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第1篇

一、試行項目經理負責制背景

近年來隨著管理局對社區物業系統補貼費用進一步壓縮使社區物業管理原本存在矛盾更加突出其中維持物業公司正常運營管理費用缺口最大受沖擊最大壓力也最大面對嚴峻現實作為微利行業物業公司今后如何提高經營管理水平實現市場化運作已成為物業公司尋求生存與發展嶄新課題從目前油田社區物業公司整體發展現狀看物業公司在管理和服務職能上還存在著很大計劃性還存在著自身定位模糊、“等靠要”思想嚴重以及管理成本過高問題這些問題存在使我們清醒地認識到當前物業公司經營管理還只處于“計劃指標”狀態我們還沒有真正樹立起市場化經營管理意識在以往物業站與專業隊管理環節中由于各基層單位成本費用獨立核算雙方出于節約成本和維護本單位自身利益需要在具體工作中經常出現責任不清、互相推諉以及管理成本雙重支出情況導致管理成本過高、服務質量提升較慢基于這種現狀物業公司要想生存與發展就必須在企業經營管理上有所創新通過項目經理負責制探索試行逐步理順各種經濟利益關系降低管理成本提高經營管理水平為真正參與市場競爭創造先機

二、項目經理負責制內涵

在雅苑小區試行項目經理負責制之前我們在成本費用使用上比較單一只將小區內產生水、電、衛生以及辦公等費用分解到物業站物業站只要抓好了水電等費用收繳工作就基本能夠保證全年成本不超獎罰措施體現不明顯職工工作上沒有壓力物業站普遍存在“節大放小”等思想經營管理方式因循守舊觀念決定思路思路決定出路面對資金緊張壓力和嚴峻形勢我們深刻地感覺到在今后物業經營管理工作中誰經營觀念轉變早誰前景也就越輝煌；誰經營觀念因循守舊誰前景就越渺茫只有打破以前那種陳舊經營管理方式進一步解放思想建立以市場為導向嶄新管理手段才能夠使物業公司在創新中得以生存與發展為此我們借鑒國內外施工企業普遍使用項目管理經驗結合物業管理特點將小區作為一個市場項目進行準市場化管理以經濟合同形式按中心對雅苑小區各項費用切算標準將發生在小區維修、治安以及環衛綠化人工、材料等原本屬于各專業隊全部費用下切到物業站由物業站統籌控制和使用并明確總費用節獎、超罰比例和站長年終獎懲待遇進一步明確了物業站和專業隊甲乙方委托合同關系公司作為市場化業主按合同約定對物業站只進行管理質量考核和獎懲而不干預其管理運作過程或對物業站所屬乙方直接管理控制項目經理負責制建立和實施首先打破了原有按專業對小區進行多重管理方式避免了具體工作推諉扯皮現象；其次體現了新責權利關系明確了物業站與專業隊甲乙方關系三實現了用人機制上創新物業站可以通過適時挑選或退回專業隊提供服務人員來確保小區服務質量持續提高；四通過對成本費用統籌管理和全過程控制有效地降低了小區運營成本較大彌補了管理費用不足

三、試行小區項目經理負責制具體做法

在油田物業管理系統逐漸參與市場競爭大背景下探索試行小區項目經理負責制由計劃行政模式向市場經營模式轉變一個重要過渡它打破了以往慣性經營思維掀起了一場觀念革命我們通過項目經理負責制實施進一步明確了甲乙方責、權、利關系使職工自發進入“市場狀態”,將經營管理工作抓出了實效

