時間：2023-06-06 15:36:55
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一、做好電大檔案管理工作的重要性
1.電大檔案管理工作能夠推動“科教興國”的進程
隨著“科教興國”戰略的提出，電大在近些年來不斷的發展起來。電大的檔案是記錄其發展過程和發展成功的重要載體，有著重要的作用，利于今后相關檔案信息與資料的查找。從全國范圍來看，電大在各個省市都有設置，教育資源分布較為廣泛，其具有配備有教學經驗較為豐富的教師隊伍及現代化的電教設備，成為推進“科教興國”進程的基礎條件。值得一提的是，電大檔案管理工作，涉及到多方面的內容，包含電大的具體課程設置、師資隊伍水平、多媒體影像資料等，其為電大的進一步發展提供了重要的借鑒資源，這也是實現“科教興國”戰略的有力支撐，有著重要的價值意義。
2.電大檔案管理工作是評估檢查的重要基礎
在檔案中記載的關于電大發展過程中的資料，對于今后電大改革的決策與管理工作提供了重要的依據，其檔案資料是最為真實的歷史記錄。舉例來說，在教學檔案方面，記錄的是具體的教學實踐和教學內容，并以文字、影像等資料進行保存，其是今后教學改革辦法制定的重要依據，能夠為相關的教師提供較為豐富的教學經驗。可見，電大各項檔案工作做的如何，將直接影響學校各方面的發展。特別是在教學評估方面，電大檔案是其衡量標準的重要指標，有著基礎性數據的作用。
1.建立健全系統化的管理機制
眾所周知，電大與一般學校有著同樣的教育功能，同時其在為社會發展培養與提供復合型、實用性人才方面，有著不可替代的作用。總體來說，電大的建校時間不長，在檔案建設方面的重視力度不夠，在一定程度上影響了整體的檔案建設工作。為了使得電大的檔案管理工作做實做好，首先應當根據新時期的實際需要，建立健全相關的檔案管理機制，使得各項工作有章可循，進而做到進一步規范。具體來說，在“統一領導、分級管理”下，應當在招生計劃、專業設置、課程安排等方面分別制定具有針對性的檔案管理機制，以及制定統一的文書處理制度、歸檔范圍、歸檔類目以及檔案利用、服務等一系列可操作性的規范化管理制度。通過相關機制和制度的制定，使得檔案管理工作更加規范，相關的檔案信息系統更加完善，并且能夠真正的發揮電大檔案的作用。與此同時，在做好本單位檔案管理的同時，還需要加強上下級的聯系，將相關的檔案資料進行歸檔，并報上一級備案。這樣，相關的檔案資料與信息匯總到上一級管理單位，其可以得到上級部門的指導；同時，上一級部門也可以根據所獲得的檔案信息與資料，進行更為科學、合理的統籌，最終最大限度的實現檔案資料的價值。
2.增強電大檔案管理水平
一般來說，檔案管理工作是各項工作的重要基礎，為其今后的發展提供基礎性的參考數據。鑒于此，在電大的檔案管理工作方面，應當重視其管理水平的提升。首先，針對當前管理方法各異、歸檔不規范、保管期限不夠明確等問題，應當制定出科學、合理的工作辦法，努力做到檔案管理有序進行，相關操作進一步規范。其次，在電大學校層面，應當重視檔案管理工作，建立多功能綜合檔案室。針對當前在學校范圍內存在著檔案多頭管理的現象，建立統一的綜合檔案部門。同時，確保綜合檔案室建立的資金落實以及增加相關的硬件設備，將多種載體的檔案資料進行統一的管理。再次，針對檔案管理工作的特殊性，還要配置專門化的基礎設施，如防光、防潮、防霉的設備，并逐步增添去濕等現代化檔案基礎設施。可見，通過在各方面加強電大檔案管理水平的提高，加速了現代化檔案管理的進度，能夠促進電大檔案管理水平的快速提升，進而推動電大學校各個方面的發展。
3.擴大電大檔案管理與服務領域
電大，是隨著社會和經濟發展而來的一種新型學校。其是通過廣播、電視和文字、音像教材等媒體進行遠程教學的創新式的高等學校。在其檔案管理與服務工作方面，也應當打破原有的、傳統模式的束縛，不斷擴大服務領域，進一步優化服務方式與方法，積極探索電大檔案管理與服務工作的新路徑。值得一提的是，電大的檔案管理與服務工作方面，還應當體現德育教育功能，在建檔方面加大力氣。舉例來說，可以建立校史室，通過記錄電大學校初建時的困難以及發展到今日的優秀成績，表明電大工作者的艱苦奮斗精神等。可見，電大檔案管理與服務領域的拓展，對于學校各方面事業的發展，都有著重要的作用。
4.加強電大檔案管理隊伍建設
毫無疑問，檔案管理隊伍水平的高低對于整體的檔案管理質量來說，有種重要的作用。鑒于此，電大學校應當重視檔案管理隊伍的建設工作。在管理領導方面，應當統一認識，重視檔案管理，增強檔案工作的責任意識。同時，還要成立各級部門的檔案領導小組，進行人員的合理分配。在日常的工作安排中，應當定期為檔案管理人員提供參加培訓的機會，增強他們的業務能力與水平，特別是要加強相關人員的計算機信息處理能力。另外，還可以組織檔案管理人員到其他檔案管理工作做得突出的單位走訪與觀摩，學習先進單位的優秀管理方法與手段，不斷提升現代化管理水平。值得注意的是，從電大學校角度來說，還應當增強相關檔案管理人員的責任意識與服務意識，培養其具有開拓進取的創新精神，促進電大檔案事業的發展，進而促進學校各個方面的發展。
關鍵詞：檔案管理工作水平 檔案管理制度化、技術化、安全化 人員綜合素質提升
同志在對檔案工作的指示中曾提出：“努力采用現代化的手段，不斷改善服務質量，把檔案工作提高到一個新水平。”隨著社會政治、經濟、文化交流與合作的日益發展以及科學技術的不斷進步，研究檔案管理，確保檔案的質量，提高檔案的保存、檢索和使用效率，為教學、科研和各項管理工作服務，實現高校檔案管理工作科學化、現代化，努力提升檔案管理工作的水平，是擺在高校檔案管理人員面前的一項重要任務。對此，筆者結合工作實際，談幾點看法，以期高校檔案管理提升檔次。
一、 應提高高校檔案制度化管理水平
規章制度是檔案工作實現管理規范化、現代化的行為準則。依法治檔，依法護檔，依法用檔，就要求各級各類單位依照國家檔案有關法律法規建立健全一系列有關檔案管理的規章制度。比如：《檔案實體分類法》《檔案管理辦法》《檔案開發利用管理辦法》《檔案保密制度》《檔案管理人員規定》《庫房管理規定》《聲像檔案保管制度》等等。同時要努力提高檔案管理部門的責任意識，建立一套系統有序的管理體制。只有增強檔案管理職能部門和人員的責任意識，在工作中堅持照章辦事，努力做到堅持原則不動搖，執行標準不走樣，履行程序不變通，遵守紀律不放松，把好部門自身關，才能確保檔案的安全和質量。
二、應提高高校檔案信息化技術化管理水平
檔案是一種信息產品，又是人才信息資源庫，合理利用這種資源，使其最大限度地發揮作用及獲得最佳效益，這是檔案管理的宗旨。實施科技興檔，檔案信息資源網絡化是實現檔案信息利用效益最大化的有效途徑。利用計算機管理系統，實現檔案的著錄與標引、編目、檢索、統計自動化替代所有手工抄寫工作，實現檔案的自動化處理和網上查詢，充分利用計算機和網絡，探索檔案的現代化管理。通過構建網上檔案服務平臺，把已有的檔案目錄數字化，建成目錄查詢系統，以便為更多的用戶提供服務。把部分紙質檔案轉化為數字檔案信息，建成各類全文數據庫和多媒體數據庫。通過網絡向廣大師生服務，可以大大方便師生檢索和查詢資料，有利于查到、查全。從而更好地提高檔案的服務水平。
