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第1篇

2、各種檔案的文字書寫，必須用藍(lán)黑或黑墨水書寫，禁用其它筆書寫。

3、檔案一般不外借，確因工作需要借閱檔案時(shí)，均應(yīng)在檔案室按有關(guān)要求借閱。

4、檔案要做到安全保管，定期檢查，積極創(chuàng)造檔案保管條件，做到防盜、防火、防潮、防塵、防失密，保持經(jīng)常通風(fēng)。

第2篇

一、傳統(tǒng)檔案管理方法的缺陷分析

在檔案管理工作中，傳統(tǒng)的管理方法多運(yùn)用手工操作的方式進(jìn)行檔案材料的收集、整理、歸檔以及借閱等操作，這一檔案管理方式不僅造成了在檔案管理中，因檔案材料收集與整理不及時(shí)，無法提供全面的檔案材料信息，使檔案的作用與價(jià)值不能充分地發(fā)揮。同時(shí)，在檔案借閱利用過程中，容易出現(xiàn)檔案材料丟失的問題，給檔案的管理工作帶來了困難。傳統(tǒng)檔案管理方法主要存在著三方面的問題：第一，檔案資料的完整性易遭到破壞。由于當(dāng)前的檔案資料多為紙質(zhì)檔案材料，在傳統(tǒng)檔案管理方法下，由于歸檔的不及時(shí)，檔案在傳送與借閱的過程中，未進(jìn)行有效管理，容易造成檔案資料的破壞或遺失，損壞了檔案資料的完整性，使檔案資料的使用價(jià)值降低。第二，檔案管理程序較為復(fù)雜。在傳統(tǒng)的檔案管理方法中，檔案資料的查閱或借閱均需進(jìn)行事先的登記與身份認(rèn)證，并在進(jìn)行集體匯集之后，再對(duì)其進(jìn)行分門別類的整理與存放等，在該檔案管理方法下，無論是借閱檔案的程序，還是檔案歸還程序，都比較繁瑣、復(fù)雜。第三，檔案資料利用受時(shí)間與空間限制，實(shí)效性不高。傳統(tǒng)檔案管理方法是一種紙質(zhì)化的檔案管理方式，檔案主要保存于檔案室中，若身處異地須利用檔案時(shí)，還需親赴檔案室查閱，從而造成檔案資料在使用過程中，存在著一定的滯后性，影響相關(guān)工作的正常開展。

二、檔案管理方法現(xiàn)代化解析

在信息時(shí)代的今天，要注重運(yùn)用現(xiàn)代化的檔案管理方法，充分發(fā)揮檔案信息的作用，發(fā)揮檔案信息資源的價(jià)值，促進(jìn)各項(xiàng)工作的有序開展。科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，為實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化以及智能化的現(xiàn)代檔案管理方法提供了技術(shù)條件，現(xiàn)代化檔案管理方法必將沿著這一趨勢(shì)發(fā)展，使檔案管理工作有效開展：

（一）虛擬化檔案管理方法，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享

虛擬化檔案管理方法主要是指將傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案管理方式轉(zhuǎn)變成無紙化檔案管理方式，通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)運(yùn)用，并建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案的管理。并運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，通過檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)訪問，進(jìn)行檔案信息的查詢與利用。現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及與發(fā)展，為虛擬化的檔案管理方法的實(shí)現(xiàn)提供了保障。虛擬化檔案管理方法，可通過館際互借與網(wǎng)絡(luò)互連等方式，增加檔案的館藏，使檔案信息資源得以豐富。同時(shí)，將檔案信息通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行管理，利于檔案信息資源共享的實(shí)現(xiàn)，這一管理方法具有投入少、容量大、查閱方便等優(yōu)勢(shì)，在檔案管理中，可結(jié)合實(shí)際加以推廣運(yùn)用。

（二）強(qiáng)化計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用，實(shí)現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化

現(xiàn)階段，信息技術(shù)快速發(fā)展，計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)得到廣泛的應(yīng)用。在檔案管理中，為了提升檔案信息的保密性，多數(shù)檔案管理部門在檔案管理中拒絕互聯(lián)網(wǎng)的接入，從而使檔案管理出現(xiàn)了檔案文件與網(wǎng)絡(luò)隔離的現(xiàn)象。但在當(dāng)前時(shí)代下，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，指紋與語音識(shí)別技術(shù)的廣泛應(yīng)用，密碼技術(shù)的深化發(fā)展，使檔案文件安全性得到有效的保障。同時(shí)，隨著電子文件簽署技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用，可對(duì)檔案電子文件資料信息的真?zhèn)芜M(jìn)行認(rèn)定與識(shí)別，為保障檔案管理中電子檔案文件的真實(shí)可靠性提供了保障。同時(shí)，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理方法，可實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)傳輸，而且傳輸?shù)某杀镜汀⑺俣瓤欤W(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)臋n案信息不走樣。網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理方法是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的必經(jīng)途徑。

（三）運(yùn)用數(shù)字化檔案管理方法，保障檔案資料完整性

數(shù)字化的檔案管理方法主要是指通過現(xiàn)代電子技術(shù)（如掃描儀以及計(jì)算機(jī)等）的運(yùn)用，實(shí)現(xiàn)檔案資料從紙質(zhì)化到電子文檔的轉(zhuǎn)變檔案管理方式。現(xiàn)代數(shù)碼影像技術(shù)以及縮微攝影技術(shù)（在縮微品上將紙質(zhì)文件制作成電子文件）的全面發(fā)展，從而為實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化提供了技術(shù)支撐。運(yùn)用數(shù)字化的檔案管理方法，可將館藏檔案資料轉(zhuǎn)化為電子文件進(jìn)行管理，在使用檔案資料時(shí)，可通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行快速地、大范圍地檢索，打破了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的時(shí)空限制，可有效提高檔案資料利用的實(shí)效性，同時(shí)還利于緩解檔案保存中產(chǎn)生的庫(kù)容壓力。尤其是將現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)碼影像技術(shù)與縮微技術(shù)進(jìn)行結(jié)合運(yùn)用，有效處理檔案中的圖片的消褪、滲化等問題，復(fù)原照片全貌，利于圖像檔案信息的長(zhǎng)期保存與查閱，這種聲像俱全以及圖文并茂的檔案管理方式不僅使檔案資料的完整性得到有效地保證，還利于檔案管理工作順利開展。

（四）實(shí)現(xiàn)智能化的管理方法，提升其信息服務(wù)功能

隨著科學(xué)技術(shù)的更新，檔案信息資源的載體實(shí)現(xiàn)了多元化發(fā)展，除了膠卷、圖片以及紙質(zhì)等傳統(tǒng)檔案資源載體之外，光盤以及磁盤等電子檔案資源載體也相繼出現(xiàn)，從而使多種檔案資源載體并存，為順利開展檔案管理提供了保障。尤其是隨著將來的語音識(shí)別技術(shù)的開發(fā)，有助于智能化的檔案管理方式的形成。這一檔案管理方法的運(yùn)用，能夠使計(jì)算機(jī)自動(dòng)接收所有檔案信息，并根據(jù)計(jì)算機(jī)設(shè)定與編制的程序?qū)n案信息進(jìn)行自動(dòng)分類與歸檔，克服傳統(tǒng)手工檔案信息收集、整理與歸檔的缺陷，利于檔案資料的價(jià)值的展現(xiàn)，從而全面提升檔案信息的服務(wù)功能。

綜上所述，傳統(tǒng)的檔案管理方法已不能滿足信息時(shí)代下檔案信息利用的要求，運(yùn)用現(xiàn)代化的檔案管理方法，實(shí)現(xiàn)檔案管理的虛擬化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化以及智能化已成為檔案管理的必然發(fā)展趨勢(shì)。作為檔案管理人員而言，要不斷提升自身的科學(xué)知識(shí)，實(shí)現(xiàn)從保管員到知識(shí)提供者的角色轉(zhuǎn)變，全面提升檔案管理水平，為現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

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第3篇

檔案管理，即企業(yè)相關(guān)部門對(duì)檔案信息與檔案實(shí)體進(jìn)行收集、整理、保管、堅(jiān)定、統(tǒng)計(jì)并為企業(yè)正常運(yùn)營(yíng)提供利用服務(wù)的各項(xiàng)工作的總稱。檔案管理伴隨著企業(yè)創(chuàng)建、發(fā)展的全過程，是企業(yè)興衰的見證者，對(duì)企業(yè)的發(fā)展起著重要的借鑒作用。因此，加強(qiáng)檔案管理工作是煙草企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的必然選擇。進(jìn)入21世紀(jì)以來，我國(guó)加強(qiáng)了對(duì)煙草檔案管理工作的建設(shè)力度，確定了協(xié)調(diào)關(guān)系、加強(qiáng)宣傳、整合資源、積極參與的發(fā)展模式，堅(jiān)持國(guó)家利益與消費(fèi)者利益至上的雙重任務(wù)，為創(chuàng)建和諧煙草企業(yè)不斷努力。目前，我國(guó)煙草按企業(yè)檔案管理水平有了顯著的提升，逐漸規(guī)范化，在企業(yè)文化建設(shè)中也發(fā)揮了巨大的作用。但是，客觀來講，我國(guó)煙草檔案管理工作依然存在嚴(yán)重的問題，尤其是在管理方法與管理理念方面亟待完善。