（一）客觀準確做好費用指標分解測算

在費用分解運作過程中我們主要做好了三個方面分析一考慮市場指導價格以及雅苑小區配套建設和管理標準、居民服務需求檔次等因素估測物業收費價格為0.8元/平方米•月預計總收費230萬元；二根據近幾年雅苑小區管理運行實際發生費用我們將發生在物業管理和服務上人工費、材料費、公共水電費、辦公費、設備折舊費以及社區未下切排污費、垃圾清運費等直接費用進行了預算和分析預算總費用為192萬元按市場規律模擬增加10%管理費和8%稅金總費用為228萬元；三我們按照中心實際成本費用指標分解給雅苑物業站162萬元模擬增加10%管理費和8%稅金為192.5萬元折合0.67元/平方米•月這里包括了發生在雅苑小區維修工、綠化工、保潔工以及治安警員工資和材料費實際分解指標比測算費用指標減少了17個百分點

（二）建立了與專業隊內部服務委托合同運作機制在項目經理負責制實施過程中我們按照市場經濟要求編制了《ISO9001模擬市場運行管理體系》分別與綜合維修隊、環衛綠化隊、治安保衛隊等三支專業化隊伍簽訂了物業管理專項服務委托合同將物業站與專業隊甲乙雙方職權范圍、工作標準、費用結算、運作規程等問題做出了明確規定例如：物業站與維修隊在合同中規定“三率”（服務滿意率、及時率和一次合格率）分別要求不能低于96%、95%和98%為確保上述目標實現物業站職工每月進行一次回訪“三率”每降低一個百分點按在雅苑小區從事維修服務人數每人扣罰100元；每違反一項服務規范扣罰100元在對專業隊服務質量監督檢查考核過程中凡專業隊工作職責內存在問題們及時以《物業管理質量問題確認單》形式向專業隊提出處理意見其中對不可彌補問題根據合同條款直接給予處罰；如果采取措施可以整改問題則提出改進意見經雙方簽字認可限期進行整改月底交公司勞資和財務部門落實兌現確保了項目經理負責制順利推行

（三）責任明確地完善費用指標控制措施為確保項目經理負責制有效實施雅苑物業站將可控成本中屬于專業化服務費用包括維修隊、環衛綠化隊、治保隊人工工資和材料工具費等以合同形式分解到專業隊伍明確了承包指標及超支處罰標準凡當月超支費用從專業隊下月工資總額中扣減小區維修材料費、公共水電費都分別切到了小區管理辦公室和水電管理辦公室按月統計超支部分70%由物業站集體承擔10%由控制使用部門主任承擔20%由控制使用部門員工承擔如果年底總費用不超月度所扣工資全部返還為有效控制成本費用物業站還采取了即時簽認制度即：工作中發生材料費由小區管理辦公室現場核實即時簽認；對于專業隊伍在服務工作中出現質量問題則按照合同標準進行扣罰物業站與專業隊當場簽認；對于公共水電費每月抄表統計一次與年初制定月度計劃指標相對照嚴格把關控制確保了成本費用按計劃控制使用有效控制措施帶來了服務質量不斷提升去年11月份雅苑一戶居民家中經常跳閘維修人員更換開關后沒有清除維修垃圾在以前類似情況物業站無法控制維修質量而維修隊又將其作為工作量進行統計降低了服務質量當時正項目經理負責制試行期間按照程序物業站管理人員現場進行核實驗收發現維修現場未清除維修垃圾當場不予簽認直至維修人員現場整改后才簽認通過

（四）規范高效形成了成本費用全過程控制體系前幾年成本費用普遍存在年初下切指標細年終分析指標嚴狀況對成本費用使用過程控制不嚴管理不善制約了全年指標任務順利完成為此在實施項目經理負責制過程中我們重點對費用指標實施了全過程控制首先加強了制度建設逐步健全了一整套科學規范、程序嚴密、制約有力監督考核制度建立了月度分析制度、內控管理制度、獎懲考核制度、材料費用消耗公示等制度使費用指標使用每個環節實現了規范運作其次物業站還成立了成本費用考核小組利用“周檢查、月匯總、季分析”隨時掌握每個班組費用成本分配使用情況做到合理、規范、及時調整；物業站根據月度分析會以及班組成本報表了解各班組成本費用支出情況使各項費用均得到了有效動態控制形成了全員、全過程、全方位成本管理不僅嚴格監督控制成本而且保證了服務工作質量

