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1.1 基建檔案收集不夠齊全
工程前期文件，如項目批復、土地批文、規劃許可證、征用紅線圖等工程合法性、依據性文件缺失或為復印件；施工文件中材料合格證、試驗報告是復印件；招投標文件，只有評標、議標等文件；主要設備開箱時由于設備部門沒有及時通知檔案人員到場，造成設備開箱資料不齊全；工程改動缺工程聯系單，工程項目缺監理審核單等。
1.2 基建檔案內容質量與實際不符
基建檔案的內容質量要求檔案所反映的數據必須真實、準確。然而在工程中經常出現一些與實際不符的現象。如合同文件條款中隨意涂改，雙方不簽字不加蓋公章；施工記錄中的數據填寫不真實；竣工圖沒有根據設計變更通知單作相應的修改，使竣工圖紙失去準確性，造成與工程實際不相符。
1.3 文件填寫或書寫簽字不規范
由于參建單位多，各施工單位管理方式不一致，使得某些施工記錄不規范。如在施工報審文件中，只有施工單位申報內容，沒有監理單位審批意見，質量驗評等文件中簽字夫結果或表述不規范。各種簽字不規范問題，如簽訂的合同、試驗報告、質監報告、施工記錄等用私章或用計算機打印代替簽名；只簽名字、不簽日期；簽名字跡潦草，難以辯認；用圓珠筆、純藍墨水筆、復寫紙等不耐久的書寫材料簽名或書寫，使基建檔案質量大打折扣。
2 醫院基建檔案存在問題的原因
醫院領導不夠重視，只重工程建設而輕檔案管理，影響基建檔案管理工作的順利開展；建設單位未及時制訂有關項目檔案管理制度，明確基建項目資料歸檔的范圍和要求，造成某些項目檔案不符合有關的檔案規定；醫院基建項目參建單位多，工程技術人員檔案意識及重視程度差異較大，造成檔案形成質量參差不齊；監理單位、質檢部門、工程部門一些專業技術人員把關不嚴，造成一些檔案文件內容不全或與事實不符。
3 醫院基建檔案管理的對策
3.1 領導重視是搞好醫院基建檔案管理工作的關鍵
醫院領導對檔案的重視程度，是強化檔案管理意識的關鍵。只有領導高度重視檔案工作，建立和落實項目檔案工作領導責任制，并將基建檔案工作納入領導議事日程，對工程檔案集中統一管理，定期召開參建單位檔案管理部門領導會議，協調和解決檔案材料在收集和積累過程中的實際問題，不斷總結經驗和教訓，使檔案工作順利進行。
3.2 建立健全制度是做好醫院基建檔案管理工作的保證
基建項目從工程建設一開始，必須根據《中華人民共和國檔案法》，國務院批準的《科技技術檔案工作條例》、《基本建設項目檔案資料管理暫行規定》等，建立科學、合理、適用和操作性強的一整套基建檔案管理實施細則，以規范基建檔案的管理。實施細則明確了醫院基建檔案的范圍，歸檔的基本要求和基本內容，基建檔案的移交與整理，保存與借閱的要求，用規范的檔案管理行為來推動各參建單位的規范化管理，有效控制檔案形成的質量。
3.3 檔案工作與工程建設同步管理是基建檔案管理的基礎
基建部門應把基建檔案工作納入基建規范、計劃、管理制度和工作技術人員職責范圍之中，做到三個同步：基建項目開工與建立基建檔案規劃同步進行；工程建設實施過程與竣工材料積累、整編、審定工作同步進行；工程交工驗收與提交一整套合格的竣工圖驗收同步進行。如果不“同步”會造成前期資料遺失，施工文件不規范，設備資料不完整，竣工圖編制不規范，檔案不齊全或事后補檔等現象。“同步管理”要求工程檔案工作必須與工程各階段同步，從“事前、事中、事后”加以控制，有利于及時發現問題，解決問題。
關鍵詞：高等院校；基建檔案；檔案管理
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A
收錄日期：2015年10月23日
高校基建檔案是高校管理工作的重要組成部分，尤其是隨著近幾年來高校不斷擴招，其基礎設施的建設也比較頻繁，所以存在著大量的高校基建檔案需要管理。然而，目前我國高校基建檔案的管理工作還存在很多不足之處，從而影響了高校管理工作的正常開展。因此，本文在論述高校基建檔案特點的基礎上，提出了目前高校基建檔案管理中存在的問題，進而針對這些問題出現的原因，提出了促進高校基建檔案管理工作發展的重要措施。
一、高校基建檔案主要特點
高校基建檔案與高校其他管理檔案存在一定的不同，其主要特點體現在以下幾個方面：第一，獨立性。高校不同的基建檔案之間需要保持一定的獨立性，每個高校基建檔案都需要進行分開裝卷，同時需要根據工程的不同階段，將相關的資料準備完善；第二，廣泛性。由于我國高校基建項目的種類比較多，同時規模大小也不盡相同，所以說高校基建檔案的來源比較廣泛，參與高校基建項目的人員比較多，資料相對來講比較復雜；第三，實用性。高校基建檔案的管理是高校管理工作的重要組成部分，對于促進高校的發展有著重要意義，所以在高校基建檔案中主要記錄著工程的重要信息，同時也記錄著重要人員的信息等等；第四，長期性。高校基建檔案的管理工作持續的時間比較長，從高校基建工程的開始到基建工程的結束，這一時期的資料都需要進行整理，所以是一個較為長期的過程。
二、目前高校基建檔案管理中存在的問題
高校基建檔案的內容比較復雜，而且管理的信息也比較多，這就對高校基建檔案管理工作提出了較高的要求。然而，通過本文的調查和研究得知，目前我國高校基建檔案管理過程中還存在很多問題。
（一）沒有認識到高校基建檔案管理工作的重要性。對于很多高校來講，并沒有充分認識到基建檔案管理工作的重要性，主要體現在以下幾點：第一，缺乏對高校基建檔案管理工作重要性的宣傳，使得相關工作人員沒有充分意識到其管理工作的重要性，所以容易造成高校基建檔案中信息的缺失，從而影響高校基建檔案管理工作的順利開展；第二，高校基建檔案管理工作需要的設施不全，由于高校沒有對高校基建檔案管理工作引起重視，從而使得高校基建檔案管理過程中，缺乏一定的資金和資源的投入，因此在一定程度上制約了高校基建檔案管理工作的順利開展。
（二）缺乏完善的高校基建檔案管理制度。雖然很多高校都在對高校基建檔案進行管理，但是其管理工作缺乏完善的管理制度，主要體現在以下方面：第一，部分高校缺乏相應的管理制度，從而無法對高校基建檔案管理工作進行約束，因此造成了高校基建檔案管理工作的混亂，無法保障高校基建檔案管理工作有序正常地開展；第二，一些高校雖然制定了高校基建檔案管理工作相關的規章制度，但是制度缺乏一定的完善性，無法在實際工作中對高校基建檔案管理進行指導；同時，很多高校在開展高校基建檔案管理工作的過程中，沒有完全按照規章制度進行，從而影響了高校基建檔案管理工作的開展。