2 煙草企業(yè)檔案管理中存在的問題及相應(yīng)措施

2.1 檔案管理機(jī)構(gòu)

據(jù)調(diào)查研究顯示，目前我國(guó)煙草企業(yè)的檔案管理機(jī)構(gòu)還不夠健全，嚴(yán)重的影響了檔案管理水平的提升。首先，我國(guó)大多數(shù)煙草企業(yè)缺乏檔案管理意識(shí)，不重視檔案管理工作，在檔案管理方面十分隨意。其次，很多煙草企業(yè)缺乏專門的機(jī)構(gòu)對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行管理，因此管理制度也不夠健全，嚴(yán)重的影響了檔案管理水平。此外，煙草企業(yè)檔案管理人員調(diào)動(dòng)較大，使得檔案管理工作時(shí)常中斷，嚴(yán)重的會(huì)造成?n案信息丟失，數(shù)據(jù)收錄錯(cuò)誤等問題。因此，我國(guó)煙草企業(yè)應(yīng)該積極樹立正確的檔案管理意識(shí)，建立健全檔案管理機(jī)構(gòu)和相應(yīng)的制度，確保管理人員到位。而且，煙草企業(yè)還應(yīng)該定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)與考核，提高其工作技能，從而提高檔案管理的質(zhì)量，促進(jìn)煙草企業(yè)的健康快速發(fā)展。

2.2 檔案管理設(shè)備

眾所周知，檔案管理工作十分復(fù)雜，收集處理的信息量龐大，因此，先進(jìn)的設(shè)備儀器是提高檔案管理質(zhì)量的關(guān)鍵。但是，目前我國(guó)煙草企業(yè)的檔案管理設(shè)備普遍陳舊、落后，沒有充分利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)。比如，相關(guān)工作人員反應(yīng)，由于目前檔案管理大多局限于手工作業(yè)，因此檔案信息不能實(shí)現(xiàn)資源共享，這為檔案的整理工作也帶來了不必要的麻煩。而且手工工作模式使得檔案管理工作缺乏綜合處理能力，影響了檔案的參考價(jià)值。因此，我國(guó)煙草企業(yè)應(yīng)該加大對(duì)檔案管理工作的支持力度，積極引進(jìn)先進(jìn)的管理設(shè)備，利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)建立企業(yè)的電子檔案聯(lián)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，充分發(fā)揮其價(jià)值。比如，建立電子檔案室，培養(yǎng)高素質(zhì)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)人才，創(chuàng)建企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)，促進(jìn)檔案管理模式向現(xiàn)代化發(fā)展。

2.3 檔案管理理念

目前我國(guó)企業(yè)檔案管理理念依然傳統(tǒng)落后，在檔案管理過程中僅僅是走個(gè)形式，沒有真正的認(rèn)識(shí)到檔案管理的價(jià)值。檔案管理不僅僅是記錄企業(yè)成長(zhǎng)發(fā)展歷程的資料，更是企業(yè)文化建設(shè)的瑰寶。因此，我國(guó)企業(yè)應(yīng)該認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要作用，不斷創(chuàng)新服務(wù)理念，從檔案中提煉出企業(yè)文化建設(shè)的核心元素，從而進(jìn)一步凝聚全體員工的力量，共同促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。而且，在煙草企業(yè)檔案管理過程中，要遵守“建立、管理、功用”的管理步驟，將重點(diǎn)置于“功用”，盡量發(fā)揮檔案管理的作用。比如，提供重要數(shù)據(jù)、維護(hù)企業(yè)權(quán)益、提煉文化信仰、推動(dòng)民主建設(shè)等等。

2.4 檔案管理方法

檔案管理方法的科學(xué)與否直接決定著檔案管理的質(zhì)量。目前，我國(guó)煙草企業(yè)檔案管理的方法存在很多問題，不僅形式單一，而且不夠科學(xué)，嚴(yán)重的影響了工作效率與質(zhì)量。比如，我國(guó)煙草企業(yè)在檔案管理中借閱丟失、材料損壞的現(xiàn)象十分普遍，嚴(yán)重的影響了檔案的完整性。因此，我國(guó)在煙草企業(yè)應(yīng)該不斷的完善檔案管理方法，提高管理質(zhì)量。首先，豐富檔案的種類，利用電子信息檔案儲(chǔ)量大、保存便捷的特點(diǎn)對(duì)檔案進(jìn)行備份，防止損壞、丟失。其次，采用科學(xué)的分類歸納法，根據(jù)時(shí)間段和檔案類型進(jìn)行整理，并錄入檔子檔案中，方便工作人員上網(wǎng)查閱。此外，完善紙質(zhì)檔案借閱制度，對(duì)不可備份檔案進(jìn)行專門的保護(hù)，進(jìn)一步保證檔案資料的安全。與此同時(shí)，不斷完善檔案管理的考核制度，并且定期對(duì)檔案管理設(shè)備儀器進(jìn)行保養(yǎng)維修，從而保證檔案管理工作的正常進(jìn)行。

第4篇

1高校人事檔案管理存在的問題

1.1人才競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈，“人檔分離”比較普遍

在當(dāng)前人事檔案管理工作中，“人檔分離”現(xiàn)象較為普遍。這主要是由于當(dāng)前高校人事改革及辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)張的新形勢(shì)下，人才競(jìng)爭(zhēng)越發(fā)激烈，這也導(dǎo)致人才流動(dòng)性較大。部分人員在流動(dòng)過各中沒有按照規(guī)定進(jìn)行人事的辦量，沒有進(jìn)行人事關(guān)系的調(diào)轉(zhuǎn)，從而導(dǎo)致一些“無頭”和“斷頭”檔案產(chǎn)生，從而使“有檔無人”及“無檔有人”的現(xiàn)象較多。

1.2歸檔材料不完整，檔案管理不夠規(guī)范

近年來高校取得了較快的發(fā)展，再加之高校人事制度改革不斷深入，高校在發(fā)展過各中更重視人才的引進(jìn)。各高校都會(huì)采取各種方法來吸納一些高學(xué)歷和高職稱的人才。但由于所引進(jìn)來的高層次人才多數(shù)檔案材料都不完整，檔案材料中學(xué)歷學(xué)位材料、年度考核材料、專業(yè)職稱變動(dòng)材料、工資變動(dòng)材料等都存在著不同程度缺漏的情況，由于這些人才檔案中材料存在嚴(yán)重的缺損現(xiàn)象，不僅對(duì)高校人事檔案內(nèi)容的完整性帶來較大的影響，而且也給高校人事檔案管理工作帶來較大的難度。

1.3管理手段待提高，信息資源難整合

在當(dāng)前很大一部分高校人事檔案管理工作中，傳統(tǒng)的手工人事檔案管理模式仍然為高校人事檔案管理的主要模式，而且在檔案管理工作中，對(duì)實(shí)體的形式較為重視。盡管當(dāng)前高校加快了信息化建設(shè)的進(jìn)程，但檔案的信息化建設(shè)仍處于初級(jí)階段，不僅沒有實(shí)現(xiàn)檔案全文的錄入和掃描，而且檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)也存在許多不完善的地方。由于人事檔案管理方法較為落后，這就導(dǎo)致人事檔案材料在歸檔過各中極易出現(xiàn)錯(cuò)誤，同時(shí)這種落后的管理方式對(duì)于當(dāng)前高校人事檔案管理工作量不斷上升的情況也越來越難以適應(yīng)。加快高校信息化建設(shè)和檔案電子化管理具有迫切性。部分高校加快了信息化建設(shè)的速度，同時(shí)也初顯成效，但由于高校各個(gè)部門之間缺乏有效的溝通，信息很難進(jìn)行整合和交換，這對(duì)當(dāng)前高校檔案信息系統(tǒng)傳輸和信息資源共享帶來了較大的難度。

2構(gòu)建高校人事檔案服務(wù)的有效路徑

2.1科學(xué)分類，編排有序

當(dāng)前高校人事檔案管理主要分為管理人員、專業(yè)技術(shù)人員和工勤人員等三類形式，這與原來的干部和工人兩大管理形式發(fā)生了較大的變化。所以在當(dāng)前高校人事檔案管理工作中，需要針對(duì)于人事檔案的新特點(diǎn)來對(duì)高校人事檔案進(jìn)行科學(xué)分類，通過準(zhǔn)確的分類、有序的編制，確保檔案能夠有效的滿足完整、真實(shí)和實(shí)用的要求，進(jìn)一步對(duì)分類管理進(jìn)行強(qiáng)化。同時(shí)還要在高校內(nèi)建立由專人負(fù)責(zé)的檔案收集制度，有效的提高全體職工的檔案意識(shí)，確保高校人事檔案工作自覺性的提升。在高校內(nèi)各部門都需要配備兼職的檔案員，定期、隨時(shí)、定向?qū)n案材料進(jìn)行收集，確保材料內(nèi)容的完整性和準(zhǔn)確性。同時(shí)還要加強(qiáng)對(duì)檔案材料的審核和鑒別工作，科學(xué)對(duì)檔案材料進(jìn)行分類后，再整齊進(jìn)行裝訂及整理。

2.2加快檔案信息化進(jìn)程中人才隊(duì)伍建設(shè)

