時間：2023-09-17 14:53:06
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關鍵詞：城市化 事業(yè)單位 檔案管理 舉措
我國新時期經(jīng)濟的飛速發(fā)展，推動了事業(yè)單位的不斷改革和創(chuàng)新，同時也對原有的事業(yè)單位體制模式提出了嚴峻的挑戰(zhàn)。作為事業(yè)單位管理至關重要環(huán)節(jié)的檔案管理，更要進行積極穩(wěn)妥的改革，這不僅關系到社會公共利益，更關系到人民群眾的生活質量。所以及時針對檔案管理中的弊端進行探究更新尤為重要，下面我們就來進行具體的分析研究：
一、事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀
（一）重視檔案工作，定期完善檔案管理網(wǎng)絡
當下企業(yè)整體上對檔案管理給以高度重視，將檔案管理工作列入企業(yè)發(fā)展，與年度企業(yè)工作計劃同步考慮，并配有相應的專業(yè)管理負責人員，組織檔案管理體系建設小組，及時對工作中的缺失進行改進修正。據(jù)調(diào)查，相當一部分事業(yè)單位配有自己的檔案信息中心，擁有自己的檔案管理網(wǎng)絡系統(tǒng)，加大考核力度，積極與市檔案局相關部門進行溝通交流，確保檔案管理體制的科學性。
（二）檔案管理設施基本齊全，數(shù)字化信息化水平明顯提高
檔案管理過程中須嚴格按照國家《檔案法》及《企業(yè)檔案管理辦法》，據(jù)此來制定相應的檔案保密、鑒定銷毀、節(jié)約利用、庫房管理等各項檔案規(guī)章制度，防火、防盜等設備應當及時檢查維護，保證檔案管理工作的高效性進行。目前，部分企業(yè)已全面實行全文字化檢索所有門類檔案，將資料管理與單位建設緊密結合在一起，實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化、網(wǎng)絡化。
二、事業(yè)單位檔案管理中存在的弊端
（一）檔案基礎管理不夠扎實
部分企業(yè)存在缺乏相應的專業(yè)性管理制度、規(guī)范標準，工作流程無章無序，沒有建立統(tǒng)一且專門高效的工作體系。例如，企業(yè)專業(yè)檔案與民生檔案在各下屬業(yè)務單位、各職能部門分散流轉。并且我國各事業(yè)單位之間檔案管理水平差距問題尤為突出，個別事業(yè)單位對檔案管理工作抱有懶散懈怠的心態(tài)，沒有引進先進的技術手段，不能充分挖掘和發(fā)揮計算機信息在檔案管理工作中的有利點，導致其水平相對滯后。與此同時，某些事業(yè)單位不能夠及時更新檔案管理制度，依舊沿用陳舊老化的管理體系，無法適應新時期信息管理趨勢，只能滯留在普通利用、查閱的單一方式。
（二）檔案管理人員專業(yè)知識欠缺
現(xiàn)在國內(nèi)很多企業(yè)檔案管理兼職人員多過專職檔案人員，由于兼職人員存在不固定、調(diào)整流動經(jīng)常的特性，直接影響檔案工作的穩(wěn)定性。加之，大部分人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓，對檔案的重要性、檔案信息收集、歸檔、整理、裝訂等基本的管理流程沒有真正的了解，倘若檔案人員的工作技能和業(yè)務水平培訓不能及時跟上，自然而然制約企業(yè)檔案管理的發(fā)展，無法提高其管理水平。
三、檔案管理工作的可行性對策
檔案管理工作的好壞與民生的可持續(xù)發(fā)展緊密聯(lián)系，影響黨和政府在公眾中的威信，直接體現(xiàn)社會穩(wěn)定團結，所以進一步完善公用事業(yè)單位檔案管理體系勢在必行。對此提出以下幾點可行性建議：
（一）夯實檔案管理制度基礎
事業(yè)單位檔案管理應努力擴大現(xiàn)有的檔案信息化、數(shù)字化程度，適應當前社會發(fā)展的新形勢，不斷探索，加緊完善檔案信息科學化管理手段，將最大化滿足社會公眾及企業(yè)自身公共事務要求作為始終追求的目標。在公司管理化的進程中，嚴格把關檔案信息化各個環(huán)節(jié)的細節(jié)工作，保障信息安全，降低企業(yè)潛在風險，其中，用戶個人信息安全尤為重要，爭取做到檔案信息不流失、不泄露。同時，檔案存放室務必采取有效的措施保障，防止各類突發(fā)性事件對檔案實體的損壞，部分有條件的、有特殊需要的企業(yè)要適當利用異質異地的方式對信息進行備份存放，確保突況下檔案材料的安全。除此之外，要達到檔案效益的最大化，還要積極貫徹以人為本的服務理念，實現(xiàn)人性化的服務，通過網(wǎng)絡展覽等惠民、便民的檔案服務方式，更好的服務民生，加強社會公益意識。
（二）加大事業(yè)單位指導培訓力度
要了解各企業(yè)的業(yè)務需求，就必須做到國家檔案管理部門積極的與相關公用事業(yè)單位進行及時有效地溝通交流，努力做到送檔上門，定期進行面對面的業(yè)務指導。針對各事業(yè)單位對不同崗位人員能力素質的不同需求，本著使用新時期對檔案管理人員提出的新要求新需要，周期性開展對企業(yè)檔案管理人員的培訓，嚴格遵循干什么學什么，缺什么補什么的原則，探索采取形式多樣的培訓方式，著重培養(yǎng)檔案管理人員的實際工作能力，為企業(yè)長期可持續(xù)發(fā)展打好夯實的基礎。
（三）樹立重視檔案管理的理念
在檔案管理過程中，對其要始終持有高度的重視，重視檔案就是重視發(fā)展。從本質來說，檔案記錄著企業(yè)發(fā)展和前進的步伐，是企業(yè)固本強基以及謀求自身可持續(xù)發(fā)展的基石。其次，重視檔案管理也是重視服務理念的一種體現(xiàn)，檔案信息管理的最終目標是服務，其價值就在于為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、研發(fā)管理提供科學有效地服務。再者，重視檔案管理同樣是重視規(guī)范的體現(xiàn)，檔案工作是各項業(yè)務活動的重要組成，企業(yè)應將檔案室建設以及下一步實施建議與企業(yè)整體發(fā)展規(guī)劃結合起來，提前謀劃設計，真正做到檔案管理的發(fā)展與企業(yè)發(fā)展同時推進、同時落實、同時部署。
四、結語
本文通過對目前我國事業(yè)單位現(xiàn)狀及所存在不足之處的考察探究，提出了一系列可行性的合理舉措。在檔案管理實際工作中，不僅要從管理制度上不斷進行改革更新，更應該參考信息化社會發(fā)展的新趨勢新要求，積極探索現(xiàn)代化檔案管理方式，從而真正實現(xiàn)其核心價值。
參考文獻：
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【關鍵詞】檔案管理；信息自動化；現(xiàn)狀與對策
【Abstract】Objective： To investigate the current situation of our hospital archives management and the existing problems， countermeasures and find solutions to their problems and automation of files information. Method： starting from the present situation of our hospital archives management， strengthen the hospital archives management， first of all focus on learning "Archives Law"， improve the consciousness to archive， strengthen the centralized and unified management， the establishment of scientific management system， perfect the file management system， strengthen the training， combined with the practice， improve quality， archives management personnel to increase investment， improve equipment， to realize the modernization of file management of hospital archives three level network management model. To strengthen the hospital archives information automation； secondly strengthen countermeasures， automated hospital archives information advance automation， must improve the Archives standardization， standardization， automation construction should be focused on improving the overall level of the system， focused on the construction of database. Results： the hospital archives are system management， realize the automation of files information and modernization of archives management， address the weak links in the management of hospital archives； accelerate the institutionalization and standardization work of hospital archives management， the archives administration of the hospital made significant improvement. Conclusion： to speed up the construction of archives information automation system， achieve every link of archival work computer， is to realize the modernization of archival work， better file management of hospital in new era.
