時(shí)間：2022-05-02 15:22:20
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教學(xué)秘書職責(zé)一、學(xué)籍管理
1、負(fù)責(zé)建立、保管全院系部學(xué)生的學(xué)籍檔案。
2、辦理學(xué)生升、休、復(fù)、退、轉(zhuǎn)和留(降)級等各種手續(xù)，并及時(shí)記載學(xué)生學(xué)籍變動(dòng)情況。
二、教務(wù)管理
1、根據(jù)本科培養(yǎng)方案報(bào)送開課計(jì)劃。
2、將教務(wù)處編排的本院系部課程表分發(fā)至有關(guān)班級和任課教師，處理課表調(diào)動(dòng)事宜，統(tǒng)計(jì)教師任課情況，在每 學(xué)期上課前，將教學(xué)記錄表送至任課教師。
3、經(jīng)院系部領(lǐng)導(dǎo)同意后，受理本院系部教師的課程變動(dòng)及調(diào)課申請，并統(tǒng)一到教務(wù)處辦理相關(guān)手續(xù)。
4、深入教學(xué)第一線，了解學(xué)生的學(xué)風(fēng)、學(xué)習(xí)效果及教學(xué)質(zhì)量，協(xié)助教學(xué)副院長(系部主任)及時(shí)解決存在的教 與學(xué)方面的問題。協(xié)助教學(xué)副院長(系部主任)安排院系部干部聽課，收發(fā)聽課記錄并報(bào)教務(wù)處。
5、搜集學(xué)生對任課教師教學(xué)情況的意見、建議和要求，并及時(shí)向教務(wù)處反映。
6、按要求辦理教務(wù)處布置的其它工作。
三、考務(wù)、成績及試卷管理
1、落實(shí)教務(wù)處下達(dá)的各種考試安排。
2、負(fù)責(zé)登記本院系部學(xué)生的考試成績，按時(shí)匯總報(bào)送本院系部教師開課班級的成績單。
3、協(xié)助組織各類考試并通知師生，收取成績登記表并登錄本院系部學(xué)生考試成績，及時(shí)通知課程不及格的學(xué)生 和家長，并將課程不及格情況統(tǒng)計(jì)表報(bào)送教務(wù)處，通知學(xué)生補(bǔ)考。
4.協(xié)助處理考試舞弊違紀(jì)學(xué)生，對舞弊和學(xué)籍異動(dòng)學(xué)生進(jìn)行教育。
5.協(xié)助做好教學(xué)檔案的收集工作，并定期進(jìn)行整理、歸檔。
四、教材管理
1、落實(shí)本院系部教材預(yù)訂計(jì)劃。
2、及時(shí)反饋教師、學(xué)生對使用教材的有關(guān)信息。
3、協(xié)助院系部教材委員會(huì)及院系部領(lǐng)導(dǎo)做好本院系部教材的編寫、評優(yōu)等組織協(xié)調(diào)工作。
五、選修及輔修管理
1、組織本院系部學(xué)生選修、輔修的報(bào)名登記，并報(bào)送教務(wù)科。
2、協(xié)助院系部領(lǐng)導(dǎo)安排選修、輔修任課教師。
3、協(xié)助院系部做好輔修專業(yè)班學(xué)生的教學(xué)管理工作。
4、建立健全輔修專業(yè)學(xué)生學(xué)籍檔案。
六、畢業(yè)生工作
1、負(fù)責(zé)畢業(yè)生的成績整理核查工作，及時(shí)報(bào)送最后一學(xué)期各科成績及畢業(yè)論文成績。
2、編報(bào)畢(結(jié))業(yè)和授予學(xué)士學(xué)位的學(xué)生名單，經(jīng)院系部審核后填寫《畢業(yè)生資格審核表》送教務(wù)處核對后留 存。
3、根據(jù)院系部審核通過的名單組織填寫畢業(yè)證書和學(xué)位證書，并負(fù)責(zé)發(fā)放。
4、協(xié)助辦理畢業(yè)生離校手續(xù)。
七、其它工作
1、認(rèn)真及時(shí)做好教務(wù)處與院系部之間的信息溝通。
2、負(fù)責(zé)教學(xué)文件的收、發(fā)、保管，及時(shí)填報(bào)有關(guān)報(bào)表。
[文章編號]：1002-2139(2013)-2--01
地方高校確指我國重點(diǎn)大學(xué)之外，以區(qū)域經(jīng)濟(jì)文化為核心的省屬或市屬地方高校 。此類地方高校處于全國高等院校整體教育系統(tǒng)中的非核心地帶，有著自身的特點(diǎn)和其存在的方式，在一定程度上使我國高校更具有整體的完整性，同時(shí)豐富了高等教育的功能屬性，成為高等教育體系中不可獲缺的重要組成部分。同時(shí)又以其自身特點(diǎn)和屬性，而成為連接高等教育與地方文化相融合，發(fā)揮高校服務(wù)功能的紐帶。
地方高校的教學(xué)管理大多采用校、系二級管理模式，具有直接，高效之特點(diǎn)。教務(wù)處做為地方高校整體中的一個(gè)職能部門，在資源使用上起到核心作用，它是一個(gè)高校維持教學(xué)工作正常運(yùn)行的中心樞紐。教務(wù)處的首項(xiàng)工作在其制定后皆要由系一級部門來落實(shí)、實(shí)施，教學(xué)秘書就是這些具體工作的執(zhí)行者，他們處在教學(xué)管理工作的最基層，是上連教務(wù)處下連系部及教研室的紐帶，教學(xué)秘書承擔(dān)著承上啟下的作用。教學(xué)秘書工作規(guī)范與否、工作質(zhì)量的好壞，直接影響教學(xué)管理秩序和教學(xué)質(zhì)量。本人多年從事教學(xué)秘書工作，深知本工作的特點(diǎn)，對做好教學(xué)秘書工作有著深深的感悟，愿探討教學(xué)秘書工作的流程及具體做法，針對每個(gè)工作環(huán)節(jié)進(jìn)行認(rèn)真地梳理、歸類，分析每項(xiàng)工作的步驟、方法，將每項(xiàng)工作明確化、具體化，進(jìn)而整理出一份如何做好教學(xué)秘書工作的“說明書”。
為促進(jìn)教學(xué)管理工作的規(guī)范化，做到有章可循，使地方高校教學(xué)秘書明確每一階段教學(xué)管理工作的主要任務(wù)，更好的保證教學(xué)秩序，深化教學(xué)改革，提高教學(xué)質(zhì)量。現(xiàn)就地方高校教學(xué)秘書工作規(guī)范進(jìn)行探析。
一、期初工作規(guī)范
1.打印班級課表、學(xué)生名單，逐一核對無誤后再分發(fā)，并做好發(fā)放登記，以免漏發(fā)或發(fā)重。
2.收繳教學(xué)日歷。檢查教學(xué)日歷書寫是否規(guī)范，是否按照教學(xué)大綱、教學(xué)計(jì)劃的要求編排授課進(jìn)程，一式四份內(nèi)容是否完全一致。檢查無誤后按專業(yè)編號排好順序，經(jīng)系主任審核簽字后，上報(bào)教務(wù)處一份，分發(fā)給教研室一份，存檔一份，教師本人一份作為平時(shí)授課的依據(jù)。
3.繪制本院（系）督導(dǎo)組聽課表，經(jīng)認(rèn)真核對授課時(shí)間、地點(diǎn)無誤后，分發(fā)給督導(dǎo)組成員。
4.按照教務(wù)處編排的補(bǔ)考時(shí)間表及時(shí)通知學(xué)生按時(shí)參加補(bǔ)考、通知教師監(jiān)考時(shí)間、地點(diǎn)，通知教師閱卷、補(bǔ)考成績的錄入、補(bǔ)考成績審核、補(bǔ)考成績單打印后請教師本人及教研室主任簽字，然后送達(dá)教務(wù)處蓋章，分類，存檔。
5.通知教師申報(bào)公選課，將教師申報(bào)的公選課審批表匯總，經(jīng)院（系）主任審核后上報(bào)教務(wù)處。按照教務(wù)處通知的選課時(shí)間，通知學(xué)生在教務(wù)系統(tǒng)中選公選課。
6.組織學(xué)生重修報(bào)名、按照重修課程的課時(shí)標(biāo)準(zhǔn)審核學(xué)分，安排重修教學(xué)任務(wù)，對不夠組班的學(xué)生安排重修指導(dǎo)教師。按照教務(wù)處編排的重修課程表，通知重修學(xué)生的上課時(shí)間和地點(diǎn)。通知承擔(dān)重修任務(wù)的教師出重修試題。收繳經(jīng)教研室主任檢查簽字的重修試卷，按照重修考試課程目錄收齊，核對試卷封皮書寫印制數(shù)量與重修學(xué)生數(shù)無誤。經(jīng)院（系）主任審核簽字后送教務(wù)處印制。重修考試結(jié)束后通知教師閱卷、成績錄入，成績審核、成績單上報(bào)。
二、期中工作規(guī)范
1.協(xié)助系主任開展期中教學(xué)檢查，檢查實(shí)踐教學(xué)環(huán)節(jié)以及教、科研進(jìn)展情況，收集各種論證材料。開展學(xué)生座談、教師座談，將師生提出的建議、想法反映給期中教學(xué)檢查組，為師生解決實(shí)際問題提供依據(jù)。
2.協(xié)助教研室主任安排下學(xué)期教學(xué)任務(wù)。包括課程、課時(shí)、班級、任課教師，應(yīng)反復(fù)征求意見，力爭滿足教師要求。
3.做好教材征訂工作，由各任課教師申報(bào)，征求各教研室主任意見后，送主管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后，報(bào)送教材科。
4.填寫外聘教師或兼職教師申請表，經(jīng)院（系）主任簽字后，報(bào)送教務(wù)處。
5.精心安排個(gè)別科目提前考試的時(shí)間、考場、監(jiān)考教師，編制提前考試安排表及有關(guān)的注意事項(xiàng)報(bào)教務(wù)處審批。
6.畢業(yè)生論文答辯、畢業(yè)生成績審核及學(xué)位審核(雙學(xué)期)。在審核畢業(yè)生學(xué)位情況時(shí)，需要將學(xué)生正常考試成績、補(bǔ)考成績、重修成績、畢業(yè)實(shí)習(xí)成績(教育實(shí)習(xí)成績)、畢業(yè)論文成績，考試是否違紀(jì)、是否受過處分、獲過何種獎(jiǎng)勵(lì)等信息匯總并提交學(xué)位辦審核。
三、期末工作規(guī)范
1.反復(fù)核對教師工作量，有出入的地方要與教師溝通后再更改，力爭準(zhǔn)確。對于外聘教師的工作量和課時(shí)酬金要單獨(dú)核算。兩者匯總后報(bào)送教務(wù)處。