目前，檔案信息化建設(shè)所亟需具有綜合職業(yè)能力和全面素質(zhì)的人才，以滿足檔案信息化建設(shè)的全方位要求。領(lǐng)導(dǎo)重視是高校檔案人員合理配置的重要前提，也是檔案人才隊(duì)伍形成的有利保證。同時(shí)，高校領(lǐng)導(dǎo)要把檔案人才建設(shè)列入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃，要建立科學(xué)合理的檔案人才培養(yǎng)體系，建立系統(tǒng)的人力資源培養(yǎng)和儲(chǔ)備機(jī)制，以健全的機(jī)制和多元渠道培養(yǎng)、引領(lǐng)人才隊(duì)伍建設(shè)和全力提升檔案人才隊(duì)伍的知識(shí)水平，提高管理業(yè)務(wù)工作能力和拓寬服務(wù)視野。

2.3整合共享信息資源，確保檔案信息真實(shí)完整

高校檔案信息化建設(shè)與管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期、系統(tǒng)的工作，需要高校各部門、各單位調(diào)整數(shù)字資源，進(jìn)行信息資源的有效整合，建立可集成的高校人事管理信息系統(tǒng)。形成人力資源信息共享與交換系統(tǒng)，人員進(jìn)校、離校的服務(wù)系統(tǒng)，人才的招聘、錄用、考核、評(píng)價(jià)系統(tǒng)，人才的待遇信息系統(tǒng)，財(cái)務(wù)系統(tǒng)綜合信息系統(tǒng)等，提高數(shù)據(jù)和系統(tǒng)的質(zhì)量。在當(dāng)今高校改革和人才流動(dòng)頻繁的信息時(shí)代，高校人事檔案服務(wù)要為發(fā)掘人才、鑒別人才、使用人才提供真實(shí)可靠的材料和信息。因此，要注重收集能夠反映教職工個(gè)人素質(zhì)和工作實(shí)績(jī)發(fā)展的各種培訓(xùn)、出國(guó)進(jìn)修、訪學(xué)與留學(xué)、訪問研究以及提高學(xué)歷學(xué)位的有關(guān)證明材料，全面客觀地反映人才的全貌。同時(shí)，要提高廣大教職工的檔案意識(shí)，確保材料的真實(shí)可靠、及時(shí)歸檔。檔案部門要強(qiáng)化制度建設(shè)，確保信息公開透明，增強(qiáng)檔案工作的事業(yè)心和責(zé)任感，積極主動(dòng)地去收集檔案信息，在收集整理檔案材料時(shí)，避免虛假材料和不真實(shí)信息入檔。

2.4構(gòu)建信息平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理

信息資源建設(shè)與信息化平臺(tái)是檔案信息化建設(shè)的核心，高校人事檔案信息化建設(shè)與服務(wù)，其核心是建立人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，通過數(shù)據(jù)分析，將個(gè)人的德能勤績(jī)、工作業(yè)績(jī)、能力評(píng)價(jià)等實(shí)現(xiàn)量化考核，利用計(jì)算機(jī)對(duì)人事檔案進(jìn)行立體、動(dòng)態(tài)的管理，既滿足人事信息資源的共享，又能極大地提高檔案管理工作的效率。同時(shí)要把有關(guān)的電子檔案文件的收集工作融入到日常的管理工作中，利用已有的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)做好電子檔案的接收和管理。與高校各部門建立信息對(duì)接的系統(tǒng)，通過信息系統(tǒng)運(yùn)行平臺(tái)，最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案的收、管、用，實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化系統(tǒng)的兼容，檔案管理系統(tǒng)與高校信息化建設(shè)的其他系統(tǒng)之間能實(shí)現(xiàn)信息的融合，各子系統(tǒng)之間能實(shí)現(xiàn)信息直接導(dǎo)入和提取。通過網(wǎng)站展示檔案資源，開展檔案信息在線查詢服務(wù)，向利用者公布開放檔案信息內(nèi)容。

3結(jié)論

第5篇

引言

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展與普及，檔案管理與服務(wù)工作已經(jīng)步入信息化時(shí)代，給檔案管理工作提出更多要求。檔案中記錄中大量信息資源，記錄著各方面的信息。管理人員應(yīng)該意識(shí)檔案工作的重要性，借助現(xiàn)代化管理方法，降低工作難度、提高工作效率，為其他工作夯實(shí)基礎(chǔ)。

一、檔案管理現(xiàn)代化概述

所謂的檔案管理現(xiàn)代化指的是借助現(xiàn)代化設(shè)備與技術(shù)，通過先進(jìn)的管理手段與方法，通過科學(xué)管理理論改變傳統(tǒng)檔案管理方法，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化與信息化。檔案管理現(xiàn)代化內(nèi)涵主要體現(xiàn)在三點(diǎn)：

1.數(shù)字化

隨著現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)水平提高，數(shù)碼攝影技術(shù)、縮微攝影技術(shù)逐漸被廣大民眾接受，為檔案管理模式創(chuàng)新提供技術(shù)支持。通過攝影技術(shù)、信息技術(shù)等將紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)化為電子文件，電子文件存儲(chǔ)方便、空間小，節(jié)省空間，降低難度。檔案資料實(shí)現(xiàn)電子化后可以通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)智能化檢索，避免出現(xiàn)直至檔案腐蝕、蟲蛀等問題，提高檔案保存效率。

2.虛擬化

檔案管理現(xiàn)代化使得檔案保存方式新穎化、多樣化，檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展趨勢(shì)主要方向就是電子儲(chǔ)存方式，這種變化也讓檔案管理方式變得更加快捷與方便，促進(jìn)檔案管理的虛擬化與無紙化。

3.市場(chǎng)化

檔案資料主要記錄單位發(fā)展歷程、變化等內(nèi)容，具有重要作用與價(jià)值。檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展，最大程度發(fā)揮檔案作用與價(jià)值，通過聯(lián)合等方式實(shí)現(xiàn)檔案資料共享，帶動(dòng)檔案管理質(zhì)量的提高。

二、檔案管理現(xiàn)代化現(xiàn)狀與問題

1.利用效率偏低

檔案管理工作并不是堆疊、存放歷史資料文件即可，而是一項(xiàng)有著極強(qiáng)專業(yè)性與機(jī)密性的工作。按照規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)保存檔案，直接影響單位與企業(yè)發(fā)展。目前大多數(shù)管理者沒有意識(shí)到檔案管理工作的重要性，檔案資料僅用于收藏而不是利用，嚴(yán)重浪費(fèi)信息資源，檔案管理工作變得毫無意義。

2.專業(yè)人才不足

檔案管理縣現(xiàn)代化的主力軍就是檔案管理人員，這些人員既需要掌握先進(jìn)科學(xué)技術(shù)知識(shí)，又要在日常工作中利用這些技術(shù)與知識(shí)開展工作，不斷更新與維護(hù)設(shè)備，此外還必須具備較高文化素養(yǎng)與管理技能。但目前檔案人員素質(zhì)不理想，缺乏專業(yè)性人才。

3.信息程度不足

大部分當(dāng)官管理人員檔案意識(shí)不足，加行管理層不重視，資金投入不能滿足工作需要。加上資金短缺導(dǎo)致無法購(gòu)買現(xiàn)代化設(shè)備，技術(shù)落后且延遲，信息化程度偏低。待遇偏低高素質(zhì)人才不愿進(jìn)入，甚至出現(xiàn)人才流失情況，影響工作的正常開展。

4.管理手段落后

我國(guó)檔案管理水平整體偏低，部分檔案部門并沒有利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化管理設(shè)備集中處理檔案資料，嚴(yán)重者連起碼的裝訂、防火及防蛀設(shè)備都沒有。檔案管理人員工作時(shí)依然依靠傳統(tǒng)手工方式裝訂與保管檔案，費(fèi)時(shí)費(fèi)力效率偏低，還影響后期檔案查閱與使用。這已成為限制我國(guó)檔案事業(yè)進(jìn)步發(fā)展的主要原因。

三、檔案管理中現(xiàn)代化管理措施分析

針對(duì)檔案管理中存在的問題，筆者針對(duì)性的給出完善措施，從轉(zhuǎn)變檔案管理理念、推動(dòng)管理系統(tǒng)建設(shè)、強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)及提高檔案資源利用效率四方面入手，推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)。

1.轉(zhuǎn)變檔案管理理念

在進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程中，領(lǐng)導(dǎo)層起著決定性的作用，他們直接掌握著單位或地區(qū)檔案工作現(xiàn)代化管理的前途和命運(yùn)，所以要加快實(shí)現(xiàn)檔案工作的現(xiàn)代化管理，首先要轉(zhuǎn)變領(lǐng)導(dǎo)層觀念，強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)層檔案管理現(xiàn)代化意識(shí)。其次，對(duì)于檔案管理人員，進(jìn)行科學(xué)管理，依靠科技發(fā)展，將檔案管理中封閉式、被動(dòng)式服務(wù)轉(zhuǎn)化為開放式和主動(dòng)式服務(wù)；同時(shí)，對(duì)固步自封、等用戶上門的傳統(tǒng)舊觀念進(jìn)行革新，順應(yīng)時(shí)展，樹立科學(xué)發(fā)展觀，有流程、有規(guī)劃、積極而穩(wěn)妥地進(jìn)行檔案現(xiàn)代化管理的建設(shè)。

