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第1篇

當(dāng)今，現(xiàn)代信息技術(shù)迅猛發(fā)展，成熟的數(shù)字化技術(shù)已經(jīng)普及到各行各業(yè)。加快數(shù)字化建設(shè)成為我國現(xiàn)代化建設(shè)的國家戰(zhàn)略。因此，以數(shù)字化手段做好新時(shí)期的人事工作，更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，既是新時(shí)期人事工作的客觀需要，也是國家信息化和現(xiàn)代組織人事工作的必然要求，人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)勢在必行。但長期以來，人事檔案管理主要為人工作業(yè)，近期雖使用了計(jì)算機(jī)，但由于其內(nèi)容的保密性，推廣情況較差，造成其數(shù)字化程度對比同時(shí)期其他領(lǐng)域相對落后。現(xiàn)存的信息形式?jīng)]有統(tǒng)一規(guī)范，信息記錄的流程不科學(xué)，使得信息內(nèi)容不全面，不能滿足對人員個(gè)體的微觀管理和對人員群體的宏觀管理的需要。具體情況有如下幾點(diǎn)。

1.1人事檔案管理軟件的開發(fā)滯后，泛用性不強(qiáng)人事檔案管理主要對通用性信息進(jìn)行管理。但目前，人事檔案管理軟件的開發(fā)處于無政府狀態(tài)，沒有統(tǒng)一的規(guī)范文件，各地方自行開發(fā)的軟件的不兼容使信息不能互通，制約了數(shù)字化進(jìn)程的推進(jìn)。

1.2人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化程度低人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)的前提是基礎(chǔ)工作內(nèi)容規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。由于歷史原因，人事檔案業(yè)務(wù)管理基礎(chǔ)較差，案卷保存質(zhì)量不高，人事檔案管理無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，當(dāng)前的制度一般僅著眼于某一地區(qū)、部門，使數(shù)字化建設(shè)的全面實(shí)施困難重重。1.3人事檔案管理的方式落后人事檔案管理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、工作程序標(biāo)準(zhǔn)依舊是人工工作時(shí)期制定的，尚未從信息技術(shù)的特點(diǎn)和發(fā)展方面進(jìn)行考慮。目前，越來越多的文件資料是以信息存儲設(shè)備形式出現(xiàn)，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能適應(yīng)人事檔案數(shù)字化的要求。

1.4人事檔案管理人員的素質(zhì)不高數(shù)字化的信息系統(tǒng)管理需要有較高知識層次和掌握了一定技術(shù)水平的人員。目前，許多單位和部門缺乏高素質(zhì)人才，既掌握檔案管理知識，又精通信息技術(shù)的復(fù)合型人才奇缺。

2人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)的目標(biāo)

既然人事檔案管理數(shù)字化是時(shí)代的需要，那么要想通過其充分利用現(xiàn)有設(shè)備實(shí)現(xiàn)信息資源共享，提高工作效率，就必須建立現(xiàn)代化的數(shù)字化信息管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，系統(tǒng)具體要求如下。

2.1日常業(yè)務(wù)管理實(shí)現(xiàn)日常人事檔案工作中對檔案材料的收集、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計(jì)和查閱等業(yè)務(wù)內(nèi)容，應(yīng)主要由四大功能組成：檔案案卷管理、檔案材料管理、檔案審核及系統(tǒng)維護(hù)。

2.2數(shù)字化檔案采集數(shù)字化檔案采集系統(tǒng)應(yīng)主要負(fù)責(zé)對紙質(zhì)檔案材料的數(shù)字化采集處理，提供目錄整理、信息采集、數(shù)據(jù)審核3大功能，并可利用現(xiàn)化代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)多人多客戶端的對多本檔案、不同材料的同時(shí)采集，實(shí)現(xiàn)高效、快捷的檔案數(shù)字化采集。

2.3數(shù)字化檔案網(wǎng)上查閱數(shù)字化檔案查閱系統(tǒng)是以專用資源網(wǎng)為網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)，采用B/S(瀏覽器/服務(wù)器)模式架構(gòu)，在組織系統(tǒng)內(nèi)部實(shí)現(xiàn)本地及遠(yuǎn)程查檔、閱檔功能。在系統(tǒng)安全方面，有如下三點(diǎn)設(shè)計(jì)：

（1）可按日期、時(shí)間或長期有效等多種方式完成閱檔授權(quán)。

（2）對閱檔過程進(jìn)行詳細(xì)的日志記錄。

（3）信息采用加密信道傳輸?shù)榷喾N方式，使系統(tǒng)運(yùn)行更加安全可靠。

3檔案管理數(shù)字化信息系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)注意的問題

3.1應(yīng)用軟件應(yīng)統(tǒng)一應(yīng)選用中央組織部推行的，建立在《信息結(jié)構(gòu)體系》基礎(chǔ)上的系統(tǒng)軟件，避免造成數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)混亂和上下級數(shù)據(jù)無法溝通與共享。制定文本、照片、聲像等資料的相關(guān)采集標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一文件格式。同時(shí)，對系統(tǒng)所涉及到的其他應(yīng)用項(xiàng)目，也要制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，確保信息共享的兼容性。

3.2應(yīng)使用先進(jìn)技術(shù)構(gòu)建數(shù)字化系統(tǒng)建立數(shù)字化信息系統(tǒng)會使用到數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等。在建立數(shù)據(jù)庫時(shí)，應(yīng)采用分布式多媒體數(shù)據(jù)庫，克服圖像和視頻數(shù)據(jù)容量大引起的調(diào)用速度慢等問題，以便在信息數(shù)據(jù)大量增加情況下，保證信息的調(diào)用、管理、更新和存儲。應(yīng)注重?cái)?shù)據(jù)源采集和后期制作的質(zhì)量控制，宜采用高清掃描儀、數(shù)字杜比和DVD技術(shù)錄入照片、音頻、視頻，確保信息資源的質(zhì)量。要預(yù)先考慮利用互聯(lián)網(wǎng)與上級組織人事部門連接，滿足應(yīng)用軟件實(shí)時(shí)升級的需要。

3.3數(shù)字化信息系統(tǒng)建設(shè)的計(jì)劃與完善要根據(jù)系統(tǒng)建設(shè)的迫切程度、資金、網(wǎng)絡(luò)規(guī)模等情況制定工作計(jì)劃和建設(shè)目標(biāo)。

（1）擬定數(shù)字化信息系統(tǒng)的基本框架，選定或開發(fā)系統(tǒng)應(yīng)用軟件。

（2）進(jìn)行資料數(shù)據(jù)的采集與錄入，建立規(guī)范化的信息報(bào)送、錄入制度，豐富信息資源庫。

（3）在試運(yùn)行的基礎(chǔ)上完善、改進(jìn)和提高，收集整理出現(xiàn)的問題，召開專家研討會，集思廣益，提出改進(jìn)方案。

（4）加大資金投入，在條件成熟的基礎(chǔ)上，推廣成功經(jīng)驗(yàn)，提高覆蓋率。

3.4突出多部門、多方位聯(lián)動(dòng)，加強(qiáng)上下級和相關(guān)部門間的協(xié)調(diào)外部檔案信息涉及到上級主管部門、基層單位、橫向部門；內(nèi)部則涉及多個(gè)管理職能部門，信息內(nèi)容包括班子建設(shè)、管理、任免、檔案、教育、統(tǒng)計(jì)、考核和考察進(jìn)而黨員統(tǒng)計(jì)等方面。因此，數(shù)字化信息系統(tǒng)建設(shè)必須突出多部門協(xié)作、多方位聯(lián)動(dòng)的特點(diǎn)，制定高效合理的信息采集、維護(hù)和使用制度，明確界定各級、各部門的責(zé)任、權(quán)限和義務(wù)，形成規(guī)范、有序、統(tǒng)一的運(yùn)行機(jī)制。

3結(jié)語

第2篇

關(guān)鍵詞：高校人事檔案數(shù)字化

1 概述

高校人事檔案是高校教職員工在科研、教學(xué)、行政等日常工作中形成的真實(shí)的反映教職工的主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等個(gè)人情況的文件材料。對于個(gè)人而言，是人一生真實(shí)軌跡的描述；對于組織而言，是考察、了解職工品德和素質(zhì)的重要憑證。因此人事檔案的保存、保護(hù)、管理對于個(gè)人和組織而言都具有重要的意義。在我國大部分高校檔案館，人事檔案的管理方式相對滯后，主要存在是傳統(tǒng)手工的借閱與保存，而這種傳統(tǒng)的借閱與保存最大的弊端就是檔案人員頻繁的接觸原始檔案造成的人為有意無意的破壞，甚至泄露職工的人事檔案，很不適應(yīng)現(xiàn)代人事檔案工作的需要。

2 高校人事檔案管理現(xiàn)狀

2.1 改進(jìn)傳統(tǒng)管理方式，提高工作效率

現(xiàn)階段高校人事檔案的提供、利用還是以原始紙質(zhì)檔案為主體。檔案管理人員的管理重心只是放在對原始檔案能夠不丟失、不遺漏。特別是有些人事的檔案裝訂還采取老式的線裝方式，這就不可避免的造成了人事檔案在遞增和使用過程中被迫頻繁拆裝檔案的行為，直接造成了對檔案原本的人為傷害，降低了工作效率。

