時間：2023-06-21 09:12:14
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一、電子檔案的優點和缺點
（一）電子檔案優點
1、效率高
電子檔案管理的中心工作是通過無紙化辦公，將工作中的文件、會議紀要、工作總結、報告、通知通告等，都通過辦公軟件系統向特定對象予以，節省了大量文件印發、轉送、通知等，節省了時間、人力和物力。此外，經過計算機系統整理后，便于文件檔案的歸檔、查找，由此大大地提高了工作效率。
2、綠色環保
利用互聯網絡進行無紙化辦公，大大降低了文件紙質的使用，節約了紙張不但能夠節省辦公開支，而且有能夠減少木材的使用，降低來人類對森林資源的破壞。
3、空間占用少
電子檔案的存儲可以借助于硬盤、光盤和云盤等多種手段，其特點是占用空間少，不需要占用大的空間存儲，此外電子檔案可以實現異地查詢和共享的功能，這些電子檔案特有的功能，為檔案管理工作實現了便捷性、高效性和靈活性。
（二）電子檔案缺點
電子檔案信息與載體相分離的特性，使得信息不在固定的載體上附著，在資源共享和傳輸的過程中極易發生篡改、竊取或者刪除而且不留痕跡。并且電子文件經過不同格式的轉換以后，原始文件易變得面目全非，使得其真實性和可靠性大打折扣。此外，由于電子檔案存儲在網絡上會出現被病毒攻擊或被盜的風險。因此，在電子檔案的技術難點是保障檔案的安全性。
二、紙式檔案的優點和缺點
（一）紙式檔案的優點
紙式檔案的特點是確保原始性和真實性，紙質檔案通常經人工撰寫和機器打印等媒介將文字、圖像、表格清晰的展現在紙上，能夠可見的原始資料，不宜被經篡改，如果篡改也容易發現，便于確保檔案的原始性和真實性。
（二）紙式檔案的缺點
隨著紙式檔案保存時間的長久，就會發現紙式檔案很容易受條件影響。紙質檔案的紙張在高溫、較潮、發霉、蟲蛀等環境下，容易對紙質檔案產生破壞，再被化學分解后形成“檔案磚”。
三、紙式檔案與電子檔案的互補性
無論是電子檔案還是紙質檔案都是為社會發展提供信息服務的載體，電子檔案和辦公檔案都既有各自的優勢和劣勢，同時也起到了互補互進的作用。如何加強辦公紙式和電子辦公檔案的互補呢？要從以下幾點著手：
（一）重視紙式檔案向電子當轉轉化的質量
紙質檔案的內容經過掃描和轉換就能夠直接完成電子檔案的錄制工作，所以電子檔案的質量也是由紙質檔案的質量決定的。因此，在對紙質檔案進行入庫和存檔時，要加強對紙質檔案的質量管理。
（二）建立電子檔案歸檔的工作制度
電子檔案與紙質檔案的歸檔應該是按照科學的制度實施，只有這樣才能保證電子存檔黨的有效性和真實性，才能充分發揮優勢互補紙式檔案的不足，在工作中應當避免機械相加等現象，制定科學合理的雙軌制管理制度勢在必行，只有科學制度指導才能保證管理的規范和有章可循。
（三）加強檔案管理人員的檔案管理工作水平
目前辦公檔案管理人員很多都是非專業出身，對檔案的管理只停留在基礎的歸檔和保管，沒有摸索出一套科學的管理方法，使得檔案管理在發生重大變革上沒有應對能力，容易出現檔案保存管理中的遺漏、刪除、重復歸檔等重大問題，并且一些單位并沒有建立電子文件管理系統，缺乏軟件硬件的維修維護人員，使得電子檔案在形成和保管中存在重大隱患，所以建立一支高素質并具有各方面專業技能的檔案管理團隊是提高檔案管理水平的有效途徑。
在辦公室中，檔案是非常重要的資源，不但可以詳細記錄辦公室的活動情況和工作開展情況，還能夠給單位其他工作開展提供服務。首先，檔案能夠全面展現單位的工作情況，能夠給單位將來發展提供參考，能夠提高單位內部的工作效率和工作質量。其次，通過管理辦公室檔案，決策者決策時能夠通過檔案了解單位情況，從而提高決策的科學性。再次，通過檔案能夠認定關聯工作成果，對雙方合作更好進行非常有利。最后，辦公室檔案工作水平能夠體現單位的經營成效和工作效率，會決定單位的資源配置和模式選擇。所以，相關檔案管理人員必須認識到檔案管理工作的重要性，并在此基礎上做好檔案管理工作，提高其管理效率。
二、辦公室檔案管理效率提高的策略
(一)創新人員理念
在開展辦公室檔案管理工作時，理念是做好工作的基礎，只有創新理念，才能夠將想法轉變成為實踐，從而不斷的提高檔案管理的水平。而想做到這點，單位領導以及檔案管理人員必須提高思想認識，在詳細分析檔案管理工作現狀的基礎上，進行創新，找到檔案管理過程中存在的問題，并采取措施解決問題，不斷的提高檔案管理工作的水平。除了提高自身工作水平，檔案管理人員還應該提高自身的服務意識，更新檔案管理思想，確定合理的檔案管理目標。在目標確定時，必須根據單位的發展現狀和發展需求進行，確保檔案管理工作能夠和單位日常工作需求相適應。單位管理者也應該重視全體工作人員思想工作的加強，通過會議等形式來提高檔案管理人員對于檔案管理的認識，并在此基礎上轉變檔案管理工作的形式，從以往的被動管理轉變成為主動管理，全面提高檔案管理工作的實際質量。
(二)采用有效管理手段進行檔案管理
