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第1篇

首先，要建立一套安全有效的會(huì)計(jì)檔案管理制度與財(cái)務(wù)管理適應(yīng)，如操作管理制度、數(shù)據(jù)管理制度、機(jī)房管理制度等，這些管理制度同樣也是構(gòu)成單位內(nèi)部控制體系的重要組成部分。網(wǎng)絡(luò)安全是會(huì)計(jì)檔案的生命線，可以通過(guò)權(quán)限管理、加強(qiáng)密碼設(shè)置、安裝正版防毒工具等有效措施，使系統(tǒng)內(nèi)部的數(shù)據(jù)得到安全保護(hù)。其次，對(duì)會(huì)計(jì)檔案資料實(shí)行電子文件與紙質(zhì)文件共同管理的制度，將兩者同步歸檔，既對(duì)紙質(zhì)文件照常整理歸檔，又對(duì)電子文件中的相應(yīng)的會(huì)計(jì)信息數(shù)據(jù)錄入存檔，起到資源共享，共同互補(bǔ)的作用。最后，建立嚴(yán)格的會(huì)計(jì)檔案使用權(quán)限管理制度，既要防止內(nèi)部人員對(duì)外泄密，也要防止外部人員向內(nèi)竊取。

（二）從基礎(chǔ)做起，加強(qiáng)日常會(huì)計(jì)檔案管理工作。

會(huì)計(jì)檔案因存儲(chǔ)量大，可以通過(guò)計(jì)算機(jī)硬盤(pán)或刻錄光盤(pán)等將會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)儲(chǔ)存。但電子的會(huì)計(jì)檔案資料易復(fù)制、易更改。而紙質(zhì)的會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)，字跡容易鑒定，有直觀可視性，這就決定了信息化會(huì)計(jì)檔案管理的要求遠(yuǎn)比紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案要提升許多。同時(shí)，會(huì)計(jì)檔案有別于其他文書(shū)類(lèi)檔案，具有法律憑證的性質(zhì)，是單位整個(gè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的全部真實(shí)記錄。因此，會(huì)計(jì)檔案的完整性尤為重要。首先，對(duì)電子設(shè)備和防病毒軟件時(shí)時(shí)進(jìn)行更新與維護(hù)。隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷更新與進(jìn)步，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)病毒的攻擊力也越來(lái)越強(qiáng)，使得會(huì)計(jì)信息的重要數(shù)據(jù)容易被破壞。其次，定期對(duì)會(huì)計(jì)電子檔案進(jìn)行備份。建議對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行雙重備份，并存放在不同的地點(diǎn)，以防止意外災(zāi)害給整個(gè)財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)造成無(wú)法挽回的后果。最后，注意電子檔案的存放方式。由于會(huì)計(jì)電子檔案對(duì)周?chē)h(huán)境要求苛刻，采用磁性介質(zhì)保存的會(huì)計(jì)檔案要防水、防火、防塵、防磁，這就體現(xiàn)了電子檔案管理的脆弱性。如果存放不當(dāng)，就有可能造成會(huì)計(jì)檔案信息的銷(xiāo)磁或者數(shù)據(jù)的丟失，所以應(yīng)遠(yuǎn)離磁場(chǎng)，嚴(yán)密保管。

（三）注重綜合型人才的培養(yǎng)。

第2篇

關(guān)鍵詞：高職學(xué)校;財(cái)務(wù)檔案管理;信息化

高職學(xué)校財(cái)務(wù)檔案管理的信息化為檔案管理系統(tǒng)帶來(lái)了一定的方便快捷，在財(cái)務(wù)管理上取得了一定的佳績(jī)，但是由于外界條件的影響，我國(guó)高職學(xué)校財(cái)政檔案管理信息化還不夠完善，因此本文對(duì)于如果進(jìn)一步加強(qiáng)財(cái)政檔案管理信息化進(jìn)行了分析與探討。

一、高職財(cái)務(wù)檔案管理信息化的主體內(nèi)容

高職財(cái)務(wù)檔案管理的信息化主要是指業(yè)務(wù)人員在管理賬目、整理報(bào)表、信息采集、管理高校財(cái)務(wù)檔案時(shí)利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，使財(cái)務(wù)檔案存儲(chǔ)方便、安全性較高、儲(chǔ)存空間較大，運(yùn)用計(jì)算機(jī)電子化與信息化技術(shù)，提高財(cái)務(wù)檔案管理效率。因此如何更好的進(jìn)行財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行了總結(jié)。

（一）完善財(cái)務(wù)檔案管理電子化進(jìn)程

加快財(cái)務(wù)檔案管理的電子化進(jìn)程，首先，財(cái)務(wù)工作人員應(yīng)該建立效率較高、儲(chǔ)蓄完備的信息化財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)充足的空間，將以往紙質(zhì)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)合理有序的轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊募Ｆ浯危瑸榱吮ＷC財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)信息在轉(zhuǎn)變成電子文件時(shí)的準(zhǔn)確性，它要求著財(cái)務(wù)人員應(yīng)該保持著嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的工作態(tài)度，全面的了解檔案管理流程與計(jì)算機(jī)電子化技術(shù)，能夠及時(shí)準(zhǔn)確的記錄各項(xiàng)賬務(wù)信息和規(guī)范信息采集的過(guò)程，認(rèn)真核對(duì)數(shù)據(jù)信息，從而促使數(shù)據(jù)庫(kù)在保存信息時(shí)的精確性，促使數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行。

（二）完善網(wǎng)絡(luò)信息化設(shè)施建設(shè)

網(wǎng)絡(luò)設(shè)施建設(shè)平臺(tái)和計(jì)算機(jī)硬件設(shè)施是財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)建設(shè)的是否合理直接影響到檔案管理信息化的成果，計(jì)算機(jī)本身所具備的邏輯與推理功能，可以為工作人員在處理財(cái)務(wù)信息時(shí)帶來(lái)一定的方便快捷，減少工作誤差，因此完善網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)是至關(guān)重要的，它可以加快財(cái)務(wù)檔案管理信息化的進(jìn)程，方便業(yè)務(wù)人員解決財(cái)務(wù)問(wèn)題，提高工作效率。

二、高職財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)目前存在的問(wèn)題

（一）檔案管理建設(shè)目標(biāo)不明確

目前我國(guó)很多高職學(xué)校在財(cái)務(wù)檔案管理上還沒(méi)有形成統(tǒng)一的規(guī)定，在檔案管理中運(yùn)用傳統(tǒng)的管理手段，采取紙質(zhì)的記錄方式，在思想上還沒(méi)有明確的意識(shí)到檔案管理信息化的方便快捷與重要程度，導(dǎo)致了部分高職學(xué)校檔案信息化建設(shè)的滯后與不完善，由此高職學(xué)校的財(cái)務(wù)人員應(yīng)該提高檔案管理信息化意識(shí)，加強(qiáng)信息化的管理規(guī)定，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理力度，建立明確的檔案管理目標(biāo)和措施，學(xué)校檔案管理的業(yè)務(wù)人員應(yīng)該加強(qiáng)溝通與合作，在出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，及時(shí)交流和解決，完善網(wǎng)絡(luò)檔案管理信息化數(shù)據(jù)庫(kù)。

（二）財(cái)務(wù)人員專業(yè)素質(zhì)不夠高

由于我國(guó)財(cái)務(wù)檔案管理模式受傳統(tǒng)管理模式影響較大，偏向于紙質(zhì)的財(cái)務(wù)記錄，使財(cái)務(wù)人員在工作時(shí)較少的使用現(xiàn)代化電子技術(shù)，導(dǎo)致了培養(yǎng)的財(cái)務(wù)人員電子技術(shù)水平較低，計(jì)算機(jī)知識(shí)素養(yǎng)還不夠高，阻礙了檔案管理向信息化方向發(fā)展，造成了缺乏將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成電子檔案的業(yè)務(wù)人員，給檔案管理工作帶來(lái)了不便。再者財(cái)務(wù)人員在檔案的管理思想上還比較簡(jiǎn)單，對(duì)于財(cái)務(wù)的管理還未形成系統(tǒng)的信息化體系，缺乏前瞻意識(shí)與信息化意識(shí)，導(dǎo)致檔案信息化的緩慢發(fā)展。

三、高職財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的目標(biāo)與方針

（一）領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)管理意識(shí)

高職學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該深刻的意識(shí)到財(cái)務(wù)檔案管理信息化的重要性，加強(qiáng)業(yè)務(wù)人員的技術(shù)培訓(xùn)，財(cái)務(wù)檔案在管理與向信息化方向發(fā)展的過(guò)程中，都需要領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注與支持，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該樹(shù)立與時(shí)俱進(jìn)的管理觀念，了解與認(rèn)識(shí)現(xiàn)代科技水平，在財(cái)務(wù)檔案管理信息化的過(guò)程中，合理分配財(cái)務(wù)人員，加強(qiáng)管理，及時(shí)與財(cái)務(wù)人員溝通，制定合理的財(cái)務(wù)檔案管理規(guī)定，促進(jìn)財(cái)務(wù)檔案信息化更好更快的發(fā)展。

（二）提高財(cái)務(wù)檔案管理人員信息化與專業(yè)化素質(zhì)

財(cái)務(wù)檔案管理人員不但要掌握傳統(tǒng)的紙質(zhì)記錄財(cái)務(wù)的方式，而且還要熟練的應(yīng)用現(xiàn)代電子科學(xué)技術(shù)，促進(jìn)檔案管理向信息化方向發(fā)展，檔案管理信息化的快速發(fā)展，不但需要學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)正確的指引和規(guī)范，而且還需要財(cái)政人員擁有過(guò)高的專業(yè)素質(zhì)，對(duì)于計(jì)算機(jī)信息數(shù)據(jù)庫(kù)的掌握程度。因此財(cái)政人員應(yīng)該培養(yǎng)自己的專業(yè)技能，加強(qiáng)個(gè)人的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)，使其更好更快的適應(yīng)新技術(shù)水平。同時(shí)，高職學(xué)校在招聘財(cái)務(wù)人員時(shí)，應(yīng)該引進(jìn)具有綜合性素質(zhì)的人才，學(xué)校合理配置，發(fā)揮人才優(yōu)勢(shì)，促進(jìn)檔案管理信息化的發(fā)展，從而優(yōu)化了內(nèi)部結(jié)構(gòu)，打造了較強(qiáng)的人才隊(duì)伍，推進(jìn)了檔案管理信息化進(jìn)程。