2.2 加強(qiáng)人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的應(yīng)用性

目前各個(gè)高校在構(gòu)建人事檔案數(shù)字化平臺的過程中，著重發(fā)力點(diǎn)都限于對人事檔案中關(guān)鍵信息的提取、包括檔案人庫、借閱、在庫、出庫的電子記錄。而真正能做到將檔案原件以電子副本的形式完成的保存在數(shù)據(jù)庫中，少之又少。一方面是由于這是一項(xiàng)極其龐大的數(shù)據(jù)工程，另一方面在這個(gè)過程中產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)性對于高校的人事檔案館是一個(gè)不小的挑戰(zhàn)。高校人事檔案管理模式一直沿用傳統(tǒng)的人工管理方式，由于原始紙質(zhì)的人事檔案擁有高度的機(jī)密性，涉及到各位教師的切實(shí)利益，因此為防止原始檔案在借閱，查詢過程中，出現(xiàn)經(jīng)常接觸原件可能造成原件的破損，或者有可能蓄意修改，每次均是由工作人員頻頻往返于閱檔室與庫房之間為使用者找出檔案，利用完以后再將檔案歸入原位，這種查檔方式費(fèi)時(shí)費(fèi)力，效率極其低下。因次，迫切需要對紙質(zhì)原始檔案材料進(jìn)行數(shù)字化和信息化管理，有必要搭建學(xué)院人事檔案數(shù)字化平臺。而數(shù)字化平臺中的數(shù)據(jù)庫副本利用，有效的阻止了傳統(tǒng)查詢紙質(zhì)檔案中發(fā)生的篡改、丟失、破壞的現(xiàn)象的發(fā)生，而且電子副本的存在，在原始檔案遭到可能性的破壞也是很好的留存依據(jù)，所以建立數(shù)字檔案迫在眉睫。

3 我院建立人事檔案管理數(shù)字化平臺的意義

長春職業(yè)技術(shù)學(xué)院目前現(xiàn)有在庫教師人事檔案全部為紙質(zhì)材料。管理模式一直沿用傳統(tǒng)的人工管理方式，由于原始紙質(zhì)的人事檔案擁有高度的機(jī)密性，涉及到我院各位教師的切實(shí)利益，因此為防止原始檔案在借閱，查詢過程中，出現(xiàn)經(jīng)常接觸原件可能造成原件的破損，或者有可能蓄意修改，每次均是由工作人員頻頻往返于閱檔室與庫房之間為使用者找出檔案，利用完以后再將檔案歸入原位，這種查檔方式費(fèi)時(shí)費(fèi)力，效率極其低下。

3.1 數(shù)字化管理平臺的建立是實(shí)現(xiàn)了從手工檢索到計(jì)算機(jī)檢索的轉(zhuǎn)變，有助于提高人事檔案工作的效率和水平。

人事檔案數(shù)字化平臺建立之后，借閱檔案人員登錄數(shù)字化平臺，向管理員發(fā)出申請，檔案人員同意授權(quán)后，根據(jù)檢索式查詢所需的人事檔案的電子副本，減少了對原始紙質(zhì)檔案的接觸頻率，有利于紙質(zhì)檔案的保護(hù)，按照原始查詢查閱人事檔案的程序和流程，查詢一份人事檔案需要經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)――下庫查詢――檔案復(fù)印――領(lǐng)導(dǎo)審核，大約20分鐘時(shí)間。我院人事處辦公地點(diǎn)將于現(xiàn)在A樓變遷新樓，而檔案室還依然保留在A樓，兩樓地理往返步行約15分鐘，這樣查詢一份檔案的時(shí)間最快也在35分鐘左右，如果沒有設(shè)有人事檔案數(shù)字庫，在此基礎(chǔ)上浪費(fèi)的人員精力和管理物力將無法估計(jì)。而人事檔案數(shù)字化平臺的建立使得檔案管理人員只需在平臺后臺通過系統(tǒng)處理并發(fā)線程的檔案查閱請求，大大解放了人工，實(shí)現(xiàn)了一人多處理線程的可能。

3.2 數(shù)字化管理平臺的建立能夠“師”盡其才。

數(shù)字化管理平臺中記錄的真實(shí)信息，方便對高校教職工進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為學(xué)院的評優(yōu)、評職提供了快速、高效的查詢方式和現(xiàn)代化的渠道。為配合高校建設(shè)，人事檔案管理除了秉承原有的原則外，還要加上優(yōu)化效能，因此人事檔案電子化的趨勢不可阻擋。作為人事處數(shù)字化，信息化建設(shè)工程的一部分，配合未來申請的在職教師職工信息庫，兩庫融合，使得人事處從新進(jìn)教師的入職入庫，到在職教師的晉職評聘，到退休教職工的信息保障成為了完整的一條數(shù)字化信息鏈。

3.3 數(shù)字化管理平臺的建立適合高校無紙化辦公發(fā)展的要求，使高校人事管理各項(xiàng)事務(wù)日臻科學(xué)化和規(guī)范化。

該數(shù)字化平臺將集全校教職員工檔案數(shù)字化管理（數(shù)字化收集、整理、保管人員檔案資料）、員工信息查詢統(tǒng)計(jì)管理（統(tǒng)計(jì)、檢索人員有關(guān)信息）、文件檔案管理（起草有關(guān)人事、工資文件，收集、整理、保管有關(guān)文件）、薪酬分配（根據(jù)國家單位有關(guān)政策和規(guī)定核算人員工資）、為管理領(lǐng)導(dǎo)提供所需的有關(guān)文件、統(tǒng)計(jì)信息、人員情況、參考意見為一體，根據(jù)學(xué)院人才成長的規(guī)律和學(xué)校的任務(wù)，對學(xué)院各級各類人員個(gè)性化和職業(yè)化的進(jìn)行規(guī)劃與組織。

3.4 我院建立人事檔案數(shù)字化平臺可行性分析

我院人事檔案數(shù)字化平臺的項(xiàng)目從得到了院里領(lǐng)導(dǎo)的大力重視，保證在人力、物力給予最大的支持。項(xiàng)目組組長是具有多年人事工作經(jīng)驗(yàn)及其項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)驗(yàn)的中青年領(lǐng)導(dǎo)，能夠保證項(xiàng)目運(yùn)行和實(shí)施，并且有能力解決項(xiàng)目過程中困難和風(fēng)險(xiǎn)。項(xiàng)目組成員的配置以青年教師為主，集中了計(jì)算機(jī)類專家、檔案類人員、及其本院人事處有豐富的業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)的行政人員。項(xiàng)目立項(xiàng)前，項(xiàng)目組成員進(jìn)行了反復(fù)的論證和實(shí)踐考察及其專家咨詢，指定了科學(xué)的、詳實(shí)的可行性分析及其項(xiàng)目實(shí)施方案。并對項(xiàng)目實(shí)施過程中可能預(yù)見的風(fēng)險(xiǎn)做出了解決的預(yù)案。對項(xiàng)目組的成員進(jìn)行專業(yè)化的培訓(xùn)，使得整個(gè)項(xiàng)目能過效率專業(yè)的進(jìn)行。

人事檔案數(shù)字化平臺中的師資信息化平臺的基礎(chǔ)模塊設(shè)計(jì)已經(jīng)完成，并且在人事處工作中正常運(yùn)行了一年，在此次項(xiàng)目過程的工作是對模塊接口的升級。在已經(jīng)開展兩個(gè)月項(xiàng)目運(yùn)行中，呈現(xiàn)出極佳的運(yùn)行狀態(tài)。數(shù)字化檔案信息系統(tǒng)已經(jīng)進(jìn)入系統(tǒng)設(shè)計(jì)程度。

參考文獻(xiàn)：

[1]王魯?shù)?高校師資信息管理系統(tǒng).云南省教委信息中心，1996.

[2]潘錦平.軟件系統(tǒng)開發(fā)技術(shù).西安:西安電子科技大學(xué)出版社，1995.

第3篇

關(guān)鍵詞：檔案管理;數(shù)字化;管理

檔案管理數(shù)字化在實(shí)現(xiàn)的過程中具有較強(qiáng)的技術(shù)性特點(diǎn)，其中包含了計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、安全技術(shù)等多種類型的新型技術(shù)。因此，技術(shù)的不斷發(fā)展與完善是檔案管理數(shù)字化的重要基礎(chǔ)條件，這些技術(shù)的發(fā)展、普及及研發(fā)力度在一定程度上決定著檔案管理數(shù)字化的進(jìn)程。

1檔案管理數(shù)字化的可行性分析

1.1檔案管理的現(xiàn)狀分析

1.1.1管理制度的調(diào)查與分析

實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化需要建立數(shù)字化建設(shè)組織保證，建立數(shù)字化建設(shè)科學(xué)管理體系與規(guī)則制度，建立數(shù)字化建設(shè)規(guī)范，建立相關(guān)人員職責(zé)明細(xì)等，檔案部門應(yīng)該對這些情況進(jìn)行明確與了解。

1.1.2硬件方而的調(diào)查與分析

檔案管理數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)需要建立在一定的物質(zhì)基礎(chǔ)上，主要包括數(shù)字化工作硬件條件與硬件設(shè)施，例如計(jì)算機(jī)等附屬設(shè)施配置、網(wǎng)絡(luò)設(shè)施建設(shè)等。

1.1.3技術(shù)方而的調(diào)查與分析

檔案管理數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)需要一定的技術(shù)保證，數(shù)字化工作具有較強(qiáng)的技術(shù)性特點(diǎn)，需要計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)等多種高新科技的支持。檔案部門應(yīng)該對自身的實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)查與了解，依據(jù)自身的技術(shù)力量制定數(shù)字化實(shí)施方案。