（三）管理人員素質有待提高。高校基建檔案管理工作的開展，離不開管理人員的用心工作。但是，通過本文的調查和研究得知，目前高校基建檔案管理人員的素質有待提高，主要體現在以下幾點：第一，高校基建檔案管理工作對于管理人員的專業技能要求比較高，但是很多高校聘用不具備專業技能的人才對高校基建檔案進行管理，從而無法順利地完成檔案的管理工作；第二，目前很多高校對高校基建檔案的管理采用系統化的管理程序，但是很多管理人員不具備計算機等相關知識，無法更好地完成高校基建檔案的管理工作，影響了高校基建檔案管理工作的效率。
三、完善高校基建檔案管理工作的相關措施
通過以上的分析和論述可知，高校基建檔案與其他資料相比有著自身的特點，同時也使得針對高校基建檔案的管理工作更加復雜。所以，在高校基建檔案管理工作中仍然存在很多問題，從而影響了高校基建檔案管理工作的開展，因此為了更好地完善對高校基建檔案的管理，可以參考以下幾點：
（一）重視高校基建檔案管理工作。對于很多高校來講，忽視了高校基建檔案管理工作，這是造成高校基建檔案管理工作存在問題的重要因素，所以為了更好地促進高校基建檔案管理工作的開展，必須要重視高校基建檔案管理工作，為此可以做到以下幾點：第一，積極宣傳高校基建檔案管理工作的重要性，使得檔案管理人員能夠充分認識到檔案管理工作的重要性，能夠在實際工作中更好地約束自身的行為，促進高校基建檔案管理工作的順利開展；第二，增加對高校基建檔案管理工作的投入，使得檔案管理人員能夠利用先進的管理設備，從而提高高校基建檔案管理工作的效率，更好地為高校管理工作進行服務。
（二）完善高校基建檔案管理規章制度。建立完善的高校基建檔案管理制度，能夠更好地指導高校基建檔案管理工作的開展，同時對管理人員的行為進行約束。因此，完善高校基建檔案管理工作的規章制度，也是促進管理工作順利開展的重要措施，為此可以做到以下幾點：第一，補充高校基建檔案管理工作的重要細節，在進行高校基建檔案管理工作的過程中，很多細節如果不注意就可能影響管理工作的正常開展，所以將這些細節寫入高校基建檔案管理工作的規章制度，能夠更好地引起管理人員的重視，從而促進高校基建檔案管理工作的順利開展；第二，可以借鑒其他高校基建檔案管理工作的優勢，不同高校在進行完善高校基建檔案管理工作的過程中，由于學校自身的特點其側重點有所不同，所以可以借鑒其他高校基建檔案管理工作的優勢，不斷彌補高校基建檔案管理工作的不足，可以更好地促進高校基建檔案管理工作的開展。
（三）促進高校基建檔案管理工作信息化。目前，我國信息化的時代已經到來，信息化進程不僅為人們的生活提供了更多的便利，同時也改變了人們的工作方式，因此為了更好地提高高校基建檔案管理工作的效率，需要進一步促進高校基建檔案管理工作信息化，為此可以做到以下幾點：第一，需要為高校基建檔案管理工作投入更多的信息資源，例如：計算機設備、辦公設備、網絡設備等，這樣才能為高校基建檔案管理工作信息化奠定基礎；第二，在對高校基建檔案進行管理的過程中，除了需要保留紙質版的檔案之外，還可以建立電子版的檔案，這樣能夠方便地對檔案進行復制和存儲，有利于更好地進行高校基建檔案的保護。
（四）進一步提高高校基建檔案管理人員素質。高校基建檔案管理人員的素質是影響管理工作的重要因素，所以為了更好地進行高校基建檔案管理工作，需要進一步提高管理人員的素質，為此應做到以下幾點：第一，對檔案管理人員進行培訓和教育，使其能夠充分認識到高校基建檔案管理工作的重要性，同時能夠使其熟悉相關的規章制度，在實際工作中按照規章制度約束自身的行為；第二，提高管理人員的操作技能，隨著高校基建檔案管理工作信息化的不斷完善，對于管理人員的操作技能也提出了更高的要求，因此需要促進管理人員信息技術的提升，才能更好地滿足高校基建檔案管理工作的要求，進一步促進高校基建檔案管理工作的順利開展。
四、小結
通過以上的分析和論述可知，高校基建檔案對于高校來講是非常重要的，是保證高校有序發展的重要前提。因此，本文在分析高校基建檔案特點的基礎上，論述了目前高校基建檔案管理中存在的問題，進而提出了促進高校基建檔案管理的重要措施，相信隨著我國高校基建檔案管理工作的不斷完善，能夠更好地對高校基建檔案進行管理，從而促進高校管理工作的進一步開展。
主要參考文獻：
[1]林婉如.對優化高校基建檔案管理工作的探討[J].惠州學院學報（社會科學版），2010.4.
關鍵詞：醫院基建檔案；信息資源；措施
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A
原標題：醫院基建檔案管理的問題與對策
收錄日期：2013年7月30日
基建檔案的管理是整個基本建設管理中一項重要的基礎工作，已漸漸成為醫院工程建設項目的重要依據。基建檔案不僅涉及到建設項目在立項審批、招投標、勘察、設計、施工、監理及竣工驗收全過程中形成的有保存價值的文字、圖表、聲像等形式的以紙質、膠片、磁介、光介等載體形式存在的全部文件，還涉及到包括前期文件、竣工文件和竣工驗收文件及交付使用過程中的改建、裝修、設備安裝施工過程和結果的記錄等。為了不斷提高醫院基本建設項目的質量和效益，充分發揮基建項目在醫院工作的作用，規范醫院建設工程文件的歸檔整理，保障醫院基本建設檔案資料能夠準確、完整、長期、有效地保存并能夠保障、快速地為需求提供所需的服務，醫院應當加強基本建設檔案資料管理工作。
一、基建檔案在醫院建設中的作用
1、基建檔案為醫院現狀布局和遠景規劃提供重要依據。醫院基建檔案是醫院基本建設活動過程中的一項重要組成部分，又是醫院建設發展的重要基礎和依據。檔案管理的最基本目的是記載基建在建設、改建、擴建、維修、使用過程和結果的技術狀態記錄。基建檔案管理的關鍵是及時收集基建項目開工前到竣工交付使用后的各種報批文件、合同協議、洽商變更等各種類的資料。任何基本建設缺少基建檔案，就缺少了使用和改造的依據。它不僅反映了該建筑物的變化和發展，為醫院規劃、建設、管理工作提供現狀和歷史依據，也對醫院發展和經濟建設發揮著重要作用，為地上地下交叉工程涉及提供周圍相互關系相互要求的條件；為歷史查找、產權查證、經濟糾紛以及科學研究等提供素材，它不僅服務于今天，也有利于未來，因此為醫院現狀布局和遠景規劃提供了重要依據。
2、基建檔案是一種特殊的、不可再生的寶貴的信息資源。醫院要發展，就必然加大投入力度，既要建設新區又要改造舊區，還有日常的維修管理，經常引起縱橫交錯復雜矛盾，要解決好這些問題，就要健全法制和依靠基建檔案。例如，我院隨著總體規劃的逐步進行，從二部的建設到一部院內住院部的改造裝修到營養部、圖書館樓的改建到急門診的改擴建，又到三部的建設，近年來我院的基本建設可以說是接連不斷，而且又都是在交叉進行，這就需要通過查考許多過去的相關資料，掌握歷史的資料，從而確定新的建設總體規劃。這樣不僅可以加快建設速度，還可以提高設計質量及經濟效益。由于醫院基建項目具有投資大、周期長、環節多、內外協作關系復雜的特點，因而形成的檔案有多種載體、檔案數量多、保存價值高。這些檔案是醫院工程建設的真實記錄，它客觀地記載了當時的歷史情況，反映了醫院基本建設的完整過程，為醫院領導班子決策提供依據，因此基建檔案是一種特殊的、不可再生的寶貴的信息資源，體現了醫院基本建設的成長與發展歷程。
