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第1篇

匯交工作做為檔案管理工作的第一個環(huán)節(jié)，其質(zhì)量直接關(guān)系到歸檔檔案的價值，這就要求匯交工作必須全面并且精細。隨著計算機技術(shù)的廣泛應(yīng)用，地質(zhì)報告的編寫、圖鑒的制作等工作都利用計算機完成。因此，近年來匯交的地質(zhì)成果資料除了紙質(zhì)版本外，都配有電子文件。從而，匯交驗收工作必須對紙質(zhì)報告和電子文件分別進行。

（一）紙質(zhì)地質(zhì)檔案的匯交及驗收

紙質(zhì)地質(zhì)檔案驗收的重點在于匯交資料的完整性和規(guī)范性。完整性主要檢查匯交資料是否齊整。每一套地質(zhì)報告都由報告正文、附表、審批文件、附圖（附件）等組成。匯交驗收不僅要查移交清單與移交文件是否相符，還應(yīng)根據(jù)卷內(nèi)目錄核對資料是否齊全。在匯交中最容易遇到的問題是附圖短缺，因此，僅根據(jù)移交清單清點，無法查明原報告圖紙的缺失。規(guī)范性主要檢查匯交資料是否按照規(guī)范進行編制，如：報告正文打印裝訂是否符合規(guī)范、內(nèi)容是否有殘缺；圖紙打印是否完整，是否按照手風琴疊圖方法正確疊圖等。每套匯交的地質(zhì)報告需要有兩套，一套用于存檔，一套用于后期借閱利用。

（二）電子地質(zhì)檔案的匯交及驗收

國土資源部下發(fā)的《成果地質(zhì)資料電子文件匯交格式要求》（2006年）對地質(zhì)資料電子文件匯交工作做出了具體規(guī)定，包括電子文件的命名、電子文檔的格式、電子文件在存儲介質(zhì)中的組織形式、電子文件的匯交及驗收等。因此，對于電子文件的匯交和驗收工作可以按照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894—2002）、《電子檔案移交與接收辦法》（國家檔案局檔發(fā)[2012]7號）和《成果地質(zhì)資料電子文件匯交格式要求》規(guī)定要求進行。

二、地質(zhì)檔案的整理及保存

（一）地質(zhì)檔案的整理

保管期限的劃分。根據(jù)《科學技術(shù)檔案工作條例》第一章第三條的規(guī)定，地質(zhì)檔案屬于科技檔案范疇，在保管期限的劃分上分為永久、長期、短期三種。中心館藏的地質(zhì)檔案盡管年代跨度大，但其對地質(zhì)工作都具有不同的利用價值，且館藏資料數(shù)量總體不大，管理難度和成本都不高。因此，中心館藏地質(zhì)檔案的保管期限都定為永久。隨著今后勘探開發(fā)程度的提高，再根據(jù)實際情況對年代久遠的地質(zhì)檔案重新評估定級。分類劃分。對于地質(zhì)檔案采用“3•X•X—XXX”方式編號，類目號采用三級類目編號，案卷順序編號使用三位阿拉伯數(shù)字。一級類目號為“3”。根據(jù)《山西省煤炭地局檔案分類大綱》的劃分，地質(zhì)勘查類檔案編號為“3”。二級類目編號范圍為“1—8”，代表地質(zhì)檔案類型，共8類；三級類目編號范圍是“1—7”，代表山西省境內(nèi)不同煤產(chǎn)地（表1）。三級類目使用省內(nèi)煤炭系統(tǒng)慣用的分區(qū)方法，按照山西省地理區(qū)域共劃分為六大煤田和五個煤產(chǎn)地。案卷順序號采用三位阿拉伯數(shù)字編號，編號從001號起，順序編寫。每組編號可以滿足最多999卷地質(zhì)檔案歸檔。目前館藏歸檔數(shù)量最多的類目中，也僅有270卷地質(zhì)檔案，其他各類目下存檔數(shù)量為幾十到一百不等，考慮每年檔案增加總數(shù)僅10卷左右，因此采用三位數(shù)進行編號可以在較長時間滿足需要。對于成果地質(zhì)資料的組卷順序，地質(zhì)行業(yè)有著規(guī)范要求，順序為報告正文、附表、附圖、其他附件，因此卷內(nèi)編號時需保持原有順序。盡管每套報告卷內(nèi)文件數(shù)量大相徑庭，但總數(shù)都不會超過1000件，因此編號可以采用三位阿拉伯數(shù)字編號。以報告正文為001號，依次排序。排號順序為報告正文附表各類圖紙其他附件。值得注意的是圖紙的排序應(yīng)按照附圖目錄中的順序依次排序。另外，對于包含電子文件的地質(zhì)檔案，在編制索引目錄時應(yīng)將電子文件的文件名及保存路徑與相應(yīng)紙質(zhì)檔案的索引信息對應(yīng)。

（二）地質(zhì)檔案的保存

紙質(zhì)地質(zhì)檔案需裝入無酸紙盒存放在密集架上。由于地質(zhì)檔案有各卷內(nèi)件數(shù)相差大，借閱使用頻率高的特點，選用的檔案盒就需要同時兼顧結(jié)實牢靠、便于取拿、尺寸合理（經(jīng)濟性）等特點。因此，承裝地質(zhì)檔案的檔案盒選取了薄（220×30×50mm）、厚（220×306×75mm）兩種尺寸。由于檔案盒在密集架上是垂向排列，管理員只拿檔案盒的脊部，因而檔案盒脊部需顯示便于查詢定位的基本信息，包括檔號、案卷題名、盒內(nèi)檔案的卷內(nèi)順序號范圍、盒數(shù)及盒序號等。庫房應(yīng)做好“八防”工作，并對庫存檔案進行定期抽檢，對因多次借閱利用發(fā)生磨損的的檔案及時修復(fù)，或使用電子檔案復(fù)制。電子地質(zhì)檔案保存需刻錄三套，一套用于存檔、一套負責借閱查詢、一套異地保存。光盤須根據(jù)數(shù)據(jù)容量規(guī)模選用檔案級CD-R或DVD-R，刻錄光盤經(jīng)過校驗后用光盤記號筆在光盤印刷層上標記案卷題名、檔號等基本信息，并裝入光盤盒中放入防磁柜豎直保存，避免擠壓。據(jù)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894—2002）規(guī)定，光盤的保管溫度為17℃-20℃，相對濕度介于35%—45%之間，較紙質(zhì)檔案都有很大區(qū)別。[1]對于電子檔案，庫房除了做到“八防”工作，還應(yīng)重點防范磁場和酸性氣體對光盤載體的影響。存檔的光盤每4年進行一次抽檢，抽樣率不低于10%。[1]

三、地質(zhì)檔案的利用

服務(wù)于生產(chǎn)是地質(zhì)檔案的落腳點，但高頻率的翻閱使地質(zhì)檔案極易產(chǎn)生過度磨損，因此，規(guī)范的查借閱程序，不但可以使地質(zhì)檔案發(fā)揮應(yīng)有作用，還可以得到充分的保護。地質(zhì)檔案的借閱需由申請人提出，作為申請人主體的只能是法人單位，不允許以個人名義申請借閱，并且中心只向局屬各勘查院提供原件外借服務(wù)，對系統(tǒng)外單位的申請只提供查閱服務(wù)。局屬各勘查院借閱時，經(jīng)辦人應(yīng)攜帶個人身份證明及單位委托書或介紹信，國土部門批準的項目立項書等材料向中心提出申請；系統(tǒng)外單位提出申請時還應(yīng)提供組織機構(gòu)代碼證及相應(yīng)的地質(zhì)勘查資質(zhì)證明。檔案部門接到申請后，審核申請材料齊備后報送局地質(zhì)處審核。對局屬各勘查院提交的材料，地質(zhì)處審核立項真實性和資料借閱范圍是否符合勘查范圍；而針對系統(tǒng)外單位提出的申請，還要審核立項審批材料的真實性等。通過審核的申請，提交分管局領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)方可借閱。鑒于地質(zhì)勘查工作對地質(zhì)資料依賴程度高、使用時間長的特點。地質(zhì)檔案的借閱時間以30天為界限，到期后如仍需繼續(xù)使用的，需攜帶檔案原件，到中心辦理續(xù)借手續(xù)。檔案原件需經(jīng)管理員清點，并檢查無污損后，方可續(xù)借。這樣既可以滿足地質(zhì)工作需要，又可以在最大程度上使借出的資料得到監(jiān)控和保護。

四、其他影響因素

（一）提高管理員素質(zhì)

無論管理制度如何完備，作為檔案管理主體的管理員的素質(zhì)對管理效果都有著決定性作用。[2]因此，提高檔案管理人員素質(zhì)是十分重要的。對于地質(zhì)檔案的管理員來說，除了具備扎實的檔案管理知識外，還應(yīng)具備一定的地質(zhì)專業(yè)知識。由此可見，對檔案管理人員地質(zhì)知識的培訓(xùn)也是提升地質(zhì)檔案管理水平的重要一環(huán)，與管理制度的完善是密不可分的。

（二）提高數(shù)字化程度

隨著計算機技術(shù)在地質(zhì)工作和檔案工作中的普及，可以利用現(xiàn)代計算技術(shù)對生產(chǎn)年代久遠，并僅有紙質(zhì)版本的地質(zhì)檔案進行數(shù)字化，這樣可以有效地延長這些檔案的保存時間，降低由于長期借閱造成的紙質(zhì)檔案的破損，延長檔案壽命。[3]

五、結(jié)語

第2篇

關(guān)鍵詞:檔案規(guī)范性文件;制定技術(shù);文本規(guī)范

行政規(guī)范性文件僅指國家機關(guān)(行政機關(guān)和授權(quán)組織)為執(zhí)行法律、法規(guī)的需要依法定權(quán)限制定和的具有普遍約束力的決定、命令及其他規(guī)范性文件,包括行政機關(guān)自己制定的內(nèi)部管理方面的規(guī)范性文件。地方檔案規(guī)范性文件是法律、法規(guī)、規(guī)章的延伸和具體化。法律、法規(guī)、規(guī)章規(guī)定不夠具體的,地方檔案規(guī)范性文件可作細化規(guī)定。法律、法規(guī)、規(guī)章沒有規(guī)定的,地方檔案規(guī)范性文件制定機關(guān)可以根據(jù)本地具體實際,制定一些具有本地特色的地方文件。本文僅就各級人民政府及其工作部門頒布施行的地方檔案規(guī)范性文件在制定技術(shù)中存在的問題進行分析。