2.確定本學(xué)期的考試科目并報(bào)送教務(wù)處；統(tǒng)計(jì)未修三分之一學(xué)生名單，并上報(bào)教務(wù)處；協(xié)助輔導(dǎo)員為因病不能參加考試的學(xué)生辦理緩考手續(xù)，并通知到相關(guān)課程的教師；提供期末大考的基本數(shù)據(jù)，收集試卷。落實(shí)監(jiān)考教師，將考試安排通知到相關(guān)的師生。
3.做好實(shí)踐環(huán)節(jié)原始材料的收取工作。檢查實(shí)習(xí)報(bào)告是否批閱，無誤后存放到檔案庫指定位置。
4.編排下一學(xué)期各班教室使用表。經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，通知分團(tuán)委，作為班級教室變更的依據(jù)。
5.編制課程表。根據(jù)教學(xué)校歷和各課程教學(xué)進(jìn)度細(xì)心周密地編制下一學(xué)期的課程表。經(jīng)系主任批準(zhǔn)后，送交教務(wù)處審核、定稿，最后發(fā)給相關(guān)的班級和任課教師。
6.收繳批閱完、裝訂好的試卷、原題及答案。檢查裝訂是否規(guī)范，試卷分析是否齊全，無誤后存放到檔案庫指定位置。成績單審核，打印，簽字，送報(bào)教務(wù)處蓋章，并送到相關(guān)系部存檔。
為了保證2013屆畢業(yè)生能夠及時(shí)領(lǐng)取畢業(yè)證、報(bào)到證、檔案、戶口遷移證、技能鑒定證等相關(guān)資料，學(xué)院決定今年畢業(yè)生相關(guān)證件的發(fā)放工作繼續(xù)采取以系部為單位、一站式服務(wù)的方式，于7月13日進(jìn)行。各系部和職能部門應(yīng)密切配合，確保本次發(fā)放工作的順利、有序、高效進(jìn)行。
一、總體原則
本次發(fā)放工作由學(xué)生工作處統(tǒng)一協(xié)調(diào)，各相關(guān)職能處室做好資料準(zhǔn)備及相關(guān)問題解答等服務(wù)工作；各系部具體負(fù)責(zé)本部門所屬畢業(yè)生的畢業(yè)證、報(bào)到證、檔案、戶口遷移證和技能鑒定證等證書的發(fā)放工作。教務(wù)處負(fù)責(zé)河北省信息工程學(xué)校與我院聯(lián)合辦學(xué)學(xué)生相關(guān)資料的發(fā)放工作。
二、發(fā)放時(shí)間
7月13日的上午8:30～11:30，下午2:30～5:30。
三、發(fā)放地點(diǎn)
電氣工程系——自行安排（第一教學(xué)樓教室）
動(dòng)力工程系——第三實(shí)訓(xùn)樓（原實(shí)驗(yàn)樓）二層
信息工程與管理系——圖書館樓五層信息系學(xué)生教室
四、各部門工作職責(zé)
1、學(xué)生工作處等職能部門工作職責(zé)
（1）學(xué)生工作處負(fù)責(zé)本項(xiàng)工作的整體協(xié)調(diào)，具體負(fù)責(zé)提前制定工作方案；在校園外網(wǎng)上通告；協(xié)調(diào)各系部確定發(fā)放地點(diǎn)；協(xié)調(diào)各相關(guān)職能部門做好發(fā)放材料的準(zhǔn)備；組織召開協(xié)調(diào)會(huì)；在發(fā)放當(dāng)天以出展板的方式告知學(xué)生領(lǐng)證地點(diǎn)及相關(guān)注意事項(xiàng)。
（2）教務(wù)處、安監(jiān)保衛(wèi)處、技能鑒定部和學(xué)生工作處要于7月11日前整理好本部門負(fù)責(zé)的相應(yīng)資料、發(fā)放總表和細(xì)化到班級的發(fā)放表，并于7月13日指定相關(guān)業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人在本部門值班，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)處理發(fā)放過程中出現(xiàn)的相關(guān)問題。關(guān)于學(xué)業(yè)的有關(guān)問題及英語計(jì)算機(jī)等級考試證書、普通話測試證、計(jì)算機(jī)高新技術(shù)資格證書等由教務(wù)處負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)解決。關(guān)于技能鑒定證相關(guān)問題，由技能鑒定部負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)解決。對于欠費(fèi)學(xué)生，教務(wù)處、學(xué)生工作處就業(yè)指導(dǎo)中心將其畢業(yè)證和報(bào)到證直接留存，不對系部交接。
（3）財(cái)務(wù)資產(chǎn)部要在7月13日指派專人值班，負(fù)責(zé)辦理欠費(fèi)學(xué)生的學(xué)費(fèi)補(bǔ)交手續(xù)。欠費(fèi)學(xué)生補(bǔ)交學(xué)費(fèi)后，可憑財(cái)務(wù)資產(chǎn)部出具的已交清全部學(xué)住費(fèi)證明、交費(fèi)票據(jù)和本人的居民身份證，到教務(wù)處、學(xué)生工作處就業(yè)指導(dǎo)中心領(lǐng)取自己的畢業(yè)證、報(bào)到證等相關(guān)材料。
（4）科技信息處要在7月13日指派專人值班，負(fù)責(zé)審查前期未辦清離校手續(xù)學(xué)生的書費(fèi)、借閱圖書情況，并在學(xué)生離校通知單上簽字。
（5）安監(jiān)保衛(wèi)處負(fù)責(zé)做好2013屆畢業(yè)生返校期間的安全保衛(wèi)工作，嚴(yán)格控制外來人員，維護(hù)校園治安安全，做好重要場所的防盜工作。
2、各系部及聯(lián)合辦學(xué)負(fù)責(zé)部門工作職責(zé)
（1）各系部要于7月12日上午分別到教務(wù)處、安監(jiān)保衛(wèi)處、技能鑒定部和學(xué)生工作處領(lǐng)取本部門所屬畢業(yè)生的畢業(yè)證、報(bào)到證、檔案、戶口遷移證和技能鑒定證等證書，以及相應(yīng)的發(fā)放總表和細(xì)化到班級的發(fā)放表，并辦理相關(guān)交接手續(xù)。
（2）各系部要提前成立工作組，合理分工，并根據(jù)自身實(shí)際合理制定發(fā)放程序。另外，要提前做好發(fā)放現(xiàn)場布置等相關(guān)準(zhǔn)備工作，原則上不要讓學(xué)生重復(fù)排隊(duì)。在發(fā)放畢業(yè)證、報(bào)到證、檔案、戶口遷移證和技能鑒定證等證書的過程中要分別認(rèn)真核對學(xué)生證件，嚴(yán)格履行簽字手續(xù)，并維護(hù)好領(lǐng)取秩序，避免出現(xiàn)擁擠。
（3）各系部負(fù)責(zé)督促享受國家助學(xué)金后50%部分的畢業(yè)生，履行銀行卡卡號核對及發(fā)放金額確認(rèn)的簽字手續(xù)，相關(guān)款項(xiàng)由財(cái)務(wù)資產(chǎn)部打卡發(fā)放。
（4）對于欠費(fèi)學(xué)生，各系部負(fù)責(zé)教育學(xué)生履行交費(fèi)義務(wù)，并要求其先交清相關(guān)費(fèi)用，再領(lǐng)取畢業(yè)證、報(bào)到證等相關(guān)材料。各系部應(yīng)于7月11日前將欠費(fèi)學(xué)生名單報(bào)教務(wù)處和學(xué)生工作處就業(yè)指導(dǎo)中心，教務(wù)處、學(xué)生工作處就業(yè)指導(dǎo)中心將欠費(fèi)學(xué)生的畢業(yè)證和報(bào)到證直接留存。
（5）對于未辦清離校手續(xù)的學(xué)生，各系部根據(jù)前期各班離校通知單的回收情況，列出清單，要求相關(guān)學(xué)生返校后先辦理離校手續(xù)，然后領(lǐng)取畢業(yè)證、報(bào)到證等相關(guān)材料。
（6）各系部要認(rèn)真保管好本部門所負(fù)責(zé)的各項(xiàng)發(fā)放材料，并根據(jù)發(fā)放進(jìn)程及時(shí)做好統(tǒng)計(jì)。7月14日上午在輔導(dǎo)員辦公室做好個(gè)別剩余畢業(yè)生相關(guān)證件的發(fā)放工作，上午11:00將所有未發(fā)清的材料（包括發(fā)放表）整理匯總分別向相關(guān)職能部門進(jìn)行交接。
（7）教務(wù)處負(fù)責(zé)河北省信息工程學(xué)校與我院聯(lián)合辦學(xué)學(xué)生相關(guān)資料的發(fā)放工作，與聯(lián)合辦學(xué)點(diǎn)協(xié)商確定具體發(fā)放時(shí)間、地點(diǎn)和方式，并負(fù)責(zé)告知相關(guān)畢業(yè)生。
五、注意事項(xiàng)
1、由于本次集中發(fā)放的各項(xiàng)材料對于畢業(yè)生來說具有舉足輕重的作用，而且大多都是遺失后無法補(bǔ)辦的，所以要求各相關(guān)部門及所有工作人員要高度重視本項(xiàng)工作，在發(fā)放過程中一定要認(rèn)真核對領(lǐng)取人身份，不能出現(xiàn)冒領(lǐng)、錯(cuò)領(lǐng)現(xiàn)象，要本著對學(xué)生負(fù)責(zé)、對工作負(fù)責(zé)的態(tài)度，確保萬無一失。
2、所有畢業(yè)生必須憑居民身份證領(lǐng)取畢業(yè)證、報(bào)到證、檔案、戶口遷移證和技能鑒定證等證書。所有證件資料的領(lǐng)取必須由學(xué)生本人親自辦理，不允許代領(lǐng)。如出現(xiàn)身份證丟失等特殊情況，由學(xué)生本人所在班級輔導(dǎo)員和各系學(xué)管部門負(fù)責(zé)人共同認(rèn)定，并由學(xué)生本人簽字確認(rèn)領(lǐng)取。其他情況一律不予辦理。
教務(wù)處是校委組織教學(xué)活動(dòng)的辦事機(jī)構(gòu)和負(fù)責(zé)教學(xué)行政管理的職能部門。其職責(zé)范圍是：
1、在校委領(lǐng)導(dǎo)下，負(fù)責(zé)與有關(guān)部門做好各班次的招生工作。
2、編制教學(xué)計(jì)劃，擬定入學(xué)須知和有關(guān)教學(xué)的請示報(bào)告。
3、組織教學(xué)活動(dòng)，負(fù)責(zé)教學(xué)安排，檢查教學(xué)進(jìn)度。