2.推動(dòng)管理系統(tǒng)建設(shè)

檔案管理系統(tǒng)指的是傳遞、收集及促進(jìn)檔案信息應(yīng)用的系統(tǒng)。首先設(shè)置檔案管理系統(tǒng)的管理權(quán)限。安排專人負(fù)責(zé)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、維護(hù)等內(nèi)容，記錄檔案管理系統(tǒng)人員的措施，詳細(xì)記錄各方面內(nèi)容；不斷完善檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)功能，支持不同存儲(chǔ)類型的信息文件及不同格式的信息文件，信息存儲(chǔ)量加大；構(gòu)建快捷、便利的信息瀏覽網(wǎng)頁(yè)。建立完善的信息網(wǎng)頁(yè)瀏覽，為用戶提供高效、快速的檔案信息服務(wù)。

3.強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

加大硬件設(shè)備投入力度。想要實(shí)驗(yàn)檔案管理現(xiàn)代化離不開硬件設(shè)施的投入，劃分專項(xiàng)資金改進(jìn)硬件設(shè)施與檔案案卷質(zhì)量，建設(shè)專門的檔案存儲(chǔ)房間、購(gòu)置檔案專用密集架，并配備相關(guān)的打印、計(jì)算機(jī)等設(shè)備，同時(shí)安裝全天安全監(jiān)控報(bào)警系統(tǒng)；其次收集各項(xiàng)資料。認(rèn)真整理每年生成的文化檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案及??物檔案等，錄入微機(jī)管理；強(qiáng)化數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。建立全部檔案案卷級(jí)數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)了檔案微機(jī)檢索，對(duì)錄入檔案數(shù)據(jù)實(shí)行了光盤刻錄及備份。

4.提高檔案資源利用率

提高檔案利用率，首先將檔案進(jìn)行分類整理，按規(guī)范修編檔案目錄，實(shí)行計(jì)算機(jī)與手工相結(jié)合的檢索方式，便于檔案資料的查閱和使用。其次，加強(qiáng)檔案編研，在對(duì)檔案資源進(jìn)行開發(fā)利用的同時(shí)，立足于閱覽服務(wù)的基礎(chǔ)上，對(duì)檔案信息進(jìn)行二次加工。最后，狠抓檔案服務(wù)，開發(fā)檔案利用實(shí)效。圍繞“抓服務(wù)，促實(shí)效”，為來訪對(duì)象免費(fèi)提供現(xiàn)場(chǎng)查、來函代查等服務(wù)，通過開展多種形式的檔案利用服務(wù)，提高檔案服務(wù)、利用效率。

第6篇

一、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，營(yíng)造檔案管理工作的良好環(huán)境。檔案管理工作能否順利開展，與領(lǐng)導(dǎo)是否重視直接有關(guān)。為加強(qiáng)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，把檔案工作列入分管領(lǐng)導(dǎo)的崗位職責(zé)，建立健全由公司領(lǐng)導(dǎo)帶頭，各處室負(fù)責(zé)同志為成員的檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，為檔案工作的順利開展提供了組織保障。

為進(jìn)一步擴(kuò)大檔案工作的涵蓋面，真正做到橫向到邊、縱向到底，不留死角，建立了以綜合檔案室為中心的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系。一方面，加強(qiáng)檔案室與職能處室的橫向聯(lián)系，在各處室設(shè)立了兼職資料員，具體負(fù)責(zé)本處室文件資料的收集工作；另一方面，加強(qiáng)檔案室與下屬公司檔案室的縱向聯(lián)系，從而使檔案管理信息上下傳遞靈通，左右反饋及時(shí)，縱橫交錯(cuò)，網(wǎng)絡(luò)覆蓋了全公司。

二、注重培訓(xùn)，全面提高檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)。檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)直接影響到檔案管理的質(zhì)量，為此，公司高度重視檔案管理人員的培訓(xùn)工作，并采取了多種形式的崗位培訓(xùn)活動(dòng)，以此帶動(dòng)檔案管理工作上水平。一是采取集中與分散學(xué)習(xí)相結(jié)合的方式，定期組織專兼職人員學(xué)習(xí)相關(guān)檔案方面的方針政策，并借助網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，及時(shí)傳達(dá)國(guó)家檔案工作的新動(dòng)態(tài)，研究探討工作經(jīng)驗(yàn)，提高檔案人員的自身水平。二是通過舉辦培訓(xùn)班的形式，邀請(qǐng)專家現(xiàn)場(chǎng)講課，每期參加人員達(dá)100多人。三是組織檔案人員先后多次參加在濟(jì)南、南昌，廈門、宜昌等地的檔案培訓(xùn)班。截至目前，公司檔案人員已全部經(jīng)過各級(jí)檔案管理部門的系統(tǒng)培訓(xùn)，具備了一定的檔案管理水平。四是采取走出去請(qǐng)進(jìn)來的辦法。一方面組織檔案骨干人員開展檔案理論研討活動(dòng)；另一方面組織人員到檔案管理水平高的市、工程項(xiàng)目去參觀學(xué)習(xí)，進(jìn)一步開闊視野、拓寬思路，查找不足，激發(fā)干勁。

三、強(qiáng)化管理，積極推進(jìn)檔案管理工作規(guī)范化建設(shè)。為全面提高檔案管理水平，將檔案管理的全過程進(jìn)行細(xì)化分解，從建、管、用三方面加強(qiáng)檔案管理業(yè)務(wù)建設(shè)。

“建”就是規(guī)范建檔。先后制定了十三個(gè)類別的檔案管理辦法、歸檔范圍及保管期限表，出臺(tái)了檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)，使檔案管理工作逐步走向了制度化、規(guī)范化。同時(shí)，在規(guī)范建檔工作中，做到“全”、“準(zhǔn)”、“嚴(yán)”。“全”就是在檔案齊全上下功夫，做到歸檔文件、歸檔門類、歸檔項(xiàng)目齊全，確保檔案資料的歸檔率。“準(zhǔn)”就是在檔案完整率上把準(zhǔn)關(guān)，根據(jù)檔案歸檔范圍，分清歸檔界限，在規(guī)定時(shí)限內(nèi)將應(yīng)歸檔的文件材料全部歸檔，確保檔案資料的完整率。“嚴(yán)”就是在檔案組卷上，嚴(yán)把檔案質(zhì)量關(guān)。不合格的檔案材料嚴(yán)禁進(jìn)入檔案室，對(duì)庫(kù)房不同門類的檔案分別排列，統(tǒng)一編號(hào)，保證檔案案卷的合格率。同時(shí)，辦公室檔案部門主動(dòng)與文件資料形成部門密切配合，充分調(diào)動(dòng)兼職資料員的積極性，通力合作，形成齊抓共管的良好氛圍。

“管”就是科學(xué)管理。要求綜合檔案科（室）：一是建立健全庫(kù)房管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，嚴(yán)格落實(shí)庫(kù)房“九防”措施，制定庫(kù)房檔案資料保管情況的排查計(jì)劃，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取應(yīng)急措施，確保庫(kù)存檔案的安全。二是嚴(yán)格庫(kù)房管理。認(rèn)真履行檔案收進(jìn)移出手續(xù)，將檔案收進(jìn)移出情況記錄再案，避免檔案遺失，并按規(guī)定編制檔案存放索引，櫥具設(shè)置存取檔標(biāo)識(shí)，使各類檔案一目了然。

“用”就是充分用檔。檔案保管的目的在于利用，為了更好地利用檔案資源，編制能滿足查閱需要的各類檔案的檢索工具，建立查全、查準(zhǔn)登記制度，提高檔案的利用率。二是在檔案正常利用工作的同時(shí)，深層次了解室藏結(jié)構(gòu)，積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，利用庫(kù)存檔案編制了一批優(yōu)秀的二次以上的加工成果，提高了檔案的實(shí)際應(yīng)用能力。

四、利用電子信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)管理

首先，利用現(xiàn)有的檔案管理軟件，運(yùn)用檔案各功能模塊，達(dá)到目錄級(jí)進(jìn)而逐步達(dá)到文件級(jí)管理檔案。做好電子文件的整理工作，進(jìn)一步提高單位檔案服務(wù)水平。作為檔案管理工作信息化的第一步，建立和完善電子文件將產(chǎn)生諸多優(yōu)勢(shì)。一是電子文件的利用不再受“孤本”的限制，可以實(shí)現(xiàn)一份檔案同時(shí)供多人共享。二是電子檔案能夠被快速檢索。并能根據(jù)獲取的資料，擴(kuò)大查詢范圍，隨時(shí)快速查詢新的資料，提高了檔案信息利用的全面性、系統(tǒng)性和時(shí)效性。三是電子文件可以通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行遠(yuǎn)距離傳輸，使異地傳輸、查閱利用更方便、更快捷，消除了利用者與檔案信息的距離，為跨地區(qū)查詢信息提供了便利的條件，實(shí)現(xiàn)了信息資源的共享。

其次，有步驟地開展庫(kù)存檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)建設(shè)，保證在將檔案資料完整地輸入計(jì)算機(jī)，通過相應(yīng)的技術(shù)處理，將文字、圖片、聲像等資料變成數(shù)據(jù)資料，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案和電子檔案并存。

五、文化引領(lǐng)，創(chuàng)建檔案品牌系列工程。按照“四化”管理要求，在管理手段上下功夫，有計(jì)劃地逐步實(shí)現(xiàn)檔案品牌系列工程，營(yíng)造檔案管理的文化氛圍，打造自己的管理品牌.