1地方檔案規(guī)范性文件概況

據(jù)2010年3月對《法律圖書館》網(wǎng)站的不完全統(tǒng)計,自1957年7月安徽省人民委員會公布實施《安徽省各級國家機關(guān)整理積存檔案暫行辦法》以來,我國各級政府及其工作部門頒布的與檔案工作相關(guān)的地方規(guī)范性文件大約有562個。詳見表1論文

2對我國地方檔案規(guī)范性文件的分析

應(yīng)該說,自1957年7月《安徽省各級國家機關(guān)整理積存檔案暫行辦法》公布實施以來的50多年間,各地各級黨委、政府及其工作部門在檔案工作實踐中頒布施行的地方檔案規(guī)范性文件遠遠大于562個。這些規(guī)范性文件不但是推動我國檔案事業(yè)法制化進程的重要基礎(chǔ),也是促進我國檔案事業(yè)不斷發(fā)展和進步的主要工具和重要保障,為今后轉(zhuǎn)型期地方檔案規(guī)范性文件的制定提供了寶貴經(jīng)驗。同時,地方檔案規(guī)范性文件還存在許多不足和薄弱環(huán)節(jié)。下面,從制定技術(shù)的角度,對地方檔案規(guī)范性文件在制定根據(jù)、法律淵源與效力、名稱、適用范圍、頒布時間與實施時間的間隔、形式結(jié)構(gòu)等六個方面存在的問題進行分析。

2.1地方檔案規(guī)范性文件的制定根據(jù)分析

在我國,行政機關(guān)制定行政規(guī)范性文件是以“根據(jù)”為原則的。由于原網(wǎng)站改版或升級,造成《法律圖書館》網(wǎng)站與部分文件的鏈接錯誤,致使部分文件無法查閱到全文。562部(含首次頒布與修訂本)地方檔案規(guī)范性文件,可以查閱到全文的有370部,其中,342部指明了制定依據(jù),占92%;28部沒有指明制定依據(jù),占8%。詳見表2。

檔案規(guī)范性文件制定依據(jù)的比例高低排序分別是:省級人民政府(含副省級城市),省級檔案局,省級檔案局與其他廳、局、辦聯(lián)合,市級檔案局,省級其他廳、局、辦單獨或聯(lián)合,市級人民政府,省級人民政府辦公廳(室)和省委辦公廳(室)單獨或聯(lián)合,市級人民政府辦公廳(室)和市委辦公廳(室)單獨或聯(lián)合,市級其他局、委、辦單獨或聯(lián)合。

從總體情況看,地方檔案規(guī)范性文件大部分注意到了對制定根據(jù)的表述,但仍然存在表述過于籠統(tǒng)的問題。

第一,同樣內(nèi)容的規(guī)范性文件,法律依據(jù)多少不一。如有關(guān)“城市建設(shè)檔案管理”的規(guī)范性文件共有90部,其中,法律依據(jù)最多的有7部,最少的沒有說明法律依據(jù)。第二,有些規(guī)范性文件只是籠統(tǒng)地說明依據(jù)“有關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章”、“有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定”、“國家有關(guān)法律法規(guī)規(guī)定”等,沒有說明具體依據(jù)哪一部或哪幾部法律、法規(guī)。例如,2006年s月,《江蘇省司法廳關(guān)于印發(fā)<江蘇省法律援助案件檔案管理辦法>的通知》等11部規(guī)范性文件就存在這種問題。

除了上述規(guī)范性文件以外,還有相當一部分規(guī)范性文件在說明具體依據(jù)某部法律后,還加有“和其他有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定”的表述。這里的“其他有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定”指的是與檔案有關(guān)的法律、法規(guī),還是與文件有關(guān)的法律、法規(guī);是與公民有關(guān)的法律、法規(guī),還是與機關(guān)、團體、企業(yè)有關(guān)的法律、法規(guī);是刑法、民法,還是行政法,應(yīng)該有進一步的明確表述。在《中華人民共和國立法法》(以下簡稱《立法法》)實施多年之后,仍然出現(xiàn)此類問題,說明地方各級政府及其工作部門在起草、制定、檔案規(guī)范性文件時,還沒有嚴格遵循《立法法》的規(guī)定和要求。

2.2地方檔案規(guī)范性文件的淵源與效力分析

從廣義上來說,行政規(guī)范性文件是介于行政立法行為和行政執(zhí)行行為之間的一種“在一定程度上可反復(fù)適用、具有弱普遍約束力”的“準行政立法行為”,是規(guī)章以上行政法淵源重要而有益的補充。因此,行政規(guī)范性文件在行政管理領(lǐng)域內(nèi)的效力,總的來說,“應(yīng)低于同類行政法規(guī)、規(guī)章而高于據(jù)其所作出的集體行政行為”。從法律效力來看,370部地方檔案規(guī)范性文件的法律效力都較低,不得同憲法、法律、上級和同級行政法規(guī)、行政規(guī)章相抵觸。

由于經(jīng)驗與技術(shù)的欠缺,地方檔案規(guī)范性文件在制定過程中,不僅存在與上位法相抵觸的問題,同樣存在與本級人大或人大常委會制定的其他地方性法規(guī)相抵觸的問題。一是制定主體不合法。不管是檔案行政機關(guān),還是企事業(yè)單位或是社會團體,誰都可以制定有關(guān)檔案行政管理的規(guī)范性文件。特別是某些大中型企事業(yè)單位制定的關(guān)于加強本單位檔案管理辦法的某些內(nèi)容,明顯與本地檔案行政管理部門制定的規(guī)范性文件相悖。這些都是因制定主體不合法而造成的。二是越權(quán)現(xiàn)象較嚴重。與制定檔案規(guī)范性文件有關(guān)的越權(quán)行為,既有上下級檔案行政機關(guān)的縱向越權(quán),亦有同級檔案(或非檔案)行政機關(guān)的橫向越權(quán),目前,以后者居多。三是與檔案行政法規(guī)、行政規(guī)章不相符。有的檔案部門為使本部門的史料編纂多出成果,而對應(yīng)開放的檔案遲遲不予開放。國家檔案局與國家物價局對檔案利用收費已有明文規(guī)定,而有的檔案部門則借此機會自行制定收費標準,擴大收費范圍,提高收費標準,在社會上造成不良影響。四是與制定規(guī)范性文件的法定程序相違背。按照國家規(guī)定,制定某些專業(yè)檔案管理的規(guī)范性文件,檔案部門需要與有關(guān)專業(yè)行政主管部門聯(lián)合發(fā)文。此類文件往往先有檔案部門起草,專業(yè)主管部門會簽,有時因時間關(guān)系,會簽手續(xù)不全,也照發(fā)不誤。這樣,就造成主辦、協(xié)辦機關(guān)不明,各自職責不清,出現(xiàn)問題相互推諉,自然會影響這些規(guī)范性文件的行政執(zhí)法效力。五是不符合法律規(guī)定的方式。文件制定主體在起草、制定檔案規(guī)范性文件時常有很大的隨意性,使用的名稱也較混亂。有的只需發(fā)個“通知”、“意見”之類的文件也要冠之以《規(guī)定》、《辦法》,甚至《條例》。一些市縣檔案規(guī)范性文件詞不達意,時常出現(xiàn)錯別字。由此可見,最具特色和最為具體的檔案規(guī)范性文件更需要引起制定主體的高度重視和法制部門的嚴格把關(guān)。

2.3地方檔案規(guī)范性文件的名稱分析

從形式上看,370部地方檔案規(guī)范性文件中,265部用“辦法”,139部用“通知”,56部用“規(guī)定”,2部用“條例”。在265部采用“辦法”的法規(guī)中,又分“辦法”、“暫行辦法”和“管理辦法”三種不同用法。從制定技術(shù)的角度來講,“條例”作為法的形式,是對某一方面的社會關(guān)系或某一方面行政工作做比較全面、系統(tǒng)的規(guī)定。“辦法”和“通知”是規(guī)范性公文中使用范圍最廣、使用頻率最高的文種。它是領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)或職能部門對特定范圍內(nèi)的工作和事務(wù)制定相應(yīng)措施,要求所屬部門和下級機關(guān)貫徹執(zhí)行的法規(guī)性公文。“辦法”作為一種立法形式,其功能是對某類社會關(guān)系或行政工作做出比較全面、系統(tǒng)與具體的規(guī)定。“規(guī)定”是落實某一法律、法規(guī),具體規(guī)范某項工作而制定的,具有較強的約束力,且內(nèi)容細致,可操作性較強。一般來講,地方人大及其常委會通過的地方性法規(guī)應(yīng)采用“條例”,地方政府規(guī)章和規(guī)范性文件應(yīng)采用“辦法”。

2.4地方檔案規(guī)范性文件的適用范圍分析

由于規(guī)范性文件的內(nèi)容種類不同,適用的范圍也就不同。從規(guī)范性文件的適用范圍來看,370部地方檔案規(guī)范性文件涉及內(nèi)容最多的有:檔案管理,檔案事業(yè),檔案工作,城市建設(shè)檔案,企業(yè)檔案,城市地下管線檔案,重大活動或重大事項檔案,人物或名人檔案,建設(shè)項目檔案,村民委員會或居民委員會檔案,征集檔案,收集檔案,查閱或利用檔案,司法檔案,技術(shù)檔案,移交檔案,等等。涉及內(nèi)容較少的有:檔案法,檔案卷,信用檔案,行政復(fù)議檔案,移民檔案,電子文件管理,檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃,檔案整理,鑒定或銷毀檔案,檔案信息,檔案信息化,檔案寄存,檔案中介,檔案搶救,行政執(zhí)法檔案,檔案保證金,檔案庫,檔案驗收,檔案登記,開放檔案,檔案綜合管理以及眾多其他專門檔案和檔案機構(gòu)與檔案人員,等等。從數(shù)量和內(nèi)容來講,當前急需的檔案行政執(zhí)法,檔案行政復(fù)議,檔案信息組織和檔案信息化,電子文件管理,檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃,檔案開放,檔案鑒定與銷毀,檔案寄存,檔案搶救,檔案中介,政府信息公開和檔案信息服務(wù),檔案資源整合,檔案工作崗位責任制,電子文件中心建設(shè)等方面的規(guī)定明顯偏少或空缺。一方面,說明相應(yīng)的上位法缺位,另一方面,說明制定主體缺乏探索和創(chuàng)新精神。這應(yīng)是未來各級政府及其工作部門重點規(guī)范的內(nèi)容和領(lǐng)域。

