時間：2023-05-15 16:47:25
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1.事業(yè)單位中的檔案方面的整理工作的現(xiàn)狀分析
1.1文書檔案在搜集方面不夠完整，管理方面不夠規(guī)范
就事業(yè)單位來說，它在建立之初是由政府之間眾多部門配合完成的，因而，它所涉及的資料范圍也就比較廣，包括在征地方面、裝修方面、基建方面等，相比較而言，它的任務也是比較繁重的，再加上缺乏專門的檔案方面的管理人員對資料做搜集與整理的工作，進而也就導致了檔案方面的管理工作未能到達規(guī)范標準。
1.2對檔案方面的整理工作未能引起足夠的重視
一些單位普遍認為檔案方面的整理工作不具備技術含量，在這種背景條件之下，這方面的工作也就沒有引起領導以及工作人員的高度重視，往往只是有資料就做接收的工作，如果不上交相關的資料也就沒有工作人員進行管理。這些方面都是檔案方面的整理工作當前存在的較為嚴重的問題。
1.3檔案工作人員不具備專業(yè)素養(yǎng)
在事業(yè)單位的部門設置當中，通常都是讓秘書等職員兼職檔案方面的整理工作，因此，這方面的人員就不具備專業(yè)知識，檔案方面的管理工作做到由專人負責也是比較困難的。存在的這些方面的問題對于檔案方面的整理工作是非常不利的。
2.檔案方面的整理工作應當注意的問題
2.1歸檔的范圍
對于歸檔制度來說，檔案的歸檔范圍是其中的一項重要內(nèi)容，因而，其中的文件信息能否做到齊全以及完整是正確劃分歸檔范圍的關鍵。歸檔范圍也就是說將檔案歸入所屬的文件當中以及哪些文件資料是不需要歸入檔案中的。就事業(yè)單位而言，應當依據(jù)國家以及行業(yè)的標準規(guī)定，再結(jié)合單位的實際運行情況，確定單位當中的文件材料方面的歸檔范圍。歸檔的范圍主要是以單位當中的實際活動為主，進而對單位中職能活動以及業(yè)務方面的工作做深入的反映。對外單位的資料來說，不管是上級或者是下級，還是一些非隸屬關系的單位，都應當將是否與該單位有著直接的關系、是否需要進行辦理、是否有利用價值等方面作為它歸檔的出發(fā)點。不能夠有凡是文件都進行歸檔這個現(xiàn)象的出現(xiàn)，也不能夠遺漏具有較高價值的文件。通過這些方式的采用使得檔案方面的整理工作更為科學以及合理的開展。
2.2保管的期限
就檔案的保管期限來說，主要分為永久以及定期兩種方式，在定期當中又分為了兩種，通常是三十年和十年。而永久的檔案保管意思就是能夠無期限地一直保存。主要涉及的范圍有單位當中的主要職能活動，于本單位的發(fā)展、國家的發(fā)展以及社會的發(fā)展具有久遠價值的檔案等應當永久進行保管。
2.3歸檔文件的整理
歸檔文件的整理也就是將其以“件”作為單位進行一系列的裝訂工作、分類工作、排列工作、編號工作、編目工作以及裝盒的工作。在進行文件歸檔的工作當中，應當做到文件的齊全以及完整，對于出現(xiàn)的破損文件應當予以及時的修整，字跡模糊或者是容易退變的材料應當予以復制。
2.4管理的機制
就檔案的整理工作來說，具有較強法制的意識是將這一工作順利完成的基礎條件。真正做好檔案方面的整理工作，需要做好一系列的法律法規(guī)宣傳方面的工作。進而提高員工工作中的法律意識，使得一系列工作的開展按照嚴格的法律條款開展。檔案的整理對于單位而言是非常重要的，它能夠較好的了解事業(yè)單位的歷史情況、把握現(xiàn)在的運營情況以及在這個基礎之上對未來有一個預見作用。因而，相關的事業(yè)單位可以從多方面著手，做好檔案方面的建設以及管理的工作，把檔案的整理工作列入到單位的發(fā)展規(guī)劃以及年度計劃當中，將一系列的檔案方面的整理工作落到實處，從而促進檔案方面的整理工作更為科學高效的開展。
關鍵詞：文書檔案整理；意義；問題；信息化
文書檔案是事業(yè)單位全部活動的真實記錄，它體現(xiàn)各事業(yè)單位成長與發(fā)展歷程，是寶貴的經(jīng)驗財富和重要的信息資源。因此，文書檔案管理是單位管理工作的重要環(huán)節(jié)，對單位效益產(chǎn)生重要影響，是單位提高績效，增加效益，科學管理的重要保證。
一、文書檔案整理的含義
文書檔案是機關、團體、企事業(yè)單位在行政管理事務活動中產(chǎn)生的，由通用文書轉(zhuǎn)化而來的檔案的習慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請示、報告、批復、通知、信函、簡報、會議記錄、計劃和總結(jié)等。事業(yè)單位文書檔案整理就是將本單位在公務活動中形成，已經(jīng)辦理完畢的應當歸檔的文書，按照一定的原則和要求，進行科學的分類、排列，確定保管期限，組卷（裝盒），編目等，使之系統(tǒng)化、條理化的過程。
二、文書檔案整理的意義
文書檔案整理工作，是建立檔案實體管理秩序，對所保存的檔案進行有序化、條理化和系統(tǒng)化的一項檔案管理的主要業(yè)務工作，在檔案管理中具有重要意義。
（一）文書檔案整理工作是檔案業(yè)務建設的核心環(huán)節(jié)。
在整個檔案管理工作中，檔案管理工作處于承上啟下的地位。檔案的整理，有利于健全和完善檔案收集工作。檔案文件通過文書或業(yè)務部門初步整理移交給檔案管理機構(gòu)，還需要進一步系統(tǒng)化、條理化整理，如進行基本的分類、組合、排列和編目等。同時通過整理，可以進一步了解和檢查檔案收集工作的質(zhì)量，發(fā)現(xiàn)收集工作中存在的問題，督促和改進檔案收集工作；整理工作又是檔案鑒定工作的基礎，檔案經(jīng)過系統(tǒng)有序的整理，才便于進行科學的鑒別和比較，準確地判斷其保存價值；檔案的整理，為檔案的保管和統(tǒng)計提供前提和保障。經(jīng)過科學整理的檔案，形成完整的檔案保管單位，才能對制成材料、機密等級和重要程度等不同的檔案，進行科學的保管和準確的統(tǒng)計；檔案的整理，能夠充分反映檔案的特點，體現(xiàn)檔案的價值。只有把檔案組成條理化的體系，才能客觀地反映出各種活動的本來面貌，便于系統(tǒng)地查考研究，為檔案信息的提供利用奠定基礎。
（二）文書檔案整理工作是開發(fā)利用檔案信息資源的必要條件。
檔案管理工作的最終目的是實現(xiàn)檔案的有效利用。處于零亂狀態(tài)的檔案，不僅查找起來十分困難，而且無序的檔案難以反映各項社會活動的歷史面貌，直接影響檔案效果的發(fā)揮。檔案只有經(jīng)過科學整理，才能保持文件之間的歷史聯(lián)系，正確揭示出檔案的內(nèi)容和成分，從而便于檔案工作人員熟悉庫藏，為檔案的提供利用創(chuàng)造必要條件。所以，檔案的系統(tǒng)整理，是檔案利用、開發(fā)，發(fā)揮檔案作用的一項前提條件，是整個檔案工作中重要的基礎建設。
（三）優(yōu)化文書檔案整理工作，可以促進檔案工作系統(tǒng)各個環(huán)節(jié)的良性運行和協(xié)調(diào)發(fā)展。