【key words 】file management； information automation； current situation and Countermeasures
【中圖分類號】R563.12 【文獻標識碼】B【文章編號】1004-4949（2014）04-0006-01
醫(yī)院檔案是醫(yī)院的寶貴財富，加強對這一信息資源的管理，對醫(yī)院現(xiàn)代化建設尤其重要。醫(yī)院檔案是醫(yī)院管理工作中的憑據(jù)，是醫(yī)學科學研究的基礎，是醫(yī)院進行宣傳教育的生動資料。醫(yī)院如何適應社會主義市場經(jīng)濟體制，轉變檔案管理模式，加強檔案規(guī)范化管理，就必須在調(diào)查醫(yī)院檔案管理的基礎上，了解醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀和存在的問題，簡析其原因，并相應地采取一些對策，特別是加快檔案信息自動化系統(tǒng)建設，實現(xiàn)檔案工作各個環(huán)節(jié)的計算機化，是實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化，提高檔案系統(tǒng)整體功能的物質技術基礎和重要手段，只有這樣才能更好地做好新時期醫(yī)院檔案管理工作。現(xiàn)就醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀與對策談綜述如下。
1醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀
1.1檔案管理制度不健全，檔案收集效率不高 在醫(yī)院管理中，各級醫(yī)院制定了適用于本院的、較為健全的醫(yī)院醫(yī)療、人事、行政、后勤管理制度，而涉及檔案管理的制度卻較少。在醫(yī)院目標管理考核方案中，一般也沒有將檔案管理納入目標考核，造成檔案收集效率不高，檔案不齊全。
1.2對醫(yī)院檔案內(nèi)容界定不清，管理范圍不明 到目前為止，醫(yī)院檔案的管理還沒有一整套科學統(tǒng)一的管理制度標準。隨著科學技術的進步，社會的發(fā)展，檔案的內(nèi)涵和外延都在發(fā)生變化。各級醫(yī)院在管理檔案時，由于還沒有統(tǒng)一的管理標準和模式，各級醫(yī)院根據(jù)自己的理解和實踐進行管理，使許多應該納入管理的檔案沒有納入管理。
1.3檔案意識不強，檔案利用率較低 對檔案管理方面的認識還較淡薄，認為檔案工作可有可無，認識不到檔案工作在醫(yī)院管理中的重要性和必要性。由于對檔案重視程度不夠，檔案信息資源開發(fā)不足，造成檔案利用率不高。
1.4檔案管理分散，不利于檔案的完整和安全 各科室分散管理，不便于綜合利用，不利于檔案的完整和安全。每個科室都要有人兼管保存，重復保存，造成人力、物力和空間的浪費。
1.5 檔案管理人員業(yè)務水平不高 檔案知識欠缺在醫(yī)院人才培養(yǎng)中，一般重視醫(yī)療技術人員素質的提高和繼續(xù)教育，對檔案管理人員的素質提高沒有納入計劃和要求，檔案管理人員平時進修學習的機會不夠，缺乏系統(tǒng)的檔案知識培訓，許多檔案管理人員的管理水平停留在經(jīng)驗上，思想觀念和管理水平跟不上時代的發(fā)展要求，缺乏創(chuàng)新和活力。
1.6檔案工作硬件投入不足，檔案現(xiàn)代化管理水平不高 有些醫(yī)院由于醫(yī)療用房緊張，致使檔案用房狹小，不符合檔案保管的標準。另外，檔案管理設備陳舊，管理技術落后，也制約了檔案事業(yè)的發(fā)展。近年來，隨著科學技術的進步，計算機及網(wǎng)絡技術在醫(yī)院管理中的廣泛運用，醫(yī)院管理手段不斷進步。而運用計算機及網(wǎng)絡技術管理檔案的卻較少，一些檔案工作還停留在手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開發(fā)。
2加強醫(yī)院檔案管理工作的方法
2.1加強學習《檔案法》，提高依法歸檔的自覺性 大力宣傳檔案工作，使醫(yī)院領導、職工都充分認識檔案的重要性，認識檔案與自己日常工作和生活的密切關系，更好地支持檔案管理工作，從而促進全員檔案意識格局的形成。《檔案
法》規(guī)定：檔案工作實行統(tǒng)一領導、分級管理的原則，維護檔案的完整與安全，便于社會各方面的利用。此外，醫(yī)院管理干部及醫(yī)、教、研人員的檔案法制觀念淡薄，甚至有相當一部分人不知道《檔案法》的基本精神，缺乏依法歸檔的自覺性，因而學習、宣傳《檔案法》非常重要。
2.2檔案只能集中統(tǒng)一管理，不能分散管理 運用行政手段和法律手段對檔案進行統(tǒng)一管理，這是建立統(tǒng)一的、科學的檔案工作制度，推行檔案工作標準化管理的基礎。實行檔案統(tǒng)一管理，才能對綜合性醫(yī)院檔案進行規(guī)范化管理，真正地、充分地發(fā)揮其憑證和利用作用。
2.3建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理制度 促進檔案工作規(guī)范管理，建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理制度，是促進檔案工作規(guī)范管理的關鍵。各醫(yī)院要結合本單位檔案工作實際，根據(jù)《檔案法》、《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理辦法》等有關法律、法規(guī)，制訂一套比較科學、完整、系統(tǒng)、切實可行的檔案管理制度。對各科室的各類檔案材料進行集中統(tǒng)一管理，統(tǒng)一考核，使檔案管理與醫(yī)療業(yè)務同步考核評價，同步發(fā)展。
2.4加強培訓、結合實踐，提高檔案管理人員素質 檔案管理人員素質直接影響檔案管理水平，醫(yī)院要將檔案人員培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計劃，全面提高檔案管理人員素質。一是通過專業(yè)培訓、繼續(xù)教育、知識更新、進修學習等提高業(yè)務和知識水平。二是深入臨床一線調(diào)查研究醫(yī)療、教學和科研對檔案信息的需求，不斷總結探索檔案管理工作，適應檔案業(yè)務發(fā)展，推動檔案管理水平的提高[1]。
2.5加大投入，提高配備，實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理 加強資金投入，引進現(xiàn)代化的技術和設備是實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理必須的條件。一方面要提高檔案保護設備和技術現(xiàn)代化的配備，如檔案庫房的去濕、空調(diào)設備，高效滅蟲、滅火設備，這些設備和技術的應用是檔案現(xiàn)代化管理的重要內(nèi)容；另一方面要引進計算機管理，用計算機儲存整個醫(yī)院的各種業(yè)務、行政上的檔案，方便使用者及時查找、閱讀，既節(jié)省時間也節(jié)省人力、物力和財力，提高了工作效率，同時利用計算機管理可以減少檔案的有效空間，保存信息方便簡單，也增加了其保密程度。因此，醫(yī)院應充分利用計算機管理應用設計完善的軟件和網(wǎng)絡等現(xiàn)代化辦公設備，實現(xiàn)檔案管理的自動化、現(xiàn)代化。
2.6建立醫(yī)院檔案三級網(wǎng)絡管理模式，為檔案的開發(fā)利用提供可靠依據(jù) 由醫(yī)院院長或副院長直接分管，形成一個以分管院長全面領導，辦公室主任或副主任負責，各科室負責人和專、兼職檔案員為成員的醫(yī)院檔案三級網(wǎng)絡管理模式。醫(yī)院的檔案管理應統(tǒng)一領導、統(tǒng)一機構、統(tǒng)一制度，統(tǒng)一操作、統(tǒng)一保管，從而有利于貫徹上級精神；有利于組織監(jiān)督各職能部門的檔案工作；有利于檔案的收集和利用；有利于解決檔案綜合管理中的人員、經(jīng)費、設備等問題；有利于醫(yī)院檔案的安全、完整，為醫(yī)院檔案的開發(fā)利用提供可靠依據(jù)。
3加強醫(yī)院檔案信息自動化的對策
3.1推進自動化，必須提高檔案標準化、規(guī)范化水平 目前，檔案信息自動化系統(tǒng)的現(xiàn)狀是檔案標準化、規(guī)范化滯后和應用軟件多亂，這些都嚴重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。目前系統(tǒng)的主要矛盾不是硬件設備的缺乏，而是硬件的功能并沒有充分發(fā)揮。筆者認為對這一問題取得共識是系統(tǒng)建設思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計算機系統(tǒng)擴大到整個檔案信息管理。這一認識上的轉變給我們的啟示是：檔案信息自動化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個方面和各個環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案業(yè)務要規(guī)范，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規(guī)范本身也是一個系統(tǒng)工程，要推進檔案自動化建設，必須抓好檔案標準化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。