開展辦公室檔案管理工作時，選擇的管理手段會直接影響檔案管理工作的效率和質量，特別是在新的時期，辦公室開展檔案管理工作時，更需要與時俱進的更新管理手段。首先，檔案管理應該和時代相適應，需要將信息技術運用到檔案管理工作中去，實現檔案管理手段的現代化。檔案管理部門也應該根據需要進行檔案管理局域網的建立，這樣能夠方便單位人員的檔案查閱，不但能夠提高檔案管理效率還能夠提高其使用效率。其次，辦公室可以聯系相關單位來建立專業管理中心，通過管理中心來整合電子數據，給檔案管理和查閱提供方便。管理中心的任務便是收集辦公室的電子數據，并通過網絡來共享數據，提高其管理效率和應用效率。
(三)重視管理機制創新
在辦公室檔案管理中，管理機制是效率提高的保證，有效創新管理機制是提高辦公室檔案管理效率的重要因素。一些單位進行檔案管理時，經常存在和其他部門工作協調困難的情況，這是由于檔案管理機制不合理導致的。這便要求檔案管理工作開展過程中重視管理機制的創新，激發工作人員的創造潛力和工作動力。單位領導也應該正確認識檔案管理工作，從單位的實際需要出發，制定更加科學的管理機制，除了需要做好工作流程制定和人員選定工作之外，還需要成立單位文件閱覽中心、建立網絡檔案目錄、建設檔案咨詢臺。
(四)根據需要擴大辦公室檔案管理的領域
現在有些事業單位管理辦公室檔案時，普遍存在工作范圍狹窄的問題，這便需要擴展創新管理范圍。想要達到擴大領域的目的，便需要擴大檔案服務對象的范圍，給整個社會服務。很多單位的檔案針對的往往是本單位內部，給單位的正常運行提供服務，雖然檔案在單位運行方面做出了一定貢獻，但是其作用卻沒有完全發揮出來。若是能夠讓檔案給整個社會服務，不同的個人或者組織便能夠通過檔案資源獲得自己需要的信息，發揮檔案的作用。在擴大檔案管理領域的同時，也必須做好人員培訓工作，不斷提高檔案管理人員的素質，讓其更好的為檔案管理工作服務。
三、結語
關鍵詞：醫院辦公室；檔案管理；工作探討
醫院辦公室檔案管理工作經過長時間的發展和改革，逐漸的在實踐中獲得完善和發展，辦公室檔案作為醫院多年的綜合性材料，對于提高醫院的綜合競爭能力，促進醫院的穩定發展具有重要的意義和作用；醫院辦公室檔案的管理質量直接決定著醫院檔案的完整程度，對于醫院的綜合進步具有關鍵性作用，隨著社會科技的發展，醫院逐漸采取科學的管理模式對檔案進行綜合整理，通過引進先進的技術，建立數字檔案管理，豐富檔案管理方式等提高醫院辦公室的檔案管理水平。雖然檔案管理逐漸獲得了發展和改進，但是醫院辦公室檔案由于工作種類繁雜，仍然存在很大的問題，本文結合相關的問題和應用進行分析，希望能夠提高醫院辦公室檔案管理水平。
1 醫院辦公室檔案管理工作特點
1.1 檔案館內容的復雜性
隨著科學技術的不斷發展，醫院辦公室的檔案管理水平也逐漸發展，在對傳統的檔案形式進行保留和整理的過程中，通過科學技術，建立相關的影音、視屏、圖片等電子類檔案，通過電子類檔案管理，有效的提高了檔案管理的嚴密性和準確性。由于醫院工作種類繁瑣，因此醫院辦公室檔案管理也存在眾多的復雜類型，根相關的調查和分析，我國醫院辦公室檔案管理主要包括以下幾種復雜類型，首先，醫院辦公室檔案管理的過程中，業務指導類的檔案數量較多，眾所周知，醫院作為基醫療衛生服務建設行業，工作內容復雜、繁重，而且受到醫院自身的原因影響，醫院自身的救治工作比較多，這樣的不平衡的繁重工作任務直接導致醫院治療部門和檔案管理部門之間存在很大的差異和不同。檔案作為基礎性信息記錄，受到時代的快速性影響，檔案管理方式也不斷更新，在醫院辦公室檔案管理過程匯中，對于新的制度要求、操作標準、都需要及時的補充和發展。
1.2 相關的醫患關系檔案影響性大
醫院作為公共醫療服務衛生機構，面向的是整個社會的廣大人民群眾，所以醫院辦公室檔案管理中存在大量的醫患關系的檔案，隨著社會綜合素質水平的提升，社會群眾對于醫療機構的衛生水平和技術問題都有了很大的提升，在進行醫療活動的過程中，患者與醫生在治療方式上也存在一定的糾紛，這樣的醫患檔案不僅與檔案管理水平有關，而且能夠直接反映出醫院本身的醫療技術問題和道德文化問題，因此，針對這樣的問題，醫院要積極做好醫患關系的檔案，加強醫患關系檔案的整理和保存。在醫院發生醫療事故或者引發醫療糾紛的問題時，相關的調查問題和解決處理都會從醫院辦公室的檔案管理進行，成為處理問題和糾紛的重要依據。
1.3 醫生調任、晉升類的檔案處理
醫院工作過程中，醫生會經常出現晉升、離職等問題，作為醫院的主體工作者，加強醫生的檔案管理也是醫院辦公室檔案管理的方面；為了能夠積極推動完整的檔案管理體系，醫院辦公室要積極保證三個方面的醫生方案問題：首先，加強檔案完整性，醫院辦公室檔案管理的人員流動相對比較小，與普通單位之間存在很大的差異，只有醫院辦公室檔案工作人員的穩定才能保障檔案管理工作的完整性和穩定性；與此同時，加強檔案管理人員的工作成熟度也是促進檔案高效管理的措施，能夠積極提高檔案的管理質量和管理效率。其次，注重檔案管理的科技性，隨著社會的不斷進步，醫院辦公室檔案管理工作需要跟隨時代的步伐進行改革，逐級向著信息化和科技化的法相進行轉變，這樣的發展趨勢也是檔案管理的重要發展方向，一方面能夠減輕辦公室管理工作的壓力，另一方面能夠減少不必要的人力資源的浪費。
2 醫院辦公室檔案管理目前存在的問題
2.1 檔案管理人員緊缺
