時間：2023-06-11 09:08:05
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關(guān)鍵詞：智慧檔案；管理系統(tǒng)；層次分析；功能設(shè)計
智慧檔案是一個具有層次管理模式的檔案管理系統(tǒng)，從層次分析中可以清楚地了解到每一個管理層面所負(fù)責(zé)的內(nèi)容，這樣就能夠使得檔案管理人員根據(jù)各自職位級別進行相應(yīng)的管理，以保證各層級管理質(zhì)量，做到環(huán)環(huán)相扣，相互監(jiān)督。結(jié)合智慧檔案管理系統(tǒng)的資源掌握更全面的管理內(nèi)容，明確管理方向，并不斷優(yōu)化現(xiàn)代檔案管理功能，實現(xiàn)智能化、科學(xué)化的管理模式，智慧檔案管理系統(tǒng)中各項功能對管理水平提升有著良好的促進作用，值得進一步研究與推廣。
1智慧檔案管理系統(tǒng)的層次
1.1機構(gòu)檔案信息管理層。機構(gòu)檔案信息管理層主要是針對本單位的生產(chǎn)、銷售等活動資料進行集中、處理、使用以及保存等工作，屬于檔案工作中的基礎(chǔ)工作，而這一道工作的質(zhì)量直接影響后續(xù)工作的真實性、有效性以及意義價值。1.2機構(gòu)檔案信息傳播管理層。是以基礎(chǔ)管理層為鋪墊，對檔案信息實施傳播的工作，將知識信息以及有使用價值的信息通過傳播渠道轉(zhuǎn)換成具有生產(chǎn)力的可利用信息，進而發(fā)揮檔案信息的價值，提高檔案工作的重要性，這一層次管理對捕捉信息、審核信息以及信息歸檔具有及時性的特點，并對機構(gòu)以及相關(guān)部門中應(yīng)用檔案信息給予最大化的支持。1.3機構(gòu)檔案信息能力管理層。這一層次的檔案管理主要是針對信息資源全面分析，如：信息收集的需求、信息應(yīng)用價值、信息管理方法、相關(guān)信息、競爭發(fā)展等多方面的分析，通過這個層級的管理能夠讓檔案信息充分的深入到現(xiàn)實生活、生產(chǎn)中，體現(xiàn)價值，為實現(xiàn)某一目標(biāo)而做出相應(yīng)的信息決策、信息指導(dǎo)以及參考建議等。同時檔案信息能力管理層級還需要負(fù)責(zé)解決實際問題，如現(xiàn)實生活生產(chǎn)中對信息種類的需要，各類信息之間蘊藏的關(guān)聯(lián)與影響，存在信息不能滿足需要信息的原因，各機構(gòu)信息對照以及信息應(yīng)用價值判斷等多方面的分析，將信息正確的投入到使用中，發(fā)揮應(yīng)有的價值與作用。檔案信息管理系統(tǒng)的功能設(shè)計實際上可以根據(jù)各機構(gòu)的應(yīng)用需求而合理設(shè)計，以保證檔案信息在機構(gòu)中能夠以有利用價值的地位出現(xiàn)，進而提高檔案管理人員對自身工作崗位重要性的意識，承擔(dān)結(jié)構(gòu)有保存價值的信息收集、歸檔、使用等工作，并有效的將檔案信息傳播與開發(fā)，充分的提高檔案管理工作的有效性與作用意義。
2智慧檔案管理系統(tǒng)的資源
2.1原存紙質(zhì)檔案。目前大部分檔案館所保存的卷宗還都是紙質(zhì)檔案，其數(shù)字智慧檔案管理系統(tǒng)的層次與功能設(shè)計分析化策略包括以下兩種辦法：可以通過掃描、拍照等方式轉(zhuǎn)換成PDF格式或jpg形式的圖片進行入庫，并進行標(biāo)引。可以通過鍵入的方式形成WORD文檔，加蓋數(shù)字水印技術(shù)進行入庫。2.2原存數(shù)字檔案。數(shù)字檔案已經(jīng)是各個檔案館檔案不可或缺的組成部分，尤其是一些使用辦公系統(tǒng)比較早的企業(yè)，數(shù)字檔案所占比例較大。數(shù)字檔案的入庫相對來說比較簡單一些，主要是要保證數(shù)據(jù)在轉(zhuǎn)移或轉(zhuǎn)換過程中，保持?jǐn)?shù)字檔案的原始記錄性，比如一些入庫的日期、原始格式、頁碼、操作員等非文檔內(nèi)容標(biāo)示的保存。2.3新歸檔檔案。隨著機構(gòu)的發(fā)展，新產(chǎn)生的檔案將會成為檔案數(shù)據(jù)庫的重點，這就要求在新數(shù)據(jù)上傳過程中，嚴(yán)格按照數(shù)據(jù)格式、工作流程、數(shù)據(jù)大小等，將各種不同類型的檔案，如文檔、照片、音頻、視頻等在設(shè)計過程中進行格式統(tǒng)一，每種文檔采用什么格式進行歸檔，要進行統(tǒng)一，方便日后檔案資源的利用。有些單位數(shù)字檔案和紙質(zhì)檔案同時保存，這就要求上傳的電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案保持一致。
3智慧檔案管理系統(tǒng)功能設(shè)計分析
3.1安全認(rèn)證。檔案的私密性決定了安全認(rèn)證的首要地位，檔案涉及機構(gòu)的生產(chǎn)活動中的一些機密，檔案安全一方面要考慮到信息管理系統(tǒng)的硬件安全，如服務(wù)器、路由設(shè)備、防火墻的安全設(shè)置；另一方面要考慮系統(tǒng)的軟件安全，軟件安全主要體現(xiàn)在系統(tǒng)文件的加密，管理員、用戶的加密設(shè)置上。包含管理員的權(quán)限設(shè)置、上傳、修改、刪除、審核等；操作員的上傳、檢索、審核等；用戶的上傳、檢索、瀏覽等權(quán)限設(shè)置，并且每一次文件或系統(tǒng)的修改都應(yīng)該記錄下操作員工號。3.2檔案信息的存儲。應(yīng)當(dāng)建立相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)、制度來保證及時有效地存儲檔案信息資源。建設(shè)一個快捷方便的上傳接口，可以連續(xù)上傳、批量上傳，并且支持從其他系統(tǒng)導(dǎo)入資源和元數(shù)據(jù)的功能，非數(shù)字作品的數(shù)字化、轉(zhuǎn)換和載入的方法，提供檔案資源的鑒別和權(quán)屬管理的功能。3.3檔案信息的組織。檔案信息的組織就是將資源庫中的檔案進行序化，形成系統(tǒng)性、科學(xué)性的知識體系，可以更好地為用戶服務(wù)。智慧檔案信息系統(tǒng)在組織信息資源過程中應(yīng)該加入機構(gòu)部門、主題、領(lǐng)域、責(zé)任者等方式，并能根據(jù)分類提取相關(guān)的關(guān)聯(lián)詞組，并描述出它們的上下位類和語義聯(lián)系，以方便相同類型的檔案進行聚類組織。3.4檔案信息的檢索與傳播。多種系統(tǒng)檢索中關(guān)鍵詞檢索最為常見，其次是分類檢索。檢索后，針對有關(guān)檔案資源信息，選擇關(guān)聯(lián)度相對較高的檔案提共給用戶，使得檔案內(nèi)容中與用戶所需更為接近化。系統(tǒng)中針對具有保密性的文章應(yīng)設(shè)置專用的權(quán)限字段，利用針對性的開放模式，實施對某機構(gòu)在某時間段進行保密信息開放，實現(xiàn)既能針對性與能共享性的信息開放效果。3.5用戶評介與互操作服務(wù)。在智慧檔案管理系統(tǒng)中，用戶評介、互操作功能的設(shè)計主要是為給用戶、系統(tǒng)之間提供交互平臺，實現(xiàn)用戶與系統(tǒng)或者系統(tǒng)于系統(tǒng)之間的交互過程，從交互功能中，用戶可以以一個幫助系統(tǒng)者的身份出現(xiàn)，對系統(tǒng)中出現(xiàn)的問題進行有效解答，同時也可以對系統(tǒng)提出問題，系統(tǒng)會自動將問題和答案收納于幫助系統(tǒng)中，用戶便可以通過檢索的形式得到幫助系統(tǒng)的幫助。
用戶評介與互操作服務(wù)功能還能夠使得檔案信息平臺及時收到用戶的反饋信息，進而對檔案信息使用情況加以了解，不僅如此，此項功能還有另一個優(yōu)勢，就是在檢索信息時，不一定輸入全部信息，只需要提供相關(guān)題目以及獲取方式即可，這一程序的實現(xiàn)需要系統(tǒng)互聯(lián)支持。
作者:王冬梅
參考文獻
關(guān)鍵詞：物聯(lián)網(wǎng)智慧檔案館檔案實體管理服務(wù)模式
Abstract：The developments and applications in Internet of Things creat an entirely new platform for the information exchange of people and materi？ als，things to things.In this paper， we firstly intro？ duce the defining about smart archives among the national academia， then propose the concepts of smart archives， analyse the important effecton ar？ chivesmanagementbroughtfromInternetof Things and finally state the archives entity manage？ ment and service pattern about comprehensive？ lyperceptional smart archives on basis of Internet of Things.