（一）強(qiáng)化基礎(chǔ)。注重管理，創(chuàng)建綜合檔案管理品牌工程。開展檔案目標(biāo)考核是提高機(jī)關(guān)綜合檔案工作水平的有效抓手。利用館（室）藏檔案資源，創(chuàng)建檔案編研品牌工程。檔案編研是開發(fā)檔案信息資源的最高表現(xiàn)形式，是活化檔案信息的有效手段。首先，抓住公司發(fā)展中的亮點(diǎn)，推出一批具有一定影響的編研成果；其次，引導(dǎo)檔案部門增強(qiáng)檔案開發(fā)利用工作的主動(dòng)性和實(shí)效性，提高全系統(tǒng)檔案信息資源開發(fā)利用成果的數(shù)量和質(zhì)量；第三，根據(jù)行業(yè)的需要，在完善開展公路史志編寫的同時(shí)，以行業(yè)、地域文化為突破口，不斷強(qiáng)化檔案編研工作，開拓編研的思路，創(chuàng)新編研工作機(jī)制，促進(jìn)編研成果轉(zhuǎn)化。

（二）實(shí)施檔案功能拓展工程。構(gòu)筑功能完善、設(shè)施齊全的檔案服務(wù)平臺(tái)。近幾年，公司逐步加大檔案室建設(shè)的投入，完善各種檔案基礎(chǔ)設(shè)施改造和更新工作，對(duì)檔案室?guī)旆繙囟葷穸日{(diào)控防火、防盜、職能密集架等應(yīng)用系統(tǒng)與計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)集成，實(shí)現(xiàn)了庫(kù)房各種管理應(yīng)用的一體化，大大的提高了檔案公共服務(wù)效果。

（三）加強(qiáng)檔案資源建設(shè)工程，力求在征、管、用上下功夫。“征”，即征收公司各單位所形成的各類檔案資料。特別是在公司科技活動(dòng)中形成的各類、不同載體的檔案，豐富檔案室結(jié)構(gòu)；“管”，既加大庫(kù)房管理力度。嚴(yán)格文件材料的歸檔制度，編制檔案檢索工具，并對(duì)各類、不同載體的檔案資料實(shí)行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理，確保檔案的歸檔率、完整率和案卷合格率；“用”即為公司提供全方位的優(yōu)質(zhì)服務(wù)，以滿足行業(yè)檔案資料的需求。

（四）開展評(píng)先創(chuàng)優(yōu)活動(dòng)工程，調(diào)動(dòng)檔案工作人員的積極性。一是將檔案管理工作考核納入競(jìng)賽活動(dòng)中，與其他工作同部署、同組織、同檢查、同考核。把檔案管理工作納入黨委經(jīng)濟(jì)考核內(nèi)容，與工資、獎(jiǎng)金掛鉤。調(diào)動(dòng)了各級(jí)檔案管理人員的積極性和主動(dòng)性，促進(jìn)了檔案管理工作的開展。二是對(duì)銳意進(jìn)取，不斷創(chuàng)新的檔案工作者予以表彰，極大的鼓舞了檔案人員愛崗敬業(yè)的積極性，提高了檔案工作的向心力和凝聚力。

第7篇

關(guān)鍵詞：電力企業(yè)；會(huì)計(jì)檔案；分析

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

我國(guó)電力企業(yè)對(duì)國(guó)家經(jīng)濟(jì)發(fā)展起著支柱的重要作用，電力企業(yè)的會(huì)計(jì)事業(yè)可以說關(guān)系到國(guó)計(jì)民生。因此，加強(qiáng)電力企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理迫在眉睫。在強(qiáng)化電力企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理的工作中可以根據(jù)過去的會(huì)計(jì)檔案管理方法進(jìn)行對(duì)比分析，并根據(jù)問題采取針對(duì)性措施，從而提高會(huì)計(jì)檔案管理工作的質(zhì)量。但是，由于我國(guó)大部分電力企業(yè)在會(huì)計(jì)檔案管理工作上投入不足，導(dǎo)致我國(guó)電力企業(yè)會(huì)計(jì)案管理質(zhì)量和效率都不高。

1電力企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理的現(xiàn)狀

受傳統(tǒng)計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制的影響，多數(shù)企業(yè)只重視對(duì)事業(yè)收入、經(jīng)費(fèi)支出、資金的管理利用，而對(duì)會(huì)計(jì)檔案資源利用卻沒有引起足夠重視，很少利用會(huì)計(jì)檔案來分析經(jīng)濟(jì)管理過程中的各項(xiàng)活動(dòng)，在一定程度造成了會(huì)計(jì)檔案資源的浪費(fèi)。同時(shí)，由于電力企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理制度中或多或少地存在過分強(qiáng)調(diào)保密的問題，對(duì)利用會(huì)計(jì)檔案人員的身份和利用目的作了嚴(yán)格的限制，導(dǎo)致一批現(xiàn)實(shí)的會(huì)計(jì)檔案用戶被拒之門外，潛在的會(huì)計(jì)檔案用戶得不到轉(zhuǎn)化，會(huì)計(jì)檔案的史料和參考作用難以最大限度地發(fā)揮。

2電力企業(yè)會(huì)計(jì)檔案利用的意義

2.1掌握整個(gè)企業(yè)的整體資金狀況。企業(yè)管理者隨時(shí)都能方便地對(duì)會(huì)計(jì)檔案目錄、數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢，實(shí)時(shí)、動(dòng)態(tài)、完整地掌握整個(gè)企業(yè)范圍內(nèi)的整體資金狀況，包括賬戶基本情況、交易記錄、余額信息，提高分析和駕馭市場(chǎng)的能力。

2.2監(jiān)控資金動(dòng)態(tài)。防范風(fēng)險(xiǎn)、堵塞漏洞。利用會(huì)計(jì)檔案可方便地隨時(shí)監(jiān)測(cè)異動(dòng)，加強(qiáng)對(duì)投資、融資、擔(dān)保和匯率等方面的風(fēng)險(xiǎn)管理，為企業(yè)減少風(fēng)險(xiǎn)；同時(shí)，可方便隨時(shí)摸“家底”，查問題，找原因；對(duì)癥下藥，堵塞漏洞，完善各項(xiàng)管理制度和內(nèi)控制度，提高管理水平，為企業(yè)的改革和發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2.3提高資金的使用效益。利用會(huì)計(jì)檔案，實(shí)時(shí)掌握企業(yè)可支配的資金總量，可以向商業(yè)銀行爭(zhēng)取較高的協(xié)議存款利率，可以在公司內(nèi)部調(diào)劑余缺，可以盡量利用自有資金、減少財(cái)務(wù)費(fèi)用，向資金要效益，提升企業(yè)價(jià)值。

3加強(qiáng)電力企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理工作的措施

3.1進(jìn)一步完善企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理制度實(shí)施細(xì)則。制度是保障公司和單位穩(wěn)定和高效運(yùn)行的根本，當(dāng)然電力企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案管理機(jī)構(gòu)也不例外，只有明確檔案管理各方的具體職責(zé)，并建立健全相關(guān)制度，使得檔案管理得到細(xì)化和明確，才能從更大程度上提高電力企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理的管理水平。在會(huì)計(jì)檔案管理的管理制度中要明確檔案保護(hù)和檔案管理的重要性，尤其是相關(guān)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)檔案的保護(hù)和儲(chǔ)存也是極為重要的，它對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的業(yè)務(wù)水平提高有重要影響，因此，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的保護(hù)與管理應(yīng)該受到電力企業(yè)高層的重視，有關(guān)的工作人員應(yīng)該自覺、主動(dòng)地增強(qiáng)自身的檔案管理意識(shí)與理念，對(duì)檔案進(jìn)行定期的、仔細(xì)全面的檢查與核對(duì)，一旦發(fā)現(xiàn)不合理的地方應(yīng)該立即報(bào)告相關(guān)處理機(jī)構(gòu)，進(jìn)行快速有效的處理。另外，在當(dāng)前日新月異的社會(huì)發(fā)展中，會(huì)計(jì)檔案管理制度的完善必須要有對(duì)檔案管理工作充足的認(rèn)識(shí)，這不僅包括管理人員和工作人員，更包括領(lǐng)導(dǎo)和上層部門。加強(qiáng)對(duì)檔案管理的計(jì)劃方案設(shè)計(jì)和未來發(fā)展規(guī)劃的制定，這對(duì)檔案管理工作的未來發(fā)展方向有著極為重要的指示作用。

3.2加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的硬件投入。會(huì)計(jì)檔案管理工作具有很強(qiáng)的系統(tǒng)性、綜合性，管理起來是相當(dāng)復(fù)雜的，在管理過程中極容易受到眾多不確定性因素的影響和制約，除了對(duì)檔案保管人員的個(gè)人能力與素養(yǎng)有較為嚴(yán)格的要求外，相應(yīng)的硬件設(shè)備也是比不可少的。電力企業(yè)應(yīng)該增加對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的支持力度，包括人力、物力和財(cái)力三個(gè)方面，積極購(gòu)進(jìn)先進(jìn)的硬件檔案管理設(shè)備，淘汰舊有的檔案管理設(shè)施，購(gòu)進(jìn)的硬件管理設(shè)備應(yīng)當(dāng)具有防塵、防電磁干擾以及防潮等特點(diǎn)，而且還需要進(jìn)行相應(yīng)的計(jì)算機(jī)硬件病毒防火墻的設(shè)置，防止病毒入侵造成的檔案信息泄露和丟失，只有這樣才能從硬件上保證會(huì)計(jì)檔案管理工作的順利進(jìn)行。

