機構提供人力資源的投資信息、維護信息或利用信息等的一種管理活動。
二、酒店人力資源會計基本內涵的探討
在會計學術界雖然已有部分涉及人力資源會計核算方面具體問題的研究，但尚未有對酒店人力資源會計的內涵作過系統(tǒng)表述的研究成果。弄清酒店人力資源會計的基本內涵，主要涉及以下幾個方面的問題：
1對酒店人力資源會計形成及其本質的一般認識。酒店人力資源會計作為一種管理活動，是酒店管理的一個重要組成部分。它的基本職能是通過預測、決策、計劃、記錄、計算、分析、控制、考核和反饋各個環(huán)節(jié)的工作，對酒店的人力資源的投入與產出的全過程，以貨幣和非貨幣的計量形式，將酒店人力資源價值運動而形成的大量數(shù)據(jù)轉化為具有綜合、連續(xù)、系統(tǒng)等特征的信息。從工作內容和程序上看，酒店人力資源會計是一個系統(tǒng)，由人力資源會計信息和會計管理兩個子系統(tǒng)構成，通過這兩個系統(tǒng)的共同作用，來實現(xiàn)酒店人力資源會計的基本目標。
從學科發(fā)展的基本規(guī)律來分析，社會實踐不僅是其產生的源泉，而且是其逐步形成、發(fā)展與完善的基礎。酒店人力資源會計的提出是酒店對人力資源開發(fā)與利用這一社會實踐的客觀需要。我國正處于工業(yè)經濟向知識經濟的轉型期，人力資源在經濟活動中的作用日益重要，社會環(huán)境的變化促成了人力資源會計的誕生。酒店人力資源會計作為人力資源會計的一個分支，對其進行探索，是市場發(fā)展的需要。
從社會經濟發(fā)展來探討，人力資源與資本、技術和土地一樣，作為一種生產要素進入會計學領域是新經濟時代的要求。酒店人力資源會計為獲取能夠幫助人們進行財產經管責任的考核評價和經營管理的經濟信息，從而減少決策的不確定性，取得最大的經濟效益，力求更全面的提供人力資源會計信息，其產生是酒店管理的客觀要求。
2酒店人力資源會計的內涵。酒店人力資源會計是一種管理活動，但其工作程序又構成一個完整的體系。要認識其基本內涵，應從以下幾個方面考慮：（1）酒店人力資源會計是社會經濟發(fā)展到一定階段的產物。酒店是一系列契約的聯(lián)合，其對資產的依賴程度，由其稀缺程度決定其在契約中的地位。在目前市場的激烈競爭的條件下，決定酒店盈虧、發(fā)展的是“人”而不是“物”，也就是只有通過酒店人力資源為客人提供優(yōu)質的服務質量，才能保證酒店的客源和利潤。這就決定了人力資源與其他資源在酒店契約中不平等的位置，在酒店業(yè)充分顯示人力資源是第一資源的事實。（2）酒店人力資源會計的基本職能仍然是反映、控制和參與決策。酒店業(yè)是一個具有特定業(yè)務內容，特定作業(yè)規(guī)律的行業(yè)。酒店以擁有用于接待賓客使用的大量的固定資產為憑借，酒店取得的效益全靠酒店人力資源活勞動的支出。人力資源的因素是酒店成敗的關鍵，而體現(xiàn)人力資源價值的服務具有特定的綜合性、直接性、不可貯藏性，不確定性等，酒店必須對其人力資源的原狀與增減流動情況，通過會計及時準確地記錄下來。而控制方式可以是事前，事中、事后的控制，也可以是定量定性相結合的控制。在參與決策時，除了注重酒店經濟效益，同時也注重人力資源的精神文明建設，提高酒店社會效益，使用人力資源不能只重人的能力，而不講人的修養(yǎng)。
酒店人力資源會計是人力資源會計領域內一種行業(yè)特征相對較強的企業(yè)會計。酒店是以為旅客提供服務為主要對象的經營性實體，它的行業(yè)特征首先體現(xiàn)在酒店人力資源對顧客的關注和情懷，對酒店的真誠和奉獻，酒店的生氣、元氣、士氣都源于此。大的首要目標如高利潤和較強的競爭定位的實現(xiàn)是通過提高人力資源的服務質量水平來增加顧客滿意度。其基本程序和方法系統(tǒng)以及對人力資源的價值運動的核算與其他會計有著相近和相似的內容。因此，酒店人力資源會計需要承襲傳統(tǒng)會計學、人力資源會計等的基本原理和方法之外，還應當吸收旅游學、人事管理以及酒店業(yè)管理的相關學科的理論、方法和技術，以形成自己的獨立的人力資源會計管理體系。
三、酒店人力資源會計對象和任務
1酒店人力資源會計對象。酒店是借助有形的設備、設施、通過提供服務而獲取經濟效益的生產經營單位。近些年來，隨著我國旅游業(yè)的不斷發(fā)展，酒店業(yè)由小到大，酒店數(shù)量由少到多，具備了相當?shù)漠a業(yè)規(guī)模。目前，酒店人力資源價值運動中各方面的經濟利益關系主要由以下幾個方面構成。
（1）酒店人力資源獲取成本：招聘開支，包括廣告費、測評等開支；上崗培訓開支；重置成本；其它開支。
（2）酒店人力資源使用成本：直接成本，包括酒店工資報酬、個人福利如住房、伙食、探親交通等開支等；間接成本，包括集體福利如食堂、娛樂中心等、各種保險、在職培訓、公差成本、管理成本、其它開支。
（3）酒店人力資源離職成本：離職成本；機會成本；其它開支。
上述人力資源投資價值總和可視為人力資源消耗的“補償價值”，其中一部分是人力資源投資資本化的價值，是可以分攤和逐步轉移的“轉移價值”。酒店人力資源會計以此為對象可以通過多種人力資源會計核算模式取得帳面資料。除此以外，酒店人力資源通過投資后在其使用中所創(chuàng)造出來的“創(chuàng)新價值”，也就是轉移到為客人提供有償服務績效的那一部分價值，是酒店人力資源會計重要的核算對象。其中主要有經營管理者的管理貢獻、決策貢獻、所有員工的勞動貢獻。綜上所述，作為酒店的人力資源，其創(chuàng)造的新價值總是大于人力資源的投入，并具有服務績效潛力。目前將人力資源支出列作費用處理是不妥的。酒店人力資源會計是以人力資源的價值運動為對象，來對酒店進行管理。通過對酒店人力資源價值運動過程實施管理與控制，達到實現(xiàn)人力資源充分利用，促進經營發(fā)展，提高酒店效益的目的。
2酒店人力資源會計的任務。酒店作為獨立經營、自負盈虧的經濟實體，為了在激烈的市場競爭中生存和發(fā)展，需要在管理工作中不斷創(chuàng)新。酒店人力資源會計是一種全新的管理工具，是從價值上對酒店經營活動進行的一種綜合性管理，它的主要任務是圍繞酒店經營目標，保證酒店在經營活動中得以迅速地進行所需的人力資源的價值運動信息分析，主要體現(xiàn)在：加強酒店人力資源核算；真實、準確地向酒店管理當局提供酒店人力資源資源構成、變動的會計信息；監(jiān)督酒店人力資源管理的全過程；加強對人力資源計劃的考核和分析；發(fā)揮人力資源會計在提高酒店經濟效益中的作用。此外，預測酒店經濟前景，參與經營決策也是酒店人力資源會計的重要任務。
四、酒店人力資源會計的作用
目前，在對人力資源投入與產出的管理中，酒店人力資源會計主要表現(xiàn)出以下作用。
1人力資源獲得方面。酒店人力資源獲得包括招聘、選拔、提升等一系列滿足酒店目前及預期人力資源需求的活動過程。在完成人力資源需求預測之后，人力資源管理部門提出以酒店員工需求為基礎的人力資源獲得工作預算。人力資源會計可為這種子預算提供比較精確的計算方法，使人力資源在酒店的管理中更實際并具有預見性。例如，酒店人力資源會計提出了用貨幣衡量人的預期價值的方法，能使招聘、錄用、選擇及至整個人力資源管理工作在量化的基礎上，更具有有效性和科學性，更適合新經濟時代的數(shù)字化、程序化、標準化管理。
2人力資源開發(fā)方面。人力資源開發(fā)是指酒店為提高人的各種技術技能、管理能力、處理人際關系的技巧和精神文明建設而舉辦的定向培訓。酒店業(yè)特別注重培訓，崗前基本操作培訓、在崗技巧培訓都是不可少的。但在開發(fā)中計算預算時一般需解決兩個問題：一是評估擬議中的酒店人力資源開發(fā)投資價值；即資本預算，亦即資源分配問題；二是估算擬支出的成本，即成本估算。人力資源會計通過衡量投資而核算人力資源在酒店中的回報率，幫助酒店進行人力資本投資決策。超級秘書網
3人力資源配置方面。酒店人力資源配置是將人分配到酒店的各崗位上去的過程。在人力資源配置決策中，首先要將合適的人配置到具體崗位，其次在酒店人力資源配置時充分考慮工作效率、人力資源潛能開發(fā)、個人滿意度這三個變量。人力資源會計可以幫助酒店確定人力資源配置法中所含的變量數(shù)，并用常用的量度單位來描述這些變量，便于科學合理地選擇最佳方案。
4人力資源保證方面。為防止酒店人力資源在量和質上的損失，酒店必須經常衡量人力資源的保持狀況。目前，酒店業(yè)一般根據(jù)人員流動率來計算人力資源保持狀況。人力資源會計可通過計算重置成本說明人才流失的代價。同時，它還能通過測量和報告有關人才市場狀況的某些征兆，提供一種早期預警系統(tǒng)，能在酒店實際出現(xiàn)人才流失之前評估其發(fā)展趨勢，進而采取有效措施來保持酒店人力資源的效用。
[關鍵詞]全通用;中央數(shù)據(jù);分組核算;自動轉賬
“會計電算化全通用理論”就是立足于會計核算信息系統(tǒng),研究會計電算化核算方法、標準化模塊結構和主輔核算貫通等基本問題的一系列觀念和方法體系。