3.2自動化建設要著眼于提高系統(tǒng)的整體水平 根據(jù)系統(tǒng)論思想和集成化要求，檔案信息自動化建設的著眼點應是整個系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個節(jié)點都應達到一定水平，并通過網(wǎng)絡加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢，提高系統(tǒng)的綜合能力。部分節(jié)點甚至一個重要節(jié)點的障礙，都可能造成系統(tǒng)的梗阻。當然，要求每個節(jié)點的裝備水平和應用能力齊頭并進是不現(xiàn)實的，不可能“齊步走”。鼓勵和支持先進單位提高水平，在一些單位進行較高水平的試點，以取得值得推廣的經(jīng)驗，對整個系統(tǒng)是有利的，但其基本出發(fā)點應是為了提高系統(tǒng)的整體水平，只有少數(shù)先進的節(jié)點不可能組成先進的系統(tǒng)。
3.3有重點地抓好數(shù)據(jù)庫建設 目前檔案信息自動化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統(tǒng)的過渡階段，完成這一步的關鍵在于數(shù)據(jù)庫建設。開發(fā)和建設數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是國家檔案信息工程的核心和基礎，是工程的主體。數(shù)據(jù)庫的含義是依托先進的信息技術對資料進行科學的管理和方便的使用。建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是一項長期的任務，要經(jīng)過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。經(jīng)過試點，數(shù)據(jù)庫經(jīng)驗中最主要的有：領導重視，統(tǒng)一認識，堅持計算機技術人員同檔案業(yè)務人員協(xié)同配合；面向應用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫的“活性”；突出重點，由單一庫向系統(tǒng)庫發(fā)展等。當前若能把綜合數(shù)據(jù)庫的完善提高和各單位檔案目錄庫建立起來，通過網(wǎng)絡聯(lián)接形成開放的分步式數(shù)據(jù)庫群，將使自動化系統(tǒng)效率大大提高一步。
4小結
加快檔案信息自動化系統(tǒng)建設，實現(xiàn)檔案工作各個環(huán)節(jié)的計算機化，是實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化，提高檔案系統(tǒng)整體功能的物質技術基礎和重要手段[2]。檔案信息自動化系統(tǒng)是一項需要運用多種學科知識，多專業(yè)配合，多部門協(xié)作，多環(huán)節(jié)配套的復雜系統(tǒng)工程，系統(tǒng)建設發(fā)展到目前階段，研究探討對系統(tǒng)的協(xié)調(diào)組織、加強管理和科學決策，是十分必要的。加強對檔案信息自動化系統(tǒng)管理的目的在于開發(fā)應用，離開推進應用水平的提高，就脫離了實際。加強管理的指導思想，要積極進取，開拓創(chuàng)新，爭取條件采用先進技術；要充分掌握系統(tǒng)的綜合性、系統(tǒng)性、統(tǒng)一性，統(tǒng)籌兼顧，全面安排，調(diào)動各方面的積極性；要從現(xiàn)實出發(fā)，循序漸進。如何提高應用水平，需要深入考察與自動化系統(tǒng)相關的諸多方面的情況及變化趨勢，分析存在的問題，尋求解決的途徑[3]。
當前我國檔案工作改革和發(fā)展已進入整體推進與重點突破相結合的階段，如何把繁重的任務和推進現(xiàn)代化進程結合起來，正確領導和協(xié)調(diào)起著重要作用。因此，要求提高行政決策的科學性和決策過程的民主化，行政領導要與檔案業(yè)務、計算機專業(yè)技術、人事教育、后勤保障等部門共同研究，組織專家論證，從檔案改革的需求、傳輸技術的可行、人財物力的可能、社會經(jīng)濟效益等多方面進行分析，集思廣議才能避免失誤[4]。要加強檔案信息自動化建設的協(xié)調(diào)工作，討論并提出系統(tǒng)建設中長期發(fā)展目標和指導方針，協(xié)調(diào)自動化系統(tǒng)建設中各有關方面工作，審定系統(tǒng)建設的階段目標、技術路線、標準規(guī)范、實施方案、投資規(guī)模、經(jīng)費預算及重大立項和執(zhí)行。為使重大問題在決策前得到充分論證，應設立專家咨詢小組，這為提高行政決策水平建立了制度保證[5]。
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（一）檔案管理工作規(guī)范性較差
檔案基礎工作的標準化和規(guī)范化是實現(xiàn)檔案管理信息化的首要條件。現(xiàn)階段，我國檔案管理工作仍處在發(fā)展階段，信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡建設的配合使用方面有待完善，檔案信息的規(guī)范性較差，缺乏全面統(tǒng)一的實施標準，檔案管理網(wǎng)絡化相對滯后，很難實現(xiàn)信息共享和開發(fā)。部分部門的檔案管理工作采用了國家管理標準，設置了計算機網(wǎng)絡管理數(shù)據(jù)庫，但由于硬件設施不完備，經(jīng)常出現(xiàn)不兼容的現(xiàn)象，大大降低了數(shù)據(jù)庫的使用功能。
（二）技術力量滯后
檔案管理工作人員在檔案信息資源的管理工作中起主導作用。檔案信息資源的管理工作的好壞與工作人員的素質有很大的關系，檔案信息資料收集、整理的各個方面都離不開檔案工作人員的參與。檔案管理信息化不但要求檔案管理工作人員具有先進的專業(yè)水平，還要具備高尚的職業(yè)道德。現(xiàn)階段，我國高技術檔案管理人才較匱乏，大部分從業(yè)的檔案管理人員專業(yè)水平偏低，不能較好地使用計算機技術，致使現(xiàn)代化設備不能發(fā)揮作用，這嚴重阻礙了我國檔案管理信息化的發(fā)展。此外，檔案管理部門多屬于不直接創(chuàng)造價值的部分，無法創(chuàng)造較高的經(jīng)濟效益，無法吸引高端人才。
（三）檔案管理軟件通用性較差
隨著網(wǎng)絡技術的不斷發(fā)展，很多部門都意識到檔案管理軟件在檔案管理工作中的優(yōu)越性，并已在工作中實施軟件管理。但由于檔案管理軟件各具特色，各部門進行選擇時都會根據(jù)本部門檔案資料的內(nèi)容選擇最適宜的軟件，這就導致了各部門間的檔案管理軟件不統(tǒng)一，檔案管理軟件不能互用，資源共享性較差，不利于檔案信息化管理，這就在很大程度上制約了檔案信息網(wǎng)絡化的進程。
二、實現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡化的意義
（一）豐富檔案管理內(nèi)容
眾所周知，傳統(tǒng)的檔案管理均是以信息庫、數(shù)據(jù)庫的模式進行管理。網(wǎng)絡技術的出現(xiàn)，使得檔案管理模式發(fā)生了改變，除了可以存儲紙質檔案外，還包括聲音、圖像、視頻等，使得信息存儲更加完善，豐富了檔案管理內(nèi)容，更方便讀者使用。
（二）節(jié)省時間，提高工作效率
傳統(tǒng)的檔案管理工作是繁瑣復雜的手工操作，檔案管理網(wǎng)絡化的實施，能使檔案管理工作人員從傳統(tǒng)的手工操作中解脫出來，節(jié)省了工作時間，提高了工作效率，使檔案管理工作更具規(guī)范性和準確性。
（三）解決了檔案管理的時空限制問題
檔案信息化管理是采用先進技術和手段進行檔案資料的制作、傳輸、儲存和檢索工作，為檔案管理提供便捷、快速的信息平臺，通過網(wǎng)絡可以跨空間和時間獲取資料，從根本上解決了檔案管理的時空限制問題。同時，檔案的信息化管理還能解決不同年代、不同形式的檔案資料間的查詢獲取。
（四）滿足使用者的需求
檔案資料的使用者分布于社會各行各業(yè)中，檔案資料的使用需求各不相同，檔案管理網(wǎng)絡化平臺的構建，為檔案資料使用者提高了方便、快捷的檔案查找方式，搜索到的檔案更具有針對性和全面性，滿足了不同使用者對檔案的需求，提高了檔案管理的效率。