二、醫院基建檔案管理工作中存在的問題
1、檔案管理人員知識缺乏。從事檔案管理工作的人員所學專業與所從事的工作不一致，對基建檔案管理知識了解得不夠，導致對基建檔案管理重要性的思想認識不夠。在工作中發現相關單位簽訂的合同、協議日期有的不明確或沒有填寫，或編號較亂，沒有編號或重復編號的等問題沒有及時發現，使案卷管理不規范的現象較普遍。
2、檔案管理意識不強。基建檔案資料應該力求完整、正確、真實、嚴謹。由于基建工程和檔案的專業性，工程人員和檔案人員互相不了解專業技術知識和工作程序，工程各參建部門缺乏相互溝通交流，再加上基建工程隊伍流動性大，人員不穩定，檔案資料流向不清，使基建檔案的收集、整理和歸檔不及時、不規范。
3、檔案管理制度不健全。基建工程具有工程周期長、流程長、階段多、涉及部門多等特點，各部門沒有制定相關基建檔案的收集、管理制度，使基建檔案的收集、整理與歸檔工作與工程建設不能協調開展，存在“重工程建設，輕檔案管理”思想，工程項目管理和技術文件資料出現分散、損壞、丟失等情況，制約了檔案管理工作的持續發展。
三、醫院基建檔案管理改進措施
1、提高基建檔案管理人員素質。提高基建檔案管理人員的意識，加強對基建檔案管理人員的業務培訓工作。正確認識基建檔案重要性是提高基建工程管理和檔案管理水平的關鍵和保證，通過了解基建工程建設程序和基建專業知識，掌握基建檔案管理知識及整理規范操作方法，讓每個工作人員都了解、重視基建檔案管理工作，平日注意學習新技術，緊密聯系改革、技術、發展的新要求，努力提高自己的業務素質和科學知識，拓寬知識面，優化知識結構，做好基建檔案管理工作，提升醫院管理水平和基建工程建設水平。
2、建立健全基建檔案管理制度。建立健全基建檔案管理制度并嚴格執行，是做好基建檔案管理的基礎。根據基建工程項目特點和基建檔案管理要求，應配備專職檔案人員，明確各自管理職責，細化各項制度，真正落實到部門和人員責任中。嚴格按照基建檔案管理程序、標準進行檔案管理和保管利用工作，保證基建檔案收集齊全、整理規范、歸檔及時、保管安全。
3、加強硬件建設，努力實現檔案管理現代化。醫院基建檔案是醫院全部基建活動的真實記錄，是醫院寶貴的歷史資源，體現了醫院基本建設的成長與發展歷程。為此，醫院基建檔案是醫院管理工作的重要環節，對醫院效益產生重要影響，是醫院提高績效，增加效益，科學管理的重要保證。因此，要加強醫院基建檔案的科學化管理，加強硬件建設，實行基建檔案現代化專業管理模式，建立基建檔案管理網絡體系，深化職能，依法治檔，按照國際質量管理體系實行規范化、標準化、科學化管理，使基建檔案資料具有真實性，從而確保檔案的歸檔率、完整率和準確率，使醫院的基建檔案資料能更好地為醫院的建設事業不斷發揮借鑒與參考的作用。
隨著醫療事業改革的進行和深入，醫院的發展規模也不斷擴大，基建檔案隨之也越來越體現出它的重要性。做好基建檔案管理工作，保證工程檔案資料的準確、完整和系統尤為重要。
主要參考文獻：
[1]趙霞.淺談醫院基建檔案的管理[J].中華現代醫院管理雜志，2006.4.
[2]朱俊.檔案管理現代化的重要性[J].中華現代醫院管理雜志，2004.5.
高校基建檔案是指高校在工程建設過程中形成的，是高校工程建設全過程中活動的直接記錄，是基礎設施建設歷史的真實寫照，也是涉及各方權益的依據與憑證，是學校檔案的重要組成部分。隨著高校基礎設施建設的快速發展，基建檔案管理也越來越受到高校管理部門的重視。
一、高校基建檔案的作用
（一）歷史記錄作用。高校基建檔案能夠記載學校內各建筑物、構筑物的具置，真實地反映建筑物的建設全過程本文由收集整理，包含：工程投資計劃→工程立項批文→工程地質勘查→工程圖紙設計→工程招、投標→工程合同→工程施工進程→工程竣工驗收→工程決算→工程交付使用及工程設計變更等全過程的資料與文件。包含大量的圖紙、圖表、照片、錄像、文字等，它能夠把整個工程建設過程具體、直觀、清楚地顯現出來，所含有的是大量有價值的信息。現今的各種統計、報表、維修、改擴建等工作離開基建檔案都將寸步難行。
（二）憑證作用。高校基建檔案包含大量依據性文件，如上級的工程立項批文，以及政府相關部門的各種批文，如土地、消防、抗震、防雷、質量監督、墻改節能、環境保護等相關批文，這些真實地記錄了當時的歷史情況，對今后的房產證辦理、工程事故處理、工程糾紛、土地糾紛等都起著重要的依據和憑證作用。
（三）參考作用。當工程項目進行改擴建、管網維修時，就需要完整的基建檔案資料作為參考，研究和分析工程的實際情況，快速、準確地制定出具體的施工方案或施工圖紙，這樣既可以避免設計的盲目性，節省時間，又可減少工作量，少走彎路，加快工程進度，提高工作效率。因此，基建檔案具有不可低估的參考作用。
（四）增值作用。工程項目需要進行改擴建、管網維修時，如果沒有準確的工程檔案作為參考，將不知如何下手，甚至造成很大的浪費。例如，管網維修時，如果有具體的管道平面圖，就會快速準確地確定管道的具置，就不會出現刨了埋，埋了再刨的現象，這樣不僅提高了工作效率，更重要的是節約了人力、物力、財力，直接起到增值作用，提高了經濟效益。由此可見，基建檔案具有增值作用。
二、高校基建檔案管理中存在的問題
（一）檔案材料不夠完整。基建工程由于投資規模大，參與單位多，涉及專業廣，以及歸檔文件套數多等因素，致使基建檔案數量很龐雜。在實際工作中，不少高校的工程檔案不完整。有些是分散在承辦部門和技術人員的手中；有些是因為沒有及時進行整理、分類，隨意放置，致使部分資料丟失，導致檔案資料不完整，不能保持其成套性、系統性、準確性，直接影響了基建檔案的質量。
（二）檔案意識不強，編制質量不高。由于高校對基建檔案重視程度不高，導致檔案的收集、整理、編制時隨意性很大。圖紙在施工過程保管不善、丟失、磨損及污染很嚴重，造成圖紙破舊不堪。有些資料多次涂改導致面目全非。很多資料不符合歸檔規范要求。
（三）缺乏檔案專業人員。目前，高校普遍缺乏既熟悉基建業務又熟悉檔案知識的綜合性專業人員，檔案員多數由基建技術員或者專業檔案員兼職。基建技術員多數對檔案知識和技能不熟悉，未接受過檔案方面正規培訓，對資料不能正確地進行整理、立卷、歸檔；因為基建工作具有很強的專業性，專業檔案員不熟悉基建業務，不清楚需要歸檔的資料的范圍，加上工程參建單位的檔案力量不足，工程交工后帶走大部分資料，導致檔案資料不完整。
（四）缺乏有效的管理和約束機制。大部分領導重視工程前期工作，如工程的立項、開工、施工進度、工程質量、投資控制等工作，卻對工程檔案管理不夠重視，這就造成高校基建檔案管理工作缺乏統一的約束機制以及有效的管理手段。對歸檔的范圍和具體要求等沒有明確的規定，無章可循、無法可依，不能及時檢查和總結，致使基建檔案歸檔滯后、質量不高。