為了使管理上檔次，應配備密封的檔案密集架或檔案柜、計算機和縮微設備，建立起一個門類齊全、機構合理、管理科學、設備先進，為學校和社會提供有效服務的高校檔案館。高校檔案館不僅要收集校內檔案信息進行加工、整理、匯編，還要廣泛收集兄弟院校的信息資源進行加工利用。不但各高校檔案館之間要相互協作，而且也需要在其外部與高校圖書、情報等其他信息系統取得協作，在制定和實行業務、技術標準化上協調一致，才能適應現代高校檔案工作的社會功能和高校檔案事業的發展規模。真正實現電子文檔一體化，實行文件自動收集、編目、鑒定等檔案管理工作，使高校檔案管理邁上新的臺階。
三、 應提高高校檔案館的安全化管理水平
1.提高檔案管理人員的安全防范意識。檔案工作的基本內容包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計與利用等六個部分。檔案的管理是由人來實現的，那么檔案的安全保障就要求上至分管檔案館的校領導、檔案館館長、副館長，下至館內各科室負責人以及一般管理人員，都應高度重視檔案安全管理工作。防范措施可以通過在各科室設一名安全員，負責日常安全工作；對檔案管理人員進行經常性防火、防盜安全教育培訓，警鐘長鳴；嚴格實行總控制室值班制度，對檔案庫房實行24小時監控等采取這些方式加以確保。
2.在保衛部門的指導下，具體落實防盜防火相關工作措施。加固檔案庫房、資料室的門窗，安裝技術防范設施，防止失竊案件發生。庫房配備手提式滅火栓，并定期檢查更換，確保長期有效；嚴禁在館內吸煙和防止易燃易爆、易引鼠的物品；做到人走斷電，切斷庫內電源；定期檢查電器設備線路安全使用情況，做到及時維修，確保安全運轉；加強對庫房建設要求，加大消防設備設置和更新力度，對消防報警及控制系統進行現代化改造，增強防火滅火的能力；在庫房內設煙感、溫感探頭，并與總控制室主計算機相連，實現人工處理和自動處理均可的能力；采用氣體滅火的形式，避免采用水或干粉滅火對檔案產生破壞作用，從而杜絕火災隱患。
3.檔案的“八防”科學儲藏保護措施，也是檔案安全化管理的重要任務之一。檔案庫房必須采用密封的檔案密集架或檔案柜存放檔案。采用空調來調節庫房的溫濕度以防止霉菌在高溫高濕的環境中繁殖。每個庫房內應設有兩處溫濕度傳感器，通過區域網與總控制主計算機相連，對庫房溫濕度實施24小時監控。每逢雨季到來之時，要在庫房內放置除濕機以降低庫房內水分的含量，保證庫房內的相對濕度。每周使用一次臭氧發生器，殺滅庫房內的霉菌孢子，達到凈化空氣的目的。總之，要求檔案館在安全防護和技術管理方面采用與之相適應的國內外先進技術設備，調節庫房的溫濕度，凈化庫房的空氣（包括除塵、滅菌、防蛀、排除有害氣體），保證檔案的完整與安全。
4.檔案的保密工作就是要杜絕泄密事件發生。要做好檔案保管過程中的保密工作，分別是檔案的庫房管理、檔案的管理、檔案的解密等，檔案管理人員不得將無關人員帶進檔案館，不得外泄檔案中的秘密，檔案管理人員在工作中所用的各種草稿、廢紙等，不得亂扔亂拋，應按保密要求處理或銷毀。
四、應努力提高檔案管理人員的綜合素質
【關鍵詞】檔案管理；全面素質；管理水平和服務；措施
隨著社會經濟的不斷發展，檔案管理工作在各個領域中的重要作用和受重視程度得到了不斷提升，對檔案管理工作也提出了更高的要求。因此，檔案管理人員要提高檔案工作科學管理水平和服務工作的能力，為實現檔案工作規范化、科學化、現代化以及為社會和本單位提供更多、更有價值的檔案信息資源。檔案管理不僅需要在方式方法和手段上有所提高，還要在管理和服務的實效性上得到提升，發揮檔案管理應有的作用。如何加強檔案管理，提高檔案的利用率與管理水平，有待于我們進一步探索。
一、提高檔案管理人員全面素質
社會對檔案的需求是多方面的：社會不僅需要利用檔案的憑證價值，而且需要利用檔案的參考價值；機關行政管理、生產建設、科學研究、宣傳教育，都需要廣泛地參考利用檔案，這都體現了檔案的基本價值。作為檔案人員，首先要具有較高的政治素質和道德水平。檔案工作必須具有正確的政治方向，樹立正確的人生觀、價值觀，對黨和事業忠心耿耿，忠于黨和人民的利益，具有較高的政治鑒別力；其次，檔案管理人員應具有較強的專業素質和文化水平。檔案工作者的職責是既要維護檔案的完整和安全，又要便于提供利用，為大家服務；再次，檔案管理人員必須嚴格執行保密紀律和檔案閱覽制度、外借制度、復制制度等的相關規定。作為檔案管理人員還要擔負起監督之責。最后，檔案工作人員必須有較高的文化素質，具有組織文字材料的寫作能力；要不斷學習新知識，應用現代手段的管理能力；有開拓創新，提升檔案管理價值的能力。知識經濟時代，知識創新和技術創新是生產力發展最重要的生產要素，創造力是人們適應生活急劇變化的一種生存能力。因此，隨著計算機和信息網絡技術在檔案工作中的應用和發展，對于檔案管理人員的業務知識、科學知識以及管理、操作能力等方面都提出了新的、更高的要求，需要進一步探索檔案管理的新模式。因此，加強檔案管理人員繼續教育顯得尤為重要，逐步培養檔案管理人員成為既要能掌握新技術，又要熟悉檔案專業知識的人才。
二、提高檔案工作科學管理水平和服務的措施
做好具有重要性的檔案管理工作，提高管理者的內外素質，增強其專業的知識，實現檔案工作科學管理水平和服務的提高，使檔案管理工作跟上企業和單位發展步伐。
1.提高檔案管理意識和綜合素質，并進行規范式的管理不斷改革。檔案管理工作中，為了防止在檔案辦理完畢以后造成檔案材料的丟失，因此，要加強管理工作人員對材料的及時歸檔，提高歸檔和管理意識，及時做好收集和整理、編目和鑒定，以及保管和統計、檢索等相關的工作。由于檔案管理工作的質量問題會受到管理者綜合素質水平的因素影響，作為重要任務的管理者，必須要具有很高的積極主動性，因此要加大對管理者的綜合水平進行培養。目前檔案管理工作越來越現代和多樣化，所以在管理的方式上也要不斷的進行更新，只有具有專業知識的管理者，才能夠順利完成現代化的檔案管理工作。
2.提高檔案管理工作的保密與安全性，合理利用檔案進行開發。由于檔案管理工作的重要性，確保檔案的丟失、泄密，因此，委派專門的檔案管理人員進行管理至關重要，同時也要在安全工作上做好一切措施，例如：做好防盜、防火，以及防蛀等。除了檔案管理工作的保密與安全性之外，檔案所具有價值和共享也是人們不斷關注的焦點，所以，我們應該采用多種形式，及時、準確、迅速的開發和利用檔案資源，檔案管理人員不但要熟悉、精通和掌握各種檔案工作，還能夠恰到好處的進行利用，在遇到問題時能夠及時解決，以滿足工作需求，使檔案得到最高的利用價值。
3.提高檔案管理水平，這是做好檔案管理工作的前提。隨著經濟社會不斷地發展，各類文檔數量不斷增多，也給檔案管理工作提出了新的要求。因此，為了應對和解決檔案工作出現的新問題，筆者認為需要責任心強、懂專業的檔案管理人員。檔案管理工作專業性很強，要求檔案人員既要有高度的責任感，又要具有一定的檔案管理專業水平，尤其是運用現代科技手段和先進的管理方法管理檔案的基本技能。因此，檔案管理人員只有不斷地學習豐富的專業知識，給大腦“充電”，開拓視野，優化知識結構，提高綜合素質，才能做好檔案管理工作。