三、現(xiàn)階段加強檔案管理工作的措施
（一）創(chuàng)新網(wǎng)絡環(huán)境下檔案管理的理念
檔案管理信息化的實現(xiàn)必須具備較先進的硬件設備，通過網(wǎng)絡技術實現(xiàn)數(shù)字管理模式。檔案管理部門要不斷更新檔案管理設施，采用高新技術更加快捷地向檔案使用者傳遞檔案服務信息，更好地滿足公眾的需要，從而增強網(wǎng)絡化服務的建設。信息技術和網(wǎng)絡技術的迅猛發(fā)展不斷地影響著傳統(tǒng)檔案管理的理念，現(xiàn)代檔案管理工作不但要完善檔案管理的硬件設備，還要不斷創(chuàng)新服務理念，以便更好地為公眾服務。
（二）加強檔案標準化建設
現(xiàn)階段，缺乏統(tǒng)一標準的檔案管理工作嚴重制約了我國檔案管理事業(yè)的發(fā)展。檔案信息的網(wǎng)絡化管理要求檔案信息管理的規(guī)范化與標準化，這就要求相關部門在檔案管理工作中采用標準化管理方式，有國家的標準按照國家檔案管理標準進行檔案管理，沒有國家標準的參照本行業(yè)的檔案管理標準進行，建立具有國家標準或行業(yè)標準的檔案信息管理數(shù)據(jù)庫，推動檔案信息網(wǎng)絡化管理工作的不斷發(fā)展。
（三）增強網(wǎng)絡檔案安全性
檔案信息管理的網(wǎng)絡化增加了檔案信息的不安全性，為了確保網(wǎng)絡檔案的安全性，必須完善相關法律，加強檔案網(wǎng)絡法律體系的建設，改善檔案網(wǎng)絡環(huán)境，保證檔案網(wǎng)絡信息資源可以做到以法律法規(guī)為依據(jù)，合理對公眾進行開放，完善網(wǎng)絡檔案信息資源建設。
（四）提高檔案管理人員素質
我國的檔案管理事業(yè)要想順利地從傳統(tǒng)的檔案管理模式轉變?yōu)楝F(xiàn)代網(wǎng)絡管理模式，最重要的因素就是要提高檔案管理人員的素質，不斷培養(yǎng)和充實檔案管理技術人才隊伍。要求檔案管理人員不但要精通傳統(tǒng)的檔案業(yè)務，還要盡快掌握自動化網(wǎng)絡技術，采用標準化的管理模式，創(chuàng)新服務理念，更好地為檔案使用者服務，真正成為信息和知識的導航員。具體應具備以下幾點素質要求：
1.專業(yè)素質
檔案管理人員的專業(yè)素質直接影響了檔案工作的好壞，因此，做好新時期的檔案管理工作首先要重視并強化對檔案管理人員基本專業(yè)素質培養(yǎng)。檔案管理人員要精通檔案專業(yè)的基礎理論和工作方法，順利地將檔案管理從傳統(tǒng)文獻資料管理向數(shù)字化的信息資料管理轉移，不斷提高自己的理論水平和分析判斷能力，對接收、整理編目的檔案要做好分類管理工作。其次，要加強檔案管理人員的現(xiàn)代化管理能力，加強紙質文件和電子檔案的歸檔能力。此外，還要注重檔案管理人員的綜合素質培養(yǎng)，要求檔案人員能夠熟練掌握和使用一門外語，提高處理外文資料的利用率；加強對檔案管理人員的計算機能力培訓，使其具備對聲音、圖像、影像等多媒體資料的處理能力。
2.創(chuàng)新素質
創(chuàng)新素質是由一個人的創(chuàng)新理想、意志、毅力、膽識、動機、自信、興趣以及風險精神和拼搏精神等因素組成的品格。它是一種積極探索的心理取向，是一種積極改變自己、適應環(huán)境的應變能力。作為網(wǎng)絡時代的檔案管理工作人員，必須主動學習和運用新的思維方法去解決檔案工作出現(xiàn)的新情況、新問題，積極利用網(wǎng)絡時代的先進技術和方法，努力提高創(chuàng)新素質和能力，以適應新時期檔案管理工作的發(fā)展。
3.道德素質
檔案管理人員要樹立正確的世界觀、人生觀、價值觀，還需要良好的職業(yè)道德和敬業(yè)精神。努力做好檔案需求者的需求服務工作，使檔案館的文獻信息資源得到充分的開發(fā)利用。
4.法律素質
一、煤炭企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀
從僅幾年的實際情況來看，我國的企業(yè)管理水平得到很大的提升，在煤炭企業(yè)內(nèi)檔案管理也有了一定成果，但是很多方面的因素仍會影響到煤炭企業(yè)檔案管理的效果以及質量，很難滿足企業(yè)發(fā)展要求。由整體情況來看，我國煤炭企業(yè)內(nèi)部的檔案管理水平仍然比較低，需要進行改善，在筆者看來，當前煤炭企業(yè)內(nèi)檔案管理上所存在的問題主要包括以下幾個方面。
（一）檔案管理意識比較薄弱
在當前情況下，我國很多企業(yè)內(nèi)部都有對獲得經(jīng)濟效益比較重視而對檔案管理比較輕視的現(xiàn)象存在，導致在檔案管理方面的資金、技術以及人力資源等都有很大困難存在。之所以會造成這種情況，主要原因包括以下兩個方面：第一，企業(yè)內(nèi)部的領導對于檔案管理缺乏重視，在他們看來，檔案管理不會有直接經(jīng)濟效益產(chǎn)生，并且不會嚴重影響企業(yè)自身發(fā)展，所以在建設上明顯缺乏力度；第二，管理人員在進行管理時意識比較薄弱，他們認為所謂檔案管理僅僅是簡單的儲存資料信息，在整理、統(tǒng)計以及更新與調(diào)節(jié)方面缺乏有效管理。
（二）管理設施比較落后
由于對于檔案管理缺乏足夠重視，必然造成資金投入比較欠缺，導致檔案管理方面的基礎設施與企業(yè)發(fā)展需要無法相適應。在設施落后這方面主要包括以下兩個方面：第一，管理設施比較陳舊，在對規(guī)格要求較高的檔案進行存放時要用專門設施進行保管，但是目前我國很多煤炭企業(yè)內(nèi)都未建立關于檔案管理設施的專項基金，不能及時整改有漏洞出現(xiàn)的設備，對于保存資料的有關要求無法滿足，大大降低了保存資料的安全性；第二，分析整理資料的相關工具比較落后，使檔案的保存以及使用效率大大降低。
（三）缺乏優(yōu)秀管理人才
在煤炭企業(yè)內(nèi)，檔案管理有很強的專業(yè)化程度，要由綜合素質較高的人才才能夠擔任，但是目前很多企業(yè)內(nèi)在檔案管理隊伍方面，建設不夠完善，一方面來說是員工數(shù)量缺乏，另一方面來說是員工的綜合素質比較低。
二、改善檔案管理現(xiàn)狀的相應對策
（一）建立并完善檔案管理的相關制度
所有活動進行的前提都需要有一個相應的制度，在煤炭企業(yè)的檔案管理方面，完善的制度能夠為其提供有力實施依據(jù)以及組織力量。制度建設要將檔案管理相關的各個方面都包括進來，首先對于管理人員的相關職責要做到明確，對相關人員具體工作內(nèi)容要做出規(guī)定，其次，要形成完善的體系，主要包括檔案的收集、整理以及保管與使用，尤其是要將其使用制度突出出來，不但能夠防止信息泄露，還能夠使其實際作用得到發(fā)揮，使有關領導對檔案管理所具有的重要意義有一個充分認識，第三，要將獎懲機制制定出來，使所制定的制度能夠在實際中得以落實。
（二）在檔案管理上加大投入
在檔案管理方面加大投入包括很多方面的內(nèi)容，在資金投入方面要以企業(yè)財務的合理預算為依據(jù)，在條件允許的情況下要將檔案管理的專項資金建立起來，用來進行開展相關工作以及獎勵工作人員。此外，企業(yè)內(nèi)還要在技術方面加大投入，無論是儲存設備還是對檔案資料進行整理分類的檢索技術，都要與國際要求相符合。
（三）對人才隊伍建設加強重視
在檔案管理方面，最具備積極性以及能動性因素就是人才，企業(yè)發(fā)展過程中，優(yōu)秀的檔案管理人才能夠為企業(yè)提供出大量有效信息以及決策依據(jù)，并且在提升企業(yè)核心競爭力方面也具有重要作用與意義。在一點上主要從以下三個方面入手，第一，在高素質人才的引進方面要加大力度，特別是具備相關理論基礎以及專業(yè)技能的人才，第二，以有關的檔案管理制度為依據(jù)設置出合理崗位，第三，對于有關工作人員，要對其加強業(yè)務培訓，并且要對其創(chuàng)新能力進行培養(yǎng)。在對其進行培訓時要與企業(yè)內(nèi)的實際情況以及實際市場情況相結合，針對性進行。
Abstract:Large quantities of official document are released and circulated by Internet efficiently, which inevitably causedproblems of unauthorized access, information reveal or lost, damaged integrity , threats of spreading virus by the internet and etc, through the electronic records concepts and features,a series of problems in the electronic archives management are analyzed.