三、做好高校基建檔案管理的措施
（一）展開宣傳，增強檔案意識。首先，要加大宣傳力度，使大家了解《檔案法》的具體內容；其次，領導需加強對檔案工作的重視和支持，這是增強檔案意識的關鍵；最后，強化檔案管理人員的意識，由于基建檔案員大多是兼職，應不斷提高檔案管理意識。在實際工作中不斷地更新觀念，努力開拓信息資源，提高檔案管理質量。
（二）設立專職基建檔案員，提高業務水平。基建檔案管理工作是一項專業性很強的工作。不僅要有工程建設管理方面的專業知識，還要有檔案管理方面的專業知識，因此必須選配和培養有一定專業知識的管理人才擔任專職基建檔案員。同時，檔案管理人員要定期參加相關專業知識培訓，在掌握檔案管理工作的先進方法的同時不斷提高專業知識。
（三）構建制度體系，完善約束機制。基建檔案工作具有科學性、系統性、條理性、嚴謹性、特定性等特點。工程檔案的質量關鍵在于制度。因此，應當制定出一套切實可行的規章制度。首先，要在學校設立檔案管理機構，同時制定崗位職責，基建部門設專人負責。其次，建立標準化制度，使檔案管理工作各個環節都按相應的標準進行，做到有法可依，有章可循。
論文摘要：基層事業單位的基建檔案，存在職責不明、保存不妥的現象，造成了不良后果和損失，因此，加強基層事業單位基建檔案管理，要在組織領導、建章立制、提高人員素質等方面進行，做到領導重視、相關人員通力協作、及時收集、按時歸檔、嚴格交接，推動檔案工作的規范化、標準化。
基建檔案是指在基建管理和基建工程項目活動中直接形成的、有保存價值的文字、圖表及聲像載體材料等，它既是建設過程的真實反映和記錄，又是建設發展的重要基礎和依據，也是單位維權的憑證和依據。基建檔案具有內容的單一性、載體的多樣性、形式的特殊性等特點，隨著社會信息化的飛速發展，基建檔案的內容、形式、載體等屬性也發生了較大的變化，特別是以基建工程項目為中心所形成的文件材料具有全面化、精確化、系統化的成套性和現實性、專業性要求，而一個完整的基建工程項目要經過立項、設計、施工、竣工等階段，要經過主管機關、建設單位、施工單位、設計單位、監理單位等好多部門，給收集管理工作帶來很多困難，就此對基建檔案管理談幾點粗淺的認識。
1加強領導，建立檔案組織
抓好基建檔案工作，首先要從思想上重視基建檔案管理工作，提高認識，從監與管兩方面入手，分管檔案工作的領導應給以多方面的支持和提供可靠的保障，用規范化、標準化來要求檔案的收集、整理、歸檔、保管和開發利用工作，建立起"內外"有別而又相互統一的檔案管理網絡。"內"就是要協調內部各職能部門增強檔案意識，注重收集與及時移交，防止檔案材料的散失；"外"就是要抓住每一個環節的檔案收集，積極與設計、施工、監理等參建單位負責人及檔案人員通力協作，以保證歸檔檔案資料的完整、準確、系統。建立檔案管理組織，不僅是行政管理的重要組成部分，而且是必須做好的一項基礎性工作，因此，要明確有關人員與部門的職責，用制度管人，用制度辦事，將基建檔案工作作為硬任務列入工程條款，將基建檔案工作以法律文書的形式規定下來，鼓勵和支持檔案管理人員深入現場收集檔案資料，作為檔案人員應有針對性地列出所需收集的資料名目，自建設項目開始，就積極介入。
2建立健全基建檔案管理制度、編制分類方案和規則
制度要健全，執行要堅決。按照檔案管理的法律法規及國家規定的有關規定與標準，對已經收集的文字、圖紙、圖片、聲像等資料，應根據基建檔案形成的規律和特點，在便于保管和利用的前提下，進行科學分類整理，設置相應的歸檔類目，如它所包括基本建設工程的規劃、設計檔案、基本建設施工檔案和以竣工圖為核心的工程竣工檔案等。應根據本單位的實際情況和具體要求，制定本單位的基建檔案管理實施細則，細則應主要明確本單位基建檔案的范圍，歸檔的基本要求和基本內容，基建檔案的移交與整理、保存與借閱的要求。這樣就可以在組織基建檔案的過程中給相關人員提供標準，增加基建檔案資料整理的可操作性。
資料要齊全，內容要完整。要達到此目標要求，應該重視抓好資料的收集工作，堅持工程項目建檔工作按照檔案管理規范要求與工程建設、竣工驗收同步，堅持檔案部門與基建部門相結合，編制分類方案，正確區分和把握依據性文件、基礎性文件、工程設計文件、工程管理文件、施工竣工驗收及文件、基建財務文件、監理文件等的分類工作，齊抓共管，進一步做好基建竣工歸檔工作。
管理要及時，立卷要規范。為確保基建工程檔案齊全、完整、系統，就要把基建檔案工作與工程建設計劃、檢查、總結、驗收各個環節的工作相聯系，同步進行，做到工程進度到哪個階段，檔案收集和管理工作跟蹤到哪個階段。立卷做到格式統一、字跡工整、圖像清晰,同時根據基建文件材料的形成規律,對基建文件材料的內容、價值、數量和載體形式進行系統整理，按工程項目組卷，使檔案資料做到文件齊全、分類準確、體系鮮明、方便管理，方便利用，保持其整體功能。并將立卷好的檔案按規定移交有關檔案管理部門，嚴格交接手續，認真核查案卷質量并確保檔案的完整。
3加強對有關人員的培訓
一個單位基建檔案管理的好壞，不僅與本單位的檔案規章制度健全與否、主管檔案的領導的思想觀念、檔案管理人員水平的高低息息相關，更與檔案資料的組織者對檔案資料的重視程度有著極大的關系。基建檔案作為科技檔案的重要組成部分，它服務于今天，有利于未來，為歷史查找、產權查證、經濟糾紛以及科學研究提供素材，針對某些領導和技術人員檔案意識薄弱、檔案管理人員與負責基建人員工作不協調、缺乏基建方面專職人才、施工企業一般比較重視工程質量和進度等現狀，一是要結合建設項目的特點，加強對基建管理部門、工程質量監督機構、項目設計及建設施工單位檔案管理人員的培訓，將基建檔案工作作為硬任務列入工程條款，將基建檔案工作以法律文書的形式規定下來，引起參建單位的足夠重視，自項目建設開始，應該組織其學習、貫徹國家關于建設項目檔案管理的有關法律法規及辦法，強化崗前培訓，要求做到統一的要求、標準與格式，嚴把檔案質量關，要求做到技監與基建檔案同步進行、工程建設與檔案材料的積累、整編、審定同步進行，系統掌握項目開工前、項目進行過程中、項目竣工后檔案工作的不同點與側重點，既瞻前顧后，又緊抓過程；二是要組織本單位檔案人員及其相關人員，認真學習貫徹《檔案法》及國家關于建設項目檔案管理的有關法律法規和辦法，在各部門間形成檔案共識，不斷提高業務能力，自覺增強責任意識，做到主動出擊、提前擬定計劃，實行跟蹤收集、動態收集、嚴把質量，同時要求檔案人員，要根據工程進度，緊密與參建單位的經理、施工人員等聯系，爭取配合，做到邊施工、邊檢查、邊記錄、邊收集資料。
關鍵詞：高校基建檔案；檔案管理；問題；對策