很多學者認為各單位會計核算存在個性,不可能實現(xiàn)全通用的電算會計。無可否認,各會計主體的會計核算的確有很多個性,但這些個性往往是共性基礎上的個性。如各會計主體設置和使用的會計科目有可能不一樣,尤其是明細科目也許相差甚遠,但它們都是會計數(shù)據(jù)分類核算的歸屬,其賬戶的基本結構仍然是左借右貸,可以用相應編碼來表示各會計主體相差甚遠的這些科目。又如企業(yè)會計與預算會計的會計報表差別很大,但它們都是從賬簿中采集數(shù)據(jù)編制的,可以運行電算會計不同的編表指令來編制這些差別很大的會計報表,而編表指令用戶是可以自定義的。因此,對于共性基礎上的個性,全通用理論研究可以忽略不計。我們最感興趣的是會計核算的高度共性,它是會計電算化全通用理論研究的基本出發(fā)點。
會計核算的高度共性主要表現(xiàn)在以下幾個方面:(1)共同的會計理論基礎。自15世紀復式簿記誕生以來,會計核算已經形成了一整套嚴密的基本理論體系。會計電算化雖然使得核算手段發(fā)生了重大變化,但會計基本理論仍然適用。(2)規(guī)范的會計核算方法。會計核算有一整套規(guī)范化的專門方法,如設置會計科目及賬戶、復式記賬、填制和審核憑證、登記賬簿、成本計算、財產清查、編制會計報表,形成一個較完整的會計核算方法體系,任何單位的會計核算都要相互配合地運用這些專門方法。(3)整齊的會計數(shù)據(jù)流程。會計核算數(shù)據(jù)的總體流程具有高度共性,那就是“憑證數(shù)據(jù)一賬簿數(shù)據(jù)一報表數(shù)據(jù)”。會計電算化中,賬簿數(shù)據(jù)不是編制報表的依據(jù),而主要為分類管理提供數(shù)據(jù),并非可有可無。因而只要是會計核算,任何單位都要遵循這一共同的會計數(shù)據(jù)處理流程。(4)通用的會計核算制度。2000年12月財政部頒發(fā)了《企業(yè)會計制度》,這是一一個不分行業(yè)、不分部門、不分所有制的全通用企業(yè)會計制度。這為全通用理論研究提供了制度保障。(5)各模塊的全通用。在實務工作中,賬務處理和報表模塊被公認可以實現(xiàn)全通用,而其他如工資、固定資產、銷售等模塊,普遍認為經過努力也可以逐步實現(xiàn)全通用,但成本模塊則普遍認為不能全通用。實際上各單位成本核算存在高度共性,利用編碼技術和報表模塊可以實現(xiàn)成本核算通用化設計。
綜上所述,全通用理論是可行的。會計核算信息系統(tǒng)的全通用可以為管理信息系統(tǒng)和審計電算化提供標準化和規(guī)范化的數(shù)據(jù)平臺,實現(xiàn)會計數(shù)據(jù)資源的高度共享,從而有利于會計電算化實務的發(fā)展。全通用理論框架主要由以下8個部分內容構成。
一、核算方法全通用
會計電算化核算方法是指利用電子計算機,對會計數(shù)據(jù)進行采集、編輯、存儲、加工和輸出時所運用的一整套專門方法,其目的是為經營管理提供電子會計信息,實質就是會計核算軟件的設計與開發(fā)方法。
會計軟件設計者總是首先調查數(shù)據(jù)流,完成科目編碼和數(shù)據(jù)表的設計;然后分析任務,劃分模塊;最后圍繞數(shù)據(jù)表和科目編碼,自上而下地逐一模塊設計調試,完成初始化、系統(tǒng)維護、數(shù)據(jù)輸入、數(shù)據(jù)編輯、數(shù)據(jù)加工、數(shù)據(jù)輸出等方面的設計任務。因而會計電算化核算專門方法有9個,即科目編碼、數(shù)據(jù)表設計、模塊劃分、初始化、系統(tǒng)維護、數(shù)據(jù)輸入、數(shù)據(jù)編輯、數(shù)據(jù)加工和數(shù)據(jù)輸出。這9個專門方法,既有聯(lián)系又有區(qū)別,它們不能相互取代,必須配合運用,共同構成全通用電算會計核算的方法體系。9個專門方法全通用,是會計電算化全通用的技術性保障。
二、主控模塊全通用
會計電算化是一個復雜的系統(tǒng),可用系統(tǒng)論的觀點對它進行層層分解。最高層若干模塊是主控模塊,它們體現(xiàn)了會計軟件的主要功能和系統(tǒng)風格,其模塊結構的劃分標準是否科學將影響會計軟件的整體質量?？茖W的模塊劃分標準有助于獲得標準化、通用化,甚至是全通用的主控模塊結構。按功能和數(shù)據(jù)處理流程劃分是電算會計模塊劃分的兩種主要標準,它們各有優(yōu)缺點,只采用其中任何一種標準,都會顯得美中不足。如果以數(shù)據(jù)處理流程為主要劃分標準,將各模塊重復的內容抽出來,再按功能劃分,就可以揚長避短,進而獲得全通用標準化主控模塊結構,如圖1所示。
這是一個全通用標準化的主控模塊結構,適合于任何一個會計主體的電算會計,并能實現(xiàn)強大的核算功能。這些核算功能主要包括:加工中央數(shù)據(jù),實現(xiàn)雙軌核算制。并為適度的反記賬和反結賬奠定堅實的基礎;結合采用主輔核算,既能滿足傳統(tǒng)編碼內會計核算的需要,又能進行更詳細的編碼外核算;報表模塊全通用,不僅能加工各種實時核算和隨機核算報表,而且結合編碼技術可實現(xiàn)成本核算的全通用。
三、主輔核算全通用
分析研究并解決會計電算化的安全問題具有十分重要的現(xiàn)實意義。本文將從會計工作崗位出發(fā)，就會計電算化的安全問題進行比較系統(tǒng)的分析，并就解決會計電算化安全性問題提出相應的對策。
一、會計電算化安全現(xiàn)狀分析
（一）會計電算化科技含量提高，但基礎工作仍較薄弱
不僅會計信息系統(tǒng)硬件、軟件本身的科技含量比較高，而且由于會計電算化所跨學科比較多，各自的發(fā)展亦很迅速，這就增加了其他學科與會計學之間融合的難度，科技含量的提高給會計電算化安全控制帶來許多不確定因素。
事實上許多單位特別是中小企業(yè)在會計電算化實施的過程中，對電算化的認識不夠，會計電算化實施時并沒有專業(yè)的指導和系統(tǒng)的調研，沒有充分的專業(yè)儲備，會計電算化的實施具有一定的盲目性，會計電算化基礎工作不健全，操作不規(guī)范。這給本來很規(guī)范化的計算機數(shù)據(jù)處理帶來了因不當操作而造成數(shù)據(jù)丟失、系統(tǒng)錯誤分析、甚至會計信息系統(tǒng)不能正常運行。建立在此基礎上的電算化安全管理也就出現(xiàn)了一些問題。電算化信息系統(tǒng)安全防范缺陷甚至影響了單位會計電算化的網絡化、信息化、財務管理專業(yè)化的發(fā)展。
（二）會計電算化安全管理難度增大，系統(tǒng)控制方法、控制手段更復雜
會計信息的安全在傳統(tǒng)的紙質信息載體和手工處理階段就存在，在長期的會計實踐中，人們已摸索出比較完善的安全保障措施。隨著計算機在會計中的運用，會計的組織管理、日常維護與管理均發(fā)生了變化。
1.會計電算化后會計的崗位和工作職責在原有的手工分工的基礎上新增了電算主管、軟件操作、審核記賬、系統(tǒng)維護、電算審查、數(shù)據(jù)分析等崗位，崗位職責發(fā)生變化或調整。設置電算化崗位時不僅要適應計算機會計信息系統(tǒng)核算的要求，而且要與會計部門的會計人員配備相適應，要符合單位的實際規(guī)模。如何合理分工又與安全管理、人員配備、內部控制等相適應，這給管理提出了更高的要求。
2.會計信息系統(tǒng)不是單一系統(tǒng)而是人機一體的復雜系統(tǒng)，其安全不僅涉及設備安全，而且涉及技術問題和管理問題，安全控制內容廣泛，安全控制的方法、手段比手工賬務處理時期更復雜，這就增加了安全管理難度。
3.會計信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理的無形化，數(shù)據(jù)儲存的電磁化，偽造和舞弊的隱蔽性，這些新特征的存在都會成為電算化安全的殺手，也給系統(tǒng)的安全控制帶來了困難，而且電子數(shù)據(jù)的儲存介質容易受損，很難保管，會造成會計信息容易丟失和毀壞的危險。
4.網絡和數(shù)據(jù)庫的開放性也對會計電算化的安全帶來了嚴重的威脅。信息技術和網絡技術在會計中的應用越來越廣泛。商品化的財務軟件一般都具備網絡版本，會計人員在感受網絡帶來的便利時，會計機密的被侵犯、被惡意破壞的可能性大大增加。如網絡通信協(xié)議和軟件自身不完善，造成網絡協(xié)議存在漏洞；網絡自身布線不合理造成通信質量差；大量的傳播極易受計算機病毒的攻擊；網絡黑客的惡意入侵、竊取、篡改、破壞系統(tǒng)和數(shù)據(jù)。
（三）會計電算化安全法規(guī)、制度建設相對滯后
自上個世紀80年代以來，財政部也先后制定了有關會計軟件開發(fā)、評審及管理的相關規(guī)定，促進了會計電算化的健康發(fā)展。但會計電算化后與會計核算相關的會計工作規(guī)范，仍然按傳統(tǒng)的手工算賬、記賬為制定基礎，電算化會計法規(guī)的建設和電算化的普及推廣不很融洽。