Keywords： Internet of Things；Smart Archives； Archives Entity Management；Service Pattern
2005年，國際電信聯(lián)盟（ITU）在《Internet Re？ ports2005： The Internet of Things》中正式提出了物聯(lián)網(wǎng)的概念，指出物聯(lián)網(wǎng)是基于各種網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的一種全新的動態(tài)網(wǎng)絡(luò)體系，它將信息和通訊技術(shù)領(lǐng)域從任何人之間隨時隨地地連接擴展到了任何人和物之間隨時隨地的互聯(lián)。[1]該技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用為人與物、物與物之間的信息交換創(chuàng)造了一個全新的平臺。2008年，IBM首次提出了“智慧地球”的概念，它主張更透徹的感知、更全面的互聯(lián)互通和更深入的智能化。此概念一經(jīng)提出，便受到了世界各國的關(guān)注，有關(guān)“智慧”的理論研究與實踐探索如雨后春筍接踵而至。
近幾年來，檔案學(xué)領(lǐng)域也掀起了研究智慧檔案館的概念、特征、頂層設(shè)計等內(nèi)容的熱潮，但是智慧檔案館的建設(shè)是一個長期而浩大的工程，不可能一蹴而就。本文著重探討在構(gòu)建基礎(chǔ)層次的全面感知型智慧檔案館的過程中，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對檔案管理產(chǎn)生的重要影響，進而提出基于物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)構(gòu)建的全面感知型智慧檔案館的檔案實體管理與服務(wù)模式。
一、智慧檔案館的概念
我國對智慧檔案館的研究尚處于起步階段，目前檔案學(xué)界對“智慧檔案館”還沒有一個統(tǒng)一、明確的正式定義，不同研究視角的學(xué)者對智慧檔案館進行了不同的描述。楊來青等人從智慧技術(shù)應(yīng)用于檔案信息管理領(lǐng)域的角度，認(rèn)為智慧檔案館是采用物聯(lián)網(wǎng)、云計算等新技術(shù)管理多元化檔案資源、具有感知與處置檔案信息能力并提供檔案信息泛在服務(wù)的檔案館模式。[2]畢娟認(rèn)為智慧型檔案館是以一種更智慧的方法，通過利用新的信息技術(shù)來改變用戶和檔案館系統(tǒng)信息資源交互的方法，提高檔案館服務(wù)的靈活、準(zhǔn)確、便捷，進而實現(xiàn)智慧化服務(wù)和管理的檔案館模式。[3]陶水龍則從建設(shè)實踐的角度出發(fā)，認(rèn)為智慧檔案館是應(yīng)用集成方法將系統(tǒng)與建筑優(yōu)化融合，通過對設(shè)施設(shè)備的自動監(jiān)控，對各類服務(wù)性資源的整合和綜合管理，將各職能系統(tǒng)和資源有機地結(jié)合，營造安全、舒適、良好的綜合環(huán)境。[4]
雖然不同學(xué)者對智慧檔案館的定義有不同的見解，但是仍然存在一些共性認(rèn)識，即不是重點關(guān)注檔案信息資源的智慧管理，還是關(guān)注提供全面的泛在服務(wù)，智慧檔案館都離不開新的信息技術(shù)，尤其是物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，它是實現(xiàn)智慧檔案館全面感知化的重要保障。目前，隨著信息化的逐步推進，物聯(lián)網(wǎng)的相關(guān)技術(shù)已經(jīng)成功應(yīng)用于物流倉儲、零售、交通、門禁管理等眾多領(lǐng)域，特別是在圖書行業(yè)的廣泛應(yīng)用，為檔案管理領(lǐng)域應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)提供了大量可借鑒的經(jīng)驗。部分省市檔案館已經(jīng)進行了一些有益的嘗試，例如，在整合視頻監(jiān)控系統(tǒng)、幕簾報警系統(tǒng)、多媒體系統(tǒng)等基礎(chǔ)上，江蘇省太倉市檔案局利用超高頻射頻識別技術(shù)，實時聯(lián)動檔案實體和數(shù)字檔案資源，實現(xiàn)了檔案實體的區(qū)域追蹤定位、移動終端管理、自動盤庫等功能，創(chuàng)新構(gòu)建了檔案的安全防范體系。筆者認(rèn)為，智慧檔案館是在傳統(tǒng)的實體檔案館和數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)上，利用新興的智慧技術(shù)，實現(xiàn)檔案館內(nèi)多種資源的智慧管理，從而提供更加主動、立體互聯(lián)的深層智慧化服務(wù)。
二、物聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下智慧檔案館的檔案實體管理
依托物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)構(gòu)建的智慧檔案館形成了一個智慧的系統(tǒng)，可以實現(xiàn)檔案、館舍、設(shè)備、用戶與檔案管理者隨時隨地地溝通和感知，[5]從而可以為檔案館中的任意物體提供智慧的互聯(lián)服務(wù)。但是無論是傳統(tǒng)檔案館、數(shù)字檔案館還是智慧檔案館，其主要功能之一都要求實現(xiàn)對檔案實體資源的保管和利用，主要是圍繞檔案實體進行收集、整理、利用、統(tǒng)計等管理活動并對檔案實體保管環(huán)境進行維護，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用將使檔案實體的保管更加安全，利用更加便利。
（一）傳統(tǒng)檔案實體管理
20世紀(jì)80年代以前，對檔案實體進行維護和管理的技術(shù)都較為簡單，主要以手工方式完成檔案整理、檢索、利用等各項工作，如用手寫方式對歸檔文件材料進行編號、手工編制檔案目錄、手工翻閱目錄進行檢索、手工調(diào)檔、手寫出具檔案證明等；同時采用較為簡單的物理、化學(xué)技術(shù)進行檔案實體的保管和保護，如采用在地面灑水的方式為檔案庫房加濕，采用放置木炭、生石灰、硅膠等方式為檔案庫房降濕等。[6]
隨著檔案信息化建設(shè)的不斷發(fā)展，依托現(xiàn)代信息技術(shù)，有效提高了檔案實體管理水平和檔案利用查找效率，基本實現(xiàn)了對檔案實體的目錄、全文等信息的收集、存儲和檢索。但是目前的檔案信息管理系統(tǒng)中，各種技術(shù)的應(yīng)用、流程的改進大多是針對檔案虛擬信息的，由于檔案實體本身無法自動發(fā)送和接受任何指令，因此在對這些虛擬信息進行研究之后，并沒有有效的途徑反饋給檔案實體；而由于檔案信息管理系統(tǒng)中存儲的都是檔案的虛擬信息，無法對檔案實體進行實時監(jiān)控和管理，如果發(fā)生檔案實體丟失的情況，檔案信息管理系統(tǒng)無法得知。
同時，在目前的檔案利用過程中，檔案用戶通過檔案信息管理系統(tǒng)查閱到相關(guān)檔案，如需借閱檔案實體，主要依賴檔案的分類擺放來進行檔案實體的定位查找。然而，經(jīng)過頻繁的借閱和歸還，難免造成檔案錯位放置，給工作帶來諸多不便，如需查找錯位放置的檔案，將耗費大量的人力和時間。
另外，為了有效保障檔案實體的安全保管，目前多數(shù)檔案館會配備防火設(shè)備、防盜監(jiān)控和溫濕度控制等安全管理系統(tǒng)。但總體而言，這些系統(tǒng)的自動化程度不高，很多還需要依賴人工管理實現(xiàn)，并且這些系統(tǒng)一般彼此獨立運行，無法形成統(tǒng)一有效的整體管理，存在一定的安全隱患。
（二）基于物聯(lián)網(wǎng)的檔案實體管理
引入物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，在所有檔案實體上設(shè)置一個帶傳感能力的電子標(biāo)簽，將會徹底解決檔案館中檔案實體與現(xiàn)有的檔案信息管理系統(tǒng)之間缺乏溝通橋梁的難題。由于物聯(lián)網(wǎng)中每個聯(lián)網(wǎng)節(jié)點都具有獨立尋址的能力，因此通過植入傳感節(jié)點的方式可以實現(xiàn)對每一份檔案的實時感知和監(jiān)測。同時，通過建立物聯(lián)網(wǎng)管理系統(tǒng)與現(xiàn)有的檔案信息管理系統(tǒng)的無縫鏈接，可以有效實現(xiàn)檔案資源共享和檔案實體快速靈活地查找、準(zhǔn)確地區(qū)域定位、圖形化導(dǎo)航索取、快速查庫等智能化管理。
通過為每一份紙質(zhì)檔案粘貼附有該檔案題名、存放位置等相關(guān)信息的電子標(biāo)簽，檔案管理人員可以利用讀寫設(shè)備對檔案密集架上的檔案進行盤查掃描，以檢測每一件檔案的狀態(tài)，并將掃描到的信息與檔案信息管理系統(tǒng)中的信息進行比對更新，從而及時發(fā)現(xiàn)檔案丟失或者錯位放置的問題。一旦出現(xiàn)檔案實體的錯位放置，讀寫設(shè)備就會報警提示，并通過精確的位置引導(dǎo)信息找到錯位放置的檔案，使其正確歸位，從而提高檔案信息管理系統(tǒng)對檔案實體的監(jiān)管能力和檔案管理人員盤庫的工作效率。
物聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，用戶在利用檔案的過程中，如果需要借閱檔案實體，借閱的過程將會變得更加方便與簡捷。首先通過檔案信息管理系統(tǒng)查找到檔案目錄，隨后可以利用嵌入的傳感器節(jié)點去圖形化導(dǎo)航索取對應(yīng)檔案實體的物理位置并完成實體借閱。同時，由于每份檔案都具有獨一無二的電子標(biāo)簽，在通過讀寫設(shè)備完成檔案實體借閱的過程中，檔案實體的檔號、題名、借閱人、借閱次數(shù)等多種信息被自動地記錄到檔案信息管理系統(tǒng)中，為后期的檔案統(tǒng)計工作提供了極大的便利。
另外，檔案資源不可再生的特點要求保管檔案的庫房環(huán)境必須符合相關(guān)的要求。基于物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)構(gòu)建的智慧檔案館中，可以將館內(nèi)的所有安全防護系統(tǒng)集成一體，形成一個統(tǒng)一的安全管理平臺。隨著技術(shù)的不斷發(fā)展，還可以在傳感器節(jié)點上增加更為復(fù)雜的深入感知能力，實現(xiàn)對檔案實體周圍的溫濕度、光線等信息的傳感，管理平臺通過預(yù)先設(shè)定的程序?qū)旆繙貪穸取⒐饩€等環(huán)境情況進行不需人工干預(yù)的智能化調(diào)節(jié)。例如，當(dāng)檔案實體處于溫濕度不合適的環(huán)境時，傳感器節(jié)點能夠自動向?qū)?yīng)的管理節(jié)點發(fā)送提醒信息，并采取有效措施消除安全隱患，從而有效降低了因溫濕度不適宜而導(dǎo)致檔案實體發(fā)生霉變或脆化等風(fēng)險。管理平臺可以通過檔案實體中的傳感器節(jié)點和視頻監(jiān)控系統(tǒng)共同對檔案實體實施監(jiān)控，如果檔案實體未經(jīng)授權(quán)出庫，庫房門口的傳感探測器就能及時檢測并報警，同時管理平臺可以自動以手機短信、E-mail等方式向預(yù)設(shè)的管理人員發(fā)送警報情況，從而便于管理人員能夠隨時隨地了解庫房情況。
因此，隨著傳感器節(jié)點的智能程度不斷提高，檔案實體被賦予了主動思考和處理事務(wù)的智慧，可以感知自身狀態(tài)和周圍環(huán)境，并能與檔案信息管理系統(tǒng)進行信息交互，使得現(xiàn)有的檔案信息管理系統(tǒng)不再是一個被動的信息查詢系統(tǒng)，而真正起到了連接用戶和檔案實體的橋梁作用。檔案實體的自我感知能力和簡單信息處理能力，也是構(gòu)建未來智慧檔案館的關(guān)鍵基礎(chǔ)。
三、物聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下智慧檔案館的服務(wù)模式
如果說傳統(tǒng)檔案館以對檔案實體的保管為重，那么未來的智慧檔案館將更側(cè)重于服務(wù)。隨著互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用的不斷深入，檔案信息的公_程度將越來越高，檔案信息的需求將越來越大，因此檔案信息的服務(wù)范圍、服務(wù)方式和服務(wù)質(zhì)量也將越來越重要。[7]智慧技術(shù)的應(yīng)用催生了智慧服務(wù)的革新，采用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)構(gòu)建的智慧檔案館，其應(yīng)用架構(gòu)將發(fā)生根本性的轉(zhuǎn)變，它提供的服務(wù)模式也會隨之發(fā)生改變。
（一）由靜態(tài)被動服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹腔壑鲃臃?wù)
現(xiàn)階段的檔案信息管理系統(tǒng)與檔案實體之間相互孤立，只能管理檔案的虛擬信息，無法直接管理檔案實體。檔案服務(wù)過程中，檔案實體更多時候呈現(xiàn)出的是一種靜態(tài)的、被動地等待查找利用的傳統(tǒng)特性。
而物聯(lián)網(wǎng)由傳感網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、傳輸網(wǎng)絡(luò)和應(yīng)用控制網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)構(gòu)成，具有全面感知、可靠傳遞和智能處理三個重要特征。[8]植入了傳感器節(jié)點的檔案實體可以主動地向檔案信息管理系統(tǒng)發(fā)送信息，實時更新系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)信息；同時也可以隨時隨地接受檔案信息管理系統(tǒng)的管理，獲取應(yīng)用對象的信息，從而給檔案信息管理系統(tǒng)提供更為全面翔實的檔案狀態(tài)數(shù)據(jù)。當(dāng)用戶需要通過檔案信息管理系統(tǒng)查詢到某一檔案實體的相關(guān)信息時，檔案實體中的傳感器節(jié)點將對用戶尋找檔案實體的過程進行引導(dǎo)，此時的檔案實體富有智慧，成為利用活動中的主動參與者。
（二）由水平單向服務(wù)過程轉(zhuǎn)變?yōu)榱Ⅲw互聯(lián)的服務(wù)過程
現(xiàn)階段的檔案館中，用戶、檔案實體和檔案信息管理系統(tǒng)之間主要形成如圖1所示的服務(wù)關(guān)系模型。在該模型中，檔案信息管理系統(tǒng)是信息交換的核心，用戶和檔案實體之間無法直接進行信息傳遞，只能通過檔案信息管理系統(tǒng)進行中轉(zhuǎn)。而檔案信息管理系統(tǒng)與檔案實體之間的聯(lián)系則呈現(xiàn)為明顯的服務(wù)單向性，即檔案信息管理系統(tǒng)僅在入庫前采集一次檔案信息，隨后，系統(tǒng)中只隨時記錄檔案的借閱信息。由于檔案實體本身缺乏信息接收的能力和傳遞的載體，檔案信息管理系統(tǒng)幾乎不再與檔案實體交互任何信息，從而導(dǎo)致檔案信息管理系統(tǒng)與檔案實體之間脫節(jié)。而檔案信息管理系統(tǒng)和用戶之間雖然可以進行相互的聯(lián)系，但是更偏重的仍是用戶與檔案信息管理系統(tǒng)的聯(lián)系（比如用戶可以通過系統(tǒng)查詢檔案、訂閱電子檔案、申請借閱、網(wǎng)上延期等），檔案信息管理系統(tǒng)向用戶卻只提供比較有限的信息反饋服務(wù)（比如檔案催還提醒、檔案借閱審批通知等）。
而基于物聯(lián)網(wǎng)的智慧檔案館中，用戶、檔案實體和檔案信息管理系統(tǒng)之間則形成了如圖2所示的網(wǎng)狀服務(wù)模型。在該模型中，檔案信息管理系統(tǒng)與檔案實體都是具有計算能力的智慧節(jié)點，相互之間可以進行更為廣泛的信息交互。通過這種信息交換，檔案信息管理系統(tǒng)中存儲的檔案虛擬信息與檔案實體一一對應(yīng)，從而加強了檔案信息管理系統(tǒng)與檔案實體之間的聯(lián)系。而用戶可以通過持有智能設(shè)備加入到該物聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)中，不僅可以和檔案管理信息系統(tǒng)進行順暢的信息交換，還可以通過手持設(shè)備和檔案上的傳感節(jié)點建立聯(lián)系、直接通信。當(dāng)用戶漫步在開架檔案旁時，不僅能夠?qū)崟r感知到附近檔案的主題內(nèi)容等信息，而且可以由嵌入其中的傳感節(jié)點引導(dǎo)用戶快速高效地找到目標(biāo)檔案實體。
（三）由孤立的淺層檔案服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)榛ヂ?lián)的深層信息服務(wù)
現(xiàn)階段的檔案信息管理系統(tǒng)對檔案實體的信息存儲有限，且實體信息很難更新，無法對檔案實體進行實時有效的管理，缺乏足夠的檔案信息進行用戶服務(wù)。其能夠為用戶提供的大多是一個個孤立的檔案資料，既無法將所有檔案聯(lián)系為一個整體，也o法提供檔案管理與利用過程中產(chǎn)生的相關(guān)信息，因此，目前的檔案服務(wù)往往局限于淺層的資料服務(wù)。
然而基于物聯(lián)網(wǎng)構(gòu)建的智慧檔案館中，每個檔案實體都被賦予了智慧能力。物聯(lián)網(wǎng)的感知和控制能力使得應(yīng)用對象在提供感知信息后還能夠相互傳遞信息，同時各個智慧節(jié)點自身都具有智慧化的信息處理能力，它們又通過物聯(lián)網(wǎng)形成了一個有機的整體，相互之間可以進行信息的交換與共享，因此除了豐富的檔案內(nèi)容信息之外，還將產(chǎn)生大量的檔案全生命周期過程中的輔助信息。在此基礎(chǔ)上，能夠自動分析用戶的需求，挖掘各種檔案知識，對各節(jié)點之間的檔案知識進行匯聚和融合，從中獲得一些隱藏的有價值信息，從而為用戶提供綜合的深層次的信息服務(wù)。
四、結(jié)語
隨著檔案進庫量和利用量的快速增長，傳統(tǒng)的管理手段難以對所有檔案實體資源做到智能、高效、安全的管理和利用。基于物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)構(gòu)建的智慧檔案館，能夠使檔案信息與檔案實體實現(xiàn)有機結(jié)合，從而實現(xiàn)更加高效、安全的智能化管理，服務(wù)模式也將比現(xiàn)階段有更為全面的發(fā)展。雖然智慧檔案館的研究仍處在探索階段，物聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下智慧檔案館的實際建設(shè)也將面臨成本、人才等多方面的問題，從而不能在短期內(nèi)完成，但是筆者堅信，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展和復(fù)合型人才的培養(yǎng)與儲備終將促進智慧檔案館的健康發(fā)展。