隨著我國社會經濟的快速發展，我國的高等教育事業也取得了長足的發展，高等學校基建工程項目的建設也越來越多。在高校基建工程施工中，基建檔案是對基建項目進行核查、審計、管理以及后期擴建、維修的重要依據，做好高校基建檔案管理工作具有十分重要的作用。但是，當前高校基建檔案管理工作中存在著許多問題，對其展開探討十分必要。
一、高校基建檔案管理工作的特點
在高校基建檔案中因為具有多重化管理和多元化投資主體的特點，致使高校檔案的管理工作具有社會性和復雜性的特點[1]。隨著社會的不斷發展，高校管理工作的不斷進步，使其對高校基建檔案的質量、檔案信息的完整性和準確性有了更高的要求。基建檔案管理工作只有不斷地適應時展的需求，才能充分發揮高校基建檔案管理工作的作用。基建檔案主要包含影像資料、聲像資料、紙質檔案等形式，在基建過程中會連續不斷地產生各種資料。因此，如何有效、準確、完整地采集、整理和移交基建資料是目前基建檔案管理工作中面臨的重要問題[2]。
二、高校基建檔案管理工作中存在的問題
（一）單一的基建檔案使用方式。目前，在大多數高校中，使用者都是通過上門借閱的方式使用基建檔案，上門借閱的方式使基建檔案得到了利用，但是因為長期、單一的使用原件，會使檔案原件發生字跡不清、頁面污漬等現象，嚴重的則導致檔案破損，甚至會發生檔案遺漏或丟失等問題，從而不能完好地保護基建檔案。（二）整理檔案不規范。基建檔案管理工作的專業性很強，它要求基建檔案管理人員具備專業的檔案管理知識和相關的基建工作專業知識。而在實際的高校基建檔案管理工作中，很多高校基建檔案管理人員并非專業出身，大多只具備一種專業技能，并不能完全符合基建檔案管理工作的要求，由此也影響了其管理工作，從而在管理過程中面臨各種困難[3]。在整理基建檔案資料時，因為施工方和監理方等單位會源源不斷地連續提交各種資料，而管理人員由于專業管理知識的缺乏，嚴重影響了基建檔案的質量。特別是在分類復雜的圖紙時，經常會發生各種失誤，使檔案整理工作雜亂無章[4]。（三）書寫檔案不規范。在整個檔案管理工作中，當然也包括在編制過程中的設計院、項目施工方、監理方，他們在檔案編制過程中，因為不規范地書寫檔案資料，比如書寫用筆的不規范，有需要手工書寫的資料卻打印，需要打印的資料卻書寫。因為筆墨不耐久，時間長了會發生字跡擴散或脫落等現象，而需要特殊強調的字體顏色卻沒有正確使用，以致影響了資料的準確性。不規范地書寫檔案不利于檔案的保存。（四）記錄檔案信息不規范。基建檔案包括很多的基本信息和資料，比如編制檔案的日期、簽字日期、印章、簽名、設計方、施工方等，在記錄檔案的基本信息時，檔案管理人員不仔細、疏忽大意地對待工作，會使得檔案資料缺乏完整性。（五）檔案資料收集難度大。因為基建檔案具有完整性、專業性和成套性的特點，而且它形成的周期長、涉及的單位部門多，使得檔案管理人員在收集檔案資料時的難度增大。基建檔案包括很多資料，既有基本的檔案資料也有隱蔽的內部工程和地下管網資料等。很多基建工程大都隱藏在地下或墻體內，而隱蔽在地下、墻體內的資料，其收集的難度更大，也容易使管理人員在收集過程中出現遺漏或缺失。（六）單位部門間缺乏合作和溝通。因為高校檔案管理工作人員缺乏專業的基建知識，使其不能主動地協助、指導和督導基建部門對于檔案資料的收集和整理工作。而基建單位和部門因為自己的便利，不會主動提交基建檔案資料，而是將其放置在自己的單位部門留己私用。各單位部門缺乏合作和溝通，使基建檔案資料不能及時的收集、整理、移交。
三、提高高校基建檔案管理工作的策略
（一）建立具體的基建檔案系統。目前，大多數高校的基建檔案管理系統都存在局限性，沒有整體性和針對性的基建管理系統。筆者根據基建檔案的管理特點，提出建立具體的基建檔案管理系統，以方便管理人員的基建檔案管理工作。因為基建檔案資料非常多，而且涉及的范圍很大，而管理人員又必須手工記錄，增加了工作量和工作難度，降低了基建檔案管理工作的效率。為了保證基建檔案收集的完整性和齊全性、整理的便捷性和條理性，建立具體的基建檔案管理系統，可以及時地記錄檔案資料、清晰地分類檔案資料，實行分區管理檔案，避免管理人員的重復性工作。具體的基建檔案管理系統如圖1所示。（二）建立相應的基建檔案管理制度。基建檔案資料數量繁多、收集時間長、涉及單位廣，而很多檔案資料需要重復使用和審批，致使在基建檔案的收集過程中經常發生文件移交和文件借閱的問題。因此，需要建立相應的基建檔案管理制度，規范文件移交和文件借閱等手續，實時掌控檔案資料的完整性，防止發生檔案遺漏、缺失等損失[5]。（三）設立專門的管理部門。基建檔案管理工作涉及的單位部門廣泛，必須得到校領導和基建處領導的支持，由具備專業檔案管理知識和專業基建知識的工作人員進行基建檔案管理工作，并設立專門的基建檔案管理部門，嚴格操作檔案的收集、整理、移交、保存等各環節。在基建檔案管理部門必須配備專業的基建檔案管理軟件和硬件，對檔案的收集、整理、移交、保存等各環節提供便利。（四）對檔案實施分類模式。基建檔案資料數量繁多、收集時間長、涉及單位廣泛，容易導致在管理工作中發生失誤。因此，要對基建檔案實施分類模式，保證檔案資料可以及時地收集和分類整理，以此提高基建檔案管理工作的效率和質量。具體的檔案分類模式如圖2所示。基建檔案的資料包括名稱、編號、日期、批準部門、發文部門，對基建檔案必須依照時間進行順序排列，在編制基建檔案時實施分冊立卷、歸類排序。由于在高校基建檔案的移交環節，管理人員必須按照校檔案館和當地城建檔案館的移交要求進行不同的分類編制。因為必須將基建檔案中的工程竣工檔案移交給城建檔案館，而城建檔案館更注重的是基建工程項目竣工的資料；工程建設全套檔案移交給校檔案館，而校檔案館更注重整個基建工程項目的全部資料。因此，在編制基建檔案時，可以分為大型工程的分期分項模式和單體工程模式[6]。1.大型工程的分期分項模式圖1基建檔案管理系統大型的工程檔案編制由設計院、施工方、監理方等單位進行，在編制過程中，以工程的總體規劃為主線，以分期工程為索引、以分項工程為基點，對整個工程資料進行編制。以整個工程主體進行統籌規劃，對每期每項工程進行檔案編制，化繁為簡。而具體的檔案名稱則根據每期、每項的名稱進行編制。2.單體工程模式因為單體工程比較獨立，資料比較清晰明確，只需要根據常規的流程收集和整理檔案，在完成檔案后移交相應的單位部門即可。而校檔案館常規的編制要求是使用學校規定的文件盒對檔案進行分類分冊按項目名稱編號并保存。城建檔案館常規的編制要求是工程竣工結束四方驗收后，由設計院、施工方、監理方等單位共同完成編制工作，按照圖紙和文檔進行分類分冊保存。（五）對基建檔案實施移交歸檔模式。在高校基建檔案的移交過程中，檔案必須移交到校檔案館和當地城建檔案館。高校基建檔案包含工程竣工檔案和工程建設全套檔案，其中工程竣工檔案移交當地城建檔案館，工程建設全套檔案移交校檔案館。通常情況下，基建工程都會存在項目資金問題、項目難易問題、項目工程大小問題等，從項目立項審批到項目竣工使用的時間并不固定。因此，基建檔案管理人員必須及時完整地收集、整理檔案資料，最后將檔案移交給相應的單位部門。而檔案移交包括分期移交歸檔和集中移交歸檔兩組模式[7]。1.分期移交歸檔模式因為大型的基建工程建設的時間長，需要分時間段進行建設，導致資料的收集和整理也需要分時間段進行。在工程建設過程中，檔案管理人員必須實時地收集和整理資料，當完成與工程對應時間段的檔案后，需將此檔案進行及時的移交歸檔。對每個時間的檔案進行統一的編號，分期分項排序，有條理的歸檔，可以減少基建檔案管理工作量，為后期檔案的存放提供足夠的空間。2.集中移交歸檔模式集中移交歸檔模式的前提是基建檔案管理室必須具有足夠的存儲空間，可以有效地保存所有的基建檔案。在基建工程竣工后，基建檔案管理人員檢查核對所有資料是否準確完整，確認無誤后，將全部檔案資料進行集中移交歸檔。將所有檔案進行統一編號，使檔案規則系統。