（五）建立健全了物業管理內部考核機制物業站采取小區巡視員分片包干方式將管理全部內容逐一落實到人頭并按照“三級”檢查模式對每個區片、每個承包人實施考核獎懲其中在中心雙月綜合考評中或中心日常突擊抽查中暴露出來管理問題每項扣承包人50個崗點；公司每周抽查暴露出來問題每項扣承包人20個崗點；物業站每日巡視檢查暴露出來問題每項扣承包人5個崗點一個季度匯總兌現一次所扣崗點獎勵給日常管理成績突出者由于這種管理運作方式責任明確、標準明確、獎懲明確有效地提高了管理和服務質量在去年6次雙月考核中雅苑物業站歷次名列前五名物業站水電管理辦公室3名女同志每人承擔800多戶居民和部分公用水電消耗監控任務她們按總表、分表、居民、公共、外租、外供、商用等7種情況自行制訂了具體控制措施如：對居民家庭每季用水少于3立方米、用電少于50KWH、用氣少于3立方米情況要立即進行排查有針對性采取改進措施截止目前物業站水電成本比計劃節約了3.6萬元

四、小區項目經理負責制實施效果

一小區日常管理水平穩步提高在小區日常管理上物業站采取了員工分片包干方式將小區日常管理職責全部落實到了人頭按ISO9000體系要求明確職責、范圍、標準嚴格按“三級”檢查結果對每片、每人進行定期考核獎懲有效地提高了日常物業管理水平

二專業化管理水平穩步提高原來小區專業化服務一般都通過公司生產辦直接安排物業站甲方地位得不到充分體現監督職能很難到位試行項目經理負責制后物業站可以直接監督考核專業服務質量專業隊憑工作量和工作質量到物業站結算費用為改進服務質量專業隊經常與物業站進行聯系與溝通征求物業站意見和建議促進了小區管理服務水平不斷提高經回訪抽查今年上半年居民對綜合維修、環衛綠化、治安保衛三項專業服務滿意率分別比去年同期提高了1個、3.5個和6個百分點初步體現了項目經理負責制運作管理效益

第2篇

關鍵詞：檔案管理；大集團企業；管理體系

中圖分類號：F270 文獻標識碼：A 文章編號：1006-8937（2014）2-0072-02

F集團有限公司成立于1980年，是與特區同齡的總部經濟企業，是某市目前僅有的兩家總部經濟企業之一。從成立之初的3 000元起家，最初的5人房地產經理部開始，到2010年底，F集團以房地產開發為主，以住宅地產、商用地產、物業管理服務、國際化教育配套、公益性生態環境建設、汽車貿易銷售、創意文化傳播等多元化全面發展的全價值鏈，形成房地產開發、金融投資業務、文教旅游業務、城市綜合服務業四大業務板塊，發展成為一家多元化控股企業集團，擁有資產總額550億元，凈資產250億，員工總數超過5 000人。

隨著資產規模不斷發展壯大，市場上多元化的戰略機遇層出不窮，F集團下屬企業數量日益增多，到2013年止，擁有超過80家控股或全資子公司。但是由于發展迅猛、組織架構過快膨脹，內部來不及配備像樣的檔案管理工作隊伍，仍停留在相對隨意性和粗放化管理，導致了盡管集團總體上步入高速發展成熟期，而在檔案管理方面則相去甚遠。在現代企業管理下集團公司檔案管理工作指的是集團公司檔案的宏觀管理和檔案業務的內部微觀管理。本文著重于構建集團公司的宏觀管理體系。

1 F集團檔案管理體系構建的總體目標和管理架構

1.1 F集團檔案管理體系的總體目標

根據不同企業所在行業特點及發展程度不同，通過對F集團檔案管理現存問題的綜合分析，借鑒先進企業檔案管理經驗，結合F集團未來發展規劃，我們提出了檔案管理的總體目標：建立F檔案信息中心，高效安全利用信息資源，力爭一級甲等管理標準。