（三）完善高職學(xué)校財(cái)務(wù)檔案管理規(guī)定

財(cái)務(wù)檔案管理信息化的發(fā)展，需要高職學(xué)校不斷完善檔案管理的規(guī)章制度，只有檔案管理的透明與規(guī)范，才能更加的運(yùn)用檔案管理資源，促進(jìn)檔案信息化的發(fā)展，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)檔案的管理，保證重要的財(cái)務(wù)信息的安全規(guī)章制度，增強(qiáng)保密安全措施與公開(kāi)透明程度，從而增進(jìn)財(cái)務(wù)檔案信息化全面快速的發(fā)展。

四、總結(jié)

時(shí)代的進(jìn)步，推進(jìn)了財(cái)務(wù)檔案管理向信息化方向不斷的發(fā)展，它需要業(yè)務(wù)人員不斷的學(xué)習(xí)，掌握現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，運(yùn)用數(shù)字化數(shù)據(jù)庫(kù)的形式取代紙質(zhì)記錄的方式，提高財(cái)務(wù)管理的效率，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)信息化解決業(yè)務(wù)人員的難題，增強(qiáng)財(cái)務(wù)信息的準(zhǔn)確度和透明度，高職學(xué)校運(yùn)用檔案信息化的方式完善財(cái)務(wù)檔案的管理制度，規(guī)范了檔案管理的手段，促進(jìn)學(xué)校檔案管理更好更快的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]曹晶.高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化探討[J].現(xiàn)代營(yíng)銷(xiāo)（學(xué)苑版），2010，10：42-43

第3篇

[關(guān)鍵詞]醫(yī)院；財(cái)務(wù)管理；檔案；信息化；建設(shè)

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.04.039

[中圖分類(lèi)號(hào)]R197.3；G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2016）04-00-02

作為醫(yī)院財(cái)務(wù)管理中的重要環(huán)節(jié)，財(cái)務(wù)檔案管理在整合財(cái)務(wù)資源、促進(jìn)醫(yī)院整體發(fā)展上發(fā)揮了巨大作用。隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)檔案管理模式表現(xiàn)出巨大的問(wèn)題，已經(jīng)無(wú)法滿足時(shí)代的發(fā)展對(duì)醫(yī)院財(cái)政管理提出的要求，很大程度上阻礙了醫(yī)院的整體發(fā)展。而在信息化時(shí)代的大背景下，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)傳統(tǒng)行業(yè)帶來(lái)的沖擊不言而喻，信息化和數(shù)字化的發(fā)展也使得醫(yī)院的財(cái)務(wù)逐漸走向規(guī)范化和高效化。由于醫(yī)院財(cái)務(wù)管理的實(shí)際工作受到來(lái)自社會(huì)方方面面的影響，財(cái)務(wù)管理中的檔案從建立到存檔、查閱、修改等多個(gè)環(huán)節(jié)都存在重大問(wèn)題，財(cái)務(wù)檔案管理無(wú)法做到規(guī)范化和準(zhǔn)確化，更無(wú)法為財(cái)務(wù)管理的發(fā)展起到推動(dòng)作用。財(cái)務(wù)檔案管理中的信息化建設(shè)可以很好地解決這個(gè)問(wèn)題，給醫(yī)院的現(xiàn)代化建設(shè)提供了一種新思路。

1 財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的特點(diǎn)

1.1 財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)點(diǎn)

1.1.1 加強(qiáng)信息整合，促進(jìn)信息共享

隨著醫(yī)院經(jīng)濟(jì)狀況的不斷好轉(zhuǎn)，醫(yī)院財(cái)務(wù)管理越來(lái)越細(xì)致化和規(guī)范化，如何有效記錄和查閱財(cái)務(wù)管理信息是決定檔案管理系統(tǒng)工作效率的重要評(píng)判指標(biāo)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)財(cái)務(wù)檔案記錄方式因?yàn)橛涗浺蟮牟煌扇》謩e記錄的方式，雖然具有一定的真實(shí)性和穩(wěn)定性，但是無(wú)法實(shí)現(xiàn)高效共享，也不能根據(jù)財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)的特點(diǎn)進(jìn)行自動(dòng)分類(lèi)和管理，更加無(wú)法滿足高效化和自動(dòng)化的發(fā)展要求。信息化財(cái)務(wù)檔案可以充分利用自己的技術(shù)優(yōu)勢(shì)自動(dòng)對(duì)財(cái)務(wù)檔案的各類(lèi)電子信息進(jìn)行歸類(lèi)和總結(jié)，同時(shí)利用數(shù)字技術(shù)的輸入、編程、輸出等手段提高對(duì)財(cái)務(wù)檔案的分類(lèi)效率和管理水平。另外，利用信息化財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)，相關(guān)管理人員可以隨時(shí)查閱醫(yī)院財(cái)務(wù)的實(shí)際運(yùn)行情況，進(jìn)而可以充分利用醫(yī)院的人力資源，提升資源的利用水平。另外信息化管理系統(tǒng)也為醫(yī)院的財(cái)政管理提供了一種高效的共享機(jī)制，促進(jìn)了醫(yī)院各部門(mén)之間的有機(jī)結(jié)合，增強(qiáng)了醫(yī)院的整體凝聚力，提升了醫(yī)院的工作效率。

1.1.2 提高財(cái)務(wù)檔案的利用效率

傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)檔案管理普遍使用人工方式，要耗費(fèi)大量的人力、物力和財(cái)力，給醫(yī)院的實(shí)際運(yùn)行和管理帶來(lái)巨大困難。將信息化管理模式引入到醫(yī)院財(cái)務(wù)管理中，可以建立起基于信息化系統(tǒng)的財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)和相應(yīng)的檢索目錄，這樣當(dāng)需要查閱或是復(fù)制某一段時(shí)間內(nèi)的財(cái)務(wù)明細(xì)檔案記錄時(shí)僅通過(guò)檢索目錄輸入相應(yīng)的檢索關(guān)鍵詞就可以快速瀏覽相應(yīng)的信息，必要時(shí)還可以在系統(tǒng)上下載下來(lái)，避免人工翻閱紙質(zhì)檔案帶來(lái)的不便和手工抄錄帶來(lái)的人為因素影響，最大限度上保證數(shù)據(jù)信息的完整性和正確性。另外，信息化管理系統(tǒng)還可以提供多字段結(jié)合的數(shù)字檢索方法，極大地提高了信息檢索的效率，促進(jìn)了醫(yī)院的高效發(fā)展。

1.1.3 提高財(cái)務(wù)檔案保管的安全性

財(cái)務(wù)管理掌管著醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)命脈，財(cái)務(wù)檔案中包含大量的涉及資金去向、資金儲(chǔ)備情況等的敏感信息，這就對(duì)醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案的安全建設(shè)提出了更高要求，醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案的信息化建設(shè)是提升檔案保存安全性的有力保證。傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案由于材質(zhì)不宜長(zhǎng)時(shí)間保存，因而一些時(shí)間比較久遠(yuǎn)的財(cái)務(wù)檔案難免會(huì)出現(xiàn)破損、損壞、丟失以及字跡不清的情況，不利于醫(yī)院的長(zhǎng)久發(fā)展。而信息化財(cái)務(wù)檔案的建設(shè)可以充分利用數(shù)字技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，檔案的建立、保存、傳輸、修改、查閱等相關(guān)過(guò)程都可以在信息化系統(tǒng)中進(jìn)行，降低了紙質(zhì)檔案各類(lèi)中間環(huán)節(jié)帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)信息化系統(tǒng)的建設(shè)還可以為財(cái)務(wù)管理人員設(shè)置專屬的賬號(hào)和密碼，通過(guò)設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限阻止院外人員和非財(cái)務(wù)管理人員訪問(wèn)財(cái)務(wù)管理網(wǎng)站，整體上提高醫(yī)院管理系統(tǒng)的便捷性與安全性。

1.2 財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)的缺點(diǎn)

1.2.1 檔案管理信息的真實(shí)性和原始性無(wú)法得到保證

雖然財(cái)務(wù)檔案管理的信息化建設(shè)可以充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行財(cái)務(wù)檔案的自動(dòng)化管理，但是在相關(guān)電子檔案的建立過(guò)程中需要專業(yè)的財(cái)務(wù)人員手工輸入相關(guān)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，再由系統(tǒng)自動(dòng)將電子檔案進(jìn)行存檔。而人工操作難免會(huì)產(chǎn)生一定的人為錯(cuò)誤，信息的真實(shí)性和原始性都難以保證，給后續(xù)的財(cái)務(wù)管理帶來(lái)極大困難。另外，也不排除財(cái)務(wù)管理信息被他人惡意篡改而導(dǎo)致的信息失真情況。

1.2.2 財(cái)務(wù)信息的安全性與保密性難以保證

信息化財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)是建立在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)上的，而隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，黑客技術(shù)也相應(yīng)得到提升，且任何系統(tǒng)都難免或多或少的存在一定漏洞，財(cái)務(wù)系統(tǒng)始終是網(wǎng)絡(luò)黑客攻擊的對(duì)象。在資源共享的同時(shí)要保證財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)移信息的安全性與保密性，因此，醫(yī)院財(cái)務(wù)管理部門(mén)應(yīng)該設(shè)置相應(yīng)的訪問(wèn)權(quán)限保證財(cái)務(wù)信息的安全性，完善相關(guān)信息的保護(hù)制度，并對(duì)全體工作人員加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息安全意識(shí)和保密意識(shí)，從制度上和技術(shù)上保證財(cái)務(wù)管理信息的安全性。

