時間：2023-06-19 16:29:05
引言：易發表網憑借豐富的文秘實踐，為您精心挑選了九篇法律檔案管理范例。如需獲取更多原創內容，可隨時聯系我們的客服老師。
關鍵詞：電子會計檔案；法律依據
隨著各單位信息化水平和精細化管理程度的日益提升，越來越多的會計憑證、賬簿、報表等會計資料以電子形式產生和傳遞，形成大量的電子會計檔案。及時規范管理電子會計檔案工作，推行電子文件電子化單套制歸檔，既能夠嚴格規范會計檔案管理的各個環節，還能為電子政務的健康有序發展提供重要支持。
1電子會計檔案提出的法律依據及內容
1.1電子會計檔案的法律效力
新《會計檔案管理辦法》最大亮點就是肯定了電子會計檔案的法律效力。一是明確將電子會計檔案納入了會計檔案的范圍，規定會計檔案包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。二是滿足一定條件時單位內部生成和外部接收的電子會計資料可僅以電子形式歸檔保存。電子會計憑證的獲取、報銷、入賬、歸檔、保管等均可以實現電子化管理。允許符合條件的會計憑證、賬簿等會計資料不再打印紙質歸檔保存。這些新的規定將節約大量紙質會計資料的打印、傳遞、整理成本以及歸檔后的保管成本，推動節能減排，形成綠色環保的生產方式；有利于推動電子會計數據的深度開發和有效利用，為政府決策和管理提供更多維度、更具參考價值的會計信息。
1.2電子會計檔案接收管理過程真實有效
新《會計檔案管理辦法》對于電子會計檔案接收管理過程提出了如下要求：形成的電子會計資料來源真實有效，由計算機等電子設備形成和傳輸；使用的會計核算系統能夠準確、完整、有效接收和讀取電子會計資料，能夠輸出符合國家標準歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務會計報表等會計資料，設定了經辦、審核、審批等必要的審簽程序；使用的電子檔案管理系統能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立了電子會計檔案與相關聯的其他紙質會計檔案的檢索關系；采取有效措施，防止電子會計檔案被篡改；建立電子會計檔案備份制度，能夠有效防范自然災害、意外事故和人為破壞的影響。
2電子會計檔案管理的發展趨勢
2.1電子檔案將成為財務檔案管理的主要形式
隨著財務信息多元化的發展，積累起來的大量財務管理文件必須實現由紙質檔案管理向數字化電子檔案管理轉變，才能充分發揮財務管理文件的指導作用。財務電子檔案將是財務數據存儲、管理、處理、查詢、檢索、傳遞的數字化信息服務工作基地，通過實時更新和共享，及時、準確地為經營決策提供依據。
2.2電子會計檔案的真實可靠性得到保證
在形成電子檔案的同時，采取相應的技術措施采集描述電子文件背景、內容、結構及其整個管理過程的原數據，作為檢驗電子檔案原始性、真實性、完整性和有效性的依據。將電子文件設置為“只讀”狀態。在這種狀態下，用戶只能從電子計算機上讀取信息，而不能對其做任何修改，保證電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性。
3.3電子會計檔案的移交和接收職責清晰
電子會計檔案移交時應當將電子會計檔案及其元數據一并移交，且文件格式應當符合國家檔案管理的有關規定。特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平臺一并移交。電子會計檔案接收分為單位內部會計部門向檔案部門移交的接收和單位之間的移交接收。對于前者，要求“單位檔案管理機構接收電子會計檔案時，應當對電子會計檔案的準確性、完整性、可用性、安全性進行檢測，符合要求的才能接收”；對后者，要求“檔案接受單位應當對保存電子會計檔案的載體及其技術環境進行檢驗，確保所接收電子會計檔案的準確、完整、可用和安全”。
3做好電子會計檔案管理工作的幾點思考
3.1加強電子會計檔案管理政策宣傳培訓
各級財政部門、檔案行政管理部門要充分運用媒體、網絡等多種渠道，切實加強對電子會計檔案有關政策的宣傳，做好政策解讀和引導；各單位財務部門、檔案部門要加強對從業人員的業務培訓，積極引導從業人員正確理解電子會計檔案內容，全面掌握《會計檔案管理辦法》關于電子會計檔案生成、管理等有關要求。從傳統紙質會計檔案管理模式逐步過渡到電子檔案階段，單位領導對電子會計檔案管理的重視程度對會計電子檔案管理具有重要的影響。因此，迫切需要單位領導深刻認識到電子會計檔案的重要意義，我國長期以來形成的紙質檔案管理模式不是一下就能完全電子化，電子化是一個逐步發展的過程。在前期應該注重掌握電子化的專業技能，跟上現代網絡發展的步伐，慢慢接受新知識和新理念，逐漸實現過渡。會計電子檔案管理并不只是某個人的工作，而應該是全體成員的共同責任。
3.2加大配備軟硬件設施投資力度
電子會計檔案的接收、保管和提供利用，必須配置完備的現代化硬件設施，基本的如計算機、打印機、掃描儀、服務器、交換器、系統軟件等，并不斷完善和應用系統軟件。因此，盡可能地爭取把更多的資金投入于硬件配置中，同時要加大培訓資金的投資，讓檔案管理人員積極地設計和開發各類符合本單位實際的會計檔案管理系統平臺，從實踐角度對完善系統軟件提出反饋建議，更好地保證電子會計檔案的規范化、電子化、標準化管理。
3.3建立電子會計檔案管理系統
為規范和加強電子會計檔案的管理，要建立涵蓋財務經營管理全過程的財務管理體系。對照國家《關于規范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》要求，及時升級會計核算系統，實施并完善電子檔案管理，確保單位對電子會計憑證的利用、保管等符合有關法律和行政法規的規定。一是合理地構建電子會計檔案信息管理系統。單位檔案管理系統應結合本單位的實際情況進行系統設計，有選擇性劃出主次。利用計算機系統在信息處理方面的強大功能，建立起完善的電子檔案信息管理系統，及時跟進更新信息，提高工作效率。二是提高安全和防范意識。檔案信息的安全性問題是關乎社會穩定的重要因素，必須嚴格按照《全國檔案信息化建設實施綱要》的要求，采用實名制、防火墻、數據備份等安全防護措施，確保電子檔案信息的安全。
3.4提高全體干部職工的綜合素質
針對大多數干部職工檔案管理知識欠缺的問題，要通過定期培訓使全體干部職工不斷掌握檔案專業知識，不斷拓寬知識面，重點掌握現代信息管理技術，做好電子會計檔案信息的整理、保管和維護工作。積極開展學習與研究活動，多走出去和引進來，組織工作方法與經驗進行交流，取長補短，積累電子會計檔案收集管理的經驗。加大培訓力度，有計劃、有目的地對檔案管理人員進行基礎知識和專業知識的培訓，以適應不斷更新的電子化模式。必須了解現代信息技術的相關知識如電子文件的特征、電子檔案的全程規范管理、計算機網絡安全知識等以確保會計管理活動記錄的完整性與信息的安全性。
參考文獻：
［1］洪源清.對信息化建設項目中檔案管理系統建設的思考［J］.卷宗，2017（2）.
［2］潘曉露.關于檔案管理信息化建設若干問題的思考［J］.黑龍江史志，2015（7）.
［3］姜新.檔案管理信息化建設的思考科學中國人［J］，2015（30）.
［4］財政部國家檔案局《會計檔案管理辦法》自2016年1月1日起施行.