注釋及參考文獻：
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1．1檔案記錄形式呆板，缺少創(chuàng)新性
管理形式雷同性強是社會失范的突出癥結(jié)之一，也稱作“形式主義”。社會管理失范促生了呆板的檔案管理形式，嚴(yán)重降低了檔案的內(nèi)在價值。現(xiàn)階段，信息互動頻率逐漸增加，單位之間的信息互補性進一步加強，因此，檔案管理方案和管理模式范本就會流行于各個單位之間。會議和文件是管理的主要方式，無論是領(lǐng)導(dǎo)的言論，還是文件的內(nèi)容都要求具有真實樸質(zhì)的特點，嚴(yán)禁出現(xiàn)“套話”和“管腔”等形式主義的語言模式，然而受社會中形式主義的影響，領(lǐng)導(dǎo)演講和文件中大多出現(xiàn)了缺乏實用性、創(chuàng)造性的觀點，從而導(dǎo)致檔案中出現(xiàn)重復(fù)記錄的現(xiàn)象。比如在不同級別的文件中屢次出現(xiàn)“科學(xué)發(fā)展”、“人本主義精神”和“和諧團隊”等方面的內(nèi)容，極大地降低了檔案的保存價值。檔案管理方式也是提升檔案價值的關(guān)鍵因素之一，然而單位檔案管理模式多是沿用社會上通用的管理模式進行管理，對增強單位競爭力無益，不利于企業(yè)的個性化發(fā)展。
1．2檔案信息失真，可靠性降低
真實性體現(xiàn)了檔案的基本價值，但由于受各種社會失范形式的影響，檔案管理中出現(xiàn)明顯的信息失真和浮夸現(xiàn)象。比如，在現(xiàn)代社會中，某些單位為了逃避稅收，篡改經(jīng)濟數(shù)據(jù)；有些行政領(lǐng)導(dǎo)為了減少自身責(zé)任，少報或者隱報管轄內(nèi)的安全責(zé)任事故或者自然災(zāi)害造成的損失，從而致使檔案記錄缺乏真實性，不利于國家及時做出指導(dǎo)政策。為了局部利益而背離客觀事實的做法較為常見，是形成管理失范現(xiàn)象的根源之一，客觀的社會實踐記錄才是確保檔案生命力的源泉。檔案失真包括兩個方面，即記錄內(nèi)容失真和管理過程失真，后者是前者的保障。內(nèi)容失真主要是指檔案記錄沒有真實反映社會實踐過程和實踐情況，以造假和虛構(gòu)出的文字或者數(shù)字記錄活動情形，無實質(zhì)性的檔案價值。管理過程失真，是為達到某種不正當(dāng)?shù)哪康模鴮⒄鎸嵉挠涗涍M行銷毀或者更改，弱化檔案的原有屬性，不能真實地反映不規(guī)范的實踐過程。
1．3檔案內(nèi)容缺失，完整性差
在現(xiàn)實的社會活動中，管理理性程度較弱，嚴(yán)重影響了檔案管理內(nèi)容的完整性。社會失范易導(dǎo)致人們做出一系列的不規(guī)范行為，比如，在會議上，某些單位領(lǐng)導(dǎo)為了推脫自身責(zé)任，而使用模棱兩可的語言作為處理意見，或者談話時避重就輕，甚至要求相關(guān)記錄人員對自己的發(fā)言不予記錄。在這種情況下，檔案內(nèi)容缺失較大，一些重大事項的處理決策和方案沒有得到及時、完整的記錄，或者方式較為含糊，不能為日后提供的參考依據(jù)。在社會管理缺失的環(huán)境下，各級領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視程度普遍降低，因此，不利于日后成績的發(fā)展。受管理缺失的影響，由于各種背景因素的影響，檔案記錄長期處于一種片面的記錄狀態(tài)，若不加以制止，不但降低了檔案價值，而且容易造成檔案管理短板，人們對檔案完整性的追求也會逐漸消退，對社會的長遠(yuǎn)發(fā)展及其不利。
2提升檔案價值的方法
2．1優(yōu)化管理內(nèi)容，改變虛假的記錄習(xí)慣
在不同的社會中，檔案始終發(fā)揮著重要作用，傳統(tǒng)的檔案是密閉的、獨有的，檔案中的技術(shù)和經(jīng)驗可以成為企業(yè)對外競爭的優(yōu)勢，也容易導(dǎo)致企業(yè)陷入孤獨的境況。在現(xiàn)代社會中，隨著信息公開程度逐漸加深，檔案內(nèi)容日益透明化，單位之間的信息互動越來越多，并在相互借鑒中取得共同進步。如何使公共的檔案管理經(jīng)驗成為單位特有的競爭性力，必須結(jié)合單位實際情況，對檔案管理辦法進行革新。比如，對于單位內(nèi)外部的技術(shù)文件、重大過失的處理方法進行收錄，并進行長期保存，然而，檔案的保存期限并不是越長越好，對于價值較為一般的檔案通過鑒定文獻類型，設(shè)定保存期限，同時按照國家相關(guān)檔案保存管理條例，定期評定檔案的價值，及時更新和消除“過期”文件。
2．2建立檔案管理體制，靈活創(chuàng)建管理機構(gòu)
開展檔案工作，必須要有相應(yīng)的組織機構(gòu)保障，專門的檔案管理部門也是提高檔案價值的重要途徑。一般情況下，檔案管理組織形式分為以下兩種，即集中式和分散式，檔案管理形式必須與企業(yè)的發(fā)展情況相對應(yīng)。目前，管理體制均有了很大的轉(zhuǎn)變，從單位的發(fā)展趨勢來看，一方面，單位內(nèi)部各部門之間的聯(lián)系日益緊密，朝著團隊化組織方向發(fā)展，企業(yè)檔案的管理權(quán)逐漸公開化，單位領(lǐng)導(dǎo)需要進行統(tǒng)一設(shè)定設(shè)置專業(yè)的管轄部門，強調(diào)檔案管理的獨立性。另一方面，越來越多的單位采取單位總部檔案管理和項目管理檔案管理相結(jié)合的方式，即單位內(nèi)部設(shè)立自上而下的檔案管理機構(gòu)體系，任命總部的管理人員為檔案部門主管，各項目的檔案管理員為部門成員，進行綜合管理。
2．3創(chuàng)新檔案管理方法，吸收時代元素
檔案管理方法關(guān)系到信息的有效收集量和保存價值的大小，單位應(yīng)不斷更新檔案管理觀念，及時吸納優(yōu)秀的管理方法。傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)成形若干個范式，并在相應(yīng)的時期促進了單位的發(fā)展。但是隨著社會的不斷前進，信息化逐漸成為當(dāng)今的發(fā)展趨勢，又創(chuàng)造出更多的檔案實體形式，為了更好地開展實體檔案和電子檔案工作，人們進行了多次嘗試，但管理效果仍然沒有發(fā)生根本性的改變。要向同時做好不同類型的檔案管理工作，管理人員應(yīng)根據(jù)不同的檔案種類，確定相應(yīng)的檔案管理方法。比如，對于數(shù)量較大的、使用頻率高的檔案，使用膠片或者磁盤的形式進行存儲，對于數(shù)據(jù)原始檔案，通過建立數(shù)據(jù)庫進行存儲，對于機密性較強的檔案則可利用以上兩種方法進行儲存。
3結(jié)束語
（一）重視程度不夠。社會保險檔案數(shù)量巨大，工作環(huán)節(jié)繁瑣，而軟硬件投入?yún)s相對較少，人員配備不到位，檔案隨意保存、丟失的情況比較嚴(yán)重，部分業(yè)務(wù)人員檔案管理意識淡漠，存在政策不清、認(rèn)識不足等問題。
（二）管理方法滯后，無法滿足參保人群急速增多、業(yè)務(wù)量劇增和社會保險制度改革的快節(jié)奏。近年來隨著社會保險業(yè)務(wù)量的逐步加大，部分實施了檔案信息化管理，但由于軟、硬件建設(shè)及人員配置等方面沒有統(tǒng)一協(xié)調(diào)，缺乏必要的軟硬件支持，缺乏專業(yè)人才，未能發(fā)揮應(yīng)有效能。相關(guān)信息未及時錄入計算機系統(tǒng)，不便于業(yè)務(wù)檔案快速準(zhǔn)確地檢索使用。
（三）業(yè)務(wù)檔案管理缺乏規(guī)范性。業(yè)務(wù)檔案分類模糊，檔案管理缺乏科學(xué)性，造成重要的業(yè)務(wù)檔案遺失或未納入管理范圍，檔案材料紙張樣式大小不一，裝訂不規(guī)范，裝具不達標(biāo)，封皮目錄填寫不規(guī)范，給業(yè)務(wù)檔案的集中管理和查閱利用造成困難。
（四）業(yè)務(wù)檔案管理人員缺乏系統(tǒng)的專業(yè)培訓(xùn)，業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高。部分人員程度不同地存在技能單一、知識老化、專業(yè)知識缺乏、業(yè)務(wù)工作能力不足等問題，不能滿足工作的需要。隨著社會保險事業(yè)的發(fā)展，社會保險業(yè)務(wù)檔案數(shù)量的劇增，社會保險業(yè)務(wù)檔案管理不能停留在一般水平上，應(yīng)充分利用現(xiàn)代化信息化手段優(yōu)化管理流程，不斷提升服務(wù)質(zhì)量。
二、加強社會保險檔案管理勢在必行
社會保險業(yè)務(wù)檔案管理是社會保險管理服務(wù)的基礎(chǔ)工作，在社會保險工作中發(fā)揮著不可替代的作用。社會保險業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化管理，不僅確定了社會保險事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)，而且有力地維護了參保人員的權(quán)益。
（一）深化社會保險制度改革的迫切需要。隨著社會保險制度改革的逐步深化，“單位人”勢必要變成“社會人”。社會保險部門不但要履行社會保障的責(zé)任，同時還要承擔(dān)起對離退休人員的社會化服務(wù)與管理職能，如此龐大的社會系統(tǒng)工程，就要求我們建立完整安全的個人信息系統(tǒng)，即安全有序的社會保險檔案系統(tǒng)。否則，社會保險部門的工作就會陷入困境，甚至?xí)绊懙缴鐣ｋU改革的進程。