2.5地方檔案規(guī)范性文件的頒布時間與實施時間間隔分析

從制定技術(shù)上講,法律法規(guī)的頒布時間和實施時間應(yīng)間隔一段距離,以便法規(guī)的宣傳和推廣。這樣,既有利于檔案政策和法規(guī)部門對法規(guī)的實施有一定的心理準備,也有利于社會成員的學習與消化,使法律法規(guī)實施后能夠取得較好的效果。

從370部地方檔案規(guī)范性文件頒布時間和實施時間的間隔來看,177部頒布時間和實施時間是同一天,占47.83%。167部相隔一段時間,占45.14%。其中,10天以內(nèi)的10部,11～20天以內(nèi)的16部,21～30天以內(nèi)的30部,31～40天以內(nèi)的24部,41～50天以內(nèi)的28部,51～60天以內(nèi)的13部,60天以上的13部。最長的相隔為79天,最短的只有4天,平均為35天。19部只有發(fā)(頒)布時間,沒有開始實施的時間,占5.14%。在370部地方檔案規(guī)范性文件中,有21部明確規(guī)定了失效時間,占5.7%。

我們認為,首次頒布的檔案規(guī)范性文件,頒布與實施的時間間隔應(yīng)當稍大一些,修訂的檔案規(guī)范性文件,頒布與實施的時間間隔應(yīng)當稍小一些,甚至可以頒布與實施為同一時間。新(頒布)的規(guī)范性文件應(yīng)明確宣布自施行之日起,舊的和其他有抵觸的規(guī)范性文件同時廢止。

2.6地方檔案規(guī)范性文件的形式結(jié)構(gòu)分析

370部檔案規(guī)范性文件,有119部屬于復(fù)雜結(jié)構(gòu),占32.2%。分為總則、附則、章等若干部分,各部分都有標題,條文也較多,要件數(shù)量多而且全面。其中,116部有總則、分則、附則等,有章、條、款之分,每一章都有標題;有3部沒有附則。116部中,有58部設(shè)有罰則。116部中全文12章的1部,9章的1部,8章的11部,7章的23部,6章的49部,5章的27部,4章的4部,平均為6章。全文最多的是65條,最少是14條,平均為34條。

有213部介于簡單結(jié)構(gòu)與復(fù)雜結(jié)構(gòu)之間。要件多于簡單結(jié)構(gòu)但少于復(fù)雜結(jié)構(gòu),沒有章的設(shè)置,也沒有各部分標題、附則等要件,只有條、款之分,條文較復(fù)雜結(jié)構(gòu)少,其中最多的48條,最少的9條,平均為21條。有38部屬于簡單結(jié)構(gòu),只有款之分,條文較復(fù)雜結(jié)構(gòu)少了許多。370部規(guī)范性文件均沒有目這一層次。從字數(shù)看,最短的只有129個字,最長的有10482個字,平均為2815個字。

另一個值得注意的問題是,同一內(nèi)容的規(guī)范性文件,其形式結(jié)構(gòu)差異很大。如有關(guān)“城市地下管線檔案”的規(guī)范性文件有21部,其中1部有章,20部沒有章;條文最多的為28條,最少的沒有設(shè)條,直接用數(shù)字標明順序;字數(shù)最多的為3051個字,最少的只有1484個字。由此看來,各地各部門制定的檔案規(guī)范性文件能夠結(jié)合自身實際,有的放矢,注重解決實際問題,實現(xiàn)了形式和內(nèi)容的多樣化,逐步避免了地方檔案法規(guī)普遍存在的照抄照搬現(xiàn)象。這是值得充分肯定和需要進一步保持和發(fā)揚的地方。

在370部地方檔案規(guī)范性文件中,有58部設(shè)有獎勵或制裁的條款,占15.7%。

行政規(guī)范性文件和行政法規(guī)、規(guī)章都具有法律約束效力,都可以作為行政行為的依據(jù),效力最高的應(yīng)該是行政法規(guī),其次為規(guī)章。因為,根據(jù)1996年10月1日起實施的《中華人民共和國行政處罰法》中的相關(guān)規(guī)定,行政法規(guī)、規(guī)章可以設(shè)定行政處罰,行政規(guī)范性文件明確規(guī)定不得設(shè)定行政處罰。其次,根據(jù)《中華人民共和國行政訴訟法》的相關(guān)規(guī)定,人民法院審理行政案件,以法律、行政法規(guī)、自治條例和單行條例為依據(jù),同時參照規(guī)章,并沒有包括行政規(guī)范性文件。據(jù)此,地方政府及其工作部門在今后制定地方檔案規(guī)范性文件時,應(yīng)當取消行政處罰,適當保留獎勵條款。這樣,既可以避免與法律抵觸,又可以起到自身獨特的作用。

參考文獻:

[1]蘭青,高瓊.行政規(guī)范性文件之我見[J].四川檔案,2004(2)

[2]李新泉.制定地方城建檔案規(guī)范性文件的若干問題[J].城建檔案,1996(4).

[3]《法律圖書館》網(wǎng)站

[4]邱繼偉.論制定行政規(guī)范性文件之行為屬性[J].行政與法,2007(9).

[5]鄭旭輝.現(xiàn)代公共行政理念視域中的中國行政規(guī)范性文件體系的重構(gòu)[J].中國石油大學學報(哲學社會科學版),2008(2).

第3篇

【關(guān)鍵詞】工程資料；工程文件；辨析；維度

古羅馬著名學者塔西陀曾說：“要想認識自己，就要把自己同別人進行比較。”因此，對公路建設(shè)工程文件和工程資料進行比較分析，對于公路工程檔案管理人員認知能力，提升業(yè)務(wù)能力，進而服務(wù)公路工程建設(shè)和發(fā)展，意義重大。

一、工程文件與工程資料的概念混淆現(xiàn)狀

工程文件與工程資料概念混淆的現(xiàn)狀，在實際工作中經(jīng)常發(fā)生。檔案人員經(jīng)常要求施工單位“請抓緊時間把某某工程資料整理好，準備工程交工驗收”。這種說法是不準確的，混淆了工程文件和工程資料兩者的概念 ，準確地應(yīng)稱“某某工程文件”。檔案人員提出的要求經(jīng)常提到“工程資料”的提法，并且要求“專兼職檔案人員具體負責工程項目資料的整理、歸檔工作”。但實際要求是如何做好公路建設(shè)“工程文件”的收集、整理、歸檔工作。工程資料只有收藏，是不需歸檔的。不可否認，公路工程建設(shè)中也有工程資料需要按資料要求收集、整理、保存。但是公路工程建設(shè)中直接形成的工程文件的收集、整理、歸檔才是工程檔案的主要和重點內(nèi)容。檔案人員在提出歸檔要求表述不準確，主要是在工程文件與工程資料的概念上沒有搞清楚，相互混淆所致。

凡是經(jīng)各級檔案行政管理部門頒發(fā)或推薦的檔案工作法律、法規(guī)、規(guī)章和辦法等，對工程文件和工程資料的表述都十分準確，兩者之間有著嚴格的區(qū)分。但是，有些沒有經(jīng)國家檔案局聯(lián)合頒發(fā)的文件甚至是國家標準，對工程文件和工程資料的表述就比較混亂。如國標GB 50319―2000《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》中“7.1監(jiān)理資料”。到底是工程監(jiān)理文件還是監(jiān)理資料分不清楚，也鬧不明白。從該《規(guī)范》的內(nèi)容上看，確實屬于在工程監(jiān)理活動中直接形成的監(jiān)理文件，應(yīng)當收集、整理、歸檔，而從該《規(guī)范》的字面上看，又是工程監(jiān)理資料，就不應(yīng)該歸檔。這樣就給工程管理、工程檔案和監(jiān)理人員帶來了不應(yīng)有的麻煩。

二、工程文件與工程資料異同辨析的維度分析

公路建設(shè)工程文件是指公路工程建設(shè)活動全過程中直接形成的，具有保存和查考價值的，各種形式與載體的真實記錄。而公路建設(shè)工程資料是指通過交流、贈送、購買和匯編而來的，僅供工程建設(shè)參考和借鑒的技術(shù)材料。兩者的根本區(qū)別就在于是否是建設(shè)工程直接形成的。是工程建設(shè)直接形成的工程文件就必須歸檔，而工程資料是游離于工程建設(shè)以外形成的，只有參考價值而沒有查考價值，不屬于工程文件歸檔內(nèi)容和范圍，決不能進工程檔案。因此，辨析工程文件與工程資料區(qū)別的的基本維度在于：是否是在建設(shè)工程活動中直接形成的，是直接形成的就是工程文件，就必須歸檔，不是直接形成的就是工程資料，就不應(yīng)歸檔。只要把握住這個關(guān)鍵點，就能從根本上區(qū)分工程文件和工程資料，也就搞清楚了兩者之間的概念和含義。

三、工程資料與工程文件區(qū)別的外延辨析

外延是一個概念所確指的對象范圍。公路建設(shè)工程文件概念的外延是指工程文件的對象范圍，這個范圍是確指的，是不能任意擴大或縮小。工程資料也有其自身的概念，根本不是工程文件概念的對象范圍。因此，工程資料是不能轉(zhuǎn)化為工程文件的。在實踐中公路工程的檔案管理人員常見的錯位認知有以下幾個方面：

（一）借用外單位的地質(zhì)資料向工程文件轉(zhuǎn)化的誤區(qū)