4、掌握教學(xué)動(dòng)態(tài)，收集和整理教學(xué)情況，總結(jié)教學(xué)經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)行交流和推廣。
5、會(huì)同有關(guān)部門做好教師聘任和教師工作量管理工作。
6、組織和實(shí)施開學(xué)和畢（結(jié)）業(yè)典禮，以及有關(guān)教學(xué)方面的參觀、評比和表彰等活動(dòng)。
7、負(fù)責(zé)組織研究黨校教學(xué)規(guī)律、培養(yǎng)目標(biāo)。
8、負(fù)責(zé)制定學(xué)科建設(shè)規(guī)劃和實(shí)施綱要，發(fā)展黨校優(yōu)勢學(xué)科。
9、擬定教師進(jìn)修和下派基層鍛煉計(jì)劃、考核教師業(yè)務(wù)、管理教師教學(xué)檔案。
10、負(fù)責(zé)接收遠(yuǎn)程教學(xué)及多媒體設(shè)備護(hù)養(yǎng)。
11、組織和實(shí)施教學(xué)“精品工程”，負(fù)責(zé)申報(bào)、匯總、推薦等項(xiàng)工作。
12、組織和實(shí)施新專題、新教員的試講工作。
13、負(fù)責(zé)教材采購和發(fā)放工作。
14、負(fù)責(zé)學(xué)員的的學(xué)籍管理，建立和保管好教學(xué)檔案。
二、教務(wù)處崗位責(zé)任制
根據(jù)校委會(huì)要求和教務(wù)處工作需要，教務(wù)處設(shè)處長一名，副處長兩名，工作人員五名，具體分工如下：
（一）正、副處長崗位責(zé)任
處長：負(fù)責(zé)全處工作，向校長、分管校長負(fù)責(zé)并報(bào)告工作。主管：
1、落實(shí)校委教學(xué)改革實(shí)施意見，統(tǒng)籌全校教學(xué)工作；
2、主體班教學(xué)計(jì)劃、課程安排、教學(xué)調(diào)整、教學(xué)研討、社會(huì)調(diào)研、論文指導(dǎo)、教學(xué)考試等(副處長一協(xié)助)；
3、其它各類培訓(xùn)班的聯(lián)系、計(jì)劃、教員安排、組織實(shí)施、管理等(副處長一協(xié)助)；
4、教學(xué)會(huì)議、教員培訓(xùn)及全校性教學(xué)活動(dòng)的計(jì)劃、組織等(副處長一協(xié)助)；
5、為深化教學(xué)改革提供綜合服務(wù)平臺（副處長二協(xié)助）；
6、全處的政治、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和思想政治工作(副處長二協(xié)助)；
7、校領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作。
副處長一：負(fù)責(zé)分管工作，向分管校長和處長負(fù)責(zé)并報(bào)告工作。分管：
1、主體班教學(xué)計(jì)劃的實(shí)施、檢查；教學(xué)情況的了解、收集和整理；學(xué)員的意見反饋；
2、其它各類培訓(xùn)班的教學(xué)準(zhǔn)備、報(bào)名登記；課堂教學(xué)的準(zhǔn)備、實(shí)施、檢查和情況收集；
3、負(fù)責(zé)對外宣傳報(bào)導(dǎo)教學(xué)活動(dòng)，為深化教學(xué)改革提供綜合服務(wù)平臺；
4、主體班和各類培訓(xùn)班開學(xué)、畢結(jié)業(yè)典禮準(zhǔn)備工作；學(xué)員合影的聯(lián)系和組織；
5、教員學(xué)習(xí)、培訓(xùn)等活動(dòng)的準(zhǔn)備、組織、實(shí)施和檢查；外請教員的聯(lián)系、接送；
6、校外相關(guān)單位的溝通，校內(nèi)教研室、干部培訓(xùn)處的通聯(lián)；
7、教學(xué)活動(dòng)的日志記載；
8、分管校長、處長交辦的其它工作。
副處長二：負(fù)責(zé)分管工作，向分管校長和處長負(fù)責(zé)并報(bào)告工作。分管：
1、教材的訂購、保管工作；文印工作；教員教學(xué)課時(shí)費(fèi)計(jì)算工作；教學(xué)檔案工作；教學(xué)光盤的制作工作；學(xué)員畢、結(jié)業(yè)證的填寫、鑒定材料的收集及相關(guān)工作；
2、遠(yuǎn)程教學(xué)播、錄的計(jì)劃、組織及部分值班工作；遠(yuǎn)程教育廳的安全和衛(wèi)生工作；
3、多媒體教室的使用、維護(hù)及保障、安全工作；
4、遠(yuǎn)程教育廳的租(借)用工作；
5、財(cái)務(wù)管理工作；
6、校內(nèi)行政部門及教輔部門的通聯(lián)工作；
7、分管工作的記載；
8、分管校長、處長交辦的其它工作。
（二）教務(wù)處干部崗位責(zé)任
崗位一：向處長負(fù)責(zé)并報(bào)告工作，協(xié)助副處長一、副處長二，做好：
1、主體班教學(xué)計(jì)劃的實(shí)施、檢查；教學(xué)情況的了解、收集和整理；學(xué)員的意見反饋；
2、其它各類培訓(xùn)班的教學(xué)準(zhǔn)備、報(bào)名登記；課堂教學(xué)的準(zhǔn)備、實(shí)施、檢查和情況收集；主體班和各類培訓(xùn)班開學(xué)、畢結(jié)業(yè)典禮準(zhǔn)備工作；
3、教員學(xué)習(xí)、培訓(xùn)等活動(dòng)的準(zhǔn)備、組織、實(shí)施和檢查；外請教員的聯(lián)系、接送；校外相關(guān)單位的溝通；教學(xué)活動(dòng)的記載；
4、教學(xué)課件制作及管理工作；
5、遠(yuǎn)程教學(xué)播、錄及部分值班工作、安全；
6、多媒體教室的使用、維護(hù)及保障、安全；
7、學(xué)員畢、結(jié)業(yè)證的填寫；
8、總務(wù)處、財(cái)務(wù)處通聯(lián)工作；
9、完成分管校長、處長交辦的其它工作；
10、尊重領(lǐng)導(dǎo)、團(tuán)結(jié)同志，工作必須認(rèn)真負(fù)責(zé)、按時(shí)、確保質(zhì)量。
崗位二：向處長負(fù)責(zé)并報(bào)告工作，協(xié)助副處長二、副處長一，做好：
1、教材的訂購工作；
2、教員教學(xué)課時(shí)費(fèi)計(jì)算工作；
3、教學(xué)課件制作、管理工作；
4、重大教學(xué)活動(dòng)攝象、教學(xué)光盤制作及光盤有序管理工作；
5、貴重財(cái)產(chǎn)保管；
6、學(xué)員畢、結(jié)業(yè)證的填寫及相關(guān)工作；
7、遠(yuǎn)程教學(xué)播、錄及部分值班工作、安全；
8、多媒體教室的使用、維護(hù)及保障、安全；
9、分管校長、處長交辦的其它工作；
10、尊重領(lǐng)導(dǎo)、團(tuán)結(jié)同志，工作必須認(rèn)真負(fù)責(zé)、按時(shí)、確保質(zhì)量。
崗位三：向處長負(fù)責(zé)并報(bào)告工作，協(xié)助副處長二、副處長一，做好：
1、教材的保管工作；
2、文印工作；
3、教學(xué)檔案管理工作；
4、鑒定材料的收集及相關(guān)工作；
5、校內(nèi)辦公室、教研室、相關(guān)處室的通聯(lián)；
6、分管校長、處長交辦的其它工作；
7、尊重領(lǐng)導(dǎo)、團(tuán)結(jié)同志，工作必須認(rèn)真負(fù)責(zé)、按時(shí)、確保質(zhì)量。
崗位四：向處長負(fù)責(zé)并報(bào)告工作，協(xié)助副處長二、副處長一，做好：
1、主體班日常教學(xué)保障工作，包括平時(shí)上課四、六樓教室開、關(guān)門，設(shè)備使用、維護(hù)。
2、多媒體設(shè)備的使用和維護(hù)，做到熟練使用，有問題及時(shí)解決，保障教學(xué)正常進(jìn)行。
3、開學(xué)、畢（結(jié)）業(yè)典禮布置會(huì)場，服務(wù)接待工作。
4、負(fù)責(zé)辦公室的報(bào)紙整理（《學(xué)習(xí)時(shí)報(bào)》必須整理上夾）、開水、衛(wèi)生。
5、完成校領(lǐng)導(dǎo)、處領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項(xiàng)工作。
6、尊重領(lǐng)導(dǎo)、團(tuán)結(jié)同志，工作必須認(rèn)真負(fù)責(zé)、按時(shí)、確保質(zhì)量。
崗位五：向處長負(fù)責(zé)并報(bào)告工作，協(xié)助副處長二、副處長一，做好：
1、抓好20*級及20*級研究生課程進(jìn)修班的教學(xué)管理工作：
2、認(rèn)真做好兩屆研究生班的學(xué)籍管理工作；
3、認(rèn)真做好兩屆研究生班的跟班上課工作；
4、做好兩屆研究生班與學(xué)校的上傳下達(dá)工作；
5、做好兩屆研究生教學(xué)管理工作的同時(shí)，抓好常年不斷的吸納新生，擴(kuò)大研究生班的隊(duì)伍；
6、做好兩屆研究生班學(xué)員的思想工作；
7、不斷加強(qiáng)學(xué)員間的聯(lián)系、溝通工作；
本學(xué)期，教務(wù)處工作一直處于緊張和忙碌之中，在學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心指導(dǎo)下，在其它處室配合下，在任課老師的支持下，團(tuán)結(jié)協(xié)作、認(rèn)真工作，保證了學(xué)校教學(xué)工作的正常展開。教導(dǎo)處全面落實(shí)學(xué)校工作意見，以生為本，以實(shí)踐有效教學(xué)為主題，以提高學(xué)校的教育教學(xué)質(zhì)量為目的，加強(qiáng)教師業(yè)務(wù)素質(zhì)培訓(xùn)，努力提高教師教育教學(xué)水平，加大常規(guī)教學(xué)管理力度，全面提高教學(xué)質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)師生共同發(fā)展，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，吸取教訓(xùn)，力爭以后取得更好成績，現(xiàn)將學(xué)校教導(dǎo)處工作總結(jié)如下：
一、工作完成情況：