關鍵詞:個人信用檔案管理 法律關系主體 規制
個人信用檔案管理的法律關系實則是以個人信用檔案為核心在征信機構、個人信用檔案主體、信用檔案信息提供者、信用檔案使用者之間形成的多重法律關系，這種法律關系的內容體現為法律上的權利和義務，因此法律關系主體的權利與義務是立法的重點①。由于目前我國沒有個人征信法起草的計劃，最有可能盡快出臺的全國性征信法規仍是《征信管理條例》。因此，筆者將結合《征信管理條例》(征求意見稿)，具體闡述對個人信用檔案管理法律關系主體的規制，并對《征信管理條例》(以下簡稱《條例》)提出改進意見。
一、對個人信用征信機構的規制②
個人信用征信機構，指經有關部門批準成立的，專門從事采集、存儲、加工處理信用信息，提供信用檔案和其他信用咨詢服務的組織。它是獨立于信用交易雙方的第三方，具有中介性質。
目前，我國現有的法律體系中，對征信機構的管理，以地方政府規章或部門規章為主，尚沒有法律位階較高的專門法對征信機構的從業資格、經營范圍進行監管。征信機構設立無序、混亂。筆者認為應從以下方面對征信機構的義務做出規范。
1.尊重個人信用檔案主體權利的義務
征信機構應充分保障公民對自己的個人信用檔案信息的知情權、異議權。這在《條例》中也有所規定，“第四十條 信息主體認為其信息存在錯誤、遺漏的，有權向征信機構提出異議，要求更正。征信機構應當按照國務院征信業監督管理部門的規定受理異議申請，并在收到異議申請之日起20個工作日內完成對異議信息的核查和處理，書面答復異議申請人。個人提出異議申請，征信機構未按照前款規定辦理的，該信息主體有權以書面方式要求該征信機構一次性刪除其全部信息。”但是《條例》中缺少了對征信機構通知、確認等義務的規定，通過立法要求征信機構記錄信息主體不良信用信息時，即負面信用信息將被列入‘黑名單’時，征信機構應通知本人，并核實信息的真實性、完整性與準確性。美國信用檔案管理中，對于負面信息入庫，一般會有2-3次的友情提醒。
2.對個人信用檔案信息規范化管理的義務
在個人信用檔案信息收集時，首先須有特定的、合法的目的，并且需要依照法律規定的途徑和方式進行，不得以欺騙或其他違反法律規定的手段取得他人信息。《條例》中第十五條也體現了“合法收集的原則”，但是卻沒有對“限制收集”做出明確的規定，應盡快完善。限制收集是指，將需收集的個人信息限制在最小的范圍內，盡可能不收集或者收集最少的個人信息，即可收集可不收集的信息，采取不收集的原則。
在個人信用檔案使用時應采用限制原則。征信機構利用個人信用檔案，應通知個人信用檔案主體，并征得個人信用檔案主體的同意，法律規定的除外。征信機構還應對信用檔案申請使用者的身份、使用目的進行嚴格的把關，以保證信用檔案的使用在法律規定的范圍內。這在《條例》中也有所體現。
《條例》第十七條規定，征信機構對所收集的信息應當客觀、及時進行整理、保存和加工，不得歪曲、篡改，并應當采取必要、合理的措施以確保信息的及時更新。這正是征信機構保障個人信用檔案信息準確性、真實性的義務。信用信息真實、準確是個人信用檔案發揮作用的生命線。因此征信機構在收集信用信息時，就應按照法定的程序征集、審查，制定相關的內部操作機制與校對機制，保證信用信息處理前后一致。
《條例》第二十三條規定，征信機構應當建立健全征信信息保密管理制度，建立信息查詢內部分級管理制度，在信息收集、整理、保存、加工和使用過程中確保信用信息不被泄露。征信機構的工作人員應嚴格遵守保密制度，不得擅自查詢或越權查詢該機構擁有的信息，不得泄露在業務工作中獲悉的信息。這對征信機構的安全保護義務起到很好的法律規范作用。
3.保持獨立、公正的義務
信用信息對個人關系重大，信用信息的公正性就顯得尤其重要。如果征信機構受某種利益的左右，信用檔案信息失去了公正、客觀性，不僅不能服務于社會，提高經濟運行效率;相反還會貽害于人，成為擾亂市場的一個根源。因此，征信機構作為獨立于市場交易的第三方，應客觀、公正地收集信用信息，提供信用信息服務。不應受到除法律以外的政府、企業或個人的干涉。《條例》中對于這點并沒有提出，筆者認為在總則或征信機構的一般規則中應有所體現。
二、對個人信用檔案主體的保護
個人信用檔案主體，就是指其信用信息被征信機構收集、處理和利用的人，即被征信人。對于個人信用檔案主體的稱呼，美國使用的是“消費者”，而歐盟使用的則是“數據主體”。一般而言，個人信用檔案主體應當為個人(即自然人)，而不包括法人或其他組織。
整個信用檔案管理流程是圍繞個人信用信息展開的，個人信用檔案的建立又是以個人信用信息在一定范圍內公開為前提的，因此不可避免地會涉及到個人信用檔案主體的隱私問題，這也是個人信用檔案立法的焦點。《條例》對個人信用檔案主體的保護，從“總則”中的基本原則到“分則”中的具體規則都有體現。但是筆者認為《條例》對于個人信用檔案主體的保護是不全面的，隨著個人權利空間的逐步拓展和權利種類的漸趨細化，與個人信用檔案有關的個人權利不僅包括隱私權，還有可能涉及個人的信用權、自由權、姓名權、名譽權等多種人格權。因此應充分明確個人信用檔案主體的信息權。
為了有效規避公民信息在經濟社會中可能受到的侵犯，我國個人信用檔案立法應強調個人信用檔案主體享有以下信息權利③:
個人信用信息同意權，是指個人信用檔案主體決定其信息是否被該征信機構征收，基于何種目的、以何種方式在什么范圍被處理、利用的權利。《條例》也規定除了行政機關、司法機關以及法律、法規授權的具有管理公共事務職能的組織已經依法公開的信息和其他已經公開的信息外，征信機構收集、保存、加工個人信息應當直接取得信息主體的同意。
個人信用信息知情權，是指個人信用檔案主體有權知道其信用信息處理情況。個人信息知情權是實現個人信息權其他方面的基礎，因為只有個人信用檔案主體才會對自身的信息存在高度的敏感性，最容易發現個人信用信息中的錯誤，能積極主動更改錯誤信息和已過時信息，從而保證收集和使用信用信息的準確性和完整性。《條例》第三十九條中的“信息主體有權按照國務院征信業監督管理部門的規定向征信機構查詢自己的信用檔案。信用檔案應包括信用信息、信用信息來源和信用信息查詢記錄”正體現了這一點。
個人信用信息更正權，是指個人信用檔案主體發現其信用信息不正確、不完整、未更新，可要求有關征信機構更正、補充的權利。個人信用信息更正權的賦予，既是個人信用信息知情權演繹和發展的必然邏輯，也是實現對個人隱私權保護的有效制度安排。
個人信用信息刪除權，是指個人信用檔案主體要求征信機構刪除其信息的權利。在個人信用檔案管理中，對確認為錯誤的信息，征信機構非法儲存、超范圍儲存、逾期儲存個人信用信息的，個人信用檔案主體均有權要求予以刪除。