1.2 F集團檔案管理體系的架構及主要內容

根據已經制定的檔案管理體系的總體目標，結合F集團檔案管理現狀和特點，在綜合評估適應未來管理需要的各項管理制度的基礎上，提出了檔案管理體系的架構及其相關內容。

1.2.1 體系組織架構

集團下屬各分公司設專門檔案管理員，每個管理員負責不同的管理工作。

1.2.2 管理職責定位

集團檔案管理員：以編章定規、監督檢查、指導服務為主，分類整理以集團名義發文呈文的所有資料及被委托檔案。

下屬公司檔案管理員：分類整理檔案，統籌指導分支資料員，參照集團規范編制細則，接受集團檔案室監督指導。

分支兼職資料員：收集、簡單整理資料，登記臺帳，定期移交檔案室審核入庫。

1.2.3 管理模式與主要業務流程

①管理模式：統一領導、分級管理、統一方式、定期報備。“統一領導”是指集團檔案室負責履行集團檔案工作的宏觀管控職能。“分級管理”是指以公司為單位實行檔案集中統一管理；由于公司的所有制、規模、管理形態及經營范圍的不同， 可以建立自己的檔案管理機構， 也可以委托集團公司檔案室集中統一管理。“統一方式”是指“集中統一管理”的形式統一化；即由集團統一制定檔案管理制度和相關標準，各子公司根據本單位實際情況，制定檔案管理辦法或細則；參照集團的檔案分類方案示范文本，編制檔案分類方案；與集團統一管理方式，如統一呈批文件臺帳，或購買同一檔案管理系統進行數字化管理等。“定期報備”是指定期將本公司檔案管理信息上報集團備案。

②檔案宏觀管理流程如圖1所示。流程描述了文件資料從收集、整理直至審核、入庫的歸檔過程。

③F集團檔案管理相關配套管理政策。為保證體系順利運行，還需要一系列配套的制度支持和完善該體系，包括檔案工作責任追究制度、文書檔案管理制度、基建管理制度、專業檔案管理制度、聲像檔案管理制度、檔案歸檔制度、檔案保管制度、檔案保密制度、檔案查閱、借用制度、檔案鑒定銷毀制度、檔案統計制度、檔案利用制度、電子檔案管理制度、檔案管理系統操作制度、檔案庫房管理制度等，還要編寫業務規范，如文件檔案整理規范、檔案分類方案、文件歸檔范圍和保管期限表、特殊載體檔案管理規范、檔案管理應急預案等。

2 F集團檔案管理實施方法和步驟

①摸底調查，目的掌握企業檔案的具體情況。包括檔案載體的基本構成和通常流向、常規業務檔案、行政管理類檔案及涉及商業機密的技術檔案等門類，以及相關管理人員的流動頻率等基本情況。

②考察學習，借鑒經驗。由集團領導帶隊，檔案相關人員參加，到檔案管理水平先進的企業學習。

③召開集團檔案知識普及培訓，著重增強全公司特別是高管的檔案意識。可內訓，也可邀請外聘老師。

④成立集團檔案工作領導小組，隸屬于集團檔案室管理，小組配備滿足需要的專兼職檔案人員，并及時根據人員變動情況進行調整。明確專兼職檔案管理人員的職責，細化管理程序，為各公司檔案人員提供一個經驗交流的平臺和機會，每年開展經驗總結、學習交流、外出學習等活動，增進檔案同行的互相了解、溝通，共同提高管理技能和水平。

⑤編制“檔案管理體系人員名單”臺賬，并根據人員變化情況隨時調整，不間斷地保持與各單位有關人員的業務聯系，隨時解決他們遇到的各種難題，使檔案在所有的企業中能夠有人管，確保日后與集團總體發展同步、不滯后，及時準確記錄集團發展的每一個足跡。