1、按照上級有關(guān)招生規(guī)定及適齡兒童平等入學(xué)原則，在校領(lǐng)導(dǎo)的支持和各位老師的幫助下，順利地完成了七年級和一年級的招生工作，確保了我校招生范圍內(nèi)的學(xué)生都能平等入學(xué)。
2、開學(xué)之初，順利完成了教師任課及排課工作。教務(wù)處成員進(jìn)行了分工，各成員除做好自己的工作外，還要配合其它成員完成一些臨時(shí)性工作；
3、依據(jù)上級要求，為提高我校青年教師的教學(xué)能力，開展了青年教師大練兵活動(dòng)，教務(wù)處合理安排，有序協(xié)調(diào)，為此次活動(dòng)的舉辦付出了努力。
4、審核若干問題學(xué)生的學(xué)籍。完成了一年級至九年級學(xué)生實(shí)名制信息的新增工作；整理核查七年級學(xué)生學(xué)籍及一年級雙學(xué)籍的學(xué)生學(xué)籍，并且統(tǒng)計(jì)全校的“免費(fèi)教材人數(shù)”及本地農(nóng)村戶的上報(bào)工作；
5、安排小學(xué)、初中各年級的校本、地方課，并在年級組長的協(xié)助下有序開展。教務(wù)處進(jìn)行了檢查登記；統(tǒng)計(jì)各班學(xué)生到校情況，分發(fā)課本，聘任教師，并做好新學(xué)期新生轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出工作，認(rèn)真做好教務(wù)處日常工作，完成好排課、代課、調(diào)課的臨時(shí)工作，使學(xué)校教學(xué)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)；
6、完成2018屆畢業(yè)生兜底信息數(shù)據(jù)上報(bào)工作和學(xué)業(yè)水平成績反饋；
7、依據(jù)上級要求，對學(xué)校1-9年的健康和美術(shù)教材進(jìn)行了清查工作；
8、組織并安排中、小學(xué)的期中考試及九年級上學(xué)期兩次月考和下學(xué)期兩次模考，召開學(xué)科教師質(zhì)量分析及家長會(huì)，并有針對性的做好補(bǔ)差工作。安排統(tǒng)計(jì)并收集學(xué)生電子成績信息；
9、積極整理驗(yàn)收資料，配合各部門完成各種驗(yàn)收材料。迎接均衡發(fā)展的復(fù)查工作，并且材料齊全；
10、督促實(shí)驗(yàn)老師管理好實(shí)驗(yàn)儀器和實(shí)驗(yàn)教學(xué)工作，并制定好實(shí)驗(yàn)計(jì)劃、填寫好實(shí)驗(yàn)通知單及各類表冊，確保實(shí)驗(yàn)教學(xué)工作順利進(jìn)行；
11、布置并檢查培優(yōu)補(bǔ)差、特長生培養(yǎng)、課堂日志等工作；
12、做好教職工考勤登記及月公示工作；
13、認(rèn)真做好教師外出及請假人員的調(diào)課工作，確保無空課堂現(xiàn)象；
14、做好復(fù)印工作，包括試卷、復(fù)習(xí)資料及各處室的相關(guān)材料；
15、完成好教材的征訂工作，并對存書進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，以便以后利用，指導(dǎo)和配合圖書室工作人員。收發(fā)循環(huán)教材，并做好相應(yīng)的登記工作，完成好圖書室的開放，教材發(fā)放及征訂服務(wù)工作；
16、做好期末考試的安排，制定統(tǒng)一的考試模式，規(guī)范考試。認(rèn)真組織了期中、期末考試的監(jiān)考、閱卷、改卷工作，做好了成績的統(tǒng)計(jì)上報(bào)等工作；
16、配合辦公室為教師年終考核提供了相關(guān)材料做依據(jù)；
17、做好國培教師和繼續(xù)教育教師的統(tǒng)計(jì)上報(bào)工作；
18、開展好陽光體育工作，做好大課間活動(dòng)，廣播操及眼保健操，本學(xué)期體育組織了各項(xiàng)活動(dòng)，積極豐富了學(xué)生的課外活動(dòng)。
二、存在的問題和解決措施：
1、加強(qiáng)實(shí)驗(yàn)教學(xué)管理和課堂常規(guī)管理的力度，安排教務(wù)員對早讀、兩操、就餐、拖堂、放學(xué)進(jìn)行檢查和巡查。
2、教學(xué)管理和教學(xué)質(zhì)量有待加強(qiáng)，有針對性的對各學(xué)科存在的情況進(jìn)行分年級分科的質(zhì)量分析，認(rèn)真落實(shí)到教學(xué)的每一個(gè)環(huán)節(jié)，針對學(xué)科中存在的問題進(jìn)行新老教師的經(jīng)驗(yàn)交流。
3、做好外出教師的登記工作，嚴(yán)禁私自調(diào)課，調(diào)課必須經(jīng)教務(wù)處。
4、督促并檢查教學(xué)儀器的使用情況，杜絕資源閑置浪費(fèi)，對資源浪費(fèi)的班級進(jìn)行批評教育。
5、嚴(yán)格規(guī)范請假制度，做到請假有請假條，并做到告知主任、校長。
并來教務(wù)處進(jìn)行登記。
6、在整理均衡化驗(yàn)收工作中存在歸檔不及時(shí)，在今后工作中要及時(shí)整理及時(shí)歸檔，并封擋存冊，便于驗(yàn)收監(jiān)測。
三、對做好今后工作的思路及計(jì)劃：
（一）進(jìn)一步落實(shí)教學(xué)中心地位，促進(jìn)教學(xué)質(zhì)量的穩(wěn)步提高
牢固樹立以教學(xué)為中心的思想，切實(shí)加大對教學(xué)工作的管理和調(diào)控力度。要認(rèn)真深入的分析我們的實(shí)際情況，查找原因，探討高效課堂的教學(xué)方法，制定合理的評價(jià)制度；要善于用情感化的管理凝聚人，用積極的評價(jià)引導(dǎo)人，用精神文化力量激勵(lì)人。領(lǐng)導(dǎo)、主任要經(jīng)常不斷地深入班集體、深入學(xué)生中間，了解情況、發(fā)現(xiàn)和解決問題、參與教學(xué)教研活動(dòng)，既當(dāng)指揮員又當(dāng)戰(zhàn)斗員，切實(shí)發(fā)揮其應(yīng)有的旗手和表率作用。以教學(xué)為中心就要以課堂教學(xué)為重點(diǎn)，全面深化教學(xué)改革，進(jìn)一步提高教學(xué)效率。
（二）加強(qiáng)教學(xué)常規(guī)管理力度，進(jìn)一步完善教學(xué)管理體系
1、加強(qiáng)教學(xué)常規(guī)檢查，加強(qiáng)指導(dǎo)和監(jiān)管力度，分層督促，責(zé)任落實(shí)，重視反饋，及時(shí)整改處理。定期進(jìn)行作業(yè)量檢查、作業(yè)批改檢查，加強(qiáng)各種考試巡查。
2、規(guī)范課堂教學(xué)行為，要求任課教師提前候課，鈴響后，教師迅速進(jìn)入教室。
3、依法執(zhí)教，杜絕違規(guī)購買和違規(guī)使用教輔資料，防止體罰和變相體罰學(xué)生事件的發(fā)生。
4、從班級、教師及學(xué)生三個(gè)方面做好階段性總結(jié)，對期中考試、期末考試檢測情況及時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)分析和反饋，讓這些分析對下階段的教學(xué)產(chǎn)生具體的指導(dǎo)作用。
（三）配合畢業(yè)班教師做好對九年級學(xué)生的學(xué)情調(diào)研工作，保證中考高水平、高升學(xué)率完成任務(wù)。
（四）堅(jiān)持以教師發(fā)展為本，促進(jìn)教師專業(yè)化成長
給教師一個(gè)平臺，使其能盡顯才華，給教師一個(gè)階梯，使其逐步成長，給教師一個(gè)機(jī)制，使其自我完善，成為一個(gè)學(xué)習(xí)型、研究型、反思型的教師。一要強(qiáng)化讀書學(xué)習(xí)，營造濃厚的讀書氛圍，積極倡導(dǎo)多讀書、讀好書活動(dòng)，并在學(xué)期中進(jìn)行演講比賽，努力構(gòu)建學(xué)習(xí)型校園，為教師的專業(yè)發(fā)展奠基。二要實(shí)施青年教師成長計(jì)劃，促進(jìn)教師的專業(yè)發(fā)展。學(xué)校要制定并實(shí)施青年教師系列成長計(jì)劃，建立健全評優(yōu)激勵(lì)機(jī)制。推行青年教師基本功達(dá)標(biāo)制度，促進(jìn)青年教師的快速成長。
（五）完善管理，全面提升服務(wù)意識。
1、嚴(yán)格學(xué)籍管理制度，做到學(xué)籍檔案資料完整、規(guī)范，對轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出的學(xué)生按規(guī)定程序辦理手續(xù)。
2、充分發(fā)揮各功能教室的服務(wù)功能，提高服務(wù)質(zhì)量。
[關(guān)鍵詞]教學(xué) 檔案 管理 服務(wù)
[中圖分類號]G717 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1009-5349（2012）12-0204-01教務(wù)檔案是教學(xué)管理職能部門在教學(xué)管理活動(dòng)過程中直接積累形成的文字、圖表、相片、音像等資料，是教學(xué)內(nèi)容、方法、途徑和效果的真實(shí)記錄的文件集合體，具有保存、查證、參考和利用價(jià)值的信息資源，是提高工作效率和進(jìn)行教學(xué)情況研究的重要條件和依據(jù)。目前，在高職院校教務(wù)檔案管理的過程中，存在著檔案資料不齊全、檔案工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不強(qiáng)等問題。為了提高高職院校教務(wù)檔案管理，應(yīng)該樹立良好的管理工作觀念、建立檔案管理體制，落實(shí)教學(xué)檔案管理責(zé)任制等。
一、當(dāng)前教務(wù)管理檔案管理工作中存在的問題
（一）檔案資料不齊全
教務(wù)處負(fù)責(zé)學(xué)校的教育、教學(xué)任務(wù)，這是教學(xué)的核心工作。在教務(wù)檔案管理工作中，要認(rèn)真做好學(xué)生期末成績的存檔工作、歷次缺考、補(bǔ)考的存檔工作、歷次過級考試的存檔、日常教學(xué)的資料存檔等工作。目前，在教務(wù)處存檔過程中，有的工作人員思想懈怠，認(rèn)為沒有必要把所有的資料都存檔保管，致使有相當(dāng)一部分資料比較分散或沒有記錄，從而導(dǎo)致檔案資料不齊全。例如：如果學(xué)生所有科目的補(bǔ)考科目不做存檔，我們就不了解學(xué)生在哪些科目方面比較欠缺，就不能為以后的教學(xué)提供方向。