有的工程建設(shè)單位在建設(shè)活動中，為趕工期，節(jié)約經(jīng)費，有不少項目的地質(zhì)資料是向有關(guān)單位借用或購買復(fù)制過來的，雖然有些資料是反映相鄰單位的地質(zhì)情況，但與工程地段相距近，當其中部分地質(zhì)資料作為設(shè)計依據(jù)時，應(yīng)將此地質(zhì)資料轉(zhuǎn)化為建設(shè)工程檔案。如果這樣做就必然會陷入借用地質(zhì)資料向工程文件轉(zhuǎn)化的誤區(qū)。首先這些地質(zhì)資料是借來的或購買的，是其他工程形成的；其次根本不是本公路建設(shè)工程范圍內(nèi)地質(zhì)鉆探形成的真實記錄，而是相鄰單位相距較近地段的地質(zhì)資料。再次是此資料只有參考價值，而決不能成為本工程的設(shè)計依據(jù)。工程地質(zhì)是復(fù)雜多變的，是看不見摸不著的，有的相距幾米就會有不同的探測結(jié)果，更不用說相鄰單位或相近地段的地質(zhì)資料了。因此，上述所說的地質(zhì)資料只能作為本工程資料保存，決不能歸入工程文件。否則，工程檔案的準確性根本無法保證，后患無窮，貽害子孫。

（二）預(yù)測活動中收集的資料向建設(shè)工程文件轉(zhuǎn)化的誤區(qū)

在實際工作中還出現(xiàn)過一下情況，因為任何重要的工程項目、科研課題都需要進行科學決策，而科學決策的基礎(chǔ)是預(yù)測，在預(yù)測活動中收集的大量資料，如反映技術(shù)發(fā)展趨勢，市場發(fā)展前景等有關(guān)的論文、文章，一旦作為預(yù)測的基礎(chǔ)資料時，就將此類資料歸入檔案。這種做法也是個誤區(qū)。針對公路工程建設(shè)而言，任何其他工程、科研課題形成的技術(shù)預(yù)測報告，科研課題形成的技術(shù)論文、文章都是資料，只有參考和借鑒作用，并且是部分內(nèi)容的參考和借鑒，更不能轉(zhuǎn)化為工程文件，只能作為工程資料保存。只有在本工程的預(yù)測活動中，直接形成的預(yù)測報告、科研報告，哪怕把其他工程、科研課題的論文、文章絕大部分內(nèi)容被抄寫到新形成的預(yù)測報告、科研報告中，也是本工程文件，才能歸入本工程的檔案。

（三）替代設(shè)備資料向設(shè)備文件轉(zhuǎn)化的誤區(qū)

在實際工作中，有不少施工單位的設(shè)備圖紙因種種原因而丟失、損壞，在設(shè)備維修中，使用了同型號不同廠家生產(chǎn)的或同類型不同規(guī)格的有關(guān)圖紙資料，此類圖紙資料已由原來的參考作用轉(zhuǎn)化為依據(jù)作用，應(yīng)歸入科技檔案。如果這種做法就會陷入替代設(shè)備資料向設(shè)備文件轉(zhuǎn)化的誤區(qū)。圖物相符是工程竣工圖和設(shè)備隨機圖不可改變的原則。上述圖紙雖然是同型號或同類型，但是，是不同廠家、不同規(guī)格的設(shè)備圖紙，制作、安裝、調(diào)試也決不會相同，只能借來作參考，而不具有依據(jù)作用，絕對不能歸入本設(shè)備的檔案，即便是歸檔了，這些圖物不符的圖紙又有何用？要歸檔也必須是設(shè)備維修中參考、借鑒其它設(shè)備圖重新繪制的圖紙。假如設(shè)備圖紙丟失或損壞，也只能復(fù)制同一廠家、同一型號、同一規(guī)格、同一批次的設(shè)備圖紙?zhí)娲鷼w檔，也是補救的措施之一。

（四）新技術(shù)新工藝的有關(guān)資料向科技文件轉(zhuǎn)化的誤區(qū)

在公路工程建設(shè)過程中，經(jīng)常會遇到利用新技術(shù)新工藝進行的施工活動，由于采用外來新技術(shù)、新工藝資料而創(chuàng)造的操作方法，使產(chǎn)品的優(yōu)質(zhì)品率和數(shù)量大幅度提高。這些新技術(shù)、新工藝大多來自外來技術(shù)資料的消化吸收，我們的檔案人員就認為，如果不把這些有關(guān)的技術(shù)資料歸入檔案部門，那么產(chǎn)品檔案就不完整、不準確。筆者認為運用新技術(shù)、新工藝借鑒、吸收、消化的外來技術(shù)資料，只有設(shè)計出新圖紙，編制出新的操作方法和新工藝流程，記錄改革創(chuàng)新工藝的真實過程的技術(shù)文件，才能歸入檔案。參考、消化、吸收外來技術(shù)資料不需歸檔保存。假若歸檔保存，產(chǎn)品檔案的不準確性就會更大，以后對這些設(shè)備保養(yǎng)、維修的技術(shù)參數(shù)就無所適從。

第4篇

1、開展國土資源宣傳工作。在4.22地球日、6.25土地日、8.29測繪日等主題日開展相關(guān)的咨詢宣傳活動。到小學開展2-4次國土資源專題講座，在2個村社向廣大村民開展國土資源宣傳咨詢和講座活動，發(fā)放宣傳材料，解答法律法規(guī)方面的疑問。

2、開展土地執(zhí)法監(jiān)察工作。做好土地執(zhí)法動態(tài)巡查的制度建設(shè)，落實好動態(tài)巡查的效果。結(jié)合開展基本農(nóng)田保護、地質(zhì)災(zāi)害群測群防工作，和村社密切配合，力爭取得預(yù)期效果。

3、開展基本農(nóng)田保護工作。完善制度建設(shè)和做好“七有”標準的落實。在重點地段更新制作基本農(nóng)田保護標志牌。

4、做好地籍管理的相關(guān)工作。完善檔案資料的收集整理歸檔工作，編寫目錄和檔案封面。

5、加強開展國土資源業(yè)務(wù)專業(yè)學習和政治理論學習，撰寫相關(guān)論文在市級媒體刊物以上發(fā)表，在《中國國土資源報》上發(fā)表報道2篇，報送信息報道6篇以上。

第5篇

關(guān)鍵詞：檔案 信息 規(guī)范化 管理 措施

進入信息時代后，我國檔案數(shù)量與日俱增，其中，地質(zhì)行業(yè)資料有以地球系統(tǒng)科學為核心的基礎(chǔ)地質(zhì)研究成果，研究方法，以及圖文地質(zhì)資料，實物地質(zhì)資料，圖書文獻等館藏資源。以上信息主要以新聞，出版物，期刊，圖件、數(shù)據(jù)庫、圖集、應(yīng)用系統(tǒng)、實時數(shù)據(jù)、科普等方式展示。實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化管理的根本目標就是要實現(xiàn)檔案保管的系統(tǒng)化和案卷的完整化，進而促進檔案信息資源的價值最大化和利用便捷化。要充分地開發(fā)和利用檔案信息資源，基礎(chǔ)和前提是要實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化，這兩者是相輔相成、互相促進的。

1 更新觀念，提高檔案信息資源服務(wù)的主動性

要充分做好檔案信息資源的開發(fā)利用工作，就必須樹立社會服務(wù)觀念和市場經(jīng)濟觀念。一是要確立主動服務(wù)的觀念。檔案部門工作人員只有確立主動服務(wù)的觀念，才能產(chǎn)生自覺的服務(wù)行動。二是要確立開放觀念。檔案工作者只有從封閉走向開放，主動融入社會，了解并把握檔案利用的需求，才能有效地開發(fā)和傳遞檔案信息。三是要確立競爭的觀念。檔案工作者必須增強憂患意識，從而產(chǎn)生開發(fā)檔案信息資源的強大動力。四是要確立市場觀念。在市場經(jīng)濟條件下，所有工作都必須以市場需求為導(dǎo)向，并與市場經(jīng)濟競爭相適應(yīng)。

2 豐富館藏，深層次開發(fā)檔案信息資源

要按照《檔案法實施辦法》和《檔案法》的相關(guān)規(guī)定，多渠道、多層次地征集和收集檔案資料，特別要收藏科技、經(jīng)濟和地方特色等方面的檔案資料，豐富館藏，提高館藏質(zhì)量。要逐步擴大檔案信息的開發(fā)規(guī)模，系統(tǒng)地開發(fā)和利用各級檔案館的館藏檔案信息，深入研究經(jīng)濟活動方面的檔案資料，根據(jù)研究成果寫成論文或報告，提供給有關(guān)方面作為參考。要針對社會熱點問題開發(fā)檔案信息資源，把現(xiàn)實信息和館藏信息加以整理匯編，提供給有關(guān)部門作為解決熱點問題的參考，為推動本地區(qū)的社會經(jīng)濟發(fā)展做貢獻。

3 擴大科技檔案的利用范圍

檔案工作的根本目的是為了使檔案得到更好的利用。要按照《檔案法實施辦法》和《檔案法》的規(guī)定及時進行調(diào)整，根據(jù)情況適當放寬對部分檔案的限制。特別是科學、經(jīng)濟、文化、技術(shù)等類檔案，要擴大向社會開放的范圍，進行科技檔案信息的交流和成果的推廣，實現(xiàn)知識和信息的共享。檔案部門要積極參與成果的轉(zhuǎn)讓，建立科技檔案信息中心，對檔案進行加工和整理，并開展科技檔案信息的交流，以促進科技成果盡快轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實生產(chǎn)力。

3.1 加強網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)，創(chuàng)新檔案服務(wù)手段。加快檔案信息的互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化，以達到資源共享的目的。建立檔案管理部門網(wǎng)站，開展網(wǎng)上利用等相關(guān)服務(wù)。積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索。以網(wǎng)站為基礎(chǔ)，進一步加快檔案信息資源的數(shù)據(jù)庫建設(shè)，實現(xiàn)檔案信息資源的數(shù)據(jù)庫化和數(shù)字化。

在網(wǎng)上公開部分檔案目錄，以方便利用者查詢檢索。

開展在線服務(wù)，方便利用者在網(wǎng)上與檔案管理部門進行信息交流，并提供查詢和資信服務(wù)。

3.2 加強橫向聯(lián)合，實現(xiàn)信息資源共享。在這個高速發(fā)展的信息時代，人類的信息和知識總量在急劇增長，單獨一個文獻部門不可能將所有信息和知識全部加以收集、整理、保存和利用。因此，包括檔案管理部門在內(nèi)的所有文獻部門應(yīng)當建立一個完整的社會信息系統(tǒng)，建立聯(lián)合目錄，形成網(wǎng)絡(luò)，實行資源共享，方便信息利用者更多也更廣泛地獲取信息和知識，更好地滿足社會多方面的需要。