通過檔案的整理，可以進一步了解和檢驗檔案收集工作的質(zhì)量，促使其改善和提高。檔案經(jīng)過系統(tǒng)的整理和基本編目，為全面鑒定檔案的價值和建立多元化的檢索體系奠定了科學基礎，而且這幾項工作往往可以結(jié)合進行。經(jīng)過系統(tǒng)整理的檔案，才能為檔案的保護、統(tǒng)計和檢查提供基本的單位和完整的體系，維護檔案的完整與安全。所以，檔案整理工作是開發(fā)檔案信息資源的重要基礎，檔案整理科學化和標準化水平的提高，對于檔案管理工作的總體優(yōu)化產(chǎn)生直接和廣泛的影響。
三、當前事業(yè)單位文書檔案整理工作存在的問題
(一)事業(yè)單位對文書檔案工作重視度不夠，導致檔案收集工作進展困難。
事業(yè)單位普遍存在文書檔案管理重視程度低的現(xiàn)象，各單位往往重視財務，重視人事，重視組織等方面的管理，卻很少重視文書檔案管理，殊不知文書檔案管理也是事業(yè)單位管理的重要一環(huán)。許多事業(yè)單位忽視文書檔案管理工作，忽視文書檔案材料是單位的重要信息資源庫。檔案部門更是作為“冷部門”，極易成為精簡或兼并對象，甚至撤銷專門檔案機構(gòu)，只設置兼職檔案人員。檔案機構(gòu)在單位組織體系中地位低，直接影響文書檔案收集工作的發(fā)展。
文書檔案收集是文書檔案業(yè)務基礎工作中的基礎，做不好文書檔案的收集工作，就沒有完整的文書檔案，也就不會有健全的文書檔案工作。然而因為單位宣傳力度不夠，很多工作人員不愿意將各自有保存價值的文書檔案交予檔案部門保存，導致很多珍貴材料因為人員調(diào)動、部門調(diào)整而缺失。
(二)文書檔案管理科學化水平低
隨著信息化的發(fā)展，辦公自動化、電子文件、文檔一體化等新生事物相繼出現(xiàn)，使文書檔案形成方式發(fā)生很大變化。這些電子文件的管理和利用方式與紙質(zhì)檔案截然不同，當前文書檔案傳統(tǒng)的工作模式和技術水平已不能適應。因為文件從起草、修改到印發(fā)都通過計算機運行，它具有便于復制的特性，使得最能體現(xiàn)文書檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復存在。紙質(zhì)文書檔案的載體較為穩(wěn)定安全，而電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞。因此要運用現(xiàn)代化管理手段來解決電子文件中原始信息的長期保存問題任重而道遠。
四、文書檔案整理信息化建設
文書檔案信息化建設是指運用信息技術提高檔案工作現(xiàn)代化水平，重新思考檔案管理的新情況、新原則與新理論，確立網(wǎng)絡環(huán)境中檔案管理與檔案服務的基本框架與基本方法，實現(xiàn)檔案信息的社會化服務。
（一）數(shù)字檔案資源建設
資源建設是信息化建設的核心。數(shù)字檔案資源主要有三方面來源：一是傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化，就是把以紙張、膠片、音像等載體保存的模擬信號檔案通過掃描、拍攝等方式轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號檔案，主要工作是建立目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫；二是電子文件歸檔和電子檔案接收，這是數(shù)字檔案的主要來源；三是重要數(shù)字信息資源的采集，有些重要數(shù)字信息對反映歷史社會變化、豐富館藏起著重要作用，應該注意收集接收。
（二）軟件系統(tǒng)建設
信息化建設的目的是充分運用計算機等信息技術方法提高檔案管理水平和效率。信息化管理需通過計算機軟件來實現(xiàn)。軟件系統(tǒng)建設包括目錄數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)和全文數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)建設，將來還包括非結(jié)構(gòu)化檔案以及異構(gòu)數(shù)據(jù)庫的管理系統(tǒng)建設。
（三）硬件設施建設
硬件設施建設是信息化建設的基礎，主要包括微機、服務器、網(wǎng)絡設施、存儲設備等。
（四）保障體系建設
保障體系是信息化建設的支撐，主要包括檔案信息化規(guī)劃、法規(guī)、標準、人才隊伍、安全體系等方面的建設。
實現(xiàn)文書檔案整理的信息化建設，最終目標就是通過規(guī)范文書檔案管理過程，梳理檔案管理業(yè)務，改善檔案資源結(jié)構(gòu)，提高檔案管理的效率和質(zhì)量，實現(xiàn)本單位檔案的科學化、現(xiàn)代化管理，為本單位領導決策、行政管理、生產(chǎn)經(jīng)營、基本建設、設備管理、技術更新提供一流的檔案服務，通過改善服務形象，使本單位檔案工作進入“有作為----有地位----有更大作為……”的良性循環(huán)。
總之，文書檔案是國家和社會的寶貴歷史資源。因此加強文書檔案的科學管理工作，是檔案部門面臨的共同新課題。各有關部門尤其是檔案管理部門，應從戰(zhàn)略高度來重視和加強事業(yè)單位文書檔案管理工作，以文書檔案管理的規(guī)范化，加快事業(yè)單位機關效能的發(fā)展步伐。
參考文獻：
關鍵詞:檔案管理;行政事業(yè)單位;思路
現(xiàn)代社會對于行政事業(yè)單位的運作來說,建立系統(tǒng)、科學、民主的管理制度,對其生存與發(fā)展極為重要。所謂行政事業(yè)單位檔案工作制度建設,就是按照規(guī)范化的質(zhì)量和效率,適應行政事業(yè)單位協(xié)作化、規(guī)范化、科學化運行的需要,并便于監(jiān)督和評價。
一、行政事業(yè)單位檔案工作的現(xiàn)狀
1.檔案工作的重視程度不平衡
行政事業(yè)單位檔案工作的重視很不平衡,個別單位對檔案工作重視還不夠,檔案意識薄弱,監(jiān)督力度不強,未能對檔案工作所需的人、財、物和檔案整理歸檔時間給予充分的保證,雖然各部門把檔案工作列入年度工作計劃,也有專人負責抓落實,但真正把檔案管理工作作為各部門工作有效機制來抓等方面還存在缺陷。
2.檔案室保管條件還比較差
多數(shù)單位還達不到檔案管理要求,與整齊、規(guī)范統(tǒng)一的要求還有一定的差距。少數(shù)單位綜合檔案室變成了雜物室,設施設備老化,有的綜合檔案室設施設備不齊全,檔案柜也五花八門不統(tǒng)一,比較零亂。個別單位檔案室設防意識不強,設施設備不完善,管理體制不到位,使部分檔案受到損害。
3.檔案人員業(yè)務素質(zhì)還相對薄弱
檔案管理工作不僅是一項政策性很強的工作,還是一項專業(yè)性技術性很強的工作,檔案人員要有較好的專業(yè)素質(zhì),才能勝任檔案管理工作。檔案人員因業(yè)務不精,導致歸檔文件的整理、分類和保管期限劃分等問題上不夠準確,檔案不按時立卷歸檔和未及時移交綜合檔案室等情況時有發(fā)生。個別檔案人員對檔案工作重要性和責任性認識還不夠,存在隨意應付了事思想,對各科室必須要形成的檔案資料及時整理歸檔監(jiān)督指導力度不夠,思想上存在著為難情緒。
二、行政事業(yè)單位檔案制度建設的原則