在醫院辦公室檔案管理過程中，由于工作重點不同，醫院領導很容易將醫院的所有重心放在硬件建設和發展上，缺乏對于管理層面的認識，特別是很容易造成檔案建設的忽視問題。檔案管理過程需要專門的專業人才進行管理，從而才能保障檔案資源的安全性，檔案管理人員通常由行政工作人員管理，在管理過程中，很容易出現工作人員的職責不明確，保管制度不及時不嚴格等問題出現，給整個醫院辦公室的檔案管理帶來很大的問題。
2.2 現代管理軟件水平不足
在電子技術和通信技術不斷發展的當今社會，檔案管理不在局限于手工操作、人工分類等，引進現代化的管理軟件成為檔案管理的必然需求，雖然使用Excei軟件進行錄入和編寫在一定程度上已經極大的提高了工作效率，但是卻仍然無法滿足醫院檔案管理的要求，給整個醫院辦公室的檔案管理帶來很大的影響，因此，對于醫院辦公室檔案管理部門要積極投入資金，加強現代化的檔案管理模式，從而提高醫院辦公室檔案管理的效率。
2.3 檔案收集以及歸檔不及時、不規范
醫院作為醫療服務場所，檔案數量相對于其他行業的檔案管理而言具有很大的復雜性，醫院辦公室檔案包括很多臨床科室、住院部、以及后勤部等多個部門的相關資料，檔案管理相當巨大，管理任務很重；由于檔案管理人員緊張，很多臨床科室的檔案不能進行及時、有效的整理，給后期的檔案處理帶來很大的問題，直接影響醫院的總體管理水平。
3 醫院辦公室檔案管理的應用
通過上面的醫院辦公室檔案特點和存在問題的分析，我們能夠清晰的了解到醫院辦公室檔案管理工作對于醫院發展具有重要的意義和作用，加強檔案管理是促進醫院穩定發展的重要保障；下面將結合醫院辦公室檔案管理的現狀對醫院辦公室檔案管理的應用進行分析，醫院辦公室檔案管理主要存在以下幾個方面的應用。
3.1 優質的檔案管理是醫院文化建設的重要部分
醫院辦公室檔案管理是醫院建設和發展的重要部分，對檔案進行合理化的管理，能夠積極提升醫院的品牌形象，提高醫院的綜合競爭能力；在實際工作過程中，掌握檔案管理的行管細節，能夠積極減少醫患問題的出現，領導應該對檔案管理給予足夠的重視，除了加強各項規章制度外，要積極對檔案價值進行合理的開發，提高醫院辦公室檔案管理的強度和力度。優質的醫院辦公室檔案管理能夠積極推進醫院總體水平發展，提高醫院的品牌效應，加強競爭能力。
3.2 完善醫院辦公室檔案管理促進醫院建設發展
辦公室檔案管理工作的重心應該積極推進檔案完整性管理，在保障檔案管理完整性的基礎上，努力做好檔案的保密工作，保障檔案使用的效果和作用；與此同時，要定期對醫院辦公室檔案管理工作進行定點的抽查和監督，從而確保整個檔案管理的工作質量。對于一些醫患糾紛事件，檔案管理部門要注重此類檔案的價值開發，仔細分析其內部的利弊問題和原因問題，形成完整的分析報告，從而為以后工作做出指導性的意見。
總而言之，醫院辦公室檔案管理作為醫院管理工作的重要組成部分，對于醫院的具有重要作用，醫院檔案管理工作是一項長期的、系統的工作，能夠切實推進醫院的發展，完善醫院內部的建設發展，因此應該對其進行重視，并不斷的在實際過程中推動醫院檔案管理工作。
參考文獻
[1]舒放.實施精細化管理，提高醫院辦公室行政效能[J].中國醫藥導報，2013，10（25）：159-161.
一、將檔案工作列入辦公室主要職能和議事日程中
在機關事業單位的發展過程中，對于檔案管理工作的重視程度正在不斷地提升，其實早在黨的十四大會議上，對其職能所屬進行了明確的定位，這為檔案管理工作的發展提供了更為廣闊的空間，是檔案管理工作在機關單位發展歷程中的一個重要的轉折。傳統的檔案管理工作模式，主要依靠單位領導的指示，對各單位的工作匯報資料進行有效的收集和整理，在經濟市場中，這種模式已經開始顯現出一定的弊端，對于日程的工作在質量和效率方面開始出現不良的影響，對于機關單位高層進行決策不能提供科學的參考依據。
要將檔案管理工作作為機關單位辦公室的一項重要職能，為領導的決策提供依據和基礎。在辦公室工作中，對檔案管理工作要設立一個相對獨立的管理機制，實現檔案資料管理的獨立性，并與其他工作部門進行協調統一，充分實現其服務性，并促進其作用最大程度地發揮。
二、檔案管理在辦公室工作中的重要意義
（一）檔案資料是單位領導進行科學決策的重要依據。在一個單位，尤其在國企機關單位中，決策層的工作任務主要有兩個方面：首先是對單位發展和運行的基本情況進行全面的了解。其次就是進行科學、客觀的政策的制定工作，而這也對檔案管理和制定決策之間的關系進行了闡述和明確。查閱單位發展過程中的檔案資料是獲取全面基本信息的有效手段，進而才能為科學、客觀決策的制定提供重要依??。隨著改革開放程度的不斷加深，尤其是在國企機關單位之中，檔案管理工作的重要性更加凸顯。檔案資料是對單位發展歷程中的業績、榮譽、重要事件以及一般的成長歷程的一個重要的文字記錄，在進行決策的制定過程中，能夠發揮出重要的借鑒作用，而辦公室工作主要的工作職能就是為其他部門提供輔助作用。
（二）檔案管理能夠促進辦公室工作效率的顯著提高。檔案管理工作不僅是行政部門的重要樞紐，同時也為決策部門職能的發揮起著重要的指導作用。新時期下，檔案管理工作模式已經突破傳統模式中的對文件資料的收集和整理層面，在新模式中，檔案管理工作要對收集的信息文件進行科學有效的加工與處理。檔案資料中的大量信息要通過數據信息網絡的形式，為辦公室工作效率的全面提高提供助力，促進其現代化建設工作的開展，進而促進事業單位對一系列的文書以及文稿的修改，以及人事、財務等后勤工作的現代化、信息化以及數字化發展，從而使從事檔案管理工作的大量人員得以解放，實現單位發展對勞動力的解放的同時，大幅度提高辦公室的工作效率，以更好地為單位、為社會提供優質服務。