（二）檔案工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不強(qiáng)
檔案工作看似簡單，實(shí)際上既需要責(zé)任心，又需要很強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力。例如，在歸檔的過程中，要做到紙質(zhì)檔案和電子檔案的統(tǒng)一結(jié)合。然而，有部分檔案管理人員卻做不到高效工作，造成檔案資料管理混亂。
（三）檔案管理信息化程度不高
目前，在檔案管理方面，發(fā)展的方向是實(shí)現(xiàn)信息化管理，由電子檔案代替紙質(zhì)檔案或?qū)崿F(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案并存管理。在傳統(tǒng)的檔案管理過程中，主要應(yīng)用的是紙質(zhì)檔案，然后紙質(zhì)檔案的管理隨著時(shí)代的發(fā)展，越來越表現(xiàn)出弊端。例如：紙質(zhì)檔案要求的人工多，存貯的空間大，會(huì)出現(xiàn)損毀現(xiàn)象等。在新形勢下，現(xiàn)在的高職院校正在向電子檔案管理方向發(fā)展，但是，由于受到各種因素的限制，轉(zhuǎn)化的過程還需要一段時(shí)間才能完全實(shí)現(xiàn)。
二、規(guī)范、科學(xué)的管理教務(wù)檔案
（一）保障檔案的及時(shí)收集、整理和歸檔工作
教務(wù)檔案工作內(nèi)容豐富，比較繁雜，在教務(wù)檔案管理的過程中，要做到及時(shí)收集、整理和歸檔。例如，學(xué)校從校外聘請專家，召開了一次學(xué)術(shù)交流會(huì)，對交流會(huì)的圖片、文字資料要及時(shí)進(jìn)行整理，存放到學(xué)校對外交流學(xué)術(shù)那一類中。如果只是單純地用幾個(gè)字來記錄這件事，就失去了原始資料的完整性，不利于以后做參考。作為檔案管理資料，要有檔案管理意識，從各個(gè)方面收集資料，保證檔案管理的高效運(yùn)行。
（二）保障人員的素質(zhì)
教務(wù)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)直接關(guān)系到檔案工作質(zhì)量的好壞。
作為一名合格的教務(wù)檔案管理人員，一方面，要積極進(jìn)行理論學(xué)習(xí)；另外一方面，要參加檔案管理技術(shù)方面的培訓(xùn)，以達(dá)到短期內(nèi)提高教務(wù)檔案管理的目標(biāo)；第三方面，教務(wù)檔案工作人員，要自覺培養(yǎng)自己的責(zé)任心和耐心，要有一種很高的敬業(yè)精神，這樣才能把工作做好，做精。
三、加強(qiáng)高職教務(wù)檔案管理措施
（一）樹立良好的管理工作觀念
在高職院校中，實(shí)行的院系管理體制，因此，做好教務(wù)檔案工作，不僅僅是教務(wù)檔案管理人員的事情，應(yīng)該進(jìn)行全校動(dòng)員，使各院系充分認(rèn)識到教務(wù)檔案的重要性 ，每學(xué)期結(jié)束要將分散存放的檔案材料收集起來，統(tǒng)一管理，并且要對檔案管理員進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，以強(qiáng)化其檔案管理技能。
（二）建立檔案管理體制，落實(shí)教學(xué)檔案管理責(zé)任制
檔案管理工作，一方面可以為以后的工作提供參考，另外一方面也可以為目前的工作提供依據(jù)。因此，高職院校的領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)該加強(qiáng)對檔案管理工作的重視，為檔案管理者創(chuàng)造必要的工作條件，提出明確的管理要求，把教學(xué)檔案管理作為提高教育教學(xué)水平的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。 同時(shí)，落實(shí)教學(xué)檔案管理責(zé)任制，讓每一方面的檔案管理工作都有專門的人員去管理，保證檔案工作的完整性和科學(xué)性。
（三）加強(qiáng)學(xué)校間檔案管理的交流
現(xiàn)在，很多高校在檔案管理工作方面積累了不少經(jīng)驗(yàn)，我們應(yīng)積極向其他學(xué)校學(xué)習(xí)，密切同其他院校的業(yè)務(wù)交流和學(xué)習(xí)，以便改進(jìn)自身檔案管理水平。
總之，教務(wù)檔案工作是學(xué)校整個(gè)教學(xué)管理工作的重要組成部分，我們要充分認(rèn)識到教務(wù)檔案管理工作的重要性，合理利用教務(wù)檔案，更好地為教育教學(xué)服務(wù)。
【參考文獻(xiàn)】
在學(xué)習(xí)、工作生活中，接觸并使用報(bào)告的人越來越多，其在寫作上有一定的技巧。一聽到寫報(bào)告馬上頭昏腦漲?下面是小編精心整理的 小學(xué)教務(wù)處主述職述廉報(bào)告，歡迎大家借鑒與參考，希望對大家有所幫助。
小學(xué)教務(wù)處主任述職報(bào)告1
常常告誡自己：“人活一輩子，要好好生活、好好工作、做好自己。”其實(shí)人要做好自己真是不易。
xx年9月，我到xx小學(xué)擔(dān)任主任一職，我配合校長的工作主要負(fù)責(zé)德育、檔案和學(xué)籍管理等工作并兼任三年級數(shù)學(xué)。xx年9月兼任三年級用英語教學(xué)，我以我的實(shí)在與實(shí)干勝任這一工作。我在勤勤懇懇中默默付出，學(xué)會(huì)了在忙碌、心煩時(shí)停下腳步，傾聽心聲，調(diào)節(jié)心情，思考方法，提高實(shí)效，完善工作。同事常叫我：“主任”、“領(lǐng)導(dǎo)”，我則自嘲調(diào)侃道：“我的角色就是一個(gè)打雜的。”我更喜歡同事們親切地叫我一聲：“倩影”，孩子們親熱地叫我一聲：“李老師”。我自詡“雜家”，下面就向大家說說我這個(gè)“多面手”是如何在工作中進(jìn)一步認(rèn)識自己，有條不紊地向著既定的目標(biāo)邁進(jìn)。
做一個(gè)真實(shí)的人。
“千學(xué)萬學(xué)學(xué)做真人”，我認(rèn)為做人做事都要對得起自己的良心。我真心實(shí)意、實(shí)事求是地面對工作、同事與學(xué)生，腳踏實(shí)地一直是我的工作作風(fēng)和真實(shí)寫照。
班級環(huán)境、大掃除、晨會(huì)、班隊(duì)等各項(xiàng)檢查，班主任工作、興趣小組等各項(xiàng)檢查，講究的都是公平、公正、公開的原則。我和大隊(duì)輔導(dǎo)員、校長一起布置工作、落實(shí)檢查、考核評價(jià)，盡量把工作做實(shí)做細(xì)。具體到看活動(dòng)記載本，活動(dòng)的主題、內(nèi)容與效果，看活動(dòng)的照片、作品、資料，看學(xué)生佩戴紅領(lǐng)巾，防甲流、清潔衛(wèi)生、課間活動(dòng)等一個(gè)個(gè)具體的項(xiàng)目。
做一個(gè)快樂的人。
你會(huì)看到一個(gè)忙碌的身影，全心全意地在為大家服務(wù)。我安排清潔衛(wèi)生包干區(qū)、興趣小組、大課間等活動(dòng)，教研組內(nèi)制定計(jì)劃、聽課、評課，組織開展廣播操、冬季長跑、合唱、朗誦比賽，打印學(xué)生獎(jiǎng)狀，整理教師用書，成果統(tǒng)計(jì)，各項(xiàng)資料的歸類匯總……在日復(fù)一日的付出中我感到了快樂。
我這個(gè)大忙人，還到醫(yī)院看望生病的同事，當(dāng)學(xué)生發(fā)生突發(fā)狀況時(shí)送醫(yī)院診斷治療，和一些學(xué)困生學(xué)生談心……在關(guān)心他人的同時(shí)我收獲了快樂。
做一個(gè)負(fù)責(zé)的人。
認(rèn)真做好本職工作這是我對自己的要求，期初和期末我都忙得像打仗一樣。我負(fù)責(zé)學(xué)生的學(xué)籍管理檔案工作，這個(gè)工作需要細(xì)心，來不得半點(diǎn)馬虎。白天時(shí)間緊，來不及工作，往往在家要加班到晚上12點(diǎn)多。期末的時(shí)候同樣為了檔案而忙碌，我能保證在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成這一工作。
本學(xué)期，防甲流成為了我每天工作的新任務(wù)。每天晨午檢，全校師生測量體溫，班主任老師每日負(fù)責(zé)將防甲流學(xué)生晨檢、午檢情況記載本上交給我，我負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)匯總后，每天在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)將晨午檢的情況上報(bào)給中心校。我總能認(rèn)真、細(xì)致地記錄下每天的晨檢、午檢情況，不出差錯(cuò)。到了周末，還要批閱教師教案。
做一個(gè)反思的人。
我在xx學(xué)年度第二學(xué)期期末成績檢測中，榮獲全鎮(zhèn)三年級數(shù)學(xué)總評第三名。我撰寫的《農(nóng)村小學(xué)要重視科學(xué)課的實(shí)驗(yàn)教學(xué)》一文，在縣級優(yōu)秀論文評比中榮獲二等獎(jiǎng)。xx年10月在全縣教師優(yōu)質(zhì)課評比中我講的《長方形的面積》榮獲二等獎(jiǎng)，教師素質(zhì)大賽中，榮獲一等獎(jiǎng)。在XX年第一學(xué)期期期末成績檢測中，榮獲全鎮(zhèn)三年級英語總評第三名。
工作不可能是一成不變、一帆風(fēng)順、十全十美的，總會(huì)遇到挫折、困難與失敗，用心思考一下，這些都是通向成功的寶貴經(jīng)驗(yàn)。有好多的工作都靠自己慢慢地摸索，逐步完善。在工作中，我難免有失誤與忽略，還請各位同仁見諒。
在下學(xué)期我會(huì)再接再厲，讓工作更上一層樓。
小學(xué)教務(wù)處主任述職報(bào)告2
尊敬的各位領(lǐng)導(dǎo)、老師：
大家好!