關鍵詞:檔案管理;電子文件;問題;對策
Key words:archives management;electronic document;problems;countermeasures
中圖分類號:G27 文獻標識碼:A文章編號:1006-4311(2010)03-0096-01
由于電子文件檔案的出現(xiàn)和發(fā)展時間短,暴露的問題較多,網(wǎng)絡環(huán)境下電子文件檔案管理正面臨非授權訪問、信息泄漏或丟失、數(shù)據(jù)完整性被破壞、利用網(wǎng)絡傳播病毒的威脅,因此,對電子文件檔案的科學管理已成為一個全球面臨的急待解決的重要課題。
1電子檔案管理的現(xiàn)狀
1.1 對電子檔案的認識存在一定局限性。以往把檔案貼上封條放在檔案室里的做法嚴重阻礙了檔案信息公布于社會、服務于大眾,給想要使用檔案的人員帶來極大的不便,不能發(fā)揮檔案管理的社會效益和經(jīng)濟效益。隨著市場經(jīng)濟體制的建立和商品經(jīng)濟的發(fā)展,人們的價值觀念發(fā)生變化,意識到檔案在經(jīng)濟發(fā)展中的作用以及檔案信息資源所帶來的經(jīng)濟效益。然而,社會中也確實存在少數(shù)人的極端看法,認為單位檔案是單位的私有財產(chǎn),使檔案信息的開發(fā)處于封閉狀態(tài),更談不上電子檔案的開放與上網(wǎng)了。
1.2 檔案管理的標準化進展緩慢制約電子文件的整理與歸檔。檔案管理的標準化是對全系統(tǒng)實施計算機管理的前提與基礎。許多單位因實施現(xiàn)行分類法有一定難度,僅僅從微觀上考慮本單位的現(xiàn)狀,實施奉單位制定的分類方法,沒有從全局利益考慮檔案工作的規(guī)范化對未來檔案電子化的影響,出現(xiàn)了各自為政,各行其事的局面,使檔案工作的標準化、規(guī)范化難以實現(xiàn)。
1.3 計算機技術尚未大規(guī)模應用于檔案管理。由于檔案管理部門的人力、物力有限,有些檔案部門至今仍沒有配備計算機,或者即使有了計算機,對一些重要的電子檔案也在傳遞、承辦之后,又輔以紙質檔案加以保存,形成兩種類型文件共存共用的局面。因電子檔案的推廣仍處于初級階段,很多管理人員沒有受過關于使用和保存電子檔案的系統(tǒng)教育,檔案人員尚不能嫻熟使用電子檔案軟件,或者在選購軟件時帶有一定的盲目性,從而不能充分發(fā)揮計算機和計算機網(wǎng)絡在檔案管理中的作用。
2電子文件檔案管理面臨的主要問題
2.1 電子文件檔案的原始性、真實性容易被破壞。保證電子文件的原始性、真實性、完整性的技術難度較大。檔案的本質屬性是原始記錄性。紙質文件內(nèi)容原始性很容易被確認,而電子文件具有可變性和信息載體的可分離性。計算機內(nèi)存貯的電子檔案無個人筆跡特征,無書寫墨跡和新舊的區(qū)別,一旦被刪改,復制或纂改內(nèi)容都很難被識別。
2.2 電子文件檔案信息安全問題日益突出,隨著全球化、信息化和網(wǎng)絡化時代的到來,因特網(wǎng)的全球性、開放性、共享性、動態(tài)性發(fā)展,使得任何人都可以自由地介入Internet。電子政務系統(tǒng)中大量的政府公文通過Internet、高效流轉,電子文件檔案信息通過網(wǎng)絡傳送時容易被竊聽、泄密、篡改和偽造。同時,電子檔案在發(fā)送、接收、保管、歸檔時又面臨病毒的入侵。以辦公自動化和網(wǎng)絡作為生存基礎的電子文件處于這樣一種惡劣的網(wǎng)絡環(huán)境之中,可以想象一個疏忽就可能導致滅頂之災。接入互聯(lián)網(wǎng)所遇到的非法訪問難以計數(shù),現(xiàn)有的防火墻等技術對黑客高手往往防不勝防,使電子文件檔案信息的安全受到嚴重威脅。
3解決電子檔案管理中問題的對策
3.1 加強電子文件全過程管理。由于電子文件的特性決定了電子文件的收集、積累的方法和要求不同于紙質文件。草稿文件由于不具備正式文件的功能,所以一般情況下可不保留。但是,如果出于保留文件重要修改過程的目的,則應對原稿進行收集和積累。對起輔助作用或正式作用的文件,應及時收集和整理,并與其相應的紙質文件之間建立標識關系。必要時應在收集積累過程中制作成紙質拷貝件或者制成微縮品,以免系統(tǒng)發(fā)生意外情況時電子文件信息丟失。
3.2 采取切實可行的信息保護措施。信息安全技術對于維護電子檔案數(shù)據(jù)的原始性和真實性至關重要。電子檔案上網(wǎng)后必須從人口、傳輸、使用三個方面采取安全保護措施。目前,為防止檔案信息被竊取、刪除和修改,防止網(wǎng)絡“黑客”的進入,常用的技術方法有簽署技術、加密技術、身份驗證、防寫、檔案備份、專機專用、設置防火墻、安裝殺毒軟件等。這些技術措施對于證實電子檔案內(nèi)容的真實、可靠,確保電子文件在存儲、傳輸過程中的安全、保密,防范對電子文件的非法訪問和隨意刪改,都具有很好的效果。應當不斷改進現(xiàn)代化管理手段,努力提升館藏檔案的安全保護水平。
3.3 重視和加強對檔案管理人員的培養(yǎng)。在電子文件日益發(fā)展的今天,培養(yǎng)和造就一批通電子技術、懂檔案管理的人員是當務之急。檔案部門和各級政府要重視和加強對檔案管理人員的培養(yǎng),一方面,要多渠道引進專業(yè)技術和管理人員,使用素質高、思想好、責任心強的人員做文書、檔案工作。另一方面,要對現(xiàn)有的檔案人員進行專業(yè)培訓,特別是加大對現(xiàn)代科技知識和電子技術的培訓。
3.4 加強對電子文件所依賴的計算機軟、硬件設施管理。軟件管理上,要積極開辟電子檔案存儲的新途徑,為檔案管理部門配備必要的計算機刻錄設備,對應歸檔的電子文件、數(shù)據(jù)資料采用通用格式的光盤存儲。要及時修補管理軟件的安全漏洞,對防火墻和防病毒軟件實現(xiàn)全天候自動升級,搞好檔案上傳、下載的安全等級和訪問權限。在硬件管理上,要進一步完善電子文件和計算機設備的保管設施和環(huán)境,強化防磁設施的完善和維護,有條件的應及時升級服務器主機和數(shù)據(jù)庫的硬件設施,確保檔案電子信息數(shù)據(jù)在保存和傳輸過程中安全、穩(wěn)定。
（一）檔案管理觀念匱乏
長期以來，在中等職業(yè)學校從領導到檔案管理人員一直都沒有重視檔案管理。所有人的觀念都是存放檔案，而不是管理檔案。把檔案管理當作是一種不需要創(chuàng)新和歸類整理的一種簡單的保管工作。這樣不僅僅會使檔案管理效率低下，資料混亂、信息利用率低下。本身檔案管理的目的就是為了更好的進行檔案資料的查詢，能夠為以后的學校發(fā)展提供更好的條件，這樣的簡單保管不僅不能達到這個目的，反而浪費人力、物力，違背初衷。
（二）檔案管理人員素質不高
由于第一條中所敘述的原因，即領導的不重視，這樣就導致了領導委任檔案管理人員時的隨意性。很多中等職業(yè)學校的檔案管理工作人員并非專業(yè)出身，而且也沒有經(jīng)過必要的培訓。這樣的工作人員根本不能有效的進行檔案管理，無法勝任工作，對檔案的分類整理、信息收集、保管利用等業(yè)務就更不能落到實處。科技含量高的數(shù)字化檔案信息系統(tǒng)的開發(fā)就更加是難上加難了。
（三）檔案管理手段非現(xiàn)代化