1.1.4人才方而的調(diào)查與分析

檔案管理數(shù)字化實(shí)際上是一項(xiàng)大文化工程，在對其進(jìn)行建設(shè)的過程中一方而需要高素質(zhì)的管理人才，另一方而需要計(jì)算機(jī)等專業(yè)技術(shù)人才、法律人才等。檔案部門要對當(dāng)前的檔案管理水平進(jìn)行評估，全而的了解自身的數(shù)字化建設(shè)能力。

1.2檔案管理數(shù)字化的實(shí)施目標(biāo)

通過對檔案管理數(shù)字化可行性的分析，具備了實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的檔案部門應(yīng)該成立數(shù)字化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組，對數(shù)字化的實(shí)施目標(biāo)進(jìn)行制定，提出建設(shè)的長遠(yuǎn)目標(biāo)與階段性目標(biāo)。在實(shí)施目標(biāo)制定的過程中，要將檔案管理的現(xiàn)狀與未來的發(fā)展趨勢作為依據(jù)，既要與實(shí)際情況相結(jié)合，又要高屋建瓴，與未來的發(fā)展趨勢相協(xié)調(diào)。

1.3檔案管理數(shù)字化的實(shí)施要素

在檔案管理數(shù)字化的實(shí)施目標(biāo)確定之后，要依據(jù)實(shí)施目標(biāo)實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)要素的確定。在整個(gè)的數(shù)字化實(shí)施方案中，實(shí)施要素屬于主體部分，明確了檔案管理數(shù)字化建設(shè)中的重點(diǎn)發(fā)展項(xiàng)目與領(lǐng)域，例如檔案目標(biāo)數(shù)字化建設(shè)項(xiàng)目、數(shù)字化檔案信息局域網(wǎng)與廣域網(wǎng)服務(wù)項(xiàng)目等。不同的實(shí)施要素在評估方法方而也存在差異，需要依據(jù)實(shí)際情況選擇適合的評估方法，例如指標(biāo)體系方法、概述性描述方法等。

1.4檔案管理數(shù)字化建設(shè)的保障系統(tǒng)

檔案管理數(shù)字化建設(shè)的保障系統(tǒng)指的是數(shù)字化實(shí)施過程中的管理體制、運(yùn)行體制與投入保障體制三個(gè)方而。保障系統(tǒng)為檔案管理數(shù)值化的實(shí)施提供了組織機(jī)構(gòu)、規(guī)章制度、物質(zhì)基礎(chǔ)、技術(shù)支持等方而的保障。檔案管理數(shù)字化建設(shè)保障系統(tǒng)的建立為數(shù)字化方案的實(shí)施提供了有利的保障。

2傳統(tǒng)人事檔案管理的缺點(diǎn)討論

2.1檔案更改時(shí)出現(xiàn)的文件轉(zhuǎn)移、收集等出現(xiàn)的問題

我國人事檔案管理系統(tǒng)存在的歷史較為悠久，一份簡單的人事檔案轉(zhuǎn)變能夠涉及到許多的方面，要進(jìn)行多個(gè)不同部門之間的信息更替。但是，現(xiàn)階段的我國，由于長久以來的檔案封閉管理方式，且眾多的上級人員沒有真正的意識到檔案的特殊性，進(jìn)而長期忽略對人事檔案的管理，造成收集的人事檔案存在較大的不完整性，進(jìn)一步增大了我國事業(yè)單位檔案管理的難度。另外，在工作人員出現(xiàn)人事轉(zhuǎn)移命令時(shí)，由于不同企業(yè)單位或者工作部門之間的工作存在著較大的差異性，兩者的檔案交接需要較長的時(shí)間和長期的傳輸過程，會有丟失、損壞、被盜等風(fēng)險(xiǎn)。

2.2對人事檔案的內(nèi)容進(jìn)行更新、修改時(shí)出現(xiàn)的問題

現(xiàn)階段我國的事業(yè)單位編制制度，使我國的事業(yè)單位工作人員大多是由具有較高學(xué)歷的優(yōu)秀人才組成。但我國現(xiàn)如今的人事檔案管理卻不能體現(xiàn)每個(gè)工作人員的科研情況。在每個(gè)工作人員的人事檔案中，大多數(shù)的檔案內(nèi)容均為較為簡單的學(xué)歷、家庭信息，對參加工作已久的人員的工作情況卻沒有較大的體現(xiàn)。因此，現(xiàn)階段的人事檔案內(nèi)容更新時(shí)，應(yīng)當(dāng)多增加關(guān)于工作人員參與工作時(shí)體現(xiàn)出來的，關(guān)于工作能力以及對待工作態(tài)度等情況的詳細(xì)介紹，幫助后期參閱人員獲得更好的關(guān)于工作人員的信息。另外，在現(xiàn)階段的人事檔案管理中，由于多是使用紙質(zhì)文件進(jìn)行管理。在進(jìn)行文件轉(zhuǎn)移的途中，容易被有心人士調(diào)換、修改人事檔案內(nèi)容來進(jìn)行犯罪活動(dòng)，給人事檔案管理帶來不便。

2.3對認(rèn)識檔案進(jìn)行歸檔收集時(shí)出現(xiàn)的問題

過去傳統(tǒng)的人事檔案在進(jìn)行歸檔手機(jī)任務(wù)時(shí)，由于工作人員較少，人事部門的管理人員能夠較好的根據(jù)檔案管理的同一規(guī)定對檔案材料進(jìn)行收集，如使用統(tǒng)一大小、材料、厚度的紙張進(jìn)行檔案的書寫等；但現(xiàn)如今，由于每年都有著大量的優(yōu)秀人才需求，事業(yè)單位年年新增大量的工作人員，這種情況使人事管理人員的工作量大大提高，最后沒有多余的精力再進(jìn)行同一標(biāo)準(zhǔn)的檔案分類收集。這樣看來，過去較為傳統(tǒng)的通過紙質(zhì)文件進(jìn)行檔案管理的方式已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)代社會的發(fā)展了，我們亟需改變這種方式，減少人事管理人員的工作強(qiáng)度。

3人事檔案管理問題的應(yīng)對策略

3.1對傳統(tǒng)的人事檔案管理制度進(jìn)行改革

我們已經(jīng)知道，過去傳統(tǒng)的人事檔案管理制度已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)代社會的快速發(fā)展，我們應(yīng)當(dāng)對傳統(tǒng)人事檔案管理制度進(jìn)行一個(gè)全新的更新，推陳出新。例如：在收集人事檔案的期間，檔案收集人員應(yīng)該對需要收集的數(shù)據(jù)內(nèi)容有著明確的了解，清晰的確定檔案數(shù)據(jù)來源的真?zhèn)渭皝碓赐緩降目煽啃浴Ａ硗猓谡鐒e檔案的內(nèi)容時(shí)，要確保取用的內(nèi)容是有用的而舍棄掉沒用的信息。其他部門調(diào)閱檔案時(shí)，我們應(yīng)當(dāng)對調(diào)閱人的權(quán)力進(jìn)行嚴(yán)謹(jǐn)?shù)目己耍苊鈾n案內(nèi)容的意外泄漏。

3.2盡快轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案內(nèi)容管理的方式

由于現(xiàn)階段的人事檔案管理方式，檔案內(nèi)容并不能進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)更新，因此，許多人就利用這個(gè)漏洞進(jìn)行不法的行為。這樣使人事檔案的管理失去了它本來的意義，也不存在可靠性了。比如：某些人員為了獲取更高的職位或者薪水，私自更改自己參與工作的時(shí)間，或者提高了自己的受教育程度，這些不法行為很難得到證實(shí)，也導(dǎo)致了越來越多的人員利用這種行為獲取不法利益。所以，要想更好的管理好人事檔案的內(nèi)容，就要加強(qiáng)管理人員的甄別能力，定期對人事部門的檔案進(jìn)行多部門的取證，另外，一旦發(fā)現(xiàn)不合格的檔案，立即對有關(guān)人員進(jìn)行檢查并及時(shí)銷毀。

4提高對人事檔案信息資源的整合

社會的發(fā)展離不開科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，而科學(xué)技術(shù)的發(fā)展在很大程度上依賴于專業(yè)人才的綜合素質(zhì)，對于現(xiàn)代社會來說，人力資源的開發(fā)與應(yīng)用是現(xiàn)階段人事管理部門的主要任務(wù)之一。一個(gè)單位中就是該是科技人才薈萃，是專業(yè)技術(shù)人員是推動(dòng)一個(gè)單位發(fā)展的重要表現(xiàn)。因此，對于人力資源管理起著非常重要作用的人事檔案亟需通過改革創(chuàng)新來改造自己。對事業(yè)單位的人事檔案管理信息資源進(jìn)行開發(fā)利用，為企業(yè)發(fā)展服務(wù)是十分現(xiàn)階段的首要發(fā)展任務(wù)。（1）人事部門應(yīng)該主動(dòng)積極向企業(yè)中的各部門提供工作人員的信息數(shù)據(jù)。要更好的發(fā)展一個(gè)部門，離不開各個(gè)員工的積極努力，但是，如何獲得每個(gè)員工的專業(yè)能力程度是一個(gè)需要解決的問題。在現(xiàn)階段的工作中，人事檔案管理部門應(yīng)當(dāng)積極主動(dòng)的將每個(gè)工作人員的信息數(shù)據(jù)以及相應(yīng)的變更提供給其他部門，以便部門更好的安排每個(gè)員工的工作崗位，獲得更近一步的發(fā)展。通過這樣的努力，每個(gè)工作人員才能都參與到企業(yè)單位的發(fā)展中，為其做出更好的貢獻(xiàn)。（2）人事檔案部門應(yīng)該改變自身意識，從管理部門向服務(wù)部門轉(zhuǎn)變。對于傳統(tǒng)的事業(yè)單位來說，人事檔案管理部門原先是作為一個(gè)行政管理部門存在于其中，行使的是管理職責(zé)而非服務(wù)職責(zé)，但是這不利于事業(yè)單位idea發(fā)展。現(xiàn)階段，人事檔案管理部門的相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)盡快轉(zhuǎn)變自身的意識，認(rèn)識到自己的服務(wù)職責(zé)，端正自己的態(tài)度，為其他部門提供更好的人事信息。（3）提高團(tuán)結(jié)合作的意識，和其他部門共同發(fā)展事業(yè)單位。在現(xiàn)代社會中，知識的儲量極大的影響經(jīng)濟(jì)的收入。事業(yè)單位是一個(gè)整體，由不同的部門來組成，每個(gè)部門之間都有著聯(lián)系。人事檔案管理部門最為管理全部人事檔案的部門，更需要加強(qiáng)自身與其他的聯(lián)系，為事業(yè)單位的進(jìn)一步發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