（三）檔案管理為機關單位的穩定發展提供保證。在檔案管理工作過程中，所涉及到的資料內容眾多，經過常年累月的不斷積累，其數量是相當龐大的，尤其是在傳統的檔案管理工作中，多為紙質文件材料，占用的空間是比較大的，這些都給檔案管理工作增添了一定的難度。在眾多檔案資料中，其重要的級別是有差異的，一些重要的機密性的文件，更要做好保密工作，謹防泄露。將檔案資料的管理工作做好，能夠促進辦公室工作效率的提高，能夠更好地為其他部門服務，提高檔案管理工作效率的過程中，積極引用現代化的信息技術，如計算機技術等，既方便了對檔案資料的管理，又方便對其調閱，極大提高了檔案資料的管理效率以及功效的發揮程度。
【關鍵詞】辦公室；檔案管理；效率；方法
一、辦公室檔案管理原則及要求
檔案管理工作必須遵循服從、嚴謹、高效以及合作的相關原則，才能夠準確客觀和及時地完成相關工作，更好地發揮檔案管理工作職能，為辦公室的其他業務及管理打好基礎。
（一）準確，客觀地記錄辦公室相關內容。檔案管理工作是辦公室經營管理作業鏈中的紐帶，檔案管理如果不能夠準確地收集、整理辦公室關鍵信息，也就無法為單位領導等提供決策幫助，則檔案管理工作就不能很好地發揮紐帶作用。做到檔案管理工作的基本要求，則檔案管理必須具備全局觀念，具備責任心并正確地理解辦公室的經營戰略與發展策略，不偏不倚地對資料進行整理、對會議內容等進行記錄，確保信息真實有效，才能夠合理地協調下級部門及人員工作，進而促進辦公室管理的更好實現。
（二）嚴謹，一絲不茍精準服務。現代辦公室管理強調效率，檔案管理工作需要對多元化的信息進行記錄、傳達，并協調相關部門及人員完成相關工作。在這個過程中，檔案管理工作必須嚴謹認真，遵循嚴謹性原則，一絲不茍地完成相關工作，才能夠更好地服務辦公室管理。要想做到檔案管理工作的嚴謹性原則，就必須關注細節。辦公室管理關注精細化或精準化管理，檔案管理工作同樣如此。合格的檔案管理，必須關注細節，并且及時準確地根據管理層要求對相關工作進行輔助、協調，以確保檔案管理工作職能得到合理發揮。現代辦公室檔案管理在工作中必須保持警惕，對工作中的細節進行充分地記錄與分析，見微知著，并在動態環境中尋找規律，才能夠不斷提升檔案管理的勝任力。此外，辦公室檔案管理工作人員必須堅持嚴謹的原則，對辦公室的內部信息及資料等進行妥善保管，對文件進行保密管理，不對任何人泄露文件信息，并在本職工作范圍內嚴格地按照檔案管理工作原則與辦公室要求從事相關工作，不可以越權行事，也不可以利用職務便利謀求不正當利益。
（三）利用信息手段提升檔案管理效率。在辦公室檔案管理追求信息化與高效率的背景下，檔案管理工作必須做到高效率，才能夠滿足辦公室檔案管理者與其他業務的需求。由此可見，高效原則是檔案管理工作的重要原則之一。要想做到檔案管理工作的高效原則，檔案管理需要較好地掌握現代檔案管理工作的基本技巧，靈活運用現代化信息技術及其他管理工具，進而提升檔案管理工作的效率，更好地促進其職能的發揮。這就需要檔案管理工作人員持續保持學習意識，對檔案管理工作相關的知識與技能進行不斷地積累與運用。全面了解辦公室檔案管理工作的特性與具體要求，并正確恰當地運用相關技術，更高效的完成檔案管理崗位工作。
（四）合作，正確傳遞合理協調。檔案管理不是被動地接受文檔并保存，而是需要與其它科室進行溝通、文件收集并最終完成歸檔。在這個過程中，辦公室檔案管理人員必須與其它科室的人員進行溝通與合作，確保檔案管理能夠了解內外部信息，并協調相關工作順利地進行。要做到檔案管理工作的合作原則要求，檔案管理人員必須保持合作意識，并加強人際交往與溝通能力，以客觀的立場和態度，對檔案管理相關工作進行處理。
二、 辦公室檔案管理存在的共性問題
（一）歸檔不及時。辦公室檔案歸檔不及時，與辦公室及其他科室的相關業務進度等脫節比較嚴重。甚至在部分業務完全結束后，辦公室（檔案室）才會收錄全部的醫療服務信息，而沒有在進行中不斷地更新檔案。特別是一些急救檔案存在信息缺損或不完全等情況，后續也很難補齊，則出現醫療糾紛等很難提供完整、準確的有效文檔。在這個階段已經無法找到完整的文檔資料，這不僅影響檔案管理的效率，還會影響信息的完整性。建立在檔案管理基礎上的一些辦公室研究、分析等也就會因此出現一定問題。
（二）檔案管理不規范。辦公室檔案管理質量不高，包括資料不全、資料內容混亂。甚至，非常多的辦公室檔案管理中，檔案管理人員由辦公室人員兼任，他們往往只是簡單地對文檔進行整理、編號后保存，而不具備對資料進行分類的檔案管理能力。例如，在某辦公室的檔案管理中，檔案室并不上鎖，單位其他科室工作人員等都可以自由進入。這就使得檔案混亂不堪，并且經常出現編號錯亂、丟失等情況，嚴重影響檔案管理效果。