一般學校的檔案管理手段還處于傳統(tǒng)階段，即手工操作的紙質檔案為主的分散管理模式。這樣的手段不僅效率低下，查詢時候的速度低工作量大，而且在多個學校的檔案資料共享過程中，不能夠通過現(xiàn)代化技術進行數(shù)字化的改革。
（四）檔案管理制度貫徹不徹底
根據(jù)我國《檔案法》的要求，規(guī)范各類型的檔案管理。但是由于學校領導的不重視，檔案管理人員的素質不夠高，對《檔案法》中的要求不能貫徹到底，這就容易出現(xiàn)相關的檔案資料不能上交，或者根本就沒有上交的情況。職業(yè)學校單位也沒有根據(jù)自身的實際情況制定出合適自己的《檔案管理制度》，以便學校內(nèi)部的檔案管理工作落到實處，更有利于學校自身的發(fā)展。
（五）檔案資料不完整，設施落后
中等職業(yè)學校時常因為經(jīng)費的缺少，不能給予檔案資料管理相應的基礎設施。沒有跟得上現(xiàn)在發(fā)展情況的檔案管理設備和相應的空間就不能滿足檔案管理的要求。這樣就會造成檔案管理的缺失，資料的不完整和資料丟失的現(xiàn)象。
二、為解決上述問題應該采取的相應對策
為解決以上在中等職業(yè)學校檔案管理中所存在問題，首先在領導層面就要加強對檔案管理的認識，轉變傳統(tǒng)的思想觀念，這樣調(diào)整這個學校對于檔案管理的看法，組織制定一個檔案管理的工作小組，專門負責對檔案管理人員配備與工作的指導。思想上觀念的提高是基礎，有了這樣的基礎，在其他方面的改革就會變得積極主動了。其次是選擇專業(yè)的檔案管理人員進行學校檔案管理的工作。配備人員的素質提高了，工作的效率也會相應提高，業(yè)務熟練程度也同樣會相應提升。同時學校還應該定期對檔案管理人員進行檔案管理方法和業(yè)務能力的培訓，只有參加過培訓且合格的人才能在檔案管理崗位上進行工作。不合格的人員及時進行再培訓或淘汰。以上都是對于人員上的建議，隨著現(xiàn)代科技的不斷進步，各類信息化程度的提高，網(wǎng)絡的普及，檔案管理也需要從傳統(tǒng)的一面轉化為現(xiàn)代化的管理。只有適應現(xiàn)代化的管理才能夠有助于學校的發(fā)展與建設。將傳統(tǒng)的管理系統(tǒng)進行革新必不可少的就是要加大有關檔案管理的人力物力的投入，更新設備是不可或缺的。結合現(xiàn)代的信息技術，通過計算機進行檔案的分類管理。除了紙質檔案的保管與管理，還可以建立電子檔案數(shù)據(jù)管理體系，有助于各個學校的資源共享與檔案查詢。
三、結語
關鍵詞 事業(yè)單位 檔案管理
一、事業(yè)單位檔案管理的特征
（一）事業(yè)單位的檔案管理具備保密性
事業(yè)單位是我國的重要信息管理機構，一般是由國家設置的，雖不屬于政府機構，但是其所存放的檔案主要用于為國家各類機關提供檔案管理和信息支持。事業(yè)單位進行檔案管理，是履行期參與社會事務管理職責，涉及教、科、文、衛(wèi)等各個方面，包括國家各個行業(yè)的機密文件的保存，因而具備保密性，需要做好保密工作，防止相關機密文件的泄露。
（二）事業(yè)單位的檔案管理具有公共服務的特性
事業(yè)單位是由國家出資設置的具有公益性的組織，保存的各類文件檔案，是對社會各類行業(yè)的信息收集匯總，這些信息因為無法讓社會市場自動參與資源調(diào)配，所以，需要借用事業(yè)單位進行檔案管理，這些事業(yè)單位不具備盈利性質，無條件給國家機構和社會提供相關信息查詢、咨詢和借閱等服務，以為社會服務為宗旨，具有公共服務的特性。
二、事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀
（一）事業(yè)單位檔案管理沒有獲得足夠的重視
事業(yè)單位的檔案管理雖然已經(jīng)經(jīng)過了一段時間的發(fā)展，但是卻沒有受到領導們的足夠重視，一方面是由于社會經(jīng)濟建設的競爭壓力日益增大，國際環(huán)境復雜多變，致使廣大領導者更加偏重于經(jīng)濟的建設與發(fā)展，而忽視了檔案管理的重要性，另一方面是由于我國傳統(tǒng)經(jīng)濟發(fā)展歷程中，對于檔案管理與經(jīng)濟建設的相關性沒有得到切實的理論認識，致使現(xiàn)代社會經(jīng)濟建設者對于事業(yè)單位的檔案管理也沒有形成完全的重視意識。
（二）檔案管理人才缺乏
檔案管理具備專業(yè)性和復雜性，需要專業(yè)的且有豐富經(jīng)驗的檔案管理人員進行管理，才能夠促使檔案管理更加專業(yè)化、系統(tǒng)化和科學化。但是，檔案管理的人員設置現(xiàn)狀卻出現(xiàn)人才流動性大，事業(yè)單位的檔案管理人員基本上月月有變動，年年有更新，導致檔案管理缺乏專業(yè)性，缺乏足夠的管理經(jīng)驗，導致檔案管理人才嚴重缺乏。
（三）檔案管理制度不健全
完整的檔案管理制度包括檔案保管制度、檔案保密制度、檔案利用制度、檔案室人員崗位職責、檔案鑒定制度、檔案監(jiān)督制度和安全與消防制度等等，總體的檔案管理制度的下屬各分支制度都必須要有明文的規(guī)定，并進行細節(jié)化的探索和相應的責任落實，但是由于我國事業(yè)單位的檔案管理起步晚，發(fā)展的社會環(huán)境日益復雜，也沒有受到足夠的重視，致使檔案的管理制度特別是檔案監(jiān)督制度沒有建立健全。
三、事業(yè)單位檔案管理的對策
（一）轉變思想認識
轉變思想認識，并不是說在事業(yè)單位檔案管理這方面的認識出現(xiàn)了嚴重的錯誤和偏頗，而是指對于事業(yè)單位檔案管理的重要性的認識存在細微的差距，所以，需要轉變思想認識，加強對事業(yè)單位檔案管理的重要性認識。
首先，要轉變領導者的思想認識，促使他們能夠更加重視事業(yè)單位的檔案管理制度，只有這樣，領導者才能夠從政策上給予相關的支持，做出正確的符合事業(yè)單位整體利益和整個社會整理利益的戰(zhàn)略決策，提供足夠的資金支持，做好檔案管理的各類制度建設，為事業(yè)單位的檔案管理創(chuàng)造一個良好的外在客觀環(huán)境。
其次，要轉變整個社會對事業(yè)單位檔案管理的思想認識，加強對事業(yè)單位檔案管理的社會監(jiān)督力度。要轉變整個社會的思想認識，最重要的是需要國家能夠盡可能加強對事業(yè)單位的支持，從宏觀上帶領大家關注事業(yè)單位的檔案管理事業(yè)，同時要盡可能地利用報紙報刊、電視媒體等加強對事業(yè)單位檔案管理的宣傳。
（二）加強檔案管理人員培訓和管理
首先，要加強檔案管理人員的培訓，具體的培訓內(nèi)容包括檔案管理理論、檔案管理技巧、檔案修復技巧和檔案管理制度的培訓，讓檔案管理人員能夠從理論到實際操作都能夠有更高層次地提高。
其次，要加強檔案管理人員的管理，對檔案管理人員的工作進行明確專業(yè)的分工，促使檔案管理人員能夠有序地工作，與此同時，有必要加強對檔案管理人員的薪資福利管理，盡可能地提高工資待遇和福利待遇水平，為他們提供良好的晉升空間和發(fā)展空間，并做好離職人員的工作交接管理。
（三）完善檔案管理制度
完善檔案管理制度，需要完善檔案保管制度、檔案保密制度、檔案利用制度、檔案室人員崗位職責、檔案鑒定制度、檔案監(jiān)督制度和安全與消防制度等相關制度。完善檔案管理制度，要能夠檔案信息真實完整有效，需要更新的要及時更新，需要刪除的要按照規(guī)定程序進行審核后才能刪除銷毀，要做好安全設施建設，防止檔案的丟失和盜竊，重點做好內(nèi)部監(jiān)督控制制度的建設，促使檔案管理制度得到切實的執(zhí)行。