3.3 規(guī)范新老檔案員的工作交接手續(xù)。過去有的單位老檔案員在調(diào)換工作時，幾乎不清點收藏檔案數(shù)量，鑰匙一交，“拍屁股走人”，這就致使新檔案員在接工作后，不熟悉檔案家底，不知道各種門類、各種載體檔案的分類方案和檔案保管期限的規(guī)定，最終在整理檔案時無從下手。這樣草率的交接工作影響了單位檔案業(yè)務(wù)工作的正常開展。為避免今后再發(fā)生這類情況，《認證標準》要求新老檔案員在交接工作時，必須當面點清收藏檔案的數(shù)量和門類，登記臺賬必須與實物相符，雙方或三方（主管檔案工作的辦公室主任參加）在交接清單上履行簽字手續(xù)，以分清責任（認證時，查近10 年的交接手續(xù)）。

4 提高個人業(yè)務(wù)素質(zhì)，搞好檔案編研

要實現(xiàn)檔案工作的規(guī)范化管理，檔案工作人員必須提高自己的業(yè)務(wù)素質(zhì)。關(guān)于檔案工作的基本理論知識和具體操作的業(yè)務(wù)知識，可以通過參觀學習和業(yè)務(wù)培訓(xùn)等方式逐步提高。檔案工作者學習掌握外語，是新形勢下對檔案管理人員提出的一項新任務(wù)，因為隨著越來越多的部門對外開放步伐的加大和加快，很多檔案部門中不可避免地會出現(xiàn)一些外事檔案，如果管理人員不會外語，也就不認識自己管理的對象，不利于工作的正常開展。

檔案工作者要努力學習并掌握計算機知識，逐步學會使用計算機管理檔案。隨著辦公現(xiàn)代化的發(fā)展，越來越多的現(xiàn)代化辦公設(shè)備進入了檔案館（室），這些設(shè)備逐步變成了檔案人員的工具，如果檔案工作者不會使用工具，那么就不能正常地開展工作，因此學習使用各類現(xiàn)代化設(shè)備，也是檔案工作人員必須學習的知識。

5 結(jié)束語

為社會發(fā)展提供地學信息和檔案查詢等專項服務(wù)，是新時期國家賦予地質(zhì)調(diào)查檔案管理工作的重要職責和使命。作為地質(zhì)調(diào)查機構(gòu)的專門處室，應(yīng)該站在的季度上，加強，積極推進，充分挖掘、整合和展示中國地質(zhì)調(diào)查工作的信息資源，為提高地質(zhì)調(diào)查工作服務(wù)，提升地質(zhì)檔案管理和開發(fā)利用工作做好支撐。

參考文獻

［1］ 張福玲.淺談檔案規(guī)范化管理與信息資源開發(fā)利用［J］.當代礦工，2008（10）

第6篇

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò) 教育 成功 服務(wù)

正文

網(wǎng)絡(luò)教育服務(wù)發(fā)展的主要任務(wù)就是創(chuàng)造符合學習者需要和期望的服務(wù)結(jié)果的機會，也就是澄清服務(wù)提供商和學習者之間的正確的需要。學習者對服務(wù)過程和結(jié)果的理解和觀點，就形成了質(zhì)量的理解和此項服務(wù)的滿意度。例如，以學習者客觀評估網(wǎng)絡(luò)教育服務(wù)的意見作為評價網(wǎng)絡(luò)教育服務(wù)質(zhì)量的標準之一。

在網(wǎng)絡(luò)教育服務(wù)質(zhì)量的研究中，網(wǎng)絡(luò)教育服務(wù)的資源和服務(wù)過程的資源結(jié)構(gòu)安排也是非常重要的。如果能發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)教育服務(wù)資源的潛能，也就是發(fā)揮服務(wù)群體的潛能，網(wǎng)絡(luò)教育服務(wù)將能提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。網(wǎng)絡(luò)教育服務(wù)的資源可被理解為網(wǎng)絡(luò)教育服務(wù)人員、技術(shù)資源、提供的硬件設(shè)備，還有組織結(jié)構(gòu)。提供的網(wǎng)絡(luò)教育服務(wù)資源必須符合顧客的需要和希望是網(wǎng)絡(luò)教育資源的最基本要求。網(wǎng)絡(luò)教育服務(wù)資源的質(zhì)量好壞密切關(guān)系到是否能夠提供優(yōu)質(zhì)的網(wǎng)絡(luò)教育教育服務(wù)。網(wǎng)絡(luò)教育服務(wù)資源是網(wǎng)絡(luò)教育服務(wù)的先決條件之一。

從學生角度著眼，同傳統(tǒng)教學相比，遠程教育學生與教師在時間和空間上處于分離狀態(tài)，媒體教學資源取代了傳統(tǒng)的老師、粉筆和黑板，這一點同傳統(tǒng)教學是截然不同的，學生對于知識接收機制也不一樣。如何有效組織利用學習資源，保證對學生的有效引導(dǎo)，如何建立學生與教師之間雙向通訊和反饋機制來保證學生在自學過程中克服學習困難和心理問題，都是學生在學習過程中必須要解決的問題，也是學習支持服務(wù)的重要內(nèi)容。

因此只有針對遠程教育與傳統(tǒng)教育的差異建立學習支持服務(wù)模式，并針對遠程教學的全過程和學生遠程學習過程中的行為特點，提供有針對性的全方位的服務(wù)，在觀念、制度和模式上大膽創(chuàng)新，做好學習支持服務(wù)，才能夠確保遠程教育大規(guī)模發(fā)展的同時，保證教育質(zhì)量，從而保證當代遠程教育的迅速發(fā)展。

中國地質(zhì)大學（武漢）遠程與繼續(xù)教育學院紹興學習中心依托建設(shè)單位是紹興市職工中等專業(yè)學校，學校隸屬紹興市總工會，是1985年4月經(jīng)浙江省教育廳批準成立的一所地區(qū)性、綜合型成人中專學校。2003年11月學校與中國地質(zhì)大學（武漢）簽訂辦學協(xié)議，正式成為中國地質(zhì)大學遠程與繼續(xù)教育學院的校外學習中心。

中心自成立以來，始終堅持基于互聯(lián)網(wǎng)的教學技術(shù)模式，將網(wǎng)上管理和網(wǎng)下管理結(jié)合起來，將管理和服務(wù)結(jié)合起來，逐步形成了一整套與教學和教學管理模式相適應(yīng)的學生服務(wù)體系。包括：咨詢服務(wù)、學生日常服務(wù)、個性化學習指導(dǎo)服務(wù)、教材服務(wù)、考試服務(wù)以及校外學習中心服務(wù)等一系列完善的助學、導(dǎo)學服務(wù)體系，全方位打造學習支持服務(wù)，確保教學工作的實施和教學成果的獲得。目前學習中心共有注冊學生12000余人，已畢業(yè)近10000人，在讀生2000余人。連續(xù)五年度被中國地質(zhì)大學（武漢）遠程與繼續(xù)教育學院評為“示范學習中心”；2007――2011年度被浙江省紹興市教育局評為“紹興市遠程教育優(yōu)秀校外學習中心”。中心的主要成功經(jīng)驗是：

一、追求站點管理更規(guī)范

幾年來，我們始終把現(xiàn)代遠程教育視為一種嶄新的教育手段，視為培養(yǎng)造就人才的重要舉措。因此在辦學指導(dǎo)思想上重點突出了“三個堅持”：即堅持把“三個育人”和“三個面向”作為辦學的指導(dǎo)思想；堅持把國家教育工作的路線、方針、政策作為辦學的根本依據(jù)；堅持把主辦學校的規(guī)章、制度和要求作為辦學的基本準則。注重把好辦學方向、生員質(zhì)量和教學質(zhì)量三關(guān)。同時，在開展遠程教育工作中，我們始終堅持“以人為本，質(zhì)量立校，創(chuàng)新強校和資源共享”的理念，把培養(yǎng)崗位型、技能型和應(yīng)用型人才作為辦學目標。實踐中，著重掌握遠程教育的主要任務(wù)，教學模式、管理體系、教學手段、保障條件等，一系列舉措有效保證了教學管理工作的順利開展。

1、我們把國家的政策規(guī)定視為辦學的靈魂，融會貫通辦學的各個環(huán)節(jié)之中，堅持依法辦學，依法治教。面對市場經(jīng)濟形勢，我們注意處理好社會效益與經(jīng)濟效益，國家利益與個人利益的辯證關(guān)系，牢牢把握教書育人這根主弦。“學習中心”設(shè)立以來，我們在辦學行為上做到了“三無”：即無以校外學習中心的名義舉辦其他教學活動和經(jīng)營活動；無以校外學習中心名義發(fā)放畢（結(jié)）業(yè)證書和培訓(xùn)資格證書；無設(shè)置站外站、站外點的行為。嚴肅了政策規(guī)定，維護了主辦學校的權(quán)益。

2、認真做好收費工作是開展遠程教育的重中之重，因此我們始終不渝地嚴守國家的政策規(guī)定，在收費工作中牢牢把握“三條依據(jù)”：一是當?shù)匚飪r部門的名文規(guī)定，二是主辦學校當?shù)匚飪r部門的名文規(guī)定，三是主辦學校的名文規(guī)定。堅持做到“三不”：即不擅自擴大收費項目；不擅自提高收費標準；不搞無政策依據(jù)的收費。近年來，我們沒有出現(xiàn)任何違規(guī)收費的現(xiàn)象，也沒有收到任何學生的投訴。

3、健全服務(wù)機構(gòu)。雖然國家經(jīng)濟形勢轉(zhuǎn)好，但網(wǎng)絡(luò)教育招生依然十分嚴峻，為保持良好的發(fā)展勢頭，學校由校長親自擔任試點高校網(wǎng)絡(luò)教育紹興市職工中專學習中心負責人，主管招生、教學、教務(wù)管理等工作。年學校下設(shè)網(wǎng)絡(luò)教育招生辦公室、學歷教育科、財務(wù)室和綜合辦公室。現(xiàn)有管理人員13人。招生辦公室負責網(wǎng)絡(luò)教育招生宣傳、入學考試、上報學生信息、負責發(fā)放入學通知書和學生注冊報到等工作。學歷教育科承擔學習中心的教學教務(wù)管理工作，配合試點高校網(wǎng)絡(luò)教育學院做好學生學籍管理工作，承擔網(wǎng)絡(luò)學院下達的教學環(huán)節(jié)的組織管理工作。財務(wù)室負責學習中心的收費和學生學雜費的管理和結(jié)算等。辦公室負責學習中心的后勤服務(wù)等工作。