會計核算的財務處理、會計賬簿登記、財務報告的編制、會計監(jiān)督、錯賬更正方法、內部會計管理等都因電算化核算環(huán)境、核算手段、技術方法的變化而變化，電算化實務中上述許多問題仍然無法可依，會計電算化安全管理的相關法規(guī)還很不健全，會計行業(yè)內系統(tǒng)的電算化安全規(guī)范尚未形成。
（四）會計人員知識結構亟待更新
人的素質決定了會計電算化工作的質量，高素質的復合型會計人才不僅是電算化工作順利開展的重要保證，而且某種程度上能彌補硬軟件投入相對不足的缺陷，提高信息系統(tǒng)運行質量。
二、會計電算化安全策略
（一）加快電算化法制建設，規(guī)范電算化安全管理
電算化會計的規(guī)范化、制度化管理，是電算化安全正常運行的制度保證。規(guī)范化制度化管理主要是通過認真落實會計準則、會計規(guī)章來實現(xiàn)，通過具體會計準則、會計規(guī)范、會計制度、管理辦法來指導會計業(yè)務處理，達到規(guī)范會計行為的目的。
相關的具體會計準則要對會計電算化的軟件采用的標準、軟件的安全性、具體的會計處理方法、會計信息的規(guī)范使用、會計電算化文檔的保管以及會計電算化人員的責任作出指導和說明；對于原有的會計工作規(guī)范、管理辦法、會計制度，根據(jù)電算化的要求，做出相應的調整。
（二）加強會計電算化安全的日常維護
1.電算化實施的準備階段
電算化實施前要做好充分的調研。調研的內容主要包括：(1)對不同會計軟件的可用性、安全性進行比較，選擇適合本單位核算與管理要求的會計軟件。(2)操作系統(tǒng)軟件的選用要與會計軟件相適應。商業(yè)會計軟件都有不同的版本，版本的不同操作系統(tǒng)也有不同，其穩(wěn)定性也有區(qū)別，要選擇安全性高又與會計軟件最適應的操作系統(tǒng)。(3)硬件的選用對于系統(tǒng)安全運行至關重要，要根據(jù)會計軟件、系統(tǒng)軟件的硬件配置要求，詳細咨詢軟件供應商或軟件研發(fā)單位，選購計算機和相關設備。
2.電算化系統(tǒng)的運行階段
電算化安全控制雖然難度大，但只要制定詳細的工作規(guī)程，建立規(guī)范有序的業(yè)務流程和管理模式，實行日常工作制度化管理就能確保信息系統(tǒng)的安全可靠運行。
（1）安全運行的制度保障
根據(jù)財政部頒布的《會計電算化工作規(guī)范》，建立健全本單位的會計電算化系統(tǒng)操作管理制度，會計電算化硬、軟件管理制度，會計電算化崗位責任制，會計電算化檔案管理制度，實現(xiàn)網絡化的單位還應建立網絡管理制度。制度的制定者還要根據(jù)本單位電算化的發(fā)展需要及時對內部管理制度進行修改。當然單位在制定這些內部管理制度時，應充分體現(xiàn)對系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的安全保障，制度制訂后還需要重視并倡導制度在工作中的貫徹落實。
（2）安全運行技術保障
①電算化操作人員要善于運用軟件的對經濟業(yè)務的控制功能。成熟的財務軟件對輸入的數(shù)據(jù)具有校驗功能，如總額控制校驗、數(shù)據(jù)平衡校驗、重復輸入校驗，以保證數(shù)據(jù)輸入的準確性。只要對該功能啟用就能發(fā)揮作用，但要經過必要的授權，符合內部控制的要求。
②建立多級備份與恢復機制。系統(tǒng)備份與恢復機制的目的就是防止系統(tǒng)癱瘓，提高安全性，保證在意外情況下有快速自救能力。要善于運用先進的安全保障設備和措施，建立多級備份和恢復機制，會計電算化開展單位應結合單位實際，分層次的采用以下幾種備份：
進行服務器雙熱機備份，發(fā)生故障時，保證在一般故障出現(xiàn)時，服務器系統(tǒng)的不停頓工作，瞬間恢復。其級別最高，保障系數(shù)最高，但投入多，對人員要求高。
采取磁盤鏡像備份技術，是指通過磁盤鏡像技術，實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫服務器磁盤的完全備份，即兩個物理磁盤的數(shù)據(jù)完全一致，保證在一個磁盤發(fā)生故障時，數(shù)據(jù)可從另一個磁盤上讀出，不會停止系統(tǒng)運行。
財務及管理軟件自動備份，它是利用財務軟件或管理軟件本身的備份功能，實現(xiàn)重要數(shù)據(jù)的定期或定時備份。備份程序運行時可能會降低系統(tǒng)運行效率，但對數(shù)據(jù)的安全很有必要。網絡環(huán)境和單機環(huán)境下都適合使用。
系統(tǒng)管理員定期集中數(shù)據(jù)備份和賬務主管的日常備份，這是最基本的備份級別。當前三種備份條件不能實現(xiàn)時，其備份尤為重要，而且網絡環(huán)境和單機環(huán)境下都適合使用。
系統(tǒng)的恢復也是電算化安全的重要一環(huán)，恢復時，特別是第一次恢復數(shù)據(jù)，要做到忙而不亂，做好充分的技術準備，在軟件商的專業(yè)人員或開發(fā)人員的指導下進行。要注意勤備份、少恢復，內部管理制度也要對恢復流程有明確的規(guī)定，每次恢復操作必須有詳細的書面記載。
③加強系統(tǒng)的防病毒入侵工作。盡可能做到財務系統(tǒng)的相對封閉運行，控制病毒源，及時更新防殺病毒軟件，充分運用加鎖存儲設備，加強磁盤讀寫控制。網絡環(huán)境下除防病毒措施外，還應采用網絡防火墻技術、網關技術、身份認證技術、密碼技術，確保系統(tǒng)的安全。
（三）加強會計電算化的監(jiān)督與管理
必要的監(jiān)督將會促進管理制度執(zhí)行水平的提高，電算化工作也不例外，對會計電算化工作的監(jiān)督主要來自以下幾個方面：①系統(tǒng)維護人員的監(jiān)督。主要是監(jiān)督電算化系統(tǒng)的運行是否正常，性能是否降低，有無病毒存在，指導操作員操作，檢測數(shù)據(jù)的完整性。②電算化主管的監(jiān)督與管理。主要是監(jiān)督操作人員有無違規(guī)行為，監(jiān)督內部控制制度的執(zhí)行質量，及時對內部管理制度進行調整，監(jiān)督系統(tǒng)的運行質量。③電算化單位領導的監(jiān)督與管理。單位領導應把電算化工作作為本單位管理的重要部分，單位領導要加強本單位的電算化監(jiān)督，經常聽取單位會計人員對電算化工作的意見，支持電算化及安全管理工作。④主管單位和財政部門的監(jiān)督與管理。主管部門和財政部門要監(jiān)督電算化單位的電算化組織實施情況、管理狀況、安全措施情況。要把電算化基礎工作的規(guī)范性和電算化的安全性作為評價單位財務管理水平的一項重要指標，組織電算化單位交流經驗，取長補短，提高行業(yè)整體安全管理水平，組織行業(yè)精英專業(yè)指導電算化安全。
關鍵詞：會計電算化審計風險防范
一、會計電算化系統(tǒng)的審計風險及其成因
現(xiàn)階段會計電算化審計包含兩個涵義：一是對會計電算化系統(tǒng)的審計，二是利用電子計算機和軟件作為審計工具進行輔助審計。審計風險形成原因如下：
1、審計可視線索消失，導致審計風險
在手工條件下，審計線索包括會計憑證、賬簿、報表等會計資料，會計人員對各項經濟業(yè)務的會計記錄都是以紙質形式存放，審計人員可以通過這些書面記錄加以審計。然而，在應用計算機處理會計資料后，紙面信息變成了只有計算機才能識別的磁性介質上的代碼，并且這些代碼是為會計人員服務的，對審計人員而言，磁質代碼無異于在審計對象面前增加了一道無形的墻，看不見，摸不著。傳統(tǒng)的審計追蹤審查已不適用，審計的切入點更多的是依靠自己的經驗和判斷，客觀依據(jù)的不足，導致檢查風險增大。
2、會計電算化系統(tǒng)內部控制的變化，導致審計風險及控制難度增加
在手工條件下，內部控制一般表現(xiàn)為對人的控制，采取的手段主要是利用紙面信息進行手工核對和檢查，責任容易明確，結果也比較直觀。可是，在會計電算化條件下，內部控制轉變?yōu)閷θ撕蜋C器的雙重控制，且以對計算機控制為主。若內控制度不健全，計算機數(shù)據(jù)和程序的修改完全可以不留痕跡地進行，同時計算機容易受到“黑客”的入侵和“病毒”的侵襲，特別是國內外利用計算機犯罪的眾多案例，更說明了會計電算化條件下內部控制的難度，這對審計工作而言，加大了審計風險。
3、會計環(huán)境的變化導致審計環(huán)境的變化，增大了審計風險
記賬方法的改變，改變了會計環(huán)境，同時也改變了審計環(huán)境。在會計電算化環(huán)境下，審計人員需要花費大量的時間和人力去了解和審查電算化系統(tǒng)的功能、結構，以證實該系統(tǒng)在業(yè)務處理方面的合法性、正確性、真實性和完整性。例如，會計電算化軟件本身的完善性，計算機硬件的可靠性，會計電算化軟件內部控制的嚴密性等原因造成的系統(tǒng)風險，會計電算化系統(tǒng)的操作人員、技術人員造成的操作風險等。這大大增加了對會計電算化系統(tǒng)審計的難度，增加了審計風險。
二、會計電算化系統(tǒng)審計風險的防范對策
1、提高審計人員的電算化素質