（三）權責不明。辦公室檔案管理中，權責不明確。辦公室工作人員或者其他科室人員都可以隨意借調辦公室相關文檔，其后的歸還等也并不及時，這就影響了辦公室檔案完整性，同時也可能造成文檔信息外泄，這也是非常嚴重的問題。甚至出現檔案中機密信息泄露的情況，然而部分醫療機構內部并不具備調用檔案的醫護人員，患者等可以拍攝或者影印檔案，這是嚴重違反檔案管理保密性原則的。而由于檔案管理責任不明確，責任的追究與處罰就會出現新的問題。
三、改善辦公室檔案管理效率的方法建議
（一）改善檔案管理組織設置。辦公室檔案管理應該設置專門的辦公室檔案管理部門與崗位，分別由不同的人員進行檔案信息的收集、歸檔、錄入、核對、更新、修改等工作，提升檔案管理的及時性。同時，還需要對檔案管理制度進行完善，對于借調檔案資料等具體情況，進行授權約束，避免檔案管理中的機密信息外流等。
督促建立一個上下貫通、左右銜接的檔案收集工作網絡體系，明確主管領導、檔案人員的職責范圍，保證檔案收集工作層層有人管。明確將檔案收集工作納人辦公室責任人崗位職責、工作計劃和工作程序中，讓負責人支持和理解工程檔案的收集工作。明確專人負責檔案的收集、整理、歸檔工作，保證檔案齊全、完整、準時地移交檔案部門。
（二）不斷提高檔案管理者業務素養。檔案管理者可以通過職業培訓班參加專業技能培訓，提升對檔案管理工作原則性與靈活性認知的同時，為更好地做到兩者統一創造內在條件。檔案管理者需要不斷提升個人素質和職業勝任力，更靈活地完成檔案管理工作。這就要求檔案管理者真正做到正確認識崗位工作及職業要求，針對自身素質存在的不足進行及時的改進，確保檔案管理者能夠在較好的勝任力基礎上從事本職工作。同時，檔案管理者需要因時而動，靈活應變，在動態環境下，更好地尊重職業道德，運用工作技巧，恰當地處理相關工作，發揮崗位職能。檔案管理者工作勝任力的培養，還應該兼顧檔案管理職業道德與檔案管理業務處理、人際關系、協調能力等綜合素質建設。
（三）增加現代化技術手段的運用。針對當前辦公室建設的檔案管理效率差并且有效性不突出的問題，本文認為符合辦公室立體化、動態化的特點，辦公室檔案管理中也需要借助信息技術手段進行改進。在一般單位的檔案管理中，可以在原始檔案基礎上，進一步建立數字檔案編號制度，將檔案關鍵信息或者關鍵詞錄入其中，方便后續管理。在檔案歸檔中，如果發現手工記錄的檔案信息不完整、字跡不清等，則需要及時核查，在檔案庫中對信息進行補充登記，確保信息完整。
【參考文獻】
[1]劉淑仙.關于如何提高辦公室檔案管理工作效率的思考[J].人力資源開發，2015（12）.
隨著辦公自動化的不斷普及，醫院檔案管理也向信息化、現代化方向轉變。如何在辦公自動化環境下進行醫院檔案管理，是每一個醫院所需要思考的問題。本文以辦公自動化環境下醫院檔案管理的重要性為切入點，針對醫院檔案管理工作中存在的問題進行分析，從而為辦公自動化環境下進行醫院檔案管理提出可行的建議。
［關鍵詞］
辦公自動化；檔案管理；安全規范；職業素養；改善措施
目前醫院檔案管理工作中還存在很多問題，如何在辦公自動化環境之下進行醫院檔案管理是醫院順利運營必須攻克的難題。以目前的情況來看，現在的辦公自動化還未完善，存在著一些漏洞。我們要針對醫院檔案管理中出現的問題進行針對性的改革，改變原有的檔案管理手段，以現代化的電子管理方式促進醫院檔案管理的自動化。
1目前醫院檔案管理存在的問題
目前醫院檔案管理工作并不完善，從管理人員來看，大多數醫院的檔案管理工作并未配備專業的檔案管理人員進行管理。在檔案信息的收集、整理和錄入資料過程中，仍依靠大量的人力來進行操作。再檔案中，紙質性的檔案占有極大的比例，而且量比較大，需要對其進行定時定期的整理、分類和保存。同時，醫院在檔案管理意識上的薄弱，領導及相關人員還未樹立正確的檔案管理觀念。觀念的薄弱直接影響到檔案管理的規范程度，正是因為缺少對于檔案管理工作的規范性、權威性和保密性的認識，往往導致醫院檔案管理中會經常性地出現丟失、毀壞和隨意外調等現象。醫院檔案管理的問題還表現在效率低下、權威性低等幾大特性。上述問題使醫院的檔案管理工作不能真正地適應辦公自動化環境的要求，阻礙了醫院檔案管理的發展與進步，不能按照相應的規范對醫院的檔案進行規范操作。
2辦公自動化環境下進行檔案管理的重要性
辦公自動化就是利用電子網絡等現代化手段作為輔助，幫助各事業單位及政府機關進行相應的檔案資料的管理。原有的檔案管理模式已經不能適用時展，辦公自動化等手段的出現就是改革傳統醫院檔案管理的重要舉措，該種手段促進了醫院檔案管理工作的發展，改變了傳統的管理模式，節省了大量的人力、物力和財力，使管理人員不必再花費大量的時間去對相關的檔案資料進行分類、整理。同時，也減少了出錯的概率，提高了管理效率。對推進醫院運營的數字化、現代化和電子化改革都起到了良好的促進作用，為醫院進行相應的管理體制改革、改善管理方式、提高檔案管理人員的職業素養和人文素養都是有重要意義的。
3辦公自動化環境下進行檔案管理的建議
3.1完善醫院檔案管理的人員配備醫院在進行檔案管理時，往往會選用相關人員兼任、輪流值班的方式。這種方式并不能真正地將醫院檔案管理落到實處。為適應辦公自動化的要求，醫院要完善檔案管理工作的人員配備，提高醫院檔案管理人員的管理水平，提升管理人員的職業素養與人文素養，促進醫院檔案管理工作的進一步發展。辦公自動化手段對于檔案管理工作來說還是一個較為陌生的領域，要配備能夠熟練掌握辦公自動化手段的高水平的檔案管理人員，并對現有的檔案管理人員進行專業培訓，使管理人員能夠具備相應的技術知識，熟練的掌握相應的技巧，便于在辦公自動化環境下對相關檔案更好地進行管理。