（二）規(guī)范社會保險業(yè)務(wù)管理的必然要求。一個參保人從辦理參保手續(xù)到離退休以及中間失業(yè)等享受社會保險的各項待遇，要經(jīng)過諸多環(huán)節(jié)。檔案作為最原始的參保資料，記載著參保人的一切詳細(xì)信息，這些詳細(xì)的個人檔案記載，就成了今后支付社會保險待遇的重要依據(jù)。社會保險檔案管理的好壞，將直接關(guān)系到參保人的切身利益。
（三）提高社會保險工作質(zhì)量和辦事效率的根本保證。檔案資料的收集、整理實際上是對業(yè)務(wù)工作進行有序的梳理和有效的歸納。對已完成的業(yè)務(wù)工作進行回顧整理、總結(jié)，從中找出經(jīng)驗教訓(xùn)，將對正在進行或進一步開展的工作提供良好的借鑒和推動。可以為決策者提供準(zhǔn)確的各項統(tǒng)計數(shù)據(jù)，為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策提供服務(wù)，提高辦事效率。檔案資料的收集、整理、歸檔與利用是我們做好社會保險工作的前提條件。
三、全面做好新時期社會保險檔案管理工作責(zé)無旁貸
隨著社會保險覆蓋范圍的不斷擴大，參保人數(shù)的不斷增多，社會保險檔案數(shù)量急速增加，如何實現(xiàn)社會保險檔案的規(guī)范化管理，保證社會保險業(yè)務(wù)檔案的完整、安全和有效使用，是社會保險部門必須解決的現(xiàn)時問題，責(zé)任重大，任重而道遠(yuǎn)。
（一）提高思想認(rèn)識，提供全面保障。加大對社會保險檔案工作的重視程度，加強政策宣傳，及時解決工作中出現(xiàn)的問題和困難，積極爭取各級領(lǐng)導(dǎo)對社會保險檔案工作的重視與支持，加大資金及人力投入，切實解決社會保險檔案工作中存在的人員匱乏、資金短缺、庫房緊張等現(xiàn)實問題，為建設(shè)和完善社會保險檔案工作創(chuàng)造良好氛圍和有利條件。積極組織社會保險工作人員學(xué)習(xí)檔案知識，提高檔案意識，樹立依法管檔的觀念，增強做好檔案管理工作的自覺性和責(zé)任感。
（二）理順工作機制，規(guī)范操作流程。加強社會保險檔案的科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)范化建設(shè)，實行社會保險檔案的管理科學(xué)規(guī)范。強化對社會保險檔案的形成、整理、保管、利用等各工作環(huán)節(jié)的研究，制定操作性強、科學(xué)統(tǒng)一的社會保險檔案管理規(guī)范，努力促進社會保險檔案信息資源的整合與共享，提高社會保險檔案的管理效率，使其成為開展社會保障工作的有力工具。對各門類檔案的收集、整理、保管、移交、存檔等要有一個明確的程序，做到既符合工作進程，又符合檔案管理要求。工作中形成的文字材料、業(yè)務(wù)報表等及時歸檔，按照集中統(tǒng)一管理的工作要求登記造冊。加強保險業(yè)務(wù)部門的溝通、交流、合作，避免重復(fù)勞動，實現(xiàn)保險檔案的統(tǒng)一集中管理。
（三）加強信息化管理，實現(xiàn)軟硬件與人統(tǒng)一協(xié)調(diào)。不斷推進社會保險業(yè)務(wù)檔案管理信息化，實現(xiàn)社保業(yè)務(wù)檔案管理信息化與社保經(jīng)辦業(yè)務(wù)處理信息化實時對接，做到業(yè)務(wù)檔案歸檔實時化，管理電子化。通過采取自動化手段，在不斷提高業(yè)務(wù)檔案服務(wù)效能的同時，充分發(fā)揮業(yè)務(wù)檔案主動防范風(fēng)險、保證社保經(jīng)辦整體安全的職能。逐步實現(xiàn)檔案的自動快速編目、檔案信息的自動檢索以及檔案資料的快速統(tǒng)計。堅持“以管促用、以用促管”的原則，圍繞方便查詢、提高利用效率上不斷改進管理方法，全方位為參保職工提供服務(wù)。
（四）加強隊伍建設(shè)，提高業(yè)務(wù)素養(yǎng)。社會保險檔案工作是一項政策性、業(yè)務(wù)性很強的工作，檔案管理人員必須掌握一定的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)知識，具備計算機實際操作能力。為此，在檔案管理人員選拔上嚴(yán)格把關(guān)，切實將工作經(jīng)驗豐富、責(zé)任心強的人員選配到檔案工作崗位上外，同時狠抓檔案管理人員的培訓(xùn)教育工作，采取崗位培訓(xùn)、派送檔案管理人員參加上級主管部門組織的專業(yè)培訓(xùn)等形式，努力提高檔案管理隊伍的專業(yè)技術(shù)素質(zhì)和現(xiàn)代化管理水平。同時要加強檔案管理人員的思想、作風(fēng)建設(shè)，穩(wěn)定隊伍，以保證檔案工作的連續(xù)性，努力造就一支業(yè)務(wù)精湛的社會保險檔案管理隊伍。
1.地質(zhì)資料檔案是地質(zhì)工作者工作成果的重要體現(xiàn)。地質(zhì)工作優(yōu)先于其他行業(yè)，是一項最基礎(chǔ)的工作，是社會經(jīng)濟發(fā)展的保障和先行者。伴隨可持續(xù)發(fā)展概念的提出，沒有任何一個國家的經(jīng)濟發(fā)展不依靠礦物原料。在社會工業(yè)化發(fā)展進程中，人們常常通過地質(zhì)找礦。而地質(zhì)工作者工作的最終成果便是地質(zhì)資料。因此，對地質(zhì)資料的收集和管理顯得尤為重要。經(jīng)濟社會的發(fā)展對地質(zhì)工作的依賴說到底就是對其成果的依賴，地質(zhì)資料具有重大的使用價值。
2.地質(zhì)資料檔案的使用價值。首先，地質(zhì)資料具有三個鮮明特點：其一，地質(zhì)資料是上游產(chǎn)品。地質(zhì)資料是上游產(chǎn)品主要體現(xiàn)在其價值伴隨經(jīng)濟增長而增長。若社會發(fā)展進步快，則對礦產(chǎn)資源的需求量大，從而使得對地質(zhì)資料信息的需求量就越大；反正，則其使用價值變小。其次，地質(zhì)資料是多環(huán)節(jié)產(chǎn)品。地質(zhì)資料檔案是多環(huán)節(jié)產(chǎn)品的原因有幾點：（1）形成周期長；（2）投入成本高；（3）專業(yè)技術(shù)強。無論哪一個礦床的地質(zhì)資料形成都需要一個漫長的過程，每一個技術(shù)環(huán)節(jié)都是極其復(fù)雜的，其都具有不同的使用價值。三是潛在價值大。通過在原有的地質(zhì)資料檔案上的探究，進一步加強工作力度便能得到地質(zhì)成果。綜上所述，地質(zhì)工作越來越受到人們的重視，地質(zhì)資料的需求決定了其社會地位和價值。
二、地質(zhì)資料檔案社會化服務(wù)的現(xiàn)狀
伴隨信息技術(shù)的飛速發(fā)展和在全國各行業(yè)中的應(yīng)用，“數(shù)字國土”正被逐漸推廣。《圖文地質(zhì)資料數(shù)據(jù)庫》項目改變了地質(zhì)資料的存儲方式，人們可以更為方便的對相關(guān)資料進行查閱。國務(wù)院《關(guān)于加強地質(zhì)工作的決定》頒布后，國土部門首先對涉密資料進行逐步清理。建立、建全地質(zhì)資料網(wǎng)絡(luò)服務(wù)體系；成果地質(zhì)資料電子文件匯交格式等一系列的配套文件，為開展地質(zhì)資料的社會化服務(wù)提供了充分的政策依據(jù)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。
三、地質(zhì)資料檔案社會化服務(wù)存在問題及解決對策
1.地質(zhì)資料檔案社會化服務(wù)存在問題。（1）資料管理與服務(wù)跟不上時代步伐。我國現(xiàn)今的地質(zhì)資料管理分為國家和省級管理。即國土資源部對全國的地質(zhì)資料進行統(tǒng)一的管理，各省國土資源廳對基層的地質(zhì)資料進行統(tǒng)一管理。由于管理重點及職責(zé)分工上的差別，使得資料管理的責(zé)任不明確，交叉管理的現(xiàn)象存在。（2）資料匯交不及時。資料匯交不及時主要體現(xiàn)在地質(zhì)成果資料匯交一次驗收合格率過低；管理體制不順，地質(zhì)資料管理部門長期以來隸屬政、企不分的地礦部門管理，從而使部分匯交人擔(dān)心自身利益受損而拒交資料；法制觀念不強，對匯交的地質(zhì)資料的有關(guān)規(guī)定不了解法律制度不完善，匯交人擔(dān)心資料匯交后權(quán)益得不到法律保護；匯交管理手段不硬，缺乏有效制約拒交、欠交的辦法。（3）落后的社會化服務(wù)方式。
1.檔案信息資源共享建設(shè)理念較為落后
目前，我國檔案館檔案信息資源建設(shè)存在思想封閉、理念保守、閉門發(fā)展等問題，制約了檔案信息資源共享建設(shè)的有效發(fā)展。各級檔案館的發(fā)展建設(shè)注重的是檔案信息資源的收集存儲，而忽略了檔案信息資源的共享開發(fā)建設(shè)。“重藏輕用”的落后思想仍然束縛著檔案館各項工作的開展，抑制了檔案信息資源共享與交換建設(shè)，使各級檔案館的檔案信息資源缺乏交流互動的能動性，對檔案信息資源數(shù)字化共享建設(shè)不夠重視，不愿意投入大量的資金成本開展檔案信息化建設(shè)工作，還有些檔案館只是疲于應(yīng)付，或者僅僅是搞面子工程。即使有些檔案館確立了檔案信息資源共享建設(shè)的目標(biāo)，卻由于缺乏動力難以真正推進檔案信息化建設(shè)，長期存在“信息孤島”的問題；還有些檔案館對檔案信息資源共享建設(shè)的論證不足，建成之后也難以真正實現(xiàn)檔案信息資源共享，逐漸出現(xiàn)了發(fā)展建設(shè)滯后的現(xiàn)象。