2 目前我國(guó)財(cái)務(wù)檔案管理中存在的主要問(wèn)題

2.1 缺乏有效的醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理制度

目前，我國(guó)醫(yī)院財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)中存在的首要問(wèn)題就是缺乏完善的財(cái)務(wù)檔案管理制度。由于醫(yī)院是一種以服務(wù)社會(huì)為主要目的的事業(yè)型單位，醫(yī)院的工作重點(diǎn)往往放在治病救人和服務(wù)大眾上，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)財(cái)務(wù)管理工作沒(méi)有引起足夠重視，普遍認(rèn)為財(cái)務(wù)科只是醫(yī)院的輔部門(mén)，將主要精力和資金都放在臨床一線和治病救人上，簡(jiǎn)化財(cái)務(wù)管理流程，某些財(cái)務(wù)管理的細(xì)節(jié)不能落到實(shí)處，導(dǎo)致資金在收支中出現(xiàn)問(wèn)題，成為阻礙醫(yī)院正常發(fā)展的最大因素。另外，醫(yī)院財(cái)務(wù)管理人員不注重對(duì)相關(guān)票據(jù)的保存，導(dǎo)致出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)沒(méi)有有效憑證作為參考依據(jù)，這助長(zhǎng)了監(jiān)守自盜行為的發(fā)生。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)只有提起對(duì)財(cái)務(wù)管理的高度重視，才能在根本上解決財(cái)務(wù)檔案管理中存在的主要問(wèn)題，醫(yī)院各項(xiàng)工作才能順利進(jìn)行。

2.2 醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理方式落后

從財(cái)務(wù)檔案管理的工作性質(zhì)分析來(lái)看，財(cái)務(wù)檔案需要由專業(yè)的人員來(lái)進(jìn)行分類(lèi)整理，且對(duì)工作人員的保密意識(shí)以及工作能力都提出了更高要求。但從現(xiàn)實(shí)情況來(lái)看，多數(shù)醫(yī)院辦公用房極其緊張，財(cái)務(wù)管理部門(mén)大多數(shù)與其他管理部門(mén)共用一個(gè)辦公室，無(wú)法提供專門(mén)的空間來(lái)存放財(cái)務(wù)檔案的資料和信息。加之財(cái)務(wù)管理工作人員編制嚴(yán)重不足，很多情況下都需要其他部門(mén)的人員共同參與財(cái)務(wù)檔案的收集、整理和存放工作，而其他部門(mén)人員的專業(yè)性不強(qiáng)，工作中容易出現(xiàn)技術(shù)或人為錯(cuò)誤，在增加檔案管理紕漏的同時(shí)也降低了檔案管理的工作效率。

2.3 財(cái)務(wù)檔案的保存不規(guī)范

醫(yī)院內(nèi)的財(cái)務(wù)檔案作為財(cái)務(wù)管理中的關(guān)鍵文件，掌握著醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)命脈，包含事關(guān)醫(yī)院資金來(lái)源、流向以及資金儲(chǔ)備情況等關(guān)鍵信息，在保存中應(yīng)注重防蟲(chóng)、防蛀、防潮、防火、防盜等。雖然大多數(shù)醫(yī)院的財(cái)務(wù)檔案有些存在放在檔案科，有些存放在專門(mén)的檔案室內(nèi)，但總體上來(lái)講無(wú)法達(dá)到所要求的條件，有些年代較為久遠(yuǎn)的財(cái)務(wù)檔案信息難免會(huì)出現(xiàn)破損、丟失、損壞等情況，且對(duì)相應(yīng)的檔案室的管理較為松懈。

2.4 醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理人員業(yè)務(wù)能力不足

由于上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的不重視以及財(cái)務(wù)檔案管理制度存在一定漏洞等原因，財(cái)務(wù)檔案管理工作通常是由其他財(cái)務(wù)人員兼任，而這些人員缺乏相應(yīng)的信息化管理技術(shù)與經(jīng)驗(yàn)，無(wú)法對(duì)現(xiàn)有的檔案信息進(jìn)行合理分類(lèi)，更缺少將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字檔案的能力與技術(shù)，這是我國(guó)醫(yī)院中普遍存在的問(wèn)題。醫(yī)院也無(wú)法對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理員提供有效培訓(xùn)，從而造成檔案管理人員信息化辦公意識(shí)不強(qiáng)，缺乏應(yīng)有的基本知識(shí)，無(wú)法應(yīng)對(duì)信息化背景下的財(cái)務(wù)檔案管理工作，成為阻礙醫(yī)院整體發(fā)展的一大因素。

3 提升醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理信息化水平的建議

3.1 提高對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理信息化認(rèn)識(shí)

醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)作為醫(yī)院行政管理事務(wù)的直接決策者，首先要提升自身的數(shù)字化辦公意識(shí)，在充分認(rèn)識(shí)信息化系統(tǒng)技術(shù)優(yōu)勢(shì)的基礎(chǔ)上，不斷革新理念，將建設(shè)重點(diǎn)放在改革開(kāi)放的新形勢(shì)和新問(wèn)題上來(lái)，通過(guò)建立醫(yī)院財(cái)務(wù)改革制度同檔案管理之間的關(guān)系，不斷強(qiáng)化檔案管理的現(xiàn)代化、信息化和自動(dòng)化建設(shè)理念，將財(cái)務(wù)檔案的信息化建設(shè)作為醫(yī)院的重點(diǎn)建設(shè)目標(biāo)，最終實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)。同時(shí)，院長(zhǎng)與相關(guān)財(cái)務(wù)管理部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加大對(duì)信息化建設(shè)的投入力度，并通過(guò)舉辦座談會(huì)、宣講會(huì)等活動(dòng)，定期舉行課程培訓(xùn)課程加強(qiáng)醫(yī)院管理者對(duì)財(cái)務(wù)檔案的信息化建設(shè)優(yōu)點(diǎn)的認(rèn)識(shí)，強(qiáng)化檔案管理者的現(xiàn)代化意識(shí)和相應(yīng)的工作技能，為全面提升醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理水平奠定良好基礎(chǔ)。

3.2 完善配套的信息化檔案管理體制

良好的工作效率需要以完善的管理制度為前提，在醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理工作中也是如此。財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的安全性建設(shè)是醫(yī)院管理中的重要內(nèi)容之一，只有保證檔案管理的安全性，才能更好地實(shí)現(xiàn)檔案資源利用，繼而為醫(yī)院的各項(xiàng)管理工作提供更強(qiáng)大的支持。如數(shù)據(jù)庫(kù)的監(jiān)控制度、重要數(shù)據(jù)的備份制度、財(cái)務(wù)檔案的存入制度、財(cái)務(wù)檔案的保密制度、財(cái)務(wù)檔案管理人員的崗位責(zé)任制度等都是信息化建設(shè)中的重要內(nèi)容，因此，財(cái)務(wù)管理者應(yīng)注重從這些方面入手，著手建設(shè)一套基于檔案管理的信息化建設(shè)制度，并落實(shí)責(zé)任終身制和相應(yīng)的處罰機(jī)制，為財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)保駕護(hù)航。

3.3 改善檔案的存儲(chǔ)環(huán)境，保證財(cái)務(wù)檔案安全、完整

信息化檔案的存儲(chǔ)設(shè)備一般為磁盤(pán)或硬盤(pán)，對(duì)存放環(huán)境有其特殊要求，如對(duì)周?chē)拇艌?chǎng)、濕度、溫度等都有嚴(yán)格限制，因?yàn)榇娣怒h(huán)境不符合要求，很有可能導(dǎo)致其內(nèi)部的磁性結(jié)構(gòu)發(fā)生變化而失去效用，這與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案有根本區(qū)別。因此，在實(shí)際存放保管中首先要對(duì)檔案的保存環(huán)境要求有一個(gè)明確的了解，盡量保持適宜的溫度、濕度等。同時(shí)，對(duì)于磁盤(pán)類(lèi)的檔案信息，應(yīng)該每年備份一次，且實(shí)行雙備份并異地存放，這樣當(dāng)一份備份文件被損壞時(shí)，不會(huì)徹底失去參考數(shù)據(jù)。另外，對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案，存放時(shí)應(yīng)該注意防蟲(chóng)、防潮、防水、防火等，改善原有的落后的存儲(chǔ)基礎(chǔ)設(shè)備，盡量避免損壞的事情發(fā)生。

3.4 提升檔案管理工作者的業(yè)務(wù)水平

財(cái)務(wù)檔案管理工作的性質(zhì)決定了檔案管理者不僅需要具備一定的財(cái)務(wù)管理知識(shí)，還應(yīng)該具有相應(yīng)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，在數(shù)字化和信息化日益發(fā)展的今天，財(cái)務(wù)檔案管理者的業(yè)務(wù)素養(yǎng)和數(shù)字化設(shè)備的運(yùn)用水平直接關(guān)系著數(shù)字化系統(tǒng)的工作效率，因此，有必要提升檔案管理員的專業(yè)素質(zhì)。首先，醫(yī)院應(yīng)該提高財(cái)務(wù)檔案管理人員的招聘門(mén)檻，對(duì)招聘環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，杜絕的情況發(fā)生。其次，對(duì)現(xiàn)有的檔案管理人員定期進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，邀請(qǐng)本行業(yè)的精英人士或是專家來(lái)本院召開(kāi)座談會(huì)或是工作研討會(huì)，向檔案管理人員介紹世界上先進(jìn)的技術(shù)和工作經(jīng)驗(yàn)，并要求參訓(xùn)人員及時(shí)做好總結(jié)工作，切實(shí)提升自身的信息化工作意識(shí)和工作能力。

4 結(jié) 語(yǔ)

醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案的信息化管理不僅保證了財(cái)務(wù)信息管理及時(shí)、有效進(jìn)行，更提升了財(cái)務(wù)檔案在保存和管理中的安全性和完整性，因而對(duì)促進(jìn)醫(yī)院的整體發(fā)展具有特殊意義。本文針對(duì)醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理中存在的主要問(wèn)題進(jìn)行重點(diǎn)探究，指出應(yīng)該從提升管理者的信息化辦公意識(shí)、完善相應(yīng)的信息化管理制度、改善檔案保存環(huán)境以及提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)等方面進(jìn)行努力，希望對(duì)我國(guó)醫(yī)療事業(yè)的整體發(fā)展具有一定的指導(dǎo)意義。