3.2規范檔案管理流程，提高檔案管理的安全性在適應并實現辦公自動化的同時，要重視對檔案的安全保護。在進行檔案管理過程中，要制定相應的檔案管理規范及條例，規范整個檔案的管理流程，運用計算機手段確實可以幫助管理人員提高工作效率，保證檔案管理的實用性與科學性，但是也有潛在的安全風險，所以我們要格外注重檔案管理流程的規范性，注重檔案管理的安全性，在利用辦公自動化管理手段的同時確保檔案信息不能外泄，實現在網絡電子平臺上對檔案管理工作監管的有效性。
3.3樹立相應的檔案管理意識醫院檔案管理意識薄弱是影響檔案管理工作的最大問題。醫院未能真正重視起對檔案信息的管理，會導致人員配備不齊全、檔案管理流程不規范等現象的發生，所以，當務之急就是要使醫院的檔案管理人員及領導樹立起在辦公自動化條件下醫院檔案管理的意識。理解辦公自動化對于醫院檔案管理的重要意義。同時，醫院也要對此進行大力宣傳，將檔案管理意識植根于每個人的思想中，因為只有樹立了相應的檔案管理意識，才能更好地利用辦公自動化管理系統來實現對醫院的檔案管理。
4結語
在現存的醫院檔案管理過程中，確實還存在檔案管理意識薄弱、管理流程缺少專業性與規范性和相關管理人員配備不完善、職業素養及專業素養較低等問題，對于檔案管理工作來說，改變固有的醫院檔案管理制度勢在必行。我們要利用辦公自動化管理系統等先進手段，促進醫院檔案管理工作向信息化、電子化、數字化和現代化方向轉變，使整個醫院重視起相應的辦公自動化檔案管理觀念，完善管理人員配備。通過對醫院檔案管理工作進行整改，促進醫院檔案管理的進一步發展。
主要參考文獻
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關鍵詞：檔案管理；辦公自動化；計算機網絡技術
信息技術的發展，計算機網絡已經成了社會生活中的重要組成部分。特別是在辦公領域，因計算機技術的有效利用而實現了辦公自動化，數字化信息技術成了日常辦公管理工作中的重要基礎。檔案管理作為日常工作中的關鍵環節，其工作程序之煩瑣，工作量之大，勞動強度之高，如果按照傳統的工作模式，必然使工作處于低效率操作狀態，非常不適應于現代化的高質量、快節奏工作要求。引入辦公自動化聯網技術，不但優化了檔案管理程序，而且推動了檔案管理工作的創新。
一、強化自動化檔案管理的必要性
檔案是極具保存價值的資料，其所記載的是單位發展歷程中所產生的，涉及各項工作的信息。實施檔案管理工作，就是對于檔案實體實施系統化管理，以利于檔案信息能夠為各項業務提供有價值的服務。在檔案管理工作中，運用辦公自動化技術輔助，并建立計算機網絡平臺，可以塑造新型的檔案管理環境。
從安全的角度而言，檔案資料不僅僅具有保存價值，而且是推動發展的重要依據。由于檔案資料多數為紙質保存，因此需要妥善管理，并做好各種防御措施，以避免遭到不同程度的損壞。為了避免受到水災、火患和蟲害的威脅，單位要對于檔案管理加大力度，但是，單一的管理方式導致檔案資料一旦遭到損害，就很難于補救，導致檔案資料的遺失。
部分單位對于檔案采用了電子化處管理的方式，當紙質的檔案經過掃描錄入后，形成電子文件，以利于電子化的保護和管理，更為方便查閱。從目前檔案電子化管理狀況來看，電子檔案的管理依然存在著諸多的問題。面對諸多的管理軟件，要選擇適合的管理方式才能夠實施電子檔案的有效管理，以實施保護功能。對于電子文檔的保護，目的是提高檔案管理的服務功能，這就有必要建立統一的檔案管理體系，實施標準化管理，提高檔案管理的整體水平。鑒于電子化檔案管理硬件設施上所存在的問題，要使其在電子檔案處理中發揮功能性的作用，就要采取必要的措施，強化自身建設，將硬件設備以及管理軟件的各種優勢充分地發揮出來。實施網絡化、信息化管理成了一種必然。
二、檔案管理與辦公自動化之間是相輔相成的關系
（一）檔案管理與辦公自動化之間具有相互促進的作用
處于信息化時代，辦公自動化在各行業中很普及。檔案管理是一項復雜而煩瑣的工作，采用辦公自動化設備實施管理，可以促進檔案工作的系統化。因此，辦公自動化設備的使用，對于捋順檔案管理程序，促進檔案規范化管理具有重要的作用。與此同時，檔案管理對于辦公自動化網絡技術也具有一定的推進作用。隨著檔案的辦公自動化管理的興起，開闊了自動化軟件技術的開發領域，自動化網絡技術、檔案數據庫技術等等，都成了促進自動化軟件研發的方向。檔案管理與辦公自動化的相互促進和發展，為雙方的動作提供了更多的便利和迅速的發展的保障。從學科角度而言，檔案文件本身就是一種信息形式的存在，而辦公自動化是處理信息和傳遞信息的工具。因此，辦公自動化與檔案管理是有過程和結果的關系。
（二）檔案管理與辦公自動化之間存在著差異性
傳統的檔案處理方式主要是針對紙質資料而言，多數為紙質文件、照片、光盤以及獎杯等等的實體信息。辦公自動化的檔案處理則是電子技術手段的應用。采用先進的信息技術，運用網絡進行文件信息的交流，從而形成了實現無紙化辦公的趨勢。
三、實現檔案管理與辦公自動化的有效融合
