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前言

園林工程資料質量，能夠對工程建設效果產生很大影響。工程資料管理貫穿于施工全過程，是項目管理能力的具體表現。工程資料為分部、分項、竣工驗收提供資料依據，其中的不合格或不規范，都會造成工程竣工時間的延緩。施工企業的項目管理，是對進度、安全、成本、質量等方面的綜合管理，需要完備、準確的工程資料作為重要參考。

１園林工程資料概況

１．１基本含義

園林工程資料具有較強的綜合性，是完整記錄各個施工階段的重要資源，其中信息內容的龐雜，決定了工作人員必須依照相關標準定期歸類和存檔，形成參考性更強的文件資源，幫助工程監理完成具體工作。園林工程資料，包括前期設計圖紙、工序、竣工驗收、綠化養護等各方面資料。管理園林工程資料，需要以科學分類資料內容為前提，總結工程項目中的應用技術，維護園林工程的質量效果。

１．２管理重要性

１．２．１綠化效果提升的必備條件

園林工程資料管理工作要求堅持在一定規范和原則下記錄和整理施工信息，作為園林綠化效果的保障性措施，這也關系到工程質量，是工程竣工后的檢測指標之一。所以，保障工程資料管理，是園林綠化施工能力全面提升的必備條件，如果未達成資料管理標準的情況下，竣工交付只能延期。

１．２．２確保工程資料連貫性

園林工程大致有施工準備、施工建設過程、竣工三個階段。施工準備階段，工作人員需要勘察現場，準確了解地形地貌、土方量等信息，在開工申請批準后開始臨時設施的建造。開工報告是工程項目資料中必不可少的手續材料。園林工程資料管理，要求測量施工現場，對校對核實中可能發生的設計變更情況需要做好記錄。施工工序繁雜，期間會產生大量的工程資料，要求對施工中的每一個環節和相關材料設備都要做好記錄工作，詳細描述工程進展和質量監督所獲信息，利用信息記錄與施工現場狀況的分析對比，了解施工隊的實際能力和項目落成情況。

１．２．３監督現場施工

一般情況下，每一道施工工序所用時間、數量、員工數等信息都要在資料中反映出來，作為判斷工程是否存在缺陷的重要依據，可以從中得出報告文件缺失、數量規格誤差等。檢驗單是建設或監理單位抽樣檢查時呈現檢查結果和具體進度等信息的重要載體，是施工單位進行施工質量考核和問題糾正的重要依據，有利于項目負責人從中準確找出問題所在。

１．２．４為工程信息查詢提供依據

工程資料的跟蹤記錄，避免發生項目負責人以部分材料或個人記憶控制工程節點的不良狀況。經過工作人員及時、完整的記錄，工程資料充分呈現出工程項目的具體細節，在遇到數量、規格等不符合實際需求的情況時，將資料記錄作為重要的核查資源，特別是一些工程的分包項目，有利于項目負責人的全面管理，為項目結算提供便利。

１．２．５為后期施工提供借鑒

工程資料是工程項目中技術工藝、存在問題、處理辦法、結果反饋的集合整理，是后期施工的實踐經驗和資源。工程資料中的竣工報告、施工小結等，都是總結類文件，卻是很多項目負責人忽視的內容。這些文件中說明了工程項目的應用數據，也有施工過程中的優缺點總結，可以在學習、借鑒中推動工程管理的順利展開。

２園林工程資料管理

２．１收集和整理

施工單位內一般都散存著大量文件資料，但大多未經過分類、匯總，不利于后期的開發利用和資源共享。這與單位管理層對工程資料的不重視有很大關系，造成工程交工時間的延緩、各項資源的大量投入、資料歸類難度增大等不良后果。園林工程資料的收集、立卷、歸檔，是項目管理的重要內容。一是將資料中的無需歸檔部分清理出去；二是堅持以項目推進流程作為資料整理的基本順序；三是堅持以資料內容作為歸類立卷依據，由此確定分目錄、總目錄；四是要求將所有資料文件按照不同類別編號、立卷。立卷所用目錄、卷宗、附錄說明等，都要統一規格，以此來規范各類資料文件，使其便于操作、實用性更強。