思想決定行動。會計電算化系統(tǒng)審計的完成，最終取決于人。為此，一方面，我們必須克服思想傾向，時刻警惕審計過程中可能出現(xiàn)的情況，做到心中有數(shù)，防患于未然。只有這樣，才能從源頭上做好防范工作，同時，應注重對會計電算化審計人員的培養(yǎng)，可以采取以下措施：一是加強對在職人員電算化應用水平的培訓。二是加快和財經類高校聯(lián)合辦班，專門培養(yǎng)既懂計算機又懂會計和審計的復合型知識結構的審計系統(tǒng)開發(fā)人員，擇優(yōu)錄取到審計隊伍當中，使他們成為電算化審計的專業(yè)技術人員。
2、完善電算化審計標準與準則
計算機審計準則是對電算化審計的標準化，是衡量審計工作的標準、提高審計質量的保證。在會計電算化信息系統(tǒng)中，審計難度更高，審計風險更大，過去手工會計系統(tǒng)的審計標準和準則中部分內容已不適應。因此，在制定標準和準則時要在考慮我國國情的前提下大力吸收借鑒國外先進經驗。在制定具體準則時應側重于對計算機系統(tǒng)內部控制的評價、對審計人員應具備的資格、電算化審計過程和相關的審計技術以及證據(jù)收集等方面做出規(guī)范。建立一系列與新情況相適應的審計準則，包括系統(tǒng)設計、開發(fā)、運行、維護等標準，以及相適應的內部控制制度，規(guī)范計算機審計業(yè)務的發(fā)展，并逐步向國際審計準則靠攏，將審計風險降低到可以接受的水平。
3、開發(fā)、應用高效的審計軟件
由于審計軟件可直接訪問被審系統(tǒng)的數(shù)據(jù)文件，故有助于審計人員對整個數(shù)據(jù)文件或經選定的數(shù)據(jù)項目進行復核，有效地執(zhí)行大量數(shù)據(jù)的驗算、重新分類及匯總等工作，并能按審計人員指定的標準查找記錄，詳細檢查數(shù)據(jù)文件的內容。為給計算機審計打開通道，就必須不斷研究開發(fā)審計軟件。在數(shù)據(jù)采集方面，特別需要專門從事數(shù)據(jù)采集的軟件，更易訪問被審計單位不同介質、不同編碼、不同數(shù)據(jù)庫類型的數(shù)據(jù)庫，從中采集審計所需的原始數(shù)據(jù)，打通“瓶頸”。在數(shù)據(jù)分析方面，面向特定的領域，開發(fā)新的分析工具，如針對企業(yè)審計領域的固定資產折舊審計工具和產品利潤情況分析工具，針對金融審計領域的利率檢查工具等。同時，還要增加一些基于特定方法的分析工具，如賬戶分析、比較分析等。
當前全國各地都在積極地推行會計電算化，但由于我國會計電算化工作起步較晚，目前仍還處于生長期。因此在發(fā)展過程中，或多或少地出現(xiàn)了一些不可忽視的問題，急需解決。經濟形勢的日益發(fā)展，會計電算化必須與之適應，才能促進工作的高效率。從會計系統(tǒng)的情況看，各級各部門運用會計電算化的程度不一，當前會計電算化的現(xiàn)狀如下：
(1)一部分單位沒有實行利用電子計算機進行會計核算和管理；已使用的部門、單位大多數(shù)只停留在簡單的應用階段，如工資的發(fā)放、報表的簡單匯總等；(2)會計電算與手工核算并存，不具備“甩賬”條件；(3)所使用的會計核算軟件的規(guī)范性、適用性差，不能滿足會計核算工作的需要；(4)缺乏既懂會計又能熟練掌握電子計算機的“復合型”人才；(5)會計核算軟件的開發(fā)進展緩慢。總之，會計電算化培訓工作跟不上需要，操作人員素質有待提高。部門管理不夠科學、安全，相應的管理措施明顯與現(xiàn)實不符，存在漏洞；優(yōu)質商品化的會計軟件少，性能不完善，使用說明書不規(guī)范，不詳盡；會計軟件之間缺乏兼容性，致使重復開發(fā)過多，造成資源浪費；會計軟件頻繁升級，無法保證會計數(shù)據(jù)處理的相對穩(wěn)定性；當前會計軟件無法滿足會計數(shù)據(jù)保密性的要求；先進的計算機技術在會計電算化中未充分應用，商品化軟件開發(fā)推廣與實際應用存在差距。
二、會計電算化存在的問題分析
(一)對會計電算化的認識力度不夠
對會計電算化認識存在偏差主要有以下幾方面：首先，是部分財務人員錯誤地認為實行會計電算化只是一個形式，較為方便，沒有意識到實現(xiàn)會計電算化的重大意義，在實際操作中對于會計軟件的使用只局限在核算上，對于其他作用、功能不加以使用推行。其次，由于傳統(tǒng)的手工記賬方式長期被人們所接受，加上目前各項管理都是建立在手工記賬的基礎之上，要改變人們長期形成的習慣方式，有較大難度。再次，是許多企業(yè)領導對會計電算化存在片面認識，僅把會計電算化認為是企業(yè)現(xiàn)代化管理的標志，把計算機作為主要因素，把財會人員作為次要因素，不重視財會人員的培訓；最后，由于一些財務負責人對電算化知識不掌握，對電算化管理很陌生，只習慣于手工記賬的管理。尤其對會計電算化的保密性、安全性存在空白，因而對會計電算化數(shù)據(jù)可靠性發(fā)生質疑，造成不會管，不敢管的混亂局面，嚴重影響了會計電算化的普及和推廣。
(二)缺乏會計電算化所需要的專業(yè)人才
由于會計電算化涉及會計和計算機兩種專業(yè)知識，在崗的會計人員雖經過計算機等級培訓，但與實際要求水平還有較大差距。表現(xiàn)在：(1)會計人員知識不全面。許多年齡較大的會計人員對會計業(yè)務比較熟悉，但對計算機知識了解有限，而年青人則相反。要使計算機知識和會計工作經驗有機結合，還有待時日。(2)計算機培訓教材老化。計算機技術發(fā)展很快，幾年時間，計算速度提高了幾十倍。軟件操作系統(tǒng)也有質的變化。而現(xiàn)在的教材大多是幾年前的，所介紹的知識陳舊，實用性不強，經過這樣培訓并通過考試的人員實際操作能力差，只是拿個證書為而已。(3)缺乏對會計人員的再培訓和定期考核，培訓沒有系統(tǒng)性。
(三)會計電算化軟件系統(tǒng)的安全性、保密性不夠
會計軟件的質量是會計電算化工作的物質基礎，目前財政系統(tǒng)使用的軟件還存在著諸多的問題和不足。財務上的有些數(shù)據(jù)是企業(yè)的秘密，在很大程度上關系著企業(yè)的生存與發(fā)展，但當前大部分的軟件系統(tǒng)都在為完善會計功能和適應財務制度上大傷腦筋，卻沒有多少軟件公司認真研究過數(shù)據(jù)的保密問題。系統(tǒng)一旦癱瘓，或受病毒侵襲，系統(tǒng)恢復起來比較困難，要恢復原來的數(shù)據(jù)就更成問題。尤其是隨著網絡經濟時代的到來，給企業(yè)帶來無限商機的同時，也給企業(yè)帶來了風險，這些風險主要來自泄密和網上黑客的攻擊等，所以，對于新興的網絡財務軟件，更應當重視其安全保密性。
三、解決會計電算化存在問題的對策探討
(一)逐步完善會計電算化的相關法規(guī)政策
目前，我國頒布的有關法規(guī)中存在著阻礙其發(fā)展的規(guī)定。例如，有些涉及軟件技術開發(fā)上的具體細節(jié)規(guī)定，不能起到推動的作用，反而因規(guī)定的太死抑制了軟件的自我發(fā)展，影響了會計電算化的普及。隨著會計電算化的普及與財務軟件功能的不斷增加，針對會計電算化工作出現(xiàn)的新問題，對現(xiàn)有的相關法規(guī)進一步補充和完善，通過準則法規(guī)對會計電算化進一步約束，使會計電算化工作走上規(guī)范化的道路。同時，對實現(xiàn)會計電算化的單位內部也應根據(jù)財政部的有關規(guī)章，結合單位的實際建立單位內部會計電算化的管理制度，以確保會計電算化的正常運作。
(二)加大對會計電算化人才的培養(yǎng)力度
會計電算化的應用，對會計人員提出了更高的要求。既要求會計人員要掌握一定會計專業(yè)知識，還要掌握相關的計算機知識，財務軟件的使用技術、保養(yǎng)和維護、管理等多方面的專業(yè)知識。所以要積極推進會計電算化進程，就必須大力加強人才培訓的力度，提高會計人員綜合業(yè)務素質。對電算化管理人員的培訓工作要經常進行，并結合經驗交流，使培訓收到實效。只有普及型的速成人才培訓，難以提高會計電算化的水平。在吸納高校會計電算化畢業(yè)新生的同時，還應選拔具有一定計算機知識的會計業(yè)務骨干到高校進修計算機專業(yè)。這樣新老結合，高中低結合的會計電算化人才隊伍就會形成，必將推動會計電算化工作的進一步提高。
(三)會計軟件信息系統(tǒng)的開發(fā)
會計電算化的有序發(fā)展離不開會計軟件信息系統(tǒng)的開發(fā)，由于目前實施電算化還屬初級階段，會計軟件的開發(fā)應立足于會計人員素質的現(xiàn)狀，盡力開發(fā)“傻瓜型”軟件，簡化操作和去掉不必要的功能。建立起完善的會計軟件服務體系，對用戶使用中存在的問題及時解決，并針對用戶反饋的意見和要求對軟件進行修改和完善。
隨著經濟的發(fā)展，會計電算化已成為當前會計工作的主要工具，是提高工作效率，運用計算機技術代替手工記帳的基本方式。會計電算化以其高效、自動、方便、準確、及時等優(yōu)點正日益受到廣大會計人員的歡迎。
參考文獻：