一年的光陰在彈指一揮間悄然離去，由于領(lǐng)導(dǎo)和同事的信任、支持和幫助，讓年輕的我成為學(xué)校中層的一員，我心存感激。本學(xué)年，教務(wù)處的工作得到了各級領(lǐng)導(dǎo)和各位老師的大力支持、熱情幫助和真心理解，在此向你們表示衷心的感謝!回顧這一年的工作，艱辛而快樂、忙碌而充實(shí)、平凡而實(shí)在。
教務(wù)處的工作離不開學(xué)校所有成員的合作。在老師們的鼎力支持和幫助下，本學(xué)年，教務(wù)處順利的完成了這幾項(xiàng)工作：
一、管理方面
1、學(xué)年初，在班主任的支持和配合下，完成了新生基本信息的采集。
2、在全體教師的協(xié)助下，對我校學(xué)生的學(xué)籍檔案進(jìn)行管理，組織班主任老師搜集、錄入學(xué)生學(xué)籍資料、數(shù)據(jù)。
二、教務(wù)教學(xué)工作
教務(wù)工作是一項(xiàng)經(jīng)常性、持久性的繁雜工作，需要更多的耐心和細(xì)心。在此，我們非常感謝老師們的理解，幫助，才讓教務(wù)處的各項(xiàng)工作得以圓滿的完成。
1、結(jié)合本校師資情況，按照教育部課程設(shè)置，開足開齊有關(guān)課程，做到了“三表(課程表，時(shí)間表，教務(wù)工作計(jì)劃表)”的統(tǒng)一。
2、抓實(shí)教學(xué)常規(guī)工作，做好日常教務(wù)工作。常規(guī)教學(xué)一般指備、聽、、教、批、輔、考等工作。常規(guī)教學(xué)落實(shí)的好壞直接關(guān)系到學(xué)校教學(xué)質(zhì)量的優(yōu)劣，所以我做到了對教師的教學(xué)活動(dòng)進(jìn)行全程的布置、督導(dǎo)、檢查、總結(jié)。每月檢查教師教案，檢查教師作業(yè)批改，并覆蓋所有學(xué)科，檢查過程中注重檢查與指導(dǎo)相結(jié)合，及時(shí)和有關(guān)教師交換意見，提出改進(jìn)意見，且做到每次檢查都有記錄，每次檢查都有總結(jié)，形成了教學(xué)工作管理到位的優(yōu)良工作作風(fēng)。
3、當(dāng)好調(diào)度員。及時(shí)安排好臨時(shí)的課務(wù)調(diào)動(dòng)和代課安排，確保學(xué)校教育教學(xué)工作正常有序的開展，努力為學(xué)校教學(xué)工作保駕護(hù)航。
4、做好服務(wù)員。教務(wù)處的工作宗旨是服務(wù)教學(xué)、服務(wù)教師、服務(wù)學(xué)生。在工作中，我要求自己做到，對待同志態(tài)度謙和，和教師建立起平等的合作關(guān)系，注重團(tuán)結(jié)，容人容言，提高心理承受能力。盡心盡責(zé)做好這份工作。
三、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)工作
1、本學(xué)年，積極組織教師以教研組為單位進(jìn)行校本培訓(xùn)。在教研組長的精心組織下，深入學(xué)習(xí)了課程改革教育叢書，領(lǐng)悟了新課改精神，新課程理念，逐步轉(zhuǎn)變教師教育教學(xué)思想。
2、本學(xué)年，堅(jiān)持把課堂教學(xué)改革融入學(xué)校教研，根據(jù)學(xué)生的實(shí)際情況在四、五年級實(shí)施分組教學(xué)，安排好教師參加各級各類的教學(xué)研討和培訓(xùn)活動(dòng)，提高教師的教育教學(xué)水平。
3、組織教師進(jìn)行教研活動(dòng)。
四、加強(qiáng)服務(wù)意識，對學(xué)校負(fù)責(zé)。
作為教務(wù)主任，要正確定位，努力做好校長的助手。因此我正確認(rèn)識自我，以求真務(wù)實(shí)的科學(xué)態(tài)度，顧全大局，融合群體，協(xié)調(diào)好教務(wù)處成員，做好以下幾方面的工作：
1、在校長室的指導(dǎo)下，和教務(wù)處其他成員研討，制訂好教育教學(xué)工作計(jì)劃、青年教師培訓(xùn)計(jì)劃、分組教學(xué)實(shí)施方案，并組織實(shí)施，使學(xué)校教育教學(xué)工作更有針對性、實(shí)效性，并注意總結(jié)教育教學(xué)方面的.經(jīng)驗(yàn)。
2、制訂教務(wù)工作方面的有關(guān)規(guī)章制度和檢查考核制度，負(fù)責(zé)好教學(xué)工作的月常規(guī)檢查、期中抽測和期終檢測工作，為學(xué)校考評教師提供依據(jù)。
3、組織、指導(dǎo)、審查各年級教育活動(dòng)計(jì)劃，各教研組教學(xué)教研計(jì)劃，組織全校教育教學(xué)研究和經(jīng)驗(yàn)交流，組織檢測，審批試題及質(zhì)量分析，領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)教研組工作。
4、關(guān)心全體學(xué)生的全面發(fā)展，安排好興趣小組活動(dòng)，組織好學(xué)生的競賽活動(dòng)。
5、組織好備課、聽課、評課工作，負(fù)責(zé)指導(dǎo)各科教研組工作，審查教學(xué)計(jì)劃，組織好教研活動(dòng)。協(xié)調(diào)解決教師在教育教學(xué)中的疑難。
6、具體負(fù)責(zé)學(xué)校各室的管理工作。
五、反思存在不足，對工作負(fù)責(zé)
任何事情都是在不斷的反思-改進(jìn)-再反思-再改進(jìn)的過程中不斷的發(fā)展完善的。教務(wù)處工作好還存在有許多需改進(jìn)的地方：
1、集體教研活動(dòng)開展有力，但個(gè)人深入到班指導(dǎo)聽課的力度不夠。
2、師資培訓(xùn)方面：培訓(xùn)的內(nèi)容應(yīng)更加豐富一些，涉及觀念(新課程理念，新形勢下教師觀、學(xué)生觀等)，業(yè)務(wù)(教學(xué)基本功、現(xiàn)代教育技術(shù)應(yīng)用，科學(xué)素養(yǎng)的認(rèn)識和培養(yǎng)、遠(yuǎn)程教育技術(shù)的應(yīng)用等)。
3、青年教師的培養(yǎng)，應(yīng)創(chuàng)造更多的機(jī)會(huì)和條件，走出學(xué)校，成為學(xué)校教學(xué)骨干，成為名教師。
【關(guān)鍵詞】教學(xué)秘書 教學(xué)管理 高職院校
高職院校教學(xué)管理工作是整個(gè)學(xué)校教學(xué)行政工作的重要組成部分，在學(xué)校辦學(xué)目標(biāo)實(shí)現(xiàn)過程中的特殊作用是有目共矚的。教學(xué)秘書主要負(fù)責(zé)基層教學(xué)事務(wù)，在教學(xué)管理系統(tǒng)中發(fā)揮著重要的作用。教學(xué)秘書是高職院校設(shè)于各院（系）的基層教學(xué)管理崗位，主要職責(zé)就是輔助各院（系）領(lǐng)導(dǎo)做好各項(xiàng)日常教學(xué)事務(wù)的管理，及時(shí)完成對教學(xué)資源的協(xié)調(diào)配置。在整個(gè)高職院校的教學(xué)管理系統(tǒng)之中，教學(xué)秘書的作用舉足輕重，是整個(gè)系統(tǒng)的樞紐，如果樞紐運(yùn)行不暢，就會(huì)導(dǎo)致整個(gè)教學(xué)管理系統(tǒng)的癱瘓，破壞正常的教學(xué)秩序，從而引起整體教學(xué)管理水平的下降，影響教學(xué)質(zhì)量。