２．２保管和使用

①保障資料安全，防火防盜、防腐防污、防蟲防鼠等處理必須到位，避免損壞文件資料，已損壞資料需要及時修復或做好復制工作；②登記資料借閱往來，要求外單位人員不能私自將所借閱資料進行轉借、復印、拆卸，禁止隨意圈點、涂改或劃線。

３園林工程資料管理中的問題

３．１文件資料不齊全

１）原件不齊全。很多單位受時間和空間限制而疏于資料管理，丟失了部分原始文件。一些重要文件以復印件形式下發或轉發，與資料管理明確規定的竣工資料不得以復印件形式出現相違背。一些單位的專業技術人員頻繁更換，不能嚴格把握資料的移交過程，甚至遺失了很多原始文件。

２）驗收簽證不完備。為了更好地適應施工進度，工程的現場驗收并未以國家行業標準完成書面的簽字確認，造成當事人在完工后只能補簽驗收簽證。

３．２文件資料編制和歸檔不規范

園林工程以施工方為主要參與者，施工文件也成為工程內業資料的主要構成。但是很多施工單位不能從項目最初有效管理招投標文件、施工合同等資料，監管單位下發的文件不能編制歸檔，直接影響到施工過程的監管效果、施工進度以及建設質量，這是文件資料編制和歸檔不規范的具體表現。其次是隨意處理復印文件，園林工程的業主一般是政府或房地產企業，兩者產生的文件與案件數量有限，復印處理、標注原件數量和存檔位置就是編制與歸檔，整個操作過程并不規范，資料文件的價值意義也會受到影響。一些施工單位會在竣工后將丟失的內業與竣工資料進行補充，文件質量很難保障，數據信息較為理想化，與園林工程環境、植被等存在很大偏差，進而影響到園林工程的后期建設。

３．３工程資料管理不規范

１）驗收資料不規范。施工單位只片面地謀求經濟利益而縮減成本、加快工期，現場驗收報告上的簽字、蓋章等不能嚴格遵循相關標準，漏簽、錯簽等現象時常發生。園林施工技術類別復雜，人員流動大，施工企業往往采取代簽的方式解決責任人不明確問題，以便于保障施工進度，規范資料信息。

２）資料格式不統一。資料的編制歸檔常出現格式不正確、填寫不準確等問題。一般情況下，材料采購票據、記錄上的金額數都要大、小寫同時注明，但是部分施工企業往往以方便為目的，只采用小寫，存在明顯的不規范。所用簽字筆的顏色、材質不適合，或是簽字蓋章位置不恰當影響裝訂等，都會成為資料歸檔時的障礙。

３）竣工圖紙編制不規范，私人隨意更改，甚至對設計改動部分不能標注出來，直接將施工圖紙作為竣工圖紙，工程養護效果會因此受到影響。例如設計圖紙標明園林工程采用Ａ植被，在土質勘探期間遇到小面積的不適合種植區域時種植Ｂ植被，這種小面積往往成為很多施工單位隨意改動的理由，在未標注于圖紙的情況下直接作為竣工圖紙，后期的植被養護必然會受到影響。

４園林工程資料管理質量差的原因

４．１重視度不足

資料管理屬于園林工程的重要內容，涉及工程項目的立項到投入使用的整個過程，在建設單位、監理單位、施工單位、供貨單位的多方參與下相繼產生各類文件資料，數量龐大。但是施工階段常會發生遺漏、丟失或資料不備份等情況，很難滿足后期的工程建設需求。例如，施工圖紙被工程項目的很多人忽視，隨意丟棄或不備份。這種情況下，如果再次使用圖紙只能重新繪制，增大了資金成本，也延緩了施工進度，屬于不恰當的工作行為。竣工之后短期內未出現問題，即確認可以交工，相應的資料卻不能短時間內完成整理，也會影響到具體的交付時間。工程資料移交時間拖延，與資料的不齊全有很大關系。工作人員不能隨著工程資料的產生而記錄完整，出現部分缺失。工作人員本身不重視工程資料的收集整理，導致原始資料遺失，也會影響到資料的完整性。