首先,規(guī)范與靈活相統(tǒng)一。行政事業(yè)單位檔案工作制度的制定要按照國家標準來進行。這有助于制度執(zhí)行的標準化、規(guī)范化。但這并不是說所有行政事業(yè)單位的檔案工作制度都是一成不變的,行政事業(yè)單位不僅規(guī)模不同,更有工作特點的差異,其管理方式與制度規(guī)范自然不能強求一律。檔案部門應依靠自身特點不斷地實踐、探索和總結(jié),建立一套內(nèi)容全面、結(jié)構(gòu)完善、符合本單位實際的規(guī)章制度體系。
其次,職責與權益兼顧。在制度的制定過程中,要把“職責”這一部分調(diào)整到崗位標準中,明確職責范圍及權限。例如,一個行政事業(yè)單位檔案部門的分管領導可主要負責檔案管理工作目標的制定、對歸檔檔案的檢查和指導等。在明確責任的同時,應注意保護工作人員的合法權益。當前行政事業(yè)單位忽視工作人員權益的問題時有發(fā)生,這極大地影響工作人員的工作熱情,也必將影響到整個事業(yè)的發(fā)展。建立行政事業(yè)單位檔案工作制度必須把明確職責與保護權益放到同等重要的地位。
再次,制定與執(zhí)行并重。制度建設的首要工作就是根據(jù)單位檔案部門的實際需要,制定一系列系統(tǒng)、科學、合理的檔案管理規(guī)章制度。然而要想適合于單位的發(fā)展、有效調(diào)動工作人員積極性,更為關鍵的是制度的有效執(zhí)行。單位領導在管理單位的過程中,應更多地關注各項制度的落實情況,在實踐檢驗的基礎上不斷完善,使制度更加合理化、規(guī)范化。
最后,動態(tài)與靜態(tài)相結(jié)合。制度一經(jīng)形成,便在一定時期內(nèi)保持不變,具有相對的穩(wěn)定性,這是事業(yè)穩(wěn)定發(fā)展的前提。但是,制度并不是永不變化的。隨著時代的發(fā)展,行政事業(yè)單位的各項制度當然也要隨之改變。特別是我國各項事業(yè)逐步和世界接軌,行政事業(yè)單位也逐步走上國際化道路。對檔案部門而言,應當積極學習國外的一些先進的檔案管理辦法,并結(jié)合自身情況,不斷完善現(xiàn)有的檔案工作制度。
三、行政事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思考
1.健全檔案管理制度
建立檔案工作制度必須遵循以下要求:第一,規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學性。建立起來的規(guī)章制度必須符合單位特點和檔案管理實際,以適應行政事業(yè)單位檔案管理的需要。第二,簡明實用。制度必須具有可操作性,其建立應以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標,以便更好地發(fā)揮制度的指導和規(guī)范作用。第三,堅持制度約束的雙向性。既約束領導又約束職工。領導的行為和形象直接影響著制度的順利執(zhí)行,而職工是單位的主要構(gòu)成群體,是制度的主要約束對象和執(zhí)行者。第四,堅持制度執(zhí)行的嚴肅性。檔案部門既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門,又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門。在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中,要做到有功必賞、有過必罰,充分體現(xiàn)制度的權威性。
2.加強組織領導,提高人事檔案管理水平
各級行政事業(yè)單位要提高對檔案管理工作的重視程度,將其納入議事日程,首先要建立檔案管理工作的領導機構(gòu),定期對檔案管理工作進行檢查和指導、督促;其次要結(jié)合本單位檔案管理工作實際,建立起檔案管理達標升級考核機制,對檔案工作實行定性、定量考核,可按照分級分類指導的原則,通過等級升降來實施動態(tài)管理;同時應參考國家檔案建設的有關標準,建立和完善質(zhì)量管理體系。各單位可結(jié)合本單位具體情況,研究制定本單位檔案各項工作的質(zhì)量評價標準,并積極組織實施,從而推進檔案工作制度化、規(guī)范化和科學化建設。
3.開展現(xiàn)代化和信息化建設,提高人事檔案利用效率
實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化,是檔案服務于事業(yè)單位制度改革與發(fā)展的需要,也是適應社會對檔案信息需求日漸增強的客觀需求。要使檔案最大限度地發(fā)揮作用,必須把先進的科學技術手段應用于檔案管理,以達到提高工作效率和延長檔案壽命的目的。首先,各級事業(yè)單位檔案管理部門要提高信息管理的時效性,準確、及時地傳輸信息;其次,要對檔案實行計算機輔助管理,利用計算機、掃描儀等現(xiàn)代設備和現(xiàn)代技術,將檔案資料整理輸入計算機,通過相應的技術處理,將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料,實現(xiàn)檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存;其三,要充分利用計算機網(wǎng)絡技術來進行檔案管理創(chuàng)新,通過網(wǎng)絡,可以實行不屬于保密范圍的檔案信息的社會共享,向社會提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案信息服務,以實現(xiàn)檔案信息資源的有效共享。既方便利用者又提高了檔案工作的效率和質(zhì)量,并大大提高檔案的利用效率。
4.加強行政事業(yè)單位檔案保密工作
首先,檔案的庫房管理是檔案保密的重點,從總體上講,檔案庫房應按照國家有關規(guī)定興建,并不是任何一間辦公室都可以用作庫房。從檔案保密的角度來看,不宜將庫房設在辦公樓的最底層,庫房門窗等應專門加固,以防盜竊。還應做到庫房與辦公室分開,庫房與閱覽室分開。檔案庫房應指定專人負責管理,制定嚴格的庫房管理制度,無關人員一律禁止入內(nèi)。
其次,做好檔案的保管期限與保密期限的區(qū)分工作,確定保管期限的原則是,正確分析和鑒別檔案內(nèi)容的現(xiàn)實作用和歷史作用,根據(jù)本行政事業(yè)單位工作的需要和為國家積累歷史文化財富的需要,全面確定檔案的保存價值,準確地判定檔案的保管期限。
總之,行政事業(yè)單位檔案工作地存在一些問題,影響了檔案工作為經(jīng)濟和社會服務功能的發(fā)揮。在新的歷史條件下,行政事業(yè)單位檔案工作必須要緊緊聯(lián)系時展的新任務、新特點、新要求。行政事業(yè)單位檔案工作要創(chuàng)造性地開展,推進檔案工作跨越式發(fā)展的重要一步,這是時展的必然要求,也是檔案工作維護好、保管好、服務好主要職能的體現(xiàn)。
參考文獻:
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[2]樂利珍.淺談事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對策[J].科技風,2008(24)