主要參考文獻(xiàn)

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第4篇

[關(guān)鍵詞]財(cái)務(wù)檔案；管理；信息化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.14.027

[中圖分類(lèi)號(hào)]F275 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2016）14-00-01

1 財(cái)務(wù)檔案管理信息化的特點(diǎn)

當(dāng)前會(huì)計(jì)電算化進(jìn)程不斷加快，財(cái)務(wù)人員的日常制單、復(fù)核、匯總等工作都可以在電腦上完成，財(cái)務(wù)報(bào)表和賬簿也可以根據(jù)需要隨時(shí)打印輸出。越來(lái)越多的企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理也實(shí)施了信息化管理，使財(cái)務(wù)檔案的管理更加便利，磁性介質(zhì)形式存儲(chǔ)取代了紙介質(zhì)的保存。一些信息存儲(chǔ)量大、攜帶方便的存儲(chǔ)工具如U盤(pán)、磁盤(pán)等得到了廣泛應(yīng)用。財(cái)務(wù)管理信息化使管理更加快捷、利用率更高、更易于查找，是企業(yè)未來(lái)發(fā)展的一種必然趨勢(shì)。

2 財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容

2.1 建立適合管理的財(cái)務(wù)檔案動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)庫(kù)

財(cái)務(wù)檔案管理信息化促使財(cái)務(wù)檔案信息得到有效利用，為管理和決策提供科學(xué)合理的數(shù)據(jù)。計(jì)算機(jī)硬件和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建設(shè)是信息化管理的基礎(chǔ)，而軟件建設(shè)是信息化管理成功的關(guān)鍵。財(cái)務(wù)檔案管理軟件和信息網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用，提高了系統(tǒng)里各類(lèi)信息資源的準(zhǔn)確性，同時(shí)也為使用者提供解決問(wèn)題的方案。財(cái)務(wù)檔案信息網(wǎng)絡(luò)的完善建立，既可以將各類(lèi)業(yè)務(wù)文檔和文件錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，形成數(shù)據(jù)動(dòng)態(tài)存儲(chǔ)，保證信息完整，還可以實(shí)現(xiàn)聯(lián)機(jī)公共查詢、遠(yuǎn)程服務(wù)及傳輸。總之，財(cái)務(wù)檔案的在線管理，減少了檔案形成與查閱的時(shí)空差，打破了原有的靜態(tài)管理模式，實(shí)現(xiàn)了向動(dòng)態(tài)管理的轉(zhuǎn)變，強(qiáng)化了財(cái)務(wù)檔案的服務(wù)職能，大大提高了使用效率。

2.2 加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案的網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)

財(cái)務(wù)檔案的信息化和網(wǎng)絡(luò)化，使其存儲(chǔ)更加便捷、查詢更加迅速，數(shù)據(jù)提取更加準(zhǔn)確，形成了全面電子化的檔案管理。財(cái)務(wù)信息作為內(nèi)部重要資源，除可對(duì)外披露的信息外，應(yīng)做到保密、不公開(kāi)，涉及重大決策項(xiàng)目的財(cái)務(wù)信息更要嚴(yán)格保密。加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)，做好信息保密與公開(kāi)，才能高效地實(shí)現(xiàn)信息合理利用。

2.3 完善財(cái)務(wù)檔案管理的輔助系統(tǒng)

財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)利用網(wǎng)絡(luò)化平臺(tái)進(jìn)行采集、分析、整理和傳輸，為領(lǐng)導(dǎo)、決策者和財(cái)務(wù)人員的決策運(yùn)用提供準(zhǔn)確有效的數(shù)據(jù)支撐。由于信息量和工作量大，同時(shí)對(duì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性要求高，因此，單單依靠相關(guān)人員的經(jīng)驗(yàn)判斷解決問(wèn)題是行不通的，必須借助于先進(jìn)和智能的輔助決策系統(tǒng)來(lái)完成。決策支持系統(tǒng)的建立，要以管理科學(xué)、電腦科學(xué)、控制理論以及行為科學(xué)作為基礎(chǔ)，并輔以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、人工智能、經(jīng)濟(jì)模型等技術(shù)手段，科學(xué)合理地建立起適宜決策運(yùn)用的完善系統(tǒng)。該系統(tǒng)要做到對(duì)問(wèn)題的提出形成多套可行的解決方案，并對(duì)不同的方案進(jìn)行對(duì)比分析，得出最優(yōu)解決方案，進(jìn)一步提升財(cái)務(wù)決策的質(zhì)量和水平。

3 加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案信息化管理的建議

3.1 注重實(shí)效性

財(cái)務(wù)檔案管理要注重信息的實(shí)效性，同時(shí)它也是衡量財(cái)務(wù)檔案信息化程度的標(biāo)尺。首先，在財(cái)務(wù)檔案建立初期，就要對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)，建立檔案目錄咨詢平臺(tái)，方便需求者快捷地查找資料。檔案建立后，要及時(shí)采集、整理動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)，進(jìn)行補(bǔ)充、完善，確保檔案使用的時(shí)效性。其次，所存儲(chǔ)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)要確保全面、科學(xué)，做到檔案資源共享，檔案資料管理規(guī)范。另外，財(cái)務(wù)檔案信息化管理對(duì)所需的硬件、軟件設(shè)備、系統(tǒng)等都有很高要求，要定期對(duì)電腦設(shè)備進(jìn)行升級(jí)換代，這樣才能滿足需求者的要求，提高信息化的實(shí)效性，使財(cái)務(wù)檔案信息的利用價(jià)值得到最大化。

3.2 保障網(wǎng)絡(luò)安全

財(cái)務(wù)檔案信息化管理有著非常顯著的特點(diǎn)，就是保存的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)量大，保密性要求高。數(shù)據(jù)的信息化也就代表著網(wǎng)絡(luò)化，保障網(wǎng)絡(luò)的安全性顯得尤為重要。首先，要建立完善的財(cái)務(wù)檔案內(nèi)部管理制度，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)監(jiān)督，制定嚴(yán)格的操作規(guī)程，防止財(cái)務(wù)檔案資料被篡改、損毀、泄露，確保資料信息的完整性。其次，要嚴(yán)格保證網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全性，防止U盤(pán)、磁盤(pán)等磁性介質(zhì)儲(chǔ)存設(shè)備的病毒傳播。定期對(duì)計(jì)算機(jī)設(shè)備進(jìn)行升級(jí)改造，及時(shí)安裝防病毒軟件，并定期對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境進(jìn)行病毒查殺。最后，還要定期做好財(cái)務(wù)檔案資料的備份，防止財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)永久丟失，造成不可估量的損失。

3.3 完善管理的各項(xiàng)規(guī)章制度

檔案管理的信息化也改變了檔案管理人員的工作方式，同時(shí)檔案的管理制度也要隨之改變，建立健全檔案的保管、操作、保密和崗位責(zé)任制等管理制度。力求滿足需求者的查閱要求，發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)不受地域、時(shí)間等限制的特點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)專業(yè)化精準(zhǔn)查詢。

3.4 提高管理人員信息化素質(zhì)

高素質(zhì)的財(cái)務(wù)檔案管理人員是財(cái)務(wù)檔案信息化工作的主體。財(cái)務(wù)部門(mén)要改變?nèi)藛T專業(yè)結(jié)構(gòu)單一的現(xiàn)狀，不斷充實(shí)計(jì)算機(jī)和通信等專業(yè)的技術(shù)人員，以保證信息化建設(shè)的需要。加大管理人員培訓(xùn)力度，分層次和分階段地結(jié)合業(yè)務(wù)要求開(kāi)展培訓(xùn)，提高管理人員信息化技術(shù)水平，提高其運(yùn)用各項(xiàng)信息技術(shù)和手段的能力。

主要參考文獻(xiàn)

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第5篇

一、會(huì)計(jì)檔案信息化的主要內(nèi)容

（一）建立、整理劑挖掘數(shù)據(jù)

檔案信息化是檔案工作的一個(gè)十分重要的環(huán)節(jié)，在傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案工作中通常都是以紙張的形式對(duì)檔案進(jìn)行管理，為了能夠更好的順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，一定要采取相關(guān)的措施積極實(shí)現(xiàn)檔案信息化和數(shù)字化，建立電子檔案，這也給檔案信息的保存和整理帶來(lái)了很大的變革。

（二）加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)

檔案的真正價(jià)值都是在其使用的過(guò)程中體現(xiàn)出來(lái)的，建設(shè)好財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)體系能夠有效的提高工作效率，減少檔案人員的工作量，同時(shí)還能夠更加有效的保證檔案信息的可靠性。在數(shù)據(jù)獲取方面也不僅僅局限于紙質(zhì)文件，可以通過(guò)光盤(pán)或者是網(wǎng)絡(luò)等形式獲得數(shù)據(jù)，因此這種方式能夠有效減少檔案工作中出現(xiàn)問(wèn)題的幾率，同時(shí)還能夠?qū)ζ髽I(yè)的資源進(jìn)行合理的配置，提高企業(yè)資源的利用率。

（三）加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案信息的輔助系統(tǒng)建設(shè)

財(cái)務(wù)檔案輔助機(jī)構(gòu)的建設(shè)能夠有效的為企業(yè)在人力和經(jīng)營(yíng)策略的制定起到推進(jìn)的作用，所以這一工作的要求也比較高，制定的標(biāo)準(zhǔn)也非常的嚴(yán)格，同時(shí)工作量又很大，所以如果完全依靠人力去工作一定會(huì)降低工作效率，因此就需要建設(shè)一個(gè)輔助系統(tǒng)，更好的保證其建設(shè)的整個(gè)過(guò)程，將各個(gè)領(lǐng)域中重要的學(xué)科都融入到該系統(tǒng)的建設(shè)當(dāng)中，這樣才能保證輔助機(jī)制建設(shè)的有效性和科學(xué)性，以便能夠?yàn)槠髽I(yè)的科學(xué)決策奠定更加堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