４．２資料管理人員業務素養低

如果資料的管理與歸檔不受領導重視，以及國家頒行的質量標準規范宣傳力度不夠的情況下，工程項目的技術人員、監理人員、管理人員、施工負責人等普遍缺乏相關的理論知識，專業素質偏低。資料管理人員大多是未經技術培訓、不明確歸檔概念的情況下直接上崗，很難積極投入到日常的資料管理工作中。一些單位選擇讓行政管理人員兼任的方式，這些管理人員對工程資料園林施工的專業性知識缺乏，對園林工程的具體預算、承包方式、合同簽訂等基礎知識的不了解，甚至是全然不知檔案管理的相關規定。這些不合理情況是資料管理混亂和長期處于被動局面的原因所在。一名合格的資料管理人員，需要熟知園林工程項目劃分方式和資料的構成、整理、管理方式，且熟練應用；管理人員的聘用對象要以具備園林施工和管理方面專業能力的人才為先，以此作為園林工程各個施工環節的數據、資料科學歸類的基礎條件，才能更好地完成資料的管理與歸檔。

４．３資料管理體系不完備

園林施工單位的作業人員存在專業素質低、專業技能弱、未培訓上崗、管理能力差等問題，都會不同程度地造成施工建設原始資料不規范、文件質量差等情況。建設和施工單位不能將資料管理納入到園林工程質量管理體系中，會直接影響到竣工文件的質量效果。建設單位不能規范化管理工程資料，不認真、不嚴謹、不深入，都會造成施工單位資料管理的混亂。

４．４資料利用率低

城建檔案管理內儲存著大量的工程技術資料，以便人們查閱和使用。但是在園林工程的相關問題出現時，人們經常會以詢問原參與建設者的施工經驗，或通過對相似建設狀況的回憶尋找解決辦法，而不是在城建檔案資料中尋找相應的技術資料。這是對資源的極大浪費，問題解決過程很不科學。而城建檔案管理采取的封閉或半封閉方式，也直接影響到園林工程資料的有效利用率。保密性都是人們長久以來堅持的管理原則，很少將文件資料對外公開，資料被人為封閉和隔絕，也是檔案館不能有效利用各類資料的重要原因。

５園林工程資料管理優化措施

５．１提升資料管理意識

園林工程資料管理存在的很多問題，認知觀念上的不重視是決定性因素。所以，積極轉變資料管理意識，摒棄傳統管理方式，更加注重技術人員與相關工作者的配合，定期對專業理論、資料管理模式、法律規范體系等相關知識進行教育培訓，確保資料管理人員的專業能力能夠符合行業標準和現實需求。工程資料管理的工作要落到實處，要求企業內部各部門、不同崗位的協調合作，為資料管理工作的順利開展奠定基礎；資料管理體系的完善化，是明確劃分相關人員職責范圍的重要保障，也是規范日常管理行為的基礎條件。

５．２建立健全資料管理機制

園林工程的資料歸檔要準確、規范、齊全。同一個園林工程項目內有多個單位共同參與時，項目管理部門要堅持在建設初期根據實際的工程情況編制資料管理具體章程，將項目中參與進來的建設方、施工方、監理方等責任單位的職責范圍明確化，并且體現在工程資料中，細化分工。園林工程的管理和監理單位都要求在項目立項之初，編制符合工程特點的表格、樣本等資料，作為參建單位整理各類資料的重要依據，便于后期操作，避免發生資料格式不規范、不統一等問題。園林工程中各個建設環節所產生的資料文件，只有采取科學合理的管理方式，才能為材料內容的規范化和準確性提供保障，確保每一份施工技術記錄的完整和簽字蓋章的完備，進而提升資料原件的可靠性與準確度。