1.1行政事業(yè)單位對檔案管理工作不夠重視
國家對檔案管理工作有明文規(guī)定，制訂了《檔案管理辦法》、《檔案法》等法律法規(guī)供相關行政單位進行學習與貫徹，但是實際工作中行政事業(yè)單位對相關的法律規(guī)定并沒有引起足夠的重視，在工作中對檔案管理工作認識不夠，而且貫徹力度不到位，這樣就導致一些檔案工作在實際工作中并沒有發(fā)揮正常的作用，這樣長期不重視檔案管理工作，容易導致檔案管理工作的混亂，影響企業(yè)的發(fā)展。
1.2檔案管理工作中的基礎業(yè)務薄弱
目前行政事業(yè)單位中檔案管理工作相對基礎比較薄弱，雖然一些單位已經(jīng)建立了檔案的管理制度，但是在實際工作中卻沒有真正去落實這些制度，許多檔案在整理過程中不夠規(guī)范，沒有按照要求進行檔案歸整，這樣經(jīng)常會出現(xiàn)嚴重的組卷混亂現(xiàn)象。同時行政事業(yè)單位沒有進行有效的檔案鑒定與監(jiān)督工作，許多工作未能夠按照相關的法定程序進行檔案管理，進而引發(fā)一些工作上的問題。
1.3檔案管理的設施比較落后
行政事業(yè)單位因為沒有對檔案管理的意識不夠強烈，進而導致單位內(nèi)部的檔案管理部門的現(xiàn)代化設施不夠齊全，設施趨于落后狀態(tài)，比如說，一些檔案管理室空氣比較污濁，庫房簡陋，有些儲藏室內(nèi)竟然還堆放著一些易燃物品；辦公條件簡陋，未能實現(xiàn)三室（辦公室、接待室、檔案室）分開辦公等，這些因素都會影響到行政事業(yè)單位的檔案管理工作。
1.4檔案管理工作人員整體素質(zhì)有待提高
行政事業(yè)單位中檔案管理工作中出現(xiàn)問題的原因還有管理人員自身的素質(zhì)和專業(yè)水平不高，一些管理人員經(jīng)常會進行變動，導致檔案管理部門即使對員工進行培訓，但出現(xiàn)工作調(diào)整時，都會影響到整個檔案管理工作的正常運行。
2行政事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的思路與對策研究
2.1建立比較健全的檔案管理制度
為了保證檔案管理工作更加明確，具有創(chuàng)新性，應該要建立比較合理的、科學的檔案管理制度，根據(jù)行政事業(yè)單位實際的發(fā)展情況進行制度建立，同時要確保檔案管理制度可操作、實用、簡明，能夠在實際的檔案管理工作中發(fā)揮作用；要保證制度在約束的地位上是平等的，這樣能夠有效約束領導與職員的工作行為，使單位上下嚴格按照制度進行工作，保證制度的執(zhí)行力度；建立嚴格的獎懲制度，這樣能夠在檔案管理工作中對員工的工作進行公平的、嚴肅的管理，保證制度在執(zhí)行和管理工作中發(fā)揮其重要的制約作用，保證獎懲分明。
2.2加強管理，使檔案管理的水平有所提高
為了保證檔案管理工作有序開展，應該要對單位進行一定力度的宣傳，使員工進行相關工作的學習，進而能夠更加重視檔案管理工作，并且能夠提高檔案管理的水平。所以，行政事業(yè)單位要建立一支完善的領導隊伍，定期檢查和指導檔案管理工作，并且要根據(jù)單位發(fā)展情況，制定合適的考核機制進行檔案管理工作考核，在檔案管理工作中實行動態(tài)的管理，使員工能夠加深對檔案管理工作的重視程度，進而能夠提高檔案管理工作質(zhì)量，確保檔案管理工作更加科學化、規(guī)范化。
2.3引進信息化技術進行檔案管理，有效提高工作質(zhì)量
隨著信息化技術的蓬勃發(fā)展，計算機技術無疑為各個行業(yè)的發(fā)展注進了一股活力，因此在檔案管理工作中進行信息化管理能夠有效提高檔案管理的工作質(zhì)量，同時也是社會發(fā)展的客觀需要。利用信息化技術進行檔案管理，能夠使檔案資源得到合理的開發(fā)與利用，延長檔案的使用壽命，同時能夠提高檔案管理工作的效率，使檔案管理改革更具創(chuàng)新性。為了在檔案管理工作中進行信息化技術管理，首先行政事業(yè)單位各個部門之間的信息傳遞要保證及時與準確，這樣能夠保證檔案管理的時效性；然后給單位各個部門配置先進的設備，這樣在進行檔案資料輸入時，能夠更加便捷，并且可以利用計算機技術進行文字、圖片與數(shù)據(jù)資料之間的轉(zhuǎn)化，進而保存紙質(zhì)和電子檔案兩種檔案資料；在檔案管理工作中進行創(chuàng)新，可以根據(jù)網(wǎng)絡技術向社會提供更多的檔案信息服務，這樣能夠保證資料信息共享，進而能夠提高檔案的使用效率和工作質(zhì)量。
2.4做好行政事業(yè)單位的檔案保密工作
行政事業(yè)單位的檔案資料十分重要，因此要對資料進行保密工作，首先在進行庫房選址和建造問題上，要根據(jù)國家規(guī)定進行建筑物設計和施工，要將庫房與閱覽室、辦公室分開，為了防止資料被盜竊，要保證庫房的門窗是牢固的；同時加強庫房的管理，安排專業(yè)人士進行庫房看管和巡視，無關人員禁止入內(nèi)；在管理庫房檔案資料的人員選擇上，要選擇具有專業(yè)技能、能夠區(qū)分開保密檔案與保管檔案的人才，確保檔案在保存過程中的完整性。
3結(jié)語
關鍵詞：行政事業(yè)單位
財務檔案管理
問題
對策
1.行政事業(yè)單位財務檔案管理的特征及作用
檔案管理工作按基本性質(zhì)來說，是綜合了管理性、服務性、政治性三種性質(zhì)的工作。財務檔案是一種在財務核算活動中形成的、具有一定保存價值的會計記錄，各種財務記錄都是經(jīng)濟活動的生動記錄和客觀寫照。對財務檔案的重視程度如何，也反映了有關單位經(jīng)濟秩序是否正常和合法。財務檔案在保證一個單位的正常工作秩序、生產(chǎn)秩序和科研秩序等方面，具有十分重要的利用價值。如：信息保障作用、維系管理作用、監(jiān)督檢查作用、經(jīng)濟歷史研究作用、憑證、查考作用等。財務檔案管理工作是行政事業(yè)單位管理工作的重要組成部分，是其有效開展各項工作和活動的基礎，對事業(yè)單位的發(fā)展起著不容忽視的作用。
首先財務檔案管理是各行政事業(yè)單位制訂財務計劃的重要數(shù)據(jù)源和進行科學經(jīng)濟決策的信息源，是維護正常經(jīng)濟、工作秩序的法定書證。對事業(yè)單位而言，在日常的工作和社會活動中必然會形成各種形式的財務檔案，包括日常的單位收入和開支等。行政事業(yè)單位在做出重大決策及實現(xiàn)管理制度的創(chuàng)新之前，必須充分考量財務檔案所反映出的各種信息，這是行政事業(yè)單位向著正確方向發(fā)展的關鍵所在和重要保障。
另外，財務檔案也是行政事業(yè)單位開展歷史研究的記憶庫和儲備會計工作經(jīng)驗、技術、智慧和教訓的知識庫。財務檔案形成的記錄都是該單位全部經(jīng)濟活動的生動記錄和客觀寫照，客觀反映了該單位的成長歷程和發(fā)展規(guī)律，總結(jié)了很多的經(jīng)驗教訓。
2.財務檔案管理工作中存在的問題