四、總結
事業(yè)單位的檔案管理工作由于其保密性和社會服務性的特征，有必要進行現(xiàn)狀的探索和改善措施的探索，以順應時展的需要，提高事業(yè)單位的檔案管理工作的有效性，提高其為社會服務的能力。
參考文獻：
[1]袁雙盛 提升事業(yè)單位人事檔案管理水平的建議[J] 中國商界（下半月） 2009（08）
關鍵詞：中職學校 教學檔案 管理 對策
教學檔案是學校教學活動的真實記錄，是學校及教師在從事教學管理和教學實踐活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、音像、電子載體等材料。它能夠完整、準確、真實、系統(tǒng)地反映教學管理的全過程，直接為教學活動服務，是教學工作的重要組成部分，是學校檔案工作的核心和重點。
一、中職學校教學檔案管理的主要內(nèi)容
1.綜合類。主要包括上級教育主管部門下達的指令性、指導性文件，學校教學改革、培養(yǎng)目標、培養(yǎng)計劃、專業(yè)設置方面的規(guī)定和辦法，學校發(fā)展規(guī)劃、實施計劃及各種會議記錄等。
2.規(guī)章制度類。包括教學管理制度、教師管理制度、學生管理制度、教學設備管理制度等。
3.課堂教學與實踐教學類。包括教學計劃、教學大綱、授課計劃、課程建設、教案、試題庫、教學實習、實習實訓基地、畢業(yè)實習、教學質量檢查、教師考核和教學質量測評等材料。
4.學科、專業(yè)與實驗室建設類。包括專業(yè)設置、學科設置及實驗室建設的材料，重點學科、重點專業(yè)和精品課程的申報論證、評估及建設方面的材料以及申報國家重點學校的實驗室論證、申報和審批材料、總結等建設性材料。
5.學生學籍類材料。包括在校學生的基本情況、學籍變更、學習成績、教育實習、實驗實訓實習材料及成績、學生獎懲材料，學生入團、入黨情況，學生參加各種大賽的情況，畢業(yè)生材料等。
6.教材類。包括各專業(yè)征訂教材的情況，自編、參編、主編教材的情況，優(yōu)秀教材的比例、自編教材的比例、各科習題集、實驗報告及實習實訓指導書等。
7.招生就業(yè)類。包括招生宣傳材料和招生申報計劃、上級主管部門的材料、新生錄取材料、報到生的比例、年度招生的總結材料，畢業(yè)生就業(yè)率、就業(yè)情況反饋等材料。
二、中職學校教學檔案管理中存在的問題
1.對教學檔案材料的重視不夠，沒有普及教學檔案管理意識。大部分基層管理人員、教師到學校領導對教學檔案管理工作認識不足。學校重視教學工作和其他管理工作，但對教學檔案的管理投入欠缺，如機構和專兼職人員的配置、檔案管理條件的完善、管理人員的培訓等投入不夠。教師對自己教學活動中的授課計劃、教案等相關文字材料、圖片資料、證書文件等不能主動上交存檔，造成檔案材料采集困難。
2.缺乏正規(guī)的指導、系統(tǒng)的規(guī)劃和系統(tǒng)的管理，導致檔案管理混亂。中職學校都存在檔案管理人員不足的問題，對各部門教學檔案的管理缺乏正規(guī)的指導和系統(tǒng)的規(guī)劃。管理人員和教師大多忙于日常的工作，相當一部分教學檔案材料散存于他們個人手中，導致教學材料不齊全、不完整。在上級教育行政部門來學校進行教學評估時，為了補充檔案材料的缺口，往往花費大量的人力、物力、財力來補全檔案，這不僅造成很大的浪費，而且給正常的教學工作帶來了一定的沖擊，同時使得檔案材料的真實性大打折扣，失去了檔案的真正意義。因為沒有系統(tǒng)的管理，各部門各自為政，為了自身利用的方便將一些重要的文件和材料自行保管，不移交檔案管理部門，導致材料損壞或丟失而無法查找。
三、加強中職學校教學檔案管理工作的主要對策
1.系統(tǒng)管理，完善檔案管理機制。學校領導要重視教學檔案的建設，要把教學檔案工作提到學校黨政領導的工作議事日程中去，把檔案工作納入教學工作計劃，增加投入，改善檔案保管條件，及時研究和解決檔案工作中存在的問題，特別是要突出其在學校日常工作中的地位和作用，及時調(diào)整檔案工作的機構設置，實行統(tǒng)一領導、分級管理的原則，設置綜合檔案室，由一名校長負責統(tǒng)一管理全校檔案工作，各管理部門就建立檔案分室。教學檔案分為校、教務科、教研室三級管理，校辦為一級管理，教務科為二級管理，教研室與實驗室為三級管理。各部門要有一名領導分管檔案工作，教務科檔案管理由教務于事兼管，教研室與實驗室檔案管理由主任兼管。檔案管理人員統(tǒng)一管理本部門、本系統(tǒng)的教學文件，并按期向學校綜合檔案室移交檔案。
2.明確責任，強化檔案管理意識。教學檔案的收集整理，不只是少數(shù)人的事情，而是全體人員的共同責任。同時要建立健全各項規(guī)章制度，落實措施。要通過制度建設，強化監(jiān)督指導和落實，加大管理力度。
關鍵詞：二級學院；教學檔案；對策和建議
中圖分類號：G647文獻標識碼：A
文章編號：1009-0118（2012）04-0192-02
一、教學檔案的重要作用
（一）為提高教學質量，加強教學管理提供參考價值
高等院校的中心任務是教學，而其真實記錄的教學檔案，詳細、真實地展現(xiàn)了教學工作的全貌。院系領導借助已分類的教學檔案，研究教學內(nèi)容，總結教學經(jīng)驗，改革教學方法，為日后的教學活動提供借鑒和分析，從而才可能提高教學質量。此外，教學規(guī)劃的制訂和完善、專業(yè)和課程的設置、教材的選擇和使用也需要從教學檔案中去尋找依據(jù)，這些依據(jù)直接影響到教學活動的成敗和教學質量的優(yōu)劣。因此，教學檔案在教學管理中有著非常重要的作用和意義。
（二）能為開展教學評估、規(guī)范辦學提供重要材料
高等院校評估是一項促進高等教育質量提高的長效機制,是國家對高等教育進行宏觀管理的有效措施。任何一所高校要接受本科教學工作水平評估，無論是評估的程序，還是各級指標體系的數(shù)據(jù)結論，其支撐材料都離不開二級學院原始的教學檔案信息。如果沒有這些真實可靠的檔案和數(shù)據(jù)作為依據(jù),再好的自評報告也會顯得空洞乏力，就難以在評估專家面前準確地闡清歷史事實，分析學校的過去和現(xiàn)狀，難以科學地總結歷史發(fā)展規(guī)律，評估工作就難以進行。因此齊全、完整的教學檔案是學校順利通過教學評估的必要條件,它將直接影響到學校教學評估的結果，是高等院校教學評估的基礎和依據(jù)。
（三）能為考核教師工作成績提供重要依據(jù)
作為督查教學活動、規(guī)范教學行為主載體的教學檔案，客觀地記錄了教師教學活動的歷史情況，反映了教師的執(zhí)教態(tài)度、行為和水平，如授課計劃、教案講搞，試卷批閱，及學生評教等等，這些都是真實的原始材料，是檢驗教師是否在按照教學基本要求嚴謹治學、是否在自己的專業(yè)領域中不斷拓展與提高等重要作用。因此教學檔案為考核教師知識水平和業(yè)務能力提供重要依據(jù)，建立了教學檔案可使考核消除“口與無憑”的障礙，使之有憑有據(jù)。
（四）為領導制訂科學決策，開展各項工作提供參考和咨詢