3.3加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，提高會(huì)計(jì)檔案管理水平。要想從根本上提高檔案管理的水平就必須提高管理人員的管理意識(shí)，因?yàn)橐庾R(shí)是行動(dòng)的基礎(chǔ)和先導(dǎo)，若想提高事業(yè)單位檔案資料的管理質(zhì)量，首先要加大對(duì)檔案管理知識(shí)的宣傳力度，只有讓事業(yè)單位的內(nèi)部人員都對(duì)檔案管理有了正確、充分的認(rèn)識(shí)，才能用心做好檔案管理工作，才能增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，明確自己在檔案管理方面應(yīng)盡的責(zé)任和義務(wù)，為提高檔案管理水平和質(zhì)量貢獻(xiàn)出自己的力量。另外，要想加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的水平，就必須加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理人員培訓(xùn)，提高能力。對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)是必備工作。檔案管理人員要著重增強(qiáng)其專業(yè)知識(shí)、專業(yè)技能，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，既要精通檔案管理工作，又能熟知技術(shù)領(lǐng)域，保證檔案管理工作的規(guī)范化。除了提高相關(guān)人員的自身素質(zhì)之外，還要提高檔案管理從業(yè)人員的資格準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)與門檻，保證引進(jìn)的管理人員具有很高的工作能力和技術(shù)水平。其次，就是要加強(qiáng)相應(yīng)制度和規(guī)范的建立，健全制度，落實(shí)責(zé)任。

3.4加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案利用工作。伴隨著我國(guó)社會(huì)和經(jīng)濟(jì)環(huán)境的不斷變化和發(fā)展，我國(guó)電力企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理將會(huì)更加信息化和科技化，并且對(duì)會(huì)計(jì)檔案的利用也將更加便捷化、人性化和自由服務(wù)化，在進(jìn)行電力企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的利用時(shí)要注意保證利用的信息化、高效化和聯(lián)合化，而且利用時(shí)應(yīng)該注重利用形式的制度化、利用的合理化以及檔案信息的保護(hù)等。在進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案利用時(shí)，要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的觀念，建立超前意識(shí)、加強(qiáng)自我觀念、創(chuàng)新利用服務(wù)形式以及加強(qiáng)信息資源共享等，這些都是提高會(huì)計(jì)檔案利用質(zhì)量的關(guān)鍵所在。另外，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的利用要圍繞整個(gè)電力企業(yè)的發(fā)展目標(biāo)、方案、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)形式等，這樣能夠保證會(huì)計(jì)檔案利用的根本目的是企業(yè)的未來發(fā)展，而且，利用時(shí)要對(duì)企業(yè)內(nèi)部人員進(jìn)行分職權(quán)性的信息開放共享，從而加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案信息的保護(hù)。

結(jié)語

總而言之，電力企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理工作不論對(duì)于電力企業(yè)而言還是社會(huì)而言都是一項(xiàng)重要的工作，而且會(huì)計(jì)檔案管理工作對(duì)于電力企業(yè)的未來健康發(fā)展起著極為關(guān)鍵的作用，所以，會(huì)計(jì)檔案管理的形式應(yīng)該力求適應(yīng)社會(huì)和公司的發(fā)展，不斷創(chuàng)新會(huì)計(jì)檔案管理的管理形式，采取針對(duì)性的措施進(jìn)行管理缺陷和問題的解決，并注入符合時(shí)代潮流的新的元素，最終實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案管理的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

第8篇

【關(guān)鍵詞】電網(wǎng)項(xiàng)目；檔案管理；有效方法

電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案是在工程建設(shè)過程中形成的具有保存價(jià)值的各種載體的文件材料，其具有專業(yè)多、范圍廣、不可再生的特點(diǎn)，是今后運(yùn)行維護(hù)、技改大修、業(yè)務(wù)檢查評(píng)優(yōu)的重要憑證。做好電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作，不僅能更加直觀的發(fā)現(xiàn)電網(wǎng)建設(shè)和電網(wǎng)發(fā)展當(dāng)中的各項(xiàng)問題，且有利于建設(shè)人員總結(jié)建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，為電網(wǎng)發(fā)展提供更為真實(shí)準(zhǔn)確的信息資源。

1電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作中的管理問題分析

（1）檔案工作管理體系不完善，檔案工作管理體系是檔案管理工作有效開展的基礎(chǔ)。檔案管理體系不完善具體表現(xiàn)在管理標(biāo)準(zhǔn)不一致、管理工作效率低下和管理較為混亂等方面。為保障電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)性和系統(tǒng)性，我國(guó)相關(guān)部門頒布了《中華人民共和國(guó)檔案法》，明確了電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和基本準(zhǔn)則，但在實(shí)際的檔案管理活動(dòng)中往往不能嚴(yán)格依據(jù)規(guī)定執(zhí)行。例如，設(shè)計(jì)單位沒有將歷次的設(shè)計(jì)變更、施工變更內(nèi)容在竣工圖中體現(xiàn)，使竣工圖內(nèi)容不能真實(shí)反映項(xiàng)目竣工實(shí)際情況。監(jiān)理單位對(duì)項(xiàng)目產(chǎn)生的文件材料注重技術(shù)層面的審核，忽略對(duì)歸檔文件材料的質(zhì)量監(jiān)督審核。施工單位現(xiàn)場(chǎng)文件管理凌亂，施工記錄不完整，后補(bǔ)材料的現(xiàn)象嚴(yán)重，以上這些不按專業(yè)要求管理檔案的行為，直接影響了檔案管理工作的成效。（2）檔案管理人員配備不足，檔案管理網(wǎng)絡(luò)不健全。在電網(wǎng)企業(yè)中，檔案管理不是主營(yíng)業(yè)務(wù)，檔案管理人員多由非本專業(yè)人員轉(zhuǎn)崗而來，并且身兼數(shù)職。綜合素質(zhì)參差不齊，工作變動(dòng)頻繁，難以全身心投入到檔案管理工作中，檔案隊(duì)伍的穩(wěn)定性受到影響。電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作具有工程規(guī)模大、參建單位多、形成檔案數(shù)量龐大、協(xié)調(diào)工作量大等特點(diǎn)，只有檔案管理網(wǎng)絡(luò)人員通力協(xié)同配合才能有效開展。目前很多企業(yè)已按要求建立了檔案管理人員網(wǎng)絡(luò)，但大都難以按照檔案管理要求開展工作，以兼職的形式配置檔案工作人員，顯然已不能適應(yīng)檔案管理的新要求。（3）檔案管理與項(xiàng)目建設(shè)不能同步進(jìn)行。其中體現(xiàn)在項(xiàng)目經(jīng)理不按要求及時(shí)組織檔案部門開展項(xiàng)目檔案中間檢查，使檔案人員無法隨工程進(jìn)度對(duì)項(xiàng)目文件進(jìn)行過程管控，不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目文件在整理過程中存在記錄不規(guī)范、字跡不清晰、結(jié)論不準(zhǔn)確、記錄時(shí)間與項(xiàng)目建設(shè)時(shí)間邏輯不相符等通病問題，導(dǎo)致后補(bǔ)材料較多，延誤整改時(shí)間。另外就是項(xiàng)目檔案驗(yàn)收與項(xiàng)目文件歸檔審查在電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目驗(yàn)收過程中沒有得到同步實(shí)施，建設(shè)單位簡(jiǎn)化項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的步驟流程，使項(xiàng)目竣工文件在移交歸檔前沒有切實(shí)得到各歸口管理部門的嚴(yán)謹(jǐn)審核，尤其是一些重要數(shù)據(jù)的缺失，會(huì)為今后的生產(chǎn)運(yùn)行、經(jīng)營(yíng)、管理、維護(hù)、事故、法律糾紛、責(zé)任認(rèn)定留下隱患，造成不可估量的損失。（4）項(xiàng)目文件歸檔滯后，案卷整理不規(guī)范。歸檔滯后的原因之一是因?yàn)榍捌诤炗喌暮贤瑓f(xié)議中沒有對(duì)項(xiàng)目文件的歸檔時(shí)間、歸檔數(shù)量、歸檔質(zhì)量等檔案方面相關(guān)要求進(jìn)行明確。另一個(gè)原因是人員的歸檔意識(shí)淡薄造成，一些項(xiàng)目前期文件如可行性研究報(bào)告、初步設(shè)計(jì)說明書、合同（協(xié)議）、立項(xiàng)文件等，業(yè)務(wù)承辦人在業(yè)務(wù)事項(xiàng)辦結(jié)后沒有即時(shí)移交歸檔。案卷整理不規(guī)范的主要原因是立卷人不熟悉電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)與整理質(zhì)量要求。沒有遵從項(xiàng)目文件的有機(jī)聯(lián)系，分類不正確，保管期限設(shè)定不準(zhǔn)確，案卷題名不能簡(jiǎn)明扼要的揭示卷內(nèi)文件的主要內(nèi)容和特征，卷內(nèi)文件命名不規(guī)范等等，直接影響了檔案的后續(xù)利用。（5）檔案管理系統(tǒng)落后，不能體現(xiàn)檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)。隨著互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代的來臨，對(duì)檔案信息化管理水平要求也越來越高。目前很多企業(yè)使用的檔案信息管理系統(tǒng)仍采用單機(jī)和條目式錄入的單一手段，沒有將信息智能技術(shù)融入到檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中去。檔案系統(tǒng)與信息化管理無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，系統(tǒng)平臺(tái)的業(yè)務(wù)功能過于簡(jiǎn)單，信息化手段運(yùn)用不足。檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)容量不能滿足日益增加的電子文件上傳需求。這些現(xiàn)狀不能改善，檔案信息化管理徒有其名，沒有發(fā)揮出它的真正優(yōu)勢(shì)。