二、建設(shè)財(cái)務(wù)檔案信息化的建議

（一）軟件系統(tǒng)方面

1、轉(zhuǎn)變思想觀念

加強(qiáng)相關(guān)人員信息化檔案建設(shè)的關(guān)注程度，同時(shí)制度建設(shè)中相關(guān)人員一定要體現(xiàn)出高度的責(zé)任感，在建設(shè)的過(guò)程中一定要充分的考慮到國(guó)家的相關(guān)政策，加強(qiáng)信息的管理和監(jiān)督工作，保證檔案信息化的建設(shè)質(zhì)量，同時(shí)也能夠更好的對(duì)信息的真實(shí)性進(jìn)行有效的保護(hù)。

2、完善財(cái)務(wù)檔案信息化制度的建設(shè)

首先要采取相關(guān)的措施對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)表工作進(jìn)行有效的改進(jìn)和完善。財(cái)務(wù)報(bào)告水平在經(jīng)營(yíng)的過(guò)程中對(duì)企業(yè)有著十分重要的影響，在這一過(guò)程中最重要的就是要更好的對(duì)信息的可靠性和真實(shí)性予以有效的保障，在檔案信息管理的過(guò)程中還要加強(qiáng)數(shù)據(jù)處理的及時(shí)性和有效性，這樣才能更好的保證財(cái)務(wù)報(bào)表中信息的完整性。其次就是要不打斷的完善會(huì)計(jì)信息標(biāo)準(zhǔn)化的水平和質(zhì)量，同時(shí)還應(yīng)該保證核算體系的建設(shè)質(zhì)量，要按照相關(guān)的要求來(lái)構(gòu)件一個(gè)科學(xué)合理有效的控制制度，同時(shí)還要采取有力的手段對(duì)整個(gè)過(guò)程都進(jìn)行有效的控制，這樣才能更好的防止重要的檔案信息出現(xiàn)遺漏，保證信息的全面性。

3、積極完善財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)庫(kù)

檔案信息化建設(shè)對(duì)為檔案的高效管理奠定了十分堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，傳統(tǒng)的檔案通常都是以紙質(zhì)材料的形式進(jìn)行保存和管理，在管理的過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)一些問(wèn)題，同時(shí)還會(huì)給管理人員造成一定的麻煩，在進(jìn)行信息化建設(shè)之后，數(shù)據(jù)的保存和管理就顯得更加的高效，當(dāng)然這一切的實(shí)現(xiàn)都要依賴于檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)。

4、完善及有效利用財(cái)務(wù)檔案

同以往的檔案信息管理工作相比，信息化之后的檔案管理具有著十分明顯的優(yōu)勢(shì)，系統(tǒng)能夠?qū)υ械男畔⒑彤?dāng)前的信息進(jìn)行詳細(xì)的對(duì)比，這樣一來(lái)就對(duì)企業(yè)科學(xué)決策具有十分重要的積極意義，能夠有效的保證企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理人員能夠根據(jù)市場(chǎng)的變化調(diào)整自己的決策，構(gòu)建一個(gè)具有良好科學(xué)性的決策體系。

5、不斷提升相關(guān)人員信息化素質(zhì)

財(cái)務(wù)檔案管理信息化是不斷完善、優(yōu)化的過(guò)程，始終要依賴于檔案人員素質(zhì)的提高。建設(shè)一支高素質(zhì)的財(cái)務(wù)檔案干部隊(duì)伍，是財(cái)務(wù)檔案管理信息化的重要基礎(chǔ)。

（二）硬件系統(tǒng)方面

1、加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案的信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)

檔案控制信息化從工作過(guò)程中能夠產(chǎn)生非常關(guān)鍵的影響，能夠推動(dòng)檔案發(fā)揮應(yīng)有的作用。檔案數(shù)據(jù)合理使用，為營(yíng)造健全財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)體系的關(guān)鍵基礎(chǔ)。有效實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息化，不但能夠有效的減少財(cái)務(wù)工作者實(shí)際工作量，同時(shí)能夠提高數(shù)據(jù)真實(shí)性水平。

2、建立財(cái)務(wù)檔案安全運(yùn)行管理機(jī)制

營(yíng)造財(cái)務(wù)檔案數(shù)字化將可靠性當(dāng)作基礎(chǔ)。提高可靠性，關(guān)鍵在于營(yíng)造控制體系，不但能夠提高可靠性，同時(shí)可以提高利用率，對(duì)財(cái)務(wù)工作進(jìn)行科學(xué)合理的監(jiān)督。想要提高可靠性水平，則一定營(yíng)造出科學(xué)合理的安全控制體系。加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)的監(jiān)控，網(wǎng)絡(luò)之間要實(shí)行物理隔離，對(duì)各種數(shù)據(jù)進(jìn)行備份。根據(jù)國(guó)家《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的“至少一式2套，一套封存，一套供查閱使用”的要求進(jìn)行。

3、實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案管理輔助決策系統(tǒng)的建設(shè)

在檔案管理過(guò)程中應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)定量分析同定性分析有機(jī)統(tǒng)一，合理借助檔案，提高有效利用率。經(jīng)過(guò)歸納還有整合的財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)，能夠給公司決策者、控制機(jī)構(gòu)還有相關(guān)財(cái)務(wù)工作者順利開(kāi)展工作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。但是因?yàn)楣ぷ髁糠浅｝嫶螅瑫r(shí)標(biāo)準(zhǔn)比較苛刻，只是借助工作者開(kāi)展實(shí)際操作往往容易產(chǎn)生各種各樣的缺陷還有不足，一定要借助高水平的輔助決策系統(tǒng)。將控制科學(xué)、電腦科學(xué)、行為科學(xué)還有控制論當(dāng)作關(guān)鍵前提，通過(guò)各種具有明顯差異的方法，營(yíng)造出決策支持系統(tǒng)。這個(gè)系統(tǒng)能夠根據(jù)實(shí)際難點(diǎn)制定不同處理措施，同時(shí)開(kāi)展合理的對(duì)比、研究還有調(diào)整，通過(guò)這種方式不但能夠保證財(cái)務(wù)控制能力，推動(dòng)財(cái)務(wù)檔案各項(xiàng)工作能夠順利開(kāi)展。

第6篇

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)檔案；檔案管理；信息化建設(shè)

1 財(cái)務(wù)管理信息化的必要性

(1)財(cái)務(wù)管理的難度增加。作為基本建設(shè)項(xiàng)目管理的重要內(nèi)容,財(cái)務(wù)管理能夠有效推動(dòng)財(cái)務(wù)組織參與到項(xiàng)目全方位管理之中,并達(dá)到節(jié)約建設(shè)投資的目的。從這一角度而言,水利基本建設(shè)投資體制改革越深入,水利基本建設(shè)項(xiàng)目及其財(cái)務(wù)管理工作也就越要逐步健全和完善。而且受?chē)?guó)家宏觀政策調(diào)整和水利改革發(fā)展形勢(shì)等的影響,財(cái)務(wù)管理需要進(jìn)一步提高預(yù)算管理的科學(xué)化、精細(xì)化水平。然而,在當(dāng)前整體財(cái)政體制改革逐步深入的宏觀背景下,水利財(cái)務(wù)預(yù)算管理改革深入推進(jìn),財(cái)務(wù)管理水平不斷提高,財(cái)務(wù)工作難度和強(qiáng)度也逐年增加。所以,隨著財(cái)務(wù)工作范圍的拓展和管理要求的提高,改進(jìn)財(cái)務(wù)檔案管理手段和提高管理效能的問(wèn)題迫在眉睫。而建設(shè)電子財(cái)務(wù)檔案,實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理,既是適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需要,也是搞好水利工程建設(shè)財(cái)務(wù)檔案管理的必然選擇。

(2)信息化檔案彰顯優(yōu)越性。首先,將財(cái)務(wù)文件檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔?即電子介質(zhì)的財(cái)務(wù)檔案后,可以存儲(chǔ)于磁盤(pán)、光盤(pán)及移動(dòng)設(shè)備中,這種虛擬數(shù)據(jù)模式下的各種票據(jù)、憑證、賬簿、報(bào)表等財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)資料在攜帶、傳輸及使用方面都更加方便靈活。較之傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)檔案,《財(cái)務(wù)文件匯編》等,電子財(cái)務(wù)檔案具有無(wú)可比擬的優(yōu)點(diǎn),能夠較好地適應(yīng)高數(shù)據(jù)量的財(cái)務(wù)檔案的發(fā)展需求。具體表現(xiàn)在：電子財(cái)務(wù)檔案易于修正、復(fù)制和重置,便于糾錯(cuò)、攜帶和傳遞；電子財(cái)務(wù)檔案的存儲(chǔ)形式多樣,既可以存儲(chǔ)于軟盤(pán)、硬盤(pán)、光盤(pán)中,也可以打印輸出到紙質(zhì)材料中。另外,隨著信息科學(xué)的發(fā)展,當(dāng)前數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析的軟件很多,以信息化方式存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)便于計(jì)算、分析,能夠方便、快捷獲得所需結(jié)果。而且,財(cái)務(wù)檔案信息化后,還可以通過(guò)計(jì)算機(jī)操作和網(wǎng)絡(luò)交流,滿足檔案信息資源共享、無(wú)紙化查閱等目的需求。這樣既節(jié)約了辦公成本,避免了原始檔案由于頻繁翻閱而帶來(lái)的磨損,還有利于專業(yè)管理,便于檔案資源的統(tǒng)一整合,極大地提高了工作效率和工作質(zhì)量。