教學檔案以知識載體的形式凝結著廣大教師從事教學活動成功的經(jīng)驗和失敗的教訓，記載了教師和教學管理人員在教學過程中不斷探索形成的最新教學研究成果。它收集了歷年的教學計劃、教學大綱、教學文件、合作辦學、各種類型的教學會議、教材建設一體化方案等等，這些檔案可以為領導進行科學決策，開展各項工作提供比較詳盡的參考依據(jù)和咨詢材料。二級學院的教學檔案是一個學院教學活動的一部歷史，借助它，幫助人們了解過去的歷史，認清現(xiàn)狀，開拓視野，預見未來，從中尋求學校發(fā)展的基本過程和規(guī)律，作出切實可行的科學決策，促進學校工作的發(fā)展。
二、二級學院教學檔案管理的現(xiàn)狀
（一）院系領導對教學檔案的重視不夠，教職工檔案意識淡薄
有的院系領導只重視教學工作和其他管理工作，而對發(fā)展基礎之一的教學檔案的管理，不論在管理系統(tǒng)的設計、現(xiàn)代化檔案管理條件的完善，還是在專兼職人員的配置和培訓方面，都較少列入領導的議事日程。
（二）院系教學檔案管理規(guī)章制度不健全
教學檔案管理是一項技術性、專業(yè)性很強的工作，應當有相應的技術規(guī)程來規(guī)范它。高校二級學院的檔案管理工作一般情況下起步較晚，缺乏系統(tǒng)的規(guī)劃、管理制度和工作細則，導致教學檔案的形成、收集、分類、整理以及歸檔程序處于比較混亂的局面。另外盡管有的院系有一些檔案管理制度，但歸檔范圍中的內(nèi)容過于抽象：只大致規(guī)定了一些需要歸檔的材料內(nèi)容，而沒有關于歸檔的時間要求和獎罰措施，檔案材料的形成對象和移交對象不夠明確，這種歸檔制度，實際上是一紙空文，沒有真正意義，引不起執(zhí)行者的高度重視，從而造成檔案的收集不全，檔案材料質量不高的現(xiàn)象。
（三）教學檔案管理人員不穩(wěn)定，缺乏專業(yè)隊伍
要做好教學檔案管理工作，需要一支比較穩(wěn)定且業(yè)務能力較強的專、兼職檔案工作隊伍。但目前多數(shù)二級學院的教學檔案管理由教學秘書兼任，他們大多數(shù)未接受過專業(yè)知識的培訓，主要精力集中于教學管理和日常事務，檔案意識和檔案管理水平不高，缺乏檔案工作者必備的基本理論知識和專業(yè)技能，在實踐中必然會使歸檔文件材料的質量難以保證。
（四）教學檔案材料管理手段落后，數(shù)字信息化水平偏低
21世紀是一個網(wǎng)絡化、信息化的時代，這對檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。可是目前多數(shù)二級學院的教學檔案管理現(xiàn)代化手段還處于起步階段，計算機教學檔案管理還局限在目錄檢索上，利用率還較低，檔案管理還未能實現(xiàn)網(wǎng)絡化、信息化管理，導致檔案管理效率低下，不能適應高校本科教學評估工作方便快捷地檢索、調(diào)取并有效利用檔案信息的要求。同時由于現(xiàn)代化水平不高，檔案的文件級目錄及文件的重要內(nèi)容未能錄入計算機，增加了檔案檢索的難度，致使檔案利用耗時長、查準率與查全率較低，難以適應現(xiàn)代教學和教育事業(yè)發(fā)展的需求。隨著高校規(guī)模的擴大、層次的提高，生成的教學檔案數(shù)量成倍增加，如果不利用現(xiàn)代化手段，就很難適應形勢發(fā)展的新要求。
三、措施與對策
（一）引起領導重視，加強全院教職工的教學檔案管理意識
高校二級學院教學檔案的質量取決于領導對它的重視程度。作為院系領導，首先要克服檔案人員和檔案管理工作可有可無的思想，要把其真正納入學院教學工作計劃，列入主管領導議事日程，把教學檔案工作作為教學管理工作中的一項重要內(nèi)容來抓，并列入相關人員的職責范圍。重視檔案人員的配備，保持管理隊伍的相對穩(wěn)定性。增加投入，改善檔案保管的條件，及時研究和解決教學檔案管理工作中存在的問題。檔案管理人員應轉變觀念，樹立全新的服務意識。積極主動地想辦法，創(chuàng)造性地開展工作，主動尋求教學和科研工作者的理解和支持，充分發(fā)揮教學檔案在教學科研中的重要作用，不斷提高教學檔案的服務水平。學院其他人員應對檔案尤其是教學檔案的歸檔整理工作予以重視。檔案形成者的檔案意識與檔案質量有著密切的關系，要在全院范圍內(nèi)全面深入反復地進行教學檔案工作意識的教育，增強領導和廣大教職工的檔案意識和檔案法制觀念。
（二）建立和完善教學檔案管理制度，提高管理質量
二級學院應依照《檔案法》、《高等學校檔案管理辦法》和《高等學校檔案工作規(guī)范》等法律法規(guī)，制定相應的教學檔案管理制度和教學檔案管理實施細則，對教學檔案的歸檔范圍、檔案保管借閱制度以及立卷歸檔的程序等做出明確的規(guī)定；對教學檔案管理者提出明確的工作目標和工作要求，制定相應的教學檔案管理責任制，不僅相關領導要承擔相關責任，還要讓院系所有的教師都承擔一定的教學檔案責任，對各自的教學檔案進行收集和整理，定期或不定期地交教學檔案員統(tǒng)一匯總后存檔；學校檔案部門要加強對院系檔案工作的指導與業(yè)務的培訓，定期開展對基礎檔案工作的督查，建立一套科學、合理、嚴密、規(guī)范的管理制度，促進院系教學檔案工作的規(guī)范化建設。
（三）穩(wěn)定教學檔案管理人員隊伍，提高業(yè)務素質
學院領導要將教學檔案員的工作成績與待遇結合起來，調(diào)動他們的工作積極性。在繼續(xù)教育、職稱評定、提高學歷層次等涉及兼教學檔案員的切身利益的問題上給他們提供條件，激發(fā)他們對檔案工作的熱情，也能使教學檔案員安心從事檔案工作，維護檔案員隊伍的穩(wěn)定。檔案管理人員的素質直接關系到教學檔案工作質量，檔案部門要做好對兼職檔案員的業(yè)務知識和業(yè)務技能等方面的培訓，使其具備一定的檔案專業(yè)知識，在實際工作中能夠較好地完成檔案收集、整理、保管和提供利用等能力。另一方面，兼職檔案員要加強自身的業(yè)務學習，不斷拓展自己的業(yè)務知識，努力學習和掌握辦公自動化和檔案管理現(xiàn)代化的相關知識和技術。只有這樣才能更好地完成學院各類檔案的收集、整理等相關的工作任務，更好地為高校的發(fā)展建設服務。
.（四）加強教學檔案的數(shù)字化和網(wǎng)絡化建設，不斷提高服務質量
目前計算機的廣泛應用和互聯(lián)網(wǎng)的高速發(fā)展，促使檔案管理也要跟上時代的步伐，必須積極運用網(wǎng)絡技術、數(shù)碼技術、影像技術等先進技術和手段，打破紙質檔案一統(tǒng)天下的局面，逐步形成紙質檔案、聲像檔案、電子檔案并存的新格局，利用新技術和手段管理檔案是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢，也是提高檔案管理水平和檔案管理工作的一項重大措施。
綜上所述，二級學院的教學檔案是高校檔案工作的中心工作，是改進教學工作、促進教學交流、提高教學質量的信息資源。只有做好了教學檔案的管理，才能真正地服務于教學工作，體現(xiàn)出教學檔案的價值，所以不管是院系領導，檔案工作者，還是一線教師都應重視教學檔案的管理工作，讓其在高校教學改革和教學發(fā)展中發(fā)揮信息資源的作用，使得教學檔案管理能夠更好地為高校教學管理服務。
參考文獻：
\[1\]張海慶.高校二級學院教學檔案管理現(xiàn)狀與對策\[J\].中小企業(yè)科技與管理,2009,(05).