綜上，目前高校基建檔案管理工作主要存在單一的基建檔案使用方式、整理檔案不規范、書寫檔案不規范、檔案資料收集難度大、單位部門間缺乏合作和溝通等問題，針對這些問題，筆者提出要建立具體的基建檔案系統、建立相應的基建檔案管理制度、設立專門的管理部門、對檔案實施分類模式、對基建檔案實施移交歸檔模式等策略，以期提高高校基建檔案管理工作的質量和效率。
作者:黃海鏗 單位:潮州廣播電視大學
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一、我國基建檔案管理存在的問題
基建檔案不僅是一個工程項目在施工建設過程中最為真實的記錄和反映，也是一個單位建設發展的重要依據和基礎。隨著我國各個單位基礎設施建設數量的增多，基建檔案管理的越來越復雜，難度越來越大，重要性也得以體現。但是，我國基建檔案管理水平較為滯后的問題仍然比較突出，主要體現在以下三個方面：
第一，基建檔案管理重視程度不夠。一般而言，基建工程項目周期短則幾個月，半年，長則幾年。但是，對于基建工程管理而言，場所是臨時租借、人員是臨時抽調、班子是臨時組合、機構是臨時成立，所以，有些項目管理人員往往過于關注項目施工建設，而對于基建檔案材料的搜集整理存在重視程度不夠的問題，甚至片面認為基建檔案管理浪費時間精力。在項目施工建設中，只注重施工進度而不注重工程資料；基建檔案管理較為混亂，管理人員因為是臨時抽調的，所以基建檔案資料也是人走樓空；有的項目施工負責人員根本不重視對基建檔案的搜集整理，用完即扔；在基建施工過程中，未能做到檔案資料的同步搜集整理，造成檔案資料的失實遺漏。
第二，基建檔案管理缺少規范性。隨著我國社會主義市場經濟體制的轉型建設，基礎設施工程項目在建設、管理、投資等方面都發生了較大變化，例如，原有的基建項目建設用地基本上都是由國家劃撥而來的，但是在市場經濟體制下，基建項目更多是通過競拍才能獲得的，而且在項目建設過程中，監理單位和施工單位也必須要通過招投標程序才能夠產生；在項目施工建設過程中，都經歷了征地拆遷、融資、改造裝修、代建、擴建等建設過程，在這些基建項目建設過程中，都離不開項目運作，這是基建檔案管理所面臨的一個新的重要變化，直接增加了基建檔案管理的內容，使基建檔案建設的程序更為復雜化。但是，應該說基建檔案管理的每次改革和每個變化都是一個新的學習過程，都是一個新的嘗試，而在這個學習嘗試的過程中，我國基建檔案管理缺乏規范性指導，對于基建檔案的使用、歸檔、整理、搜集都缺少實施標準。
第三，缺少足夠勝任新形勢下基建檔案管理人員。目前，我國基建檔案管理在人員素質技能方面存在兩類問題：首先，由于大部分基建檔案管理人員基本上都是臨時指派的，缺少系統性的檔案管理培訓，對于檔案管理業務不熟悉，缺少檔案管理專業知識，難以有效進行檔案的搜集整理、歸檔、開發利用；其次，在基建工程施工過程中往往面臨著人手缺少問題，檔案管理人員往往也是兼職的，其業務較為繁雜，工作量較大，對于檔案工作往往也是出于疲憊應付狀態，在檔案管理方法和手段方面就更加落后，難以使用現代化管理手段進行編目、檢索、開發、利用。
二、我國基建檔案管理完善對策
第一，要不斷增加基建檔案管理部門的服務意識。基建檔案管理利用不僅是檔案管理工作的職責，也是檔案管理工作的中心內容。但是，就基建檔案管理的實際現狀來看，基建檔案的利用率較低，之所以出現這樣的問題，其主要原因在于基建檔案管理人員缺乏服務意識，檔案管理的基礎工作較為薄弱，直接制約著基建檔案的查詢利用。因此，基建檔案管理部門的工作人員要能夠不斷提升服務意識，加大對館藏內容的宣傳。大多數員工對于檔案管理部門的工作職責和工作內容缺乏清晰了解，認為檔案管理是一個非常神秘的部門，不能輕易涉足，
針對基建檔案管理存在的這種問題，需要不斷加大對基建檔案管理利用重要性的宣傳，特別是要解決基建檔案利用效率低下、利用方式單一、利用范圍狹小等方面的問題。在對基建檔案宣傳的過程中，檔案管理人員要能夠強化服務意識，轉變工作理念，變被動服務為主動服務，不斷發揮基建檔案作用的同時，促使檔案管理水平的提高。
第二，要為基建檔案管理創造良好的外部環境。要想不斷提高基建檔案管理工作水平和服務質量，除了強化檔案管理工作人員的服務意識以外，還需提高相關部門和領導對此項工作的思想認識和重視程度，只有各個部門和領導充分認識到基建檔案管理工作的重要性，才能夠建立一個協調的工作機制，才能夠使各個部門主動搜集整理基建檔案材料，并及時整理歸檔。任何一個工作的完成都離不開一個良好的外部環境，只有為檔案管理工作創造一個良好的、和諧的、積極的外部環境，才能不斷提高基建檔案管理水平和質量。
第三，要不斷完善基建檔案的各項管理制度。目前，我國各個單位的基建檔案管理的依據是建設部的《城建檔案管理規定》實施細則，雖然這樣做有利于基建檔案管理的規范性，但是從某種程度上來看，各個基建單位也要根據工程項目的實際情況，制定出符合自身工作需要的檔案管理制度，唯有如此，才能不斷減少基建檔案管理工作難度，不斷提升基建檔案管理水平，提高基建檔案利用率。
第四，不斷提升檔案管理人員的業務技能。為更好提高檔案管理水平，提高高校基建檔案管理水平，要不斷加強對基建檔案管理人員的業務技能培訓。基建檔案管理是一項細致而復雜的工作，需要檔案管理人員有較高的職業道德和業務技能。為使基建檔案管理人員既懂基建檔案管理，又要能夠不斷提高其業務水平，確保基建檔案的工作效率和質量，適應現代檔案管理載體、方法、手段對于檔案管理人員新要求，要不斷加強對檔案管理人員的培訓。基建檔案管理人員不僅要能夠熟練掌握檔案保護技術、檔案管理學、檔案學等方面的專業知識，而且還要掌握現代檔案管理先進手段，促使基建檔案從經驗管理向現代化科學管理進行轉變。