（一）對于檔案管理實施標準化建設
從管理體制方面入手，對于檔案文件實施協調管理。將文件的前期處理工作納入到檔案管理工作職責范圍中，為檔案管理打下良好的基礎。對于檔案管理要制定規范的流程，包括檔案文件的前期處理、著錄以及電子文檔格式等等，都要進行標準化處理。在設計檔案信息管理系統的過程中，要考慮到各項技術參數，包括數據接口標準、不同類型數據轉化標準等等，實施規范化設置，以提高工作效率。
（二）加強辦公自動化系統的安全維護工作
檔案管理部門要確保計算機自動化設備在安全的環境下運行，以使檔案信息的傳送安全可靠。為了防止檔案軟件受到病毒或者黑客的侵擾，安裝病毒防護軟件之后，要注意實時更新，以確保信息的高效傳輸。辦公自動化系統平臺被設置在內部網絡中，與外網建立起連接。為了提高檔案管理的安全性，要進行辦公自動化系統的安全維護工作。首先，使用路由器屏蔽所有的IP地質，然后對于允許訪問的地址進行重新設置連接。其次是接入防護墻，以對外網進入的數據進行認證，實施有效過濾。禁止操作的業務，防火墻會予以禁止，即便是有信息通過，也會在防火墻信息內容中有所記載。此外，防火墻還可以對于網絡系統進行檢測，并針對系統的運行狀態予以提示。
四、結論
綜上所述，信息技術的進步，使傳統的檔案管理已經不再適應時代的要求。為了提高檔案管理的工作效率，引進辦公自動化網絡，不但能夠提高檔案工作質量，而且還完善了電子檔案管理建設，以利于檔案管理工作的進一步發展。參考文獻：
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關鍵詞：辦公自動化；檔案管理；信息化
一、應用辦公自動化系統進行檔案管理的優勢
1.有效提升檔案管理工作的效率。以檔案查閱為例，按照傳統的檔案管理模式，當檔案管理者根據查閱者需求提供檔案時，必須要求查找者為其提供具體檢索信息，然后通過書本檢索的方式對案卷編號進行逐個查找，最后再到庫房調閱案卷，這種檔案管理方式不僅程序復雜、耗時耗力而且很難保證其正確性。而運用辦公自動化系統進行檔案管理，能使系統在運行過程中發揮其查找功能，通過人對設備的操作控制實現人與設備的一體化操作，不僅程序簡便、操作快捷，而且極大的提升了檔案管理的效率。2.實現文檔、文字等信息的共享。在傳統的檔案管理方式中，檔案信息的共享全部依靠手工操作來實現，這就導致檔案內容難以被充分利用。長此以往，檔案就會因為其自身的查閱困難性而被閑置下來，不僅會造成資源浪費，而且也難以發揮檔案應有的服務功能。而應用辦公自動化系統進行檔案管理，能使文檔通過計算機網絡技術實現云儲存。這樣一來，無論是在網絡運行狀態下，還是在脫機狀態下，查閱者都能不受時間空間的限制而自由的進行文檔查閱，從而實現文檔、文字等信息的最大化共享。3.實現最大限度的保護檔案。由于檔案使用頻繁，而紙質的案卷經常翻閱會不可避免的帶來物理磨損，特別是一些年久的紙質檔案，其紙張經老化、脆變，已無法反復的翻閱。利用信息技術將相關檔案數字化后，就可以直接通過計算機終端進行相關的查找瀏覽操作，使紙質檔案的翻閱和復印次數大大降低。除此之外，在數字化過程中還可以對檔案進行字跡顏色加深處理，最大限度的使其恢復原有的樣貌，達到保護檔案實體的目的。4.提高文件傳遞的速度和安全性。按照傳統的檔案管理方式，都是由檔案管理人員對檔案進行人工的收集、整理、運輸等，這樣一來檔案信息的丟失在所難免。特別是在檔案資料的運輸過程中，很多突發因素很容易就會造成檔案的丟失，從而影響檔案資料的正常使用。而隨著計算機網絡技術的進一步發展，檔案資料不必再通過人工運輸的方式進行傳遞，而是通過網絡共享就能快速實現兩地之間的檔案傳遞，即便是在共享過程中檔案意外丟失，原計算機內通過檔案備份也能輕松解決這一問題。
二、當前辦公自動化環境中出現的問題
1.電子文件安全性得不到保證。由于計算機網絡在運行過程中存在著一定的開放性和共享性，因此檔案文件在進行傳遞時，其安全性就很難得到保證。特別是一些網絡黑客運用計算機技術根據自身需要對文件進行內容的重新編排或排版后，資料就無法保持其原始性。加之目前網絡竊密技術的進一步發展，更是對文檔的安全性構成了威脅。2.檔案管理人員專業素質不足。伴隨著計算機技術的進一步發展，辦公自動化技術對檔案管理人員提出了更高的要求。但是目前很多的檔案管理人員所從事的工作與其專業并不對口，加之部分工作人員對信息技術及與檔案管理相關的軟件應用并不熟練，這樣就很容易使檔案管理工作出現安全隱患，從而降低檔案管理工作的效率。
三、利用辦公自動化系統實現文檔的高效率管理的對策
1.充分認識檔案信息化管理的重要性，加大支持力度。檔案辦公自動化建設是實現單位現代化管理的必要條件，因此單位領導必須充分認識到其重要性，把檔案信息化建設納入到工作日程。政府及有關部門也要給予檔案管理信息化建設以大力的資金支持，支持檔案管理的基礎設備建設。2.提高檔案人員綜合素質。單位應加強對檔案管理工作人員的技術培訓，以使檔案管理工作人員緊跟科技發展潮流，熟練掌握一些與檔案管理有關的應用軟件和設備，從而為提升檔案管理效率提供專業保障。加強對檔案管理工作人員的思想道德教育，使檔案管理工作人員樹立嚴謹的工作態度，具備良好的職業操守，養成良好的思想道德修養，從而為提升檔案管理工作質量提供思想保障。