2.檔案信息資源服務(wù)面窄，數(shù)字化程度低
近幾年來，我國各級檔案館的檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)建設(shè)與之前相比發(fā)展速度較快，但其中檔案信息資源共享的內(nèi)容量卻仍然較少，很多檔案館建設(shè)的網(wǎng)站除了關(guān)于檔案館的基本介紹和館藏目錄之外，社會公眾幾乎查詢不到任何信息，或者出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)鏈接無法打開的問題。檔案館網(wǎng)站內(nèi)容也長期得不到更新，很多檔案信息資源只能提供標(biāo)題和摘要瀏覽服務(wù)，用戶無法連接到數(shù)據(jù)庫查看全部文獻資料，如果想要獲得更多的檔案信息必須到檔案館申請人工查閱。從社會信息化建設(shè)發(fā)展來看，數(shù)字化檔案信息資源是信息傳播的主要形式，也是檔案館檔案信息資源共享建設(shè)的重點內(nèi)容。目前，我國各級檔案館的檔案信息資源共享建設(shè)與發(fā)達國家相比仍然處于落后階段，檔案信息資源數(shù)量也有限，數(shù)字化建設(shè)程度較低。
3.檔案信息資源共享建設(shè)手段落后，利用率低
檔案信息資源共享建設(shè)不僅要注重檔案內(nèi)容的不斷豐富，更要方便檔案用戶的查詢利用。但是，我國各級檔案館對于檔案信息資源檢索重視程度較低，難以提供功能完善的檢索條件，檔案信息資源的易用性差、檢索效率低，大部分檔案館的檔案信息資源檢索不支持全文檢索、二次檢索和布爾邏輯檢索，檔案用戶對獲得的檢索結(jié)果并不滿意。由于檔案信息資源分布廣、涉及面多，不同地域之間的檔案信息資源收集、處理、存儲標(biāo)準(zhǔn)不同，導(dǎo)致檔案信息資源過于分散，給檔案信息資源檢索發(fā)展帶來了一定影響。而且，很多檔案館沒有先進的技術(shù)手段實現(xiàn)檔案信息資源的高效整合和準(zhǔn)確定位，缺乏檔案信息資源分類檢索平臺和共享利用平臺建設(shè)，采用的信息檢索軟件也比較落后，更新維護困難，對檔案用戶的查詢效率造成一定影響，不支持多種邏輯組合檢索的方式，難以真正實現(xiàn)檔案信息資源的共享與交換。
二、網(wǎng)絡(luò)背景下檔案信息資源共享體系構(gòu)建策略
1.提高檔案信息資源共享的安全性
檔案信息資源共享建設(shè)要切實提高安全性，隨著現(xiàn)代社會信息化發(fā)展，檔案館負(fù)責(zé)收集整理、開發(fā)利用的檔案信息數(shù)量持續(xù)增多，在實現(xiàn)最大限度的檔案信息資源共享的同時，要不斷強化檔案服務(wù)功能。但是，檔案事業(yè)的發(fā)展有著政治性等不可忽視的本質(zhì)特征，因此對于檔案信息資源的安全管理要更加重視。在檔案信息資源共享建設(shè)過程中，要對檔案信息資源的類型進行仔細(xì)鑒定，確定不同檔案信息資源的保密級別和開放范圍，真正做到嚴(yán)格審查、認(rèn)真管理、加強保密。而且，檔案館工作人員要有良好的安全意識，積極采用各種現(xiàn)代信息技術(shù)防止網(wǎng)絡(luò)黑客和病毒的非法入侵，利用各種網(wǎng)絡(luò)安全防御技術(shù)，及時消除網(wǎng)絡(luò)中存在的各種安全隱患，保證檔案信息資源共享管理系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行。在提高檔案信息資源安全性時，要更加注重檔案信息資源的合理合法利用，使其能夠發(fā)揮其最大價值。制定完善可靠的電子檔案信息資源查詢流程、使用規(guī)范、安全級別等制度標(biāo)準(zhǔn)，綜合利用數(shù)字簽名、數(shù)字水印等技術(shù)，確保檔案信息資源共享和交換的安全性和保密性。
2.實現(xiàn)檔案信息資源協(xié)同共享服務(wù)
將檔案館檔案信息資源共享建設(shè)與政府電子政務(wù)平臺相互結(jié)合，深入貫徹政府信息公開條例，使檔案館信息化建設(shè)能夠?qū)⒄C布的現(xiàn)行文件直接收集到檔案館中，為檔案信息資源共享建設(shè)奠定良好基礎(chǔ)，在實現(xiàn)檔案信息資源安全保密的同時，不斷拓展檔案信息資源服務(wù)功能，為社會公眾提供多元化、個性化檔案服務(wù)，真正實現(xiàn)服務(wù)型檔案信息資源管理模式，體現(xiàn)“以人為本”的檔案服務(wù)理念。將檔案館傳統(tǒng)的“重藏型”管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)榉?wù)型管理模式，實現(xiàn)檔案館不同職能部門之間的協(xié)同服務(wù)，在發(fā)展建設(shè)服務(wù)型檔案信息資源管理模式過程中，雖然不同職能部門之間必然會存在信息壁壘問題，但是在一定時間范圍內(nèi)可以使檔案館不同部門之間實現(xiàn)信息共享，提高檔案館綜合服務(wù)效率，節(jié)約社會公眾查詢、檢索和利用檔案信息資源的時間。目前，我國部分檔案館已經(jīng)采用了協(xié)同工作的服務(wù)型檔案信息資源管理模式，切實體現(xiàn)了“以人為本”的服務(wù)理念，將檔案用戶分為社會公眾、企業(yè)用戶和授權(quán)用戶等多個類型，使檔案館可以針對特定用戶提供多元化功能服務(wù)，縮短檔案查詢時間，提高服務(wù)效率。
3.注重檔案信息資源的開發(fā)、共享和利用
檔案館利用現(xiàn)代信息技術(shù)為檔案用戶提供多元化的數(shù)字化服務(wù)，是檔案信息資源建設(shè)的發(fā)展方向。檔案館可以從檔案信息資源專題開發(fā)入手，進行深層次的價值挖掘，建立不同區(qū)域的檔案信息資源管理中心，以互聯(lián)網(wǎng)進行支撐，通過網(wǎng)絡(luò)窗口服務(wù)提高檔案信息資源共享服務(wù)的功能性，建設(shè)專門為政府機關(guān)、社會公眾、企事業(yè)單位提供檔案信息資源服務(wù)的共享平臺。檔案信息資源共享建設(shè)的最終目標(biāo)就是深入開發(fā)檔案信息，將分布廣泛、相互獨立的檔案信息資源連接起來，形成統(tǒng)一的檔案信息資源共享規(guī)模，使檔案信息資源可以為社會發(fā)展、產(chǎn)業(yè)擴大提供功能化服務(wù)。檔案館對于分散存儲的檔案信息資源，要利用現(xiàn)代信息技術(shù)進行集中管理和有效整合，在保證檔案信息資源安全可控的基礎(chǔ)上，對檔案信息資源進行分級管理。利用先進的計算機處理技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通信技術(shù)，將分散于不同區(qū)域的檔案信息資源進行整合，實現(xiàn)檔案信息資源的優(yōu)化配置，利用互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)檔案信息資源的共享互動和高效服務(wù)；打破傳統(tǒng)區(qū)域和部門之間信息壁壘的問題，使不同類型的授權(quán)用戶可以根據(jù)自己的權(quán)限級別獲得自己需要的檔案信息；檔案館將收集到的檔案信息資源經(jīng)過加工處理、整合存儲之后向社會提供各種服務(wù)，最終實現(xiàn)檔案信息資源的安全共享與交換。
三、總結(jié)
【關(guān)鍵詞】職業(yè)健康；監(jiān)護檔案；信息化管理
隨著國家相關(guān)部門對職業(yè)病統(tǒng)計重視程度的不斷提高，職業(yè)健康監(jiān)護檔案的管理也引起了各企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)部門的高度重視。在過去的時間里，由于管理理念落后，管理方法和手段不當(dāng)，從而導(dǎo)致此方面的管理水平下降，健康監(jiān)護檔案的作用無法得到充分發(fā)揮。然而，隨著計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，也給企業(yè)的職業(yè)健康監(jiān)護檔案管理工作帶來的福音，使其實現(xiàn)了檔案的信息化管理，完善了檔案管理工作。
一、監(jiān)護檔案計算機單機管理的作用與局限性
縱觀我國職業(yè)健康監(jiān)護檔案管理工作的開展來看，大致經(jīng)歷了3個發(fā)展階段，即全紙質(zhì)管理階段、計算機管理階段和網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)管理階段。作為全紙質(zhì)管理階段向網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)管理階段的過渡期，計算機單機管理階段在檔案管理發(fā)展中具有重要意義，但同時也存在一些有待解決的問題，接下來筆者就監(jiān)護檔案計算機單機管理的作用與局限性進行簡要分析和探討。
1.監(jiān)護檔案計算機單機管理的作用
計算機單機管理與傳統(tǒng)的全紙質(zhì)管理相比，在硬件設(shè)施上得到了很大的提升，實現(xiàn)了部分環(huán)節(jié)的自動化，一方面減少了管理人員的工作量，節(jié)省了大量的人力資源；另一方面則提高了工作效率和管理水平。利用Fox pro軟件程序建立數(shù)據(jù)庫索引系統(tǒng)是1999年開始應(yīng)用的管理方法，該系統(tǒng)將1976年以來的數(shù)以萬計的監(jiān)護檔案錄入計算機，采用一人一號一檔終身使用，并在此基礎(chǔ)上用數(shù)據(jù)庫命令來進行條件索引，方便使用者對所需的檔案進行查找，索引的關(guān)鍵詞有很多，比如說姓名、部門、單位、職業(yè)病危害因素以及體檢時間等。與此同時，該系統(tǒng)還可以滿足使用者的諸多需求，例如，對紙質(zhì)檔案資料的調(diào)閱、對勞動者健康情況變化進行動態(tài)觀察等。除此之外，使用者若想將該系統(tǒng)中的體驗人員的一般情況批量導(dǎo)出，只需要核對一般信息接著錄入體檢結(jié)果便可，這樣一來，大幅度減少了體檢資料錄入的工作量，提高了整體效率。