因此，如何保證高職院校教學(xué)管理工作具有科學(xué)的運(yùn)行機(jī)制，不僅是我們高職院校教學(xué)管理工作者普遍關(guān)心的問題，也是高職院校教學(xué)管理理論工作者十分關(guān)注的研究課題。根據(jù)本人近十年在高職院校擔(dān)任教學(xué)秘書一職的工作，從以下三個(gè)方面來談?wù)剬Ω呗氃盒＝虒W(xué)秘書的認(rèn)識。
一、高職院校教學(xué)秘書的主要工作要求
隨著我國高職教育改革的不斷深化，高職院校的發(fā)展對管理人員提出了越來越高的要求。
高職院校教學(xué)秘書工作總結(jié)起來主要有以下幾個(gè)方面：協(xié)助院（系）領(lǐng)導(dǎo)制訂（修訂）各專業(yè)教學(xué)計(jì)劃和各課程教學(xué)大綱，送教務(wù)處審批；學(xué)期結(jié)束前，協(xié)助院（系）領(lǐng)導(dǎo)確定落實(shí)下學(xué)期教學(xué)任務(wù)，收集整理各門課程的教學(xué)日歷，送院（系）領(lǐng)導(dǎo)審批后報(bào)教務(wù)處并分送有關(guān)任課教師；協(xié)助院（系）領(lǐng)導(dǎo)組織好學(xué)期期中、期末的教學(xué)檢查工作；負(fù)責(zé)臨時(shí)性的調(diào)課事宜，并通知有關(guān)師生；負(fù)責(zé)安排學(xué)生考查、考試、補(bǔ)考工作，辦理學(xué)生學(xué)籍注冊、休學(xué)、退學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)等有關(guān)手續(xù)；負(fù)責(zé)組織訂購、送印、發(fā)放教材和教學(xué)參考資料；負(fù)責(zé)管理學(xué)生成績登記表、教學(xué)文書檔案工作；了解教師的教學(xué)進(jìn)修、科研情況以及學(xué)生學(xué)習(xí)情況，搜集學(xué)生對教學(xué)的建議和意見，協(xié)助院（系）領(lǐng)導(dǎo)總結(jié)推廣教學(xué)、科研、進(jìn)修經(jīng)驗(yàn)；做好畢業(yè)生畢業(yè)前各學(xué)期成績的整理工作。
工作性質(zhì)決定了教學(xué)秘書應(yīng)具有不同于教師、資料員的能力。
二、高職院校教學(xué)秘書的工作特點(diǎn)
高職院校教學(xué)秘書的工作主要是協(xié)助系主任處理日常系里的具體事務(wù)，執(zhí)行系領(lǐng)導(dǎo)指派的工作，是系領(lǐng)導(dǎo)的助手。教學(xué)秘書的工作既有制訂教學(xué)計(jì)劃、任課申報(bào)、申請專業(yè)、對教師教學(xué)效果的考評等活動(dòng)，又有參加校內(nèi)各機(jī)關(guān)的會(huì)議、與上下級溝通的交往活動(dòng)。主要工作有以下幾個(gè)方面：
第一，教學(xué)秘書要具有較高的業(yè)務(wù)水平，具備綜合處理教務(wù)安排和教學(xué)安排的能力，做好中間的聯(lián)系作用，上傳下達(dá)，配合院（系）辦公室處理日常的教務(wù)管理工作，并協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做出決策。其中教務(wù)安排包括：課程設(shè)施，教室安排，調(diào)整課時(shí)，數(shù)據(jù)匯總，期末考試安排、英語四六級考試、專升本考試、監(jiān)考安排、試卷整理等等；教學(xué)安排包括教學(xué)內(nèi)容、日志日歷，授課大綱、教學(xué)統(tǒng)計(jì)、教材征訂等。
第二，教學(xué)秘書要具有很強(qiáng)的溝通協(xié)調(diào)能力，起著“上令下達(dá)、下情上奏”的作用。既要準(zhǔn)確地將教務(wù)處的規(guī)章制度、文件精神及時(shí)準(zhǔn)確地傳達(dá)給院（系）領(lǐng)導(dǎo)、教師和學(xué)生，又要將教師教學(xué)工作情況、師生的意見和教學(xué)管理中出現(xiàn)的問題及時(shí)向上級匯報(bào)。
第三，教學(xué)秘書要具有良好的思想素質(zhì)，包括高尚的政治覺悟，良好的職業(yè)道德和吃苦耐勞、任勞任怨的精神。教學(xué)秘書的主要工作職責(zé)就是為教學(xué)做好服務(wù)工作。無論是上級指示，還是日常的教學(xué)工作都要想方設(shè)法地及時(shí)完成，做到不壓事、不誤事。并堅(jiān)持實(shí)事求是的原則，不搞形式主義，認(rèn)真對待每件工作，以優(yōu)質(zhì)、高效的工作贏得老師和學(xué)生的信任和支持。必須加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷提高政治、業(yè)務(wù)、身心素質(zhì)。高校教學(xué)秘書工作需要具備一定的理論功底，因此，必須加強(qiáng)學(xué)習(xí)。
第四，教學(xué)秘書要對學(xué)生進(jìn)行有效的管理，既要維護(hù)學(xué)校的權(quán)威和規(guī)章制度的嚴(yán)肅，又要愛護(hù)學(xué)生，盡可能地提供人文關(guān)懷。
三、高職院校教學(xué)秘書在教學(xué)管理中的樞紐作用
隨著高等教育的發(fā)展和教育教學(xué)改革的不斷深化，高職高專的教學(xué)管理工作有了很大的變化，而教學(xué)秘書則是高職學(xué)校基層教學(xué)崗位中最為直接的教學(xué)管理人員。既是教學(xué)管理工作的執(zhí)行者又是教學(xué)活動(dòng)的組織者，是師生間的橋梁又是學(xué)校職能部門的紐帶。
教學(xué)秘書的職能和作用。教學(xué)秘書受高校教務(wù)處和院（系）主任雙重領(lǐng)導(dǎo)，日常工作是協(xié)助校教務(wù)處系主任處理學(xué)校的日常教學(xué)管理工作，是高校教務(wù)處和院（系）教學(xué)主任的得力助手，是聯(lián)系學(xué)院、教務(wù)處、院（系）領(lǐng)導(dǎo)、教師和學(xué)生之間的橋梁和紐帶，負(fù)責(zé)各種教學(xué)管理信息的上傳下達(dá)。同時(shí)，教學(xué)秘書戰(zhàn)斗在教學(xué)活動(dòng)的前沿陣地，熟悉教學(xué)相關(guān)的各項(xiàng)政策，對教師的科研工作非常熟悉，并熟悉教學(xué)人員的具體工作環(huán)境和工作情況，能夠很好地將這類信息反饋給校主管領(lǐng)導(dǎo)，有利于領(lǐng)導(dǎo)做出正確的教學(xué)決策。
總之，在社會(huì)競爭日益激烈的今天，作為教學(xué)秘書，認(rèn)識一個(gè)合格教學(xué)秘書的能力結(jié)構(gòu)，對增強(qiáng)高職院校的競爭力和生存力具有重要的意義。高校教學(xué)秘書是院系教學(xué)管理工作的重要力量，為老師搞好服務(wù)是教學(xué)秘書重要的工作職責(zé)，并要以全心全意為師生服務(wù)工作。
【參考文獻(xiàn)】
[1]邢樂澄. 高校機(jī)關(guān)秘書素質(zhì)談[J].機(jī)械工業(yè)高教研究，1997.