近年來，隨著我國社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，財務檔案管理狀況已經(jīng)有了很大的改善，無論是管理制度還是管理方法都有了比較顯著的進步。但是，不可否認的是行政事業(yè)單位的財務檔案管理工作依然存在著一些問題，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：
2.1對財務檔案管理工作認識不足，重視不夠，檔案整理混亂
行政事業(yè)單位的財務檔案是其進行經(jīng)濟活動的最原始的記錄和最真實的反映，是其有效開展各項工作和活動的基礎，是各單位的最重要的檔案之一，也是為以后出現(xiàn)糾紛和解決糾紛所儲備的主要憑證。但是，就目前的情況來看，部分行政事業(yè)單位的管理人員和領導對財務檔案管理工作并沒有給予足夠的重視。傳統(tǒng)觀念認為，財務信息對一個單位而言是極其隱秘的信息，需采取嚴格保密的管理措施，即將票據(jù)和賬簿統(tǒng)一封存，更有甚者僅僅將財務賬單簡單捆扎、堆放，根本不建立檔案，更不用說是管理。有些單位雖然已經(jīng)開始建立財務檔案，但仍處于低級層次，管理范圍不明確，檔案分類不明確，歸類混亂。
2.2管理人員專業(yè)素質(zhì)不高，法律意識淡薄
《檔案法》和《會計檔案管理辦法》是財務檔案管理工作的重要參考和法律依據(jù)，已經(jīng)頒布實施多年，但是很多事業(yè)單位的領導和管理人員對此認識不足，甚至是對這兩部法律法規(guī)采取忽視態(tài)度，認為無足輕重。加之財務管理法律本就不是很健全，執(zhí)行力度不夠，造成財務檔案管理更加混亂。各個單位均有各自的管理標準，層次參差不齊，管理粗放。某些較小的單位和機構(gòu)，其財務人員是由其他人員兼任，甚至某些單位出現(xiàn)了編制外包的情況，造成信息嚴重不安全。
3.完善行政事業(yè)單位財務檔案管理的對策
完善行政事業(yè)單位財務檔案管理不是一個簡單、暫時的過程，而是長期的工作，就目前財務檔案管理的現(xiàn)狀，筆者提出以下建議：
3.1強化財務檔案管理意識
要促進行政事業(yè)單位財務檔案管理工作質(zhì)量的提高，必須從單位領導和管理人員的思想意識入手，充分認識到財務檔案管理工作的重要性和必要性，認識到財務檔案管理工作對行政事業(yè)單位在處理突發(fā)問題和未來的發(fā)展上所起的重要作用。
3.2提高工作人員專業(yè)素質(zhì)，提高工作人員的法律法規(guī)意識
檔案管理工作按基本性質(zhì)來說，是綜合了管理性、服務性、政治性三種性質(zhì)的工作，因此，工作人員的素質(zhì)、能力和服務意識對檔案管理工作具有重要的影響。從行政事業(yè)單位的實際情況來看，在財務檔案管理崗位的設置、人員編制的安排及工作人員的培訓、再教育等方面均需要再加強，引進和培養(yǎng)一批符合現(xiàn)代管理需求的告訴知道工作人員十分重要，同時，也必須重視工作人員的后期培訓工作，做到與時俱進，思想意識、管理水平始終保持在先進的狀態(tài)。
3.3重視技術的力量，引進先進的管理系統(tǒng)，制定行之有效地管理制度
財務檔案管理工作正常運轉(zhuǎn)和效率的提高都要依靠管理硬件的支持，必須確保硬件系統(tǒng)的不斷更新和建設，以提高財務檔案管理工作的效率，增強其精確性、有效性，使財務檔案管理工作進行的更加順暢、便捷。同時，行政事業(yè)單位也要不斷完善管理制度建設，充分重視《檔案法》和《會計檔案管理辦法》對財務檔案管理工作的指導意義和參考價值，建立符合單位實際的財務管理規(guī)范，對財務檔案管理工作進行科學規(guī)劃，制定合理的工作目標，使財務檔案管理工作能夠做到有法可依，有法必依，確保行政事業(yè)單位各項工作和活動的順利進行。
參考文獻：
關鍵詞：行政事業(yè)單位；會計檔案；問題；對策
中圖分類號：F23 文獻標識碼：A
原標題：淺談行政事業(yè)單位會計檔案管理存在的問題及對策
收錄日期：2013年11月6日
會計檔案是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務主體經(jīng)濟活動的重要史料和證據(jù)，是國家檔案的重要組成部分，其收納范圍包括會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業(yè)材料。在實行會計電算化的情況下，除了打印輸出的證、賬、表以外，整個系統(tǒng)開發(fā)形成的全套文檔資料、存儲有會計數(shù)據(jù)的有關介質(zhì)等都屬于會計檔案的范疇，也應妥善保管。
行政事業(yè)單位會計檔案作為記錄單位經(jīng)濟業(yè)務的重要史料證據(jù)，在加強財政財務管理、開展資金績效評估、實施責任審計、提供宏觀決策信息等方面具有不可替代的作用。在具體工作中，盡管《中華人民共和國會計法》、《會計基礎工作規(guī)范》以及財政部《會計檔案管理辦法》等都對會計檔案管理作了明確具體的規(guī)定，但由于客觀條件的變化和主觀因素的影響，各行政事業(yè)單位的會計檔案管理還是存在許多問題，一定程度上成為了財務管理工作的一個薄弱環(huán)節(jié)，直接影響了財務管理的質(zhì)量和水平。加強和規(guī)范行政事業(yè)單位會計檔案管理，進一步提高會計檔案的管理水平，充分發(fā)揮會計檔案的重要作用，成為當前迫切需要解決的問題之一。本文擬從存在的主要問題、原因分析和對策建議三個方面探討完善行政事業(yè)單位的會計檔案管理制度。
一、存在的主要問題
（一）相關人員對會計檔案管理的重要性認識不夠。從會計檔案的責任者、管理者、使用者分析，都存在對其重要性認識不足的問題。從責任者的角度看，一方面很多財會人員明知會計檔案管理是財務管理的重要環(huán)節(jié)，但秉持“鐵路警察，各管一段”的錯誤理念，認為僅是會計檔案管理人員的事，卻不知會計檔案的管理與其形成過程是緊密相關的；另一方面，會計檔案管理人員又認為每一份會計檔案在其各個責任環(huán)節(jié)分別有經(jīng)辦人、審核人、歸檔人等責任主體，會計檔案的管理就是保管和銷毀。從管理者的角度看，單位領導甚至財務負責人對資金管理和會計核算一般都很重視，但對會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理工作往往忽視。從使用者的角度看，在需要的時候會很重視會計檔案管理，但對會計檔案使用的相關手續(xù)辦理卻不很理解，甚至覺得繁瑣，對檔案管理人員不尊重。
（二）會計檔案管理制度不完善或執(zhí)行不嚴格。絕大多數(shù)行政事業(yè)單位沒有根據(jù)國家規(guī)定結(jié)合自身實際制定本單位會計檔案管理制度，或僅作為財務會計制度的一個部分。有些單位雖然有制度，但也沒有嚴格執(zhí)行。兩者共同的結(jié)果，往往是單位會計檔案管理職責不清、程序不嚴、要求不明、手續(xù)不全，久而久之，單位會計檔案管理就會錯漏叢生，問題不斷。
（三）會計檔案管理投入不足。一是硬件投入不足，表現(xiàn)在檔案存放場所過于簡陋、防盜防潮防火防蟲防光防溫防塵等設施不齊全、檔案陳列架、盒等存放設施不符合要求等，同時很多單位沒有電子檔案和圖片檔案管理設施；二是軟件方面，沒有配備必要的管理軟件、也沒有制定和嚴格執(zhí)行相應的制度措施；三是部分單位沒有配備專（兼）職會計檔案保管人員，已配備的單位，往往也存在業(yè)務素質(zhì)不高的問題。