4.檔案管理工作者要掌握科學化、規范化、現代化的管理技能。計算機技術在各個領域中的運用，為我們的各項工作提供了極大便利，極大地地提高了工作效率，檔案管理工作也不例外。檔案管理數字化、信息化是信息社會對檔案工作的要求，也是檔案人員應努力的方向。檔案管理工作與辦公自動化息息相關，檔案管理各個環節都離不開辦公自動化，這就要求檔案管理人員，必須掌握和運用現代科技手段和先進管理技術，以適應現代化檔案管理工作的需要。檔案是歷史的真實記錄，記載著豐富的信息，匯集著大量的資源，利用計算機等現代科技手段整理檔案，可按照文件形成的先后順序進行排列打印，這樣，對于降低文件歸檔工作量、發揮計算機管理優勢、減少手工操作以及提高工作效率將起到重要的作用。
總之，我國的發展變化，使檔案管理工作在新形勢和任務的條件下，不僅要學會和認識、理解檔案管理工作的中的重要性，還要使n案資源成為所需要的財富。作為檔案管理工作的企業和單位就必須從基礎做好檔案管理工作，并進行妥當的保管。加強對檔案人員的管理和教育，通過各種形式對檔案管理人員進行《檔案法》、《保密法》以及國家有關檔案工作法規的宣傳教育，使之充分認識做好檔案工作的重要意義。同時，要切實加強對檔案工作的領導、檢查和考核，作為檔案管理工作的工作者，要定期接受和保管好檔案，在樹立法制觀念的同時做好檔案的保密工作，并熱愛檔案管理工作。
參考文獻
【關鍵詞】高校檔案；管理工作；水平提升
目前，高校檔案主要由教師檔案和學生檔案兩大系統組成，一方面是對教師和學生發展過程的真實而客觀的描述，見證了教師和學生的發展軌跡；另一方面也是對高校歷史的反映和記載。因此，高校的檔案管理對教師和學生，乃至高校本身而言，都是至關重要的，如何提高高校檔案管理工作水平，也相應成為一個刻不容緩的重要問題。
一、高校檔案對高校的發展意義重大
（一）高校檔案的作用。檔案是高校在發展過程中所形成的各種對高校發展具有一定價值的真實記錄，是高校建設歷史痕跡的物證，是社會的縮影，具有見證往事的作用。它保留了歷史的真跡，有照片、錄像、錄音、筆跡、圖片等等，是事件原始的記錄和反映，內容客觀、翔實、準確，有極高的參考價值，對高校的發展起到了一定的推動作用。高校檔案管理工作因此不容忽視。
（二）高校檔案工作的服務性。高校檔案服務于教師，服務于學生。學生是學校的主體，教師是校園文化的傳播者和見證者，高校檔案記錄了上述二者的學習、工作、生活的變化和發展。學生學業檔案，主要包括學生的入學檔案（含小學直至高中的學籍檔案）、在校四年（本科）的成績、學籍變動、入黨過程、貧困申請、獎學金發放、助學貸款、圖書資料的借閱、大學生科技創新活動、大學生勤工儉學活動等等一系列的學業活動。教師人事檔案，包括入職前的檔案，職稱晉升，個人科研工作，行政職位變化，職工醫療保健，外出學習，學術交流，績效工資發放，后勤服務等等與教師個人發展息息相關的寶貴資料。這些檔案隨著社會的發展與進步，隨時會被查閱、引用，服務于個人與社會，發揮它的巨大作用。
（三）高校檔案的傳承性與發展性。高校檔案是一個系統工程，記載了一代代學生周而復始的變化，是教師在發展過程中的描述，是高校教育的縮影。它反映了高校的精神風貌、文化氛圍，體現了高校的辦學理念、價值觀念、道德觀念、思想作風、工作作風，其中蘊含著高校的創業史、發展史、進步史及某些警示后人的教訓史。同時，高校檔案是校園文化的見證者、傳播者、沉淀者和延伸者，它體現了高校的歷史，能夠取得學生、教師及社會的認可。
同時，高校檔案傳承著校園文化，通過對高校官方檔案的查詢、瀏覽，可以展現高校的歷史和豐厚的人文精神底蘊，反映高校在各項教育活動中的成果和業績，提高學校的形象和知名度，擴大學校對內對外影響度，促進校際、國際交流與合作，喚起校友的美好回憶，增強校友對大學精神和文化的認同感，激勵校友回報母校，激發師生對學校的自豪感。總之，高校檔案與時代接軌，它擔負著社會發展的歷史使命。
二、加強和提高高校檔案的管理工作水平
（一） 確保高校檔案的真實有效性。高校檔案是對高校發展歷程的真實體現和記載，檔案管理是對這種真實體現和客觀記載的如實記錄，并運用科學、系統的方法將這些資源加以收集、整理、裝訂、入冊，并歸檔保存，具有真實性、客觀性、完整性、發展性及傳承性等特點。
（二）加強檔案管理的主動性。作為一名檔案管理者，應培養檔案管理的競爭意識、創新思維及高度的責任感，熟悉檔案管理的整個流程，熟練掌握檔案的收集、整理、裝訂等技術。要做到把與檔案相關的每一片、每一張、每一本、每一套都仔細收集，圖形數據影像及時保存，做到全面、準確、認真歸檔，確保檔案的真實、完整、持續、穩定，明確檔案的查閱及管理制度，加強檔案的信用管理。這對提高教學質量、研究教學規律，都會起到促進作用。
（三）實現檔案管理的規范化、科學化。高校檔案管理是高校管理工作的重要組成部分，高校檔案記錄著各項教學活動或科研工作的原始數據，是最有說服力的原始證據。檔案管理無序或零亂、不規范都有可能給相關系、部乃至學校造成損失，例如，實驗室實踐數據流失會造成實驗結果泄漏，甚至可能泄漏技術機密；會議記錄丟失會造成領導管理層內部混亂，重則可能涉及人員任命機密；學生檔案不詳細或隨意篡改，將會影響學生終身評價。因此，必須加強高校檔案管理，以《檔案法》為依據，制定檔案收集、利用、保管、借閱、鑒定及銷毀制度，同時制定各類材料的歸檔范圍、保管期限和歸還制度等，避免產生各種不必要的損失，以致于影響高校的生存與發展。
提高科學化水平管理，通過網絡、計算機等技術的運用，將會導致檔案可以更好地被保留和存儲。因此，應將經過數字化處理的檔案資源信息網絡化，建立科學、合理、高效率的檔案信息網站，通過檔案信息網站的建立，方便進行檔案信息查詢，并且實現相關資源信息的共享，改變以往舊的檔案管理模式的封閉性和單一性，實現檔案信息管理的開放性、交互性，提高檔案信息社會化利用的便捷性。檔案信息網絡化的實現，使得檔案資源信息可以為社會成員所共享，對于不同空間的多個用戶，獲得信息是同步的，從而使檔案信息的服務質量和效率得以提高。
（四）增強檔案的服務性，挖掘檔案的信息價值。在開展檔案管理工作的過程中，應開放檔案查閱功能，擴大檔案服務內容，為高校檔案信息資源開發打開一個新的局面。應做到為廣大師生員工提供服務窗口，實實在在地通過檔案服務來幫助師生員工解決實際問題，為高校的教學、科研、日常管理提供智力支持，營造出人人重視高校檔案管理的良好氛圍。例如，高校現有的紙質和電子圖書資料（圖書館、電子閱覽室）檔案內容豐富，教學檔案客觀翔實，是進行教學及科學研究的重要來源，是科研活動的重要支撐，有較大的實用價值，應予以大力開發與高度利用。 （下轉第178頁）（上接第131頁）