5結(jié)束語

隨著科技的不斷發(fā)展，人們對檔案的需求、期望以及檔案信息白身性質(zhì)都發(fā)生了重大的改變，檔案管理而臨著重大的發(fā)展機(jī)遇與挑戰(zhàn)。面對這種新的情況，檔案管理人員應(yīng)該明確檔案管理的發(fā)展趨勢，通過檔案管理數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)來應(yīng)對新形勢的變化，適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展的需求。檔案管理數(shù)字化是檔案管理發(fā)展的必由之路，在實(shí)現(xiàn)的過程中必須對其可行性進(jìn)行重點(diǎn)分析，在可行性分析的基礎(chǔ)上制定實(shí)施目標(biāo)與實(shí)施方案，確保數(shù)字化的順利實(shí)現(xiàn)。

作者:孫艷艷 單位:煙臺市環(huán)境衛(wèi)生管理處

參考文獻(xiàn)：

[1]盛年紅.檔案信息化管理的必要性[J].機(jī)電兵船檔案,2007(05).

第4篇

關(guān)鍵詞：人事檔案；網(wǎng)絡(luò)化；人才

一、實(shí)行檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的必要性

簡單的說，人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理就是通過將人事檔案信息數(shù)字化，建立分屬于各級人事檔案管理中心的數(shù)據(jù)庫，然后將孤立的數(shù)據(jù)庫連接成網(wǎng)絡(luò)，為社會提供網(wǎng)絡(luò)化的調(diào)檔查檔等服務(wù)。人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理是建立在信息科學(xué)技術(shù)和社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展基礎(chǔ)的，實(shí)行檔案網(wǎng)絡(luò)化管理十分必要。

（一）實(shí)行人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理是優(yōu)化人才資源配置和實(shí)現(xiàn)人才強(qiáng)國戰(zhàn)略的客觀要求。以馬克思關(guān)于生產(chǎn)力和人的發(fā)展理論為基礎(chǔ)，人才強(qiáng)國戰(zhàn)略具有以人為本的重要特點(diǎn)。人才資源在社會的各種資源中是最寶貴的資源，也是經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的動(dòng)力源泉。人才資源的開發(fā)是其他一切資源開發(fā)的前提條件。當(dāng)前我國高等教育已基本實(shí)現(xiàn)了由精英教育向大眾化的轉(zhuǎn)變。據(jù)預(yù)計(jì)，十二五期間，應(yīng)屆高校畢業(yè)生年均規(guī)模將達(dá)到近700萬人，人才流動(dòng)性也明顯加快。要實(shí)現(xiàn)人才強(qiáng)國戰(zhàn)略，就要建立科學(xué)的人才選拔機(jī)制，保證選撥程序的公平公正、真實(shí)可信，杜絕檔案信息失真的現(xiàn)象。要促進(jìn)人才的合理流動(dòng)，引導(dǎo)各類人才向農(nóng)村、基層、邊遠(yuǎn)地區(qū)和艱苦行業(yè)流動(dòng)，促進(jìn)人才在城鄉(xiāng)、區(qū)域、行業(yè)間的合理流動(dòng)和優(yōu)化配置，離不開檔案的網(wǎng)絡(luò)化。人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理，利用集中管理的制度優(yōu)勢和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)優(yōu)勢，通過數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，將符合要求的人事檔案信息以多媒體的形式匯集，借助于計(jì)算機(jī)統(tǒng)計(jì)分析，為人才選撥提供科學(xué)的建議，同時(shí)為制定教育、就業(yè)等宏觀調(diào)控政策提供及時(shí)有效的政策支持。

（二）實(shí)行人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理是打牢檔案信息化建設(shè)基礎(chǔ)和推動(dòng)信息化戰(zhàn)略的重要一環(huán)。人事檔案信息化就是充分利用信息技術(shù)，開發(fā)利用檔案信息資源，促進(jìn)檔案信息交流和人才資源優(yōu)化配置，推動(dòng)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展轉(zhuǎn)型的歷史進(jìn)程。全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要中強(qiáng)調(diào)，把檔案信息化納入國家信息化建設(shè)的總格局，以檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，加快推進(jìn)檔案資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程，促進(jìn)檔案事業(yè)持續(xù)快速健康發(fā)展，為改革開放和現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。當(dāng)前，以“數(shù)字校園”和電子政務(wù)為代表的數(shù)字化建設(shè)浪潮在高校和政府部門方興未艾。部分高校更是將檔案信息化納入了“數(shù)字校園”的建設(shè)格局，在實(shí)際工作中取得了很好的效果，在局域網(wǎng)建設(shè)方面積累了大量經(jīng)驗(yàn)，走在了檔案信息化建設(shè)的前列。清華大學(xué)檔案館自2002年以來在原單機(jī)人事檔案Foxpro數(shù)據(jù)庫管理的基礎(chǔ)上，研發(fā)了網(wǎng)絡(luò)版的人事檔案管理信息系統(tǒng)THPA-MIS。該系統(tǒng)是在清華大學(xué)檔案館人事檔案部內(nèi)部建立了計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)應(yīng)用環(huán)境，借助計(jì)算機(jī)和數(shù)據(jù)庫管理技術(shù)，實(shí)現(xiàn)人事檔案目錄信息的計(jì)算機(jī)化和網(wǎng)絡(luò)化管理[1]。 在高等教育大眾化時(shí)代，高校做為人事檔案形成的搖籃，在人事檔案信息化建設(shè)中的地位舉足輕重。雖然在數(shù)字化建設(shè)中取得了一些成效，但是問題更不容忽視。由于各個(gè)高校自身?xiàng)l件不同，數(shù)字化建設(shè)快慢不一，其內(nèi)部數(shù)據(jù)庫和局域網(wǎng)沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。如果等到數(shù)字化建設(shè)全部完成再去推行網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，勢必會因標(biāo)準(zhǔn)不一致無法有效共享數(shù)據(jù)庫資源而導(dǎo)致重復(fù)建設(shè)，浪費(fèi)大量人力、物力和財(cái)力。因此應(yīng)抓住數(shù)字化建設(shè)的契機(jī)，及時(shí)建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，使人事檔案信息數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)同步推行，用網(wǎng)絡(luò)化推動(dòng)標(biāo)準(zhǔn)化。

（三）實(shí)行人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理是提高人事檔案優(yōu)質(zhì)服務(wù)的最佳選擇。近年來，我國事業(yè)單位改革步伐加快， 2011年全國已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)了事業(yè)單位聘用制度的全覆蓋。聘用合同制的推行，突破了傳統(tǒng)的事業(yè)單位鐵飯碗體制，使能者盡其才。事業(yè)單位改革是人事管理機(jī)制的進(jìn)步，為人才合理流動(dòng)提供了制度保障，同時(shí)也使流動(dòng)人員的隊(duì)伍進(jìn)一步擴(kuò)大，也要求人事檔案能夠更加靈活的流轉(zhuǎn)，更加詳實(shí)的反映人才各個(gè)方面的能力，對傳統(tǒng)的人事檔案服務(wù)體制提出了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。只有利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，通過人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理，才能提高效率，為社會提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，滿足社會需求。

人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理是在人才強(qiáng)國戰(zhàn)略和國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略雙重背景下提出的一個(gè)構(gòu)想。人事檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理有助于實(shí)現(xiàn)人才強(qiáng)國戰(zhàn)略提出的加快人事制度改革，促進(jìn)人才合理流動(dòng)，統(tǒng)籌人才，實(shí)現(xiàn)人才的最優(yōu)化配置。而國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略為這一目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)提供了宏觀的思路，既利用信息技術(shù)，通過網(wǎng)絡(luò)化管理，開發(fā)人力資源，實(shí)現(xiàn)人才的最優(yōu)化配置。

第5篇

一、當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理工作的現(xiàn)狀及問題

（一）管理載體傳統(tǒng)老舊

“無紙化辦公”的新風(fēng)已在強(qiáng)調(diào)節(jié)約公司成本和追求現(xiàn)代科學(xué)管理的現(xiàn)代公司的擁護(hù)下發(fā)展良好，但作為事業(yè)性質(zhì)的醫(yī)療機(jī)構(gòu)，尤其是屬于國家事業(yè)單位的公辦醫(yī)院，財(cái)政支持使其對于辦公用紙這類“小事”覺得不值一提。當(dāng)前還有很多醫(yī)院的人事檔案管理材料為紙質(zhì)材料。紙質(zhì)材料的制造成本和使用成本都很高，且不易保存，多年之后質(zhì)量會大打折扣。