（四）會計檔案立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等工作不規(guī)范。在立卷和歸檔上，有些單位沒有建立預設案卷制度，導致分類、立卷和歸檔混亂。在保管上，沒有建立會計檔案定期歸檔、入庫驗收等制度，導致部分會計檔案得不到及時歸檔整理，同時一些裝訂不規(guī)范、簽章不齊全的會計檔案“蒙混過關”進入了保管庫房。在查閱和銷毀上，主要是手續(xù)不齊全、交接不清楚、程序不規(guī)范，造成查閱困難、銷毀不及時、積案過多、毀損嚴重等。
二、主要原因分析
（一）單位沒有建立會計檔案人員長效培訓機制。會計檔案的整理歸檔一般都由會計人員完成，會計檔案案卷質(zhì)量的高低則取決于會計人員對會計檔案規(guī)范化整理的熟練程度。但是，幾乎所有單位都沒有組織相關人員進行會計檔案管理知識培訓，財政部門和檔案管理機構(gòu)也很少進行相關業(yè)務指導，絕大多數(shù)的會計檔案歸檔和技術處理主要靠本單位老會計人員的言傳身教。這樣的后果：一是造成相關會計檔案管理人員和責任對象沒有規(guī)范的檔案法制意識；二是沒有規(guī)范的檔案管理技術可供借鑒和參考，容易和檔案事業(yè)發(fā)展的技術脫節(jié)；三是對會計檔案管理的重要性缺乏認識，在工作中容易忽視管理細節(jié)，責任心不強。
（二）檔案管理制度不完善、甚至缺失。由于行政事業(yè)單位類別較多，情況龐雜，很多行政事業(yè)單位對業(yè)務工作檔案很重視，管理制度很規(guī)范、措施也得力，但對會計檔案管理，往往認為僅是財務人員的事，沒有必要制定單獨的管理制度。特別是規(guī)模小、人員少的單位，由于財務工作業(yè)務量不大，單位會計有可能是外聘人員承擔，由于外聘人員流動性大，加之單位領導不熟悉財政財務管理工作，“費力不討好”的會計檔案管理很容易成為邊緣工作而無人過問，更別提制定和完善相應的會計檔案管理制度了。
（三）經(jīng)費不足，工作條件有限。一方面會計檔案管理作為單位內(nèi)部管理的一部分，檔案主管部門和財政部門都沒有經(jīng)費投入的明確規(guī)定，其管理人員、管理場所、設施設備等經(jīng)費投入，一般是由單位領導臨時安排，沒有例行的經(jīng)費預算提供保障；另一方面很多單位領導和財會人員對會計檔案管理的重要性、專業(yè)性認識不足，難以保證會計檔案存放在時間、空間、設施、環(huán)境等方面得到足夠的重視，認為會計檔案只要不丟失就可以了，舍不得投入。
（四）會計檔案管理監(jiān)管力度不夠。在單位接受的各項會計業(yè)務檢查和審計工作中，很少有將會計檔案規(guī)范化管理作為檢要事項的情況。在單位內(nèi)部，也很少有單位將會計檔案管理真正融入到財政財務管理工作的全過程，作為單位財政財務管理的固有環(huán)節(jié)來對待，很少建立各環(huán)節(jié)相互制約、相互促進的會計檔案監(jiān)管機制，影響了會計檔案的質(zhì)量和管理的成效，最終影響會計檔案的有效利用。
三、對策建議
（一）加強會計人員檔案知識培訓，提高會計檔案管理意識和水平。首先，財政部門和各行政事業(yè)單位應高度重視會計檔案管理業(yè)務培訓，將會計檔案管理及操作技能培訓納入會計人員崗前培訓和繼續(xù)教育培訓的重要內(nèi)容，努力使會計人員熟練掌握會計檔案整理的基本知識、基礎業(yè)務與操作技能，從源頭上做好會計檔案管理的基礎工作；其次，檔案主管機關要從規(guī)范管理的角度，對行政事業(yè)單位開展會計檔案管理的業(yè)務指導，進一步提高會計檔案管理的水平；最后，單位財務機構(gòu)內(nèi)部財務人員之間要做好“傳、幫、帶”工作，將好的意識、好的技術、好的經(jīng)驗認真?zhèn)鞒小?/p>
（二）全面梳理檔案管理流程，完善檔案管理制度。要根據(jù)《中華人民共和國會計法》、《中華人民共和國檔案法》、《會計基礎工作規(guī)范》以及財政部《會計檔案管理辦法》等法規(guī)的規(guī)定，認真全面地梳理本單位會計檔案管理流程，結(jié)合自身實際，從“定崗位、定職責、定目標、定措施”等方面著手，制定契合本單位要求的檔案管理制度，落實檔案管理人員的崗位責任制。
（三）加大經(jīng)費投入，理順會計檔案管理體制。一方面要在硬件上加大投入，確保會計檔案管理場所和相關設施符合要求；另一方面要理順會計檔案管理體制，嚴格按照有關規(guī)定，明確會計檔案保管的責任機構(gòu)，由財務部門將相關經(jīng)費列入本單位年度預算，保障檔案管理經(jīng)費有穩(wěn)定可靠的來源。此外，規(guī)模再小的單位，也要高度重視會計檔案管理問題，配備必要的場所，在人員更替時注重會計檔案的完整交接和保管，配備必要的保管設施并嚴格執(zhí)行相關制度。
（四）規(guī)范會計檔案立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等工作
1、規(guī)范會計檔案立卷、歸檔。要結(jié)合本單位會計業(yè)務的內(nèi)容、會計檔案的數(shù)量等實際，制定科學合理的立卷、歸檔方案，準備好預設案卷；二是及時規(guī)范整理會計檔案。日常產(chǎn)生的會計憑證要及時整理裝訂，規(guī)范封粘、簽章。在檢查確認憑證封面所列事項記載完整后進行裝訂，憑證厚薄要適中。裝訂完畢確保沒有散頁后按月份先后順序放入檔案盒中，并逐項填寫檔案盒上的內(nèi)容；三是年度終了，若在手工記賬環(huán)境下，必須將活頁賬簿中的空白頁取出，并按賬頁編號順序填寫目錄，認真填寫賬簿啟用表，活頁賬簿、目錄及賬簿啟用表一并裝訂完成后封粘，裝訂人員在封粘處簽章；若在電算化會計情況下，年終要將打印輸出的各類會計賬頁分類整理，按科目及時間順序用號碼機打印序號后編制目錄，按科目填寫賬簿啟用表，分類分科目裝訂后封粘，裝訂人員在封粘處簽章。將會計報表分月逐頁編制序號，并按序號編制目錄，最后按時間先后順序裝訂，裝訂人員在封粘處簽章。其他會計資料的裝訂同會計報表的裝訂。
2、規(guī)范會計檔案的保管。已建立綜合檔案室的單位，會計檔案可由財會部門暫管一年后（便于財會部門查閱近期資料）按照相關規(guī)定交由綜合檔案室保管。沒有建立綜合檔案室的單位，財會部門要明確專（兼）職人員負責妥善保管會計檔案，會計人員交接時，要認真辦理交接手續(xù)。
3、建立嚴格執(zhí)行會計檔案的查閱、銷毀制度。一要嚴格會計檔案查閱利用手續(xù)，做到借出、送還、移交、銷毀各個環(huán)節(jié)都有規(guī)范的記錄，做到責任明確、內(nèi)容完整、時間清楚；二要嚴格執(zhí)行會計檔案查閱審批制度，未經(jīng)有權限人員批準，任何人不得查閱會計檔案；三要嚴格執(zhí)行會計檔案銷毀規(guī)定。要特別突出檔案銷毀的法律意識，依法依規(guī)進行檔案銷毀。要嚴格按照會計檔案管理相關法規(guī)，對已到保管期限需要銷毀的會計檔案編制銷毀清冊，列明名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容，并由單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。保管期滿但未結(jié)清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，按規(guī)定不得銷毀，應當單獨抽出立卷并在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明，保管到未了事項完結(jié)時為止。銷毀會計檔案時，應嚴格執(zhí)行由相關部門監(jiān)銷制度。