4、修訂管理制度。為保證整個教學管理、學生學習服務(wù)支持工作過程的制度化、規(guī)范化，學習中心自成立初期就重視規(guī)章制度的建設(shè)，目前除了學校內(nèi)部管理制度、學校檔案管理制度以外，有關(guān)現(xiàn)代遠程教育的規(guī)章制度就有10多個。同時學習中心把落實管理職責，明確管理目標作為網(wǎng)教工作的重中之重，特別是要求信息管理員認真做好網(wǎng)絡(luò)維護、信息傳送、文本處理等學習支持服務(wù)工作，以確保網(wǎng)院―中心―學員之間的信息暢通，以便及時執(zhí)行上級下達的各項文件通知，傳達好相關(guān)會議精神。

5、開展教育研究。現(xiàn)代遠程教育是一種嶄新的教學方式和手段。為了不斷提高辦學質(zhì)量我們堅持在實踐中學，在學習中，做到教學與研究有機結(jié)合，不斷增強辦學能力。具體抓了“兩個環(huán)節(jié)”：一是堅持從書本上學習。我們訂購了遠程教育的資料，要求所屬人員利用業(yè)余時間抓好自學，把遠程教育的目的、要求、方法、標準等滲透在腦海里，聯(lián)系在工作中，使教育者先受教育。二是組織業(yè)務(wù)研究。我們每半年要組織召開一次遠程教育工作業(yè)務(wù)研討會，重點學習政策規(guī)定，兄弟單位的做法、經(jīng)驗，解剖自己的工作學習，研究教育措施、辦法。通過學習研究，豐富了知識，開拓了視野，增強了做好遠程教育的責任感和事業(yè)心。

二、實現(xiàn)招生工作更高效

招生是辦學的硬指標，它直接關(guān)系到學校的生存與發(fā)展。面對招生市場的生員爭奪戰(zhàn)，我們始終堅持“政策在胸，紀律在握，積極工作，嚴守法紀，實事求是，擇優(yōu)招錄”的基本原則。在實踐中做到了“三實”、 “三不”：即實事求是地張貼主辦學校提供的招生廣告；實事求是地進行口頭宣傳；實事求是地把握入學者的條件；不搞跨市宣傳和招生；不搞誤導(dǎo)、錯導(dǎo)和誘導(dǎo)招生廣告；不把不符合條件的學生招收入學。學校多次召開招生工作會議，研究部署招生對策，根據(jù)生源市場的情況采取了靈活的招生形式。從校領(lǐng)導(dǎo)做起，層層明確落實招生任務(wù)，將招生任務(wù)與教職工的業(yè)績考核掛鉤。不斷加大招生宣傳力度，通過報紙、電視、網(wǎng)站宣傳招生。以2012年為例：全校教師齊心協(xié)力、克服重重困難，招生工作終于取得良好成績，全年共計招生800人，注冊交費近785人。在激烈的競爭環(huán)境中，許多教師成為了出色的業(yè)務(wù)員。

三、推進教學管理更科學

教學管理是網(wǎng)絡(luò)教育的關(guān)鍵，只有不斷強化教育管理的規(guī)范化意識，才能確保網(wǎng)絡(luò)教育的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展，這是學校全體教職員工形成的共識。在明確的辦學方向指引下，學校積極踐行規(guī)范管理的思想，重點從五個方面加以落實：

（1）加強入學教育管理。每年級新生報到注冊時，學習中心均舉行新生開學典禮，進行入學教育。我們把網(wǎng)絡(luò)教育學生入學教育主要分為三部分進行：一是有關(guān)網(wǎng)絡(luò)教育的知識教育。包括網(wǎng)絡(luò)教育的思想、教學內(nèi)容、教學方法等。二是遠程教育技術(shù)知識的教育。包括計算機的基本操作技能、常見的工具軟件的使用方法、網(wǎng)絡(luò)基本技術(shù)訓(xùn)練、如何上網(wǎng)瀏覽教學資源、如何利用電子郵件交流信息等。三是教學資源介紹。各專業(yè)、各門課程都有哪些教學資源、如何查找教學資源等，了解遠程教育的教學組織形式，教學資源的特點、學習支持服務(wù)方式等。

（2）加強教學計劃、教材管理。我們能認真執(zhí)照網(wǎng)絡(luò)學院制定的教學計劃，提前征訂下一學期教材及輔導(dǎo)材料。今年完成了地大網(wǎng)院十幾個專業(yè)兩萬余冊教材的征訂工作，同時建立了教材管理檔案。

（3）加強日常考試管理

今年學習中心共組織各類期末考試、入學考試、補考計十余次。在每次考試之前，都對全校教職工進行嚴格分工，做好各項準備工作。認真制作考務(wù)手冊，制作考試座位表，安排和布置考場，并做好監(jiān)考老師的安排工作。另一方面嚴格考試操作程序，從各類試卷下載、印制、裝訂、分裝、保管、核對均實行專人負責。考試結(jié)束后及時收集、整理、檢查試卷，封卷，統(tǒng)計缺考、免考名單。

（4）加強統(tǒng)考工作管理。除了常規(guī)的學期考試外，學習中心也非常重視本科專業(yè)的《計算機應(yīng)用基礎(chǔ)》、《大學英語》兩門課程的統(tǒng)考工作。隨著教育部對網(wǎng)絡(luò)教育統(tǒng)考工作的推進與深入，為保證本科學員順利通過網(wǎng)絡(luò)教育的統(tǒng)考，確保高通過率，我們加強了考前面授教學。聘請紹興高校專業(yè)課教師為學生講重點、講難點、講方法、講思路，引導(dǎo)、幫助學生進行自主學習。我們?yōu)閷W員安排了一個月時間的面授輔導(dǎo)，整理下發(fā)考試復(fù)習資料，如2012年，學員參加本科統(tǒng)考合計參考人員達 300人次。計算機通過率為80%，大學英語通過率達到68%。

（5）加強畢業(yè)工作管理。按照網(wǎng)院要求下載論文資料，制訂論文寫作管理規(guī)范，將資料、寫作規(guī)范、任務(wù)書、選題表、論文范例及時下發(fā)給學員。認真做好本科學生的畢業(yè)論文答辯工作，2012組織180名本科學員參加了由網(wǎng)絡(luò)學院組織的畢業(yè)論文答辯，832位學員取得了專科、本科畢業(yè)文憑。

四、拓展支持服務(wù)更靈活

我們在遠程教育工作中，注重處理教與學、師與生的相互關(guān)系，提倡能者為師，以強幫弱，取長補短。一是師生互動。我們堅持教中有學，學中有教。尤其對學生提出的重點、難點和疑點問題老師認真負責的解答和指導(dǎo)。老師在教學中還注重采取提問式和研討式等方法，給學生創(chuàng)造獨立思考和互相切磋的機會，活躍教學氣氛，增強教學工作的趣味性。二是小組互動。我們根據(jù)教學班的人員情況，合理編班編組，成立了班委會，選配了班干部和學。每個學習小組又成為一個協(xié)助組，遇到難題共同研討，共同會診，群力攻關(guān)。三是座談討論。我們經(jīng)常組織召開座談和研討會，收集情況，征求意見，讓師生在一塊共同研討，學術(shù)交流，起到了助學的效果。

五、提升檔案管理更完善

第7篇

論文摘要：檔案信息化、信息化建設(shè)一直是新時代檔案管理追求的目標，上個世紀末開始的計算機信息技術(shù)的高速發(fā)展是我國檔案信息化管理的契機。本文對檔案信息化、信息化建設(shè)進行了一些討論。

在當前迅猛發(fā)展的信息社會下，檔案信息化和檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案事業(yè)應(yīng)對迅猛發(fā)展的信息社會的必然選擇。從黨和國家明確提出的“已信息化帶動工業(yè)化”的要求，到國家檔案局提出的“已檔案信息化促進檔案事業(yè)發(fā)展的目標”要求，檔案信息化和檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案信息服務(wù)社會的最佳技術(shù)手段和實現(xiàn)途徑。傳統(tǒng)的檔案實體管理體制已經(jīng)開始徹底改變，檔案信息化和信息化建設(shè)勢在必行。自2000年全國檔案工作會議上正式提出了檔案信息化的概念后檔案信息化建設(shè)在全國各類檔案館（室）中蓬勃開展起來。對于檔案信息化及檔案信息化建設(shè)以前我是知之甚少的，在這幾年的工作實踐及學習中逐步有了一些認識，現(xiàn)將我的一些拙識淺見拿來與大家一起探討。

一、究竟什么是檔案信息化？什么是檔案信息化建設(shè)？檔案信息化是指檔案管理模式從以面向檔案實體保管為重點，向以檔案實體的數(shù)字化信息這種主要形式向社會提供服務(wù)為重心的轉(zhuǎn)變過程。在這樣的轉(zhuǎn)變過程中要實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化；要實現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化；要實現(xiàn)檔案信息高度共享，而這必將引發(fā)檔案管理模式的變革。檔案信息化建設(shè)是指是指利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫。

檔案信息化和檔案信息化建設(shè)各遵循什么原則呢？

檔案信息化應(yīng)遵循以下三個原則：

1、規(guī)范性原則：制定和實施檔案工作標準和規(guī)范，是檔案工作現(xiàn)代化的需要，是提高工作質(zhì)量和效率的需要。實現(xiàn)館（室）藏檔案信息化，一方面可以將館（室）藏的檔案通過掃描等技術(shù)手段轉(zhuǎn)化成計算機可識別和處理的數(shù)字化信息，另一方面可以通過接收電子文件進館，但不管是通過館（室）藏檔案數(shù)字化還是接收電子文件，都應(yīng)該堅持規(guī)范性原則，制定相應(yīng)的標準、規(guī)范和法規(guī)，如：字符內(nèi)部編碼標準、數(shù)據(jù)處理格式標準、信息輸出標準（包括信息的顯示、打印、傳遞等直接面向網(wǎng)絡(luò)用戶的服務(wù)格式）及數(shù)據(jù)交換標準。只有這樣才能使電子文件的歸檔，傳統(tǒng)介質(zhì)檔案數(shù)字化，數(shù)字化檔案的保管、傳遞、利用等工作都實現(xiàn)有序化、標準化和規(guī)范化，避免出現(xiàn)各自為政，互不兼容，重復(fù)建設(shè)等現(xiàn)象發(fā)生。