（二）管理路徑不夠通暢

檔案管理涉及各行各業(yè)，尤其是人事檔案設(shè)計(jì)的范圍更廣，在電子技術(shù)飛速發(fā)展的時(shí)代，檔案熟悉花管理也成為必然。由于紙質(zhì)材料的信息傳遞單一性，紙質(zhì)材料的信息只能通過人工轉(zhuǎn)移、物物交接甚至需要親自抄寫的傳統(tǒng)方式傳遞，因而其管理路徑不夠通暢。

（三）管理意識稍顯薄弱

人事檔案管理中的重要一環(huán)便是管理意識，由于人事檔案管理不具有直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益的作用，其隱性的對于組織的幫助又不容易被察覺，因此人事檔案管理崗位總是備受冷落，單位對于管理意識是薄弱、落后且不易進(jìn)步的。

（四）管理人員素質(zhì)較低

首先，醫(yī)院的人事檔案管理人員在聘用上屬于能力較弱型，扮演著“文件袋保管員”的角色，工作能力、工作效率較低；其次，醫(yī)院對于人事檔案管理的忽略直接導(dǎo)致人事檔案管理人員積極性不高，工作思想散漫，在新型人事檔案管理方法出現(xiàn)時(shí)很少主動(dòng)學(xué)習(xí)。

（五）管理效率嚴(yán)重低下

綜合以上幾點(diǎn)，當(dāng)前大部分醫(yī)院的人事檔案管理還處在“人—紙”階段，絕大多數(shù)工作都是人工操作，傳遞性差，準(zhǔn)確性低。查詢、轉(zhuǎn)移、歸類、審核的過程中經(jīng)常出現(xiàn)“一步錯(cuò)步步錯(cuò)”的情況，甚至造成人事檔案損壞，嚴(yán)重影響人事檔案管理效率。

二、醫(yī)院人事檔案數(shù)字化管理的基本要求

21世紀(jì)是數(shù)字化信息時(shí)代，利用數(shù)字化信息開展醫(yī)院人事檔案管理工作可以在傳統(tǒng)人事檔案管理出現(xiàn)的嚴(yán)重病癥上補(bǔ)一劑良藥。數(shù)字化信息開展工作既要求被管理物的數(shù)字化，更要求管理者的數(shù)字化，因此，利用數(shù)字化信息開展醫(yī)院人事檔案管理工作對人事檔案管理的雙方主體都提出了更高的要求。

（一）醫(yī)院人事檔案管理者的數(shù)字化

俗話說“事在人為”。倘若配備先進(jìn)的管理設(shè)備而沒有先進(jìn)的管理人才同樣達(dá)不到預(yù)期效果，因此要先將醫(yī)院人事檔案管理者數(shù)字化。目前我國醫(yī)院人事檔案管理者老齡化嚴(yán)重，計(jì)算機(jī)水平普遍較低，很多尚處于只會開機(jī)、打開文件夾和網(wǎng)頁的階段，因此要及時(shí)更新?lián)Q代，培養(yǎng)、儲備檔案管理和計(jì)算機(jī)水平都較高的復(fù)合型人才。

（二）醫(yī)院人事檔案設(shè)備的數(shù)字化

與醫(yī)院人事檔案管理者的數(shù)字化相比，設(shè)備的現(xiàn)代化要求看似比較容易，其實(shí)不然。科學(xué)的管理系統(tǒng)、管理軟件的重要性眾所周知。要積極引進(jìn)先進(jìn)的管理設(shè)備，只有提高人事檔案管理的客觀條件方能提高水平。

（三）醫(yī)院人事檔案與管理者二者的數(shù)字化信息標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一化

數(shù)字化信息的有效利用一定要建立在標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的基礎(chǔ)上。比如數(shù)據(jù)庫標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一化有利于醫(yī)院科室之間、部門之間、院所之間的數(shù)據(jù)體系更完整；應(yīng)用技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一化有利于整個(gè)醫(yī)院人事檔案技術(shù)處理可以做到無縫銜接；管理標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一化有利于醫(yī)療體系人事管理系統(tǒng)之間的相互交流；信息統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一化有利于進(jìn)一步提高醫(yī)院人事檔案管理效率。

三、醫(yī)院人事檔案數(shù)字化管理的實(shí)現(xiàn)路徑

（一）打開思想，改變思路，高度重視

當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理工作的傳統(tǒng)老舊很大程度上歸結(jié)于醫(yī)院對于人事檔案管理工作的不重視，忽視了人事檔案管理工作對于一個(gè)組織的隱性能量，故而對其軟硬件、人工的水平和素質(zhì)要求偏低。改變這種情況必須要從思想抓起，人事檔案是醫(yī)院的寶貴財(cái)富，提高醫(yī)院人事檔案管理工作的思想重視程度，對于其工作的需求提供必要的條件。

（二）新老交接，提高標(biāo)準(zhǔn)，培養(yǎng)人才

老一輩醫(yī)院人事檔案工作者的確在之前多年的工作中貢獻(xiàn)過卓著力量，對他們給予充分肯定的基礎(chǔ)上也要看到時(shí)代在發(fā)展，科技在進(jìn)步，長江后浪推前浪的現(xiàn)象已經(jīng)逼迫醫(yī)院的人事檔案管理水平需要高水平、高素質(zhì)、專業(yè)化的管理人員為我們的管理工作添磚加瓦。要對醫(yī)院人事檔案管理工作崗位提出更高的工作要求，提高醫(yī)院人事檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)。可通過專業(yè)人事檔案管理培訓(xùn)來提高人事檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，包括新時(shí)期人事檔案管理的專業(yè)知識、計(jì)算機(jī)操作、業(yè)務(wù)技能和信息安全學(xué)習(xí)，其中計(jì)算機(jī)操作即使最基礎(chǔ)的要求也是最關(guān)鍵的技術(shù)手段核心，努力培養(yǎng)合適的新型人才。

（三）兩件更新，兩手都抓，兩手都硬

硬件和軟件的科技含量和技術(shù)含量直接關(guān)系醫(yī)院人事檔案管理工作的水平高低。人事檔案信息數(shù)字化管理對計(jì)算機(jī)核心技術(shù)的依賴性較高，硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)的匹配同樣不容忽視。首先，要加強(qiáng)對人事檔案信息的環(huán)境管理，信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)軟件對外部環(huán)境有一定要求；其次，科學(xué)技術(shù)更新?lián)Q代的速度非常快，計(jì)算機(jī)軟件必將經(jīng)常更新。然而軟件技術(shù)的更新卻有可能與硬件設(shè)施不匹配，從而導(dǎo)致原有數(shù)據(jù)的流失，不利于人事檔案管理。

（四）隊(duì)伍建設(shè)，注重安全，注意穩(wěn)定

建設(shè)一支高水平、高素質(zhì)、專業(yè)化的醫(yī)院數(shù)字化信息人事檔案管理工作團(tuán)隊(duì)實(shí)屬不易。隊(duì)伍建設(shè)前應(yīng)確保數(shù)字化信息崗位人員的安全意識是否滿足崗位要求，數(shù)字化工作是一項(xiàng)充滿安全保密性的工作，需要團(tuán)隊(duì)的整體性和安全性；其次，由于醫(yī)院屬性較為特殊，人事檔案管理隊(duì)伍建成之后盡量確保管理人員的相對穩(wěn)定，在不必要換崗和流動(dòng)的前提下盡可能保證醫(yī)院人事檔案人員的相對穩(wěn)定，既有利于熟悉業(yè)務(wù)，又有利于隊(duì)伍的穩(wěn)定性。

四、實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案數(shù)字化管理需要?jiǎng)?chuàng)新

現(xiàn)代化人事檔案管理需要新的人事檔案管理模式.基于建立國家人事檔案管理中心的構(gòu)想,本文提出了未來人事檔案管理“三位一體”模式,即國家人事檔案管理中心集中進(jìn)行傳統(tǒng)人事檔案管理、數(shù)字化人事檔案管理和人事檔案網(wǎng)絡(luò)共享管理。

（一）建立醫(yī)院人事檔案數(shù)字化管理云數(shù)據(jù)庫

《關(guān)于改變傳統(tǒng)人事檔案管理制度的建議》早在07年就被提出，阿里巴巴公司提出的“云數(shù)據(jù)”技術(shù)也已應(yīng)用多年，但是至今這些先進(jìn)的管理理念和數(shù)據(jù)處理技術(shù)都沒能在醫(yī)院人事檔案管理工作中體現(xiàn)出應(yīng)有的作用。建立醫(yī)院人事檔案數(shù)字化管理云數(shù)據(jù)庫已成為利用數(shù)字化信息開展醫(yī)院人事檔案管理工作創(chuàng)新的首要?jiǎng)?chuàng)新點(diǎn)。

（二）建立醫(yī)院人事檔案網(wǎng)格化交叉體系

以傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案母系統(tǒng)為基礎(chǔ)，建立涵蓋醫(yī)療人員戶籍、社保、成長、信用等方面的子系統(tǒng)，并完成網(wǎng)格化信息交叉。體系的完善既幫助醫(yī)院人事信息的全面匯總，又可幫助醫(yī)院內(nèi)部人才的選拔和干部的任用。