應該說《條例》中以上規定對公民的信息更正、刪除、保密權的保護是比較完善的，但是對異議處理完畢以后除了書面答復個人信用檔案主體外，還應免費提供一份信用檔案，以保證個人信用檔案主體了解自己的異議處理的最終情況。
個人信用信息救濟權，當個人信用檔案主體的權利受到侵害時，應獲得事后的民事、行政、司法上的補救。《條例》第四十一條規定，信息主體認為征信機構、信用信息提供者和信用信息使用者侵害其合法權益的，可以向國務院征信業監督管理部門投訴。救濟制度可以啟動個人信用檔案主體對征信機構、信用信息提供者、信用檔案使用者的監督程序，使我國對個人信用檔案主體的保護制度更加完善。
個人信用信息封鎖權，是指個人信用檔案主體對其信用信息的準確性向征信機構提出異議，在異議未解決期間，個人信用檔案主體有權要求征信機構以一定方式暫停信息繼續處理和利用。另外，當雙方對信用資料的正確性發生爭議，征信機構又無充足理由證明的情況下，也必須對該信用信息進行封鎖，不能予以提供。這是《條例》中所欠缺的，筆者認為有必要增加。個人信用檔案信息的封鎖權可以保障異議處理期間，公民的合法權益。
三、對信用檔案信息提供者的規制
個人信用檔案信息提供者，是指為征信機構提供其掌握的關于公民的信用信息的社會組織或個人，如銀行、保險公司，公共服務部門(如水、電、氣)等。
信用信息的正確性、及時性、完整性很大程度上依賴信用信息提供者的行為規范，但我國對于信用信息提供者約束的法律條款少之又少。對于征信法律關系中重要的當事人之一，如何對其行為進行規范，明確其法律責任，是一個值得深入探討的課題。
筆者認為，信用檔案信息提供者的義務應包括類似于征信機構義務的方面，因為他們都涉及到信用檔案信息的傳輸環節。要保證信用信息的準確性、完整性和及時性，對信用信息保密，應當告知信息主體該信息特定的提供對象和提供該信息可能產生的不利后果，并取得信息主體的書面同意等。
四、對個人信用檔案使用者的規制
個人信用檔案使用者，是指利用征信機構為其提供的個人信用檔案進行授信、雇傭等活動的個人或機構。當前社會中，信用檔案使用者往往也正是個人信用檔案信息的提供者，如諸多的商業銀行、保險公司。
筆者認為，個人信用檔案信息使用者的義務主要應該有④:
一是使用目的限制。個人信用檔案信息的使用者，只有在法律允許的范圍內或取得個人信用檔案主體的授權后才可使用。
二是信用檔案信息來源披露義務。信用檔案信息使用者根據信用檔案信息，做出不提供服務或拒絕交易的決定后，有義務以口頭或書面的形式，告知個人信用檔案主體關于做出決定的依據或原因，并且提供出具信用檔案征信機構的聯系方式，還應清楚、全面地告知個人信用檔案主體提出異議的權利和途徑，這樣一方面有利于信息主體及時向征信機構查證征信機構所收集的自身信息的準確性、全面性和及時性，另一方面還可以及時發現和制止某些不法行為，如身份盜竊行為。
《條例》對信用信息使用人也進行了使用限制，并規定了侵害的法律責任。但是對使用范圍定位的缺失，不能不說是一種缺憾。筆者認為，應出臺相關的法律法規對信用信息披露進行約束，可將個人信用檔案信息的披露限制在以下方面:
一是金融機構、保險機構等向公民提供相關業務服務時，調查其信用狀況，以判斷其支付能力與償還能力;二是有關政府機構做出行政許可時的調查;三是潛在雇主需要了解個人誠信情況，以便做出是否雇傭的決定;四是個人信用檔案主體申請查詢本人的信用記錄或授權他人使用;五是法律、法規規定可以披露的。
注釋:
①吳國干.個人信用征信基本法律關系探略[J]. 湖北社會科學，2008(8):131-134.
②謝靜翀.關于征信機構的幾個法律問題[J]. 社科縱橫，2006(7):90-91.
關鍵詞：旅游檔案；工作方法
中圖分類號：G642 文獻標識碼：B 文章編號：1002-7661（2015）12-029-01
隨著我國經濟的高速發展，旅游需求已經成為一種普遍的、常態化的國民需求。旅游需求的必然性、增長的迅猛性以及結構的多變性從多角度顯示了旅游發展的前景是廣闊的，成長的空間是巨大的。近年來，隨著我國旅游法的全面實施，我國旅游產業范圍擴大的同時，勢必導致我國旅游行業檔案大量產生。由于旅游行業檔案管理對象具有廣泛性和旅游從業人員具有流動性等特點，這為旅游行業檔案工作帶來一些難度。最近，通過對我市重點旅游管理部門和旅游企業的調查，發現我市的旅游檔案管理工作的現狀不容樂觀。
一、旅游檔案管理工作的現狀
旅游業是一個綜合性很強的產業，體系龐雜，包羅萬象。通過對我市旅游管理部門和旅游經營企業的調查來看，主要存在以下幾個方面的問題。
1、旅游檔案工作處在無序狀況。旅游行業涉及的單位多、行業雜、范圍廣，除旅游行政管理部門外，旅游企業工作人員流動性大，辦公場所不固定，檔案員職責不明確。總的來看，旅游行政管理部門由于機構固定，人員穩定，檔案管理已納入當地檔案行政管理部門的業務指導、監督、執法檢查范圍，旅游檔案管理規范、標準。而更多的旅游企業對檔案的認識不高，檔案缺乏規范統一的管理，仍把檔案管理當做附帶性工作而不是同等的支撐體，對旅游檔案管理工作不重視，對旅游檔案的管理手段也不規范。
2、旅游行業的檔案管理人員不穩定，專業知識少。從調查的情況看：旅游企業員工多是實行聘任制，變動頻繁，任職時間相對較短，多則3-5年，少則1年左右，檔案員業務素質偏低，不熟悉檔案法律法規，不了解基本的檔案操作技術，正規檔案專業培訓少，加上身兼數職，工作繁忙，檔案業務管理工作處于低水平層次。
3、旅游檔案的開發利用范圍窄，利用率低。從調查的十多個單位看，將檔案資料提供給社會查詢利用的只有2個，占13%。提供查詢利用的范圍有限，一是只對媒介提供宣傳促銷材料，二是只對案件查詢提供涉案記錄證明材料。一般情況只供本單位、本系統和相關單位或部門查詢。由于旅游行業現多實行承包經營制，承包者對旅游景點、旅游企業的歷史缺乏全面系統的了解，許多可挖掘的東西，基本上無人問津，更談不上開發。
4、旅游檔案知識產權的保護還處于盲目階段。檔案室對所收集保管的旅游檔案在對外利用過程中，由于檔案管理員知識產權知識欠缺，對作者所有權的正當權益不能正確把握，在利用中視為一般公文處理。如為他人隨意翻拍別人的旅游攝影作品、字畫等等，而不為作者支付相應的報酬，這些問題較為普遍，也是一個值得注意的問題。
二、造成旅游檔案管理工作現狀的成因
旅游檔案管理工作之所以處于這種格局，究其原因主要有政策、體制、觀念、經濟狀況等幾個方面的原因。
在調查的過程中，有的旅游企業管理人員認為旅游檔案工作非常重要，但是對如何建檔，如何管理，感到很盲然。有的經營者卻認為建檔好壞與企業發展沒有直接關系，這么多年沒有建檔經濟效益照樣好。就連檔案行政部門也有人認為旅游業龐雜，又多是自主經營企業，檔案的歸宿和流向無定論，連機關檔案工作都抓不過來，哪有精力顧及旅游檔案。