2、安全性原則：隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化建設(shè)的不斷深入，網(wǎng)絡(luò)的脆弱性和潛在威脅也日益顯現(xiàn)出來。因此，我們必須加強網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的研究與開發(fā)，采取有力的安全策略，充分保證檔案信息的安全性。在保證檔案信息的安全性方面我們可以采取：物理安全策略；訪問控制策略；（如入網(wǎng)訪問控制、網(wǎng)絡(luò)的權(quán)限控制、目錄級安全控制、屬性安全控制、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器安全控制、網(wǎng)絡(luò)監(jiān)測和鎖定控制、網(wǎng)絡(luò)端口和節(jié)點的安全控制、防火墻控制等。）信息加密策略；網(wǎng)絡(luò)安全管理策略等。

3、效益性原則：由于檔案信息數(shù)字化建設(shè)是一項巨大的系統(tǒng)工程，需要投入相當?shù)娜肆Α⑽锪Α⒇斄Γ虼吮仨氁袷匦б嫘栽瓌t，講究信息化工作的效益，要根據(jù)自身的能力，根據(jù)館（室）藏基礎(chǔ)，分析用戶需求，研究館（室）藏體系還要考慮館（室）藏檔案的利用率。選擇數(shù)字化的內(nèi)容要“經(jīng)典”，主題要與社會利用“熱點”相結(jié)合，把重要的，利用率較高的檔案進行數(shù)字化，把那些利用率較高且利用后能產(chǎn)生較大經(jīng)濟效益和社會效益的檔案數(shù)字化，可以帶來巨大的效益。而那些利用率不高的檔案則無需數(shù)字化，否則浪費大量的人力、物力和財力。還可以根據(jù)館（室）藏檔案的特色選擇這些檔案進行數(shù)字化，提供獨具優(yōu)勢的服務(wù)。因為從某種意義上說，特色就是優(yōu)勢，特色館藏信息和特色服務(wù)往往是贏得用戶和創(chuàng)造效益與價值的關(guān)鍵所在。在進行數(shù)字化建設(shè)時，要以用戶的需求為導(dǎo)向，做到按“需”數(shù)字化。

以我單位為例：我單位現(xiàn)保管著管理類檔案、產(chǎn)品檔案、科學技術(shù)研究檔案、基本建設(shè)檔案、實物檔案、照片檔案、地質(zhì)檔案等多種類別的檔案。但其中以地質(zhì)檔案的利用率最高。地質(zhì)檔案中詳細的記錄著每一口油水井的動、靜態(tài)資料以及每口井從投產(chǎn)到目前的生產(chǎn)數(shù)據(jù)，油水井演變過程，能給我們提供初始條件下地下儲層的情況，是原油生產(chǎn)建設(shè)的主要依據(jù)，是科學決策的基礎(chǔ)條件。有效利用地質(zhì)檔案為油田的高效開發(fā)和穩(wěn)產(chǎn)提供了強有力的保障。因此我室就將地質(zhì)檔案做為檔案數(shù)字化工作的重點，集中投入大量的人力、物力、財力率先對二十一萬余份地質(zhì)檔案進行了檔案信息數(shù)字化工作。

那么檔案信息化建設(shè)又需要遵循什么原則呢？在進行檔案信息化建設(shè)時，應(yīng)遵循的基本原則是：

1、文檔一體化，是檔案信息化建設(shè)的前提。這就要求把檔案信息化納入到辦公自動化的總格局之中，與辦公自動化融為一體，同步進行。同時，也要求檔案人員積極介入此項工作中，提出檔案管理和電子文件歸檔方面切實可行的需求。

2、歸檔雙軌制，是紙質(zhì)文件向電子文件過渡過程中必須堅持的原則。雖然電子文件大量產(chǎn)生和應(yīng)用，但它的法律作用和憑證作用尚未取代紙質(zhì)文件的地位。據(jù)專家預(yù)計，在較長的時期內(nèi)，紙質(zhì)文件和電子文件還會繼續(xù)并存。而且按照國家檔案局的要求，電子文件必須與相同版本的紙質(zhì)文件一同歸檔。檔案信息化建設(shè)是檔案工作在網(wǎng)絡(luò)時代的必由之路，是深化檔案社會化服務(wù)的必然要求。它是一項耗資大、要求技術(shù)含量高的業(yè)務(wù)建設(shè)。作為企業(yè)內(nèi)部的檔案館（室）要想在信息化建設(shè)中有所建樹，使檔案工作適應(yīng)社會和時展的需要，并能將檔案信息化建設(shè)落到實處還應(yīng)該堅持前瞻、協(xié)作、實用、人才儲備四項原則。

1、前瞻原則：檔案信息化建設(shè)的終極目標是建立數(shù)字化檔案館，將檔案資源和檔案各項管理通過信息系統(tǒng)加工和計算機網(wǎng)絡(luò)的傳輸，實現(xiàn)檔案信息的合理配置與開發(fā)利用，最大限度地實現(xiàn)信息資源的社會共享。它需要分階段、分層次、分步驟地有序進行，是一項耗資巨大、復(fù)雜的系統(tǒng)工程。建設(shè)所需的各類硬件及網(wǎng)絡(luò)設(shè)施、軟件開發(fā)以及進行數(shù)字化的投入，都需要高昂的費用。因此，在信息化實施過程中，作為企業(yè)內(nèi)部的檔案館（室）在極其有限的財力前提下，一定要審時度勢，深入調(diào)查，科學論證，努力保證軟硬件配置、軟件開發(fā)標準和網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)等在各實施階段的一致性，將有限的財力用在信息化建設(shè)的關(guān)鍵部位，保證軟硬件資源的可繼承性，使其既能適應(yīng)當前信息業(yè)的特點和要求，還能符合今后發(fā)展和應(yīng)用的趨勢，盡可能避免資源的浪費。

2、協(xié)作原則：檔案信息化建設(shè)包括基礎(chǔ)設(shè)施、管理規(guī)范、數(shù)據(jù)庫等方面的建設(shè)，在資金、技術(shù)、設(shè)備、人才等方面都有很高的要求。對于人力、財力有限的企業(yè)內(nèi)部的檔案館（室）來說，獨立完成這些項目存在相當大的難度，這也是制約檔案信息資源建設(shè)的一大難題。因此，只有堅持協(xié)作的原則，加強與企業(yè)內(nèi)各個部門的溝通、協(xié)調(diào)與配合，主動爭取各級領(lǐng)導(dǎo)的支持和各部門的配合。才能保證這項工作在各階段的順利實施。

3、實用原則：檔案信息化建設(shè)不僅在量，更在于質(zhì)，在檔案信息化建設(shè)中，檔案館應(yīng)堅持實用的原則。不僅要對館藏檔案目錄進行數(shù)字化處理，更應(yīng)有選擇地對館藏檔案進行全文數(shù)字化，在信息服務(wù)的特色內(nèi)容和獨特形式上做文章。用自己的特色信息服務(wù)滿足社會需求，使自己的信息具備"惟一性"，從而讓利用者面對龐大的信息體系，而選擇點擊你的網(wǎng)址；根據(jù)利用者的需求，將館藏信息資源加工成系統(tǒng)的、專題的、有序的信息，有機地將它們連接成一個整體，為利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。

4、人才儲備原則：由于電子檔案信息內(nèi)容的數(shù)字化，文檔處理的一體化，電子檔案保存的技術(shù)化，開發(fā)利用形式的多樣化，使得電子檔案的管理與紙質(zhì)檔案的管理有著截然不同的方法，這就對管理人員提出了更高的要求。只有把人才問題解決好了，才能使檔案信息化建設(shè)符合正確的方向，才能滿足社會發(fā)展對檔案工作的需求。

檔案信息化建設(shè)是一項長期、全面而又具體的工作，信息化的實現(xiàn)不是檔案館（室）某一部門的工作，也不是單靠幾個計算機技術(shù)人員就能實現(xiàn)的，它需要所有檔案人員的積極參與與配合，檔案隊伍素質(zhì)對檔案工作信息化建設(shè)的質(zhì)量起著關(guān)鍵的作用，因此，檔案隊伍計算機技能的提高是目前檔案部門素質(zhì)教育的重中之重。信息化是當今世界和社會發(fā)展的大趨勢，檔案館（室）只有克服困難，迎頭趕上，與其他行業(yè)同步發(fā)展，才能適應(yīng)社會和時展的需要，更好地服務(wù)社會。

參考文獻：

楊公之：《檔案信息化建設(shè)導(dǎo)論》

第8篇

論文摘要:基建工程中相應(yīng)的檔案管理至關(guān)重要,檔案管理滲透于建設(shè)整個過程,地位特殊。本文就管理以及監(jiān)控中的不足,提出了應(yīng)對策略。

基建檔案在整個企業(yè)檔案中有著非常重要的地位,對檔案資料進行管理與監(jiān)督,雖然對工程建設(shè)沒有直接影響,但是卻貫穿于整個建設(shè)過程中的方方面面。將基建檔案管理好,能夠為企業(yè)之后工程擴建、設(shè)備檢修、技術(shù)改造等提供齊全并且真實的資料。因此,對基建中檔案的管理以及監(jiān)控加以重視十分必要,想要提高檔案的真實性與可靠性,應(yīng)當與基建進度保持同步對項目中涉及到的環(huán)節(jié)采取高效監(jiān)控,確保檔案資料的管理以及監(jiān)控緊跟工程建設(shè)的步伐。

一、基建工程項目中檔案資料監(jiān)控以及管理中的不足

對工程中的檔案資料進行管理,實際上即對工程施工整個過程里涉及到的相關(guān)資料進行收集、整理、進行合理編制并且歸檔、保管。因為工期較長,因此資料的形成也需要較長時間。項目方面有些工程較多,并且分散面廣,由于動態(tài)管理而使人員流動性高,相關(guān)責任較難落實。