另外，高校n案還可以用于科研工作、教學改革及管理工作，為學校發展等提供參考，以方便科學研究活動的進一步深入，這是檔案信息開發利用的一種高級形式，無論是在見證校史、教書育人、傳承校園文化和服務科研等各方面均具有重要價值，同時還是一項益于當今、功在后世的事業，有助于為當今的高等教育提供參考，激發師生熱愛學校、感恩學校的熱情。
三、結語
綜上所述，檔案管理是高校管理工作的重要組成部分，是高校管理工作的具體體現，是高校信用管理的保證，是高校文化建設的供給源泉。當前我國高校檔案管理工作存在認識不足、管理隊伍不專業、管理模式落后和現代化水平不高等問題，只有加強認識，強化管理隊伍建設，重視信息資源開發，才能改進高校檔案管理水平，為高校長遠發展發揮更大的作用。
【參考文獻】
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關鍵詞：專業建設；教學檔案；教學質量；專業特色
專業建設是高校教學工作的中心任務之一，是提高教學質量的關鍵所在。論證專業設置、培養目標和培養規格與社會需求的符合程度，專業教學條件與專業培養目標的符合程度，專業實際培養效果與原定培養目標和培養規格的符合程度，判斷專業人才培養工作水平，揭示學校辦學指導思想和專業辦學特色，客觀反映學校辦學資源、條件與利用水平以及專業建設、教學改革、教學管理、人才培養水平。簡而言之，專業剖析著重從“三個符合度”的角度，分析評價專業建設現代，總結成功的經驗，指出存在的不足，進一步理清思路，優化方案，進而形成特色，建成精品專業。為此，高校應該抓好以下幾個方面的專業建設檔案資料的收集工作。
一、專業設置與專業培養目標方面的資料的收集
專業設置與專業培養目標方面的資料主要包括以下內容：（1）專業概況（含專業沿變、專業背景、人才培養情況等）；（2）專業目錄；（3）新增專業、精品專業申報材料；（4）相關行業、企業人才需求現狀分析及未來需調研報告等原始材料；（5）專業設置論證報告與培養目標調研報告；（6）專業培養目標（含知識、能力、素質要求）；（7）專業實施性教學計劃；（8）專業建設年度計劃、中長期建設規劃、年度總結；（9）用人單位對專業畢業生的反饋信息。
二、課程體系與結構方面資料的收集
課程體系與結構方面的資料主要包括以下內容：（1）制訂專業教學計劃的原則意見；（2）教學計劃修訂的有關規定；（3）專業培養方案與實施性教學計劃；（4）專業建設與各項教學改革的思路與措施；（5）專業教學計劃執行情況（含各學期進程表、教學任務書、課程表）；（6）課程體系與結構改革情況。
三、教學環節方面資料的收集
教學環節方面的資料收集主要包括以下內容：（1）學校關于教學大綱制定與實施的有關規定；（2）學校關于授課計劃制定與實施的有關規定；（3）每學期授課計劃、教學進程表教學日志；（4）每門課程教案及備課筆記；（5）每學期學生考勤表；（6）每學期每門課程教學總結；（7）每學期每門課程期末試卷及試卷分析報告；（8）實驗、實訓、實習報告及總結；（9）教研室教學研究計劃、教研活動記錄和工作總結；（10）畢業論文（設計）選題目錄、選題要求、評分標準、答辯工作安排及記錄、成績分析表；（11）教學檢查記錄、學生座談會記錄、聽課評課記錄、專業教師學生測評表等。
四、專業素質教育方面資料的收集
專業素質教育的資料主要包括以下內容：（1）學校全面實施素質教育工作的整體方案；（2）科技文化活動的原始資料（含計劃、內容、小結）；（3）社會實踐活動的原始資料（含計劃、過程、內容、總結）；（4）學生社團活動的原始資料；（5）學生心理咨詢工作的原始資料；（6）向學生開設的各類學術報告、講座講稿及圖片等原始資料；（7）學生參加各類知識競賽活動，文化活動的通知、獲獎情況及證書復印件。
五、教學環境方面資料的收集
教學環境方面的資料主要包括以下內容：（1）專業實踐教學管理規章制度（2）專業可利用教學資料情況（含圖書資料、電子圖書資料、校園網建設及運行情況、機房、實驗室、實訓基地、教學儀器設備等）；（3）專業實驗室、實訓基地建設規劃；（4）專業實訓基地利用率、實驗開出率情況（實驗室使用情況登記表、實驗情況登記表、實習實訓情況記錄簿、教學儀器設備使用記錄、開放實驗室情況記錄表）；（5）校外實習基地協議書或校企合作協議；（6）教學經費預算及教學經費投入。
六、產學研合作方面資料的收集
產學研合作方面的資料主要包括以下內容：（1）院系產學研合作領導小組及專業指導委員會成員名單；（2）專業指導委員會工作會議紀要；（3）校企合作協議書、合同書；（4）從企業或行業聘請的兼職教學人員名單及證書，聘書復印件；（5）專業教師企業實踐鍛煉的相關資料；（6）院系教師為企業、行業開展技術培訓的通知、計劃、講稿、圖片等資料；（7）教師承擔或參與企業科研課題研究及有關技術協作、項目推廣的協議書、合同書；（8）為解決技術難題、開發新產品方面新創造出經濟效益的證明材料、技術報告、科研任務書（結題報告）、成果鑒定證書等；（9）校企人員互兼互聘協議書、聘書及工作情況；（10）校內外實訓基地共建協議書及資料共享方面的材料；（11）專業教師與企業（或行業）有關人員合作、論著等材料。
七、教學改革與建設方面資料的收集
教學改革與建設方面的資料主要包括以下內容：（1）專業教學模式與課程改革方案，實施過程、工作總結等方面的原始資料；（2）教學方法、教學手段改革等方面的原始資料；（3）院系教學工作，教學管理文獻；（4）學生學分制實施細則；（5）學生學籍異動情況；（6）教學改革方案、實施過程、階段小結及原始資料。
八、師資隊伍方面資料的收集
師資隊伍方面的資料主要包括以下內容：（1）師資隊伍基本狀況（含學歷、職稱、年齡、學緣情況）；（2）教師科研、教研活動情況（含參加各類科研、教研學術會議、科研教研課程立項項目及結題報告、、出版專著、主編參編教材、獲獎情況）；（3）教學效果測評情況；（4）師資隊伍建設規劃；（5）教師培訓進修情況；（6）教學管理隊伍和學生管理隊伍情況（含培訓進修內容、效果和經費投入等）；（7）人才引進情況；（8）教學管理隊伍和學生管理隊伍情況（含管理人員、業績）；（9）省級、校級專業帶頭人申報材料及批復；（10）優秀教師申報、評審及批復；（11）教學、科研骨干基本情況。
九、學生素質方面資料的收集
學生素質方面的資料主要包括以下內容：（1）學生畢業論文（設計）；（2）學生參加計算機、英語等級考試情況及證書復印件；（3）學生課外活動、社會實踐活動計劃、過程和總結（含文字材料、圖片資料）；（4）學生社團活動情況。
十、學生就業方面資料的收集
學生就業方面的資料主要包括以下內容：（1）學生就業機構及人員情況；（2）就業工作的政策文件；（3）開展就業指導與服務情況及原始資料；（4）畢業生初次就業率統計表和學生就業單位一覽表；（5）畢業生跟蹤調查報告及原始資料。
十一、專業特色方面資料收集的主要內容
專業特色方面的資料除上述各項資料外，還要特別注意收集以下資料：（1）能體現專業辦學觀念、辦學思路方面的資料；（2）能體現人才培養模式方面的資料（如教學內容、培養方式途徑等）；（3）能體現教學特色方面的資料（如課件體系、教學方法、實踐環節等方面成功的經驗）；（4）能體現教學管理方面的特色（如科學先進的教學管理制度、運行機制等）。（作者單位：唐山廣播電視大學）