５．３提升管理人員業務水平

資料管理人員的日常管理效率和質量受自身業務能力的制約。管理人員必須堅持定期組織專業培訓，在管理人員內部普遍樹立起正確的工作理念，全面提升工作能力，更好地保障管理流程的規范化。資料管理人員本身只有充分認識到工作重要性，才能建立起責任意識，不斷提升專業技能，為管理工作的有序推進奠定基礎。一般情況下，園林工程施工過程與資料管理需要同步展開，并且做好園林工程自始至終的記錄工作，確保工作內容的完整性，盡可能地詳細到位，進而使各個建設環節透明化，作為園林工程決策制定的重要參考資源。所以，園林工程資料與流程推進過程的同步展開，是提升資料管理水平的必要保障。

５．４堅持從立項抓起

目前，園林工程項目以項目經理責任制為主要的管理模式，由項目經理負責整個工程項目及其各個分階段，要求從立項之初即設置資料管理機構，配置專門的資料管理人員，同步進行項目各個不同階段的資料收集、整理、歸檔等一系列工作，作為資料管理的直接操作者，負責完成資料管理的相關要求。為了順利完成資料管理的具體流程，園林工程要從立項到竣工同步進行工作記錄和資料收集，堅持同步展開工程竣工和資料驗收兩項工作，堅持施工建設同步收集竣工資料兩項工作，在工程施工資料管理全過程中全面貫徹“三同步”原則。

５．５加強過程控制

園林工程項目中的建設、監理、施工等多個單位和工程管理和技術人員都要首先明確各自的責任范圍，作為同步開展工程建設、收集資料兩項工作的重要保障，切記將施工建設、資料管理相分離，避免發生施工流程完成后補充各項資料的不合理行為。資料管理人員要堅守自身責任，對施工現場的具體情況進行了解，對比分析施工單位資料是否具有真實性、完整性和規范性，同時利用構建和完善獎懲機制的方式，使各個參建單位都能嚴格落實每一道文件處理程序，確保資料文件的規范化。

５．６提升資料利用率

一方面通過推廣宣傳，使人們普遍認識到園林資料的重要性。檔案館內的宣傳欄、圖片展覽等都可作為《檔案法》的宣傳渠道，館內的園林工程資料可開放數量、范圍都可在宣傳內容中體現出來，使園林資料檔案建立起更高的知名度，確保廣大公民能夠充分了解到園林工程資料的價值意義。園林工程安全質量監督站可以推廣以及開展資料學習培訓等。另一方面，園林資料檔案的社會服務功能不斷提升，適應現階段數字技術和網絡技術的發展趨勢，使資料信息更好地滿足公民需求，具備更高的社會服務水平。信息服務社會化，是實現園林工程檔案利用率全面提升的重要手段。而網絡技術的有效應用，有利于檔案資料服務范圍的進一步擴大，通過建立更加專業、廣闊的服務平臺，進而使信息服務的影響性明顯提升，普及程度更高。

６結束語

工程資料管理的鮮明特點，使其在園林工程發展中的作用日益突出。資料管理伴隨園林工程的立項到竣工交付同步展開，是多個專業技術部門協調配合的系統性工程，強調文件資料的完整性、準確性和規范化，確保真實反映出工程項目全過程，對于工程資料的收集、整理、歸檔等一系列工作，通過提升資料管理意識、建立健全資料管理機制、提升管理人員業務水平、堅持從立項抓起、加強過程控制、提升資料利用率等方式，為工程資料質量的全面提升提供保障。

參考文獻：

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作者:嚴銘 單位:南京玄武園林綠化工程有限責任公司