由此，不難看出，旅游企業的經營者在思想認識上，就如何看待和做好旅游檔案管理工作是有差異的，這種差異既有政策法規上的原因，也有體制觀念上的因素，還受經濟條件的限制。不改變這種思想觀念，不制定相應的管理辦法，我市的旅游檔案管理工作仍將處于一種盲然無序的狀態。
三、加強旅游檔案管理工作的對策
1、正確認識，擺正位置。要正確認識旅游業檔案管理工作的重要性，擺正旅游行政部門和檔案行政部門在旅游業發展和旅游業檔案管理過程中的位置。旅游行政管理部門作為旅游企業的主管部門，不僅要督促旅游企業抓好經營管理，還要督促旅游企業做好自身旅游檔案管理工作。旅游企業要主動接受旅游行政部門和檔案行政部門的監督和指導，不折不扣地做好旅游檔案管理工作。
2、加大宣傳，統籌規劃。《檔案法》已頒布17年， 但旅游經營者真正了解《檔案法》的為數不多。檔案行政部門要采取有效措施，可通過廣播、電視、報刊、雜志等媒介途徑，擴大對旅游行業檔案法律法規的宣傳，要讓檔案法規知識深入到每個旅游企業經營管理者的心里，讓他們知法、懂法、守法，自覺主動地管理好本單位、本系統的旅游檔案。同時，檔案行政管理部門要把旅游檔案工作列入當地檔案事業發展規劃中去，做到與其它門類共同發展。
3、完善機制，規范管理。旅游檔案管理工作有著自身的特殊性和規律。檔案行政部門要認真研究旅游檔案產生的特點和規律，從實踐中摸索出一套行之有效的具有操作性的旅游檔案管理辦法，由政府統一制定實施。旅游主管部門在強化經營管理，規范旅游市場行為的同時，要把建好管好用好旅游檔案作為重要內容提出來，盡早地對旅游檔案管理工作進行規范管理，使旅游企業和經營者有法可依，有規可循，使旅游檔案工作逐步走向規范化和標準化的軌道。
檔案專業人員必須系統地、嚴格地學習檔案知識，并且在理論基礎上培養全面的實踐技能。檔案管理的實踐技能需要在不斷的實際工作中逐漸培養，而在實際工作中又不免穿插著檔案學理論知識，如對檔案資料進行收集、整理、研究、保存的過程需要檔案專業理論知識的指導。因此，檔案專業人員只有在深厚的理論知識作前提的條件下，才能在實際的工作中有所發現，并能提供合理的解決方案。對于文史知識，檔案工作要做記錄，因此對于檔案工作者的文學知識有一定要求，語言表達能力的強弱直接關系到檔案內容的清晰與否，只有了解歷史，對于歷史知識有相關見解，才能對檔案的歷史背景、內容有理解；對于學科知識，科技的進步直接影響著文化的發展，現代化管理學理念滲入各行各業，作為檔案管理者，對于管理學、圖書管理學也應該有所涉獵；對現代化管理技術，現代化技術為檔案管理工作提供了便利，如電子計算機以及聲音音像存儲設備的應用，檔案管理者一定要能熟練掌握這些技術；對于外語知識，隨著全球化與國際化的潮流，檔案專業人員具備一些外語知識對保證外語文獻資料的管理保存與應用能夠便利進行具有相當重要的意義。檔案是一種重要的資源，它必然要與網絡化時代的高科技相結合，這要求著檔案工作者必須孜孜不倦地學習相關的知識，來提高自己的能力，進而提高檔案管理工作水平。檔案管理人員的專業知識素質決定著當前以及未來檔案管理事業的總體發展水平。因此，只有檔案管理人員具備一定的專業素養，才能為提高檔案管理工作效率打下基礎。
二、對自己的工作投入熱情
檔案管理工作是比較枯燥的。檔案管理工作者整天面對的是大量的檔案文字，更多地是將時間用在檔案的分類、整理、存儲上，難免有時候會感到枯燥。如何克服這種枯燥感呢？檔案管理工作者應該在工作中進行自我鼓勵，自發調動自己的積極性，充分認識到檔案管理工作的重要性，要時刻提醒自己：每個人的檔案都至關重要，保管好大家的檔案是一件非常有意義的事情，大家將檔案交予我們來進行管理，這不僅是一種社會規定的要求，同時也包含著信任的成分在里面。大家信任我們，將檔案交付我們進行管理，我們不應該辜負大家的信任，應采取積極有效的方法來將大家的檔案管理好。領導也應該盡可能地采取積極措施來激發檔案管理工作者的積極性。因為檔案管理工作是枯燥乏味的，傳統的工作方式更是如此，倘若領導者不能夠及時調動其積極性，就會使工作效率難有保證。一些檔案管理工作者很多時候都不知道自己工作的意義所在，這就是一種純粹為了工作而工作的狀態，針對這一現象，領導應該加強這方面的宣傳和教育，讓他們對于工作有積極的認識，對自己的工作重新定位。領導應該在工作中引入競爭機制，以調動大家工作的積極性：對表現優秀的人員進行一定的獎勵政策，對于表現較差的人員也應該采取相應的懲罰措施，以最大限度地發揮個人的工作潛力，從而進一步為提升工作效率提供保障。
三、檔案管理手段應該更新
【關鍵詞】辦公室；檔案管理；效率；方法
一、辦公室檔案管理原則及要求
檔案管理工作必須遵循服從、嚴謹、高效以及合作的相關原則，才能夠準確客觀和及時地完成相關工作，更好地發揮檔案管理工作職能，為辦公室的其他業務及管理打好基礎。
（一）準確，客觀地記錄辦公室相關內容。檔案管理工作是辦公室經營管理作業鏈中的紐帶，檔案管理如果不能夠準確地收集、整理辦公室關鍵信息，也就無法為單位領導等提供決策幫助，則檔案管理工作就不能很好地發揮紐帶作用。做到檔案管理工作的基本要求，則檔案管理必須具備全局觀念，具備責任心并正確地理解辦公室的經營戰略與發展策略，不偏不倚地對資料進行整理、對會議內容等進行記錄，確保信息真實有效，才能夠合理地協調下級部門及人員工作，進而促進辦公室管理的更好實現。
（二）嚴謹，一絲不茍精準服務。現代辦公室管理強調效率，檔案管理工作需要對多元化的信息進行記錄、傳達，并協調相關部門及人員完成相關工作。在這個過程中，檔案管理工作必須嚴謹認真，遵循嚴謹性原則，一絲不茍地完成相關工作，才能夠更好地服務辦公室管理。要想做到檔案管理工作的嚴謹性原則，就必須關注細節。辦公室管理關注精細化或精準化管理，檔案管理工作同樣如此。合格的檔案管理，必須關注細節，并且及時準確地根據管理層要求對相關工作進行輔助、協調，以確保檔案管理工作職能得到合理發揮。現代辦公室檔案管理在工作中必須保持警惕，對工作中的細節進行充分地記錄與分析，見微知著，并在動態環境中尋找規律，才能夠不斷提升檔案管理的勝任力。此外，辦公室檔案管理工作人員必須堅持嚴謹的原則，對辦公室的內部信息及資料等進行妥善保管，對文件進行保密管理，不對任何人泄露文件信息，并在本職工作范圍內嚴格地按照檔案管理工作原則與辦公室要求從事相關工作，不可以越權行事，也不可以利用職務便利謀求不正當利益。