參考文獻：
關鍵詞：檔案管理；基礎工作；標準化；規范化
一、檔案管理基礎工作存在的主要問題
目前我國的綜合性檔案館大多是館藏內容龐雜，案卷數量繁多，時間跨度長，且由于多年來一直處于封閉式管理之中，檔案管理僅以保管為目的，以案卷不丟失為原則，再加之每個歷史時期檔案的整理質量要求不同，整理的規格不統一等情況，形成了檔案基礎普遍較差的局面。主要問題集中反映在以下幾個方面：
一是檔號不規范沒有目錄號一卷多冊現象較多。
二是案卷標題不規范有標題但不能反映主題內容或標題缺少基本要素甚至沒有案卷標題等現象較為普遍。
三是大部分案卷缺少卷內目錄以至于部分未被案卷標題涵蓋的內容永遠無法檢索而難以利用。
四是許多案卷未標頁碼如果使用中掉頁很難發現。
五是組卷混亂現象比較嚴重如有按時間組的也有按職能部門管轄權限組的還有按文種組卷的。
六是案卷厚薄不一有的一、二頁紙一文一卷有的五六百頁紙一類一卷。
總之綜合性檔案館建館時間越長館藏量越大的存在的類似問題就越嚴重。
二、實行規范化工作方法，提高檔案管理基礎工作水平
從科學與經驗中都可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實行標準化、規范化的工作程序與方法即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環節都要按照統一的程序和科學的方法進行工作。
1.全面普查案卷，去糟取精
這是實現檔案管理標準化、規范化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實行計算機管理時出現重復與低效率的情況。
2.重新組合案卷實現案卷規范化
將那些組卷過厚內容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應對那些無頁碼、無卷內目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規范。重新組卷不僅可以優化館藏、科學保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。
3.結合本館實際規范著錄工作
著錄是實行計算機管理的一項重要基礎工作也是直接影響輸入計算機數據與信息的準確性的一項重要的前期工作。國家頒布的《檔案著錄規則》是規范著錄工作的最基本依據。但是由于各個檔案館的條件存在差異再加上計算機管理又提出了新的技術性要求所以各個檔案館應該以《規則》為依據，并從自己的實際情況出發根據計算機管理的技術要求制定出適合本館著錄工作的著錄細則。我們根據這一原則制定了《北京市檔案館著錄細則》從目前實施的情況來看已經起到了提高基礎工作水平的作用并對我館實行檔案計算機管理工作有很大的促進。
4.統一分類號保證檢索查全率
計算機檢索的顯著優勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們在分類過程中，首先根據《中國檔案分類法》進行分類再因事制宜制定出一些具體細則。例如“物價”問題涉及的行業較多我們就統一歸入“J”類然后再根據每一文件具體特征輔以關鍵詞標識加以區分。另外在分類的過程中還應加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應經常組織大家統一認識統一標準盡量做到前后標引一致同一類文件標引一致從而達到標準化和規范化管理。
三、積極推行檔案標準化管理
日益豐富的工作實踐表明，雖然文書處理工作與檔案工作各有不同的工作任務，具有相對的獨立性，但由于文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關的工作環節。因此，我們要強化系統思維意識，樹立文書處理工作規范化、標準化與檔案工作規范化、標準化同行的工作指導思想，在實際工作中，把住文書處理工作規范化、標準化的入口關，做好實現檔案工作規范化、標準化的基礎工作。
1.公文制發是推進檔案工作標準化的基礎性前提
公文是檔案的前身，檔案由公文轉化而來。可以說公文制發的怎樣，不僅僅決定公文本身的質量，同時，也影響日后檔案的質量，決定了檔案工作規范化、標準化的質量的問題。因此，我們在公文制發中必須要注意解決好規范化、標準化問題，以提高檔案實體質量，為檔案工作實施規范化、標準化管理打下牢固的工作基礎。首先公文用紙質量要好，幅面尺寸規格要統一、規范、標準，符合國家的有關規定。排版形式為橫寫橫排，左側裝訂。二要注意檢查制發公文是否履行了簽發手續，是否符合審批權限，公文標題是否準確，主送單位和抄送單位準不準，落款是否與公文一致，有無日期等。三是公文字跡要牢固清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報表、簽字、批注等，都不應使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長久保管利用。四是使用文種要合理，擬制格式要規范，行文不要濫用簡稱和使用不規范的字，以利于日后標準化、現代化檢索手段的實施應用。
2.實施“以我為主”的立卷歸檔原則是推進檔案工作標準化的關鍵環節
實際工作中，在嚴格執行國務院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎上，要注意解決好三個問題：一是要準確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現行文件階段任務的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導下確立立卷歸檔的重點，在實際工作中要注意區分文件與資料，特別是要注意區分在內容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是在堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止應歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類并具有內在聯系的文件材料組在一個卷內，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價值的同時，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規范化、標準化管理奠定堅實的工作基礎。
3.提高案卷質量是推進檔案工作標準化的可靠保證
不斷深化的工作實踐證明，案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價值的因素，而立卷方法問題與案卷裝訂質量問題則可能是決定和影響檔案工作規范化、標準化質量的操作性因素。因此，在推進檔案工作規范化、標準化的工作進程中，我們必須一方面要注意解決好立卷方法問題，以有利于檔案標準化管理中的分類和檢索，另一方面，要注意解決好案卷裝訂質量問題，以有利于檔案規范化管理。