隨著市場經濟的發展，企業建設項目也愈來愈得到深入發展。企業基建檔案管理工作面臨的新情況下，就如何做好基建檔案管理工作提出了具體方法。健全企業基建檔案管理的規章制度；提高基建檔案管理人員素質和技能的基礎上，才能做好現代化基建檔案的管理工作。
[關鍵詞]基建檔案 管理 方法
基建檔案是企業檔案的組成部分之一，反映企業建設項目管理工作的真實過程。隨著企業實力不斷增強,企業自身建設項目不斷增加并隨之形成大量基建檔案。基建檔案形成于建設過程序的各個環節，從建設立項、審批、設計、到施工、竣工、驗收全過程，產生大量文字、圖紙、數據、聲像等不同形式和載體的文件材料。這形形的檔案資料，是企業工程建筑依據憑證，是今后工程維修、改造、擴建研究分析的重要信息資源。基建檔案質量與施工質量同等重要，但由于各種原因,目前在企業建設項目的檔案管理工作中存在許多問題，影響了基建檔案質量，所以要規范企業建設項目檔案管理，健全檔案管理的規章制度、嚴格把握基建檔案驗收制度。為使企業基建檔案更好地發揮為企業發展建設服務，從而產生更多的經濟效益，必須做好基建檔案基礎工作，從而使基建檔案信息資源有效利用。
一.基建檔案管理工作中存在的問題
隨著企業新建項目和技術改造項目的不斷增多，管理中的問題逐漸顯露出來，并制約著基建檔案管理工作的發展。一是工程項目建設單位檔案意識淡薄，基建檔案管理沒有納入合同管理，建設單位在與設計、施工等單位簽訂合同時只重視工期、質量、造價等，而對基建檔案資料有關條款卻忽視合同管理中，建設單位對檔案資料管理沒有主動權，造成檔案資料不全或份數不夠、移交時間拖期。 二是制度不健全，收集渠道不暢通。由于企業沒有對基建項目檔案控制手段，一些工程項目建設單位的檔案未能及時或不能完整地歸檔，企業檔案管理部門無法制約。工程項目的建設與工程項目文件材料的收集工作沒有同步進行，基建項目初期，主要精力都放在如何設計施工上，對基建檔案收集不夠重視，只是到了工程項目驗收時，才組織人員突擊收集，很容易造成資料的流失，很難保證竣工檔案質量。三是是缺少專門基建檔案管理人員，忽視檔案資料的收集。缺乏檔案管理專業知識、管理能力和服務意識，結果基建檔案不能有效地提供利用。
存在的這些問題不僅影響企業檔案管理工作的正常開展，更重要的是直接影響企業的生產以及基建工程今后的改建、擴建、維修等各項工作的順利進行。
二．做好企業基建檔案管理工作的具體方法
制度是進行高效管理的有效手段。制定規范的企業基建檔案工作制度，對企業基建檔案工作具有約束和導向作用，是推動企業基建檔案管理工作有效運行的基礎和前提。建立與企業發展狀況相適應的基建檔案管理工作制度可以使企業的基建檔案操作有章可循，理順各種工作程序，使企業的檔案工作按照既定的軌道發展。
1.完善《企業建設工程資料歸檔范圍》
基建檔案收集工作是基礎，也是企業基建檔案管理工作的重要環節，是保障企業基建檔案齊全、完整、系統，實現企業基建檔案集中統一管理原則的有效途徑。根據吉林省《建筑工程資料管理規程》和《建筑工程資料管理標準》新的標準，重新制定企業基建檔案的收集工作制度，完善《企業建設工程資料歸檔范圍》為建設單位、施工單位、監理單位在工程竣工驗收資料的歸檔提供必要的依據。并將聲像資料列入基建檔案的歸檔范圍。建設工程聲像檔案是建設工程檔案的重要組成部分，是反映建設工程現場原地物和施工主要過程及建成后的建（構）筑物的照片和錄像檔案。使所形成的基建檔案更全面、更有說服力、更有權威性、為信息現代化管理夯實基礎。
2.完善《企業建設項目檔案驗收規定》
依據《檔案法》和國家《重大建設項目檔案驗收辦法》結合企業自身發展的實際狀況，以及當前企業基建項目檔案的管理體制的實際情況，建立一套切實可行的企業基建檔案工作機制，著重建立健全《檔案信息管理程序文件》及《企業建設項目檔案驗收規定》。對企業基建檔案的驗收程序和標準提出明確要求，并明確相關責任人的權利、義務和責任。使企業基建檔案的收驗工作盡快走上規范化、標準化、制度化的軌道。為保證檔案驗收質量，實行超前的控制措施，使基建檔案管理由事后收集變為事前介入、事中參與、事后跟蹤。新增加了建設項目過程中檔案評價工作制度，對存在問題，提出了規范的整改要求。從根本上保證了基建檔案的內在質量和外在質量，為企業基建檔案驗收工作發展指明了方向。明確規定凡是檔案資料不齊全，檔案管理部門不能簽字驗收，以確保基建工程項目檔案資料的齊全完整。將基建檔案文件資料的收集、歸檔工作的每一個步驟落到實處。是企業基建檔案信息資源得到科學管理和利用的有效保證。
3.完善.建設單位工程項目“四同時”制度
為確保基建項目檔案齊全、完整、準確，收集渠道暢通。檔案管理部門要在建設工程項目初期及時介入，積極做好與建設工程項目管理部門溝通，將《企業建設工程資料歸檔范圍》和《企業建設項目檔案驗收規定》等文件要求，下發給的建設單位，要求建設單位工程項目建立“四同時”制度。一是將基建檔案管理納入合同管理，在與簽訂勘測、設計、施工、監理等合同的同時，就把有關檔案資料收集歸檔工作列入合同的條款中，對工程檔案的質量、份數和移交工作提出明確要求。并將歸檔范圍作為合同的附件，使施工，監理等單位歸檔資料有明確的范圍，工程伊始便納入檔案管理軌道。二是工程檔案管理工作與工程建設同步進行，從立項的同時就開始進行資料的收集，形成同步進行資料的全程控制積累，保證基建檔案齊全，質量符合要求；三是檢查工程進度與施工質量的同時，檢查工程檔案的收集、整理情況；四是進行工程質量等級評定和工程驗收的同時，驗收應歸檔文件材料的完整程度與整理質量。實行全過程跟蹤管理，是檔案基礎工作規范化管理的關鍵。檔案管理部門，要定期電話督促和上門服務，發現存在的問題，及時提出整改意見，協調解決問題。
完善的企業基建檔案工作制度有利于更好地引導企業基建檔案工作走向良性循環，在企業基建檔案管理工作中起到雙重作用。不僅使建設單位對需要歸檔基建項目文件材料的內容做到有章可循、有法可依，而且這也是檔案管理部門，在企業基建檔案收集工作中的標準和依據。只有完善規章制度，才能有力保障企業基建檔案的收集工作渠道暢通，才能確保基建檔案信息資源的充分開發和有效利用。
三．提高基建檔案管理人員素質是提高企業基建檔案管理工作的關鍵
基建檔案管理工作最終目的是提供利用，檔案管理人員要不斷提高自身素質，做好利用服務是實現企業基建檔案價值的有效途徑。只有在有效利用中才能使企業基建檔案信息由潛在的知識儲備轉化為現實的價值。檔案管理人員要以主動服務精神，主動參與基建工程項目，以相關的檔案管理法規、制度為依據，從檔案管理的角度，對基建工程項目提出切實可行的意見和建議。基建檔案管理工作既是一項專業技術工作，又是一項管理服務工作。這就要求從事基建檔案管理人員，既要提高技能，有扎實的業務功底，又要有較強的管理能力和服務意識。提高建設項目檔案管理人員的業務素質和管理水平，使竣工項目檔案管理更趨規范化、標準化。