（五）加大會計檔案管理的監(jiān)管力度。財政、審計、稅務等部門在進行各項業(yè)務檢查時，應將會計檔案的規(guī)范化管理作為檢查的重要內(nèi)容，促使單位規(guī)范會計檔案管理，進一步提高會計檔案管理水平，充分發(fā)揮會計檔案的重要利用價值。單位內(nèi)部應將會計檔案監(jiān)管作為內(nèi)部控制的重要內(nèi)容，融入單位財政財務管理的相關制度之中，在日常管理中嚴格遵循，形成長效機制。
以上是筆者對會計檔案管理的一些粗淺認識，若有不當之處，敬請大家提出寶貴意見，共同探索，使會計檔案管理走上規(guī)范化的軌道。
主要參考文獻：
1 信息化背景下行政事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀
1.1 單位檔案管理信息化思維落后
當前社會，互聯(lián)網(wǎng)信息化的認識程度不斷提高，互聯(lián)網(wǎng)信息化也逐步滲透到我們生活的每個角落。然而，在一些行政事業(yè)單位，這種新型的信息化思維意識落后，檔案管理信息化也沒有得到領導的充分重視，這樣使得管理人員花費了大量的時間和經(jīng)歷，卻沒有高的工作效率。
1.2 檔案管理信息化水平不高
我國的科學技術不斷發(fā)展，行政事業(yè)單位也不斷的引入先進的設備和技術，但管理人員并沒有對這些先進的技術和設備做出充分的認識和利用，導致行政事業(yè)單位現(xiàn)代化管理水平較低。另一方面，還存在檔案管理機構(gòu)的設置混亂問題，單位中沒有明確的檔案管理目標和合理的管理手段，導致檔案工作中出現(xiàn)盲目性和隨意性。這些問題使行政事業(yè)單位在單位檔案管理工作方面難以得到有效地提升。
1.3 檔案管理人員的素質(zhì)水平參差不齊
在一些行政事業(yè)單位，檔案管理工作人員現(xiàn)有的管理能力和技能不能勝任檔案管理的根本需求，而這一問題在一些鄉(xiāng)鎮(zhèn)行政事業(yè)單位更為明顯。鄉(xiāng)鎮(zhèn)事業(yè)單位的檔案管理人員不論是專業(yè)水平還是文化程度都相對較低，但是這些人卻往往身兼數(shù)職，自然不能全身心的投入到單位檔案的管理工作中去，檔案管理水平和利用率自然都不會高。除此之外，行政事業(yè)單位只是口頭上要求檔案管理人員加強自身的綜合素質(zhì)，并沒有積極地開展專業(yè)知識培訓。
2 信息化背景下行政事業(yè)單位檔案管理的措施
2.1 領導的思維意識應與時俱進
對行政事業(yè)單位檔案管理信息化建設有著直接影響作用的是領導的互聯(lián)網(wǎng)信息化思維意識和對檔案管理信息化的重視程度。各級行政事業(yè)單位的領導必須切實轉(zhuǎn)變思維，從根本上認識到互聯(lián)網(wǎng)信息化的巨大作用，主動的投入相關的人力、財力和物力，才能推動行政事業(yè)單位檔案管理信息化的進程。
2.2 建立健全單位的檔案管理制度
當前，大部分的行政事業(yè)單位并沒有一套完善的檔案管理制度。一套科學、完整而且有條理的檔案管理制度是提升行政事業(yè)單位檔案管理工作的重要保證。在這項檔案管理制度中，行政事業(yè)單位首先要制定符合自身實際情況的科學的制度，在檔案的收集、整理、分類、運轉(zhuǎn)、編目、立卷和保管等方面都要有相關明確的規(guī)定。檔案管理制度具體條例的制定需要在不斷地實踐中進行摸索，一步一步的進行完善，在此之后，利用有限的手段，切實保障各項條例的有效落實。另外，對案卷的裝訂工作要制定嚴格的立卷歸檔標準，保證案卷管理的質(zhì)量。
2.3 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)
人才是檔案信息化發(fā)展的關鍵所在，行政事業(yè)單位要樹立檔案信息化人才觀，把提高單位檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和綜合能力放在首要位置。提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，要從以下幾方面入手：一是培養(yǎng)檔案管理人員的責任意識，責任與擔當能促使單位檔案形成流暢的收進、移交、利用和保管等一系列的程序。二是注重實行量化考核，將檔案管理工作納入到崗位目標管理的考核，更有助于提高人員對檔案管理綜合素質(zhì)的培養(yǎng)。三是強化專業(yè)知識培訓，各級行政事業(yè)單位要定期的組織檔案管理人員積極的參加培訓和在線學習，也要促進本單位與其它事業(yè)單位在檔案管理經(jīng)驗和知識方面的交流，進而提高檔案管理工作向標準化和信息化發(fā)展。
一、明確檔案管理制度，規(guī)范檔案管理職責
事業(yè)單位工程建設會計憑證檔案管理是服務于工程建設，確保工程建設能夠充分地按照標準化的流程進行。然而存在一部分單位對于檔案管理的重要性缺乏一定的認識，檔案管理工作的職責劃分不明確，導致了事業(yè)單位工程建設會計檔案管理的工作成效相對低下。所以，事業(yè)單位在工程建設會計檔案的管理上，應該切實地提高其檔案管理人員的思想認識，充分發(fā)揮每一個檔案管理人員的主觀能動性。為此，事業(yè)單位檔案管理部門，應該更為細致地劃分檔案管理的職責，并且出臺相關的評價與考核的措施，推動檔案管理成效的提高。比如在對工程建設會計憑證檔案管理人員的考核評價上，可以把檔案管理人員的工作內(nèi)容、職責意識、崗位落實、工作狀態(tài)、工作態(tài)度、專業(yè)技能與素質(zhì)等有機地形成一個考核與評價的生態(tài)圈，并且將這種考核的結(jié)果與檔案管理人員的職稱、晉升、福利等有機地結(jié)合在一起，激勵更多的檔案管理人員用心做好工程建設會計檔案管理工作，全面有效提高事業(yè)單位工程建設會計檔案管理成效。
二、信息時代下事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展
（一）數(shù)字化檔案的建設與管理。數(shù)字化檔案管理的應用，是轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理的模式與思維，提高檔案管理的成效。傳統(tǒng)的工程建設會計憑證檔案管理大多數(shù)是紙質(zhì)的文件，由于工程建設量大、工程款項計算多，造成一個工程下來檔案資料量大，不利于后期的審核與管理工作。通過將檔案資料數(shù)字化，有利于檔案內(nèi)容的有效管理，同時在檔案的調(diào)用、審閱、審核等各個方面都可以實現(xiàn)即時的服務，大大提高了工程建設會計憑證的檔案管理成效。檔案管理信息化與數(shù)字化的過程，是未來檔案管理的重要發(fā)展方向，所以作為每一個檔案管理人員應該切實認識到數(shù)字化檔案管理的重要意義與作用，積極參與到檔案數(shù)字化的建設與管理中。