（三）利用信息手段提升檔案管理效率。在辦公室檔案管理追求信息化與高效率的背景下，檔案管理工作必須做到高效率，才能夠滿足辦公室檔案管理者與其他業務的需求。由此可見，高效原則是檔案管理工作的重要原則之一。要想做到檔案管理工作的高效原則，檔案管理需要較好地掌握現代檔案管理工作的基本技巧，靈活運用現代化信息技術及其他管理工具，進而提升檔案管理工作的效率，更好地促進其職能的發揮。這就需要檔案管理工作人員持續保持學習意識，對檔案管理工作相關的知識與技能進行不斷地積累與運用。全面了解辦公室檔案管理工作的特性與具體要求，并正確恰當地運用相關技術，更高效的完成檔案管理崗位工作。
（四）合作，正確傳遞合理協調。檔案管理不是被動地接受文檔并保存，而是需要與其它科室進行溝通、文件收集并最終完成歸檔。在這個過程中，辦公室檔案管理人員必須與其它科室的人員進行溝通與合作，確保檔案管理能夠了解內外部信息，并協調相關工作順利地進行。要做到檔案管理工作的合作原則要求，檔案管理人員必須保持合作意識，并加強人際交往與溝通能力，以客觀的立場和態度，對檔案管理相關工作進行處理。
二、 辦公室檔案管理存在的共性問題
（一）歸檔不及時。辦公室檔案歸檔不及時，與辦公室及其他科室的相關業務進度等脫節比較嚴重。甚至在部分業務完全結束后，辦公室（檔案室）才會收錄全部的醫療服務信息，而沒有在進行中不斷地更新檔案。特別是一些急救檔案存在信息缺損或不完全等情況，后續也很難補齊，則出現醫療糾紛等很難提供完整、準確的有效文檔。在這個階段已經無法找到完整的文檔資料，這不僅影響檔案管理的效率，還會影響信息的完整性。建立在檔案管理基礎上的一些辦公室研究、分析等也就會因此出現一定問題。
（二）檔案管理不規范。辦公室檔案管理質量不高，包括資料不全、資料內容混亂。甚至，非常多的辦公室檔案管理中，檔案管理人員由辦公室人員兼任，他們往往只是簡單地對文檔進行整理、編號后保存，而不具備對資料進行分類的檔案管理能力。例如，在某辦公室的檔案管理中，檔案室并不上鎖，單位其他科室工作人員等都可以自由進入。這就使得檔案混亂不堪，并且經常出現編號錯亂、丟失等情況，嚴重影響檔案管理效果。
（三）權責不明。辦公室檔案管理中，權責不明確。辦公室工作人員或者其他科室人員都可以隨意借調辦公室相關文檔，其后的歸還等也并不及時，這就影響了辦公室檔案完整性，同時也可能造成文檔信息外泄，這也是非常嚴重的問題。甚至出現檔案中機密信息泄露的情況，然而部分醫療機構內部并不具備調用檔案的醫護人員，患者等可以拍攝或者影印檔案，這是嚴重違反檔案管理保密性原則的。而由于檔案管理責任不明確，責任的追究與處罰就會出現新的問題。
三、改善辦公室檔案管理效率的方法建議
（一）改善檔案管理組織設置。辦公室檔案管理應該設置專門的辦公室檔案管理部門與崗位，分別由不同的人員進行檔案信息的收集、歸檔、錄入、核對、更新、修改等工作，提升檔案管理的及時性。同時，還需要對檔案管理制度進行完善，對于借調檔案資料等具體情況，進行授權約束，避免檔案管理中的機密信息外流等。
督促建立一個上下貫通、左右銜接的檔案收集工作網絡體系，明確主管領導、檔案人員的職責范圍，保證檔案收集工作層層有人管。明確將檔案收集工作納人辦公室責任人崗位職責、工作計劃和工作程序中，讓負責人支持和理解工程檔案的收集工作。明確專人負責檔案的收集、整理、歸檔工作，保證檔案齊全、完整、準時地移交檔案部門。
（二）不斷提高檔案管理者業務素養。檔案管理者可以通過職業培訓班參加專業技能培訓，提升對檔案管理工作原則性與靈活性認知的同時，為更好地做到兩者統一創造內在條件。檔案管理者需要不斷提升個人素質和職業勝任力，更靈活地完成檔案管理工作。這就要求檔案管理者真正做到正確認識崗位工作及職業要求，針對自身素質存在的不足進行及時的改進，確保檔案管理者能夠在較好的勝任力基礎上從事本職工作。同時，檔案管理者需要因時而動，靈活應變，在動態環境下，更好地尊重職業道德，運用工作技巧，恰當地處理相關工作，發揮崗位職能。檔案管理者工作勝任力的培養，還應該兼顧檔案管理職業道德與檔案管理業務處理、人際關系、協調能力等綜合素質建設。
（三）增加現代化技術手段的運用。針對當前辦公室建設的檔案管理效率差并且有效性不突出的問題，本文認為符合辦公室立體化、動態化的特點，辦公室檔案管理中也需要借助信息技術手段進行改進。在一般單位的檔案管理中，可以在原始檔案基礎上，進一步建立數字檔案編號制度，將檔案關鍵信息或者關鍵詞錄入其中，方便后續管理。在檔案歸檔中，如果發現手工記錄的檔案信息不完整、字跡不清等，則需要及時核查，在檔案庫中對信息進行補充登記，確保信息完整。
【參考文獻】
[1]劉淑仙.關于如何提高辦公室檔案管理工作效率的思考[J].人力資源開發，2015（12）.
關鍵詞：檔案管理；問題；方法對策
中圖分類號：G271文獻標識碼： A
前言
檔案管理作為一種機密性高、專業性強的工作，有著非常重要的現實意義。隨著社會經濟的不斷發展，檔案管理工作的重要性不斷凸顯，如何保證檔案管理的質量和效率，是當前亟待需要解決的重要問題。本文就檔案管理中遇到的問題展開分析和論述，并在相關研究結果的基礎上提出合理的解決策略，希望對于檔案管理工作的開展起到良好的推動作用，并對相關方面的研究進行一定的補充和完善。
一、檔案管理中遇到的問題分析
1、檔案管理手段的落后
隨著社會經濟的不斷發展，科學技術已經成為最為重要的生產力，能夠有效帶動企業發展，并帶來較為可觀的經濟效益。然而由于對檔案管理工作的認識程度不足，檔案管理缺乏科學合理的方法和手段，大部分檔案管理人員沒有接受過正規的知識和崗位培訓，檔案管理水平非常低下，這就使得檔案管理存在很大的潛在威脅，檔案資料的保密性和完整性也受到較為嚴重的沖擊。同時，由于企業和單位對檔案管理工作的重視程度不足，缺乏必要的資金投入，檔案管理部門的人員得不到有效擴充，檔案管理部門缺乏良好的培訓工作，隨著檔案資料數量的不斷增加，不但很大程度上增加了檔案管理人員的工作負擔，也使得檔案管理的實際質量受到很大影響。
2、檔案室保管條件還比較差
多數單位還達不到檔案管理要求，與整齊、規范統一的要求還有一定的差距。少數單位綜合檔案室變成了雜物室，設施設備老化，有的綜合檔案室設施設備不齊全，檔案柜也五花八門不統一，比較零亂。個別單位檔案室設防意識不強，設施設備不完善，管理體制不到位，使部分檔案受到損害。
3、缺乏專業的檔案管理人才
檔案管理是一項很重要的工作，但凡重要的工作都應分配相應的專業人員以便更好地展開工作。而檔案管理本身并不是一項熱門專業，因而專門學習相關知識的人很少，通常情況下，檔案管理的負責人員基本是從文秘方面分配過來的，這樣還需要對檔案管理的重點技能和專業知識進行慢慢培養，耗時費力不說，有時還會耽誤工作的進行。除此之外，新興的電子檔案管理往往會與系統和軟件的安全維護和更新提高等較為專業的領域有關，因而需要具有對電子檔案的系統安全進行維護能力的專業技術人員。然而目前的實際情況一般只是對文秘或會計等專業的人員進行培訓便讓其進行操作，因而導致檔案管理人員不懂電子方面的管理與維護以至于有可能對相關部門造成損失。