（三）學(xué)習(xí)利用新技術(shù)新方法

信息技術(shù)發(fā)展雖然迅猛，但由于信息技術(shù)引入人事檔案管理領(lǐng)域起步較晚，各項(xiàng)工作的信息化進(jìn)程并沒有借成熟的信息與電子技術(shù)而加快。我們應(yīng)當(dāng)吸取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，努力學(xué)習(xí)其他領(lǐng)域或者其他國家的先進(jìn)技術(shù)，用在我國醫(yī)院人事檔案數(shù)字化工作中。軟件上可使用大區(qū)域通用的高級別人事檔案管理系統(tǒng)，數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換流暢，提高醫(yī)院人事檔案工作效率。硬件上可依據(jù)實(shí)際需求和工作環(huán)境情況選擇配置相應(yīng)的數(shù)碼產(chǎn)品幫助人事檔案數(shù)據(jù)信息電子化。技術(shù)上引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，如射頻、芯片、磁條等數(shù)據(jù)存儲、讀取技術(shù)，既可以幫助大量電子信息的處理又可以保障信息的安全性和存儲的長期性。

五、利用數(shù)字化信息開展醫(yī)院人事檔案管理工作需注意的問題

（一）與時(shí)俱進(jìn)，不斷進(jìn)步

利用數(shù)字化信息開展醫(yī)院人事檔案管理工作具有長期性、延伸性、進(jìn)步性。需要長期不斷的與時(shí)俱進(jìn)、跟進(jìn)學(xué)習(xí)，同時(shí)要勇于超越現(xiàn)有技術(shù)，愿意摸索，敢于突破。要緊緊盯住時(shí)代最前沿的數(shù)字化信息技術(shù)發(fā)展成果，將其運(yùn)用到醫(yī)院人事檔案管理實(shí)踐之中。這其中既是一個(gè)環(huán)境更新、人員學(xué)習(xí)的復(fù)雜過程，也需要醫(yī)院對于此項(xiàng)工作的政策支持和財(cái)力幫助。

（二）牢記根本，不忘初心

第6篇

高校人事檔案信息化建設(shè)是指各高校的領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)部門的高度重視下，統(tǒng)一規(guī)劃和組織采取一切有效措施和途經(jīng)，充分應(yīng)用計(jì)算機(jī)通信及網(wǎng)絡(luò)等信息技術(shù)，對潛在于高校人事檔案中的信息資源（非保密性的人事檔案信息）進(jìn)行整理、開發(fā)、管理并提供利用服務(wù)，實(shí)現(xiàn)高校人事檔案信息資源向社會效益和人才效益的轉(zhuǎn)化。高校人事檔案雖然是個(gè)人學(xué)習(xí)和工作經(jīng)歷的原始記錄,但我國檔案法明確規(guī)定:人事檔案屬于國家,是國家信息資源的一部分。每位職工的人事檔案記載的信息都是與其切身利益密切相關(guān)的,在職工的職稱評聘、工資晉升、基層選拔人才以及人事糾紛等方面都發(fā)揮著重要的作用。因此，可以看出人事檔案的使用頻率非常高，傳統(tǒng)的高校人事檔案工作無法適應(yīng)新時(shí)期的發(fā)展要求，迫切需要網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下地方高校人事檔案信息化建設(shè)，從而為人事部門的工作提供系統(tǒng)、有序、及時(shí)的人事信息，有利于優(yōu)化地方高校整體的人力資源結(jié)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)資源共享，進(jìn)一步提升地方高校人事檔案整體管理水平很有必要。

2地方高校人事檔案管理的現(xiàn)狀分析

2.1人事檔案意識薄弱

一直以來，地方高校教師和部分中高層行政領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理工作重視程度不夠，認(rèn)為與教學(xué)、科研工作沒有直接聯(lián)系，不能為高校創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，只在干部晉升、人員調(diào)動(dòng)或?qū)W生畢業(yè)時(shí)才會被人想起。這種認(rèn)識直接導(dǎo)致了地方高校上至管理部門，下至教師，對人事檔案的管理漠不關(guān)心，使地方高校人事管理陷入一個(gè)管理盲區(qū)。

2.2人事檔案管理制度不完善

大多數(shù)地方高校在人事檔案的建設(shè)與管理方而沒有形成符合本學(xué)校的人事管理的相關(guān)制度和規(guī)定，僅僅把國家、省市的文件進(jìn)行一番改頭換面,這樣形成的制度既缺乏可操作性，又沒有明確的針對性，對地方高校的人事檔案管理起不到明顯的促進(jìn)作。有的高校雖然制定了相應(yīng)的制度，但由于管理不規(guī)范，在工作中無法加以落實(shí)，也直接影響了檔案管理工作的制度化、規(guī)范化發(fā)展。

2.3地方高校人事檔案管理工作沒有很好地實(shí)現(xiàn)信息化支撐，難以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下信息采集、共享

有的地方高校即使建有基于網(wǎng)絡(luò)的人事檔案管理平臺，所采用的技術(shù)大多很落后，有的甚至是被淘汰技術(shù)，先進(jìn)的技術(shù)和理念都沒有得到很好的應(yīng)用。主要原因就是，重視硬件建設(shè)輕視軟件、系統(tǒng)管理平臺建設(shè)的現(xiàn)象比較嚴(yán)重。管理平臺的欠缺或低水平建設(shè)導(dǎo)致了地方高校內(nèi)部、高校與高校之間的信息共享率極低，甚至是“零”。

2.4人事檔案管理隊(duì)伍建設(shè)落后，無法達(dá)到科學(xué)管理要求

由于部分地方高校人事檔案管理人員都以兼職為主,檔案管理專業(yè)畢業(yè)的極少。專兼職檔案人員接受檔案管理專業(yè)知識培訓(xùn)的不多,缺乏系統(tǒng)的檔案理論知識和基本技能。甚至有的不會使用掃描儀和檔案管理專業(yè)軟件等，無法開展信息咨詢、網(wǎng)絡(luò)檢索等服務(wù)，難以制作數(shù)字檔案。在高校人事檔案管理隊(duì)伍建設(shè)方面，十分缺乏既懂檔案管理又懂現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的復(fù)合型人才，這樣直接導(dǎo)致在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下數(shù)字化檔案的接收、傳遞、存儲、利用一體化等的應(yīng)用，阻礙地方高校人事檔案信息化建設(shè)，嚴(yán)重影響著人事檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化進(jìn)程。

3地方高校人事檔案管理信息化實(shí)施途徑探索

3.1地方高校各級領(lǐng)導(dǎo)的重視,是做好人事檔案管理工作的前提

首先領(lǐng)導(dǎo)要定期了解人事檔案工作情況，研究解決遇到的問題，加強(qiáng)督促、檢查與指導(dǎo)，確保檔案工作有人抓、有人管、有人落實(shí)。其次充分利用網(wǎng)絡(luò)信息平臺，依托校園網(wǎng)，建立自己的檔案網(wǎng)站和網(wǎng)頁，占領(lǐng)網(wǎng)絡(luò)這個(gè)宣傳陣地，開展檔案信息服務(wù)的窗口，這是新世紀(jì)檔案宣傳工作的新形式，也是未來檔案宣傳工作的主要陣地。三是地方高校應(yīng)不定期聯(lián)合舉辦檔案專業(yè)知識講座、宣傳欄等，廣泛開展檔案宣傳，讓更多的師生員工了解專業(yè)知識，關(guān)心并積極參與到單位和個(gè)人的檔案管理中來。通過以上形式，可增強(qiáng)地方高校領(lǐng)導(dǎo)、教職工檔案意識，擴(kuò)大檔案工作社會影響力，推動(dòng)高校人事檔案事業(yè)發(fā)展的重要途經(jīng)。

3.2建章立制規(guī)范管理，是地方高校人事檔案管理工作制度化、規(guī)范化的關(guān)鍵

在認(rèn)真貫徹執(zhí)行《檔案法》《人事制度管理?xiàng)l例》等的法律法規(guī)文件，同時(shí)根據(jù)國家組織、人事、教育部門與國家檔案部門的人才需要，以及人事檔案的特殊性和高校人才集中等具體情況聯(lián)合制訂統(tǒng)一的、專門的地方高校人事檔案政策法規(guī)，建立健全科學(xué)合理且符合地方高校實(shí)際的人事檔案管理制度，此外，統(tǒng)一地方高校人事檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，如：制訂統(tǒng)一的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化標(biāo)準(zhǔn)以及設(shè)備配備、庫房設(shè)施和保護(hù)條件等標(biāo)準(zhǔn)，是實(shí)現(xiàn)地方高校人事檔案制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的必然要求。

3.3以信息技術(shù)做支撐，努力實(shí)現(xiàn)地方高校人事檔案原有、現(xiàn)有資源數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)資源共享

地方高校人事檔案管理信息化的目標(biāo)是檔案內(nèi)容數(shù)字化、信息資源網(wǎng)絡(luò)化、利用方式便捷化。為實(shí)現(xiàn)此目標(biāo)，必須要有先進(jìn)的技術(shù)做支撐和地方高校之間的相互支持配合，并在實(shí)踐中及時(shí)引入前沿的信息技術(shù)加以改進(jìn)。目前，此方法的支撐技術(shù)已經(jīng)非常成熟。檔案管理部門應(yīng)對一些重要、利用頻率高的檔案原件逐步實(shí)現(xiàn)數(shù)字化處理，并形成多媒體數(shù)據(jù)庫。同時(shí)加緊系統(tǒng)平臺建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，在堅(jiān)持安全保密的原則下，建立訪問查詢權(quán)限，發(fā)揮檔案信息資源服務(wù)作用，先實(shí)現(xiàn)高校內(nèi)部信息查詢等共用共享、再實(shí)現(xiàn)地方高校之間的互聯(lián)互通。軟、硬件平臺要立足自主共同研發(fā)，保證立卷、歸檔、保管、借閱、編研、移交等過程逐步全程實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)據(jù)庫化，形成數(shù)據(jù)庫群，進(jìn)而提高地方高校人事檔案資料的使用效率。