2 財(cái)務(wù)管理的問(wèn)題及解析

(1)財(cái)務(wù)管理不夠嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范。財(cái)務(wù)管理的不規(guī)范體現(xiàn)在諸多方面,首先是部分單位財(cái)務(wù)人員配備不足或業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。一些單位尤其是機(jī)構(gòu)較小的單位由工程技術(shù)人員兼職擔(dān)任財(cái)務(wù)人員,或者由于編制等原因兼職、財(cái)務(wù)外包情況較多,造成會(huì)計(jì)處理不當(dāng),賬目混亂,甚至引發(fā)機(jī)密資料外泄,造成重大損失。還有些實(shí)行國(guó)庫(kù)集中支付制度的單位,領(lǐng)導(dǎo)對(duì)會(huì)計(jì)核算和財(cái)務(wù)管理質(zhì)量不重視,只設(shè)一位報(bào)賬員,而沒(méi)有獨(dú)立的管理體系,也就更談不上規(guī)范信息化的建設(shè)。其次是項(xiàng)目執(zhí)行管理與財(cái)務(wù)管理程序矛盾重重。有些水利工程項(xiàng)目,其內(nèi)部制定的管理辦法與資金管理職能部門(mén)在中央投資計(jì)劃指導(dǎo)下所編制資金管理辦法存在沖突,往往使得項(xiàng)目法人具體執(zhí)行為難。某些水利工程建設(shè)項(xiàng)目在管理中不注重自身規(guī)范性,甚至在監(jiān)理、施工、建設(shè)管理等環(huán)節(jié)出現(xiàn)“同體”現(xiàn)象,這既給建設(shè)項(xiàng)目違規(guī)使用建設(shè)資金提供了溫床,也對(duì)工程財(cái)務(wù)管理、會(huì)計(jì)核算工作等實(shí)際工作造成極大不便,直接影響賬目的可靠性和有效性,為日后的信息化處理埋下巨大隱患。

(2)財(cái)務(wù)信息化管理流于表面。隨著電子化逐步取代紙質(zhì)化后,電子財(cái)務(wù)信息的數(shù)據(jù)整理也面臨諸多問(wèn)題。首先，很多單位的紙質(zhì)會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)檔案在整理、裝訂時(shí)類(lèi)別不清,更新不及時(shí),往往導(dǎo)致數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)不夠權(quán)威和有效。轉(zhuǎn)化為虛擬數(shù)據(jù)庫(kù)后,許多部門(mén)仍存在資料管理低效的問(wèn)題,數(shù)據(jù)冗繁和重復(fù)的現(xiàn)象屢見(jiàn)不鮮,致使信息化后的財(cái)務(wù)狀況提效有限。其次,財(cái)務(wù)信息化不能促進(jìn)科學(xué)化和準(zhǔn)確化。目前很多單位,為謀求更大利益,面對(duì)客觀的數(shù)據(jù)往往隨意操作,篡改數(shù)據(jù)，例如在處理債權(quán)債務(wù)時(shí),將收入掛債權(quán)債務(wù)賬戶來(lái)偷稅漏稅等,將信息化引導(dǎo)下的規(guī)范化和精細(xì)化扭曲變形,因而信息化程度還不到位。

3 加強(qiáng)信息化建設(shè)的理論策略

第7篇

［關(guān)鍵詞］財(cái)務(wù)檔案；檔案管理；信息化建設(shè)

［中圖分類(lèi)號(hào)］F274 ［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A ［文章編號(hào)］1005-6432（2011）26-0094-01

1 財(cái)務(wù)管理信息化的必要性

(1)財(cái)務(wù)管理的難度增加。作為基本建設(shè)項(xiàng)目管理的重要內(nèi)容,財(cái)務(wù)管理能夠有效推動(dòng)財(cái)務(wù)組織參與到項(xiàng)目全方位管理之中,并達(dá)到節(jié)約建設(shè)投資的目的。從這一角度而言,水利基本建設(shè)投資體制改革越深入,水利基本建設(shè)項(xiàng)目及其財(cái)務(wù)管理工作也就越要逐步健全和完善。而且受?chē)?guó)家宏觀政策調(diào)整和水利改革發(fā)展形勢(shì)等的影響,財(cái)務(wù)管理需要進(jìn)一步提高預(yù)算管理的科學(xué)化、精細(xì)化水平。然而,在當(dāng)前整體財(cái)政體制改革逐步深入的宏觀背景下,水利財(cái)務(wù)預(yù)算管理改革深入推進(jìn),財(cái)務(wù)管理水平不斷提高,財(cái)務(wù)工作難度和強(qiáng)度也逐年增加。所以,隨著財(cái)務(wù)工作范圍的拓展和管理要求的提高,改進(jìn)財(cái)務(wù)檔案管理手段和提高管理效能的問(wèn)題迫在眉睫。而建設(shè)電子財(cái)務(wù)檔案,實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理,既是適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需要,也是搞好水利工程建設(shè)財(cái)務(wù)檔案管理的必然選擇。

(2)信息化檔案彰顯優(yōu)越性。首先,將財(cái)務(wù)文件檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔?即電子介質(zhì)的財(cái)務(wù)檔案后,可以存儲(chǔ)于磁盤(pán)、光盤(pán)及移動(dòng)設(shè)備中,這種虛擬數(shù)據(jù)模式下的各種票據(jù)、憑證、賬簿、報(bào)表等財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)資料在攜帶、傳輸及使用方面都更加方便靈活。較之傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)檔案,《財(cái)務(wù)文件匯編》等,電子財(cái)務(wù)檔案具有無(wú)可比擬的優(yōu)點(diǎn),能夠較好地適應(yīng)高數(shù)據(jù)量的財(cái)務(wù)檔案的發(fā)展需求。具體表現(xiàn)在：電子財(cái)務(wù)檔案易于修正、復(fù)制和重置,便于糾錯(cuò)、攜帶和傳遞；電子財(cái)務(wù)檔案的存儲(chǔ)形式多樣,既可以存儲(chǔ)于軟盤(pán)、硬盤(pán)、光盤(pán)中,也可以打印輸出到紙質(zhì)材料中。另外,隨著信息科學(xué)的發(fā)展,當(dāng)前數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析的軟件很多,以信息化方式存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)便于計(jì)算、分析,能夠方便、快捷獲得所需結(jié)果。而且,財(cái)務(wù)檔案信息化后,還可以通過(guò)計(jì)算機(jī)操作和網(wǎng)絡(luò)交流,滿足檔案信息資源共享、無(wú)紙化查閱等目的需求。這樣既節(jié)約了辦公成本,避免了原始檔案由于頻繁翻閱而帶來(lái)的磨損,還有利于專業(yè)管理,便于檔案資源的統(tǒng)一整合,極大地提高了工作效率和工作質(zhì)量。

2 財(cái)務(wù)管理的問(wèn)題及解析

(1)財(cái)務(wù)管理不夠嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范。財(cái)務(wù)管理的不規(guī)范體現(xiàn)在諸多方面,首先是部分單位財(cái)務(wù)人員配備不足或業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。一些單位尤其是機(jī)構(gòu)較小的單位由工程技術(shù)人員兼職擔(dān)任財(cái)務(wù)人員,或者由于編制等原因兼職、財(cái)務(wù)外包情況較多,造成會(huì)計(jì)處理不當(dāng),賬目混亂,甚至引發(fā)機(jī)密資料外泄,造成重大損失。還有些實(shí)行國(guó)庫(kù)集中支付制度的單位,領(lǐng)導(dǎo)對(duì)會(huì)計(jì)核算和財(cái)務(wù)管理質(zhì)量不重視,只設(shè)一位報(bào)賬員,而沒(méi)有獨(dú)立的管理體系,也就更談不上規(guī)范信息化的建設(shè)。其次是項(xiàng)目執(zhí)行管理與財(cái)務(wù)管理程序矛盾重重。有些水利工程項(xiàng)目,其內(nèi)部制定的管理辦法與資金管理職能部門(mén)在中央投資計(jì)劃指導(dǎo)下所編制資金管理辦法存在沖突,往往使得項(xiàng)目法人具體執(zhí)行為難。某些水利工程建設(shè)項(xiàng)目在管理中不注重自身規(guī)范性,甚至在監(jiān)理、施工、建設(shè)管理等環(huán)節(jié)出現(xiàn)“同體”現(xiàn)象,這既給建設(shè)項(xiàng)目違規(guī)使用建設(shè)資金提供了溫床,也對(duì)工程財(cái)務(wù)管理、會(huì)計(jì)核算工作等實(shí)際工作造成極大不便,直接影響賬目的可靠性和有效性,為日后的信息化處理埋下巨大隱患。

(2)財(cái)務(wù)信息化管理流于表面。隨著電子化逐步取代紙質(zhì)化后,電子財(cái)務(wù)信息的數(shù)據(jù)整理也面臨諸多問(wèn)題。首先，很多單位的紙質(zhì)會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)檔案在整理、裝訂時(shí)類(lèi)別不清,更新不及時(shí),往往導(dǎo)致數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)不夠權(quán)威和有效。轉(zhuǎn)化為虛擬數(shù)據(jù)庫(kù)后,許多部門(mén)仍存在資料管理低效的問(wèn)題,數(shù)據(jù)冗繁和重復(fù)的現(xiàn)象屢見(jiàn)不鮮,致使信息化后的財(cái)務(wù)狀況提效有限。其次,財(cái)務(wù)信息化不能促進(jìn)科學(xué)化和準(zhǔn)確化。目前很多單位,為謀求更大利益,面對(duì)客觀的數(shù)據(jù)往往隨意操作,篡改數(shù)據(jù)，例如在處理債權(quán)債務(wù)時(shí),將收入掛債權(quán)債務(wù)賬戶來(lái)偷稅漏稅等,將信息化引導(dǎo)下的規(guī)范化和精細(xì)化扭曲變形,因而信息化程度還不到位。