1.1資料收集不夠全面

例如,某些工程上的設(shè)計有變動,在編制資料的時候,只將變更通知書進行記錄,卻未對相應(yīng)的施工進行記錄;某些待用材料尤其是以大代小的那些材料并沒有核定審批意見;部分交接驗收記錄沒有簽認手續(xù)等。對基建工程中檔案進行管理是有序管理以及動態(tài)控制高度結(jié)合的工作,必須以實事求是、科學嚴謹?shù)膽B(tài)度嚴格執(zhí)行。

1.2資料不夠準確

資料上的隨意性比較嚴重:對相同工序檢查出的數(shù)據(jù),按照其相似的數(shù)據(jù)填到了另外的同類工序中而缺少必要的檢查;部分監(jiān)測數(shù)據(jù)在所允許的誤差范圍內(nèi),害怕數(shù)據(jù)受到質(zhì)疑,便填了一些留有余地的數(shù)據(jù);引起不必要的麻煩;有的人以為只要檢查得出的數(shù)據(jù)在相應(yīng)的誤差范圍內(nèi)即可,便隨意填了一些看起來很合理的數(shù)據(jù)。準確性的檔案體現(xiàn)出自身價值的關(guān)鍵所在,必須本著嚴謹、負責任的態(tài)度來認真落實。

1.3收集與整理不夠及時

對工程對應(yīng)的檔案資料進行管理應(yīng)當從合同簽訂完成后準備開工時就著手,如圖紙會審紀要以及開工報告等,對于施工過程,根據(jù)規(guī)定對其及時予以規(guī)范記錄,努力做到開工有報告、進場有合同、變更有手續(xù)、驗收有根據(jù)、施工有記錄、對照有標準,每一個環(huán)節(jié)都應(yīng)當及時、到位。實際工作中,卻離上述要求有較大距離,記錄往往延遲,之后補“回憶錄”的現(xiàn)象較為普遍。

二、管理以及監(jiān)控措施

2.1與工程建設(shè)同步,進行全程監(jiān)控

2.1.1及時對相關(guān)人員進行培訓(xùn),提高工作質(zhì)量

一切工程合同中都對其檔案的移交進行了明文規(guī)定,施工單位作為檔案的最直接的接觸方,施工單位能否適應(yīng)檔案管理相應(yīng)的要求以及標準,樹立檔案意識等都會對檔案的質(zhì)量產(chǎn)生很大影響。有些單位僅僅較為重視入廠安全,卻缺乏檔案管理方面的培訓(xùn)。因此,必須及早對相關(guān)監(jiān)理人員進行培訓(xùn),樹立檔案思想,這樣才能夠確保資料能夠收集齊全并且質(zhì)量較好。同時,對施工單位相關(guān)人員開展文件整理、檔案管理、交工技術(shù)等培訓(xùn),加強建檔以及歸檔意識,熟悉其歸檔要求、收集范圍、整理標準等。

 

2.1.2資料分發(fā)時必須加強監(jiān)控

基礎(chǔ)建設(shè)工程在施工過程中,承建方的資料室在工程竣工以及檔案驗收中起著十分重要的作用,同時負責圖紙以及其他資料的發(fā)放。未來確保竣工時所需檔案高質(zhì)量,相應(yīng)的管理者應(yīng)當親自參與監(jiān)控資料分發(fā)的工作,分發(fā)前首先將需歸檔部分保存之后再分發(fā),特別是像詳勘這些數(shù)目有限的資料,必須妥善保管。這樣才能夠在保持圖紙清潔的同時使歸檔資料比較齊全。

2.1.3立項時應(yīng)當加強資料監(jiān)控

工程項目在立項、審批、勘察之前,相應(yīng)的管理部門并沒有成立,自然就缺少檔案管理者。而工程準備時相關(guān)材料往往比較分散,部分文件在其文書相關(guān)部門,部分文件放置在規(guī)劃部,并沒有經(jīng)過應(yīng)有文書處理程序,同時,投招標以及勘察文件又放于工程管理部。如果沒有對上述比較分散的相關(guān)資料進行及時收集,久而久之,會使收集上述文件的難度加大,甚至可能導(dǎo)致文件丟失。所以,在工程項目立項的前期,就應(yīng)當及時介入檔案的收集以及整理,由專人負責。

2.1.4對新設(shè)備的檢驗加強監(jiān)控

新設(shè)備到貨后,隨之會有相應(yīng)的圖紙資料,值得注意的是,進口設(shè)備對應(yīng)的外文資料往往是與其設(shè)備一起放置,而國產(chǎn)設(shè)備所提供的使用手冊又不足,這些環(huán)節(jié)時常會出現(xiàn)漏洞。缺乏細致認真的態(tài)度,就可能丟失設(shè)備資料。所以,必須建立合理的設(shè)備開箱檢驗相關(guān)的制度并且貫徹執(zhí)行,對開箱權(quán)限予以明確。

2.2完善制度,明確責任

對基建工程進行檔案管理是很必要也十分重要的,管理過程應(yīng)當是有目標、有計劃、有落實、有責任的活動。所以,承建單位必須建立由副經(jīng)理或者總工程師領(lǐng)導(dǎo),質(zhì)量生成或者工程檔案部門負責專管,下面的各級主管相應(yīng)的分片領(lǐng)導(dǎo),由檔案管理者以及項目經(jīng)理負責,由施工管理者來具體落實,并且對各級各類人員的權(quán)責予以明確規(guī)定。對于大型的工程項目部門一定有現(xiàn)場的檔案管理員,對于中型或者小型項目部門,應(yīng)當有兼職人員對資料進行收集以及企業(yè)應(yīng)當適時對檔案工作者進行業(yè)務(wù)相關(guān)的培訓(xùn),提高其業(yè)務(wù)水平以及工作質(zhì)量。依照檔案資料管理的重點在現(xiàn)場的特點,加強建立完善的工程檔案編制、收集、歸檔以及整理的制度。

2.3發(fā)揮合同的法律效應(yīng)

檔案管理部門應(yīng)當參與起草合同的相應(yīng)管理工作,將文件材料的歸檔以及積累當作合同中的重要內(nèi)容獨立為一條款,明確要求竣工文件材料相應(yīng)的驗收時間、質(zhì)量以及份數(shù)、副本內(nèi)容、歸檔范圍,使相應(yīng)的承建單位也對檔案管理有足夠的認識與重視,這樣以來,就以法律形式保證了歸檔工作的落到實處。

參考文獻:

[1] 田冬梅. 淺談地質(zhì)檔案資料現(xiàn)代化管理的現(xiàn)狀與對策[j]. 吉林地質(zhì), 2009;01

第9篇

文獻標識碼　B

文章編號　1009－6019－(2010)－07－02

收集整理地方病防治資料并按類別分卷歸檔，充分利用地方病防治第一手資料科學研究，出版研究文集，地方病防治論文專輯、地方病防治示范縣資料匯編、制訂地方病防治“十五”、“十一五”、“十二五”規(guī)劃，篡寫地方病防治簡史等有著重要意義。數(shù)十年來，為科學地、準確地、真實地反映我市地方病防治起源、歷程，查閱了各年代防治方法、調(diào)查數(shù)據(jù)、各類專業(yè)期刊、專著、編著、培訓(xùn)班交流論文，各年度政府工作報告，統(tǒng)計局統(tǒng)計報表，人口數(shù)據(jù)等，整理利用。在整理歸檔過程中，我們的體會主要有以下方面。

1　保證檔案資料的完整性

由于歷史原因，有許多資料往往記錄不全，缺項較多，缺頁、缺行、缺角現(xiàn)象較多，也有一部分總結(jié)報告中修改、涂改、污損嚴重，遇到這些情況，要認真、反復(fù)地前后對比，找回當事人回憶，找佐證材料，尋找同一份報告，類同報告核實資料、數(shù)據(jù)，力爭在最大程度上保證資料完整性。

2　保證資料的科學性

各年代資料時間跨度長，所反映的東西也因目的不同，調(diào)查及檢查手段不同，結(jié)論差異也很大。例如，對某事件的調(diào)查，從時間上有公歷、農(nóng)歷之分，從年齡上有周歲、虛歲之分，從里程上有公里、華里之分，從度量衡上有公斤、市斤、16兩、10兩之分，從檢測方法上更有估計數(shù)，大約數(shù)、目測數(shù)、儀器測量數(shù)，各年代的檢測儀器也各不相同，七十、八十、九十年代的儀器大多為機械控制，2000年后大多為數(shù)控，計算機自控，所測定的數(shù)值精確度相差甚遠，往往越是年代長久，與近代的測定數(shù)值可比性越小。所以既要保留資料原始準確性，也要考慮可比性。

3　保證科學資料的可靠性

對某一事件的調(diào)查中，調(diào)查人員總指揮、參加人員專業(yè)技術(shù)水平、實際工作經(jīng)驗、測量儀器的先進性都對調(diào)查事件起著至關(guān)重要的作用。例如在我市1996年大骨節(jié)病全國監(jiān)測點調(diào)查，由衛(wèi)生部專家組、西安交大醫(yī)學院，省、市、縣專業(yè)人員組成，可靠性相對大些。近年的定邊縣動物一號病，氟中毒、布魯氏菌病調(diào)查，由省、市、縣專業(yè)人員組成，調(diào)查的可靠性亦大些。

4　保證檔案資料的準確性

從我們所收集整理的檔案資料中，大多數(shù)屬地方病的專項流行病學調(diào)查資料，根據(jù)資料年份不同，調(diào)查對象不同，調(diào)查方法不同，各年份結(jié)論也有差異，也有部分資料出現(xiàn)明顯的錯誤。例如：某縣調(diào)查全縣碘缺乏病病情，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)調(diào)查結(jié)果匯總后，誤將各鄉(xiāng)鎮(zhèn)的患病率一欄相加的和64.2％作為全縣的患病率，實際患病率是2.36％，及時給予更正并注明。

5　保證檔案資料的連續(xù)性

地方病防治歷程遠遠流長，經(jīng)歷了幾十個年頭，為保證防治資料的連續(xù)性，我們努力使調(diào)查資料完整連續(xù)。例如：對歷史上一些撤縣，并縣，撤鄉(xiāng)，并鄉(xiāng)(鎮(zhèn))的資料力爭保持原貌，能歸類統(tǒng)一的盡力統(tǒng)一，有些資料按屬地該移交的移交，或者將復(fù)印件交至歸屬區(qū)域保管，使這些資料具備完整性、連續(xù)性、可比性，更好地為地方病防治服務(wù)。

6　保證檔案資料的權(quán)威性