四、加快數據準備推進檔案現代化管理進程
在檔案管理基礎工作的各個環節中計算機數據的準備工作是一個大工程尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復雜如果沒有一整套規范化和科學化的工作程序與方法會使計算機因數據準備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現代化的進展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。
1.分清輕重緩急，循序漸進
檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用而實現計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中應先根據各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排隊將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。
2.分級次著錄，省時省力
在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節約了時間、人力與財力又提高了效率。
3.分門別類，充分利用檔案原基礎
對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入然后用計算機統一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環節大大地提高著錄速度。
4.用“關鍵詞”替代“主題詞”，簡化查找時間，提高效率
關鍵詞：檔案管理；科學化水平；路徑選擇
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-0432（2012）-09-0266-1
檔案產生自人們生產生活的各個環節，是一種包括聲音圖像與文字在內的原始記錄。檔案資料記載的信息資源不但是對過去的記載，還是對必要信息的保護。檔案管理工作的重要性已經被廣泛認知。而現在，隨著計算機技術與網絡信息技術的普及，各種文字資料增長速度急速增加，資料的記載方式也發生了重大變革，傳統的管理方式已經適應不了這種變化。對檔案進行科學化管理是檔案管理工作的必然發展趨勢。那如何才能提高方案管理科學化水平呢？本文將對此作出探析。
1 提高檔案科學化管理水平的重要意義
1.1 提高檔案科學化管理水平是時代的需求
檔案的科學化管理，從本質上來講就是以科學理論為指導，采用科學的手段對檔案進行管理。現在，隨著信息技術的發展，檔案已經成為了一種重要的信息反饋資源，對于各項決策的調整與實施有很重要的作用。面對著越來越重要、越來越繁雜的檔案管理工作，提高檔案的科學管理水平也越來越急迫。
1.2 提高檔案科學化管理水平是檔案發展的迫切需求
經過了長時間的發展，我國國家和企業的檔案管理都日趨完善。檔案管理不論是從管理范圍還是管理類別或者是管理技術，都取得了很大的發展。但是與現階段科技信息發展的速度相比仍有些滯后。存在著管理者素質不高、管理手段相對落后、制度不完善等問題。提高檔案的科學化管理水平是促進檔案管理發展的迫切需求。
2 提高檔案科學化管理水平的有效措施
2.1 樹立先進的檔案管理理念，健全檔案管理的管理機制
理論是行動的指導。先進的檔案管理思想是將檔案管理工作科學化、系統化的前提。科學健全的檔案管理機制是檔案管理工作順利開展的保證。健全的檔案管理制度應該包括檔案的歸檔、使用、管理制度，保密制度和處罰制度。對檔案管理工作的運行要實行領導主管、部門分管、專人負責的多層運行體系，并要有“分層建檔、集中管理”的檔案管理模式。在檔案管理的方方面面都有健全的制度，才能保證檔案管理工作順利進行。
2.2 加快檔案管理的信息化水平與現代化建設
檔案的信息化是在信息社會中發展的必然趨勢。檔案管理的信息化是適應時展，提升科學化管理水平的必經之路。進行科學的檔案管理離不開各種現代化的管理設備。長期以來我國的檔案記載載體都是紙張，而現在，人們進行文檔的記載和存儲一般都是采用各種數字設備。隨著計算機技術和信息網絡的普及，人們對檔案服務的要求也從原來的面對面服務延伸到了網絡服務，對檔案管理工作的信息化、科技化的水平要求越來越高。而且隨著工作、生活節奏的變快，人們對資料查閱的速度也有了更高的要求。這種情況下檔案管理部門需要建立起完善的數據庫并要有強大的信息檢索能力。這就要求對檔案的管理進行現代化建設，引進各種先進的管理手段和檔案管理工具。現代化的檔案管理工具能夠對信息進行綜合處理、進行快速檢索、提高保密性，既能夠節約人力資源又能夠提高工作效率。
2.3 提高檔案管理工作者的工作能力
檔案管理是一個綜合性的工作。特別是新形勢下，檔案管理的技術更先進、工作內容更廣泛、專業知識要求更強。這就對檔案管理人員的工作能力提出了更高的要求。現在的檔案管理工作者不僅僅能夠對傳統的紙質文獻進行科學管理還要掌握現代化的科技信息技術和各種先進工具的操作技術，除了精通專業知識外還要對多種學科都有所了解才能給咨詢者提供有效建議。檔案管理的工作者是檔案管理的實施者，他們的水平決定著檔案管理工作能否有效落實。所以對檔案管理工作人員進行培訓，提高其工作能力是提高檔案科學化管理的必要手段。
2.4 改變檔案管理工作的服務方式
現在社會檔案資料的應用面增多，使用人數增加。檔案管理工作不應當只局限在檔案管理部門來進行。檔案管理也應該改變服務方式，應該由單純意義上的資料提供者變為信息咨詢服務工作者。現在網絡信息技術十分發達。檔案管理的部分權限可以進行下放，比如說電子資料的歸檔可以由資料的生成者來進行。資料的生成者對資料了解最深，由他們進行歸檔工作不但減輕了檔案管理工作人員的負擔還能最大程度上避免資料的歸置錯誤。檔案管理工作人員可以建立網絡咨詢平臺，對有需要的人員進行咨詢服務，幫助他們篩選資料。網絡咨詢平臺的建立能夠使檔案的借閱解決時間和空間上的局限性，是提高檔案科學化水平的有效手段。
3 結論
檔案的管理工作已經是衡量一個國家和企業單位管理工作的重要標志。現在社會發展迅速，資料的產生呈現出一種“爆炸式”增長，信息技術與網絡技術的普及也極大的沖擊著檔案管理工作，檔案管理工作形勢逼人。采取各種手段，提高檔案管理的科學化水平成為了應對發展需求、促進檔案管理工作發展的必要手段。我們應該認識到這一點，采取各種措施提高檔案管理的科學化水平，使檔案管理工作起到應有的作用。
參考文獻
[1] 馮久龍.提高檔案管理科學化水平的有效措施分析.科技創新導報，2012，（4）.
[2] 李國蘭.提高檔案管理科學化水平的路徑選擇.山東社會科學，2011，（1）.