1 行政事業(yè)單位會計檔案管理存在的問題
1.1 思想不夠重視
目前，在諸多行政事業(yè)單位中，對會計檔案工作中，很多財務人員甚至是單位領導都不夠重視，對該項工作缺乏充分的認識，工作應付性較強，認為會計檔案管理工作是一項費時費力又不討好的工作，并且會計檔案工作與會計業(yè)務工作之間也存在脫節(jié)的情況。還有就是在會計檔案管理人員的配置上，很多單位都存在的問題是，會計檔案管理人員對檔案管理工作缺乏經(jīng)驗，或沒有進行過檔案業(yè)務知識的培訓，對檔案管理的基本操作規(guī)程不懂，導致檔案管理不規(guī)范、不標準。此外，還有少數(shù)行政事業(yè)單位，在會計檔案管理方面沒有制定相關的管理制度，只作為財務管理中的一個分支，而部分單位雖然對檔案管理制度也詳細的進行了制定，但是在制度的落實方面存在較大問題。
1.2 資料收集不全
在對會計檔案資料進行收集管理中，存在的主要問題有：首先，部分單位只對報表、賬簿及憑證等專業(yè)資料進行收集歸檔，而對會計磁性介質(zhì)、文件資料等的整理與歸檔工作不夠重視，導致會計檔案不完整、不齊全。雖然也有單位會將會計信息資料存入到磁性介質(zhì)中，但對光盤、磁盤等管理不當，導致信息極易丟失。其次，在已交單位會計檔案的時候，沒有嚴格進行清點，已交清單缺失，未按照定期、永久兩類分別保存，導致檔案查找難度較大。最后，隨著會計電算化技術的發(fā)展和軟件的升級，而諸多單位對軟件系統(tǒng)沒有進行升級換代，造成部分會計電算化檔案無法調(diào)取使用。
1.3 檔案管理不細致
部分單位對會計憑證不能及時裝訂，導致會計憑證以及丟失；在對一些活頁賬簿進行裝訂的時候，沒有裝訂封面，也沒有按照頁碼或順序進行裝訂成冊，對會計報表也是分散存放，未按月裝訂。在對會計檔案立卷時，分別按照保管期限立卷歸檔，而是在一個檔案盒內(nèi)隨意存放。部分單位對保密性過分強調(diào)，嚴格限制了會計檔案人員的身份，會計檔案的作用也無法發(fā)揮出來，只是作為一份資料保存在檔案室內(nèi)。在超過保管期的會計檔案鑒定與銷毀方面，檔案管理人員缺少權限，即便是已經(jīng)超過保管期間，也沒人敢對檔案進行銷毀。
1.4 監(jiān)管力度不足
行政事業(yè)單位對會計業(yè)務進行審計與檢查工作中，對會計檔案往往不作為檢查與管理的重點。而且在單位內(nèi)部，財政財務管理中也很少將會計檔案管理工作真正融入，沒有將會計檔案管理作為會計工作的固有環(huán)節(jié)對待，會計檔案管理也與其它各環(huán)節(jié)之間脫節(jié)，沒有形成相互促進、相互制約的監(jiān)管機制，對會計檔案管理的成效和管理質(zhì)量都帶來不利影響，對會計檔案的有效利用直接產(chǎn)生影響。
2 加強行政事業(yè)單位會計檔案管理工作的對策
2.1 建立健全會計檔案管理工作制度
首先，應該對財務檔案歸檔制度進行監(jiān)督，對歸檔范圍、程序、期限、要求以及整理的方法進行明確；其次，建立檔案安全保密制度及保管制度，利用科學的管理方法和先進的管理手段對會計檔案進行管理，保證檔案不會出現(xiàn)損壞、銹蝕及泄密等情況，對管理人員的職責進行明確；第三，對會計檔案管理工作責任制度進行建立健全，對各責任人的職責進行明確，保證會計檔案管理各項工作都能落到實處；第四，制定會計檔案管理獎懲制度，對會計檔案管理工作定期進行檢查，對管理人員的管理能力進行評價，通過精神獎勵、物質(zhì)獎勵及處罰措施配合應用，提高會計檔案管理工作的水平。
2.2 提高會計檔案管理人員的素質(zhì)
作為單位領導而言，首先要認識到會計檔案管理的重要性，要在領導的工作日程中加入會計檔案管理工作，從法律的高度來對會計檔案進行管理。對會計檔案管理工作人員也要加強培訓，使其掌握檔案管理的操作技能與管理方法，在上崗前，要對檔案管理人員進行技能培訓，在工作過程中，也要定期進行培訓，使會計檔案管理人員的執(zhí)行力及責任心得到強化。在會計檔案工作硬件設施方面，也應適當加大投入，改善硬件設施，對檔案室的部分設備要進行更換與添置，如空調(diào)、滅火器、防盜門等，檔案室配備打印機、計算機、掃描儀及去濕機等現(xiàn)代化辦公設備，實現(xiàn)信息化的會計檔案管理需求。
2.3 規(guī)范會計檔案整理歸檔工作
在會計檔案管理日常工作中，對會計憑證要及時進行整理裝訂，對封粘、簽章要進行規(guī)范，會計檔案裝訂完成后要莊河保管，確保會計檔案的保管壽命得到延長。按月份要求對會計憑證依據(jù)先后順序裝入憑證盒，財務報告、會計賬簿及其它會計檔案逐卷裝入檔案盒，并且要在盒面上寫清楚盒內(nèi)檔案的內(nèi)容。對會計電算化系統(tǒng)產(chǎn)生的會計憑證、報表、賬簿、系統(tǒng)日志等數(shù)據(jù)要定期采用統(tǒng)一的紙質(zhì)進行打印裝訂并存檔，并且要進行備份，檔案室做好防火、防磁、防塵及防潮工作。如果檔案采用磁性保存，必須做好備份，并定期進行檢查。對會計檔案保管進行規(guī)范，如果單位建立有綜合檔案室，財會部門可對會計檔案保存一定時間后，轉(zhuǎn)交到綜合檔案室保存。如果沒有綜合檔案室，則財會部門由專人對會計檔案進行妥善保管。
2.4 強化會計檔案的開發(fā)利用
對會計檔案查閱利用手續(xù)進行嚴格制定，確保各個環(huán)節(jié)都要詳細記錄，明確各環(huán)節(jié)時間、責任人等。對檔案案卷、專題、文號等目錄進行編制，方便檔案的索引與查找，可利用計算機快速實現(xiàn)檔案的查找，提高檔案利用速度。建立財務檔案統(tǒng)計臺賬，如文書檔案匯總、財務檔案查閱、財務檔案數(shù)量統(tǒng)計、財務檔案移交清冊等登記簿及臺賬。對單位的預算執(zhí)行能力及財務運行中的不足與特點等可利用財務基礎數(shù)據(jù)資料進行分析總結(jié)，并針對性的提出預防的措施，為單位領導的決策提供依據(jù)。對會計檔案銷毀制度也要明確規(guī)定并嚴格執(zhí)行。與財會部門一起，會計檔案管理人員對會計檔案要做好鑒定工作，妥善保管有價值的會計檔案，對已經(jīng)失去價值的檔案可大膽銷毀，而對一些已經(jīng)過了保管期，但是還存在債權債務等問題的檔案，不能銷毀，可作為單獨的項目的進行保管，在保管清冊及銷毀清冊備注欄內(nèi)注明檔案情況。
2.5 強化會計檔案監(jiān)督管理
審計、財政及檔案部門對相關業(yè)務進行檢查時，其工作的內(nèi)容之一也要針對會計檔案規(guī)范化管理進行檢查，才能使單位會計檔案管理工作得到監(jiān)督，管理水平也才能得到根本性的提升，單位會計檔案管理工作的價值才能發(fā)揮出來。將會計檔案監(jiān)管工作作為單位內(nèi)部管控制管理的重要內(nèi)容，在日常管理中，也要嚴格遵循，將單位會計檔案管理工作作為一項長效工作來抓。