【關鍵詞】醫院基建檔案；檔案管理；創新發展
為了配合醫療改革的發展，醫院的基建檔案管理工作也需要積極地展開創新，使其能夠為醫療事業提供更加便捷、高效的服務，只有不斷的創新能夠跟上時展的步伐，具體的創新工作應該從細節入手，醫院基建檔案的創新發展能夠提升實際的工作效率，基建檔案得到更加充分的利用，在今后的發展中需要注重對基建檔案管理中的不足進行改進，為其創新發展提供一個良好的基礎條件。
一、醫院基建檔案管理創新的意義
從一定意義上來看，醫院的基建檔案反映的是建筑物的演變與發展歷程，是醫院某個時期建設活動最原始的資料，能為歷史查找、產權查證、經濟糾紛及科研提供素材。由此可見，基建檔案所具備的服務價值是非常長遠、重要的。對醫院基建檔案管理進行不斷的創新可以更好地為醫院的未來計劃、建設提供完整、真實的參考依據，對于推動醫院的可持續發展有著積極的意義。另外，醫院基建檔案管理也是時展的一種內在要求，對于醫院中檔案管理工作人員的綜合素質的提升有著重要的促進作用。分析醫院基建檔案管理的內容可見，這一工作主要就是借助合理的管理方法將基建檔案所具備的價值功用充分地發揮出來，為醫院其他工作的順利開展提供支持，這也說明了，醫院基建檔案管理工作的不斷創新是非常必要的一項工作。具體的醫院基建檔案管理的創新，需要相關管理人員不斷提升自身專業素養，樹立創新意識，提升管理能力，為基建檔案管理工作的順利開展打好基礎。
二、醫院基建檔案管理的不足
（一）專業的管理人員及管理設備不足。醫院基建檔案包含醫院內部的各種重要的資料與信息，是醫院研究工作的重要參考，但是許多醫院忽略了基建檔案管理工作的重要性。大部分醫院更愿意將預算支出安排在專業的醫療設備的更新換代上，而對檔案管理設備的更新則比較忽視，這使得檔案管理設備的功能嚴重弱化，在檔案的查找過程中只是能進行簡單的檢索，稍微復雜的操作都不能完成，更不用說對檔案實現科學的分類了，最終造成了檔案查找效率的低下。另外，醫院配備的檔案室管理人員通常都缺乏專業的檔案管理素質與能力，有的醫院因為相關人員的缺乏，還會安排醫院的醫生到檔案室進行值班，沒有經過專業知識技能培訓的人員缺乏實際的檔案管理經驗，也沒有正確的檔案分類管理意識，容易降低檔案管理的實際效率，有的情況下還可能會出現重要檔案的遺失等問題，嚴重制約了檔案規范化管理的進步。
（二）系統的檔案管理制度不完善。醫院對基建檔案管理工作的開展缺乏足夠的重視，相關的檔案管理制度也不夠完善，這也給醫院其他工作的順利開展帶來了一定的不利影響。比如，在對病人的資料進行管理的時候沒有一個系統的管理機制，同一個病人在不同科室檢查后產生的病例資料不能集中進行存放，這樣容易出現病例遺失的情況，對以后病人病例資料的查閱工作帶來了困難。另外，因為檔案管理制度上的缺陷，各個科室的資料通常都會存放在自己的科室里，這種存放方式容易出現資料遺失的情況，還會阻礙醫院形成系統化的資料查閱機制。所以，為了能夠正確地解決資料查閱過程中存在的各種問題，就需要形成一個完善的資料存放與管理制度。
（三）檔案管理模式封閉，只注重病例檔案。醫院對送交保管的資料，尤其是病人資料和診斷病例資料都是要求保密保管的，所以，檔案管理人員一般不會對送交保管的資料進行審閱，只是依據送管者的描述進行分類存放。這種情況下，服務對象是比較單一的，而且按照保密的相關要求，檔案不能對外開放，這樣很多優秀的治療方法就不能及時地被發現，這對于醫療的進步是一種損失，長久之后也就形成了一種封閉式的管理模式。病人的病歷檔案在了解病人的病情、制定治療方案等工作中都有著重要的作用，通過病例上的信息就可以掌握病人在醫院就診的全部過程，并且還能詳細的看到病人的真實治療過程，可以在評價醫院的治療水平上發揮重要的參考意義。病例資料中所記載的各種新型治療方法也可以為醫學的進步提供確切的依據。一部分醫院也已經開始意識到了病例資料的重要性，并且設置了專門的存放科室，但是對其他類型資料的存放依然缺乏完善的制度。
三、醫院基建檔案管理創新策略
（一）加強觀念創新，實現基建檔案管理理念現代化。正確的基建檔案管理工作的創新對于醫院基礎管理工作與醫院信息化發展有重要的指導作用，基建檔案工作面臨著電子檔案的普及、信息技術的應用、新檔案載體的保管等挑戰。基建檔案管理人員在這種要求之下需要不斷進行自我學習與創新，從傳統的手工型管理模式向現代化管理轉變，突出資源優勢，建立公共檔案管理的新思想。在實際的基建檔案管理人員的發展中需要以現實情況為基礎，實現檔案管理理念的創新，使自身的工作素質及水平得到提升，使得醫院基建檔案信息的存儲、傳遞及共享工作得到進一步的強化，借助資源優勢理念，發揮出檔案信息在管理、創新中所具備的深遠的潛力。另外，醫院的醫務工作人員需要不斷提升自身對檔案管理工作的認識，確立檔案管理工作為醫院中心工作服務的使命，實現觀念上的更新，讓基建檔案管理能夠在創新中獲得發展。
（二）加強硬件建設，促進基建檔案管理技術現代化。通過計算機去管理醫院基建檔案能夠方便對資料的查找及利用，節省人力、物力，提高工作效率，也能減少檔案占用的空間，保存信息更加方便，提高了保密工作水平。計算機能夠存儲大量的檔案文件信息，而且能實現自動分類，信息的檢索過程也非常快捷簡單。因此，在基建檔案管理的創新中，需要積極進行基礎設施及辦公設備的更新，在檔案室配置計算機、復印機等設備，實現檔案的電子化、自動化的管理，充分發揮出高新科技所具備的優勢，提升工作質量水平，使得醫院基建檔案管理能夠朝著規范化、現代化的方向發展。在創新中還應該采用與醫院檔案管理相適應的軟件類型，對管理人員進行必要的計算機操作知識技能的培訓，使其能夠快速地適應現代化醫院發展中各項工作的信息化發展模式。
（三）完善規章制度，構建規范的基建檔案管理體系。醫院基建檔案管理工作的創新也離不開相關規章制度的不斷完善，制定質量體系及管理程序相關的文件，并且定期對其開展內審與外審工作。使得基建檔案管理工作的各項制度、電子文檔的收集歸檔制度等都能夠得到持續的完善，基建檔案的管理應該與檔案的各項標準化內容相一致，其分類、編號、目錄等的設置也需要符合要求。在基建檔案管理的工作全過程之中，都應該做到條理清晰、分類明確，最大程度地確保檔案的完整性，防止出現遺漏或丟失檔案的問題。使基建檔案管理能夠真正地實現規范化、現代化發展。
四、結束語
在現代社會發展中，醫院應該充分認識到基建檔案創新工作開展具備的重要意義，形成整體性的創新意識，在這種氛圍之下，基建檔案的創新建設才能更加順利地開展，通過創新使得基建檔案的發展空間更加廣闊，工作效率也會得到顯著提升，與醫院的發展步伐保持一致，滿足醫院相關工作開展的內在需求，提升管理工作水平以及服務能力。
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