二、提高檔案管理效率的方法與對策
1、提高檔案工作的重視度，提升工作服務水平
為了改善檔案管理工作存在的問題，有關單位的領導應提高對電子檔案管理的重要性和認識，從而督促相關制度的建立。如今仍有許多單位對檔案資料的管理僅局限于手工操作的管理階段，對此應重視提高電子檔案管理人員的素質，把電子檔案管理的資料存儲方法進行落實。然而要做好檔案管理工作，必須要強化檔案管理的服務意識以提升檔案管理的工作水平。對此，檔案管理工作人員要增強服務意識，明確檔案管理的服務功能，端正服務的思想和態度，樹立工作就是服務和主動服務的新觀念，積極地而富有創造性地展開工作。這樣才能提高檔案管理的工作質量，為進一步促進單位的工作做出積極有效的貢獻。
2、加強組織領導，提高人事檔案管理水平
各級單位要提高對檔案管理工作的重視程度，將其納入議事日程，首先要建立檔案管理工作的領導機構，定期對檔案管理工作進行檢查和指導、督促；其次要結合本單位檔案管理工作實際，建立起檔案管理達標升級考核機制，對檔案工作實行定性、定量考核，可按照分級分類指導的原則，通過等級升降來實施動態管理；同時應參考國家檔案建設的有關標準，建立和完善質量管理體系。各單位可結合本單位具體情況，研究制定本單位檔案各項工作的質量評價標準，并積極組織實施，從而推進檔案工作制度化、規范化和科學化建設。
3、加強資金投入力度，完善檔案管理設施
隨著科學技術的不斷發展，計算機的應用和普及，對各個行業和領域都帶來了非常重要的影響，很大程度上提升了綜合管理質量和效率。隨著單位規模的不斷擴大，單位人員數量的不斷增加，使得檔案管理工作的內容不斷增多，為降低檔案管理人員的業務負擔，保證檔案管理的實際效益，必須要加大對檔案管理的資金投入力度，為檔案管理工作提供良好支持。首先，單位必須要結合實際情況進行計算機檔案管理網絡的建設，對檔案管理實行信息化的管理模式，創新檔案管理方法，提高檔案管理的自動化水平。同時，必須要加強檔案管理部門的環境優化工作，許多單位的檔案管理室較為簡陋和擁擠，導致檔案管理實際質量不容樂觀，檔案資料的隨意堆放，導致檔案資料的查閱受到很大影響。因此，必須要擴大檔案管理室面積，做好日常清潔工作，以防止檔案資料受環境影響而發生霉變和蟲蛀的問題，做好檔案資料的保護工作。此外，檔案管理是一項機密性非常高的工作，單位必須要重視檔案資料的保密性，最大化避免檔案資料的泄露，安裝相應的監視設備是必不可少的，比如攝像頭，紅外線等裝置，提升檔案資料的保密性。單位還應該盡量提升計算機檔案管理網絡的安全性，定期進行檔案管理網絡的優化和更新，引進先進的安全防御系統，避免黑客對檔案管理系統的入侵，為檔案管理工作的開展提供最大化的安全保障。
4、開展現代化和信息化建設，提高人事檔案利用效率
實現檔案管理現代化，是檔案服務于事業單位制度改革與發展的需要，也是適應社會對檔案信息需求日漸增強的客觀需求。要使檔案最大限度地發揮作用，必須把先進的科學技術手段應用于檔案管理，以達到提高工作效率和延長檔案壽命的目的。首先，各級事業單位檔案管理部門要提高信息管理的時效性，準確、及時地傳輸信息；其次，要對檔案實行計算機輔助管理，利用計算機、掃描儀等現代設備和現代技術，將檔案資料整理輸入計算機，通過相應的技術處理，將文字、圖片、聲像等資料轉變成數據資料，實現檔案紙質與數據格式并存；其三，要充分利用計算機網絡技術來進行檔案管理創新，通過網絡，可以實行不屬于保密范圍的檔案信息的社會共享，向社會提供優質高效的檔案信息服務，以實現檔案信息資源的有效共享。既方便利用者又提高了檔案工作的效率和質量，并大大提高檔案的利用效率。
5、提高電子文件安全性和可識別性
檔案信息對于公司的發展來說有著重要的價值和意義，很多甚至都是絕密文件，一旦泄露，后果不堪設想，因此，提高電子文件的安全性和可識別性有著現實的意義，但是立足具體的措施，我們需要在保存措施上有所改善，首先最重要是需要從源頭開始抓起，形成嚴格的管理制度以及采取有效的技術措施，比如通過網絡云盤來更好地備份以防丟失，以及對于每一個環節都采取一定的監控和監管，最好把每一項責任落實到個人，確保權責明確，以及采取更加嚴格有效的保密措施，增加安全性。
結束語
在科技不斷進步的今天，有關部門在進行檔案管理工作時應注意順應社會形勢的發展，積極采取現代化措施對檔案管理方面的新模式新手段進行探索，以更好地促進檔案管理工作的開展。由于檔案包含了許多重要的信息，因此管理好檔案就是掌握好各方面信息，這有利于加強信息資源的開發和管理。當今社會是信息化、科學化、系統化的社會，檔案管理方法的進步可以在保證有關單位有序發展的同時，推動社會的不斷發展和進步。
參考文獻
[1]方金艷.計算機檔案的保護方法淺析[J].中小企業管理與科技，2010
關鍵詞 知識產權 科技檔案 檔案管理
我國是一個科技大國，一直秉承科技興國的戰略手段，科技的發展極大地促進了我國經濟的快速發展，與此同時，也為我國留下了大量的科技檔案。對于這些檔案的管理，難度極高，涉及知識產權問題，使一般檔案無法同日而語。知識產權視角下的科技檔案管理已不單單是檔案的分類整理那么簡單，而是與法律、經濟等產生了聯系。本文對知識產權視角下的科技檔案管理的現狀進行了合理的分析，并提出了相應的改進策略。
一、知識產權視角下的科技檔案管理的現狀
知識產權涉及面相對較廣，不僅僅與經濟緊密相連，更是與法律同樣息息相關。就目前來說，我國的科技檔案管理在某些方面還存在問題，尤其是在知識產權方面。知識產權對于科技檔案的管理非常重要，其可以保障科技檔案的安全性與正確性等。截至現階段，知識產權視角下的科技檔案管理存在與相關法律法規結合不夠緊密、相關部門管理不力、工作人員態度及認識不夠等問題。
（一）與相關法律法規結合不緊密
知識產權很大一部分內容是法律，與法律的結合非常緊密。關于知識產權，我國有專門的法律限制及規定，要求對科技檔案的知識產權進行保護，充分說明我國對科技的重視及知識產權的重視。我國的法律越來越完善，對于知識產權也有了詳細的規定，但目前我國相關部門在進行科技檔案管理時，常常不重視科技檔案管理的知識產權，導致在實際的管理過程中對于檔案的作者沒有準確的記載，難以通過作者對檔案進行檢索。導致這一問題的主要原因是，科技檔案管理與相關法律法規結合不夠緊密，不對科技檔案的知識產權進行詳細的記載和審核。
（二）相關部門管理不力