3.4加強(qiáng)地方高校檔案管理工作信息化人員隊(duì)伍建設(shè)，是檔案管理信息化建設(shè)的保障

首先，要有高度的責(zé)任感，良好的職業(yè)道德，樂于奉獻(xiàn)的精神，扎實(shí)的檔案管理知識和科學(xué)知識。二是，熟練掌握現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)和先進(jìn)的檔案管理專業(yè)技能。三是，加強(qiáng)地方高校人事檔案信息化隊(duì)伍建設(shè)，培養(yǎng)能掌握數(shù)據(jù)庫、信息管理等技術(shù)的復(fù)合性人才。這種專業(yè)技術(shù)型的檔案管理人員不僅能夠熟練掌握業(yè)務(wù)知識、操作業(yè)務(wù)流程，而且還能不斷更新升級軟件，變被動(dòng)運(yùn)用為主動(dòng)開發(fā)，實(shí)現(xiàn)人事檔案工作從簡單管理型服務(wù)轉(zhuǎn)變研究開發(fā)型服務(wù)，為地方高校人事檔案管理邁向現(xiàn)代化、高層次打好堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

4結(jié)語

第7篇

【關(guān)鍵詞】人事檔案；數(shù)字化；管理

【中圖分類號】C270【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A【文章編號】1672-5158（2013）07-0452-01

0.引言

人事檔案作為組織人才信息的重要載體，它不僅是組織對一個(gè)人進(jìn)行全面考察和了解的重要參考依據(jù)，也是記載一個(gè)人經(jīng)歷的準(zhǔn)確完整信息。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，使人事檔案信息數(shù)字化管理得到了極大的便利條件的同時(shí)，也提出了諸多問題和挑戰(zhàn)。

一、人事檔案數(shù)字化管理面臨的問題

1.人事檔案信息安全性容易受到威脅

在信息化條件下，雖然人事檔案信息管理便利性得到了較為明顯的體現(xiàn)，但是其信息安全性同時(shí)受到了一定的威脅。第一，人事檔案信息管理人員自身素質(zhì)不高，其安全意識和保密意識較弱，特別是對于一些向公眾進(jìn)行的信息缺少嚴(yán)格審查和管理，在缺少計(jì)算機(jī)安全知識和網(wǎng)絡(luò)安全知識的情況下，操作人員的信息管理操作程序不規(guī)范，數(shù)據(jù)備份不及時(shí)；第二，由于在現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)中，電腦病毒橫行，或者是一些黑客對信息管理系統(tǒng)的惡意攻擊。

2.人事檔案信息保管環(huán)境較為嚴(yán)格

在傳統(tǒng)人事檔案信息保管過程中，主要是以紙質(zhì)材料的保管為主，隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，紙質(zhì)檔案材料保管技術(shù)也越來越成熟，其保管環(huán)境已經(jīng)得到突破性的發(fā)展。但是，由于數(shù)字化人事檔案信息主要是光盤或U 盤，而人事檔案信息保存和使用的壽命也主要是取決于信息保存載體壽命的長短。

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展，人事檔案保管信息載體的更新?lián)Q代速度也在不斷加快，同時(shí)也帶來了使用和保管不穩(wěn)定的問題。而且，人事檔案信息數(shù)字化保管中使用的光盤和 U 盤，其保存條件更為苛刻，保存環(huán)境要求更高，容易受到外來磁場、有害氣體、灰塵、濕度、光線等外界干擾因素的影響，造成信息丟失等問題。

3.人事檔案信息數(shù)字化管理所依賴的計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)更新?lián)Q代較快

人事檔案信息數(shù)字化管理的重要基礎(chǔ)是其所依賴的配套設(shè)備、應(yīng)用軟件對數(shù)字信息轉(zhuǎn)換程序、操作系統(tǒng)等，這也是人事檔案數(shù)字化信息在讀出和檢索等方面的技術(shù)基礎(chǔ)。但是，隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)更新?lián)Q代速度的不斷加快，計(jì)算機(jī)升級速度也隨之提高，造成計(jì)算機(jī)軟件和硬件系統(tǒng)之間可能出現(xiàn)不匹配的問題，可能產(chǎn)生存儲在光盤和 U 盤上的信息出現(xiàn)無法讀出，以及新的操作軟件和原有操作軟件無法有效轉(zhuǎn)換等問題。

4.人事檔案信息管理人員素質(zhì)較低

在傳統(tǒng)人事檔案管理中，人員需要具備專業(yè)性的檔案管理技術(shù)，即可勝任檔案管理工作的要求，但是在現(xiàn)代信息技術(shù)條件下，人事檔案信息數(shù)字化管理技術(shù)的發(fā)展對人事檔案信息管理人員的素質(zhì)提出了一個(gè)更高的要求。他們不僅僅是要具備一些專門的人事檔案管理知識，而且還要具備掌握網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的技能，對一些專門的操作系統(tǒng)軟件要求熟練掌握。

雖然我國有許多組織人事檔案管理部門已經(jīng)看到這種發(fā)展趨勢，而且也補(bǔ)充了一些信息技術(shù)專業(yè)人才進(jìn)入檔案管理人員隊(duì)伍。但是，從總體上來看，我國人事檔案信息數(shù)字化管理的專業(yè)技術(shù)人才較為缺乏，特別是對于那些既懂得人事檔案管理專業(yè)知識，又懂得計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通訊技術(shù)的專業(yè)復(fù)合人才尤為缺乏。

5.人事檔案信息真實(shí)性維護(hù)較為困難

人事檔案信息數(shù)字化管理技術(shù)的發(fā)展對于人事檔案管理來說，既帶來了極大的便利，也對信息真實(shí)性的確認(rèn)造成了極大的影響。因?yàn)閭鹘y(tǒng)人事檔案信息的修改和復(fù)制都會留下較為明顯的痕跡，容易進(jìn)行辨認(rèn)。然而，在信息化管理?xiàng)l件下，人事檔案信息的修改、移動(dòng)、復(fù)制和重新編輯等程序，都不容易留下痕跡，從而造成人事數(shù)字化檔案在真實(shí)性方面難以得到有效體現(xiàn)和保持。

二、人事檔案信息數(shù)字化管理完善對策

針對人事檔案信息數(shù)字化管理中所面臨的五個(gè)方面的問題，可以從以下幾個(gè)方面采取措施，加以完善。

1. 選擇適合人事檔案信息數(shù)字化管理的操作系統(tǒng)

操作系統(tǒng)作為現(xiàn)代人事檔案信息數(shù)字化管理的軟件基礎(chǔ)，需要和硬件相互匹配。針軟對件技術(shù)和操作系統(tǒng)的這個(gè)特征，在對人事檔案信息數(shù)字化管理操作系統(tǒng)進(jìn)行選擇的時(shí)候，一定要注意該系統(tǒng)在技術(shù)方面是否符合要求以及是否具有前瞻性。該系統(tǒng)相關(guān)信息和數(shù)據(jù)在進(jìn)行轉(zhuǎn)移的過程中，是否具有安全性；該系統(tǒng)在進(jìn)行更新的時(shí)候，必須要安全可靠。操作系統(tǒng)在進(jìn)行技術(shù)更新?lián)Q代的時(shí)候會因?yàn)樾碌牟僮飨到y(tǒng)存在安全隱患而造成數(shù)據(jù)被竊取的可能；該系統(tǒng)必須具有系統(tǒng)仿真安全性。人事檔案信息在進(jìn)行數(shù)字化復(fù)制或者是保存的時(shí)候，要求具有較高的軟件基礎(chǔ)，避免使人事檔案信息被輕易所復(fù)制，從而確保該系統(tǒng)具有系統(tǒng)仿真性。

2. 合理選擇人事檔案信息數(shù)字化管理的載體

載體作為人事檔案信息數(shù)字化管理的硬件基礎(chǔ)，其在人事檔案信息數(shù)字化管理中具有直接影響作用，所以要能夠在與傳統(tǒng)人事檔案管理載體相結(jié)合的基礎(chǔ)上，合理選擇人事檔案數(shù)字化管理載體。在對載體進(jìn)行選擇的過程中，首先需要考慮的第一要素是人事檔案信息相關(guān)數(shù)據(jù)是否具有安全性和不可更改性，以及載體壽命長短的問題，這與許多組織所考慮的速度和便捷因素是有較大不同的。

3.加強(qiáng)人事檔案信息數(shù)字化管理的安全性

在市場經(jīng)濟(jì)條件下，我國人事檔案管理部門的職能已經(jīng)越來越多向服務(wù)方向開始進(jìn)行轉(zhuǎn)變，人事檔案信息管理部門必須要能夠盡可能多地進(jìn)行人事檔案共享系統(tǒng)的建設(shè)，盡可能多地對人事檔案信息進(jìn)行公開，從而實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的共享。所以說，在市場經(jīng)濟(jì)條件下，人事檔案信息的共享性和安全性是一對難以調(diào)和的矛盾。