1、物業檔案管理概述
物業檔案是指物業管理活動中所產生的所有文件材料，是原始性證明。由于物業檔案的形成者非常之復雜，既有物業管理公司、物業管理人員、物業使用人員，也有工程圖紙的設計人員、房地產開發商、規劃局等，物業檔案種類多，載體形式也多，如：圖片、聲像資料、表、文字材料、計算機軟件等。
物業檔案是物業管理活動的依據，從物業管理活動開始，建筑物的養護、維修等都離不開檔案。隨著房地產業的快速發展，物業管理內容越來越多，而物業檔案的種類也逐漸增多。目前，物業檔案的種類主要有兩種：一是物業管理公司在其日常管理活動中產生的檔案資料，比如說：黨群工作檔案、經營檔案、設備檔案、人員檔案等。二是基層檔案人員在日常管理活動中形成的專門檔案，如：物業維修檔案、業主資料檔案、物業管理服務檔案等。
今天的物業檔案具有形式多樣化、隱秘性、動態性、完整性等特點，它要求工作人員不斷提高自身素質，提高物業管理水平，及時收集、整理、歸檔各類物業檔案，提高物業檔案的利用率，從而有效提高物業管理服務水平，促進物業公司的可持續發展。
2、物業檔案管理工作中存在的問題
雖然說許多物業公司都認識到物業檔案管理的重要性，但是，物業檔案管理工作仍然還存在很多問題，不利于物業管理水平的提高。
2.1資料收集不全
物業檔案具有很強的動態性，它伴隨著物業管理活動的運轉而不斷增加，這也就要求物業檔案管理人員及時收集、整理相關的資料，并形成物業檔案資料。但是，當前我國許多物業公司的檔案管理人員檔案資料收集意識低，不了解資料收集的流程和方法，導致收集回來的材料質量不高。檔案材料在流轉中手續不健全，導致材料的收集、補充工作異常艱難。另外，由于物業公司沒有明確規定檔案的整理、歸檔方面的工作制度，進而就導致檔案人員填寫資料時出現不完整、不清晰現象。
2.2管理人員素質有待提高
檔案管理是一項非常專業的工作，對工作人員的專業性、職業道德修養要求較高。但是，許多物業公司的檔案管理人員是由客服人員兼任的，他們對檔案的收集、整理、歸檔、保管等方面的業務了解不透徹，檔案管理意識薄弱。由于他們還有其他的工作任務，因而很多時候都只是將檔案存放到檔案盒中就了事，檔案管理水平低。而且，在檔案的流轉過程中，由于手續不健全，一旦出現檔案的丟失、破損現象，經常出現大家相互推卸責任的現象，這也不利于物業管理效率的提高。所以說，在當前形勢下，要提高物業管理工作效果，就必須盡快提高物業檔案管理人員的素質，加強物業檔案的收集、整理、歸檔和保存，提高物業檔案管理工作效率，促進物業公司的可持續發展。
2.3檔案管理制度不健全
物業公司管理者對檔案管理工作重視度不高，沒有制定出健全的檔案管理制度，比如說：檔案管理人員的工作職責和義務、檔案的分類和歸檔規定、檔案人員的業績考核、檔案管理的目標等。于是，在基層物業檔案管理上，存在“只存不管”的現象，物業檔案管理規范性、保密性差，物業檔案管理工作效率低下。多數物業檔案管理人員不知道保密性是什么，這也就加大了泄密風險，不利于物業公司的可持續發展，甚至會引起多方糾紛現象。
2.4檔案利用率低
由于物業檔案是在物業管理活動中產生的，它與人們的日常生活息息相關，比如說：房屋維修檔案、房屋租賃檔案、管理繳費檔案等就經常被反復調閱，這也說明物業檔案的利用率比較高。但在實際工作中，由于物業公司的檔案資料非常之多，而且物業檔案的載體也在逐漸增多，但是物業檔案管理水平低，要查閱某些檔案資料時往往需要花大量的時間，進而影響到物業管理活動的順利進行，也間接導致檔案利用率低，給物業公司的經營管理活動帶來了一定程度的困擾。
3、做好物業檔案管理工作對策
隨著市場經濟的快速發展，物業公司也面臨著激烈的市場競爭壓力，管理者必須深刻認識到檔案管理工作對企業發展的重要影響，努力提高檔案管理水平，提高物業管理服務水平，增強企業市場競爭力，降低經營風險。
3.1增強檔案管理意識
企業領導是企業所有經營管理活動的核心，提高領導的檔案管理意識才能逐步自上而下的提高所有人員的檔案管理意識。增強領導的檔案管理意識才能逐步完善檔案管理制度，建立完善的責任制，并加強檔案管理，將檔案管理工作作為物業管理工作的重點，將檔案管理工作作為物業管理水平的重要考核標準，進而在企業內部形成人人關心檔案管理的工作作風，穩步提高檔案管理水平。
增強企業所有員工的檔案管理意識，將檔案管理納入到每年的工作計劃中，并將其分解落實到各個部門的工作目標中，所有人員在日常工作中都能時時想到“檔案”，加強檔案的收集、整理、歸檔和保存。增強檔案管理意識一定程度上提高了檔案管理人員的保密意識，降低了物業檔案的泄密風險。增強檔案管理意識有利于物業檔案收集質量和效率的提高。提高全體員工的物業檔案管理意識，使所有員工在實際工作中想到檔案，并積極主動去收集物業檔案，及時收集檔案，提高檔案管理水平。
3.2完善檔案管理制度
檔案管理制度是物業檔案管理工作的標準和依據，而物業公司卻并未建立起嚴密的檔案管理制度，需要企業領導認真考核企業的檔案管理現狀，借鑒其他物業公司檔案管理的成功經驗以及國外的成功經驗，逐步完善檔案管理制度，建構嚴密的檔案管理制度體系，提高檔案管理水平。
比如說：根據企業物業檔案的特點下發《物業檔案歸檔制度》、《物業檔案鑒定規范》、《物業檔案管理工作人員的職責》、《物業檔案流轉手續》、《物業檔案整理規范》等文件，并通過培訓教育的形式使所有檔案管理人員熟悉檔案管理制度，并嚴格按照管理制度的要求開展檔案管理工作，從而逐步提高物業檔案管理的規范性和科學性。
建立科學的物業檔案管理體系，并結合具體的措施落實物業檔案管理體系，抓好物業管理每一環節的工作，逐步提高物業檔案管理的規范性。使所有檔案人員都能嚴格執行管理制度，收集、整理、歸檔、保存物業檔案，逐步提高物業檔案管理水平，為物業管理帶來更多便利，促進企業的可持續發展。
3.3加強培訓，提高檔案管理人員的業務素質和職業道德修養
檔案管理工作是一項任務重、責任大、要求高的工作，只有不斷提高檔案人員的專業素質和職業道德修養才能逐步提高檔案管理水平。
第一，招聘一批專業的檔案管理人員從事檔案管理工作，豐富檔案管理隊伍，推動檔案管理隊伍建設。
第二，通過形式多樣的業務培訓和進修，做到持證上崗，提高檔案管理人員的業務素質和專業知識水平，轉變檔案管理人員的管理理念。學習先進的科學技術，創新檔案管理方法，促進檔案管理的信息化、現代化、自動化，提高檔案管理效率和質量。
第三，通過法律教育、職業道德教育等提高檔案管理人員的責任意識、保密意識、法制意識等，使檔案管理人員細心、耐心的完成每一天的檔案管理工作，在檔案管理上默默奉獻，逐步提高企業的物業管理水平。