2.監(jiān)護檔案計算機單機管理的局限性
計算機單機管理雖然在一定程度上實現(xiàn)了管理工作的自動化和智能化，但在某些方面仍然過于依賴紙質(zhì)檔案，有一部分工作依舊需要手工操作來完成。這就導(dǎo)致了這種管理模式或多或少會存在一些不足之處。歸納起來，這些不足之處大致體現(xiàn)在以下幾個方面：（1）盡管利用計算機技術(shù)可以使體檢人員盡快得到體檢號碼，但是秘籍架里人工提取檔案或建新檔案的效率低，從而必然會導(dǎo)致體檢人群中在檔案室中滯留；（2）由于體檢人員在獲取檔案之后，需要到監(jiān)護門診進行問診、檢查以及開具各種檢查單等工作，所以大量的人群會集中在監(jiān)護門診中，導(dǎo)致人員擁擠，目前，監(jiān)護門診環(huán)節(jié)已經(jīng)成為了體檢中最受關(guān)注的問題；（3）在體檢之后，企業(yè)健康監(jiān)護檔案管理人員需要對各個員工的檢查單進行手工整理、粘貼、錄入，由于人員較多，所以管理人員的工作量也往往較大，這樣一來，難免會出現(xiàn)由于人工失誤而導(dǎo)致的差錯出現(xiàn)，同時，整體工作效率也無法得到全面提高；（4）由于是單機管理，所以醫(yī)生所用的Excel表格與檔案室的Fox pro數(shù)據(jù)庫兩者是相互分離的。因此，對于體檢原始資料的查詢，只能通過紙質(zhì)檔案里查詢到；（5）監(jiān)護檔案計算機單機管理時期，對于身份的識別有賴于每個檢查環(huán)節(jié)核對身份證和照片，繁忙之中難以杜絕冒名頂替的現(xiàn)象發(fā)生。
二、職業(yè)健康監(jiān)護檔案信息化管理的優(yōu)勢
在信息技術(shù)不斷發(fā)展的今天，信息化管理已經(jīng)成為了職業(yè)健康監(jiān)護檔案管理的必然趨勢。與全紙質(zhì)管理和計算機單機管理相比，信息化管理具有諸多優(yōu)勢，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：
1.全面提升了職業(yè)健康監(jiān)護的工作效率
自從信息化管理系統(tǒng)研制成功并投入使用之后，基本上可以將計算機單機管理過程中存在的問題有效解決，尤其是在工作效率的提升上，其優(yōu)勢更為明顯：（1）改變了傳統(tǒng)全紙質(zhì)管理模式，使得檔案的存放空間進一步縮小，提檔歸檔的事時間和人力也得到了大幅度節(jié)約；（2）體檢流程得到了優(yōu)化，體檢人員在領(lǐng)取到體檢任務(wù)之后，需要前往不同的科室進行檢查，有效緩解了單一流程的瓶頸效應(yīng)；（3）對于體檢人員的攝像信息會在第一時間傳達到各個科室內(nèi)，以此來有效防止冒名頂替的問題發(fā)生，確保了體檢資料的真實性；（4）在檔案管理中，加入了條形碼和掃描儀等設(shè)備的應(yīng)用，以此來確保各項檢查工作可以以最短的時間切換到所需的工作界面，大大縮短了體檢時間，提高了工作效率；（5）對與體檢人員相關(guān)的檢查結(jié)果的整理和錄入，直接由負(fù)責(zé)檢查的醫(yī)師完成，不僅提高了工作效率，而且還確保了檢查結(jié)果的準(zhǔn)確性；（6）檔案室和各個檢查室的工作均錄入或傳輸?shù)叫畔⒒到y(tǒng)中，受檢者的一般信息和歷次體檢結(jié)果完整保存并動態(tài)續(xù)加新內(nèi)容。
2.信息化管理符合職業(yè)健康監(jiān)護的工作要求
對于為企業(yè)提供職業(yè)健康監(jiān)護技術(shù)服務(wù)的衛(wèi)生部門來說，其主要任務(wù)就是對出具的個體報告進行統(tǒng)計和保管。在信息化管理系統(tǒng)模式下，職業(yè)健康監(jiān)護工作應(yīng)該具備以下幾項功能：（1）不同人員在操作權(quán)限上具有一定程度的限制，工作人員只能根據(jù)自己的權(quán)限開展管理工作；（2）針對每一位工作人員，都有各自的用戶名、密碼和簽字識別，這些資料都是其他人無法修改的；（3）與體檢人員相關(guān)的體檢時間、報告生成時間等信息都是系統(tǒng)自動生成的，具有極強的時效性；（4）檔案的建立是按照體檢者的姓名和身份證號為依據(jù)的，實行一人一檔終生使用制度，這樣做的目的主要是為了避免體檢者由于工作變動而導(dǎo)致的檔案資料不連貫的問題發(fā)生；（5）對于體檢者的檢查報告，通常以PDF的形式打印出來，并進行存檔，不能對其進行更改或編輯。這樣一來，便提高了健康檔案工作的嚴(yán)謹(jǐn)、客觀和真實性，達到了維護勞動者和企業(yè)雙方權(quán)益的目的。
3.對檔案室工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)提出了新要求
與傳統(tǒng)的全紙質(zhì)檔案管理模式相比，檔案信息化管理對管理者的業(yè)務(wù)素質(zhì)也提出了更高的要求，首先，管理人員必須對熟練操作電腦，并且能夠利用辦公軟件對健康檔案進行整理和統(tǒng)計，否則，無法利用Excel開展檔案管理工作。其次，對企業(yè)單位批量在崗定期體檢，依據(jù)監(jiān)護醫(yī)師制定的體檢項目方案，轉(zhuǎn)化為信息系統(tǒng)里新的體檢計劃分組，對體檢名單進行分組之后，將其編號后導(dǎo)入管理系統(tǒng)中。再次，動態(tài)掌握體檢進度、體檢項目完成情況，及時反饋到企業(yè)，以便企業(yè)督促員工按時完成體檢，提高受檢率。最后，對上、轉(zhuǎn)、離崗體檢，以及特殊工種取證體檢這些常規(guī)的非批量體檢，檔案室工作人員要掌握不同工種所接觸的職業(yè)病危害因素類別，根據(jù)職業(yè)病危害因素選擇相應(yīng)的體檢項目，即時掛號、劃價、攝像、打印導(dǎo)診單。只有將以上工作全面掌握，才能夠提高檔案管理水平，提高檔案使用率。
三、結(jié)語
綜上所述，職業(yè)健康監(jiān)護檔案管理是企業(yè)發(fā)展中的一項重要管理工作，是企業(yè)對員工身體健康狀況進行全面了解的重要依據(jù)。近年來，隨著計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷普及與推廣，實現(xiàn)健康監(jiān)護檔案管理信息化也成為了企業(yè)發(fā)展中的一項重要工作。實現(xiàn)管理信息化，不僅可以提高健康監(jiān)護檔案的利用率，將其作用最大限度的發(fā)揮出來，而且還可以從整體上提高企業(yè)的管理水平，更好的促進企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。
參考文獻：
首先，繼續(xù)強化社保檔案管理的理解與認(rèn)識
一、加強社會保險的檔案管理，是深化社會保險改革的需要。
隨著社會保險改革的逐步深化，“社會人”將是必然發(fā)展趨勢。社會保險部門不但要履行社會保障的責(zé)任，同時還要承擔(dān)起對離退休人員的社會化服務(wù)與管理職能，如此龐大的社會系統(tǒng)工程，若無完整準(zhǔn)確的個人資料記載，即安全有序的社會保險檔案管理，社會保險部門的工作就會陷入困境，甚至?xí)绊懙缴鐣ｋU改革的進程。
二、加強社會保險的檔案管理，是社會保險業(yè)務(wù)本身的必然要求。
一個參保人從辦理參保手續(xù)到離退休以及中間失業(yè)等享受社會保險的各項待遇，要經(jīng)過諸多環(huán)節(jié)。在辦理參保手續(xù)時，首先要填寫保險卡及個人詳細(xì)情況表等，作為最原始的資料存入個人檔案，其后要不斷繳納社會保險費、劃撥個人帳戶、計算利息，有時還要對繳費比例、繳費基數(shù)及養(yǎng)老金發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)進行調(diào)整。伴隨人才的合理流動，還要辦理保險關(guān)系轉(zhuǎn)移和基金的轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出手續(xù)等，這些詳細(xì)的個人檔案記載，就成了今后支付社會保險待遇的重要依據(jù)。社會保險檔案管理的好壞，將直接關(guān)系到參保人的切身利益。
三、加強社會保險檔案管理，有利于社保部門提高業(yè)務(wù)質(zhì)量和辦事效率。
檔案資料的收集、整理實際上是對業(yè)務(wù)工作進行有序的梳理和有效的歸納。對已完成的業(yè)務(wù)工作進行回顧整理、總結(jié)，從中找出經(jīng)驗教訓(xùn)，將對正在進行或進一步開展的工作提供良好的借鑒和推動。
其次，理性審視社保檔案管理的現(xiàn)狀
一、對社會保險檔案重視不夠。由于社會保險檔案數(shù)量巨大，工作環(huán)節(jié)繁瑣，加之有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的不重視，對社會保險檔案的管理缺少相應(yīng)的軟硬件投入，人員配備、經(jīng)費不到位的情況普遍存在，甚至對相關(guān)信息管理混亂，隨意性較強。