在這樣的條件下，我國人事檔案管理部門一方面要能夠以法律為依據(jù)，主要是以計(jì)算機(jī)病毒防治管理辦法、保密法、檔案法等相關(guān)法律法規(guī)為基礎(chǔ)，重點(diǎn)建設(shè)人事檔案信息計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理安全保障體系。其次，人事檔案信息數(shù)字化管理部門要能夠加強(qiáng)安全性教育，要能夠把人事檔案信息安全性教育作為一項(xiàng)長效機(jī)制來抓。再次，人事檔案信息管理部門一定要能夠采用正版殺毒軟件，定期對本組織人事檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行防毒和殺毒，從而確保人事檔案信息的安全性。最后，要能夠?qū)鹘y(tǒng)人事檔案信息保管方法和現(xiàn)代人事檔案信息管理方法進(jìn)行有效結(jié)合，對于一些非保密信息可以采取數(shù)字化方式進(jìn)行保存，但是對于在一定級別以上的人事檔案則采取傳統(tǒng)方式進(jìn)行保存，從而實(shí)現(xiàn)人事檔案信息管理的效率和安全的有效統(tǒng)一。

4.提升人事檔案管理隊(duì)伍人員素質(zhì)

第8篇

人事檔案管理工作的規(guī)范化是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息數(shù)字化的重要中間環(huán)節(jié)，在搞好硬件建設(shè)的同時(shí)，做好文書處理工作則是實(shí)現(xiàn)人事檔案工作規(guī)范化的重要基礎(chǔ)工作。日益豐富的工作實(shí)踐表明，雖然文書處理工作與檔案工作各有不同的工作任務(wù)，具有相對的獨(dú)立性，但由于文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關(guān)的工作環(huán)節(jié)。因此，我們要強(qiáng)化系統(tǒng)思維意識，樹立文書處理工作規(guī)范化與檔案工作規(guī)范化同行的工作指導(dǎo)思想。

相近公文的重復(fù)與立卷組合的無序是阻礙人事檔案工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的最大問題。實(shí)現(xiàn)人事檔案工作規(guī)范化的根本目標(biāo)就是要實(shí)現(xiàn)檔案保管利用價(jià)值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。“以我為主”的立卷歸檔工作是解決問題、實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的關(guān)鍵性工作。“以我為主”的立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則。這要求我們在實(shí)際工作中要注意解決好三個(gè)問題：一是要準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔的時(shí)效性，完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔。二是明確立卷歸檔的重點(diǎn)和進(jìn)行合理的立卷分工，以減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三要注意有效地維護(hù)全宗的完整性。這樣在提高檔案利用價(jià)值的同時(shí)，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規(guī)范化管理奠定堅(jiān)實(shí)的工作基礎(chǔ)。

人事檔案信息數(shù)字化管理所依賴的計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)隨著時(shí)代的發(fā)展更新較快。人事檔案信息數(shù)字化管理得以正常運(yùn)行來源于所依賴的與之相匹配的相關(guān)設(shè)備、應(yīng)用軟件、操作系統(tǒng)等，這也是人事檔案數(shù)字化信息在讀出和檢索等方面的技術(shù)基礎(chǔ)。可是，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的更新?lián)Q代速度日新月異，計(jì)算機(jī)升級速度不斷更新，從而致使計(jì)算機(jī)軟件和硬件系統(tǒng)之間不斷的出現(xiàn)不匹配的問題，可能會讓存儲在u盤和光盤上的信息無法讀出，有時(shí)新的操作軟件和原來的操作軟件沒法有效轉(zhuǎn)換等等問題，使得人事檔案信息數(shù)字化管理面臨著較為嚴(yán)峻的問題和挑戰(zhàn)。

針對這樣的問題和狀況，在對人事檔案信息數(shù)字化管理操作系統(tǒng)進(jìn)行選擇的時(shí)候，一定要注意該系統(tǒng)在技術(shù)方面是否符合時(shí)代的要求以及是否具有前瞻性。

首先是安全性。即選擇操作管理系統(tǒng)時(shí)注意該系統(tǒng)相關(guān)信息和數(shù)據(jù)在進(jìn)行轉(zhuǎn)移的過程中，安全性是否可靠。由于現(xiàn)代人事檔案信息在運(yùn)行的過程中，不同的存儲載體的特性有很大程度上的不同，這將會對原有信息的完整性和真實(shí)性產(chǎn)生很大的影響，所以該系統(tǒng)的操作技術(shù)必須要能夠考慮安全方面的因素，避免產(chǎn)生數(shù)據(jù)丟失或者數(shù)據(jù)失真的問題。

其次是可靠性。即選擇操作管理系統(tǒng)時(shí)注意該系統(tǒng)在進(jìn)行更新的時(shí)候，必須是安全的和可靠的。操作系統(tǒng)會因其他原因而進(jìn)行更新，在進(jìn)行技術(shù)更新?lián)Q代的同時(shí)也會因?yàn)樾碌牟僮飨到y(tǒng)不穩(wěn)定和不成熟而存在不同程度的安全隱患，從而造成數(shù)據(jù)被竊取的問題。所以，人事檔案信息數(shù)字化管理系統(tǒng)要有一個(gè)十分完善的操作技術(shù)才可靠，避免人事檔案信息外泄帶來不必要的麻煩和損失。

第9篇

數(shù)據(jù)庫建設(shè)缺乏系統(tǒng)性數(shù)據(jù)庫建設(shè)是實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)字信息化的關(guān)鍵。當(dāng)前，人事檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)依然存在諸多弊端。首先，數(shù)據(jù)庫信息量不足，數(shù)據(jù)真實(shí)性不高，質(zhì)量低下，嚴(yán)重降低了數(shù)據(jù)庫的查全率和查準(zhǔn)率；其次，大部分單位的職稱評審軟件、工資調(diào)整軟件、人事檔案管理軟件存在沖突，數(shù)據(jù)庫通用性不強(qiáng)，難以實(shí)現(xiàn)高度的資源共享，因此便無法體現(xiàn)出數(shù)字信息化技術(shù)在檔案管理中的優(yōu)勢；最后，數(shù)據(jù)庫本該屬于動(dòng)態(tài)的過程，但由于相關(guān)人員無法及時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)更新，導(dǎo)致數(shù)據(jù)無法真實(shí)反映客觀情況等問題。

二、實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)字信息化建設(shè)的途徑

（一）加大科學(xué)規(guī)劃投入力度

各單位要加大對人事檔案信息化建設(shè)的資金投入，加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投資力度，全面推動(dòng)人事檔案的現(xiàn)代化發(fā)展。加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)；構(gòu)建完善的安全防御體系；引進(jìn)最新的軟件系統(tǒng)，開發(fā)符合自身發(fā)展需要的專門檔案管理軟件；構(gòu)建人事檔案信息檢索體系，充分發(fā)揮人事檔案在職稱評審、人員聘用以及調(diào)動(dòng)升遷等方面的重要作用，為實(shí)現(xiàn)本單位人事檔案的可持續(xù)發(fā)展創(chuàng)造優(yōu)越條件。

（二）加大數(shù)據(jù)庫建設(shè)力度

首先，加快目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)。以每個(gè)人名分設(shè)一個(gè)人事檔案條目，條目承載內(nèi)容具體包括姓名、性別、職稱和檔號等。目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)是實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化的起點(diǎn)，姓名和檔號是最基本的數(shù)據(jù)信息，將其存入電子媒介，以此來建立目錄數(shù)據(jù)庫，可為檔案查閱創(chuàng)造便利。其次，加快全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)。人事檔案數(shù)字信息化建設(shè)是個(gè)漫長的過程，要循序漸進(jìn)，逐步開展。要建立人事檔案全文數(shù)據(jù)庫，在進(jìn)行重點(diǎn)科室檔案全文數(shù)字化的基礎(chǔ)上，逐步實(shí)現(xiàn)全單位的檔案全文數(shù)字化建設(shè)。以電子掃描的形式，依照人事檔案十大類別順序，逐步將數(shù)據(jù)信息存入電子媒介，實(shí)現(xiàn)人事檔案全文數(shù)據(jù)全面入庫。再次，加快基本內(nèi)容信息庫建設(shè)。依據(jù)人事檔案十大類別的信息內(nèi)容加以信息整理，將每個(gè)目錄的基本信息加以歸納。采用專門的人事檔案管理軟件，按照目錄逐一添加基本信息，以此建立人事檔案基本內(nèi)容信息庫，不斷拓展檔案查閱和開發(fā)利用的功能作用。最后，加快人事專題信息庫建設(shè)。將副高以上職稱的人員基本信息進(jìn)行匯總，建立專門信息庫；將榮獲省市級殊榮人員的基本信息進(jìn)行匯總，建立獲獎(jiǎng)人員信息庫；將工作人員的學(xué)術(shù)成果目錄進(jìn)行匯總，建立學(xué)術(shù)成果目錄信息庫，并逐步將其完善為學(xué)術(shù)成果內(nèi)容數(shù)據(jù)庫。

（三）加大人才培養(yǎng)力度

人事檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵是培養(yǎng)一支德才兼?zhèn)涞膶I(yè)人員隊(duì)伍，以實(shí)現(xiàn)人事檔案工作人員需要長時(shí)期的知識積累和現(xiàn)代化技術(shù)培訓(xùn)。目前檔案管理人員隊(duì)伍存在素質(zhì)較低和極不穩(wěn)定的現(xiàn)狀，勢必會影響人事檔案管理工作的持續(xù)性。所以，要站在長遠(yuǎn)角度來考慮問題，確保人事檔案管理隊(duì)伍的穩(wěn)定性。加強(qiáng)同人事檔案干部的交流與互動(dòng)，及時(shí)解決他們工作和生活中遇到的問題，讓他們安心工作，全力推進(jìn)人事檔案管理數(shù)字信息化建設(shè)的可持續(xù)發(fā)展。

三、結(jié)語