3 加強(qiáng)信息化建設(shè)的理論策略

(1)信息化意識(shí)的培養(yǎng)。首先是部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)財(cái)務(wù)管理信息化重視意識(shí)的培養(yǎng)。這要求水利建設(shè)部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)本著對(duì)國(guó)家負(fù)責(zé)、對(duì)集體負(fù)責(zé)以及對(duì)個(gè)人負(fù)責(zé)的態(tài)度,重視單位財(cái)務(wù)管理工作,嚴(yán)格履行《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》相關(guān)內(nèi)容,即“單位負(fù)責(zé)人對(duì)本單位的會(huì)計(jì)工作和會(huì)計(jì)資料的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)”。確保財(cái)務(wù)信息的可靠性。其次,培養(yǎng)財(cái)務(wù)管理人員的信息化素質(zhì),提高水利基建財(cái)務(wù)人員信息操作水平；嚴(yán)格財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)人員的執(zhí)業(yè)資格認(rèn)證。在水利基本建設(shè)財(cái)務(wù)管理過(guò)程中,財(cái)務(wù)人員是工作主體,要想適應(yīng)現(xiàn)代計(jì)算機(jī)軟件及網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展,自身要有信息分辨和處理的素質(zhì),需要專業(yè)而持續(xù)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn),確保在財(cái)務(wù)管理信息化的應(yīng)用中發(fā)揮實(shí)效。

(2)信息化制度的完善。健全和完善財(cái)務(wù)信息化管理制度,打造規(guī)范化信息處理體系。首先,健全財(cái)務(wù)報(bào)告分析制度。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告是一個(gè)單位的經(jīng)濟(jì)運(yùn)行狀況的綜合反映,報(bào)告的質(zhì)量高低直接關(guān)系到單位的運(yùn)作。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告的關(guān)鍵是數(shù)字真實(shí)、計(jì)算準(zhǔn)確、內(nèi)容完整、報(bào)送及時(shí),能滿足對(duì)外對(duì)內(nèi)信息需求者的要求。可以借助信息處理的及時(shí)性、精確性和完整性來(lái)保障財(cái)務(wù)報(bào)表的分析報(bào)告質(zhì)量。其次,會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范化。對(duì)紙質(zhì)財(cái)務(wù)檔案的管理要求,應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行保管、調(diào)閱、鑒定和銷(xiāo)毀。電子信息性質(zhì)的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理也要制定并遵循管理規(guī)定,確保檔案信息的安全性和規(guī)范化。最后要規(guī)范核算制度,健全財(cái)務(wù)管理監(jiān)督制度。依據(jù)國(guó)家統(tǒng)一管理辦法,各單位建立健全財(cái)務(wù)監(jiān)督監(jiān)控體系。監(jiān)督措施應(yīng)能發(fā)揮實(shí)效,監(jiān)督內(nèi)容應(yīng)包括預(yù)算的編制、物資的采購(gòu)、資金的結(jié)算、財(cái)產(chǎn)的管理等諸多方面,要貫穿于經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的事前、事中、事后全過(guò)程,力圖消除會(huì)計(jì)監(jiān)督的“死角”。

4 加強(qiáng)信息化建設(shè)的實(shí)踐戰(zhàn)術(shù)

信息化建設(shè)內(nèi)容包括數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、安全系統(tǒng)、信息規(guī)模、信息服務(wù)等。在具體實(shí)踐中,應(yīng)圍繞建設(shè)質(zhì)量的高標(biāo)準(zhǔn),把財(cái)務(wù)信息管理基礎(chǔ)部門(mén)工作與改善水利事業(yè)單位管理結(jié)合起來(lái),有效地促進(jìn)水利事業(yè)管理和發(fā)展的信息化、現(xiàn)代化。

第8篇

一、高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化系統(tǒng)開(kāi)發(fā)方法及技術(shù)

1.軟件工程開(kāi)發(fā)模型

針對(duì)高校財(cái)務(wù)檔案信息化管理而言，從高校財(cái)務(wù)檔案工作的繁雜程度以及信息化系統(tǒng)的特征視角出發(fā)，采用基于C/S架構(gòu)的思想，在C#.NET設(shè)計(jì)環(huán)境中中，運(yùn)用SQL Server數(shù)據(jù)庫(kù)知識(shí)進(jìn)行高校財(cái)務(wù)檔案信息化管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)。從信息化管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)流程來(lái)看，常見(jiàn)的軟件工程開(kāi)發(fā)模型有傳統(tǒng)瀑布模型、改進(jìn)的螺旋模型、面向?qū)ο蟮膰娙Ｐ汀⑿问交椒Ｐ偷取＝Y(jié)合高校財(cái)務(wù)檔案管理的實(shí)際情況對(duì)各種模型進(jìn)行詳細(xì)的分析可知，形式化方法模型能夠有效的克服很多問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)了可以產(chǎn)生無(wú)缺陷軟件的承諾。

2.結(jié)構(gòu)化設(shè)計(jì)方法

高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化系統(tǒng)應(yīng)具備獨(dú)立性特征，而且應(yīng)有多個(gè)單一功能的模塊組成，因此在高校財(cái)務(wù)檔案信息化管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)中采用結(jié)構(gòu)化設(shè)計(jì)方法，結(jié)構(gòu)化設(shè)計(jì)的步驟為：評(píng)審和細(xì)化數(shù)據(jù)流程圖確定數(shù)據(jù)流程圖的類(lèi)型將數(shù)據(jù)流程圖映射到軟件模塊結(jié)構(gòu)并設(shè)計(jì)上層逐步分解高層模塊并設(shè)計(jì)中下層模塊結(jié)果優(yōu)化描述模塊接口。結(jié)構(gòu)化方法中常用的設(shè)計(jì)圖包括業(yè)務(wù)流程圖、數(shù)據(jù)流圖、數(shù)據(jù)字典、HIPO圖等。

二、系統(tǒng)需求分析

1.系統(tǒng)設(shè)計(jì)目標(biāo)與需求

對(duì)于高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化系統(tǒng)而言，系統(tǒng)需求分析是整個(gè)系統(tǒng)設(shè)計(jì)的開(kāi)始，而系統(tǒng)設(shè)計(jì)的目標(biāo)則為系統(tǒng)設(shè)計(jì)指明了方向。針對(duì)高校財(cái)務(wù)檔案管理業(yè)務(wù)流程的詳細(xì)信息分析可知，信息化管理系統(tǒng)應(yīng)實(shí)現(xiàn)用戶管理、財(cái)務(wù)檔案管理兩類(lèi)功能，其中用戶管理應(yīng)包含用戶的增刪、權(quán)限與密碼管理等；財(cái)務(wù)檔案管理則包含檔案錄入、修改、查看、打印、刪除、統(tǒng)計(jì)等功能。此外，高校財(cái)務(wù)檔案信息化管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)必須要保證安全性和保密性，并且還要針對(duì)不同類(lèi)型的用戶設(shè)定不同的管理功能。

2.系統(tǒng)功能需求

功能是刻畫(huà)系統(tǒng)行為、特別是系統(tǒng)與環(huán)境關(guān)系的重要概念，因此在設(shè)計(jì)高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化系統(tǒng)時(shí)，必須進(jìn)行客戶需求分析，根據(jù)客戶的實(shí)際需求設(shè)計(jì)系統(tǒng)功能。從高校財(cái)務(wù)檔案管理活動(dòng)來(lái)看，信息化系統(tǒng)要涉及掃描員、檔案管理員、主管領(lǐng)導(dǎo)、系統(tǒng)管理員、檔案查詢?nèi)藛T、紙質(zhì)檔案管理員等人員角色，針對(duì)這些角色的實(shí)際需求，信息化系統(tǒng)應(yīng)實(shí)現(xiàn)以下功能，即電子檔案建檔、電子檔案變更、電子檔案查詢管理、檔案統(tǒng)計(jì)、系統(tǒng)管理、紙質(zhì)檔案管理等功能。

3.非功能需求

系統(tǒng)的非功能需求包含性能需求和安全需求兩個(gè)方面。性能需求方面需實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的可維護(hù)性、易操作性、可擴(kuò)展行和開(kāi)放性，尤其是可擴(kuò)展性，在信息技術(shù)快速發(fā)展的今天，必須保證系統(tǒng)的可擴(kuò)展性來(lái)確保系統(tǒng)的軟硬件不過(guò)時(shí)。對(duì)于安全需求而言，需要滿足容錯(cuò)性、系統(tǒng)的外在環(huán)境安全性、系統(tǒng)每部安全性、系統(tǒng)運(yùn)行安全性等需求。

三、信息化系統(tǒng)設(shè)計(jì)分析

1.系統(tǒng)總體設(shè)計(jì)

從高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化系統(tǒng)的實(shí)際需求分析來(lái)看，系統(tǒng)設(shè)計(jì)需遵循以下主要原則，即實(shí)用性和效益原則、安全性原則、靈活性和擴(kuò)展性原則、信息查詢的高效性和設(shè)備管理的有效性原則。系統(tǒng)設(shè)計(jì)的總體結(jié)構(gòu)分為三層，第一層為財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)，第二層包含系統(tǒng)管理模塊、實(shí)物管理模塊和電子檔案管理模塊，第三層是從第二層的基礎(chǔ)上進(jìn)行更細(xì)化的設(shè)計(jì)。系統(tǒng)管理模塊包含系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置、用戶管理、權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)；實(shí)物管理模塊包含紙質(zhì)檔案入庫(kù)管理、紙質(zhì)檔案出庫(kù)管理、紙質(zhì)檔案借閱管理、紙質(zhì)檔案歸檔歸還管理；電子檔案管理模塊包含掃描錄入、電子檔案歸檔、電子檔案變更、電子檔案查詢、電子檔案綜合統(tǒng)計(jì)。

2.系統(tǒng)功能模塊設(shè)計(jì)

財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)分為三個(gè)功能模塊，及系統(tǒng)管理模塊、實(shí)物管理模塊和電子檔案模塊。系統(tǒng)管理模塊的用戶管理功能中，可以實(shí)現(xiàn)新增和修改用戶信息，可以實(shí)現(xiàn)用戶角色設(shè)置。權(quán)限管理功能中對(duì)存在的權(quán)限進(jìn)行分類(lèi)、配置權(quán)限之間的關(guān)系。在用戶管理中，設(shè)置一名系統(tǒng)管理員，可實(shí)現(xiàn)對(duì)其他用戶的管理，包括創(chuàng)建、修改密碼、刪除、賦予角色等。針對(duì)紙質(zhì)檔案，需要對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一的ID號(hào)編制，并來(lái)將該ID編號(hào)錄入系統(tǒng)，以便查找、借閱等。電子檔案應(yīng)具備檔案建立、編輯、增加、修改、刪除、查詢以及管理等功能。電子檔案的錄入包含紙質(zhì)檔案的掃描、編制等，還包含新建電子檔案的錄入。