2提升電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理水平的方法

（1）加強(qiáng)檔案組織領(lǐng)導(dǎo)，建立健全項(xiàng)目檔案管理體系。項(xiàng)目檔案管理體系構(gòu)成要以我國(guó)相關(guān)的法律法規(guī)作為根基，建立健全檔案工作制度體系（包括工作規(guī)章、管理制度和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等）和管理網(wǎng)絡(luò)。通過明確檔案管理規(guī)章制度使項(xiàng)目檔案管理工作有章可循、有據(jù)可依。加強(qiáng)檔案組織領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)將項(xiàng)目檔案工作納入到企業(yè)的工作計(jì)劃，納入到領(lǐng)導(dǎo)的議事日程，納入到基建項(xiàng)目管理程序，納入到企業(yè)有關(guān)部門的職責(zé)范圍和有關(guān)人員的崗位責(zé)任制中。只有明確了工作職責(zé)，才能保證檔案工作的質(zhì)量。只有爭(zhēng)取得到領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，才能真正解決項(xiàng)目檔案管理中的實(shí)際問題，使項(xiàng)目檔案管理工作開展更加順暢。電網(wǎng)企業(yè)還應(yīng)加大對(duì)項(xiàng)目檔案管理工作的資金投入、設(shè)備投入，應(yīng)構(gòu)建統(tǒng)一集中的檔案信息管理平臺(tái)，以實(shí)現(xiàn)建設(shè)項(xiàng)目檔案集中化、系統(tǒng)化、電子化管理，以此達(dá)到實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案工作管理水平提升目的。（2）保障檔案隊(duì)伍穩(wěn)定，加強(qiáng)檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)。按照檔案管理工作的需求，建立檔案管理機(jī)構(gòu)，配備適應(yīng)工作需要的檔案人員，建立以檔案部門為核心，各職能部門或承辦部門、各項(xiàng)目兼職檔案人員為基礎(chǔ)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)檔案工作的綜合管理。由于檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)直接影響到檔案工作的質(zhì)量，針對(duì)檔案工作人員素質(zhì)參差、基本功不扎實(shí)、專業(yè)人才缺乏的問題，電網(wǎng)企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。可以采用專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)、業(yè)務(wù)交流學(xué)習(xí)、模仿優(yōu)秀做法等方式進(jìn)行培訓(xùn)和教育，不斷提高檔案工作人員的綜合素質(zhì)，還可以采用績(jī)效激勵(lì)機(jī)制，將檔案工作人員的業(yè)績(jī)與工資績(jī)效、職稱評(píng)定、評(píng)先評(píng)優(yōu)等掛鉤。充分調(diào)動(dòng)檔案工作人員的學(xué)習(xí)熱情和工作積極性。（3）項(xiàng)目檔案管理與項(xiàng)目建設(shè)做到“三同步”。電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理應(yīng)納入電網(wǎng)建設(shè)管理程序、工作計(jì)劃及合同管理。按照“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理，誰主辦、誰形成、誰歸檔”的原則。項(xiàng)目立項(xiàng)后檔案管理人員應(yīng)編制項(xiàng)目檔案管理策劃方案，對(duì)檔案收集、整理、組卷、完成時(shí)限等要求向建設(shè)單位與參建單位進(jìn)行檔案工作交底。項(xiàng)目文件的形成、收集、整理、組卷必須與項(xiàng)目建設(shè)同步開始、同步進(jìn)行、同步驗(yàn)收。即項(xiàng)目申請(qǐng)立項(xiàng)時(shí)，應(yīng)開始進(jìn)行文件材料的積累、整理、審查工作；項(xiàng)目建設(shè)過程中，應(yīng)進(jìn)行文件材料跟蹤管理；項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)，應(yīng)完成文件材料的歸檔和驗(yàn)收工作。實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)除了通過合同的法律約束，還必須建立相應(yīng)的監(jiān)督機(jī)制，應(yīng)由建設(shè)單位與監(jiān)理單位共同監(jiān)督各參建單位的執(zhí)行情況，制定項(xiàng)目檔案管理里程碑計(jì)劃，檔案管理部門對(duì)建設(shè)單位與監(jiān)理單位的檔案管理進(jìn)行再監(jiān)督和指導(dǎo)。（4）加強(qiáng)檔案過程管理，提高案卷整理質(zhì)量。電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理人員要參與指導(dǎo)工程各參建單位進(jìn)行項(xiàng)目竣工文件的歸檔審查與項(xiàng)目檔案驗(yàn)收。項(xiàng)目檔案驗(yàn)收通過后各參建單位按照合同約定期限移交檔案。對(duì)于滯后移交項(xiàng)目文件的參建單位，可以采用延期項(xiàng)目結(jié)算或抵扣風(fēng)險(xiǎn)抵押金等方法來牽制解決。為保證檔案管理的規(guī)范化，所有涉及項(xiàng)目檔案移交的相關(guān)單位都應(yīng)按照統(tǒng)一的要求建檔、歸檔，建設(shè)項(xiàng)目案卷整理應(yīng)分類清楚，組卷合理，排列系統(tǒng)有序。卷內(nèi)文件應(yīng)格式規(guī)范，字跡清晰，填寫完整準(zhǔn)確，簽章手續(xù)完備。同一建設(shè)項(xiàng)目的文字材料裝訂必須遵從統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，力求通過細(xì)節(jié)管控使案卷質(zhì)量得到有效提升。（5）加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。檔案信息化建設(shè)是指運(yùn)用信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)資源提高檔案工作現(xiàn)代化水平，實(shí)現(xiàn)檔案信息化服務(wù)。具體可從幾個(gè)方面著手：①基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，需加大資金投入建設(shè)檔案大數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)系統(tǒng)，規(guī)劃網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，購(gòu)置如計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、裝訂機(jī)等檔案設(shè)備設(shè)施。②建立適用統(tǒng)一的信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。③培養(yǎng)檔案管理信息化人才隊(duì)伍。④開展檔案目錄信息與檔案全文信息的數(shù)字化。⑤加強(qiáng)數(shù)字檔案館建設(shè)，數(shù)字檔案館的特點(diǎn)是存取檔案信息網(wǎng)絡(luò)化，它是一種無形的信息組織與利用環(huán)境，它為現(xiàn)行實(shí)體檔案館提供了新的管理和服務(wù)機(jī)制。在數(shù)字化檔案館環(huán)境下，用戶利用檔案信息資源非常便利，真正實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。

3結(jié)語

電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案是電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目的重要組成部分，是電網(wǎng)企業(yè)的國(guó)有資產(chǎn)，是項(xiàng)目達(dá)標(biāo)投產(chǎn)和優(yōu)質(zhì)工程考核、評(píng)選的指標(biāo)之一。未經(jīng)檔案驗(yàn)收或檔案驗(yàn)收不合格的項(xiàng)目，不得進(jìn)行或通過項(xiàng)目竣工驗(yàn)收。在電網(wǎng)建設(shè)發(fā)展的新形勢(shì)下，為確保電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目從立項(xiàng)開始直到竣工驗(yàn)收及試運(yùn)行全過程的順利進(jìn)行，必須切實(shí)加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理工作，加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的培訓(xùn)力度和信息技術(shù)投入力度，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化，達(dá)到齊全、完整、準(zhǔn)確的要求。

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第9篇

摘 要：近些年來，隨著我國(guó)建筑行業(yè)的深入發(fā)展，我國(guó)的工程項(xiàng)目建設(shè)的規(guī)模越來越大，施工工藝越來越復(fù)雜，工程建筑檔案作為建筑單位進(jìn)行施工和管理活動(dòng)中形成的具有價(jià)值的各種題材和形式的文件資料。但是隨著建筑行業(yè)的深入發(fā)展，產(chǎn)生的工程建筑檔案越來越多，傳統(tǒng)的工程建筑檔案管理方式顯然已經(jīng)無法滿足現(xiàn)今我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展社會(huì)建設(shè)的需求，本文就目前我國(guó)工程建筑檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題進(jìn)行了系統(tǒng)的分析和探討，并針對(duì)如何在基于信息化的背景下，提高工程建筑檔案管理建設(shè)提出了幾點(diǎn)建議。力求能為加快我國(guó)工程建筑檔案信息化管理建設(shè)的進(jìn)程提供適時(shí)的參考。