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關鍵詞:會計電算化;崗位;職責;權限
一、明確會計電算化崗位職責和權限的重要性
改革開放以來,我國會計電算化工作在各級財政部門、業(yè)務主管部門、廣大軟件開發(fā)工作者和財會工作者的共同努力下,已取得了很大成績,各類財會軟件的運用為推動我國經濟管理手段現(xiàn)代化、提高會計工作效率和財會人員業(yè)務素質發(fā)揮了重要作用。然而,從目前會計電算化的情況來看,會計崗位設置不合理是影響整個電算化向深層次發(fā)展的主要原因之一,因為會計工作內容繁多復雜,只有進行科學的崗位分工,使之規(guī)范化、科學化,并落實崗位責任制,才能使整個會計電算化系統(tǒng)高效、協(xié)調地運作,傳統(tǒng)的會計工作崗位,是按照核算和管理的內容及工作性質來劃分的,一般分為會計主管、出納、工資核算、往來核算、財產物資核算、資金核算、成本費用核算、收入利潤核算、編制報表和稽核等10個崗位。各企業(yè)可以根據(jù)行業(yè)特點、業(yè)務繁簡、企業(yè)規(guī)模、人員多少等情況,在掌握出納人員不得兼收入、費用、債權、債務賬簿的登記工作以及稽核工作和會計檔案保管工作的原則前提下,可以采取一人一崗、一崗多人或一人多崗等形式。與傳統(tǒng)的會計工作崗位相比,實現(xiàn)會計電算化以后,大大減輕了會計工作的勞動強度,一臺電子計算機完成了過去幾個人的工作,與之相應的會計工作的分工、各崗位的職責及權限也發(fā)生了根本的變化,原有會計崗位的分工已不適應目前電算化工作,如果不及時地調整并建立與之相適應的會計電算化工作崗位制度,使會計崗位分工、職責盡可能地比較規(guī)范、科學,就無法保證會計工作的正常進行,會計電算化在企業(yè)管理中的整體優(yōu)勢就不能充分發(fā)揮,同時,對提高財會人員的業(yè)務素質也是不利的。因此,在會計電算化條件下科學、合理地設置會計工作崗位,明確各崗位的職責和權限十分必要。
二、會計電算化條件下會計工作崗位的設置及職責和權限
根據(jù)會計電算化工作的特點,企業(yè)實現(xiàn)會計電算化后應由傳統(tǒng)的以總賬報表崗位為中心轉變?yōu)橐韵到y(tǒng)管理員崗位為核心的崗位架構。具體地說,會計電算化應設立的會計工作崗位包括:系統(tǒng)設計員、系統(tǒng)管理員、系統(tǒng)操作員、數(shù)據(jù)審核員。各會計工作崗位人員的職責和權限如下:
(一)系統(tǒng)設計員的職責和權限
會計電算化的系統(tǒng)設計員要根據(jù)會計制度和企業(yè)管理、核算的要求,負責會計電算化系統(tǒng)中軟件的研制、開發(fā)和升級工作,幫助系統(tǒng)操作人員掌握軟件的應用。
系統(tǒng)設計員崗位的職責主要有:根據(jù)會計制度和核算要求開發(fā)會計電算化系統(tǒng)。根據(jù)國家經濟政策和企業(yè)微觀管理的需要,不斷修正和完善會計電算化系統(tǒng)整體功能。負責指導有關人員正確掌握會計軟件的使用方法。及時解決軟件在運行中所發(fā)生的技術問題。為保守本單位經濟秘密和保證會計數(shù)據(jù)的安全,不得將本單位會計數(shù)據(jù)以任何形式帶出本單位或對外提供。
系統(tǒng)設計員崗位的權限主要有:有權對軟件源泉程序進行編譯或對程序進行加密。有權要求軟件使用者提供軟件評審所需的資料和用戶報告。有權制止軟件的非法拷貝和傳播。有權拒絕來歷不明的軟件或帶有病毒的軟件在會計電算化系統(tǒng)中運行。
(二)系統(tǒng)管理員的職責和權限
會計電算化的系統(tǒng)管理員負責會計電算化過程中的管理工作,組織、協(xié)調會計電算化軟件的開發(fā)和應用,能夠應用財務、會計和電子計算機知識對本單位運行的會計電算化系統(tǒng)進行使用和維護。系統(tǒng)管理員崗位的職責內容主要包括:在會計電算化軟件的開發(fā)階段,負責協(xié)調軟件開發(fā)者與使用者之間的關系,根據(jù)軟件評審要求,做好相應的準備工作。在會計電算化軟件的運行階段,負責日常的維護和管理,幫助系統(tǒng)操作員熟練掌握操作技能。檢查督促系統(tǒng)操作員對數(shù)據(jù)的備份情況。檢查各操作員操作的日志記載情況,對計算機開機、關機和運行情況進行檢查,防止非法調用和操作。為保證會計軟件的正常運行和數(shù)據(jù)的保密與安全,不得從數(shù)據(jù)庫直接對會計數(shù)據(jù)進行修改。運用電算化系統(tǒng)中的信息資源和分析模塊,緊密結合本單位經濟活動情況,對本企業(yè)的財務狀況進行簡要分析,為企業(yè)領導經營決策提供依據(jù)。對于系統(tǒng)內發(fā)生計算機病毒等情況應運用殺毒軟件消除病毒,并向負責計算機安全的公安機關反映。為保守本單位經濟秘密和保證會計數(shù)據(jù)的安全,不得將本單位會計數(shù)據(jù)以任何形式帶出本單位或對外提供。
系統(tǒng)管理員的權限主要包括:有權設置發(fā)球本崗位權限范圍內的操作保密口令。有權對系統(tǒng)操作員的工作進行檢查和監(jiān)督。有權拒絕來歷不明的軟件或帶有病毒的軟件在會計電算化系統(tǒng)中運行。有權對有關人員的操作權限進行設置和調整。
(三)系統(tǒng)操作員的職責和權限
會計電算化的系統(tǒng)操作員負責會計數(shù)據(jù)的錄入與輸出工作,能夠使用會計電算化系統(tǒng)的部分或全部功能,系統(tǒng)操作員要根據(jù)會計電算化制度的要求,嚴格執(zhí)行計算機硬件、軟件的操作堆積和防范計算機病毒的措施。
系統(tǒng)操作員崗位的職責內容主要包括:將審核過的原始憑證或記賬憑證及時、準確地錄入計算機,同時通過計算機輸入界面對輸入的數(shù)據(jù)進行初步核對。根據(jù)數(shù)據(jù)審核員核實過的會計數(shù)據(jù)進行憑證過賬,即登記機內賬簿。及時輸出會計憑證和有關會計數(shù)據(jù)。采取有力的措施保證數(shù)據(jù)安全,每天進行數(shù)據(jù)的備份并妥善保管備份數(shù)據(jù)。為保證會計軟件開發(fā)包正常運行和數(shù)據(jù)的保密安全,不得從數(shù)據(jù)庫直接對會計數(shù)據(jù)進行修改。為保守本單位經濟秘密和保證會計數(shù)據(jù)的安全,不得將本單位會計數(shù)據(jù)以任何形式帶出本單位或對外提供。
系統(tǒng)操作員崗位的權限主要包括:有權設置發(fā)球本崗位權限范圍內的操作保密口令。對于未經審核的會計憑證有權拒絕錄入計算機。對于未經數(shù)據(jù)審核員審核的已錄入的會計數(shù)據(jù),有權拒絕進行憑證過賬處理。有權拒絕來歷不明的軟件在會計電算化系統(tǒng)中運行。
(四)數(shù)據(jù)審核員的職責和權限
會計電算化的數(shù)據(jù)審核員負責審核已錄入的會計數(shù)據(jù)和輸出的會計數(shù)據(jù)、賬表的正確性,能夠使用會計電算化系統(tǒng)有關審核方面的功能,包括會計數(shù)據(jù)的輸入與輸出、會計政策的設定等。數(shù)據(jù)審核員要根據(jù)財經法規(guī)、會計制度和會計電算化制度的要求,嚴把審核關,維護財經法規(guī)和制度的嚴肅性。
1．管理型會計軟件建立在核算型會計軟件系統(tǒng)之上，能完成憑證錄入、記賬算賬和報賬等核算工作。管理型會計軟件是集核算和管理于一體的會計信息系統(tǒng)，財務會計信息為企業(yè)管理提供重要的信息資料，作為其信息來源和依據(jù)，因此，及時正確的會計核算是實施會計管理功能的基礎和根本保證。
2．管理型會計軟件在時間上跨事前、事中和事后三個階段，有預測、計劃、分析、控制和評價等基本功能和決策支持能力。
3．管理型會計軟件在空間上，延伸至企業(yè)的各個部門各個方面，系統(tǒng)的操作者和信息使用者也單純地由財會部門，擴大到各業(yè)務部門和職能部門。
4．管理型會計軟件是一個有較高集成度的新系統(tǒng)。它集核算、控制、預測、決策于一體，從管理層次上它包括車間級、部門繳、企業(yè)組乃至集團組在內的各個層次管理功能于一體。從使用數(shù)據(jù)來看，它除了利用貨幣性數(shù)據(jù)以備核算用之外，更注重內部業(yè)務和外部業(yè)務的非貨幣性信息。系統(tǒng)各模塊之間緊密結合，強調同一數(shù)據(jù)的單一人口及數(shù)據(jù)資源共享，形成一個有機整體。
5．管理型會計軟件是一個非常靈活、開放的系統(tǒng)。具有方便的人機交互功能，用戶可根據(jù)需要對采擷的信息加以處理和利用，為企業(yè)內部管理人員尤其是高層決策人員提供信息服務。
二、核算型向管理型轉化的目標
1．應收賬款管理的電算化