二、社會保險檔案多頭管理。管理不統(tǒng)一，其結(jié)果就是責(zé)任缺位。社會保險檔案由于涉及的面比較廣泛，在我國不一樣的類別社會保險檔案分別歸屬不一樣的部門管理，形成了多頭管理問題，造成不一樣的檔案分屬不一樣的部門，各部門之間資訊溝通困難，一個人的保險資料分別保存在不一樣的機構(gòu)，不少社保經(jīng)辦機構(gòu)不遵循檔案集中統(tǒng)一管理的原則，綜合檔案室只保管文書檔案，其余業(yè)務(wù)材料都存放在業(yè)務(wù)科室。且管理辦法各異，沒有一個完整的檔案資訊中心能夠查詢到一個人的全部社會保障檔案資訊。
三、缺乏專業(yè)社會保險檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。社會保險檔案管理缺乏國家標(biāo)準(zhǔn)，造成社會保險檔案的各地管理辦法不統(tǒng)一。在社會保障檔案的不一樣專業(yè)類別中，管理的規(guī)范和水平也不一致。哪些資料需要整理歸檔，如何進行整理歸檔；哪些資料不需要歸檔，如何銷毀；哪些資料需要分類、分級管理；哪些資料需要集中統(tǒng)一管理，如何管理；客觀上沒有形成良好的運行機制和工作秩序。主觀上也需要建立標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的管理制度和管理程序。
四、社保檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)少，業(yè)務(wù)水平亟待提高。社保經(jīng)辦機構(gòu)對檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)較少，開展經(jīng)驗交流的機會也不多；雖然一些社保機構(gòu)有較多高學(xué)歷的兼職檔案工作者，但檔案專業(yè)人才很少，未經(jīng)檔案專業(yè)培訓(xùn)的兼職檔案工作者往往業(yè)務(wù)水平偏低，影響了檔案管理工作。
此外，努力創(chuàng)新社保檔案管理工作
一、建立健全相關(guān)制度，規(guī)范程序，理順社保檔案工作管理機制。依據(jù)《檔案法》，《保密法》等法規(guī)政策，制定社保檔案分類大綱和保管期限。對每一類檔案制定出相應(yīng)的管理制度，從而構(gòu)建一個完整的制度體系，做到有章可循，照章辦事，依法建檔。對各門類檔案的收集、整理、保管、移交、存檔等要有一個明確的程序，做到既符合工作進程，又符合檔案管理要求。平時工作中形成的文書材料、業(yè)務(wù)報表、臺帳、圖表、會計帳簿等，要及時立卷歸檔，遵循集中統(tǒng)一管理的原則，避免社會各保障職能部門間交叉重復(fù)而造成的浪費，實現(xiàn)社會保險檔案的集中管理。
一、加強法制建設(shè)，進行規(guī)范管理
加強法制建設(shè)，依法進行檔案信息化管理，這是信息化建設(shè)的重要前提。目前，檔案的信息化已經(jīng)到重要階段，要在建設(shè)中不斷地規(guī)范，及時制訂各種相關(guān)制度，使之規(guī)范化、法制化。根據(jù)有關(guān)部門起草的有關(guān)電子文件原數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、檔案數(shù)字化流程及相關(guān)數(shù)據(jù)格式等系列標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。在這一系列制度中，有必要對檔案信息化建設(shè)中的保密制度進行規(guī)范。
1.建立系列檔案信息化及相關(guān)的保密制度。
檔案信息化建設(shè)是個系統(tǒng)工程，既離不開信息管理方面的法律規(guī)定，又離不了有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范。為了保證檔案信息平臺的安全，要按照計算機系統(tǒng)建設(shè)中的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范來設(shè)計開發(fā)，更要參照檔案領(lǐng)域有關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。第二，成立檔案信息化建設(shè)協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)小組，實行領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，進行宏觀調(diào)控，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各個管理層次的工作。要成立專門技術(shù)小組，具體負(fù)責(zé)檔案信息內(nèi)容的安全、技術(shù)安全和網(wǎng)絡(luò)安全等，注意把好檔案信息內(nèi)容的安全關(guān)，確保檔案資料的安全，做到寬進嚴(yán)出。
2.增強檔案管理人員保密意識，強化檔案保密教育。
加強檔案保密法制教育是增強教職員工保密法制觀念的重要途徑。檔案工作人員特別是各級檔案領(lǐng)導(dǎo)干部，必須從高度出發(fā)，充分認(rèn)識保密工作的重要性，充分認(rèn)識到保密工作的復(fù)雜性。加強保密法紀(jì)律教育，提高檔案工作人員尤其是年輕同志的保密觀念，要懂得如何依法保守秘密，怎樣履行好憲法和保密法律法規(guī)所規(guī)定的各項保密義務(wù)，還要使他們了解違反保密法律法規(guī)，不履行保密義務(wù)及泄露國家秘密應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的法律責(zé)任。
首先，要繼續(xù)深入開展以普及檔案保密法律常識為主要內(nèi)容的保密法制宣傳教育活動。
其次，要突出檔案保密法制宣傳教育的重點，通過在各級檔案館（室）部門開設(shè)保密法制教育課及講座，進一步更新各級領(lǐng)導(dǎo)干部的保密觀念，提高他們的檔案保密法制意識和做好檔案保密上作的自覺性。
同時，要大力宣傳、認(rèn)真執(zhí)行科研檔案保密法規(guī)，積極宣傳嚴(yán)格遵守保密制度的先進典型，表彰他們的先進事跡，推廣他們的先進經(jīng)驗。
二、檔案科學(xué)管理是檔案安全保密的基礎(chǔ)
1.硬件設(shè)施配套完善是基礎(chǔ)。
依據(jù)中華人民共和國教育部第27號令《高等學(xué)校檔案管理辦法》的有關(guān)規(guī)定，存放檔案應(yīng)當(dāng)設(shè)有專門庫房，庫房中的門窗應(yīng)專門加固，可配備防盜門、門禁、鐵質(zhì)電動窗等設(shè)備，庫房中還應(yīng)有紅外感應(yīng)器、煙感、密碼檔案柜、滅火器、除濕機、臭氧發(fā)生器、碎紙機等設(shè)備，以達到防盜、防火、防潮、防塵、防光、防蟲、防霉和防污染的八防效果，確保檔案的安全性。檔案庫房由專人負(fù)責(zé)，無關(guān)人員禁止入內(nèi)。從檔案保密的角度看，硬件設(shè)施是基礎(chǔ)。
2.提高檔案管理人員的素質(zhì)是關(guān)鍵。
檔案管理人員的素質(zhì)是關(guān)鍵，也是檔案保密工作的基礎(chǔ)和保證。高職院校的檔案管理人員必須努力提高自己三個方面的素質(zhì)：一是政治素質(zhì)，檔案關(guān)系到國家的安全、社會的穩(wěn)定與和諧，因此要有高度的政治責(zé)任感，要講政治、講原則，熱愛檔案事業(yè)。二是文化素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，只有具有豐富的檔案管理的專業(yè)知識，才能夠業(yè)務(wù)熟練，獨立處理出現(xiàn)的各類問題，防止保密檔案泄密。三是高度的敏銳性，絕密檔案的管理人員必須具備較強的責(zé)任心和高度的保密意識，有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，經(jīng)手的事情件件有頭有尾，手續(xù)清楚。無論在什么場合，檔案人員都應(yīng)做到守口如瓶，把保守秘密作為自己的神圣職責(zé)和應(yīng)盡的義務(wù)。
3.電子檔案管理是新的挑戰(zhàn)
隨著時代的發(fā)展，越來越多的單位都實行了無紙化辦公，電子文件逐漸成為檔案文件的另一種重要形式。檔案管理工作也從手動管理階段發(fā)展到使用檔案專業(yè)管理軟件管理階段，管理手段上的變革，必然帶來保密工作方式上的變革，是新的挑戰(zhàn)。
第一，要構(gòu)建檔案管理網(wǎng)絡(luò)安全體系。保障網(wǎng)絡(luò)安全，一般可以通過隔斷來自互聯(lián)網(wǎng)的各種安全威脅，如防火墻系統(tǒng)防護和物理隔離兩種方式來實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)安全；第二要設(shè)立電子查閱安全制度，進行科學(xué)管理；第三，電子檔案一定要備份。
三、加強高職院校檔案管理，促進體制改革
做好檔案的保密工作，是推進檔案事業(yè)持續(xù)、健康發(fā)展的基本保障，是促進高職院校教育體制改革和教育事業(yè)穩(wěn)定發(fā)展的重要保證。檔案的管理和利用是檔案工作的兩項重要內(nèi)容，檔案保密管理和利用是檔案工作中相輔相成的矛盾的統(tǒng)一體。在傳統(tǒng)保密觀念的影響下，檔案工作作普遍存在輕利用重保密的現(xiàn)象，這使許多檔案束之高閣、禁錮起來，變成了廢紙，造成了檔案資源的浪費。做好高職院校檔案的保密和利用工作，有利于處理好保密與利用的關(guān)系，促進人才培養(yǎng)。
參考文獻：
[1]張國芳.通過加強檔案管理促進繼續(xù)教育工作[J].山西廣播電視大學(xué)學(xué)報，2008（4）.