關(guān)鍵詞：信息化 工程建筑 檔案管理

當(dāng)今社會(huì)是信息化社會(huì)，信息傳遞的速度高速發(fā)展，人們的生活越來越離不開信息的快速傳遞，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的出現(xiàn)和普及解決了這一難題。越來越多的資料可以不經(jīng)過打印而直接在電腦上顯示，大大簡(jiǎn)化了辦公時(shí)間。提高了傳遞信息的效率，給工作人員帶來了便利。但是我們了解技術(shù)是一把雙刃劍，電腦辦公對(duì)于一些人而言是挑戰(zhàn)，工程建筑檔案管理也不例外。近年來，工程建設(shè)的檔案管理為了適應(yīng)信息化的發(fā)展有一些新的變化，需要工作人員不斷的創(chuàng)新發(fā)展。在文中我們看一下當(dāng)前我國(guó)在工程檔案管理的工作中存在的問題，并對(duì)此提出了一些自己的意見。

1目前工程檔案管理工作中出現(xiàn)的一些共性問題

工程建筑檔案在建筑工程項(xiàng)目中有著舉足輕重的地位，因?yàn)樗苯佑涗浿嚓P(guān)數(shù)據(jù)，反映著工程建設(shè)以及建筑物的質(zhì)量好壞。我們可以這樣說，工程建筑檔案是對(duì)工程實(shí)施的最全面的檔案記錄，工程建筑檔案的存在對(duì)于工程建筑質(zhì)量的安全性和可靠性有著重要的指導(dǎo)作用。

1.1工程建筑檔案管理信息化建設(shè)速度緩慢

科學(xué)技術(shù)在不斷發(fā)展進(jìn)步的同時(shí)，我們也在與時(shí)俱進(jìn)，加快了工程建筑檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程，對(duì)其加以關(guān)注的同時(shí)也加大了資金的投入，但是這些只是杯水車薪。查閱資料后發(fā)現(xiàn)，目前我國(guó)的工程建筑檔案信息化建設(shè)的發(fā)展速度遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于經(jīng)濟(jì)建設(shè)的步伐。在工程建筑檔案信息化建設(shè)過程中，工程建設(shè)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)沒建立好，加之檔案源于各地，使得信息相對(duì)分散難于整理。同時(shí)，在平時(shí)的工程建筑檔案管理建O過程中，仍有許多單位只注重實(shí)體的檔案，忽略了建筑檔案的信息化建設(shè)，在相關(guān)方面存在缺陷。

1.2對(duì)于工程建筑檔案管理信息化重視度不夠

雖然我們很清楚這個(gè)事實(shí)，我國(guó)的工程建筑檔案管理在信息化建設(shè)這一塊仍是開始階段，必然會(huì)暴露許多的不足。這些是情有可原的，檔案的歸納整理不到位，紙質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)化為電子存檔面臨著各種各樣的問題。目前存在著這樣一些問題：大量的案卷質(zhì)量不高，缺乏完整的檢索工具，相關(guān)工作人員也沒能按規(guī)定處理事務(wù)，同時(shí)相關(guān)專業(yè)人才不僅質(zhì)量不達(dá)標(biāo)甚至數(shù)量也不夠，更有甚者對(duì)于信息化建設(shè)不屑一顧。這也嚴(yán)重的阻礙信息化的工程建筑檔案管理建設(shè)。當(dāng)然，也不能忽視信息安全這一重要話題，黨和國(guó)家也要不斷地完善相關(guān)的法律制度和專業(yè)技能，確保信息的安全。

2信息化工程建筑檔案管理方法

隨著建筑行業(yè)的不斷發(fā)展，在行業(yè)內(nèi)的競(jìng)爭(zhēng)力不斷加強(qiáng)，為了提高工程單位的競(jìng)爭(zhēng)力，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)建筑工程檔案的信息化管理，如規(guī)范檔案信息的儲(chǔ)存方式、提高檔案信息的查詢速度等，這些都能夠加強(qiáng)檔案信息的管理。所以工程單位應(yīng)當(dāng)注重檔案信息的管理力度，加快檔案信息化進(jìn)程，不斷提高我國(guó)建筑行業(yè)對(duì)檔案信息的管理。

2.1確保原始數(shù)據(jù)的采集與歸檔

在加強(qiáng)建筑行業(yè)的檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程中一定要注重檔案信息資料的采集和歸檔。首先將檔案信息資料收集采集，然后再通過計(jì)算機(jī)的掃面設(shè)備輸入相應(yīng)的數(shù)據(jù)信息，將有關(guān)建筑信息的資料、圖紙以及各種文件資料進(jìn)行存檔，以數(shù)據(jù)信息的形式儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)中，這種檔案信息化建設(shè)能夠在一定程度上避免資料信息的丟失和損壞。將檔案信息資料存檔之后，還應(yīng)當(dāng)對(duì)這些檔案信息進(jìn)行分類，這樣有利于工作人員查詢信息資料，提高建筑工程的工作效率，避免由于數(shù)據(jù)信息的僵乏而不能順利完成工程項(xiàng)目，所以應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)建筑工程的檔案信息化建設(shè)，確保原始數(shù)據(jù)的采集和歸檔。

2.2加強(qiáng)檔案庫(kù)的信息化管理

為了實(shí)現(xiàn)工程建筑檔案的規(guī)范化、系統(tǒng)化，使得檔案信息能夠共享，應(yīng)當(dāng)建立檔案信息資料庫(kù)，同時(shí)加強(qiáng)檔案信息資料庫(kù)的管理。檔案信息資料庫(kù)將輸入的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行分類存檔，同時(shí)也可以建立統(tǒng)一格式檔案信息管理系統(tǒng)，這樣能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的自動(dòng)歸檔，有利于檔案信息的管理。這些經(jīng)過統(tǒng)一處理過的檔案信息可以通過數(shù)據(jù)庫(kù)這樣一個(gè)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)共享，這樣能夠提高檔案信息資料的利用效率，在一定程度上也提高了搜尋的效率。

2.3提高工作人員的業(yè)務(wù)能力

隨著建筑行業(yè)的不斷發(fā)展，建筑行業(yè)的檔案信息管理工作也發(fā)生了較大的變化，這就要求工作人員要具有一定程度的業(yè)務(wù)能力，所以建筑工程單位要提高工作人員的業(yè)務(wù)能力，提高工作人員的個(gè)人素質(zhì)。所以建筑工程檔案的管理人員不僅要熟練掌握各種現(xiàn)代化、數(shù)字化的管理設(shè)備，同時(shí)還必須掌握有關(guān)檔案信息資料的管理知識(shí)，嚴(yán)禁一些兼職人員從事這項(xiàng)工作，必須保證建筑工程檔案數(shù)據(jù)資料的準(zhǔn)確性、有效性、與時(shí)俱進(jìn)，只有這樣才能滿足實(shí)際的需要，所以應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)工作人員業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)。

管理單位在進(jìn)行工程建筑檔案的信息化建設(shè)過程中，忽視了對(duì)檔案的機(jī)密性和安全性和相關(guān)設(shè)置，導(dǎo)致部分的工程建筑檔案出現(xiàn)丟失后或泄密的問題，給相關(guān)的建筑單位和管理單位造成了十分巨大的影響，阻礙了我國(guó)建筑行業(yè)的健康持續(xù)發(fā)展。針對(duì)這種情況，相關(guān)的管理部門在進(jìn)行工程建筑檔案的信息化建設(shè)過程中，需要結(jié)合工程建筑檔案中的具體內(nèi)容的機(jī)密性對(duì)部分工程建筑檔案進(jìn)行加密設(shè)置，通過運(yùn)用相關(guān)的計(jì)算機(jī)操作技術(shù)提高機(jī)密工程建筑檔案的安全性和可靠性，將工程建筑檔案的信息化管理和實(shí)際運(yùn)用進(jìn)行有機(jī)的結(jié)合； 同時(shí)，在工程建筑檔案管理信息化建設(shè)過程中，還需要加大對(duì)工程建筑檔案紙質(zhì)文件的保管力度和維護(hù)工作，從而進(jìn)一步提高我國(guó)工程建筑檔案管理的科學(xué)性和有效性。

3 總結(jié)

總而言之，基于信息化的工程建筑檔案管理建設(shè)具有十分明顯的優(yōu)勢(shì)，對(duì)提高工程建筑物的安全性和可靠性具有十分積極的作用和影響。

我國(guó)的工程檔案管理信息化現(xiàn)階段還處于起步階段，在今后的發(fā)展過程中還需要繼續(xù)遵循我國(guó)對(duì)建筑行業(yè)信息化發(fā)展的有關(guān)規(guī)定，在不斷的學(xué)習(xí)過程中吸收知識(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，推進(jìn)我國(guó)工程建筑檔案管理信息化建設(shè)的深入發(fā)展，提高工程檔案在工施工管理的過程中發(fā)揮更大的作用。

綜上所述，在建筑工程中科學(xué)、有效的檔案信息化管理對(duì)建筑工程項(xiàng)目的實(shí)施具有重要的作用，為了保證檔案信息的安全性、可靠性，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)。雖然我國(guó)檔案信息化建設(shè)還處于初級(jí)階段，但是經(jīng)過不斷的研究和學(xué)習(xí)，在實(shí)踐中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，就能夠推動(dòng)我國(guó)檔案信息化的不斷發(fā)展。

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