財務管理重點是對流動資產的管理。應收賬款是企業(yè)流動資產的一個重要項目，它在生產經營活動中主要有增加銷售和減少存貨的功能。因此，減少收賬損失也是財務管理的一個重要內容，應收賬款日常管理的電算化也是會計電算化的必然趨勢，具體做法是建立客戶的信用檔案，借鑒評估機構的評估等級把企業(yè)的信用情況進行分類。我們借鑒西方企業(yè)的做法，在選擇賒銷客戶時～定要擇優(yōu)挑選客戶。對于新客戶主要采用間接調查法即通過與購貨方有業(yè)務往來的企業(yè)、購貨方的開戶銀行、本企業(yè)的推銷人員、對方企業(yè)的信用等級以及委托社會機構來把握購貨方的信用狀況這樣一種方法等。
2．存貨管理中的電算化
在企業(yè)流動資產中存貨占的比重較大，存貸利用程度好壞，對企業(yè)財務狀況的影響極大。因此加強存貨的規(guī)劃與控制，使存貨保持在最優(yōu)水平不僅是財務管理的一項重要內容，也是管理型會計電算化的一項重要內容。具體做法是對庫存的數(shù)量進行ABC分類控制，對占用儲備資金量大、采購較難、重要性的A類物資，在訂貨批量和庫存儲備方面，實行重點控制。對資金占用少、采購容易，比較次要的C類物資，采用較為簡便的方法加以控制。中間的B類物資，則實行一般控制。
3．市場營銷管理電算化的目標
市場營銷管理電算化的目標主要包括企業(yè)外部環(huán)境數(shù)據(jù)，行業(yè)競爭對手、市場、技術、可利用的資源、產品供求關系等。如收集到競爭對手的相對成本、價格和市場占有率和新產品開發(fā)等信息，并進行對比分析加工從中可看出本企業(yè)的競爭優(yōu)勢和劣勢。4．制造成本管理電算化的目標
建立一個成本管理信息系統(tǒng)，推行應用先進的檢測手段和顯示監(jiān)控裝置，加強對物質消耗和流向的控制，為成本控制和計算創(chuàng)造條件。結合我國成本管理好的經驗，引進國外現(xiàn)代化成本管理方法，如目標成本管理、責任成本管理、廠內經濟核算、本量利分析、價值工程城本效益分析、成本預測。成本控制、班組成本管理、作業(yè)成本管理等各種成本計算方法和成本管理手段，力求多角度反映企業(yè)在生產過程中的耗費和支出。
5．建立財務報表分析模塊
一個完整的管理型會計電算化，還必須包括財務報表分析電算化。這個模塊是在報表模塊的基礎上增加財務報表分析模塊，以評估企業(yè)資產的流動性、負債水平和償債能力，進而評估企業(yè)的財務狀況，為管理者、投資者提供信息。
三、實現(xiàn)會計電算化由核算型向管理型發(fā)展應注意的幾個問題
1．強調會計和經營管理技術為主并與計算機技術的良好結合。財政部在規(guī)范電算會計管理規(guī)定時，應對財務和管理人員在開發(fā)管理型會計軟件方面提出的書面管理需求應得的報酬，作出指導性價格。這樣能調動財務和管理人員積極性。這就要求改變原來以計算機技術為主的策略，強調以管理思想為中心，計算機技術只是實現(xiàn)的手段和保證。
2．強調高層決策者的積極參與。管理型軟件不僅是財務部門的事，它涉及到一個企業(yè)的各個部門、各個環(huán)節(jié)，因此，企業(yè)領導首先應認識到這一契機的重要性，從自身做起，發(fā)動企業(yè)各個管理層及基層工作人員認真學習，沖破思想禁錮，提高管理的質量，充分發(fā)揮新的管理型會計信息系統(tǒng)的優(yōu)勢。有了高層決策者的積極參與，就會推動管理型軟件的發(fā)展。
電算化會計系統(tǒng)對內部控制的特殊要求主要體現(xiàn)在以下幾方面：
1．計算機的使用改變了企業(yè)會計核算的環(huán)境
企業(yè)使用計算機處理會計和財務數(shù)據(jù)后，企業(yè)的會計核算的環(huán)境發(fā)生了很大的變化，會計部門的組成人員從原來由財務、會計專業(yè)人員組成，轉變?yōu)橛韶攧?、會計專業(yè)人員和計算機數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)的管理人員及計算機專家組成。會計部門不僅利用計算機完成基本的會計業(yè)務，還能利用計算機完成各種原先沒有的或由其他部門完成的更為復雜的業(yè)務活動，如銷售預測、人力資源規(guī)劃等。隨著遠程通訊技術的發(fā)展，會計信息的網上實時處理成為可能，業(yè)務事項可以在遠離企業(yè)的某個終端機上瞬間完成數(shù)據(jù)處理工作，原先應由會計人員處理的有關業(yè)務事項，現(xiàn)在可能由其他業(yè)務人員在終端機上一次完成；原先應由幾個部門按預定的步驟完成的業(yè)務事項，現(xiàn)在可能集中在一個部門甚至一個人完成。因此，要保證企業(yè)財產物資的安全完整、保證會計系統(tǒng)對企業(yè)經濟活動反映的正確和可靠、達到企業(yè)管理的目標，企業(yè)內部控制制度的建立和完善就顯得更為重要，內部控制制度的范圍和控制程序較之手工會計系統(tǒng)更加廣泛，更加復雜。
2．電算化會計系統(tǒng)改變了會計憑證的形式
在電算化會計系統(tǒng)中，會計和財務的業(yè)務處理方法和處理程序發(fā)生了很大的變化，各類會計憑證和報表的生成方式、會計信息的儲存方式和儲存媒介也發(fā)生了很大的變化。原先反映會計和財務處理過程的各種原始憑證、記帳憑證、匯總表、分配表、工作底稿等作為基本會計資料的書面形式的資料減少了，有些甚至消失了。由于電子商務、網上交易、無紙化交易等的推行，每一項交易發(fā)生時，有關該項交易的有關信息由業(yè)務人員直接輸入計算機，并由計算機自動記錄，原先使用的每項交易必備的各種憑證、單據(jù)被部分地取消了，原來在核算過程中進行的各種必要的核對、審核等工作有相當一部分變?yōu)橛捎嬎銠C自動完成了。原來書面形式的各類會計憑證轉變?yōu)橐晕募?、記錄形式儲存在磁性介質上，因此，電算化會計系統(tǒng)的內部控制與手工會計系統(tǒng)的內部控制制度有著很大的不同，控制的重點由對人的控制為主轉變?yōu)閷θ恕C控制為主的，控制的程序也應當與計算機處理程序相一致。
3．計算機的使用提高了控制舞弊、犯罪的難度
隨著計算機使用范圍的擴大，利用計算機進行的貪污、舞弊、詐騙等犯罪活動也有所增加，由于儲存在計算機磁性媒介上的數(shù)據(jù)容易被篡改，有時甚至能不留痕跡地篡改，數(shù)據(jù)庫技術的提高使數(shù)據(jù)高度集中，未經授權的人員有可能通過計算機和網絡瀏覽全部數(shù)據(jù)文件，復制、偽造、銷毀企業(yè)重要的數(shù)據(jù)。計算機犯罪具有很大的隱蔽性和危害性，發(fā)現(xiàn)計算機舞弊和犯罪的難度較之手工會計系統(tǒng)更大，計算機舞弊和犯罪造成的危害和損失可能比手工會計系統(tǒng)更大，因此，電算化會計系統(tǒng)的內部控制不僅難度大、復雜，而且還要有各種控制的計算機技術手段。
由此可見，計算機會計系統(tǒng)的內部控制制度與手工會計系統(tǒng)的內部控制制度相比較，計算機會計系統(tǒng)的內部控制是范圍大、控制程序復雜的綜合性控制，是控制的重點為職能部門和計算機數(shù)據(jù)處理部門并重的全面控制，是人工控制和計算機自動控制相結合的多方位控制。
隨著計算機在會計工作中的普遍應用，管理部門對由計算機產生的各種數(shù)據(jù)、報表等會計信息的依賴越來越大，這些會計信息的產生只有在嚴格的控制下，才能保證其可靠性和準確性。同時也只有在嚴格的控制下，才能預防和減少計算機犯罪的可能性。
計算機會計系統(tǒng)的內部控制制度，從計算機會計系統(tǒng)的建立和運行過程來看，可分為對系統(tǒng)開發(fā)和實施的系統(tǒng)發(fā)展控制、對計算機會計系統(tǒng)各個部門的管理控制、對計算機會計系統(tǒng)日常運行過程的日?？刂?。
一、系統(tǒng)開發(fā)、發(fā)展控制
計算機會計系統(tǒng)的系統(tǒng)開發(fā)、發(fā)展控制包括開發(fā)前的可行性研究、資本預算、經濟效益評估等工作，開發(fā)過程中系統(tǒng)分析、系統(tǒng)設計、系統(tǒng)實施等工作，以及對現(xiàn)有系統(tǒng)的評估、企業(yè)發(fā)展需求，系統(tǒng)更新的可行性研究，更新方案的決策等工作。系統(tǒng)開發(fā)、發(fā)展控制的主要內容一般包括以下幾方面。
（一）授權和領導認可
計算機會計系統(tǒng)的開發(fā)和發(fā)展必需經過有關領導的認可和授權，這關系到系統(tǒng)開發(fā)、發(fā)展、更新等項目的成敗。計算機會計系統(tǒng)的開發(fā)項目一般投資金額都比較大，對企業(yè)整體管理目標的影響也比較大，往往需要對原有的管理體制進行較大的改革，是牽一發(fā)動全身的重大舉措，因此必需得到授權和領導認可。計算機會計系統(tǒng)的發(fā)展和更新是對原有計算機會計系統(tǒng)進行重大改進，同樣對會對企業(yè)管理體制造成較大的影響，同時對現(xiàn)有計算機會計系統(tǒng)的任何改動都可能危及整個系統(tǒng)的安全可靠，因此也必需得到授權和領導認可。而且領導的授權和認可也有利于保證系統(tǒng)開發(fā)和發(fā)展的物資和資金的需要。