科技檔案由特定的部門進行管理，這個部門在科技檔案的管理過程中扮演著重要的角色，甚至于影響著我國科技的M步和發展。我國是一個重視科技的國家，尤其重視科技的創新。科技的創新來源于對科技檔案的參考和創新實踐，大部分科技的創新都會對科技檔案進行查閱，最后在前人經驗的指導下，讓科技創新變得更加簡單。即使是如此，我國的科技檔案在管理方面還是有很多的問題，其中最重要的就是相關部門管理不力。管理對于科技檔案的保存是極重要的，甚至影響到科技的進步，尤其是知識產權加入科技檔案管理中以來，管理部門的責任就更加重大了，不僅要對相關的法律法規有足夠的認識，也要對經濟方面有相應的了解。如今，科技檔案管理部門的責任不斷增加，任務不斷加重，導致其在科技檔案管理的知識產權方面監管不力。
（三）工作人員態度及認識不足
科技檔案是一個國家科發展最基本的記載，記錄每個時期科技的進步發展，同時也為未來科技的發展提供了參考，這也可以看作是一種對于對中國歷史的記載。我國很多科技創新與新發現就是在參考科技檔案的基礎上出現的，此外，科技檔案的知識產權對于科技檔案來說就是其身份，詳細地記載了文獻的作者，有了知識產權就象征著這個科技的文獻是作者獨有的，任何人不能抄襲，同樣其他人也不能以盈利為目的進行使用。這就說明了知識產權的重要性，但是我國的科技檔案管理之所以難以促進我國科技的進步，一個重要的原因就是相關部門的工作人員態度及認識不足。譬如，工作人員常常認識不到知識產權保護的重要性，在實際的操作過程中很少對科技檔案的知識產權進行審核，因此造成科技檔案雜亂無章，往往一個科技檔案對應的不止一個作者，這對于我國經濟和科技的進步是非常不利的，甚至會阻礙我國科技的發展。
二、知識產權視角下的科技檔案管理的改進策略
就目前來說，我國知識產權視角下科技檔案管理的過程中存在著各種各樣的問題，嚴重阻礙了我國科技的發展，甚至影響到了我國法律的威嚴，因此這些問題的解決已刻不容緩。下文將針對我國知識產權視角下的科技檔案管理過程中存在的問題提出一系列的改進策略，如培訓工作人員的法律知識、加強管理部門的監管力度及促進法律與科技檔案的結合。
（一）培訓工作人員的法律知識
與科技檔案直接進行接觸的就是檔案管理部門的工作人員。管理部門的工作人員常常直接負責檔案的整理、分類及管理，可以說，工作人員就是科技檔案管理的實施環節，這個環節是科技檔案管理的關鍵步驟，因此，工作人員要對科技檔案管理的具體細節了然于胸。隨著對于知識產權的逐步重視，科技檔案管理已不僅僅是傳統的整理、分類、登記及管理，更是增加了法律的內容，相關法律法規的加入使科技檔案管理變得更加嚴謹和嚴格，要對科技檔案的知識產權進行審核并加以保護。工作人員作為科技檔案管理的關鍵環節，需要其掌握相關的法律法規。相關部門可以開展各項科技檔案管理的講座，其中要著重對其知識產權進行強調，并對相關法律法規進行詳細的解說。通過專項的培訓讓工作人員認識到知識產權的重要性，使其在日常的科技檔案管理的工作中重視科技檔案的知識產權，并將其作為一種習慣。
（二）加強管理部門的監管力度
想要從根本上對科技檔案知識產權進行重視，不在于工作人員，也不在于法律法規的限制，而在于管理部門的監管。并且相關部門的監管并不是一蹴而就的，是需要循序漸進的，也不是短期的管理就能實現的。長時間、大力度的監管是科技檔案管理愈加完善的必要條件，因為只有自上而下地進行管理才能讓知識產權在科技檔案管理過程中受到足夠的重視。即使現階段我國的管理部門還未加強管理力度對科技檔案的知識產權進行保護，但是已在某些方面有所突破和進步，并已認識到了科技檔案知識產權的重要性，下一步必定要加強管理部門的監管力度，確保我國科技檔案知識產權得到合理的保護，并進行詳細的記錄和管理。通過加大監管力度，能提高員工的工作積極性，并實現法律與科技檔案的有力結合。
（三）促進法律與科技檔案的結合
談到知識產權，不得不提的就是法律，只有法律能確保知識產權受到合理的保護，尤其是在科技檔案管理的過程中。科技檔案管理過程中最基本的內容就是法律，法律與科技檔案管理的結合能實現知識產權受到保護。促進法律和科技檔案管理相結合可以從以下三個方面著手：首先，認識到知識產權對于我國科技發展的重要性；其次，多次開展相應的科技檔案管理與知識產權的專題講座；最后，通過相關文件的，自上而下地學習法律與科技檔案管理的相關內容。
三、結語
科技是第一生產力，可見科技對于一個國家的重要性，往往國家各個時期的科技都濃縮在科技檔案中，因此要重視科技檔案管理，而知識產權作為科技檔案管理中的一部分，更要受到足夠的重視。為此，本文提出了一些增強我國科技檔案知識產權保護的策略，力求對我國科技的發展有所幫助。
（作者單位為肇慶市科技中心）
參考文獻
[1] 高國華，葉曉靜.試論知識產權視角下的科技檔案管理[J] .四川檔案，2014（03）：
（一）民生檔案管理工作相關法律法規。隨著國家對民生問題的關注，今年推出的《關于加強民生檔案工作的意見》（以下簡稱《意見》）確定了民生檔案的工作范疇，明確要求我國檔案資源體系建設和利用體系實現面向普通百姓的根本性轉變。但并未涉及民生檔案服務工作的具體實施層面，法律條款的相應界定也未被明確提出，導致檔案服務面臨著一系列法律問題，致使民生檔案工作的開展也存在這樣或那樣的問題。
（二）各民生檔案管理部門的工作。從各民生部門的檔案管理具體工作來看，主要是做一些文書檔案的整理工作，并且各部門之間沒有具體的管理民生檔案配套管理制度，而實際民生檔案的單位比較多，工作內容豐富，造成了部分民生檔案分散保存，由于沒有具體的管理制度，部分部門不能及時整理出檔案，不利于檔案的集中管理工作。
（三）民生檔案管理工作人員。從各個單位的民生管理人員來看，由于管理制度的缺少及民生檔案部門的復雜性，大部分工作人員不具備專業知識，檔案人員的成分復雜，業務水平參差不齊。檔案管理人員并沒有足夠的民生檔案意識，不能做好及時的工作管理與監督。
二、民生檔案管理工作的問題
（一）民生檔案相關法律制度不健全。從我國民生檔案相關法律法規現狀來看，我國的檔案法律意識淡薄，管理人員沒有認識到民生檔案管理工作的重要性，并且全民沒有形成一種良好的公民和社會群體自覺守法、共同維護檔案管理秩序的意識。嚴重缺少民生檔案相關法律法規制度，在現有的法律法規中，缺少對民生檔案管理工作的具體工作的規定，沒有比較完備的專門的民生檔案管理法規和制度，并且社會民生工作越來越復雜，相關法規不能有效地實現與實際情況相同步，造成我國現有法規比較落后。
（二）民生檔案工作管理分散。由于民生檔案涉及的內容很廣泛，民生檔案管理部門也很復雜，加之缺少統一的管理規定與工作制度，民生檔案工作形成了各自管理、多種工作制度的情形，有的部門甚至脫離組織的管理，根據實際工作自行制定管理辦法，處于無人管理的狀態。