總之，在辦公自動化環境下，電子文檔管理工作的重心已經不再是對文件進行程序復雜的搜集、整理、分析、歸檔、利用，而是在做到不改變文件儲存位置的基礎上實現對文檔的管理與利用。檔案管理人員的職責也相應的從文檔保管員轉變為了文檔審計員。這種轉變給傳統的文檔管理方時帶來了巨大的沖擊和改變，因此盡管目前信息化檔案管理工作已經取得了一定的進步，檔案管理效率也得到了一定的提升，仍應意識到要想真正實現自動化的檔案管理任重道遠，并需要進一步加強對計算機技術的學習，以不斷提升對信息化檔案管理工作的適應能力，切實做好電子信息時代的檔案工作。
作者:李靜 單位:龍口市城市社區衛生服務中心
參考文獻
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【關鍵詞】辦公自動化；醫院；檔案管理
隨著科技的發展和醫療衛生體系的發展，我國醫院在管理水平上取得了長足進步，辦公自動化方式在醫院檔案管理中起到了重要作用，但同時，仍存在著諸多問題。如何充分利用辦公自動化、克服當下存在的問題，成為醫院檔案管理中需要重視的問題。
一、辦公自動化的概念和特點
（一）概念。辦公自動化是指利用計算機信息技術進行辦公室工作，實習信息交流、資料儲備、數據傳輸接收等，以提高辦公靈活性、精準性和可靠性。辦公自動化能夠實現計算機同使用者之間的交流，是一種科技化交流管理方式。
（二）特點。在醫院檔案管理中，辦公自動化具有其顯著特征：1.迅速精準。醫院各部門對所記載資料進行迅速錄入，能夠改善傳統人工操作的緩慢與誤差，使檔案管理更具時效性和精準性，更加科學化、系統化，方便實時檢索查詢。2.資源共享性。辦公自動化最大程度上利用了計算機互聯網信息共享系統，使檔案管理更具廣泛性和規范性，辦公自動化能夠使各相關部門資料實現共享，加強了醫院各部門之間交流，利于提升辦公效率。3.儲存方式靈活。醫院文檔管理存儲方式由紙質變為電子文檔管理，增加里了對文本、圖像、視頻等多種直觀事物記錄，不斷節約了以往文檔管理所占用的空間，還增加了文檔儲存市場，延長文檔使用壽命，便于醫院資料長時期記錄。
二、醫院檔案管理辦公自動化存在的問題
（一）文檔管理人員缺乏專業性。辦公自動化是基于計算機信息技術進行的辦公方式，要求文檔存儲方式更加多樣化，操作精準。當下我國醫院文檔管理人員還基于傳統文檔管理習慣和理念，缺乏現代化文檔管理專業知識和操作技能，缺少專業知識培訓，不具備專業的文檔管理能力，只是單純掌握計算機技術無法勝任這項工作。
（二）系統不完善。當前我國醫院檔案管理系統實用軟件較少，管理系統水平較低，不利于管理人員操作。醫院檔案管理系統對醫院的針對性不強，融合度較差，與實際操作具有一定差距。同時，電子文件同電子檔案管理的轉化和錄入不具有連接性，給電子文件錄入造成一定阻礙。
（三)缺乏統一管理。辦公自動化為人們工作帶來極大便利的同時也存在一定問題，例如文檔存儲一般只保留最終正式文件而不會保留原始文件，文檔的存儲類別和存儲方式不具備統一性，會造成數據庫檢索混亂，影響文獻資料搜索。
（四）缺乏安全性。辦公自動化最大的問題在于其自身的安全隱患，電子文檔不具備固定形式，沒有特定的字跡和簽名等特殊標記，易于修改，因此不具備個人權威性和標志性，較比紙質版更容易被改動。同時自動化文檔管理易被外來病毒侵入，造成檔案泄漏，數據混亂。電子病歷的安全涉及到病患的個人信息和隱私性，安全保密工作尤為重要。
三、加強醫院檔案管理辦公自動化的策略與建議
（一）提高人員素質。醫院應該加強檔案管理人員培訓，為管理人員提供更多的理論知識學習機會和檔案系統操作實踐機會，制定相應考核機制，激發管理人員競爭意識和工作熱情，落實醫院檔案管理工作，建立完善的檔案管理人員人力資源管理制度。
（二）完善檔案系統。醫院應加強辦公自動化檔案管理系統研究，設計符合醫院基本情況的管理軟件，建立檔案管理子系統，實現電子文件同電子檔案之間的有效連接，便于電子文件存儲轉化。檔案管理系統應進行平臺搭建，實現各部門之間的資源共享，同時針對具體應用建立檔案權限管理，提高檔案管理的適用性和針對性。
（三）制定管理標準。醫院檔案管理工作應制定嚴格的檔案管理標準，保證其符合國家相關部門檔案管理規定，結合醫院實際情況制定檔案管理分類方式和檢索查詢權限，使管理更具標準化、規范化，嚴格要求管理人員按照文檔管理標準進行操作。此外，針對醫院具體情況，調整和更新醫院檔案管理制度，定期對檔案進行檢查和修補，幫證文檔數據準確性。
（四）加強網絡監管。為了維護電子檔案管理安全性，醫院需要建設完整、可靠、精準的檔案管理信息化網絡系統，通過對網絡系統進行加密、設置權限和設置防火墻等方式，加強文檔網絡安全建設和監管力度，使用數據恢復技術對被破壞的數據進行修補和維護。為防止人為違規操作進行文檔更改，對重要的文檔建議進行加密或特殊權限設置，尤為重要的文件建議采用紙質版。醫院辦公自動化安全直接影響到病患的個人安全和隱私安全，因此需要特別重視，病患信息的泄漏將直接影響醫院的權威性。
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