（二）符合標準和規(guī)范
計算機會計系統(tǒng)的開發(fā)和發(fā)展項目，不論是自行組織開發(fā)還是購買商品化軟件，都必需遵循國家有關機關和部門制訂的標準和規(guī)范。其中包括符合標準和規(guī)范的開發(fā)和審批過程、合格的開發(fā)人員或軟件制造商、系統(tǒng)的文件資料和流程圖、系統(tǒng)各功能模塊的設計等等。目前我國已經頒布的有關國家標準和規(guī)范主要由財政部1994年頒布執(zhí)行的《會計電算化管理辦法》、《會計核算軟件基本功能規(guī)范》、《會計電算化工作規(guī)范》、《商品化會計核算軟件評審規(guī)則》等，各地也頒布各種地方標準，如上海市財政局頒布的《上海市會計電算化實施辦法》等地方性標準。按標準和規(guī)范開發(fā)和發(fā)展計算機會計系統(tǒng)可以使企業(yè)計算機會計系統(tǒng)更加可靠、更加完善，有利于對系統(tǒng)的維護和進一步的發(fā)展、更新。
（三）人員培訓
計算機會計系統(tǒng)應在開發(fā)階段就要對使用該系統(tǒng)的有關人員進行培訓，提高這些人員對系統(tǒng)的認識和理解，以減少系統(tǒng)運行后出錯的可能性。外購的商品化軟件應要求軟件制作公司提供足夠的培訓機會和時間。在系統(tǒng)運行前對有關人員進行的培訓，不僅僅是系統(tǒng)的操作培訓，還應包括讓這些人員了解系統(tǒng)投入運行后新的內部控制制度、計算機會計系統(tǒng)運行后的新的憑證流轉程序、計算機會計系統(tǒng)提供的高質量的會計信息的進一步利用和分析的前景等等。
（四）系統(tǒng)轉換
新的計算機會計系統(tǒng)在投入使用，替換原有的手工會計系統(tǒng)或舊的計算機會計系統(tǒng)，必需經過一定的轉換程序。企業(yè)應在系統(tǒng)轉換之際，采取有效的控制手段，作好各項轉換的準備工作，如舊系統(tǒng)的結算、匯總，人員的重新配置、新系統(tǒng)需要的初始數(shù)據(jù)的安全導入等。新的計算機會計系統(tǒng)是否優(yōu)于舊系統(tǒng)，還需要進一步接受實踐的檢驗，因企業(yè)的具體情況不同，新的計算機會計系統(tǒng)不一定比舊的計算機會計系統(tǒng)更適合企業(yè)的經營特點，甚至購買或自行開發(fā)的計算機會計系統(tǒng)還不如手工會計系統(tǒng)更適合企業(yè)的經營特點。因此企業(yè)在系統(tǒng)轉換之際，采用新舊系統(tǒng)并行運行一段時間，以便檢驗新的計算機會計系統(tǒng)。并行運行的時間一般至少為三個月。
（五）程序修改控制
企業(yè)經營活動變化及經營環(huán)境變化，可能導致使用中的軟件進行修改，計算機會計系統(tǒng)經過一段時期的使用也會發(fā)現(xiàn)一些需要進行修改的地方，因此，軟件的修改是難以避免的。對會計軟件進行修改必須經過周密計劃和嚴格記錄，修改過程的每一個環(huán)節(jié)都必須設置必要的控制，修改的原因和性質應有書面形式的報告，經批準后才能實施修改，計算機會計系統(tǒng)的操作人員不能參與軟件的修改，所有與軟件修改有關的記錄都應該打印后存檔。
二、管理控制
管理控制是指企業(yè)建立起一整套內部控制制度，以加強和完善對計算機會計系統(tǒng)涉及的各個部門和人員的管理和控制。管理控制包括組織機構的設置、責任劃分、上機管理、檔案管理、設備管理等等。
（一）組織機構設置
企業(yè)實現(xiàn)了會計電算化后，應對原有的組織機構進行適當?shù)恼{整，以適應計算機會計系統(tǒng)的要求。企業(yè)可以按會計數(shù)據(jù)的不同形態(tài)，劃分為數(shù)據(jù)收集輸入組、數(shù)據(jù)處理組和會計信息分析組等組室；也可以按會計崗位和工作職責劃分為計算機會計主管、軟件操作、審核記帳、電算維護、電算審查、數(shù)據(jù)分析等崗位。組織機構的設置必須適合企業(yè)的實際規(guī)模，符合企業(yè)總體經營目標，并且，應按精簡、合理的原則對組織機構的設置進行成本效益分析。
（二）職責劃分
內部控制的關鍵之點就在于不相容職務的分離，計算機會計系統(tǒng)與手工會計系統(tǒng)一樣，對每一項可能引起舞弊或欺詐的經濟業(yè)務，都不能由一個人或一個部門經手到底，必須分別由幾個人或幾個部門承擔。在計算機會計系統(tǒng)中，不相容的職務主要有系統(tǒng)開發(fā)、發(fā)展的職務與系統(tǒng)操作的職務；數(shù)據(jù)維護管理職務與電算審核職務；數(shù)據(jù)錄入職務與審核記帳職務；系統(tǒng)操作的職務與系統(tǒng)檔案管理職務等。企業(yè)為防止舞弊或欺詐，應建立一整套符合職責劃分原則的內部控制制度，同時，還應建立起職務輪換制度。
（三）上機管理
企業(yè)用于計算機會計系統(tǒng)的計算機應盡可能是專用的，企業(yè)應對計算機的使用建立一整套管理制度，以保證每一個工作人員和每一臺計算機都只做其應該做的事情。一般來講，企業(yè)對用于計算機會計系統(tǒng)的計算機的上機管理措施應包括輪流值班制度、上機記錄制度、完善的操作手冊、上機時間安排等，此外，會計軟件也應該有完備的操作日志文件。
（四）檔案管理
計算機會計系統(tǒng)有關的資料應及時存檔，企業(yè)應建立起完善的檔案制度，加強檔案管理。一個合理完善的檔案管理制度一般有合格的檔案管理人員、完善的資料借用和歸還手續(xù)、完善的標簽和索引方法、安全可靠的檔案保管設備等。除此之外，還應定期對所有檔案進行備份的措施，并保管好這些備份。為防止檔案被破壞，企業(yè)應制訂出一旦檔案被破壞的事件發(fā)生時的應急措施和恢復手段。企業(yè)使用的會計軟件也應具有強制備份的功能和一旦系統(tǒng)崩潰等及時恢復到最近狀態(tài)的功能。
（五）設備管理
對于用于計算機會計系統(tǒng)的各種硬件設備，應當建立一套完備的管理制度以保證設備的完好，保證設備能夠正常運行。硬件設備的管理包括對設備所處的環(huán)境進行的溫度、濕度、防火、防雷擊、防靜電等的控制，也包括對人文環(huán)境的控制，如防止無關人員進入計算機工作區(qū)域、防止設備被盜、防止設備用于其他方面等。
三、日?？刂?/p>
日?？刂剖侵钙髽I(yè)計算機會計系統(tǒng)運行過程中的經常性控制。日?？刂瓢ń洕鷺I(yè)務發(fā)生控制、數(shù)據(jù)輸入控制、數(shù)據(jù)通訊控制、數(shù)據(jù)處理控制、數(shù)據(jù)輸出控制和數(shù)據(jù)儲存控制等。
（一）業(yè)務發(fā)生控制
業(yè)務發(fā)生控制又稱"程序檢查"，主要目的是采用相應的控制程序，甄別、拒納各種無效的、不合理的及不完整的經濟業(yè)務。在經濟業(yè)務發(fā)生是，通過計算機的控制程序，對業(yè)務發(fā)生的合理性、合法性和完整性進行檢查和控制，如表示業(yè)務發(fā)生的有關字符、代碼等是否有效，操作口令是否準確，經濟業(yè)務是否超出了合理的數(shù)量、價格等的變動范圍。企業(yè)還應建立有效的控制制度以保證計算機的控制程序能正常運行。
（二）數(shù)據(jù)輸入控制
由于計算機處理數(shù)據(jù)的能力很強，處理速度非?？?，如果輸入的數(shù)據(jù)不準確，處理結果就會出現(xiàn)差錯，在數(shù)據(jù)輸入時如果存在哪怕是很小的錯誤數(shù)據(jù)，一旦輸入計算機就可能導致錯誤的擴大化，影響整個計算機會計系統(tǒng)的正常運行。因此，企業(yè)應該建立起一整套內部控制制度以便對輸入的數(shù)據(jù)進行嚴格的控制，保證數(shù)據(jù)輸入的準確性。數(shù)據(jù)輸入控制首先要求輸入的數(shù)據(jù)應經過必要的授權，并經有關的內部控制部門檢查；其次，應采用各種技術手段對輸入數(shù)據(jù)的準確性進行校驗，如總數(shù)控制校驗、平衡校驗、數(shù)據(jù)類型校驗、重復輸入校驗等。
（三）數(shù)據(jù)通訊控制
數(shù)據(jù)通訊控制是企業(yè)為了防止數(shù)據(jù)在傳輸過程中發(fā)生錯誤、丟失、泄密等事故的發(fā)生而采取的內部控制措施。企業(yè)應該采用各種技術手段以保證數(shù)據(jù)在傳輸過程中的準確、安全、可靠。如將大量的經濟業(yè)務劃分成小批量傳輸，數(shù)據(jù)傳輸時應順序編碼，傳輸時要有發(fā)送和接收的標識，收到被傳輸?shù)臄?shù)據(jù)時要有肯定確認的信息反饋，每批數(shù)據(jù)傳輸時要有時間、日期記號等等。
（四）數(shù)據(jù)處理控制