關(guān)鍵詞：系部教學(xué)檔案；數(shù)字化管理；提高工作效率
一、數(shù)字化文件（電子文件）定義及其特點(diǎn)
數(shù)字化文件（電子文件）是指人們在社會(huì)活動(dòng)中形成的，以計(jì)算機(jī)盤片、磁盤和光盤等化學(xué)磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文書、電子信件、電子報(bào)表、電子圖紙等等。與紙質(zhì)文件比較，電子文件有以下幾個(gè)特點(diǎn)：1. 電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件，它需要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才能閱讀利用；2.電子文件可以直接由計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速地處理和傳遞；3. 電子文件的利用是可共享的，也不再受時(shí)間和距離的影響；4. 電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，而對環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。
二、電子文件對檔案業(yè)務(wù)管理工作的影響
1. 傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對象，而應(yīng)用計(jì)算機(jī)后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進(jìn)行修改，一經(jīng)形成后，馬上存貯到辦公信息數(shù)據(jù)中，由檔案人員、技術(shù)人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過長期實(shí)踐，已總結(jié)出一套工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點(diǎn)，也是文書工作和檔案工作的結(jié)合點(diǎn)，文件形成后，由文書部門收集立卷后，交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時(shí)產(chǎn)生，隨時(shí)更改，存貯在計(jì)算機(jī)磁盤或光盤中。因此，它對計(jì)算機(jī)有很強(qiáng)的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價(jià)值”的文件，還應(yīng)包括該文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。
2. 由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實(shí)體分類也可能將被概念分類整理所取代，因?yàn)閷?shí)體分類的結(jié)果只能體現(xiàn)一種屬性聯(lián)系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當(dāng)今電子文件的環(huán)境中，文件的形式特征和內(nèi)容特征均發(fā)生了變化，電子文件可以通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對它進(jìn)行象紙質(zhì)文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據(jù)不同的需要，利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對電子文件進(jìn)行自由組合分類。
3. 由于電子文件的保存價(jià)值同時(shí)取決于其自身價(jià)值和可讀性，其鑒定的方法、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)均將發(fā)生變化，原有的檔案價(jià)值理論分析范圍也將擴(kuò)大，要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。根據(jù)傳統(tǒng)的檔案價(jià)值鑒定理論，文件應(yīng)根據(jù)其憑證價(jià)值和參考價(jià)值確定保管期限，而電子文件一方面由于制作方便，將產(chǎn)生比以往更多的文件，另一方面由于用戶的需要，信息和數(shù)據(jù)不斷地修改和補(bǔ)充，因此很難劃定固定的保管期限，況且目前電子文件的憑證價(jià)值尚無法律保證。因此，其鑒定、管理方法亦無定論。此外，由于電子文件信息載體的特殊性，其保管方法、要求以及檢索和對外利用等方面也與紙質(zhì)文件有許多不同之處。
三、系部教學(xué)檔案的主要內(nèi)容
系部教學(xué)檔案是系部教學(xué)內(nèi)容、方法、途徑和效果的真實(shí)記錄，是系部進(jìn)行教學(xué)活動(dòng)不可缺少的依據(jù)和參照，是改進(jìn)教學(xué)工作、提高教學(xué)質(zhì)量、促進(jìn)學(xué)術(shù)交流的信息資源，是最基層、最原始、最重要的評估高院教育質(zhì)量及管理水平的一個(gè)重要標(biāo)志。系部教學(xué)檔案是在教學(xué)管理過程中形成的各項(xiàng)具有保存價(jià)值的文字材料、圖表、統(tǒng)計(jì)材料、計(jì)算材料、報(bào)表、照片、成績冊等不同載體形式的文件材料形成系部教學(xué)檔案，包括開課計(jì)劃、教學(xué)任務(wù)、教材征訂、教學(xué)安排、教學(xué)計(jì)劃、實(shí)驗(yàn)計(jì)劃、補(bǔ)考、重修、教學(xué)督導(dǎo)、期未考試、成績收集。
四、目前系部教學(xué)檔案管理存在的問題
4.1 學(xué)院針對系部檔案管理的制度和措施
教學(xué)檔案的管理由教務(wù)處、系（部）兩級進(jìn)行管理。教務(wù)處是學(xué)院教學(xué)管理的中心，它學(xué)院所有系部的教學(xué)管理進(jìn)行統(tǒng)管，但在長期的教學(xué)管理過程中，教務(wù)處只對系部要交教務(wù)處的那一部份文檔經(jīng)行附帶的要求外，對于其它的教學(xué)文檔，哪些是需要重點(diǎn)保管，哪些只作臨時(shí)保管的，哪些需要長期保管的，哪些只需短期保管的等，應(yīng)該如何保管，沒有制定出針對系部檔案管理的制度和措施。這樣做勢必會(huì)導(dǎo)致系部檔案管理的隨意性和自由性，也會(huì)給學(xué)院教學(xué)管理、領(lǐng)導(dǎo)決策、教學(xué)改革、教學(xué)水平合格評估等所需提供數(shù)據(jù)資料帶來不便和隱患。
4.2 系部進(jìn)行檔案管理的條件有限
開展檔案的保管工作，需要一定的物質(zhì)條件作支撐，否則這項(xiàng)工作難以作好。其基本條件如下：
（1）檔案庫房：檔案庫房建筑主要為檔案管理保護(hù)提供了最基本的物質(zhì)條件，檔案庫房選擇地點(diǎn)的好壞將直接影響到檔案保護(hù)。
（2）檔案裝具：包含檔案箱、檔案架、檔案柜。
（3）包裝材料：為防止光線、灰塵及有害氣體對檔案的直接危害，又可以減少檔案機(jī)械磨損，檔案必須經(jīng)過包裝。
事實(shí)以上所羅列這些條件除了學(xué)院檔案管理滿足外，一般系部的檔案管理都不滿足，首先沒有分配專門的檔案室，系部的大部分教務(wù)資料都只能存放在系辦公室有限的資料柜內(nèi)，或亂堆放在某個(gè)有空的辦公室內(nèi)，這樣難免造成操成一些有用的資料丟失。第二由于沒有制定專門的檔案管理制度，對一些檔案沒有能夠進(jìn)行很好包裝，使得一些重要資料損壞嚴(yán)重。
五、數(shù)字化電子檔案管理的優(yōu)越性
針對以上系部教學(xué)檔案管理存在的種種問題可采用數(shù)字化電子檔案的方式來解決， 電子檔案是具有保存利用價(jià)值的電子文件，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，形成了越來越多的電子史件，在電子文件中全部信息都是以數(shù)字式代碼的形式加以存儲(chǔ)的，由計(jì)算機(jī)完成信息的編碼和解碼過程。利用時(shí)須借助計(jì)算機(jī)等機(jī)器設(shè)備轉(zhuǎn)換成原有的文字或圖像，所以電子檔案也被稱為“機(jī)讀檔案”。相對比傳統(tǒng)系部檔案管理，采用數(shù)字化電子管理存在以下優(yōu)點(diǎn)：
5.1 檔案存儲(chǔ)量大
電子檔案的儲(chǔ)存形式如光盤、縮微膠片、磁盤，這些存儲(chǔ)介質(zhì)具有存儲(chǔ)密度大、容納信息量多、記錄速度快、傳播速度快等特點(diǎn)。系部教學(xué)管理中產(chǎn)生的需保管具有保存價(jià)值的文字材料、圖表、統(tǒng)計(jì)材料、計(jì)算材料、報(bào)表、照片、成績冊等不同載體形式的檔案文件材料，隨著的是檔案入庫數(shù)量的劇增，一張普通的光盤可存儲(chǔ)幾千萬的文字信息，這將極大地減少檔案占用的空間及存儲(chǔ)價(jià)值的投入，可解決檔案庫房的問題。
5.2 檔案查詢及檢索高效、快捷、準(zhǔn)確、方法多樣。
由于檔案利用率越來越高，系部的管理層急需信息進(jìn)行決策，各教務(wù)處也急需相關(guān)的檔案進(jìn)行借鑒，教師需要查找教務(wù)處下發(fā)的各種文件，學(xué)生需要查找個(gè)人的學(xué)習(xí)檔案，所以系部檔案管理需要準(zhǔn)確、快速提供檔案信息及資料，隨著時(shí)間的推移，各種教學(xué)檔案數(shù)量的急增以及頻繁地提供利用，使得系部檔案管理人員的工作量大大增加，如果繼續(xù)采用傳統(tǒng)的系部教學(xué)檔案管理方法，那就會(huì)出現(xiàn)檔案查找耗時(shí)、查全查準(zhǔn)概率不高的現(xiàn)象，勢必會(huì)造成檔案利用率低下的后果。手工，紙質(zhì)等落后的管理手段已經(jīng)嚴(yán)重地制約了檔案效益的發(fā)揮。而采用電子化管理系部教學(xué)檔案，借助于計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫技術(shù)，可實(shí)現(xiàn)快速速查閱相關(guān)檔案資料，大大提高了工作效率。電子檔案的產(chǎn)生，可以從傳統(tǒng)的手工編目和查詢等方面的工作中解脫出來。
5.3 能方便地進(jìn)行檔案的修改，補(bǔ)充、輸出、復(fù)制。
今天，以計(jì)算機(jī)技術(shù)為依托的現(xiàn)代化管理手段已非常廣泛和深入地使用到了辦公自動(dòng)化、輔助設(shè)計(jì)及信息管理等各行各業(yè)，而系部作為高校教學(xué)、科學(xué)研究的前沿陣地，如果教學(xué)檔案管理還采用原始的管理辦法，那樣會(huì)與社會(huì)發(fā)展脫節(jié)的。所以，我們可以利用計(jì)算機(jī)將具有保存價(jià)值的文字材料、圖表、統(tǒng)計(jì)材料、計(jì)算材料、報(bào)表、照片、成績冊等不同載體形式的檔案文件材料轉(zhuǎn)化成各種計(jì)算機(jī)可識別的文字、圖像、聲音、視頻文件，這種方法使紙質(zhì)檔案儲(chǔ)藏變得簡單、快捷，最后整合成計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫，能快速的實(shí)現(xiàn)檔案的修改，補(bǔ)充、輸出、復(fù)制。
5.4 利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)使得系部教學(xué)檔案歸檔、查閱變得更容易。
（1）檔案管理的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化有利于提高檔案用戶和管理人員雙管的工作效率。
（2）檔案的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理簡化了檔案的歸檔過程，系部教學(xué)檔案管理人員不管在什么地點(diǎn)都可以將形成的數(shù)字化文件，圖紙等傳輸至數(shù)據(jù)庫，在很大程度上減輕了檔案管理人員復(fù)雜繁瑣的檔案收集工作，同時(shí)也大大簡化了編目工作。將傳統(tǒng)的檔案收集、整理、保管、提供利用等工作均放在網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行，檔案人員就可以有更多的時(shí)間進(jìn)行檔案編研及數(shù)據(jù)采集、充實(shí)和完善等工作，并且通過網(wǎng)絡(luò)方便信息交流，使檔案的利用價(jià)值最大化。而檔案使用人員只有賦予一定的權(quán)限就不用每次需查找教學(xué)檔案都需要往檔案庫房跑，在任何一網(wǎng)的計(jì)算機(jī)就可實(shí)現(xiàn)檔案的查詢。
5.5 促進(jìn)了檔案的實(shí)體保護(hù)，檔案保管更加安全
電子化檔案儲(chǔ)藏主要由文字、圖像、聲音、視頻等計(jì)算機(jī)文件構(gòu)成，傳統(tǒng)的管理方法會(huì)因?yàn)闇囟鹊母叩蜏囟鹊拇笮 ⑾x害、火災(zāi)等不可抗力影響檔案保管的質(zhì)量，紙制檔案易臟、易碎、易丟失，而數(shù)字化管理則可解除這些隱患。
六、總結(jié)
系部教學(xué)檔案管理是一項(xiàng)繁雜而沒有標(biāo)準(zhǔn)化的工作，而系部在教學(xué)過程中又會(huì)產(chǎn)生大量需要長期保存供以后在各種場合查詢的檔案資料，利用數(shù)字化電子技術(shù)管理系部教學(xué)檔案，大大提高工作效率，且能開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。
參考文獻(xiàn)