第9篇

[關(guān)鍵詞] 財(cái)務(wù)檔案；信息化；管理

[中圖分類(lèi)號(hào)] F232；G275 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2013）06- 0025- 02

信息化管理制度自從被引入至今已經(jīng)有諸多成功案例，但是在高校之中對(duì)內(nèi)部財(cái)務(wù)檔案工作引入信息化管理制度，還因?yàn)檫M(jìn)入時(shí)間晚、各高校的具體情況不盡相同而產(chǎn)生許多不可避免的分歧和問(wèn)題，要想合理、科學(xué)的解決在財(cái)務(wù)檔案信息化進(jìn)程中出現(xiàn)的問(wèn)題各大高校的財(cái)務(wù)工作者還應(yīng)該具體情況具體分析，利用制定管理規(guī)則、管理制度等有效手段完善信息化管理體制，減少客觀因素在建設(shè)財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)過(guò)程中產(chǎn)生的影響。

1 高校財(cái)務(wù)檔案信息化管理的主要特征

建立高校內(nèi)部財(cái)務(wù)檔案信息化管理制度是指在高校之中利用現(xiàn)代信息化手段對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行收集、整理、利用、管理、儲(chǔ)存工作，使財(cái)務(wù)檔案的調(diào)用方便性大幅度增加、儲(chǔ)存量大幅度提高、利用使用率大幅度加強(qiáng)，使傳統(tǒng)的紙質(zhì)文書(shū)、館藏文體變成符合當(dāng)下形式的電子文件，從而配合當(dāng)代經(jīng)濟(jì)體制發(fā)展的步伐。綜合以往高效財(cái)務(wù)檔案的管理工作和近些年來(lái)檔案電子化管理過(guò)程中總結(jié)出的經(jīng)驗(yàn)，財(cái)務(wù)檔案電子管理化在建設(shè)之中應(yīng)注意以下2個(gè)方面。

1.1 加快財(cái)務(wù)檔案管理信息化進(jìn)程

要想成功地從傳統(tǒng)檔案管理方法過(guò)渡到現(xiàn)代化的信息化管理方法，我們應(yīng)從建立完善的數(shù)據(jù)庫(kù)和保持?jǐn)?shù)據(jù)庫(kù)中文件的完整度兩方面入手。首先是建立完整的信息庫(kù)，這是一個(gè)任務(wù)量大且需要細(xì)心的工作，在對(duì)原有財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行掃描、錄入、轉(zhuǎn)移工作需用到相應(yīng)的設(shè)備，在操作過(guò)程中應(yīng)注意保持原檔案的完好程度；其次保持?jǐn)?shù)據(jù)庫(kù)中文件的完整度，我們就錄入等過(guò)程做到仔細(xì)，對(duì)錄入人員執(zhí)行嚴(yán)格的行為規(guī)范，使原檔案數(shù)據(jù)不缺失不改變；另外對(duì)錄入完成的數(shù)據(jù)進(jìn)行分類(lèi)也是錄入工作中需著重注意的，合理的檔案錄入分類(lèi)能使之后的檔案調(diào)用工作開(kāi)展得更順利，但其前提必須是合理科學(xué)的設(shè)定錄入分類(lèi)。

1.2 加強(qiáng)對(duì)信息管理基礎(chǔ)設(shè)備的建設(shè)

信息化的檔案管理工作是一定離不開(kāi)現(xiàn)代化的電子設(shè)備的，尤其是像財(cái)務(wù)檔案這樣具有保密性的檔案管理工作，完善的基礎(chǔ)設(shè)備是開(kāi)展工作的基礎(chǔ)。在財(cái)務(wù)檔案管理信息化設(shè)備完善過(guò)程中我們應(yīng)該注意以下3個(gè)方面：①硬件儲(chǔ)存設(shè)備，硬件是計(jì)算機(jī)最重要的組成部分，檔案的信息化管理的儲(chǔ)存、調(diào)用等工作都是以硬件為基礎(chǔ)的，尤其是對(duì)信息的儲(chǔ)存就更要依賴硬件儲(chǔ)盤(pán)了；②軟件，合適的軟件則是檔案可以被調(diào)用的主要途徑，在使用、調(diào)出、查找工作中選擇正確的軟件系統(tǒng)可達(dá)到事半功倍的效果；③這是針對(duì)于像財(cái)務(wù)檔案這樣保密性強(qiáng)的檔案，在對(duì)管理信息化過(guò)程中要對(duì)其設(shè)密碼、留備份，使用和存儲(chǔ)中起碼要有兩套不同的密碼，此類(lèi)文件需對(duì)其做嚴(yán)格的保密和內(nèi)部限制處理。

2 高校在財(cái)務(wù)建設(shè)信息化管理工作進(jìn)程中存在的問(wèn)題

2.1 沒(méi)有明確的建設(shè)目標(biāo)

就目前高校財(cái)務(wù)信息化管理改革進(jìn)程來(lái)看仍存在不少問(wèn)題，沒(méi)有準(zhǔn)確的建設(shè)目標(biāo)就是其中比較明顯的問(wèn)題，其中許多高校的領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)信息化管理模式的不重視、害怕在信息化管理建設(shè)過(guò)程中花費(fèi)巨大的財(cái)力物力，導(dǎo)致財(cái)務(wù)檔案信息化進(jìn)程緩慢，在高校內(nèi)無(wú)法形成統(tǒng)一的響應(yīng)體系，思維模式仍停留在老方法中，以至于信息化管理進(jìn)程停滯不前。而在另一些高校之中，信息化管理確已開(kāi)展，但在其內(nèi)部沒(méi)有形成完善的體系、良好的響應(yīng)模式，甚至沒(méi)有明確的工作分層管理制度，導(dǎo)致其信息化進(jìn)程緩慢。

2.2 建設(shè)工作中人手不足

在我國(guó)高校財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)工作中另一個(gè)棘手的問(wèn)題就是沒(méi)有足夠的高素質(zhì)人才，在高校的財(cái)務(wù)檔案信息化改革進(jìn)程中，一方面因?yàn)樾枰浫氲呢?cái)務(wù)檔案基數(shù)大，錄入過(guò)程繁瑣復(fù)雜、任務(wù)量大，另一方面我們沒(méi)有足夠的人手，有的學(xué)校甚至利用學(xué)生來(lái)幫助錄入，由于財(cái)務(wù)檔案中數(shù)字較多，對(duì)數(shù)字的準(zhǔn)確度要求高，雖然能完成錄入工作但無(wú)法保證信息的準(zhǔn)確性。這樣看來(lái)我們急需既能錄入信息又能對(duì)信息平臺(tái)進(jìn)行操作的人才，而且需求量大，這就導(dǎo)致了建設(shè)工作中的人手不足。

3 高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化的建設(shè)政策

3.1 成立素質(zhì)較強(qiáng)的領(lǐng)導(dǎo)組和工作組

高校財(cái)務(wù)檔案管理信息化的建設(shè)工作中是離不開(kāi)領(lǐng)導(dǎo)組的帶頭作用的，要使領(lǐng)導(dǎo)組充分認(rèn)識(shí)到建立財(cái)務(wù)檔案信息化體系的重要性，并積極帶動(dòng)全校建設(shè)信息化的積極性，合理增加和調(diào)派人手，定期對(duì)員工進(jìn)行職業(yè)化培養(yǎng)。在工作組的組建過(guò)程中我們應(yīng)注意到信息化管理的特殊性，不應(yīng)將錄入和操作過(guò)程分開(kāi)，從學(xué)校員工內(nèi)部選出適合的人才，并對(duì)其進(jìn)行定向培訓(xùn)，使之成為信息化建設(shè)工作之中多用型人才。在信息化建設(shè)工作中我們應(yīng)著重注意對(duì)人才培養(yǎng)，使其具有先進(jìn)的管理意識(shí)和較強(qiáng)的現(xiàn)代化設(shè)備操作基礎(chǔ)，進(jìn)而在信息化建設(shè)和應(yīng)用過(guò)程中有自主創(chuàng)新的可能。

3.2 建立有效的管理制度和統(tǒng)一的規(guī)劃標(biāo)準(zhǔn)

建立完善的管理制度是開(kāi)展一切工作的前提，我們?cè)诮ㄔO(shè)之初就應(yīng)該明確建設(shè)目標(biāo)，在建設(shè)過(guò)程中就應(yīng)該本著分組建設(shè)、分層建設(shè)、分類(lèi)建設(shè)的基本政策，對(duì)執(zhí)行政策、操作行為、人員工作內(nèi)容制定嚴(yán)謹(jǐn)?shù)捏w制規(guī)范，形成條文并賦予其法律執(zhí)行力度，針對(duì)財(cái)務(wù)檔案的保密性增強(qiáng)對(duì)其安全情況的監(jiān)控制度，并成立專門(mén)的監(jiān)控小組對(duì)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)情況進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。

4 總 結(jié)

在當(dāng)前全球信息化進(jìn)程日趨完善的今天，管理信息化已成為了管理工作的必然方向，在高校的財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)工作中建設(shè)人員怎樣在沒(méi)有經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)下探索合理的方向與方法，制定相應(yīng)的政策和規(guī)定，并在建設(shè)和工作過(guò)程中不斷使其完善，直到確立自己的管理信息化的建設(shè)方法，能否突破這個(gè)難點(diǎn)，成功制定適合本校的財(cái)務(wù)管理政策是高校能否適應(yīng)信息時(shí)代的考驗(yàn)之一。

主要參考文獻(xiàn)

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