數(shù)據(jù)處理控制是指對計算機會計系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)處理的有效性和可靠性進行的控制。數(shù)據(jù)處理控制分為有效性控制和文件控制。有效性控制包括數(shù)字的核對、對字段、記錄的長度檢查、代碼和數(shù)值有效范圍的檢查、記錄總數(shù)的檢查等。文件檢查包括檢查文件長度、檢查文件的標識、檢查文件是否被感染病毒等。
（五）數(shù)據(jù)輸出控制
數(shù)據(jù)輸出控制是企業(yè)為了保證輸出信息的準確、可靠而采取的各種控制措施。輸出數(shù)據(jù)控制一般應檢查輸出數(shù)據(jù)是否與輸入數(shù)據(jù)相一致，輸出數(shù)據(jù)是否完整，輸出數(shù)據(jù)是否能滿足使用部門的需要，數(shù)據(jù)的發(fā)送對象、份數(shù)應有明確的規(guī)定，要建立標準化的報告編號、收發(fā)、保管工作等。
「關鍵詞會計電算化；問題；方法因此，有關部門應盡快制定出一些具體法規(guī)或者是通過行業(yè)會計協(xié)會制定統(tǒng)一的財務軟件標準，甚至可以直接通過政府行政手段規(guī)定哪些行業(yè)必須使用哪種財務軟件，加強對財務軟件銷售公司和開發(fā)商的管理，進一步規(guī)范會計電算化軟件市場。此外，實行會計電算化的單位在購買財務軟件時，不要只盯住最先進的產品，要結合單位自身的情況和需求，否則一方面將會導致資源浪費，另一方面會因財務軟件的復雜難以操作，結果事與愿違，反而影響了本單位會計電算化的進程。
三、培養(yǎng)會計電算化綜合性人才
現(xiàn)階段不少單位的電算化人員是由過去的會計、出納等經過短期培訓而來，雖然他們有豐富的會計經驗，但他們在使用計算機處理業(yè)務時，只是局限在財務軟件的使用上，一旦計算機出現(xiàn)故障或者與平常見到的界面不同時，就束手無策，即使廠家在安裝會計軟件時都作了系統(tǒng)的培訓，但對于那些從未接觸過計算機的會計人員而言，在上機時仍不能靈活地運用軟件滿足工作需要。對于遇到超出范圍的問題，也只能找軟件的維護人員，而維護人員又基本上是計算機專業(yè)出身，對財務知識知之較少，雙方不能很好地配合，并且在上機時一旦出錯，可能就會使自己很長時間的工作成果付諸東流，使系統(tǒng)數(shù)據(jù)丟失，嚴重的還會導致系統(tǒng)崩潰，此外即使有一部分會計人員通過了會計電算化的考試，也只是掌握一些基本應用，不能靈活運用軟件處理會計數(shù)據(jù)，進行財務信息的加工和分析，滿足各方對財務信息的需求。
因此會計電算化的應用，對會計人員提出了更高的要求。既要求會計人員要掌握一定會計專業(yè)知識，還要掌握相關的計算機知識，財務軟件的使用技術、保養(yǎng)和維護、管理等多方面的專業(yè)知識。所以要積極推進會計電算化進程，就必須大力加強人才培訓的力度，提高會計人員綜合業(yè)務素質。在培訓的內容上要切合實際工作需要，及時更新培訓內容，學了就能用得上，完善會計人員會計電算化知識結構體系。對會計人員、系統(tǒng)維護人員、系統(tǒng)管理人員應按不同內容、不同要求進行培訓，培養(yǎng)會計電算化骨干力量，建立良好的培訓機制，落實培訓效果，造就一大批既能夠精通計算機信息技術，又專于財務管理知識，能夠熟練地進行財務信息的加工和分析，滿足各方對財務信息的需求的復合型人才，為促進會計電算化的順利發(fā)展打下良好的基石。
四、建立健全完善的會計電算化管理制度
為了使會計電算化工作規(guī)范運作，財政部從1994年開始到目前為止，相繼頒布了一些規(guī)章制度，對于這些專門針對會計電算化的規(guī)章，許多相關人員并不知道和了解，因此，有時在實際操作中已經違規(guī)了，但操作者不清楚，單位的領導也不知道，同時也沒有相應的部門去糾正，更談不上有部門監(jiān)督管理了。還有不少已經實行會計電算化的單位，雖然知道國家制定的規(guī)章，但并沒有真正地實施這些規(guī)章制度。比如有些單位對會計電算化操作人員沒有嚴格實行權限限制制度，操作員密碼公開或不設密碼，為越權使用和數(shù)據(jù)篡改留下隱患；有些單位人才缺乏致使會計電算化系統(tǒng)維護這一制度形同虛設；有些單位由于沒有處理好企業(yè)實施會計電算化后人員職能的轉換問題，致使一些會計人員在崗位責任制度方面，職責不明，無從下手；還有些單位沒有建立專門的會計電算化機房，沒有制定相應的上機操作制度等等。
對于這些管理上的混亂，各級財政部門要加強對會計電算化規(guī)章的宣傳、指導和監(jiān)督檢查。同時，已經實現(xiàn)會計電算化的單位內部也應根據(jù)財政部的有關規(guī)章，結合單位的實際建立單位內部會計電算化的管理制度，以確保會計電算化的正常運作。這個管理制度體系一般包括：1、人員管理制度。主要是對會計電算化信息系統(tǒng)人員的任職資格進行規(guī)劃并劃分職責。2、操作管理制度。主要包括操作規(guī)程、操作權限、操作記錄、管理制度及內部制度。3、數(shù)據(jù)管理制度。主要包括數(shù)據(jù)輸入輸出的管理、備份數(shù)據(jù)的管理、存檔數(shù)據(jù)的管理和保密規(guī)程。4、系統(tǒng)維護制度。主要包括系統(tǒng)維護任務、系統(tǒng)軟件硬件的維護、系統(tǒng)維護權限的規(guī)定、機房管理制度等。
五、加強會計電算化信息系統(tǒng)的安全性、保密性
財務上的有些數(shù)據(jù)是企業(yè)的秘密，在很大程度上關系著企業(yè)的生存與發(fā)展，但當前大部分的軟件系統(tǒng)都在為完善會計功能和適應財務制度上大傷腦筋，卻沒有多少軟件公司認真研究過數(shù)據(jù)的保密問題。系統(tǒng)一旦癱瘓，或受病毒侵襲，系統(tǒng)恢復起來比較困難，要恢復原來的數(shù)據(jù)就更成問題。尤其是隨著網絡經濟時代的到來，給企業(yè)帶來無限商機的同時，也給企業(yè)帶來了風險，這些風險主要來自泄密和網上黑客的攻擊等，所以，對于新興的網絡財務軟件，更應當重視其安全保密性。
為了加強企業(yè)財務數(shù)據(jù)的安全性和保密性，在實際操作中可以從以下幾個方面著手：1、政府主管部門進一步完善會計制度，對危害計算機安全的行為進行制裁，為計算機信息系統(tǒng)提供一個良好的社會環(huán)境。2、制定計算機機房管理制度，制定機房防水、防火、防盜、防鼠的措施，以及突發(fā)事件的應急對策等。3、進行必要的內部控制。第一，實行用戶權限分級授權管理，建立網絡環(huán)境下的會計信息崗位責任；第二，建立健全對病毒、電腦黑客的安全防范措施；第三，建立會計信息資料的備份制度，對重要的會計信息資料要實行多級備份；第四，加強審計制度；第五，建立進入網絡環(huán)境的權限制度。4、加強網絡安全防范能力。對網絡會計系統(tǒng)的安全防范能力采用一些措施，例如采用防火墻技術、網絡防毒、信息加密、身份認證、授權等。5、加強數(shù)據(jù)的保密與保護。在進入系統(tǒng)時加一些諸如用戶口令、聲音監(jiān)測等檢測手段和用戶權限設置等限制手段，另外還可以考慮硬件加密、軟件加密等機器保密措施和專門的管理制度，如專機專用、專室專用等。6、加強磁介質載體檔案的管理。為確保檔案的真實性和可靠性，實行紙質檔案和新型載體檔案雙套保管的制度。
六、做好會計電算化檔案管理工作
會計電算化工作是一種無紙化工作，所產生的數(shù)據(jù)均存在計算機的硬盤上，因此單位所發(fā)生的新的經濟業(yè)務內容經過電算化帳務處理后，應堅持當天備份，且要雙重備份，并分處、分人保管。但在實際工作中常有以下幾種不當情況發(fā)生：一是部分操作人員未養(yǎng)成每天備份的習慣，機器一但出現(xiàn)故障，則部分帳務數(shù)據(jù)將會丟失。二是不少操作者對備份的數(shù)據(jù)盤不能做到定期檢查，一旦發(fā)生問題就無法進行補救。三是習慣性用軟盤備份。由于軟盤存在著容量小、易出故障等缺陷，在數(shù)據(jù)恢復上易出現(xiàn)麻煩。
為了更有效地做好會計電算化檔案管理工作，我們必須根據(jù)會計電算化檔案的特點，分別做好會計檔案的收集、保存、利用等方面的工作：1、會計電算化檔案的收集。財務部門應定期把計算機系統(tǒng)中的所有會計數(shù)據(jù)備份，存儲到磁性介質或光盤上，把財務數(shù)據(jù)的備份文件保存好，以防計算機硬件系統(tǒng)損壞后能在最短的時間內、在最小損失下恢復原有的會計電算化系統(tǒng)。2、會計電算化檔案的管理與保存。由于會計電算化檔案是存儲在磁性介質或光盤上的，根據(jù)這些信息載體的物理特性，在形成這些檔案時應準備雙份備份，并且每份上要注明形成檔案時的時間與操作員姓名，存放在兩個不同的地點，以防止意外情況引起整個會計電算化系統(tǒng)的毀滅與系統(tǒng)的不可恢復性。在保存這些檔案時還應遠離磁場，注意防潮、防塵等。對采用磁性介質保存的檔案，還應定期進行檢查、復制，防止由于磁性介質的損壞而使會計檔案丟失。
參考文獻