3.4引進先進的管理方法，提高檔案管理的信息化
隨著科學技術的發展，物業檔案管理方法越來越多。就檢索方式上來說，分為計算機檢索和手工檢索，計算機檢索是一種利用計算機軟件實現的高效檢索方式，而手工檢索卻需要耗費大量的人力、時間，給檔案管理工作帶來不便。所以說，物業公司要積極引進先進的管理方法，引進先進的物業管理軟件系統，提高檔案管理的信息化水平，提高檔案管理工作效率。
而規模較小的物業公司檔案少，檔案管理則可以采用普通的EXCEL表格來完成，根據檔案工作的需要，重新設置EXCEL表格的某些選項，然后再將相關內容錄入進去，利用EXCEL表格提高檔案管理效率。
引進先進的管理方法可以提高檔案管理效率，減少管理人員的工作量，提高檔案的利用率，使物業檔案在物業管理工作中充分發揮作用和價值，提高物業管理效率。
3.5建設專門的物業檔案室
建設專門的物業檔案室，檔案室則應符合《檔案法》的相關標準，具有堅固耐用的特點。同時，由于檔案資料很多都是紙質文書，這也就要求檔案室必須有相應的防火、防潮、防蟲、防塵、隔熱等措施，采用專業的溫濕度調節裝置、防火防光窗簾、消防器材等。同時也有許多檔案是電子文檔、視頻資料等，這也就要求有相應的防火墻的安全措施。檔案是企業的一級機密，所以說，檔案室還要有相應的防盜措施。
3.6強化檔案收集
物業檔案種類多，載體多，而收集是檔案管理的第一步，企業必須派遣專業的檔案管理人員從事檔案的收集整理工作，加強收集力度，及時將物業管理活動中產生的檔案收集起來，并伴隨著物業管理活動的發展而不斷豐富和完善檔案。將原始的材料收集回來之后嚴格按照相關規定將材料制成標準的圖、文、卡、冊、表等檔案。圖一般是指各類圖紙，如：房屋的施工設計圖。文則是各類文字資料，比如說：房屋租賃合同、房屋裝修合同等。而卡則是物業管理活動中產生的各種卡片，如：設備維修卡。冊是為了提高物業管理水平而形成的專題化手冊，如：綠化管理手冊。表則是指各類房屋裝修申請表、業主情況登記表等。
隨著社會經濟的發展以及科學技術水平的提高，越來越多的科學技術得到了廣泛的應用，同樣在檔案管理工作中，人們對科學信息技術也有著獨鐘的青睞，大量的電子文件得到了廣泛的應用，這是由于其具有著一定的保存簡易性、操作簡單性、可編輯等特點，因此，其被廣泛的應用于檔案管理活動中，另外，計算機技術以及網絡技術在一定程度上還存在著安全風險隱患問題，因此，相關檔案管理工作人員需要充分做好相關防范工作，從而有效保障檔案的完整性、準確性以及真實性。為了使得相關檔案管理工作人員能夠適應現代檔案管理模式的發展需求，則需要督促他們通過各種途徑的學習，而提高自身的綜合素質水平，使其具備一定的與時俱進的管理思想理念，能夠對以往檔案管理經驗進行綜合與歸納，并且結合自身所學專業知識對其進行不斷地創新，積極發現過去經驗中所存在的問題而給予相應對策進行解決，從而使得當代檔案管理水平得到進一步提升，進而有效保障當代檔案管理工作順利開展。
二、不斷提升檔案管理工作人員的服務意識水平
根據目前來看，我國當代檔案管理工作主要分為以下兩個方面，首先，對檔案進行保存與管理。檔案的保護工作是保障其完整性與安全性的活動，從而為后期應用提供有力保障，而檔案的管理工作是指對檔案資料進行保護，并且為公眾提供檔案信息服務工作，從而更好的為國內社會主義現代化建設提供服務；其次，檔案管理工作是為了保障檔案信息高效應用。通過當前檔案管理部門與相關部門之間的合作情況來看，檔案管理工作除了對檔案信息進行保管工作以外，還需要為檔案信息高效應用提供有力相應服務，從而體現出檔案管理工作人員在檔案管理活動中的價值，由此可以看出，檔案管理工作人員的服務意識對檔案信息的保存、管理以及利用等階段活動具有著十分重要的作用，因此，其服務意識水平決定著檔案管理工作水平，同時，對檔案信息的可靠性以及安全性、利用效率均有著極其重要的作用。綜上所述，通過提高當前檔案管理工作人員的服務管理水平，不僅有利于提高檔案管理工作水平，而且還有利于提高檔案信息資料的價值，因此，筆者認為需要通過提高檔案管理工作人員的服務意識水平，即可實現提高檔案管理工作水平的目的，因此，相關管理工作人員需要結合當今科學檔案管理方式對檔案信息進行保存與管理，從而有效提高檔案管理工作效率，進而保障國內檔案管理工作得到可持續發展。
三、不斷提升創新能力以及樹立創新意識以提高檔案管理水平
隨著社會經濟的發展以及科學技術水平的提高，人們對提高檔案管理水平提出了更高的要求，為了使得檔案管理工作水平得到進一步提升，則相關檔案管理工作人員不僅需要具備與時俱進的管理工作思想，而且還需要具備有創新能力，從而有效推動當前檔案管理工作的發展，因此，對于當前檔案管理工作而言，創新能力是相關檔案管理工作人員必須具備的素質，這不僅是當代檔案管理工作的發展需求，而且也是檔案管理工作未來發展形勢所決定的。另外，隨著科學技術廣泛的應用于檔案管理工作中，使得傳統檔案管理工作與高新技術之間有效融合，其中，檔案管理工作人員的創新能力發揮著極其重要的作用，如果檔案管理工作人員不具備有創新能力或者創新思想，則不僅不適應當代檔案管理工作的發展需求，而且在一定程度上制約著檔案管理工作的發展，因此，作為新時期背景下的檔案管理工作人員需要不斷地提高自身的專業知識水平以及相應業務能力，從而更進當前管理模式，將低水平的管理模式進行改革與創新，進而有效提高檔案管理工作水平，同時，相關檔案管理工作人員需要不斷地發揮自身創新意識與創新能力，從而有效提高檔案管理工作效率，進而提升國內檔案管理實效性與利用效率等。
四、檔案管理工作人員需要提升自身業務素質水平以提高其工作效率
相關檔案管理工作人員需要具備一定的職業道德素質以外，還需要具備一定的業務素質，業務素質是保障檔案管理工作順利開展以及提高其工作效率的重要保障，因此，檔案管理工作人員需要通過學習相關檔案工作業務知識，同時，熟練掌握檔案管理科學技術的操作應用，從而有效提高檔案管理工作效率。另外，相關檔案管理工作人員通過提升自身業務素質水平，不僅有利于提高檔案管理工作效率，而且還能夠針對檔案管理業務中所存在的問題進行分析，從而以探討新的管理方法而不斷提升檔案管理水平，由此可以看出，檔案管理工作人員通過不斷地提升自身業務素質水平，無論對檔案管理工作效率而言，還是對檔案管理現狀而言均有著十分重要的意義。綜上所述，在當代檔案管理工作中，檔案管理工作人員不僅需要具備一定的綜合素質水平，而且還需要具備有創新能力，從而為檔案管理工作效率以及水平提供有力保障，進而有效推動我國檔案管理工作走向可持續發展，繼而為檔案信息資料的歷史價值以及現實價值提供有力保障。
五、結語