（三）民生檔案信息整合資源不合格。主要原因一是工作人員素質不高，不能按照專業規定順利完成民生檔案信息資源的整合工作。二是大部分部門只重視檔案的形式，而忽視檔案的具體內容，花費大量人力、物力在建檔階段，而忽略信息資源的質量。三是各個部門缺少嚴格的民生檔案管理工作體系，沒有統一的給你工作章程遵循及相關的監督核查制度。
三、民生檔案管理工作的創新方案
（一）建立健全民生檔案法律制度體系。（1）健全民生檔案管理的法規制度體系主要是對民生檔案管理部門具體工作的規定，由于民生檔案種類較多，內容豐富，檔案行政管理部門要根據不同的行業和部門的實際情況，與各行業主管部門共同探討，增加各個部門的交流，聯合制發與實際相符的民生檔案管理的規范性文件，并根據實際情況與集中管理相結合修訂早期的關于社區檔案、企業職工檔案的法律規定，從各個角度完善民生檔案管理的法規制度體系。從而使得民生檔案管理工作有法可依、有法可循。（2）通過各種方式提高全民的檔案意識，爭取政府對民生檔案工作的重視與支持，以此來切實解決民生檔案工作中存在的人員匱乏、資金短缺、庫房緊張等實際問題，通過政府支持構建完善的檔案管理工作監督體系，保障檔案管理相關法律法規的實施。通過專門的檔案管理工作的的學習及宣傳，提高全民的檔案意識，做到人民的事情人民自己監督，各部門工作人員要嚴格遵守民生檔案法規制度，共同推進依法管理民生檔案工作的進程，有利于法律法規的貫徹與實施。
（二）統一民生檔案管理工作章程。為保障民生檔案管理工作的秩序，實行統一指導管理。檔案行政管理部門要充分做好統一管理工作，與各個部門管理人員及時交流與溝通，集合各個部門民生檔案的形成、整理、保管的工作情況，制定統一的合理的民生檔案管理規范，貫徹實施標準化、制度化的科學管理。
目前,許多檔案管理人員大多都是半路出家,他們大多缺乏專業學識,知識結構老化,而且由于長期以來缺乏領導重視、缺乏有效的激勵機制,檔案工作得不到認可,他們工作熱情不高、沒有創新精神,工作潛能得不到發揮,導致許多單位檔案管理方式落伍、檔案歸案不全、檔案質量不高,檔案管理工作不能很好地為當前及未來經濟工作服務。
要加強檔案管理工作,提高檔案管理水平,做好新形勢下的檔案管理工作,就要培養一支高素質的檔案管理人員隊伍。而造就高素質的檔案管理人員隊伍的途徑就是在各級領導的關心下提高管理人員的綜合素質并建立有效激勵機制,充分發揮檔案管理人員的積極性和創造性。
一、檔案管理工作應引起各級領導的高度重視
2002年2月13日,中國正式加入世貿組織不足百日,美方就對中國銷往美國的軸承產品及其零件的慈興集團進行反傾銷指控。我方律師出示了大量的證據,本案歷史14個月最后判定中國輸入美國的軸承傾銷案不成立,所有中國生產的球軸承類產品,繼續以正常的關稅對美出口。本案給了我們不少有益的啟示。啟示之一是慈興集團平時十分注重收集原始資料,并建立大量完整的第一手檔案資料。試想如果沒有平時積累的大量原始資料,臨時抱佛腳,這場官司就不可能打贏。慈興集團的勝訴還告訴我們,企業的經營者和管理著,要高度重視檔案管理工作,加強對檔案工作的領導,檔案管理工作也是企業管理系統工程的一部分。檔案工作功在前日,用在一朝。檔案工作是企業各項管理的匯集點,是各項基礎工作的基礎,加入世貿組織以后,檔案工作在企業管理工作的地位和作用,越來越突出,越來越重要。
二、做好檔案管理人員的培訓工作,提高檔案管理人員的素質
針對目前檔案管理人員缺乏專業背景,知識結構老化的突出問題,各單位應加強檔案管理人員的后續教育培訓工作,全面提高檔案管理人員的整體素質。
1、檔案專業知識培訓。良好的檔案專業素質是搞好檔案管理工作的關鍵,各單位必須加強檔案管理人員脫產學習、遠程教育、聘請檔案專業教師舉辦專題培訓班等方式,充實檔案管理人員專業知識、更新知識結構、了解檔案管理的前沿動態。
2、電子、通訊技術培訓。隨著電子、通訊技術的發展,互聯網正悄然改變人們的工作生活方式,在電子、網絡環境下,一張紙、一支筆就能產生一份文件的時代已經過去。傳統檔案管理方式亦逐漸發生變革,檔案管理的基礎業務必須以網絡為依托、以應用軟件為手段實現數字化。雖然檔案管理人員對信息技術應用的程度較前幾年有了很大提高,但仍與如今工作要求存在較大差距,造就一支高素質的復合型檔案管理人員隊伍,是搞好檔案管理的當務之急。各單位除了從外部招聘滿足要求的復合型人才之外,另一個途徑就是對現有檔案管理人員進行電子、通訊技術方面短程的培訓,使他們掌握信息理論與信息知識,熟練地應用數字化技術、信息存儲技術、網絡通訊技術及多媒體技術,達到電子、網絡環境下檔案管理人員所應具備的素質要求。
3、加強法律、法規學習,利用法律知識保護自己。伴隨著中國20多年來經濟的高速發展,人們的民主法制觀念逐漸加強,國家民主法律制度不斷完善,國家各項工作逐步走入法制化和規范化,中國也逐步進入法制社會。法制社會最基本的特征是人們主要通過法律手段來解決各類糾紛,要求人們必須具備較強的法律意識與證據意識。檔案是最直接、最原始的記錄和反映了人們從事社會活動的客觀、真實面貌,具有得天獨厚的任何其他信息所必具備的證據價值。對檔案人員首先要進行《中華人民共和國檔案法》及有關各種專門檔案和特殊制成材料檔案的法規知識培訓,另外還應拓展到檔案案卷內容所涉及領域相關法律法規,使檔案管理人員具備比較豐富的法律知識,樹立起強烈的法律意識,自覺自如地運用檔案法及其他法律知識,依法治檔,確保檔案全面收集和優質歸檔,并維持檔案管理工作正常運轉。
三、建立有效的激勵機制,充分發揮檔案管理人員的積極性和創造性
針對長期以來由于對檔案管理人員激勵不足導致檔案管理人員創新精神不足、工作熱情不高、工作潛能得不到完全發揮的問題,各單位除了需進一步提高檔案管理人員的綜合素質之外,還必須建立一套行之有效的激勵機制,調動檔案管理人員的積極性和創造性,從而提高檔案管理水平。
首先,要對檔案管理人員進行精神激勵。以往,由于許多單位領導包括檔案管理人員自身對檔案重要性的認識不足,認為檔案管理工作對單位發展影響不大,沒有其他部門工作重要,檔案管理工作在單位管理體系中屬于“配角”。身處法制社會與知識經濟時代,必須充分認識到檔案管理工作的重要性,有必要對檔案管理進行一個全新定位,檔案管理工作不應再滯后和被動,而是成為關系全局的重要部分,成為機構決策的依據,成為提高機構行政效率的關鍵。檔案管理工作有了這樣一種全新定位,誰還能小看它?檔案管理人員還能不為自己工作的重要性而感到自豪?應不斷強調這種全新定位,讓檔案管理人員及其他工作人員認識到檔案管理工作的重要性,增加檔案管理人員的自我滿足感。這種自豪感和滿足感必然會轉化成一種強大的精神動力,促進檔案管理人員的積極性和創造性,極大地提高工作效率與工作質量,提高檔案管理水平。