⑥定期召開檔案工作例會，搭建溝通信息、互相協調的平臺，及時發現、提出問題，展開討論，商定對策。

⑦完善的檔案管理制度和業務規范，編寫集團檔案管理工作指南。結合檔案工作實際，根據《廣東省企業檔案工作規范測評標準》要求，參考檔案局的《房屋建筑工程竣工檔案驗收整理指南》、《市政工程竣工檔案驗收整理指南》、《機關文書檔案歸檔范圍和保管期限表》等業務指南，建立一系列相應的檔案管理制度，從制度上明確規定文書、基建、設備、聲像等檔案的歸檔范圍和要求。同時把集團公司文件的形成、積累、歸檔納入工作程序中，納入工作計劃管理中，納入有關人員的崗位責任制中。完善動態管理，落實獎懲工作，確保集團公司檔案材料的完整，更好地為集團各項業務開展服務。

⑧根據新規范標準，選取時間節點，回溯調整歷史文檔，嚴格要求新生文檔。

⑨進行檔案軟件需求調查、分析評價確定功能、篩選所需檔案軟件；選取試點實施檔案軟件信息化，逐步推廣。在系統中，文檔通過協同辦公自動化模塊實現電子文件的及時歸檔、保管、利用；工程、設備檔案通過在線系統、離線客戶端進行多個項目、設備的收集、編目等工作，滿足工程檔案利用現代化工具進行收集、整理、編目、打印、移交、借閱和利用等一整套功能。集團檔案管理人員對歸檔文件進行明晰化、系統化的梳理，在做好集團文件分類的基礎上，實現以某個知識為主題，分析與其他知識在橫向上縱向上的關系，將歸屬于不同分類的檔案在邏輯上組織和聯系起來，充分實現檔案資源的共享。

⑩主動邀請檔案局領導視察，為集團檔案室申請評級做準備。

3 實施保障措施

①加強教育與宣傳力度，做好全面動員工作。推進集團公司檔案管理是涉及集團全局的系統工作，是貫穿從管理層、到各職能部門和業務部門、直至相關一、二級子公司的全員性的工作，需要全員參與，所以在集團內部加強全面檔案管理的宣傳力度，對檔案管理的重要性、必要性進行大力宣傳，強化全體員工的檔案知識教育和培訓工作。

②集思廣益，廣納良言，保障信息暢通，不斷完善檔案管理的過程。檔案管理是一個持續，不斷反饋，不斷完善的過程，是一個動態的循環機制，只有開始，沒有結束，在實際工作中會隨集團業務的變化而接觸到不同的行業，因此需要良好的溝通渠道，上下通達，及時調整或編制新的檔案管理規定和要求。

③加強檔案管理專業人才隊伍建設，不斷提高檔案管理的專業化水平。由于集團業務繁雜，涉及行業廣泛，所以不僅要求檔案人員是檔案管理的專業人才，還應是了解企業多方面知識的通才。只有掌握了相關行業知識，檔案人員才可嚴把質量關。

④嚴格責任、強化執行，加大考核力度，建立考核問責機制。為確保檔案管理各項制度落到實處，將檔案管理績效與崗位職責、責任追究制度相結合，將工作考評與檔案管理掛鉤，建立一套科學有效的評價和激勵機制，以保證在員工內承受度下順利實現。

⑤強化檔案管理與其他業務管理體系的有機協同。檔案管理體系并不是孤立的管理體系，很難將它單獨模塊化，它是一項涉及各項管理活動的系統工程。因此，這項工作雖然由集團檔案室負責統籌推進，但是要將其滲透到各個管理層級、各業務管理崗位的具體業務管理者工作中去，融入到集團的整個管理系統中去。作為集團檔案管理者，必須擴寬管理視野，及時更新知識結構，扎根集團各行業檔案工作中，努力探索完善檔案管理體系結構，實現集團檔案信息價值的最大化。

參考文獻：

[1] 王偉新.檔案工作基本理論與方法[M].北京：檔案出版社，2004.